Ma már az irodában található dokumentumok 100%-a elektronikusan készül, de még mindig több mint 80%-a kinyomtatva (jóváhagyásra, megismertetésre, indításra). Hatékony lehet egy ilyen megközelítés?

Úgy tűnik, hogy az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése a legésszerűbb lépés a döntéshozók részéről. Az automatizálás üzleti igénye azonban korántsem azonnali. És csak miután számos jelet kapott, a vezetés arra a következtetésre jut, hogy a vállalkozásnak speciális információs rendszerre van szüksége a tartalomkezeléshez (ECM-rendszer). Ekkor van szükség arra, hogy az információt annak létezésének minden szakaszában kezelni kell, amíg az elavulttá nem válik.

Mi az elektronikus dokumentum, EDMS, ECM

Sok definíció létezik. Igyekszünk a legérthetőbbet és legterjedelmesebbet nyújtani.

Elektronikus dokumentum- számítógépen tárolt információhalmaz (szöveg, kép, hangfelvétel) (Word, Excel fájlok stb.). Hozzá tartozik egy attribútumokkal ellátott kártya, ahogy a könyvtárban lévő könyvekhez egy iratszekrény. Attribútumok (cím, szerző, létrehozás dátuma stb.) alapján a dokumentum gyorsan megtalálható.

Munkafolyamat(munkafolyamat) - az alkalmazottak tevékenységeinek sorozata egy adott üzleti folyamaton belül. Ilyen sorrend például a dokumentum átvétele, nyilvántartásba vétele, a dokumentum mérlegelése és végrehajtása, az üzleti folyamat pedig a polgárok fellebbezéseivel való munka.

Elektronikus dokumentumkezelés(EDI) a dokumentumokkal való munkaszervezés olyan módja, amelyben a dokumentumok nagy része elektronikus formában kerül felhasználásra és központi tárolásra.

Szüksége van ECM rendszerre

Annak eldöntéséhez, hogy szükség van-e EDMS-re vagy ECM-rendszerre, válaszoljon a következő kérdésekre:

• gyorsan megtalálja a megfelelő dokumentumot, miközben egy fontos partnerrel beszél telefonon?
• pontosan meg lehet-e mondani, hogy az Ön által kiadott utasítások közül melyik nem készült el és jelenleg esedékes?
• Biztos abban, hogy a dokumentumok jóváhagyásának jelenlegi gyorsasága pozitív képet alakít ki szervezetéről?
• Elégedett az asztalán lévő papírok mennyiségével?
• Meg tudja magabiztosan megmondani, hol található jelenleg a jóváhagyásra elküldött dokumentum?

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Az üzleti folyamatok átláthatósága. A rendszernek köszönhetően nyomon követheti a szervezet tevékenységének minden szakaszát. Az üzleti folyamatok abszolút átláthatóvá válnak a menedzsment számára, könnyebben irányíthatók.

Magasabb teljesítményfegyelem. A statisztikák szerint a kapott feladatok 20%-át nem az ezekért felelős munkatársak végzik el. A munka minden szakaszának teljes ellenőrzésével az ECM rendszer közvetlenül befolyásolja az alkalmazottak teljesítményfegyelmét.

Alacsonyabb munkaerőköltségek a vezetők és az alkalmazottak számára. A rendszer lecsökkenti azt az időt, amelyet az alkalmazottak szinte minden rutin műveletre fordítanak a dokumentumokkal: létrehozás, keresés, jóváhagyás stb. Felgyorsítja a dokumentumáramlást. Ennek eredményeként a szervezetben minden folyamat gyorsabban megy végbe.

Az információk bizalmas kezelése biztosított. Egy adatszivárgás több millió dollárba kerülhet egy szervezetnek. A hagyományos „papír” munkafolyamattól eltérően az ECM rendszer szigorúan a hozzárendelt felhasználói jogoknak megfelelően biztosít hozzáférést a dokumentumokhoz. A dokumentumon végzett összes művelet (olvasás, módosítás, aláírás) naplózásra kerül.

Megfelel az ISO 9000 szabványnak. A minőségirányítás beállítása mára az egyik kiemelt feladattá vált az orosz vállalatoknál. A minőségirányítási rendszer (QMS) követelményei között szerepel az átlátható dokumentumáramlás, valamint az alkalmazottak közötti információcsere.

Könnyen újíthat és képezhet újoncokat. Az ECM rendszerre épülő értesítési rendszernek köszönhetően gyorsan eljuttathatja az új munkaszabályokat minden dolgozóhoz. Az új munkatársak képzési ideje lecsökken a szükséges információk (szabályzatok, utasítások stb.) gyors felkutatása miatt. Könnyű az útvonalak és a dokumentumsablonok megváltoztatása, ami után az alkalmazottak automatikusan új módon kezdenek dolgozni.

Vállalati kultúra fejlesztése. Az ECM rendszer bevezetése kialakítja és fenntartja a vállalat belső politikáját, csapatépítéshez vezet. Ezzel párhuzamosan nő az egyes dolgozók felelőssége a rábízott feladat minőségi ellátásáért.

Több versenyelőny. Az ECM rendszer közvetlenül befolyásolja a vállalat versenyelőnyeit a többi piaci szereplővel szemben. Az információáramlás gyors mozgása és az összes folyamat precíz irányítása miatt nő az ügyfélszolgálat gyorsasága és minősége. A legnagyobb vállalkozások munkája is egyre mobilabbá válik, és kevésbé függ néhány „pótolhatatlan” alkalmazotttól.

ECM technológiák

A vállalati tartalomkezelés a gyakorlat és az elmélet oldaláról is megközelíthető.

Kezdjük az utolsóval. Ügyeljen az életciklus összetevőire, amelyeket az AIIM (Információ- és Képkezelési Szövetség) szószedetének kanonikus definíciója jelez:

• elfog (elfog),
• menedzsment (kezelés),
• tároló (üzlet),
• védelem (megőrzés),
• információszolgáltatás (Deliver).

Az információkat annak teljes életciklusa alatt kell kezelni: a létrehozástól vagy a szervezet általi átvételtől a végfelhasználóhoz való eljuttatásig vagy a tárolási idő lejártát követő megsemmisítésig.

Az információ a szervezet minden folyamatát áthatja, különböző szoftverekben, különböző alkalmazások segítségével jön létre és dolgozza fel. De csak egy ECM-rendszer összpontosít az adatkezelés egységes megközelítésére egész életük során.

Üzleti szempontból a dokumentum életciklusának azon szakaszai fontosak, amelyek a munkafolyamatokban (workflow) való részvételkor közvetlen hatással vannak az üzleti folyamatokra. De technikai szempontból nem hordoznak kifejezett szemantikai terhelést, és a "dokumentumkezelés" általános kifejezéssel jelölik őket.

