Az Intranet, egy vállalaton belüli információs és kommunikációs hálózat egyedülálló lehetőségeket kínál a személyzettel való munkában. Ez hatékony eszköz vállalati kultúra kialakítása, vállalati szabványok fordítása, információáramlás és üzleti folyamatok menedzselése. Ez a cikk bemutatja a vállalati portál létrehozásának valódi tapasztalatait egy nagy holdingtársaságban.

Miért van szükségünk vállalati portálra?

A cég, amelyhez egy éve érkeztem dolgozni, egy olyan struktúra, amely az ország számos régiójában rendelkezik fiókhálózattal, valamint kapcsolt vállalkozásokkal (ideértve a külföldieket is). A szervezet fiatal, dinamikusan fejlődő vállalati kultúrával, formálódó hagyományokkal, rendszerezésre szoruló üzleti folyamatokkal.

Jó azoknak a cégeknek, ahol alacsony az alkalmazottak száma. Irodáról irodára költözött, mindenkit összegyűjtött céges buli, kezet fogott mindenkivel, és minden problémát megoldott informális kommunikáció. És amikor több mint száz alkalmazottja van? Így van, nem lehet mindenkivel kezet fogni... Ezért a munkám során az egyik prioritás a hatékony vállalaton belüli kommunikáció fejlesztése volt. Természetesen a cél az információáramlás és a vállalati kultúra fejlesztési folyamatok kezelhetővé tétele, az egységes normák és tevékenységi elvek közvetítése, a munkavállalók munkával való elégedettségének mértékének növelése, a munkavállalók és az adminisztráció közötti társadalmi partnerség elveinek kialakítása volt. Ezért ezeknek a feladatoknak az egyik eszközeként a vállalati portál használata mellett döntöttünk.

A terv szerint a portál felhasználói alapja a ... kommunikáció lenne, és minden más folyamat erre épülhetne. Valószínűleg meg fog lepődni, mert általában a legtöbb vállalat csak az üzleti folyamatokkal kezd vállalati "virtuális környezetet" kialakítani. De ha az első szakaszban, például a portálon keresztül bevezetnek egy dokumentumáramlást vagy egy jelentési rendszert, akkor a legtöbb alkalmazott ezt „kötelező követelménynek” és a „tranzakciók mennyiségének növekedésének” tekinti. (Nem véletlen, hogy olyan nehéz mindenféle „APCS” – automatizált személyzeti menedzsment rendszert – bevezetni.) Ha először egy közösségi hálózat analógját ajánljuk fel az embereknek, amelynek használatát minden lehetséges módon ösztönzik, akkor a a folyamat teljesen másképp fog lezajlani.

Önmagában a kommunikáció – üzleti és informális egyaránt – rendkívül fontos az emberek számára. Érdekünk, hogy ez a kommunikáció strukturált és védett legyen. Végül is, ha az alkalmazottak a kommunikáció hiányát azzal pótolják, hogy az Odnoklassniki webhelyén üzleti témákról „beszélgetnek” (és nem tilthatjuk meg nekik, hogy munkaidőn kívül meglátogassák a közösségi oldalakat), akkor ez óriási kockázatot jelent a kereskedelmi információk kiszivárgására. .

A kiadásokat nem lehet megtakarítani

A vállalati portál megvalósításának fontosságáról meggyõzõdve, mielõtt a menedzsmenthez fordultunk projektfinanszírozási javaslatokkal, úgy döntöttünk, hogy megvizsgáljuk a piac által felkínált lehetõségeket. Kiderült, hogy hárman vannak. Az első az, hogy felkérjük a webfejlesztőket, hogy a semmiből hozzanak létre egy elfogadható shellt; majd béreljen fel több programozót a portál új szakaszainak létrehozására. A belső oldal fejlesztésének időtartama ebben az esetben nem rövid. Ráadásul a bérek emelése, különösen válság idején, kétes vállalkozás.

A második lehetőség egy olyan platform vásárlása, ahol már bizonyos alapokat lefektettek egy vállalati portál létrehozásához. Az egyik szervezetnél a praxisomban már volt dolgom hasonló megoldással: telepítettek egy platformot, a vezetőség ezen a forráson keresztül követelte a jelentéstételt, de ez nem volt népszerű, mert nem volt társadalmi beállítottságú.

Igen, ez a platform működőképes lesz (például a különböző irodai alkalmazásokkal való interakció szempontjából), de némi munkát igényel, hogy „emberarcú” vállalati portál legyen. Szakemberekre lesz szükség - "szűk profik", és a napjuk tűzzel ... Ők maguk is megértik ezt, és a cég kénytelen túlfizetni őket. Az ilyen megoldások megvalósításának költsége körülbelül 1,3 millió rubel lehet.

A harmadik lehetőség egy olyan kész portálmegoldás vásárlása, amely egyfajta konstruktorra épül, intuitív felülettel, amely lehetővé tenné a vállalati portál kezelését speciális programozási és html-elrendezési ismeretek nélkül. Telepítse ezt a "konstruktort" saját maga (vagy a szállító műszaki támogatása segítségével), integrálja a felhasználókat, és fokozatosan töltse fel és frissítse ezt a megoldást elképzeléseinek és igényeinek megfelelően. Egy ilyen vállalkozás költsége 35 ezer rubeltől kezdődik. és az erőforrás-felhasználók számától függ.

