Sotovik-M mağazasında mobil ve tüketici elektroniği için çeşitli bileşenler satın alırken, kırtasiye malzemelerini de stoklamanızı öneririz - onlarsız, herhangi bir işletmenin iş süreçleri veya kar amacı gütmeyen kurum... Toptan kırtasiye malzemeleri almak istiyorsanız ürün yelpazemize göz atın.

Üreticiden toplu olarak kırtasiye satın almak (toplu kırtasiye, Moskova'da kırtasiye toptan satışı), şirket ofisinin toplu olarak kırtasiye malzemeleriyle sürekli sağlanmasından önemli ölçüde tasarruf etmenin etkili bir yoludur. Toptan kırtasiye malzemelerinin ucuz olmasını ister misiniz? Çeyrek veya altı ayda bir büyük miktarda kalem, kurşun kalem, ataş, not defteri ve diğer küçük şeyleri sipariş ederek, bir sonraki aylık teslimatın kaydı için zaman kaybetmek zorunda kalmazsınız. Büro malzemelerinin toplu olarak toptan satın alınması devlet kurumları için de faydalıdır - birçok idare Eğitim Kurumları okul için toplu kırtasiye satın al, çocuk Yuvası ya da üniversite. Toptan kırtasiye şirketleri uygun bir fiyatlandırma politikası yürütür, bu nedenle Sotovik-M uygun bir maliyetle yazı gereçleri satar - toptan kırtasiye ucuzdur. Moskova'da kırtasiye toptan satışı (toptan kırtasiye Moskova, toptan kırtasiye Moskova) online mağazamızda.

Toptan kırtasiye malzemeleri çok ucuzdur. Moskova'da kırtasiye toptan satışı

Toptan kırtasiye ürünleri en uygun fiyatlarla mağazamızda. Toptan okul kırtasiye malzemeleri, düşük fiyatlarla toplu kırtasiye satın almayı veya bir hediyelik eşya dükkanı için sıra dışı kırtasiye malzemelerini toplu olarak sipariş etmeyi planlıyorsanız, ihtiyacınız olan şey Sotovik-M'dir! Sıradan defterlerden damga ürünlerine ve kartvizitlere kadar toplu olarak kırtasiye malzemeleri satın alın ve Rusya'nın her yerine hızlı teslimat ile cazip bir fiyatla. Toptan kırtasiye malzemelerimiz çok ucuz!

Ayırt edici özellik elektronik ofis Olympus, klasik ofis çalışmalarından kaynaklanan zengin işlevselliğidir.

büyük sanayi kuruluşu sekreterin (katip) görevleri sadece belgelerin kaydı değil, aynı zamanda birçok başka görevdir:

• çözüm için gelen belgenin kime devredileceği başkanının belirlenmesi
• ön kararların hazırlanması
• belgenin yükleniciye teslimi
• orijinalin iadesi üzerinde kontrol
• görev yürütmenin özet analizi
• emirlerin yerine getirilmesinin kontrolü
• yerine getirilmeyen görevler hakkında nihai raporlamanın oluşturulması
• giden belgeleri gönderme
• talep üzerine gerekli belgeyi arayın
• yazdır, tara
• ve hatta büyük miktarda belgenin depolanması. Bütün bunlardan iyi bir katip sorumludur.

Olympus elektronik ofisi, iyi insanların işini daha kolay ve daha verimli hale getirebilir!

Otomatik kayıt:

Yeniden alınan belgelerin otomatik kontrolü

Sistem, kuruluşa yeniden giren belgeleri yakalar ve bu konuda uyarır.

Orijinalin iadesi hakkında otomatik bildirimler

Sistem, orijinalin hareketinin bir diyagramını sağlar ve zamanında iade edilmezse kayıt memuruna bildirir.

Kullanışlı iletişim sistemi

Olympus'taki belgeler arasındaki bağlantılar, iptal veya değişiklik sırasında ek olarak oluşturulan, arşiv belgeleri de dahil olmak üzere, birbiriyle bağlantılı tüm belgelerin ayrıntılı bir geçmişini elde etme olasılığını ima eder.

