Tidningen "Logistik" nr 3/2013

Modernt företag fokuserar allt mer på att minska inverkan av personalfel på eventuella posteringar i företagens informationsredovisningssystem. Om vi ​​pratar om WMS strävar vi hela tiden efter att alla processer på lagret ska automatiseras och styras så mycket som möjligt av systemet självt.

Ett allvarligt problem för många företag är bristen på uppdaterade uppgifter om varulagret i lagret vid en viss tidpunkt. Det bör noteras att de allra flesta företag som organiserar arbetet i sina lager med hjälp av , har ett företasom kallas. Rollen som ett EPR-system spelas av mjukvara som 1C, SAP och andra.

ERP är huvudbasen för olika avdelningars arbete: redovisningsavdelningen konsoliderar saldon och upprättar rapporter, inköpstjänsten genererar inköpsorder, försäljningsavdelningen tar emot och behandlar kundorder m.m. På ett eller annat sätt är alla dessa verksamheter nära relaterade till lagerverksamheten. I regel används e-post och olika typer av kalkylbladsdokument för att överföra information mellan förvaltningskontoret och lagret, som ofta sammanställs manuellt eller halvautomatiskt: hämtas från ERP eller följs av manuell bearbetning.

Som ett exempel kan vi överväga processen att bearbeta data om en gjord beställning för leverans från ett lager. När en chef får en beställning från en kund, formar han den i affärssystemet, varefter han behöver överföra nödvändig information till lagret för att börja förbereda beställningen. När en beställning är brådskande och mycket viktig är hastigheten på dataöverföringen till lagret en av nyckelfaktorerna för framgångsrik bearbetning. Om sömlös integration inte är konfigurerad mellan ERP och WMS är informationsbäraren i bästa fall en Excel-fil som skickas med post. Därefter överför operatören antingen manuellt data till systemet eller laddar upp filen (om sådan funktionalitet tillhandahålls av WMS), efter att ha konverterat den till det format som krävs. Uppenbarligen är processen inte optimal, och det minsta misstag kan leda till allvarliga konsekvenser: misslyckande av leverans, vägran att acceptera, accepterande av odeklarerade varor, felaktig drift av vissa lagerprocesser på grund av felaktigt inmatad information om produkten, etc. Och detta är bara ett exempel.

Arbetet för en betydande del av företagets avdelningar är beroende av snabb tillgång till lagersaldon, så det finns ett behov av att onlineprocessen för uppdatering av lager i ERP-systemet ska vara automatisk. I avsaknad av integration sker en sådan uppdatering en gång om dagen eller mindre ofta, och återigen med hjälp av mänskliga resurser. Ett sådant beslut kan knappast kallas rationellt.

När vi talar om integration menar vi datautbyte i båda riktningarna: från ERP till WMS, från till ERP. Systemen utbyter kataloger, information om mottagande och förbrukning av varor, data om produktsaldon, förändringar i produktstatus m.m. Så, vad krävs för att datautbyte mellan två system ska ske automatiskt? Som regel handlar integrationsfrågan om att lösa följande serie problem:

1. Bestäm huvudobjekten som ska överföras från ERP till WMS. Det kan vara:

• katalogdata: varor, entreprenörer, ägare, användare, etc.;
• inköpsorderdata;
• uppgifter om beställningar för leverans.

2. Bestäm huvudelementen som ska överföras från WMS till ERP. Till exempel:

• data om ändrade varor (vid korrigering av data i produktkortet);
• uppgifter om accepterade leveranser (om faktiskt accepterade varor);
• data om skickade beställningar (fysiskt skickade varor);
• data om lagerrörelser (lagerposter för att justera saldon, förändringar i attribut för produktpartier: utgångsdatum, lagerkategorier, etc.);
• allmän information om saldon (lagerbild för avstämning av lager efter kategori: tillgängliga och spärrade lager, lager i karantän, kvalitetskontroll, defekta etc.).

3. För varje utbytesobjekt, definiera en uppsättning specifika parametrar (fält) för överföring mellan system. Till exempel, för en leveransorder kan detta vara:

• rubrikfält;

Datum för planerad leverans, etc.;

• beställningsartikelfält;

Kvantitet;

Villkor för återstående hållbarhet m.m.

För att det mottagande systemet ska kunna bearbeta den importerade datan korrekt är det mycket viktigt att korrekt konfigurera processorn som överför dessa data. Som regel, förutom själva dataöverföringen, måste processorn välja de parametrar som är nödvändiga för korrekt funktion av det mottagande systemet. Till exempel, vid överföring av en leveransorder från ERP till WMS, måste processorn välja lämplig "strategi" för varuval i detta fall, baserat på de importerade uppgifterna (beroende på typ av varor, typ av mottagare, etc.).

4. För varje parameter, ställ in en uppsättning tekniska egenskaper, Till exempel:

• fältlängd;
• datatyp (tecken, alfabetisk);
• lista över giltiga fältvärden.

Uppsättningen av nödvändiga data bestäms beroende på driftsprinciper och affärssystem.

För kataloger måste du dessutom bestämma i vilket system de ska fyllas i (som regel skrivs katalogdata in i ett system och överförs sedan till ett annat under utbytesprocessen). För att undvika förvirring och dubblering av poster väljs ERP oftast som det ledande systemet och WMS blir slavsystemet. Det innebär att en post i WMS-systemet kan kompletteras med lagerspecifik data, men nya poster som finns i ERP-kataloger kan inte skapas.

5. Bestäm metoden för att leverera data från ett system till ett annat. Många system låter dig utbyta data inte via filer utan direkt, både med inbyggda processorer (till exempel integrationsgränssnittet i SAP) och med processorer skapade av integratörsföretaget, om du har tillgång till tabellerna och interna procedurer av båda systemen (oftare inträffar detta när WMS skapas av olika utvecklare).

Andra metoder inkluderar e-post, FTP och direktkopiering över en krypterad kommunikationskanal (till exempel VPN).

6. Bestäm formatet och strukturen för utbytesfiler(om ett beslut fattas om att integrera med filer som laddats upp från ett system och automatiskt fångas upp av ett annat). Dessa kan vara .xml, .txt, .csv och andra format som är mest bekväma för generering och bearbetning. Återigen kan valet av format bestämmas av specifikationerna för WMS och ERP-system. Varje system måste kunna både generera och ta emot filer av valt format.