Mi pontosan ezt az utat jártuk be - egy webes technológiák alapján kifejlesztett, kész portálmegoldást választottunk egy ezen a területen bevált beszállítótól.

Technikai lényeg

Nem fogom terminológiával és technikai részletekkel "megrakni" kollégáimat. Csak azt tudom mondani, hogy az általunk beszerzett „web-konstruktor” minden internetfelhasználó számára ismert elemekből áll – mint például a keresés, címkék, blogok, közösségi szolgáltatások stb. Ezek egyszerű és ismerős eszközök szinte bárki számára, de senkinek sem. soha nem tanította meg, hogyan kell dolgozni keresőhálózatokkal vagy közösségi hálózatokkal. Így kiderült, hogy ugyanezek az elvek könnyen átültethetők a vállalati környezetbe, segítve az információkkal való munkát - azok felhalmozását, közzétételét, keresését, felhasználását.

Általánosságban elmondható, hogy az interneten használt technológiák jelenleg aktívan behatolnak a személyzeti menedzsment és a vállalati tudásmenedzsment területére. Egyébként nyugaton ez az irány még külön nevet is kapott - Enterprise 2.0.

Gazdasági indokolás

1. Munkaidő megtakarítása:
   • az adott pillanatban szükséges információ keresésének költsége csökken;
   • minimálisra csökkentik a vállalati információveszteséget;
   • a vállalat üzleti folyamatai jelentősen felgyorsulnak;
   • megszűnnek az alkalmazottak közötti kommunikációs problémák;
   • az új munkatársak gyorsabban alkalmazkodnak.
2. Üzleti folyamatok optimalizálása:
   • az alkalmazottak együtt dolgoznak a dokumentumokon a dokumentumkezelő rendszer segítségével;
   • a vállalat komolyan megtakarítja a műveletek sebességét;
   • a részlegek közötti horizontális kommunikáció sokkal hatékonyabb lesz;
   • az üzleti utak igénye minimálisra csökken a vállalat földrajzilag megosztott szerkezetével.
3. Minőségfejlesztés vezetői döntések :
   • munkacsoportokban lehetőség nyílik a közös tervek megvitatására és kiigazítására;
   • a dolgozók, osztályok munkájának eredménye átláthatóvá válik;
   • munkatársai a vállalati tudásbázisban találhatnak majd megoldást a tipikus üzleti problémákra.
4. Az alkalmazottak hatékonyságának javítása:
   • a személyzet tisztában lesz a vállalaton és az osztályokon zajló eseményekkel;
   • munkatapasztalat a vállalati tudásbázisban halmozódik fel;
   • a tudást újra felhasználják és átadják a vállalaton belül;
   • a munkacsoportok képesek lesznek együtt dolgozni projekteken és dokumentumokon;
   • a személyzetet folyamatosan képezik, és szakmai átképzéseken vesznek részt.
5. Az ellenőrzés és a kezelhetőség biztosítása:
   • átláthatóvá válik a vállalat összes részlegének munkafolyamata;
   • az alkalmazottak belső levelezése ellenőrzés alatt áll;
   • Az internet-hozzáférés korlátozható;
   • a portál belső üzenetküldő rendszere felváltja az ICQ-t és más internetes lapozókat;
   • a foglalkoztatás és az alkalmazottak távolléte ellenőrizhető;
   • a személyzet visszajelzése gyorsabb és hatékonyabb lesz.
6. Üzleti teljesítmény:
   • javítja a munka minőségét és a vállalat ügyfélszolgálatát;
   • növeli a vállalat versenyképességét a piacon;
   • a cég imázsa emelkedni fog az alkalmazottak, az ügyfelek, a partnerek és a befektetők szemében.

A vállalati portál vállalaton belüli megvalósításának szövetségeseiként bevontuk a megvásárolt termék fejlesztőit, valamint hatékonyságszámítási módszereiket.

Munkatársaink a következőképpen indokolták: a vállalati portál megoldás az erőforrások megtakarítására, a dolgozók termelékenységének növelésére. Hogyan mérhető a megtakarítás? Persze pénzben. A megtakarított pénz megkeresett pénz. Ha az alkalmazottak munkájáról beszélünk, akkor a pénz az ő idejük. Ha az emberek kevesebb időt töltenek a munka elvégzéséhez szükséges információk keresésével, és több időt töltenek magával a munkával, akkor a vállalat nyer. Amikor minden alkalmazott legalább napi 5 perc időt takarít meg a portál lehetőségeinek kihasználása miatt... Számolja ki Ön, mennyibe kerül 5 perc munkaidő bérszámfejtéstől függően.

Hasonlítsa össze, mennyibe fog kerülni egy olyan vállalati portál bevezetése, amely évente mindössze 5 perc munkaidőt takarít meg minden alkalmazott számára, és kiszámíthatja a megoldás bevezetésének jövedelmezőségét. Ez természetesen kazuisztika, de a vezetőséggel és a közgazdászokkal a tények és számok nyelvén kell beszélnie.

