Коли менеджер з персоналу Альона Н. після відвідування чергового ейчарівського семінару натхненно повідомила, що компанії не вистачає заходу, яке сприяло б адаптації співробітників, вона зіштовхнулася зі щирим подивом керівника та начальників відділів. «Навіщо це потрібно, адже ми і так нормально зустрічаємо новачків», «це для великих компаній, з великою «текучкою», а у нас раз на два місяці хтось приходить», «ось тільки цього нам не вистачало» - пролунав у відповідь незадоволений ремствування.

Проте, не бажаючи підрізати на корені інноваційні ідеї ініціативного менеджера, керівництво погодилося на експеримент. З умовою, що це нововведення не вимагатиме від них матеріальних та тимчасових витрат. Через тиждень план welcome-заходів був розроблений, а ще через кілька місяців «протестований» на кількох новачках. На їхню думку, а також на думку тих, хто приєднався до «екскурсії» цікавих старожилів, обраний формат заходу виявився дуже вдалим.

«Зрозуміло, поки що ми не можемо відстежити довгострокові результати. Але попередній аналіз свідчить про те, що новачки справді швидше влилися до колективу та більш ефективно адаптувалися. Визначити це вдалося завдяки тому, що вже кілька років після закінчення місяця роботи в компанії нові співробітники заповнювали анкету, в якій вони вказували, з якими складнощами їм довелося зіткнутися в процесі адаптації, якої інформації їм не вистачало. Ті, хто брав участь у welcome-тренінгу, відзначили менше таких «білих плям», - розповіла Олена Н.

Між нудьгою та марністю

Зрозуміло, на підприємствах, де кількість співробітників не перевищує кількох сотень, проводити дво-триденні welcome-тренінги, як це роблять іноді в великих компаніях, недоцільно. З іншого боку, зводити все до плутаної розповіді будь-кого з безпосередніх начальників або колег, який, поплескавши новачка по плечу, радить йому «озирнутися» і «самому в усьому розібратися» - теж не найкращий варіант. Саме тому краще проводити знайомство з компанією за певним планом.

При розробці welcome-тренінгу експерти радять керуватися такими принципами, як практичність інформації, її корисність і застосовність. Іноді для пересічного співробітника може бути важливішим вчасно дізнатися, де можна пообідати, а не якийсь факт із біографії заокеанського президента компанії, якого він навряд чи колись побачить. Людина має відчути, що їй надано привітний прийом. І з цього слід виходити, розробляючи структуру тренінгу.

Також слід уникати двох крайнощів: з одного боку – зайвої формальності, пихатості та помпезності, з іншого – фамільярності. Втім, перша крайність зустрічається значно частіше. Ніяк не сприяє уявленню про привітний прийом і тенденція тестувати співробітників на предмет засвоєння ними інформації з тренінгу, що з'явилася останнім часом.

«На семінарах, присвячених розробці welcome-тренінгу, мені часто ставили подібні питання – «як перевірити, що новачки засвоїли інформацію», «а як провести тестування за результатами тренінгу». Мене завжди дивувала така запопадливість, і я просила відповісти на запитання, «навіщо?». У відповідь зазвичай лунало щось нечленороздільне в стилі «ну як же, ну вони повинні знати»… Зрозуміло, такий школярський підхід повністю дискредитує саму ідею тренінгу, який повинен підкреслити, що в компанії раді новому співробітнику», - поділилася Лія Фафолтова, бізнес- тренер (Москва).

Штучний продукт

Щоб уникнути формалізму, наповнення кожного інформаційного блоку, який традиційно включає welcome-тренінг, має бути ретельно продумане.

Так, представники компанії-роботодавця припускаються помилки, коли включають до блоку, який повинен містити інформацію про компанію, презентації, розроблені для клієнтів. Адже таким чином співробітнику демонструється, що з ним готові ділитися лише зовнішньою, «причесаною» та «пригладженою» стороною життя компанії. До того ж такі презентації дуже рідко радують справді креативним підходом. Також важливо не «перевантажити» новачка зайвою інформацією. Адже нерідко компанії грішать тим, що на співробітника виливається величезний потік відомостей про історію компанії, легенди про засновників, їхні вітальні промови та інші атрибути нудних та болісних «обов'язків».