7. Bestäm frekvensen och initiativtagarna till datautbyte mellan system.Överföringen av information måste ske baserat på en specifik händelse vid ett givet tidsintervall.

Med andra ord, i detta steg måste de händelser, dokument, statusar och tidsramar för deras bearbetning fastställas som unikt bestämmer ögonblicket när datautbytet ska ske. Det finns två sätt att initiera utbytesprocessen:

• Manuell. Initiativtagaren är en person, till exempel en lageroperatör, som utför en viss åtgärd, till exempel bekräftar slutförandet av leveransacceptans, startar processen med att överföra data från WMS till ERP om den accepterade produkten.
• Bil. Datautbytesprocessen initieras av en trigger av själva systemet eller av en hanterartrigger, som övervakar ändringar i specialfält i systemdatabasen och, om den utlöses, startar dataöverföringsproceduren.

8. Bestäm sätt att övervaka prestandan för datautbytesprocessen.

Ett system av signaler om framgångsrikt slutförande av ett utbyte, om en förlust av anslutning och händelseregistreringsmekanismer kommer att hjälpa till att analysera orsakerna till problem som har uppstått - med ett ord, det är nödvändigt att tänka över ett felhanteringssystem.

Och naturligtvis är det sista steget i att skapa integration implementeringen av lösningen i enlighet med de ovan definierade reglerna. Med korrekt integrationsdesign och en korrekt konfigurerad datautbytesprocedur fungerar mekanismen utan fel 24x7. Deltagande av en IT-specialist krävs endast i nödfall.

Sammanfattningsvis noterar vi att integrationsmekanismen har ett antal obestridliga fördelar.

1. På grund av att varje gång lagerbilden ändras överförs data från affärssystemet, så blir det möjligt att alltid ha den senaste informationen om lager på lagret i . Detta garanterar systemens identitet vad gäller saldon.

2. Integration låter dig expandera, ändra och synkronisera data från kataloger för båda systemen i realtid.

3. På grund av att data om planerade beställningar för leverans eller leverans överförs till lagret nästan omedelbart efter att de skapats i affärssystemet, påbörjas planering av lagerresurser, beredning av varor eller lagerområden så snabbt som möjligt.

4. Naturligtvis låter en korrekt genomförd integrationsuppgift dig minska arbetskostnaderna för duplicering av information, samt öka hastigheten för bearbetning av dataströmmen och undvika fel under överföringen.

3. Integration mellan ERP-delsystem. Det uttrycks främst i reglerat datautbyte mellan ERP-delsystem. Dessa data initierar ofta processer i andra delsystem. Subsystemintegrationsdiagrammet visas i fig. 1.4.

Ris. 1.4. Integrationsdiagram av KIISUP-ramverket

4. Flexibilitet i genomförandet av ledningsstrukturer under specifika förhållanden. Samtidigt kanske sammansättningen av funktioner som ingår i delsystemen i en specifik CIISUP inte helt sammanfaller med det funktionella innehållet i bassystemets delsystem. Låt oss komma ihåg att grundsystemet förstås som en uppsättning funktioner som ingår i programvaran på grundval av vilka ett specifikt system byggs. Denna situation illustreras i fig. 1.5.

A, B, C - delsystem av bassystemet.

A 1 , B 1 , C 1 - delsystem av en verklig CIISUP.

Notera. När man bygger en CIISUP är fokus på att hantera produktionsprocessen som helhet, och inte på att automatisera aktiviteterna för enskilda avdelningar som är involverade i förvaltningen, huvudkravet för att faktiskt stödja ledningssystemets integritet och dess mest effektiva funktion. Samtidigt kan det finnas en diskrepans mellan det funktionella innehållet i KIISUP-delsystemen och det funktionella ansvaret på avdelningarna - Fig. 1.6.

A, B, C - delsystem som ingår i organisationsstrukturen.

A 1, B 1, C 1 - KIISUP delsystem.

Användningen av samma funktioner som krävs för att förbereda olika förvaltningsbeslut är ganska vanligt, till exempel utförs kontroll av lagernivån i ett lager både när en extern order tas emot och när en produktionsorder eller inköpsorder genereras.

5. Integrering (komplexbildning) av flera heterogena resurser i en lösning. Detta är särskilt tydligt på de övre planeringsnivåerna, samtidigt som det är upp till chefen att välja resurssammansättning (fig. 1.7).

6. Integration av hantering av alla stadier av produktens livscykel (Fig. 1.8).

Denna typ av integration utförs på basis av information under hela produktens livscykel, med stöd av PLM- och PDM-delsystemen.

7. Integrering av ledning av alla steg i produktionen.

8. Integrering av förvaltning mellan alla processer för att omvandla resurser till produkter.

9. Integrering av ledningsfunktioner i form av en struktur som innefattar funktionerna planering, redovisning, kontroll, reglering, analys (Fig. 1.11).

10. Integration av CIISUP med BPMS-system

En grundläggande egenskap i det nuvarande skedet av integrationsutveckling är användningen av BPMS som en universell integreringslösning som ger en ny kvalitativ utvecklingsnivå för CIISUP. Som ett resultat fick strukturen för modern CIISUP den form som visas i fig. 1.12.

Detta diagram visar både de viktigaste moderna delsystemen i samband med utvecklingen av MRP-ERP-MES-riktningen och BPMS-delsystemet för integration och dynamisk anpassning av CIISUP till miljökrav.

KIISUP-komponenterna som presenteras i diagrammet har följande förklaring.

KIAS är ett företagsanalyssystem. Tillhandahåller datorstöd för analysenheter av olika styrslingor, enligt fig. 1.11. Kontrollslingan består av redovisnings-, kontroll-, analys-, reglerings- och planeringsblock.

BPMS - affärsprocessledningssystem - affärsprocessledningssystem. Detta är ett integrerande verktyg för KIISUP-kärnan.

SEB/EC - elektroniska affärs- och handelssystem. Tillhandahålla datorstöd för företag på WEB-nätverk.

