Şirket liderleri, belirli hedeflere ulaşmayı ve ilgili çalışanların işbirliğinin etkinliğini artırmayı amaçlayan süreçleri iyileştirmek için genellikle çok çaba harcarlar. Departmanlar veya gruplar arasında daha geniş ölçekte iletişim ve verimlilik sağlamanın önemini gerçekten anlıyorlar. Etkileşime yönelik bu optimal yaklaşım arayışı, şirketin farklı departmanlarında ve alanlarında bölünme olduğunda kaçınılmaz olarak ortaya çıkan hayati sorunları çözme ihtiyacı ile ilişkilidir. Gerekli işleri şirketin diğer bölümlerinden bağımsız olarak yapmak yarardan çok zarar getirebilir, çünkü bu durumda çalışanlar süreç içinde ortak bir hedefe ulaşmak yerine belirli sorunları çözmeye odaklanırlar. İş süreci otomasyon yazılımı - BPMS - şirket çalışanlarına bir iş sürecindeki görevlerinin rolünü görselleştirme yeteneği sağlar, bu da çalışan verimliliğini artırmaya yardımcı olur ve ayrıca şirketin diğer alanlarında olumlu bir etkiye sahip olabilir ve önemli kurumsal hedeflere ulaşabilir.

İş süreci otomasyonu nedir?

"İş süreci" terimi, tek amacı hedefe başarıyla ulaşmak olan şirket çalışanlarının birbiriyle ilişkili eylemlerinin organizasyonunu ve yapısını tanımlamak için kullanılır. Bir iş sürecini otomatikleştirmenin özü, sürecin yürütülmesi ve dolayısıyla hedefe ulaşılması için sorumluluğun devredilmesi için yapıyı oluşturmaktır. Bireysel çalışanlar için bir iş süreci, başarılı sonuçlara ulaşmak için atılan adımları temsil eder. Küçük ve büyük gruplar söz konusu olduğunda, bir iş süreci, grup için ortak bir görevi tamamlamak için grubun her bir üyesinin yerine getirmesi gereken görevlerin atanması olarak anlaşılır. Belirli bir tarife göre bir yemek hazırlama sürecinden, bir şirketin başka bir şirket tarafından satın alınmasına yönelik kapsamlı bir sürece kadar birçok otomatikleştirilmiş iş süreci örneği vardır. Pazarlama gibi sektörlerde iş süreci otomasyonunu kullanan şirketler ve diğerleri, yüksek düzeyde iş organizasyonu, çalışanların amaçlılığı ve görevlerin yerine getirilmesinde disiplin nedeniyle bu yönetim yaklaşımı kullanmanın olumlu sonuçlarına dikkat çekiyor.

Bir iş sürecinin başarısının anahtarı, yeri doldurulamaz belirli bileşenlerdir. Her şeyden önce, sürecin her adımı için veri ve materyaller gereklidir. İkinci olarak, insanların veya yazılımın (bir iş sürecini otomatikleştirme durumunda) izleyebileceği bir algoritmaya - bir sürece - ihtiyacınız var. Son olarak sonuç tanımlanmalı, bunun için hangi çabalar harcanıyor, zaman harcanıyor ve veriler kullanılıyor. İş süreci otomasyonunun bu bileşenlerinin önemini anlamak ve her birini seçmek ve resmileştirmek için zaman ayırmak önemlidir, çünkü yalnızca doğru temeli atarak doğru sonuca güvenebilirsiniz.

İş süreci otomasyonu - tarihçe

Terim ilk olarak 1920'lerde makine mühendisleri ve yönetim danışmanları olan Frederick Taylor ve Henry Gant tarafından kullanıldı. Başlangıçta bu terim üretime bağlıydı, ancak iş süreci kavramının çalışılması ve yeniden düşünülmesi sürecinde aile içindeki faaliyetlerin dinamiklerini tanımlamak için bile uygulanabilir hale geldiği açıktır. 1980'lerin başında, W. Edwards Deming ve Joseph M. Juran'ın çalışmalarına dayanarak, yeni bir iş süreci kavramı geliştirildi ve teori teknoloji tarafından desteklendi. Örneğin, daktiloların, fotokopi makinelerinin ve kişisel bilgisayarların ortaya çıkması sayesinde etkileşim kurmanın, hedefler belirlemenin ve sonuçlara ulaşmanın tamamen yeni yolları ortaya çıktı. İnternet ayrıca iş süreci yönetimine (BPM) yönelik yeni yaklaşımların geliştirilmesi ve iş süreci otomasyonu uygulamalarının geliştirilmesi için ana faktörlerden biri haline geldi.

İş süreci yönetimi teorisi neredeyse yüz yaşındadır ve gelişmeye devam etmektedir, bu nedenle süreçleri insanlar ve iş süreci otomasyon çözümleri tarafından gerçekleştirilen çeşitli aşamalara düzenleyerek ve bölerek her işletmenin ilgili hedeflere ulaşmasında faydalı olabilir.

İş süreci otomasyonu örnekleri ve fikirleri

Başarılı bir şekilde yürütülmesi için iş süreci otomasyonunun kullanılmasının uygun olduğu birçok süreç örneği vardır. Finans, insan kaynakları ve pazarlama gibi alanlardaki faaliyetler, bazıları otomatikleştirilebilen farklı süreçlere ayrılabilir. Örneğin, çalışanları işe almak ve işyerine uyarlamak için iş süreçlerini, müşterilerden gelen satın alma taleplerini ve siparişleri işlemeye yönelik süreçleri otomatikleştirerek, yapılan işin kalitesini iyileştirmede ve işlem maliyetlerini düşürmede mükemmel sonuçlar elde edebilirsiniz.

Comindware İş Uygulaması Platformuna dayalı bir çözümde oluşturulan ve yürütülen belge onayı iş süreci

İş Süreçleri Otomasyonunun Temel Faydaları

Dijital araçların kullanılmasının arkasındaki ana fikir, şirketin müşterileri, görevleri ve hizmetleri / ürünleri ile ilgili tüm verilerle verimli bir şekilde çalışmak ve ayrıca insan çabası olmadan gerçekleştirilebilecek belirli eylemleri otomatikleştirmektir. İş süreci otomasyonunun amacı, tekrarlayan görevleri yerine getiren çalışanları yazılım robotlarıyla değiştirmek değildir. İş süreçlerinin otomasyonu sayesinde şirket çalışanları rutin ve mekanik görevlerden kurtularak yeni görevlere, araştırma görevlerine veya çalışanın deneyim ve bilgilerinin kullanımını içeren herhangi bir faaliyete odaklanma fırsatı yakalar.

Comindware'in BPM sistemi, şirket çalışanları için bir iş süreci içinde görev yönetimini kökten basitleştirir

İş süreci otomasyonu ayrıca insan gruplarının çabaları daha iyi koordine etmesine yardımcı olur, böylece düzensizlik denklemden çıkarılabilir. Son olarak, iş süreci otomasyonu sonuçların daha yüksek doğruluğunu garanti edebilir. Tüm bu avantajlar, giderek daha fazla girişimcinin, departman başkanının, aynı zamanda küçük ve büyük şirketler iş süreci otomasyonunu işlerinde uygular.

Tüm bu avantajlar, rekabetçi kalmak ve büyümek isteyen her kuruluş için geçerlidir. Her işletmenin aklında, mevcut pazarı fethetmek isteyen rakipleri vardır ve bir şirkette işi yönetme yaklaşımı, iş hayatında belirleyici bir faktör olabilir. yarışma. Çoğu zaman, hangi işletmenin başarılı olacağına ve hangisinin varlığın eşiğinde dengede olacağına karar veren iş süreçlerinin zamanında otomasyonudur.

Elena Gaidukova, pazarlama analisti, çözümlerin marka yöneticisi, ortak ilişkileri uzmanı.

İş süreçlerinin otomasyonu, sürekli büyüme ve gelişmeye odaklanan her şirket için çok önemli bir görevdir. Belirli süreçleri otomatikleştirme, mevcut BT çözümlerini geliştirme veya entegre etme zamanının geldiğini belirleyen kriterler, şirketin büyüklüğüne ve geliştirme aşamasına bağlıdır. İlk adımda çoğu şirket önce CRM'i, ardından ERP'yi uygular ve iş büyüdüğünde BPM'yi düşünürler. Bu kısaltmaların ardında ne gizlidir ve çözümlerin her biri firmanızda hangi noktada uygulanmalıdır?

Müşterilerle ilişkiler kurun

Bir CRM sistemi, müşterilere mal veya hizmet satan bir şirketin uygulaması gereken belki de ilk BT çözümlerinden biridir. İşletmeniz metroya yakın bir shawarma standı veya tek bir müşterisi olan bir üretim şirketi değilse, CRM kesinlikle işe yarayacaktır. Geldiğinizin iyi bir işareti, mevcut müşterilerle olan tüm düzenlemeleri ve etkileşimleri artık kafanızda tutamayacak olmanızdır.

CRM, Müşteri İlişkileri Yönetimi anlamına gelir, yani bu sadece müşterilerin adreslerini ve telefon numaralarını ve işlem tutarlarını içeren bir veri tabanı değildir. Her şeyden önce, kullanıcılarınızla istikrarlı ilişkiler kurmanıza yardımcı olan bir sistemdir. Ve bu, yalnızca müşteriyi satış hunisinde - uygulamadan işleme - yönlendirmeyi değil, aynı zamanda tüm kullanıcı tabanının e-posta pazarlamasına katılımını, postaları tetiklemeyi, özel promosyonları ve sonuç olarak tekrar satışları içerir.

Bir CRM sistemi olmadan, bir işletme belirli sınırlar içinde (yeni müşterilerin akını nedeniyle) "genişliğinde" büyüyebilir, ancak ortalama çeki, müşteri başına kârı ve sadık kullanıcı tabanını artırması oldukça zor olacaktır. .

