Napjainkban a modern üzleti világban az áru-pénz cserén alapuló üzleti kapcsolatok a partnerek (szervezetek, egyéni vállalkozók, magánszemélyek) között épülnek ki. E kapcsolatok racionalizálására van egy üzleti levelezés, az egyik ilyen forma a garancialevél.

A garancialevél lényegében a jövőben vállalt kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentum, mint például: tartozás megfizetése, munkavégzés, szolgáltatásnyújtás, termékértékesítés stb. garanciát, amelyben biztosítja, hogy a fennálló tartozás meghatározott időn belül.

Kedves olvasó! Cikkeink a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szólnak, de minden eset egyedi.

Ha tudni akarod hogyan oldja meg pontosan a problémáját - lépjen kapcsolatba a jobb oldalon található online tanácsadó űrlappal, vagy hívjon telefonon.

Gyors és ingyenes!

A garanciát gyakran alkalmazzák a tárgyalást megelőző vitarendezési eljárásban. Tartozás keletkezésekor és perindítási okok esetén, de kezességi kötelezettségek segítségével egy bizonyos ideig ún. halasztott fizetés történik. Ezt az eszközt a 619., 715., 723., 480. cikk írja elő Polgári törvénykönyv RF, amelyek további időszakot adnak az adósnak a szerződési feltételek (például fizetési feltételek) megsértésének megszüntetésére.

Tehát milyen esetekben érdemes garancialevelet írni? Ezt a kérdést a felek megegyezésével oldják meg. Az egyik félnek joga van jótállási kötelezettség teljesítését követelni (például ha az árut hitelre vagy nem előlegre szállítják).

A legtöbb esetben a pénzbeli kötelezettségek teljesítésére vonatkozó feltételek megsértése esetén azonban garanciákat készítenek, amikor a mulasztó a pereskedés elkerülése érdekében ezt a dokumentumot megküldi hitelezőjének. Gyakran előfordul, hogy a megadott garanciát adósság-visszafizetési igényre válaszul írják ki.

Például a szállító követelést küld a vevőnek, amelyben követeli a leszállított áruért fennálló tartozás összegének megfizetését, jelezve, hogy az adós nem teljesítette kötelezettségeit a szerződésben meghatározott határidőn belül.

jelenlegi Orosz törvényhozás a garancialevél elkészítésére és lényegére vonatkozóan nincsenek általános érvényű követelmények, ezek azonban jogi jellegűek.

Azonban minden üzletembernek képesnek kell lennie helyesen és ügyesen összeállítani ezeket a leveleket.

Ez a cikk a tartozásfizetésre vonatkozó garancia összeállításának (végrehajtásának) jellemzőit és szabályait hivatott megvizsgálni.

Elsődleges követelmények

Jelen garancia összeállításakor teljes felelősséggel és komolysággal kell megközelíteni a szövegének elkészítését. Tartalma legyen világos és érthető, üzleti nyelvezetű, szleng és zsargon nélkül. A kötelezettségek visszafizetési határidejének megjelölésével tisztában kell lenni azok anyagi lehetőségeivel. Hiszen a jótállás be nem tartása esetén veszteség keletkezhet perköltség, fillér, bírság formájában.

A garancialevelek szövegének a következő adatokat kell tartalmaznia:

1. A szervezet neve, a személy teljes neve - a feladó.
2. A feladó adatai (TIN, KPP).
3. A feladó jogi és tényleges címe.
4. A szervezet neve, a címzett teljes neve - a levél címzettje.
5. A körülmények típusának megjelölése, vagy a címzettnek nyújtott garanciák lényegének, a végrehajtási feltételeknek, a tartozás összegének (szóval és számmal jelezve), a tartozás törlesztési ütemtervének, a garanciák számának és dátumának feltüntetése. azt a megállapodást, amely alapján a tartozás keletkezett.
6. A küldő cég hivatalos pecsétje. Abban az esetben, ha a levél feladója nem rendelkezik pecséttel (magánszemély ill egyéni vállalkozó), csak az aláírása elegendő.
7. A vezetőség és a főkönyvelő aláírásának jelenléte.
8. A dokumentum létrehozásának dátuma.