ERP - enterprise resources planning - enterprise resource planning.

APS - avancerad planering och schemaläggning - avancerad planering och utskick.

EAM - enterprise actives management - enterprise asset management.

CRM - hantering av kundrelationer - hantering av kundrelationer.

CSRP -klientsynkroniserad resursplanering - resursplanering synkroniserad med klienter.

EDMS är ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

ECM - elektronisk innehållshantering - elektronisk innehållshantering.

SCM - supply chains management - supply chain management.

SRM - hantering av leverantörsrelationer - hantering av relationer med leverantörer.

MES - manufacturing execution system - operativt produktionsledningssystem.

AMM - avancerad tillverkningsledning - avancerad produktionsledning.

PLM - produktlivscykelhantering - produktlivscykelhantering.

PDM - produktdatahantering - produktdatahantering.

CAD - datorstödd design - datorstödd design (CAD).

CAM - datorstödd tillverkning - automatiserad produktion.

CAE - datorstödd ingenjörskonst - automatiserad utveckling.

Dessa nitton delsystem studeras i efterföljande föreläsningar.

Slutsats och slutsatser

Alla ovanstående integrationsmetoder påverkar kontrollsystemets effektivitet i varierande grad. Men, manifesterade i verkliga system, gör de det möjligt att bygga komplexa funktionella kontrollstrukturer. Dessa strukturer består av ett stort antal sammanlänkade ledningsfunktioner. Avbrott i integrationsanslutningar, förlust av nödvändig funktionalitet eller deras svaga implementering minskar förvaltningens effektivitet, eftersom de skapar "flaskhalsar" och "återvändsgränder" i den, leder till att lösa problem baserade på felaktig och/eller ofullständig information, minskar kvaliteten på lösningar, etc. Därför måste integrationsfrågor ges högsta prioritet vid design och drift av ett system.

Slutsatser:

Integrering av CIISUP baserat på ERP, MES och andra tekniker är en funktion och den viktigaste prestationen av det moderna tillståndet för företagsledningssystem. Den består i utförandet av alla delar av förvaltningsprocessen koordinerat i tid och rum.

Integration som ett nödvändigt element i förvaltningsorganisationen har alltid varit väl förstått, men dess implementering blev möjlig endast på grundval av datorisering.

Integration i KIISUP-system yttrar sig på många sätt, inklusive i form av att kombinera till en enda helhet sådana delar av produktionssystem och produktionsprocesser som:

ERP- och CAD/CAM/CAE-system;

ERP, MES och andra delsystem med den yttre miljön;

KIISUP-delsystem sinsemellan;

divisioner av företaget;

stadier av produktionsprocessen - från upphandling till montering;

materiella resurser;

elementära processer som utgör en enda produktionsprocess;

administrativa funktioner.

En grundläggande egenskap i det nuvarande skedet av integrationsutveckling är användningen av BPMS som en universell integreringslösning som ger en ny kvalitativ utvecklingsnivå för CIISUP.

I praktiken av företag leder integrationen av CIISUP till en suddighet av gränserna mellan delarna av produktionssystemen, en mer fullständig och omfattande motivering av ledningsbeslut och en ökning av chefernas professionella egenskaper.

Företagets huvud- och ytterligare aktiviteter måste åtföljas av en dokumentbehandlingsprocess, som i sin tur inte bara kräver användning av redovisningssystem eller komplexa affärssystem. Denna uppgift hanteras bäst av ECM-system, efterföljarna elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS). De implementeras inte bara för "byråkratiska" behov, utan också för att minska de anställdas arbetskostnader, eliminera dubblering av information och felaktig datainmatning. Men här kan ofta problem med integration mellan ERP- och ECM-system uppstå. Låt oss titta på hur man löser det med ett exempel. 1C: Dokumentflöde 8 (hädanefter DO).

Produkten har stora möjligheter till integration med andra informationssystem (nedan kallade IS) eller 1C-baserade system. Bland dem finns datasynkronisering och sömlös integration.

Sömlös integrering innebär att funktionerna hos DO kan användas via gränssnittet från andra konfigurationer.

Sömlös integration tillåter:

• Skapa dokument i 1C: Dokumentflöde baserat på IS-data, upprätta kopplingar mellan dokument, uppdatera detaljer om relaterade objekt;
• Starta affärsprocesser enligt IP-dokument och referensböcker;
• Använd 1C: Dokumentflöde som fillagring nästan alla format (bilder, texter, videofiler, arkiv och andra filer). Automatisk filladdning och lagring av alla versioner av dokument;
• Skapa bokstäver enligt IS-data;
• Håll koll på arbetstider och mycket mer.

Viktig! De inställningar som krävs för integration är redan tillgängliga i 1C:Enterprise 8 och i alla standardlösningar.

Integration av 1C: Document Flow med IS med exemplet 1C: ERP Enterprise Management 2

Sömlös integration bygger på webbtjänst 1C: Dokumentflöde. Det ingår i dokumentflödet och ingår i standardleveransen. Denna webbtjänst kräver ingen programmering och kan publiceras på vilken gratis webbserver som helst. Gratis Apatch- eller Microsoft IIS-server stöds.

Användaren "ser" faktiskt inte webbservern. Det fungerar som en slags teknikplattform där sömlös integration fungerar. På sidan av den integrerade konfigurationen (i vårt fall 1C:ERP) fungerar "Integrationsbiblioteket", som tillhandahåller de objekt som användaren interagerar med. Användaren ser sina uppgifter i DO med hjälp av integrationsbiblioteket och ser listor över möjliga affärsprocesser som kan startas. Allt detta finns i Enterprise Management-konfigurationen. Och användaren interagerar med integrationsbiblioteket i 1C:ERP.

Det finns sömlösa integrationsfunktioner som praktiskt taget inte kräver någon konfiguration eller skapande av objekt i dokumentflödet. Detta är till exempel att arbeta med en lista över uppgifter i Enterprise Management. Du ser helt enkelt en lista med uppgifter på 1C:ERP-skrivbordet, som om du arbetade i DO.

Det andra exemplet på en enkel användning av integration är användningen av DO som en fillagring. Du kan välja en separat mapp i 1C: Document Flow-databasen, och skanningar av kontrakt från 1C: ERP kommer att lagras i denna mapp utan att skapa några ytterligare enheter.