A szakmák metszéspontjában

Mennyire kell a HR-eseknek – a portál bevezetésének kezdeményezőinek – érteniük a technikai kérdéseket? Erre válaszolok: szükséges, legalábbis felületesen. Ez segít megkerülni a saját IT-szolgáltatásai és szolgáltatói által okozott esetleges akadályokat. Valahogy ellen kell állnunk a "sámánizmusuknak". Képzeld el: jön egy szakember, „üti a tamburát”, a személyzeti tiszt számára érthetetlen, inkább varázslatokra emlékeztető nyelven ejt ki frázisokat, és ezért tisztességes pénzt követel az elv szerint - „nem világos - ez azt jelenti, hogy okos. és ezért drága.”

Nem, kedveseim, minden zseniális egyszerű. Az önbecsülő szolgáltatók rendkívül átláthatóak. Sőt, a hozzáértő fejlesztők igyekeznek a lehető legnagyobb mértékben leegyszerűsíteni a leendő felhasználók feladatát, sőt a professzionális cégek még egy virtuális laboratóriumot is létrehoznak, amely lehetővé teszi termékük „megérezését”. De meg kell értenünk, mit „érezzünk”, igaz?

Egy másik fontos szempont a frissítési rendszer. Ha vásárol egy terméket, és azt mondják, hogy az integráció után azonnal kifizetjük az összes javítást és frissítést, akkor jobb, ha megtagadja az ilyen terméket. Ez minden bizonnyal többletkiadásokkal és a vezetőséggel szembeni elégedetlenséggel jár majd. Egy jó hírű szolgáltató egy bizonyos ideig – általában egy évig – ingyenes frissítéseket biztosít.

* * * Ami a személyzeti tisztet illeti, neki jobb, ha megfeledkezik a nyugodt életről (ha volt) a céges portál bevezetésének idejére. Ez a folyamat türelmet, innováció iránti érdeklődést, kreativitást és túlórázási hajlandóságot igényel. Cserébe egyébként új hasznos készségekre tehet szert, és felébresztheti a munka iránti érdeklődést.

Most beszéljünk a vállalati hálózat „kitöltéséről”.

Jó azoknak a cégeknek, ahol kevés az alkalmazottak száma. Irodáról irodára költözött, mindenkit összegyűjtött egy céges bulira, mindenkivel kezet fogott, és minden kérdést informális kommunikációban oldott meg. És amikor az alkalmazottak száma meghaladta a százat? Az pedig senki számára nem titok, hogy a munkafeladatok ellátása mellett a kommunikáció is rendkívül fontos az emberek számára – informálisan és üzletileg egyaránt. Itt jön a segítség az intranet.

A vállalati portál szekciói és funkciói feltételesen összevonhatók a következő blokkokba:

1. Cég bemutatása:
   • általános információk a cégről, történetéről, feladatairól, értékeiről és vállalati kultúrájáról;
   • hivatalos hírfolyamok (parancsok, parancsok, szabályok);
   • céges rendezvénynaptár;
   • fotó- és videóriportok a cég tevékenységéről;
   • fontos iparági hírek feedje;
   • a vállalat belső üresedései;
   • elérhetőségek és részletek a gyors eléréshez.
2. A cég dolgozóinak képviselete:
   • a vállalat alkalmazottainak egyetlen névjegyzéke;
   • gyors információkeresés egy alkalmazottról (ábécé sorrendben, struktúra szerint, paraméterek szerint);
   • személyre szabható munkavállalói kártya (fotó, elérhetőségek, tevékenységi kör);
   • gyors kapcsolatfelvétel egy alkalmazottal (web chat, e-mail);
   • figyelemmel kíséri egy alkalmazott jelenlétét a portálon;
   • tájékoztatás az alkalmazottak távollétéről, távolléti naptár;
   • az új alkalmazottak listája és a személyi változások, tiszteletbeli testület, születésnapok;
   • egy alkalmazott személyes fiókja speciális funkciókkal (személyes dokumentumok, fotó- és videóanyagok, blog, személyes naptár stb.).
3. Vállalati információkezelés:
   • irodai dokumentumok könyvtárai kollektív hozzáféréssel, valamint böngészőn és felfedezőn keresztül történő munkavégzés lehetőségével;
   • portáldokumentumokkal végzett munka a Microsoft Office használatával;
   • portál anyagok dokumentumkezelő rendszere;
   • portáldokumentumok verzióellenőrzése;
   • hozzáférés ellenőrzése a dokumentumokhoz;
   • multimédiás anyagok kezelése (fotó, videó).
4. Vállalati keresés:
   • teljes szövegű keresés a portálon orosz és angol nyelven közzétett összes információra;
   • címkekeresés és címkefelhő;
   • orosz és angol morfológia támogatása;
   • frissített és új dokumentumok azonnali indexelése;
   • munkavállalói hozzáférési jogok elszámolása a keresési eredmények megjelenítése során;
   • speciális keresési lekérdezési nyelv;
   • egyesített keresés: visszaadja a keresési eredményeket különböző típusok kérésenként (hírek, alkalmazottak, dokumentumok stb.).
5. Csapatmunka és közösségi hálózatok:
   • munka- vagy projektcsoportok létrehozása a termelési és nem gyártási feladatok közös megbeszélésére és megoldására;
   • a közösségi háló elveinek felhasználása a közös munka megszervezésében;
   • a csoportok funkcionalitásának és hozzáférési jogainak rugalmas konfigurálása különféle csoportok alkalmazottak;
   • eseménynaptár a csoport és tagjai számára;
   • csoporttalálkozók szervezése;
   • munkaügyi kérdések megvitatása (fórumok, webes üzenetküldő);
   • feladatok és utasítások a csoporttagoknak, tervezés, végrehajtás ellenőrzése;
   • feladatvégzési jelentések a csoport tagjaitól;
   • dokumentumtár a csoporthoz, verzió- és változásvezérlés, munka a csoportos dokumentumtárral a Windows Intézőn és irodai alkalmazásokon keresztül;
   • csoportos fényképek.
6. Üzleti folyamatok:
   • a tartalom dokumentumáramlása a portálon;
   • személyre szabható webes űrlapok (elektronikus kérések készítése a szükséges mezőkkel), feldolgozásért felelős munkatársak kijelölése;
   • a kérelmek feldolgozásának automatizálása a Help Desk rendszerben, a pályázatok áthaladásának ellenőrzése;
   • munka (projekt) csoportok szervezése feladatok kijelölésével és végrehajtásuk ellenőrzésével;
   • találkozók szervezése, meghívók kiosztása és megerősítési mechanizmus, értekezletek jelentései;
   • tárgyalók (és egyéb helyiségek) foglalása.
7. Belső vállalati kommunikáció:
   • azonnali üzenetküldés a portálon belül (az ICQ-hoz hasonlóan);
   • eseménynaptárak különböző szinteken kölcsönös integráció lehetőségével;
   • értekezletek/riasztások;
   • nyílt és zárt tematikus fórumok;
   • személyes és nyilvános fotógalériák;
   • munkavállalók felmérése és kikérdezése;
   • interaktív funkciók: szavazások, jelentések, külső RSS-hírcsatornák a portálon;
   • automatizált rendszer kérések fogadása és feldolgozása az állapot megtekintésének lehetőségével.
8. Munkavállalók képzése és tesztelése:
   • korlátlan számú képzés létrehozása;
   • kérdések az óra végén, teszt önvizsgálathoz;
   • személyzeti tesztelési napló, figyelembe véve a felhasználó által a teszt sikeres teljesítésekor szerzett pontokat, a kísérletek listája;
   • az eredmények automatikus meghatározása;
   • a képzésekhez való hozzáférési jogok rugalmas elosztásának rendszere.

