Кадровий аудит організації - це перевірка документації компанії, що стосується кадрового обліку виявлення невідповідностей у ній. Проводиться перевірка наявності кадрових документівта їхня експертиза.

Може виникнути питання «Як співвідносяться кадровий консалтинг та аудит?». Начебто і те, і те - це допомога кадрової служби у вирішенні питань, пов'язаних із застосуванням трудового законодавства. Але кадровий консалтинг організації, на відміну аудиту кадрових документів, зазвичай, передбачає перевірку наявної документації. По суті, кадровий консалтинг – це відповіді на запитання щодо відповідних тем. Кадровий аудит не скасовує кадрового консалтингу. Найчастіше навіть, навпаки. Крім послуги кадрового аудиту йде послуга кадрового консалтингу.

Кадрову документацію можна перевірити у повному обсязі або вибірково.

Повний аудит- це перевірка всіх кадрових документів та у повному обсязі. Результатом такої перевірки є: виявлення всіх порушень та неточностей та детальні рекомендації щодо їх усунення.

Вибірковий аудит- це перевірка кадрових документів високої зони ризику та документів, у яких найчастіше виникають порушення. Така перевірка дає загальне уявлення про стан кадрового облікута допомагає визначити зони ризику на які потрібно приділити більше уваги під час ведення кадрової документації. До сегментів підвищеного ризику, наприклад, відносяться: трудових відносинз іноземними громадянами, укладання договорів про матеріальну відповідальність, оформлення документів з охорони праці, порядок розрахунків із працівниками тощо.

Проведення аудиту кадрової документації може бути організоване власними силами організації (внутрішній аудит) або за допомогою сторонньої організації (зовнішній).

Внутрішній аудит зазвичай актуальний для невеликих організацій, у яких обсяг кадрової документації невеликий. Такий аудит може провести співробітник компанії, який добре орієнтується у трудовому законодавстві і має навичку оформлення кадрових документів. Це може бути юрист чи начальник відділу кадрів.

За результатами внутрішнього аудиту може не оформлюватись жодного звіту, а виявлені порушення виправляються в робочому режимі.

Зовнішній аудит передбачає запрошення сторонніх компаній, що спеціалізуються на таких перевірках. Жодних ліцензій (як, наприклад, це потрібно для проведення обов'язкового аудиту) виконавці мати не зобов'язані. За такого проведення аудиту буде погляд з боку на кадрову документацію, що важливо. Перевіряючі складуть звіт про виявлені порушення. Дадуть вартісну оцінку порушень (розмір штрафних санкцій), а також рекомендації щодо усунення порушень та запобігання їх у майбутньому.

Законодавством не закріплено порядок, терміни та необхідність у проведенні аудиту кадрового діловодства. Тому его можна проводити у час, коли необхідно оцінити ступінь відповідності наявного стану кадрової документації необхідним нормам. Проте є випадки, коли бажано провести аудит з метою усунення у майбутньому питань про відповідальність за допущені помилки, попередження притягнення до відповідальності.

Наприклад, доцільно провести кадровий аудит:

• при зміні кадрового працівника, відповідального ведення кадрового діловодства;
• якщо почастішали випадки скарги працівників, при звільненні, наданні відпустки тощо.
• якщо працівники погрожують поскаржитися у трудову інспекцію (особливо звільнені працівники);
• за зміни керівника організації;
• при масовому звільненні працівників;
• за зміни законодавства, що регламентує порядок ведення кадрової документації;
• якщо організація запланована на перевірку державною інспекцією праці;
• у деяких інших випадках.

Етапи кадрового аудиту

Аудит кадрової документації зазвичай наводиться в офісі замовника. Під час перевірки аналізуються документи, що стосуються персональних даних, багато документів повинні зберігатися у спеціальних сейфах (шафах), наприклад, трудові книжки. Тому якщо замовник забажає провести аудит не на своїй території, то важко буде надати оригінали кадрової документації до перевірки.

Етап 1: організаційний

Під час цього етапу необхідно:

• з'ясувати з метою замовнику потрібно перевірити кадрові документи (внутрішній контроль чи підготовка до перевірки);
• визначити термін проведення аудиту. Вони в основному від кількості співробітників, і навіть від виду діяльності. Терміни можуть змінюватись від кількох днів, до кількох місяців;
• видати наказ проведення аудиту кадрової документації.

