Обращение за помощью – не тот случай, когда можно давать волю фантазии и творчеству, используя свободную форму обращения.

• Оптимально соблюдать официально-деловой тон. Уместны вежливые слова («спасибо», «пожалуйста», «разрешите» ).
• Текст должен быть логичным и структурированным.

Можно использовать как электронную, так и бумажную форму.

• Лучше составлять на фирменном бланке, с указанием реквизитов и логотипа компании – это выглядит презентабельно.
• Начинать следует с обращения к адресату. Оптимально, если оно персональное, указан конкретный человек. В деловой переписке предпочтительны имя-отчество или формат «господин Петров». Не помешает и слово «уважаемый» в начале. Если адресовано не одной персоне, а коллективу, обращение все равно нужно максимально персонализировать – например, «уважаемые партнеры».
• Если можно подобрать подходящий случаю ненавязчивый комплимент, уместно использовать и его. Например, отметить, что для вас ценно мнение адресата как эксперта в своей отрасли и его помощь, или вы благодарны за поддержку, оказанную в прошлом. Только очень важно не скатиться на некрасивую лесть – это вряд ли повысит шансы на положительный ответ.
• Затем следует суть просьбы – каким правилам должна соответствовать основная часть, мы подробно расскажем далее.
• Завершать необходимо указанием даты и подписи уполномоченного лица.

Максимум конкретики

Деньги любят точность. И люди, которые их зарабатывают и в перспективе могут помочь финансово вашему проекту, – тоже. Идеальный пример содержит максимальное количество проверенных данных, точных показателей.

Оперируйте цифрами, процентами, количеством, сроками.

Это свидетельствует о серьезном подходе к делу, внушает доверие и делает задачу более материальной, измеримой, позволяет понять, что именно требуется и насколько возможно выполнить просьбу.

Кто поделится деньгами или другими ресурсами, прочтя запрос о финансовой помощи в крупном размере, кредите на длительный срок, перспективе раздела высоких процентов от прибыли через пару лет? Разве что юморист или филантроп. В бизнесе таких не слишком много. А вот если указаны точные суммы и сроки, ожидания ясны, позитивный ответ более вероятен.

Веские аргументы

Чтобы заслужить доверие и получить помощь, нужно обосновать необходимость в ней.

Для этого понадобятся убедительные аргументы. Искать и составлять их необходимо, опираясь на стандартные правила аргументации, среди которых:

• Однозначность – тезис должен быть таким, чтобы его смысл был понятен, исключается двусмысленность;
• четкость и ясность;
• истинность.

Ничего лишнего

Включать следует только те факты и обстоятельства, которые относятся к делу. Не нужны лишние детали, лирические отступления, душевные, даже очень трогательные переживания. Это заставляет человека тратить время понапрасну, и уменьшает шансы на то, что, например, вожделенная сумма все-таки будет переведена на счет.

Разговор на одном языке

Составляя обращение, важно использовать лексику, которая понятна и привычна не составителю, а тому, кто его прочтет.

Например, если за помощью к банку обращается рекламное агентство, не нужно оперировать сленгом и профессиональными терминами, которые не ясны представителям банковской сферы. Лучше подбирать слова, привычные в финансовом секторе – это существенно увеличивает вероятность взаимопонимания, а значит и успеха.

Честность – лучшая уловка

Описывая сложившуюся ситуацию, из-за которой требуется помощь, лучше, опираться на искренность и реальные факты, не преуменьшать, но и не преувеличивать серьезность ситуации. Если не по морально-этическим соображениям, то хотя бы потому, что все изложенное в письме обычно легко проверить. Деловой мир тоже очень тесен.

Взаимная выгода

В деловой сфере за “просто так” или за “красивые глаза” деньги даются редко.

Обычно, помогая кому-то финансово, да и нематериально тоже, инвестор рассчитывает получить что-то взамен.

Если это не денежный долг, который вернется через некоторое время с процентами, или доля в бизнесе, нужно указать другие выгоды. Это может быть что угодно – например:

• Скидки на продукцию;
• консультативная поддержка;
• бесплатные услуги;
• статус спонсора;
• вклад в имидж социально ответственной компании и пр.

Письмо-просьба

Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.

Образец письма просьбы

Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.

Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:

реквизиты с указанием номера регистрации исходящей корреспонденции и даты создания письма

персональные данные автора корреспонденции (должность и ФИО)

название письма, характеризующее суть просьбы

уважительное обращение к адресату послания, которое чаще всего начинается с «Уважаемый…»

суть просьбы с упоминанием действия, которое отправитель хочет инициировать своим обращением

в тексте письма в некоторых случаях уместно использование фразы о предположительно успешном решении дела, например «Заранее благодарим за проявленное участие…»

подпись автора письма-просьбы с указанием его данных.

