Керівники компаній часто докладають безліч зусиль для поліпшення процесів, націлених на досягнення певних цілей та підвищення ефективності спільної роботи задіяних співробітників. Вони дійсно розуміють важливість забезпечення комунікації та ефективності між відділами чи групами у більшому масштабі. Цей пошук оптимального підходу до взаємодії пов'язаний з необхідністю вирішення життєво важливих проблем, які неминуче виникають при роз'єднаності в різних відділах та галузях компанії. Виконання необхідної роботи незалежно від інших підрозділів компанії може принести більше шкоди, ніж користі, оскільки в цьому випадку працівники націлені на вирішення конкретних питань, а не на досягнення загальної мети у рамках процесу. Програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів – BPMS – забезпечує співробітників компанії можливістю візуалізації ролі своїх завдань у бізнес-процесі, що допомагає збільшити продуктивність працівників, а також може принести позитивний ефект в інших сферах діяльності компанії та досягненні ключових цілей організації.

Що таке автоматизація бізнес-процесів?

Термін «бізнес-процес» використовується для опису організації та структури взаємопов'язаних дій співробітників компанії з єдиною метою – успішне досягнення поставленої мети. Суть автоматизації бізнес-процесу у тому, щоб задати структуру передачі відповідальності у виконанні процесу і, отже, досягнення мети. Для окремих співробітників бізнес-процес є кроками для досягнення успішних результатів. У разі малих і великих груп бізнес-процес сприймається як призначення обов'язків, які кожен учасник групи повинен виконати до виконання загальної групи завдання. Можна навести безліч прикладів автоматизованих бізнес-процесів, починаючи від процесу приготування страви за заданим рецептом до розгалуженого процесу поглинання однієї компанії інший. Компанії, що застосовують автоматизацію бізнес-процесів у таких галузях, як маркетинг, та інших, відзначають позитивні результати використання такого підходу до управління завдяки високому рівню організації робіт, цілеспрямованості дій співробітників та дисципліни при виконанні обов'язків.

Запорукою успіху бізнес-процесу є певні незамінні компоненти. Насамперед, для кожного етапу процесу потрібні дані та матеріали. По-друге, необхідний алгоритм – процес – якому люди або програмне забезпечення (у разі автоматизації бізнес-процесу) могли йти. Нарешті, має бути визначений результат з досягнення якого докладаються зусилля, витрачається час і використовуються дані. Важливо визнати важливість цих компонентів автоматизації бізнес-процесу та приділити час для вибору та формалізації кожного з них, оскільки заклавши правильну основу ви зможете розраховувати на коректний результат.

Автоматизація бізнес-процесів – історія

Вперше цей термін використовували Фредерік Тейлор та Генрі Гант – інженери-механіки та консультанти з управління – у 20-х роках ХХ століття. Спочатку цей термін був прив'язаний до виробництва, але, очевидно, що в процесі вивчення та переосмислення терміна бізнес-процесу він став застосовним навіть для опису динаміки діяльності в рамках сім'ї. На початку 80-х років на основі робіт У. Едвардса Демінга та Джозефа М. Джурана була розроблена нова концепція бізнес-процесу та теорія знайшла підтримку технологіями. Наприклад, абсолютно нові способи взаємодії, постановки цілей та досягнення результатів з'явилися завдяки появі друкарських машинок, копіювальних апаратів та персональних комп'ютерів. Інтернет також став одним із основних факторів для розробки нових підходів до управління бізнес-процесами (BPM) та розвитку практики автоматизації бізнес-процесів.

Теорії управління бізнес-процесами вже майже сто років, і вона продовжує розвиватися, тому може бути корисна кожному бізнесу для досягнення актуальних цілей завдяки організації та поділу процесів на різні етапи, що виконуються людьми та рішеннями для автоматизації бізнес-процесів.

Приклади та ідеї автоматизації бізнес-процесів

Існує безліч прикладів процесів для успішного виконання яких доречним є застосування автоматизації бізнес-процесів. Діяльність у таких галузях як фінанси, людські ресурси та маркетинг може бути поділена на різні процеси, частина з яких може бути автоматизована. Наприклад, завдяки автоматизації бізнес-процесів за наймом співробітників та їх адаптації на робочому місці, процесів обробки запитів на закупівлю та замовлень від клієнтів, можна досягти відмінних результатів у покращенні якості виконуваних робіт та зменшенні операційних витрат.

Бізнес-процес погодження документа, створений та виконуваний у рішенні на базі Comindware Business Application Platform

Основні переваги автоматизації бізнес-процесів

Ключова ідея використання цифрових інструментів полягає в тому, щоб ефективно працювати з усіма даними про клієнтів, завдання та послуги/товари компанії, а також автоматизувати певні дії, які можуть бути виконані без людських зусиль. Метою автоматизації бізнес-процесів не є заміна співробітників, які виконують завдання, що повторюються, на програмних роботів. Завдяки автоматизації бізнес-процесів, співробітники компанії позбавляються рутинних і механічних завдань і отримують можливість сфокусуватися на виконанні нових обов'язків, дослідницьких завдань або будь-якої активності, що передбачає застосування досвіду та знань співробітника.

BPM-система від Comindware радикально спрощує управління завданнями у рамках бізнес-процесу для співробітників компанії

Автоматизація бізнес-процесів також допомагає групам людей краще координувати зусилля, тому дезорганізація може бути виключена з рівняння. Нарешті, автоматизація бізнес-процесів може гарантувати більш високу точність результатів. Всі ці переваги є причиною того, що все більше і більше підприємців, керівників відділів, а також малих та великих компанійзастосовують автоматизацію бізнес-процесів у роботі.

Всі ці переваги є актуальними для кожної організації, яка хоче залишатися зберегти свою конкурентоспроможність і розвиватися. У кожного бізнесу на прикметі є конкуренти, які прагнуть завоювати актуальний ринок, і підхід до управління роботою в компанії може стати вирішальним фактором конкурентної боротьби. Найчастіше саме своєчасна автоматизація бізнес-процесів вирішує який бізнес досягне успіху, а який балансуватиме на межі існування.

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі, спеціаліст з партнерських відносин.

Автоматизація бізнес-процесів – це дуже важливе завдання для кожної компанії, яка орієнтована на постійне зростання та розвиток. Критерії, що визначають, що настав час автоматизувати певні процеси, розвивати чи інтегрувати наявні IT-рішення, залежать від масштабів компанії та стадії її розвитку. На першому етапі більшість компаній впроваджують CRM, потім - ERP, а коли бізнес підростає, замислюються про BPM. Що ховається за цими абревіатурами і в який момент кожне з рішень настав час застосовувати у вашій компанії?

Вибудувати відносини із клієнтами

CRM-система – мабуть, одне з перших IT-рішень, які варто запровадити компанії, яка продає товари чи послуги клієнтам. Якщо ваш бізнес - це не скринька з шаурмою біля метро або виробнича компанія з єдиним замовником, CRM вам знадобиться. Хороша ознака того, що прийшла - той факт, що ви вже не можете пам'ятати всі домовленості та взаємодії з поточними клієнтами.

CRM розшифровується як Customer Relationship Managementтак що це не просто база даних з адресами та телефонами клієнтів і сумами угод. Насамперед це система, що допомагає вибудовувати стабільні стосунки з вашими користувачами. А це включає не тільки ведення клієнта по вирві продажів – від заявки до угоди, – а й участь усієї бази користувачів в email-маркетингу, тригерні розсилки, спеціальні акції і як результат – повторні продажі.

Без CRM-системи бізнес може в певних межах зростати «вшир» (завдяки притоку нових клієнтів), але буде досить складно збільшувати середній чек, прибуток з одного клієнта та нарощувати базу лояльних користувачів.

