Нині у сучасному діловому світі між партнерами (організаціями, індивідуальними підприємцями, фізичними особами) вибудовуються ділові відносини, засновані на товарно-грошовому обміні. Для упорядкування даних взаємовідносин існує ділове листування, формою однієї з таких є гарантійні листи.
За своєю суттю гарантійний лист є документом, що підтверджує виконання в майбутньому взятих на себе зобов'язань, таких як: оплата боргу, виконання робіт, надання послуг, постачання товарів і т.д. заборгованості у визначені терміни.
Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.
Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте.
Це швидко і безкоштовно!
Гарантію часто використовують у претензійному (досудовому) порядку вирішення спорів. Коли борг утворився і є підстави подання позову до суду, але за допомогою гарантійних зобов'язань відбувається так звана відстрочка платежу до визначеного терміну. Цей інструмент закріплено у статтях 619, 715, 723, 480 Цивільного кодексуРФ, які дають боржнику додатковий термін усунення порушень умов договору (наприклад, умов оплати).
Тож у яких випадках варто складати гарантійний лист?Це питання вирішується за згодою сторін. Одна із сторін в обов'язковому порядку має право вимагати надати їм гарантійне зобов'язання (наприклад, коли постачання товарів здійснюється в кредит або не за передоплатою).
У більшості випадків гарантії все-таки складаються при порушенні термінів виконання грошових зобов'язань, коли неплатник, намагаючись уникнути судового розгляду, направляє своєму кредитору цей документ. Також в окремих випадках зазначена гарантія пишеться у відповідь на претензію про погашення боргу.
Наприклад, постачальник спрямовує на адресу покупця претензію з вимогою сплатити суму боргу за поставленим товаром, із зазначенням того, що боржник у визначені договором строки свої зобов'язання не виконав.
Чинним російським законодавствомзагальнообов'язкових вимог до складання та сутності гарантійного листа не передбачено, проте вони мають юридичний характер.
Проте, правильно і кваліфіковано складати дані листи має вміти кожна ділова людина.
У цій статті передбачається розглянути особливості та правила складання (оформлення) гарантії щодо оплати заборгованості.
Основні вимоги
Складаючи цю гарантію, потрібно з повною відповідальністю та серйозністю підійти до складання його тексту. Його зміст має бути чітким і зрозумілим, мова діловою, без сленгових та жаргонних виразів. Вказуючи терміни, протягом яких зобов'язання буде погашено, необхідно усвідомлювати свої матеріальні можливості. Адже у разі невиконання гарантії, ви можете зазнати збитків у вигляді судових витрат, пенні, штрафів.
Текст гарантійних листів обов'язково повинен містити такі реквізити:
- Найменування організації, ПІБ особи – відправника.
- Реквізити відправника (ІПН, КПП).
- Юридично та фактичну адресу відправника.
- Найменування організації, ПІБ особи, якій вона адресована – одержувача листа.
- Вказівка виду обставин або виклад всієї суті гарантій, що надаються адресату, строки виконання, сума заборгованості (зазначається прописом і цифрами), графік погашення заборгованості, номер і дату договору, за яким виник борг.
- Гербовий друк компанії-відправника. У тому випадку, якщо у укладача листа немає печатки (у фізичної особи або індивідуального підприємця), достатньо лише його підпису.
- Наявність підпису керівництва та головного бухгалтера.
- Дата складання документа.
При написанні листа формулювання «гарантійний лист» не має зустрічатися в тексті.
Буде також не зайвим (і до того ж це викличе довіру з боку кредитора), якщо у листі буде вказано штрафні санкції за невиконання зобов'язань у визначений термін.
Які формулювання використовувати при підготовці гарантійного листа
Щоб якнайправильніше сформулювати суть завірення, необхідно знати які формулювання найчіткіше його відобразять.
Найкращими будуть слова та вирази:
- Гарантуємо.
- Зобов'язуємося виплатити суму боргу.
- Оплату вчасно підтверджуємо.
- Просимо вислати на нашу адресу післяплатою ( вид гарантії).
- Своєчасну оплату гарантуємо.
- Справжнім даємо гарантію.
Зразки заяв
Зразок гарантійного листа про сплату заборгованості
ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ
Цим листом зобов'язуємося погасити в строк до 15 червня 2016 року наявну заборгованість за договором поставки непродовольчих товарів № 132/ТК від 20.01.2016 р. з оплати за поставлений товар у розмірі 123 466 (сто двадцять три тисячі чотириста шістдесят) ПДВ. Оплата буде здійснюватись рівними частинами щомісяця:
- до 15.04.2016 р. - 41 155 руб.
