În mod obișnuit, sarcina asigurării fluxului de lucru „pe hârtie” și a monitorizării executării comenzilor revine diviziilor organizației implicate în munca de birou: biroul, managementul de caz, precum și cei responsabili cu munca de birou din diviziile structurale. Acestora le este destinat modulul „Office” al sistemului electronic de management al documentelor și interacțiunilor DIRECTUM. Acest modul facilitează operațiunile de rutină de prelucrare a hârtiei în conformitate cu cerințele GDPR, pe care tradiționalul Tehnologia rusă munca de birou:

• înregistrarea unificată a întregii corespondențe de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne folosind carduri de înregistrare și control (RCC);
• înregistrarea locației unui document pe hârtie în orice etapă a acestuia ciclu de viață: luarea în considerare de către conducere, aprobarea proiectului de document, execuție etc.;
• controlul asupra executării la timp a instrucțiunilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
• radierea documentelor în cauză în conformitate cu nomenclatorul cazurilor adoptat în organizație;
• căutare rapidă a informațiilor necesare privind starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
• obținerea formularelor și jurnalelor standard necesare, precum și a rapoartelor statistice privind fluxul de lucru al organizației.

În plus, modulul „Office” vă permite să organizați schimbul între diferite organizații. Cu acest schimb, este posibil să se utilizeze semnatura electronica(ES) și mecanismele speciale ale sistemului vă permit să controlați livrarea documentelor. Principiile schimbului se bazează pe standardul industrial pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare suport de documentare Management”, aprobat de Breasla Managerilor Recordurilor.

Mentinerea nomenclatorului cazurilor si a jurnalelor de inregistrare

Sistemul de numerotare flexibilă vă permite să atribuiți un număr unui document dintr-o secțiune jurnal electronicînregistrare. Pentru fiecare jurnal, este stabilită o metodă arbitrară de numerotare automată a documentelor din jurnal. Numărul poate include un cod de departament, un cod de jurnal și orice alte detalii necesare.

La pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă pentru fiecare dosar de nomenclator, puteți tipări coperta dosarului, precum și un inventar al actelor cauzei, ceea ce reduce semnificativ timpul de pregătire a documentelor pentru depozitarea arhivă.

Înregistrarea documentelor

Pentru înregistrarea documentelor în modulul „Oficiu” se folosesc carduri de înregistrare și control (RCC) care conțin toate datele primare (corespondent, unitate organizatorică, reprezentant al organizației, data înregistrării, numărul de înregistrare, subiectul și rezumatul documentului). , modalitatea de livrare etc. ), precum și informațiile necesare despre starea oricărui document pe hârtie al organizației (locație, stare de execuție etc.). Pentru documentele trimise, puteți specifica o listă de distribuție pentru organizații.

Sistemul implementează posibilitatea înregistrării documentelor atât de la organizații, cât și de la cetățeni.

Pentru organizațiile care utilizează înregistrarea descentralizată a documentelor, sistemul utilizează locuri de înregistrare - locuri de muncă ale secretarilor și personalului de birou. Fiecare loc de înregistrare poate deservi una sau mai multe divizii. În funcție de locurile de înregistrare, este posibilă diferențierea drepturilor de acces la date.

La mutarea unui document între departamente, fiecare loc de înregistrare poate avea propriul RSC. Astfel, apare un lanț RKK, de-a lungul căruia este posibilă urmărirea mișcării unui document pe hârtie nu doar între angajații din cadrul unui departament, ci și între departamente. În plus, prin RSC se realizează între ele interconectarea documentelor înregistrate ale sistemului, precum: „În răspuns la”, „În execuție”, etc.

Procedura de înregistrare este simplă și constă în completarea câmpurilor obligatorii din RKK, în timp ce numărul de înregistrare este atribuit automat.

