Положение о финансовом отделе. Пример положения о финансовой службе в предприятии общественного питания Положение о финансовом отделе государственного учреждения

1. Общие положения

1.1. Финансово-экономический отдел (далее - Отдел) в соответствии с приказом Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 22 июня 2016 г. № 70 «Об утверждении штатного расписания Федерального архивного агентства» является структурным подразделением в составе Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования(далее - Управление).

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, организационно-распорядительными документами Росархива, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно, а также во взаимодействии в пределах своих полномочий с другими подразделениями Росархива, федеральными органами исполнительной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

1.4. Положение об Отделе и штатная численность утверждаются приказами Росархива.

2. Задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Подготовка предложений к документам стратегического планирования федерального и ведомственного уровней.

2.2. Реализация мероприятий Росархива по осуществлению государственной финансовой, экономической и социальной политики в подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждениях.

2.3. Планирование финансовых ресурсов на содержание аппарата Росархива и подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений, обеспечение их финансированием.

2.4. Организация бухгалтерского учета и отчетности в подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждениях, осуществление контрольно-ревизионной работы в соответствии с действующим законодательством.

2.5. Организация финансово-экономической работы в подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждениях, оказание им методической помощи.

2.6. Организация обеспечения бесперебойной работы автоматизированных рабочих мест структурных подразделений Росархива.

3. Основные функции Отдела

В целях выполнения поставленных задач на Отдел возлагаются следующие функции:

3.1. Во взаимодействии со структурными подразделениями Росархива:

3.1.1. осуществляет подготовку предложений к основным направлениям государственной политики, нормативно-правовому регулированию и контролю в сфере архивного дела и делопроизводства, документам стратегического планирования федерального и ведомственного уровней;

3.1.2. готовит предложения к проектам законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам развития архивного дела, к проектам федеральных и отраслевых программ, Основных направлений и прогнозов развития архивного дела, разрабатывает проекты нормативных документов по профильным отделу направлениям;

3.1.3. участвует в подготовке прогнозов развития в установленной сфере;

3.1.4. обеспечивает формирование и согласование в установленном порядке Плана информатизации Росархива на плановый период, а также отчета за предыдущий период;

3.1.5. участвует в подготовке проекта ежегодного итогового доклада о деятельности Росархива;

3.1.6. по поручению Руководства Росархива готовит по запросам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других уполномоченных министерств и ведомств статистическую, аналитическую и оперативную информации по профильным отделу направлениям;

3.1.7. участвует в проведении комплексных и тематических проверок подведомственных федеральных государственных учреждений по профильным отделу направлениям;

3.1.8. организует разработку экономических нормативов, проведение анализа трудозатрат в подведомственных федеральных государственных учреждениях;

3.1.9. вносит на рассмотрение коллегии Росархива вопросы развития архивного дела и деятельности подведомственных федеральных государственных учреждений по профильным отделу направлениям;

3.1.10. готовит предложения по совершенствованию системы оплаты труда работников подведомственных федеральных государственных учреждений; разрабатывает в пределах компетенции Росархива руководящие материалы и инструктивно-методические письма по применению действующих систем оплаты труда;

3.1.11. участвует в подготовке предложений по улучшению условий труда работников подведомственных федеральных государственных учреждений, их социальной защищенности, подготовке предложений о поощрении работников федеральных архивных учреждений;

3.1.12. разрабатывает вопросы деятельности подведомственных федеральных государственных учреждений по привлечению внебюджетных средств в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, организует разработку методических документов по вопросам стоимости работ и услуг, оказываемых ими юридическим и физическим лицам;

3.1.13. участвует в работе по оптимизации перечня платных работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральными архивными учреждениями, унификации прейскурантов.

3.1.14. организует работу по проведению конкурсов и торгов в аппарате Росархива, осуществляет методическую помощь в подготовке конкурсов и торгов в подведомственных федеральных государственных учреждениях;

3.1.15. участвует в подготовке и проведении конференций, совещаний, семинаров, заседаний научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов;

3.1.16. принимает участие совместно с Отделом государственной службы и наград в подборе кадров отдела.

3.2. Разрабатывает в установленном порядке предложения к проекту федерального бюджета Российской Федерации о расходах на содержание аппарата Росархива, подведомственных федеральных государственных учреждений.

3.3. Готовит на утверждение руководству Росархива смету расходов и штатное расписание аппарата Росархива, обеспечивает их исполнение.

3.4. Готовит на утверждение руководству Росархива сметы расходов (изменения к ним) на содержание подведомственных федеральных государственных учреждений, осуществляет их финансирование.

3.5. Рассматривает вопросы подготовки соответствующей документации и финансирования капитального и текущего ремонтов в подведомственных федеральных государственных учреждениях, осуществляет реализацию инвестиционных программ.

3.6. Осуществляет контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений, проводит анализ финансово-хозяйственной деятельности подведомственных федеральных государственных учреждений, готовит предложения по ее совершенствованию.

3.7. Составляет сводный бухгалтерский отчет по подведомственным федеральным государственным учреждениям и бухгалтерский отчет по аппарату Росархива для представления в Министерство финансов Российской Федерации в установленном порядке.

3.8. Составляет сводные отчеты о поступлении средств из федерального бюджета, об исполнении сметы расходов учреждений, финансируемых из федерального бюджета, об использовании ассигнований на выполнение федеральных целевых программ, о проведении торгов на закупку товаров, работ и услуг для государственных нужд, другие бухгалтерские и статистические отчеты.

3.9. Осуществляет контроль за сохранностью основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации, организует проведение инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей аппарата Росархива.

3.10. Обеспечивает организацию учета средств вычислительной техники в структурных подразделениях Росархива и подведомственных федеральных государственных учреждениях.

3.11. Осуществляет мониторинг информационной и телекоммуникационной инфраструктуры и программных продуктов, подведомственных Росархиву учреждений, подготовку предложений по их модернизации, включая подготовку соответствующих справок и заключений.

3.12. Определяет спецификацию средств вычислительной техники и сканирующего оборудования, приобретаемых для обеспечения аппарата Росархива и подведомственных федеральных государственных учреждениях.

3.13.Осуществляет контроль за подлинностью лицензионных программных продуктов.

3.14. Реализует необходимые меры для бесперебойной работы автоматизированных рабочих мест структурных подразделений Росархива.

3.15. Решает технические вопросы по использованию и подключению Росархива к внешним информационным ресурсам.

3.16. Оказывает техническую помощь структурным подразделениям Росархива, связанную с переходом на предоставление государственных услуг (функций) в электронном виде.

3.18. Консультирует государственных служащих Росархива, работников подведомственных федеральных государственных учреждений, рассматривает заявления, жалобы и предложения граждан по профильным отделу направлениям, принимает меры к устранению недостатков.

3.19. Готовит информацию для официального сайта Росархива по профильным Отделу направлениям работы, осуществляет ее актуализацию.

3.20. Ведет в установленном порядке делопроизводство и обеспечивает хранение документов Отдела, осуществляет их передачу на архивное хранение.

4. Права Отдела

Отдел при выполнении функций имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений Росархива, подведомственных федеральных государственных учреждений, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела материалы, необходимые для выполнения функций, возложенных на Отдел.

4.2. Созывать в установленном порядке совещания представителей структурных подразделений Росархива, подведомственных федеральных государственных учреждений для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию Отдела.

4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.4. Давать в пределах своей компетенции разъяснения юридическим и физическим лицам по профильным Отделу направлениям деятельности.