«У нас поетапний підхід до автоматизації: у міру збільшення кількості замовлень ми стандартизували та переводили бізнес-процеси на автоматичні рейки за допомогою представлених на ринку готових рішень. Насамперед ми максимально автоматизували роботу з клієнтами, щоб не гаяти часу на пошук важливої ​​інформації та давати якомога оперативніший відгук на запити наших замовників. Ми впровадили CRM-систему, щоб бачити та постійно аналізувати історію відносин з клієнтом – дзвінки, замовлення, листування, зворотний зв'язок. Якщо раптом потрібно швидко підняти історію на замовлення, а відповідальний менеджер захворів, ці системи дуже полегшують життя. Якщо потрібно передати справи новому співробітнику, це також не проблема», – каже керуючий партнер компанії «Кінодоктор» Євген Непейвода.

Автоматизувати процеси всередині компанії
Протягом перших місяців і навіть років життя компанія може зростати та розвиватися стихійно: з'являються нові відділи та функціональні підрозділи, дробляться завдання, навантаження перерозподіляється між різними співробітниками. У цей момент може виникнути плутанина: хто відповідає за якісь завдання? У який термін має бути виконано цю роботу?

Якщо подібні питання стали актуальними для вашої компанії, значить, настав час автоматизувати процеси всередині організації. Для цього використовують ERP-системи (Enterprise Resource Planning – управління ресурсами підприємства). ERP допомагає інтегрувати всі відділи та функції компанії в єдину систему. В результаті всі співробітники працюють з єдиною базою даних, їм простіше обмінюватися різною інформацією, розподіляти завдання (як усередині відділу, так і між різними департаментами).

«Сигнал до того, що настав час зайнятися автоматизацією ресурсів усередині компанії - проблеми з організацією процесів на рівні відділу і між відділами: процес може не дотримуватися, гальмуватися або бути незрозумілим виконавцям і керівництву», – каже бізнес-аналітик компанії DIRECTUM Максим Кайнер.

Заглибитись у бізнес-процеси

Якщо основне завдання ERP – оптимізувати бізнес-процеси в компанії шляхом скорочення матеріальних та тимчасових витрат, то системи BPM (Business Performance Management)вирішують завдання вищого рівня. Можна сказати, що ERP-системи ув'язнені під вирішення тактичних питань, а BPM – це вже більше про стратегію. Якщо ERP відштовхується від ресурсів та поточного стану бізнесу, BPM допомагає подивитися углиб бізнес-процесів. BPM-система потрібна тоді, коли в компанії є кілька нетривіальних бізнес-процесів (які можуть постійно змінюватися), і є необхідність їх прискорити, зробити більш стандартизованими і прозорими.

«Автоматизація бізнесу просто потрібна на стадії активного зростання компанії. Без неї ви будете прив'язані до своєї компанії товстим канатом, більше, досягти значних масштабів бізнесу буде складно.
Дві мої компанії зараз повністю автоматизовані. Це означає, що без мене реалізуються як функції продажу та маркетингу, і управлінські функції прийняття рішень, зокрема стратегічних.
Впроваджувати автоматизацію такого рівня можна, коли ти вже досконально знаєш свій бізнес. В який момент це варто робити?
● Коли компанія починає зростати, і стає вже нереально управляти їй у «ручному» режимі
● Коли необхідно звільнити свій час або час керуючих менеджерів
● Коли ви почали відчувати депресію та повну відсутність бажання далі самостійно розвивати цей бізнес
● Коли ви бажаєте запустити новий проект
● Коли вам потрібен час, щоб придумати спосіб вибухового зростання поточного бізнесу
Щоб грамотно впровадити автоматизацію, необхідно чітко розуміти всі бізнес-процеси, послідовність дій, які необхідно автоматизувати – саме тому спочатку необхідно пройти шлях «ручної» роботи. Але важливо не «зависати» на стадії ручної праці надовго. Відповідні звички та норми настільки укорінюються всередині бізнесу та колективу, що автоматизація стає чужорідною та складною для впровадження», – каже засновник мережі фотошкіл Like та мережі міських кафе «Светр» Галія Бердникова.

Своє чи заводське?

На етапі автоматизації багато компаній стикаються з дилемою – чи писати власне рішеннячи скористатися «коробковим»?

Більшість великих IT-компаній, таких як Microsoft, SAP та 1C, надають готові системи автоматизації для бізнесу. Є також багато невеликих вендорів, які пропонують заводські рішення – завдяки меншому масштабу під час роботи з такими постачальниками можна досягти більшої кастомізації програм під ваш бізнес. Тим не менш, багато компаній намагаються робити самописні рішення.

« Коли я працював в одній невеликій SEO-компанії, потреба в сервісі для виставлення завдань копірайтерам, контролю їх виконання та обліку часу з'явилася при розмірі штату понад п'ять осіб. Спочатку використовували самописне рішення. Але його стало важко підтримувати, і воно вичерпало функціональність вже через півтора роки, при штаті в 15 осіб: три продавці-акаунти, чотири програмісти та відділ копірайтерів. Придбали річну передплату на хмарне рішення, що поєднує в собі CRM, найпростіший workflow та облік робочого часу.
Це типовий сценарій: спочатку менеджери думають «ми все зробимо самі», але потім виникає розуміння, що на ринку є готові рішення від вендорів, які недаремно розробляють та покращують їх роками.
Є випадки, коли навіть за штату понад 20 осіб фірми обходяться самописними сервісами, але для цього потрібен свій IT-фахівець, який постійно працюватиме над цим рішенням – це обходиться недешево», – розповідає Максим Кайнер.
Але все ж таки готові заводські програми не можуть вирішити всі проблеми замовника – треба завжди розуміти, що їх доведеться адаптувати під свої потреби.
«Будьте готові до того, що будь-яка «коробкова версія» IT-продукту для автоматизації не зможе врахувати всієї вашої специфіки, вимагатиме додаткового налаштування під ваші процеси. І доопрацювання системи буде продовжуватися і надалі - у міру зростання та ускладнення вашого бізнесу», – каже керуючий партнер юридичної фірми Revera Дмитро Архипенко.

Як вибрати систему автоматизації, що підходить вашому бізнесу на цьому етапі? Залишіть свій email і ми надішлемо вам список відповідних рішень!

У період кризи в бізнесі з метою запобігання різноманітним проблемам, а також щоб зробити роботу в цілому більш ефективною, компанії застосовують методи, які називаються комплексною автоматизацією. З допомогою цього можна домогтися істотного зниження витрат як технологічного, і фінансового характеру.

Що являє собою автоматизація бізнес-процесів

У бізнес-процес завжди включені різні етапи, функції, кроки та інші дії, які здійснюються з певною послідовністю. Основна мета застосування бізнес-процесів – досягнення підприємством певних намірів (сукупності процесів з того моменту, як приймають замовлення, до того, як їх виконують). У бізнес-процес включені всі учасники організації, що взаємодіють між собою. Йдеться про керівників, клієнтів та співробітників фірми.

Тобто роботу будь-якого підприємства можна як сукупність різних бізнес-процесів, пов'язаних між собою. У компаніях всі бізнес-процеси умовно поділяються на три види. Це:

• основні (ключові) бізнес-процеси, створені задля створення цінності послуги чи товарів для покупців і підвищують їх вартість проміжної щаблі створення (наприклад, монтажу, виробництва, розробки);
• підтримуючі бізнес-процеси, Націлені на те, щоб надавати потрібні для ключових процесів ресурси, а також забезпечувати інфраструктуру компанії (мова тут може йти про управління ресурсами, обробку інформації та обслуговування);
• процеси розвитку, Що забезпечують удосконалення роботи підприємства у майбутньому; в рамках даних бізнес-процесів навчається та підвищує свою кваліфікацію персонал, відбувається планування подальшої діяльності;
• керуючі бізнес-процеси, Спрямовані на вирішення завдань компанії шляхом планування, мотивації та навчання персоналу, оперативного управління.