Om du vill använda mer intressanta funktioner för sömlös integration kommer relaterade objekt att skapas. Till exempel om du kommer att skriva ett brev skapat utifrån ett avtal från 1C:ERP och skicka det till din kollega eller motpart.

Hur man ställer in sömlös integration med 1C:Document Flow

Installationsprocessen kräver tålamod och omsorg. Som illustration valde vi programmen 1C:ERP 2.2.4.0.67 respektive 1C:Document Management PROF (release 2.1.10.2).

Inställningen inkluderar följande steg:

Installera en webbserver Apache eller IIS som körs från distributionen. Instruktioner ingår i leveransen;

Förbereder DOs för att använda sömlös integration. I det här steget bör du bestämma vilken typ av 1C:ERP-objekt som ska delta i integrationen. Till exempel integration endast för kundorder och försäljningsdokument. Dessa åtgärder utförs av en användare med administratörsrättigheter. Låt oss skapa mappen "Från 1C: ERP" i 1C: Document Flow-databasen och två typer av interna dokument: "Kundorder" och "Försäljning av varor och tjänster". Vi kommer att upprätta redovisning för motparter och dokumentera belopp. Vi anger att vi måste använda deadlines.

Låt oss definiera mappar för lagring av dokument från 1C:ERP. I vårt fall är detta mappen "Försäljning", och i den finns undermappar "Beställningar" och "Försäljning".

Publicera en 1C: Document Flow webbtjänst på en webbserver. Det är en väldigt enkel process. Tillverkad i konfiguratorläge. Starta 1C:Enterprise som administratör.

Vi går in i programmet 1C: Document Flow under en användare med administrativa rättigheter. Välj menyalternativet Administration / Publicering på webbservern.

Ange publikationens namn och katalog. Klicka på knappen "Publicera".

Sedan kan du starta din webbläsare och ladda ner vår 1C: Document Flow-konfiguration på " http://din_komp/Doc/»

Där "your_comp" är datornamnet eller webbserverns IP-adress.

Och "Doc" är publikationskatalogen ( C:\inetpub\wwwroot\Doc\).

Ange publiceringsadressen i 1C:ERP Enterprise Management 2. Logga in i programmet som användare med administrativa rättigheter. Välj "Referensdata och administration/Integrationsinställningar/1C: Dokumentflöde".

Vi anger de sömlösa integrationsmöjligheterna som vi planerar att använda.

Markera rutan "Integration with 1C: Document Flow", ange publiceringsadressen " http://din_komp/doc/»

Nästa steg du behöver utföra är att välja ett användarnamn för att ansluta till DO.

För alla användare som arbetar i 1C:ERP bör du skapa konton i dokumentflödesdatabasen och ge användarna sina lösenord. Domänauktorisering fungerar inte, du måste använda 1C: Enterprise Authorization. Det är bra om kontonamnen i dokumentflödet och 1C:ERP matchar.

Ett tecken på en lyckad anslutning kommer att visas på skrivbordet i "1C:ERP Enterprise Management 2" av uppgiftsformuläret från Document Flow-konfigurationen.

Detta är ett sätt att berätta för programmet om korrespondensen mellan 1C:ERP- och DO-objekt, till exempel en kundorder och motsvarande typ av dokument i dokumentflödet (det interna dokumentet "Kundorder"), när 1C:Dokumentflöde dokument skapas på basis av 1C:ERP-dokument. Vi anger hur dokumentuppgifterna fylls i, på vilken grund och i vilken ordning.

• Fyllning på basen. Till exempel att fylla i "Motpart"-detaljen i dokumentflödesdatabasen baserat på "Motpart"-detaljen från 1C:ERP. Eller fyll i "Ansvarig"-detaljen i dotterbolaget baserat på "Author"-detaljen i Enterprise Management.

• Fyller med något fördefinierat värde. Till exempel, när vi skapar nya dokument i DO, kommer vi att tilldela dem mappen "Från 1C:ERP". Viktig poäng– ställa in automatisk uppdatering av detaljer. När du ställer in regler, markera kryssrutan "Uppdatera detaljvärden". Som ett exempel, attributet "Amount".

Du kan tänka igenom komplex affärslogik och bädda in den i fältet Embedded Language Expression. Till exempel, baserat på godkännandestatusarna i DO, tilldela status till dokument i 1C:ERP.

Vi kan också informera dig om att du behöver bifoga utskrivna dokumentformulär när du skapar dokument i 1C: Document Flow-konfigurationen. Vi anger vilka tryckta blanketter vi kommer att lägga till och i vilket format.

Ett exempel på att använda DO för synkronisering med Contractors-katalogen

1C:Document Flow tillåter inte att du automatiskt skapar motparter i 1C:ERP Enterprise Management 2. Vi kommer att göra detta på ett annat sätt.

Vi skapar en motpart i Document Flow-databasen (New LLC). Vi går in i kortet och lämnar in det för utförande.

Gå till Enterprise Management på hemsidan. Klicka på "Uppdatera" och se vår motpart. Vi går till motpartskortet och ser en hyperlänk som indikerar att vi måste länka denna motpart manuellt mellan DO och 1C:ERP.

Vi fyller i motpartens TIN, skriver ner det och stänger det. Vi går igen och ser att hyperlänken har försvunnit, motparten är helt inkluderad i 1C:ERP-databasen.

Det finns många fler sätt och möjligheter att använda sömlös integration av IS med 1C: Document Flow. Lycka till med upplägget!

Med tiden har OLAP-system blivit ett verkligt hot mot affärssystemsmarknaden. Kunden föredrog ofta att köpa analytiska applikationer som ett integrationsverktyg för sin "patchwork"-automatisering. Genom att känna av denna farliga trend har de flesta ERP-leverantörer idag antingen utvecklat sina egna OLAP-applikationer eller nära integrerade med etablerade OLAP-leverantörer. Förresten, försöken från den första att självständigt återuppfinna hjulet ledde inte till den förväntade framgången. Varje "hastigt sammansatt" OLAP var fortfarande sämre i funktionalitet än industriella analyssystem och kunde inte hantera den flerdimensionella data som avancerade ERP-system kan generera.

