Документооборот станет проще, но работодатели меньше будут знать о кандидатах

Трудовая книжка, которая через два года отметит свое столетие, может не дожить до юбилея. Идея ее отмены давно витает в воздухе и вот, кажется, власти от разговоров перешли к делу. Для начала отказаться от советского наследия разрешат небольшим предприятиям. Соответствующие поправки в Трудовой кодекс правительство уже внесло в Госдуму. Если все пройдет гладко, бумажные трудовые книжки полностью ликвидируют, а на смену им придут электронные базы данных.

Начали именно с небольших компаний, со штатом не более 15 человек. Многие предприятия, чтобы избежать бумажной волокиты, уже принимают на работу без трудовой – по контракту. Новый законопроект лишь упорядочивает существующую практику. При этом главным документом становится трудовой договор. Он может содержать пункт, что книжка хранится дома у работника. В нем же работодатель должен сделать запись о причине и дате увольнения сотрудника.

Почему трудовая книжка становится не нужна? Людям, которых принимали на работу лет тридцать назад, трудно представить, что можно обходиться без привычной зеленой, серой или голубой книжечки - это все равно, что без паспорта. Старшее поколение считает, что без бумажки человек вроде и не человек. В советское время без трудовой книжки было невозможно оформить пенсию. Однако с 2002 года для формирования пенсии трудовой стаж не имеет никакого значения, а учитывается только период, в течение которого поступали страховые взносы в Пенсионный фонд. Все это в полной мере касается расчетов больничных листов и пособий по беременности и родам.

Впрочем, если ликвидировать трудовые книжки, то на смену им должно прийти что-то более универсальное. В отделе кадров «МК», например, высказались за перемены. Отсутствие бумажных носителей снимает с предприятий ответственность за их хранение. Существующие правила на этот счет достаточно жесткие: лежать трудовые книжки должны в сейфе или железном шкафу под замком, без доступа посторонних. С другой стороны, у специалистов нет уверенности, что работники и работодатели полностью готовы к переходу от бумажных носителей к электронным. «Теоретически можно все трудовые книжки оцифровать, но тогда эта информация должна храниться в какой-то общей базе, доступной для работодателя и работника», – рассуждают кадровики.

Такой опыт в России есть. Федеральная налоговая служба давно хранит свою базу данных в электронном виде, отказавшись от бумаги. Количество пользователей, объем информации, регулярность ее обновления сопоставима с работой кадровых служб. Пока государство не определилось с ответственным за хранение и ведение соответствующей базы данных трудовых книжек – Минтруд это будет, Роструд, Пенсионный фонд или кто другой. В любом случае на портале предусмотрят «личные кабинеты», как работников, так и работодателей, которые будут иметь доступ только к собственной информации.

Сейчас HR-специалисту достаточно заглянуть в трудовую книжку, и вся жизнь соискателя у них как на ладони - во сколько лет нашел свою первую работу, по каким причинам ушел с предыдущей и так далее. Например, слишком «пухлая» трудовая с большим количеством записей может стать причиной отказа в трудоустройстве. Работнику, который конфликтует с работодателем, может грозить выговор с занесением в трудовую или увольнением по «волчьей» статье. С ликвидацией трудовых книжек, возможно, все это уйдет в прошлое. Тот же трудовой договор выручит тех, кто не желает «марать» свои рабочий путь несолидным местом работы. Но и проследить за карьерой сотрудника работодателю будет намного сложнее. Придется подключать службу безопасности, которая будет пробивать трудовою биографию претендента по своим каналам.

«Беспокоит, что с переходом на электронные базы данных нет гарантии надежности такого рода носителя. Случись что с онлайн-версией трудовой книжки, как тогда работнику подтверждать свой предыдущий трудовой опыт? Искать свидетелей?», – рассуждает профессор кафедры труда и социальной политики РАНХиГС Любовь Храпылина.