При составлении текста основную просьбу можно предварить преамбулой, в которой необходимо кратко изложить причины обращения к адресату. Если образец содержит несколько прошений, допустимо применить формулировки вида: «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…». Каждый новый вопрос для рассмотрения необходимо изложить в отдельном абзаце. По правилам деловой переписки, ответ на комплексный запрос может быть отправлен одним письмом, с комментариями по каждой просьбе. Такой вид переписки сокращает объемы документооборота и временные затраты на прочтение и обработку входящей документации.

В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.

В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.

Скачать

Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc (cкачиваний: 8053)

Примеры готовых споснорских пакетов, документов и писем

Спонсорский запрос на обучение в немецкой академии по бадминтону, имеющей статус частной спортивной школы международного уровня. Смотреть спонсорский запрос

Другие разделы образцов и примеров текстов

Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА И ПРОШЕНИЯ. Фрагменты текстов и образцы.

КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образцы и примеры выполненных работ.

ПРЕДЛОЖЕНИЯ СОТРУДНИЧЕСТВА. Примеры и образцы работ.

ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примеры корпоративных текстов.

БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ. Некоторые фрагменты текстов.

Вы ищете: Письмо о содействии образец - добавлено по просьбе Марина Галич.

Описание:

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Письмо о содействии образец. Он постоянно болтал о через пять или шесть. Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Во многих случаях такое письмо не менее важно, чем само резюме по следующим причинам. Найдено - письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец скачали 5228 раз. Понимаешь, крайне редко подворачивается "дипломат" и поставил. Письмо о содействии образец скачали за месяц 3958 раз.

Как написать письмо-просьбу?

Правильно составленное письмо - просьба может, во многом приблизить вас к положительному ответу. Текст такого письма будет зависеть от адресата и от содержания просьбы. Просите вы хорошего знакомого, родственника, начальника или чиновника – для каждого конкретного случая должен быть выбран индивидуальный подход, чтобы написать письмо с просьбой о помощи.

Не врите

Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас. Старайтесь не приукрашивать ситуацию выдуманными или нереальными событиями. Иначе вы рискуете остаться без поддержки, так вам сейчас необходимой.

Будьте кратки

Письмо, включающее просьбу о помощи, не должно быть чересчур объемным. Четко и ясно, понятным языком излагайте свои мысли. Не вдавайтесь в описание мельчайших деталей и подробностей, без которых можно обойтись. Это только мешает достижению поставленной цели и раздражает читателя.

Продумайте основную причину, по которой предпочли со своей просьбой обратиться именно к этому человеку. Не лишним может оказаться упомянутое вскользь ваше отношение к личным качествам адресата, однако но не переусердствуйте с лестью. Подчеркните в письме, какую выгоду адресат может извлечь для себя, помогая вам.

Повторное обращение

Как правильно написать письмо-просьбу, если вы повторно обращаетесь к этому человеку? В этом случае в письме отдельно необходимо выразить благодарность за ранее оказанную помощь или предоставленную услугу. Нужно объяснить, что именно это послужило одной из причин для нового обращения к нему. Нескольких предложений будет вполне достаточно, чтобы поблагодарить адресата.

Обстоятельства непреодолимой силы

Всегда принимайте во внимание, что человек, к которому вы обращаетесь, может быть подвержен влиянию обстоятельств, которые могут повлиять на его решение. И о том, что вы не в силах выгадать благоприятный момент, когда ему на глаза попадется ваше письмо–просьба. Пример такого состояния может быть, когда человека мучает зубная боль, или все мысли его занимает незаслуженно полученный нагоняй от начальства. Обстоятельства могут быть различны. С этим вы ничего не сможете поделать. Ваша задача – постараться продумать, как правильно написать письмо–просьбу, избегая ошибок, которые могут повлиять на решение вопроса не в вашу пользу. Неудачный словесный оборот, нечеткие формулировки, неправильное обращение – могут испортить настроение адресата и стать причиной вашего неуспеха.

Помните, что ваше письмо должно быть искренним. Между строк должно читаться ваше самоуважение, достоинство, и что немаловажно – вера в успех, и поддержку человека, к которому вы обратились. Надежда на проявление понимания, порядочности и великодушия с его стороны.