“Otomasyona aşamalı bir yaklaşımımız var: sipariş sayısı arttıkça pazardaki hazır çözümleri kullanarak iş süreçlerini standartlaştırdık ve otomatikleştirdik. Her şeyden önce, önemli bilgileri arayarak zaman kaybetmemek ve müşterilerimizin isteklerine mümkün olan en hızlı yanıtı vermek için müşterilerimizle çalışmalarımızı mümkün olduğunca otomatik hale getirdik. Müşteri ile olan ilişkilerin geçmişini - aramalar, siparişler, yazışmalar, geri bildirimleri görmek ve sürekli analiz etmek için bir CRM sistemi uyguladık. Aniden sipariş geçmişini hızla yükseltmeniz gerekiyorsa ve sorumlu yönetici hastalanırsa, bu sistemler hayatı çok kolaylaştırır. Davaları yeni bir çalışana aktarmanız gerekiyorsa, bu da sorun değil.", - diyor Kinodoctor şirketinin yönetici ortağı Evgeny Nepeyvoda.

Şirket içindeki süreçleri otomatikleştirin
Yaşamının ilk aylarında ve hatta yıllarında, bir şirket kendiliğinden büyüyebilir ve gelişebilir: yeni departmanlar ve fonksiyonel bölümler ortaya çıkar, görevler bölünür, iş yükü farklı çalışanlar arasında yeniden dağıtılır. Bu noktada kafa karışıklığı ortaya çıkabilir: Hangi görevlerden kim sorumludur? Bu çalışma ne zaman tamamlanmalıdır?

Bu tür sorular şirketinizle alakalı hale geldiyse, organizasyon içindeki süreçleri otomatikleştirmenin zamanı geldi. Bu kullanım için ERP sistemleri (Kurumsal Kaynak Planlama - kurumsal kaynak yönetimi). ERP, şirketin tüm departmanlarının ve fonksiyonlarının tek bir sisteme entegre edilmesine yardımcı olur. Sonuç olarak, tüm çalışanlar tek bir veri tabanı ile çalışır, çeşitli bilgi alışverişinde bulunmaları, görevleri dağıtmaları (hem departman içinde hem de farklı departmanlar arasında) daha kolaydır.

“Şirket içinde kaynakları otomatikleştirmeye başlama zamanının geldiğinin bir işareti, departman düzeyinde ve departmanlar arasındaki süreçlerin organizasyonuyla ilgili sorunlardır: süreç takip edilemeyebilir, yavaşlatılabilir veya sanatçılar ve yönetim için anlaşılmayabilir”, - DIRECTUM'da iş analisti Maxim Kainer, diyor.

İş süreçlerinin derinliklerine dalın

ERP'nin ana görevi, bir şirketteki iş süreçlerini malzeme ve zaman maliyetlerini azaltarak optimize etmekse, o zaman sistemler BPM (İş Performans Yönetimi)üst düzey problemleri çözer. BPM daha çok strateji ile ilgiliyken, ERP sistemlerinin taktik sorunları çözmeye yönelik olduğunu söyleyebiliriz. ERP, kaynaklara ve işin mevcut durumuna dayalıyken, BPM, iş süreçlerine derinlemesine bakmaya yardımcı olur. Bir şirketin önemsiz olmayan (sürekli değişebilen) birkaç iş süreci olduğunda ve bunları hızlandırmak, daha standart ve şeffaf hale getirmek için bir ihtiyaç olduğunda bir BPM sistemine ihtiyaç vardır.

“İş otomasyonu, şirketin aktif büyümesi aşamasında basitçe gereklidir. Onsuz, şirketinize kalın bir iple bağlanacaksınız, ayrıca önemli bir iş ölçeğine ulaşmak zor olacak.
Şirketlerimden ikisi artık tam otomatik. Bu, ben olmadan hem satış hem de pazarlama fonksiyonlarının ve stratejik olanlar da dahil olmak üzere yönetimsel karar verme fonksiyonlarının uygulanacağı anlamına gelir.
İşinizi tam olarak bildiğiniz zaman, bu otomasyon düzeyini uygulayabilirsiniz. Ne zaman yapılmalı?
● Şirket büyümeye başladığında ve onu "manuel" modda yönetmek imkansız hale geldiğinde
● Zamanınızı veya yönetici yöneticilerin zamanını boşaltmanız gerektiğinde
● Kendinizi depresyonda hissetmeye başladığınızda ve bu işi kendi başınıza geliştirmek konusunda tamamen isteksiz olduğunuzda
● Yeni bir projeye başlamak istediğinizde
● Mevcut işinizi nasıl patlatacağınızı bulmak için zamana ihtiyacınız olduğunda
Otomasyonu doğru bir şekilde uygulamak için, tüm iş süreçlerini, otomatikleştirilmesi gereken eylem sırasını çok net bir şekilde anlamak gerekir - bu yüzden önce "manuel" çalışma yolundan geçmeniz gerekir. Ancak el emeği aşamasında uzun süre “askıda kalmamak” önemlidir. İlgili alışkanlıklar ve normlar, işin ve ekibin içine o kadar yerleşmiştir ki, otomasyon yabancılaşır ve uygulanması zorlaşır., - diyor fotoğraf okulları ağının kurucusu Beğen ve şehir kafeleri ağı "Kazak" Galia Berdnikova.

Kendi veya fabrika?

Otomasyon aşamasında, birçok şirket yazıp yazmama ikilemiyle karşı karşıyadır. kendi çözümü yoksa "kutu"yu mu kullanıyorsunuz?

Microsoft, SAP ve 1C gibi çoğu büyük BT şirketi, iş için hazır otomasyon sistemleri sağlar. Ayrıca, kullanıma hazır çözümler sunan birçok küçük satıcı vardır - daha küçük ölçekte, bu satıcılarla işiniz için daha fazla özelleştirme elde edebilirsiniz. Ancak birçok şirket kendi kendine çözümler üretmeye çalışıyor.

« Küçük bir SEO şirketinde çalıştığımda, metin yazarlarına görev atamak, yürütmelerini izlemek ve sürelerini takip etmek için bir hizmet ihtiyacı, beş kişiden fazla bir kadro ile ortaya çıktı. Başlangıçta, kendi kendine yazılan bir çözüm kullanıldı. Ancak bakımı zorlaştı ve bir buçuk yıl sonra, üç hesap satıcısı, dört programcı ve bir metin yazarı departmanından oluşan 15 kişilik bir kadroyla işlevselliği tükendi. CRM, basit iş akışı ve zaman takibini birleştiren bir bulut çözümüne yıllık abonelik satın aldık.
Bu tipik bir senaryodur: İlk başta yöneticiler “her şeyi kendimiz yapacağız” diye düşünürler, ancak daha sonra bir nedenden dolayı yıllardır onları geliştiren ve iyileştiren satıcılardan piyasada hazır çözümler olduğuna dair bir anlayış vardır.
20'den fazla kişiden oluşan bir kadroyla bile, firmaların kendi kendine yazılan hizmetlerle yönettiği durumlar vardır, ancak bunun için sürekli olarak bu çözüm üzerinde çalışacak kendi BT uzmanınıza ihtiyacınız vardır - bu ucuz değil ”diyor Maxim Kainer.
Ancak yine de hazır fabrika programları müşterinin tüm sorunlarını çözemez - bunların ihtiyaçlarınıza göre uyarlanması gerektiğini her zaman anlamalısınız.
“Bir BT otomasyon ürününün herhangi bir “kutu versiyonunun” tüm özelliklerinizi hesaba katamayacağı ve süreçleriniz için ek özelleştirme gerektireceği gerçeğine hazırlıklı olun. Ve gelecekte işiniz büyüdükçe ve daha karmaşık hale geldikçe sistemin iyileştirilmesi devam edecek.”, - diyor hukuk firması Revera'nın yönetici ortağı Dmitry Arkhipenko.

Bu aşamada işletmenize uygun otomasyon sistemi nasıl seçilir? E-postanızı bırakın, size uygun çözümlerin bir listesini gönderelim!

İşletmelerde kriz dönemlerinde her türlü sorunun önüne geçebilmek ve işi bir bütün olarak daha verimli hale getirebilmek için şirketler entegre otomasyon adı verilen yöntemleri kullanırlar. Bu yöntemi kullanarak, hem teknolojik hem de finansal maliyetlerde önemli bir azalma elde etmek mümkündür.

İş süreci otomasyonu nedir

Bir iş süreci her zaman belirli bir sırayla gerçekleştirilen çeşitli aşamaları, işlevleri, adımları ve diğer eylemleri içerir. İş süreçlerini uygulamanın temel amacı, işletmenin belirli niyetlere (siparişlerin alınmasından yerine getirilmesine kadar olan bir dizi süreç) ulaşmasıdır. İş süreci, organizasyondaki birbirleriyle etkileşime giren tüm katılımcıları içerir. Şirketin yöneticileri, müşterileri ve çalışanlarından bahsediyoruz.

Yani, herhangi bir işletmenin işi, birbirine bağlı çeşitli iş süreçleri kümesi olarak düşünülebilir. Şirketlerde, tüm iş süreçleri şartlı olarak üç türe ayrılır. Bu:

• ana (anahtar) iş süreçleri alıcılar için bir hizmet veya malın değerini yaratmayı ve bunların değerini yaratmanın bir ara aşamasında (örneğin, kurulum, üretim, geliştirme) artırmayı amaçlayan;
• iş süreçlerini desteklemek, şirketin altyapısını sağlamanın yanı sıra kilit süreçler için gerekli kaynakları sağlamayı amaçlayan (kaynak yönetimi, bilgi işleme ve bakımdan bahsediyoruz);
• geliştirme süreçleri gelecekte şirketin çalışmalarının iyileştirilmesini sağlayan; bu iş süreçleri çerçevesinde personel eğitilmekte ve becerilerini geliştirmekte, daha ileri faaliyetler planlanmakta;
• iş süreçlerini yönetmek planlama, personel motivasyonu ve eğitimi, operasyonel yönetim yoluyla şirketin sorunlarını çözmeyi amaçlamaktadır.

