Прием на работу предполагает ряд действий, последовательность которых необходимо обязательно соблюдать. Особенно важно правильно и грамотно документально подтвердить факт заключения возмездных отношений между работником и работодателем.

Первый шаг: при приеме на работу состоит в рассмотрении работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.

На первом этапе необходимо выяснить, существуют ли у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ). Возможно, у него есть ограничения по той работе, на которую Вы собираетесь его принять.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС;
— документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В некоторых случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

1. Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.

Обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора, согласно ст. 69 ТК РФ, подлежат:
— лица, не достигшие возраста 18 лет;
— иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;
— иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

1. Сообщение работодателю обязательных сведений.

Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Второй шаг: получить от работника заявление о приеме на работу.
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, рассмотрения жалобы и т. д.

Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо на трафаретном бланке. Заявление включает следующие реквизиты: адресат (кому адресовано); адресант (от кого написано); адресные данные адресанта (где проживает, тел., паспортные данные по требованию); вид документа; текст; подпись; дата.

Заявление не является непременным документом, потому что закон не требует обязательного наличия этого заявления, однако оно может пригодиться.

Во-первых, в заявлении можно внести сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, в случаях споров об условиях труда, согласованных сторонами. Споры могут возникнуть в отношении рабочего времени, режима работы и т.д. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

Форма заявления может быть произвольной, но должна соответствовать все требованиям ГОСТ Р6.30-2003. Например,

Директору НИИ АК
И. В. Иванову
Петрова Ивана Ивановича,
проживающего по адресу:
ул. Мира, д.1, кв.1,
г. Москва

Заявление

Прошу принять меня на должность старшего научного сотрудника лаборатории химического синтеза с 24.08.20014.

Личная подпись И. И. Петров

Если заявление от работника было принято, то его следует зарегистрировать в соответствующем Журнале регистрации заявлений.

Третий шаг: ознакомить работника с документами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с рядом документов:
— должностной инструкцией;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— коллективным договором, если он заключен, а также с другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

Четвертый шаг: заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров. Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых договоров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а одновременно с решением вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Если на предприятии ведется Книга регистрации договоров о полной материальной ответственности, то заключенный договор следует зарегистрировать.

Пятый шаг: вручить работнику его экземпляр трудового договора.

Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Шестой шаг: издание приказа о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Примечание: Унифицированная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г.).

При разработке «самодеятельной» формы, существует риск не указать какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям при возникновении спора с работником в будущем.

Седьмой шаг: зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

Восьмой шаг: ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Девятый шаг: внести запись о приеме на работу в трудовую книжку.

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Десятый шаг: необходимо внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

Одиннадцатый шаг: оформить личную карточку на работника , ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г. Правила оформление личной карточки рассмотрены в лекции «Личная карточка».

Двенадцатый шаг: оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Личное дело предполагает оформление и принятие различного рода документов. О правилах комплектования и ведения личных дел, мы рассмотрим в лекции «Личное дело»

Тринадцатый шаг: включить нового работника в табель учета рабочего времени и другие документы.

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу сотрудника, у ООО сразу, т.к. у нее есть директор – без него никуда, а у ИП, как появится такая необходимость. В этот момент возникает ряд вопросов – что нужно, какие документы, порядок приема, заявления, трудовые, трудовые договора и прочее. Эти моменты мы и отразим в этой статье и рассмотрим вариант, когда у вас есть кандидат и его нужно оформить документально.

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

1. Паспорт гражданина
2. Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
3. Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
4. ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
5. Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
6. Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
7. В определенных случаях мед.справка

Порядок приема на работу, пошаговая инструкция

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести , для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Важно! Административный штраф за отсутствие СОУТ с 2015 года составляет – для должностных лиц и ИП 5-10 тыс.руб., на ООО – 60-80 тыс.руб., при повторном факте – от 30 до 40 тысяч руб. и от 100 до 200 тыс. руб. соответственно, так же могут приостановить деятельность предприятия на срок до 90 суток.

Шаг 2. Мед. справка

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу. В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированная для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по , в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

• Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
• Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда. Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц. Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.

Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться . Законодательство требует, чтобы , составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

• Сотрудницы в положении.
• Работники, не достигшие 18 лет.
• молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
• Поступившие по на период до двух месяцев,
• Выбранные по конкурсу
• И т. д.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.

Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.

Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить . В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует - каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения - дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии - печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию - наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

На каждого нового работника должна быть открыта . Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

• Приказ о приеме на работу;
• Документ, определяющий личность;
• Трудовая книжка;
• Бланки ИНН и СНИЛС;
• Документ воинского учета;
• Документ подтверждающий образование;
• Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

Шаг 10. Оформить личное дело

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

• Личную карточку с фотографией;
• Автобиографию;
• Копию документа об образовании;
• Заявления за все время работы;
• Копии приказов по работнику;
• Трудовой контракт с работником;
• Должностную инструкцию;
• Отзывы, рекомендации, характеристики;
• Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

• Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
• Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
• . Не предъявляется, если это первое место работы - работодатель также оформляет его самостоятельно.
• Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
• Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
• Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

• Справка об условиях труда на основном месте - если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
• Медицинское заключение о состоянии здоровья - нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
• Справка о размере доходов и имеющемся имуществе - если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

• Справка об имеющейся беременности для женщин;
• Справка о составе семьи;
• Копии свидетельств о рождении детей;
• Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по .

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать - не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

• Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
• . Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.

На небольшом предприятии бухгалтеру зачастую приходится выполнять обязанности кадровика. Соответственно, на плечи бухгалтера ложится оформление всего вороха кадровой документации. Дело это весьма сложное. Бухгалтер, не имеющий специальной подготовки, рискует допустить серьезную ошибку, которая в дальнейшем может обернуться штрафом или даже дисквалификацией руководителя организации. Сегодня мы расскажем, как избежать таких ошибок при оформлении нового сотрудника.

Идя на работу, возьмите с собой…

Начнем с документов, которые будущий сотрудник должен принести с собой для оформления. Их перечень приведен в статье 65 Трудового кодекса. Он включает в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет (или приписное свидетельство) и документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Вот, в общем-то, и все.

Из этого выводим первое правило: нельзя требовать от будущего сотрудника заявление о приеме на работу, свидетельство о присвоении ИНН, документ о регистрации по месту пребывания (если вы оформляете гражданина РФ) и фотографии. Соответственно, нельзя отказывать работнику в трудоустройстве, если у него нет данных документов. Более того, указание подобных требований в приказах по организации или в вакансии само по себе является нарушением. За него на основании статьи 5.27 КоАП РФ организацию могут оштрафовать, а ее руководителя — дисквалифицировать.

Второе правило также основано на статье 65 Трудового кодекса. Оно заключается в том, что даже перечисленные в ней документы можно требовать не у всех сотрудников. Речь идет не только о военном билете, который, как известно, есть только у военнообязанных. Так, трудовую книжку и «пенсионное» свидетельство можно запросить только в тех случаях, когда сотрудник уже работал в другой организации. Если сотрудник нанимается на работу впервые, вам придется самостоятельно оформить ему трудовую и пенсионное свидетельство (ст. 65 ТК РФ). А документы об образовании будущий сотрудник обязан предоставить только тогда, когда в должностной инструкции по той должности, на которую он принимается, прописаны четкие требования к квалификации, образованию или наличию специальных знаний.

Третье правило связано уже с формированием личного дела сотрудника. Из представленных им документов работодатель может оставить себе только трудовую книжку. С остальных документов надо снять копии, заверить их печатью организации и подписью лица, принимавшего документы. При этом в случае с паспортом копии снимаются со всех страниц (кстати, сведения о месте проживания, браке и наличии детей бухгалтеру пригодятся не только при заполнении кадровых документов, но и для расчета НДФЛ).

С договором спешить не надо

Итак, все необходимые документы в наличии, и соискатель готов трудоустраиваться. Казалось бы, дальше все ясно — можно оформлять трудовой договор. Однако это не так. Перед вручением трудового договора для изучения и подписи сотрудника следует ознакомить со всеми локальными актами предприятия, которые касаются организации труда. К таким актам относятся положения о премировании, оплате труда, предоставлении отпусков, охране труда; правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.п. Таково требование статьи 68 Трудового кодекса. Поэтому пока вы занимаетесь изготовлением и заверением копий с принесенных сотрудником документов, выдайте ему для изучения все необходимые акты. Подтвердить факт ознакомления с каждым из них сотрудник должен личной подписью в соответствующем листе ознакомления (он обычно прикрепляется к самому документу, в конце), проставив дату и время ознакомления.