Виходячи з усього перерахованого вище, можна сказати, що будь-який керівник повинен управляти бізнес-процесами, оскільки саме від цього багато в чому залежить успіх і процвітання компанії. Будь-який директор націлений на організацію роботи свого підприємства таким чином, щоб виконання бізнес-процесів велося відповідно до складеної раніше схеми. При цьому в діяльності компанії не повинні бути присутніми збої. Витрачати час на роботу з документацією в ідеалі також слід мінімум.

Ефективних методів організувати свій бізнес сьогодні багато. Серед найбільш корисних та раціональних можна виділити комплексну автоматизацію бізнес-процесів на базі розробки своєї моделі інформаційної системи чи вже готової, але адаптованої під своє підприємство. Слід зазначити, що така система автоматизації дає можливість зробити виробництво більш прибутковим, значно скоротивши витрати.

Бажаного результату від автоматизації бізнес-процесів чекати не варто за старого підходу до моделі управління організацією. Традиційна виробнича культура, найчастіше, користується функціональною управлінською моделлю бізнес-процесами, яку застосовують протягом досить тривалого періоду часу. Досі вона дає управлінцям хороші можливості для зростання та розвитку. Найбільший дефект у ній – наявність затримок та втрата інформації. Як правило, ефективні методидії обговорюються в усному форматі. Оскільки така форма має властивість спотворювати інформацію, відомості після «переговорів» стають недостовірними.

В сучасному бізнесіта економічній практиці застосовується безліч методик у розвиток. Якщо ж розглядати не світові тенденції, а окремо взяту компанію, можна сказати про низку проблем та симптомів, за яких комплексна автоматизація технологічних та бізнес-процесів вкрай необхідна та важлива. У цій статті ми розглянемо все «з кінця», описавши досконалу з управлінської точки зору компанію. Отже:

• Фірма працює безперебійно, співробітники координують дії та здійснюють діяльність злагоджено.
• На підприємстві відсутні втрати та затримки, інформація не спотворюється.
• Виконуючи повсякденну роботу, фахівці підприємства залишаються насамперед клієнтоорієнтованими та виконують завдання фірми, відсуваючи особисті потреби та інтереси на другий план.
• Усі співробітники чудово розуміють, як їхня діяльність впливає на показники організації.
• На підприємстві ясно, який співробітник відповідає за ті чи інші функції та цілі.
• На виконання кожного завдання приділяється певний час.
• Компанія працює на користь своїх клієнтів, і саме на це спрямована її діяльність.

Якщо все це є на вашому підприємстві, робити нічого не потрібно – нехай компанія зростає далі. Якщо все зовсім інакше, варто задуматися про автоматизацію бізнес-процесів, оскільки саме вона дозволить зробити діяльність вашої фірми успішнішою і продуктивнішою.

Яка мета автоматизації бізнес-процесів підприємства

Кожна компанія веде свою діяльність, щоб вирішити поставлені завдання, а тому кожен із бізнес-процесів необхідно виконувати для досягнення цілей фірми. Якщо такий підхід вам близький, то ваша організація орієнтується на досягнення певних цілей, як і всі співробітники, які працюють у ній. На підприємстві всі працівники, бізнес-процеси та дії мають бути продуктивними та переслідувати одну мету. Тільки в цьому випадку можна говорити про перспективність роботи компанії в майбутньому.

В даний час багато підприємців віддають перевагу автоматизації технологічних та бізнес-процесів. Це дає можливість вирішувати такі завдання:

1. Розподіл відповідальності

За кожну дію та бізнес-процеси окремо має відповідати певна людина. Саме ця особа піклується про ефективність дії, що виконується, може вплинути на перебіг подій, внести корективи в діяльність, якщо це буде потрібно. У бізнес-процесі є певні завдання та функції, а у кожного з них, у свою чергу, – той, хто відповідає за їх виконання. Добре, якщо у компанії є варіант розподіляти функції та завдання між співробітниками за допомогою автоматизації. Якщо система побудована грамотно, стає зрозуміло, хто відповідальний за виконання тих чи інших завдань у бізнес-процесі.

2. Забезпечення цілісності інформації

Практично у кожній організації виникає проблема функціонального керування, пов'язана із втратою, затримками чи спотворенням інформації Це питання можна вирішити завдяки автоматизації бізнес-процесів, оскільки виконавці завжди можуть отримати докладну інформацію щодо виконання тих чи інших завдань. Кожен користувач знає, що потрібно зробити, і як досягти бажаного результату. Завдання можуть супроводжуватися різними об'єктами, наприклад, файлами Microsoft Office (Word, Excel).

Слід зазначити, що з роботі облікової системи на 1С платформі як об'єктів можуть бути документація чи накладна з витрат. Коли співробітник отримав те чи інше завдання, він не витрачатиме час на пошук потрібних йому даних, оскільки всі важливі для проведення тієї чи іншої роботи відомості прикріплені до завдання.

Коли завдання виконано, працівник робить у системі відповідну позначку. Далі система автоматизації починає передавати інформацію з управління процесом іншим працівникам. Такий підхід суттєво полегшує життя і керівникам та співробітникам компанії. Дані не спотворюються, зберігаються, немає затримок. Крім того, мінімізуються ризики невиконання та несвоєчасного складання завдань. Виконавці не витрачають багато часу на пошук потрібних відомостей, а сама інформація залишається у первозданному неспотвореному вигляді.

3. Дотримання термінів

Підприємства, що використовують традиційні управлінські методи, часто стикаються з порушенням термінів. Саме тому система автоматизації має здійснювати чітке керування часом розв'язання задач. Дуже зручно, коли можна говорити як про відносні терміни вирішення завдань, наприклад, «протягом 3 годин після отримання», так і про абсолютні – «до 15.00 останнього дня цього тижня». При цьому система автоматизації видає нагадування та здійснює контроль над термінами виконання завдань. В результаті менеджер фірми отримує можливість здійснювати контроль термінів виконання будь-якого завдання і отримувати статистику по сьогоднішньому дню і за минулий період.

4. Контроль

У системі має бути звітність. Необхідно контролювати поточний стан компанії: які процеси виконуються в даний момент. Так, наприклад, зі звіту можна дізнатися, що в даний момент співробітники виконують стільки замовлень з виготовлення обладнання та стільки-то з його монтажу.

В ідеалі система також повинна показувати, чи дотримуються терміни вирішення завдань. Можливість відслідковувати ці бізнес-процеси дозволяє керівникам контролювати, хто дотримується термінів, а хто ні. Також необхідно аналізувати статистику виконання бізнес-процесів за минулі періоди: що було виконано, чи були зриви та перенесення термінів. Аналізуючи ці дані, робота підприємства може бути покращена, а фахівцями прийнято низку організаційних та кадрових рішень.

Які вигоди приносить автоматизація управління бізнес-процесами компанії

За рахунок автоматизації бізнес-процесів компанія може істотно підвищити рівень і якість послуг. Автоматизація бізнес-процесів практично виключає людський фактор, що впливає на роботу з великим обсягом інформації. Зробивши вибір на користь автоматизації бізнес-процесів, ви досягнете:

• Зниження числа помилок.
• Збільшення швидкості проведення операцій у рамках циклу.
• Підвищення продуктивність роботи для підприємства.
• Висока точність операцій і швидкість прийняття рішень.
• Зменшення витрат і часу, яке витрачаєте виконання роботи.
• Зниження можливої ​​кількості варіантів результатів.
• Виконує кілька операцій у паралельному режимі.

Після того як ви оптимізували бізнес-процеси, проаналізуйте варіанти їхньої автоматизації. У деяких випадках автоматизація бізнес-процесів не дасть бажаних результатів, завдавши лише збитків. Йдеться, зокрема, про наступні ситуації:

• коли ви виконуєте операцію, не можна підтримувати необхідний рівень якості;
• автоматизація бізнес-процесів – складний з технологічного погляду захід;
• при переході на автоматизацію бізнес-процесів значну частину працівників потрібно або перенавчати, або звільняти;
• як послуги, так і продукція мають короткий життєвий цикл;
• попит над ринком нестабільний, виробництво вимагає постійного внесення поправок.