Слід враховувати обсяг інформації в блоці, що знайомить із продукцією чи послугами підприємства.

Розповідаючи про корпоративну культуру та політику у сфері персоналу, не варто захоплено цитувати слогани з корпоративного сайту або вдаватися до тих подробиць кар'єрного зростання топ-менеджерів, які навряд чи можуть колись стати в нагоді рядовому бухгалтеру.

У той же час найбільш цінною та важливою для новачка інформацією є уявлення про правила трудового розпорядку та взаємодії всередині компанії, нюанси роботи з основними інформаційно-комунікативними системами.

Організаційні моменти

Вважається, що welcome-тренінг має проводити людина, яка добре знає організацію та лояльна до неї. Це дозволяє не тільки відповісти на питання, що виникають, але і краще передати корпоративний дух компанії.

У великих компаніях welcome-тренінги проводяться зазвичай раз на місяць, а в невеликих – за потребою, іноді – персонально для кожного співробітника.

Найчастіше цю функцію перебирає менеджер з персоналу. Проте дієвішим варіантом стає надана співробітнику можливість поставити запитання вже після того, як він ознайомиться з інформацією, підготовленою спеціально для нових працівників. (Про те, як скласти довідник для новачка див.). Такий підхід дає можливість уточнити деякі моменти. Тоді співробітники відчувають, що компанія зацікавлена ​​допомогти їм включитись у загальні процеси максимально швидко. І важливо, що відпрацьована процедура welcome-тренінгу дозволяє співробітникам відділу пошуку персоналу взяти на себе частину функцій лінійних керівників. При цьому адаптація новачків не пускається на самоплив, бо іноді буває так, що безпосередній начальник може не мати часу, щоб розповідати про базові речі. У свою чергу і сам новий співробітникпочувається більш самостійним, і це, звичайно ж, впливає на ефективність та продуктивність його роботи.

З цією думкою згодні й інші наші експерти, які підтверджують, що увага, надана новачкові, винагородиться сторицею, адже саме в перші дні роботи співробітник найбільше потребує підтримки.

Як уявити?

Для того, щоб представити нового співробітника колегам, експерти радять скласти інформаційний лист, який включав би:

• прізвище, ім'я, по батькові нового працівника;
• посада;
• короткі відомості - який вуз закінчив, де працював раніше та на якій посаді;
• які функції виконуватиме;
• прізвище, ім'я та по батькові безпосереднього керівника та підлеглих;
• номери телефонів, робітник e-mail.

Welcome-тренінг – презентуйте компанію правильно

Одним з найважливіших адаптаційних заходів є Welcome-тренінг. Цей інструмент вже взяли на озброєння більшість російських компаній, навіть ті, у яких з якихось причин поки що немає чітко прописаної системи адаптації.

Welcome-тренінг – презентація для нових співробітників компанії, в якій розповідається вступна, необхідна інформація про саму організацію, її історію, продукт/послуги, корпоративну культуру, структуру фірми і т.д.

Проводить такий тренінг, як правило, менеджер з персоналу або спеціаліст з навчання, вони також можуть залучити до проведення заходу керівників відділів та інших співробітників для того, щоб цікавіше та жваво презентувати свою компанію.

Які елементи мають бути у тренінгу:

1. Відомості про компанію: важливі дати, історія становлення, перші особи компанії та їх фото. Структура компанії, опис того, як компанія допомагає своїм клієнтам покращити якість життя завдяки її продукції/послугам, опишіть портрет середнього покупця. Головне, не перетворюйте ці слайди на збори нудної інформації, що рясніє численними датами. Використовуйте більше фотографій та схем, мінімум тексту;
2. Продукти/послуги компанії. Включіть у ці слайди інформацію та фото товарів, що продаються, інформацію про дилерів або власне виробництво компанії. Про профіль діяльності компанії повинні знати як фахівці відділу продажів і фахівці з роботі з клієнтами, а й офіс-менеджери, фахівці з підбору персоналу та інших. Не давайте у цьому блоці поглиблену інформацію, т.к. у повному обсязі вона потрібна фахівцям далеко не на всіх посадах. Тим, хто безпосередньо працює із товарами, більш детально про них розкажуть керівники відділів;
3. Корпоративна культура. Включіть до цього блоку правила трудового розпорядку, інформацію про корпоративних заходах, традиції компанії, дрес-код. Цей розділ краще зробити не таким серйозним та формальним, як попередні. Наприклад, ви можете зобразити всю потрібну інформацію в картинках: зобразити «неправильного» співробітника і показати, які «неправильні» дії він робить – спізнюється на роботу, одягається не по дрес-коду, недбало розмовляє з клієнтами, не звітує, залишає бардак на робочому столі тощо;
4. Заходи компанії для працівників. Тут ви можете коротко розповісти про етапи адаптації, тренінги, які компанія проводить для своїх працівників. Опишіть, як відбувається навчання, у кого можна отримати необхідну літературу (може бути, у вас є полиця/шафа з професійною літературою у загальному доступі?);
5. Покажіть фільм про компанію. Буде здорово та корисно, якщо ви попросите кожен відділ компанії або всіх співробітників зняти невеликий фільм про роботу у відділі/організації. Нехай він буде яскравим і жартівливим. Важливо, щоб він відображав дійсність та мотивував нових співробітників.

Під час презентації ви цілком можете залучати слухачів до гри/обговорення. Попросіть їх розповісти про своє бачення того, що таке місія, корпоративна культура? Нехай вони розкажуть про найперше враження про компанію: побачену на сайті вакансії, перше відвідування офісу, співбесіду, перегляд сайту або групи в соціальних мережах.

Наприкінці Welcome-тренінгу подаруйте новим співробітникам барвисті роздаткові матеріали – «книгу новачка компанії». У ній повинні бути: телефони відділів/необхідних для роботи новачка співробітників компанії, інформація про трудовий розпорядок (час приходу на роботу та виходячи з неї, режим відпочинку, обідня перерва), заходи компанії (святкування Днів Народження, Нового року, спортивні заходи, колективний перегляд фільмів тощо), традиції компанії, місія компанії, цитати «старожилів» компанії про роботу в ній.

Перше враження про що або будь-кого — найважливіше для кожної людини. Зробіть так, щоб спочатку враження про вашу компанію було дуже позитивним у всіх нових співробітників. Запаліть їх своїми ідеями, розкажіть про всі плюси роботи в компанії (пам'ятаєте, жодної брехні, вона розкривається вже в перший тиждень роботи і тягне за собою серйозні наслідки для репутації організації). Welcome-тренінг - найпростіший інструмент для довгострокового результату.

Тетяна Щербакова, Провідний експерт SKV Business

«Welcome! Тренінг» (або Вступний курс «Ласкаво просимо до Компанії!»)

«Welcome Тренінг» (або Вступний курс «Ласкаво просимо до Компанії!») - це добрий шанс"закохати" новачка в Компанію. Його мета, крім передачі знань про організацію та існуючі в ній порядки, - сформувати та підвищити лояльність нових співробітників до Компанії.

Мета «Welcome Тренінгу» має дві складові:

1. Передати Знання- що забезпечує початкове ознайомлення співробітника з загальними відомостямипро Компанію, з її історією, продуктами, послугами, структурою та Культурою та ін.
2. Напитати Емоціями- дати просочитися особливою атмосферою Компанії, отримати вектор розвитку, який необхідний перші дні роботи. Отримати заряд енергії та цілеспрямованості .

На Велком-тренінгу новий співробітник повинен не тільки дізнатися інформацію про компанію, а й зануритися у її світ, та стати залученим співробітником.

Залученість — це емоційний та інтелектуальний стан, який мотивує співробітників виконувати їхню роботу якнайкраще, вище за очікуване. Стан, коли людина дбає про свою Компанію, коли вважає своїм обов'язком зробити внесок у її процвітання. Саме тому для повної адаптації персоналу необхідне не лише інформаційне, а й емоційне включення працівників до роботи Компанії . І це одна з головних цілей «Welcome Тренінгу», Що визначає його зміст та форму.

Вступний курс - це можливість отримання емоцій, натхнення . З цієї позиції варто говорити про те, що викликає емоції та важливо для Компанії: місія та цінності, особливості, досягнення, люди, комунікація, продукти та послуги тощо.