Az EDMS és ECM rendszerek funkcionalitása és osztályozása

A Gartner kutatócég szerint azok a rendszerek, amelyek 6 funkcióból legalább 3-at támogatnak, ECM-be sorolhatók:

• dokumentumkezelés: ki-/bejelentkezés, verzióellenőrzés, biztonság, dokumentumcsoportosítás stb.;
• közös dokumentumokon végzett együttműködés és a projektcsapatok támogatása;
• dokumentum szkennelés és papírdokumentum képkezelés;
• iratkezelés a hosszú távú archiválás érdekében, automatizálva a megőrzési szabályokat és előírásokat, biztosítva, hogy az iratok megfeleljenek a jogszabályoknak és előírásoknak;
• munkafolyamat az üzleti folyamatok támogatásához, a tartalom útválasztásához, a munkafeladatok és állapotok hozzárendeléséhez, az útvonalkövetéshez és a végrehajtás ellenőrzéséhez;
• webes tartalomkezelés a közzététel automatizálásához, dinamikus tartalomkezelés és felhasználói interakciókezelés ezekhez a feladatokhoz.

Erről a témáról az „EDMS és ECM funkciók” szakasz fejléceiben tudhat meg többet:

Mit ne várjunk egy ECM rendszertől

Jelenleg a vállalkozások komplex automatizálása több rendszer integrálásával épül fel, amelyek mindegyike bizonyos feladatokat old meg. Ezért nagyon fontos megérteni, hogy pontosan mit kell megvalósítani az egyes rendszereken belül.

Vegye figyelembe a leggyakoribb üzleti követelményeket, amelyek megvalósítása az EDMS és az ECM rendszerben ésszerű legyen.

HR iratkezelés. Annak ellenére, hogy közvetlenül kapcsolódik a dokumentumokhoz, ennek a területnek a feladata nem maga a dokumentumáramlás, hanem a számvitel és a személyzeti menedzsment.

A munkavállalónak különféle személyzeti kiválasztásra van szüksége - végzettség, nem, szakterületek, a felvétel / elbocsátás dátuma stb. szerint, mert ezeket az információkat strukturált formában kell tárolni egy adatbázisban, nem pedig különálló, strukturálatlan dokumentumok formájában.

Az egyes dokumentumok létrehozásának tükröződnie kell a személyzeti állapot változásában, ezért a személyi nyilvántartások kezelésének automatizálása érdekében célszerű speciális, ECM rendszerrel integrálható személyzeti menedzsment rendszereket használni a strukturálatlan információk (önéletrajzok, fényképek) tárolására. , személyzeti megrendelések stb.). Ezen túlmenően hasznos ezen dokumentumok jóváhagyási folyamatainak automatizálása az ECM rendszerben.

Pénzügyi bizonylatok elszámolása.Hasonló a helyzet a strukturált pénzügyi bizonylatokkal is: számlák, fuvarlevelek, elvégzett munkák, stb.

Az elsődleges bizonylatokon alapuló adózáshoz és számvitelhez speciális számviteli rendszereket, valamint az ERP rendszer speciális moduljait tervezik. Az ECM rendszer ezeket nem tudja pótolni, bár a szkennelés és a pénzügyi dokumentumok szkennelt képeinek elektronikus archívumának szervezése az EDMS feladata. Az ilyen megoldások megvalósításának szükségessége általában akkor merül fel, ha nagyszámú dokumentum és üzleti folyamat résztvevője van, akik a pénzügyi dokumentumokkal ugyanúgy dolgoznak, mint az EDMS dokumentumokkal, figyelembe véve a hozzáférési jogokat, az elektronikus aláírást stb.

Ezen kívül most már lehetőség van a pénzügyi dokumentumok (számlák, szerződések, fuvarlevelek és okiratok) elektronikus formában történő cseréjére is. Az ilyen dokumentumok EDMS-ben való tárolása további előnyt jelent. .

Üzleti folyamatok elemzése, modellezése.

A folyamatok elemzésére és modellezésére általában a BPM osztály () rendszereit használják. Ezek speciális üzleti elemző eszközök egy vállalati vagy külső tanácsadó cég számára. A szimulált üzleti folyamatok tartalmazhatnak olyan műveleteket, amelyek nem kapcsolódnak dokumentumokhoz, kézzel (például dokumentumok futárral történő kézbesítése), külső entitásokkal (például beszállítókkal) vagy más rendszerosztályok (ERP, CRM) támogatásával.

A klasszikus EDMS információkkal szolgálhat az üzleti folyamatok elemzéséhez (például jelentések formájában bizonyos típusú feladatok végrehajtásának késéséről). De ez csak egy kis része a teljes elemzéshez szükséges adatoknak.

Célszerű az EDMS-t a referenciaadatok, például a dokumentumtípusok vagy a szervezeti struktúra modellező rendszereivel integrálni.

ECM rendszer bevezetése

Megvalósítási hatás

Az ECM projekt eredményeinek értékelése nem különbözik egy informatikai projekt hatékonyságának elemzésétől, az utóbbi pedig bármely vállalati projekt értékelésétől.

Itt az indíték a vállalat technológiáinak érettsége, amely nélkül a vállalkozás egyszerűen nem tekinthető hatékonynak. Más esetekben az előnyöket szinte lehetetlen kiszámítani, bár a megvalósítás szükségessége kétségtelen. És néha a hatás kiszámítása drágább, mint maga a technológia (például az alkalmazottak korlátlan internet-hozzáférésének biztosítása). Mindezekben az esetekben a hangsúly inkább a projekt költségén és a megoldásban rejlő lehetőségeken van, beleértve azt is, hogy a bevezetett rendszer milyen könnyen oldja meg a többi vállalati problémát.

Az EDMS és az arra épülő megoldások nem mindig tulajdoníthatók olyan rendszereknek, amelyek hatását illetően minden világos. Az eszközök felhasználásának hatékonyságának elemzésének hagyományos módszerei nem alkalmazhatók az információra, valamint a "haszon és az összköltség aránya a hatékonyság" képlet. Ez annak köszönhető, hogy az információ a termelésben részt vevő immateriális javak az anyagi és munkaerő-forrásokkal együtt. Az ECM rendszer bevezetése az üzleti folyamatok és a munkaerőköltségek változásával jár együtt. Az információs rendszerek, ezen belül az ECM költségei a legtöbb esetben közvetettek, melyek egységnyi kibocsátásra csak valamilyen gazdaságtervezési modell segítségével számolhatók. A formalizálás pedig gyakran meglehetősen nehéz.

Az ECM rendszer kiválasztása és megvásárlása csak az első lépés az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiépítése felé a szervezetben. Mielőtt elkezdene működni, és valóban hatást fejt ki, lesz egy megvalósítási folyamat.

