Paprastai „popierinės“ darbo eigos užtikrinimo ir užsakymų vykdymo stebėjimo našta tenka su biuro darbu susijusiems organizacijos padaliniams: biurui, bylų vadybai, taip pat atsakingiems už biuro darbą struktūriniuose padaliniuose. Būtent jiems skirtas elektroninės dokumentų valdymo ir sąveikos valdymo sistemos DIRECTUM modulis „Office“. Šis modulis palengvina įprastas popieriaus apdorojimo operacijas pagal GDPR reikalavimus, dėl kurių tradicinis Rusijos technologija darbas biure:

• vieninga visos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos, taip pat vidinių dokumentų registracija naudojant registracijos ir kontrolės korteles (RCC);
• popierinio dokumento buvimo vietos registravimas bet kuriame jo etape gyvenimo ciklas: vadovybės svarstymas, dokumento projekto tvirtinimas, vykdymas ir kt.;
• kontroliuoti, kaip laiku vykdomi vadovybės nurodymai, nutarimai ir nurodymai;
• dokumentų nurašymas byloje pagal organizacijoje priimtą bylų nomenklatūrą;
• greita reikiamos informacijos apie popierinių dokumentų būseną, prieinamumą, judėjimą paieška;
• reikalingų standartinių formų ir žurnalų, taip pat statistinių ataskaitų apie organizacijos darbo eigą gavimas.

Be to, modulis „Office“ leidžia organizuoti mainus tarp skirtingų organizacijų. Su šiuo mainu galima naudotis Elektroninis parašas(ES), o specialūs sistemos mechanizmai leidžia kontroliuoti dokumentų pristatymą. Keitimosi principai grindžiami pramonės standartu keičiantis elektroniniais dokumentais „Automatizavimo sistemų sąveika dokumentacijos palaikymas Valdymas“, patvirtintas Įrašų tvarkytojų gildijos.

Bylų nomenklatūros ir registravimo žurnalų tvarkymas

Lanksti numeravimo sistema leidžia skyrelyje esančiam dokumentui priskirti numerį elektroninis žurnalas Registracija. Kiekvienam žurnalui nustatomas savavališkas automatinio dokumentų numeravimo žurnale metodas. Į numerį gali būti įtrauktas skyriaus kodas, žurnalo kodas ir bet kokia kita reikalinga informacija.

Rengiant dokumentus perdavimui į archyvą kiekvienai nomenklatūros bylai galima atsispausdinti bylos viršelį, taip pat ir bylos dokumentų inventorizaciją, kas ženkliai sumažina dokumentų parengimo archyviniam saugojimui laiką.

Dokumentų registravimas

Dokumentams registruoti modulyje „Biuras“ naudojamos registracijos ir kontrolės kortelės (RCC), kuriose yra visi pirminiai duomenys (korespondentas, organizacinis padalinys, organizacijos atstovas, registracijos data, registracijos numeris, tema ir dokumento santrauka). , pristatymo būdas ir kt. ), taip pat reikalinga informacija apie bet kurio popierinio organizacijos dokumento būseną (vieta, vykdymo būsena ir kt.). Siunčiamiems dokumentams galite nurodyti organizacijų platinimo sąrašą.

Sistema įgyvendina galimybę registruoti dokumentus tiek iš organizacijų, tiek iš piliečių.

Organizacijoms, naudojančioms decentralizuotą dokumentų registravimą, sistemoje naudojamos registracijos vietos – sekretorių ir biuro darbuotojų darbo vietos. Kiekviena registracijos vieta gali aptarnauti vieną ar daugiau skyrių. Pagal registracijos vietas galima diferencijuoti prieigos prie duomenų teises.

Perkeliant dokumentą tarp padalinių, kiekviena registracijos vieta gali turėti savo RSC. Taip atsiranda RKK grandinė, kuria einant galima sekti popierinio dokumento judėjimą ne tik tarp darbuotojų padalinio viduje, bet ir tarp padalinių. Be to, per RKK tarpusavyje yra susiejami registruoti sistemos dokumentai, tokie kaip: „Atsakant“, „Vykdomas“ ir kt.

Registracijos procedūra yra paprasta ir susideda iš būtinų RKK laukelių užpildymo, o registracijos numeris suteikiamas automatiškai.