Când vă înregistrați direct din RKK, este posibil să introduceți un document scanat (electronic) în modulul „Gestionarea documentelor electronice” cu atașarea sa automată la RKK. Pentru introducerea promptă a unui volum mare de documente se folosesc serviciile de intrare în sistem, care asigură introducerea în linie a documentelor în modul. În viitor, RKK, precum și documentul electronic introdus, pot fi găsite cu ușurință prin codul de bare de pe analogul de hârtie al documentului, datorită tehnologiei de identificare rapidă încorporată în sistem.

Potrivit RKK, jurnalele documentelor de intrare și de ieșire sunt tipărite. Pentru documentele trimise, puteți genera și imprima automat un autocolant pe plic.

Deplasarea si executarea documentelor

După înregistrare, documentul primit parcurge etapele de luare în considerare, rezolvare, control și executare a documentului. În același timp, lucrările ulterioare ale executorilor cu documentul pot fi efectuate complet în în format electronic. Acest lucru reduce foarte mult timpul petrecut de artiști și previne pierderea accidentală a originalului.

În funcție de stilul de lucru al managerului, documentul este considerat de acesta fie pe hârtie, fie în formă electronică.

În baza rezoluției emise de șef, actul poate fi pus sub control cu ​​numirea executorilor, instrucțiuni și termene. Pentru directorii care lucrează cu modulul Business Process Management, secretarul sau managerul însuși pot crea rapid o sarcină direct din RKK. Lucrul cu sarcini face posibilă utilizarea în cea mai mare măsură a posibilităților sistemului de monitorizare a execuției instrucțiunilor, cum ar fi: fixarea corespondenței depline asupra execuției instrucțiunilor; posibilitatea trimiterii spre revizuire; setări flexibile de rutare etc.

Ulterior, pentru sarcinile legate de RSC, puteți recrea rapid istoricul lucrărilor pe document, procedura de aprobare și justificarea deciziei.

Dacă modulul „Oficiu” este utilizat independent, toate instrucțiunile emise interpreților sunt introduse de către secretar în RSC al documentului, după care este monitorizată executarea lor la timp. În același timp, pentru utilizatorii neautomatizați, instrucțiunile pot fi tipărite.

Când lucrați cu documente electronice, toate mișcările documentelor sunt efectuate prin sarcini, în timp ce locația unui document pe hârtie în orice moment este înregistrată într-o filă specială a RKK. Acest lucru vă permite să găsiți rapid originalul de hârtie al documentului prin intermediul RKK. Lucrul cu documentele interne și de ieșire se bazează pe aceleași principii.

Schimb de documente electronice între sisteme

Cu ajutorul sistemului, este posibil să se organizeze schimbul de documente electronice oficiale, semnificative din punct de vedere juridic între organizații. Schimbul de documente se bazează pe utilizarea standardului industriei pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru managementul documentelor”, aprobat de Breasla Administratorilor de Documente.

Documentele pot fi schimbate între diviziuni structurale o companie (holding) și între organizații partenere independente. În același timp, părțile la schimb pot utiliza diferite sisteme electronice de gestionare a documentelor sau pot să nu lucreze deloc cu astfel de sisteme.

Dacă schimbul se face între diviziile unei companii (holding), atunci lucrul cu documente are loc în modulele „Gestionare electronică a documentelor”, „Managementul proceselor de afaceri” și „Birou”. Dacă schimbul se face între terți, atunci documentul electronic este exportat din sistem într-un fișier ESD. A doua parte poate fie să importe un document ESD în propriul său sistem electronic de gestionare a documentelor (cu condiția ca acest format să fie acceptat de acest sistem; formatul ESD este deschis), fie să folosească programul distribuit gratuit DIRECTUM OverDoc pentru a lucra cu un document ESD. DIRECTUM OverDoc vă permite să vizualizați documentul, atributele acestuia și toate ES cu care a fost semnat documentul, inclusiv marcatorul de autenticitate.