Письмо незнакомцу

Важный момент, который не стоит недооценивать при написании любого письма, а тем более письма с просьбой, адресованного незнакомому вам человеку – это приветствие. Ваше письмо будет прочитано с большим вниманием, если вы сможете сделать его личным и поприветствуете получателя по имени. Когда вы обдумываете, как написать письмо - просьбу незнакомому человеку, стоит учесть, что персонализация – это гарантия того, что ваше письмо будет хотя бы просмотрено. Соблюдайте следующие правила:

1. Правильно формулируйте тему обращения. Старайтесь всегда заполнять это поле.
2. Емко формулируйте, зачем необходимо человеку это письмо. Впишите это в заголовок. Это поможет вам привлечь внимание к сообщению.
3. Если есть возможность, предварительно созвонитесь с получателем и обговорите причину обращения. В этом случае появляется надежда, что сообщение не попадет в спам автоматически.
4. Используйте “комбинацию Т”:
5. творческая тема
6. топик с контактами
7. текст в теле, а не во вложении.

В конце письма, повторно напоминаете о своей просьбе, перефразировав ее. Потом вежливо попрощайтесь, мимолетно поблагодарив за потраченное адресатом время на прочтение сообщения.

Уточните, в какой форме вы ожидаете обратный отклик. И конечно не забудьте указывать все варианты способов связи с вами.

Ингода проще составить обращение, если у вас есть пример, как написано письмо–просьба. Образец можно посмотреть, перейдя по следующей ссылке.

Ожидание ответа

Итак, письмо написано и отправлено. Ожидая ответ, стоит иметь ввиду, что если письмо носило официальный характер, просьба адресована чиновнику, то существует регламентированный срок, в течение которого вам обязательно ответят. В иных случаях все зависит от воспитания человека, к которому вы обратились с письмом-просьбой.

Во время консультации ко мне зачастую обращаются показать пример письма просьбы о спонсорской помощи.

Наглядный пример письма просьбы о спонсорской помощи

Ранее мной был рассмотрен пример поиска спонсоров для школы в части оплаты услуг связи и Интернета. Сегодня я приведу образец письма о выделении средств на оборудование компьютерного класса общеобразовательной школы.

При составлении письма нам потребуются следующие данные:

количество учащихся, возраст

количественный состав персонала школы

характеристика необходимого оборудования, его стоимость.

Получив данные об одной из школ Санкт-Петербурга мною был составлен пример письма просьбы к спонсору следующего содержания:

Уважаемый Имя Отчество!

Жителям нашего города хороша известна Ваша деятельность в сфере благотворительности, в том числе в образовании. В связи с этим обращаемся к Вас с просьбой поддержать модернизацию компьютерного класса ккола № 108 Выбргского района г. Санкт-Петербурга.

Несколько слов о школе. Образовательное учреждение было было открыта в 1937 году. В настоящее время в школе обучаются 312 человек с 1 по 11 класс. За последние 50 лет школа выпустила 66 медалистов, из них 19 человек с золотыми медалями. Шесть учащихся награждены грамотами Министерства образования и науки РФ. Эти факторы способствуют высокому уровню поступлению выпускников школы в ведущие вузы страны. Пять бывших выпускников вернулись в школу в новом качестве - педагогов. В школе работает 38 учителей, из них 32 педагога имеют высшую квалификационную категорию учитель и 4 педагога - ученые степени.

Руководство области ценит заслуги педагогического состава и уровень образования в школе. В начале 21 века была проведена реконструкция здания. На открытии после капитального ремонта присутствовала Губернатор Ленинградской области Валентина Матвиенко. но внимания органов в ласти недостаточно для поддержания технического оснащения школы на современном уровне.

Школа профилируется на естественно-математическом образовании. Для поддержания высокого уровня образования по информатике требуется модернизация компьютерного класса. Техническое обновление включает в себя приобретение 14 компьютеров (системный блок, монитор, клавиатура, мышка), съемного жесткого диска, видеопроектора, интерактивной доски ActivBoard 595Pro, лицензионное программное обеспечение, мебель (столы, стулья, шкафы). Плановая стоимость модернизации 1 200 000 рублей, включая доставку и монтаж нового оборудования, демонтаж - старого.

При финансовой поддержке модернизации компьютерного класса мы обязуемся разместить рекламу Вашего предприятия внутри школы и на ее территории. Реклама будет доступна не только 312 школьникам. Ее увидят около 1200 человек - родители, дедушки и бабушки наших учащихся, которые ежемесячно посещают школьные мероприятия. Кроме того, школьные мероприятия часо освещаются СМИ г. Санкт-Петербурга и мы обязыемся донести до жителей города о Вашей поддержки нашей школы. Педагогический состав и другие сотрудники школы готовы способствовать продвижению бренда Вашей компании среди потенциальных покупателей и поддержанию доброй репутации Вашего предприятия.