Registruojantis tiesiai iš RKK, galima įvesti nuskenuotą (elektroninį) dokumentą į „Elektroninių dokumentų valdymo“ modulį su jo automatiniu prijungimu prie RKK. Greitam didelės apimties dokumentų įvedimui naudojamos sistemos įvesties paslaugos, kurios užtikrina tiesioginį dokumentų įvedimą į modulį. Ateityje RKK, kaip ir įvestą elektroninį dokumentą, nesunkiai bus galima rasti pagal brūkšninį kodą ant popierinio dokumento analogo, nes sistemoje įdiegta greito atpažinimo technologija.

RKK duomenimis, spausdinami gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų žurnalai. Siunčiamiems dokumentams galite automatiškai sugeneruoti ir ant voko atspausdinti lipduką.

Dokumentų pervežimas ir įforminimas

Po registracijos gaunamas dokumentas pereina dokumento svarstymo, sprendimo, kontrolės ir vykdymo etapus. Tuo pačiu metu tolesnis vykdytojų darbas su dokumentu gali būti visiškai atliktas elektroniniu formatu. Tai labai sumažina atlikėjų praleidžiamą laiką ir apsaugo nuo atsitiktinio originalo praradimo.

Priklausomai nuo vadovo darbo stiliaus, dokumentą jis svarsto popierine arba elektronine forma.

Vadovo nutarimu dokumentas gali būti kontroliuojamas paskyrus vykdytojus, nurodymus ir terminus. Vadovams, dirbantiems su Verslo procesų valdymo moduliu, sekretorius arba pats vadovas gali greitai susikurti užduotį tiesiai iš RKK. Darbas su užduotimis leidžia maksimaliai išnaudoti tokias instrukcijų vykdymo stebėjimo sistemos galimybes, tokias kaip: pilnos instrukcijų vykdymo korespondencijos fiksavimas; galimybė siųsti taisyti; lankstūs maršruto nustatymai ir kt.

Vėliau atlikdami užduotis, susijusias su RSC, galite greitai atkurti darbo su dokumentu istoriją, patvirtinimo procedūrą ir sprendimo pagrindimą.

Jei modulis „Kanceliarija“ naudojamas savarankiškai, visus atlikėjams duotus nurodymus sekretorė įveda į dokumento RSC, po to stebimas jų savalaikis įvykdymas. Tuo pačiu metu neautomatizuotiems vartotojams instrukcijos gali būti spausdinamos.

Dirbant su elektroniniais dokumentais visi dokumentų judėjimai atliekami atliekant užduotis, o popierinio dokumento vieta bet kuriuo metu fiksuojama specialiame RKK skirtuke. Tai leidžia greitai rasti popierinį dokumento originalą per RKK. Darbas su išeinančiais ir vidiniais dokumentais grindžiamas tais pačiais principais.

Keitimasis elektroniniais dokumentais tarp sistemų

Sistemos pagalba galima organizuoti oficialių, juridinę reikšmę turinčių elektroninių dokumentų mainus tarp organizacijų. Keitimasis dokumentais grindžiamas keitimosi elektroniniais dokumentais pramonės standarto „Dokumentų valdymo automatizavimo sistemų sąveika“, patvirtinto Dokumentų tvarkytojų gildijos, naudojimu.

Galima keistis dokumentais struktūriniai padaliniai vienos įmonės (holdingo) ir tarp nepriklausomų partnerių organizacijų. Tuo pačiu metu mainų šalys gali naudoti skirtingas elektroninių dokumentų valdymo sistemas arba iš viso su tokiomis sistemomis nedirbti.

Jei mainai vyksta tarp vienos įmonės padalinių (holdingo), tai darbas su dokumentais vyksta moduliuose „Elektroninis dokumentų valdymas“, „Verslo procesų valdymas“ ir „Biuras“. Jei mainai vyksta tarp trečiųjų šalių, elektroninis dokumentas eksportuojamas iš sistemos į ESD failą. Antroji šalis gali importuoti ESD dokumentą į savo elektroninę dokumentų valdymo sistemą (su sąlyga, kad ši sistema palaiko šį formatą; ESD formatas yra atviras), arba naudoti laisvai platinamą programą DIRECTUM OverDoc dirbti su ESD dokumentu. DIRECTUM OverDoc leidžia peržiūrėti dokumentą, jo atributus ir visus ES, su kuriais dokumentas buvo pasirašytas, įskaitant autentiškumo žymeklį.