Юрист Центра социально-трудовых прав Ксения Михайличенко считает такие опасения напрасными: «Сейчас работодателю ничего не стоит «распустить» офис, что называется, до лучших времен. А потом директора ищи уже за границей, офис закрыт, а вместе с ним и документы сотрудников. С отменой трудовых книжек таких ситуаций возникать уже не должно».

С другой стороны, отказ от бумажных трудовых книжек не должен быть резким. Процесс растянется на несколько лет.

Когда в 2017 году нам сообщили, что трудовые книжки вскоре отменят, это показалось шуткой. Но сейчас очень похоже, что это произойдет в самое ближайшее время . Серые и зеленые книжечки с рукописными записями можно будет оставить себе на память. Пенсионный фонд России доложил, что полностью к этому готов - оцифровал все корочки россиян. А Минтруд , как стало известно, внесет законопроект об электронных трудовых книжках на рассмотрение Госдумы уже в весеннюю сессию.

Защитят ли от взломщиков?

Принципиальное решение об учете данных о трудовой деятельности граждан в электронном виде приняли распоряжением правительства от 2017 года, которое утверждало программу «Цифровая экономика РФ ». И этот учет стали проводить, не дожидаясь принятия федерального закона.

Теперь становится ясно, что программу не станут откладывать в долгий ящик: в течение 2020 года предполагается запустить тестовый режим работы электронных трудовых книжек и предложить работодателям передавать сведения о сотрудниках в специальную информационную систему Пенсионного фонда. А с 2021 года такая норма станет уже обязательной для всех российских работодателей.

Почему трудовыми книжками заведует Пенсионный фонд, понятно. На основании этих документов людям добавляются баллы к социальной части пенсии.

Новшество вызывает вопросы. Например, будут ли защищены цифровые данные от хакеров? Вопрос о потенциальном взломе актуален хотя бы в свете последнего происшествия с электронной базой данных по жилью, когда мошенники через интернет переоформили на себя квартиру жителя Москвы .

В Пенсионном фонде на этот вопрос «КП » ответили следующее: «Паспортные данные россиян находятся в данных МВД , данные о доходах и налогах содержатся в базах фискального ведомства. Их, как правило, никто не похищает, потому что они надежно охраняются средствами защиты. Точно так же будут охраняться данные о трудовых договорах граждан».

28 копеек вместо рубля

Депутат Госдумы Евгений Федоров - один из кураторов государственной программы «Цифровая экономика». Вот что он сказал «КП» о переходе на электронные трудовые книжки:

Идет развитие технологий, и то, что раньше писали от руки и хранили в сейфах, переходит на электронные носители.

Как технически можно оцифровать трудовой стаж, если он начался еще в прошлом веке, в эпоху до интернета и карт обязательного пенсионного страхования?

Ваш работодатель направляет вашу книжку в налоговую инспекцию для подтверждения платежей и стажа. Там она оцифровывается. Потом данные поступают в Пенсионный фонд. Если ваш работодатель не жульничает, все это будет сделано. А если при оцифровке возникли ошибки - их всегда можно поправить.

Как сказал депутат, денежные средства на цифровизацию трудовых отношений были выделены еще два года назад и они израсходованы эффективно. Уже подсчитано, что один рубль затрат на офисное делопроизводство, который требуется при бумажных книжках, превратится в 28 копеек при электронном учете.

В ТЕМУ

Нельзя подделать и потерять

Плюсы электронных трудовых книжек:

Их невозможно потерять или подделать;

Сотрудникам не потребуется предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами;

Сотрудники отдела кадров мгновенно получают сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу;

У работодателей снижаются затраты на ведение и хранение бумажных книжек.

В настоящее время в соответствии с трудовым законодательством РФ трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Во всех организациях трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих свыше 5 дней.

Что нужно знать о трудовой книжке

Трудовая книжка прошла сложный исторический путь.

Впервые трудовые книжки были введены в 1918 году КЗоТом РСФСР , в котором в ст. 80 указывалось, что каждый трудящийся обязан иметь трудовую книжку, при этом к указанной статье имелось приложение, регламентирующее прядок ведения трудовых книжек.

