Для организации электронного документооборота индивидуальным предпринимателям необходимо позаботиться о том, чтобы оформить ЭЦП через специальный удостоверяющий центр.
Службы или иного государственного учреждения необходимо по той причине, что организация взаимодействия, к примеру, сдача отчетности, переписка, участие в торгах , раскрытие информации, возможна только при помощи электронных средств связи (ТКС).
Цена электронной подписи для ИП зависит от нескольких факторов, в том числе:
- Электронная площадка, для которой будет использоваться подпись .
- Тип физического носителя сертификата и ключа .
- Стоимость лицензии на программное обеспечение для работы с ЭЦП .
Подробная информация об электронной подписи содержится в Федеральном законе от 06.04.2011 г. №63-ФЗ , а сферы ее использования - в нормативно-правовых актах по конкретному направлению деятельности. Однако, прежде чем задаваться вопросом о том, как сделать ЭЦП для ИП , необходимо изучить информацию о ней подробнее, и разобраться, какой вид ЭП необходим в том или ином случае.
Электронная подпись может быть трех видов:
- Простая, которая представляет собой упрощенный способ электронной идентификации владельца, к примеру, посредством СМС-сообщения или ввода логина и пароля. Она используется для входа на ресурсы и предоставления доступной информации, но получать и передавать документы при этом не получится.
- Усиленная неквалифицированная, которая создается методом криптографической записи сертификата ключа . С его помощью можно осуществлять вход на электронных площадках , а также проверять, вносились ли изменения в ранее созданные документы .
- Усиленная квалифицированная, которая является наиболее надежным видом электронной подписи . Такая ЭЦП позволяет производить весь комплекс операций, в том числе, передавать отчетность в ФНС и другие учреждения, получать ответы на запросы, участвовать в торгах и госзакупках в качестве заказчика или поставщика, осуществлять электронную переписку с контрагентами.
Выбрать подпись
Отметим, что для разных электронных площадок необходимо иметь отдельную ЭЦП , то есть подпись выдается для конкретного Интернет-ресурса. Получение ЭЦП для ИП начинается с того, что предприниматель определяет, какая именно ЭЦП и для какого ресурса ему нужна, а затем уже заказывает сертификат электронной подписи для ИП , ключ и флеш-карту для их хранения.
Получить квалифицированную электронную подпись для ИП
На вопрос о том, как сделать электронную подпись для ИП
, ответ такой - необходимо предельно внимательно осуществить несколько последовательных операций, которые позволят оформить ЭЦП
в минимально короткие сроки без особых проблем.
Так как оформить электронную подпись для ИП (согласно Закону от 06.04.2011 г. №63-ФЗ) можно только с помощью удостоверяющего центра, первым этапом будет подбор специализированной организации, имеющей соответствующую аккредитацию. На сайте Минкомсвязи РФ http://minsvyaz.ru содержится актуальная информация о центрах, которые имеют право выдавать сертификат и защитный ключ для отправки документов и сотрудничества с государственными органами. Необходимо подробно ознакомиться с такими сведениями, чтобы случайно не заказать подпись у недействующего центра.
Затем, так как получить цифровую подпись ИП нужно не для физического лица , а для хозяйствующего субъекта, необходимо собрать пакет документов , в который входят:
- Паспорт гражданина России.
- Оригинал или нотариальная копия свидетельства о регистрации в качестве ИП.
- Оригинал или нотариальная копия ИНН.
- Оригинал или нотариальная копия выписки из ЕГРИП не позднее полугодовой давности получения.
- Заявление для оформления и получения подписи .
- Доверенность в случае, если предоставление документов на создание ЭЦП осуществляет не ИП, а доверенное лицо.
Собранный пакет документов предоставляется в центр для оформления подписи , где он проверяется квалифицированными сотрудниками. После этого услуга оплачивается, и создается необходимый сертификат и ключ подписи .
Получение электронной подписи для ИП можно совершить самостоятельно, но лучше обратиться за помощью в Единый справочник электронной подписи . Преимущества сотрудничества с ним заключаются в следующих моментах:
- Услуга оказывается адресно, то есть, работа осуществляется с учетом индивидуальных особенностей и обстоятельств заказчика.
- Все операции проводятся оперативно, а потому ключ электронной подписи для ИП можно получить в короткий срок.
- Клиенту предоставляется обширная база актуальной информации, которую он может подробно изучить и принять необходимое для себя решение.
- Оказание услуг проводится гарантированно на высоком уровне качества.
