По каким KPI оцениваете качество работы?

По каким причинам удалось/не удалось добиться поставленных для отдела продаж целей?

Правильно ли позиционируете продукт, и насколько ваш процесс продаж является эффективным?

Какие недоработки или сложности есть в построенной вами работе отдела?

Какие планы для отдела ставите на ближайшие 1 месяц/3 месяца/полгода/год?

При наличии каких инструментов вы планирует достичь поставленных целей?

Какие ресурсы вам необходимы для достижения обозначенных выше планов?

Существует ли пошаговый план действий для достижения глобальных целей?

Точно ли у вас все под контролем? Если хотя бы на один из этих вопросов ответа у вас нет, значит, какие-то показатели или процессы ушли из-под вашего контроля. Отсутствие контроля работы отдела продаж может навредить показателям и снизить эффективность работы, как отдельных сотрудников, так и отдела в целом.

Давайте разберемся, какие направления работы вашего отдела могут уйти от вашего контроля и где можно приложить больше усилий для построения эффективной работы.

Чек-лист для контроля отдела продаж

1. Бизнес-процессы и регламенты компании

В любой компании, которая стремится построить организованную работу отделов и сотрудников, есть свод правил и описание процессов, которые позволяют стандартизировать выполнение должностных обязанностей. Регламенты и описание бизнес-процессов упрощают обучение и адаптацию новых сотрудников, оптимизируют инструменты контроля работы отделов и компании в целом, позволяют построить работу организованно и структурно.

Если у вас не описаны процессы и правила работы, вам придется многократно проделывать одну и ту же работу, обучая вновь пришедших сотрудников, и вы не сможет создать организованный рабочий процесс.

2. Работа с клиентами

Вы должны знать, насколько клиенты довольны вашим продуктом и вашей компанией. Являетесь ли вы клиентоориентированными? Считаются ли ваши менеджеры профессиональными и вежливыми?

Если вы упускаете из виду контроль данного процесса, вы рискуете потерять лояльность, а как следствие и самого клиента.

3. Знание продукта

Прежде чем отправлять менеджера на встречи с клиентами, убедитесь в глубине его знаний о продукте, особенно, если предлагаемый продукт сложный, а клиентами являются крупные компании и специалисты в отрасли. Если менеджер знаком с продуктом поверхностно, смотрите риски в пункте 2.

4. и отчетность

Только в цифрах вы можете оценить эффективность текущей работы и построить планы на будущее. При помощи корректных отчетов вы можете понимать, в каких направлениях работы необходимо прикладывать усилия, как работают сотрудники, какая динамика развития отдела и объемов продаж. станет хорошим инструментом для формирования отчетности и контроля отдела в целом.

5. Планирование рабочего времени

Большая проблема в работе менеджеров по продажам — это правильное планирование рабочего времени. Научив своих сотрудников грамотно составлять рабочий план на день и распределению дел по приоритетности, вы позволите функционировать вашему отделу продаж более рационально и эффективно. Правда не стоит забывать, что в рабочем плане должны быть и небольшие перерывы для отдыха. Смена обстановки повышает производительность работы сотрудников. Главное, чтобы все было в меру.

6. Результаты работы

Данный показатель вы должны отслеживать, как минимум, ежедневно. Хорошего руководителя отдела продаж ночью разбуди, он все показатели должен знать)). Важно постоянно держать руку на пульсе, чтобы оперативно среагировать на изменения. На данном показателе держится вся прибыль компании. Определите KPI работы сотрудников, отдела, компании и следите за изменениями данных показателей для того, чтобы корректировать работу неэффективных сотрудников и неэффективных процессов.

7. Отношения в коллективе

Вы должны четко понимать, какие отношения складываются в коллективе отдела продаж. Общая атмосфера очень сильно влияет на работу сотрудников в отдельности и на показатели работы в целом. Негативная атмосфера, также как и попустительское управление, уменьшает интерес и энтузиазм к работе, снижает производительность и результативность сотрудников, создает риски для достижения поставленных показателей. Присмотритесь к своему коллективу: ничего вас не настораживает?

8. Настрой

От отношений в коллективе в том числе, зависит и рабочий настрой. Задача руководителя постоянно контролировать настрой менеджер на достижение показателей. «Заряжайте» своих сотрудников на эффективную работу ежедневно. Одного раза недостаточно. Поверьте, ваши усилия окупятся.

9. Обучение

Если в вашей компании нет сотрудника, отвечающего и контролирующего процесс обучения, вам придется заняться этим самостоятельно. Процесс обучения должен быть постоянным. Важно не только проводить тренинги, отправлять менеджеров семинары, но и мотивировать сотрудников на саморазвитие. Вы поможете помогать поддерживать развитие своих сотрудников, незаметно контролируя этот процесс интересными домашними заданиями, проводя игры или в перерыве обсуждая познавательные статьи, книги, видео.

10. Система продаж

В каждой компании, в которой существует отдел коммерции, существует своя сложившаяся и практикуемая система продаж. Контролировать ее исполнение снова ложится на плечи руководителя отдела. Сейчас в качестве обучающего процесса многие компании используют наставничество (коучинг). Встречайтесь с клиентами вместе с вашими менеджерами, разыгрывайте на тренировках сценарии встреч, и вы сможете контролировать наличие навыков успешного ведения переговоров вашими сотрудниками, понимать, какие этапы продажи даются сложнее, нужно ли вносить в данный процесс коррективы, и насколько успешна технология продаж, существующая в вашем отделе.

Проверьте, все ли у вас находится под контролем? Если нет, вы знаете, в каких направлениях стоит работать. Высоких вам показателей и выполнения поставленных планов!

Анализ продаж и прибыли компании является одним из важных аспектов деятельности специалиста по маркетингу. Имея под рукой правильно составленный отчет по продажам, вам намного проще будет разрабатывать маркетинговую стратегию развития компании, а ответ на вопрос руководства «Каковы основные причины снижения продаж?» не будет занимать много времени.