Етап 2: погодження переліку документів, що підлягають перевірці

Єдиного переліку документів, які мають бути у кожній організації, законодавством не встановлено. Різні правові акти містять згадки необхідність ведення тих чи інших журналів, наказів та інших документів. Залежно від того, до якої галузі належить підприємство, необхідно скласти перелік документів, які відповідно до правових актів мають бути в організації.

До обов'язкових документів належать:

• штатний розпис (Т-3) із наказом про затвердження;
• трудові договори та договори про матеріальну відповідальність;
• накази (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, припинення трудового договору та інші кадрові накази;
• особисті картки (форма N Т-2);
• графік відпусток;
• повідомлення працівників про час початку відпустки;
• графіки змінності (у разі роботи зі змін);
• табеля обліку використання робочого часу;
• правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР);
• положення щодо захисту персональних даних працівника та розписки на обробку персональних даних;
• трудові книжки;
• книга обліку руху трудових книжок (вкладишів до неї) (Додаток N 3 до Постанови Мінпраці України від 10.10.2003 N 69);
• прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок (Додаток N 2 до Постанови Мінпраці України від 10.10.2003 N 69);
• посадові інструкції;
• локальні нормативні акти (положення про оплату праці, положення про преміювання, положення про відрядження тощо);
• локальні акти з охорони праці (інструкція з охорони праці, журнал реєстрації вступного інструктажу (ГОСТ 12.0.004-90), положення про комерційну таємницю);
• результати проведеної спеціальної оцінки умов праці (ст. 212 ТК РФ, Федеральний закон від 28.12.2013 N 426-ФЗ).

Це далеко не повний перелік потрібних кадрових документів. Можливе ведення журналів обліку особових справ, відпусток, направлення у відрядження, обліку аркушів непрацездатності, видачі довідок, перевірок стану військового обліку, проходження працівниками обов'язкового медичного огляду та ін.

Етап 3: перевірка та аналіз документів

Спочатку перевіряється наявність кадрових документів. Далі аналізуються надані документи з погляду вимог законодавства. Усі документи необхідно перевірити на наявність підписів уповноваженої особи, віз погодження, реєстраційних номерів, відміток працівника про ознайомлення з наказом, відміток про виконання.

Велика увага приділяється взаємопов'язанню документів, наприклад, у трудових договорах посада та оклад повинні відповідати затвердженому штатному розкладу та наказу про прийом на роботу тощо.

При перевірці трудових книжок необхідно звірити, чи всі трудові книжки зареєстровані у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Записи у трудових книжках мають бути внесені на підставі відповідних наказів, не може бути підчисток, помарок. Усі записи мають бути продубльовані в особистій картці працівника форми N Т-2 та завірені підписом працівника. Зберігати трудові книжки і вкладиші до них потрібно в сейфі, що не згорає.

Під час перевірки документів з охорони праці необхідно перевірити підписи працівників щодо проведення первинного інструктажу та періодичних інструктажів.

З проведеною спеціальною оцінкоюпраці працівники повинні бути ознайомлені, умови праці вносяться до трудового договору (це обов'язкова умовапраці). Якщо на робочих місцях виявлено шкідливі фактори, то у звіті вказуються додаткові гарантіїдля працівників, які працюють на таких місцях, наприклад: додаткова відпустка, доплата за шкідливість, скорочений робочий день тощо. У цьому випадку необхідно перевірити, чи надає роботодавець ці гарантії.

Етап 4: оформлення звіту з кадрового аудиту

Законодавством не встановлено форму звіту з аудиту кадрової документації. Звіт складається у вільній формі, розробленої безпосередньо організацією, яка проводить кадровий аудит. У ньому мають бути відображені дані про поточний стан кадрового діловодства, про виявлені недоліки, про рекомендовані заходи для їх усунення та встановлено, чи досягнуто мети аудиту.

При складанні звіту враховуються побажання замовника, що він хоче побачити у звіті, які нюанси можна розписати загалом, а які докладно. У звіті також можна вказати порушені статті та статті штрафних санкцій із розмірами можливого штрафу.

Яку користь принесе роботодавцю аудит кадрової документації

Як показує практика, кадрового діловодства у компаніях часто приділяється недостатньо уваги. Обов'язок складання кадрових документів часто покладено на працівників, які є фахівцями у цій галузі (секретар, бухгалтер, економіст), і з завантаженості за своєю основний трудовий функції який завжди можуть приділити належну увагу кадровим вопросам.