Электронная цифровая подпись – это аналог ручной подписи на документе, только в виде цифрового кода. Он создается с помощью специальной компьютерной программы и используется для подписания документов в электронном виде. Подпись предназначена для подтверждения подлинности документа и его принадлежности конкретному лицу.
Например, сейчас необязательно ехать в налоговую инспекцию и стоять в очереди, чтобы зарегистрировать онлайн-кассу. Для этого достаточно получить квалифицированную электронную подпись и оформить необходимые документы в онлайн режиме.
Во всех случаях, когда нужно подписать документ в удаленном режиме и отправить его в государственные органы, коммерческой организации или физическому лицу, используется электронная цифровая подпись.
Виды электронной цифровой подписи
Согласно 63-ФЗ определены три вида электронной цифровой подписи:- простая электронная подпись (ПЭП);
- усиленная электронная подпись (УЭП);
- квалифицированная электронная подпись (КЭП).
В электронном документообороте могут быть использованы различные типы подписей, в зависимости от требований, предъявляемых сторонами.
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП - наименее защищенная подпись, которая формируется без использования криптографических программ. Примеры таких подписей: пара «логин-пароль», SMS-код. Наиболее часто этот вид подписи применяется при совершении банковских операций, когда нужно идентифицировать владельца банковской карты.Усиленная электронная подпись (УЭП)
УЭП создается с помощью криптографической программы, без предъявления к криптографической системе дополнительных ограничений и требований. Использование УЭП ограничено рамками определенного соглашения между сторонами.Например, представители двух организаций договорились вести электронный документооборот, и в качестве подкрепляющей документ подписи использовать простую усиленную подпись. УЭП формируется, например, встроенным в Windows криптографическим устройством. Для этого стороны прописали соглашение, в котором выразили согласие на использование данной криптографической программы и установили правомерность подписанных таким образом документы.
При взаимодействии с государственными органами в качестве УЭП используется сертификат электронной подписи. Например, для участия в государственных электронных торгах – сертификат выдает удостоверяющий центр (УЦ), получивший аккредитацию на федеральных торговых площадках.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
КЭП является аналогом «живой», бумажной подписи и во всех случаях подтверждает подлинность документа.КЭП формируется криптографической программой, к которой предъявляются особые требования со стороны государства:
- Криптографический алгоритм создания подписи должен соответствовать установленным стандартам – принятому ГОСТу. Требования к алгоритму, сертификату электронной подписи и его структуре формируются ФСБ России.
- Выдавать КЭП и сертификаты подписи могут только удостоверяющие центры (УЦ). Такие УЦ удовлетворяют ряду довольно серьезных требований, гарантирующих их надежность, и проходят процедуру аккредитации в Минкомсвязи России. Список аккредитованных удостоверяющих центров представлен на сайте: http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/ .
КЭП применяется и при регистрации онлайн-кассы. Прежде чем начать работать с онлайн-кассой, необходимо пройти регистрацию на сайте ФНС и заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Для осуществления этих процедур необходимо приобрести КЭП. Требования по получению едины:
- выписывается на руководителя или ИП (подпись заместителя или бухгалтера не подойдет) ;
- выдается аккредитованным центром на один год.
Формирование и получение электронной цифровой подписи
Для того, чтобы пользователь мог генерировать ЭЦП для подписания документов, выдается специальный инструмент. В зависимости от вида подписи инструмент её создания варьируется.В случае с ПЭП все просто: это может быть логин и пароль. Например, для входа в интернет-банк эту связку выдаёт сам банк.
КЭП имеет высокую степень защиты и формируется в результате криптографического преобразования информации документа в хэш - уникальное описание, идентифицирующее документ. С помощью закрытого ключа, выпущенного в единственном экземпляре, хэш преобразуется в электронную цифровую подпись (цифровой код). Закрытый ключ выдаётся пользователю и позволяет идентифицировать его как владельца документа. Подписанный документ не может быть изменен и имеет полную юридическую силу.
Закрытый ключ для формирования КЭП хранится на специальном носителе (etoken, rutoken, jacarta . Его сохранность должен обеспечивать пользователь.
Проверка подлинности документа и подписи осуществляется с помощью сертификата подписи, подтверждающего авторство и подлинность документа. К сертификату прикладывается открытый ключ – программный алгоритм, позволяющий открывать подписанный с помощью закрытого ключа документ.
Таким образом, получение КЭП включает:
- закрытый ключ КЭП для создания ЭЦП ;
- открытый ключ КЭП для идентификации владельца документа ;
- сертификат ключа КЭП ;
- комплект дополнительного ПО – сертифицированные СКЗИ (как правило, КриптоПроCSP) ;
- защищенный носитель ключей подписи (JaCarta, eToken, ruToken и др.) .