В данной статье мы рассмотрим пример ведения и анализа статистики продаж на производственном предприятии. Пример, описанный в статье, также подойдет для сферы розничной и оптовой торговли, для анализа продаж отдельного магазина. Подготовленный нами шаблон по анализу продаж в Excel носит очень масштабный характер, он включает в себя различные аспекты анализа динамики продаж, которые не всегда нужны каждой компании. Перед использованием шаблона обязательно адаптируйте его к специфике вашего бизнеса, оставив только ту информацию, которая нужна для мониторинга колебаний продаж и оценки качества роста.

Вводные моменты по анализу продаж

Прежде чем проводить анализ продаж, вам необходимо наладить сбор статистики. Поэтому определите ключевые показатели, которые вы хотели бы анализировать и периодичность сбора данных показателей. Вот перечень самых необходимых показателей анализа продаж:

Показатель	Комментарии
Продажи в штуках и рублях	Сбор статистики продаж в штуках и рублях лучше вести отдельно по каждой товарной позиции на ежемесячной основе. Данная статистика позволяет найти отправную точку снижения / роста продаж и быстро определить причину такого изменения. Также такая статистика позволяет отслеживать изменение средней цены отгрузки товара при наличии различных бонусов или скидок партнерам.
Себестоимость единицы продукции	Себестоимость товара является важным аспектом любого анализа продаж. Зная уровень себестоимости продукта, вам проще будет разрабатывать трейд-маркетинговые акции и управлять ценообразованием в компании. На основе себестоимости можно рассчитать среднюю рентабельность продукта и определить наиболее выгодные с точки прибыли позиции для стимулирования продаж. Статистику по себестоимости можно вести на ежемесячной основе, но если нет такой возможности, то желательно отслеживать квартальную динамику данного показателя.
Продажи по направлениям сбыта или регионам продаж	Если ваша компания работает с разными регионами / городами или имеет несколько подразделений в отделе продаж, то целесообразно вести статистику продаж по данным регионам и направлениям. При наличии такой статистики вы сможете понимать, за счет каких направлений в первую очередь обеспечен рост / падение продаж и быстрее выяснить причины отклонений. Продажи по направлениям отслеживаются на ежемесячной основе.
Дистрибуция товара	Дистрибуция товара напрямую связана с ростом или снижением продаж. Если у компании есть возможность мониторинга присутствия товара в РТ, то желательно такую статистику собирать минимум 1 раз в квартал. Зная количество точек, в которых непосредственно представлена отгружаемая позиция, вы можете рассчитать показатель оборачиваемости товара в розничной точке (продажи / кол-во РТ) и понять настоящий уровень спроса на продукцию компании. Дистрибуцию можно контролировать на ежемесячной основе, но удобнее всего проводить квартальный мониторинг данного показателя.
Количество клиентов	Если компания работает c дилерским звеном или на B2B рынке, целесообразно отслеживать статистику по количеству клиентов. В таком случае вы сможете оценить качество роста продаж. Например, источником роста продаж является увеличение спроса на товар или просто географическая экспансия на рынке.

Основные моменты, на которые необходимо обращать внимание при проведении анализе продаж:

• Динамика продаж по товарам и направлениям, составляющим 80% продаж компании
• Динамика продаж и прибыли по отношению к аналогичному периоду прошлого года
• Изменение цены, себестоимости и рентабельности продаж по отдельным позициям, группам товаров
• Качество роста: динамика продаж в расчете на 1 РТ, в расчете на 1 клиента

Сбор статистики по продажам и прибыли

Переходим непосредственно к примеру, наглядно показывающему как сделать анализ продаж.

Первым шагом мы собираем статистику продаж по каждой актуальной товарной позиции компании. Статистику продаж мы собираем за 2 периода: предшествующий и текущий год. Все артикулы мы разделили на товарные категории, по которым нам интересно посмотреть динамику.

Рис.1 Пример сбора статистики продаж по товарным позициям

Представленную выше таблицу мы заполняем по следующим показателям: штуки, рубли, средняя цена продажи, себестоимость, прибыль и рентабельность. Данные таблицы будут являться первоисточником для будущего анализа продаж.

Попозиционная статистика продаж за предшествующий текущему периоду год необходима для сравнения текущих показателей отчетности с прошлым годом и оценке качества роста продаж.

Далее мы собираем статистику отгрузок по основным направлениям отдела сбыта. Общую выручку (в рублях) мы разбиваем по направлениям сбыта и по основным товарным категориям. Статистика необходима только в рублевом значении, так как помогает контролировать общую ситуацию в продажах. Более детальный анализ необходим только в том случае, если в одном из направлений отмечается резкое изменение динамики продаж.

Рис.2 Пример сбора статистики продаж по направлениям и регионам продаж

Процесс анализа продаж

После того как вся необходимая статистика продаж собрана, можно переходить к анализу продаж.

Анализ выполнения плана продаж

Если в компании ведется планирование и установлен план продаж, то первым шагом рекомендуем оценить выполнение плана продаж по товарным группам и проанализировать качество роста продаж (динамику отгрузок по отношению к аналогичному периоду прошлого года).

Рис.3 Пример анализа выполнения плана продаж по товарным группам

Анализ выполнения плана продаж мы проводим по трем показателям: отгрузки в натуральном выражении, выручка и прибыль. В каждой таблице мы рассчитываем % выполнения плана и динамику по отношению к прошлому году. Все планы разбиты по товарным категориям, что позволяет более детально понимать источники недопродаж и перевыполнения плана. Анализ проводится на ежемесячной и ежеквартальной основе.

В приведенной выше таблице мы также используем дополнительное поле «прогноз», которое позволяет составлять прогноз выполнения плана продаж при существующей динамике отгрузок.

Анализ динамики продаж по направлениям

Такой анализ продаж необходим для понимания, какие направления отдела сбыта являются основными источниками продаж. Отчет позволяет оценить динамику продаж каждого направления и своевременно выявить значимые отклонения в продажах для их корректировки. Общие продажи мы разбиваем по направлениям ОС, по каждому направлению анализируем продажи по товарным категориям.

Рис.4 Пример анализа продаж по направлениям

Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж к прошлому году». Для оценки значимости направления в продажах той или иной товарной группы используется параметр «доля в продажах, %» и «продажи на 1 клиента». Динамика отслеживается по кварталам, чтобы исключить колебания в отгрузках.

