Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Сценарий управления ресурсами
- Определение количества типов ресурсов . Менеджер по ресурсам совместно с командой проекта назначают типы ресурсов. Ресурсы назначаются как группами для выяснения количества типов ресурсов необходимых для реализации проекта.
- Оптимизация загрузки типов ресурсов . Менеджер ресурсов разделяет группы типов ресурсов и оптимизирует их загрузку по всей длительности проекта.
- Назначение ресурсов на типы ресурсов . На этапе реализации проекта менеджер по ресурсам назначает сотрудников компании на типы ресурсов на период от одной до двух недель.
- Оптимизация загрузки ресурсов . После перепланирования сроков проекта менеджер по ресурсам оптимизирует их загрузку на назначаемый период.
- Анализ результативности управления ресурсами . На этапе завершения проекта менеджер по ресурсам проводит анализ результативности управления ресурсами. Результаты данного анализа попадают в отчет о реализации проекта.
- Документом регламентирующий данный процесс является регламент по управлению ресурсами .
Определение ролей и типов ресурсов проекта
Процесс определение и назначение ресурсов процесс итерационный. В зависимости от задач, которые запланированы в проекте, определяется перечень необходимых ресурсов. Вы можете использовать несколько сценариев назначение ресурсов:
- Назначение ресурсов компании прямо на задачи проекта. Для реализации данного сценария задачи проекта должны быть типовыми и ресурсы должны точно знать, как реализовывать назначенные задачи. Детализировать проекта до уровня типовых задач, это усложняет процесс планирования задач и при этом упрощает процесс назначения ресурсов.
- Использование шаблонов проекта. Разработанные шаблоны проектов содержать уже назначенные роли и типы ресурсов. Заменяя роли и типы ресурсов, имеющимися на данный момент ресурсами компании Вы сокращаете путь назначения ресурсов. Остается только решить ресурсные конфликты.
- Назначение ролей и типов ресурсов на задачи проекта. Для проектов с высокой уникальность для которых не разработаны шаблоны проекта используется самый длинный путь назначения ресурсов. Графическое представление данной метода представлены ниже.
| Роли в проекте | Задачи проекта | Навыки |
|---|---|---|
| Монолитчики | Срубка свай | срубка свай |
| Армирование ростверка | армирование ростверка | |
| Бетонирование ростверка | бетонирование ростверка | |
| Каменщики | класть каменную кладку | |
| Фасадчики | Утепление фасада и грунтовка | утепление фасада |
| Декторативная штукатурка фасада | штукатурка | |
| Установка молдинга | установка молдинга | |
| Покраска фасада | покраска стен | |
| Облицовка рваным камнем | облицовка рваным камнем | |
| Разнорабочие | Бетонирование ростверка | |
| Заполнение оконных проемов | установка окон |
Первым шагом планирования ресурсов есть назначение ролей на работы проекта. Для реализации работ проекта ресурсам необходимо обладать определенным перечнем навыков. После назначения ресурса на работу есть возможность сгруппировать все назначенные работы и сформировать список навыков, которыми должны обладать специалисты, назначенные на роли. Используя навыки можно подобрать для каждой роли перечень специалистов, которые могут выполнять данные работы.
Основные типы ресурсов
Выделяются пять основных группы ресурсов:
Трудовые ресурсы - это люди и оборудование, которые выполняют работу, необходимую для завершения задач проекта. Трудовые ресурсы потребляют время (в часах или в днях) для выполнения задач. Трудовые ресурсы характеризуется максимальным количеством единиц ресурса (Макс. единиц), доступным для одновременного использования в проекте. Под количеством единиц ресурса понимается количество рабочего времени ресурса. Например, если в проекте будет задействован один программист, то для соответствующего ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 100%, в случае с двумя программистами максимальное количество единиц ресурса будет равняться 200% и т.п. Если же будет задействован только один программист, который сможет уделить проекту только половину своего рабочего времени, то для такого ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 50%.