Informacijos paieška ir analizė

Nuo bet kurio dokumento registravimo sistemoje momento galite rasti tiek jo registracijos kortelę, tiek informaciją apie dokumento vietą ir vykdymo procesą, tiek patį elektroninį dokumentą.

Sistema ieško pagal registracijos numerius, korespondentą, nutarimo autorių, taip pat pagal visus RKK duomenis ir jų savavališką derinį.

Be to, sistemoje pateikiamos specializuotos ataskaitos, kurios žymiai padidina vartotojų darbo efektyvumą: Svarstomi dokumentai, Neįvykdyti užsakymai, Grąžinami dokumentai ir kt.

Interneto modulis „Office“

Interneto modulis „Office“ skirtas automatizuoti darbą su oficialiais popieriniais dokumentais, tokiais kaip administraciniai dokumentai, gaunami ir siunčiami laiškai, instrukcijos, atmintinės ir atmintinės. Palengvina popierinių dokumentų tvarkymą.

Popierinių dokumentų tvarkymas atliekamas pagal GSDOU reikalavimus, kuriais grindžiama tradicinė Rusijos biuro technologija.

Interneto modulis „Office“ skirtas šioms užduotims spręsti:

• vieninga visos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos, taip pat vidaus dokumentų registracija, naudojant registracijos ir kontrolės korteles;
• kontroliuoti, kaip laiku vykdomi vadovybės nurodymai, nutarimai ir nurodymai;
• greita reikiamos informacijos apie popierinių dokumentų būseną, prieinamumą, judėjimą paieška;
• reikalingų standartinių formų ir žurnalų, taip pat statistinių ataskaitų apie organizacijos darbo eigą gavimas.

Interneto modulio „Kanceliarija“ pagrindą sudaro žinynai „Registracijos ir kontrolės kortelės“, „RRC užduotys“, „Bylų nomenklatūra“.

Modulio „Office“ integravimo su kitais sistemos moduliais privalumai

Taigi, modulių „Elektroninis dokumentų valdymas“, „Verslo procesų valdymas“ ir „Biuras“ sąveikos dėka vieninga sistema padidinti organizacijos efektyvumą su visiško atitikimo buitinės tradicijos ir biuro darbo standartai. Visi kiekvieno modulio numatyti mechanizmai gali būti naudojami įvairiuose „popierinių“ ir „elektroninių“ darbo su dokumentais etapų kombinacijomis. Tuo pačiu tradicinis „popierinis“ biuro darbas darniai įsilieja į organizacijos elektroninį dokumentų valdymą su išvystytais horizontaliais ryšiais.

Perkant įvairius mobiliosios ir buitinės elektronikos komponentus Sotovik-M parduotuvėje, rekomenduojame pakeliui apsirūpinti kanceliarinėmis prekėmis – bet kokio verslo darbo procesus ar ne pelno įstaiga. Jei norite pirkti raštinės reikmenis urmu, peržiūrėkite mūsų asortimentą.

Didmeninių kanceliarinių prekių pirkimas iš gamintojo (didmeninė prekyba raštinės reikmenimis, didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis Maskva) yra efektyvus būdas žymiai sutaupyti nuolat aprūpinant įmonės biurą didmeninėmis kanceliarinėmis prekėmis. Norite pigiai didmeninės prekybos kanceliarinėmis prekėmis? Kartą per ketvirtį ar pusmetį užsakydami didelę partiją rašiklių, pieštukų, sąvaržėlių, bloknotų ir kitų smulkių daiktų, jums nereikės gaišti laiko dar vienam mėnesiniam pristatymui. Masinis kanceliarinių prekių pirkimas urmu naudingas ir vyriausybinėms organizacijoms – daugeliui administracijų švietimo įstaigos dideliais kiekiais pirkti raštinės reikmenis mokyklai, darželis arba universitetas. Didmeninės prekybos raštinės reikmenimis įmonės palaiko tinkamą kainų politika, todėl Sotovik-M parduoda rašymo reikmenis už nedidelę kainą - kanceliarinių prekių didmeninė prekyba pigi. Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis Maskvoje (didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis Maskva, didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis Maskva) mūsų internetinėje parduotuvėje.

Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis yra labai pigi. Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis Maskvoje

Kanceliarinės prekės urmu mūsų parduotuvėje už vieną geriausių kainų. Jei planuojate pirkti mokyklinius raštinės reikmenis urmu, didmeninė prekyba raštinės reikmenimis adresu žemos kainos arba užsisakykite neįprastų kanceliarinių prekių suvenyrų parduotuvei urmu, Sotovik-M yra tai, ko jums reikia! Pirkite raštinės reikmenis urmu – nuo ​​įprastų sąsiuvinių iki antspaudų ir vizitinių kortelių – už patrauklią kainą ir greitą pristatymą visoje Rusijoje. Didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis yra labai pigi!

V didelių įmonių Kasmet susirašinėjama su dešimtimis tūkstančių sandorio šalių, tūkstančiai darbuotojų kuria vidinius dokumentus. Dalis korespondencijos gali būti gaunama ir tvarkoma popierine forma. Elektroninės biuro valdymo sistemos padeda įmonėms kelis kartus padidinti darbo efektyvumą ir suformuoti vieną visų dokumentų saugyklą.

„Office“ apima visą darbo su popieriniais dokumentais ciklą: nuo įvedimo ir registravimo iki pateikimo archyvui. Funkcionalumas visiškai atitinka Rusijos biuro darbo standartus, leidžiantis automatizuoti daugumą „rankinių“ operacijų.

Bylų nomenklatūros ir registravimo žurnalų tvarkymas

Patvirtinta bylų nomenklatūros sudėtis saugoma specialiame sistemos kataloge. Decentralizuotos dokumentų apskaitos atveju numatytos registravimo vietos struktūriniuose padaliniuose.

Bylų nomenklatūra

Rengiant dokumentus perdavimui į archyvą kiekvienai nomenklatūros bylai galima automatiškai atsispausdinti bylos viršelį, taip pat dokumentų inventorių. Pasirengimo archyviniam saugojimui ir paieškai archyve laikas sutrumpėja kelis kartus.

Dokumentų registravimas

Norėdami įvesti dokumentą į DIRECTUM, užpildykite reikiamus registracijos kontrolės kortelės (RCC) laukus ir registracijos numeris bus priskirtas automatiškai. Lanksti numeravimo sistema leidžia savavališkai ir automatiškai priskirti numerį dokumentui kiekvieno registracijos žurnalo kontekste. Į numerį gali būti įtrauktas skyriaus kodas, žurnalo kodas ir bet kokia reikalinga informacija. Įdiegus sprendimą, vidutinis dokumentų registravimo laikas sutrumpėja 35-50%.

RKK pavyzdys

RKK yra pirminiai duomenys (padalinys, registracijos data, registracijos numeris ir kt.), taip pat informacija apie bet kurio popierinio dokumento būseną, pavyzdžiui, jo buvimo vieta. Perkeliant dokumentą tarp padalinių, kiekviena registracijos vieta turi savo RSC. Galite stebėti popierinio dokumento judėjimą įmonėje sukurtų RCM grandine.

Taip pat prie RKK galite pridėti dokumentą ar jo nuskenuotą vaizdą. Norint greitai įvesti didelį kiekį dokumentų, naudojama srautinio perdavimo įvesties paslauga DIRECTUM Capture Service. Ji palaiko įvairius dokumentų įvedimo būdus: fiksavimą iš el. pašto arba failų sistemos (pavyzdžiui, iš skaitytuvo).

RCM kūrimo ir duomenų užpildymo funkcija gali būti perkelta į išmaniuosius Ario mechanizmus. Gavę dokumentą, savarankiškai jį klasifikuoja, atpažįsta tekstą ir užpildo RKK ištraukta reikšminga informacija. Tarnautojas gali tik patikrinti užpildymo teisingumą. Tai leidžia dar labiau sutrumpinti registracijos laiką ir sumažinti įprastų operacijų skaičių.

Gaunamų dokumentų svarstymas ir įforminimas

Užregistravęs gaunamą dokumentą, tarnautojas keliais paspaudimais išsiunčia jį vadovui svarstyti. Remdamasis dokumento svarstymo rezultatais, sekretorius arba pats vadovas sudaro dokumento instrukcijas.

Jei vadovas turi padėjėją, pirminę dokumento peržiūrą su nutarimo projekto parengimu atlieka jo padėjėjas. Vadovas gali tik pritarti nutarimo projektui ir išsiųsti nurodymus vykdyti.

Vykdant pavedimus užtikrinama:

• korespondencijos dėl vykdymo taisymas;
• delegavimo ir siuntimo peržiūrėti galimybė;
• terminų kontrolė, prašymai dėl naujo termino.