Анализ структуры продаж

Анализ структуры продаж помогает обобщенно взглянуть на эффективность и значимость товарных групп в портфеле компании. Анализ позволяет понять, какие товарные группы являются наиболее прибыльными для бизнеса, меняется ли доля ключевых товарных групп, перекрывает ли повышение цен рост себестоимости. Анализ проводится на ежеквартальной основе.

Рис.5 Пример анализа структуры продаж ассортимента компании

По показателям «отгрузки в натуральном выражении», «выручка» и «прибыль» оценивается доля каждой группы в портфеле компании и изменение доли. По показателям «рентабельность», «себестоимость» и «цена» оценивается динамика значений по отношению к предшествующему кварталу.

Рис.6 Пример анализа себестоимости и рентабельности продаж

АВС анализ

Одним из завершающих этапов анализа продаж является стандартный , который помогает проводить грамотную ассортиментную политику и разрабатывать эффективные трейд-маркетинговые мероприятия.

Рис.7 Пример АВС анализа ассортимента

АВС анализ проводится в разрезе продаж и прибыли 1 раз в квартал.

Контроль остатков

Завершающим этапом анализа продаж является мониторинг остатков продукции компании. Анализ остатков позволяет выявить критичные позиции, по которым есть большой профицит или прогнозируется дефицит товара.

Рис.8 Пример анализа остатков продукции

Отчет по продажам

Часто в компаниях отел маркетинга отчитывается за выполнение планов по продажам. Для еженедельного отчета достаточно отслеживать уровень выполнения плана продаж накопительным итогом и указывать прогноз выполнения плана продаж по текущему уровню отгрузок. Такой отчет позволяет своевременно определить угрозы невыполнения плана продаж и разработать корректирующие меры.

Рис.9 Еженедельный отчет о продажах

К такому отчету приложите небольшую табличку с описанием основных угроз выполнения плана продаж и предлагаемыми решениями, которые позволят снизить негативное влияние выявленных причин невыполнения плана. Опишите, за счет каких альтернативных источников можно увеличить уровень продаж.

В ежемесячном отчете о продажах важно отразить фактическое выполнение плана продаж, качество роста по отношению к аналогичному периоду прошлого года, анализ динамики средней цены отгрузки и рентабельности товара.

Рис.10 Ежемесячный отчет о продажах

Скачать представленный в статье шаблон для анализа продаж вы можете в разделе .

Зборовская Мария

Годовой отчёт по продажам — документ, ежегодно предоставляемый директором по продажам общему собранию участников (акционеров) общества (компании) и содержащий отчёт об основных результатах продаж за истекший период.

Годовой отчет по продажам должен включать в себя:

1. План-факт продаж текущего года

• Доля продаж по территориям, каналам сбыта
• Выполнение плана по маржинальной (операционной) прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по средней стоимости продукции
• Структура клиентской базы на конец года по каналам сбыта
• Оборачиваемость продукции
• Дистрибуция
• План-Факт клиентской базы: количество активных клиентов, количество новых клиентов, доля продаж новых клиентов в общем обороте компании, количество «мертвых» клиентов
• Результаты аттестации торгового персонала.

2. Причины невыполнения плана продаж , из-за которых план не был выполнен, почему менеджеры не справились с задачей. Возможно, показатели были завышены и они физически не могли привлечь такое количество клиентов. Или отдел работает неэффективно, тратя большое количество рабочего времени на оформление договоров и урегулирование спорных моментов.

3. Основные факторов роста продаж (экстенсивные, интенсивные), за счет чего происходил рост продаж. Если план был перевыполнен, укажите, благодаря кому это случилось, отметьте фамилии лучших менеджеров. Перечислите названия самых крупных компаний, которые были привлечены впервые. Если кто-то из постоянных клиентов увеличил объемы закупок, напишите, почему это произошло. Это поможет составить стратегию успешных продаж в будущем.

4. Планы продаж на следующий год. Спланируйте планы на следующий год, приведите примерные цифры, к которым должны стремиться менеджеры, торговые сотрудники:

• Выполнение плана по объему продаж общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по маржинальной прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по чистой прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по Целевым продуктам общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по ассортиментной линейке общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Среднее количество SKU общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Планы по расширению ассортимента клиентов
• Клиентская база на конец года
• Оборачиваемость продукции
• Дистрибуция
• Расширение клиентской базы, подключение новых клиентов по каналам сбыта и территориям.

5. Приоритеты на следующий год , пожелания по улучшению работы отдела (обратная связь сотрудников отдела продаж по повышению эффективности их работы).

6. Стратегия продаж на следующий год , в каком направлении будут направлены основные усилия и ресурсы компании и продаж, как изменится и товарная и ценовая политика продаж. Желательно прописать стратегии отдельно по каналам сбыта, маркетингу, развитию персонала и клиентов.

7. Организационные изменения : штат сотрудников (планирование персонала), выход на новые территория, каналы сбыта, открытие новых филиалов и офисов, новое направление продаж, ввод товаров-новинок. Желательно указать и прописать необходимые ресурсы для осуществления указанных изменений.

8. Календарь основных мероприятий отдела продаж на следующий год: определение целевых продуктов на следующий год, маркетинговые мероприятия по продвижению с бюджетом (календарь акций и мероприятия), планирование переговоров и командировок сотрудников, учебный план по развитию сотрудников, обучение клиентов и партнеров и проведения мастер-классов тд. Календарь нужно расписать помесячно с указанием необходимых ресурсов и сроков.

Контроль отдела продаж – одна из наиболее важных функций в управлении. Первый и самый основной документ, позволяющий анализировать качество работы менеджера по продажам – это отчет. Кроме того, стоит упомянуть об эффективных методах контроля деятельности данных специалистов и возможностях автоматизировать процесс.

Зачем нужен контроль менеджеров по продажам

Как работает среднестатистический менеджер? Чем он занимается в течение дня? Приезжает в офис, садится на свое рабочее место, проверяет почту, изучает планы на день в ежедневнике, звонит клиентам, сам отвечает на звонки, подписывает какую-то документацию, уточняет интересующие его . Такую деятельность можно назвать активной, разве нет?