Rapor Tasarımcısı

Bir çalışan, Olympus sisteminin rapor tasarımcısını kullanarak, bir yönetici veya programcının yardımına başvurmadan ihtiyaç duyduğu raporları oluşturabilir. Bekleyen veya kontrol belgelerine ilişkin raporların bu sıklıkta oluşturulma şekli budur.

Esnek filtreleme sistemi

Olymp sistemi, bir filtre dizisi kullanarak bir belge arama isteği gerçekleştirme yeteneği sağlar. Filtreleme satırı, istenen belge için çok değişkenli arama koşullarını formüle etmenize olanak tanır.

Olympus sisteminde elektronik ofis dijital ofis işlerini düzenlemek için bir araçtır. Bu segment, şirket belgeleriyle ilgili tüm bilgileri toplar. Kullanıcıların çalışmalarının geçmişini içerir; tüm belge bağlantılarını saklar; bitiş tarihi hakkında bilgi verir; belgeyle oluşturulan tüm dosyaları içerir; sanatçıların ve belgeden sorumlu olanların sorularının yanı sıra çalışmalarının sonuçlarını da cevaplar.

Yürütme denetimi

Olympus sisteminde yürütme kontrolü emirlerin yürütülmesinin zamanlaması, aşamaları ve sonuçları hakkında bilgi sağlayan derin bir işlevselliktir. Bu işlevsellik, elektronik ofisten yapılandırılmış depolamaya kadar sistem genelinde mevcuttur. İşlevsellik, belgenin ve talimatların yürütülmesinin zamanlaması ve bu son tarihlerin başarısızlığı hakkında bilgi verilmesi üzerine kuruludur.

Yürütme denetimi görselleştirme

1. Olympus sisteminden renk göstergesi ve son teslim tarihinin başarısızlığı hakkında mesajlar.
2. Alınan, işe alınan, zamanında tamamlanan, zamanında tamamlanmayan dönemlerde gecikmeyle tamamlanan toplam görev sayısı ile özel mod.
3. Belge, icracılar, kontrolörler bağlamında siparişlerin yürütülmesine ilişkin bütün bir rapor sistemi.

Özel kontrol

Olympus, görevlerin zamanında ve yüksek kalitede yürütülmesi için özel bir kontrol sistemine sahiptir. Özü, kontrol için belirlenen en önemli görevlerin kontrolden çıkarma prosedüründen geçmesi gerektiğidir, yani. kapanış. Bazı durumlarda, bir görevi kontrolden çıkarmak için yetkin bir uzman tarafından yapılan işin kalitesinin değerlendirilmesi gerekir. Ardından sistem ayrıca onay prosedürünü uygulayabilir.

Bir kontrol emrinin oluşturulması

1. Kontrol emirlerinin verilmesine, bir süpervizörün atanması ve gerekirse yüksek kaliteli performansı onaylayan bir çalışan eşlik eder.
2. Performans disiplin oranı, test siparişleri için otomatik olarak hesaplanır.
3. "Kontrol görevlerinin yürütülmesinin analizi" özel modu, kontrol görevlerinin yürütülmesinin zamanlaması hakkında bilgi gösterir.
4. Masaüstündeki panolar bu bilgileri grafiksel bir görünüme dönüştürür.

Doküman yönetimi

Yetkili belge yönetimi bir taahhüttür etkili çalışma bir bütün olarak departman, bölüm, hizmet ve organizasyon. Olympus sisteminde "Belge Yönetimi"özellikle üst düzey iş süreçlerine odaklanan büyük ölçekli bir işletmeyi yönetmek için modern bir araçtır.

"Belge Yönetimi", bir planlayıcı ilkesine dayalı olarak oluşturulmuş Belge Yönetimi - Olympus modülünün bir Bölümüdür, yani. çalışan tarafından alınan tüm görevler ve belgeler tek bir listede sıralanır.

Liste, görevin türünü, konusunu, içeriğini, alınma tarihini, teslim tarihini, kimden geldiğini gösterir. Bu liste, gerekli sütunla kolayca tamamlanabilir.

