Мікропідприємства мають право скоротити кадрове діловодство, інші організації повинні вести кадровий документообігу повному обсязі. Які кадрові документи обов'язково оформляти, а які стануть у нагоді за певних умов, дивіться в таблиці нижче.
Трудовий кодекс доповнено новою , яка встановлює особливості регулювання праці осіб, які працюють у роботодавців – суб'єктів малого підприємництва, що входять до категорії мікропідприємств. З січня 2017 р. «мікромалюки» вправі організовуватимуть спрощений кадровий документообіг!!!
Перелік обов'язкових кадрових документів організації
| Документ | Закон | Термін зберігання | Примітка | |
| 1. | Положення про захист персональних даних | п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ | Відображає порядок отримання, обробки та зберігання персональних даних працівника. | |
| 2. | Колективний договір | ч.2 ст.190 ТК РФ | Весь час існування компанії | Регламентує порядок прийому, звільнення, терміни виплат заробітної плати, режим роботи та ін. |
| 3. | Правило трудового розпорядку | ч.4 ст.189 ТК РФ | Весь час існування компанії | Оформляється як додаток до колективному договору, або за його відсутності, як самостійний документ. |
| 4. | Положення про оплату праці (преміювання та матеріальне стимулювання) | ст.21 ТК РФ | Весь час існування компанії | За наявності складних систем оплати праці та преміювання (почасова, погодинна, відрядна). |
| 5. | Положення про атестацію працівників | ст.81 ТК РФ | Весь час існування компанії | У разі проведення атестації |
| 6. | Протокол засідання атестаційної комісії | 15 років | Оформляється атестаційною комісією | |
| 7. | Положення про систему навчання | ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ | Весь час існування компанії | У разі проведення навчання з метою обґрунтування економічної потреби витрат. |
| 8. | Книга обліку руху трудових книжок (вкладишів до них) | Постанова Мінпраці України №69 від 10.10.03 р. | Реєструється факт отримання та видачі трудової книжки. | |
| 9. | Прибутково-витратна книга з обліку бланків трудових книжок (вкладишів) | Постанова Мінпраці Росії №69 від 10.10.03 р. | 50 років (у разі ліквідації компанії передається до Держархіву) | Реєструється факт видачі бланків трудових книжок та вкладишів. |
| 10. | Накази з основної діяльності | Весь час існування компанії | ||
| 11. | Журнал реєстрації вхідних/вихідних документів | Весь час існування компанії | Реєструється вся документація, яка надходить до кадрової служби | |
| 12. | Журнал реєстрації посвідчень про відрядження | 5 років | Реєструються посвідчення про відрядження | |
| 13. | Книги обліку наказів | Список Росархіву від 06.10.2000 р. | Час зберігання наказу | Окремо ведеться книги з обліку наказів про прийом на роботу, про звільнення, внутрішньому переміщенніі т.д. |
| 14. | Посадові інструкції | Формуються за рішенням роботодавця. Допомагають уникнути конфліктів із співробітниками. | ||
| 15. | Штатний розклад (ф.Т-3) | ст.57 ТК РФ | 5 років | При кожній зміні формується новий штатний розклад. |
| 16. | Графік відпусток | ст.123 ТК РФ | 1 рік | Складається наприкінці кожного року, затверджується керівником компанії пізніше 2-х тижнів остаточно року. |
| 17. | Трудовий договір | ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ | 75 років | Укладається індивідуально з кожним працівником на підставі заяви про прийом на роботу. |
| 18. | Наказ про прийом на роботу | ст.68 ТК РФ | 75 років | Видається на підставі заяви працівника про прийом на роботу та трудового договору. Підписується із співробітником протягом 3-х днів з дня виходу на роботу. |
| 19. | Трудова книжка | ст.66 ТК РФ | 50 років | Оформляється кожного працівника, який пропрацював понад 5 днів, при звільненні видається на рука. |
| 20. | Особиста картка працівника (ф.Т-2) | Постанова Держкомстату Росії від 05 січня 2004 р. № 1 | 75 років | Оформляється на кожного співробітника, містить дані про трудову діяльність |
| 21. | Анкета співробітника | 75 років | Дані працівника. Доступ до інформації має обмежену кількість працівників. | |
| 22. | Особиста справа | 75 років | Зберігається у спеціально обладнаному приміщенні. Призначається відповідальний за ведення. | |
| 23. | Наказ про переведення на іншу роботу | ст.72.1. ТК РФ | 75 років | Правило перекладу іншу роботу закріплюється у Правил трудового розпорядку. |
| 24. | Наказ про звільнення | ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ | 75 років | При звільненні по власним бажаннямна підставі заяви співробітника. При звільненні працівника за порушення трудової дисципліни |
| 25. | Накази про надання відпусток, чергування, стягнення, короткострокові відрядження | ст.6 списку Росархіву від 06.10.2000 р. | 5 років | Оформляються за розпорядженням керівника |
| 26. | Табель обліку робочого часу | ч.3 ст.91 ТК РФ | 75 років | Враховується фактично відпрацьований час |
| 27. | Договір про матеріальну відповідальність | 5 років | Укладається з матеріально відповідальною особою | |
| 28. | Графік змінності | 5 років | У разі роботи за змінами. | |
| 29. | Список працівників, які працюють на шкідливому виробництві | 75 років. | Якщо є шкідливе провадження (для нарахування пільгової пенсії) | |
| 30. | Список працівників, які йдуть на пільгову пенсію | 50 років | Для нарахування пільгової пенсії | |
| 31 | Інструкція з техніки безпеки | ст.212, 225 ТК РФ | Постійно | |
| Документ | Посилання на законодавство | У яких випадках оформляється |
| Загальні документи | ||
| Правила внутрішнього трудового розпорядку | Ст. 189 ТК РФ | Обов'язково |
| Штатний розклад | Обов'язково | |
| Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них | Постанова Мінпраці Росії № 69 від 10.10.2003р. | Обов'язково |
| Посадові інструкції з кожної посади відповідно до штатного розкладу | Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник | Обов'язково, якщо посадові обов'язкине врегульовані у трудових договорах |
| Положення про персональні дані працівників | Ст. 86 ТК РФ | Обов'язково |
| Положення про оплату праці працівників | Розділ VI ТК РФ | |
| Положення про преміювання та матеріальне стимулювання працівників | Розділ VI ТК РФ | Обов'язково, якщо питання оплати праці не врегульовані у трудових договорах |
| Положення про охорону праці | Розділ X ТК РФ | Не обов'язково |
| Інструкції з охорони праці за професіями | Розділ X ТК РФ | Обов'язково |
| Журнал інструктажу (ознайомлення з інструкціями) | Розділ X ТК РФ | Обов'язково |
| Журнал проходження працівниками обов'язкового медичного огляду | Ст. 69 ТК РФ | Особи, які не досягли віку вісімнадцяти років, а також інші особи у випадках, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами |
| Графік відпусток | Ст. 123 ТК РФ, ухвала Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р. | Обов'язково |
| Положення про комерційну таємницю | Федеральний закон № 98-ФЗ від 29.07.2004 р. «Про комерційну таємницю» | Обов'язково, якщо у трудовому договорі зазначено, що працівник має зберігати комерційну таємницю |
| Колективний договір | Глава 7 ТК РФ | Не обов'язковий, укладається за згодою сторін |
| Індивідуальні документи | ||
| Трудовий договір | Ст. 16, 56, 67 ТК РФ | Обов'язково |
| Наказ про прийом на роботу | Ст. 68 ТК РФ, ухвала Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р. | Обов'язково |
| Особиста картка працівника | Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р. | Обов'язково |
| Трудова книжка | Ст. 66 ТК РФ, постанова Уряду РФ від 16.04.2003 р № 225 «Про трудові книжки», постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 р № 69 | Обов'язково |
| Договори про повну матеріальну відповідальність | Додатки № 2 та № 4 до постанови Мінпраці Росії від 31.12.2003 р. № 85 | Обов'язково у разі встановлення повної матеріальної відповідальності |
| Наказ про надання відпустки працівнику | Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р. | Обов'язково |
| Заява працівника про надання відпустки без збереження заробітної плати | Ст. 128 ТК РФ | Обов'язково |
| Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці | Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р. | Обов'язково |
| Графік змінності | Ст. 103 ТК РФ | Обов'язково за наявності змінної роботи |
Відновлення кадрової документації
Нового менеджера з персоналу може очікувати на новій роботібезліч сюрпризів, і не всі вони можуть бути приємними. На перевірку може виявитися, що в організації немає і половини документів із наведеного переліку. Звичайно, в один день розробити, оформити та впровадити всі ці документи практично неможливо. Потрібно виділитиу цьому списку найважливішіта пріоритетні позиції та приступити до їх оформлення.