И все бы хорошо, но результаты дня показывают: ничего продать не удалось, количество заключенных сделок равно нулю. И подобная ситуация повторяется постоянно. При бурной, на первый взгляд, деятельности результативность специалиста по сбыту оставляет желать лучшего. И это с учетом того, что работу его нельзя назвать сверхсложной.

Здесь стоит сразу же задаться вопросом – в чем вы заинтересованы? В том, как протекает процесс, то есть рабочий день менеджера? Или же для вас важны результаты?

Процессом называют совокупность действий, для обозначения которых не используются конкретные критерии.

Результатом является определенное достижение, которое можно измерить благодаря критериям.

Рассмотрим изложенные выше примеры подробнее:

Процесс: «В течение всего дня я сидел на телефоне, звонил, был на двух переговорах, и, кажется, один клиент хочет заключить сделку. Я так устал»; «Полдня составлял презентацию, отправил ее клиенту. Он ознакомился с ней и теперь стопроцентно купит продукт!».

Результат: «Я совершил сегодня 40 звонков, с тремя клиентами заключил соглашение, получил полмиллиона рублей от одного из них. День весьма удачный».

Скорее всего, вам больше знаком первый, нежели второй вариант. Специалисты, занимающиеся продажами, зачастую подолгу рассказывают, как они провели время, не озвучивая при этом результаты, которых, отметим, достигают нечасто.

Если говорить откровенно, нам неинтересно вникать в суть контроля работы менеджеров по сбыту в течение дня. Что в данном случае мы имеем в виду?

1. Отслеживание деятельности сотрудника, контроль над тем, как он проводит свой рабочий день, соблюдает ли установленный в компании распорядок.
2. Контроль действий специалиста в интернете (речь идет о блокировке соцсетей и иных мерах).
3. Частота отлучек менеджера с рабочего места (чтобы покурить, пообедать и т.д.).
4. Количество перерывов на кофе и чай.
5. Какие сотрудники вас обсуждают и что говорят при этом (речь идет именно о прослушке – шпионском, но современном методе получения информации).

Почему не стоит устраивать слежку за персоналом?

1. На все эти мероприятия придется потратить много времени: разработать план контроля и внедрить его в компанию. И даже на то, чтобы ввести прослушку, требуется время.
2. Контроль превратит рабочую деятельность вашего персонала в кошмар, и этим вы просто вызовете негатив со стороны коллектива. Сплоченность сотрудников может оказаться под угрозой, следовательно, понизится результативность труда. Если специалисты вашей фирмы захотят побездельничать, они и так смогут это сделать, но при этом руководитель еще и окажется отрицательным персонажем из-за жестких мер.

Если вы думаете, что безделье – это черта, присущая лишь менеджерам по продажам, то нет. Результаты проведенного исследования, в рамках которого изучили, как работают специалисты среднего и высшего звена в банковской отрасли, показали, что средняя продолжительность их трудовой деятельности составляет 2-5 часов. Речь идет именно о полезных часах работы, в течение которых сотрудники занимаются своими непосредственными обязанностями. В течение всего остального времени они с серьезным видом сидят в соцсетях и изображают активную деятельность.

Следить за тем, какой результат приносят менеджеры по продажам (как и остальной персонал компании), нужно регулярно, время от времени.

Контроль отдела продаж следует осуществлять еще и потому, что:

1. В рыночной среде и в отрасли, где работает компания, обстановка постоянно меняется. Изменения бывают как несущественными, так и глобальными, к примеру, конъюнктурными – в стоимости и уровне спроса. Если фирма хочет долго и успешно работать на рынке, она всегда должна уметь подстраиваться под новые условия так, чтобы выигрывать от этого.

Нередко и бизнес-процессы, и персонал компании адаптируются к новым условиям в автоматическом режиме. Для этого зачастую проводятся определенные мероприятия, к примеру, тренинги для сотрудников, беседы с приглашенными коучами, стажировки за пределами фирмы. Так или иначе, учитывая нестабильную ситуацию на рынке, контроль продаж и работы отдела продаж должен производиться регулярно и в полном объеме.

2. Регулярно происходит смена технологий, методик, путей продаж и т.д. Нельзя, чтобы сотрудник вашей организации работал в прежнем режиме, а коллектив конкурирующей фирмы пользовался новыми технологиями и методиками. Следовательно, необходим постоянный контроль над тем, чтобы ваш персонал всегда был осведомлен о последних изменениях, применял на практике новые разработки и шел в ногу со временем.

3. Рыночная среда претерпевает изменения, возникают современные и эффективные методы в работе, меняется сам человек. Менеджер является продавцом, который занят не только трудовой деятельностью, но и своей собственной жизнью, способной повлиять на результаты работы. На эффективности его труда может отразиться абсолютно все: привычки, хобби, утомление.

• l>

  Что учесть при контроле менеджеров по продажам

1. Уровень загруженности работой специалиста по продажам, в каком количестве он выполняет заказы, достаточно ли их.
2. На каком уровне менеджер обслуживает клиента и общается с ним; что делает, чтобы покупателя устроило приобретение (предоставленная услуга); какие действия предпринимает для повышения лояльности потребителя к компании.
3. Существуют ли недочеты в деятельности работника, если да, то какие конкретно. При их наличии нужно понять, по какой причине они возникли: из-за самого менеджера, его прямого руководителя или руководства фирмы, персонала организации, недоработанных методов обслуживания клиентов и т.п.

После оценки этих моментов следует понять, что предпринять для повышения эффективности и результативности работы менеджера по продажам.

Как организовать контроль работы отдела продаж

Контроль, при котором отслеживают, как работают менеджеры, бывает разным.

1. Предварительный контроль. Сложно назвать это анализом результатов менеджера. Это, скорее, выявление его потенциала. На данном этапе изучаются следующие показатели:

1. Какими знаниями, навыками и умениями обладают специалисты по продажам, знают ли они, что и кому предлагают, владеют ли информацией, отраженной в законодательных актах, которой необходимо руководствоваться в ходе работы.
2. Умение общаться.
3. Каких результатов в соответствии с планом должен достичь конкретный сотрудник.