В яких сферах роботи потрібна автоматизація бізнес-процесів підприємства

Як правило, автоматизація бізнес-процесів починається з тривалої рутинної роботи, від якої прямо залежить і дохід, і прибуток фірми. Другий варіант - робота над проблемними ділянками та пробілами у виробництві. Отже, що потрібно зробити?

Перше - автоматизація вирішення трудноздійсненних завдань. До них відносяться, наприклад, такі заходи, як облік роздрібного товарообігу, аналіз руху продукції, планування фінансових потоків, розподіл та облік робочого часу, розрахунок собівартості товарів та послуг.

Друге - автоматизація може торкатися роботи тих співробітників компанії, які виконують прості, але рутинні дії. Тут можна відзначити логістів, телемаркетологів, менеджерів із продажу. Також можна позбавити деяких працівників виконання низки дій. Наприклад, дуже розумно з боку керівництва компанії проводити облік товарів в інтернет-магазині.

Третє – автоматизація бізнес-процесів може бути використана для наведення порядку, зокрема відстеження запасів на складі, контролю за дебіторською заборгованістю. Ви можете дізнатися, наскільки зайняті працівники, чи продуктивна їхня діяльність, чи виконують вони всі поставлені завдання. Автоматизація бізнес-процесів, всіх і одночасно, не потрібна. Якщо це потрібно, ви можете поетапно займатися розширенням масштабів автоматизації бізнес-процесів на підприємстві. Таким чином, створення єдиної системиуправління буде поступовим. Найголовніше – ви повинні пам'ятати, навіщо впровадили на підприємство автоматизацію бізнес-процесів. Дана система має бути корисною та вирішувати певні завдання. А якщо ні, то ви витратите час і сили на її впровадження.

Думка експерта

Що автоматизувати насамперед

Анатолій Зубейров,

генеральний директор компанії «Міллсистемс», Москва

Автоматизація, перш за все, має торкнутися тих бізнес-процесів, які потребують серйозних витрат у плані праці. Якщо йдеться про велике масштабне підприємство, можна впорядкувати оборот документів усередині компанії, що стосуються поставок та розрахунків між різними її підрозділами. Інформаційна система має самостійно відстежувати всі бізнес-процеси, не залучаючи до цього персонал.

Щодо середніх за розміром підприємств, тут автоматизацію бізнес-процесів слід застосовувати до покупців та постачальників – їхньої взаємодії між собою. Насамперед, про автоматизацію бізнес-процесів варто задуматися торговим фірмам з декількома десятками номенклатурних позицій та великою кількістю контрагентів. Маленьким компаніям необхідно подбати про те, щоб робота з IT велася максимально просто, а діяльність фірм при цьому залишалася такою ж ефективною. Щоб вести всі бізнес-процеси, на підприємстві має бути мінімальна кількість працівників.

Якісна автоматизація складської логістики, доставки та збуту веде фірми до зниження витрат, а також дозволяє уникнути:

• оплати праці зайвих працівників, які працюють за наймом;
• неефективного використання транспорту, що знаходиться у власності компанії, та надлишку площ на складах;
• втрати товару, що має обмежений термін придатності;
• переплати за транспортні послуги різним підприємствам (це стане можливим за рахунок оптимізування тарифів та організації доставок).

Як вибрати програмне забезпечення? Насамперед, воно має дозволяти проводити автоматизацію бізнес-процесів усіх ланцюжків. Необхідно, щоб усю операцію з усіма етапами можна було виконувати у найкоротший термін. Важливо, щоб про використання програмного забезпечення для автоматизації бізнес-процесів знали всі співробітники, навіть якщо вони недостатньо володіють комп'ютером.

На яких рівнях проводиться автоматизація бізнес-процесів компанії

Автоматизація бізнес-процесів потрібна, щоб підтримувати управління усім щаблях підприємства. Слід сказати про кілька рівнів управління у компанії. Йдеться про тактичне, стратегічне та оперативне. Спираючись на цю систему, варто виділити такі рівні автоматизації бізнес-процесів:

1. Нижній рівень автоматизації чи рівень виконавців. Тут йдеться про які проходять регулярно. Мета автоматизації у разі – вирішення термінових завдань, наприклад, виробництво, підтримання заданих параметрів і певних робочих режимів (температури складі та інших.).
2. Рівень управління виробництвом чи тактичний рівень. на даному щаблі дозволяє грамотно розподіляти завдання між усілякими процесами на нижньому рівні. Як приклади можна навести управління діяльністю на виробництві та пов'язані з цим бізнес-процеси. Йдеться, зокрема, про планування виробничої роботи, обслуговуванні, управлінні документацією та ресурсами компанії.
3. Рівень управління підприємством чи стратегічний рівень. у разі дозволяє вирішувати як прогнозні, і аналітичні завдання. Цей рівень, спрямований на стратегічне та грошово-господарське управління, необхідний, щоб підтримувати роботу вищої ланки управління фірмою.

Думка експерта

Що включається до програмного комплексу для управління бізнес-процесами

Олексій Тулєшов,

генеральний директоркомпанії «Сіті-Бокс», Москва

При реалізації проектів з автоматизації бізнес-процесів компанії нерідко спираються на практику інших фірм у своїй галузі та починають з оптимізації найважливішого, на їх погляд, процесу. Але використання такого підходу виправдане не завжди. Наприклад, наше підприємство поки що не почало проводити автоматизацію головного бізнес-процесу – роботи з клієнтами. Ряд інших бізнес-процесів наша компанія максимально автоматизувала, спираючись на досвід західних фірм, які працюють у схожій з нами галузі. Ми шукали готові рішення у Росії, проте безрезультатно. У зв'язку з цим ми розпочали розробку власного програмного комплексу, що дозволило керувати бізнес-процесами. Цей комплекс складається із трьох блоків.

1. Програма управлінського обліку дає можливість здійснювати контроль за наданням послуг, у тому числі додаткових ( транспортної логістики, робіт з навантаження та розвантаження, продажу коробок, стелажів, замків, стійок). Всі ці послуги приносять нашій компанії близько 20% від прибутку.
2. CRM-система працює на підтримку взаємодії з клієнтурою.
3. Система управління контентом (CMS) дає можливість керувати сайтами, блогами та іншими інформаційними ресурсами.

Щоб створити таку систему, ми витратили близько 2,5 мільйонів рублів. 500 тисяч рублів із цієї суми ми направили на підготовку ТЗ для фахівців із розробки. На даний момент ми завершуємо тестувати систему, але основну частину робіт завершено, і ми вже можемо сказати: щоб реалізувати подібний проект, необхідно близько 6 місяців – одного року.

Якої підготовки потребує автоматизація бізнес-процесів

Автоматизація бізнес-процесів має на увазі проведення мінімум чотирьох типів заходів.

Крок 1. Проведіть аудит бізнес-процесів

Основне завдання аудиту – виділення ключових бізнес-процесів та осіб, які є відповідальними за досягнення цієї мети. Вам слід обговорити з керівництвом усіх важливих відділів підприємства та з'ясувати такі моменти:

• Хто є відповідальним за виконання того чи іншого завдання.
• Перевірити колектив на наявність співробітників, яких можна було б назвати «сірими кардиналами». Йдеться про надмірно амбітних людей, які на незаконних умовах могли б дійти керування, тим самим завадивши автоматизації бізнес-процесів.

Нехай бізнес-процеси у вашій компанії описують запрошені консультанти. Це буде найрозумнішим рішенням, оскільки ви отримаєте об'єктивний опис та інформацію про те, наскільки вони ефективні.

Крок 2. Призначте керівника проекту

При призначенні співробітника, відповідального за автоматизацію бізнес-процесів, врахуйте, що ви не досягнете успіхів у таких випадках:

• Якщо керувати проектом буде менеджер середньої ланки, оскільки вищестоящі співробітники не виконуватимуть його вказівки.
• Якщо керівництво здійснюватиме перша особа підприємства. Зазвичай типових співробітників не цікавить автоматизація бізнес-процесів та подібні до неї заходи.