Természetesen mindezekre minden dolgozónak nincs szüksége egyszerre, így vállalati portálunk rugalmas konfigurációs funkciót is tartalmaz - minden felhasználó létrehozhatja a saját egyéni asztalát az információs blokkok egyszerűen húzásával vagy elrejtésével.

Ha a vállalat vertikálisan integrált struktúrával rendelkezik, akkor a portálon létrehozhat egy magasabb és szervezeti-alárendelt struktúra szekcióit, és lehatárolja az egyes struktúrák hozzáférését a portál szakaszaihoz. A portálon elhelyezheti a jelentési rendszert, rögzítheti a bejelentések időzítését és minőségét. Az ilyen ötletet benyújtó személyzeti tisztnek nem számítanak fel árat.

A portál normál működéséhez intézkedéseket kell hozni az információforráshoz való hozzáférési csatornák biztonságának és védelmének biztosítására. Ha ezt a személyzeti tisztek nem látják előre, akkor a biztonsági szolgálat ellenzi őket, ha pedig nincs, akkor egyszerűen megkárosíthatják a cégüket. Ezért, ha külső szolgáltatók vesznek részt ennek a projektnek a végrehajtásában, távoli megszerzése érdekében technikai támogatás, a szerződés aláírásával egyidejűleg megállapodást vagy kötelezettséget kell aláírnia a portálján közzétett személyes adatok és információk közlésének tilalmáról.

A projekt jóváhagyása, a források elosztása és az összes szükséges komponens beszerzése után ezt az erőforrást telepítettük a szerverre, és a további munka több szakaszra oszlott.

Első lépésben a fejlesztő által javasolt kész szerkezetet a rendszerbe ágyazott konstruktor segítségével tartalommal megtöltöttük. Ezt követően az anyaszervezet felhasználóit integráltuk a portálrendszerbe.

Tovább következő lépés a vállalati portál tesztüzemmódban működött. A próbaüzem során a portál funkcióit az igényekhez igazították szerkezeti felosztások az üzleti folyamatok optimalizálása terén. Egy informatikus közreműködésével új funkciókkal, megoldásokkal bővült a portál.

A harmadik szakasz a távoli felhasználók összekapcsolása a fióktelepekről. Így kívántuk fokozatosan kialakítani a folyamatban lévő üzleti folyamatok holisztikus felfogását valamennyi munkavállaló körében, és növelni minden dolgozóban a vállalat által megvalósított feladatokhoz való tartozás érzését.

Sőt, most jön létre a cég virtuális irodája, ahová bárhonnan és bármikor eljuthatnak a munkatársak.

Folyamatosan késik? Megmutatjuk!

Ha valaki úgy gondolja, elég beszerezni a berendezést, kihelyezni rá egy oldalrendszert, funkciókat, szolgáltatásokat, és minden megfordul, megfordul, mindenki boldog tulajdonosa lesz egy-egy eszköznek. személyzeti szolgáltatás akkor téved.

A különféle technikai problémák mellett nehézségek adódhatnak a belső vállalati kultúra megváltoztatásával kapcsolatban. Mint minden innováció, a portál is megköveteli az alkalmazottak felfogásának adaptálását ahhoz, hogy munkahelyi képességeit kihasználhassa. Mindenki megszokta, hogy „mint korábban” dolgozzon, és időbe telik, amíg több dolgozó megérti a bevezetés alatt álló rendszer előnyeit.