Kırmızı bir arka plan, gecikmiş bir görevi işaret eder ve bu, tamamlanmasını unutmamanıza yardımcı olur. Renk göstergesi, belgenin yaklaşan yürütme tarihi hakkında bilgi verdiğinde, sistem gelişmiş kontrole sahiptir.

Bir karar vermek için gereken tüm ek bilgiler, sekmelerdeki listenin altında görünür. Bunlar belge metni, ayrıntılı atama, hareket geçmişi ve ilgili belgelerdir.

Programda bulmak kolaydır gerekli belge ve ayrıca onunla çalışma tarihini yükseltmek. Üstelik tarih, belgenin kaç çevrede dolaştığını, kimin işe aldığını ve henüz kimin almadığını gösteriyor.

Bilginin anında alınması:

• belgeyi kim başlattı;
• kim kabul etti;
• şu anda kimde var;
• belgede hangi yorumlar ve kimler tarafından verildi;
• bu belgenin diğer belgelerle ilişkili olup olmadığı ve ilgili belgeler de dahil olmak üzere nasıl açılabileceği;
• bir çalışan, hizmet, departman veya bir bütün olarak işletmenin tamamı için tamamlanmış ve tamamlanmamış siparişlerin bir resmini görün.

Çok çeşitli belgelerle çalışmanın rahatlığı:

• sistemin kendisi değerlendirilmek üzere bir belge listesi oluşturur;
• sistem, acilen karar vermeniz için hangi belgelere ihtiyacınız olduğunu sorar;
• sistem, sona ermekte olan bir dönem hakkında bilgi verir;
• sistem, işinizi devretmeyi ve zamanında yürütmeyi kolayca kontrol etmeyi mümkün kılar;
• sistem, herhangi bir belge üzerinde çalışma geçmişini almanızı sağlar;
• sistem onun yokluğunda vekil atamanıza ve vekilin nasıl çalıştığını görmenize izin verecek.

Belge yönetimi kolaylığı:

• bilgi alışverişinin hızını artırmak;
• çalışanların idari disiplin düzeyini artırmak;
• sözleşmelerin yerine getirilmesi için son tarihlere uygunluk;
• iş yerinden hızlı bir şekilde kalkmadan gerekli bilgileri alma yeteneği.

Depolama yapısı

Olympus sisteminin belgelerinin yapılandırılmış depolanması sadece klasörlere sınırlı erişimi olan bir kitaplık değil, her çalışanın bireysel bir "bilgi tabanı"dır. Olympus deposunu oluşturma ilkesi, kullanıcının bölümlere, klasörlere, belgelere, dosyalara erişim haklarına dayanır. Sistem otomatik olarak her çalışan için ayrı bir arşiv yapısı oluşturur. Kullanıcı yalnızca haklarına sahip olduğu bölümleri ve belgeleri görür.

Ayrıca, çalışan, arşiv yapısının bir kısmını, klasörleri, belgeleri kişisel depolamaya kopyalama yeteneğine sahiptir. Böyle bir fırsat, kullanıcının ihtiyaç duyduğu bilgiye, belgeye daha da hızlı ulaşmasını sağlayacaktır.

Depoyu doldurmak

Olympus sistemindeki depolama, belge ile çalışma döngüsünün tamamlanmasının sonuçlarına göre otomatik olarak belgelerle doldurulur. Bu teknoloji, bu iş için özel olarak zaman ayırmadan gerekli belgeleri uygun bölümlerde toplamanıza olanak tanır.

Depoda yeni bir belge göründüğünde, sistem bu tür bildirimlere abone olup olmadığını çalışana bildirir.

Belgelerle çalışma kolaylığı

Olymp depolama tesisi, belgelerle çalışmanın rahatlığını belirleyen işlevsel hizmetler ile ayırt edilir:

• Sürüm oluşturma;
• İlişki belgeleri (iptal edildi, geçersiz kılındı, ayrıca);
• Arşivden alıntı;
• Orijinalin yayınlanması;
• Depolama özellikleri (envanter numarası, depolama, raf, raf, kopya sayısı).