Бажаний результат після проходження Велком-тренінгу:

Співробітник:

• має повне знання та уявлення про Компанію;
• відчуває почуття гордості та приналежності себе до Колективу, Компанії, Світу-Компанії;
• готовий повноцінно влитися в корпоративне життя та приступити до роботи з бажанням згорнути гори, азартом та натхненням!!

Робота за системою адаптації загалом ведеться у трьох напрямах: адаптація до Компанії, адаптація до посади, адаптація до колективу. «Welcome! Тренінг»торкається двох із трьох даних аспектів. Він має стати одним із самих яскравих подій перших днів Новачка в Компанії! Тим відправним пунктом, де виникає Небайдужість до Компанії, Любов, Повага та почуття Гордості від приналежності до неї.

«Welcome! Тренінг» (або Вступний курс «Ласкаво просимо до Компанії!»)

"Welcome Тренінг" (або Вступний курс "Ласкаво просимо до Компанії!") - це хороший шанс "закохати" новачка в Компанію. Його мета, крім передачі знань про організацію та існуючі в ній порядки, - сформувати та підвищити лояльність нових співробітників до Компанії.

Мета «Welcome Тренінгу» має дві складові:

1. Передати Знання- забезпечує первинне ознайомлення співробітника із загальними відомостями про Компанію, з її історією, продуктами, послугами, структурою та Культурою та ін.
2. Напитати Емоціями- дати просочитися особливою атмосферою Компанії, отримати вектор розвитку, який необхідний перші дні роботи. Отримати заряд енергії та цілеспрямованості .

На Велком-тренінгу новий співробітник повинен не тільки дізнатися інформацію про компанію, а й зануритися у її світ, та стати залученим співробітником.

Залученість — це емоційний та інтелектуальний стан, який мотивує співробітників виконувати їхню роботу якнайкраще, вище за очікуване. Стан, коли людина дбає про свою Компанію, коли вважає своїм обов'язком зробити внесок у її процвітання. Саме тому для повної адаптації персоналу необхідне не лише інформаційне, а й емоційне включення працівників до роботи Компанії . І це одна з головних цілей «Welcome Тренінгу», Що визначає його зміст та форму.

Вступний курс - це можливість отримання емоцій, натхнення . З цієї позиції варто говорити про те, що викликає емоції та важливо для Компанії: місія та цінності, особливості, досягнення, люди, комунікація, продукти та послуги тощо.

Бажаний результат після проходження Велком-тренінгу:

Співробітник:

• має повне знання та уявлення про Компанію;
• відчуває почуття гордості та приналежності себе до Колективу, Компанії, Світу-Компанії;
• готовий повноцінно влитися в корпоративне життя та приступити до роботи з бажанням згорнути гори, азартом та натхненням!!

Робота за системою адаптації загалом ведеться у трьох напрямах: адаптація до Компанії, адаптація до посади, адаптація до колективу. «Welcome! Тренінг»торкається двох із трьох даних аспектів. Він має стати одним із самих яскравих подій перших днів Новачка в Компанії! Тим відправним пунктом, де виникає Небайдужість до Компанії, Любов, Повага та почуття Гордості від приналежності до неї.

«Welcome! Тренінг»(або Вступний курс «Ласкаво просимо до організації!») – це гарний шанс «закохати» новачка в компанію. Цей курс – не тренінг у звичному розумінні цього слова: він не спрямований на відпрацювання будь-яких навичок. Його мета, окрім передачі знань про організацію та існуючі в ній порядки, – сформувати та підвищити лояльність нових співробітників до компанії.

Форми проведення

«Welcome! Тренінг»може бути представлений в одній з наступних форм:
1.Аудиторний . Це класичний варіант вступного навчання. Його переваги для новачків – живе спілкування як зі старожилами організації (співробітниками, які проводять навчання), що дає можливість отримати відповіді на всі питання, що цікавлять, так і з новими працівниками з інших підрозділів (досвід показує, що люди, які прийшли в компанію одночасно, часто заводять дружні стосунки і тримаються разом).
2.Електронний курс(E-learning). Така форма навчання рекомендується, якщо:
§ на підприємство одночасно працевлаштовується багато нових працівників;
§ навчається персонал віддалених філій.
В даний час на ринку є багато компаній, що пропонують послуги з розробки електронних версій адаптаційних курсів (які готують і періодично оновлюють фахівці служби персоналу головного офісу). Стилі таких програм можуть бути різними: від суворого (переважно для банківських, фінансових структур) до веселого (тренінг у вигляді гри або мультфільму).
3.Змішаний варіант.Включає як аудиторні заняття, і елементи електронного навчання. Саме цей формат сьогодні найпопулярніший. Пояснюється це тим, що дозволяє створювати збалансовані програми: фахівці служби персоналу визначають, яка частина інформації може бути вивчена новачками самостійно, а коли доцільно живе спілкування з досвідченими співробітниками.