Материальные ресурсы - это различные материалы, комплектующие и другие предметы потребления, используемые для выполнения задач проекта. При использовании материальных ресурсов в проекте затрачивается не рабочее время ресурса, а сам ресурс. Материальные ресурсы характеризуются единицей измерения количества ресурса (Material Label - Единицы измерения материалов), например, шт., м 3 и т.п. Для материального ресурса нельзя указать его максимальное количество.
Затратные ресурсы - этот тип ресурсов позволяет описать различные пути финансирования или расхода финансовых средств проекта. Данный ресурс часто используется для описания подрядных организаций либо инвесторов проекта. Объемы финансирования указываются при назначении ресурса на работу проекта.
Денежные ресурсы - ресурсы типа Cost (Стоимость). Эти ресурсы могут назначаться на задачи проекта и имеют финансовое измерение (в денежных единицах).
Использование ресурсов при планировании проекта позволяет:
- Отслеживать количество работы, выполняемой людьми и оборудованием, а также количество материалов, расходуемых для выполнения задач;
- Гарантировать более высокую степень учета и понимания плана проекта.
- Повысить точность расчета деталей графика проекта;
Для того чтобы адекватно определить потребности в ресурсах, необходимо учесть следующие факторы:
- Содержание проекта.
- Типы задач, которые необходимо будет выполнять.
- Количество и объем задач проекта.
- Навыки необходимые для выполнения задач.
- Количество ресурсов, необходимое для своевременного выполнения каждой задачи.
- Возможность одновременного использования ресурса в нескольких задачах.
Информация о том, как добавлять ресурсы в план-график MS Project Professional 2013, представлена в материале «Описание ресурсов »
Определите в Вашем проекте перечень ресурсов согласно приведенным ниже данным:
| Название ресурса | Тип | Единица измерения | RBS | Стоимость |
|---|---|---|---|---|
| Монолитчики | Материальный | Бригады | $5 тип А - срубка свай $10 тип В - армирование ростверка $20 тип С - битонирование ростверка |
|
| Каменщики | Материальный | пачка | Бригады | $300 за пачку |
| Фасадчики | Материальный | Бригады | $5 тип А - утепление фасада $6 тип В - декоративная штукатурка фасада $7 тип С - установка молдинга $4 тип D - покраска фасада $8 тип F - облицовка рваным камнем |
|
| Разнорабочие | Трудовой | Бригады | $6 тип A - битонирование ростверка $7 тип B - установка окон |
|
| Сваи | Материальный | шт. | Материалы | $250 |
| Арматура | Материальный | пачка | Материалы | $270 |
| Бетон | Материальный | куб. | Материалы | $65 |
| Кирпич | Материальный | пачка | Материалы | $150 |
| Раствор | Материальный | куб. | Материалы | $20 |
| ЖБИ | Материальный | шт. | Материалы | $1 200 |
| Окна | Материальный | шт. | Материалы | $800 |
| Грунтовка | Материальный | куб. | Материалы | $40 |
| Пенополистирол | Материальный | пачка | Материалы | $160 |
| Молдинг | Материальный | шт. | Материалы | $20 |
| Рванный камень | Материальный | шт. | Материалы | $40 |
| Штукатурка | Материальный | кг. | Материалы | $80 |
| Краска | Материальный | кг. | Материалы | $10 |
| Сваебойка | Трудовой | Механизмы | $20,00/ч | |
| Автокран | Трудовой | Механизмы | $50,00/ч | |
| Компрессор | Трудовой | Механизмы | $1 730,00/мес | |
| Юрист | Трудовой | Сотрудники | $800,00/мес |
Ресурс (Resource) - Квалифицированный персонал, оборудование, расходные материалы, сырье, материальные средства, бюджет или денежные средства. Идентификация ресурсов: материальные ресурсы, человеческие ресурсы, доступность ресурсов, назначение ресурсов на операции проекта, выравнивание загрузки ресурсов.
Определение того, какие ресурсы (люди, материалы, оборудование) и в каком количестве будут использованы в проекте.