- до 14.05.2016 р. - 41 155 руб.
- до 15.06.2016 р. - 41 156 руб.
Генеральний директор __________________ /О.М. Іванов/
Зразок № 2
ЛИСТ ПРО Оплату заборгованості
У зв'язку з важким фінансовим становищем на підприємстві через затримку фінансування з боку замовника, в даний час перед вашою організацією утворилася непередбачена заборгованість за договором субпідряду № 567/2015 від 17 листопада 2015 в сумі 670 000 (шістсот сімдесят тисяч) рублів. У свою чергу гарантуємо, що погашення боргу в повному обсязі в строк до 30 грудня 2016 р.
У разі несплати у встановлений термін буде здійснено виплату процентів із розрахунку 1% від суми прострочених зобов'язань, за кожен день прострочення.
Директор _______________ ст. Л. Соболєв
Головний бухгалтер _______________І. В. Писарєва
Зразок №3
10.05.2014 р. між нашою організацією та Вами було укладено договір оренди нежитлового приміщення № 678-56. Дійсно, згідно з актом звірки від 30.06.2015 р. у нашої організації утворилася заборгованість з оплати орендних платежів та комунальні послугиза червень та липень 2015 р. у сумі 60 000 рублів. У свою чергу, просимо вибачення за неналежне виконання взятих на себе зобов'язань (через блокування розрахункового рахунку податковою службою) і гарантуємо в строк до 30.09.2015 р. погасити всю заборгованість, що утворилася, в повному розмірі. Також гарантуємо у майбутньому не порушувати умови укладеного між нами договору.
Директор ______________/В.І. Іванов/
Гарантійний лист– письмове зобов'язання, за яким людина, яка його склала, гарантує виконати певні дії у встановлений термін. Пропонуємо розглянути особливості написання такого листа. Для зручності можна скористатися зразком гарантійного листа про надання юридичної адреси, щодо сплати заборгованості та прийому на роботу.
У якому разі пишеться гарантійний лист?
Тоді, коли недостатньо усних обіцянок, запевнень про виконання будь-якої роботи та необхідні гарантії, підтверджені підписом та печаткою. Найчастіше пишуть гарантійні листи як гарантію виплати заборгованості.. Якщо за фізичною, юридичною особою є заборгованість, то кредитор має право вимагати від них певні гарантії, майнові чи письмові у тому, що вони сплатять борг із зазначенням точного терміну. Таку вимогу має написати позичальник. У ньому він запевнятиме кредитора про оплату заборгованості у встановлений термін. Також у цьому листі можна прописувати штрафні санкції, якщо позичальник порушує умови взятих він зобов'язань.
Гарантійний лист може бути написаний з метою встановлення домовленості на забезпечення постачання товарів чи сировини. Ще один випадок, коли оформляється гарантійний лист – надання юридичної адреси компанії, яка проходить реєстрацію. У цьому листі вказується адреса і дається гарантія, що вона справді буде юридичною. Окрім цих, є інші приводи для написання такого листа. Не має значення, з якою метою буде написано гарантійний лист, обов'язково він повинен відповідати всім правилам оформлення.
Особливості написання гарантійного листа з дотриманням усіх необхідних вимог
Щоб гарантійний лист був офіційним, його пишуть фірмовому бланку компанії. У верхньому правому кутку вказується адресат, якщо точно не відома особа одержувача, то можна замість прізвища, імені та по батькові вказати – «за місцем вимоги».
У центрі пишеться назва документа, це стандартний запис – «Гарантійний лист».
Це офіційний документ, який підписує керівник та засвідчується печаткою, після чого документ реєструється у книзі реєстрації вихідних документів і йому надається реєстраційний номер. Його вказують у верхній частині бланка, а також ставиться дата складання.
Гарантійний лист можна вручити в руки адресату або надіслати рекомендованим листом.
Можливі варіанти його призначення:
- відправник гарантії «Про оплату заборгованості» або «Про підтвердження оплати» підтверджує, що обіцяні їм грошові коштибудуть виплачені їм у повному обсязі. Певний термін виплати у тому самому повідомленні і вказується.
Такий документ часто використовують ті учасники ринку, які мають труднощі з виконанням своїх зобов'язань, наприклад – не можуть своєчасно сплатити поставлені товари через виникнення форс-мажорних обставин. Повідомлення такого типу має містити підписи керівника та головного бухгалтера організації.