Levélíráskor a „garancialevél” kifejezés elvileg nem szerepelhet a szövegben.

Az is hasznos lesz (és emellett bizalmat ébreszt a hitelezőben), ha a levél a kötelezettségek megbeszélt időn belüli elmulasztása esetén büntetést tartalmaz.

Milyen megfogalmazást kell használni a garancialevél elkészítésekor

Ahhoz, hogy a biztosíték lényegét a lehető legpontosabban megfogalmazzuk, tudni kell, hogy melyik megfogalmazás fogja azt a legvilágosabban tükrözni.

A legmegfelelőbb szavak és kifejezések a következők lesznek:

• Garanciát vállalunk.
• Kötelesek vagyunk megfizetni az adósságot.
• A fizetést időben visszaigazoljuk.
• Utánvéttel küldje el címünkre ( garancia típusa).
• Garantáljuk az időben történő fizetést.
• Ezúton garanciát vállalunk.

Mintaalkalmazások

Garancialevél minta a tartozás kifizetéséhez

GARANCIA LEVÉL

Jelen levéllel vállaljuk, hogy 2016. június 15-ig kiegyenlítjük a 2016. január 20-án kelt, 132. sz. / TK nem élelmiszertermékek szállítására vonatkozó szerződés alapján fennálló tartozást a leszállított áruk ellenértékének megfizetésére. 123 466 (százhuszonháromezer-négyszázhatvanhat) rubel, az áfa figyelembevételével. A fizetés havi egyenlő részletekben történik:

• 2016. április 15-ig - 41 155 rubel.
• 2016. május 14-ig - 41 155 rubel.
• 2016. június 15-ig - 41 156 rubel.

Főigazgató __________________ /A.N. Ivanov/

2. minta

FIZETÉSI LEVÉL

A vállalkozásnál a megrendelői finanszírozás elhúzódása miatt kialakult nehéz pénzügyi helyzet miatt jelenleg a 2015. november 17-én kelt 567/2015 számú alvállalkozói szerződés alapján előre nem látható tartozás keletkezett szervezete előtt 670.000 (hatszázhetven) ezer) rubel. A tartozás teljes visszafizetésére viszont 2016. december 30-ig garanciát vállalunk.

A megállapított határidőn belüli nem fizetés esetén a késedelmes kötelezettségek összegének 1%-ának megfelelő kamat fizetendő, minden késedelem napjára.

igazgató _______________ V. L. Szobolev

főkönyvelő _______________I. V. Pisareva

3. minta

2014. május 10-én szervezetünk és Ön között a 678-56 számú nem lakás céljára szolgáló helyiség bérleti szerződése jött létre. Valójában a 2015. június 30-án kelt békéltető okirat szerint szervezetünknek tartozása volt a bérleti díj fizetésére, ill. közművek 2015 júniusára és júliusára 60 000 rubel. Kötelezettségeink nem megfelelő teljesítéséért (a folyószámla zárolása miatt) viszont elnézést kérünk adószolgáltatás). Garantáljuk továbbá, hogy a jövőben nem sértjük meg a közöttünk kötött megállapodás feltételeit.

Igazgató __________________/V.I. Ivanov/

Garancia levél- írásbeli kötelezettség, amelynek értelmében az azt tevő személy garantálja bizonyos cselekmények meghatározott határidőn belüli elvégzését. Javasoljuk, hogy fontolja meg egy ilyen levél írásának jellemzőit. A kényelem kedvéért garanciális levél mintát használhat a lakcím megadására, a tartozások kifizetésére és a foglalkoztatásra vonatkozóan.

Mikor készül a garancialevél?

Ha a szóbeli ígéretek, a munkák elvégzésére vonatkozó biztosítékok nem elegendőek, hanem aláírással és pecséttel megerősített garanciákra van szükség. A garancialeveleket leggyakrabban a tartozások fizetésére vonatkozó garanciaként írják ki.. Ha egy magánszemélynek vagy jogi személynek adóssága van, akkor a hitelezőnek jogában áll bizonyos garanciákat, vagyoni vagy írásbeli garanciákat követelni tőlük, hogy a tartozás megfizetését a pontos időpont megjelölésével. Az ilyen követelményt a hitelfelvevőnek kell megírnia. Ebben biztosítja a hitelezőt a tartozás időben történő megfizetéséről. Ebben a levélben is büntetés írható elő, ha a hitelfelvevő megszegi a vállalt kötelezettségek feltételeit.