Yukarıdakilerin tümüne dayanarak, şirketin başarısı ve refahı büyük ölçüde buna bağlı olduğundan, herhangi bir liderin iş süreçlerini yönetmesi gerektiğini söyleyebiliriz. Herhangi bir yönetici, girişiminin çalışmalarını, iş süreçlerinin uygulanmasının önceden hazırlanmış şemaya göre gerçekleştirileceği şekilde organize etmeyi amaçlar. Aynı zamanda şirketin faaliyetlerinde herhangi bir aksama olmamalıdır. İdeal olarak, belgelerle çalışmak için harcanan zaman da minimumda tutulmalıdır.

Bugün işinizi organize etmenin birçok etkili yolu var. En kullanışlı ve rasyonel olanlar arasında, kişinin kendi bilgi sistemi modelini veya hazır bir modelini geliştirmeye dayalı, ancak kendi girişimine uyarlanmış kapsamlı bir iş süreçleri otomasyonu seçilebilir. Böyle bir otomasyon sisteminin, maliyetleri önemli ölçüde azaltarak üretimi daha karlı hale getirmeyi mümkün kıldığı belirtilmelidir.

Eski organizasyon yönetim modeli yaklaşımı ile iş süreçlerinin otomasyonundan istenilen sonucun alınması beklenmemelidir. Geleneksel üretim kültürü, çoğunlukla, oldukça uzun bir süredir kullanılan işlevsel bir iş süreci yönetimi modeli kullanır. Şimdiye kadar, yöneticilere büyüme ve gelişme için iyi fırsatlar sunuyor. En büyük kusuru gecikmelerin olması ve bilgi kayıplarının olmasıdır. Genellikle, etkili yöntemler etkileri sözlü olarak tartışılır. Ve böyle bir form bilgiyi çarpıtmaya meyilli olduğundan, "pazarlıklardan" sonraki bilgiler güvenilmez hale gelir.

V modern iş ve ekonomik uygulama, geliştirme için birçok metodoloji kullanılmaktadır. Küresel eğilimleri değil, tek bir şirketi düşünürsek, teknolojik ve iş süreçlerinin karmaşık otomasyonunun son derece gerekli ve önemli olduğu bir dizi sorun ve semptomdan bahsedebiliriz. Bu yazıda, mükemmel şirketi yönetsel bir bakış açısıyla tanımlayan her şeye “sondan” bakacağız. Böyle:

• Şirket sorunsuz çalışır, çalışanlar eylemleri koordine eder ve faaliyetleri sorunsuz bir şekilde yürütür.
• İşletmede kayıp ve gecikme olmaz, bilgiler bozulmaz.
• Günlük işleri gerçekleştiren işletmenin uzmanları, her şeyden önce müşteri odaklı kalır ve şirketin görevlerini yerine getirerek kişisel ihtiyaç ve çıkarları arka plana iter.
• Tüm çalışanlar, faaliyetlerinin organizasyonun performansını nasıl etkilediğinin farkındadır.
• İşletmede hangi çalışanın belirli işlevlerden ve hedeflerden sorumlu olduğu açıktır.
• Her göreve tamamlanması için belirli bir süre verilir.
• Şirket, müşterilerinin çıkarları doğrultusunda çalışır ve faaliyetlerinin amacı tam olarak budur.

Tüm bunlar işletmenizde mevcutsa, hiçbir şey yapmanıza gerek yoktur - bırakın şirketin daha da büyümesine izin verin. Her şey tamamen farklıysa, şirketinizi daha başarılı ve üretken kılacak olan iş süreçlerini otomatikleştirmeyi düşünmelisiniz.

Kurumsal iş süreci otomasyonunun amacı nedir?

Her şirket faaliyetlerini görevleri çözmek için yürütür ve bu nedenle şirketin hedeflerine ulaşmak için iş süreçlerinin her birinin gerçekleştirilmesi gerekir. Bu yaklaşım size yakınsa, kuruluşunuz, içinde çalışan tüm çalışanlar gibi belirli hedeflere ulaşmaya odaklanmıştır. Bir işletmede, tüm çalışanlar, iş süreçleri ve faaliyetler üretken olmalı ve aynı hedefi takip etmelidir. Sadece bu durumda şirketin gelecekteki çalışmalarının beklentileri hakkında konuşabiliriz.

Şu anda birçok girişimci teknolojik ve iş süreçlerinin otomasyonunu tercih ediyor. Bu, aşağıdaki görevleri çözmeyi mümkün kılar:

1. Sorumluluk dağılımı

Her eylemden ve iş süreçlerinden belirli bir kişi ayrı ayrı sorumlu olmalıdır. Gerçekleştirilen eylemin etkinliğini önemseyen, olayların gidişatını etkileyebilen, gerekirse aktivitede ayarlamalar yapabilen bu kişidir. Bir iş sürecinin belirli görevleri ve işlevleri vardır ve her birinin sırayla uygulanmasından sorumlu bir kişi vardır. Şirketin, otomasyon kullanarak çalışanlar arasında işlevleri ve görevleri dağıtma seçeneğine sahip olması iyidir. Sistem doğru bir şekilde kurulursa, iş sürecinde belirli görevleri yerine getirmekten kimin sorumlu olduğu netleşir.

2. Bilgi bütünlüğünün sağlanması

Hemen hemen her kurumun bir sorunu vardır. fonksiyonel yönetim bilginin kaybolması, gecikmesi veya bozulması ile ilgili Bu sorun, iş süreçlerini otomatikleştirerek çözülebilir, çünkü sanatçılar belirli görevlerin performansı hakkında her zaman ayrıntılı bilgi alabilirler. Her kullanıcı ne yapılması gerektiğini ve istenen sonuca nasıl ulaşılacağını bilir. Görevlere çeşitli nesneler, örneğin Microsoft Office dosyaları (Word, Excel) eşlik edebilir.

1C platformunda muhasebe sistemi çalışırken, dokümantasyonun veya harcama faturasının nesne olarak hareket edebileceğine dikkat edilmelidir. Bir çalışan bu veya bu görevi aldığında, bu veya bu işi yürütmek için önemli olan tüm bilgiler göreve eklendiğinden, ihtiyaç duyduğu verileri aramak için zaman kaybetmeyecektir.

Görev tamamlandığında, çalışan sistemde ilgili bir not alır. Ayrıca otomasyon sistemi, proses kontrolü ile ilgili bilgileri diğer çalışanlara aktarmaya başlar. Bu yaklaşım, şirketin hem yöneticileri hem de çalışanları için hayatı çok daha kolay hale getirir. Bilgiler bozulmaz, saklanmaz, gecikme olmaz. Ayrıca, görevlerin yerine getirilmemesi ve geç teslim edilmesi riskleri en aza indirilir. Oyuncular gerekli bilgiyi aramak için fazla zaman harcamazlar ve bilginin kendisi orijinal, bozulmamış biçiminde kalır.

3. son tarihler

Geleneksel yönetim yöntemlerini kullanan şirketler genellikle kaçırılan teslim tarihleriyle karşı karşıya kalır. Bu nedenle otomasyon sistemi, sorunları çözmek için kesin zaman yönetimi uygulamak zorundadır. Sorunları çözmek için hem göreli son tarihler hakkında, örneğin "aldıktan sonraki 3 saat içinde" ve mutlak olanlar - "bu haftanın son günü 15.00'e kadar" hakkında konuşabileceğiniz zaman çok uygundur. Aynı zamanda, otomasyon sistemi hatırlatıcılar yayınlar ve görevlerin zamanlamasını kontrol eder. Sonuç olarak, şirket yöneticisi herhangi bir görevin zamanlamasını kontrol etme ve bugün ve geçmiş dönem için istatistik alma fırsatı elde eder.

4. Kontrol

Sistem raporlama yapmalıdır. Şirketin mevcut durumu üzerinde kontrol uygulamak gerekiyor: şu anda hangi süreçler çalışıyor. Örneğin, rapordan, şu anda çalışanların ekipman üretimi için çok fazla ve kurulumu için çok fazla siparişi yerine getirdiğini öğrenebilirsiniz.

İdeal olarak, sistem görevlerin tamamlanması için son tarihlerin karşılanıp karşılanmadığını da göstermelidir. Bu iş süreçlerini takip etme yeteneği, yöneticilerin son teslim tarihlerini kimin karşıladığını ve kimin karşılamadığını kontrol etmesine olanak tanır. Geçmiş dönemler için iş süreçlerinin yürütülmesine ilişkin istatistiklerin de analiz edilmesi gerekir: neler yapıldı, herhangi bir başarısızlık ve erteleme olup olmadığı. Bu veriler analiz edilerek işletmenin çalışması iyileştirilebilmekte ve uzmanlar tarafından bir takım organizasyonel ve personel kararları alınabilmektedir.

Bir şirket için iş süreci yönetimini otomatikleştirmenin faydaları nelerdir?

Bir şirket, iş süreçlerini otomatikleştirerek, sağlanan hizmetlerin seviyesini ve kalitesini önemli ölçüde iyileştirebilir. İş süreçlerinin otomasyonu, özellikle büyük miktarda bilgi içeren işi etkileyen insan faktörünü pratik olarak ortadan kaldırır. İş süreçlerini otomatikleştirmeyi seçerek şunları başaracaksınız:

• Hata sayısını azaltmak.
• Döngü içindeki işlemlerin hızını artırmak.
• İşletmenin verimliliğini artırmak.
• Operasyonların yüksek doğruluğu ve karar verme hızı.
• İş için harcanan maliyetleri ve zamanı azaltın.
• Olası sonuç seçeneklerinin sayısını azaltmak.
• Paralel olarak birden fazla işlem gerçekleştirme.