Для получения КЭП нужно:
- Выбрать УЦ по территориальному признаку, т.к. получение КЭП происходит на месте при предъявлении оригиналов документов.
- Заполнить и отправить заявку в УЦ.
- Произвести оплату по выставленному счету.
- Предоставить необходимые сканы документов.
- Получить КЭП
Какие документы необходимы для получения КЭП?
Для физического лица:
заявление на выдачу ЭП;
паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).
Для индивидуальных предпринимателей:
- заявление на выдачу КЭП;
- свидетельство о государственной регистрации ИП;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
- выписка из Единого государственного реестра сроком не более полугода с момента её получения;
- паспорт (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).
- заявление на выдачу ЭП;
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
- выписка из ЕГРЮЛ;
- паспорт владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской;)
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.
Дополнительно:
Если право подписи передается доверенному лицу, то при подаче заявки для получения КЭП прикладывается доверенность на представление интересов носителя КЭП посторонним лицом.Если же владелец КЭП передает все функции по ее получению своему уполномоченному представителю, то в список необходимой документации также входит удостоверение личности (паспорт) этого уполномоченного представителя.
Подведем итоги
Если вы планируете вести электронный документооборот, то подписывать документы нужно при помощи цифровой подписи. Какой вид ЭЦП использовать, зависит от области применения и требований сторон-участников документооборота.При себе иметь:
1. Заявление Word .doc (0.1mb) , в формате .
2. Паспорт - оригинал, а также копию разворота с фотографией и пропиской, заверенной печатью организации, своей подписью с расшифровкой фамилии и надписью «копия верна».
3. СНИЛС
5. - копия, заверенная печатью ИП, подписью с расшифровкой фамилии и фразой «копия верна».
ЭП получает доверенное лицо.
Получить сертификат электронной подписи за индивидуального предпринимателя можно только при наличии печати ИП.
При получении необходимо иметь с собой:
1. Заявление на изготовление электронной подписи, заполненное собственноручно и заверенное печатью и подписью ИП. Скачать заявление в формате Word .doc (0.1mb) , в формате
2. КопияПаспорта разворота с фотографией и пропиской, заверенная печатью ИП, подписью с расшифровкой фамилии и фразой «копия верна».
3. Копия СНИЛС , заверенная печатью ИП, подписью с расшифровкой фамилии и фразой «копия верна».
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) – копия, заверенная печатью ИП, подписью с расшифровкой фамилии и фразой «копия верна».
5. Свидетельство о государственной регистрации (ОГРНИП) - копия, заверенная печатью ИП, подписью с расшифровкой фамилии и фразой «копия верна».
6. Паспорт доверенного лица, а также копию паспорта (основная страница и регистрация) доверенного лица, заверенная подписью руководителя и печатью организации заявителя.
7. Доверенность на получение ЭП по нашей форме, заверенная подписью руководителя и печатью организации заявителя.
8. Необходимо предоставить фото заявителя, держащего оригинал паспорта с открытой основной страницей в читаемом виде.
Индивидуальный предприниматель обязан отчитываться перед контролирующими органами наряду с юрлицами. Объем отчетных обязанностей у него, конечно, несколько иной, часто меньший, чем у компаний, однако и их гораздо приятнее и эффективнее выполнять без утомительного посещения инспекций и фондов, а с помощью способа удаленной передачи данных. Преимущества электронного документооборота очевидны. Но чтобы ими воспользоваться, необходима специальная электронная подпись. Как получить электронную подпись для ИП и чем электронная подпись для ИП отличается от ЭП юрлиц и обычной электронной подписи физлица? Рассмотрим эти вопросы подробнее.
Виды электронных подписей
Напомним, что законом выделяются три разновидности электронных подписей: простая, представляющая собой хорошо знакомые всем связки из кодов или паролей, с телефонным номером или логином в той или иной системе, усиленная неквалифицированная, применяющаяся, например, в документообороте с контрагентами, а также усиленная квалифицированная ЭП, позволяющая взаимодействовать в полном объеме с контролирующими органами. Подробнее можно прочитать здесь.
Применяются электронные цифровые подписи для физических лиц, ИП и компаний, то есть выбор конкретного варианта не зависит от того, кто именно оформляет подпись, а связано с тем, для чего будет использоваться ЭЦП. Для физлиц разве что не так принципиально наличие наиболее надежной усиленной квалифицированной подписи, они вполне могут обойтись неквалифицированной в том числе и при взаимодействии с ИФНС.