2. Текущий контроль. Его можно назвать ежедневным. Чтобы сделать контроль отдела продаж максимально эффективным, персоналу можно предложить составление отчетов о работе за день. На периодичность такого рода активности влияет специфика бизнеса.

Отметим, что благодаря отчету менеджера по продажам можно осуществлять контроль над текущей деятельностью. Документ можно составлять по обычному образцу, который есть в интернете. В отчете, как правило, просто перечисляют действия, совершенные человеком за день.

3. Заключительный контроль. В его рамках анализируют, насколько достигнуты цели, обозначенные в плане, определяют перспективы на будущее, сложности, возникшие при решении задач, а также действия, предпринятые для недопущения ошибок в дальнейшем. Таким образом, происходит контроль и оценка продаж.

Контроль на завершающем этапе нужен, чтобы наметить планы на будущее, составить очередной план – такого же типа или включающий в себя более амбициозные цели и задачи. Менеджер по сбыту или самостоятельно составляет отчет, или это делает его непосредственный руководитель. Еще один вариант – совместное оформление документа.

Помимо этого, важный источник информации для достижения описанных выше целей – разная учетная документация компании. Речь идет о журналах с договорами, накладными, выписанными счетами и журналами, таблицами, ведомостями, регистрах и иных бухгалтерских документах.

Контроль продаж товаров новичками и профи

1. Контроль новичка.

Контроль продажи продукции у начинающих специалистов подразумевает разработку и внедрение следующих мероприятий: вам необходимо разбить реализацию на этапы, посчитать метрики и прийти к четким критериям.

Пример. Для заключения одного контракта нужно:

1. 30 холодных звонков (засчитываются дозвоны и разговоры с ЛПРом).
2. 10 встреч с презентациями.
3. Отправка семи договоров на согласование.
4. Выставление трех счетов.
5. Заключение одного договора.

Начинающий специалист может вести отчет в Microsoft Excel и сдавать его по окончании рабочего дня. На более продвинутом уровне документ подобного типа можно вести в Google Диск. Проверять их должен руководитель отдела продаж. Он обычно делает это утром на следующий день.

2. Контроль профи.

Вести контроль отдела продаж в системе CRM (Customer Relationship Management) сложнее, но это гораздо эффективнее. В переводе на русский язык Customer Relationship Management означает «система управления отношениями с клиентами». Вся информация хранится на облаке, и разные категории персонала могут получить к нему доступ.

В чем преимущество? Все сведения о клиентах, договорах, сделках, счетах отображены в CRM, и у вас есть возможность в любой момент ознакомиться с воронкой продаж по каждому из менеджеров в целом.

Какие недостатки у метода? Чтобы настроить систему, нужно очень много времени.

Другие методы контроля отдела продаж

1. Карта рабочего времени.

Менеджеры по продажам в компании должны грамотно планировать свое время. При правильном его распределении весь отдел сбыта начинает работать более продуктивно. Каждый сотрудник должен располагать собственным графиком, отображать в нем, когда и в течение какого времени нужно выполнить то или иное действие.

Составление карты рабочего дня – разумное решение. Такая мера позволит вам владеть информацией о следующих показателях:

1. Какое количество времени отдельно взятый менеджер тратит на решение конкретной задачи, то есть вы можете осуществлять контроль планирования продаж.
2. Над какими бизнес-процессами контроль можно ослабить или, напротив, усилить.
3. Каковы сильные и слабые стороны у менеджера по продажам.
4. Как работают опытные сотрудники, по какому графику.

Проведя анализ, вы поймете, какое количество времени и на что тратит специалист по продажам. Потом вам нужно структурировать работу менеджера и организовать контроль над решением различных задач. Например, специалист по сбыту должен:

1. Звонить теплым и горячим клиентам.
2. Совершать холодные звонки.
3. Проводить встречи.
4. Составлять отчеты.
5. Отправлять письма.
6. Выставлять счета.

Главное, чтобы в тот отрезок времени, который отведен на решение конкретной задачи, менеджер концентрировался исключительно на ней.

2. Мессенджеры.

WhatsApp/Telegram/Viber и другие мессенджеры вполне можно использовать, чтобы контролировать промежуточные итоги работы. Главный плюс таких технических средств – возможность быстро получить необходимые сведения. Все участники команды могут наблюдать за итогами деятельности друг друга и ориентироваться на показатели коллег.

В крупных фирмах мессенджерами пользуются, чтобы общаться дополнительно. На небольших предприятиях контроль данного типа нередко является элементом управления.

Ниже представлено несколько вариантов использования мессенджеров:

1. Просьба позвонить клиенту.
2. Отправка промежуточных отчетов.
3. Дополнительный вариант мотивации менеджеров.
4. Обсуждение плана работы по клиенту.
5. Отметка пришедших в офис.

Благодаря современным способам коммуникации персонал предприятий может организовать удобное общение друг с другом даже при условии, что сотрудники находятся в разных точках страны. Благодаря такой форме взаимодействия контроль отдела продаж и оценка промежуточных результатов деятельности становятся более эффективными и простыми.

3. Отчеты.

Отчет «План оплат на неделю». Менеджеры могут каждый день предоставлять руководителю отдела отчет по продажам «План оплат на неделю». Заполняется такая таблица по окончании недели, после чего информацию в ней ежедневно актуализируют.

Отчет данного типа является сквозной формой контроля, служащей основанием для принятия руководителем отдела продаж своевременных решений по управлению. Из документа можно узнать, в каком состоянии находятся объемы реализации подчиненного. В случае невнесения клиентом оплаты в обозначенный день руководитель отдела может в кратчайшие сроки повлиять на ситуацию.

Очень важным в данной таблице считается столбец «Когда оплатит». Именно из-за этой графы руководители отделов продаж и персонал пререкаются друг с другом. Менеджер по сбыту может твердо стоять на позиции, что отражение в документе точной даты достаточно проблематично. Руководство, вместе с тем, должно настаивать на обязательном присутствии даты. Так сотрудник станет более дисциплинированным и приложит максимум усилий к тому, чтобы закрыть сделку вовремя.