Tipik olarak, "kağıt" belge akışını sağlama ve siparişlerin yürütülmesi üzerindeki kontrolü sağlama yükü, kuruluşun ofis işleri ile ilgilenen bölümlerine düşer: ofis, vaka yönetimi ve yapısal bölümlerdeki ofis işlerinden sorumlu olanlar. DIRECTUM elektronik belge yönetimi ve etkileşim yönetim sisteminin "Ofis" modülünün tasarlanması onlar içindir. Bu modül, geleneksel Rus ofis çalışması teknolojisinin dayandığı Devlet Eğitim Eğitim Kurumu'nun gereksinimlerine uygun olarak kağıt belgelerin işlenmesi için rutin işlemlerin yürütülmesini kolaylaştırır:

• tüm gelen ve giden yazışmaların ve ayrıca kayıt kontrol kartlarını (RCC) kullanan dahili belgelerin birleşik kaydı;
• bir kağıt belgenin konumunun herhangi bir aşamasında kaydedilmesi yaşam döngüsü: yönetim tarafından değerlendirilmesi, taslak belgenin onaylanması, yürütülmesi vb.;
• yönetimin emirlerinin, kararlarının ve talimatlarının zamanında yerine getirilmesi üzerinde kontrol;
• kuruluşta kabul edilen davaların isimlendirilmesine göre davaya belgelerin yazılması;
• kağıt belgelerin durumu, mevcudiyeti, hareketi hakkında gerekli bilgileri hızlı arama;
• gerekli standart formların ve dergilerin yanı sıra kuruluşun iş akışına ilişkin istatistiksel raporların elde edilmesi.

Ayrıca "Ofis" modülü, farklı kuruluşlar arasında alışverişi organize etmenizi sağlar. Böyle bir değişim ile kullanmak mümkündür Elektronik İmza(ES) ve sistemin özel mekanizmaları, belgelerin teslimini kontrol etmenizi sağlar. Değişim ilkeleri, elektronik belgelerin değişimi için endüstri standardına dayanmaktadır "Otomasyon sistemlerinin etkileşimi dokümantasyon desteği Yönetim "Belge Yöneticileri Birliği tarafından onaylandı.

Vakaların ve kayıt dergilerinin isimlendirilmesinin sürdürülmesi

Esnek numaralandırma sistemi, bağlamdaki bir belgeye bir numara atamanıza olanak tanır elektronik dergi kayıt. Her dergi için, dergi içindeki belgelerin rastgele bir otomatik numaralandırma yöntemi belirlenir. Numara, bölüm kodunu, günlük kodunu ve diğer gerekli ayrıntıları içerebilir.

Her bir isimlendirme vakası için arşive aktarım için belgeler hazırlarken, vaka belgelerinin envanterinin yanı sıra vakanın kapağını da yazdırabilirsiniz, bu da arşiv depolaması için belge hazırlama süresini önemli ölçüde azaltır.

Belgelerin kaydı

"Ofis" modülündeki belgeleri kaydetmek için, tüm birincil verileri (muhabir, kuruluş birimi, kuruluş temsilcisi, kayıt tarihi, kayıt numarası, belgenin konusu ve özeti, teslimatı) içeren kayıt ve kontrol kartları (RCC) kullanılır. yöntemi, vb.) ) ve ayrıca kuruluşun herhangi bir kağıt belgesinin durumu hakkında gerekli bilgiler (yer, yürütme durumu vb.). Giden belgeler için kuruluşa göre bir posta listesi belirtebilirsiniz.

Sistem, hem kuruluşlardan hem de vatandaşlardan belgeleri kaydetme yeteneğini uygular.

Merkezi olmayan belge kaydını kullanan kuruluşlar için, sistem kayıt yerlerini kullanır - sekreterlerin ve ofis personelinin işyerleri. Her check-in konumuna bir veya daha fazla departman hizmet verebilir. Kayıt yerlerine göre, verilere erişim haklarını ayırt etmek mümkündür.