İş süreçlerini optimize ettikten sonra, bunları otomatikleştirme seçeneklerini analiz edin. Bazı durumlarda, iş süreçlerinin otomasyonu istenen sonuçları vermeyecek, sadece kayıplara neden olacaktır. Bu, özellikle aşağıdaki durumlar için geçerlidir:

• bir işlemi otomatik olarak gerçekleştirdiğinizde, gerekli kalite seviyesini koruyamazsınız;
• iş süreçlerinin otomasyonu, teknolojik açıdan karmaşık bir olaydır;
• iş süreci otomasyonuna geçerken, çalışanların önemli bir bölümünün ya yeniden eğitilmesi ya da işten çıkarılması gerekir;
• hem hizmetler hem de ürünler kısa bir yaşam döngüsüne sahiptir;
• piyasa talebi istikrarsızdır, üretim sürekli ayarlamalar gerektirir.

Bir işletmenin iş süreçlerini otomatikleştirmek için hangi çalışma alanlarında gereklidir?

Kural olarak, iş süreçlerinin otomasyonu, hem gelirin hem de şirketin gelirinin doğrudan bağlı olduğu uzun vadeli rutin çalışmalarla başlar. İkinci seçenek, üretimdeki sorunlu alanlar ve boşluklar üzerinde çalışmaktır. Peki ne yapılmalı?

Birincisi, zor görevleri çözmenin otomasyonudur. Bunlar, örneğin perakende cirosunun muhasebeleştirilmesi, ürün hareketinin analizi, finansal akışların planlanması, çalışma süresinin dağıtımı ve muhasebesi, mal ve hizmetlerin maliyetinin hesaplanması gibi faaliyetleri içerir.

İkinci olarak, otomasyon, basit ama rutin eylemler gerçekleştiren şirket çalışanlarının çalışmalarını etkileyebilir. Burada lojistikçileri, tele pazarlamacıları, satış yöneticilerini not edebilirsiniz. Ayrıca bazı çalışanları bir dizi eylem yapmaktan kurtarabilirsiniz. Örneğin, şirket yönetiminin bir çevrimiçi mağazada malların kaydını tutması çok mantıklıdır.

Üçüncüsü, iş süreçlerinin otomasyonu, siparişi geri yüklemek, özellikle bir depodaki envanteri izlemek, alacakları kontrol etmek için kullanılabilir. Çalışanların ne kadar meşgul olduklarını, faaliyetlerinin verimli olup olmadığını, tüm görevlerini tamamlayıp tamamlamadıklarını öğrenebilirsiniz. İş süreçlerinin bir kerede otomasyonu gerekli değildir. Gerekirse, kurumdaki iş süreçlerinin otomasyonunu kademeli olarak artırabilirsiniz. Böylece yaratılış birleşik sistem yönetim kademeli olacaktır. En önemlisi, işletmenizde neden iş süreci otomasyonunu uyguladığınızı hatırlamalısınız. Bu sistem faydalı olmalı ve belirli sorunları çözmelidir. Aksi takdirde, uygulanması için zaman ve emek harcarsınız.

Uzman görüşü

İlk önce ne otomatikleştirilir

Anatoli Zübeyrov,

CEO, Millsystems, Moskova

Otomasyon her şeyden önce ciddi işçilik maliyetleri gerektiren iş süreçlerine dokunmalıdır. Büyük ölçekli bir işletmeden bahsediyorsak, şirket içindeki çeşitli bölümleri arasındaki teslimatlar ve yerleşimlerle ilgili belgelerin dolaşımını düzenleyebilirsiniz. Bilgi sistemi, personeli dahil etmeden tüm iş süreçlerini bağımsız olarak izlemelidir.

Orta ölçekli işletmelere gelince, burada iş süreci otomasyonu, alıcılara ve tedarikçilere - birbirleriyle etkileşimlerine uygulanmalıdır. Her şeyden önce, onlarca stok kalemi ve çok sayıda yüklenicisi olan ticaret firmaları, iş süreçlerini otomatikleştirmeyi düşünmelidir. Küçük şirketler, BT'nin mümkün olduğu kadar kolay çalışılırken, aynı zamanda mümkün olduğu kadar verimli olduğundan emin olmalıdır. İşletmenin tüm iş süreçlerini yürütebilmesi için asgari sayıda çalışana sahip olması gerekir.

Depo lojistiği, teslimat ve satışın yüksek kaliteli otomasyonu, firmaları maliyetleri düşürmeye yönlendirir ve ayrıca aşağıdakileri önler:

• kiralık olarak çalışan fazladan çalışanların ücretleri;
• şirkete ait taşımanın verimsiz kullanımı ve depolarda fazla alan;
• sınırlı raf ömrüne sahip malların kaybı;
• çeşitli işletmelere ulaşım hizmetleri için fazla ödemeler (bu, tarifelerin optimizasyonu ve teslimatların organizasyonu nedeniyle mümkün olacaktır).

Yazılım nasıl seçilir? Her şeyden önce, tüm zincirlerin iş süreçlerinin otomasyonuna izin vermelidir. Tüm aşamaları ile tüm operasyonun mümkün olan en kısa sürede gerçekleştirilebilmesi gereklidir. Yeterli bilgisayar becerisine sahip olmasalar bile tüm çalışanların iş süreçleri otomasyon yazılımının kullanımı hakkında bilgi sahibi olmaları önemlidir.

Şirketin iş süreçlerinin otomasyonu hangi seviyelerde gerçekleştiriliyor?

İşletmenin tüm seviyelerinde yönetimi desteklemek için iş süreci otomasyonu gereklidir. Şirketteki çeşitli yönetim seviyeleri hakkında söylenmelidir. Taktik, stratejik ve operasyonel şeylerden bahsediyoruz. Bu sisteme dayanarak, aşağıdaki iş süreci otomasyonu seviyelerini vurgulamaya değer:

1. Alt otomasyon seviyesi veya icracı seviyesi. Burada düzenli olarak gerçekleşenlerden bahsediyoruz. Bu durumda otomasyonun amacı, örneğin üretim, belirtilen parametreleri ve belirli çalışma modlarını (depodaki sıcaklık vb.) Korumak gibi acil görevlerin çözümüdür.
2. Üretim yönetimi seviyesi veya taktik seviyesi. bu aşamada görevleri alt seviyedeki çeşitli süreçler arasında doğru bir şekilde dağıtmanızı sağlar. Örnekler, üretim yönetimini ve ilgili iş süreçlerini içerir. Bu, özellikle, planlamaya atıfta bulunur. üretim işi, bakım, belgelerin yönetimi ve şirket kaynakları.
3. Kurumsal yönetim seviyesi veya stratejik seviye. bu durumda hem öngörücü hem de analitik problemlerin çözülmesine izin verir. Stratejik ve parasal yönetimi hedefleyen bu seviye, şirketin üst yönetiminin çalışmalarını desteklemek için gereklidir.

Uzman görüşü

İş süreci yönetimi için yazılım paketine neler dahildir?

Alexey Tuleshov,

Genel Müdürşirket "City-Box", Moskova

Şirketler, iş süreci otomasyon projelerini uygularken genellikle sektörlerindeki diğer firmaların uygulamalarına güvenirler ve kendilerine göre en önemli süreci optimize ederek işe başlarlar. Ancak, bu yaklaşım her durumda haklı değildir. Örneğin, şirketimiz henüz ana iş sürecini - müşterilerle çalışmayı - otomatikleştirmeye başlamadı. Şirketimiz, bizimkine benzer bir sektörde faaliyet gösteren Batılı şirketlerin deneyimlerine dayanarak, bir dizi başka iş sürecini maksimum düzeyde otomatikleştirmiştir. Rusya'da hazır çözümler arıyorduk ama nafile. Bu kapsamda iş süreçlerini yönetmeyi mümkün kılan kendi yazılım paketimizi geliştirmeye başladık. Bu kompleks üç bloktan oluşmaktadır.

1. Yönetim muhasebesi programı, ek hizmetler de dahil olmak üzere hizmetlerin sağlanması üzerinde kontrol uygulanmasını mümkün kılar ( nakliye lojistiği, yükleme ve boşaltma işleri, kutuların, rafların, kilitlerin, rafların satışı). Tüm bu hizmetler şirketimize toplam kârın yaklaşık %20'sini getirmektedir.
2. CRM sistemi, müşteri ile etkileşimi sürdürmek için çalışır.
3. İçerik Yönetim Sistemi (CMS), web sitelerini, blogları ve diğer bilgi kaynaklarını yönetmenize olanak tanır.

Böyle bir sistem oluşturmak için yaklaşık 2,5 milyon ruble harcadık. Bu miktarın 500 bin rublesini geliştirme uzmanları için teknik şartnamelerin hazırlanmasına ayırdık. Şu anda sistemin testini bitiriyoruz, ancak işin büyük kısmı tamamlandı ve böyle bir projenin uygulanmasının yaklaşık 6 ay - bir yıl sürdüğünü söyleyebiliriz.

İş süreci otomasyonu hangi eğitimi gerektirir?

İş süreçlerinin otomasyonu, en az dört tür faaliyet içerir.

Aşama 1. İş süreçlerinin denetimini yapmak

Denetimin temel amacı, kilit iş süreçlerini ve bu amaca ulaşmaktan sorumlu kişileri belirlemektir. İşletmenin tüm önemli departmanlarının yönetimi ile görüşmeli ve aşağıdaki noktaları öğrenmelisiniz:

• Belirli bir görevi yerine getirmekten kim sorumludur.
• "Gri kardinaller" olarak adlandırılabilecek çalışanların varlığı için ekibi kontrol edin. Yasadışı şartlarda yönetime gelebilecek ve böylece iş süreçlerinin otomasyonunu önleyebilecek aşırı hırslı insanlardan bahsediyoruz.

Şirketinizdeki iş süreçleri davetli danışmanlar tarafından anlatılsın. Ne kadar etkili olduklarına dair objektif bir açıklama ve bilgi alacağınız için bu en akıllıca karar olacaktır.