На данном этапе планирования ресурсов теми материальных ресурсов заменяются на те, которыми обладает компания на данный момент. Не исключено что при данном планировании будет уточнены все ресурсы необходимые для реализации проекта.
Планирование материальных ресурсов проекта
Планирование материальных ресурсов проекта осуществляется назначением ресурсов на работы проекта. При начальном планирование ресурсов проекта назначаются только типы ресурсов, которые должны быть использованы в проекте. После детального уточнения содержания проекта проходит и детальное уточнение типов ресурсов. После назначения ресурсов на работы осуществляется детальное планирование ресурсов по временной шкале проекта. Планирование ресурсов в рамках всех проектов портфеля позволяет уточнить потребность в ресурсах все компании и спланировать закупку и поставку необходимых ресурсов.
Планирование трудовых ресурсов на данном этапе состоит в назначении специалистов на роли и решение ресурсных конфликтов возникающих при этом.
Ресурсные конфликты возникают из-за того что количество квалифицированных специалистов в компании всегда ограничено и обеспечить все проекты квалифицированными кадрами бывает довольно сложно. Существует пять методов решения ресурсных конфликтов:
1. Добавление ресурсов.
2. Увеличение длительности работ.
3. Сдвиг работ по времени.
4. Перераспределение времени загрузки.
5. Перераспределение времени загрузки между несколькими однотипными ресурсами.
Выбор того или иного методы решения ресурсных конфликтов зависит от ситуации.
Информация о том, как назначать ресурсы на задачи в плане-графике MS Project Professional 2013, представлена в материале «Назначение ресурсов »
Назначьте ресурсы на задачи Вашего проекта в плане-графике. Условия назначения приведены ниже:
| СДР | Название задачи | Ресурсы |
|---|---|---|
| Дог | Разработка и подписание договора на строительство коттеджа | Юрист |
| Фун.1 | Погружение свай | Сваи;Автокран;Сваебойка |
| Фун.2 | Срубка свай | Компрессор;Монолитчики |
| Фун.3 | Армирование ростверка | Арматура;Монолитчики |
| Фун.4 | Бетонирование ростверка | Бетон;Монолитчики;Автокран;Разнорабочие |
| Кар.1 | Кладка из кирпича под плиту перекрытия | Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран |
| Кар.2 | Монтаж плит перекрытия 1 этаж | ЖБИ;Автокран |
| Кар.3 | Кладка стен и перестенков 1-го этажа | Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран |
| Кар.4 | Монтаж плит перекрытия 2 этаж | ЖБИ;Автокран |
| Кар.5 | Кладка стен и перестенков 2-го этажа | Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран |
| Кар.6 | Монтаж плит прикрытия между вторым этажам и чердаком | ЖБИ;Автокран |
| Кар.7 | Кладка парапета и вентиляционных шахт | Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран |
| Кар.8 | Разработка и заключение договора на изготовление окон | Юрист |
| Кар.10 | Заполнение оконных проёмов | Окна;Разнорабочие |
| Кр.1 | Разработка и утверждение коммерческого предложения (Кровля) | Юрист |
| Фас.1 | Утепление фасада и грунтовка | Пенополистирол;Фасадчики;Грунтовка |
| Фас.2 | Декоративная штукатурка фасада | Фасадчики;Штукатурка;Грунтовка |
| Фас.3 | Установка молдинга | Молдинг;Фасадчики |
| Фас.4 | Покраска фасада | Грунтовка;Фасадчики |
| Фас.5 | Облицовка рванным камнем | Рванный камень;Фасадчики |
| Бл.1 | Разработка и подписание договору по благоустройству | Юрист |
Правила планирования ресурсов
- На суммарные задачи реальные ресурсы не назначаются. На суммарные задачи технологического плана могут быть назначены только роли или типы ресурсов. После декомпозиции задачи перенесите ресурсы на задачи нижнего уровня.
- На работы оперативного плана желательно назначать по одному исполнителю. Материальные ресурсы могут быть назначены без ограничения.