Az ECM rendszer megvalósítása általában a következő lépésekből áll:

• a projekt szervezése, személyzet elosztása (projektvezető és munkacsoport);
• a vállalkozás kutatása és az ECM rendszer használatára vonatkozó megoldások tervezése;
• az ECM rendszer felállítása és adaptálása;
• kiképzés;
• próbaüzem.

Mindenesetre a következő szabályok kötelezőek a sikeres végrehajtáshoz:

• a menedzsment aktív részvétele az ECM rendszer bevezetésének és használatának folyamatában;
• kulcsfontosságú alkalmazottak kiosztása és mélyreható képzése szoftverek bevezetéséhez és támogatásához;
• képzés szervezése minden felhasználó számára, és utasításokat ad a rendszerrel való munkavégzésre vonatkozóan.

Sok tekintetben egybeesnek más információs rendszerek megvalósítási projektjeivel, és a következőkhöz vezetnek negatív következményei:

• megsértették a projekt határidejét és költségvetését;
• nem valósul meg minden cél (a rendszer működik, de nem teljes mértékben: kevesebb/rosszabb a tervezettnél);
• megvalósítása teljesen megszakad (a rendszer nem igazán működik).

Kockázati sajátosságok amiatt, hogy a vállalkozás alkalmazottainak nagy részét rövid időn belül teljesen új munkamódszerekre kell áthelyezni számukra (elektronikus formátumú dokumentumok olvasása, vezetési határozatok és aláírások fogadása elektronikus formában stb.). Az ECM-rendszer bevezetésének legjellemzőbb kockázatai a következők:

• a felhasználók konzervativizmusa, az új munkamódszerek elutasítása;
• a hétköznapi felhasználók és a felső vezetés alacsony számítógépes műveltsége;
• strukturálatlan folyamatok (szabályozás hiánya);
• elégtelen/nem megfelelő műszaki felszereltség;
• fuzzy projektmenedzsment.

A kockázatok megelőzésének módjai alapértelmezett:

• az ECM rendszer működésének részletes és előzetes tervezése egy adott vállalkozásnál;
• világos irányelvek és személyes vezetési példa;
• személyzet képzése és működési támogatása a problémák megoldásában;
• szakaszos megvalósítás.

Az elektronikus tartalomkezelés és a papírmentes interakció területe a vállalatoknál jelenleg aktívan fejlődik. A jogszabályok is változnak, bizonyos szabályokat az életben való letelepedés után rögzítenek, másokat pedig éppen ellenkezőleg, új normák állami szintű elfogadása után vezetnek be.

A papíralapú okirat hitelességének és jogi jelentőségének megállapítása mindenki számára egyértelmű eljárás: az iratnak rendelkeznie kell a szükséges aláírásokkal és pecsétekkel. De hogyan állapítható meg egy elektronikus dokumentum hitelessége?

Erre teremtve elektronikus aláírás (ES)- a hamisítás elleni védelmet szolgáló elektronikus dokumentum adatai. Azonosíthatja az aláírás tulajdonosát, valamint megállapíthatja, hogy az elektronikus dokumentumban az aláírást követően nem történt-e változás.

A legegyszerűbb formájában az EP mechanizmus a következőképpen működik:

• egy hitelesítési központot (alrészleget vagy külső szervezetet) osztanak ki, amely speciális szoftver segítségével minden felhasználó számára úgynevezett „kulcstanúsítványokat” állít elő;
• létrejön egy ES kulcs – ez egy egyedi karaktersorozat. Ez egy privát kulcsból áll, amely csak a tulajdonosa számára érhető el, és ők írhatják alá az ES dokumentumot, valamint egy nyilvános kulcsból, amely mindenki számára elérhető, segítségével meghatározható, hogy ki és mikor írta alá az elektronikus dokumentumot.

ECM rendszer használatakor a felhasználó által esetlegesen felmerülő összes „nehézség” rejtve van. A felhasználónak általában egyszerűen ki kell választania a kívánt funkciót: „Aláírja a dokumentumot” (az ES által aláírt dokumentum egyidejűleg bezárul a módosítások miatt) vagy „Információ az aláírásokról”. Az elektronikus dokumentumok legitimitását elismerik.

Sok sikert kívánunk az új ismeretek elsajátításához, anyagaink ebben mindig segítségére lesznek.

Az automatizálás nagyszerű. Lejárt az üzleti irathalmok vastag mappáinak ideje, az elektronikus dokumentumok néhány kattintással vagy akár önállóan is létrejönnek, lefutnak és archiválódnak. Nem, nem? Tehát itt az ideje, hogy komolyan foglalkozzunk az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésével. Szerezz be egy jó szoftvert és minden rendben lesz. Határozottan jobb, mint most.

Mi az a SED?

Az EDMS vagy elektronikus dokumentumkezelő rendszer egy számítógépes szoftverrendszer, amely az elektronikus strukturálatlan dokumentumokkal való munka megszervezéséhez szükséges. Az EDMS második (de nem kevésbé fontos) feladata az alkalmazottak közötti interakció megszervezése dokumentumok átadásával, egyedi feladatok kiadásával és egyéb hasonló intézkedésekkel. Röviden, ez a rendszer lehetővé teszi bármilyen értelmes cselekmény létrehozását, módosítását, keresését, hozzárendelését és továbbítását elektronikus formában.

Az EDMS fogalmához szorosan kapcsolódik egy másik fogalom is - az "ECM-rendszer". Az ECM-rendszer olyan technológiák, eszközök és módszerek összessége, amelyek az információk összegyűjtésére, felhalmozására és tárolására, kezelésére, valamint a szervezeten belüli összes címzetthez történő eljuttatására szolgálnak. Ezt a két meghatározást nem szabad összekeverni. Az ECM egy globálisabb rendszer. Az ECM szintjére való fejlődéshez az EDMS-nek bővítenie kell funkcionalitását (vagyis tartalmaznia kell szkennelő eszközöket, támogatnia kell a papírok tárolásának szabályait, garantálnia kell azok biztonságát stb.).

Egyszóval az elektronikus dokumentumkezelés a cég keringési rendszere.

Mit ad az EDMS a menedzsernek?

Az EDS nagymértékben leegyszerűsíti a vállalat tevékenységét.

