Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

• вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
• его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

• отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
• контроль персонала;
• адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
• доказательство при соответствующих трудовых спорах;
• расчет переработки;
• основание правомерности увольнения вследствие прогула;
• налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
• основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

• дневное;
• ночное;
• в выходные и праздничные дни;
• сверхурочное;
• вахта;
• повышение квалификации вне производства;
• оплачиваемые отпуска;
• больничные;
• вынужденный прогул;
• забастовка;
• простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

• предъявление электронных пропусков-карточек;
• считывание отпечатков пальцев;
• сканирование сетчатки глаза;
• видеофиксация с помощью камер и др.

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Командировка выпала на выходные

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя - это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер - в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя - ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта :

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует - все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело - многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

• выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
• продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
• определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
• расчет нормативного числа работников;
• оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе - отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.

Иногда работу на предприятии предстоит организовать таким образом, чтобы производственный процесс не прекращался, и деятельность по какой-либо должности велась круглосуточно. Для достижения этих целей сотрудники принимаются не на обычную пятидневную рабочую неделю, а на . Он заключается в том, что несколько сотрудников сменяют друг друга и работают по графику, отличающемуся от общепринятой 40-часовой недели.

Сущность формирования графика дежурств заключается в том, чтобы упорядочить деятельность сотрудников по одной , сменяющих друг друга с конкретной периодичностью. Наиболее часто используется график «сутки через двое» или «сутки через трое», кода каждый дежурный работник отрабатывает одни сутки, затем имеет право на несколько суток отдыха, а потом снова выходит на работу.

На некоторых предприятиях, имеющих должности, характеризующиеся высокой интенсивностью и напряженностью, используется график, когда несколько сотрудников в течение суток должны сменять друг друга на дежурстве. Для них также используется дежурств на месяц, чтобы координировать их деятельность максимально эффективно.

График установления смен необходим, чтобы сотрудники четко знали, когда им выходить на работу, а руководители могли контролировать их трудовую деятельность.

Пользователи месячного графика сменности

К графику дежурств имеют отношение несколько сотрудников предприятия, к которым в первую очередь относятся:

• начальники отделов, которым подчиняются дежурные. Они составляют графики смен на всех своих сотрудников, которые приняты на этот режим работы
• или экономисты по труду, которые в тесном сотрудничестве с начальниками отделов также участвуют в составлении графиков дежурств на месяц
• утверждает и подписывает составленные графики по отделам и может использовать эту информацию в управленческих целях
• дежурные сотрудники, именно на которых составляются графики. Они обязательно должны расписаться в ознакомлении и согласии с составленным графиком дежурств на месяц

Пользователями графиков сменности являются не только сотрудники предприятия (дежурные или начальники), но также и внешние государственные органы, к примеру, инспекция по труду. Ее сотрудники регулярно проверяют организации на соблюдение всех норм трудового законодательства по отношению к нанимаемому персоналу компании.

Правила составления графика смен на месяц

Как и любой другой графический документ, график дежурств составляется по определенным правилам. На первоначальном этапе в локальных документах компании необходимо закрепить, что по определенным должностям устанавливается сменный режим работы. Этот пункт также должен содержаться и в , принимаемых на эти должности. Кроме того, стандартный шаблон графика сменности должен содержаться в локальной документации предприятия в качестве приложения, например, к Коллективному договору или Положению о труде и зарплате сотрудников.

Основные правила составления сменного графика на месяц заключаются в следующем:

• график формируется с учетом в определенном месяце
• в документе указываются дни работы сотрудника с проставлением конкретного количества часов и дни его отдыха
• для одного сотрудника нельзя устанавливать две смены подряд, даже если он не против этого
• продолжительность одного дежурства устанавливается руководством организации, а для отдельных категорий продолжительность должна устанавливаться в соответствии с законодательством РФ (к примеру, для работников плавающего состава судов, сотрудников железнодорожного транспорта)
• в графике, как правило, содержатся следующие столбцы: инициалы и табельный номер сотрудника, дни календарного месяца, итого отработанных часов и дней за месяц, количество отработанных ночных часов за месяц

После разработки графика он утверждается руководителем, который также издает . Сотрудники должны быть ознакомлены с принятым документом под личную подпись, и осуществить это мероприятие следует за месяц до вступления его в законную силу.