Garancialevél írható az áru- vagy nyersanyagellátás biztosítására vonatkozó megállapodás megkötésére. A garancialevél kiadásának másik esete a bejegyzés alatt álló cég jogi címének megadása. Ez a levél jelzi a címet, és garantálja, hogy valóban legális lesz. Ezeken kívül más okai is vannak egy ilyen levél megírásának. Nem mindegy, hogy milyen célból készül a garancialevél, annak feltétlenül meg kell felelnie a regisztrációs szabályoknak.

A garancialevél írásának jellemzői az összes szükséges követelménynek megfelelően

A garancialevél hivatalossá tételéhez a cég fejléces papírjára kell ráírni. A címzett a jobb felső sarokban van feltüntetve, ha a címzett arca nem pontosan ismert, akkor a vezetéknév, a keresztnév és az apanév helyett tüntesse fel a „igénylés helyén”.

A dokumentum neve a közepén van írva, ez egy szabványos rekord - „garancialevél”.

Ez egy hivatalos dokumentum, amelyet a vezető ír alá és pecséttel hitelesít, majd a dokumentumot bejegyzik a kimenő iratok nyilvántartási könyvébe, és regisztrációs számot rendelnek hozzá. Az űrlap tetején van feltüntetve, az összeállítás dátuma is.

A garancialevél átadható a címzettnek vagy ajánlott levélben küldhető.

Lehetséges lehetőségek a cél érdekében:

1. a „Tartósságfizetésről” vagy „A fizetés visszaigazolásáról” garancia feladója megerősíti, hogy az általa megígért készpénz teljes egészében kifizetik nekik. Egy bizonyos fizetési időszak ugyanabban az üzenetben van feltüntetve.

   Gyakran használnak ilyen okmányt azok a piaci szereplők, akiknek nehézségei vannak kötelezettségeik teljesítésében, például vis maior körülmények miatt nem tudnak időben fizetni a leszállított árukért. Az ilyen típusú üzenetnek tartalmaznia kell a szervezet vezetőjének és főkönyvelőjének aláírását.

   A képen egy dokumentum példája látható:
   

2. A "Cégcím megadásáról" című dokumentumot megfelelő megállapodás esetén a potenciális bérbeadó állítja össze, az ebben érdekelt fél kérésére, aki nem rendelkezik saját vagy már bérelt helyiséggel. Az ilyen típusú üzenetnek tartalmaznia kell a későbbi bérbeadás tárgyát képező ingatlan tulajdonjogára és jellemzőire vonatkozó információkat.

   A levelet az adóhivatalhoz kell benyújtani, mivel az állami számvitel szabályai szerint a szervezet nyilvántartásba vételekor meg kell adni a tényleges telephelyének (címének) adatait, amely a továbbiakban a jogi cím lesz.

   A képen egy dokumentum minta látható:
   

3. A banknak küldött garancialevél a hitelszerződés biztosításának egyik módja. Az ilyen kötelezettség érvényességi idejét a kölcsön visszafizetésének végső időpontjától számítva további 15-20 nappal meg kell hosszabbítani.
4. A „Munkavégzésre vonatkozó garanciának” tartalmaznia kell: a munka típusának leírását, eredményeinek bizonyos szabványoknak való megfelelését (például GOST), a befejezés konkrét határidejét, az ingatlan címét és egyéb adatokat.

   A képen egy példa dokumentum látható:
   
   egy másik ország állampolgára számára - be kell nyújtania az FMS-hez, vagy - a hallgatónak be kell nyújtania egy oktatási intézménybe.

   Az alábbiakban láthat egy példát egy kitöltött dokumentumra:
   
   

   Jelentés és összetétel

   Mit nyújt az összeállítása? Annak ellenére, hogy a garancialevél tartalmazza a szervezet pecsétjét és a felelős személyek - a vezető, egyes esetekben a főkönyvelő - aláírását, ez azonban nem vonatkozik a bíróságon felhasználható jogi jelentőségű dokumentumokra. bizonyíték.