Căutarea și analiza informațiilor

Din momentul înregistrării oricărui document în sistem, puteți găsi atât cartela de înregistrare a acestuia, împreună cu informații despre locația și procesul de executare a documentului, cât și documentul electronic în sine.

Sistemul caută după numere de înregistrare, corespondent, autor al rezoluției, precum și după toate detaliile RKK și combinația lor arbitrară.

În plus, sistemul oferă rapoarte de specialitate care măresc semnificativ eficiența muncii utilizatorilor: Documente luate în considerare, Comenzi restante, Documente de returnat etc.

Modulul web „Office”

Modulul web „Office” este conceput pentru a automatiza lucrul cu documente oficiale pe hârtie, cum ar fi documente administrative, scrisori primite și trimise, instrucțiuni, note și note. Facilitează manipularea documentelor pe hârtie.

Prelucrarea documentelor pe hârtie se realizează în conformitate cu cerințele GSDOU, pe care se bazează tehnologia tradițională de birou rusă.

Modulul web „Office” are ca scop rezolvarea următoarelor sarcini:

• înregistrarea unificată a întregii corespondențe de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne, folosind carduri de înregistrare și control;
• controlul asupra executării la timp a instrucțiunilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
• căutare rapidă a informațiilor necesare privind starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
• obținerea formularelor și jurnalelor standard necesare, precum și a rapoartelor statistice privind fluxul de lucru al organizației.

Baza modulului web „Cancelaria” este alcătuită din cărți de referință „Fișe de înregistrare și control”, „Trecini pentru RRC”, „Nomenclatorul cauzelor”.

Beneficiile integrării modulului „Office” cu alte module ale sistemului

Astfel, datorită interacțiunii modulelor „Electronic Document Management”, „Business Process Management” și „Office” din cadrul sistem unificat creste eficienta organizatiei cu deplină concordanță tradițiile interne și standardele muncii de birou. Toate mecanismele furnizate de fiecare modul pot fi utilizate în diferite combinații de etape „hârtie” și „electronice” de lucru cu documente. În același timp, munca tradițională de birou „de hârtie” se încadrează armonios în gestionarea documentelor electronice a unei organizații cu conexiuni orizontale dezvoltate.

Atunci când achiziționați o varietate de componente pentru electronice mobile și de larg consum în magazinul Sotovik-M, vă recomandăm să faceți stocuri de papetărie pe parcurs - procesele de lucru ale oricărei afaceri sau institutie nonprofit. Dacă doriți să cumpărați articole de papetărie în vrac, atunci vedeți gama noastră.

Cumpărarea de articole de papetărie en-gros de la producător (en-gros de papetărie, en-gros de papetărie Moscova) este o modalitate eficientă de a economisi semnificativ la furnizarea constantă a biroului companiei cu articole de papetărie angro. Vrei articole de papetărie cu ridicata ieftin? Comandând un lot mare de pixuri, creioane, agrafe, blocnote și alte articole mici o dată pe trimestru sau jumătate de an, nu trebuie să pierdeți timp pentru a efectua o altă livrare lunară. Achizițiile în vrac de articole de papetărie în vrac sunt utile și pentru organizațiile guvernamentale - multe administrații institutii de invatamant cumpărați articole de papetărie în vrac pentru școală, grădiniţă sau universitate. Companiile de papetărie en-gros mențin un adecvat Politica de prețuri, așa că „Sotovik-M” vinde accesorii de scris la un preț avantajos - papetăria en-gros este ieftină. En-gros de papetărie în Moscova (en-gros de papetărie Moscova, en-gros de papetărie Moscova) în magazinul nostru online.

Papetaria cu ridicata este foarte ieftina. En-gros de papetărie în Moscova

Papetarie in vrac in magazinul nostru la unul dintre cele mai bune preturi. Dacă intenționați să cumpărați articole de papetărie școlare în vrac, papetărie en-gros la preturi mici sau comandați în vrac articole de papetărie neobișnuite pentru un magazin de suveniruri, Sotovik-M este ceea ce aveți nevoie! Cumpărați articole de papetărie în vrac, de la caiete obișnuite până la produse ștampilate și cărți de vizită, la un preț atractiv cu livrare promptă în toată Rusia. Noi articolele de papetărie cu ridicata sunt foarte ieftine!