Det verkar som att svaret på frågan "Vilka komponenter ska ett fullfjädrat Enterprise Management Information System bestå av?" uppenbart nog. ERP och OLAP. Det finns dock ett "men" även här. De tre klassiska ledarskapsfaserna - Planering, Redovisning och Kontroll - i vissa uppgifter korsar sig som bekant så nära att det blir svårt att skilja den ena från den andra. Följaktligen är full automatisering av sådana uppgifter omöjligt med endast redovisningsverktyg eller endast analysverktyg. Låt oss ta funktionen Finansiell planering som ett exempel. För att genomföra denna uppgift krävs åtminstone följande uppgifter om leverantörsskulder:

Leverantörsskulder

Öppna positioner (skuld från leverantörer)

Leveranskontrakt

Beställning

Betalningar (pågående och planerade)

Budgetposter

Dessutom krävs samma sak, men från gäldenärernas sida. Alla dessa tabeller innehåller nödvändigtvis betalningsvillkor, från vilka det är nödvändigt att konstruera ett schema över förväntade betalningar och inkommande betalningar. Uppgiften är som följer. Det är nödvändigt från alla dessa tabeller att konstruera ett kassaflödesschema för kvartalet, eller till och med en månad i förväg, uppdelat på vecka eller till och med per dag. "Kuber" kommer genast att tänka på. Vad händer om vi försöker ta hänsyn till affärer som är under förhandling eller kommer att bedöma konsekvenserna av att ändra villkoren i ett av de befintliga kontrakten? Med hjälp av vilken sorts "kombination" av heterogena system kan vi modellera vårt företags framtida ekonomiska tillstånd? Troligtvis skulle någon form av interaktiv kubrapport hjälpa här. Vi vill lägga in vår data, men inte i affärssystemet, utan direkt i vårt "kub-rapport-formulär". Detta kommer att ge oss möjlighet att efterlikna den eller den här utvecklingen av händelser och beteendet hos finansiella indikatorer från ett visst datum i prognosperioden.

Många finansanalytiker använder välkända Excel för att lösa sådana problem. Detta populära program är dock lämpligt för en användare. Och bara om denna användare har tillräcklig erfarenhet av att kommunicera Excel med externa applikationer. I vårt fall talar vi om det samordnade samspelet mellan en hel grupp av finanstjänstanställda, som var och en har sin egen befogenhet att arbeta med betalningsplanen. Låt oss också lägga till chefer - styrekonomer och medlemmar av budgetutskottet som kontrollerar sina underordnades arbete. Det visar sig att för att automatisera funktioner som liknar finansiell planering är det nödvändigt att använda en applikation som har ergonomin för populära kalkylblad, "transaktionaliteten" hos ERP-system och den analytiska kraften hos OLAP:er.

Utöver ekonomisk planering finns det många fler funktioner som "rymmer" mer än en fas av förvaltningen. Budgetering, som en process för att fastställa, detaljera och komma överens om affärsmålen för ett företag, behöver också en mekanism som förenar ansträngningarna från ett stort antal användare inom ett enda informationsutrymme. Faktum är att under budgetförberedelserna, planeringsfaserna (centraliserad publicering av budgetplaner), redovisning (inmatning av detaljerad information om lokala budgetar) och kontroll (analys av det faktiska genomförandet av budgetförordningar) oundvikligen korsas med varandra på grund av den iterativa karaktären hos budgeten. själva budgetprocessen. Samtidigt är budgeteringen som helhet en del av en fas av förvaltningen - planering.

Många OLAP-leverantörer, som insåg behovet av applikationer av detta slag, började skapa versioner specialiserade för att automatisera hanteringsuppgifter för budgetering, finansiell planering, analys och kontroll. I detta lopp uppnåddes de ledande positionerna främst av de som började utveckla och främja applikationer helt specialiserade för att lösa ledningsproblem.

Det internationella företaget IDC, specialiserat på oberoende övervakning av mjukvarumarknaden, har kombinerat sådana applikationer i en ny familj - BPM (BusinessPerformanceManagement, dvs. Business Performance Management).

BPM-system låter dig länka samman sådana koncept som företagets uppdrag, utvecklingsstrategi, mål, långsiktiga planer, medellång sikt och specifika budgetar för den närmaste framtiden. I denna samarbetsmiljö kan högsta chefer publicera budgetförslag till linjechefer (avdelningschefer). De senare börjar komplettera dessa siffror med sin egen idé: om de kan uppnå dessa mål, vilka resurser de behöver för detta. Systemet tillåter dem att se och använda rapportering från relaterade avdelningar i sitt arbete: baserat på planer för råvaruförsörjning, bedöma deras kapacitet vad gäller produktionsvolymer etc. Vidare aggregeras siffrorna som justerats och kompletteras på den lägre nivån igen till företagsnivån. Hela denna process med "dubbelriktad" budgetering upprepas iterativt tills den mest "realistiska" budgeten har upprättats.

Onödigt att säga, tack vare en enhetlig miljö av samarbete börjar varje anställd tydligare förstå sin roll i processen att hantera organisationen. Budgetens tillförlitlighet ökar genom att involvera vanliga artister i förberedelseprocessen.

Naturligtvis är det inte möjligt att bygga ett sådant system utan en kraftfull mekanism för att konsolidera finansiella och kvantitativa data. En mekanism som gör att varje division kan använda sin egen valuta och samtidigt omvandla det sammanlagda saldot till företagsvaluta. Dessutom innebär den verkliga konsolideringsmekanismen närvaron av en funktion av att "exkludera" företagsintern omsättning. Konsolidering i en enorm förgrenad struktur är en mycket svår process att kontrollera. Ofta kräver aggregerade balansräkningsdata omvänd analys. När det finns ett behov av att spåra hela processen för "födelse" av en specifik figur, hjälper ett "revisionsprotokoll".