   Ilyen közleményt bírósági eljárásban lehet benyújtani, de csak kivételes esetekben, amelyeket itt nem veszünk figyelembe.

   Az ilyen dokumentumok előkészítését, illetve - a szervezetben történő elkészítését titkár vagy gyakorlott ügyintéző végzi. A szakember képesítése magában foglalja az ilyen papírok feldolgozásához szükséges szabályok ismeretét.

   Létrehozásának folyamata a következő szakaszokból áll:

   • levéltervezet elkészítése;
   • annak egyeztetése a felelős személlyel;
   • regisztráció és elküldés a címzettnek.

   Ha nagyobb volumenű információ továbbítása válik szükségessé, akkor a dokumentumhoz kapcsolódó összes oldalt össze kell tűzni és meg kell számozni.

   A bejövő jótállási üzeneteket regisztráljuk és iktatjuk.

   Magánszemélyek vagy egyéni vállalkozók bármilyen formában garanciát írhatnak, normál A-4-es papírlapon. A nagy szervezetek erre a célra általában szabványos, előre elkészített űrlapokat használnak, amelyek a cég logóját és adatait tartalmazzák. A legelismertebb cégek általában nyomtatott űrlapokat használnak.

   Jogi dokumentum kötelező kitételei

   Annak ellenére, hogy a jogszabályok nem határoznak meg egyértelmű szabályozást az ilyen papírok elkészítésére, bizonyos, jól bevált szabványok még mindig léteznek.

   Felépítésének következő elemei kötelezőek bármilyen típusú garancialevél esetén:

   1. a feladó adatai, amelyeknek tartalmazniuk kell a következő adatokat: a szervezet címe, telefonszámai (fax), e-mail címe, a szervezet honlapjának címe, TIN-számai, valamint PSRN (fő állami regisztrációs szám).

      Egy ilyen adatsor a minimum egy fejléces papírhoz, és egy mezőt kell hagyni a kimenő bizonylatszám lejegyzéséhez.

   2. A cím ne legyen túl hosszú. szabályokat üzleti levelezés javasoljuk az o (ob) használatát kezdőbetűként, de más lehetőségek is lehetségesek. Írhat egy „garancialevelet”, vagy egyszerűen megadhatja az üzenet tárgyát.
   3. A levél szövegének vagy - fő tartalmának - fellebbezéssel kell kezdődnie, amelyet általában "Kedves" formában fejeznek ki. A szöveg igazítását a legjobb középen végezni.
   4. Az aláírás kézzel történik, a hivatalos fejléces papírra nyomtatott, a felelős személy beosztására vonatkozó információ után.

      Ha az aláírást meghatalmazott hagyja, akkor a levélhez csatolni kell a dokumentum aláírási jogosultságát igazoló meghatalmazást.

      Ezt követően el kell helyezni a szervezet pecsétjét.

   Ha vannak mellékletek a levélhez, akkor az erről szóló információ a bal alsó sarokban található.

   Meg kell jegyezni, hogy az ilyen üzenet összeállításának szabályai nem teszik lehetővé a szövegben:

   • rövidítések;
   • érzelmesség;
   • köznyelvi kifejezések, zsargon, népnyelv vagy szleng használata;
   • hibák jelenléte, valamint javítások vagy foltok.

   A túl hosszú üzenetek nem megfelelőek. Nagyon kívánatos, hogy a levél szövege világos és tömör megfogalmazásokat tartalmazzon, amelyek kiküszöbölik a megértés kétértelműségét. A nyugodt, semleges hangvételű előadásmód a legjobb megoldás.

   A garancialevél az üzleti levelezés része, és egyrészt a korábban vállalt kötelezettségek teljesítésének megerősítésére, másrészt az esetleges feltételek teljesítésére szolgál. Ennek a hivatalos dokumentumnak általában nincs jogi ereje ahhoz, hogy bizonyítékként bemutassa a bíróság előtt. Az ilyen papírok szerkezetére és összeállítására vonatkozóan bizonyos, jól bevált szabályok vonatkoznak.