Где получить электронную подпись для физических лиц
Получить электронную подпись для физического лица можно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Речь идет именно о ЭЦП для физических лиц, то есть такая подпись подойдет для решения только тех вопросов, которые не касаются деятельности ее владельца в виде индивидуального предпринимателя или руководителя компании.
Для оформления такой подписи физлицу необходим прежде всего доступ в личный кабинет налогоплательщика, а он в свою очередь подключатся через логин – ИНН гражданина, и специальный пароль, выдаваемый при визите в ИФНС. В личном кабинете по ссылке «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи» можно оформить ЭЦП физическому лицу.
Как на самом сайте ФНС, так и во многих открытых источниках подробно представлена информация о том, как получить ЭЦП физическому лицу в кабинете налогоплательщика. В то же время решить вопрос о том, как сделать подпись в электронном виде, если речь идет о неквалифицированной ЭП, можно и самостоятельно, создав программный код сертификата с помощью специального ПО. В этом заключается еще одно отличие неквалифицированной подписи от квалифицированной.
Как получить ЭЦП для ИП и юрлиц
Если позволяющая взаимодействовать с ИФНС электронная подпись для физических лиц может быть неквалифицированной, то ЭЦП для ИП и компаний, служащая для тех же целей должна быть обязательно квалифицированной, то есть выпущенной специальным удостоверяющим центром, имеющим соответствующую аккредитацию. Выпустить КЭП самостоятельно нельзя. Именно с помощью такой электронной подписи ИП и фирмы обязаны удостоверять подаваемые ими отчеты в ИФНС и фонды. Квалифицированная подпись пригодится и для многих других действий, электронный документооборот в рамках которых имеет юридическую силу без оформления дополнительных соглашений, в том числе для работы с государственными информационными системами, например, ЭЦП для Росреестра. Физическое лицо является владельцем такой подписи, однако, всегда есть привязка: либо документы подписывает индивидуальный предприниматель, либо представитель какой-ибо компании – директор или другое уполномоченное на определенные действия лицо.
Оформление электронной подписи специальный удостоверяющий центр проводит на основании заявления ИП или руководителя юрлица. В таком заявлении указываются основные реквизиты компании или индивидуального предпринимателя, а также ИНН, СНИЛС и паспортные данные представителя – это физлицо, электронная подпись для которого оформляется.
После подачи заявления, а это как правило происходит в электронном виде, удостоверяющий центр рассматривает заявку, будущий владелец сертификата приглашается в офис непосредственно для удостоверения его личности. И тут нужно учесть важный момент. Сведения о регистрации ООО или ИП удостоверяющий центр может самостоятельно запросить в едином государственном реестре. Проще говоря подтверждать регистрацию компании путем предоставления свидетельств или учредительных документов как правило не требуется. А вот паспортные данные физлица охраняются законом о персональных данных. Их проверить без предоставления оригинала или нотариальной копии паспорта удостоверяющий центр не сможет. Собственно, для этого и требуется личный визит будущего владельца ЭП, который помимо паспорта также должен предоставить оригиналы ИНН и СНИЛСа. Это общее правило для всех удостоверяющих центров, выпускающих усиленные квалифицированные электронные подписи. Впрочем, конечно же, у каждого из них может быть своя немного отличающаяся специфика взаимодействия с клиентами.
Еще один объединяющий все аккредитованные центры момент – выпуск ЭЦП исключительно на платной основе. На данный момент возможностей оформить квалифицированную электронную подпись для ИП и юрлиц бесплатно в России не существует.
Современный мир повсеместно переходит на электронный документооборот. Выписки из многих государственных реестров, например, о праве на недвижимость или о регистрации бизнеса чиновники направляют через интернет. Уже заговорили о том, чтобы бумажные паспорта россиян перевести в цифровую форму. Электронная подпись для ИП пока еще не требуется по закону, но уже активно используется многими индивидуальными предпринимателями…
Что такое электронная подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП для ИП) – это набор символов, кодов и паролей, который заменяет собственноручную подпись физического лица. ЭЦП может иметь внешний носитель (флэшку или дискету) или формироваться без него.
Но электронная подпись для физических лиц во многих случаях не только подтверждает, что документ был направлен конкретным человеком, но и защищает его текст от несанкционированных изменений. Если говорить о сохранности документов и гарантии, что они подписаны конкретным человеком, то это в гораздо большей степени доказывает электронная подпись для физических лиц. Бумажные документы, подписанные личной подписью, намного проще подделать или повредить, чем электронные.
Зачем нужна электронная подпись
Электронная цифровая подпись для ИП в большинстве случаев необязательна, но есть ситуации, когда без нее не обойтись.