20.04.2016 в Государственную думу был внесен проект Федерального закона N 1050405-6 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям».

В соответствии с данным законопроектом в ТК РФ вносится новая глава 48.1 «Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям».

На стадии обсуждения законопроекта рассматривалось 5 редакций проекта вносимой главы 48.1: редакция № 1 от 09.10.2015, редакция № 2 от 20.04.2016, редакция № 3 от 13.05.2016, редакция № 4 от 14.06.2016, редакция № 5 от 22.06.2016.

Между собой они имели существенные отличия. Прежде всего в редакциях № 1 и 2 предусматривалось, что по соглашению сторон трудового договора работодателями — субъектами малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, сведения о работе могли не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка работнику могла не оформляться. В этих случаях в трудовой договор производилась бы запись о дате и основании прекращения трудового договора. Однако в последующих редакциях № 3, 4, 5 указанное положение отсутствовало.

Возможна ли отмена трудовых книжек в России в 2017 году?

03.07.2016 был принят Федеральный закон № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», который вступает в законную силу с 01.01.2017.

В нововведенной главе 48.1 Трудового кодекса РФ положений, устанавливающих иной порядок ведения трудовых книжек для субъектов малого предпринимательства, не имеется, трудовые книжки должны вестись на всех работников.

То есть для всех работодателей предусмотрен общий порядок ведения трудовых книжек на всех работников, работающих свыше 5 дней, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Поэтому трудовые книжки в России в 2017 году отменены не будут.

Отделение ПФР по Чеченской Республике напоминает, что совсем скоро бумажные трудовые книжки отменят и введут новые — электронные. Что является основанием для такой глобальной перемены? Как это будет происходить? И что в связи с этим будет привнесено в работу Пенсионного фонда? На эти и другие вопросы отвечает управляющий Отделения Пенсионного фонда РФ по Чеченской Республике Мохмад-Эми Ахмадов.

- Мохмад-Эми Исаевич, что стало причиной такой перемены?

Уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.

Ведь что такое вообще трудовая книжка? Персональный документ установленной формы, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности работника, история его должностных переходов. Существующий образец документа применяется с 2004 года. Трудовую книжку оформляют гражданам, впервые устроившимся на работу, а в случае ее утери работнику выдается дубликат. Документ заполняется в отделе кадров и хранится там, пока человек работает в организации.

Надо сказать, что во многих странах трудовые книжки перестали наличествовать в принципе. К примеру, в той же Европе трудовая книжка в нашем понимании считается устаревшим инструментом. Там давно трудовую книжку целиком заменили электронные базы данных. Это было сделано, потому что к бумажным документам на практике предъявляется много претензий. И они возникают не только от их владельцев, а еще и от работодателей.

- А какие именно претензии?

Основное недовольство связано со следующим. Во-первых, бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может быть потеряна или испорчена. А процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных. Во-вторых, очень много эпизодов мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе, поэтому так много подделок. В-третьих, необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников; особенно это касается крупных предприятий, численность которых превышает 100 человек. В этом случае приходится организовывать специальные стеллажи для хранения такого количества личных документов сотрудников. Ну и, конечно, никак не оправданы трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную и т.д.

- И что меняется теперь?

Пока ничего не меняется. Мы находимся на пути правового обоснования такой метаморфозы. Министерством труда РФ в рамках федеральной программы «Цифровая экономика РФ» разработан соответствующий законопроект, который затронет и учтет интересы всех работающих. Предполагается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. И мы все должны быть готовы, что в скором времени это произойдет.

- Какой будет трудовая книжка нового формата?

- Документ будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.

- Мохмад-Эми Исаевич, а можем мы сегодня хоть как-то обозначить плюсы электронных трудовых книжек?

