Сьогодні 100% документів в офісі створюють у електронному вигляді, але досі понад 80% їх роздруковують (для узгодження, ознайомлення, запуску у роботу). Хіба такий підхід може бути ефективним?

Здається, що впровадження електронного документообігу найрозумніша дія з боку осіб, які приймають рішення. Але бізнес-потреба в автоматизації формується далеко не миттєво. І лише отримавши ряд сигналів, керівництво дійшов висновку у тому, що підприємству потрібна спеціальна інформаційна система управління контентом (ECM-система). Саме тоді з'являється необхідність керувати інформацією на всіх стадіях її існування, доки вона не застаріває.

Що таке електронний документ, СЕД, ECM

Існує безліч визначень. Ми постараємося дати вам найзрозуміліші та ємніші.

Електронний документ- Набір інформації (текст, зображення, звукозапис), збережений на комп'ютері (файли Word, Excel і т.п.). Він супроводжується карткою з атрибутами — подібно до того, як книги в бібліотеці супроводжуються картотекою. За атрибутами (назва, автор, дата створення тощо) документ можна швидко знайти.

Workflow(Потік робіт) - послідовність дій співробітників у рамках певного бізнес-процесу. Прикладом такої послідовності є отримання документа, його реєстрація, розгляд та виконання документа, а бізнес-процесу — робота зі зверненнями громадян.

Електронний документооберт(ЕДО) - це спосіб організації роботи з документами, при якому основна маса документів використовується в електронному вигляді та зберігається централізовано.

Чи потрібна вам ECM-система

Щоб оцінити, чи потрібна СЕД або ECM-система, дайте відповідь на такі питання:

• чи можете швидко знайти потрібний документрозмовляючи по телефону з важливим партнером?
• вдасться точно сказати, які з виданих вами доручень на даний момент не виконані та прострочені?
• Ви впевнені, що швидкість узгодження документів створює позитивний імідж вашої організації?
• вас влаштовує обсяг паперів, які лежать на столі?
• Ви можете впевнено сказати, де зараз знаходиться документ, який відправили на погодження?

Переваги електронного документообігу

Прозорість бізнес-процесів. Завдяки системі можна відстежувати всі етапи діяльності організації. Бізнес-процеси стають абсолютно прозорими для керівництва, їх легко контролювати.

Вище виконавча дисципліна. За статистикою, 20% отриманих завдань не виконуються відповідальними за них працівниками. З повним контролемвсіх етапів робіт ECM-система впливає на виконавську дисципліну співробітників.

Нижче трудовитрати керівників та співробітників.Система скорочує час, який витрачають працівники на всі рутинні операції з документами: створення, пошук, узгодження тощо. Прискорюється документообіг. І як наслідок, швидше відбуваються всі процеси в організації.

Забезпечується конфіденційність інформації. Витік даних може спричинити мільйонні збитки організації. На відміну від традиційного паперового документообігу, ECM-система забезпечує доступ до документів строго відповідно до призначених прав користувачів. Усі дії над документом (читання, зміна, підписання) протоколюються.

Виконуються вимоги стандартів ISO 9000 . Постановка менеджменту якості нині стала одним із пріоритетних завдань у російських компаніях. Серед вимог до системи управління якістю (СМЯ) є прозоро поставлений документообіг, а також інформаційна взаємодія між співробітниками.

Легко впроваджувати інновації та навчати новачків. Завдяки системі оповіщення, що побудована на базі ECM-системи, можна швидко довести нові правила роботи до всіх співробітників. Скорочуються терміни навчання нових працівників рахунок швидкого пошуку необхідної інформації (положень, інструкцій тощо.). Легко змінюються маршрути проходження та шаблони документів, після чого працівники автоматично починають працювати по-новому.

Розвиток корпоративної культури. Впровадження ECM-системи налагоджує та підтримує внутрішню політику компанії, що призводить до згуртування команди. У той самий час зростає відповідальність кожного співробітника якісне виконання виданого йому завдання.

Більше конкурентних переваг. ECM-система впливає на конкурентні переваги компанії перед іншими гравцями ринку. Підвищуються швидкість та якість обслуговування клієнтів за рахунок швидкого руху інформаційних потоківта чіткого контролю всіх процесів. Робота навіть найбільшого підприємства стає мобільнішою і менше залежить від деяких «незамінних» співробітників.

Технології ECM

До управління корпоративним контентом можна підійти як із боку практики, і теорії.