Если нарушить это требование, то в дальнейшем работнику нельзя будет предъявлять претензии, связанные с неисполнением обязанностей, которые закреплены в этих документах. Более того, если сотрудника не ознакомили с правилами охраны труда, то при несчастном случае руководителя могут привлечь даже к уголовной ответственности (ст. 143 УК РФ). Так что пренебрегать обязанностью по предварительному ознакомлению принимаемого сотрудника с локальными актами не стоит.

Испытательный срок

После того, как принимаемый проставил свою подпись в листах ознакомления со всеми локальными актами, можно приступать к подписанию трудового договора. Здесь надо обратить внимание на условие об испытательном сроке, которое обычно включается в каждый трудовой договор. Если в договоре есть такое условие, необходимо проверить, не входит ли принимаемый сотрудник в перечень лиц, для которых нельзя устанавливать испытательный срок.
В соответствии со статьей 70 Трудового кодекса срок не устанавливается для несовершеннолетних, беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет. Сведения о возрасте сотрудника и возрасте детей берутся из паспорта. А вот справку о беременности сотрудница должна представить самостоятельно. Если на момент подписания договора справка представлена не была, то испытательный срок считается установленным законно.

Кроме того, нельзя установить испытательный срок выпускникам образовательных учреждений. Но этот запрет распространяется далеко не на всех выпускников. Так, чтобы не попасть под испытание при приеме на работу, выпускник должен, во-первых, закончить образовательное учреждение, имеющее госаккредитацию (она подтверждается дипломом гособразца). Во-вторых, с момента выдачи диплома должно пройти не более года. В-третьих, сотрудник должен поступать на работу по специальности, указанной в дипломе. И, в-четвертых, в его трудовой книжке не должно быть записи о том, что он уже работал по этой специальности.

Если хотя бы одно из этих четырех условий не выполняется, принимаемому на работу выпускнику можно установить испытательный срок. Обратите внимание: условие об испытании фиксируется в трудовом договоре именно при его заключении. Внести такое условие потом уже нельзя (ст. 70 ТК РФ).

Отметим еще один важный момент, связанный с испытательным сроком. Категорически запрещается устанавливать сотруднику на время испытания зарплату ниже, чем предусмотрено штатным расписанием (ч. 3 ст. 70 ТК РФ). Также недопустимо вводить в организации акты, согласно которым сотрудникам на испытательном сроке не начисляются премии или другие поощрительные выплаты. Все это является дискриминацией работников и влечет административную ответственность вплоть до дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Приказ, книжка и карточка

На основании подписанного трудового договора надо оформить приказ о приеме сотрудника на работу. Этот приказ составляется по унифицированной форме № Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), поэтому сложностей с его заполнением обычно не возникает. Главное условие здесь — полное соответствие приказа договору (ст. 68 ТК РФ). Факт ознакомления с приказом сотрудник должен подтвердить личной подписью. При этом ознакомление с приказом проводится в течение трех дней с момента фактического начала работы.

А в течение 5 дней со дня начала работы работодатель должен внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника. Причем, спешить с внесением этой записи не стоит — надо дождаться фактического выхода сотрудника на работу, ознакомить его с приказом и только потом вносить запись в трудовую книжку. Дело вот в чем. Если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ). А вот что при этом делать с трудовой книжкой, если в ней уже есть запись о приеме на работу, Кодекс умалчивает. Именно поэтому лучше четко следовать процедуре и вносить запись о приеме на работу только после того, как работник фактически приступил к работе и ознакомлен с приказом.

Ну и заключительный этап оформления приема сотрудника — заполнение личной карточки на нового работника. Форма карточки также унифицирована (Т-2, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), что минимизирует сложности с ее оформлением. Тут надо помнить лишь то, что карточки положено вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, переводах и т.п. сотрудника следует ознакомлять под роспись.

Практически любой бизнес, рано или поздно, увеличивается и достигает таких масштабов, когда справиться в одиночку предпринимателю или бизнесмену становится очень и очень сложно. Возникает слишком много вопросов и всплывает слишком много дел, которые требуют немедленного решения или выполнения. А времени, как известно, всегда не хватает. Особенно, когда в бизнесе вы пока еще совсем один и у вас нет помощников. В такой момент единственным верным решением является наем сотрудников на работу. И вот тут возникает много вопросов у начинающего предпринимателя.

Как правило, если человек впервые запустил бизнес и в первый раз решается на привлечение одного или нескольких работников, он совершенно не представляет, что и как нужно делать. Как правильно сотрудника? Какие шаги нужно предпринимать? Какие юридические вопросы соблюдать? Какие бумаги нужно собрать? И так далее и тому подобное. Таких вопросов при первом приеме сотрудника на работу может возникнуть очень и очень много.