График дежурств на месяц — локальный документ организации, основным назначением которого является сменных сотрудников. Он составляется на основе определенных правил, принятых в организации, и не может противоречить нормам принятого трудового законодательства РФ.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Читайте также:

• 
  Суммированный учет рабочего времени, это что:…
• 
  
• 
  Режим труда и отдыха водителей автобусов:…
• 
  Как правильно составить график отпусков в…

• Вы - руководитель?
• Ваши сотрудники работают по сменам?
• Нужно составить новый график рабочих смен для Ваших сотрудников?
• Нет времени составить график смен вручную?
• Нужно соблюсти ТК и при этом поставить необходимое количество сотрудников в смену?

Чтобы обеспечить выполнение требований Трудового кодекса, необходимо составить правильный график работы сотрудников.

Полная версия для автоматического расчета графиков работы до 40 человек.

Бесплатная демо-версия графика смен сотрудников:

Внешний вид (скрин-сейв) графика смен

График работы сотрудников, как и образец графика работы в любом режиме (два-два, три-один, пять-два) составляется с учетом продолжительности рабочей смены, планируемых выходных, соблюдения ТК РФ, бюджета часов на всех сотрудников, утвержденного администрацией.

Продолжительности рабочей смены, установленная в этом графике смен по умолчанию - 12 часов. Вы можете выбрать свою продолжительность смены.

Предложенная форма-образец графика работы сотрудников разработана на основе графика работы магазина (торговой точки). Форма-образец графика автоматически строит графики работ сотрудников с учетом указанных критериев:

• Фиксированных выходных (например, сотрудник должен отдыхать каждый понедельник или любые другие дни
• Минимального количества сотрудников каждой должности в смене. Например, в смене обязательно должен быть один старший продавец и один продавец
• Общего ежемесячного бюджета часов торговой точки (отдела)

Суммарное количество рабочих часов соответствует требованиям Трудового кодекса.

Файлы содержат программу (макрос) для автоматических расчетов. При открытии файла

ТК РФ в ст. 103 содержит положение, согласно которому график учета рабочего времени в обязательном порядке должен быть составлен в том случае, если граждане трудятся посменно. Ст. 104 этого же кодекса устанавливает правило о том, что если служащий переведен на суммированный учет рабочих часов, то ему необходимо обеспечить выполнение норматива по часам в пределах периода учета. Таким образом, работодатель сам должен решить, будет он составлять график при суммированном учете труда или нет. Однако планировать работу сотрудников на длительную перспективу все же удобнее именно с таким графиком, так как он дает возможность руководителю организации контролировать нормы часов работы и распределять возникающие переработки и недоработки.

При этом важно помнить, что при составлении графика все же могут возникнуть проблемы. Начнем с того, что суммированный учет, согласно требованиям ст. 104 ТК РФ, должен вестись согласно нормам рабочего времени. Возникает вопрос: может ли работодатель менять график работы самостоятельно (например, раньше было «сутки через двое», а сейчас — «два через два»). Для того чтобы точно сказать, можно ли так делать, необходимо обратиться к правилам внутреннего трудового распорядка, которые утверждены в организации, и трудовому договору. В этих документах могут быть указаны режимы работы для каждого сотрудника (в контракте) или для категории должностей (в правилах). Если прописанные там графики сменности не соответствуют представлениям работодателя, то выхода из ситуации два:

1. Внесение изменений в трудовой договор и правила внутреннего трудового распорядка с целью корректирования количества рабочих дней и дней отдыха служащих.
2. Оформить выход на работу как привлечение к труду в выходной день или же уговорить работника написать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой предоставить дополнительный выходной в счет уже отработанного.

Для справки: при разработке правил внутреннего трудового распорядка положения раздела, касающегося рабочего времени, необходимо прописывать таким образом, чтобы руководитель организации мог составить график работы и имел возможность осуществлять контроль за соблюдением часовой нормы в рамках учетного периода (то есть указанные варианты сменности должны быть пластичными и допускать возможность корректировки).