1. Для подачи отчетности
Некоторые виды отчетности принимают только в электронном виде:
- Декларация по НДС, которую сдают ИП на ОСНО;
- Расчет по страховым взносам, форма 4-ФСС, отчетность в ПФР и по НДФЛ, если средняя численность работников больше 25 человек;
- Любые декларации, если среднесписочная численность работников за предшествующий год превышает 100 человек.
2. Для участия в электронных торгах
Заявка и ценовое предложение для участия в электронных торгах и государственных закупках принимается только при наличии цифровой подписи.
3. Для найма сотрудников на удаленную работу
Если индивидуальный предприниматель нанимает дистанционного работника, документооборот между ними должен быть заверен электронной подписью.
Виды электронной подписи и их различия
ЭЦП для ИП может быть разных степеней защиты:
- Простая;
- Усиленная неквалифицированная;
- Усиленная квалифицированная.
У каждого вида электронной подписи есть свои особенности и ситуации, для которых они предназначены.
Простая электронная подпись
Простая электронная подпись - это комбинация из логина и пароля, которая признается аналогом собственноручной подписи только в некоторых случаях.
Например, при регистрации на Портале госуслуг вы получаете в письме код подтверждения и можете осуществить определенные действия онлайн (подать заявление на получение паспорта, записаться к врачу, узнать о своей задолженности и др.). По сути, все сайты, на которых есть личный кабинет пользователя, являются примером использования простой электронной подписи. Сохранность и неизменность электронных документов этот вид подписи не доказывает.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись
Усиленная неквалифицированная подпись может использоваться в личном кабинете налогоплательщика, в сделках с контрагентами или внутреннем документообороте. ЭЦП для «Личного кабинета налогоплательщика для физических лиц» на сайте Налоговой службы можно получить бесплатно. Ключ такой подписи будет храниться в облачном хранилище ФНС.
Усиленная квалифицированная электронная подпись
Такая подпись должна быть подтверждена сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.
Обратите внимание: только усиленная квалифицированная подпись безоговорочно признается аналогом личной подписи физического лица, в том числе для доказывания фактов в судебных инстанциях. Простая и усиленная неквалифицированная подпись могут заменить личную подпись, только если это признается сторонами документооборота или нормативно-правовым актом.
Что нужно для оформления ЭЦП и куда обращаться
Как получить электронную подпись для физического лица? Если вам нужна простая подпись для доступа к таким сайтам, как Портал госуслуг или Сбербанк-онлайн, то порядок действий вы найдете там же. Обычно для получения простой подписи достаточно регистрации в системе на свой электронный адрес и указания номера телефона для СМС.
Некоторые банки оформляют усиленную квалифицированную подпись с выдачей сертификата проверки ключа. Но есть и такие кредитные учреждения (например, Тинькофф-банк), которые позволяют клиенту работать в онлайн-системе только на основании логина/пароля и СМС-подтверждения.
Так что, если вам нужен дистанционный доступ к , обращайтесь сразу в свой банк, при необходимости электронную подпись вам оформят там же. На многих банковских тарифах подключение к интернет-сервису и выдача USB-ключа происходит бесплатно.
Чтобы оформить универсальную усиленную квалифицированную подпись, надо выбрать аккредитованный удостоверяющий центр. Актуальный перечень удостоверяющих центров с полными контактными данными есть на сайте Минкомсвязи .
Для выдачи усиленной квалифицированной подписи сотрудники УЦ должны идентифицировать вашу личность, поэтому при себе надо иметь следующие документы:
- Основной удостоверяющий документ (обычно внутренний российский паспорт);
- Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
- Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);
- Свидетельство о регистрации ИП или лист записи ЕГРИП.
Далее с получателем электронной подписи заключат договор и выставят счет на оплату услуг центра. Стоимость квалифицированной ЭЦП зависит от области применения, программ для ее установки, наличия круглосуточной поддержки и других опций. Имеет значение также цена самого носителя для записи сертификата и ключей подписи.
В среднем, цены на ЭЦП с сертификатами начинаются от 2 000 рублей, и это стоимость за один год действия. После окончания этого срока электронную подпись можно продлить или оформить заново в другом центре. Причем, документы, подписанные ЭЦП в период ее действия, сохраняют свою значимость даже после прекращения поддержки сертификата.
Теперь вы знаете, что дает электронная подпись для ИП, каких видов бывает ЭЦП и где можно получить подпись, отвечающую вашим требованиям. Если у вас появились вопросы, задайте их нам в комментариях — мы не тянем с ответом!