Mivel a vállalati kultúra megváltoztatásának folyamata meglehetősen hosszadalmas dolog, most is igyekszünk minden formát és módszert bevetni, hogy a portált "beágyazzuk" a cég életébe. Kerüljük az „a motorháztető alatt” módszereket, de ezt az erőforrást kényelmes szolgáltatásokkal egészítjük ki, és fokozatosan integráljuk a portál használatát a szabályokba és előírásokba. Nem is olyan régen például üzenetet küldtünk a portálról minden dolgozónak: „Folyamatosan késik? Megmutatjuk!…” A jelentések a látogatások számának megugrását jegyezték fel. Az alkalmazottak rohantak nézelődni – bevezetnek-e büntetőintézkedéseket a munkából való késés miatt? A linket követően azt a hírt kapták, hogy a céges portálon egy új szolgáltatás – a tömegközlekedési útvonalak – került fel, amely megmutatja, hogyan juthatnak el gyorsabban A pontból B pontba.

Arra a következtetésre jutottunk (amennyire undorító is volt), hogy az alkalmazottak szívesebben mennének fel a vállalati portálra, hogy áttanulmányozzák a menza menüjét, mint a bemutatót. stratégiai célok a gazdasági alapok konvergenciája és az egzisztenciális szimbólumok klaszter-fókuszú elemzése alapján extrapolálva modern gazdaság", Például. Az alkalmazottak emberek, és az emberek elismerésre vágynak. Ezért lehetőséget szerveztünk arra, hogy elmondhassuk hobbinkról az érdeklődőket, lehetőséget adtunk mindenkinek, hogy számos kérdésben elmondhassa „mérvadó véleményét”, fotókkal ellátott dísztáblát állítottunk ki.

Fokozatosan, mindezekkel a külső tulajdonságokkal együtt, a portál megtelik olyan összetevőkkel, amelyek sokkal fontosabbak az üzletfejlesztés szempontjából. Partnereink már érdeklődtek a megoldás iránt – tapasztalatcserére vonzanak bennünket ugyanazon eszköz megvalósítása érdekében.

• Vállalati kultúra

Kulcsszavak:

1 -1

A vállalati portál egy automatizált rendszer a szervezet belső információs erőforrásainak kezelésére, valamint a projektek, feladatok, dokumentumok kollektív munkájára, valamint az alkalmazottak és a vállalati ügyfelek közötti kommunikációra.

A vállalati portálok vállalati szerverekre és felhőbe is telepíthetők. Mivel a vállalati portál egyetlen erőforrás az információk összegyűjtésére és kezelésére, nyugodtan nevezhetjük belső vállalati közösségi hálózatnak, minden benne rejlő funkciókészlettel együtt.

A vállalati portál fő funkciói

A vállalati portálok széles körben elterjedtek gazdag funkciókészletüknek köszönhetően, amely szinte minden területet lefed, amely a szervezet munkatársainak együttműködéséhez szükséges. Először is ez:

• Belső és külső kommunikáció

A portálok lehetővé teszik az alkalmazottak közötti és az ügyfelekkel való kommunikáció felgyorsítását a szokásos üzenetküldőknek és más, a közösségi hálózatokról számunkra ismert eszközöknek köszönhetően. Ilyen például az "élő hírfolyam", riasztások stb. Az üzleti területekhez vagy projektekhez kapcsolódó különféle üzleti chat létrehozásának képessége felgyorsítja a kommunikációt és a megfelelő döntések meghozatalát. Számos portál lehetővé teszi, hogy felhívja azokat a kollégákat, akik nincsenek online. Ezenkívül a modern vállalati portálok lehetővé teszik a munkacsoportokban és a vállalat ügyfeleivel való kommunikációt a folyamatban lévő projektekről és az aktuális problémák megoldásáról.

• Feladat- és projektmenedzsment

A feladatok és projektek minden szervezet munkafolyamatának szerves részét képezik. A vállalati portálokon általában számos kényelmes eszköz áll rendelkezésre a velük való munkavégzéshez. Kezdve a feladat beállításától, a naptári határidők kezelésétől, a delegálási mechanizmusoktól, az ellenőrző listáktól, kész sablonok különféle konstruktorokkal és szűrőkkel végződve. Mindez lehetővé teszi a feladatok időben történő elvégzésének ellenőrzését és az alkalmazottak munkájának értékelését, megkapva tőlük a vonatkozó jelentéseket.

• Dokumentum együttműködés

Számos vállalati portál funkcionalitása nagyon kényelmessé teszi a dokumentumokkal való munkát. Dokumentumok létrehozása, szerkesztése, tárolása, hozzáférési szint beállítása stb. Ugyanakkor nagyon gyakran egy dokumentummal való munkavégzéshez nem kell letöltenie a számítógépére, hanem a befejezés után töltse fel vissza a frissített verziót. A harmadik féltől származó online szolgáltatások, például a Google Docs és az MS Office lehetővé teszik, hogy közvetlenül a portálon dolgozzon a dokumentumokkal. A vállalati portál lehetővé teszi a dokumentumok kényelmes megosztását a kollégákkal, külső hivatkozások létrehozását a dokumentumokhoz, mind a kollégák, mind az ügyfelek számára.