Почніть зі складання штатного розкладу, графіка відпусток. Нехай це пройде з порушенням термінів, зазначених у Трудовому кодексі РФ.
Потім потрібно перевірити наявність трудових договорів із працівниками, наявність та правильність оформлення наказів про прийом та переведення, записів у трудових книжках.
Заведіть журнали реєстрації трудових договорів, журнал реєстрації наказів про прийом, переведення, звільнення працівників вашої організації.
Оформіть книгу обліку трудових книжок.
Потім належить упорядкувати особисті картки форми Т-2.
Документ датується часом його оформлення, але у тексті документа, наприклад картки форми Т-2, вказується реальна (у разі, про яку йдеться, більш рання) дата прийому, тобто. саме дата коли прийнято на роботу або переведено на іншу посаду працівника. При встановленні дат прийому та перекладу ви можете вдатися до допомоги бухгалтерії та запросити для звірки та уточнення дат особові рахунки працівників.
Дуже важливо не запускати поточну роботу!
Оформляйте документи на знову прийнятих, переведених чи звільнених працівників у суворо встановлені Трудовим кодексом РФ терміни та з дотриманням усіх правил діловодства.
Наступним кроком має стати складання, оформлення та впровадження локальних нормативних актів.
Пам'ятайте, що це серйозна, дуже відповідальна та трудомістка робота, адже ці документи містять норми трудового права(Ст. 8 ТК РФ).
Якісно розробити та впровадити посадові інструкції навіть за невеликого штату працівників за три дні неможливо.
Наводячи порядок у кадровій документації організації, з великою обережністю ставтеся до знищення документів з особового складу.
Особливо до таких документів з особового складу, як:
трудові договори, накази про прийом, переведення, звільнення,
особисті картки форми 1-2, особові рахунки працівників,
особові відносини та реєстраційні форми - мають термін зберігання 75 років.
Незатребувані трудові книжки та книга обліку трудових книжок та вкладишів до них зберігаються 50 років.
Терміни зберігання документів з особового складу встановлені Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.2000 (зі змінами від 27.10.2003). Усі зазначені у Переліку документи повинні обов'язково здаватися до архіву.
Група облікової документації виконує функцію з обліку кадрів і є накопичувачем персональних даних, одержуваних під час первинної реєстрації та подальшої обробки необхідних відомостей щодо складу та руху кадрів.
З погляду послідовності реєстрації та накопичення облікових даних про працівників у складі облікової документації можна виділити дві підгрупи:
1) первинні облікові документи;
2) похідні (вторинні) облікові документи.
Первинні облікові документимістять вихідну інформацію та заповнюються на основі персональних документів, що надаються працівниками при прийомі на роботу.
Вони включають: особиста справа, особистий листок з обліку кадрів, доповнення до особистого листка з обліку кадрів.
Особиста справа.
Особиста справа - сукупність документів, що містять персональні дані працівника та інші відомості, пов'язані з його діяльністю.
Особиста справа не є обов'язковою у складі кадрової документації.
Як правило, особисті справи ведуться в різних державні органи, а секторі приватного бізнесу - на керівний склад працівників, фахівців, матеріально-відповідальних осіб. Роботодавець за умов сучасного кадрового діловодства вправі самостійно вирішувати питання необхідності закладення особових справ. При цьому незалежно від вибору роботодавця всі необхідні персональні дані на кожного працівника відображаються у особистій картці (уніфікована форма №Т-2).
Порядок роботи з особовими справами не регламентований законодавцем, у зв'язку з чим роботодавці самостійно вирішують питання щодо їх формування та ведення.
Виняток становлять особисті відносини державних служащих.
Ведення особових справ федеральних державних службовців регламентоване Указом Президента Російської Федераціївід 1 червня 1998 року №640 «Про порядок ведення особових справ осіб, які заміщають державні посади Російської Федерації у порядку призначення та державні посади Федеральної державної служби».
Ведення особових справ державних цивільних службовців Російської Федерації регламентовано Указом Президента Російської Федерації від 30 травня 2005 року № 609 «Про затвердження положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та ведення його особової справи».
Особиста справа оформляється після видання наказу прийому працювати. Спочатку в особисту справу групуються документи, що оформляють процедуру прийому на роботу, а згодом - всі основні документи, що виникають у період трудової діяльності працівника даного роботодавця.
На основі аналізу нормативних актів з кадрового діловодства і, насамперед, пункт 337 «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання», затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 можна зробити висновок, що до складу особової справи входять такі документи:
Ø внутрішній опис документів, що є в особистій справі;
Ø анкета чи особистий листок з обліку кадрів;
Ø автобіографія чи резюме;
Ø копії документів про освіту;
Ø копії документів про затвердження на посаді (у випадках, передбачених законодавством);
Ø заяву про прийом на роботу;
Ø доповнення до особистого листка з обліку кадрів;
Ø копії наказів про прийом на роботу, переведення, звільнення (або виписки з них);
Ø довідки та інші документи, що належать до цього працівника.
Відповідно до пункту 6.2.10. Наказу Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року №536 «Про типову інструкцію з діловодства в федеральних органахвиконавчої влади» документи у особових справах повинні розташовуватися у хронологічному порядку у міру їх надходження.
Внутрішній опис документів, що є в особистій справі, повинен містити відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Листи особистої справи та її внутрішнього опису нумеруються окремо.
Внутрішній опис документів особистої справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису.
Особистий листок з обліку кадрів включає біографічні відомості про працівника, його освіту, попередні місця роботи з початку трудової діяльності, сімейному становищі та інше.
Працівник сам заповнює від руки особистий листок при вступі на роботу. Під час його заповнення використовуються такі документи:
Ø паспорт;
Ø трудова книжка;
Ø військовий квиток;
Ø документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Атестаційної комісії(ВАК) про присудження наукового ступеня та присвоєння вченого звання (диплом та атестат);
Ø документи про наявні винаходи.
«Анкета» - документ аналогічний до «Особистого листка з обліку кадрів», який іноді застосовується при оформленні прийому на роботу. На відміну від особистого листка, анкета підписується не лише самою особою, яка приймається на роботу, а й фахівцем кадрової служби.
Іноді працівника, який приймається працювати, просять надати «Автобіографію» чи «Резюме».
При формуванні особистої справи до нього поміщають копії документів, що підтверджують соціально значущі факти (документи про освіту - атестат, диплом, сертифікат, свідоцтво народження дитини, свідоцтво про розірвання шлюбу та інше). Необхідно пам'ятати, що крім копії документів необхідно впевнитись у наявності оригіналів відповідних документів.
Копії документів про затвердження на посаді поміщаються у особисті справи керівників (копія протоколу засідання Ради директорів або засновників фірми, копія протоколу загальних зборівакціонерів).
Якщо прийому працювати представлялися характеристики чи рекомендаційні листи, працівником складалося заяву прийому працювати, всі вони також підшиваються у особисту справу працівника.
Трудові договори, укладені з працівником, можуть входити у складі документів особового справи чи формуватися окремі справи.
В особисту справу можуть бути включені такі документи, як списки винаходів, наукових праць та інше.