В сегодняшней статье постараемся максимально сжато и, в то же время, подробно (не упустив важных деталей) разобраться в процедуре найма сотрудника на работу. Стоит отметить,что данная процедура актуальна, как для ИП, так и для ООО. Правда, некоторые шаги в том или ином случае являются необязательными. При этом если вы их выполните, это не будет лишним. Они позволят вам только лишь еще лучше контролировать весь процесс. Начнем.

Две формы трудовых отношений

Наше законодательство позволяет выбирать одну из двух форм оформления трудовых отношений. Это может быть всем известный трудовой договор или же гражданско-правовой договор. Если коротко и ясно говорить об отличиях, то главное в «равновесии» сторон. Если в стандартном трудовом договоре есть две стороны – работодатель и работник, то при гражданско-правовом договоре есть заказчик и исполнитель. То есть, в первом случае есть начальник и есть подчиненный, а во втором случае – есть два или более равноценных партнера (один платит деньги, второй оказывает услугу или создает продукт).

Если вы любите копаться в законах, то о гражданско-правовом договоре можете почитать в главе 37 Гражданского кодекса РФ, а о трудовом договоре – в статьях 56-84 Трудового кодекса РФ. Там вы найдете все условия по заключению, оформлению, а также расторжению договоров. Далее разговор будем вести по части трудового договора, который является стандартным при обычном приеме на работу.

Важный «бумажный» вопрос

Перед тем как будет заключен трудовой договор с новоиспеченным сотрудником, ваш будущий подопечный должен ознакомиться с, так называемыми, локальными правовыми актами компании. К ним относятся следующие документы:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Должностные инструкции.
• Коллективный договор.

Но тут есть несколько важных моментов. Все эти документы будут нелишними для компании, хотя, например, ИП может вообще не располагать всеми этими бумагами. То есть, ИП может вообще не разрабатывать локальные нормативные акты.

Что касается ООО, то тут обязательными являются только Правила внутреннего распорядка. ООО может не располагать Должностными инструкциями, а также, если на предприятии нет профсоюза, то и коллективный договор тоже не нужен.

После ознакомления с документами предприятия, нанимаемый сотрудник должен поставить свою подпись. Идем дальше.

Пошаговый план приема сотрудника на работу

Шаг первый

Первым делом, будущий сотрудник должен выразить желание работать в вашей компании и составить заявление о приеме на работу в письменной форме. Заявление должно быть написано на имя руководителя. В нем должна быть подробная информация о соискателе, а также желаемая должность в компании.

После того, как руководитель ознакомится с заявлением, он принимает решение о приеме сотрудника или же об отказе в приеме на работу.

Шаг второй

Если работодатель принял положительно решение, будущему сотруднику нужно приложить к заявлению следующие документы:

• Ксерокопия паспорта. Нужны копии всех страниц.
• Страховое свидетельство (если есть).
• Диплом, аттестат или иной документ об образовании.
• Военный билет (если есть).
• Трудовая книжка (если это не первое место работы).

Если страхового свидетельства и трудовой книжки у соискателя нет, то вам придется завести эти документы на своего нового сотрудника.

Шаг третий

Тут заключается сам трудовой договор. В двух экземплярах. Один остается в компании, второй отдается на руки сотруднику.

Шаг четвертый

Подписывается приказ о приеме на работу по форме Т-1 (Постановление РФ №1 от 05.01.2004 г.). Этот приказ должен быть зарегистрирован в журнале приказов по кадровым вопросам. Если у вас еще его нет, придется купить. Продается журнал приказов в книжных и канцелярских магазинах.

В течение трех дней сотрудник должен быть ознакомлен с приказом. Он должен оставить свою подпись в документе.

Шаг пятый

На этом этапе вам нужно внести запись в трудовую книжку. Подробности можно изучить в статье 66 Трудового кодекса РФ. Данные о новой трудовой книжке нужно внести в журнал регистрации.

Шаг седьмой

Если необходимо (относится к военнообязанным гражданам РФ), нужно сообщить о своем сотруднике в Военкомат.

Шаг восьмой

Этот шаг обязателен для ИП. Нужно стать на учет в качестве работодателя в ПФР (в течение 30 дней) и в ФСС (в течение 10 дней).

Собственно, все. Поздравляем! Теперь вы знаете, как правильно нанимать на работу сотрудника.