4.5. Оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

5. Организация работы Отдела

5.1. Структура и штатная численность Отдела утверждается приказом Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых работ.

5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности в установленном порядке приказом Росархива.

5.3. Начальник Отдела непосредственно подчиняется начальнику Управления, а по вопросам финансового обеспечения деятельности Росархива и подведомственных Росархиву учреждений Руководителю.

5.4. Начальник Отдела в пределах своей компетенции:

5.4.1. организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на Отдел, состояние служебной и исполнительской дисциплины;

5.4.2. принимает участие в работе совещательных органов Росархива;

5.4.3. взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;

5.4.4. распределяет обязанности между гражданскими служащими Отдела, вносит на утверждение их должностные регламенты, предложения о размере премии, поощрении, наложении взысканий;

5.4.5. представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

5.4.6. осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регламентом Росархива.

5.5. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых планов работы Росархива.

5.6. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива и иных федеральных органов исполнительной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

5.7. Гражданские служащие Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности приказом Росархива в порядке, предусмотренном федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

5.8. Должностные обязанности гражданских служащих Отдела определяются их должностными регламентами. Гражданские служащие Отдела несут персональную ответственность за исполнение возложенных на них должностных обязанностей.

Узнайте, какой может быть структура финансовой службы отдельной компании и холдинга, должна ли в нее входить бухгалтерия, обязаны ли подчиняться финансовому директору бухгалтеры, внутренние аудиторы и IT-специалисты. Скачайте положение о финансовом департаменте, чтобы корректно сформулировать цели, задачи и функции подразделения.

В финансовом отделе должны трудиться сотрудники особого образа мышления:

  1. Они должны быть способны проанализировать полученный результат, найти «узкие места» и, наоборот, слишком хорошо профинансированные процессы.
  2. Они должны уметь смотреть в будущее и планировать деятельность предприятия на несколько периодов вперед.
  3. Они должны знать, через какие ключевые показатели нужно вести оперативный контроль.
  4. Квалификация специалистов финансового отдела должна позволять им вести диалог со всеми подразделениями предприятия. Другими словами, финансист должен быть способен перевести бизнес-процессы любого подразделения на язык денег, оптимизировать их, и сделать обратный перевод. Этого невозможно добиться, если финансисты работают в «вакууме», они должны обязательно иметь доступ к нефинансовой информации и интересоваться ею.

Основной тренд сегодня - упрощать бизнес-процессы, освобождать сотрудников от рутинных задач и больше времени посвящать анализу и финансовому контролю. Вместо устаревших обязанностей появляется новый функционал в финансовой службе.

Функции и задачи финансового отдела

Определиться с тем, сколько специалистов должно работать в финансовом отделе предприятия, и какие это должны быть специалисты, поможет схема функций и объектов финансового отдела.

Функции /Объекты

Планирование

Оперативная деятельность

Анализ

Создание / разработка

Доходы и расходы

Бизнес-планирование

Согласование заявок на расходы, ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность

Денежные средства

Бюджет движения денежных средств

Платежный календарь

Согласование заявок на выплаты

Реестры платежей

Привлечение финансирования

План-фактный анализ, выявление неэффективности

Положения, процедуры, формы, программное обеспечение

Оборотный капитал

План по оборотному капиталу

Контроль ДЗ и КЗ по срокам долга

Срочные депозиты

Структура оборотного капитала, ликвидность

Положения, процедуры, формы, программное обеспечение

Налоги

Налоговый бюджет

Схемы оптимизации

Договоры

Ведение портфеля договоров

Согласование

Финансовые главы договоров

Капитальные вложения

Инвестиционный план

Согласование заявок на капиталовложения

Анализ основных фондов, амортизации

Финансовые вложения

Поиск и планирование лучших форм инвестирования

Управление инвестициями

Анализ инвест-проектов

Инвестиционный портфель, регламенты, программное обеспечение

Бизнес-процессы

Расчет стоимости бизнес-процессов

Контроль и оптимизация процессов в финансах

Финансовые бизнес-процессы

Ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность

Расчет фактических KPI, выплат

Система KPI

Список функций и объектов настолько обширен, что на первый взгляд, кажется, треть штатного расписания нужно отдать под финансовую службу. Но это не так. См.,

Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансовой службы

Если в финансовой службе сотрудников слишком мало, они не справляются с объемом работ. Много – простаивают и съедают деньги компании. Чтобы избежать подобных проблем, определите оптимальное количество подчиненных.

Рассмотрим последовательно каждый объект финансового отдела и функции по нему и определимся, какой сотрудник должен их выполнять.

Первый блок финансов компании

Доходы и расходы

Финансовый контролер. Человек, с которого начинается финансовый отдел. Тот, кого первым нанимают в финансовую службу, а с ростом ее он часто становится финансовым директором.

В небольших компаниях финансовый контролер часто создает управленческий учет с нуля, разрабатывает документы, аналитики и процессы, по которым должен вестись учет. В средних компаниях финансовые контролеры активно принимают участие в дальнейшем совершенствовании управленческого учета, а ежедневные рутинные задачи выполняют подчиненные им финансовые аналитики.

В крупных компаниях финансовые контролеры и финансовые аналитики работают в выделенных подразделениях – отделах финансового контроля по направлениям деятельности: продуктам, регионам, видам расходов, где занимаются планированием, учетом и анализом в рамках своего направления. Иногда возникает необходимость планирование вывести в отдельную функцию и создать плановый отдел, или отдел бюджетирования.

Зачем финансовой службе система «персональных BI» и собственный IT‑архитектор

Не все компании могут позволить себе дорогие ERP-системы, а использовать расширенную аналитику сейчас необходимо уже практически всем. Альтернативное решение – оставить данные в нескольких информационных системах, внедрить систему «персонального BI» и ввести в штат IT‑архитектора.

Цена

Функции по ценообразованию не слишком сильно отличаются от расчета доходов и расходов. Поэтому их выполняют либо все те же финансовые контролеры, если предприятие невелико, либо Отделы ценообразования. Вся деятельность по ценообразованию и ведению ценовой политики проводится совместно с Коммерческим департаментом, потому что финансисты могут дать только одно из слагаемых цены – себестоимость и прибыль, второе слагаемое, – рынок, не в их компетенции.

Отчетность (локальная, МСФО)

Ведение локальной отчетности, конечно же, находится в зоне ответственности бухгалтерии. Тогда как ведением отчетности по МСФО часто занимается финансовый контролер, специалист по МСФО, или же целые отделы МСФО.

Если предприятию по той или иной причине нужен плановый пакет отчетности, то его тоже могут сделать специалисты отдела финансового контроля на основе БДР, БДДС и инвестиционного бюджета.

Внутренним аудитом локальной бухгалтерской отчетности можно озадачить финансового контролера. Или же создать отдел внутреннего аудита. Все зависит от масштабов, конечно. Анализ ключевых финансовых показателей и написание аналитических записок обычно производят все те же финансовые контролеры.

Когда масштабы бизнеса растут, собственники ставят перед финансовым директором задачу усилить контроль процессов. Иногда такие поручения учредители и руководство не озвучивают, просто устанавливают показатели KPI для руководителя финансовой службы, которые невозможно выполнить без четкой системы внутреннего контроля.

Управленческая отчетность

Ведение управленческой отчетности – это полностью зона ответственности финансового отдела. Соответственно полный цикл от планирования до анализа полученных результатов лежит на финансовых контролерах. Или, при наличии выделенного подразделения, на сотрудниках Отдела управленческой отчетности.