Почнемо з останнього. Зверніть увагу на складові життєвого циклу, зазначені у канонічному визначенні з глосарію AIIM (Association for Information and Image Management):

• захоплення (Capture),
• управління (Manage),
• зберігання (Store),
• захист (Preserve),
• Доставка інформації (Deliver).

Керувати інформацією необхідно протягом усього її життєвого циклу: від створення чи надходження до організації, до доставки кінцевому споживачеві чи знищення після закінчення терміну зберігання.

Інформація пронизує всі процеси організації, вона створюється та обробляється в різних програмах і за допомогою різних додатків. Але тільки ECM-система наголошує на єдиному підході до управління даними, протягом усього їхнього життя.

З погляду бізнесу в життєвому цикліДокументом є важливі етапи, які безпосередньо впливають на бізнес-процеси, коли він бере участь у потоках робіт (workflow). Але з технічної точки зору вони не несуть вираженого смислового навантаження та позначені загальним терміном «управління документом».

Функціонал та класифікація СЕД та ECM-систем

На думку дослідницької компанії Gartner, до ECM можуть бути віднесені системи, що підтримують щонайменше 3 з 6 функцій:

• управління документами: виписка/повернення, контроль версій, безпека, угруповання документів тощо;
• спільна робота над спільними документами та підтримка проектних команд;
• сканування документів та управління образами паперових документів;
• управління записами для довгострокового архівного зберігання, автоматизації правил та нормативів зберігання, гарантування відповідності записів законодавству та регулюючим правилам;
• workflow для підтримки бізнес-процесів, маршрутизації контенту, призначення робочих завдань та станів, трасування маршрутів та контроль виконання;
• керування веб-контентом для автоматизації публікацій, керування динамічним контентом та взаємодією користувачів для цих завдань.

Детальніше з цією темою ви можете ознайомитись у рубриках розділу «Функціонал СЕД та ECM»:

Чого не варто чекати від ECM-системи

Нині комплексна автоматизація підприємств будується шляхом інтеграції кількох систем, кожна з яких вирішує певне коло завдань. Тому дуже важливо зрозуміти, що саме реалізовувати у межах кожної системи.

Розглянемо найпоширеніші вимоги бізнесу, реалізація яких у СЕД та ECM-системі має бути розумною.

Кадрове діловодство. Незважаючи на те, що воно безпосередньо пов'язане з документами, завдання цього напряму — не сам документообіг, а облік та управління кадрами.

Співробітнику потрібні різні вибірки з персоналу — за освітою, статтю, спеціальностями, датою прийому/звільнення тощо, для цього інформація повинна зберігатися у структурованому вигляді у базі даних, а не у вигляді окремих неструктурованих документів.

Створення кожного документа має відбиватися зміні стану персоналу, для автоматизації кадрового діловодства краще використовувати спеціалізовані системи управління персоналом, які можуть бути інтегровані з ECM-системою для зберігання неструктурованої інформації (резюме, фотографій, кадрових наказів і т.д.). Крім того, корисно автоматизувати у ECM-системі процеси узгодження цих документів.

Облік фінансових документів. Аналогічно ситуація зі структурованими фінансовими документами: рахунками-фактурами, накладними, актами виконаних робіт та ін.

Для ведення податкового та бухгалтерського обліку, які ґрунтуються на первинних документах, призначені спеціалізовані бухгалтерські системи, а також спеціалізовані модулі ERP-системи. ECM-система не може їх замінити, хоча сканування та організація електронного архіву скан-образів фінансових документів – це завдання СЕД. Необхідність впровадження подібних рішень зазвичай виникає за великої кількості документів та учасників бізнес-процесів, які працюватимуть з фінансовими документами як з документами СЕД з урахуванням прав доступу, електронного підпису тощо.

Крім того, тепер можна здійснювати обмін фінансовими документами (рахунками-фактурами, договорами, накладними та актами) з контрагентами в електронному вигляді. І зберігання таких документів у СЕД надасть додаткову перевагу. .

Аналіз та моделювання бізнес-процесів.

Як правило, для аналізу та моделювання процесів використовуються системи класу BPM(). Це спеціалізовані інструменти бізнес-аналітика підприємства чи зовнішньої консалтингової фірми. У бізнес-процесах, що моделюються, можуть бути дії, не пов'язані з документами, що виконуються вручну (наприклад, доставка документів кур'єром), зовнішніми суб'єктами (наприклад, постачальниками) або з підтримкою інших класів систем (ERP, CRM).