Найраціональніше рішення – довірити виконання цього завдання людині, яка має подібний досвід в управлінні і, до того ж, має необхідні навички керівництва та комунікації. Далі вам слідує:

• зробити співробітника, відповідального за ведення проекту, своїм заступником та виділити йому кабінет у безпосередній близькості до вас;
• доручити керівнику проекту розповідати вам про будь-які спроби «непримирення» із новою системою в колективі;
• доручити йому розробку вимог та вказівок, необхідних для виконання з боку інших членів колективу.

Ви повинні просувати свою лінію та розповідати співробітникам про необхідність виконання всіх розпоряджень проекту.

Крок 3 Виберіть IT-рішення

Не треба вестися на казки фахівців-консультантів, а тим більше – купувати неперевірені або програми, що недавно з'явилися на ринку. В ідеалі потрібно:

• вивчити російські компанії, які працюють у вашій сфері, та дізнатися про впроваджені ними рішення з автоматизації бізнес-процесів;
• розглядати ті компанії, де реалізація системи автоматизації бізнес-процесу пройшла успішно;
• переконатися, що автоматизація бізнес-процесів відбулася як документально, а й у справі.

Важливо безперервно сперечатися зі своїми працівниками. Вислуховуйте підлеглих, розмовляйте про можливі варіанти. Наприклад, якщо ваша компанія пов'язана з виробничою діяльністю, обійдіть без застосування саме на виробництві дорогої програми.

Крок 4. Визначте преміальні

Автоматизація бізнес-процесів не працює, якщо співробітники компанії не мають достатньої мотивації. Вам слід обговорити з власником фінансові питання та домовитись про суму, яка буде спрямована на премію за ефективне використаннядля підприємства автоматизації бізнес-процесів кожному етапі.

Розраховувати розмір премії – дуже суб'єктивне питання. У цьому випадку важливо не забувати про людський фактор, оскільки він є ключовим. Якщо ви – керівник підприємства, то добре знаєте про запити своїх підлеглих. Хтось цілком задоволений невеликою премією за гарну роботу, а хтось незадоволений і річною виплатою як заохочення.

Якщо IT-система, яку ви запроваджуєте, коштує недорого, не потрібно встановлювати великий розмірпремій, адже ви не зацікавлені у підвищенні вартості проекту. Інше питання, якщо має працювати зі складною ERP-системою, яка дозволить вам повністю перебудувати діяльність підприємства. Тут логічно подбати про великий розмір преміального фонду, а то й підвищити рівень витрат на ІТ-систему.

Думка експерта

Як підвищити зацікавленість працівників в автоматизації

Андрій Кістеньов,

генеральний директор компанії "Інтото" (служба доставки Shop-Logistics), Москва

Саме працівникам вашого підприємства належить вивчати інтерфейс програми. У зв'язку з цим цілком логічно вислухати пропозиції щодо зображення на екрані, бажаного дизайну, кнопок на моніторі та інших складових. Якщо ви працюватимете в тісному форматі зі своїми підлеглими, то обов'язково уникнете «бунту» при введенні автоматизації бізнес-процесів. Мені здається, розумніше співпрацювати у цьому питанні не з усім колективом, а з його частиною, безпосередньо – з лінійними керівниками. Наприклад, під час наради я озвучую деякі скарги клієнтів, пов'язані з системою автоматизації бізнес-процесів, і раджуся з підлеглими, що робити, щоб уникнути подібних ситуацій надалі.

Під час обговорення ми приходимо до спільного знаменника та визначаємо, у чому причина того чи іншого збою. У цьому випадку я питаю у начальника відділу, що потрібно зробити, щоб уникнути подібних ситуацій надалі. Керівник, у свою чергу, усвідомлює проблему та пропонує оптимальні шляхи її вирішення. Оскільки він зацікавлений у покращенні ситуації, то особисто контролюватиме процеси впровадження автоматизації бізнес-процесів і слідкуватиме за якістю роботи всіх співробітників.

Виходячи з практики нашої компанії, можу сказати: кожен відділ на підприємстві завжди впевнений, що зміни торкнуться його саме з негативного боку. У зв'язку з цим загальні збори перед запровадженням автоматизації бізнес-процесів дуже корисні, оскільки ви отримуєте можливість більш докладно роз'яснити ключові моменти того чи іншого питання, а також вислухати побажання та думки співробітників.

Як визначити, яка система автоматизації бізнес-процесів потрібна

Щоб перейти від ручної рутинної праці до IT і зробити виконання робочих бізнес-процесів більш швидким та зручним, застосовують саме системи автоматизації, що складаються з різних програм та сервісів. Інакше кажучи, система автоматизації бізнес-процесів – це і складна ERP-система, і «хмарний» сервіс. У будь-якій системі автоматизації бізнес-процесів є два ключові елементи, один з яких – введення (збір) інформації, другий – надання оброблених даних у потрібному для керівника або профільного майстра типі або форматі.

Є добрий варіант моментального отримання «воронки продажів». Необхідно лише своєчасно вносити відомості про комунікації з потенційними покупцями товарів та послуг, вказувати, у якому форматі проводяться переговори, чи успішні вони, та за їхніми результатами фіксувати у програмі дані про угоди, що відбулися. Так система автоматизації бізнес-процесів може суттєво полегшити роботу підприємства. Коли накопичаться деякі статистичні дані, ви можете зробити висновок про якість та інтенсивність роботи ваших менеджерів.

Варто відзначити, що все залежить від масштабності та багатогранності бізнесу. Саме цей показник впливає на кількість вихідних відомостей, різноманітність та детальність підсумкових звітів про виконану роботу. Системи автоматизації за тим самим принципом застосовуються інших процесів. Завдяки продуманим IT-технологіям керівники підприємств можуть за частки секунди отримати важливі для них дані, зокрема, в якій кількості до компанії надходить прибуток, які витрати несе компанія, і якою є їх структура, наскільки рентабельні проекти, чи ефективно працюють менеджери.

Вибираючи систему автоматизації бізнес-процесів, пам'ятайте, що у вас є два варіанти.

1. Використовувати типовий (коробковий) продукт.
2. Розробити та впровадити індивідуальне програмне рішення.

Найпростішим завданням є використання стандартного рішення з автоматизації бізнес-процесів. Фінансово, до того ж, це вигідніше. Але слід зазначити, що не кожну типову модель можна адаптувати до свого підприємства. У деяких програмах автоматизації провести доналаштування не можна, або подібні дії суттєво обмежені. Це ж поширюється на хмарні послуги.

Щоб вибрати відповідну вам програму, потрібно виконати опрацювання значного обсягу інформаційних даних. Сучасний ринок представлений програмною продукцією і має свої переваги і нюанси. Важливо відповісти на низку ключових питань:

• Автоматизація бізнес-процесів та завдань якогось плану.
• Чи відповідає функціональна складова програми з тими завданнями, які необхідно вирішити завдяки ній.
• Чи реально провести доналаштування системи стосовно своєї бізнес-практики.
• Чи можна буде внести зміни до системи у разі потреби, якщо раптом зміняться умови ведення бізнесу чи процеси у ньому.
• Чи є система простою та зручною в експлуатації.
• Чи можлива інтеграція системи з іншими сервісами та програмами.
• Чи можливо входити та працювати в системі з планшета чи смартфона.
• Чи є співробітник, якому можна було б доручити реалізацію технічної підтримки.
• Яка вартість підтримки та впровадження.

Щоб відповісти на ці запитання, можна провести консультації зі спеціалістами компаній, що випускають програмне забезпечення. Добре, якщо вам також пощастить поспілкуватися з підприємцями, які працюють над подібними проектами. Спираючись на їх практичні рекомендації та досвід, ви отримаєте цінні відомості та зможете вибрати той чи інший продукт.