Доповнення до особистого листка з обліку кадрів - це документ вторинний по відношенню до особистого листка з обліку кадрів, він фіксує лише зміни, що відбулися у трудовій діяльності та особистого життяпрацівника. У цьому документі містяться: ПІБ працівника та розділи, призначені для внесення змін та доповнень. Як правило, такий документ складається у вигляді таблиці.
У першому розділі фіксуються відомості про роботу, про переклади, зміни в назві посади, структурного підрозділу тощо з посиланням на дату та номер наказу з особового складу.
До другого розділу вносяться дані про зміни у професійному та особистому житті працівника (наприклад, зміна сімейного стану, місця постійної реєстрації), в освіті, у підвищенні кваліфікації, у знанні іноземних мов тощо.
Зміни та доповнення до персональних даних вносяться на підставі наказів з особового складу та документів, що надаються працівниками (свідоцтва про укладення шлюбу, диплома тощо). Усна заява працівника не є підставою для внесення зазначених змін. Нові документи із внесеними змінами та доповненнями поміщаються в особисту справу разом із раніше підшитими.
У практиці роботи кадрових служб організацій прийнято включати до складу особистої справи копії наказів (або виписки з них) про переведення на іншу роботу, звільнення з посади, заохочення, накладення та зняття дисциплінарних стягнень, зміну прізвищ та інші. Проте вся ця інформація міститься в Додатку до особистого листка з обліку кадрів. У зв'язку з цим можна рекомендувати не включати ці документи в особисту справу.
Довідки про стан здоров'я, з місця проживання, обхідні листи тощо можуть не включатися до особистих справ, оскільки інформація з них переноситься до «Додатка до особистого листка з обліку кадрів». За необхідності вони формуються у самостійні відносини та зберігаються протягом трьох років.
Необхідно на увазі, що відповідно до статті 65 Трудового кодексу Російської Федерації (далі ТК РФ) забороняється при прийомі на роботу вимагати від вступника документи, не передбачені законодавством.
Усі документи, що стосуються особистої справи, у міру надходження підшиваються до папки. Аркуші справи нумеруються у процесі формування справи. При приміщенні в особисту справу нового документа дані про нього спочатку вносяться в опис справи, потім листи документа нумеруються і після цього документ підшивається.
Обкладинка особової справи, а також обкладинки справ постійного зберігання, складається та оформляється за формою встановленою ГОСТом 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди, технічні вимоги»(запроваджено Постановою Державного комітету стандартів СРСР від 17 липня 1972 року №1411).
На обкладинці особистої справи вказуються повністю: найменування організації, заголовок справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку, проставляється індекс справи, порядковий номер справи (зазвичай - табельний номер).
Під цим номером особиста справа реєструється у «Книзі (Журналі) обліку особових справ», що передбачає такі графи: порядковий номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дата постановки справи на облік та дата зняття з обліку.
Особисті справи зберігаються в сейфі, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження як документи суворої звітності окремо від трудових книжок. Відповідальність за їх зберігання доручається осіб, які ведуть кадрову документацію.
При роботі з документами, що входять до складу особових справ, необхідно враховувати, що вони належать до персональних даних працівника, які охороняються відповідно до чинного законодавства.
З метою обмеження несанкціонованого доступу до персональних даних працівників усі операції з оформлення, формування, ведення та зберігання особових справ повинні виконуватись одним працівником відділу кадрів, який несе особисту відповідальність за збереження документів у справах та доступ до справ інших працівників. Документи для формування та ведення особових справ здаються йому під розпис у передавальному журналі працівником, який відповідає за процес документування трудових правовідносинз працівником.
Наказом роботодавця має бути встановлено порядок видачі, ознайомлення з особовими справами працівників та коло осіб, які допускаються до користування особовими справами, також можна це зробити у Положенні про персональні дані працівників. У разі вилучення з особистої справи документа в описі справи проводиться запис із зазначенням підстави для подібної дії (наказ, дозвіл керівника) та нового місцезнаходження документа. Відповідно до пункту 3.2.3. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 року №33 « Державна системадокументаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення» з документа, що підлягає вилученню, знімається копія, яка підшивається на місце вилученого документа. Відмітка в описі та копія засвідчуються розписом працівника відділу кадрів.
Особисті справи не видаютьсяна руки працівникам, на яких вони заведені. Працівник має право знайомитися лише зі своєю особистою справою у приміщенні кадрової служби. Факт ознайомлення з особистою справою також фіксується у описи справи.
Працюючи з особистим справою, виданим у тимчасове користування, забороняється виробляти будь-які виправлення у раніше зроблених записах, вносити у нього нові записи, витягувати з особистої справи наявні там документи чи поміщати у ньому нові й розголошувати які у ньому конфіденційні відомості. Зміни в особисті справи вносяться лише особами, відповідальними за їхнє відання.
При поверненні справи ретельно перевіряється безпека документів, відсутність пошкоджень, включення у справу інших документів або заміни документів.
У приміщенні кадрової служби зберігаються особисті справи лише працівників. Особисті справи можуть розташовуватися за порядком номерів або алфавітом прізвищ співробітників.
Після звільнення працівника його особиста справа вилучається з папки та оформляється передачі на архівне зберігання. Особисті справи звільнених працівників відповідно до «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 зберігаються 75 років. Особисті відносини керівників зберігаються постійно. Для зберігання використовуються металеві сейфи, що замикаються, шафи, що забезпечують повну безпеку документів.
Особиста картка працівника.
Особиста картка (форма №Т-2) заповнюється на працівників усіх категорій, включаючи тимчасових та сезонних працівників, основних та сумісників. Особиста картка є основним документом з обліку особового складу.
Вона ведеться протягом усього періоду трудової діяльності працівника даного роботодавця, починаючи з прийому на роботу, і закривається тільки при звільненні. На працівників, прийнятих на роботу по цивільно-правових договорів, особисті картки не ведуться.
Особиста картка №Т-2 належить до групи обов'язкових кадрових документів. Форма особистої картки уніфікована та належить до системи первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженої Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих формпервинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
У зв'язку зі специфікою окремих сфер трудової діяльності Постанова Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» затвердила ще дві облікові форми: №Т-2ГС (МС) та №Т-4.
Особиста картка державного (муніципального) службовця (форма № Т-2ГС (МС)) застосовується обліку осіб, які заміщають державні (муніципальні) посади державної служби. Ведеться замість форми №Т-2, має аналогічний зміст.
Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника (форма №Т-4) заповнюється паралельно з формою №Т-2 у наукових, науково-дослідних, науково-виробничих організаціях, освітніх та інших установах та організаціях, які здійснюють діяльність у сфері освіти, науки та технології обліку науковців. Заповнюється на підставі відповідних документів (диплома доктора та кандидата наук, атестата доцента та професора та інше), а також відомостей, повідомлених про себе працівником.
Значимість особистої картки у тому, що з втрати трудової книжки є єдиним документом, прямо підтверджує трудовий стаж працівника.
Не слід плутати особисту картку №Т-2 з такими документами, як, наприклад, особистий листок з обліку кадрів чи анкета, що входять до складу особистої справи. Ці документи заповнюються самим працівником, складаються у довільній формі та можуть бути відсутніми, якщо у даного роботодавця не затверджено порядок оформлення особових справ.
Особиста картка заповнюється лише фахівцем кадрової служби усім осіб, прийнятих працювати, виходячи з наказу (розпорядження) про прийом працювати (форма №Т-1 чи №Т-1а). Особисті картки зберігаються у сейфі, утворюючи окрему картотеку за абеткою прізвищ працівників.
При заповненні особистої картки використовуються відомості з наступних документів, що пред'являються працівником прийому працювати (відповідно до статті 65 ТК РФ):
Паспорти;
Документи про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - на час вступу на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки;
Трудової книжки (для сумісників – копії трудової книжки);
Страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
свідоцтва про постановку на облік у податковому органі;
документів військового обліку (для військовозобов'язаних).