V companii mari Corespondența cu zeci de mii de contrapărți se realizează anual, iar mii de angajați creează documente interne. O parte din corespondență poate fi primită și procesată pe hârtie. Sistemele de birouri electronice ajută companiile să-și crească eficiența de mai multe ori și să formeze un singur depozit al tuturor documentelor.

„Oficiu” acoperă întregul ciclu de lucru cu documente pe hârtie: de la introducere și înregistrare până la depunerea în arhivă. Funcționalitatea respectă pe deplin standardele rusești de lucru de birou, permițându-vă să automatizați majoritatea operațiunilor „manuale”.

Mentinerea nomenclatorului cazurilor si a jurnalelor de inregistrare

Alcătuirea aprobată a nomenclatorului de cazuri este păstrată într-un director special al sistemului. În cazul contabilizării descentralizate a documentelor sunt prevăzute locuri de înregistrare în cadrul diviziilor structurale.

Nomenclatura de caz

La pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă pentru fiecare carcasă de nomenclatură, puteți tipări automat coperta carcasei, precum și un inventar al documentelor. Timpul de pregătire pentru stocarea arhivei și căutarea în arhivă este redus de mai multe ori.

Înregistrarea documentelor

Pentru a introduce un document în DIRECTUM, completați câmpurile obligatorii ale cardului de control al înregistrării (RCC), iar numărul de înregistrare va fi atribuit automat. Un sistem flexibil de numerotare vă permite să atribuiți un număr unui document în contextul fiecărui jurnal de înregistrare în mod arbitrar și automat. Numărul poate include un cod de departament, un cod de jurnal și orice detalii necesare. Odată cu implementarea soluției, timpul mediu de înregistrare a documentelor se reduce cu 35-50%.

Exemplu RKK

RKK conțin date primare (subdiviziune, data înregistrării, numărul de înregistrare etc.), precum și informații despre starea oricărui document pe hârtie, de exemplu, locația acestuia. La mutarea unui document între departamente, fiecare loc de înregistrare are propriul RSC. Puteți urmări mișcarea unui document pe hârtie în cadrul companiei de-a lungul lanțului de RCM create.

De asemenea, puteți atașa un document sau imaginea acestuia scanată la RKK. Pentru introducerea rapidă a unui volum mare de documente, se utilizează serviciul de intrare în flux DIRECTUM Capture Service. Acceptă diverse moduri de introducere a documentelor: capturare din e-mail sau din sistemul de fișiere (de exemplu, de pe un scanner).

Funcția de creare a RCM și de completare a datelor poate fi transferată către mecanismele inteligente ale Ario. După ce au primit documentul, îl clasifică în mod independent, recunosc textul și completează RKK cu informațiile semnificative extrase. Funcționarul poate verifica doar corectitudinea umplerii. Acest lucru vă permite să reduceți și mai mult timpul de înregistrare și să reduceți numărul de operațiuni de rutină.

Luarea în considerare și executarea documentelor primite

După înregistrarea documentului primit, funcționarul îl trimite șefului pentru examinare în câteva clicuri. Pe baza rezultatelor examinării documentului, secretarul sau șeful însuși formează instrucțiuni pentru document.

Dacă conducătorul are un asistent, revizuirea prealabilă a documentului cu pregătirea unui proiect de hotărâre este efectuată de asistentul său. Liderul poate doar aproba proiectul de rezoluție și poate trimite instrucțiuni pentru executare.

În procesul de executare a ordinelor se asigură următoarele:

• fixarea corespondenței la execuție;
• posibilitatea delegării și trimiterii spre revizuire;
• controlul termenelor limită, solicitări pentru un nou termen limită.