Vad mer ger BPM-applikationer sina användare? En ekonomichef med självrespekt kommer inte att segla igenom nästa budgetperiod utan att ta, utöver den huvudsakliga, ett par budgetar "i reserv": vid negativ eller "positiv" utveckling som inte är planerad. I ett ögonblick av kris är det nödvändigt att omedelbart överföra organisationen till en "nödbudget." Samtidigt finns det förstås inte tid att granska, komma överens och publicera alla budgetposter inom ramen för alla kostnadsställen. Specialiserade datorsystem av BPM-klassen låter dig underhålla flera versioner av en organisations budget eller ekonomiska plan och, om nödvändigt, snabbt byta alla strukturella enheter till en ny version.

BPM-applikationer har vänt sitt ansikte mot företagsledningen. Toppchefer som arbetar med BPM kunde nu självständigt anpassa systemet för att passa deras behov, utan att vända sig till specialister på automationsavdelningen. När allt kommer omkring kommer inte varje toppchef att vilja låta andra komma in i strategiska planer, inkomststruktur etc.

Den analytiska funktionaliteten i BPM-applikationer ger möjlighet att skapa rapporter "i farten": alla delar av befintliga mätningar kan placeras i det analytiska fönstret med hjälp av musen och skapa din egen data "kub" direkt på skärmen. De så kallade "kontrollagenterna" av BPM upptäcker avvikelser från faktiska indikatorer från deras planerade värden i tid och meddelar om detta. Drömmen om vilken regissör som helst går i uppfyllelse - när du kan komma till jobbet på morgonen, slå på datorn och omedelbart se alla problemområden i företaget där och fokusera din uppmärksamhet på de platser där avvikelser har uppstått. Och om chefen redan har arbetat bra med systemet, kommer den till och med att kunna erbjuda honom några möjliga lösningar på de problem som har uppstått.

Förkortningen ERP kommer från det engelska uttrycket Enterprise Resource Planning, vilket bokstavligen betyder företagsresursplanering. Teoretiskt representerar ett sådant system företagets övergripande strategi, som tar hänsyn till följande områden:

• Finansiell resurshantering - skatterapportering, redovisning, budgetplanering;
• Personalförvaltning;
• Asset Management;
• Interaktion med partners och historik över kundtransaktioner.

På den praktiska sidan, när man talar om affärssystem för affärssystem, menar de mjukvara för att automatisera vart och ett av de listade områdena, såväl som andra processer i företagets aktiviteter för att föra dem in i en gemensam sammankopplad databas som är nödvändig för verksamhetens drift.

Med enkla ord är ERP-system komplex av aktiviteter som inkluderar: modeller för att hantera informationsflöden i ett företag, utrustning för att lagra och bearbeta den, mjukvara, IT-avdelning och teknisk supportspecialister, såväl som användarna själva.

Konstruktion av ett IT-företagsresursplaneringssystem

Eftersom ett ERP-system är en komplex programvara, består det av följande delar:

• Plattform- huvudmiljön (kärnan), som säkerställer driften av programkomponenter, såväl som företagets grundläggande funktionalitet (referensinformation, funktioner). Detta är grunden för systemet, utan vilket dess funktion är omöjlig.
• Datahanteringsverktyg- detta inkluderar lagring på servern, program för att bearbeta information och överföra dem för drift av moduler.
• Plug-ins- program oberoende av varandra som ansluter till plattformen och använder huvuddatabaserna i sitt arbete. Det är närvaron av oberoende moduler som kan kopplas bort och kopplas ihop utan att störa driften av hela komplexet som skiljer ERP-system från andra typer av programvara som används för att automatisera affärsprocesser.

Moduler anslutna till huvudplattformen för proär indelade i tre grupper:

1. Inhemsk- program som används inom företaget och som anställda har tillgång till.
2. Extern- program som kunder och partners har tillgång till (till exempel det personliga kontot för en dropshipper-förmedlare).
3. Kontakter- program för anslutning till andra mjukvaruprodukter som inte ingår i affärssystemet, men som används av företaget i dess verksamhet. De utför datautbyte.

Var kan man få tag i ett affärssystem för ett företag

Det finns tre sätt att köpa programvara för resursplanering:

1. Skapa din egen produkt. Det visar sig ofta vara en irrationell metod, eftersom avsaknaden av ett professionellt tillvägagångssätt kan leda till en situation där endast en riktning beaktas, vilket inte kommer att ge en påtaglig effekt. Samtidigt är ett system implementerat på detta sätt vanligtvis svårt att ersätta eller komplettera.
2. Köp av en färdig plattform och dess implementering i företagets arbete. Här måste du göra rätt val i enlighet med verksamheten i ditt företag. Högkvalitativa och välkända produkter är ganska dyra och kräver konstant stöd från utvecklaren.
3. Professionell utveckling av affärssystem individuellt för företaget. Endast 20% av programmen som skapas på den inhemska marknaden integreras framgångsrikt i företagens arbete. Detta innebär att företagets risk att få en produkt av låg kvalitet till en hög kostnad är ganska stor.

Hur man väljer och implementerar ett affärssystem

Det finns inget universellt resursplaneringssystem som passar alla företag. För varje produktion väljs dess mest optimala produkt, som sedan justeras under implementeringsprocessen.

Typer av affärssystem för företag

Klassificeringen av företagsresursplaneringssystem utförs enligt flera parametrar, med hänsyn till vilka som hjälper dig att välja rätt produkt. Sålunda kan de, beroende på deras syfte, vara sektoriella eller generella. Det första alternativet är lämpligt för mycket stora företag, såväl som för företag som producerar en unik produkt eller använder icke-standardiserade affärsmetoder.

Efter typ av organisation särskiljs system av följande format:

• offentlig- många användare har tillgång till programmets allmänna funktionalitet, men dina uppgifter är endast tillgängliga för anställda på ditt företag.
• Privat- programmet är isolerat och kan ändras och modifieras för att passa företagets uppgifter.
• Hybrid- en kombination av två typer.

Efter typ av informationslagring:

• Moln- databaser finns på externa servrar.
• Inhemsk- data lagras på företagets egen server.

Efter användargränssnittsformat:

• Stationär (skrivbord)- programvara för att ansluta till databaser är installerad på en PC och kan arbeta självständigt från Internet, med endast intern kommunikation.
• Webbläsare (fungerar endast online)- åtkomst till systemet ges via företagets webbplats och det personliga kontot för en anställd, kund eller partner.