• Munkaidő tervezése, elszámolása

Egy szervezet teljesítménye nagymértékben függ a munkafegyelemtől. A vállalati portálok segítségével nyomon követheti a dolgozók munkaidejét. Megjelölik a munkanap kezdetét és végét, valamint mindenféle szünetet, hiányzást, üzleti utakat stb. Mindezek az információk segítenek optimalizálni a projektekre és feladatokra fordított időt. Sok portál megfelelő találkozóeszköz-készletet tartalmaz. A meghívók tömeges postázása, az értekezletek beütemezése a naptárakba, valamint az összes résztvevő értesítése és a találkozó eredményéről, feladatairól.

• CRM:Ügyfelek és értékesítés

Számos vállalati portál kínál CRM-rendszerek funkcióit, amelyek lehetővé teszik az ügyfelek és partnerek kapcsolattartási adatbázisának karbantartását, akikkel együttműködik. Az összes hívás és levél rögzítésének képessége nem teszi lehetővé, hogy lemaradjon a legfontosabb pillanatokról, az értékesítési tölcsér pedig segít nyomon követni az értékesítési osztály teljesítményét.

• HR:Személyzeti menedzsment

A vállalati portálok megkönnyítik a vállalati struktúra bemutatását és kezelését. Az alkalmazottakkal kapcsolatos minden szükséges információ, mint pl Kapcsolattartási telefonszámok, mellékszámok, e-mailek és így tovább, mindig kéznél lesznek. Jól látható, hogy ki van a munkahelyén, ki hiányzik, ki van üzleti úton és ki helyettesíti ideiglenesen kit, és kinek van ma a születésnapja.

• Üzleti folyamatok automatizálása

Semmi sem gyorsítja fel a cég munkáját és nem takarít meg időt, hiszen ezt automatizált üzleti folyamatok teszik. A vállalati portál a vállalatnál elérhető kulcsfontosságú üzleti folyamatok automatizálását kínálja. Az olyan rutin műveletek, mint az üzleti utak, nyaralások, a számlák jóváhagyása és kifizetése, sokszor gyorsabban elvégezhetők.

Kinek van szüksége vállalati portálra és miért?

A vállalati portál mindenekelőtt nagyon kényelmes eszköz a nagy számú távoli alkalmazottal vagy fiókteleppel rendelkező cégek számára. Ahol az emberek tevékenységük jellegéből adódóan nem egy irodában helyezkednek el, vagy nem sokat mozognak. A vállalati portál mobil munkahelyként szolgálhat számukra. De még az állandó személyzettel és egyetlen telephellyel rendelkező vállalatok számára is nagyon hasznos lesz egy vállalati portál a következő okok miatt:

1. Munkaidő megtakarítása

Találja meg és dolgozza fel gyorsabban a szükséges információkat. Hatékonyabban kommunikáljon a kollégákkal, és gyorsítsa fel a feladatok elvégzését.

1. Az alkalmazottak termelékenységének javítása

A vállalati portál segítségével mindig mindenki tisztában lesz azzal, hogy mit kell tennie és milyen időkeretben. A munkacsoportok ezt hatékonyabban teszik majd lehetővé, a felhalmozott tudás felhalmozódik, átadásra kerül a cégen belül.

1. Optimalizálja az üzleti folyamatokat

Hagyja, hogy dokumentumai és információi szó szerint repüljenek a szervezetben, ahelyett, hogy irodáról irodára mászkálnak.

1. Szerezzen irányítást és kezelhetőséget

Mindig tisztában lehet vele, hogy kik, hol vannak, min dolgoznak és mennyi ideig. Az alkalmazottak visszajelzése sokkal gyorsabb és hatékonyabb lesz.

1. Javítsa a vezetői döntések minőségét és az üzleti hatékonyságot

A feladatok elvégzésének tényéről szóló jelentés, az alkalmazottak leterheltségének elemzése segít a jobb döntések meghozatalában. Ennek eredményeként javul a cég munkájának minősége, versenyképessége.

Vállalati portál kiválasztása és megvalósítása

Jelenleg három lehetőség közül lehet választani:

1. Kulcsrakész megoldás vásárlása
2. Vállalati portál felhő megoldásként
3. Portálfejlesztés a semmiből (egyedi megoldás)

Mindegyik lehetőségnek megvannak az előnyei és hátrányai, tehát Végső döntés függ a szervezet méretétől, céljaitól és megvalósítási céljaitól.

Eszközöket keres a csapatával való hatékony együttműködéshez?

Küldjön kérést ingyenes konzultációra

2. Megbeszélés szerint.

• B2C (Business-to-Consumer) -Automatizált e-kereskedelmi rendszerek, amelyekben egy jogi személy (vállalkozás, szervezet) eladóként, magánszemély pedig vevőként jár el.
• B2B (Business-to-Business) - Automatizált e-kereskedelmi rendszerek, amelyekben az adásvételi folyamatok alanyai vannak jogalanyok(vállalkozások, szervezetek).
• B2E (Business-to-Employee) - Vállalaton belüli rendszerek a vállalati személyzet, az egyes struktúrák vagy részlegek munkájának megszervezésére.

Vállalati portálok B2C, B2B, B2E beleértve a vállalati portálokat is EAP, EIP, EKP, ez utóbbi alapján azonban más nagyon eltérő rendszereket is lehet építeni.