Supraveghetorii urmăresc performanța vizual. Toți participanții la lucru au acces la un scurt rezumat care reflectă starea sarcinilor conexe.

Arborele de căutare

Trimiterea de scrisori către corespondenți

Soluția este strâns integrată cu modulul „Schimb cu contrapărți”. Odată ce o scrisoare de ieșire a fost aprobată, este ușor să o trimiteți destinatarilor prin intermediul sistemelor de schimb de documente - acest lucru elimină nevoia de a tipări în mod repetat un document și reduce costurile de livrare.

În plus, pentru documentele trimise, puteți specifica o listă de corespondență pentru organizații și puteți trimite automat e-mail-uri destinatarilor sau tipăriți plicuri care îndeplinesc standardele Poștei Ruse.

Imprimare plicuri

Pregatirea si familiarizarea cu documentele organizatorice si administrative

Înregistrare și trimitere spre aprobare acte administrative complet automatizat. Este suficient să completați datele necesare în vrăjitorul de acțiuni, după care sistemul va genera un document și îl va trimite angajaților necesari pentru aprobare și semnare:

După semnare, documentul organizatoric și administrativ poate fi trimis angajaților interesați pentru revizuire. Pentru a face acest lucru, trebuie să completați o listă de corespondență în RKK. Această listă poate fi folosită și în viitor pentru a distribui un alt document.

Angajații din lista de corespondență primesc sarcini pentru a se familiariza cu documentul. În sistemul DIRECTUM, pentru a confirma familiarizarea, este suficient să finalizați sarcina. Și dacă o sarcină este trimisă pentru a se familiariza cu un document care nu este introdus în sistem, atunci acest lucru este indicat în textul sarcinii, iar executanții se familiarizează cu documentul pe hârtie.

Căutare și analiză

Conform detaliilor cunoscute, atât documentul electronic în sine, cât și RSC-ul acestuia pot fi găsite împreună cu informații despre locația și stadiul executării documentului.

Căutați după RKK

De asemenea, puteți găsi rapid documentul dorit împreună cu RKK prin codul de bare de pe analogul de hârtie al documentului. Datorită tehnologiei de identificare rapidă, codul de bare este citit de un scaner special, după care sistemul găsește automat documentul și lucrările aferente.

Fereastra de acțiune pentru documentul găsit

Pentru a analiza eficiența muncii utilizatorilor, sistemul furnizează rapoarte de specialitate: „Lista de familiarizare”, „Controlul timpului de executare a comenzilor”, „Statistici de executare a comenzilor”, „Documente de returnat” etc.

Exemplu de raport

Clientul web poate fi utilizat în birourile la distanță ale unei organizații distribuite geografic sau ca client principal, oferind multi-platformă și ușurință în administrare. Tot ce ai nevoie este acces la internet pentru a lucra.

RKK primit în biroul web

Efect de implementare

Folosind soluția, angajații vor primi ordine și instrucțiuni de executare în timp util. Controlul execuției decizii de management devine complet transparent.

• La minim reduce riscul pierderii documentelor
• de 2 ori timpul pentru pregătirea și aprobarea unei scrisori de ieșire va fi redus
• de 12 ori accelerați căutarea locației documentelor pe hârtie
• de 2 ori va fi accelerată pregătirea informaţiilor către conducere pentru executarea instrucţiunilor
• cu 20% cresterea executiei instructiunilor din partea conducerii

Trăsătură distinctivă Papetaria electronică Olymp este funcționalitatea sa bogată, care provine din munca clasică de birou.

Pe un mare întreprindere industrială Sarcinile secretarului (grefierului) nu sunt doar înregistrarea documentelor, ci și o serie de alte sarcini:

• determinarea conducătorului căruia să-i transfere documentul primit în vederea rezolvării
• pregătirea pre-rezoluţiilor
• livrarea documentului către antreprenor
• controlul original al returului
• analiza sumară a performanței sarcinii
• controlul asupra executării comenzilor
• formarea rapoartelor finale privind sarcinile restante
• trimiterea documentelor de ieșire
• căutați documentul dorit la cerere
• imprimare, scanare
• și chiar stocarea unui număr mare de documente. Un bun funcționar este responsabil pentru toate acestea.