A fizetési garancialevél olyan dokumentum, amelyben a tranzakcióban részt vevő felek egyike megerősíti szándékát, hogy (a közeljövőben) kifizeti a kapott árut vagy szolgáltatást. Egyszerűen fogalmazva, egy ilyen levél a pénzügyi kötelezettségek biztosításának módja. Nem a legmegbízhatóbb, de népszerű és meglehetősen hatékony.

Milyen esetekben érdemes írni?

A leggyakoribb forgatókönyv: a vállalkozónak sürgősen új tételt kell vásárolnia, vagy valamilyen szolgáltatást kell igénybe vennie, de a pénzügyi helyzet nem teszi lehetővé az azonnali fizetést. Nem számít – kérhetsz késedelmet a partnertől. Ha beleegyezik, az üzletember egyszerűen garancialevelet ír neki. Ez bevett gyakorlat olyan esetekben, amikor mindkét fél hosszú ideje sikeresen együttműködik (és ennek megfelelően bíznak egymás tisztességében).

Nagyon gyakran a garancialevél válasz a keresetlevélre. Tegyük fel, hogy egy eladótól (teljesítőtől) rendelt terméket vagy szolgáltatást, de fizetési problémák adódtak. Természetesen az eladó a lehető leghamarabb fizetési követelést küld Önnek. Kellemetlen helyzet. De mi van, ha most nem tud pénzt adni? Így van, írj garancialevelet. Még ha partnere a valódi pénzt részesíti előnyben az üzenetekkel szemben, először biztosan elégedett lesz ezzel a levéllel (és legalábbis nem fordul azonnal bírósághoz).

Bejegyzés

A törvény nem határozza meg egyértelműen, hogyan kell fizetési garancialevelet írni, és nincs külön nyomtatvány az ilyen üzenetekre. Ha a garancia a nevében történik jogalany akkor céges fejléces papírra kell írni. Ebben az esetben a fejnek az aláírása mellett pecsétet is el kell helyeznie. De az IP (és magánszemélyek, azaz a hétköznapi állampolgárok) elkészíthetik ezt a dokumentumot egy normál papírlapra.

A szükséges adatok listája így néz ki:

• a kimenő levél száma és összeállításának dátuma;
• a feladó adatai (a cég neve, a vállalkozó teljes neve);
• információk a címzettről - a szervezet neve (teljes, nem rövidítve) és a vezetőjének teljes neve, akinek a garanciát szánják;
• cím - itt egyszerűen megadhatja az üzenet tárgyát, a "garancialevél" címet általában nem írják ki.

A feladóra vonatkozó adatok kézi írása helyett ráhelyezheti a cég bélyegzőjét (ha van ilyen).

Mit írjunk a szövegbe?

A levél szövege általában négy rövid részből áll:

• először a vállalkozó jelzi, milyen pénzügyi kötelezettségek teljesítésére vállalkozik;
• ezután következik annak az időszaknak a megemlítése, amely alatt ezt tervezi (konkrét vagy hozzávetőleges);
• a banki adatok megadása kötelező - a számla száma, amelyről a fizetés történik;
• végül a vállalkozó által vállalt kötelezettségek megszegése esetén szankciókat említenek (ez a tétel nem kötelező, nem mindig szerepel a garancia szövegében).

A következő képletes megfogalmazások és bevezető kifejezések használhatók a szövegben:

• Garanciát vállalunk;
• Ezzel a levéllel garantáljuk;
• Az LLC "So-and-so" cég garantálja;
• Garantáljuk az időben történő teljes fizetést;
• Ezúton garanciát vállalunk.

Fontos szempont: ha Ön egy cég (vagyis teljes jogú jogi személy) vezetője, akkor kívánatos, hogy Főkönyvelő. Ha Ön egyéni vállalkozó, akkor csak az aláírását írja be.

A fizetési garancialevél elkészítésekor és megírásakor vegye figyelembe néhány ajánlást.