Adım 2. Bir proje lideri atayın

İş süreci otomasyonundan sorumlu bir çalışanı tayin ederken, aşağıdaki durumlarda başarılı olmayacağınızı lütfen unutmayın:

• Proje orta düzey bir yönetici tarafından yönetilecekse, üst düzey çalışanlar onun talimatlarına uymayacağından.
• Liderlik ise işletmenin ilk kişisi tarafından yapılacaktır. Tipik olarak, tipik çalışanlar iş süreci otomasyonu ve benzeri faaliyetlerle ilgilenmezler.

En mantıklı karar, bu görevi benzer yönetim tecrübesine sahip, ayrıca gerekli liderlik ve iletişim becerilerine sahip bir kişiye emanet etmektir. Daha sonra şunları yapmalısınız:

• proje yönetiminden sorumlu çalışanı yardımcınız yapın ve ona size yakın bir ofis verin;
• proje yöneticisine ekipteki yeni sistemle "uzlaşmama" girişimleri hakkında bilgi vermesini isteyin;
• ekibin diğer üyeleri tarafından yerine getirilmesi için gerekli gereksinimlerin ve talimatların geliştirilmesini ona emanet edin.

Hattınızı tanıtmalı ve çalışanlara projenin tüm gerekliliklerini yerine getirme ihtiyacını anlatmalısınız.

Aşama 3 Bir BT çözümü seçin

Piyasada doğrulanmamış veya yakın zamanda ortaya çıkan programları satın almak için uzman danışmanların peri masallarına ve hatta daha fazlasına gerek yoktur. İdeal olarak ihtiyacınız olan:

• kendi alanınızda çalışan Rus şirketlerini inceleyin ve iş süreçlerini otomatikleştirmek için uyguladıkları çözümleri öğrenin;
• yalnızca iş süreci otomasyon sisteminin uygulanmasının başarılı olduğu şirketleri düşünün;
• iş süreçlerinin otomasyonunun sadece belgelerde değil uygulamada da gerçekleşmesini sağlamak.

Çalışanlarınızla sürekli tartışmak önemlidir. Astları dinleyin, olası seçenekler hakkında konuşun. Örneğin, şirketiniz üretim faaliyetleriyle bağlantılıysa, üretimde pahalı bir program uygulamadan yapın.

Adım 4. Primi belirleyin

Şirket çalışanları yeterince motive değilse, iş süreci otomasyonu çalışmaz. Mal sahibi ile mali konuları görüşmeli ve prim için yönlendirilecek tutar üzerinde anlaşmanız gerekir. etkili uygulama kurumsal iş süreci otomasyonunda her aşamada.

Prim tutarının hesaplanması çok subjektif bir konudur. Bu durumda, anahtar olan o olduğu için insan faktörünü unutmamak önemlidir. Bir işletmenin başkanıysanız, astlarınızın ihtiyaçlarının çok iyi farkındasınızdır. Birisi küçük bir bonusla oldukça mutlu İyi iş ve birisi teşvik olarak yıllık ödemeden memnun değil.

Uyguladığınız BT sistemi ucuzsa, kurulum yapmanıza gerek yoktur. büyük beden primler, çünkü projenin maliyetini artırmakla ilgilenmiyorsunuz. Diğer bir soru ise, işletmenin faaliyetlerini tamamen yeniden yapılandırmanıza izin verecek karmaşık bir ERP sistemi ile çalışmak zorunda olup olmadığınızla ilgili. Burada bonus fonunun büyük boyutuyla ilgilenmek ve hatta BT sistemi için maliyet seviyesini artırmak mantıklıdır.

Uzman görüşü

Çalışanların otomasyona ilgisi nasıl artırılır?

Andrey Kistenev,

Intoto (Mağaza-Lojistik teslimat hizmeti), Moskova CEO'su

Programın arayüzünü inceleyecek olanlar işletmenizin çalışanlarıdır. Bu konuda ekrandaki görüntü, istenilen tasarım, monitör üzerindeki butonlar ve diğer bileşenlerle ilgili önerilerini dinlemek oldukça mantıklı. Astlarınızla yakın çalışırsanız, iş süreci otomasyonunu uygulamaya koyarken kesinlikle "isyan"dan kaçınacaksınız. Bana öyle geliyor ki, bu konuda tüm ekiple değil, bir kısmıyla, özellikle de bölüm yöneticileriyle işbirliği yapmak daha akıllıca. Örneğin, toplantı sırasında iş süreçleri otomasyon sistemi ile ilgili bazı müşteri şikayetlerini dile getiriyorum ve gelecekte benzer durumlarla karşılaşmamak için ne yapılması gerektiği konusunda astlarıma danışıyorum.

Tartışma sırasında ortak bir paydaya geliyoruz ve şu veya bu başarısızlığın sebebinin ne olduğunu belirliyoruz. Bu durumda ileride benzer durumların yaşanmaması için ne yapılması gerektiğini daire başkanına soruyorum. Lider ise sorunun farkındadır ve onu çözmenin en iyi yollarını önerir. Durumu iyileştirmekle ilgilendiğinden, iş süreci otomasyonunun uygulanmasını kişisel olarak kontrol edecek ve tüm çalışanların iş kalitesini izleyecektir.

Şirketimizin uygulamasından yola çıkarak, işletmedeki her departmanın, değişikliklerin işletmeyi etkileyeceğinden her zaman emin olduğunu ve bunun olumsuz yönden olduğunu söyleyebilirim. Bu bağlamda, iş süreçleri otomasyonunun tanıtılmasından önceki genel toplantılar, belirli bir konunun kilit noktaları hakkında daha ayrıntılı açıklama yapma ve ayrıca çalışanların istek ve görüşlerini dinleme fırsatını elde ettiğiniz için çok faydalıdır.

Hangi İş Süreçleri Otomasyon Sistemine İhtiyacınız Olduğunu Nasıl Belirlersiniz?

Manuel rutin işlerden IT'ye geçmek ve iş süreçlerinin yürütülmesini daha hızlı ve daha rahat hale getirmek için kullanılan çeşitli program ve hizmetlerden oluşan tam da otomasyon sistemleridir. Başka bir deyişle, bir iş süreci otomasyon sistemi hem karmaşık bir ERP sistemi hem de bir bulut hizmetidir. Herhangi bir iş süreci otomasyon sisteminde, biri bilgi girişi (toplanması), ikincisi ise yönetici veya profil yöneticisi için gerekli tür veya formatta işlenmiş verilerin sağlanması olan iki temel unsur vardır.

Anında bir "satış hunisi" almak için iyi bir seçenek var. Sadece potansiyel mal ve hizmet alıcıları ile iletişimler hakkında zamanında bilgi girmek, müzakerelerin yürütüldüğü formatı, başarılı olup olmadıklarını belirtmek ve sonuçlarına göre programda gerçekleşen işlemlere ilişkin verileri kaydetmek gerekir. . Bu nedenle, bir iş süreci otomasyon sistemi, bir işletmenin çalışmasını önemli ölçüde kolaylaştırabilir. Bazı istatistikler biriktiğinde, yöneticilerinizin çalışmalarının kalitesi ve yoğunluğu hakkında bir sonuç çıkarabilirsiniz.

Her şeyin işin ölçeğine ve çok yönlülüğüne bağlı olduğuna dikkat edilmelidir. İlk bilgilerin miktarını, yapılan işle ilgili nihai raporların çeşitliliğini ve detayını etkileyen bu göstergedir. Diğer prosesler için de aynı prensipte otomasyon sistemleri kullanılmaktadır. İyi düşünülmüş BT teknolojileri sayesinde iş liderleri, özellikle şirketin ne kadar kar elde ettiği, şirketin ne gibi harcamalara maruz kaldığı ve yapıları, projelerin ne kadar karlı olduğu gibi önemli verileri saniyeler içinde kendileri için alabilirler. Yöneticilerin verimli çalışıp çalışmadığı.

Bir iş süreci otomasyon sistemi seçerken iki seçeneğiniz olduğunu unutmayın.

1. Tipik (kutulu) bir ürün kullanın.
2. Bireysel bir yazılım çözümü geliştirin ve uygulayın.

En basit görev, iş süreçlerini otomatikleştirmek için standart bir çözümün uygulanması gibi görünüyor. Finansal olarak, ayrıca, daha karlı. Ancak her standart modelin işletmenize uyarlanamayacağı da unutulmamalıdır. Bazı otomasyon programlarında ek ayarlar yapmak mümkün değildir veya bu tür işlemler önemli ölçüde sınırlandırılmıştır. Aynısı bulut hizmetleri için de geçerlidir.

Sizin için doğru programı seçmek için önemli miktarda bilgi verisi üzerinde çalışmanız gerekir. Modern pazar, yazılım ürünleri ile temsil edilir ve kendi avantajları ve nüansları vardır. Bir dizi kilit soruyu cevaplamak önemlidir:

• Ne tür iş süreçleri ve görevlerin otomasyonu planlanmaktadır.
• Programın işlevsel bileşeni, onun sayesinde çözülmesi gereken görevlerle tutarlı mı?
• İş uygulamanızla ilgili olarak sistemde ince ayar yapmak gerçekçi mi?
• İş koşullarının veya içindeki süreçlerin aniden değişmesi durumunda gerekirse sistemde değişiklik yapmak mümkün olacak mı?
• Sistem basit ve kullanımı kolay mı?
• Sistemi diğer servisler ve uygulamalarla entegre etmek mümkün mü?
• Bir tabletten veya akıllı telefondan sisteme giriş yapmak ve çalışmak mümkün mü?
• Teknik desteğin uygulanmasıyla görevlendirilebilecek bir kişi var mı?
• Destek ve uygulamanın maliyeti nedir?

Bu soruları cevaplamak için yazılım üreten firmaların uzmanlarına danışabilirsiniz. Benzer projelerde çalışan girişimcilerle de konuşabilmeniz iyi olur. Pratik tavsiyelerine ve deneyimlerine dayanarak, değerli bilgiler alacaksınız ve bir veya başka bir ürün seçebileceksiniz.

Şirketin iş süreçlerini otomatikleştirmek için araçlar ve teknolojiler nelerdir?

Rusya'da bir dizi ortak iş süreci otomasyon aracını düşünün.