Bir belge departmanlar arasında taşındığında, her kayıt yerinde kendi RKK'sı başlatılabilir. Böylece, bir kağıt belgenin yalnızca bir bölüm içindeki çalışanlar arasında değil, aynı zamanda bölümler arasında da hareketini izlemenin mümkün olduğu bir RKK zinciri ortaya çıkar. Ayrıca, RKK aracılığıyla, sistemin kayıtlı belgeleri arasındaki ilişki, örneğin: "Cevap olarak", "İcrada" vb.

Kayıt prosedürü basittir ve kayıt numarası otomatik olarak atanırken RKK'nın gerekli alanlarının doldurulmasından oluşur.

Doğrudan RKK'dan kayıt olurken, taranmış (elektronik) bir belgeyi, RKK'ya otomatik bağlantısı ile "Elektronik Belge Yönetimi" modülüne girmek mümkündür. Çok sayıda belgenin hızlı girişi için, belgelerin modüle akışlı girişini sağlayan sistemin giriş hizmetleri kullanılır. Gelecekte, sisteme entegre hızlı tanımlama teknolojisi sayesinde, RKK, girilen elektronik belge gibi, belgenin kağıt analogu üzerindeki barkod ile kolayca bulunabilir.

RKK verilerine göre gelen ve giden evrakların logları yazdırılır. Giden belgeler için otomatik olarak bir zarf çıkartması oluşturabilir ve yazdırabilirsiniz.

Belgelerin taşınması ve yürütülmesi

Kayıttan sonra gelen belge, değerlendirme, çözümleme, kontrol ve belgenin yürütülmesi aşamalarından geçer. Aynı zamanda, bir belgeye sahip sanatçıların daha fazla çalışması tamamen gerçekleştirilebilir. elektronik formatta... Bu, sanatçılar için gereken süreyi önemli ölçüde azaltır ve orijinalin kazara kaybolmasını önler.

Yöneticinin çalışma tarzına bağlı olarak, belge kendisi tarafından veya kağıt veya elektronik ortamda gözden geçirilir.

Başkan tarafından verilen karar temelinde, belge, icracıların atanması, talimatlar ve son tarihler ile kontrol altına alınabilir. "İş Süreçleri Yönetimi" modülüyle çalışan yöneticiler için sekreter veya yöneticinin kendisi doğrudan ALAC'tan hızlı bir şekilde bir görev oluşturabilir. Görevlerle çalışmak, siparişlerin yürütülmesini kontrol etmek için sistemin yeteneklerinden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlar, örneğin: siparişlerin yürütülmesiyle ilgili tam yazışmaları kaydetme; revizyon için gönderme yeteneği; esnek yönlendirme yapılandırması, vb.

Ardından, RKK ile ilgili görevlere göre, belge üzerindeki çalışma geçmişini, onay prosedürünü ve kararın gerekçesini hızla yeniden oluşturabilirsiniz.

"Ofis" modülü bağımsız olarak kullanılıyorsa, sanatçılara verilen tüm talimatlar sekreter tarafından belgenin RKK'sına girilir ve ardından zamanında yürütülmesi izlenir. Aynı zamanda, otomatik olmayan kullanıcılar için siparişler yazdırılabilir.

Elektronik belgelerle çalışırken, belgelerin tüm hareketleri görevler aracılığıyla gerçekleştirilir, kağıt belgenin herhangi bir zamanda konumu RKK'nın özel bir sekmesinde kaydedilir. Bu, RKK aracılığıyla belgenin kağıt orijinalini hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar. Giden ve dahili belgelerle çalışmak aynı ilkelere dayanmaktadır.

Sistemler arasında elektronik belge alışverişi

Sistem yardımıyla, kuruluşlar arasında resmi, yasal olarak önemli elektronik belgelerin değişimini organize etmek mümkündür. Belgelerin değişimi, Dokümantasyon Yöneticileri Birliği tarafından onaylanan "Belge yönetimi desteği için otomasyon sistemlerinin etkileşimi" elektronik belgelerin değişimi için endüstri standardının kullanımına dayanmaktadır.