Второй вопрос, на которой стоит обратить внимание, — ознакомление с графиком суммированного учета рабочего времени сотрудников. Понятно, что работодатель, как правило, составляет документ на весь учетный период (квартал, полгода, год — в зависимости от выбора работодателя) и если руководитель компании примет решение ознакомить служащих с графиком, например, на год, то все отклонения от него будут считаться работой в выходные дни, сверхурочной и т. д. Но если условия работы таковы, что корректировки графика возможны, то желательно знакомить работника с частью документа (например, на 1 месяц) даже в том случае, если он составлен на 1 год или квартал. Такой вариант допускается и законодателем, а положения ст. 104 ТК РФ и вовсе не обязывают работодателя знакомить служащего с графиком.

Как выбрать учетный период для графика

Несмотря на то что работодатель вправе самостоятельно выбрать учетный период, за который будет составляться график, на практике могут возникнуть сложности. Как правило, во многих организациях при переводе на суммированный учет отработанных часов сначала формируется график на 1 год и только после анализа документа выбирается учетный период.

Какие же моменты требуют особого внимания при составлении графика?

1. Продолжительность обеда (от 30 минут до 2 часов).
2. Непрерывающийся еженедельный отдых (не более 42 часов подряд).
3. Уменьшение продолжительности ночной смены на 1 час.
4. Недопущение работы в течение 2 смен подряд.
5. Отпуск, количество дней в котором варьируется от 28 до установленного законодателем предела для определенных профессий. Например, педагогические работники могут отдыхать до 56 календарных дней, государственные гражданские служащие вправе написать заявление на ежегодный отпуск на 30 дней и т. д.

Итак, график составлен и введен в действие приказом руководителя предприятия. Далее задача ответственных за его ведение работников состоит в том, чтобы отслеживать, за какое количество месяцев сумма рабочих часов не будет выходить за норматив, который рассчитывается исходя из 40-часовой рабочей недели. Эти месяцы и будут приниматься за учетный период.

Не знаете свои права?

Для справки: в качестве учетного периода может быть выбран как квартал, так и полугодие или календарный год, однако для удобства планирования работы служащих желательно выбирать период более 3 месяцев.

Форма и образец графика суммированного учета работы

Законодатель не предъявляет никаких требований к форме и содержанию графика суммированного учета рабочих часов, поэтому работодатель вправе разработать и утвердить свою форму графика. Однако у него также есть право воспользоваться и готовыми вариантами — унифицированными формами Т-12 или Т-13, которые применяются для табеля учета рабочего времени.

Если же говорить о содержании, то вне зависимости от того, как именно будет выглядеть график суммированного учета трудового времени, желательно включить в него следующую информацию:

1. Табельный номер работника (указывается в личной карточке служащего).
2. ФИО служащего.
3. Должность в соответствии с трудовым договором.
4. Рабочие дни/смены.
5. Подсчет рабочих дней и часов в учетном периоде.
6. Выходные дни и отпуск (при наличии).

В графике сменности должны быть разъяснения о том:

• сколько рабочих смен было в месяце;
• какова продолжительность одной смены;
• сколько длится перерыв для отдыха;
• сколько имеется работающих сотрудников;
• какова норма рабочего времени.

Напоминаем, что не допускается составление графика с заранее рассчитанной переработкой или недоработкой. Если же уложить в учетный период заранее определенное количество рабочих часов не представляется возможным, то законодатель допускает отклонение в сторону как переработки, так и недоработки, но компенсировать данный момент работодатель должен в соответствии с нормами ТК РФ.

• смены (1, 2, 3 и т. д.);
• времени начала смены;
• перерыва, который используется для отдыха или питания;
• времени окончания смены.

Далее ставится подпись сотрудника, ответственного за составление графика, с указанием даты создания документа. В случае ознакомления с ним работников они также ставят свои подписи и указывают дату прочтения графика.

Образец графика для суммированного учета рабочего времени можно найти на нашем сайте .