Второй б лок финансов компании

Денежные средства

Если в расчете доходов и расходов главным был финансовый контролер, то в управлении денежными средствами ключевая фигура – казначей. Инструменты краткосрочного планирования ДС – , и среднесрочного – находятся в зоне его ответственности. Ежедневно он согласовывает заявки на оплату и формирует реестры платежей, следит за выгодным размещением ДС на срочных депозитах.

В небольших компаниях казначеем может быть все тот же финансовый контролер. Но такое совмещение эффективно только если компания проводит не более 30 операций ежедневно и у нее хорошо автоматизированы бизнес-процессы в финансах.

Хорошо работает союз казначея и бухгалтера на участке оплаты для средних предприятий, а для крупных необходимо создавать отдел казначейство.

Оборотный капитал

Дополнительные и смежные функции

Налоги

В функции отдела финансового контроля может входить снижение налоговой нагрузки путем разработки методов оптимизации и планирования налоговых схем. По сути, это смежная функция главного бухгалтера, но все зависит от распределения обязанностей на предприятии.

В крупных холдингах целесообразно создать позицию налогового консультанта или отдел налогообложения.

Договоры

В секторах бизнеса, основанных на договорной деятельности с покупателями и поставщиками, крайне важно установить контроль финансовых специалистов над вновь заключаемыми договорами. С одной стороны, это снизит количество финансовых ошибок при заключении договора, таких как:

  1. Неправильный расчет сумм и тарифов.
  2. Некорректный срок оплаты.
  3. Отсутствие индексации цен по долгосрочным договорам.
  4. Существование или наоборот не включение штрафов.
  5. И т. д.

С другой стороны, это позволит финансистам включать новые договоры в планирование, снимать с них ключевые данные, вести портфель договоров.

Капитальные вложения

На определенном этапе развития для предприятия становится очевидно, что основными фондами нужно управлять особенно тщательно, ведь стоимость их огромна. И с помощью грамотного управления можно сэкономить существенную сумму на платежах, налогах и высвободить денежные средства на оборотный капитал. Управлением капитальными вложениями также занимается отдел финансового контроля или специально выделенное подразделение.

Финансовые вложения

Когда предприятие имеет свободные денежные средства или нераспределенную прибыль, которые могут приносить дополнительный доход, задачей финансиста становится выгодное их инвестирование.

В небольших объемах с управлением финансовыми вложениями справляется финансовый директор. А когда объемы растут, целесообразно выделить под управление Инвестиционного аналитика или создать отдел инвестиций

Управление проектами без вложений в IТ‑систему

Программа MyProject поможет быстро разработать план проекта, рассчитать бюджет, нажатием одной кнопки уведомить исполнителей и отслеживать отклонения от плана в режиме реального времени.

Бизнес-процессы

В процессно-ориентированных компаниях всегда остро стоит вопрос: «Кто будет участвовать в разработке процессов от компании?» Благодаря своему складу ума, финансисты обычно хорошо с этим справляются и их охотно включают в различные проектные группы. Кроме того, финансисты по долгу службы должны быть в курсе основных бизнес-процессов, чтобы знать, куда обращаться за информацией.

KPI

Очень распространенная практика – назначать финансовый отдел ответственным за расчет KPI, особенно если они (KPI) не многочисленные и не сложные. В обратном случае – это зона ответственности выделенного подразделения отдела KPI.

А вот разработку KPI не стоит полностью делегировать финансистам, потому что в итоге вы получите хорошие KPI для стагнирующего бизнеса, но никак не для бурного развития.

За что премировать сотрудников: наборы KPI для подразделений компании

Редакция собрала 17 наборов KPI для финансовой службы и других подразделений, регламенты, отчеты о премировании, справки о выполнении ключевых показателей. Скачайте и используйте у себя в компании.

Структура финансового департамента

Структура финансового отдела зависит от конкретных задача развития компании. У подразделения есть базовые функции (бюджетирование, управленческий учет, внутренний контроль, составление финансовой отчетности) и есть дополнительные. Последние могут различаться в зависимости от приоритетов текущего этапа развития компании.

Таблица . Пример структуры и штата финансовой службы предприятия

Наименование структурных подразделений и должностей

Структурная численность

действующая

резервная

Финансовый директор

Отдел финансового контроллинга

Руководитель отдела - специалист по управленческому учету

Финансовый менеджер по бюджетированию и планированию

Финансовый специалист 2-й категории

Финансовый аналитик

Казначейство

Руководитель отдела - казначей

Кредитный офицер

Финансовый специалист 1-й категории

Контрольно-ревизионный отдел

Руководитель отдела - главный аудитор

Отдел бухгалтерского учета и отчетности

Начальник отдела (главный бухгалтер)

Заместитель начальника

Бухгалтер

Бухгалтер-кассир

Служба IT-сопровождения

Руководитель отдела

Программист

Финансовый блок

Мы рассмотрели большинство функций финансового отдела и надеемся, что статья поможет вам создать эффективный и не раздутый по штату отдел.

Финансовая работа осуществляется на предприятии усилиями специалистов финансовой службы. Данная служба является самостоятельным структурным подразделением предприятия ОАО «Электроприбор» и подчиняется непосредственно заместителю директора по экономике. Руководство финансовой службы выглядит следующим образом: отдел возглавляет руководитель финансовой службы, назначаемый на должность приказом директора предприятия. Руководитель финансовой службы имеет одного заместителя.

Состав и штатную численность финансовой службы утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению руководителя финансовой службы и по согласованию с отделом кадров, отделом организации и оплаты труда и т.д. В состав отдела входят структурные подразделения, группы специалистов. Руководитель финансовой службы распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

Целью деятельности финансового отдела является надлежащая организация финансового обеспечения предприятия.

Задачи финансового отдела

  • 1. Реализация цели деятельности финансового отдела достигается посредством выполнения им комплекса задач по организации финансового обеспечения предприятия.
  • 2. Основными задачами финансового отдела являются:
  • 2.1. Планирование организации финансового обеспечения предприятия.
  • 2.2. Разработка и внесение в установленном порядке на рассмотрение директора предприятия проектов локальных нормативных актов, приказов, распоряжений по организации финансового обеспечения предприятия.
  • 2.3. Формирование финансовой документации, поддержание ее в актуальном состоянии в процессе хранения, обеспечение ее сохранности.
  • 2.4. Поддержание взаимодействия, ведение информационного обмена по вопросам финансового обеспечения с органами власти (управления), а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
  • 2.5. Осуществление контроля за надлежащим выполнением подразделениями (должностными лицами) предприятия мероприятий финансового обеспечения.
  • 2.6. Консультирование должностных лиц предприятия по вопросам финансового обеспечения предприятия.
  • 2.7. Подготовка отчетности по вопросам финансового обеспечения предприятия.

В интересах надлежащего осуществления своей деятельности финансовый отдел наделяется соответствующими полномочиями: правами и обязанностями. Финансовый отдел имеет право:

  • 1. Получать в установленном порядке от органов власти (управления), других предприятий (организаций, учреждений) информацию, необходимую для реализации своих полномочий.
  • 2. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам финансового обеспечения предприятия.
  • 3. Давать должностным лицам предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
  • 4. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
  • 5. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
  • 6. Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

ПОЛОЖЕНИЕ

о финансово-экономической службе

1. Общие положения

1.1. Финансово-экономическая служба (далее - ФЭС), возглавляемая – начальником финансово-экономической службы является структурным подразделением департамента образования Администрации муниципального образования город Салехард (далее -Департамент). В состав ФЭС входят два отдела – централизованная бухгалтерия, возглавляемая главным бухгалтером и планово-экономический отдел, возглавляемый начальником отдела (приложения №№ 1, 2).