На фото представлений приклад документа:
- Документ «Про надання юридичної адреси» складається, за наявності відповідної домовленості, потенційним орендодавцем, на прохання зацікавленої в цьому сторони, яка не має власного або вже оформленого в оренду приміщення. Повідомлення такого типу має містити інформацію щодо прав власності та характеристик об'єкта нерухомості, що підлягає подальшій оренді.
Лист надається до податкової інспекції, оскільки, згідно з правилами державного обліку, при реєстрації організації потрібна вказівка даних її фактичного розташування (адреси), які й будуть згодом її юридичною адресою.
На зображенні представлений зразок документа:
- Гарантійний лист у банк застосовується як один із способів забезпечення кредитного договору. Термін дії такого зобов'язання має бути збільшений на 15-20 днів більше від остаточної дати погашення кредиту.
- У гарантії «Про виконання робіт» має бути: опис виду роботи, відповідність її результатів певним стандартам (наприклад – ДСТУ), конкретний термін її виконання, адреса об'єкта нерухомості та інші дані.
На зображенні представлений приклад документа:
громадянину іншої країни – для надання його в УФМС, або – може знадобитися студенту, для надання його до навчального закладу.Нижче можна побачити приклад заповненого документа:
Значення та складання
Що дає його складання? Незважаючи на те, що гарантійний лист містить печатку організації та підписи відповідальних осіб – керівника, а в окремих випадках і головного бухгалтера, він, проте, не відноситься до документів юридичного значення, які можуть бути використані в суді як доказ.Таке повідомлення може бути подане у судовому розгляді, але лише у виняткових випадках, які тут не розглядаються.
Підготовкою, або - складанням подібних документів в організації займається секретар або досвідчений діловод. Кваліфікація спеціаліста має на увазі знання необхідних правил оформлення таких паперів.
У процес його створення входять такі етапи, як:
- підготовка проекту листа;
- погодження його з відповідальною особою;
- реєстрація та відправка адресату.
Якщо виникає необхідність передачі інформації більшого обсягу, то всі, що стосуються документа сторінки, повинні бути прошиті та пронумеровані.
Вхідні гарантійні повідомлення реєструються та підшиваються.
Фізичні особи, або ІП, можуть написати гарантію в довільній формі, використовуючи при цьому звичайний паперовий лист формату А-4. Великі організації, зазвичай, застосовують із цією метою стандартні, попередньо виготовлені бланки, містять логотип, реквізити компанії. Найбільш солідні компанії прагнуть використати бланки, виготовлені друкарським способом.
Обов'язкові пункти юридичного документа
Незважаючи на те, що законодавством не встановлено чіткого регламенту оформлення таких паперів, певні, усталені стандарти все ж таки існують.Обов'язковими для гарантійного листа будь-якого типу будуть такі елементи його структури:
- реквізити відправника, куди мають бути включені такі дані: адреса організації, номери телефонів (факсимільного зв'язку), адреса електронної пошти, адреса сайту організації, номери ІПН, а також ОГРН (основний державний реєстраційний номер).
Такий набір реквізитів мінімальний для бланка листа і обов'язково має бути залишено поле для проставлення вихідного номера документа.
- Заголовок не повинен бути надто довгим. Правила ділового листуванняпередбачають використання в якості початкової літери про (про), але можливі інші варіанти. Можна написати "Гарантійний лист", а можна просто вказати тему повідомлення.
- Текст листа, або його основний вміст, повинен починатися з звернення, яке прийнято виражати у формі «Шановний». Вирівнювання тексту краще проводити центром.
- Підпис проставляється від руки, розташовуючись після надрукованої на офіційному бланку інформації щодо посади відповідальної особи.
Якщо підпис залишає довірена особа, то в додатку до листа має бути довіреність, що підтверджує повноваження на підписання документа.
Потім має бути поставлена печатка організації.
Якщо є додатки до листа, то інформація про це знаходиться в його лівому нижньому кутку.
Слід врахувати, що правила складання такого повідомлення не допускають у його тексті:
- скорочень;
- емоційності;
- використання розмовних виразів, жаргону, просторіччя чи сленгу;
- наявності помилок, і навіть виправлень чи помарок.
Недоречними будуть надто довгі листи. Вкрай бажано, щоб текст листа містив чіткі та лаконічні формулювання, що виключають двозначність їхнього розуміння. Стиль викладу, витриманий у спокійному, нейтральному тоні, буде найкращим варіантом.