1. A legtöbb üzleti folyamat átláthatóságát biztosítja. A menedzser tisztán látja a munkafolyamat minden egyes szakaszát, és hatékonyabban tudja irányítani azokat.
2. A teljesítményfegyelem jelentősen javult. Jellemzően a kiosztott és megosztott feladatok több mint 20%-át nem az ezekért felelős munkatársak látják el. A SED azt is lehetővé teszi, hogy ezt a százalékot nullára csökkentse (ideális esetben természetesen).
3. A dokumentumokkal végzett rutin műveletekre fordított idő csökken. Keresés, koordináció, bizonyos aktusok létrehozása - mindez pillanatok alatt elvégezhető. Ennek eredményeként az összes többi folyamat felgyorsul. Mint emlékszünk, az idő pénz.
4. Az információk bizalmas kezelése biztosított. Minden alkalmazottnak saját hozzáférési korlátai vannak, az egyes dokumentumokkal csak azok dolgoznak, akiknek ezt kötelességüknek és képzettségüknek megfelelően meg kell tenni. Ezenkívül minden művelet naplózásra kerül (nem csak az aláírás vagy módosítás, hanem az olvasás is).
5. Az ISO 9000 nemzetközi szabványok követelményeinek való megfelelés biztosított, melynek egyik alapvető követelménye a dokumentumáramlás és az információhatás átláthatósága.
6. Az innovációk megvalósítása egyszerű és fájdalommentes. Az új munkavégzési szabályokra szinte azonnal minden dolgozó tudomást szerez, az újonnan érkezők képzési ideje pedig jelentősen lecsökken. Amikor mindenki gyorsan megtalálja a szükséges utasításokat, szinte nincs „megállás” pillanat.
7. A vállalati kultúra fejlődik. Optimalizálódik a munkatársak interakciója, horizontális kapcsolatok jönnek létre, a felelősségek egyértelműen meghatározottak - ilyen körülmények között a csapat egy hatékony, hibamentes mechanizmusba forrasztott. És ez nem olyan apróság.

Minden automatizálási rendszer fő feladata, hogy egy személyt lecseréljen egy rendszerre. A SED sem kivétel. Általában a cégben több "arany" alkalmazott van, akiken minden nyugszik. Mindent tudnak, mindent tudnak, és amint kilépnek, miniatűr összeomlás következik be. Ebben kevés a jó. Az automatizálás viszont egyenlően osztja el mindenki között a felelősség terhét, és lehetővé teszi az online történések irányítását. Ennek eredményeként javul az ügyfélszolgálat gyorsasága és minősége. Globális következményeként a vállalat versenyelőnyei nőnek.

Milyen esetekben nem segít az EDMS?

Megértjük, hogy nincsenek varázstabletták. A SED nem csodaszer, csak egy kényelmes eszköz, saját céllal. Nem lehet kalapáccsal meghúzni az anyát, és az EDS sem segít néhány fontos feladatban.

A helyzet az, hogy ez az elektronikus rendszer úgy van "kihegyezve", hogy strukturálatlan információkkal dolgozzon. Ezért értelmetlen az EDMS segítségével személyi nyilvántartás kezelésével vagy adózással/számvitelével foglalkozni. Például, amikor a személyzettel dolgozik, nem nélkülözheti a személyzet strukturált kiválasztását (szakterületek, felvételi és elbocsátási dátumok, végzettség, végzettség szerint). Az ilyen mintákat az adatbázisban kell tárolni, de nem kaotikus "felhő" formájában. Ugyanez vonatkozik a pénzügyi cselekményekre is: a fuvarleveleket, számlákat és egyéb papírokat világosan fel kell strukturálni. Ehhez pedig speciális számviteli rendszerekre (vagyis szűkebb és specifikusabb eszközökre) van szükség. Az üzleti folyamatok elemzése és modellezése során nem szabad az EDMS-re támaszkodni.

Az EDMS típusai

Számos osztályozás létezik - általános és speciális funkcionalitás, tartalomkezelési technológia, komponensek szerint... De mindez csak a fejlesztők számára számít. Praktikus megoldásokat szeretne, nem technikai listákat? Ebben az esetben figyeljünk a legégetőbb dologra - a megvalósított funkciók számára. E paraméter szerint az EDMS-ek között a következő típusok különböztethetők meg:

• üzleti rendszerek;
• elektronikus archívumok;
• munkafolyamat-rendszerek;
• komplex vagy ECM rendszerek.

Minden következő szint nagyobb és meredekebb, mint az előző.

Hogyan válasszunk?

Az automatikus dokumentumkezelő rendszerek fejlesztőinek fő hátránya a tehetetlenség. Gyakran keveset lehet megérteni a leírásokból, kevés a promóciós anyag, nehéz megérteni... Türelmesnek kell lennie, és több EDMS-t is ellenőriznie kell egy hatlépéses algoritmus segítségével.

Mit szólnál konkrétabban?

Lehetetlen megmondani, hogy a piacon melyik EDMS jobb és miért. Ez továbbra is szoftver, és a fejlesztők rendszeresen módosítják és kiegészítik. Egy ma nem hatékony rendszer holnap nagyon jól fog kinézni azokhoz a versenytársakhoz képest, amelyek elrontották (és fordítva). Nincsenek univerzális megoldások, és továbbra is tesztelnie kell a rendszereket a felsorolt ​​hat paraméter mindegyikére.

A legnagyobb és legismertebb SED-ek a következők:

• Verdox;
• Optima munkafolyamat;
• docsVision;
• TÉZIS;
• INDÍTÉK;
• 1C-Dokumentumkezelés;
• directum;
• EGY ÜZLET;
• WSS Docs;
• E1 Eufrátesz;
• BOSS-Referens;
• DocLogix.

Az írás idején az utolsó 5 befejezetlennek tűnik – gyenge funkcionalitás, túlságosan bonyolult és zavaros kezelés. A többiek közül nem lesz lehetséges vezetőt kiemelni. Minden elektronikus dokumentumkezelő rendszernek megvannak a maga előnyei és hátrányai.

Igen, sok időbe fog telni az összehasonlító elemzés elvégzése, és ez egy sivár üzlet. De még mindig szánjon rá időt. Ne feledje, hogy nincs szüksége egy mindenre alkalmas megoldásra, és a több funkció nem jelent jobbat. Keressen olyan rendszert, amely ideális a cége tevékenységével kapcsolatos problémák megoldására. Ha szükséges, ne korlátozza magát a fejlesztői webhelyek tanulmányozására. Hívja a jelzett számokat, küldjön üzenetet a támogatási szolgáltatásnak, és kérje meg a kapcsolatot Skype-on vagy más kényelmes módon. Ez a CRM rendszer fél óra alatt átvehető, ez nem fog működni az EDMS-el.

Kiegészítő és archív anyag

A szoftverfejlesztők sikeres létezése az informatikai termékek és szolgáltatások piacán szinte lehetetlen fejlett partnerhálózat nélkül. A partnerek segítenek csökkenteni a marketing és értékesítési folyamatok költségeit, megszervezni a kommunikációt a szoftvertermékek gyártója és fogyasztói között, kiegészítő szolgáltatásokat nyújtanak (beleértve az alapvető szoftverfunkcionalitás fejlesztését és az ügyfelek képzését), valamint megoldják a vállalkozás földrajzi teljességének problémáját. A TAdviser áttekintést és értékelést készített az EDMS / ECM termékek orosz szállítóinak társult programjairól ().