Контактное лицо для обсуждения вопросов сотрудничества: должность, ФИО, телефон с 9.00 до 18.00.

С уважением к Вам и Вашей деятельности,

Вот такой пример письма просьбы к спонсорам получился у меня. Можете взять его за основу. Главное на что следует обратить внимание - это данные о том: сколько денег вам нужно и на что они будут потрачены, кто увидит спонсорскую рекламу. Если же не удается привлечь спонсоров, то попробуйте оформить кредит онлайн. Быстро, доступно, надежно.

В следующей публикации я разберу реальное письмо спонсору и сделаю его разбор. Используйте рекомендации для составления ваших писем.

Письмо-просьба относится к специальным документам. С его помощью человек может обратиться к другому человеку (адресату) с просьбой предоставить информацию, выполнить действие, оказать помощь (материальную или финансовую), произвести оплату и т.д. В этом материале мы с вами рассмотрим образцы и примеры оформления писем-просьб, скачать которые вы сможете внизу статьи.

Если нет связи с адресатом или другой возможности нему обратиться – оформляется письмо-просьба . По своему содержанию такое письмо имеет общие черты с письменным запросом. Оформляется оно на официальном бланке предприятия, регистрируется в журнале исходящей документации. На бланке обязательно указывается номер и дата регистрации письма-просьбы. Если возникнут спорные вопросы, то всегда можно доказать, что письмо-просьба было отправлено, с уточнением даты и даже точного времени отправки.

Письмо-просьба. Как правильно написать?

Письмо-просьба содержит такие обязательные реквизиты:

• Информация о компании адресата;
• Основные сведения – личные данные, название организации;
• Номер при оформлении документа;
• Указывается обращение к адресату, если известно его имя;
• Уточняется причина написания письма-просьбы, далее указывается сама просьба;
• Обязательно необходимо в конце письма поблагодарить адресата за уделенное время и исполнение просьбы;
• Письмо подписывается отправителем;
• При необходимости ставится печать предприятия.

Образцы правильного оформления письма-просьбы вы можете скачать по ссылкам ниже. На рисунке ниже представлен пример оформления письма просьбы директору ООО “Звезда”.

Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?

Как и зачем составлять письмо-просьбу

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):

Скачайте образцы писем-просьб:

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела.

Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение , иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях.

Схематически такую ситуацию можно представить так:

Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.

Например:

В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.

Как и зачем составлять письмо-запрос

Письмо-запрос - это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.

Например:

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Скачайте образцы писем-запросов:

Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты:

• адресат;
• заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк);
• текст;
• подпись;
• отметка об исполнителе.

Все деловые письма оформляются на специальных бланках.

16 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

• Стилистика изложения;
• Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
• Оформляется на официальном бланке компании;
• Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
• Редко занимают объем более 1 страницы;
• Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

• Гарантийное письмо;
• Сопроводительное;
• Информационное;
• Письмо-предупреждение;
• Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

• Обращение;
• Предложение;
• Запрос;
• Требование;
• Прошение.

Некоммерческие письма.

• Письмо-приглашение;
• Письма с выражением соболезнования;
• Письма с выражением благодарности;
• Письма с информированием о чем-либо;
• Письма, в которых содержатся рекомендации;
• Гарантийные письма;
• Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
• Письма с поздравлениями по разным поводам;
• Письмо-просьба;
• Письма с инструкциями;
• Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

• Письма с ответами на запросы;
• Непосредственно запрос;
• – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
• Претензия;
• Напоминание;
• Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

• Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
• Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

• Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
• Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
• Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

• Отправленные в виде факсового сообщения;
• Отосланные по электронной почте;
• Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

• Адресно, предназначается конкретному лицу;
• На дату написания вся информация должна быть актуальна;
• Достоверно;
• Беспристрастно;
• Аргументировано;
• Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

• Для написания делового письма используются листы формата А4;
• Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
• Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
• Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
• Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

• Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
• Название компании полностью;
• Номера факса и телефона;
• Номер банковского счета;
• Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
• Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
• Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.

1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

• Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
• Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
• Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
• Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

• Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
• Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
• Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
• Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
• Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

• С уважением к Вам…;
• С пожеланием успехов…;
• С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

• Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
• Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
• Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
• Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

• Dear Madam;
• Dear Sir;
• Dear Sir or Madam;
• Dear Mrs;
• Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

• Фамилии и инициалы;
• Наименования компаний;
• Наименования городов, штатов и так далее;
• Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
• Первые слова в прощании;
• Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.