Безусловно, здесь масса достоинств. Это, прежде всего, невозможность подделки книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде. Уменьшается риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Появляются возможности: постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы; защитить сведения от ошибок и описок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов; работники смогут оперативно реагировать на действия работодателя по заполнению их трудовых книжек; заинтересованные структуры смогут при необходимости без работника посмотреть всю нужную информацию о нем.

Также это значительно упрощает ведение кадрового производства; защищает владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении; освобождает работника от необходимости каждый раз обращаться к работодателю за получением копии трудовой книжки, когда ему это необходимо. Достаточно будет лишь переслать свои данные из информационной системы по месту требования.

К плюсам еще можно отнести стандартизацию, ведение кадровой информации в специализированных базах данных. Получив к ней доступ, работники смогут контролировать все сведения, которые вносятся в их трудовую книжку в режиме онлайн. Ну, и, конечно, оперативность. И при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

- Известны сегодня сроки перехода на электронные трудовые книжки?

- Предполагается, что за 2019 год будут внесены все необходимые изменения в трудовое законодательство, а также решены технические вопросы.

Перевод бумажной версии в электронную произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате. Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, переведут в компьютерные базы.

С 2021 года все трудовые книжки будут вестись только в электронной форме. Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Однако для устроившихся на работу впервые с 2021 года такой возможности не предусмотрено.

Полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу - выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот. Для этого работник должен написать работодателю заявление о продолжении ведения бумажного документа.

С 1 января 2021 г. работодатели должны будут отдать работникам бумажные трудовые книжки, поскольку больше не будут являться ответственными за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, которые напишут заявление о продолжении ведения бумажного документа. В законопроекте на этот счет заявлено, что ведение трудовых книжек на бумажном носителе не будет осуществляться с 1 января 2027 г.

- Мохмад-Эми Исаевич, какая роль отводится территориальным органам Пенсионного фонда в связи с этим? Что-то меняется в функционале?

Все сведения о трудовой деятельности своих работников работодатели будут представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда РФ: о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении (дата, номер приказа и его содержание).

Иными словами, учет трудового стажа предполагается включить в текущую функцию Пенсионного фонда - ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Выглядит вполне логично, потому как сейчас ведется двойной учет трудового стажа работников: органами ПФР - на лицевых счетах работников и работодателями - в трудовых книжках. Причем стаж по трудовой книжке не учитывается при назначении пенсии с того момента, как работник зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования и ему присвоен СНИЛС.

Все сведения о стаже ПФР берет исключительно по данным индивидуального лицевого счета работника. Поэтому электронные трудовые книжки устранят ненужную двойственность в учете стажа.

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

Минтруд на своем сайте сообщил год, когда бумажные трудовые книжки перестанут действовать. Проект закона об отмене трудовых книжек уже готов.

Отмена бумажных трудовых книжек

Как отметил Минтруд, работодатели должны в обязательном порядке использовать трудовые книжки до 2027 года.

С 2027 года в России будут введены электронные трудовые книжки. Такой законопроект замминистра Любовь Ельцова представила на заседании рабочей группы Российской трехсторонней комиссии по регулирования социально-трудовых отношений.

С 2020 года работодатели параллельно с ведением бумажных трудовых книжек будут в режиме онлайн передавать данные о трудовой деятельности граждан в ПФР.

C 1 июля 2018 года - новые правила по трудовым книжкам

С1 июля кадры и бухгалтерия должны оформлять документы по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изменения касаются заверения трудовых книжек, а также копии всех внутренних документов компании.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит с 1 июля 2018 года два варианта, как заверять копии. Они зависят от того, как вы используете копии - для внутреннего пользования или отдаете в другую организацию.

Если вы делаете копии внутри компании, напишите: «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дату заверения.

Дополнительно к заверительной надписи укажите, где хранится оригинал документа: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО “Весна” в деле № __ за ___ год». Новый ГОСТ требует заверять печатью копии, которые вы отдаете на сторону (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но если компания отказалась от печати, то поставить штамп невозможно. Вероятно, Росстандарт к 2018 году учтет эти недостатки и доработает ГОСТ.