A fentiek alapján a vállalati portál a következő fő feladatok megoldására készült:

1. A cég információs bázisának létrehozása információ osztályozási és kinyerési rendszerrel.
2. Egységesített (szokásos böngésző, amelyhez nincs szükség speciális kliensre szoftver) személyre szabott valós idejű hozzáférést biztosít a vállalati információkhoz és alkalmazásokhoz a vállalati alkalmazottak, valamint a vállalat feljogosított ügyfelei, beszállítói és partnerei számára, területi elhelyezkedésüktől függetlenül.
3. Valós idejű csapatmunka biztosítása a cég alkalmazottai, valamint a cég felhatalmazott ügyfelei, beszállítói és partnerei számára, területi elhelyezkedésüktől függetlenül.

Első pont megoldja az információk bevitelének, tárolásának és visszakeresésének kérdését. Sok cégnél a különböző részlegeken szétszórt, különféle információkat tartalmazó szekrények és mappák száma meghaladja azt a határt, amikor általában meg lehet találni a szükséges információkat (és az egyik részleg egyik szekrényének mappájában fekve) a kijelölt időt. És ami még rosszabb, amikor elavult irreleváns információkat talál, fogadja el relevánsnak, és használja fel döntései során.

Második pont megoldja az információhoz való hozzáférés kérdését, a nem területtől és napszaktól függő, hanem szigorúan személyre szabott hozzáférést. Minden felhasználó csak azokat az információkat láthatja és fogadhatja, amelyekhez hozzáférést kapott.

Harmadik bekezdés megoldja a közös munka feladatait, azokat a feladatokat, amelyeket a hagyományos vállalati rendszerek nem tudnak megoldani internetes technológiák alkalmazása nélkül, pl. vállalati portálok használata nélkül. Ezek a vállalati portálok külön alrendszerként használhatók vállalati rendszerekés önálló önálló alkalmazásokként.

A vállalati portál egyetlen korlátja az Internet hozzáférés elérhetősége, de Mobilinternetés a műholdas internet, gyakorlatilag minden területi korlátozás megszüntetése. Ezenkívül a vállalati információs portál egy többplatformos megoldás, amely szintén nem függ hardvertől vagy alkalmazásoktól.

A fenti definícióknak és az ebből fakadó problémáknak gyakorlatilag nincsenek határai. Hiszen elvileg egy egységes böngésző alapján lehet céget létrehozni tájékoztatási rendszer bármilyen méretű cég. Sőt, talán így is lett volna, ha húsz évvel korábban megjelentek volna az internetes technológiák.

Az összes ismert definíció, a portáltípusok és a rájuk beállított feladatok alapján a következő általános és rövid definíciót adjuk.

A vállalati portál az web- vállalati információkat és szolgáltatásokat tartalmazó céges portál, amelyhez személyre szabott hozzáférést biztosít a cég alkalmazottai és más jogosult felhasználók számára.

Valójában ez a meghatározás csak két kötelező kritériumot határoz meg, amelyek alapján egy alkalmazás céges portálnak minősíthető:

1. Webfelület
2. Személyre szabott hozzáférés

Minden más tekintetben teljes szabadság biztosított, ami megmagyarázza a vállalati portálok számtalan típusát és léptékét.

Ezen a cikken kívül megtekintheti az aktuális rész témáját:
6 cikk az "Enciklopédia" részben
a "Cikkek" részben.
az "Előzmények" részben.
__________________

Vállalati információs portál(Enterprise Information Portal, EIP) – más néven vállalati portál. Automatizált információs rendszer, amely egységesen biztosítja a munkavállalók számára a szükséges szolgáltatásokat. A vállalati portál korlátozott hozzáféréssel rendelkezik az alkalmazottak számára, és (ha maga a vállalat kívánja) Szabad hozzáférés Mindenkinek. Az EIP rendszer mindenesetre egyetlen erőforráshoz biztosít biztonságos hozzáférést (leggyakrabban webes felületen keresztül), és általában véve a vállalati portál az információk összesítésének, személyre szabásának eszköze.

A történelemben a fogalom első meghatározása egyértelműen az első portálok céljáról beszél: „Vállalati információs portálok(Enterprise Information Portal - EIP) olyan alkalmazások, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy felfedjék a szervezeten belül és kívül tárolt információkat, és minden felhasználó számára egyetlen hozzáférési pontot biztosítsanak a neki szánt információkhoz, amelyek a megalapozott vezetői döntések meghozatalához szükségesek ”(Christopher Shailaks és Julia Tilman a Merrill Lynchtől (Christopher C. Shilakes és Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", 1998. november).

Az első időszak portáljai a menedzsmenttől a vállalati alkalmazottakig terjedő információk közzétételére szolgáltak. Ezek egy olyan oldal voltak a céggel kapcsolatos információkkal, amelyek egyik oldalán egyszerű belső fórumot lehetett szervezni. A portál a legfrissebb információkkal szolgált szervezeti változás a társaságban, olvassa el a híreket. Emellett a portál egyszerű fájltárolóként is szolgált.

A technológia fejlődésével a portálok funkciói bővültek. A cég alkalmazottai 2000-től kezdték használni a portált, hogy megkeressék a szükséges információkat, választ kapjanak kérdéseikre. A portáltechnológiák az adatok strukturálása, osztályozása, a szükséges információk felkutatásának sebességének és hatékonyságának növelése, valamint az eredmények bemutatásához szükséges formátum biztosítása irányába fejlődtek ki. Ebben az időszakban a vállalati portálok tudásbázisként kezdtek működni a cég tevékenységéhez kapcsolódó különböző témakörökben.