Тривалість та періодичність

Тривалість «Welcome! Тренінгу»залежить від потреб компанії, а саме, від обсягу інформації, яку планується донести до новачків. Програма триває зазвичай від 2 годин до 2 днів. У деяких організаціях такий адаптаційний курс продовжується до 5 робочих днів, але при цьому включає й навчальні елементи. У "Московській горіховій компанії" на "Welcome!" Тренінг» відводиться 3 години.
Періодичність програми залежить від того, як часто та в якій кількості на підприємство приходять нові працівники. Тренінг може проводитись щотижня, щомісяця або, наприклад, раз на 3 тижні, як у «Московській горіховій компанії», де він включений до квартального графіка навчання.
Планування занять на конкретний день тижня та певний годинник, припустимо, у п'ятницю з 12.00 до 16.00, дозволяє лінійним керівникам не забувати, що новий співробітник його підрозділу в цей час буде відсутній.

ЗмістWelcome! тренінгу

Традиційно «Welcome! Тренінг»включає низку інформаційних блоків:
1. Відомості про компанію.Цей блок покликаний познайомити новачків із минулим, сьогоденням та майбутнім організації. Вони мають отримати таку інформацію: історія створення компанії; її місія; стратегічні пріоритети та цілі на поточний період; структура та ключові фігури; основні клієнти та партнери; висвітлення діяльності у засобах масової інформації; корпоративні міфи та історії успіху.
Одна з найпоширеніших помилок на цьому етапі – використання презентацій, розроблених департаментами маркетингу та продажів для клієнтів компанії. З тієї причини, що останні є зовнішнім оточенням підприємства і входять в іншу цільову аудиторію, що безпосередньо впливає на розстановку акцентів у розповіді про організацію. Це треба пам'ятати!
2. Продукція, що виробляється/ послуги.Крім інформації безпосередньо про продукти і послуги, в цей блок необхідно включити відомості про сегмент ринку, в якому працює компанія, її позиції на ринку, основних конкурентів. Навіть якщо серед новачків немає співробітників департаменту продажів, і їм не доведеться працювати з клієнтами, рекомендується до цього блоку не підходити формально. Будь-якому члену колективу, незалежно від посади, буде цікаво дізнатися про те, як виробляється продукція чи послуги. Водночас важливо визначити обсяг інформації та глибину подачі даного матеріалу.
3. Корпоративна культура.Роз'яснюються її норми та принципи, основні положення Корпоративного кодексу компанії, стандарти в галузі дрес-коду, ділового етикету; розповідається про негласні традиції, про те, як відбуваються різні заходи, вітання.
4. Корпоративна політикау сфері управління персоналом.Завдання цього блоку – донести інформацію про можливості, які компанія надає співробітникам у таких сферах:
§ професійне зростання (види та напрямки навчання, робота навчального центру, бібліотеки);
§ розвиток кар'єри (порядок проведення оціночних процедур, приклади кар'єрного просування працівників, що працюють);
§ система винагород (якщо вона уніфікована);
§ умови роботи – порядок видачі зарплати, надання пільг;
§ побутові питання – де і коли можна пообідати, отримати медичну допомогуі т.д.);
§ відносини з профспілковою організацією.
5. Екскурсія по компанії.Наприклад:
§ відвідування виробництва, відділу розробок чи інших ключових підрозділів;
§ відвідування музею компанії;
§ прохід по «Алеї слави».
Якщо організувати екскурсію неможливо, рекомендується підготувати слайди або невеликий фільм про ключові підрозділи компанії. Після його показу можна провести новачка з деяких інших відділів. Важливо ознайомити його з роботою організації.
Музеї є далеко не на кожному підприємстві - зазвичай про них починають замислюватися компанії, що перейшли 10-річний рубіж свого існування. Наприклад, з експозиції музею однієї з фірм, лідера на своєму ринку, можна дізнатися про її засновників, головні етапи її розвитку, ключових клієнтів, соціальну політику, що проводяться благодійних акціяхта спонсорській підтримці.
«Алея слави» – умовна назва експозиції дипломів та нагород організації, які розміщують на стінах або у холах офісу. Деякі компанії мають дошки пошани з фотографіями та описами заслуг ключових співробітників. Все це можна доповнити, наприклад, невеликою добіркою знімків, зроблених на корпоративних заходах.
6. Фільм про компанію.У ньому, як правило, розповідається про створення та становлення організації, що випускається продукті або послуг, що надаються, корпоративного життя (цей блок зазвичай включає відеоряд з корпоративних святта спортивних турнірів).
Показ фільму здійснюється у тому інформаційному блоці, до якого він належить. Це може бути класичний оповідний, мультиплікаційний фільм або просто добірка історій. Його підготовку найкраще довірити професіоналам.
7. Відповіді на запитання.