Отчет «План оплат на завтра». Отчет «План оплат на завтра» – это результат декомпозиции предыдущей сводной документации. Такой отчет заполняют вечером в день, предшествующий запланированному.

В принципе, именно сведения, отраженные в этой форме, служат основой для ежедневной корректировки «Плана оплат на неделю». Отчет «План оплат на завтра» содержит в себе наиболее ценную прогнозную информацию, позволяющую своевременно вносить поправки в продажи сотрудников компании.

В обязанности руководителя отдела сбыта должен входить тщательный мониторинг и контроль отдела продаж, динамики статусов по каждой сделке, в соответствии с принятой системой дедлайнов, и ежедневное отслеживание итогов выполнения недельного плана.

Отчет «Факт оплат за сегодня». Форма ежедневного отчета «Факта оплат за сегодня» практически аналогична «Плану оплат на завтра».

Разница заключается в том, что здесь действие происходит в режиме реального времени. «Факт оплат за сегодня» заполняют два раза в день. К примеру, в 12:00 и 16:00. Чтобы ускорить процесс, контроль данного вида может вестись при помощи мессенджера. Если присутствует мессенджер, то:

1. Производится контроль отдела продаж.
2. Создается здоровая конкуренция в отделе.
3. Формируется «спортивный» интерес.
4. Проще фиксировать результаты для победы в конкурсах/соревнованиях (в случае их выполнения).

Отчет «Доска на текущую дату». Такое название отчету дали в связи с тем, что предполагается доступная визуализация документа и его выставление на всеобщее обозрение.

1. Заносим в таблицу информацию о менеджере по продажам.
2. Высчитываем процент выполненного плана на данный момент. Для расчета процента используйте следующую формулу:

Факт на текущий момент / (План на месяц / Общее количество рабочих дней в месяце * Количество отработанных дней за месяц) * 100.

Результаты покажут, насколько выполнен индивидуальный план продавца к окончанию месяца в случае, если работать менеджер будет в том же темпе. Конечно, сотрудникам с показателями ниже 100 % потребуется действовать в ускоренном режиме, чтобы улучшить результаты.

Формула может меняться в зависимости от бизнес-отрасли, сезона и т.д. Расчет по ней можно просто и быстро настроить в Excel:

1. Каждый день необходимо проставлять в абсолютном значении размер выручки отдельно взятого менеджера по продажам.
2. Требуется контролировать промежуточные результаты работы, оценивать, сколько осталось сделать до конца недели. Необходимы тщательный контроль и оценка продаж.
3. Далее указываем установленный на месяц план.
4. Статично определяем, сколько рабочих дней было в месяце.
5. Заполняем информацию по дням, прошедшим за месяц.
6. План до окончания недели – сумма цифр из 3 и 4 столбцов. Данное число будет результатом сложения закрытой на текущий день суммы и плана до завершения текущей недели.
7. Каждый день необходимо заполнять количество рабочих дней.

Цифры можно отмечать в соответствии с системой «Светофор». Такая система контроля продаж очень удобна:

1. Красный цвет в ней означает выполнение плана меньше 80%.
2. Желтый – от 80 до 100 %.
3. Зеленый – более 100 %.

Что может уйти из-под вашего контроля

1. Бизнес-процессы и регламенты компании.

Любое предприятие, заинтересованное в построении организованной работы отделов и персонала, готовит собственные внутрикорпоративные правила, которые способствуют стандартизации выполнения должностных обязанностей. Благодаря регламентам и описанию процессов в компании, только пришедшие сотрудники учатся и адаптируются к новым условиям гораздо быстрее, происходит оптимизация инструментов контроля деятельности подразделений и фирмы в общем, а построение работы ведется структурировано и организованно.

Если на вашем предприятии правил и описаний бизнес-процессов нет, вы будете вынуждены неоднократно выполнять одни и те же действия по обучению прибывших специалистов, а создание организованного рабочего процесса станет невозможной задачей.

2. Работа с клиентами.

Вы должны располагать данными об уровне удовлетворенности клиентов вашей продукцией и компанией в целом. Насколько профессиональны и вежливы ваши менеджеры? Насколько вы клиентоориентированы? Если данный процесс вы не контролируете, то можете упустить потребителей и снизить уровень их лояльности.

3. Знание продукта.

Перед отправлением менеджера по продажам на переговоры с клиентами, удостоверьтесь, что его знания о продукте исчерпывающие. Особенно это важно в случае со сложным товаром и крупными заказчиками. Если специалист по продажам знает о продукте или услуге недостаточно, ознакомьтесь с рисками из пункта №2.

4. Результаты работы.

За результатами деятельности следить нужно минимум каждый день. Учет и контроль продаж должен быть постоянным. Хороший руководитель в любое время дня и ночи обязан знать, как идут дела у него в компании. Необходимо все время быть в тонусе, чтобы быстро адаптироваться к меняющейся обстановке. От результатов работы, безусловно, зависит доход предприятия.

Выясните, каким KPI обладают сотрудники, отдел, фирма, и отслеживайте изменения показателей, чтобы своевременно вносить коррективы в деятельность специалистов и процессов с низкой эффективностью.

5. Отношения в коллективе.

Вам необходимо знать, какова обстановка в отделе продаж, как персонал взаимодействует между собой. От атмосферы зависит очень многое. Если есть негатив, сотрудники начинают халатнее и с меньшим энтузиазмом относиться к работе, действовать с низкой производительностью, появляются риски для решения запланированных задач. Внимательно изучите свой коллектив – нет ли в нем чего-то, что может вас насторожить?

6. Настрой.

Мотивация сотрудников на достижение запланированных показателей очень важна. Руководитель должен непрерывно осуществлять контроль над настроением менеджера и действовать так, чтобы получить желаемые результаты. Вам следует каждый день подстегивать, «заряжать» персонал на высокоэффективную и продуктивную деятельность. Ваши старания непременно принесут плоды – можете не сомневаться.

7. Обучение.