1.2. В своей деятельности финансово-экономическая служба руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 21.11.96г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Бюджетным кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, иными законодательными и нормативными правовыми актами РФ, постановлениями и распоряжениями правительства РФ, Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 30.12.08г. №148н, постановлениями и распоряжениями Администрации ЯНАО, муниципальными правовыми актами, Положением о департаменте образования, настоящим положением и иными нормативными актами департамента образования, касающимися деятельности образовательных учреждений.

2 . Основные задачи.

2.1. Основными задачами финансово-экономической службы являются:

2.1.1. эффективное и целевое использование бюджетных средств;

2.1.2. разработка проектов текущих и перспективных финансовых планов, прогнозов бюджетов, экономических расчетов к проекту бюджета;

2.1.3. ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства, Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 30.12.08г. №148н и других нормативных правовых актов;

2.1.4. начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам;

2.1.5. своевременное проведение расчетов с поставщиками и подрядчиками;

3. Функции.

3.1. Основными функциями финансово-экономической службы являются:

3.1.1. осуществление контроля за эффективным расходованием средств по утвержденным бюджетным сметам и сметам доходов и расходов по приносящей доход деятельности муниципальных образовательных учреждений, аппарата управления и структурных подразделений департамента образования;

3.1.2. осуществление контроля за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;

3.1.3. разработка положения об оплате труда работников муниципальных образовательных учреждений;

3.1.4. разработка положения о порядке взимания и использования родительской платы в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях города Салехарда;

3.1.5. разработка положения об оплате труда и материальном стимулировании работников структурных подразделений департамента образования;

3.1.6. составление штатных расписаний, тарификации для муниципальных образовательных учреждений, аппарата управления и структурных подразделений департамента образования.

3.1.7. составление бюджетных смет и смет доходов и расходов по приносящей доход деятельности для муниципальных образовательных учреждений и структурных подразделений департамента образования, после их предварительного согласования с руководителем учреждений, подразделений;

3.1.8. составление периодической статистической отчетности и единовременных отчетов по формам и в установленные сроки;

3.1.9. формирование заявок на размещение муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказания услуг для нужд муниципальных образовательных учреждений и структурных подразделений департамента образования;

3.1.10. подготовка муниципальных контрактов и договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказания услуг для нужд муниципальных образовательных учреждений и структурных подразделений департамента образования;

3.1.11. проведение юридической экспертизы, согласование муниципальных контрактов и договоров, составление дополнительных соглашений, а при наличии необходимости протоколов разногласий к муниципальным контрактам и договорам, претензий, исковых заявления в арбитражный суд;

3.1.12. ведение реестра муниципальных контрактов и гражданско-правовых договоров по итогам размещения заказа;

3.1.13. своевременное предоставление сведений о заключении, изменений, прекращений, исполнений муниципальных контрактов в уполномоченный орган местного самоуправления на ведение реестра контрактов;

3.1.14. осуществление бюджетного учета в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 30.12.08г. №148н;

3.1.15. осуществление начисления и контроль за перечислением налогов в бюджет;

3.1.16. составление и представление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;

3.1.17. составление учетной политики департамента образования;

3.1.18. ведение учета доходов и расходов по средствам, полученным от предпринимательской и иной деятельности;

3.1.19. проводит экономический анализ деятельности муниципальных образовательных учреждений и департамента образования;

3.1.20. осуществляет контроль за:

3.1.21. составление информаций на запросы органов государственной статистики, департамента образования ЯНАО, департамента финансов Администрации города;

3.1.22. участие в проведении совещаний, семинаров, проводимых руководством
департамента образования с руководителями подведомственных образовательных учреждений в обсуждении вопросов хозяйственно-финансовой деятельности муниципальных образовательных учреждений, вопросов оплаты труда;

3.1.23. подготовка документов к последующему хранению,
использованию, и сдачи в архив;

3.1.24. установление разрядов оплаты труда служащим и рабочим структурных
подразделений департамента образования;

3.1.25. проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное определение ее результатов и отражение их в учете;

3.1.26. организация работы материально ответственных лиц по учету и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

3.1.27. составление и предоставление в установленном порядке и в установленные сроки бухгалтерской отчетности;

4. Права и обязанности.

4.1 Финансово-экономическая служба для решения поставленных задач и выполнения возложенных функций имеет право:

4.1.1. проверять поступившие в финансово-экономическую службу первичные документы, не принимать к учету документы, не соответствующие установленным требованиям;

4.1.2. запрашивать и своевременно получать от обслуживаемых учреждений необходимую для осуществления своих функций информацию;

4.1.3. принимать участие в работе совещаний, относящихся к компетенции финансово-экономической службы;

4.1.4. ставить перед начальником Департамента вопрос о привлечении к ответственности руководителей образовательных учреждений в случае невыполнения ими правомерных требований финансово-экономической службы;

4.2. Работники финансово-экономической службы обязаны:

4.2.1. Качественно выполнять функциональные обязанности, в соответствии с должностными инструкциями.

5. Ответственность.

5.1. Финансово-экономическая служба несет ответственность:

5.1.1. за невыполнение функций, отнесенных к ее компетенции;

5.1.2. за нарушение прав граждан и организаций при осуществлении своей деятельности.

5.2. Работники финансово-экономической службы несут ответственность за:

5.2.1. не предоставление или несвоевременное предоставление бухгалтерской отчетности в органы, организующие исполнение бюджета;

5.2.2. невыполнение локальных нормативных актов департамента образования;

5.2.3. недостоверную информацию о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств в регистрах бухгалтерского учета.

6. Взаимоотношения. Связи.

6.1. Для решения возложенных задач финансово-экономическая служба взаимодействует со структурными подразделениями департамента, образовательными учреждениями, департаментом финансов Администрации муниципального образования город Салехард, с поставщиками и подрядчиками.

7. Организация работы.

7.1. Финансово-экономическую службу возглавляет начальник службы, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом начальника департамента.

7.2. Работники финансово-экономической службы назначаются и освобождаются от должности приказом начальника департамента.

7.3.Финансово-экономическая служба в своей деятельности подчиняется начальнику департамента.

7.4. Реорганизация и ликвидация финансово-экономическая служба осуществляется в порядке, предусмотренном действующем законодательством.

Приложение №1

ПОЛОЖЕНИЕ

о централизованной бухгалтерии

1. Общие положения

1.3. Централизованная бухгалтерия является структурным подразделением Департамента образования Администрации муниципального образования город Салехард (далее - департамент).

1.4. В своей деятельности централизованная бухгалтерия руководствуется Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Бюджетным кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, иными законодательными и нормативными правовыми актами РФ, постановлениями и распоряжениями правительства РФ, Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 30.12.08г. №148н, постановлениями и распоряжениями Администрации ЯНАО, муниципальными правовыми актами, Положением о департаменте образования, настоящим положением и иными нормативными актами департамента образования, касающимися деятельности образовательных учреждений.

2 . Основные задачи.