Гарантійний лист є частиною ділового листування і призначений як для підтвердження виконання взятих на себе раніше зобов'язань, так і для відповідності будь-яким умовам. Цей офіційний документ, як правило, не має юридичної сили для надання його в суді як доказ. Для подібних паперів існують певні, усталені правила щодо їх структури та складання.
Гарантійний лист про оплату – це документ, у якому одна із сторін угоди підтверджує свій намір сплатити (найближчим часом) отриманий товар чи послугу. Простіше кажучи, такий лист є способом забезпечення фінансових зобов'язань. Не найнадійніший, але популярний і цілком дієвий.
У яких випадках писати?
Найпоширеніший сценарій: підприємцю потрібно терміново закупити нову партію товару або скористатися якоюсь послугою, але розплатитися негайно не дозволяє фінансове становище. Чи не біда – можна попросити контрагента про відстрочку. Якщо той погодиться, бізнесмен просто напише йому гарантійний лист. Це звичайна практика у випадках, коли обидві сторони вже давно та успішно співпрацюють (і, відповідно, впевнені у порядності один одного).
Дуже часто гарантійний лист стає відповіддю на лист-претензію. Допустимо, ви замовили товар чи послугу у продавця (виконавця), але з оплатою виникли проблеми. Звичайно, продавець надішле вам претензію з вимогою розплатитися якнайшвидше. Неприємна ситуація. Але як бути, якщо зараз віддати гроші ну ніяк не вийде? Правильно, написати гарантійний лист. Навіть якщо ваш контрагент воліє всяким посланням живі гроші, він напевно задовольниться спочатку цим листом (і хоча б не піде відразу до суду).
Оформлення
Закон не говорить однозначно, як потрібно писати гарантійний лист про оплату, а спеціальної форми для таких послань не передбачено. Якщо гарантія складається від імені юридичного лиця, То писати її потрібно на фірмовому бланку. У цьому випадку керівнику, крім свого підпису, доведеться поставити ще й друк. А ось ІП (і фізичні особи, тобто звичайні громадяни) можуть оформити цей документ на звичайному аркуші паперу.
Список обов'язкових реквізитів виглядає так:
- номер вихідного листа та дата його складання;
- дані про відправника (назва фірми, ПІБ самого підприємця);
- відомості про одержувача – назва організації (повна, не скорочена) та ПІБ її керівника, для якого і призначається гарантія;
- назва – тут можна просто вказати тему послання, заголовок «Гарантійний лист» зазвичай не пишеться.
Замість писати дані про відправника вручну, можна ставити штамп фірми (якщо він є).
Що писати у тексті?
Текст листа зазвичай складається з чотирьох коротеньких частин:
- спершу підприємець зазначає, які фінансові зобов'язання він зобов'язується виконати;
- потім слідує згадка терміну, протягом якого він планує це зробити (конкретного або приблизного);
- в обов'язковому порядку прописуються банківські реквізити – номер рахунку, з якого буде здійснено оплату;
- нарешті, згадуються штрафні санкції у разі порушення прийнятих підприємцем він зобов'язань (цей пункт не обов'язковий, до тексту гарантії він включається які завжди).
У тексті можна використовувати наступні шаблонні формулювання та вступні фрази:
- Гарантуємо;
- Цим листом гарантуємо;
- Компанія ТОВ "Такась" гарантує;
- Ми гарантуємо своєчасну оплату у повному обсязі;
- Справжнім гарантуємо.
Важливий момент: якщо ви керівник фірми (тобто повноцінної юридичної особи), то бажано, щоб гарантійний лист підписав ще і ваш головний бухгалтер. Якщо ви – ІП, то ставте лише свій підпис.
Під час оформлення та написання гарантійного листа про оплату враховуйте декілька рекомендацій.
- Пишіть текст простими, зрозумілими, лаконічними фразами. Чим простіше документ буде написано, тим краще – так гарантовано не виникне не зовсім ясних положень, які б допускали двояке тлумачення.
- Якщо вам доводиться складати листи-гарантії часто - складіть для себе уніфікований зразок, щоб не доводилося щоразу переписувати послання з нуля.
- За бажанням гарантійний лист можна оформити докладніше, ніж було зазначено у наведеній вище схемі. Ніхто не забороняє максимально конкретно розписати, в які саме дні ви збираєтеся розплатитися, з якими інтервалами часу, чому і т. д. Але не перестарайтеся - текст повинен вміститися на одному аркуші.
- Завжди вказуйте свій розрахунковий рахунок. Одержувач має знати, «звідки» саме надійде оплата.