Если на предприятии отсутствует специалист, отвечающий за обучение и контролирующий данный процесс, вам не останется ничего, кроме как самому отвечать за это. Обучать сотрудников необходимо постоянно. Очень важным является не только проведение тренингов и участие менеджеров в семинарах, но и мотивационная работа, направленная на развитие персонала. Организовывайте для сотрудников игры, обсуждайте с ними статьи, литературу, видео познавательного характера.

8. Система продаж.

На всех предприятиях, где есть коммерческие отделы, существует собственная выработанная система продаж. Контроль над ее исполнением входит в обязанности руководителя. В данный момент обучение в ряде фирм проводится методом коучинга. Присутствуйте на встречах вместе со своими сотрудниками, в ходе тренировок разыгрывайте сценарии встреч, и у вас появится возможность осуществлять контроль над навыками менеджеров по успешному ведению переговоров. Вы будете лучше осознавать, какие стадии сделки наиболее сложные, нужно ли корректировать данный процесс, успешны ли технологии продаж, которыми в данный момент пользуется ваш отдел.

Как автоматизировать контроль отдела продаж

Систему СRM можно было применять без существенных финансовых потерь далеко не всегда. Чтобы интегрировать ее, фирмы отдавали миллионы рублей, а иногда и долларов. Соответственно, система контроля продаж была роскошью, доступной только избранным. Вместо CRM специалисты пользовались записными книжками менеджера по сбыту, стикерами на мониторы и таблицами Excel.

В данный момент существует много систем CRM, способствующих легкому и удобному решению задач в компаниях, которые работают в малой и средней бизнес-отрасли. При этом предприятия не несут абсолютно никаких затрат. Цена на автоматизацию продаж начинается от 200 рублей ежемесячно на менеджера. Даже крупная организация способна в полной мере выполнять автоматизацию бизнес-процессов на сумму от 100 тыс. рублей. Можно с уверенностью говорить, что если в компании нет CRM, это преступление против бизнеса.

Благодаря использованию подобных систем, менеджеру не нужно заполнять отчеты, подсчитывать количество совершенных звонков, оценивать результаты работы. Система сама осуществляет контроль исполнения плана продаж. Все, что требуется от специалиста по сбыту – выполнять поставленные перед ним задачи: звонить покупателям, встречаться с ними, проводить презентации с единственной поправкой: делать записи не на бумаге, не запоминать информацию, а вносить все данные в CRM. Система считается своеобразной записной книжкой, инструментом для планирования, отчетом.

У CRM есть огромное количество бесспорных достоинств. Если система внедрена эффективно, то можно:

1. Фиксировать всех клиентов предприятия и помнить о каждом из них.
2. Хранить историю взаимодействий с ними.
3. Понижать зависимость компании от менеджера.
4. Делать прогноз относительно роста и падения продаж.
5. Исправлять ошибки по каждому заказчику, корректировать работу.
6. Проводить обучение для сотрудников.
7. Освобождать менеджеров по продажам от составления отчетности.
8. В автоматическом режиме формировать отчетность о том, насколько эффективно и активно работают специалисты по сбыту.
9. Анализировать проблемные этапы продаж.
10. Собирать любые маркетинговые данные внутри предприятия.
11. Делать рабочий день менеджера по продажам абсолютно прозрачным для руководства.
12. Перестать использовать бумажные согласования.
13. Сделать процесс взаимодействия отдела продаж с остальными подразделениями автоматизированным.
14. Увеличить уровень реализации.

Все вышеперечисленное кажется чем-то недостижимым и фантастическим? Возможно, особенно, если учесть, что множество компаний уже использовало плохо настроенные CRM-системы, а потому уверены в их низкой эффективности. И здесь мы озвучим главное, о чем нужно помнить, внедряя систему данного типа.

СRM является только инструментом. Система контроля продаж не может делать все сама, в том числе, увеличивать объем реализации. Она лишь дает отличные возможности для автоматизации процесса управления сбытом. При этом ряд предприятий устанавливают систему, не располагая регламентированными процессами, и надеются на чудесные изменения внутри компании. Так не бывает. Если автоматизировать хаос, дела пойдут еще хуже. А по прошествии 2-4 месяцев руководитель скажет, что CRM-система неэффективна.

CRM станет хорошим решением для компаний, где работает более чем один менеджер по продажам. И даже если клиентов немного, например, не больше 15, полноценное обслуживание каждого может стать проблемой. Несмотря на то, что, по словам многих собственников, они «помнят все наизусть», опыт предприятий показывает, что, если не вести учет задач и обещаний, информация быстро забывается. Безусловно, в качестве альтернативы CRM может выступать TO-DO лист или таблица Excel, но в этом случае на всесторонний тщательный анализ и тиражирование успешных практик можно не рассчитывать.

Мегаплан. Интерфейс можно назвать игрушечным, слегка аляповатым. Есть сходство с Битрикс24. С тех пор как система контроля продаж появилась на рынке, интерфейс ее особенно не изменился, не улучшился. В верхней части располагается меню с большими значками в разном стиле. Сочетания цветов и шрифтов нельзя назвать гармоничными, что не делает использование системы удобнее и приятнее.

Менеджеры по продажам осваивают данный технологический продукт с легкостью. Пользователь может лишь изменять настройки уведомлений, а администратор – создавать дополнительные поля, группировать их в карточке, настраивать форму счетов и поля справочников, а также права доступа для персонала организации.

AMOCRM. Максимально удобный и простой интерфейс, пожалуй, лучший из всех. В левой части расположены все позиции меню, что обеспечивает быстрый доступ к опциям, которые используются наиболее часто – сделкам, отчетам, контрактам. В левой части находится универсальная поисковая строка. Она же является и фильтром. Большое место на экране отводится списку сделок или таблице сделок – воронке. Настройка колонок таблицы осуществляется перетаскиванием drag’drop. Вывод и сокрытие полей в карточке сделки или контакта производится в автоматическом режиме, если ими не пользуются. Во главу угла ставится юзабилити.