Аудит кадрової документації дає позитивний ефект компанії. Після проведення керівникові компанії стає зрозуміло у стані перебуває кадрова документація. Чи всі документи оформлені відповідно до останніх змін, ухвалених у законодавстві. А які документи необхідно створити чи доопрацювати? Це підвищує довіру працівників до керівництва.

У свою чергу керівник компанії отримує об'єктивні дані, на підставі яких може оцінювати ефективність роботи внутрішньої кадрової служби, вживати превентивних заходів, щоб уникнути нарахування при черговій перевірці штрафів за порушення трудового законодавства.

Це не лише заощаджує гроші власника компанії, а й підтримує його репутацію як відповідального роботодавця.

Як показує практика проведення внутрішнього аудиту кадрових документів у багатьох організаціях, така процедура необхідна, оскільки стан справ у роботодавців рідко буває ідеальним. Стаття допоможе співробітникам кадрових служб та юристам обґрунтувати ризики, які можуть виникнути у разі порушення розпоряджень та заборон, встановлених нормами трудового законодавства РФ.

У РФ відсутні нормативні правові акти, що регулюють процедуру проведення внутрішнього кадрового аудиту (на відміну аудиту бухгалтерського). У зв'язку з цим необхідно розібратися з деякими питаннями:

Що таке внутрішній кадровий аудит?

Це комплекс заходів, що включає діагностику юридичної та діловодної коректності оформлення локальних нормативних актів (ЛНА) та кадрових документів роботодавця, надання рекомендацій та, при необхідності, виконання робіт з усунення помилок у кадрових документах.

Із якою метою проводиться внутрішній кадровий аудит?

Мета проведення – удосконалення діяльності кадрової служби та мінімізація можливих ризиків роботодавця. Моніторинг ризиків, яким може наражатися роботодавець у процесі проходження перевірки з боку державних органівта/або дозволи, що виникають трудових спорівз працівниками — один із найважливіших аспектів внутрішнього кадрового аудиту.

У яких випадках відбувається внутрішній кадровий аудит?

1. При зміні працівника, який відповідає за ведення кадрового діловодства (далі - КДП): звільнення, переведення на іншу посаду/інше підрозділ.
2. При отриманні розпорядження від трудової інспекціїпро майбутню планову перевірку.
3. У разі загрози перевірки після звільнення скривдженого працівника: невиплата або невчасна виплата вчасно заробітної плати, премії, звільнення з ініціативи роботодавця та інших. У разі рекомендується проводити позаплановий кадровий аудит.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Внутрішній кадровий аудит можна провести, не чекаючи розпоряджень контролюючого органу про майбутню планову перевірку. Після новорічних канікул на сайті Генеральної прокуратури РФ або прокуратури відповідного суб'єкта РФ вивішується зведений план перевірок на рік, на сайті Державної інспекції праці – план перевірок суб'єктів. Ця інформація дозволить дізнатися, чи підпадає організація/індивідуальний підприємець під перевірку, і підготуватися до неї заздалегідь.

Які види внутрішнього кадрового аудиту є?

1. Повний (по всіх ділянках КДП).
2. Вибірковий.

При вибірковому аудиті перевіряються:

• окремі ділянки ведення КДП;
• або документи щодо окремих працівників;
• або всі аспекти кадрової роботиза допомогою репрезентативної вибірки документів.

Яким є оптимальний термін проведення внутрішнього кадрового аудиту?

Відповідь залежить від того, який аудит бажає провести роботодавець: повний чи вибірковий.

Внутрішній кадровий аудит бажано проводити протягом останніх трьох років, оскільки, як показує практика, податкова інспекція, ФСС Росії, ПФР перевіряють роботодавця протягом останніх трьох років ведення своєї діяльності.

Оптимальний термін проведення повноговнутрішнього кадрового аудиту становить від 7 до 14 робочих днів; вибіркового- Від 5 до 7 робочих днів. Сюди включається і час складання звіту щодо перевірки та надання його роботодавцю.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Неправильно оформлені документи з особового складу можуть стати причиною залучення роботодавця до адміністративного штрафу.

Якими мають бути дії роботодавця після отримання звіту з перевірки?