Класична СЕД може дати інформацію для аналізу бізнес-процесів (наприклад, у вигляді звітів про затримки виконання певних типів завдань). Але це лише невелика частина даних, необхідні повноцінного аналізу.

Є сенс інтегрувати СЕД із системами моделювання за довідковими даними, наприклад, видами документів чи оргструктурою.

Використання ECM-системи

Ефект від застосування

Оцінка результатів ECM-проекту нічим не відрізняється від аналізу ефективності ІТ-проекту, а останнє – від оцінки будь-якого проекту компанії.

Тут мотивом є зрілість технологій компанії, без якої підприємство просто не може вважатися ефективним. В інших випадках вигоди вважати практично неможливо, хоча необхідність запровадження сумнівів не викликає. А іноді підрахунок ефекту обходиться дорожче за саму технологію (як, наприклад, надання співробітникам необмеженого доступу до інтернету). У всіх перерахованих випадках увага приділяється швидше витратам на проект і потенціалу рішення, у тому числі тому, наскільки легко за допомогою впровадженої системи будуть вирішуватись інші завдання компанії.

СЕД та рішення на її основі далеко не завжди можна віднести до систем, щодо ефекту яких все зрозуміло. Традиційні методики аналізу ефективності використання активів до інформації не застосовні, як і формула «ставлення прибутку до загальним витратам є ефективність». Зумовлено це тим, що інформація — нематеріальний актив, який бере участь у виробництві разом із матеріальними та трудовими ресурсами. Використання ECM-системи у своїй супроводжується зміною бізнес-процесів і трудовитрат. Витрати інформаційні системи, включаючи і ECM, здебільшого непрямі, обчислити які у одиницю продукції можна лише з допомогою деякої моделі економічного планування. І формалізувати часто досить складно.

Вибір та придбання ECM-системи - це лише перший крок на шляху побудови електронного документообігу в організації. Перш ніж він запрацює і реально почне приносити ефект, має бути процес впровадження.

Використання ECM-системи зазвичай складається з наступних етапів:

• організація проекту, виділення персоналу (керівник проекту та робоча група);
• дослідження підприємства та проектування рішень щодо використання ECM-системи;
• налаштування та адаптація ECM-системи;
• навчання персоналу;
• дослідна експлуатація.

За будь-якого варіанта обов'язковими для успішного впровадження є такі правила:

• активну участь керівництва у процесі впровадження та використання ECM-системи;
• виділення та поглиблене навчання ключових співробітників для впровадження та підтримки ПЗ;
• організація навчання всіх користувачів та надання інструкцій щодо роботи з системою.

Багато в чому вони збігаються з проектами впровадження інших інформаційних систем та призводять до наступних негативних наслідків:

• порушуються строки та бюджет проекту;
• досягаються не всі поставлені цілі (система працює, але не в повному обсязі: менше/гірше, ніж було заплановано);
• повністю зривається використання (система реально не працює).

Специфіка ризиківпов'язана з тим, що більшу частину співробітників підприємства необхідно за короткий строкперекласти на нові для них методи роботи (читання документів в електронному вигляді, отримання в електронному вигляді резолюцій та підписів керівництва тощо). До найбільш характерних ризиків впровадження ECM-системи слід зарахувати:

• консервативність користувачів; неприйняття нових методів роботи;
• низька комп'ютерна грамотність рядових користувачів та вищого керівництва;
• неструктурованість процесів (відсутність регламентів);
• недостатнє/невідповідне технічне оснащення;
• нечітке управління проектом.

Шляхи запобігання ризикамстандартні:

• детальне та попереднє проектування роботи ECM-системи на даному підприємстві;
• чіткі директиви та особистий приклад керівництва;
• навчання персоналу та оперативна підтримка у вирішенні проблем;
• поетапність застосування.

Сфера управління електронним контентом та безпаперова взаємодія в компаніях зараз активно розвивається. Змінюється і законодавство, якісь правила фіксуються в ньому після того, як устояли в житті, а якісь, навпаки, запроваджуються після ухвалення нових норм на рівні держави.

Визначення достовірності та юридичної значущості паперового документа – всім зрозуміла процедура: документ повинен мати необхідні підписи та печатки. Але як визначити вірогідність електронного документа?

Для цього створено електронний підпис (ЕП)- Реквізит електронного документа, призначений для його захисту від підробки. Ви можете ідентифікувати власника підпису та встановити відсутність змін в електронному документі після його підписання.