Az orosz EDMS-piac az üzleti megközelítések és igények változásait követően változik. A hangsúly nem csak a dokumentumok testreszabott mozgásán és a felhasználóbarát felületeken van, hanem mindenekelőtt a folyamatok hatékonyságán. Automatizálásuk minőségét tükrözik többek között a munkafolyamat-motorok. A munkafolyamat lehetővé teszi a rutinfolyamatok és az ismétlődő feladatok felgyorsítását, végső soron a termelékenység növelését és az operatív és stratégiai irányítási feladatok megoldását. A TAdviser által végzett beszállítói felmérés eredményei alapján elemezheti az orosz elektronikus dokumentumkezelő rendszerek jelenlegi képességeit a folyamatautomatizálás szempontjából.

A TAdviser tanulmány során 12 elektronikus dokumentumkezelő rendszer fejlesztőt kérdeztek meg az általuk kínált munkafolyamat motorok (dokumentumútválasztásért felelős modulok) képességeiről a folyamatok kezdeményezése, folyamatok elindítása, útvonalak mentén történő mozgás és útvonalak fejlesztése keretében. . A rendszereket 35 paraméter szerint értékelték, figyelembe véve a funkcionalitás megvalósítási szintjét és az ügyfelek általi használat tényét ().

Egy vállalat dokumentumkezelési rendszere számos sajátos szervezeti, szerkezeti és termelési jellemzőt, vállalati beállításokat, vállalati szabványokat és követelményeket, a szolgáltatások és az előadók közötti interakció bizonyos eljárásait és így tovább tartalmaz.
| | |

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) bevezetése jelentősen javíthatja a dokumentumokkal való munkavégzés hatékonyságát és vállalati kultúráját bármilyen tulajdonformájú vállalkozásnál, valamint állami intézményeknél.
| | | | |

Alapvető terminológia(GOST R 7.0.8-2013)

• Dokumentum – hordozón rögzített információ, olyan adatokkal, amelyek lehetővé teszik az azonosítást
• Elektronikus dokumentum - Olyan dokumentum, amelynek adatait elektronikus formában mutatják be.
• Elektronikus dokumentumkezelés - Dokumentumkezelés automatizált információs rendszerrel (elektronikus dokumentumkezelő rendszer).

Egy modern vállalkozás vagy szervezet „digitális” infrastruktúrájának kötelező eleme a dokumentumkezelő rendszer. A külső és belső dokumentumokkal való munka a vállalati tevékenység legösszetettebb, munkaigényesebb és „problémásabb” területe. Az elektronikus megoldások lehetővé teszik annak jelentős egyszerűsítését és optimalizálását.

A speciális rendszerek alkalmazása mind a kereskedelmi szektor vállalatai, mind a kormányzati szervek számára releváns. Az első számára kilátásokat nyitnak a jövedelmezőség növelésére, a munka megtérülésére, a másodikra ​​pedig hatékony megoldást jelentenek az információ- és papíráramlás optimalizálásával, a hivatalok közötti interakcióval és a velük való együttműködéssel kapcsolatos problémákra.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) szükséglet, nem lehetőség. A mai cégek többsége digitális formában készíti el az irodai papírokat, de az információcsere folyamatainak tökéletlensége miatt a dolgozók kénytelenek kinyomtatni, „fizikai” formában átadni, és felesleges rutinra pazarolni az időt és fáradságot. Egy nem hatékony formátumon nehéz lehet változtatni – ehhez átfogóan automatizálni kell a cég tevékenységét, de az eredmény minden várakozást felülmúl. Egy jól szervezett EDMS vagy ECM rendszer (szervezetek tartalomkezelő rendszere) segít az információ- és dokumentumáramlás kezelésében a létezés minden szintjén és szakaszában.

Általános információk az EDMS elemeiről és felépítéséről

A kezdetben a hagyományos irodai munka és annak automatizálásának eszközeként készült EDMS mára többfunkciós, összetett termékekké fejlődött. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer olyan megoldás, amely:

• biztosítja a belső cégdokumentáció elkészítésének és mozgatásának folyamatát elektronikus formában;
• feldolgozza a beérkező levelezést és a külső szabályozási és adminisztratív dokumentumokat;
• leegyszerűsíti a dokumentumfolyamatok vezérlését;
• segít hatékonyan kezelni a kapcsolatokat a partnerekkel, ügyfelekkel stb.

A vállalatnál az EDMS az összes dokumentumot elektronikus formában biztosítja - bármilyen tárolt vagy számítógépre átvitt információkészlettel. Ezeket az egységet azonosító „kártyákon” attribútumoknak kell kísérniük.

Az elektronikus formában történő iratkezelés a papírokkal való munka központi megszervezésének módja, ahol a nyilvántartások és ügyletek nagy része elektronikus formában jelenik meg. Ennek megfelelően az azt kezelő rendszer olyan megoldás, amely eszközökkel rendelkezik a dokumentumok létrehozására, módosítására, keresésére és a vállalati alkalmazottak közötti interakció támogatására szolgáló összes eljárás megvalósítására.

Néha EDMS-nek (Electronic Document Management System) vagy a fent említett ECM-nek hívják, de ezek a fogalmak valamivel tágabbak, mint az EDMS - ez utóbbihoz szükséges hozzátenni az információbiztonság biztosításának eszközeit, a papíralapú dokumentumok digitális környezetbe bevitelét, multimédiás tartalom feldolgozása és így tovább. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer munkafolyamatokon – Workflow – alapul, amelyek az alkalmazottak tevékenységei egy dedikált üzleti folyamat keretein belül.

Az EDMS előnyei

Az EDMS meglévő alapstruktúrája hatékony, eredményes mechanizmusnak bizonyult, amely bármilyen méretű vállalkozás és intézmény számára kényelmes. Az EDMS piac aktívan fejlődik, mivel mind a közszféra (aktív fogyasztó), mind az üzleti struktúrák érdeklődnek a dokumentumkezelést egyszerűsítő szoftverek iránt. Szintén a rendszerek fejlesztését segíti elő az elektronikus aláírások körének bővülése és az információbiztonsági kérdésekre való fokozott figyelem. Ezeket minőségi és átgondolt programok segítségével tudja hatékonyan megoldani.

A modern dokumentumkezelő rendszernek számos előnye van:

• biztosítja a dokumentumáramlás és a vállalat összes üzleti folyamatának átláthatóságát - a papírok minden művelete és mozgása nyomon követhető és ellenőrizhető;
• javítja a munka és a feladatok végrehajtásának fegyelmét - átlátható rendszerek alkalmasak az eredmények és a követelményekre való reagálás tényének rögzítésére;
• csökkenti a mindennapi rutinmunkára fordított időt - nem kell sokáig keresgélni, egyeztetni a dolgozatokat, gyorsul a forgalmuk;
• védi az információkat a kiszivárgástól, biztosítva az adatbiztonságot és a hozzáférési jogok szigorú elhatárolását;
• az ISO minőségi szabványokban meghatározott elveken alapul;
• könnyen megvalósítható a munkavállalók körében - jól szervezett személyzeti képzési rendszer függvényében;
• versenyelőnyt biztosít a vállalatnak, segít fenntartani és fejleszteni a belső vállalati kultúrát stb.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) többek között a hatósági nyilvántartások kezelését foglalja magában. Ezért munkáját a törvényi előírásoknak megfelelően kell megszervezni.