1. Írd le a szöveget egyszerű, világos, tömör kifejezésekkel! Minél egyszerűbben van megírva a dokumentum, annál jobb – így garantáltan nem lesznek olyan homályos rendelkezések, amelyek kettős értelmezést tesznek lehetővé.
2. Ha gyakran kell garancialevelet írnod, készíts magadnak egy egységes sablont, hogy ne kelljen minden alkalommal a nulláról átírnod ​​az üzenetet.
3. Igény esetén a fenti ábrán feltüntetettnél részletesebb garancialevél is kiadható. Senki sem tiltja, hogy a lehető legpontosabban írja le, mely napokon fog fizetni, milyen időközönként, miért stb. De ne vigye túlzásba – a szövegnek egy lapra kell férnie.
4. Mindig adja meg folyószámláját. A címzettnek pontosan tudnia kell, „honnan” érkezik a fizetés.
5. A levélhez további dokumentumok is csatolhatók, ha a szerződő fél kéri. Ez bizonyíték lehet állami regisztráció cége (vagy egyéni vállalkozó), kivonat a jogi személyek egységes állami nyilvántartásából, vezérigazgató kinevezésére vonatkozó utasítás stb. saját kezdeményezésre ezek közül semmi sem kötelező.

A fizetési feltételek megsértéséért való felelősségről szóló záradékról érdemes bővebben szólni. Valójában a garancialevelek IOU-k. Ennek megfelelően (legalábbis elméletben) jelezniük kell a nemfizetésért és a késedelemért való felelősséget. Ebből a célból külön sorban tüntesse fel a késedelem minden napjára vonatkozó „büntetési” kamat számítási eljárását.

Ezt a záradékot azonban nem mindig használják. A vezető néha akaratlanul (nem kötelező), néha - szándékosan megfeledkezik róla (mert senki sem akarja önként növelni a felelősség terhét). Előfordul, hogy a másik fél hisz a vállalkozó tisztességében, és nem akarja az együttműködést beárnyékolni a kamat, pénzbírság és egyéb "uzsora chipek" lelkiismeretes előírásával. Két dolgot kell megértened:

• ha ezt külön nem említik, késedelmi kamat beszedhető (a Ptk. 395. §-a szerint);
• de nem fogsz tudni sokat kapni - a bírság összege 0,3 százalékra korlátozódik egy nap késés esetén.

Ezen túlmenően a büntetések kiszámítására vonatkozó záradék nélkül még ezt a 0,3 százalékot sem lehet megszerezni - a második félnek bírósághoz kell fordulnia, és hosszú ideig bizonyítania kell, hogy ez az eset a használatért járó többletfizetési rendelkezés hatálya alá tartozik. mások pénzéből.

Egyszóval, ha nem ír, hanem kap egy fizetési garancialevelet, azonnal készítsen mintát az ügyfél számára, amely tartalmazni fogja a követelés behajtására vonatkozó záradékot (lásd a mintát lent). Ha maga írja a levelet, próbálja meg finoman kihagyni ezt a részt. Ez üzleti szempontból nem teljesen helyes, de miért van szükség extra (bár valószínűtlen) problémákra?

Összeállítási példa

Egy klasszikus garancialevél valahogy így néz ki (csak a szöveget adjuk meg, részletek nélkül):

„Kérjük, hogy a 2015. július 20-án kelt 1753-as számú kérelemnek megfelelően küldjön be nekünk egy újabb tétel terméket.

Ezúton garantáljuk, hogy a 30 000 (harmincezer) rubel összegű kifizetést 2015. szeptember 1. előtt teljesítjük.

Az előírt összeg meghatározott határidőn belüli fizetésének elmulasztása esetén jelen garancialevél annak megerősítéseként tekintendő, hogy társaságunk a szállított termékek összegére kereskedelmi kölcsönt kapott. Ebben az esetben minden késedelmes fizetési nap után a lejárt kötelezettségek összegének további 1%-a kerül felszámításra.

Banki adataink:

OJSC JSCB "Uralsib", Szentpétervár.

r / s Sz. ilyen és olyan.

Töltse le a fizetéshez garanciális levél mintát.

Mint látható, minden nagyon egyszerű. A legfontosabb probléma a késéssel kapcsolatos, és most már tudja, hogyan lehet a legjobban megoldani. És ne feledje - a garancialevél nem hoz létre száz százalékos jogi garanciát a kötelezettségek teljesítésére. Ez csak az IOU analógja, semmi több.