У разі виявлення численних помилок у працівника, відповідального за КДП, необхідно з'ясувати, чому вони були допущені і чи розуміє працівник, яких наслідків це може призвести. Роботодавець повинен ухвалити одне з рішень:

• спрямувати працівника кадрової служби на навчання;
• дати шанс виправити помилки та протягом певного часу контролювати, чи не допускає він нових;
• перевести іншу роботу;
• розлучитися із працівником.

Хто має проводити внутрішній кадровий аудит?

Для регулярногопроведення внутрішнього кадрового аудиту може бути створено спеціальний підрозділ або можна доручити цю роботу юристу, який перебуває в штаті (тільки у разі, якщо він спеціалізуєтьсяна трудовому законодавстві, а чи не займається переважно господарсько-договірною діяльністю). Якщо роботодавець вирішує питання створення служби внутрішнього контролю з метою регулярного проведення внутрішнього кадрового аудиту, необхідно розробити відповідні документи: положення, наказ тощо.

Разовікадрові аудити проводяться або новою посадовою особою, яка приймає справи, або із залученням зовнішніх фахівців.

Можна укласти договір на надання послуг з фахівцем або організацією, що спеціалізується на проведенні кадрового аудиту.

Внутрішній кадровий аудит має проводити особа, яка має досвід роботи у кадровій сфері та досвід проходження перевірок з боку контролюючих органів, бажано – з юридичною освітою.

З чого розпочинати проведення внутрішнього кадрового аудиту?

Необхідно перевірити наявність (відсутність) ЛНА у роботодавця та відповідність їх нормативним вимогам. У будь-якого роботодавця, незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, обов'язково мають бути в наявності ЛНА.

РИЗИКИ, ВИНИКАЮЧІ ПРИ ВІДСУТНІ ТИХ АБО ІНШИХ ЛНА

Положення про оплату праці

Цей документ не є обов'язковим ЛНА роботодавця. Для нарахування заробітної плати достатньо мати трудові договори з працівниками та відповідні накази (про прийом на роботу, переведення на іншу роботу тощо).

Проте ст. 135 ТК РФ встановлено вимогу, згідно з якою системи оплати праці у даного роботодавця встановлюються або колективними договорами, угодами, або ЛНА.

Отже, система оплати праці (навіть така проста, як суто окладна) повинна фігурувати в колективному договорі або в ЛНА: ПВТР (у розділі «Оплата праці працівників») або самостійне Положення (коли система оплати праці складніша).

При наявності преміальної системи оплати праціПоложення про оплату праці та преміювання працівників є документом, що регламентує:

• принципи формування системи оплати праці;
• порядок розрахунку грошової винагороди за працю;
• критерії та процедуру оцінки праці.

Говорячи про оплату праці працівників, слід звернути увагу на розрахункові листки із заробітної плати.

Форма цього документа має бути затверджена у кожного роботодавця обов'язково.

Вилучення з Трудового кодексуРосійської Федерації

Стаття 136. Порядок, місце та строки виплати заробітної плати

При виплаті заробітної плати роботодавець зобов'язаний сповіщати у письмовій формі кожного працівника:

1) про складові заробітної плати, належної йому за відповідний період;

2) про розміри інших сум, нарахованих працівнику, у тому числі грошової компенсації за порушення роботодавцем встановленого строку відповідно до виплати заробітної плати, оплати відпустки, виплат при звільненні та (або) інших виплат, що належать працівнику;

3) про розміри та підстави проведених утримань;

4) про загальну грошову суму, що підлягає виплаті.

Форма розрахункового листка затверджується роботодавцем з огляду на думку представницького органу працівників у порядку, встановленому статтею 372 цього Кодексу для прийняття локальних нормативних актів.

Порядок видачі працівникам розрахункових листків законодавчо не встановлено. У Трудовому кодексі РФ прямо не сказано, чи повинен працівник розписуватись у їх отриманні. Проте, не маючи письмових доказів видачі працівникам розрахункових листків, роботодавцю буде важко довести виконання обов'язків.

За відсутності чи невидачі працівнику розрахункового листка (як і відсутності наказу про затвердження форми розрахункового листка) роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за ст. 5.27 КпАП РФ.

ДО ВІДОМА

Завдання особи, відповідальної за ведення кадрового діловодства, вміти як грамотно оформляти документи з особового складу, а й розробляти ЛНА відповідно до трудовим законодавством.

Штатний розклад

У разі проведення заходів щодо скорочення чисельності та/або штату працівників, а також при розгляді індивідуальних суперечокміж працівником та роботодавцем у разі звільнення працівників за п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним з головних документів є штатний розклад - старе (до проведення заходів) та нове (змінене).