При заповненні особистої картки також використовується додаткова інформація, яку повідомляє себе працівник.
Зверніть увагу!
В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи роботодавець може вимагати (за згодою працівника) пред'явлення додаткових документів під час укладання трудового договору. При цьому перелік додаткових документів встановлюється не самостійно роботодавцем, а необхідність їх надання має бути прямо встановлена нормативним актом: ТК РФ, іншими федеральними законами, указами Президента Російської Федерації та Постановами Уряду Російської Федерації.
В усіх інших випадках забороняється вимагати від особи, яка надходить на роботу, будь-які додаткові документи, крім передбачених законом.
До таких додаткових документів, як правило, відносять: свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про укладання шлюбу, довідку про вагітність жінки, документи про інвалідність, перебування в зоні впливу радіації у зв'язку з аварією на Чорнобильській АЕС та інші.
Але вимагати від особи, яка надходить на роботу, надання зазначених документів в обов'язковому порядку, роботодавець не має права. Разом з тим, надання зазначених документів на користь самого працівника, оскільки в іншому випадку, роботодавець не зможе надати працівнику належні законом пільги та гарантії.
Уніфікована форма особистої картки №Т-2 складається з чотирьох аркушів та містить такі розділи:
I. « Загальні відомості»;
ІІ. «Відомості про військовий облік»;
ІІІ. «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу»;
IV. "Атестація";
V. «Підвищення кваліфікації»;
VI. "Професійна перепідготовка";
VII. "Нагороди (заохочення), почесні звання";
VIII. "Відпустка";
IX. "Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства";
X. "Додаткові відомості";
XI. «Підстава припинення трудового договору (звільнення)».
У розділі I «Загальні відомості», вказуючи відомості про працівника, слід керуватися такими правилами:
1. Прізвище, ім'я, по батькові вказуються на підставі паспорта та записуються повністю та розбірливо.
При цьому обов'язково заповнюються та зони кодування інформації відповідно до загальноросійських класифікаторів: ОКАТО, ОКІН, ОКСО, ОКПДТР.
Примітка.
ОКАТО - «Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу» ОК 019-95 затверджений Постановою Держстандарту Російської Федерації від 31 липня 1995 №413;
ОКІН - «Загальноросійський класифікатор інформації про населення. ОК 018-95» затверджений Постановою Держстандарту Російської Федерації від 31 липня 1995 №412;
ОКСО - «Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою. ОК 009-2003» затверджено Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 вересня 2003 № 276-ст;
ОКПДТР - Постанова Держстандарту Російської Федерації від 26 грудня 1994 року № 367 «Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК 016-94».
2. Дата та місце народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, та записується повністю, наприклад: «12 грудня 1964 року». Відповідно код вказується так: 12.12.1964.
3. Громадянство записується без скорочення. Запис громадянства та його кодування провадиться відповідно до ОКІН, вони можуть бути такими:
· Громадянин Російської Федерації - 1;
· громадянин Російської Федерації та іноземної держави - 2 (у разі подвійного громадянства вказується, якого саме держави громадянство);
· Іноземний громадянин (вказується якої держави) - 3;
· Особа без громадянства - 4.
4. Ступінь знання мови під час заповнення пункту 5 «Знання іноземної мови» розділу I форми №Т-2 вказується таким чином: «володію вільно» (код за ОКІН - 3), «читаю і можу порозумітися» (код за ОКІН - 2) , «читаю та перекладаю зі словником» (код за ОКІН - 1).
5. Усі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок чи спеціальність) встановлюються на підставі документа про освіту.
Освіта записується та кодується згідно ОКІН та ОКСО.
Відповідно до ОКИН освіта кодується так:
· Початкова (загальна) освіта - 02;
· основна загальна освіта – 03;
· Середня (повна) загальна освіта – 07;
· Початкова професійна освіта - 10;
· Середня професійна освіта – 11;
· Неповне вища освіта - 15;
· Вища освіта – 18;
· післявузівська освіта – 19.
Ті, що закінчили три курси вищого навчального закладувідносяться до осіб з неповною (незакінченою) вищою професійною освітою.
Два блоки граф для заповнення відомостей про освіту призначені у формі №Т-2 для зазначення відомостей про закінчення другої освітньої установи.
6. Професія (основна) вказується повністю на підставі штатного розкладу та наказу (розпорядження) про прийняття на роботу. Інша професія – на основі документів, що підтверджують придбання другої освіти, спеціальності. Кодуються відповідно до загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК-016-94», затвердженої Постановою Держстандарту Російської Федерації від 26 грудня 1994 року №367 «Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікатора професій робітників та посадових служб ОК-016-94 (далі - ОКПДТР).
7. Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені у даного роботодавця) розраховується на підставі записів у трудовій книжці працівника та (або) інших документів, що підтверджують відповідний стаж, зазначається у днях, місяці, роки.
8. Стан у шлюбі записується та кодується відповідно до наступних можливими значеннямивідповідно до ОКІН:
· Ніколи не перебував (не перебувала) у шлюбі - 1;
· Складається в зареєстрованому шлюбі - 2;
· Складається в незареєстрованому шлюбі - 3;
· вдівець (вдова) – 4;
· Розлучений (розведений) - 5;
· Розійшовся (розійшлася) - 6.
9. У складі сім'ї вказуються лише члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості.
Чинне законодавство не містить загального поняття«родина», проте на основі аналізу норм статті 2 Сімейного кодексу Російської Федерації та статті 1142 Цивільного кодексуРосійської Федерації до кола членів сім'ї можна віднести: подружжя, батьків та дітей (включаючи усиновителів та усиновлених).
10. Паспортні дані вказуються у точній відповідності до паспорта.
11. Місце проживання (за паспортом) вказується на підставі паспорта, фактичне – за словами працівника. Код місця проживання визначається за ОКАТО.
Документами, на підставі яких заповнюється розділ II «Відомості про військовий облік», є:
· Військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
· Посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу - на громадян, які підлягають призову на військову службу.
Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати на громадян, які перебувають у запасі:
пункт 3 «Склад (профіль)» - заповнюється без скорочення (наприклад, «командний», «медичний» або «солдати», «матроси» тощо);
пункт 4 «Повне кодове позначення ВУС» - записується повне позначення (шість цифр, наприклад, «021101» або шість цифр та літерний знак, наприклад, «113194А»);
пункт 5 «Категорія придатності до військової служби» - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби) . За відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія «А»:
у пункті 7 «Складається на військовому обліку» заповнюється (простим олівцем):
рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампа про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень;
рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу:
пункт 2 «Військове звання» - робиться запис «підлягає заклику»;
пункт 5 «Категорія придатності до військової служби» - записується буквами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби) або Д (не придатні до військової служби). Заповнюється на підставі запису у посвідченні громадянина, який підлягає призову на військову службу.
Заповнення пунктів, спеціально не обумовлених у Вказівках, провадиться на підставі інформації з перерахованих документів.
У пункті 8 розділу II особистої картки громадянина, який досяг граничного віку перебування в запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться позначка «знято з військового обліку за віком» або «знято з військового обліку за станом здоров'я».
Після заповнення розділу II «Відомості про військовий облік», внизу другої сторінки форми №Т-2 працівник кадрової служби обов'язково засвідчує зазначені дані своїм особистим підписом, із зазначенням на посаду та розшифрування підпису. Працівник також підписує другу сторінку форми №Т-2 та проставляє дату її заповнення. Рядок, що містить особистий підпис працівника - це зразок підпису, на підставі якого йому виплачуватимуть заробітну плату.
Зверніть увагу!
При зміні відомостей про працівника до його особистої картки вносяться відповідні особисті дані (наприклад, зміна сімейного стану, місця проживання, в освіті, у підвищенні кваліфікації, у знанні іноземних мов тощо), які засвідчуються підписом працівника кадрової служби. Зміни та доповнення вносяться на підставі наказів з особового складу та документів, що надаються працівниками (свідоцтва про шлюб, диплом і так далі). Усна заява працівника не є підставою для внесення зазначених змін, за винятком незначних даних (наприклад, що стосуються номера телефону).