A fizetési garancialevél segít abban, hogy a partnert meggyőzze arról, hogy a fizetés időben megérkezik a termékek kiszállítását, a munkavégzést vagy a szolgáltatásnyújtást követően. A szervezetek közötti üzleti levelezés egy fajtája, amely a jövőbeni fizetési szándékot igazolja, a tranzakciós partner előzetes kötelezettségeinek teljesítése után. A garancialevél a szerződés megkötésének alapja olyan fizetési feltétel, mint halasztott fizetés. A szerződés előtti tárgyalások a jelen dokumentum elkészítésével zárulhatnak.

Fizetési garancialevél írása előtt olvassa el az elkészítésének szabályait. A nagy szervezetekben speciális utasítások vannak az irodai munkához, amelyek tartalmazzák kötelező követelményeküzleti levelezéshez. Vannak olyan programok, amelyek megkönnyítik az irodai munkát egy szervezetben, és dokumentumkezelő rendszert kínálnak kidolgozott dokumentumnyomtatványokkal. Ha van egy kis cége, és nincs helyi irodai munkautasítása, javasoljuk, hogy alkalmazza a GOST R 6.30-2003 „A papírmunkára vonatkozó követelmények” általános szabályait.

Vegye elő a szervezet fejlécét, vagy tegyen egy sarokbélyegzőt a cég adataival egy papírra a bal oldalon. A jobb felső sarokban írja be a címzettet, akinek a levelet küldi. Ha nem tudja, hogy pontosan ki érintett pénzügyi ügyek szervezetben az Ön levelét a vállalat egészének címezi. Írja a nevét névelővel! Ha megadja a címzett beosztását és teljes nevét, akkor datív esetben. A szervezet neve szerepel a pozícióban. Ezután kövesse a kezdőbetűket és a vezetéknevet. Ha teljesen, akkor a következő sorrendben: vezetéknév - keresztnév - apanév. Az „Mr” megszólítása (a „Mr” rövidítése) nem kötelező, de a tiszteletet hangsúlyozza. A bal oldalon tüntesse fel a bizonylat kimenő számát és dátumát, alattuk a beérkező szám és az átvétel dátumának üres kelléke. Alul a központban régi szokásból sokan feltüntetik a dokumentum nevét - a fizetési garancialevelet. A modern szabályok szerint a név nincs feltüntetve. Ezután visszafogottan és tárgyilagosan fogalmazza meg a levél lényegét. A végén a vezető és a főkönyvelő aláírása, a szervezet pecsétje.

Tekintse meg weboldalunkat.

A levél szövegében tüntesse fel a fizetés összegét és feltételeit, a szerződés tárgyát (milyen termék, munka, szolgáltatás), banki adatokat és a tranzakcióban részt vevő felek jogi címét. A szöveg végén használja a „fizetés garantált” kifejezést.

Használat hivatalos stílusállítások, egyszerű konkrét mondatok. Ne használjon participális és határozói kifejezéseket. Kerülje a homályos kifejezéseket és a hosszadalmas vitákat. Ellenkező esetben a címzett nem fogja megérteni kérésének lényegét, vagy kétségbe vonja az Ön garanciáit. A jóakarat és az őszinteség segít felállítani egy partnert, hogy megerősítő döntést hozzon az Ön javára. A szakzsargon, az archaizmusok (elavult, használaton kívüli szavak) és a kétértelmű szavak nem üzleti levelezéshez valók. Írj helyesen és hibamentesen. A fontos döntések meghozatala általában gyors információszolgáltatást igényel. A levelek sokáig mennek postán. Ezért a levelet először faxon küldik el. A címzett a faxmásolatot addig használja, amíg az eredeti dokumentum postai úton meg nem érkezik. Az interneten keresztüli levélváltás elterjedt. A pecsétekkel és aláírásokkal ellátott eredeti dokumentumot szkenneljük és e-mailben elküldjük.

A fizetésre vonatkozó, megfelelően elkészített garancialevél és a vállalt kötelezettségek lelkiismeretes teljesítése jó hírnevét teremti meg cége számára, és kulcsa lesz az üzleti partnerekkel való hosszú távú eredményes együttműködésnek.