Штатний розклад застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності роботодавця, обов'язково має містити перелік посад службовців (ст. 15, 57 ТК РФ). Може містити список структурних підрозділів, професій робітників, відомості про кількість штатних одиниць та розміри окладів, тарифних ставкахта надбавках. Зміни до штатного розкладу вносяться наказом керівника організації або уповноваженої ним особи.

Судова практика

Працівниця звернулася до суду з позовом до роботодавця про визнання процедури скорочення незаконної, стягнення заробітної плати за час вимушеного прогулу та компенсації моральної шкоди. В обґрунтування позову вказала про уявність скорочення штату. Суд вивчив накази роботодавця про зміни штатного розкладу та дійшов висновку про незаконність проведеної процедури скорочення та, відповідно, наказу про внесення змін до штатного розкладу. Порівняльний аналіз штатної чисельності та посадових обов'язківпрацівників скасованого та створеного підрозділів показав, що функціональна складова зазначеного підрозділу не змінилася, а змінилося лише його найменування. Трудові функції позивачки залишилися незмінними. З урахуванням викладеного суд погодився з доводами робітниці, що процедура скорочення мала формальний характер, і визнав процедуру скорочення штату в частині позички незаконною. На користь робітниці була стягнута недоплачена заробітна плата та компенсація моральної шкоди.

Рішення Ленінського районного суду м. Смоленська від 23.05.2012 у справі № 2-984/12

Положення про захист персональних даних працівників

Документи, що регламентують порядок обробки персональних даних, необхідно мати кожному роботодавцю, навіть якщо його штат складається із трьох працівників.

Протягом 2011 р. Роскомнагляд провів 1743 перевірки, з яких 954 планові та 789 — позапланові. У сфері персональних даних найчастіше зустрічалися такі порушення законодавства:

• неприйняття оператором заходів, які забезпечують безпеку персональних даних та виключають несанкціонований доступ до них;
• здійснення обробки персональних даних у випадках, що не передбачені законодавством, без згоди суб'єктів;
• невідповідність відомостей, зазначених у повідомленні про обробку персональних даних, фактичну діяльність.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Обов'язковий ЛНА. Передбачено ч. 3 ст. 189 ТК РФ, за якою трудовий розпорядок визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку. Отже, відсутність ПВТРбуде розглядатися як порушення трудового законодавствата роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за ст. 5.27 КпАП РФ.

Інші документи

Графік відпусток.Відповідно до чч. 1 та 2 ст. 123 ТК РФ черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, що затверджується роботодавцем; графік відпусток обов'язковийяк роботодавця, так працівника.

Графік змінності. Якщо у роботодавця введено змінний режим роботи, то графік змінності в обов'язковому порядкуповинен бути у наявності (ст. 103 ТК РФ).

Табель обліку робочого часу. Про обов'язок роботодавця вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником, зазначено у ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Практично відпрацьований працівниками час фіксується в табелі обліку робочого дня.

Положення про направлення працівників у відрядження (або відповідний розділ до ПВТР). Здавалося б, всі питання врегульовані Положенням про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженим Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 (в ред. Від 29.07.2015) та низкою інших підзаконних нормативно-правових актів, що регулюють питання відряджень.

Проте, згідно із ч. 4 ст. 168 ТК РФ, мати колективний договір або ЛНА, що регламентує порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, зобов'язані всі недержавні роботодавці.

Компенсація витрат, які працівники несуть під час відрядження, може бути прийнята як витрати організації, згідно Податковий кодексРФ, якщо це зазначено у колективному договорі чи ЛНА. Якщо інформація про те, що стосується витрат організації (наприклад, оплата проїзду на таксі від будинку до аеропорту, від аеропорту до пункту призначення), не буде відображена у ЛНА, що регулює питання відряджень, або в колективному договорі, ці суми відшкодовуються із чистого прибутку організації.

У роботодавця мають бути затверджені відповідні ЛНА, якщо робота має роз'їзний характер або виконується вахтовим методом. Наприклад: Положення про роз'їзний характер роботиі Положення про вахтовий метод. У трудовому договорі з працівником інформація про характер роботи також відображається.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Якщо роботодавець використовує локальні форми первинної облікової документації, розроблені бланки документів обов'язково мають бути затверджені наказом роботодавця та містити реквізити, відображені у ст. 9 Федерального законувід 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (в ред. від 04.11.2014).