Belge değişimi, hem bir şirketin (holding) yapısal bölümleri arasında hem de bağımsız ortak kuruluşlar arasında gerçekleştirilebilir. Aynı zamanda borsa tarafları farklı elektronik belge yönetim sistemleri kullanabilir veya bu sistemlerle hiç çalışmayabilir.

Değişim bir şirketin (holding) bölümleri arasında gerçekleştirilirse, belgelerle çalışma "Elektronik Belge Yönetimi", "İş Süreçleri Yönetimi" ve "Ofis" modüllerinde gerçekleşir. Değişim üçüncü taraf kuruluşlar arasında gerçekleştirilirse, elektronik belge sistemden ESD formatında bir dosyaya aktarılır. İkinci taraf, ESD belgesini elektronik belge yönetim sistemine aktarabilir (bu biçimin bu sistem tarafından desteklenmesi koşuluyla; ESD biçiminin açık olması koşuluyla) veya ESD belgesiyle çalışmak için ücretsiz DIRECTUM OverDoc programını kullanabilir. DIRECTUM OverDoc, bir belgeyi, niteliklerini ve geçerlilik belirteci de dahil olmak üzere belgenin imzalandığı tüm elektronik imzaları görüntülemenizi sağlar.

Bilgi arama ve analizi

Herhangi bir belgenin sisteme kaydedildiği andan itibaren, hem kayıt kartını, hem de belgenin yeri ve yürütme süreci ile ilgili bilgileri ve ayrıca elektronik belgenin kendisini bulabilirsiniz.

Sistem, kayıt numaralarına, muhabire, kararın yazarına ve ayrıca RKK'nın tüm ayrıntılarına ve bunların keyfi kombinasyonlarına göre arama yapar.

Ayrıca sistem, kullanıcıların iş verimliliğini önemli ölçüde artıran özel raporlar sağlar: İncelenen belgeler, Vadesi geçmiş siparişler, İade edilecek belgeler vb.

Web modülü "Kırtasiye"

"Ofis" web modülü, örneğin idari belgeler, gelen ve giden mektuplar, siparişler, raporlar ve notlar gibi resmi kağıt belgelerle çalışmayı otomatikleştirmek için tasarlanmıştır. Kağıt belgelerin işlenmesini kolaylaştırır.

Kağıt belgelerin işlenmesi, geleneksel Rus ofis çalışması teknolojisinin dayandığı Devlet Eğitim Eğitim Kurumu'nun gereksinimlerine uygun olarak gerçekleştirilir.

"Ofis" web modülü, sorunları çözmeyi amaçlamaktadır:

• tüm gelen ve giden yazışmaların yanı sıra dahili belgelerin kayıt ve kontrol kartlarını kullanarak birleşik kaydı;
• yönetimin emirlerinin, kararlarının ve talimatlarının zamanında yerine getirilmesi üzerinde kontrol;
• kağıt belgelerin durumu, mevcudiyeti, hareketi hakkında gerekli bilgileri hızlı arama;
• gerekli standart formların ve dergilerin yanı sıra kuruluşun iş akışına ilişkin istatistiksel raporların elde edilmesi.

"Ofis" web modülünün temeli, "Kayıt ve kontrol kartları", "RKK Siparişleri", "Vakaların isimlendirilmesi" referans kitaplarından oluşur.

"Kırtasiye" modülünü sistemin diğer modülleri ile entegre etmenin avantajları

Böylece modüllerin etkileşimi sayesinde " Elektronik Belge Yönetimi », « İş Süreçleri Yönetimi"Ve" Ofis "içinde birleşik sistem yerel geleneklere ve ofis çalışma standartlarına tam uyum ile organizasyonun verimliliğinin artması sağlanır. Her modülün sağladığı tüm mekanizmalar, belgelerle çalışmanın "kağıt" ve "elektronik" aşamalarında çeşitli kombinasyonlarda kullanılabilir. Aynı zamanda, geleneksel "kağıt" ofis çalışması, gelişmiş yatay bağlantılara sahip bir organizasyonun elektronik belge akışına uyumlu bir şekilde uyar.