Які є засоби та технології автоматизації бізнес-процесів компанії

Розглянемо низку поширених у Росії засобів автоматизації бізнес-процесів.

Enterprise Resource Planning, що називають плануванням ресурсів підприємства. У разі відбувається автоматизація глобальних бізнес-процесів на підприємствах – фінансового потоку, співробітників, операційної діяльності, управління виробничим процесом. У великих ERP-системах є і бухгалтерський облік, і функції для контролю, розрахунку зарплати, обліку кадрів та часу та управління фінансами. Як правило, такими системами користуються масштабні фірми, підрозділи яких знаходяться на різних територіях, у зв'язку з чим керівництво хоче знати, наскільки прозорими є бізнес-процеси, як вони формуються і трансформуються.

Щоб запровадити Enterprise Resource Planning, потрібно ретельно підійти до цього питання, оскільки процес стосується різних відділів та категорій користувачів. Багато підприємств роблять велику помилку, впроваджуючи цю систему з автоматизації бізнес-процесів до себе в компанію, коли насправді не особливо її потребують.

Customer Relationship Management (CRM-системи). Мета складних програмних рішень цього типу – автоматизувати стосунки з клієнтами. На даний момент вони мають тісний зв'язок з програмним забезпеченням SFA (Sales Force Automation) і включають особливості обох систем. Слід зазначити, що автоматизація бізнес-процесів CRM на сьогоднішній день – найуніверсальніше і найзатребуваніше ПЗ.

Працюючи з Customer Relationship Management, співробітники компаній знають інформацію про кожного зі своїх клієнтів, керують бізнес-процесами та виконують низку інших функцій. Раніше як ключові користувачі CRM виступали комерційні служби та топ-менеджери, але зараз ці системи ідеально підходять практично до кожного підприємства. Якщо необхідно, компанія може вибрати автоматизацію бізнес-процесів CRM та застосувати її для роботи у своїй галузі.

Щодо відмінностей у CRM-системах, тут йдеться про кількість можливостей. Це може бути як складна і багатоступінчаста ERP, так і звичайна записник. Якщо CRM-система складена грамотно, її можна легко інтегрувати з 1С, різним програмним забезпеченням для роботи аналітичного та оперативного типу у фірмах.

PM (Project Management) є системами, за допомогою яких можна керувати проектами та цілями, розподіляючи завдання щодо відповідальних співробітників та обумовлюючи терміни їх виконання. Зазвичай такі системи враховують фінансові сторони проектів, ресурси людського та матеріального характеру. Користуючись системою управління даного типу, ви можете контролювати виконання завдань у самому проекті, планувати результати, дізнаватися про завантаження ресурсів.

Масштаби систем є різними. Це може бути як системи великих виробництв, і невеликих стартапів. Відмінності також полягають у функціоналі, цілях та завданнях.

Business Process Management System (BPMS). Йдеться про автоматизацію бізнес-процесів. Це відокремлений або поєднаний з CRM/ERP/ECM вид ПЗ, який вивчає процеси на підприємстві як кроки у певній послідовності з діями та термінами, відповідальними особами на кожному з етапів. Подібні системи дозволяють моделювати, запускати бізнес-процеси, а також проводити їх аналіз. Business Process Management System (BPMS) дають змогу створення алгоритмів бізнес-процесів з використанням як нативних редакторів, і спеціальних нотацій (BPMN 2.0).

Скільки коштують послуги автоматизації бізнес-процесів

Важко однозначно відповісти це питання. Тут можна провести аналогію, поставивши, наприклад, питання: «Скільки коштує будинок?». Ви можете вкластися в мільйон рублів, а можете у десять. Все залежить від якості будматеріалів, площі приміщення, типу оздоблення. Так само і з ПЗ. Вам слід визначити: вирішення яких завдань перш за все для вас, буде це типовим продуктом або настроюваним, використання яких ресурсів вам знадобиться, скільки робочих місць буде підключено і т.п.

Розраховуючи ціну автоматизації бізнес-процесів, прийміть до уваги:

• Витрати на саму систему (ціну коробки або вартість оренди, якщо використовуєте «хмарні» програми).
• Витрати, пов'язані з налаштуванням ПЗ та навчанням співробітників компанії по роботі з ним.
• Розцінки на регулярне технічне обслуговування.

Тут можна сказати і про непрямі витрати, куди входять, наприклад, часові витрати директора та інших учасників проекту, які є ключовими.

Основні етапи автоматизації бізнес-процесів

Етап 1. Визначення цілей автоматизації

Щоб ухвалити рішення про початок роботи, пов'язаної з автоматизацією бізнес-процесів, потрібно визначитися із стратегічними цілями цього заходу. Подумайте, чого б ви хотіли досягти.

Етап 2. Формалізація бізнес-процесів

Щоб описати бізнес-процеси, визначте, які в ньому є підпроцеси, в якій послідовності слід виконувати всі заходи, як рухається інформація, подумайте про наявність ресурсів та обмежень. Тут враховуються також показники ефективної роботи та результативності бізнес-процесів: скільки часу та грошей потрібно на їх виконання, наскільки якісний підсумковий результат, наскільки він точний та стабільний. На виході виходить справжня модель бізнес-процесів.

Етап 3. Оптимізація бізнес-процесів

Як тільки моделі розроблені, фахівці проводять їх ретельний аналіз та переводять із реальної моделі в бажану. Після цього становлять план заходів, які б досягти задані мети з використанням бізнес-процесів. На завершення даного етапу відбувається будівництво бізнес-процесів для виключення затримок, зайвих і необов'язкових операцій. Внаслідок проведення оптимізації оргструктура компанії може бути реорганізована.

Етап 4. Розробка технічного завдання

Визначення точних завдань, вирішення яких залежить від власників.

Етап 5. Кодування бізнес-процесів та розробка посадових інструкцій

Процес кодування інформації проводиться організаціями, що займаються використанням. Для простоти навчання та експлуатації систем рекомендується розробляти службові інструкції на ранніх етапах.

Етап 6. Навчання персоналу

Навчання персоналу необхідне у випадках, коли відбувається зміна структури роботи. Цей етап передбачає можливість опору через зміни у складі співробітників.

Етап 7. Дослідна експлуатація

Щоб оцінити продуктивність введених систем, застосовуйте її практично. Це допоможе уникнути можливих помилок.

Як впроваджується автоматизація бізнес-процесів на підприємстві

Впровадженням називається процес надання ПЗ бізнесу, який потребує вдосконалення.

Простими завданнями «впровадження» прийнято вважати, наприклад, встановлення ПЗ на комп'ютери компанії, реєстрацію у віддалених сервісах, копіювання даних тощо. Після цих операцій можна переходити на етап експлуатації, розпочинаючи роботу у звичному режимі, починати заповнення клієнтської бази та ін.

Найскладнішими завданнями називаються ті, до виконання яких складається план, розробляється алгоритм розв'язання певних завдань, допрацьовуються системи під певні вимоги підприємства. На наступному етапі вибираються спеціалісти у сфері програмування для проведення автоматизації бізнес-процесів. Вибір складається з двох найбільш потрібних варіантів. Наприклад, програмісти, спеціально викликані ззовні, та програмісти, які працюють у вашій організації.

Розберемо обидва варіанти створення автоматизації бізнес-процесів, які, на перший погляд, здаються не такими примітними.

Зупинивши свій вибір на програмістах з вашої компанії, ви на крок наближаєтеся до успішного виконання поставлених завдань, тому що ваші спеціалісти вже розуміють, на чому спеціалізується компанія. Вони і справді мають уявлення про вашу фірму, але це ще не гарантує хорошого результату, тому що їхнє ставлення до роботи не таке відповідальне, як має бути. Вам не вдасться скласти для спеціалістів певний графік або збільшити швидкість роботи. Нормований робочий день програмістів передбачає роботу з основних питань, тоді як часу на роботу з автоматизації бізнес-процесів недостатньо. Заміна таких працівників неможлива, тому що мова написання кодів є унікальною у кожного програміста.