Prižiūrėtojai stebi veiklą vizualiai. Visi darbo dalyviai turi prieigą prie trumpos santraukos, atspindinčios susijusių užduočių būseną.

Quest medis

Laiškų siuntimas korespondentams

Sprendimas yra glaudžiai integruotas su moduliu „Keistis su sandorio šalimis“. Patvirtinus siunčiamą laišką, jį lengva išsiųsti gavėjams per dokumentų apsikeitimo sistemas – taip nebereikia pakartotinai spausdinti dokumento ir sumažėja pristatymo išlaidos.

Be to, siunčiamiems dokumentams galite nurodyti organizacijų adresų sąrašą ir automatiškai siųsti el. laiškus gavėjams arba spausdinti vokus, atitinkančius Rusijos pašto standartus.

Vokų spausdinimas

Organizacinių ir administracinių dokumentų ruošimas ir susipažinimas su jais

Registracija ir siuntimas tvirtinti administracinius dokumentus visiškai automatizuotas. Pakanka veiksmo vedlyje užpildyti reikiamus duomenis, po kurių sistema sugeneruos dokumentą ir išsiųs reikiamiems darbuotojams patvirtinti ir pasirašyti:

Pasirašius organizacinį ir administracinį dokumentą galima išsiųsti suinteresuotiems darbuotojams susipažinti. Norėdami tai padaryti, turite užpildyti adresatų sąrašą RKK. Šis sąrašas taip pat gali būti naudojamas ateityje platinant kitą dokumentą.

Darbuotojai iš adresų sąrašo gauna užduotis susipažinti su dokumentu. DIRECTUM sistemoje norint patvirtinti susipažinimą, pakanka atlikti užduotį. O jei užduotis siunčiama susipažinti su dokumentu, kuris neįvestas į sistemą, tai užduoties tekste tai nurodoma ir vykdytojai susipažįsta su dokumentu popierine forma.

Paieška ir analizė

Pagal žinomas detales galima rasti ir patį elektroninį dokumentą, ir jo RKK kartu su informacija apie dokumento vykdymo vietą ir etapą.

Ieškoti pagal RKK

Taip pat greitai galite rasti norimą dokumentą kartu su RKK pagal brūkšninį kodą ant popierinio dokumento analogo. Dėl greitos identifikavimo technologijos brūkšninį kodą nuskaito specialus skaitytuvas, po kurio sistema automatiškai suranda dokumentą ir susijusius darbus.

Rasto dokumento veiksmų langas

Vartotojų darbo efektyvumui analizuoti sistemoje pateikiamos specializuotos ataskaitos: „Susipažinimo sąrašas“, „Užsakymų vykdymo laiko kontrolė“, „Užsakymų vykdymo statistika“, „Grąžinami dokumentai“ ir kt.

Pranešimo pavyzdys

Žiniatinklio klientas gali būti naudojamas nuotoliniuose geografiškai paskirstytos organizacijos biuruose arba kaip pagrindinis klientas, suteikiantis kelių platformų ir lengvą administravimą. Viskas, ko jums reikia, yra interneto prieiga, kad galėtumėte dirbti.

Priimamas RKK interneto biure

Įgyvendinimo efektas

Naudodamiesi sprendimu darbuotojai laiku gaus įsakymus ir nurodymus vykdyti. Vykdymo kontrolė valdymo sprendimai tampa visiškai skaidrus.

• Iki minimumo sumažina dokumentų praradimo riziką
• 2 kartus sutrumpės siunčiamo laiško rengimo ir tvirtinimo laikas
• 12 kartų paspartinti popierinių dokumentų vietos paiešką
• 2 kartus bus paspartintas informacijos vadovybei paruošimas nurodymų vykdymui
• iki 20 proc. padidinti vadovybės nurodymų vykdymą

Išskirtinis bruožas Olymp elektroninės kanceliarinės prekės – tai turtingas funkcionalumas, kilęs iš klasikinio biuro darbo.

Ant didelio pramonės įmonė Sekretoriaus (raštininko) užduotys yra ne tik dokumentų registravimas, bet ir daugybė kitų užduočių:

• vadovo, kuriam perduoti nagrinėti gaunamą dokumentą, nustatymas
• išankstinių nutarimų rengimas
• dokumento pristatymas rangovui
• originalus grąžinimo valdymas
• apibendrinta užduoties atlikimo analizė
• užsakymų vykdymo kontrolė
• galutinių ataskaitų apie neatliktas užduotis formavimas
• siunčiamų dokumentų siuntimas
• paprašius ieškokite norimo dokumento
• spausdinimas, skenavimas
• ir netgi daugybės dokumentų saugojimas. Už visa tai atsakingas geras tarnautojas.