2.1. Основными задачами централизованной бухгалтерии являются:

  • ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства, Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 30.12.08г. №148н и других нормативных правовых актов;
  • начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам;
  • своевременное проведение расчетов с поставщиками и подрядчиками;
  • проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное определение ее результатов и отражение их в учете;
  • организация работы материально ответственных лиц по учету и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;
  • составление и предоставление в установленном порядке и в установленные сроки бухгалтерской отчетности;
  • оформление бухгалтерских документов, в соответствии с установленным порядком, для передачи в архив.

3. Функции.

3.1. Основными функциями централизованной бухгалтерии являются:

  • организация учета имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения;
  • организация учета основных средств и амортизации;
  • организация учета поступления и выбытия нематериальных активов;
  • организация учета поступления и выбытия материальных запасов;
  • организация учета расчетов с подотчетными лицами;
  • организация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками;
  • организация учета расчетов по оплате труда, удержаний из заработной платы;
  • организация учета денежных средств, правильности ведения кассовых операций;
  • организация учета расчетов по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета.
  • выполнение функций администратора по поступающим доходам в бюджет округа;
  • своевременное начисление и контроль за перечислением налогов в бюджет;
  • составление и представление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;
  • составление учетной политики департамента образования;
  • подготовка проектов спецификаций к муниципальным контрактам и договорам на поставку продуктов питания;
  • предоставление обслуживаемым учреждениям необходимой информации, входящей в компетенцию централизованной бухгалтерии.

4. Права и обязанности.

4.1 Централизованная бухгалтерия для решения поставленных задач и выполнения возложенных функций имеет право:

  • проверять поступившие в централизованную первичные документы, не принимать к учету документы, не соответствующие установленным требованиям;
  • запрашивать и своевременно получать от обслуживаемых учреждений необходимую для бухгалтерского учета информацию;
  • принимать участие в работе совещаний, относящихся к компетенции централизованной бухгалтерии;
  • ставить перед начальником Департамента вопрос о привлечении к ответственности руководителей образовательных учреждений в случае невыполнения ими правомерных требований централизованной бухгалтерии.

4.2. Работники централизованной бухгалтерии обязаны:

  • Качественно выполнять функциональные обязанности, в соответствии с должностными инструкциями.

5. Ответственность.

5.1. Централизованная бухгалтерия несет ответственность:

  • за невыполнение функций, отнесенных к ее компетенции;
  • за нарушение прав граждан и организаций при осуществлении своей деятельности.

5.2. Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии несет ответственность в соответствии с должностной инструкцией.

5.3. Работники централизованной бухгалтерии несут ответственность за:

  • непредоставление или несвоевременное предоставление бухгалтерской отчетности в органы, организующие исполнение бюджета;
  • невыполнение локальных нормативных актов департамента образования;
  • недостоверную информацию о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств в регистрах бухгалтерского учета.

6. Взаимоотношения. Связи.

6.1. Для решения возложенных задач централизованная бухгалтерия взаимодействует со структурными подразделениями Департамента, образовательными учреждениями, департаментом финансов администрации муниципального образования город Салехард, с поставщиками и подрядчиками.

7. Организация работы.

7.1. Централизованную бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом начальника Департамента.

7.2. Работники централизованной бухгалтерии назначаются и освобождаются от должности приказом начальника Департамента.

7.3. Централизованная бухгалтерия в своей деятельности подчиняется заместителю начальника Департамента.

7.4. Реорганизация и ликвидация централизованной бухгалтерии осуществляется в порядке, предусмотренном действующем законодательством.

Приложение №2

ПОЛОЖЕНИЕ

о планово - экономическом отделе

1 . Общие положения

1.1. Планово - экономический отдел (далее - отдел) является структурным подразделением департамента образования Администрации г.Салехарда и подчиняется непосредственно заместителю начальника департамента образования по финансово-экономической работе.

1.2. Структуру и штат планово-экономического отдела утверждает начальник департамента образования с учетом объемов работы и особенностей финансово-хозяйственной деятельности.

1.3. В штатный состав планово-экономического отдела входят начальник отдела, заместитель начальника отдела, заместитель начальника отдела по договорной и претензионной работе, три руководителя группы, семь экономистов, два юрисконсульта.

1.4. Работники отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом начальника департамента образования. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется: законодательством РФ, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, нормативно-правовыми актами органов законодательной и исполнительной власти ЯНАО, методическими материалами и инструктивными письмами, регламентирующими хозяйственную и финансово-экономическую деятельность муниципальных образовательных учреждений (далее - учреждения), постановлениями и распоряжениями Администрации города Салехарда, Положением о департаменте образования Администрации г. Салехарда, приказами начальника департамента образования, настоящим Положением.

2. Основные задачи отдела

2.1. Основными задачами планово-экономического отдела являются:

  • разработка проектов текущих и перспективных финансовых планов, прогнозов бюджетов, экономических расчетов к проекту бюджета;
  • составление штатных расписаний и тарификаций по учреждениям и департаменту образования;
  • оформление отчетной документации;
  • осуществление контроля за:

Соблюдением учреждениями трудового законодательства, постановлений, распоряжений вышестоящих органов и других нормативных актов по вопросам оплаты труда;

Правильностью применения в учреждениях тарифных ставок, установления разрядов оплаты труда и окладов;

Расходованием ассигнований и исполнением смет расходов по учреждениям, за правильностью отражения расходов по кодам КЭСР и статьям расходов учреждений по предъявляемым счетам в соответствии с заключенными договорами;

Своевременным исполнением решений, приказов, указаний, поручений руководства.

3. Функции отдела

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Разрабатывает планы финансово - хозяйственной деятельности по 30 учреждениям и структурным подразделениям департамента образования, в том числе:

  • аппарат департамента;
  • муниципальные дошкольные образовательные учреждения (МДОУ №№ 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 15, 17, 19, 20, 21, 22, Детский сад «Олененок»);
    • муниципальные общеобразовательные учреждения (МОУ СОШ №№ 1, 2, 3, 4, 6);
    • МОУ «Гимназия»;
    • МОУ «Гимназия № 1»;
    • Муниципальное общеобразовательное учреждение «Вечерняя (сменная) общеобразовательная школа;

Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Станция юных натуралистов»;

Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Центр технического творчества»;

Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Центр детского творчества «Надежда»;

  • Центр информационно-методического и ресурсного обеспечения;
  • Хозяйственная группа;
  • Централизованная бухгалтерия;
  • Планово-экономический отдел;
  • Отдел обеспечения деятельности филиалов ВУЗов;
  • МОУ «Межшкольный учебный комбинат»;

3.2. Разрабатывает положения об оплате труда работников системы образования, положения о порядке взимания и использования родительской платы в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях города Салехарда, положения об оплате труда и материальном стимулировании работников аппарата управления, ц/бухгалтерии, ПЭО.

3.3. Подготавливает и составляет по муниципальным дошкольным образовательным учреждениям, муниципальным общеобразовательным учреждениям, учреждениям дополнительного образования детей, МОУ «МУК» и департаменту образования:

  • тарификации, штатные расписания;
  • проектно - сметную документацию в разрезе статей и подстатей согласно экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации в соответствии с заключенными договорами, а также обоснований и расчетов к ним (за счет бюджетных и внебюджетных средств).

3.4. Выполняет работы по составлению штатных расписаний по 30 учреждениям и структурным подразделениям департамента образования, по периодической статистической отчетности и единовременных отчетов по формам и в сроки, установленные официальными органами.