Найбільш важливими є відомості розділу III «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» та XI «Підстава припинення трудового договору (звільнення)».
Записи у цих розділах проводяться на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форми №Т-1 та Т-1а) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма №Т-5) та наказу (розпорядження) про припинення (Розірвання) трудового договору з працівником (форми № Т-8, Т-8а).
Ці відомості повинні заповнюватися з особливою акуратністю, тому що вони нерідко є підставою для підтвердження трудового стажу працівника.
У розділ «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» вносить відомості в міру роботи працівника в організації та повинні відповідати записам у трудовій книжці, повторюючи дату, номер наказу про прийом, переведення працівника, назву посади, структурного підрозділу. Крім того, наприкінці кожного запису в III розділі особистої картки проставляється підпис працівника про те, що він ознайомлений із записом, зробленим у його трудовій книжці.
Останній розділ особистої картки XI «Підстава припинення трудового договору (звільнення)» заповнюється працівником кадрової служби у разі припинення трудових відносин із працівником. Підставою припинення трудового договору (звільнення) є формулювання причини звільнення на підставі відповідної статті ТК РФ, що повністю повторює запис у трудовій книжці працівника. Датою звільнення є останній день роботи працівника. Реквізити наказу (дата та номер), який є підставою заповнення даного розділу, також зазначаються у точній відповідності із записом у трудовій книжці. Записи про звільнення засвідчуються підписом працівника кадрової служби та працівника.
Дані про підвищення кваліфікації та професійної перепідготовки записуються на підставі документів (свідоцтво, посвідчення), що подаються працівником або з відділу підготовки кадрів.
При заповненні розділу VII «Нагороди (заохочення), почесні звання» необхідно вказати види заохочень (відповідно до статті 191 ТК РФ та локальними нормативними актами), що застосовувалися до працівника, а також слід перерахувати державні нагороди, присвоєні почесні звання.
У розділі VІІІ. «Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівнику під час роботи у даного роботодавця. Підставою для записів є накази про надання відпусток.
У розділі IX зазначаються соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства.
У розділі «Додаткові відомості» вільні рядки можуть бути заповнені даними на розсуд роботодавця. Наприклад, записуються дані про учнів на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання (зазначаються найменування освітньої установи, дати вступу до освітня установата його закінчення) або про працюючий інвалід (на підставі довідки Медико-соціальної експертної комісії (далі – МСЕК), група інвалідності, ступінь втрати працездатності та дата її встановлення, висновок МСЕК про умови та характер праці).
Особисті картки звільнених працівників формують у самостійну справу за абеткою. Перед здаванням справи в архів всі картки повинні бути оформлені відповідно до вимог Росархіву і зберігатися в архіві 75 років.
Вторинні облікові документипохідні, базуються на вихідній інформації первинних облікових документів. Основні цілі створення цієї підгрупи документів:
Забезпечення повноти, достовірності та динамічності інформації у роботі з кадрами;
Забезпечення оперативного зберігання кадрових документів;
Забезпечення ефективного пошуку кадрових документів.
Вторинні облікові документи включають: особисту картку працівника (уніфіковані форми №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацію з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом та різноманітні реєстраційні форми облікових відомостей.
Реєстраційні форми ведуться обліку кадрової документації.
Виділяють такі види реєстраційних форм:
Реєстраційно-контрольні картки (РКК);
Реєстраційні журнали (книги);
Екранні форми (при використанні комп'ютерних технологій).
Форми деяких журналів та книг затверджуються офіційними органами. Наприклад, форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них затверджено Постановою Мінпраці Російської Федерації від 10 жовтня 2003 року №69 «Про затвердження інструкції із заповнення трудових книжок». Але більшість форм розробляються на власний розсуд роботодавцем.
У «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання» затверджений Росархівом від 6 жовтня 2000 року визначив такі основні облікові форми та терміни їх зберігання:
| Номер статті | Вид документа | Термін зберігання документів<*> | Примітка |
| КАДРОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ |
|||
| Прийом, переміщення (переведення), звільнення працівників |
|||
| Книги, журнали, картки обліку: | Після звільнення |
||
| а) прийому, переміщення (перекладу), звільнення працівників | |||
| б) працівників, спрямованих у відрядження | |||
| в) військовозобов'язаних | |||
| г) відпусток | |||
| д) особових справ, особистих карток, трудових договорів (контрактів), трудових угод | |||
| е) видачі трудових книжок та вкладишів до них | |||
| ж) видачі довідок про заробітну плату, стаж, місце роботи | |||
| з) видачі посвідчень про відрядження | |||
З урахуванням специфіки організації праці на локальному рівні можуть бути створені також:
Журнал обліку сумісників;
Журнал обліку заохочень та стягнень;
Журнал реєстрації наказів про учбові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати та інше;
Журнал обліку лікарняних листів та інше.
Відповідно до Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення» реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання та використання в довідкових цілях (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та інші), як створювані та використовувані всередині організації, так і що направляються до інших організацій; що надходять із вищих, підвідомчих та інших організацій та приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, і створювані коштамиобчислювальної техніки (машиночитані, машинограми) (пункт 3.2.1.2. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 року №33 "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення").
Там само пояснюється, що:
« реєстрація документів – це фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах».
Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, що реєструється, який, виходячи із завдань пошуку, доповнюється індексами за номенклатурою справ, класифікаторами кореспондентів, виконавців та інших.
В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс за номенклатурою справ, індекс за класифікатором, що використовується. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою межею.
Зверніть увагу!
Основне призначення обліку документів – це надання їм юридичної сили та дублювання інформації.
Дублювання інформації у формах обліку підвищує рівень її збереження та полегшує пошук потрібних документів.
Облік документа із проставленням реєстраційного номера та дати реєстрації надає йому юридичної сили (силу доказу), що може виявитися важливим у разі виникнення трудового спору з працівником.
На основі аналізу положень про реєстрацію документів Наказу Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року № 536 «Про типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади» можна рекомендувати такі правила реєстрації та індексування документів:
1. Документи реєструються один раз: вступники – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження.
2. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.
3. Реєстрація документів провадиться в межах груп, залежно від назви виду документа, автора та змісту документа (наприклад, окремо реєструються накази з основної діяльності, накази з особового складу, акти, пропозиції, заяви та інші).
4. Порядкові реєстраційні номери надаються документам у межах кожної групи, що реєструється.
5. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з діловодства або в іншому локальному нормативному акті.
6. Встановлюється наступний обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент); найменування виду документа; дата документа, індекс документа (дата та індекс надходження документа для документів, що надходять), заголовок до тексту або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання документа, відмітка про виконання документа (короткий запис вирішення питання щодо суті, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді) та направлення його у справу №.
Примітка.
Відповідно до пункту 3.2.1.4. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 року №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення» склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами: виконавці, розписка виконавця в отриманні документа, хід виконання, додатки та інше. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах та використання оборотної сторони реєстраційно-контрольних карток визначається роботодавцем самостійно.
Після заповнення останньої сторінки журналу (книги) обліку на його обкладинці ставиться дата закінчення та журнал, (книга) оформляється для здачі до архіву. Для основних реєстраційних форм, як ми вже згадували, Росархів встановив термін зберігання, для інших термін зберігання роботодавець встановлює самостійно.
Група документації з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом утворюється у процесі документування обліку робочого часу та розрахунку відповідної винагороди за працю.
Ця група документів складається з уніфікованих форм, затверджених Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати», розглянемо їх докладніше.
Відповідно до статті 91 ТК РФ робочий час - цей час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації та умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації відносяться до робочого часу.
Законодавець доручає роботодавця обов'язок вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником.