А ось фахівцям ззовні невідомий рід діяльності вашої компанії, що неодмінно позначиться на якості виконуваної ними роботи. Здебільшого, їм не властивий належний підхід до роботи, тому слід обережно ставитися до вибору фахівців для автоматизації бізнес-процесів на вашому підприємстві.

При виборі фахівців із запровадження системи автоматизації бізнес-процесів, потрібно серйозно поставитися до характеристик передбачуваних партнерів. Для цього необхідно провести дослідження та вивчити ціни на ринку послуг. Задовільне співвідношення ціни та якості зустрічається вкрай рідко. Тому встановіть для себе обмеження у тарифах і керуйтеся цим при виборі партнера. Вкрай важливою є наявність у партнера сертифіката відповідностей відповідно до міжнародного стандарту ISO.

Після вибору деяких фахівців бажана реальна зустріч із усіма потенційними партнерами. Задайте низку питань, які безпосередньо стосуються введення в компанії систем автоматизації бізнес-процесів. Дізнайтеся, наприклад, які умови укладання угоди, чи є досвід роботи з компаніями, рід діяльності яких схожий на ваш. Завдяки цій інформації ви матимете уявлення про вашого, можливо, майбутнього партнера.

Щоб грамотно зробити вибір на користь якоїсь організації, слід враховувати рівень вашої компанії. Якщо фірма не є великим брендом, а невеликим підприємством, який займається одним видом діяльності, найкраще вибрати партнера такого ж рівня. В цьому випадку робота з подібними організаціями йтиме швидше і стабільніше, оскільки питання, що виникають у вас, краще вирішувати саме з невеликими компаніями.

Які ризики приховує навіть найефективніша автоматизація бізнес-процесів

Не можна забувати про можливі ризики після процесу застосування. Ризики можуть бути різними. Все залежить від зміни терміну виконання, впровадження до протесту з боку працівників та можливих змін у структурі бізнес-завдань. Щоб уникнути можливих ризиків, важливо серйозно підійти до пошуку кваліфікованих фахівців, вивчити наявне ПЗ для майбутньої стабільної роботи систем. За особистої участі господаря бізнесу шанси на успішний апгрейд значно збільшуються. При виконанні всіх вище перерахованих рекомендацій вам гарантовано сприятливий результат.

Грамотне роз'яснення компанії про користь та результативність автоматизації бізнес-процесів допоможе уникнути можливого опору працівників. Після роз'яснення у працівників має сформуватися відчуття незмінності прийнятого рішення. У разі виникнення будь-яких проблем слід вирішувати їх негайно, оскільки будь-яка затримка призведе до істотного погіршення роботи компанії. Для поліпшення процесу застосування автоматизації бізнес-процесів рекомендується заохочувати співробітників преміями. Цим прийомом можна досягти поліпшення якості виконуваної роботи.

Проблеми автоматизації бізнес-процесів та способи їх вирішення

ПРОБЛЕМА 1.Проект не розбитий на керовані блоки, не виділено контрольні точки, і в результаті терміни реалізації проекту затягуються

Для різних напрямків проекту існують різні варіанти розв'язання:

• Для повноцінної роботи слід виділити кілька напрямів, а контролю над ними – призначити керівників.
• Також слід виділити загальні логічні схеми, встановити послідовність операцій із запровадження системи автоматизації бізнес-процесів, проаналізувати кінцевий результат вашої роботи.

Проблеми 2.Не визначено логічні рамки проекту, постійно виникають нові побажання, що призводить до затягування проекту

Потрібно чітко вказати в затвердженому документі обмеження для вибраного вами проекту. Цими обмеженнями можуть бути технічні завдання, проекти та проектні рішення. Процес автоматизації бізнес-процесів має чітко відбивати всі цілі цього плану.

Проблема 3. Ресурси залучаються до проекту не вчасно, їх якість не відповідає розв'язуваним завданням

Оцініть необхідний обсяг ресурсів та терміни їх залучення. Дайте відповідь чесно на запитання: чи є ці ресурси зараз, чи будуть у потрібний момент? Знайдіть компроміс між потребою в ресурсах, їх наявністю та термінами реалізації проекту.

Проблеми 4. Персонал компанії чинить опір

За допомогою різноманітних інформаційних ресурсів повідомляйте співробітникам про автоматизацію бізнес-процесів. Велику увагу приділяйте інформації, в якій розповідається про важливість та цінність застосування. Оголошуйте співробітникам про зацікавленість вищих осіб у результаті процесу. Знайдіть організатора протесту, постарайтеся залагодити конфлікт, у разі невдачі – звільніть.

Проблема 5.Звітність про хід проекту носить формальний характер, реальних демонстрацій та тестування функціональних можливостей не відбувається.

Виділення чудових результатів серед можливих невдач допоможе організувати весь робочий процес. Для запобігання майбутнім зривам термінів вивчіть всілякі варіанти вирішення проблеми. Наприклад, проведіть аналіз результатів після певного періоду часу. Якщо результати не задовольняють співробітників компанії, доопрацюйте показники до ідеалу.

Проблема 6. Відсутня ефективна система управління проектом.

Під час нарад, на яких ви присутні, бачите, як співробітники компанії беруть участь у суперечках, конфліктах, демонструючи таким чином невпевненість. Для усунення таких конфліктів рекомендується найняти спеціаліста з конфліктології, який допоможе врегулювати всі складні ситуації.

Проблема 7. Проект має низький пріоритет у виконавця та виконується за залишковим принципом.

Виконавець не зацікавлений у роботі та не приділяє проекту достатньої кількості часу. Потрібно спробувати знайти причини такого недбалого ставлення до проекту та спробувати усунути їх. У разі незмінності ситуації слід замінити виконавця.

Проблема 8. Не визначено цілі проекту, не затверджено критерії досягнення цілей та оцінки результатів проекту.

Оцінювання результатів відбувається за особистим уподобанням, що згубно позначається на загальній оцінці всього проекту. Критерії оцінки складаються індивідуально, залежно від напряму проекту. Наприклад, напрямок «Управління відносин із боржником» зобов'язує до створення критерію успішності, який допомагає компанії грамотно підходити до питання заборгованості клієнтів. Таким критерієм може бути збільшення відсоткової ставки на фіксовану суму (1,45% річних). Визначення мети проекту для наступних етапів реалізації поставленого завдання допоможе компанії швидше досягти позитивних результатів.

Інформація про експертів

Анатолій Зубейров, генеральний директор компанії "Міллсистемс", Москва. Компанія "Міллсистемс" є офіційним дистриб'ютором інформаційної системи Sellora Management System. Sellora Management System – це система управління ERP, що відповідає запитам будь-якого бізнесу та підходить для будь-якого підприємства. З іншого боку, система добре оптимізована під реалії російського ринку, тобто. враховує усі національні особливості вітчизняного діловодства.

Олексій Тулєшов, генеральний директор компанії "Сіті-Бокс", Москва. Сфера діяльності: надання в оренду приватним особам складських осередків (або боксів). Кількість складів: 2. Чисельність персоналу: 20. Річний оборот: понад 100 млн. руб. (у 2012 році).

Андрій Кістеньов, генеральний директор компанії "Інтото" (служба доставки Shop-Logistics), Москва. Андрій Кістеньов закінчив МФТІ. З 2008 року працює у галузі електронної комерції; раніше брав участь у проектах з автоматизації бізнесу. Сфера діяльності: перевезення вантажів, у тому числі за заявками інтернет-магазинів. Чисельність персоналу: 30 (в штаті), 40-70 кур'єрів (штатних та позаштатних).

Автоматизація бізнес-процесів часом є керівнику чарівною паличкою. Тільки як автоматизувати бізнес-процеси якнайкраще? Щоб робота сперечалася, папери не губилися, регламент допомагав, команда діяла як налагоджений механізм?