Genom mjukvaruarkitektur:

• Modul- består av många komponenter (moduler) utformade för att lösa olika problem.
• Monolitisk- enhetliga omfattande program.

Efter licensklass:

• Proprietär- stängd programvara som kräver en licensavgift för att använda.
• Öppen källa- gratis program med öppen källkod.

Fel vid val av resursplaneringssystem

Fel val av ett affärssystem för företagsledning kommer inte bara att medföra extra kostnader, utan kan också påverka verksamheten negativt. För att undvika misstag måste du känna till de viktigaste:

• Avsaknad av ett korrekt valt och tydligt formulerat mål. Det är viktigt att förstå att ERP ska förbättra företagets prestation, ta till sig positiva aspekter och kompensera för negativa. Därför, när du väljer, är det nödvändigt att bestämma exakt vilken effekt som ska erhållas från implementeringen. Om ditt mål är att optimera din verksamhet som helhet, kommer du inte att få de resultat du behöver. Alla uppgifter ska specificeras i de tekniska specifikationerna (TOR). Samtidigt ska systemet anpassas till företaget och inte tvärtom. Det är ett misstag att helt bygga om ett företag, särskilt om det är lönsamt, under ett affärssystem.
• Felaktigt val av metodik för att lösa problem. Varje affärssystem är byggt för ett specifikt affärsområde. Den kan anpassas för produktionssektorn eller uteslutande för handel.
• Ensidig syn på systemval. Teamet av specialister som sammanställer de tekniska specifikationerna, väljer och kontrollerar systemimplementeringsprocessen bör inkludera representanter för olika avdelningar i företaget (IT, försäljning, personal, produktion). Annars kommer den slutliga produkten att väljas utifrån bekvämligheten för endast en användargrupp och kommer inte att ge företaget som helhet den effektivitet som krävs.
• Otillräckliga kvalifikationer hos utvecklaren och specialister som utför implementeringen. Processen att skapa och integrera ett resursplaneringssystem är dyrt och många företag, i ett försök att minska kostnaderna, vänder sig till företag med liten erfarenhet eller använder gratis affärssystem, vilket är ganska riskabelt.
• Låg nivå av kontroll över processen för programintegrering i systemet.
• Gränssnittskomplexitet. Om ett program är för komplext för att kunna förstås intuitivt, kan du stå inför utmaningen att behöva utbilda personal att använda det. Detta ökar också risken för oavsiktliga fel vid inmatning av data, vilket medför felaktig planering och alla följder av detta.

Vilka funktioner ska ett resursplaneringssystem ge?

Det huvudsakliga verktyget i affärsplanering som gör att du kan fatta beslut är rapporteringsdokumentation. Det är detta som ligger till grund för ERP-arbetet, vilket i sin tur ska ge möjlighet att analysera rapportdata från olika positioner. Därför bör ett effektivt affärssystem ha ett antal av följande funktioner:

• Säkerställer bekvämt dokumentflöde. Huvudsyftet med affärssystem är att säkerställa snabb exekvering av dokumentation (fakturor, fakturor, rapporter, prislistor), samt efterföljande operationer med dem (sökning, åtkomst, vidarebefordran, redigering).
• Planera. Systemalgoritmen, speciellt för produktion, bör möjliggöra planering av betalningar, leveranser, lagerdrift, säsongsförändringar och produktionsvolymer. För varje företag är produktionsplaneringen individuell och knuten till volym-kalenderstrategin.
• Transparens av information. Programmet bör registrera alla transaktioner, parter, volymer och datum för deras implementering, vilket kommer att göra företagets arbete mer transparent för analys.
• Tillträdeskontroll för olika nivåer. Eftersom systemet täcker en mycket stor mängd information om företagets arbete, varav det mesta måste förbli stängt för anställda på lägre nivå, kunder och partners, måste det tillåta att en del data kan stängas för användare med olika åtkomst.
• Enat datanätverk. ERP-systemet ska ge möjlighet att spåra alla individuella processer (till exempel transaktioner) på alla nivåer från inköp av råvaror och produktion, till registrering av försäljning och betalning av skatter.
• Personalredovisning. Programmet bör ge möjlighet att kontrollera antalet personal, planera avgångsscheman och arbetade timmar, ta hänsyn till de anställdas kvalifikationsnivå och upprätta semesterscheman och avancerade utbildningskurser. Ett effektivt planeringssystem ger också möjlighet att beräkna löner och bonusar med hänsyn till ersättningsformen.
• Arbeta med leverantörer. Funktionaliteten i systemet bör tillåta dig att lagra och bearbeta en databas med leverantörer, skicka förfrågningar om tillgänglighet, planera bildningen av beställningar, frigöra rörelsekapital och betalning av fakturor, kontrollera leveransprocessen och även upprätthålla inköpsrapportering.
• Arbeta med kunder. Systemet bör möjliggöra fullständiga register över data för varje klient, oavsett hur många juridiska personer som ingår i den senares struktur. Detta innebär inte bara möjligheten att låta kunden arbeta genom sitt eget konto, utan också lagring av data om genomförda transaktioner, kundreskontra, leveransplanering, fakturahantering och samarbetshistorik. Detta gör att du kan studera efterfrågan och vinstnivån från varje kund.
• Service och reparation. Om vi ​​pratar om produktion, bör denna del av programmet ge planering för teknisk inspektion av utrustning, ett schema för planerade reparationer, modernisering eller byte av företagsutrustning. För handelsföretag bör systemet ge möjlighet att redovisa serviceunderhåll av sålda varor och reparationer under garanti.

Funktioner i ERP-implementering

Resursplaneringssystemet arbetar på databaser, som det vanligtvis finns en hel del av. Själva informationen kan finnas på olika medier, inklusive pappersdokumentation, och därför är överföringen till elektroniskt format ett enormt jobb. Själva data är uppdelad i två grupper:

• Viktig- information som ligger till grund för företagets verksamhet. Detta är uppgifter om arbets- och produktionsledning, rapportering från säljavdelning och personalansvariga. De måste användas i affärssystemet.
• Är vanliga- information som är viktig för ett specifikt företag, som inte används av företaget regelbundet, men som också är viktig. Dessa data läggs till systemet vid behov eller på begäran av företagsledningen.