Кадровий аудит щодо нового напряму у галузі кадрового менеджменту. Незважаючи на свій невеликий вік, цей напрямок став поширеним у серйозних компаніях, які приділяють особливу увагу кадровому діловодству. Поняття кадрового аудиту прийшло в HR-послуги з бухгалтерії, і є незалежною перевіркою кадрових документів. До цієї процедури слід допускати лише фахівців з великим досвідом роботи у цій сфері, оскільки робота є важливою та відповідальною. Звідси випливає питання, як вибрати послуги з аудиту, як у цьому може допомогти наш сайт. Дізнайтеся відповіді нижче.

Що має входити до послуги аудиту КДП?

Послуги аудиту КДП - це якась конкретна дія, а цілий комплекс заходів, вкладених у ретельну незалежну перевірку кадрової документації бізнесу. Цей комплекс повинен включати:

• перевірку документів на відповідність трудового та архівного законодавства;
• перевірку внутрішніх локальних нормативних актів організації щодо відповідності вимогам;
• надання посилань на всі нормальні акти, за якими зафіксовано серйозні порушення;
• надання розгорнутих рекомендацій щодо виправлення знайдених порушень;
• проведення незалежної оцінки поточної ситуації з кадровим документообігом у компанії.

Також аудит кадрової документації компанії повинен включати розстановку пріоритетів між наступними діями, спрямованими на виправлення проблем з кадровою документацією. Саме комплексний підхід дозволяє швидко виявити всі порушення та отримати рекомендації щодо їх усунення, і все це за одну оплату.

Види аудиту кадрового діловодства

Залежно від серйозності ситуації слід обирати один із двох існуючих сьогодні видів аудиту:

Стандартний аудит.Це комплекс заходів, спрямованих на проведення аудиту кадрової документації та нормативних актів з подальшою експертною оцінкою та наданням рекомендацій щодо виправлення виявлених порушень. До стандартного аудиту входить звірка документів на предмет відповідності вимогам законодавства, аудит кадрових документів та формування таблиці звірки, в якій зазначаються документи та акти, що потребують виправлення.

Розширений аудит.Це найбільший комплекс заходів, куди, крім вже зазначених раніше дій, входить аналіз причин виникнення невідповідностей, і навіть формування списку можливих наслідків, що у разі ігнорування необхідності виправити порушення.

Звичайно, розширений аудит - краща послуга, і по можливості варто вибирати саме її.

Як вибрати кваліфікованого спеціаліста для аудиту?

У даному розділі ви зможете знайти широкий асортимент пропозицій від фахівців з аудиту. Щоб зробити правильний вибір виконавця, зверніть увагу на такі фактори:

Портфоліо - за ним можна визначити рівень професіоналізму та якість надання послуг.

Ведення кадрового обліку є обов'язковим для будь-якої компанії та має на увазі розробку безлічі документів. Всі кадрові документи повинні бути в ідеальному порядку, у цьому випадку компанії не страшні ризики, пов'язані з порушенням трудового законодавства, такі як державні перевірки, штрафи, призупинення діяльності, дискваліфікація, суперечки з працівниками. Але не всі роботодавці приділяють належну увагу правильності ведення кадрового діловодства та якості кадрових документів, унаслідок чого у документах виникає безладдя. Виявити помилки у веденні кадрового обліку та упорядкувати документи допоможе проведення кадрового аудиту.

Кадровий аудит - це процедура з оцінки системи кадрового документообігу, що склався при веденні кадрового обліку, що включає перевірку наявності всіх обов'язкових кадрових документів і експертизу кадрової документації на відповідність чинному законодавству Російської Федерації, з метою мінімізації ризиків штрафних санкцій, пов'язаних з проведенням трудового законодавства, а також ризиків трудових спорів та скарг працівників.

Кадровий аудит необхідно проводити у таких випадках:

• при майбутній державній перевірці;
• при зміні спеціаліста з кадрів;
• при загрозі перевірки після звільнення ображеного працівника (невиплата вчас заробітної плати, премії, звільнення з ініціативи роботодавця);
• при зміні керівництва підприємства;
• за зміни законодавства.