3.5. Обеспечивает доведение плановых заданий подведомственным учреждениям с поквартальной разбивкой по сметным подразделениям КФСР и КЭСР, готовит своды по сметным подразделениям КФСР и КЭСР и в целом по департаменту образования по бюджетным и внебюджетным средствам (родительская плата, платные услуги).

3.6. Готовит расчеты к договорам (муниципальным контрактам - далее МК) по коммунальным услугам, направляет заявки на размещение муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд учреждений и департамента образования, согласовывает договоры, муниципальные контракты, предоставляемые организациями, подрядчиками, составляет дополнительные соглашения, составляет по необходимости протоколы разногласий, претензии. Составляет договоры аренды и поднайма
жилых помещений для проживания педагогов, прибывших для работы в муниципальных образовательных учреждениях. Составляет и направляет исковые заявления в Арбитражный суд.

3.7. Проводит экономические анализы деятельности учреждений и департамента образования.

3.8. Ежемесячно принимает от учреждений табеля учета рабочего времени работников учреждений, приказы по кадрам, проверяет правильность составления и соответствие их с тарификациями и штатными расписаниями, подписывает и предоставляет ц/бухгалтерию для начисления заработной платы.

3.9. Разрабатывает текущие и перспективные проекты программ развития образования города и предложения в целевые программы ЯНАО:

«Комплексная программа развития системы образования на 2006-2010 годы»;

«Программа реализации национальных проектов в отрасли «Образование» на территории муниципального образования город Салехард».

3.10. Контролирует:

Соблюдение учреждениями трудового законодательства, постановлений, распоряжений правительства и других нормативных актов по вопросам оплаты труда;

Правильность установления учреждениями тарифных ставок, разрядов оплаты труда и окладов, доплат при наличии отклонений от нормальных условий труда и т.п.

3.11. Своевременно исполняет решения, приказы, указания, поручения руководства.

3.12. Составляет и оформляет отчетную документацию, ответы на запросы и информации, своевременно ее предоставляет органам государственной статистики, Департаменту образования ЯНАО, Департаменту финансов и др.

3.13. Отражает расходы по кодам КЭСР и статьям расходов учреждений согласно предъявляемым счетам в соответствии с заключенными договорами, муниципальными контрактами.

3.14. Принимает необходимые меры по использованию в работе специалистами отдела современных технических средств.

3.15. Участвует в проведении совещаний - семинаров проводимых руководством департамента образования с руководителями подведомственных учреждений, в обсуждении вопросов хозяйственно-финансовой деятельности учреждений, вопросов оплаты труда.

3.16. Разрабатывает предложения по социальной защищенности работников учреждений.

3.17. Готовит проекты постановлений, распоряжений Администрации города по вопросам деятельности департамента образования.

3.18. Совместно с централизованной бухгалтерией осуществляет руководство и организацию работы по учету и анализу результатов исполнения смет расходов учреждений в разрезе целевых статей.

3.19. Разрабатывает экономические стандарты, внедрение механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации.

3.20. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию, а также разрабатывает номенклатуру дел, формирование их и сдачу в архив.

4 . Права и обязанности

4.1. Отдел для решения возложенных на него задач имеет право:

  • Представлять интересы департамента образования во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями департамента и другими организациями по хозяйственным и финансово – экономическим вопросам.
  • Запрашивать в установленном порядке от иных структурных подразделений департамента образования информацию (материалы) по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
  • Требовать от учреждений представления материалов (планов, отчетов, справок), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию планово - экономического отдела.
  • Представлять руководству департамента образования предложения о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших недоброкачественное составление документов, несвоевременную передачу их для отражения в отчетности, а также за недостоверность содержащихся в документах данных.
  • Привлекать специалистов структурных подразделений департамента к участию в разработке планов финансовой деятельности, предоставлению платных образовательных услуг учреждениями.
  • Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  • Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями департамента образования, учреждениями, а также иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения начальника департамента образования.

4.2. Работники отдела обязаны:

  • Своевременно и качественно выполнять поставленные цели и задачи.
  • Качественно выполнять функциональные обязанности.

5. Ответственность

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на планово-экономический отдел задач и функций несет начальник отдела.

5.2. Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5.3. Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов законодательству Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа.

6. Взаимоотношения. Связи

В процессе производственной деятельности планово - экономический отдел осуществляет взаимодействие:

6.1. С руководителями всех структурных подразделений департамента образования по вопросам финансово - хозяйственной деятельности учреждений, оплаты труда работников.

6.2. С отделом кадров административно-правового управления департамента образования по вопросам получения приказов по личному составу, табелей учета рабочего времени сотрудников департамента образования.

6.3. С секретарем по вопросам получения копий приказов по основной деятельности, корреспонденции, пришедшей в адрес отдела.

7 . Организация работы

7.1. Планово-экономический отдел работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка департамента образования.

7.2. Реорганизация и ликвидация планово-экономического отдела проводится на основании приказа начальника департамента образования по согласованию с Администрацией города Салехарда

Формирование финансового отдела на предприятии - ответственная задача. Функции финансового отдела постоянно расширяются и формируются исходя из задач, решать которые придется финансовому директору.

Функции финансовой службы

  • Финансовый контроллинг - одна из основных функций финансового отдела, которая заключается в формировании планов и контроля за их исполнением. Исполнение данной функции связанно не только с учетом и анализом, но и контроля за исполнением бизнес-процессов предприятия
  • Казначейство. Управление денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль за состоянием взаиморасчетов – все это функции казначейства и недооценить их важность невозможно.
  • Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета. Данная функция не требует особого разъяснения.

Единственно на чем хочется заострить внимание – это разграничение функций главного бухгалтера и финансового директора. Ответственность главного бухгалтера – ведение регламентированного и налогового учета в соответствии с требованиями законодательство, своевременное формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, отражение фактов хозяйственной деятельности компании на регистрах бухгалтерского учета. Функции же финансового директора заключаются в планировании деятельности компании, его финансового результата, в том числе и в условиях постоянно изменяющегося законодательства. Функция налогового планирования – прямая ответственность финансового директора компании. Структура подчинения главного бухгалтера является темой отдельного разговора. С одной стороны главный бухгалтер входит в зону ответственности финансового директора и должен ему подчиняться, с другой, в соответствии с законом «о бухгалтерском учете», главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору организации. Самый простой выход в данной ситуации – двойственное подчинение главного бухгалтера.

Следует понимать, что в конкретной компании функции финансовой службы могут не ограничивать задачи, стоящие перед финансовым директором в процессе организации финансового отдела.

Структура финансовой службы

После того, как определены функции финансового отдела, можно приступать к формированию его структуры.

Структуру финансового отдела можно представить на следующей схеме:

При этом подразделения «Договорной отдел» и «IT отдел» не входят в состав ФЭО, но стратегически подчинены финансовому директору.

Самое простое - выделить для реализации каждой функции отдельную службу.

Но никто не мешает дробить функцию на несколько служб или, наоборот, объединять несколько функций в одну службу.

Определив задачи и структуру финансовой службы, необходимо приступать к разработке внутренних регламентов.

Регламенты финансовой службы

Регламенты финансовой службы – это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес-процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и непосредственно связанные с управлением персоналом финансовой службы предприятия. Последние часто называют HR-процессами.

В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансовой службы, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда. При изменении требований к функциональным обязанностям сотрудников со стороны руководства компании регламентирующие документы, утвержденные ранее, позволят свести к минимуму потенциальные конфликты, изменить штатную численность и пересмотреть заработную плату.