Розробка Welcome! тренінгу

До підготовки «Welcome! Тренінгу»важливо залучити спеціалістів та керівників різних підрозділів. Вона повинна включати такі етапи:
1. Уточнення цілей курсу та очікуваних результатів.
2. Визначення структури та змісту програми. Для цього можна провести фокус-групу або інтерв'ю серед тих співробітників, які працюють в організації порівняно недавно (півроку, рік) і можуть підказати, дефіцит якої інформації вони відчували, коли прийшли в компанію.
3. Підготовка змістовної частини тренінгу, визначення тривалості та форми проведення. На цьому етапі слід виділити цікаві приклади з життя компанії, скласти список питань для інтерактивного обговорення та підготувати роздаткові матеріали.
4. Оцінка курсу. Як було зазначено вище, Welcome! Тренінг» не є тренінгом у його звичному розумінні, тому процес оцінки може включати лише два кроки:
§ фіксування реакції новачків: чи сподобалася їм форма проведення програми, чи все було зрозуміло тощо. Наприкінці навчання учасникам можна запропонувати для заповнення невелику анкету, так званий smiles-тест, що включає не більше 7-10 питань;
§ перевірка знань з використанням тестів про продукт/послуги, якщо в цьому є потреба.

Приклад
У «Московській горіховій компанії» двічі на рік для персоналу департаменту продажів проводиться Турнір з асортименту. Його мета – перевірка знань про основні характеристики продукції, що виробляється. У призначений день (дата оголошується заздалегідь) кожен співробітник заповнює один із варіантів тесту, в якому пропонується відповісти на 10 відкритих питань. Після перевірки та виставлення балів розраховується Середня оцінказа підрозділом. Відділ, який став переможцем, отримує право обрати колективний приз у рамках запланованого бюджету.

Хто проводить Welcome! Тренінг»

Починати адаптаційний курс рекомендується з привітання та вступного слова одного з топ-менеджерів. Залежно від розміру та структури компанії це можуть бути генеральний директор, хтось із його заступників, начальник HR-служби. Участь у програмі представника керівництва буде позитивно сприйнята новачками і підвищить статус вступного курсу. Як варіант: можна підготувати відеозвернення першої особи компанії до нових співробітників.
Основну частину курсу зазвичай проводить співробітник служби персоналу – тренінг-менеджер або спеціаліст з підбору та адаптації. Описом продукту/послуг, найчастіше, займаються працівники відповідного профілю – технологи, маркетологи.
У блоці, який пояснює кадрову політикуорганізації, поряд зі спеціалістом HR-відділу, може виступити співробітник будь-якого іншого підрозділу, який розповість про себе та свій кар'єрний шлях у компанії. Це дозволить завоювати більшу довіру новачків і водночас буде додатковою мотивацією для самого працівника.
Для розповіді про соціальну політику та захист інтересів персоналу можна запросити представника профспілки.
Крім передачі новачкам знань «з перших рук», така форма вступного курсу, як «Welcome! Тренінг», Дозволяє додатково мотивувати вже працюючих співробітників компанії, зайнятих у проведенні адаптаційної програми.