Облік використання робочого часу необхідний у таких цілях:
· Забезпечення контролю за трудовою дисципліною, в частині використання робочого часу (своєчасної явки на роботу, виявлення тих, хто запізнився і не з'явився; контролю знаходження персоналу на робочих місцях у робочий час, а також фіксування своєчасного відходу працівників з роботи);
· Облік фактично відпрацьованого часу, часу простою, хвороби, відпусток та інших форм використання робочого часу, який є підставою для розрахунку оплати праці;
· Складання статистичної звітності по праці.
Для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) невідпрацьованого кожним працівником застосовуються: Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (форма №Т-12) та Табель обліку робочого часу (форма №Т-13).
Особливість оформлення даних документів обумовлена тим, що є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведется .
Відсутність оформлених відповідно до чинного законодавства документів з обліку робочого часу, а також відсутність у первинних облікових документах будь-якого з обов'язкових реквізитів може бути кваліфіковано як необґрунтоване включення витрат на оплату праці до складу витрат, що зменшують базу оподаткування, що призведе до залучення організації до відповідальності, встановленої частиною 3 Податкового кодексуРосійської Федерації.
При веденні Табеля обліку використання робочого дня доцільно керуватися такими правилами:
· Облік використання робочого дня може проводитися з організації загалом чи окремо по структурним підрозділам;
· Включення працівника в Табель та виключення з нього проводиться на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця;
· Табель складається в одному примірнику, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби та передаються до бухгалтерії.
· Відмітки в Табелі про причини неявки на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та інші провадяться лише на підставі належно оформлених документів. Такими документами є листки непрацездатності, довідки про виконання державних чи громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та інші документи.
При заповненні форм №Т-12 та №Т-13 застосовуються такі умовні позначення:
Відпустка, що частково оплачується, надається по догляду за дитиною
Відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівнику з догляду за дитиною
Відпустка без збереження заробітної плати, надана працівникові за дозволом адміністрації
Відпустка без збереження заробітної плати у випадках, передбачених законодавством
Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених кодом «Т») та відпустки з догляду за хворими та за карантином, оформлені листками непрацездатності
Неоплачувана непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв'язку з побутовою травмою, доглядом за хворими та карантином, оформлені довідками лікувальних закладів тощо)
Годинник скорочення роботи робітником та службовцем проти встановленої тривалості робочого дня у випадках, передбачених законодавством
Простои не з вини працівника
Цілоденні невиходи із збереженням заробітної плати у випадках, передбачених законодавством (виконання державних чи громадських обов'язків, ліквідація надзвичайних ситуацій, усунення наслідків стихійного лиха)
Прогули (відсутності на робочому місці без поважних причин протягом усього робочого дня (зміни), незалежно від його (її) тривалості, а також у разі відсутності на робочому місці без поважних причин понад чотири години поспіль протягом робочого дня (зміни)), адміністративний арешт за адміністративні правопорушення, перебування у медичному витверезнику, страйки, визнані незаконними, та інші неявки з неповажних причин)
Невідпрацьований годинник у зв'язку з роботою в режимі неповного робочого часу з ініціативи адміністрації
Вихідні дні (для щотижневого відпочинку) та святкові дні
Страйк (за умов та у порядку, передбаченому законом)
Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)
Докладніше з питаннями щодо оформлення первинних документів Ви можете ознайомитись у книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Первинні документи».
Докладніше з питаннями, що стосуються кадрового діловодства, Ви можете ознайомитись у книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадрове діловодство».
Кадрове діловодство компанії займається інспектор відділу кадрів, інакше кажучи, інспектор з кадрів або кадровик. Постановою Міністерства праці від 21 серпня 1998 року детально окреслено його повсякденні обов'язки. При цьому спеціалізований єдиний довідникза кваліфікацією вказує близько 15 професій, що орієнтуються на посадову інструкцію кадровика. У ній чітко визначені межі взаємодії з кадрами, основні обов'язки, вимоги та функції, а також правила та порядок ведення документації. Незважаючи на те, що це є його головним і основним завданням, він може також брати участь у вирішенні інших завдань в управлінні співробітниками. Все залежить від тих вимог, які висуває фахівцю та чи інша організація, де він здійснює свою робочу діяльність.
Посадові вимоги до кадровика
Кадровиком можна назвати спеціаліста відділу кадрів, інспектора з кадрів, начальника відділу кадрів, а також тією чи іншою мірою пов'язати ще десяток професій з цією назвою. Незважаючи на загальну спрямованість у роботі з документами персоналу, є суттєві відмінності. Давайте розглянемо їх.
Вимоги до спеціаліста готелю кадрів
Посадова інструкція спеціаліста відділу кадрів розробляється начальником кадрової служби. А затверджується вже найвищим керівництвом організації. У ньому чітко прописуються посадові обов'язки, повноваження, функції спеціаліста, вказується внутрішній розпорядок організації. Фахівцем може стати особа, яка має достатню професійну підготовку, річний досвід роботи та наявність необхідної освіти.
Оскільки дана спеціальність передбачає доступ до конфіденційної інформації, співробітник несе відповідальність за свої дії. І в тому випадку, якщо його дії завдали шкоди компанії, він відповідатиме відповідно до чинного законодавства.
Спеціаліст відділу кадрів вирішує такі завдання:
- Оформлення документації під час приймання чи звільнення кадрів, переведення їх у інші штатні одиниці у відповідність до трудового кодексу і наказом керівників.
- Облік роботи та зміна будь-яких даних співробітників усіх рівнів відповідно до документальних стандартів та внесення цих змін до баз даних персоналу.
- Збір даних для проведення атестації або підвищення рівня кваліфікації.
- Управління механізмом заохочення та покарання.
- Ведення особових справ працівників, збирання персональної інформації.
- Оформлення трудових книжок та договорів.
- Розробка графіка та моніторинг його виконання.
- Визначення відпускних періодів та моніторинг за їх виконанням.
- Веде документацію для архіву.
Вимоги до інспектора з кадрів
До посадових обов'язків входить:
- Ведення документації щодо прийняття та звільнення співробітників, зміни посад.
- Ведення особових справ персоналу, внесення змін та додаткових даних.
- Оформлення трудових книжок та його зберігання.
- Робота з лікарняними, відпустками та виплатами допомоги. Моніторинг за їх дотриманням.
- Обробка документації для нарахування пенсії, трудової допомоги та компенсацій.
- Внесення змін щодо даних про персонал до бази даних.
- Виявлення можливих проблему колективі та причин «плинності» кадрів.
- Робота із архівом.
З першого погляду відмінностей спеціальності «інспектор з кадрів» від професії «фахівець з кадрів» мало. Але вони є: на цю посаду може бути прийнята особа, яка має середню освіту. Трудовий стаж не є однією з основних вимог і може не враховуватись зовсім.
До обов'язків інспектора входить підбір кадрів на відкриті вакансії згідно з висунутими професійними вимогами.
Вимоги до начальника відділу кадрів
Обіймати керівну посаду можна лише за наявності вищої освіти та досвіду роботи на подібній посаді не менше трьох років. На посаду начальника призначається людина за наказом найвищого керівника. Після цього він залишається підзвітним безпосередньо лише керівнику компанії. Його діяльність проходить суворо у межах внутрішнього статуту організації, трудового кодексу, цивільного права та інших нормативно-правових документів, спираючись на посадову інструкцію
Посадові обов'язки:
- Розробка та моніторинг дотримання кадрової політикиорганізації.
- Здійснення моніторингу за необхідністю поновлення робочого персоналу.
- Управління штатними одиницями відповідно до наявних повноважень.
- Проведення атестації та аналізу її підсумків.
- Удосконалення вже існуючих механізмів звільнення, прийому на роботу або пересування кадрів на інші посади.
- Удосконалення системи взаємодії між кадрами.
- Контроль над виконанням співробітниками відділу кадрів своїх обов'язків.
- Моніторинг за виконанням нагород та заохочень.
- Здійснення заходів для встановлення трудової дисципліни, підвищення рівня мотивації працівників до їхньої безпосередньої робочої діяльності.