Положение о финансовой службе предприятия

Совокупность задач финансового отдела, его регламенты и структура составляют основу для формирования итогового документа - Положение о финансовой службе предприятия.

Настоящее положение представляет собой внутренний регламентирующий документ, который имеет следующую структуру:

  1. Организационно-функциональная структура финансовой службы. Обычно организационная структура представляет собой организационную диаграмму с выделением отделов и описанием их функций. Для целей HR-планирования полезно на диаграмме вывести информацию о количестве штатных единиц (существующих и планируемых).
  2. Структурная и штатная численность финансовой службы. Как правило, данная информация формируется в виде таблицы с обязательным указанием названий отделов, должностей, количества действующих и вакантных штатных единиц.
  3. Основные цели и задачи финансовой службы. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения. Задачи определяются для каждого отдела.
  4. Матрица функций. Это таблица, в которой по вертикали расположены функции финансовой службы, а по горизонтали – организационные звенья, то есть руководители и ключевые сотрудники отделов службы. На пересечении строк и граф делается отметка (кто за что отвечает). Матрица функций дает представление о возможной загрузке отделов и позволяет оптимально сгруппировать функции по подразделениям.
  5. Порядок взаимодействия сотрудников финансовой службы. Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия – между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.
  6. Данный раздел подробно прописывает процедуру подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя.
  7. Система показателей, позволяющих оценить работу финансового директора и финансовой службы.
  8. Заключительные положения.

Если руководителем финансовой службы является финансовый директор, то его деятельность регламентируется должностной инструкцией финансового директора, а если финансовый отдел, выделен в отдельное подразделение, то при разработке должностной инструкции начальника финансового отдела нужно применять общие правила формирования должностных инструкций.

Подробная должностная инструкция включает, как правило, следующие пункты:

  1. Общие положения
  2. Требования к квалификации. Формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.
  3. Должностные обязанности. Чем подробнее будет заполнен этот раздел, тем меньше потом будет возникать вопросов у специалиста о необходимости выполнения тех или иных задач. Следовательно, этот раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач, выполняемых специалистом.
  4. Права специалиста.
  5. Ответственность специалиста.

Стоит отметить, что эффективная деятельность финансового отдела невозможна без качественной информационной системы.

Положение о казначействе

Значимость работы отдела казначейства трудно переоценить. Именно от эффективности функционирования данного подразделения зависят своевременность и корректность платежей, исполнение бюджета движения денежных средств.

Формализация регламентов работы отдела – основа эффективного функционирования. Как следствие, необходимо разработать внутренние регламенты работы отдела.

Примерный состав регламентов отдела казначейства:

  • Регламент формирования бюджетов;
  • Регламент согласования платежей;
  • Должностная инструкция руководителя отдела казначейства;
  • Должностная инструкция специалиста отдела казначейства.

Все эти регламенты описываются или входят в виде приложений в документ «Положение о казначействе».

Настоящее положение – внутренний регламентирующий документ, который имеет следующую структуру:

  1. Организационно-функциональная структура отдела казначейства. Обычно, организационная структура представляет собой организационную диаграмму с выделением должностей и описанием их функций. Для целей HR-планирования полезно на диаграмме вывести информацию о количестве штатных единиц (существующих и планируемых).
  2. Структурная и штатная численность отдела казначейства. Как правило, данная информация формируется в виде таблицы с обязательным указанием названий, должностей, количества действующих и вакантных штатных единиц.
  3. Основные цели и задачи отдела казначейства. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения.
  4. Порядок взаимодействия сотрудников отдела казначейства. Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия - между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.
  5. Порядок разрешения конфликтных ситуаций. Подробно прописывается процедура подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя.
  6. Система показателей, позволяющих оценить работу руководителя отдела и отдела казначейства. Этот раздел включает перечни и описание показателей, при выполнении которых работа финансового директора и его подчиненных признается успешной. Показатели должны быть конкретными и измеримыми.
  7. Заключительные положения. В данной части закреплены порядок согласования и утверждения Положения, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления сотрудников с Положением и процедура его хранения.

Обязанности финансового менеджера

Сегодня финансовый менеджмент представляет собой систему принципов и методов разработки и реализации управленческих решений, связанных с формированием, распределением и использованием финансовых ресурсов, оборота денежных средств. Как следствие, роль финансового менеджера в системе управления компании может изменяться в зависимости от конкретных задач, стоящих перед финансовой службой.

Финансовый менеджер, обязанности которого сводятся к участию в деятельности казначейства и бюджетном процессе, контролю и анализу деятельности предприятия, исследованию применимости тех или иных финансовых инструментов, играет важную роль в обеспечении текущей деятельности и развитии компании.

Для эффективного решения различных задач в текущей деятельности используются различные инструменты и регламенты, начиная от электронных таблиц Excel, и заканчивая современными специализированными программными продуктами с широчайшим функционалом, которые позволяют расширять функциональность просто и «безболезненно» для пользователя.

В зависимости от специализации и деятельности список должностных обязанностей финансового менеджера может изменяться от функций управления движением денежных потоков до системы контроля финансового состояния компании, и осуществления функции управления взаимоотношениями с контрагентами. Соответственно должностная инструкция должна включать в себя полный список обязанностей и полномочий, обеспечивающий полноту той функции, которую исполняет конкретный финансовый менеджер в данной организации.

Приводить конкретный пример должностной инструкции не имеет смысла, так как невозможно предусмотреть весь перечень обязанностей, так же, как и невозможно описать весь спектр задач управленческого учета предприятия. В каждой конкретной компании управленческий учет индивидуален, и соответственно набор функций сотрудника, обеспечивающего этот учет, индивидуален в рамках каждой компании.

Однако можно привести общую структуру должностной инструкции. В общем случае она должна состоять из следующих разделов:

  1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и прочее.
  2. Требования к квалификации.
  3. Должностные обязанности. Данный раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.
  4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. В данном разделе имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать и объективно оценить.
  5. Права специалиста. В разделе описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.
  6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий, в нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.
  7. Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Залог качественной должностной инструкции финансового менеджера – максимально четкое и полное прописывание всех пунктов, которое снизит возможность маневров для недобросовестных сотрудников. Только такая инструкция обеспечит эффективную работу сотрудника, его взаимодействие с руководителем, с другими сотрудниками и подразделениями компании, и деятельность компании ы целом.

Обязанности финансового директора

Финансовый директор не только руководит соответствующей службой, но и управляет денежными потоками компании, формирует инвестиционную политику, обеспечивает высшее руководство компании оперативной и достоверной информацией о движении денежных средств организации. Обязанности данного руководителя во многом зависят от специфики как самого бизнеса, так и особенностей системы управления компанией.

К обязанностям относятся следующие функции:

  • Организация управления движением денежных ресурсов предприятия и регулирование соответствующих отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
  • Обеспечение капиталоустойчивости предприятия за счет разработки денежнообразующей стратегии предприятия.
  • Управление бюджетным процессом компании, участие в разработке проектов и финансовых планов компании.
  • Контроль исполнения подразделениями утвержденных вышеуказанных показателей.
  • Выбор оптимальных источников финансирования деятельности компании, путем анализа финансового рынка и эффективности применимости того или иного источника для отдельных видов деятельности.
  • Формирование инвестиционной политики компании, проведение анализа эффективности вложений капитала.
  • Проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработка методик, направленных на обеспечение эффективности деятельности компании (оптимизация товарооборота, повышение рентабельности, управление издержками и т.п.).
  • Осуществление учета движения денежных средств и составление отчетности о результатах состояния деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации, контролирует правильность составления и оформления отчетной документации, своевременность ее предоставления внешним и внутренним, пользователям.
  • Осуществление руководства работниками финотдела.