Az EDMS szabványai és jogi keretei

Az elektronikus üzleti rendszerekre vonatkozóan kevés konkrét szabvány vagy jogszabály létezik a hazai jogterületen, az EDMS-ek kidolgozásakor pedig a „klasszikus” irodai munkára vonatkozó különféle szabályozó dokumentumok vezérlik annak készítőit. A főbb szabályozási aktusok közül érdemes megemlíteni:

• szövetségi jogszabályok az elektronikus digitális aláírásról (2002. január 10-i 1-FZ), az információkról és azok védelméről (149-FZ), a személyes adatokról (152 és 363-FZ) és így tovább;
• A szövetségi és regionális kormányok rendeletei, iparági szabályok és követelmények;
• GOST-ok irodai munkához, archívumokhoz, adminisztratív dokumentációs rendszerekhez - R 51141-98, R 6.30-2003 és mások.

A szabályozások néha ellentmondanak egymásnak, és a szabályok tanácsadó jellegűek, és a fejlesztők igyekeznek a vállalat EDMS-ét minél adaptívabbá és rugalmasabbá tenni. Figyelembe kell vennie az elektronikus aláírással való munkavégzés folyamatosan változó szabályait is, a rendszer "kompatibilitását" egy jogilag jelentős munkafolyamattal. Szükséges, hogy a szervezet minden hivatalos elektronikus papírja legitim legyen, megbízhatósága könnyen megállapítható legyen. Mindezt figyelembe kell venni a vállalati használatra szánt EDMS kiválasztásakor.

EDMS funkció

Ahhoz, hogy egy elektronikus dokumentumkezelő rendszert teljesnek nevezhessünk, számos funkciót kell megvalósítani benne. A főbbek a következők:

• dokumentációkezelés - bevitel és regisztráció, napi munka, áramlásszabályozás;
• kommunikáció papíralapú dokumentumokkal;
• az adatok és dokumentumok szervezett keresése és visszakeresése - gyors, a felszámolási szintnek megfelelően;
• a dokumentációk (különösen a külső, bejövő) relevanciájának nyomon követése és az elavult dokumentumok archiválása;
• megfelelő szintű információbiztonság fenntartása;
• egyszerű, átlátható, intuitív kommunikáció a program és a végfelhasználók között.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszert kényelmes beállításokkal, lokalizációs eszközökkel és méretezési kúttal kell felszerelni. Fontos, hogy a fejlesztő lehetőséget biztosítson egyetlen EDMS megszervezésére a vállalat földrajzilag távoli részlegeiben. Rendezett elektronikus információcserét kell megszervezni a rendszer hierarchikus szintjei között, valamint kompetensen kell megvalósítani egy valódi vállalkozásban.

Az EDMS bevezetése és hatékonyságának értékelése

A Docsvision minőségi és korszerű szoftvertermékeket kínál az elektronikus dokumentumkezelés szervezési és támogatási problémáinak megoldására. Különbségünk az integrált megközelítés: magával a termékkel együtt teljes körű támogatást nyújtunk a megoldások megvalósításához, a személyzet képzéséhez és az EDMS szolgáltatáshoz. A rendszer bevezetése a vállalatnál fontos lépés, a rendszer végső „csiszolása”, a vevő igényeihez igazítása. A megvalósítás általában a következőkből áll:

• a vállalat jelenlegi helyzetének felkutatása, megvalósítási terv készítése;
• a tervezett termék átvitele a vállalat valós kapacitásaiba - az EDMS rendszer alkalmazkodik hozzájuk;
• a konfigurált termék teljesítményének tesztelése;
• a vezetőség és a személyzet képzése - "sokkterápia" módszerével vagy fokozatosan;
• működése és folyamatában történő módosítások, méretezés, aktuális problémák megoldása.

A dokumentumkezelő rendszernek hatékonynak kell lennie, és meg kell térítenie a ráfordított befektetést. Az EDMS hatékonyságának értékeléséhez használhatja az informatikai projektekre és elvileg bármilyen immateriális javakra vonatkozó számítási módszereket. Figyelembe kell venni, hogy a külső szakértőket milyen aktívan vonták be a munkába, milyen megtérülést jelent a beavatkozásuk, milyen kilátások vannak a további jövedelmezőségre. Előfordulhat, hogy a hatékonyság számítása többe kerül az ügyfélnek, mint maga az EDMS, de ezt meg kell tenni.

Érdemes megfontolni, hogy a hagyományos értékelési módszerek nem határozzák meg pontosan az eredményt - figyelnek a beszerzési és megvalósítási költségekre, figyelmen kívül hagyva a különböző osztályok munkájának optimalizálását, a dokumentumok forgalmának felgyorsítását, a döntések egyszerűsítését. készítése. Fel kell mérni az EDMS hatékonyságát a komplexumban, néhány idővel a megvalósítás után, majd az eredmények kellemesen tetszenek az ügyfeleknek.

Kiválaszthatja a Docsvision optimális kiadását, megismerheti a modulok költségét és a licencelési lehetőségeket az oldalon

Nem titok, hogy minden vállalkozás sikeres lebonyolítása elsősorban attól függ, hogyan működik a dokumentáció egyszerűsítésének mechanizmusa. Hiszen a papírmunkával végzett munka, bár nem okoz örömet, fontos láncszem egy cég vezetésében.

Ezenkívül a dokumentációt időben kell kezelni, különben felhalmozódnak és elvesznek. Az esetleges veszteségek elkerülése érdekében elektronikus dokumentumkezelő rendszert vezettek be.

Ebben a cikkben elmagyarázzuk: Mi az EDMS? Mik a fajtái, előnyei és hátrányai?

Az internet fejlődésével a vastag mappák és a poros archívumok ideje a múlté. Most a dokumentumokkal való munka folyamata teljesen automatizált. A szükséges papírok egy kattintással megtalálhatók, az archiválás pedig emberi beavatkozás nélkül történik. Az EDMS ilyen lehetőségeket nyit meg a vállalkozások számára.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) egy speciális szoftver, amelyen keresztül a dokumentumok elektronikus feldolgozása történik. Vagyis az EDMS-nek köszönhetően lehetőség nyílik dokumentumok átvitelére a dolgozók között, egyedi feladatok kiadására, archiválásra stb.