Керівник відділу кадрів готує та займається перевіркою службової інформації, яка призначена вищому керівництву. Так само, у його компетенції проведення консультацій у відповідність до спрямування своєї посади. Про Високий рівень підготовки начальника відділу кадрів говорить його знання нормативно-правових документів РФ, різних методик для оцінки роботи персоналу, розуміння структури організації, знання вимог щодо заповнення та оформлення документації, існуючих трудових нормативів. Інструкція, в якій прописані всі посадові обов'язки начальника відділу кадрів, інспектора та спеціаліста у роботі з кадрами, складається за зразком для кожної категорії. І підписується у процесі оформлення на роботу.
Для того, щоб влаштуватися на посаду кадровика, необхідно:
- Надати всі необхідні документи, залежно від обраної посади, включаючи: диплом про наявність необхідної освіти, документи, що підтверджують трудовий стаж та інше.
- Заповнена заява на зразок.
Згідно з загальним зразком посадової інструкції, кадровик відноситься до фахівців Його призначення або звільнення з посади відбувається на підставі наказу генірального директора організації за поданням безпосереднього начальника.
Раніше у статті нами було розглянуто вимоги, які пред'являються претендентам на кожну можливу посаду. Залежно від категорії (інспектор, спеціаліст або начальник), приймаючи на роботу безпосередній начальник стежить за їх відповідністю.
У тому випадку, якщо кадровик тимчасово не може виконувати свої обов'язки, то вони будуть виконуватися його особою, що його замінює.
Кадровик повинен знати таке:
- Правові та законодавчі документи, що стосуються трудового процесу, процесу ведення та управління особистими справами співробітників, оформлення пенсій, ведення трудових книжок та укладання трудових договорів.
- Структуру підприємства міста і методи взаємодії персоналу всередині неї.
- Чинне трудове законодавство.
- Правила роботи з кадрами та підготовки звітності.
- Правила ведення персональних даних працівників.
- Порядок ведення пенсій, відпусток, нарахування пільг, компенсацій та ін.
Відповідно до законодавства, Положення про відділ кадрів безпосередньої самої організації, її статутами, внутрішнім розпорядком, наказами керівництва та посадової інструкції, здійснюється діяльність кадровика.
Відповідно до існуючих та встановлених основних обов'язків і прав, прописаних у Постанову Міністерства праці від 21 серпня 1998 року, в організації складається посадова інструкція для посад. У ній можуть бути внесені додаткові пункти про переробку або умови відпустки, графік, додаткові вимоги та інші важливі умови.
Розробкою інструкції займається вище керівництво організації, його заступники чи безпосередні начальники кадровиків. У процесі вона узгоджується з юристами, підписується та набирає чинності.
Ось приклад зразка посадової інструкції, на основі якого в організації може бути складено свій варіант:
Як видно з інструкції, кадровий фахівець повинен не лише займатися підбором та розстановкою працівників, а й іншими видами діяльності.
Не менш важливим пунктом, який слід вказувати в інструкції, це права працівника.
І не менш важливим розділом є відповідальність спеціаліста, тому що він веде роботу посередньо з особистими справами та має конфіденційну інформацію.
Права спеціаліста відділу кадрів
При складанні інструкції це важливий пункт, який категорично не можна опускати. Незважаючи на те, що узгодження складеної посадової інструкції з представницькими органами захисту персоналу не передбачено законодавством РФ, твердження зазвичай проходить з юридичним відділом, щоб уникнути порушення прав співробітників.
Кадровик має такі права:
- Знайомитись з існуючою документацією та рішеннями керівників компанії, що стосуються безпосередньо його діяльності.
- Мати доступ до інформації, яка потрібна на виконання його трудових обов'язків.
- Висувати пропозиції щодо поліпшення роботи та умов, безпосередньо пов'язаних з виконанням його діяльності.
- Одержувати повною мірою якісну організацію технічних та інформативних умов для виконання обов'язків.
Відповідальність спеціаліста відділу кадрів
Кадровик несе відповідальність у відповідність до законодавства Росії за порушення своїх прямих обов'язків:
- У разі невиконання або неякісного виконання своїх безпосередніх обов'язків.
- У разі порушення інструкцій та розпоряджень організації, трудового розпорядку та належної дисципліни.
- У разі порушення комерційної таємниці або розголошення особистих даних персоналу.
Керівник компанії або начальник відділу кадрів, чиїм завданням є регулювання діяльності відділу кадрів, може бути притягнутий до відповідальності за:
- Відсутність оформлених договорів із співробітниками.
- Відсутність особистих справ.
- Відсутність складеного графіка відпусток.
- Відсутність документації з охорони праці.
Особливості професії, з якими стикається кадровик
Кадровик, незважаючи на великий перелік своїх обов'язків, насамперед займається веденням документації у тій чи іншій організації. Це накази, трудові договори, положення, заяви працівників, ведення військового обліку, пенсійного, пільгового тощо.
З якими особливостями стикається фахівець, який обіймає цю посаду?
До позитивних можна віднести:
- Режим праці В окремих випадках можуть виникнути переробки. Здебільшого, це стандартний графік із фіксованими звичними вихідними (суботою та воскресінням), а також неробочими днями у державні свята. Найчастіше робота з 9:00 до 18:00, що включає перерву на обід.
- Стабільний соціальний пакет, що включає всі необхідні виплати.
У невеликих організаціях можуть бути порушені права співробітників, відсутній соцпакет або офіційне оформлення. Тому, при влаштуванні на роботу, віддавати перевагу потрібно лише перевіреним компаніям, які дбають про своїх працівників.
- Паперова робота без особливої рухливості.
- Можливість кар'єрного зростання та високої заробітної плати.
- Робота в офісі.
До негативних слід зарахувати такі:
- Крім безпосередніх обов'язків, великий обсяг додаткових, який завжди безпосередньо пов'язаних із спеціальністю.
- Знаходження між співробітниками та начальством. Це може бути мінусом у разі, коли доводиться вирішувати негативні ситуації.
- Для когось паперова робота в офісі видасться мінусом.
- Монотонність.
- Можлива поява розбіжностей у роботі з бухгалтерією.
- Відповідальність у разі непорядності прийнятого працівника.
Співробітник відділу кадрів постійно стикається з новими людьми, і повинен мати комунікативні навички, вміти організовувати людей і свою роботу, бути доброзичливим і при цьому володіти сучасними способами оцінки персоналу. Він повинен мати навички взаєморозуміння, і засновувати свою роботу на взаємній співпраці. До того ж, у своїй діяльності кадровик постійно стикається із взаємодіями із сторонніми організаціями. Такими, як Пенсійний Фонд, Державна інспекція праці та інші).
Компетенція спеціаліста даної галузі так само залежить від його вміння користуватися технікою та засобами автоматизації.
Висновок
Підбиваючи підсумки, можна сказати, що професія кадровика - значуща і важлива в тому, що склалося сучасному світі. Він займається не лише підбором персоналу для компанії, а й великим обсягом документації. Здебільшого ця робота пов'язана саме з нею: ведення архіву, особистих справ, документальне оформлення прийому, звільнення та пересування на інші посади працівників, військовий облік, оформлення пенсії, відпусток та графіків. Ця професія підійде тим, кому подобається неактивна робота в затишному офісі.
Незважаючи на це, посада спеціаліста у відділі кадрів має на увазі такі навички: комунікабельність, доброзичливість, наявність організаторських здібностей, гарне знання законодавства, яке тією чи іншою мірою стосується трудового діловодства.
У відділі кадрів також є вибір вакансій: інспектор, спеціаліст та начальник. Кожна передбачає свій рівень певних навичок та якостей. Наприклад, начальником може стати лише претендент, який має вищу освіту і має стаж роботи на подібній посаді. Без досвіду можна стати інспектором, а далі просуватися кар'єрними сходами.