У статті розберемо нюанси побудови та автоматизації бізнес-процесів, розглянемо, як уникнути помилок, які цілі та завдання автоматизації бізнес-процесів та з чого почати. Якщо Ви замислюєтеся про покращення бізнес-процесів та, можливо, про впровадження електронної системи управління ними, уважно прочитайте статтю. І беріть на олівець!

Три кити хаосу в бізнесі: як автоматизувати процеси, яких немає

Перш ніж говорити про те, які можливості відкриває автоматизація бізнес-процесів, подумаємо, з якими труднощами Ви стикаєтеся зараз.

Три погані «кити», на яких тримається хаос у бізнесі, універсальні. Швидше за все, Ви з ними теж знайомі:

• Регулярні помилкиПетров зробив помилку, Сидоров завізував неперевірений документ, Васечкіна надіслала рахунок із неправильними реквізитами. Подібні помилки завдають тимчасових і фінансових втрат, очей і роботу ночами.
• Простої.Документ на погодженні тиждень, потім другий, робота стоїть. Ключовий співробітник у відпустці чи звільнився, не передавши справи.
• Загальна плутанина.Куди подівся потрібний папір? Чому секретар у стосі листів не помітив термінового документа? Куди бігти фахівцю при зверненні клієнта, якщо потрібна людинавідсутня? Ця плутанина і біганина коридорами з пачками паперів дратують і вже точно не сприяють продуктивній роботі.

Ще 10 років тому моделювання бізнес-процесів більшості компаній здавалося працею дорогою, довгою і тому зайвою. Дехто думає так і зараз, начитавшись страшних історій про незакінчені проекти та витрачені мільйони, а то й самі підійшовши до автоматизації не з того боку. Але виявилося, що компанії, що працюють над автоматизацією бізнес-процесів, швидше зростають, краще долають кризові часи та оминають конкурентів. У таких компаніях працівники почуваються комфортніше, що створює правильну робочу атмосферу у команді. Прикладами можуть стати історії Toyota, Amazon, McDonalds, а також - наших клієнтів, чиї відгуки про автоматизацію бізнес-процесів.

Сьогодні вміння будувати бізнес-процеси та знання, як їх автоматизувати, стають важливою конкурентною перевагою.

Бізнес-процеси: що автоматизуємо, товариші?

Іноді менеджмент компанії, зайнятий стратегічними питаннями, перебуває у хибному розумінні: у нас все налагоджено. Але якщо Петров знає, що у разі завдання з маркетингу необхідно звернутися до Іванової, це бізнес-процес. А ось конкретна карта дій, що універсально описує кроки, які проходять співробітники для досягнення конкретного результату, це вже на бізнес-процес схоже.

Схема дій, щоб називати її бізнес-процесом, має враховувати три фактори:

1. Стійкість описаних зв'язків:враховані множинність вибору процесів, переходи, умови.
2. Регламентування дій у процесі:дзвінки, листи, вкладення, звернення, візування.
3. Логічне завершення:конкретна мета, що досягається.

Чітко змодельований бізнес-процес дозволить і бачити результат, і контролювати роботу на всіх етапах, щоб запобігти втратам і помилкам «на низькому старті».

Залежно від виникнення «тонких місць» бізнес-процес змінюють, коригують його етапи, дивляться, які ланки слабкі. Якщо у Вас виникають труднощі з розробкою алгоритмів, ми готові допомогти Вам. Адже розробка бізнес-процесів – це підготовка до проекту їхньої автоматизації.

Чи здорове серце вашого бізнесу?

Зверніться сьогодні та отримайте індивідуальну пропозицію Бізнес-процеси – серце компанії. Як дізнатися, чи у формі вашого бізнесу? Зверніться до нас і дізнайтеся, як отримати максимум бізнес-процесів і розкрити повний потенціал вашої компанії.

Замовити консультацію

Основна мета розробки бізнес-процесів - це чарівне перетворення хаотично сплетених ланцюжків внутрішньофірмових взаємодій на впорядковані, узгоджені та зрозумілі алгоритми. Хай буде порядок у роботі, офісі, в головах співробітників та в умах керівників!

Урі, де кнопка? Цілі автоматизації бізнес-процесів

Тепер питання: як усім цим керувати? Це ж потрібен цілий штат співробітників – тримати руку на пульсі та уважно стежити за «тонкими місцями», «слабкими ланками» та виконанням усього, що має виконуватися!

Чверть компаній таким шляхом і йде, розгортаючи відділи якості, розширюючи управлінський та секретарський склад. Але набагато корисніше поставити питання, як автоматизувати бізнес-процеси і перенести функцію контролю над ними в один простір. Така система управління бізнес-процесами буде і конструктором, і механізмом моніторингу, і контролером, який подає сигнали, коли щось йде не за планом. Але щоб «чарівна кнопка» запрацювала, таки доведеться попрацювати.

Звичайно, цілі автоматизації бізнес-процесів полягають не тільки у зручному способі контролю. В результаті використання автоматизованої системиуправління бізнес-процесами допоможе:

• Впорядкувати регулярні завдання.
• Мінімізувати людський фактор.
• Чітко розділити зони відповідальності усередині процесів.
• Тримати під контролем усі деталі процесу.
• Включити у схему взаємодії клієнтів.
• Створити єдину ІТ-інфраструктуру з різними правами доступу.
• Заощаджувати час, свій та співробітників.
• У результаті – економити кошти на управлінні компанією.

Як бачите, цілі автоматизації бізнес-процесів багато в чому збігаються і з вашими!

Управління бізнес-процесами – система однієї компанії

Щоб було ще зрозуміліше, розберемо конкретні функції системи управління бізнес-процесами – «1С: Документообіг 8» – на прикладах.

Наочно ми побачили, чим автоматизований бізнес-процес відрізняється від «зверстаного на колінці». Залишається зрозуміти, як прийти до такого рівня автоматизації.

Секретний інгредієнт: як автоматизувати бізнес-процеси без втрат

Напевно, Ви чули історії про компанію N, яка впровадила у себе суперсистему, повозилася з нею і, плюнувши, повернулася до Excel. Так трапляється, коли компанія стикається з непередбаченими складнощами. То працівники саботують незвичний спосіб роботи. То усталені процеси не піддаються регламентації. То бюджет застосування виходить за межі бажаного. Та сама система важка і незрозуміла, а потрібно, щоб «ось тут була кнопка, я її натискаю, і все працює».

Керівники часто забувають правило: перший етап, у тому числі будується автоматизація бізнес-процесів, - завдання. Система управління документообігом має величезний функціонал, здатний задовольнити вимоги найвибагливішого бізнесу. Але для початку ці вимоги потрібно пред'явити.

Наші дослідження підтверджують: 70% труднощів у бізнесу виникає якраз на етапі фіксування вимог та результатів. Тому ми надаємо первинні консультації, а також пропонуємо послугу передпроектного дослідження. Цей етап допомагає:

• виявити «тонкі місця» у компанії,
• визначити, які цілі стоять перед системою автоматизації,
• зрозуміти, чи підійде компанії типовий функціонал чи потрібно вносити зміни,
• з'ясувати, який набір функцій буде для бізнесу оптимальним,
• визначити, які процеси автоматизувати насамперед, що можна і відкласти. Наприклад, ділянки, які гальмують роботу всієї компанії, потрібно ставити в пріоритет, навіть якщо робота з них має бути не найпростіша.

Грамотне фіксування вимог до системи та результатів – це секретний інгредієнт успіху проекту автоматизації. Іноді цьому етапі стає зрозуміло, що з бізнес-процесами біда. Тоді треба їх доопрацювати чи збудувати з нуля.

Визначившись із завданнями, що стоять перед автоматизацією бізнес-процесів, переходимо до формування проектної команди та до реалізації проекту.

Бажаєте дізнатися, яких результатів зможе досягти саме Ваш бізнес? Звертайтесь до нас для безкоштовної консультації- Розкажемо!