Büyük şirketlerde her yıl on binlerce karşı tarafla yazışmalar yapılmakta ve binlerce çalışan tarafından dahili belgeler oluşturulmaktadır. Yazışmaların bir kısmı kağıt biçiminde alınabilir ve işlenebilir. Elektronik dosyalama sistemleri, şirketlerin verimliliklerini birkaç kat artırmalarına ve tüm belgelerin tek bir havuzunu oluşturmalarına yardımcı olur.

"Chancery", kağıt belgelerle çalışma döngüsünün tamamını kapsar: giriş ve kayıttan arşivde dosyalamaya kadar. İşlevsellik, Rus ofis çalışma standartlarına tamamen uygundur ve "manuel" işlemlerin çoğunu otomatikleştirmenize olanak tanır.

Vakaların ve kayıt dergilerinin isimlendirilmesinin sürdürülmesi

Vakaların isimlendirilmesinin onaylanmış bileşimi, sistemin özel bir referans kitabında tutulur. Belgelerin merkezi olmayan muhasebesi durumunda, yapısal bölümler içinde kayıt yerleri sağlanır.

Vakaların isimlendirilmesi

Her bir isimlendirme vakası için arşive transfer için belgeler hazırlarken, belge listesinin yanı sıra vakanın kapağını da otomatik olarak yazdırabilirsiniz. Arşiv depolama ve arşivde arama için hazırlanma süresi birkaç kez azalır.

Belgelerin kaydı

DIRECTUM'a bir belge girmek için, kayıt kontrol kartının (RCC) gerekli alanlarını doldurun, kayıt numarası otomatik olarak atanacaktır. Esnek bir numaralandırma sistemi, her kayıt günlüğü bağlamında bir belgeye keyfi ve otomatik olarak bir numara atamanıza olanak tanır. Numara, bölüm kodunu, günlük kodunu ve gerekli tüm ayrıntıları içerebilir. Çözümün uygulanmasıyla, belgelerin kaydedilmesi için ortalama süre %35-50 oranında azalır.

Örnek RKK

RKK, birincil verileri (departman, kayıt tarihi, kayıt numarası vb.) ve ayrıca herhangi bir kağıt belgenin durumu, örneğin konumu hakkında bilgileri içerir. Bir belge bölümler arasında taşındığında, her kayıt yerinde kendi RKK'sı kurulur. Oluşturulan RCK'ler zinciri boyunca bir şirket içindeki bir kağıt belgenin hareketini izlemek mümkündür.

Ayrıca bir belgeyi veya taranmış görüntüsünü RKK'ya ekleyebilirsiniz. DIRECTUM Yakalama Hizmeti, büyük hacimli belgeleri hızlı bir şekilde girmek için kullanılır. Belge girmenin çeşitli yollarını destekler: e-postadan veya dosya sisteminden (örneğin bir tarayıcıdan) yakalama.

ALS oluşturma ve verileri doldurma işlevi, Ario'nun akıllı mekanizmalarına aktarılabilir. Belgeyi aldıktan sonra, bağımsız olarak sınıflandırır, metni tanır ve RKK'yı çıkarılan anlamlı bilgilerle doldurur. Katip sadece doldurmanın doğruluğunu kontrol edebilir. Bu, kayıt süresini daha da azaltmanıza ve rutin işlemlerin sayısını azaltmanıza olanak tanır.

Gelen belgelerin değerlendirilmesi ve yürütülmesi

Gelen belgeyi kaydettikten sonra, katip onu birkaç tıklamayla yöneticiye gönderir. Belgenin değerlendirilmesinin sonuçlarına dayanarak, sekreter veya başkanın kendisi belge için talimatları formüle eder.

Liderin bir yardımcısı varsa, yardımcısı bir karar taslağı hazırlayarak belgenin ön incelemesini yapar. Lider yalnızca karar taslağını onaylayabilir ve yürütme talimatı gönderebilir.