Як і будь-якої іншої спеціальності, для кадровика існує встановлений зразок посадової інструкції, на підставі якої різні організації затверджують свої. При цьому в них зазначаються додаткові умови в залежності від детальності компанії, вимоги до професії та зобов'язання. Також в них прописані всі права працівника, відповідальність і умови співпраці.
У даному відео ви можете ознайомитися з особливостями професії кадрового фахівця, і, можливо, дізнатися про щось нове, що не було розглянуто в статті:
В даний час, напевно, жодна професія не має такого спектра назв, як професія кадровика. У Єдиному кваліфікаційному довіднику можна знайти сімнадцять посад, які так чи інакше пов'язані з кадровою роботою. Така обставина змушує задуматися про відмінності цих посад один від одного, про функціональне навантаження кожної з них. Особливо актуально та гостро звучить сьогодні питання про те, що має прописати для себе у посадовій інструкції рядовий інспектор з кадрів. Обов'язки цього працівника ми і намагатимемося розглянути максимально докладно.
Значення відділу кадрів
Багато керівників організацій досі вважають, що призначення відділу кадрів вузькоспрямоване, пов'язане лише з діловодством. Однак сьогодні наша країна слідом за Заходом стала на нехай трансформації кадрової служби в підрозділ, який займається управлінням трудовими ресурсами, бо саме кадровик – найважливіша ланка між працівником та роботодавцем.
В даний час фахівець з кадрів – це насамперед управлінець, те саме можна сказати про таку посаду, як інспектор з кадрів, обов'язки якого сьогодні часто включають не тільки обробку та ведення документації. Особливо це стосується невеликих компаній, де на плечі інспектора з кадрів можуть покладатися відповідальність за підбір персоналу, його навчання та багато інших функцій.
Чисельність кадрових працівників
Найменування та кількість підрозділів служби з управління персоналом залежить від розміру підприємства, його традицій та специфіки діяльності. При цьому повинні враховуватися розміри організації, напрямок бізнесу, стратегічні цілі підприємства, стадія його розвитку, чисельність працівників та пріоритетні завдання у роботі з персоналом.
У великих організаціях кадрова служба може містити кілька відділів. Наприклад, відділ заробітної плати, відділ зайнятості, відділ навчання та розвитку, відділ діловодства та обліку. У невеликих організаціях всі функції кадрової служби може виконувати лише один фахівець - інспектор з кадрів, обов'язки якого мають включати мінімальний перелік функцій: кадрове діловодство і підбір персоналу.
Фахівці служби
На чолі відділів чи служб персоналу зазвичай стоїть менеджер середньої ланки: начальник служби, відділу, який підпорядковується директору з персоналу. Відділи може бути розбиті більш дрібні одиниці – групи чи сектори, очолювані керівниками, які підпорядковуються начальникам служб.
На підприємствах середнього бізнесу (чисельність працівників 100-1000 осіб) влаштування кадрової служби найчастіше передбачає наявність таких працівників:
- спеціаліст з діловодства;
- фахівець із трудового права;
- спеціаліст по підбору персоналу;
- менеджер з розвитку та навчання,
- тренер або тренінг-менеджер;
- менеджер з пільг та компенсацій;
- менеджер з корпоративних заходів.
У дрібніших організаціях (чисельність працівників до 100 людина) майже всі функції даних співробітників - це посадові обов'язки інспектора з кадрів.
Вимоги до кадровика
Звичайно, всі перераховані вище посади не здатний поєднати один єдиний фахівець - інспектор відділу кадрів. Обов'язки цього працівника насамперед пов'язані з кадровим діловодством. Тому, приймаючи на роботу до потенційного кандидата на цю посаду, пред'являються відносно невисокі професійні вимоги.
Кваліфікаційний довідник інформує, що інспектор з кадрів повинен мати середню спеціальну освіту (при цьому не має значення його стаж роботи) або ж середню освіту (при цьому потрібна спеціальна підготовка та наявність професійного стажу не менше трьох років).
Інспектор з кадрів: обов'язки
Отже, функції цього фахівця такі:
- ведення обліку особового складу підприємства;
- оформлення різних кадрових операцій (прийому, переведення, звільнення);
- оформлення та ведення особових справ працівників, внесення змін до них;
- облік, зберігання та заповнення трудових книжок;
- облік трудового стажу;
- оформлення довідок про трудову діяльність працівників (минулої та теперішньої);
- оформлення карток пенсійного страхування та інших документів, необхідних для призначення пенсій працівникам та їхнім сім'ям, компенсацій та пільг;
- облік надання відпусток, здійснення контролю за тим, як складаються та дотримуються графіки відпусток.
Підбір персоналу
Обов'язки інспектора відділу кадрів часто включають підбір персоналу на вакантні посади. Ця робота пов'язана з розміщенням інформації в різних джерелах про наявне вакантне місце, у тому числі співробітництво з цього питання зі службою зайнятості населення, призначенням та проведенням співбесід з роз'ясненням претенденту характеру вакансії, умов праці та рівня заробітної плати, визначенням загального рівня претендента на вакантну посаду, його стажу та ступеня професіоналізму.
Нерідко посадові обов'язки інспектора відділу кадрів передбачають проведення конкурсних відборівсеред спеціалістів, які претендують на вільне місце. Кадровик розробляє заходи щодо підбору персоналу та контролює проходження майбутніми співробітниками випробувань, встановлених під час укладання з ними трудового договору.
Додаткові функціональні обов'язки інспектора з кадрів
Існують деякі додаткові функції, які найчастіше відносять до кадрової роботи. Які ж завдання має вирішувати інспектор відділу кадрів? Обов'язки можуть включати:
- підготовку необхідних матеріалівдля атестаційних, кваліфікаційних, конкурсних комісій, подання працівників до нагородження та заохочення;
- вивчення причин, з яких відбувається плинність кадрів, розробка та впровадження заходів щодо її зниження;
- підготовку документів до здавання до архіву;
- контроль за трудовою дисципліною;
- організацію підвищення кваліфікації та професійної перепідготовки;
- організацію проведення іспитів на підтвердження кваліфікації;
- розробку системи з оцінки особистісних та ділових якостейпрацівників, мотивацію їх до посадового зростання;
- оформлення службових посвідчень та їх видачу;
- формування та ефективне використання кадрового резерву.
Військовий облік
Багато роботодавців вважають, що функціональні обов'язкиінспектори відділу кадрів включають військовий облік працівників підприємства. Відповідно до Постанови Уряду РФ №719 від 27 листопада 2006 р. «Про затвердження Положення про військовий облік», кількість працівників, здійснюють цю діяльність, має бути прямо пропорційно кількості співробітників, які підлягають обліку.
Зокрема, на підприємстві, де на військовому обліку перебуває менше п'ятисот громадян, облік веде один працівник, який виконує ці функції за сумісництвом. Таким чином, інспектор з кадрів в організації, де чисельність осіб, що стоять на військовому обліку, не перевищує п'ятсот осіб, може займатися військовим обліком, але лише за умови внутрішнього сумісництва. А при більшій кількості осіб, які підлягають обліку, для цього повинна бути виділена окрема штатна одиниця.
Робота кадровиків в умовах кризи
В останній рік керівництво підприємств зіштовхнулося з сумними обставинами фінансової кризи, коли доводиться зменшувати обсяги виробництва товарів та послуг, знижувати власні витрати, зокрема за рахунок скорочення чисельності персоналу. На цьому тлі зростає потреба кадрових працівників у володінні якостями штатних психологів, які змушені керувати емоційним тлом у колективі та знаходити слова втіхи, наприклад, вручаючи колегам повідомлення про їхнє звільнення.
Роль кадрової служби підвищується у міру зростання значення людських ресурсівзадля досягнення організацією фінансового успіху. У зв'язку із цим традиційні обов'язки кадровиків не зникають. У веденні кадрових служб залишаються питання кадрового діловодства, оплати праці, прийому працювати і підготовки фахівців. Проте відділ кадрів є складовим елементом грамотного керівництва підприємством. Успіхів у роботі!