Bizonyára sok szervezet képes elektronikus dokumentumok létrehozására, tárolására és átvitelére. A puszta elektronikus formátumnak azonban nincs joghatása. Ahhoz, hogy egy elektronikus papír súlya növekedjen, fontos, hogy mindkét fél aláírja. Ebben az esetben a dokumentumokat speciális elektronikus aláírással kell lezárni.

Ezért a SED két típusra osztható:

1. Dokumentumáramlás a vállalaton belül az alkalmazottak között;
2. Dokumentumáramlás a különböző vállalkozások és szervezetek között speciális kommunikációs csatornákon keresztül.

Az EDMS szervezeten belüli használatához speciális szoftverre van szükség. Általában egy ilyen programot EDI platformnak neveznek. Ezenkívül az ilyen szoftverek zavartalan működéséhez további hardverekre van szükség. Például szerverek, hálózati csatornák stb.

Elektronikus dokumentumkezelő operátorra lesz szükség, ha két különböző cég között kell papírokkal dolgozni. Egy ilyen kezelő jó segítő lesz. Hiszen tudja az üzenetek kézbesítését, ellenőrzi a dokumentumok küldésének formátumát, megköveteli és ellenőrzi az elektronikus aláírás elhelyezését, önállóan tárolja és archiválja a papírokat stb.

Így az EDMS az egész üzlet „keringési rendszere”. Rengeteg időt takarít meg, és természetesen pozitív hatással van a szervezet egészének munkájára. De mindig van haszna az ilyen típusú információfeldolgozásnak? És az EDMS képes-e ártani egy vállalkozásnak? E kérdések megválaszolásához mérlegelnie kell az elektronikus dokumentumkezelés pozitív és negatív oldalait.

Az EDI előnyei és hátrányai

Mint minden más folyamatnak, az EDI-nek is vannak előnyei és hátrányai. A fő paramétereket az alábbi táblázat mutatja be.

Előnyök

Hibák

Rendelés . A rendszer automatikusan számokat ragaszt a dokumentumokhoz, ami mindenféle hibát kiküszöböl Nyomon követés. Bármikor megtudhatja, ki dolgozik a dokumentummal Megőrzés. A munkavállaló nem veszítheti el vagy károsíthatja az elektronikus dokumentumot Felépülés . A törölt dokumentum bármikor visszaállítható Ideiglenes erőforrások megőrzése. A dokumentum elektronikus formája pillanatok alatt eljut minden dolgozóhoz, tartózkodási helyétől függetlenül. Kényelmes dolgozni. Szükség esetén a munkavállaló megváltoztathatja a dokumentum eredeti változatát. Az EDO lehetővé teszi mindegyik visszaállítását. Ezenkívül nyomon követheti azoknak a szakembereknek a nevét, akik a papíron dolgoztak. Elérhetőség . Az EDI rendszer éjjel-nappal működik. Sőt, ha az interneten keresztül csatlakozik hozzá, a munkavállaló bármikor dolgozhat dokumentációval, még akkor is, ha kórházban van vagy szabadságon van. Tervezés. A rendszer lehetővé teszi a szakember számára, hogy papírokkal tervezze meg a munka előrehaladását. Beállíthatja a dátumot, a végrehajtás időpontját, valamint a sorrendet. És a megfelelő időben maga a program figyelmezteti a munkavállalót a munkája befejezésének szükségességére. Kényelmes keresés. A program úgy van kialakítva, hogy ne csak név, hanem kulcsszó alapján is lehetővé tegye a szükséges dokumentum megtalálását. Papírmegtakarítás. Nem kell dokumentációt nyomtatni, mappákba kötni és leltárt készíteni. Minden információt elektronikus formában tárolunk, és a szükséges dokumentumot bármikor ki lehet nyomtatni.

Pénzkiadások. Az EDI létrehozása bizonyos pénzügyi költségeket igényel. Pénz kell a szoftverhez és a hardverhez. A költségek összege a kapcsolódó alkalmazottak számától függ. Átlagosan ez az összeg körülbelül 100 000 rubel (*). Azonnal használja a SED-et – nem fog működni. A megvásárlást követően egy program telepítése, megvalósítása és hibakeresése sok időt, valamint speciális készségeket igényel. Kiképzés. Az EDMS megfelelő használatához minden érintett alkalmazottnak speciális képzésen kell részt vennie. Biztonság. Az információk biztonsága érdekében a cégvezetőknek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk a biztonságra. Nevezetesen az elektronikus aláírás kiadása, annak meghatározása, hogy a dolgozók közül kik és milyen papírokhoz férhetnek hozzá, valamint meg kell védeni a programot a kívülről érkező behatolástól. Adminisztrátor szükséges. A szervezet személyzetének rendelkeznie kell olyan személlyel, aki meg tudja oldani az EDMS-ben végzett munka aktuális feladatait. Mégpedig a szerver hibakeresésére, a felhasználók segítésére, a rendszer működésének figyelésére. Állandó biztonsági mentés szükséges. Az információk megőrzése érdekében a felhasználóknak véglegesen el kell menteniük a dokumentumokat. Bizonyos esetekben elektronikus és papíralapú dokumentum megléte szükséges. Ha például egy partnernél nincs telepítve EDMS, akkor a vele való munka során a dokumentációnak elektronikus és papír formájúnak is kell lennie.

Az elektronikus dokumentumkezelés valós költsége a kisvállalkozások számára

(*) Ha a cég kicsi, és a vállalkozás tulajdonosa (vagy maga az egyéni vállalkozó) személyesen írja alá a dokumentumokat, akkor a költségek minimálisak. Ezek egy elektronikus digitális aláírás megvásárlásából állnak - 1500 rubel, és egy elektronikus dokumentumkezelési szolgáltatáshoz való hozzáférésből - 100 rubeltől.

Kisebb kötetekhez szerkesztőink a Kontur.Diadoc szolgáltatást ajánlják. Ha kiválasztja a tarifát Egyetemes“, akkor a költségek csak 9 rubel lesznek elküldött dokumentumonként. Az eredeti dokumentumok postai küldéséhez képest egy ajánlott levél elküldése a régión belül legalább 50 rubelbe kerül. A különbség nyilvánvaló:

A rendszer minden új felhasználó számára 50 üdvözlő bónuszt biztosít elektronikus dokumentumok átutalására.

Amint az a táblázatból látható, a SED-nek a pozitív oldalai ellenére negatív oldalai is vannak. Alapvetően az anyagköltségekre szállnak le, amelyek, mint kiderült, nem biztos, hogy kicsik.

A cégnek nem csak a szoftverek telepítése és a szükséges felszerelések beszerzése miatt kell jelentős költségeket vállalnia, hanem olyan alkalmazottat is fel kell vennie, akinek speciális ismeretei nélkül az elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyszerűen nem működik. Az ilyen munkavállalónak fizetést is kell fizetnie. És ez egy másik költségtétel.