Кадровий аудит можна провести самостійно або довірити проведення сторонньої організації. Існують спеціалізовані компанії, які проводять кадровий аудит, вони проведуть перевірку та напишуть деталізований звіт, в якому будуть зазначені помилки та порушення, а також рекомендації щодо їх усунення. Але їхні послуги коштують дорого, тому не всі керівники погоджуються звернутися до таких компаній.

І тут допоможе проведення аудиту кадрової документації самотужки. Для цього потрібно видати наказ про проведення перевірки, визначити її цілі та терміни, а також прописати осіб, які проводитимуть кадровий аудит.

Після видання наказу необхідно визначити етапи проведення кадрового аудиту. З визначення кадрового аудиту випливає, що першим етапом є перевірка наявності всіх обов'язкових кадрових документів, а другим експертиза щодо відповідності кадрової документації чинному законодавству. Розглянемо докладніше кожен етап проведення кадрового аудиту.

Перевірка наявності обов'язкових кадрових документів

Роботодавець несе відповідальність за відсутність обов'язкових кадрових документів, визначених трудовим законодавством Російської Федерації, тому при проведенні кадрового аудиту насамперед необхідно визначити перелік таких документів та перевірити їх наявність у компанії.

Обов'язкові кадрові документи можна поділити на дві групи:

• документи, які є обов'язковими для всіх компаній незалежно від організаційно-правової форми та сфери діяльності;
• документи, що стають обов'язковими за певних умов.

До першої групи відносяться документи, обов'язковість яких прописана у трудовому законодавстві, наприклад, локальні нормативні акти, що розробляються кожним роботодавцем самостійно та відображають умови праці саме в даній організації. Перелік усіх документів, що належать до цієї групи, наведено у таблиці 1.

Таблиця 1 Кадрові документи, обов'язкові всім роботодавців

До другої групи відносяться документи, які стають обов'язковими за наявності певних умов, які можуть бути обумовлені специфікою організації або якщо на ці документи робиться посилання у трудовому договорі, локальному нормативному акті або інших документах. Перелік таких документів наведено у таблиці 2.

Таблиця 2 Документи, які можуть бути обов'язковими за наявності певних умов

Також роботодавці можуть затверджувати й інші локальні нормативні акти, обов'язкова наявність яких не закріплена у трудовому законодавстві, але вони можуть значно допомагати у роботі, наприклад, положення про відділи, персонал, атестацію тощо.

Завершальним процесом першого етапу кадрового аудиту є звірка документів – які документи є, які треба розробити. Для зручності результати звіряння можна звести до таблиці (таблиця 3)

Таблиця 3 Звіряння документів

Експертиза документів

Після того як ми визначили список обов'язкових документів, перевірили їх наявність, необхідно перевірити правильність їхнього оформлення, а також відповідність вимогам законодавства.

Таким чином, на цьому етапі перевіряється зміст кадрових документів. Перевіряйте всі документи, які є у компанії.

Переглядаючи локальні нормативні акти, необхідно перевірити, щоб не погіршували становище працівників проти трудовим законодавством і розкривали умови праці підприємства. Усі працівники мають бути ознайомлені з локальними нормативними актамипід розпис. p align="justify"> При перевірці локальних нормативних актів необхідно використовувати відповідні статті Трудового кодексу Російської Федерації.

З кожним працівником має бути підписано згоду на обробку та передачу його персональних даних, якщо працівнику, на його прохання, оформляються довідки, то на кожну довідку працівник повинен написати письмову згоду на передачу його персональних даних третій стороні.

У графіку відпусток мають бути зазначені як планові відпустки, а й мають робитися позначки фактичні відпустки, про перенесення відпусток. Співробітники повинні бути письмово повідомлені про дату початку відпустки за два тижні.

В організації має бути актуальний штатний розклад, який затверджується наказом, якщо до штатного розкладу вносяться зміни, то мають бути видані накази про внесення змін до штатного розкладу.

Табелі обліку робочого часу повинні бути за кожен місяць, у табелях повинні відображатися відомості про всіх співробітників (про відпустки, лікарняні, прогули тощо).

Переглядаючи розпорядчі документи, необхідно перевірити, щоб накази з особового складу зберігалися окремо від наказів з основний діяльності. Якщо компанія не використовує уніфіковані формидокументів, а розробила та використовує свої форми, то дані форми документів мають бути затверджені наказом керівника компанії.