Gartner definíciók

EIP: Kiválasztás és végrehajtás

Vállalati portálok és megoldások gyártói

Sok nagy cégnek van sajátja vállalati portál. Ez nem az ügyfelekkel, partnerekkel való kommunikációra létrehozott hivatalos oldalt jelenti, hanem a cég belső, kizárólag munkatársainak szánt oldalát. Ez luxus vagy valódi szükséglet?

Kezdjük azzal, hogy a céges portál nem éppen egy weboldal, bár annak látszik. A vállalati portál funkciói szélesebbek, mint egy átlagos oldalé. Egy ilyen portál egy webes felület, amely egyesíti az információs erőforrás, a közösségi hálózat, valamint a dokumentumok és egyéb fájlok tárházának funkcióit. Egy vállalati portál jellemzően csak a szervezet belső hálózatán (intraneten) érhető el – „kívülről” személy nem lép be.

Miért van szüksége egy cégnek vállalati portálra? Először is ő kommunikációt biztosít a vállalat különböző részlegei és részlegei között csökkenti a fontos információk továbbításához szükséges időt. Ez különösen igaz a bankokra és más olyan szervezetekre, amelyek több részleggel rendelkeznek (ugyanabban a városban vagy különböző városokban). Ahelyett, hogy az egyes ágazatokat értesítené az újdonságokról, a vállalati portálon felteheti az információkat, hogy mindenki időben megkapja.

Másodszor a vállalati portál biztosítja az alkalmazottak hatékony kommunikációját. Ez különösen fontos, ha közös projekteken dolgozunk. Az előző esethez hasonlóan minden alkalmazott gyorsan átadhatja a kívánt információkat a címzettnek. A személyzet könnyen hozzáfér a szükséges adatokhoz. Ezenkívül a portálba integrálva közösségi háló pótolja az alkalmazottak közötti kommunikáció hiányát - jobb, ha hagyjuk, hogy a portálon kommunikáljanak a munkahelyi kérdésekről, mintsem az Odnoklassnikin üljenek.

Harmadszor, vállalati portál megkönnyíti a dokumentumáramlást és a jelentéstételt. A megosztott fájltárhely lehetővé teszi a feltöltést szükséges dokumentumokat egyenesen a portálra. Ez megkönnyíti a dokumentumok közös szerkesztését. Ezenkívül a munkaanyagok biztonsági másolata soha nem árt.

A vállalati portálon új munkatársak képzésére és adaptálására, a részlegek közötti horizontális kapcsolatok erősítésére, valamint az üzleti utak szükségességének csökkentésére is lehetőség nyílik. Átláthatóbbá válik a szervezetben végzett munka folyamata. Ez mind a munkavállalók számára szükséges (a vállalati tevékenység sajátosságainak ismerete a motiváció fontos eleme), mind a hatóságok számára (könnyebb ellenőrizni a munkavállalók munkájának folyamatát).

Természetesen a céges portáloknak is vannak hátrányai. A portál fejlesztését, konfigurálását, támogatását és adminisztrációját képzett szakembernek kell elvégeznie, aki fizetést igényel. Ehhez jön még az alkalmazottak portálhasználati betanítására fordított idő és pénz.

Szintén lehetséges vállalati adatok kiszivárogtatása a versenytársak felé portál feltörése esetén. Néha a versenytársaknak nem is kell igénybe venniük a hacker szolgáltatásait - elég egy gátlástalan alkalmazott, hogy díj ellenében „kiszivárogtassa” a bennfentes információkat a versenytársaknak. Nagyon fontos tehát a portál maximális biztonságának biztosítása – ez pedig megint csak költség.

Számos megközelítés létezik a vállalati portál létrehozására. Megrendelhető portálfejlesztés a semmiből, akkor a legjobban megfelel az Ön egyéni követelmények. De az ilyen fejlesztés nem olcsó, sok időt vesz igénybe, ráadásul fizetnie kell a fejlesztőknek a folyamatos támogatásért. Tud vásároljon kész platformot, amelyet az Ön igényei szerint kell véglegesíteni - ehhez azonban nagy valószínűséggel szűk profilú szakemberekre lesz szükség.

Ezért a legtöbb cég inkább tartalomkezelő rendszeren (CMS) alapuló kész megoldások vásárlása. Az ilyen rendszerek intuitív kezelőfelülettel rendelkeznek, így a rendszer szakember általi telepítése és konfigurálása után szinte minden alkalmazott adminisztrálhatja a vállalati portált. Nincs szüksége programozási vagy HTML-elrendezési ismeretekre. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a portál technikai támogatás nélkül maradhat - csak ebben az esetben kevesebbe fog kerülni.

A vállalati portál az hatékony vállalaton belüli kommunikációs rendszer, amely lehetővé teszi az üzleti folyamatok optimalizálását nagy cégek sok alkalmazottal, fiókteleppel és leányvállalattal. De ha van egy kis cége, amelynek teljes személyzete két irodában elfér, egy ilyen portál valószínűleg nem lesz hasznos az Ön számára - a játék nem éri meg a gyertyát.