Sediu electronic Olympus capabil să facă treaba oameni buni mai usor si mai eficient!

Înregistrare automată:

Control automat al documentelor primite din nou

Sistemul însuși prinde documentele care reintră în organizație și avertizează despre asta.

Notificări automate pentru returnarea originalului

Sistemul oferă o schemă de deplasare a originalului, iar dacă acesta nu este returnat la timp, va anunța registratorul.

Sistem de comunicare convenabil

Legăturile documentelor din Olympus sugerează posibilitatea obținerii unui istoric detaliat al tuturor documentelor conexe, inclusiv a celor de arhivă, create în plus, în anulare sau modificare.

Designer de rapoarte

Folosind proiectantul de rapoarte al sistemului Olympus, un angajat poate crea rapoartele de care are nevoie fără a apela la ajutorul unui administrator sau al unui programator. Așa se generează adesea rapoarte pe documente neîndeplinite sau de control.

Sistem flexibil de filtrare

Sistemul Olympus oferă posibilitatea de a executa o solicitare de căutare a documentelor folosind un șir de filtru. Linia de filtrare vă permite să formulați multe condiții de căutare variabile pentru documentul dorit.

Sediu electronic în sistemul Olympus este un instrument pentru organizarea muncii de birou digital. Acest segment acumulează toate informațiile legate de documentele întreprinderii. Conține istoricul de lucru al utilizatorului; stochează toate linkurile de documente; informează despre termenul limită; include toate fișierele create cu documentul; dă răspunsuri la întrebările executorilor și celor responsabili de document, precum și rezultatele muncii lor.

Controlul execuției

Controlul execuției în sistemul Olympus- aceasta este o funcționalitate profundă care oferă informații despre momentul, etapele și rezultatele execuției instrucțiunilor. Această funcționalitate este prezentă în întregul sistem, de la biroul electronic până la stocarea structurată. Funcționalitatea este construită pe termenele limită de execuție a documentului și instrucțiuni și informarea cu privire la nerespectarea acestor termene.

Vizualizarea controlului execuției

1. Indicații de culoare și mesaje de la sistemul Olympus despre nerespectarea termenului limită.
2. Modul specializat cu numărul total de sarcini primite, duse la serviciu, finalizate la timp, finalizate cu întârziere pe perioade, neterminate la timp.
3. Un întreg sistem de rapoarte privind executarea instrucțiunilor în contextul documentului, executori, controlori.

Control special

Pentru executarea la timp și de înaltă calitate a sarcinilor, Olympus dispune de un sistem de control special. Esența sa este că toate cele mai importante sarcini puse sub control trebuie să treacă prin procedura de scoatere de sub control, adică. închidere. În unele cazuri, pentru a elimina sarcina de sub control, este necesară o evaluare a calității muncii efectuate de un specialist competent. Apoi, sistemul poate aplica suplimentar procedura de confirmare.

Formarea unui ordin de control

1. Emiterea ordinelor de control este însoțită de numirea unui supervizor și, dacă este necesar, de confirmarea performanței de înaltă calitate a unui angajat.
2. Pentru ordinele de control se calculează automat coeficientul de executare a disciplinei.
3. Modul special „Analiza execuției sarcinilor de control” arată informații despre oportunitatea executării sarcinilor de control.
4. Panourile analitice de pe desktop convertesc aceste informații într-o formă grafică.

Managementul documentelor

Gestionarea corectă a documentelor este esențială munca eficienta departament, subdiviziune, serviciu și organizație în ansamblu. „Gestionarea documentelor” în sistemul Olympus este un instrument modern de gestionare a unei întreprinderi la scară largă, axat în mod special pe procese de afaceri de nivel înalt.