При аудиті трудових книжок необхідно перевірити наявність наказу з основної діяльності про призначення відповідального за ведення трудових книжок. Усі трудові книжки повинні бути зареєстровані в книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них, всі книжки повинні бути в наявності та в них мають бути внесені всі записи (прийоми, переклади, нагородження), вкладиші мають бути вшиті у трудові книжки. Роботодавець повинен сам закуповувати бланки трудових книжок та вкладишів та зафіксувати їх у прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудових книжок та вкладишів у них. Бланки трудових книжок та вкладишів повинні зберігатися у бухгалтерії, яка веде прибутково-витратну книгу, передача бланків до відділу кадрів здійснюється на підставі службових записок або заявок відповідального за ведення трудових книжок. Нові трудові книжки та вкладиші оформляються працівникам виходячи з їхніх заяв.

Трудові договори повинні бути укладені з кожним працівником, зміст трудового договору має відповідати статті 57 Трудового кодексу Російської Федерації, тобто в трудовому договорі, як мінімум, мають бути зазначені відомості та умови, передбачені цією статтею.

Зверніть увагу на правильність заповнення особистих карток працівників, у них мають бути зазначені актуальні дані, картки мають бути на кожного працівника. В особистій картці повинні бути зазначені коди та з усіма відомостями про прийом та переведення працівник повинен бути ознайомлений під розпис.

Усі кадрові журнали повинні бути пронумеровані, прошиті та скріплені печаткою та підписом керівника компанії, а книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них та прибутково-витратна книга з обліку бланків трудових книжок та вкладишів у них опломбовані або скріплені сургучним печаткою.

Оформлення підсумків кадрового аудиту

За підсумками кадрового аудиту особи, які проводили аудит, складають звіт про результати перевірки. У звіті з кадрового аудиту відображаються виявлені помилки та заходи, необхідні для усунення даних помилок, робляться висновки про стан кадрового обліку та ризики, що виникають у компанії.

Звіт можна розділити на два блоки.

У першому блоці розпишіть підсумки аудиту обов'язкових кадрових документів щодо компанії (локальних нормативних актів, наказів з основної діяльності, штатного розкладу, графіка відпусток тощо).

У другому блоці розпишіть результати перевірки документів у справі кожного працівника (трудовий договір, особиста картка, ознайомлення з локальними нормативними актами, трудова книжка).

Приклад із практики:

За підсумками кадрового аудиту, який ми проводили у клієнта нашої компанії, було виявлено окремі порушення кадрового обліку та ризикові ситуації:

• Нема обов'язкових локальних нормативних актів.
• Немає документів за штатним розкладом.
• Немає графіка відпусток.
• Немає табелів обліку робочого часу.
• Немає обов'язкових кадрових журналів.
• Немає наказів щодо основної діяльності з кадрового обліку.
• Немає наказів з особового складу.
• Немає особистих карток працівників.
• Відсутні документи щодо ознайомлення з локальними нормативними актами.
• Відсутні згоди на обробку та передачу персональних даних.
• Немає належним чином оформлених посадових інструкційна працівників, хоча у трудовому договорі робиться посилання посадову інструкцію.
• Відповідальні особи Товариства не перевірені на дискваліфікацію.
• У змісті трудових договорівдопущені помилки, такі як: відсутні паспортні дані працівника та ІПН роботодавця, немає умови про обов'язкове страхування працівників, не прописано періодичність та дати виплати заробітної плати, не вказано дату початку роботи.
• Некоректно ведуться трудові книжки працівників, а саме: багато хто трудові книжціне внесено записи про прийом, переклади, неправильно вносяться записи до книжок.

Для усунення даних порушень, нами було написано докладний звіт про результати кадрового аудиту та до кожного порушення дано інструкції з виправлення. В результаті клієнт швидко привів документи в порядок, дотримуючись докладних рекомендацій.

Немає сумнівів, що кадровий аудит- найважливіший інструмент зниження ризиків, пов'язаних з порушеннями ведення кадрового обліку. Багато керівників вважають, що кадровий аудит нікому непотрібна та дорога процедура, але це помилкова думка, оскільки проведення кадрового аудиту допоможе визначити реальний стан справ, виявити порушення та помилки. Приватні зміни трудового законодавства, складність його правильного застосування, часті перевірки роботодавців з боку трудової інспекції та інших контролюючих органів, посилення відповідальності за порушення трудових прав працівників вказують на необхідність проведення кадрового аудиту. Кадровий аудит можна провести власними силами і в цій статті було описано порядок його проведення.