Elektroninis biuras Olympus gali atlikti šį darbą geri žmonės lengviau ir efektyviau!

Automatinė registracija:

Automatinis pakartotinai gaunamų dokumentų valdymas

Pati sistema sugauna į organizaciją vėl patenkančius dokumentus ir apie tai įspėja.

Automatiniai pranešimai apie originalo grąžinimą

Sistema pateikia originalo judėjimo schemą, o jei jis laiku negrąžins, praneš registratoriui.

Patogi komunikacijos sistema

Dokumentų nuorodos „Olympus“ siūlo galimybę gauti išsamią visų susijusių dokumentų, įskaitant archyvinius, istoriją, sukurtą papildomai, panaikinant ar keičiant.

Ataskaitų kūrėjas

Naudodamasis Olympus sistemos ataskaitų kūrėju, darbuotojas gali susikurti jam reikalingas ataskaitas nesikreipdamas į administratoriaus ar programuotojo pagalbą. Taip dažnai generuojamos ataskaitos apie neįvykdytus arba kontrolinius dokumentus.

Lanksti filtravimo sistema

Olympus sistema suteikia galimybę vykdyti užklausą ieškoti dokumentų naudojant filtro eilutę. Filtro eilutė leidžia suformuluoti daug kintamųjų norimo dokumento paieškos sąlygų.

Elektroninis biuras Olympus sistemoje yra skaitmeninio biuro darbo organizavimo įrankis. Šiame segmente kaupiama visa su įmonės dokumentais susijusi informacija. Jame yra vartotojo darbo istorija; saugo visas dokumentų nuorodas; informuoja apie terminą; apima visus su dokumentu sukurtus failus; pateikia atsakymus į vykdytojų ir atsakingų už dokumentą klausimus bei jų darbo rezultatus.

Vykdymo kontrolė

Vykdymo kontrolė Olympus sistemoje- tai gilus funkcionalumas, teikiantis informaciją apie instrukcijų vykdymo laiką, etapus ir rezultatus. Ši funkcija yra visoje sistemoje – nuo ​​elektroninio biuro iki struktūrinės saugyklos. Funkcionalumas grindžiamas dokumento ir nurodymų įvykdymo terminais bei informavimu apie šių terminų nesilaikymą.

Vykdymo kontrolės vizualizacija

1. Spalvų indikacija ir pranešimai iš Olympus sistemos apie termino gedimą.
2. Specializuotas režimas su bendru gautų, priimtų, laiku atliktų užduočių skaičiumi, atliktų su vėlavimu laikotarpiais, neatliktų laiku.
3. Visa ataskaitų sistema apie instrukcijų vykdymą dokumento kontekste, vykdytojai, kontrolieriai.

Specialus valdymas

Siekiant laiku ir kokybiškai atlikti užduotis, Olympus turi specialios kontrolės sistemą. Jo esmė ta, kad visi svarbiausi suvaldyti uždaviniai turi pereiti pašalinimo iš kontrolės procedūrą, t.y. uždarymas. Tam tikrais atvejais, norint pašalinti užduotį iš kontrolės, reikalingas kompetentingo specialisto atlikto darbo kokybės įvertinimas. Tada sistema gali papildomai taikyti patvirtinimo procedūrą.

Kontrolės įsakymo formavimas

1. Išduodant kontrolės įsakymus kartu paskiriamas vadovaujantis, o prireikus ir patvirtinantis darbuotojo kokybišką darbą.
2. Kontroliniams užsakymams drausmės atlikimo koeficientas skaičiuojamas automatiškai.
3. Specialusis režimas „Valdymo užduočių vykdymo analizė“ rodo informaciją apie valdymo užduočių vykdymo savalaikiškumą.
4. Analitinės plokštės darbalaukyje paverčia šią informaciją grafine forma.

Dokumentų valdymas

Svarbiausia yra tinkamas dokumentų valdymas efektyvus darbas skyrius, padalinys, tarnyba ir visa organizacija. „Dokumentų valdymas“ „Olympus“ sistemoje yra modernus didelio masto įmonės valdymo įrankis, ypač orientuotas į aukšto lygio verslo procesus.