От полноты инструкции будет зависеть понимание исполнителем своих прав и обязанностей. Наличие инструкции позволит избежать проблемных ситуаций, связанных с различными трактовками своих обязанностей сотрудником и его руководством. Должностная инструкция может включать в себя следующие разделы:

  1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и пр.
  2. Требования к квалификации. В данном разделе формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.
  3. Должностные обязанности. Этот раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.
  4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. Имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать.
  5. Права специалиста. Описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.
  6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий. В нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.
  7. Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Приведем в качестве примера один из вариантов должностной инструкции финдиректора, но хотим отметить, что инструкцию для каждого руководителя необходимо адаптировать под особенности деятельности предприятия.

Должностная инструкция финансового директора

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Обязанности финансового директора. Общие положения.

1. Настоящая должностная инструкция описывает должностные обязанности, права и ответственность финансового директора.

1.1. Данная должность относится к категории руководителей.

1.2. Назначается только приказом генерального директора.

1.3. Находится в непосредственном подчинении у генерального директора.

1.4. При его отсутствии функциональные обязанности выполняются руководителем, уполномоченным для выполнения должностных обязанностей финансового директора генеральным директором.

1.5. На должность руководителя данного направления может быть назначено лицо, имеющее высшее экономическое образование, а также опыт работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

1.6. Финансовый директор должен знать:

  • законодательство РФ, Устав предприятия, нормативно-правовые акты предприятия, а также другие нормативно-правовые акты, регулирующие его деятельность;
  • технику безопасности, правила пожарной безопасности, а также производственной гигиены и санитарии, охраны труда, приказы и инструкции руководства, а также методические рекомендации по организации собственной работы;
  • методологию организации финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также составления планов, прогнозируемых балансов, планирования бюджетов, оформления и разработки планов по сбыту и производству продукции, планирования прибыли и убытков;
  • инструменты, порядок оценки и анализа финансовых активов, прогноз доходности и рисков, порядок кредитования предприятия, поиска средств и инвестиций для займа;
  • прогнозирование эффективности инвестиций и распределения капиталообразующих ресурсов предприятия;
  • методы формирования финансовой отчетности, налоговую систему Российской Федерации, а также порядок оформления бухгалтерского и финансового отчета.

1.7. При его отсутствии обязанности данного директора перекладываются на лицо, уполномоченное генеральным директором.

2. Должностные обязанности финансового директора

Должностная инструкция предполагает должностные обязанности:

2.1. Управление денежными ресурсами предприятия, а также перераспределение бюджета в целях получения максимальной эффективности производства, процессов сбыта товаров и услуг, а также снижения расходов, определение основных источников финансирования производства и обслуживания предприятии;

2.2. Ведение переговоров, переписки и необходимого документооборота с коммерческими структурами, банками, кредитными и инвестиционными учреждениями, а также различными третьими организациями в целях выявления потенциальных источников кредитования, финансирования, совместного финансирования и инвестирования.

2.3. Проведение анализа предприятия с точки зрения вышеуказанного и экономического состояния, аудит, вертикально-горизонтальный анализ, тренд-анализ, расчет финансовых коэффициентов и показателей.

2.4. Исследование всех видов расходов предприятия, включая расходы на энергию, коммунальные услуги, закупку сырья или товаров, а также комиссии, издержки транспорта и производства.

2.5. Разработка бизнес-плана предприятия совместно с другими руководителями и сотрудниками или самостоятельно, а также обеспечение бюджетного планирования, распределения средств бюджета, контроль над выполнением предписаний бюджета.

2.6. Контроль над реализацией планов и бюджета, расходованием заемных и бюджетных средств.

2.7. Анализ основных показателей предприятия: поступлений денежных средств на расчетный счет и наличными платежами за все виды продуктов предприятия, доходы от собственной финансовой деятельности предприятия, процентные начисления по кредитам, выплата или получение дивидендов, расходы, связанные с инвестициями и вложениями денежных ресурсов предприятия.

2.8. Разработка предложений по улучшению производительности предприятия, снижению расходов предприятия, а также упреждению появления лишних расходов и издержек, повышению эффективности политики направления.

2.9. Формирование инвестиционной политики предприятия на основе изучения состояния рынка, анализа спроса и предложения, эффективности инвестиционных вложений, а также рентабельности и потенциальных доходов от различных предприятий с учетом страхования рисков, различных платежных и политических условий для инвестора.

2.10. Контроль над своевременным получением средств доходных статей бюджета, а также оформлением в заданные сроки банковских и отчетных операций, оплату счетов и процентных ставок по кредитам, над выплатой денежных средств работникам в счет заработной платы, перевод налогов в установленном законодательством РФ порядке.

2.11. Разработка и определение направлений налоговой политики предприятия.

2.12. Полное руководство над разработкой различных документов финансового и бухгалтерского учета на предприятии, включая не установленные в нормативно-правовом порядке документы.

2.13. Контроль над составлением и оформлением отчетной документации, а также подготовка финансовой отчетности для руководства и соответствующих органов, предварительная сверка документов с фактическим положением дел.

3. Права финансового директора

Должностная инструкция гарантирует ему права:

3.1. Требовать от генерального директора обеспечения всех условий для эффективного выполнения собственных служебных обязанностей.

3.2. Предлагать и вносить на рассмотрение коллегии руководителей предложения по улучшению производственного процесса, а также документооборота в пределах своей компетенции.

3.3. Выявлять недостатки производственного процесса, а также, входящей в круг его обязанностей, деятельности предприятия и предлагать руководству методы и пути их ликвидации либо упреждения.

3.4. Подписывать и издавать приказы, распоряжения и другие внутренние документы предприятия в пределах собственной компетенции.

3.5. Получать необходимые документы для успешного выполнения должностных обязанностей.

3.6. Представлять к поощрению или взысканию сотрудников в тех случаях, когда для поощрения и взыскания собственных полномочий недостаточно.

3.8. Принимать активное участие в разработке всех соответствующих документов, планов и других документах, относящихся к непосредственной деятельности предприятия.

3.9. Согласовывать и утверждать должностные обязанности подчиненных в рамках собственных полномочий.

3.10. Заниматься повышением собственной квалификации.

4. Ответственность финансового директора

Должностная инструкция определяет его ответственность за:

4.1. Разглашение коммерческой тайны, передачу третьим лицам финансовой информации, повлекшее за собой материальные и имиджевые потери предприятия.

4.2. Невыполнение или халатное выполнение своих должностных обязанностей, равно как и бездействие при выявлении невыполнения или халатного выполнения должностных обязательств подчиненными.

4.3. Причинение материального ущерба или ущерба имиджу предприятия в результате выполнения должностных обязанностей.

4.4. Нарушения законов Российской Федерации, которые были совершенны во время выполнения должностных обязанностей.

4.5. Несоблюдение правил охраны труда, трудового распорядка и дисциплины, правил производственной гигиены и санитарии, правил пожарной безопасности и техники безопасности на производстве.

СОГЛАСОВАНО:

Генеральный
Директор: __(подпись)____ _______(ФИО)___________

Начальник
юридического отдела: __(подпись)____ _______(ФИО)___________

С инструкцией ознакомлен: __(подпись)____ _______(ФИО)___________