Ett idealiskt affärssystem ska kunna använda alla typer av data, men i praktiken, för att förenkla implementeringsprocessen, tas de viktiga i beaktande först, och sedan integreras de generella gradvis.

Utifrån vilken data som ska användas och vilken funktionalitet som krävs i systemet upprättas en teknisk specifikation. Det är ett officiellt dokument (instruktioner) som visar vilka uppgifter och mål som måste uppnås under implementeringsprocessen. Utifrån de tekniska specifikationerna upprättas en kalenderplan för integrationsarbetet.

Det finns tre strategier för att implementera ett företagsresursplaneringssystem:

1. Steg-för-steg integration- först tas huvudmodulerna i drift (till exempel finansiell redovisning, bokföring och dokumentflöde), och sedan, efter felsökning av deras arbete, introduceras resten gradvis. Denna metod tar mycket tid och kan inte visa resultat omedelbart. Det används ofta av företag när de utvecklar sina egna system.
2. Omfattande implementering- systemet appliceras omedelbart i alla riktningar och fullt ut, och sedan felsöks arbetet gradvis. Denna metod låter dig snabbt integrera ett företagsresursplaneringssystem. Den används vid köp av färdig programvara.
3. Kombinerad metod- Implementeringen av affärssystem sker omedelbart inom alla verksamhetsområden, men i etapper. Denna strategi låter dig minimera implementeringstiden med minsta möjliga kvalitetsförlust på arbetet. Oftast används denna teknik av privata företag som erbjuder anpassade mjukvaruutvecklingstjänster.

Hur ett affärssystem fungerar och vem behöver det

Med tanke på komplexiteten och de höga kostnaderna kommer implementeringen av ERP endast att rekommenderas för stora företag, där volymen redovisningsdata är mycket stor och kräver systematisering. Sådana system uppvisar hög effektivitet för storskalig produktion i olika företag och innehav. Om företaget inte producerar ett brett sortiment eller producerar små partier behöver det inte ett så seriöst resursplaneringssystem, och det kommer bara att sakta ner processen och leda till omotiverade förluster.

Det enda undantaget, enligt specialister från konsultbyråer, är användningen av ERP-system av små företag som arbetar under förhållanden med mycket hög konkurrens, där automatisering av alla processer skapar en ytterligare fördel.

För att förstå om du behöver ett sådant system måste du beräkna den ekonomiska effektiviteten av dess genomförande. Det kan bestämmas av olika parametrar (minska lager, produktionshastighet, minskning av personal, ökad arbetsproduktivitet), och som ett resultat bör det ge ytterligare vinst för företaget självt eller åtminstone minska kostnaderna.

Kort översikt över populära affärssystem

Oftast är företagens huvudsakliga ERP-system färdiga produkter anpassade till företagets verksamhet. De kan betalas eller gratis. Med korrekt implementering kan du uppnå effektivitet i båda fallen.

Populära gratisprodukter:

• ERPNext- ett minimalistiskt program för en privat entreprenörs arbete (IP). Den största nackdelen är begränsat diskutrymme, som kan utökas mot en extra avgift.
• Galaxy ERP- designad för den inhemska marknaden och låter dig ta hänsyn till frekventa ändringar i lagstiftningen.

Betalprogram:

• SAP ERP- ett av de mest populära systemen som erbjuder bred funktionalitet och ett användarvänligt gränssnitt.
• 1C:Företag- ett ganska populärt och prisvärt system som erbjuder ett stort antal specialiserade lösningar.
• OpenBravo ERP- ett program för den genomsnittliga nivån med bekväm skalning och överkomlig kostnad.

Fördelar och nackdelar med ERP

De flesta av bristerna med affärssystem härrör från dess grundläggande egenskaper, eftersom de största problemen som företag möter när de implementerar ett program är relaterade till att göra misstag när de beslutar om behovet av att använda och direkt välja programvara.

Nackdelar medn

Trots att syftet med affärssystem är att förbättra produktionsprocessen har de sina nackdelar. Bland de senaste:

• Programkomplexitet och, som en konsekvens, den höga kostnaden för inköp och implementering.
• Ökade krav på utrustning för datalagring och bearbetning, inklusive servrar för lagring av säkerhetskopior. Det måste vara pålitligt och snabbt, vilket avgör dess höga kostnad.
• Behovet av ytterligare dataskydd, noggrann övervakning av säkerhetssystemet och inrättande av en åtkomsthierarki. Att lagra information i elektroniskt format, och särskilt med åtkomst via nätverket, ökar risken för stöld eller förstörelse (avsiktlig eller oavsiktlig) av viktiga dokument.
• Beroende av företagets energiförsörjning. Om det blir problem med elnätet på ett företags kontor, lager eller försäljningsområden kan företagets verksamhet stoppas helt.

Praktiska fördelar med ett affärssystem

Att implementera en strategi och mjukvara för redovisning och resursplanering är ett effektivt sätt att uppnå förbättringar i företagets prestation, vilket har följande fördelar:

• Möjlighet till integration i olika typer av produktion och snabb anpassning till ett brett spektrum av företagsaktiviteter. ERP-systemet är lämpligt för industrikomplex, bankorganisationer, handelsföretag och tjänstesektorn.
• Stöd till planeringsmetoder för olika delar av företagets verksamhet.
• Möjlighet att bygga ett virtuellt företag.
• Ekonomisk redovisning av hög kvalitet för alla avdelningar.
• Förmåga att leda företag med ett stort antal internationella divisioner och distansanställda.
• Skalbarhet och flexibilitet för implementering i företag av olika storlekar.
• Förmåga att arbeta med andra program och applikationer som används i företaget.
• Integrering av data i ett enda system, vilket gör det tillgängligt för många avdelningar.

Genom att förstå funktionerna i ett affärssystem, vad det är i enkla ord och hur du väljer för ditt företag, kommer du att kunna förhindra dig själv från att av misstag köpa en dyr produkt som du inte behöver, genom att välja den mest effektiva kommer du att kunna genomföra det på ett kompetent sätt, uppnå ökad effektivitet och vinst för företaget.