„Dokumentų valdymas“ yra Dokumentų valdymo modulio – Olympus – Segmentas, pastatytas planuotojo principu, t.y. visos darbuotojo gautos užduotys ir dokumentai surikiuojami į vieną sąrašą.

Sąraše rodomas užduoties tipas, tema, turinys, gavimo data, terminas, iš ko ji atėjo. Šį sąrašą galima nesunkiai papildyti norima stulpeliu.

Raudonas fonas rodo uždelstą užduotį, kuri padės nepamiršti ją atlikti. Sistema turi išplėstinį valdymą, kai spalvos indikacija praneša apie artėjantį dokumento terminą.

Skirtukų sąraše galite pamatyti visą papildomą informaciją, reikalingą sprendimui priimti. Tai dokumento tekstas, detali užduotis, judėjimo istorija ir susiję dokumentai.

Programa leidžia lengvai rasti norimą dokumentą, taip pat pakelti darbo su juo istoriją. Be to, istorijoje galite pamatyti, kiek ratų dokumentas jau vaikšto, kas jį paėmė į darbą, o kas dar ne.

Greitas informacijos gavimas:

• kas inicijavo dokumentą;
• kas sutiko;
• kas jį turi šiuo metu;
• kokius komentarus ir kas pateikė dėl dokumento;
• ar šis dokumentas yra susijęs su kitais dokumentais ir kaip, su galimybe atidaryti, įskaitant susijusius dokumentus;
• darbuotojui, tarnybai, padaliniui ar visai įmonei, žiūrėkite įvykdytų ir neįvykdytų užsakymų paveikslėlį.

Lengvas darbas su dideliu dokumentų rinkiniu:

• pati sistema sugeneruoja svarstytinų dokumentų sąrašą;
• sistema sufleruoja, dėl kokių dokumentų reikia priimti skubų sprendimą;
• sistema informuoja apie besibaigiantį laikotarpį;
• sistema leidžia deleguoti savo darbus ir lengvai kontroliuoti savalaikį atlikimą;
• sistema leidžia gauti bet kurio dokumento darbo istoriją;
• sistema leis Jums nesant paskirti pavaduotojus ir pamatyti, kaip dirbo pavaduotojas.

Paprastas dokumentų valdymas:

• informacijos mainų greičio didinimas;
• darbuotojų vykdomosios drausmės lygio didinimas;
• sutarčių įvykdymo terminų laikymasis;
• galimybė greitai gauti reikiamą informaciją nepakeliant iš darbo vietos.

Sandėliavimo struktūra

Olympus sistemos struktūrizuota dokumentų saugykla – tai ne tik biblioteka su ribota prieiga prie aplankų, tai yra individuali kiekvieno darbuotojo „žinių bazė“. „Olympus“ saugyklos kūrimo principas pagrįstas vartotojo prieigos prie skyrių, aplankų, dokumentų, failų teisėmis. Sistema automatiškai sukuria individualią archyvo struktūrą kiekvienam darbuotojui. Vartotojas mato tik tuos skyrius ir dokumentus, į kuriuos turi teises.

Be to, darbuotojas turi galimybę nukopijuoti dalį archyvo struktūros, aplankų, dokumentų į asmeninę saugyklą. Ši funkcija leis vartotojui dar greičiau gauti jam reikalingą informaciją, dokumentą.

Skliautos užpildymas

„Olympus“ sistemos saugykla dokumentais užpildoma automatiškai, kai baigiamas darbo su dokumentu ciklas. Ši technologija leidžia kaupti reikalingi dokumentai atitinkamuose skyriuose, specialiai neskiriant laiko šiam darbui.

Atsiradus naujam dokumentui saugykloje, sistema praneša darbuotojui, ar jis yra užsisakęs tokius pranešimus.

Lengvas darbas su dokumentais

„Olympus“ saugykla išsiskiria funkcinėmis paslaugomis, kurios lemia darbo su dokumentais patogumą:

• Versijų kūrimas;
• Dokumentų nuorodos (panaikintų, pripažintų negaliojančiais, papildomai);
• Ištrauka iš archyvo;
• Originalo išdavimas;
• Sandėliavimo atributai (inventoriaus numeris, saugykla, stelažas, lentyna, kopijų skaičius).