Kurumsal kaynak planlaması olarak da bilinen Kurumsal Kaynak Planlaması. Bu durumda, işletmelerde küresel iş süreçlerinin bir otomasyonu vardır - finansal akış, çalışanlar, operasyonel faaliyetler, üretim süreci yönetimi. Büyük ERP sistemleri, kontrol, bordro, personel ve zaman muhasebesi ve finansal yönetim için hem muhasebeye hem de işlevlere sahiptir. Kural olarak, bu tür sistemler, yönetimin iş süreçlerinin ne kadar şeffaf olduğunu, nasıl oluşturulduğunu ve dönüştürüldüğünü bilmek istediği, bölümleri farklı bölgelerde bulunan büyük ölçekli firmalar tarafından kullanılır.

Kurumsal Kaynak Planlamasını uygulamak için, süreç farklı departmanları ve kullanıcı kategorilerini etkilediğinden bu konuya dikkatli bir şekilde yaklaşmanız gerekir. Birçok işletme, aslında buna gerçekten ihtiyaç duymadığı halde, bu iş süreci otomasyon sistemini şirketlerine tanıtarak büyük bir hata yapar.

Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM sistemleri). Bu tür karmaşık yazılım çözümlerinin amacı, müşterilerle ilişkileri otomatikleştirmektir. Şu anda SFA (Sales Force Automation) yazılımı ile yakından ilgililer ve her iki sistemin özelliklerini de içeriyorlar. Unutulmamalıdır ki, günümüzde CRM iş süreçlerinin otomasyonu en çok yönlü ve popüler yazılımdır.

Müşteri İlişkileri Yönetimi ile çalışan şirket çalışanları, müşterilerinin her biri hakkında bilgi sahibi olur, iş süreçlerini yönetir ve bir dizi başka işlevi yerine getirir. Önceden, ticari hizmetler ve üst düzey yöneticiler CRM'nin kilit kullanıcıları olarak hareket ediyordu, ancak şimdi bu sistemler neredeyse her işletme için ideal olarak uygundur. Gerekirse, bir şirket CRM iş süreçlerini otomatikleştirmeyi ve bunu kendi sektörlerinde çalışmak için uygulamayı seçebilir.

CRM sistemlerindeki farklılıklara gelince, bu olasılıkların sayısı ile ilgilidir. Karmaşık ve çok aşamalı bir ERP veya basit bir defter olabilir. CRM sistemi doğru bir şekilde derlenirse, firmalarda analitik ve operasyonel türdeki çalışmalar için çeşitli yazılımlar olan 1C ile kolayca entegre edilebilir.

PM (Proje Yönetimi), projeleri ve hedefleri yönetebileceğiniz, görevleri sorumlu çalışanlar arasında dağıtabileceğiniz ve bunların uygulanması için son tarihler belirleyebileceğiniz sistemlerdir. Tipik olarak, bu tür sistemler projelerin mali yönlerini, insan ve malzeme kaynaklarını dikkate alır. Bu tür bir yönetim sistemini kullanarak, projenin kendisindeki görevlerin yürütülmesini kontrol edebilir, sonuçları planlayabilir, kaynakların yüklenmesi hakkında bilgi edinebilirsiniz.

Sistemlerin ölçekleri farklıdır. Hem büyük üretimler hem de küçük girişimler için sistem olabilir. Farklılıklar ayrıca işlevsellik, amaç ve hedeflerde yatmaktadır.

İş Süreçleri Yönetim Sistemi (BPMS). İş süreçlerini otomatikleştirmekle ilgili. Bu, bir işletmedeki süreçleri belirli bir sıradaki adımlar ve eylemler ve son tarihler, her aşamada sorumlu kişiler olarak inceleyen ayrı veya CRM / ERP / ECM türü bir yazılımdır. Bu tür sistemler, iş süreçlerinin modellenmesine, başlatılmasına ve analiz edilmesine olanak tanır. İş Süreçleri Yönetim Sistemi (BPMS), hem yerel düzenleyicileri hem de özel gösterimleri (BPMN 2.0) kullanarak iş süreci algoritmaları oluşturma fırsatları sunar.

İş süreci otomasyon hizmetlerinin maliyeti nedir?

Bu soruya net bir şekilde cevap vermek zor. Burada örneğin şu soruyu sorarak bir benzetme yapabilirsiniz: “Bir evin maliyeti nedir?”. Bir milyon ruble ya da on ile tanışabilirsin. Her şey yapı malzemelerinin kalitesine, odanın alanına, bitiş tipine bağlıdır. Aynı şekilde yazılımda. Şunları belirlemelisiniz: hangi görev çözümünün sizin için en önemli olduğunu, tipik bir ürün mü yoksa özel bir ürün mü olacağını, hangi kaynakları kullanmanız gerektiğini, kaç işyerinin bağlanacağını vb.

İş süreci otomasyonunun fiyatını hesaplarken şunları dikkate alın:

• Sistemin kendisinin maliyeti (kutunun fiyatı veya "bulut" uygulamalarını kullanıyorsanız kira maliyeti).
• Yazılımı kurmak ve şirket çalışanlarını onunla çalışmak üzere eğitmekle ilgili maliyetler.
• Düzenli bakım fiyatları.

Burada, örneğin yöneticinin ve diğer önemli proje katılımcılarının zaman maliyetlerini içeren dolaylı maliyetler hakkında da konuşabiliriz.

İş süreci otomasyonunun ana aşamaları

Aşama 1. Otomasyon Hedeflerinin Belirlenmesi

İş süreçlerinin otomasyonu ile ilgili çalışmaların başlangıcına karar vermek için bu etkinliğin stratejik hedeflerine karar vermeniz gerekir. Neye ulaşmak istediğinizi düşünün.

2. aşama. İş süreçlerinin resmileştirilmesi

İş süreçlerini tanımlamak için hangi alt süreçlere sahip olduğunu, tüm faaliyetlerin hangi sırayla gerçekleştirilmesi gerektiğini, bilgilerin nasıl hareket ettiğini, kaynakların kullanılabilirliğini ve kısıtlamaları düşünün. Ayrıca, etkili çalışmanın ve iş süreçlerinin etkinliğinin göstergelerini de hesaba katar: bunları tamamlamak için ne kadar zaman ve para gerekir, nihai sonuç ne kadar iyi, ne kadar doğru ve istikrarlıdır. Çıktı, iş süreçlerinin gerçek bir modelidir.

Sahne 3. İş süreci optimizasyonu

Modeller geliştirildikten sonra uzmanlar bunları dikkatlice analiz eder ve gerçek modelden istenen modele çevirir. Ardından iş süreçleri kullanılarak belirlenen hedeflere ulaşılmasını sağlayacak bir eylem planı hazırlanır. Bu aşamanın sonunda iş süreçleri, gecikmeleri, gereksiz ve isteğe bağlı işlemleri ortadan kaldıracak şekilde hizalanır. Optimizasyon sonucunda şirketin organizasyon yapısı yeniden düzenlenebilir.

4. Aşama Teknik özelliklerin geliştirilmesi

Çözümü sahiplerin katılımına bağlı olan kesin görevlerin tanımı.

Aşama 5. İş süreci kodlaması ve iş tanımı geliştirme

Bilgi kodlama süreci, uygulamaya dahil olan kuruluşlar tarafından gerçekleştirilir. Sistemlerin öğrenilmesi ve işletilmesi kolaylığı için, servis talimatlarının erken bir aşamada geliştirilmesi tavsiye edilir.

6. Aşama Eğitim

İşin yapısında bir değişiklik olduğu durumlarda personel eğitimi gereklidir. Bu aşama, çalışanların kompozisyonundaki değişiklikler nedeniyle direnç olasılığını içerir.

7. Aşama Deneme işlemi

Tanıtılan sistemlerin verimliliğini değerlendirmek için uygulamaya koyun. Bu, olası hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

İşletmede iş süreci otomasyonu nasıl uygulanır?

Uygulama, iyileştirilmesi gereken bir işletmeye yazılım sağlama sürecidir.

Basit "uygulama" görevleri, örneğin şirket bilgisayarlarına yazılım yükleme, uzak hizmetlere kaydolma, verileri kopyalama vb. olarak kabul edilir. Bu işlemlerden sonra işlem aşamasına geçebilir, normal modda çalışmaya başlayabilir, müşteri tabanını doldurmaya başlayabilirsiniz.

Daha karmaşık görevler, bir planın yapıldığı, belirli sorunları çözmek için bir algoritmanın geliştirildiği, şirketin özel gereksinimlerini karşılamak için sistemlerin sonlandırıldığı görevlerdir. Bir sonraki aşamada, iş süreçlerini otomatikleştirmek için programlama alanındaki uzmanlar seçilir. Seçim, iki popüler seçenekten daha oluşur. Örneğin, dışarıdan özel olarak çağrılan programcılar ve kuruluşunuzda çalışan programcılar.

İlk bakışta çok dikkat çekici görünmeyen iş süreci otomasyonu oluşturmak için her iki seçeneği de analiz edelim.

Şirketinizden programcı seçerek, görevlerinizi başarıyla tamamlamaya bir adım daha yaklaşırsınız, çünkü uzmanlarınız şirketin ne konusunda uzmanlaştığını zaten anlar. Şirketiniz hakkında gerçekten bir fikirleri var, ancak bu, işe karşı tutumları olması gerektiği kadar sorumlu olmadığı için iyi bir sonucu garanti etmiyor. Uzmanlar için belirli bir program oluşturamayacak veya işin hızını artıramayacaksınız. Programcıların normalleştirilmiş iş günü, temel konular üzerinde çalışmayı içerir, ancak iş süreçlerini otomatikleştirmek için çalışmak için yeterli zaman yoktur. Kod yazma dili her programcı için benzersiz olduğundan, bu tür çalışanların değiştirilmesi imkansızdır.