- Если на задачу нужно назначить несколько исполнителей разделите задачи на несколько отдельных независимых задач.
- Только один ответственный может быть назначен на обычную задачу и на суммарную.
- Ответственный, может быть назначен как на работу, так и на задачу.
- Указывайте ответственных отдельно от ресурсов и исполнителей.
Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами.
Рисунок 8.1 - Структура материально-технического обеспечения
Рисунок 8.2 - Структурная модель управления ресурсами проекта
Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на рис. 8.2.
Закупки ресурсов являются центральным элементом системы управления ресурсами. Приведем основные понятия.
Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т.е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.
Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта - подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.
Управление поставками выделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками. Включает в себя:
- планирование поставок;
- организацию бухгалтерского учета;
- доставку, приемку и хранение товара;
- учет и контроль доставки.
Планирование и организация закупок и поставок - первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки ресурсов, состоят из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.
Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Размещение заказов. Совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.
Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий логической последовательности.
Среда, влияющая на закупки , - сочетание внутренних и внешних сил как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.
Стратегия закупок по проекту - система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.
Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта - формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.
Планирование закупок по контракту - процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.
Предварительная оценка возможностей закупок - оценка опыта, производственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.
Выбор источников закупок - процесс выбора организации и /или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.
Оценка источников закупок - общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.
Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту - квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта.
Рассмотрение технической компетентности поставщиков на этапе закупок (обеспечения проекта) - оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.
Переговоры по закупкам поставкам) - этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.
Рассмотрение стоимости закупок - рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.
Оценка выполнения закупок по проекту - система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью применения в других проектах.
Основные принципы планирования ресурсов проекта
Приведем основополагающие принципы и понятия, необходимые по контексту управления ресурсами. На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту является основой формирования во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.
Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает ряд составляющих, в том числе:
- разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов,
направленных на достижение целей проекта; - разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;
- контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с
фактическими и выработку корректирующих воздействий.
Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах, рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания сбалансировать соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.
Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:
- ресурсное планирование при ограничении по времени;
- планирование при ограниченных ресурсах.
Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагающей фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.
Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах, – предполагающий, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации закупок и поставок ресурсов.
Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом, которая включает процессы планирования, закупки, поставки, распределения, учета и контроля ресурсов.
Понятие «ресурс» в методологии управления проектами трактуется как все, что имеет в своем распоряжении проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительность, сроки ограничения), информация, знания и технологии.
Основная цель управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и поэтому основными задачами управления ресурсами являются:
Оптимальное планирование ресурсов;
Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:
Управление закупкой ресурсов;
Управление поставками ресурсов;
Управление запасами;
Управление распределением ресурсов по видам работ. Закупка ресурсов является центральным элементом системы управления ресурсами.
Под закупками понимают меры, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть, имуществом (товарами), выполнением работ (услуг).
Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.
Управление закупками или материально-техническим обеспечением проекта - это подсистема управления проектом, включая процессы приобретения товаров, продукции и услуг для проекта от внешних организаций-поставщиков.
Данная подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключение договоров и их ведения, обеспечения поставок, закрытие договоров.
Управление поставками выделяется как самостоятельная подсистема рядом с управлением закупками, которая включает:
Планирование поставок;
Организацию бухгалтерского учета;
Доставку, приемку и хранение товара;
Учет и контроль поставок.
Основные принципы планирования ресурсов проекта
На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплекса работ и ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту является основой их формирования во времени и определения возможности обеспечения ресурсами для подписания договоров купли ресурсов, планирования поставки ресурсов, а также распределения уже купленных ресурсов с проектными работами.
Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает:
Разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;
Разработку системы распределения ресурсов и назначения ответственных исполнителей;
Контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и разработка корректирующих действий.
Есть два основных метода планирования ресурсов проекта:
Планирование при ограничении по времени;
Планирование при ограниченных ресурсах.
Первый подход - ресурсное планирование при ограниченном времени, предусматривает фиксированную дату окончания проекта и назначения на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.
Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах, предусматривает, сначала заданное количество доступных ресурсов, не может быть изменена.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта должен перейти к следующей фазе управления ресурсами -организации закупок и поставок.
Управление закупками ресурсов
Основная задача проектно-закупочной деятельности проекта -обеспечить поставку оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Данный процесс можно разделить на две части:
Закупку ресурсов и услуг на конкурсной основе;
Поставка на место выполнения проекта.
Материально-техническое обеспечение проектов происходит по следующим шагам:
1. Подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин, механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг.
2. Планирование и организация процесса закупок.
3. Изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками.
4. Предварительный отбор участников торгов.
5. Подготовка документов для торгов.
6. Проведение торгов и принятия решения о заключении контрактов с заявителями, которые выиграли торги.
7. Размещение заказа, включая переговоры о поставках.
8. Контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений.
9. Решение конфликтов.
10. Взаиморасчеты.
11. Наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов.
12. Планирование поставок.
13. бухгалтерского учета
14. Доставка, прием и хранение товара.
15. Учет и контроль поставок.
Последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, который называют поставками. Все остальные работы относят к закупок. Такое деление не случайно, поскольку закупки осуществляет заказчик, а поставки - поставщик.
В проектном менеджменте определяют два основных типа договоров, на основе которых организуют закупки - договор поставки (материально-технические ресурсы) и договор подряда (услуги).
Договор поставки - это договор, по которому поставщик обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение или в оперативное управление) покупателю товар, а покупатель - принимать товар и уплатить за него определенную цену.
Договор подряда регулирует закупки, связанные с выполнением определенной работы по проекту.
Различают следующие организационные формы закупок:
- Прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предшествуют прямым закупкам, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;
- Посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, то есть лицом, способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;
- Биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет, или от имени клиента и за его счет, либо от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, биржи, не являющиеся членами и имеют право на осуществление биржевых операций.
Основные требования к управлению закупками и поставками:
Закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;
Графики разрабатываются во взаимосвязи с общим планом проекта и учитывают продолжительность всех его фаз;
План должен охватывать весь проект в целом;
Выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
В плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию поставки.
Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью.
В принципе понятие "ресурс " в методологии управления проектами трактуется широко - все, чем располагает проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии, является его взаимосвязанными ресурсами. И основная задача управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом - формирования результата проекта с запланированными показателями.
Обычно рассматриваются две взаимосвязанные группы ресурсов:
материально-технические ресурсы , т.е. сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа мощности или технологические ресурсы, т.е. машины, механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и пр.;
трудовые ресурсы , осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами (например, строители, водители машин, монтажники оборудования и пр.).
Отвлекаясь от многообразия типов указанных ресурсов, целесообразно выделить два основных типа.
Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы в процессе выполнения работ расходуются полностью, без повторного использования. Неиспользованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Иными словами, такие ресурсы можно накапливать с последующим расходованием запасов. Поэтому их часто называют ресурсами типа "энергия". Примерами таких ресурсов являются топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, а также финансовые средства.
Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, т.е. они не накапливаются. Поэтому ресурсы второго типа называют еще ресурсами типа "мощности". Примерами ресурсов типа "мощности" являются люди и средства труда многократного использования (машины, механизмы, станки и т.п.).
Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием "работа", поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту. Кратко остановимся на ресурсных аспектах календарного плана.
В рамках календарного планирования работпо проекту описываются потребности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.
Потребность работы в нескладируемом ресурсе задается в виде функции потребности, показывающей количество единиц данного ресурса, необходимых для выполнения работы, в зависимости от фазы. Наряду с функциями потребности, характеризующими задачи проекта, необходимо рассматривать и функции наличия (доступности) ресурсов. Функции наличия задаются аналогично функциям потребности. Отличие заключается в том, что функции наличия задаются на проект в целом.
Так, их аргументом выступает не фаза работы, а время (рабочее или календарное). Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта.
Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на стадии планирования определяются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и поэтому основными задачами управления ресурсами являются:
● оптимальное планирование ресурсов;
● управление материально-техническим обеспечением, в том числе:
● управление закупками ресурсов;
● управление снабжением, в том числе:
● управление поставками ресурсов;
● управление запасами ресурсов;
● управление распределением ресурсов по работам проекта.
Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования проекта, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
Основная задача управления материальными ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом - формирования результата проекта с запланированными показателями.
Управление материальными ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.
На схеме изображена структурная модель процессов управления ресурсами. Эти процессы подразделяются на три группы - процессы планирования, регулирования и контроля.
Рис. 3.1.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и потому основными задачами управления материальными ресурсами являются:
- управление закупками ресурсов;
- управление снабжением, включающее в себя:
- - управление поставками ресурсов;
- - управление запасами ресурсов;
- - управление распределением ресурсов по работам проекта.
Основной результат процесса планирования - разработка
плана снабжения (Procurement Plan), который дает ответы на следующие вопросы.
- Что и в каких количествах покупать?
- Когда покупать?
- Как покупать? (Определение типов контрактов)
- Круг потенциальных поставщиков.
На рис. 3.2 представлена структура материально-технического обеспечения проектов, которое подразделяется на процесс закупки ресурсов и процесс управления снабжением.
Закупки ресурсов - центральный элемент системы управления материальными ресурсами проекта. Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют особо тщательной проработки.
Управление закупками и в целом материально-техническое обеспечение проекта - подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций (поставщиков). Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.
Рис. 3.2.
Закупка. В западной методологии управления проектами центральным в рассматриваемой области является термин «Procurement» - приобретение, закупка, снабжение, получение, материальное обеспечение. В широком смысле это - процесс закупок оборудования, сырья и других видов ресурсов, необходимых для создания объекта, строительства. В отношении проекта это - обеспечение закупок оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. В управлении проектом выделяются: закупки работ, закупки материалов и оборудования, закупки консультантов. В свою очередь, закупки материалов и оборудования подразделяются: на закупки материалов, закупки оборудования и закупки услуг (в контексте управления проектами сюда входят услуги трудовых ресурсов, осуществляющих реализацию проекта, услуги проектных, ремонтных и прочих организаций). В зарубежной практике в рамках материально-технической подготовки проектов отдельно выделяются процессы поставки ресурсов и услуг по проекту и, соответственно, управление поставками.
Под закупками и поставками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки - часть хозяйственных отношений; основной правовой формой регулирования отношений при осуществлении закупок, поставок и подрядов является контракт, договор. Роль контракта заключается в правовом закреплении отношений между субъектами закупок, установлении обязательств между ними, исполнение которых защищается законодательством.
Управление поставками иногда выделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками и включает:
- планирование поставок;
- организацию бухгалтерского учета;
- доставку, приемку и хранение товара;
- учет и контроль доставки.
Планирование и организация закупок и поставок - первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоят из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.
Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Размещение заказов - совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.
Среда, влияющая на закупки, - сочетание внутренних и внешних сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, способствующие или препятствующие достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.
Стратегия закупок по проекту - система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.
Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта - формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.
Планирование закупок по контракту - процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.
Рассмотрение стоимости закупок - рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.
Оценка выполнения закупок по проекту - система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью будущих применений в других проектах.
Управление снабжением включает в себя следующие процессы, обеспечивающие выполнение проекта.
Планирование снабжения (Procurement Planning) - определение потребностей проекта (что и когда приобретать).
Планирование поставок (Solicitation Planning) - определение потенциальных поставщиков и подготовка документов для обеспечения закупок.
Получение предложений (Solicitation) - процесс получения информации от предполагаемых поставщиков.
Выбор поставщиков (Source Selection) - анализ полученных предложений и применение оценочных критериев для выбора поставщика.
Администрирование контрактов (Contract Administration) - процесс удостоверения в том, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным требованиям.
Завершение контрактов (Contract Closeout) - процесс административного завершения контрактов.