„Document Management” este un Segment al modulului Document Management - Olympus, construit pe principiul unui planificator, i.e. toate sarcinile și documentele primite de angajat sunt aliniate într-o singură listă.

Lista arată tipul sarcinii, subiectul, conținutul, data primirii, data scadenței, de la cine provine. Această listă poate fi completată cu ușurință cu coloana dorită.

Un fundal roșu indică o sarcină întârziată, ceea ce vă va ajuta să vă amintiți să o finalizați. Sistemul are control avansat, atunci când indicația de culoare informează despre apropierea termenului limită al documentului.

Sub lista de pe file, puteți vedea toate informațiile suplimentare necesare pentru a lua o decizie. Acesta este textul documentului, sarcina detaliată, istoricul mișcării și documentele aferente.

Programul facilitează găsirea documentului dorit, precum și ridicarea istoricului lucrului cu acesta. Mai mult, în istorie puteți vedea câte cercuri parcurge deja documentul, cine l-a luat în lucru și cine nu a făcut-o încă.

Primirea promptă a informațiilor:

• cine a inițiat documentul;
• care a fost de acord;
• cine o are in acest moment;
• ce comentarii au fost date și de către cine asupra documentului;
• dacă acest document are legătură cu alte documente și cum, cu posibilitatea de a deschide inclusiv documentele aferente;
• pentru un angajat, serviciu, divizie sau întreaga întreprindere în ansamblu, vedeți o imagine a comenzilor executate și neîndeplinite.

Ușurința de a lucra cu o gamă largă de documente:

• sistemul în sine generează o listă de documente pentru a fi luate în considerare;
• sistemul indică ce documente trebuie luată o decizie urgentă;
• sistemul informează despre perioada care se apropie de sfârșit;
• sistemul face posibilă delegarea muncii dumneavoastră și controlul cu ușurință a execuției la timp;
• sistemul vă permite să obțineți istoricul muncii pe orice document;
• sistemul vă va permite să numiți adjuncți în timpul absenței dumneavoastră și să vedeți cum a lucrat adjunctul.

Ușurință în gestionarea documentelor:

• creșterea vitezei de schimb de informații;
• creșterea nivelului de disciplină executivă a angajaților;
• respectarea termenelor de executare a contractelor;
• capacitatea de a obține informațiile necesare, rapid fără a te ridica de la locul de muncă.

Structura de depozitare

Stocarea de documente structurată a sistemului Olympus nu este doar o bibliotecă cu acces limitat la dosare, este o „bază de cunoștințe” individuală a fiecărui angajat. Principiul construirii depozitului Olympus se bazează pe drepturile de acces ale utilizatorului la secțiuni, foldere, documente, fișiere. Sistemul construiește automat o structură de arhivă individuală pentru fiecare angajat. Utilizatorul vede doar acele secțiuni și documente pentru care are drepturi.

Mai mult, angajatul are posibilitatea de a copia o parte din structura arhivei, dosare, documente într-un depozit personal. Această caracteristică va permite utilizatorului să obțină informațiile de care are nevoie, documentul și mai rapid.

Umplerea seifului

Stocarea în sistemul Olympus este umplută automat cu documente ca urmare a încheierii ciclului de lucru cu documentul. Această tehnologie face posibilă acumularea documente necesareîn secțiunile relevante, fără a aloca în mod special timp pentru această lucrare.

Când un nou document apare în depozit, sistemul anunță angajatul dacă este abonat la astfel de notificări.

Ușurință în lucrul cu documente

Stocarea Olympus se distinge prin servicii funcționale care determină comoditatea lucrului cu documente:

• Versiune;
• Legături de documente (anulate, invalidate, în plus);
• Extras din arhivă;
• Eliberarea originalului;
• Atribute de depozitare (număr de inventar, depozitare, raft, raft, număr de copii).