- До листа можна додатково додати різні документи, якщо цього вимагає контрагент. Це може бути свідоцтво про державної реєстраціївашої фірми (або ІП), витяг з ЄДРЮЛ, наказ про призначення гендиректора і т. д. З власної ініціативи нічого з цього прикладати не потрібно.
Про пункт про відповідальність порушення термінів оплати варто сказати докладніше. По суті, гарантійні листи є борговими розписками. Відповідно, у них має бути позначено відповідальність за несплату і прострочення (принаймні теоретично). Для цього він вказують в окремому рядку порядок нарахування «штрафних» відсотків за кожен день прострочення.
Однак використовують це застереження далеко не завжди. Іноді керівник забуває про неї ненавмисно (вона не є обов'язковою), іноді – навмисно (бо нікому не хочеться добровільно збільшувати тягар своєї відповідальності). Трапляється, що друга сторона вірить у доброчесність підприємця і не хоче затьмарювати співпрацю скрупулезним прописуванням відсотків, штрафів та інших «лихварських фішок». Потрібно розуміти дві речі:
- навіть якщо про це не йдеться окремо, стягнути відсотки за прострочення можна (згідно зі статтею 395 Цивільного кодексу);
- але багато отримати не вийде - розмір штрафу обмежується 0,3 відсотка за день прострочення.
До того ж без застереження щодо порядку нарахування пені навіть ці 0,3 відсотки просто так не отримати – другій стороні доведеться звертатися до суду і довго доводити, що цей випадок підпадає під положення про додаткову оплату за користування чужими коштами.
Словом, якщо ви не пишете, а отримуєте гарантійний лист про оплату – одразу підготуйте для контрагента зразок, у якому буде передбачено пункт про стягнення заборгованості (див. зразок нижче). Якщо ви складаєте листи самі – постарайтеся делікатно опустити цю частину. Це не зовсім правильно з ділового погляду, але навіщо вам зайві (нехай і малоймовірні) проблеми?
Приклад складання
Класичний лист-гарантія виглядає приблизно так (ми наводимо лише текст, без реквізитів):
«Просимо Вас надіслати нам чергову партію продукції відповідно до заявки № 1753 від 20 липня 2015 року.
Цим листом гарантуємо, що оплата у розмірі 30000 (тридцяти тисяч) рублів буде здійснена нами у строк до 1 вересня 2015 року.
У разі несплати у встановленому розмірі у встановлений термін цей гарантійний лист слід розглядати як підтвердження факту отримання нашою компанією комерційного кредиту на суму поставленої продукції. У такому разі за кожен день прострочення оплати нараховуватиметься додаткова сума у розмірі 1% від суми прострочених зобов'язань.
Наші банківські реквізити:
ВАТ АКБ "Уралсіб", м. Санкт-Петербург.
р/р № такий-то».
Зразок гарантійного листа про оплату завантажуйте.
Як бачимо, все досить просто. Найважливіше питання пов'язане із простроченням, і тепер ви знаєте, як краще його вирішити. І пам'ятайте – гарантійний лист не створює стовідсоткових юридичних гарантій виконання зобов'язань. Це лише аналог боргової розписки, не більше того.
Переконати партнера, що оплата надійде вчасно після постачання продукції, виконання робіт чи надання послуг, допоможе гарантійний лист про оплату. Воно є різновидом ділового листування між організаціями та підтверджує наміри оплати у майбутньому, після попереднього виконання зобов'язань партнером по угоді. Гарантійний лист є підставою для внесення до договору такої умови оплати, як відстрочення платежу. Упорядкуванням цього документа можуть закінчуватися переддоговірні переговори.
Перш ніж написати гарантійний лист про оплату, ознайомтеся з правилами його складання. У великих організаціях є спеціальні інструкції з діловодства, які містять обов'язкові вимогидо оформлення ділового листування. Існують програми, які полегшують діловодство в організації та пропонують систему управління документообігом із розробленими формами документів. Якщо у вас невелика компанія та немає локальної інструкції з діловодства, рекомендується застосовувати загальні правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Вимоги до оформлення документів».
Дивіться на нашому сайті.
У тексті листа вкажіть суму та строки оплати, предмет договору (який товар, робота чи послуга), банківські реквізити та юридичні адреси сторін угоди. Наприкінці тексту використовуйте фразу "оплату гарантуємо".
Правильно складений гарантійний лист про оплату та сумлінне виконання взятих зобов'язань створить гарну репутацію вашої компанії та буде запорукою вигідної довгострокової співпраці з діловими партнерами.