Ancak dışarıdan gelen uzmanlar, şirketinizin faaliyet türünü bilmiyorlar ve bu da yaptıkları işin kalitesini kesinlikle etkileyecektir. Temel olarak, işe uygun bir yaklaşımları yoktur, bu nedenle işletmenizdeki iş süreçlerini otomatikleştirmek için uzmanları seçerken dikkatli olmalısınız.

Bir iş süreci otomasyon sistemi uygulamak için uzmanları seçerken, olası ortakların özelliklerini ciddiye almanız gerekir. Bunu yapmak için hizmet piyasasındaki fiyatları araştırmak ve incelemek gerekir. Para için tatmin edici değer son derece nadirdir. Bu nedenle, tarifelerde kendinize sınırlar koyun ve bir ortak seçerken buna rehberlik edin. Partnerin uluslararası ISO standardına uygun uygunluk belgesine sahip olması son derece önemlidir.

Bazı uzmanları seçtikten sonra, tüm potansiyel ortaklarla gerçek bir toplantı arzu edilir. İş süreci otomasyon sistemlerinin şirketlere girişiyle doğrudan ilgili bir dizi soru sorun. Örneğin, faaliyetleri sizinkine benzer şirketlerle çalışma deneyiminiz olup olmadığını, bir anlaşma yapmanın koşullarının neler olduğunu öğrenin. Bu bilgiler sayesinde, gelecekteki partneriniz hakkında bir fikriniz olacak.

Herhangi bir kuruluş lehine yetkin bir seçim yapmak için şirketinizin seviyesini göz önünde bulundurmalısınız. Şirket büyük bir marka değilse, ancak küçük iş, bir tür faaliyetle uğraşan, aynı düzeyde bir ortak seçmek en iyisi olacaktır. Bu durumda, sizinle ortaya çıkan sorunları küçük şirketlerle çözmek daha iyi olacağından, bu tür kuruluşlarla çalışmak daha hızlı ve daha istikrarlı olacaktır.

En etkili iş süreci otomasyonunu bile hangi riskler gizler?

Uygulama sürecinden sonraki olası riskleri de unutmamalıyız. Riskler değişebilir. Her şey, son teslim tarihindeki değişikliğe, çalışanların protesto öncesi uygulanmasına ve iş görevlerinin yapısındaki olası değişikliklere bağlıdır. Olası risklerden kaçınmak için, sistemlerin gelecekteki kararlı çalışması için mevcut yazılımı incelemek için kalifiye uzman arayışına ciddi şekilde yaklaşmak önemlidir. İşletme sahibinin kişisel katılımı ile başarılı bir “yükseltme” şansı önemli ölçüde artar. Yukarıdaki önerilerin tümünü uygularsanız, olumlu bir sonuç garanti edilir.

Şirketin iş süreci otomasyonunun faydaları ve etkinliği hakkında yetkin bir açıklaması, çalışanların olası direncini önlemeye yardımcı olacaktır. Açıklamadan sonra, çalışanlar değişmezlik hissi yaratmalıdır. karar. Herhangi bir sorun ortaya çıkarsa derhal çözülmelidir, çünkü herhangi bir gecikme şirketin performansında önemli bir bozulmaya yol açacaktır. İş süreci otomasyonu uygulama sürecini iyileştirmek için çalışanların ikramiyelerle ödüllendirilmesi önerilir. Bu yaklaşım, yapılan işin kalitesini artırabilir.

İş süreçlerini otomatikleştirme sorunları ve bunları çözmenin yolları

Sorun 1. Proje yönetilebilir bloklara bölünmez, kontrol noktaları tahsis edilmez ve sonuç olarak proje uygulama süreleri ertelenir.

Projenin farklı alanları için farklı çözümler var:

• Tam teşekküllü çalışma için birkaç alan belirlenmeli ve bunları kontrol etmek için yöneticiler atanmalıdır.
• Ayrıca genel mantıksal şemaları vurgulamalı, bir iş süreci otomasyon sisteminin uygulanması için işlem sırasını belirlemeli ve çalışmanızın sonucunu analiz etmelisiniz.

2. sorun Projenin mantıksal çerçevesi tanımlanmaz, sürekli yeni istekler ortaya çıkar ve bu da projede gecikmeye neden olur

Seçtiğiniz proje için kısıtlamaları (çerçeveyi) onaylanan belgede açıkça belirtmeniz gerekmektedir. Bu kısıtlamalar, referans şartları, projeler ve tasarım çözümleri olabilir. İş süreçlerini otomatikleştirme süreci, bu planın tüm hedeflerini açıkça yansıtmalıdır.

Sorun 3. Kaynaklar projeye yanlış zamanda dahil edilmiş, kaliteleri çözülen görevlere uymuyor

Gerekli kaynak miktarını ve katılımlarının zamanlamasını tahmin edin. Soruyu dürüstçe cevaplayın: Bu kaynaklar şu anda mevcut mu, doğru zamanda mevcut olacaklar mı? Kaynak ihtiyacı, kullanılabilirliği ve projenin zamanlaması arasında bir uzlaşma bulun.

Sorun 4. Şirket personeli direniyor

Çalışanları iş süreci otomasyonu hakkında bilgilendirmek için çeşitli bilgi kaynaklarını kullanın. Uygulamanın önemini ve değerini vurgulayan bilgilere çok dikkat edin. Sürecin sonucunda üstlerin menfaati hakkında çalışanlara duyurulur. Protesto organizatörünü bulun, çatışmayı çözmeye çalışın, başarısızlık durumunda onu kovun.

Sorun 5. Projenin ilerleyişi hakkında raporlama resmidir, gerçek bir gösterim ve işlevsellik testi yoktur.

Olası başarısızlıklardan harika sonuçların vurgulanması, tüm iş akışının düzenlenmesine yardımcı olacaktır. Gelecekte kaçırılan teslim tarihlerini önlemek için, soruna olası tüm çözümleri keşfedin. Örneğin, belirli bir süre sonra elde edilen sonuçları analiz edin. Sonuçlar şirketin çalışanlarını tatmin etmiyorsa, göstergeleri ideale ayarlayın.

Sorun 6. Etkili bir proje yönetim sistemi yok.

Katıldığınız toplantılarda, şirket çalışanlarının anlaşmazlıklara, çatışmalara nasıl dahil olduğunu görmekte ve böylece belirsizliği ortaya koymaktadır. Bu tür çatışmaları çözmek için, mevcut tüm zor durumların çözülmesine yardımcı olacak bir çatışma yönetimi uzmanının işe alınması önerilir.

Sorun 7. Proje müteahhit için düşük bir önceliğe sahiptir ve kalıntı ilkesine göre yürütülür.

Yüklenici, işle ilgilenmemekte ve projeye yeterince zaman ayırmamaktadır. Projeye yönelik bu kadar ihmalkar bir tutumun nedenlerini bulmaya çalışmak ve ortadan kaldırmaya çalışmak gerekir. Durum değişmeden kalırsa, sanatçı değiştirilmelidir.

Sorun 8. Projenin hedefleri tanımlanmaz, hedeflere ulaşma kriterleri ve proje sonuçlarını değerlendirme kriterleri onaylanmaz..

Sonuçların değerlendirilmesi, tüm projenin genel değerlendirmesini olumsuz yönde etkileyen kişisel tercihlere göre gerçekleşir. Değerlendirme kriterleri, projenin yönüne bağlı olarak ayrı ayrı derlenir. Örneğin, "Borçlu ile ilişkilerin yönetimi" yönü, şirketin müşteri borçları konusuna yetkin bir şekilde yaklaşmasına yardımcı olan bir başarı kriterinin oluşturulmasını gerektirir. Böyle bir kriter, faiz oranında sabit bir tutarda (yıllık %1,45) bir artış olabilir. Görevin uygulanmasının sonraki aşamaları için proje hedefinin belirlenmesi, şirketin olumlu sonuçlara daha hızlı ulaşmasına yardımcı olacaktır.

Uzmanlar hakkında bilgi

Anatoli Zübeyrov, Millsystems Genel Müdürü, Moskova. Millsystems, Sellora Yönetim Sistemi bilgi sisteminin resmi distribütörüdür. Sellora Yönetim Sistemi, her işletmenin ihtiyacını karşılayan ve her işletmeye uygun bir ERP yönetim sistemidir. Ek olarak, sistem Rusya pazarının gerçekleri için mükemmel şekilde optimize edilmiştir, yani. ev içi ofis işlerinin tüm ulusal özelliklerini dikkate alır.

Alexey Tuleshov, City-Box, Moskova Genel Müdürü. Faaliyet alanı: kişilere depolama hücreleri (veya kutuları) kiralamak. Depo sayısı: 2. Çalışan sayısı: 20. Yıllık ciro: 100 milyon rublenin üzerinde. (2012'de).

Andrey Kistenev, Intoto CEO'su (Mağaza-Lojistik teslimat hizmeti), Moskova. Andrey Kistenev, Moskova Fizik ve Teknoloji Enstitüsü'nden mezun oldu. 2008 yılından bu yana e-ticaret alanında çalışmakta olup; daha önce iş otomasyon projelerinde yer aldı. Faaliyet alanı: çevrimiçi mağazaların talebi de dahil olmak üzere kargo taşımacılığı. Personel sayısı: 30 (kurum içi), 40-70 kurye (kurum içi ve serbest).

İş süreçlerinin otomasyonu bazen sihirli bir değnek gibi görünüyor. Peki iş süreçlerini en iyi şekilde nasıl otomatikleştirebiliriz? İşlerin tartışılması, evrakların kaybolmaması, düzenlemelerin yardımcı olması, ekibin iyi yağlanmış bir mekanizma gibi hareket etmesi için mi?

Makalede, iş süreçlerini oluşturma ve otomatikleştirmenin nüanslarını analiz edeceğiz, hatalardan nasıl kaçınılacağını, iş süreçlerini otomatikleştirmenin amaç ve hedeflerinin neler olduğunu ve nereden başlayacağınızı ele alacağız. İş süreçlerini iyileştirmeyi ve belki de onlar için bir elektronik yönetim sistemi getirmeyi düşünüyorsanız, makaleyi dikkatlice okuyun. Ve bir kalem al!