De ne felejtsük el, hogy a ráfordított erőfeszítések megtérülnek a jövőben, és az EDMS-sel dolgozó cégek csak profitálnak belőle. Végül is nemcsak az információfeldolgozás idejét takarítják meg, hanem jelentősen csökkentik a szolgáltatások, például a levéltáros fizetési költségeit is. Minden egyéb mellett az elektronikus archívum nem igényel további helyiségeket, további irodaszer vásárlását és egyéb pontokat.

Mi az az elektronikus dokumentumkezelő rendszer?

Általános szabály, hogy ez egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDM), amelyben elektronikus dokumentumokat generálhat, küldhet, fogadhat és írhat alá. Egyenértékűek a kézzel írt aláírással ellátott papírral. Az elektronikus dokumentumkezeléshez elektronikus aláírási tanúsítványra van szükség.

A felület általában 2-3 lapból áll, beleértve a vállalkozókat (az Ön partnereit és az EDI-ben résztvevő ügyfeleit) és a fő fület - Dokumentumok. Ezen a lapon a Bejövő és Kimenő részek az Ön által küldött és fogadott dokumentumokat tartalmazzák.

Az EDI típusai

Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésekor a szervezetek kétségtelenül nagy hangsúlyt fektetnek a hatékonyságra. Nehéz megmondani, hogy egy adott szervezet számára melyik típusú EDI lesz a leghatékonyabb. Minden a vállalkozás irányától és üzleti folyamataitól függ.

Van azonban az EDI általános minősítése a funkcionalitás, a vezérléstechnika, az alkotóelemek stb. Ebben a tekintetben a SED fő típusai megkülönböztethetők:

• Irodai rendszer. Ez a típus a vállalkozás irodai munkájának elvégzésére szolgál. Sőt, a munka minden elfogadott szabály szerint, vertikális vezérléssel történik, pl. felettestől beosztottig;
• Elektronikus archívumok. Egy ilyen rendszer fő célja a dokumentáció tárolásával kapcsolatos munka megszervezése. A program többek között lehetővé teszi, hogy a felhasználó könnyen megtalálja a szükséges papírt. A dokumentáció átadása azonban ilyen rendszerben nem lenne lehetséges;
• Munkafolyamat rendszerek. Ez a fajta rendszer elterjedt a felhasználók körében, mivel fő feladata az üzleti folyamatok szervezése és automatizálása. Könnyű üzletelni ilyen szoftverekkel, a munkafolyamat pedig csak ürügy a munkapillanatok meglétére;
• ECM rendszerek. A szoftver lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy újdonságokat vigyen be a szervezetirányítási rendszerbe. Komplex rendszerek segítségével lehet kezelni: dokumentumokat, aláírásokat, munkafolyamatokat, dolgozói ismereteket stb. Ez a fajta EDI sokkal drágább lesz, mert fejlett funkciókat kínál a felhasználónak.

Érdemes megjegyezni, hogy az EDMS minden típusa nagyobb lesz, mint az előző, és több lehetőséget ad a felhasználóknak. Ahhoz azonban, hogy az elektronikus dokumentumkezelés minden előnyét kiélhesse, helyesen kell választania.

Hogyan válasszuk ki a megfelelő SED-et

Mint már említettük, az EDMS kiválasztása összetett folyamat, amely különös figyelmet igényel. Többek között a vállalat vezetésének számos döntő tényezőt kell figyelembe vennie, például a vállalkozás irányát, a személyzetet stb.

Például helyes lenne, ha egy kereskedelmi szervezet EDMS-t telepítene mind az alkalmazottak, mind a partnerek között. Csak így lesz képes a vállalkozás megszerezni a szükséges gazdasági előnyöket.

Egy állami intézmény számára érdemesebb a munka sajátosságaira koncentrálni, és nagyobb figyelmet fordítani az elektronikus archívumok létrehozására. Ezenkívül meg kell tanítani az alkalmazottakat a velük való együttműködésre.

Egyik vagy másik EDMS kiválasztásakor fontos mérlegelni, hogy a rendszer megfelel-e a megadott követelményeknek. Ezek tartalmazzák:

• A funkcionalitás teljessége;
• Egyszerű használat;
• Milyen sebességgel kerül be ez a rendszer a munkafolyamatba;
• A beállítások jelenléte, és rugalmasnak kell lenniük;
• A rendszer képes-e bővíteni a funkcionalitást;
• Lehetséges-e az EDMS-t a vállalat meglévő szoftveréhez igazítani;
• Könnyű alkalmazkodás;
• Technikai támogatás elérhetősége. Fontos, hogy az ilyen segítségnyújtás magas szintű legyen;
• A gyártó hírneve stb.

Figyelembe véve ezt a tényt, a felhasználónak be kell tartania a következő lépéseket:

1. Fedezze fel a funkciókat. Különös figyelmet kell fordítani a „Lehetőségek” fejezetre. Fontos, hogy a gyártó konkrétan meghatározza a program által végrehajtott feladatok listáját. Ha nincs konkrétum, akkor érdemes elhagyni egy ilyen EDMS rendszert;
2. Tematikus előadások elérhetősége. Fontos, hogy a program tartalmazzon demóanyagot, ezáltal elmagyarázza a felhasználónak a funkció használatát;
3. Képernyőképek tanulmányozása. Így a menedzser megbizonyosodhat arról, hogy a funkcionalitás valóban egyszerű-e, és megfelel-e a megadott követelményeknek;
4. Feltétlenül olvassa el valódi felhasználók véleményét. A legjobb megoldás az, ha videókat néz a YouTube-on;
5. Sok gyártó ingyenes próbaverziót kínál a vezetőknek. Így a felhasználó képes lesz megérteni, hogy a kiválasztott termék megfelelő-e vagy sem;
6. Ami az áruk költségét illeti, nyilvánvaló, hogy ez a tétel nem csak izgatja a vásárlót. Nehéz meghatározni, hogy mekkora legyen egy EDMS valós költsége, de érdemes megvizsgálni, hogy ez vagy az a szám mit jelent. Ezért az árlista részletes tanulmányozása segít a vásárlónak elkerülni a váratlan költségeket és kiadásokat.

Érdemes megjegyezni, hogy csak szakember segít a megfelelő választásban. Ezért az EDMS kiválasztását és telepítését csak speciális képességekkel rendelkező személy figyelme mellett szabad elvégezni.

A magas költségek miatt hazánkban nem minden szervezet dolgozik EDMS-sel. Jelenleg csak a nagy cégek végzik a papírok elektronikus formában történő feldolgozását. A dolgok azonban változnak, és valószínűleg a közeljövőben felértékelődik az EDMS-rel való munka szükségessége, és sok cég megengedheti majd magának, hogy elektronikus üzletet folytasson. Tehát ők lesznek a leghatékonyabbak és legsikeresebbek!