Emirlerin yürütülmesi sürecinde aşağıdakiler sağlanır:

• yürütme üzerine yazışmaların sabitlenmesi;
• yetkilendirme ve revizyon için gönderme yeteneği;
• zaman kontrolü, yeni bir son tarih talepleri.

Süpervizörler performansı görsel olarak takip eder. Çalışmadaki tüm katılımcılar, ilgili ödevlerdeki durumu yansıtan kısa bir özete erişebilir.

görev ağacı

Muhabirlere mektup gönderme

Çözüm, "Karşı taraflarla değiş tokuş" modülü ile yakından entegre edilmiştir. Giden mektup onaylandıktan sonra, belge değişim sistemleri aracılığıyla alıcılara göndermek kolaydır - bu, belgenin birden fazla yazdırılması ihtiyacını ortadan kaldırır ve teslimat maliyetlerini azaltır.

Ek olarak, giden belgeler için, kuruluşlar için bir posta listesi belirleyebilir ve alıcılara otomatik olarak e-posta gönderebilir veya Rus Postasının standartlarını karşılayan zarfları yazdırabilirsiniz.

Zarf yazdırma

Organizasyonel ve idari belgelere kayıt ve aşinalık

Kayıt ve onay için gönderme idari belgeler tam otomatik. Eylem sihirbazında gerekli verileri doldurmanız yeterlidir, ardından sistem bir belge oluşturacak ve onay ve imza için gerekli çalışanlara gönderecektir:

İmzalandıktan sonra, organizasyonel ve idari belge, inceleme için ilgilenen çalışanlara gönderilebilir. Bunu yapmak için, RKK posta listesini doldurmanız gerekir. Bu liste gelecekte başka bir belgeyi dağıtmak için de kullanılabilir.

Posta listesindeki çalışanlar, kendilerini belgeye alıştırmak için atamalar alır. DIRECTUM sisteminde, aşinalığı onaylamak için görevi tamamlamak yeterlidir. Ve sisteme girilmeyen bir belgeyi tanımak için bir görev gönderilirse, bu görev metninde belirtilir ve sanatçılar belgeyi kağıt olarak tanır.

Arama ve analiz

Bilinen ayrıntılara göre, hem elektronik belgenin kendisi hem de RKK'sı, belgenin yeri ve yürütme aşaması hakkında bilgilerle birlikte bulunabilir.

RKK ile ara

Ayrıca belgenin kağıt analogu üzerindeki barkod ile gerekli belgeyi RKK ile birlikte hızlı bir şekilde bulmak da mümkündür. Hızlı tanımlama teknolojisi sayesinde, barkod özel bir tarayıcı tarafından okunur, ardından sistem belgeyi ve ilgili görevleri otomatik olarak bulur.

Bulunan belge için eylem penceresi

Kullanıcıların çalışmalarının etkinliğini analiz etmek için sistem özel raporlar sunar: "İnceleme Listesi", "Siparişlerin yerine getirilme zamanlamasının kontrolü", "Siparişlerin yürütülmesine ilişkin istatistikler", "İade edilecek belgeler" vb.

Örnek rapor

Web istemcisi, coğrafi olarak dağıtılmış bir organizasyonun uzak ofislerinde veya platformlar arası işlevsellik ve yönetim kolaylığı sağlayan bir ana istemci olarak kullanılabilir. Çalışmak için sadece İnternet erişimine ihtiyacınız var.

Web ofisinde gelen RKK

uygulama etkisi

Çözümü kullanarak, çalışanlar siparişleri ve siparişleri zamanında yerine getirmek için alacaklardır. Yürütme denetimi yönetim kararları tamamen şeffaf hale gelir.

• minimuma belgelerin kaybolma riski azalır
• 2 kez giden bir mektubu hazırlama ve onaylama süresi azaltılacaktır
• 12 kez kağıt belgelerin yerini aramak daha hızlı olacaktır
• 2 kez emirlerin yerine getirilmesine ilişkin yönetime bilgi hazırlanması hızlandırılacaktır.
• %20 yönetimden gelen talimatların yürütülmesi artacak