İş dünyasında üç kaos balinası: var olmayan süreçlerin nasıl otomatikleştirileceği

İş süreci otomasyonunun hangi fırsatları açtığından bahsetmeden önce, şu anda hangi zorluklarla karşı karşıya olduğunuzu düşünelim.

İş dünyasında kaosu tutan üç kötü "sütun" evrenseldir. Büyük olasılıkla, onlara da aşinasınız:

• Düzenli hatalar. Petrov bir yazım hatası yaptı, Sidorov doğrulanmamış bir belgeyi onayladı, Vasechkina yanlış ayrıntılar içeren bir fatura gönderdi. Bu tür hatalar geçici ve maddi kayıplara, gözlerin seğirmesine ve geceleri çalışmayı beraberinde getirir.
• Kapalı kalma süresi. Belge bir hafta boyunca onaylanıyor, sonra ikincisi, işe değer. Önemli bir çalışan tatilde veya davayı teslim etmeden işten ayrıldı.
• Genel karışıklık. Evrak nereye gitti? Kağıt yığınındaki sekreter neden acil belgeyi fark etmedi? Bir müşteri iletişim kurduğunda, bir uzmana nereye gidilmeli, eğer doğru kişi eksik? Bu karışıklık ve koridorlarda kağıt desteleri ile dolaşmak can sıkıcıdır ve kesinlikle verimli çalışmaya katkıda bulunmaz.

10 yıl önce bile, iş süreci modellemesi pahalı, zaman alıcı ve bu nedenle çoğu şirket için gereksiz görünüyordu. Bazı insanlar, bitmemiş projeler ve harcanan milyonlar hakkında korku hikayeleri okuduktan ve hatta otomasyona yanlış taraftan yaklaşırken bile şimdi bile böyle düşünüyor. Ancak iş süreçleri otomasyonu üzerinde çalışan şirketlerin daha hızlı büyüdüğü, kriz zamanlarını daha iyi aştığı ve rakiplerinden daha iyi performans gösterdiği ortaya çıktı. Bu tür şirketlerde çalışanlar kendilerini daha rahat hissederler ve bu da ekipte doğru çalışma ortamını yaratır. Örnekler Toyota, Amazon, McDonalds'ın yanı sıra iş süreci otomasyonu hakkında geri bildirimde bulunan müşterilerimizin hikayeleridir.

Bugün, iş süreçleri oluşturma ve bunları nasıl otomatikleştireceğini bilme yeteneği, önemli bir rekabet avantajı haline geliyor.

İş süreçleri: Neyi otomatikleştiriyoruz, yoldaşlar?

Bazen stratejik konularla meşgul olan şirketin yönetimi yanılgıya düşer: Bizim için her şey yolunda. Ancak Petrov, bir pazarlama görevi durumunda Ivanova ile iletişime geçmeniz gerektiğini biliyorsa, bu bir iş süreci değildir. Ancak, çalışanların belirli bir sonuca ulaşmak için attıkları adımları evrensel olarak tanımlayan belirli bir eylem haritası, bu zaten bir iş sürecine benziyor.

Bir faaliyet planı, buna iş süreci diyebilmek için üç faktörü hesaba katmalıdır:

1. Açıklanan bağlantıların kararlılığı:çok sayıda eylem seçimi, geçişler, koşullar dikkate alınır.
2. İşlem sırasındaki eylemlerin düzenlenmesi: aramalar, mektuplar, ekler, itirazlar, manzaralar.
3. Mantıksal tamamlama: belirli ulaşılabilir hedef.

Açıkça modellenmiş bir iş süreci, "düşük bir başlangıçta" kayıpları ve hataları önlemek için sonucu görmenize ve işi tüm aşamalarda kontrol etmenize olanak tanır.

“İnce noktaların” oluşumuna bağlı olarak, iş süreci değiştirilir, aşamaları ayarlanır ve hangi bağlantıların zayıf olduğuna bakarlar. Algoritma geliştirme konusunda herhangi bir zorluk yaşarsanız, size yardımcı olmaya hazırız. Sonuçta, iş süreçlerinin gelişimi, otomasyon projesine hazırlıktır.

İşinizin kalbi sağlıklı mı?

Bugün iletişime geçin ve bireysel bir teklif alın İş süreçleri şirketin kalbidir. İşletmenizin formda olup olmadığını nasıl anlarsınız? Bizimle iletişime geçin ve iş süreçlerinden en iyi şekilde nasıl yararlanacağınızı ve şirketinizin tüm potansiyelini nasıl ortaya çıkaracağınızı öğrenin.

Bir danışma sipariş edin

İş süreci geliştirmenin temel amacı, şirketler arası etkileşimlerin kaotik bir şekilde örülmüş zincirlerinin düzenli, tutarlı ve anlaşılır algoritmalara sihirli bir şekilde dönüştürülmesidir. İşyerinde, ofiste, çalışanların zihninde, yöneticilerin zihninde düzen olsun!

Uri, düğme nerede? İş Süreçleri Otomasyonunun Hedefleri

Şimdi soru şu: Bütün bunlar nasıl yönetilir? Pekala, bütün bir çalışan kadrosuna ihtiyacınız var - parmağınızı nabzınızda tutmak ve "ince yerleri", "zayıf bağlantıları" ve yapılması gereken her şeyin yürütülmesini dikkatlice izlemek için!

Şirketlerin dörtte biri bu yolu izliyor, kalite departmanları kuruyor, yönetim ve sekreterlik kadrosunu genişletiyor. Ancak iş süreçlerini nasıl otomatikleştireceğinizi ve bunlar üzerindeki kontrol işlevini tek bir alana nasıl aktaracağınızı kendinize sormanız çok daha faydalıdır. Böyle bir iş süreci yönetim sistemi hem yapıcı, hem izleme mekanizması hem de işler plana göre gitmediğinde sinyal veren bir kontrolör olacaktır. Ancak “sihirli düğmenin” çalışması için hala çok çalışmanız gerekiyor.

Tabii ki, iş süreci otomasyonunun hedefleri sadece kontrol etmenin uygun bir yolu değildir. Sonuç olarak, kullanım otomatik sistem iş süreci yönetimi yardımcı olacaktır:

• Düzenli görevler düzenleyin.
• İnsan faktörünü en aza indirin.
• Süreçler içindeki sorumluluk alanlarını açıkça ayırın.
• Sürecin tüm detaylarını kontrol altında tutun.
• Müşteri etkileşim şemasına dahil edin.
• Farklı erişim haklarına sahip birleşik bir BT altyapısı oluşturun.
• Kendiniz ve çalışanlarınız için zamandan tasarruf edin.
• Sonuç olarak - şirketin yönetiminden tasarruf etmek.

Gördüğünüz gibi, iş süreci otomasyonunun hedefleri birçok yönden sizinkiyle aynı!

İş süreci yönetimi - bir şirketin sistemi

Daha da açık hale getirmek için, iş süreci yönetim sisteminin belirli işlevlerini - "1C: Doküman Yönetimi 8" - örnekler kullanarak analiz edelim.

Otomatikleştirilmiş bir iş sürecinin “diz üstü yazılı” olandan ne kadar farklı olduğunu açıkça gördük. Bu otomasyon seviyesine nasıl gelineceğini anlamak için kalır.

Gizli Bileşen: İş Süreçlerini Kayıpsız Bir Şekilde Otomatikleştirme

Muhtemelen süper bir sistem uygulayan, onunla uğraşan ve Excel'e tüküren Şirket N hakkında hikayeler duymuşsunuzdur. Bir şirket öngörülemeyen zorluklarla karşılaştığında olan budur. Çalışanların olağandışı çalışma şeklini sabote etmesi. Yerleşik süreçlerin hiçbir şekilde düzenlemeye teslim olmaması. Uygulama bütçesinin istenilenin ötesinde olması. O zaman sistemin kendisi ağır ve anlaşılmaz ama “burada bir düğme var, basıyorum ve her şey çalışıyor” gerekli.

Yöneticiler genellikle kuralı unuturlar: İş süreci otomasyonunun kurulduğu ilk aşama görevlerdir. Belge yönetim sistemi, en tuhaf işlerin gereksinimlerini karşılayabilecek büyük bir işlevselliğe sahiptir. Ancak önce, bu gereksinimler sunulmalıdır.

Araştırmamız, iş zorluklarının %70'inin, gereksinimleri ve sonuçları belirleme aşamasında ortaya çıktığını doğrulamaktadır. Bu nedenle, ilk istişareleri sağlamanın yanı sıra proje öncesi çalışma hizmeti de sunuyoruz. Bu adım yardımcı olur:

• şirketteki "ince noktaları" belirlemek,
• Otomasyon sistemi için hangi hedeflerin belirlendiğini belirlemek,
• Standart işlevselliğin şirket için uygun olup olmadığını veya değişiklik yapılması gerekip gerekmediğini anlamak,
• İş için hangi işlev setinin en uygun olacağını öğrenin,
• ilk etapta hangi süreçlerin otomatikleştirileceğini ve hangilerinin ertelenebileceğini belirleyin. Örneğin, tüm şirketin işini yavaşlatan alanlara, üzerlerinde çalışmak en kolay olmasa bile öncelik verilmelidir.

Sistem gereksinimlerinin ve sonuçlarının doğru şekilde yakalanması, bir otomasyon projesinin başarısının gizli bileşenidir. Bazen bu aşamada iş süreçlerinde bir sorun olduğu anlaşılır. O zaman onları değiştirmeniz veya sıfırdan oluşturmanız gerekir.

İş süreçlerinin otomasyonu ile ilgili görevlere karar verdikten sonra, bir proje ekibinin oluşturulmasına ve projenin uygulanmasına geçiyoruz.

İşletmenizin hangi sonuçları elde edebileceğini bilmek ister misiniz? için bize ulaşın ücretsiz danışmanlık- sana söyleyeceğiz!