Менеджеры по продажам довольны интерфейсом, поскольку освоить программу можно в кратчайшие сроки. Они могут выполнять настройку представления списка сделок, перетаскивая названия колонок и применяя фильтрацию. У администратора есть возможности для создания дополнительных полей, установления прав доступа для персонала. Можно дорабатывать как интерфейс, так и отчетность, привлекая к процессу программистов и используя АРI.

Битрикс24. В сравнении с другими системами тут интерфейс перегружен больше всех. В левой части располагается развернутая лента пунктов меню, поскольку, помимо CRM, в Битрикс24 также содержится много сервисов. В верхней части находится панель состояния с поиском, а в центре – таблица сделок. Поиск можно с уверенностью назвать самым плохим из всех представленных в обзоре.

Битрикс24 содержит в себе два поля поиска – посредине в верхней в правой части, над таблицей сделок. Алгоритм работы обоих полей достаточно странный. К примеру, если телефонный номер в карточке сделки внесен в форме +7, то поиск с первой цифры 8 не удастся. Кроме того, из-за использования скобок в телефонном номере он становится менее удобным.

Можно настроить таблицу сделок, поля карточки сделки. Однако в системе лиды, контакты и сделки логически не связаны между собой. Поэтому, создавая сделку на основании контакта, нельзя в автоматическом режиме перенести из дополнительных полей информацию в карточку сделки.

Осваивать интерфейс менеджерам по продажам достаточно трудно. Систему нужно подгонять под специалистов. Кроме того, продавцы задают немало вопросов, касающихся юзабилити.

Что касается настроек интерфейса, то их можно назвать максимально гибкими. У пользователя есть возможность сокрытия неиспользуемых пунктов меню, полей в карточках, колонок в таблицах. Администратор может создавать кастомные поля, устанавливать отображение колонок и полей для всех по умолчанию. Система контроля продаж оснащена функцией настройки отчетности, однако возлагать на нее большие надежды не стоит. Некоторые расчеты могут проводиться неверно, и внесением коррективов в программу разработчики особо не занимаются.

MicrosoftCRM. Последние версии 2015-2016 гг. отличаются своеобразным интерфейсом, который легко осваивают менеджеры по продажам. Компонуются части меню с верхней части к нижней. Сначала идут разделы, используемые чаще остальных, а далее – лента сделок.

Для настройки полей и колонок таблиц привлекают консультантов и разработчиков. Многие особенности интерфейса не являются очевидными, но легки в усвоении и при использовании не вызывают затруднений. Система отлично интегрируется с Office 365. Чтобы самостоятельно конфигурировать рабочее пространство, пользователь может использовать ограниченное количество опций. В системе настраиваются поля, формы, отчеты и бизнес-процессы.

Salesforce.com. Эту облачную CRM-систему можно назвать одной из самых старых на рынке. Особый акцент разработчиками сделан на функционал. Много внимания юзабилити интерфейса не уделяют. По сравнению с Битрикс24 или АМОСРМ, система не особо популярна в России. Интерфейс недостаточно русифицирован, компоновку его нельзя назвать удачной, шрифт мелкий, вследствие чего экран перегружен информацией. Дополнительно настроить необходимые опции нельзя.

SugarCRM. Интерфейс схож с SalesForce, поскольку система изначально задумывалась как конкурентная продукция. Основная часть интерфейса – текстовая. Дизайн далек от понятия web 2.0, проблемы такие же, как и в SalesForce. В подробном описании юзабилити нет смысла, так как при сопоставлении SugarCRM и Salesforce разницы почти нет. Интерфейс, поля, настройки и процессы легко поддаются изменениям. Доработку интерфейса и системы могут выполнить привлеченные разработчики.

Terrasoft. Интерфейс удобен и актуален, близок по качеству к АМОСРМ – современному лидеру, легок в освоении для менеджеров. Множество опций понятны на интуитивном уровне. Больших претензий по юзабилити нет. Дополнительно настроить функции в системе нельзя.

Исходя из каких параметров следует выбирать CRM?

1. Система учета на складе и бухучета.
2. Ассортимент продукции предприятия.
3. Процедура ценообразования.
4. Бизнес-процесс продаж, уровень автоматизации в компании.
5. Число потенциальных заказчиков в рыночной среде.
6. Принцип расчета бонусов для менеджеров по продажам.
7. Регулярность закупок клиентов.
8. Принцип серого оборота в компании.
9. Численность менеджеров на предприятии.
10. Средства, выделенные на автоматизацию.

Установка CRM-системы в компании – это как полет в космос. Мероприятие является грандиозным по своей сути и направляет в неизведанное. Несмотря на то, что, на первый взгляд, система контроля продаж должна принести организации выгоду, результат нередко оказывается далеким от ожиданий и даже резко негативным.

По ряду причин крупные предприятия не пользуются всеми привилегиями системы CRM. Первый фактор – неверный запуск, в результате чего по истечении определенного времени систему либо не применяют совсем, либо обращаются с ней, как с блокнотом, а мониторинг и контроль продаж ассортимента ведут в Excel.

Во избежание подобных ошибок, запуская CRM, руководствуйтесь рядом правил:

1. Необходимо написание карты бизнес-процессов с функциями, ответственными лицами и сроками.
2. Воронка продаж является основой работы в CRM.
3. Требуется переносить все процессы, относящиеся к сбыту.
4. Основа для расчета системы мотивации менеджера по продажам – информация из CRM.
5. Необходимо определить уровень свободы процессов.
6. Систему следует внедрять «на живую».
7. Инструкция по заполнению CRM должна быть единой.
8. CRM не нужно перегружать информацией.
9. Контроль продаж должен вестись ежедневно.

Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.

В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.

Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе

Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.

В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.

Неправильный пример

Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.

Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.

Было выполнено следующее:

• осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
• внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
• рассчитаны новые нормы времени;
• составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
• принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю. Р.”

Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.

Какие бывают ошибки?

Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.

Основными из них являются:

Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.

Подходящий вариант

Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)

На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

• проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
• было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.

Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:

• Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
• Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.

На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю.Р.”

Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.

Как писать отчёты на более продолжительные периоды?

Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.

Максимальный объём − 1 лист формата А4

При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.

Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.

Подведём итоги

Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.

Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.

Можете также рассмотреть пример, указанный выше.

Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.