У найпростішому поданні механізм ЕП працює наступним чином:

• виділяється центр, що засвідчує (підрозділ або зовнішня організація), який за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення генерує так звані «сертифікати ключів» для кожного користувача;
• створюється ключ ЕП - це унікальна послідовність символів. Він складається із закритого ключа, який доступний лише своєму власнику і ним можна підписати документ ЕП, і відкритого ключа доступний усім, за його допомогою можна визначити, хто і коли підписав електронний документ.

При використанні ECM-системи всі "складності", з якими може зіткнутися користувач, ховаються. Користувач зазвичай повинен просто вибрати потрібну функцію: «Підписати документ» (документ, підписаний ЕП, буде одночасно закритий для змін) або «Отримати інформацію про підписи». Легітимність електронних документів визнається.

Бажаємо успіхів у освоєнні нових знань, а наші матеріали завжди допоможуть вам у цьому.

Автоматизація – це чудово. Час товстих папок із стосами ділових паперівминуло, а електронні документи створюються, виконуються та архівуються у кілька кліків або взагалі самостійно. Ні, ви не так? Отже, час серйозно зайнятися організацією електронного документообігу. Підберіть гарне програмне забезпечення, і все буде добре. Точніше, ніж зараз.

Що таке СЕД?

СЕД, або система електронного документообігу - це система комп'ютерного ПЗ, яка потрібна для роботи з електронними неструктурованими документами. Друге (але не менш важливе) завдання СЕД – організація взаємодії між співробітниками шляхом передачі документів, видачі індивідуальних завдань та інших аналогічних дій. Словом, ця система дозволяє створювати, змінювати, шукати, призначати та передавати будь-які змістовні акти в електронної форми.

З поняттям СЕД міцно пов'язане інше поняття – «ECM-система». Під ECM-системою розуміють набір технологій, інструментів та методів, які застосовуються для збирання, накопичення та зберігання інформації, управління нею та доставки всім адресатам усередині організації. Не треба плутати ці два визначення. ECM – це глобальна система. Щоб еволюціонувати рівня ECM, СЕД має розширити свій функціонал (тобто містити засоби сканування, підтримувати правила зберігання паперів, гарантувати їх збереження тощо. буд.).

Словом, електронний документообіг – це кровоносна система компанії.

Що дає СЕД керівнику?

СЕД дуже спрощує діяльність фірми.

1. Забезпечується прозорість більшості бізнес-процесів. Керівник виразно бачить кожен етап процесу документообігу і може ефективніше його контролювати.
2. Значно підвищується виконавська дисципліна. Зазвичай понад 20 % призначених і розподілених завдань не виконуються відповідальними них працівниками. СЕД дозволяє скоротити цей відсоток до нуля (в ідеалі, звичайно).
3. Скорочуються часові витрати на всі рутинні операції з документами. Пошук, узгодження, створення тих чи інших актів – це можна здійснити за лічені секунди. В результаті прискорюються й інші процеси. Як ми пам'ятаємо, час – гроші.
4. Забезпечується конфіденційність інформації. Кожен співробітник має свої межі доступу, з кожним документом працюють тільки ті люди, які повинні це робити відповідно до своїх обов'язків і кваліфікації. До того ж усі дії протоколюються (не лише підписання чи зміни, а й читання).
5. Забезпечується виконання вимог міжнародних стандартів ISO 9000. Однією з базових вимог цих стандартів є прозорість документообігу та інформаційного впливу.
6. Впровадження інновацій відбувається легко та безболісно. Нові правила роботи майже миттєво доводяться до всіх співробітників, а терміни навчання новачків у рази скорочуються. Коли кожен може швидко знайти необхідну інструкцію, «Стопорних» моментів майже не виникає.
7. Розвивається корпоративна культура. Взаємодія працівників оптимізована, горизонтальні зв'язки налагоджені, відповідальність чітко позначена – в таких умовах команда спаюється в ефективний механізм, що безпомилково функціонує. А це не така дрібниця.

Головне завдання всіх систем автоматизації – замінити людину на систему. СЕД не виняток. Зазвичай, у компанії є кілька «золотих» співробітників, на яких все тримається. Вони все знають, все вміють, і варто їм звільнитися, як відбувається колапс у мініатюрі. Гарного у цьому мало. Автоматизація ж розподіляє тягар відповідальності на всіх порівну і дозволяє контролювати те, що відбувається в онлайн-режимі. Як наслідок, підвищуються швидкість та якість обслуговування клієнтів. Як глобальне наслідок зростають конкурентні переваги компанії.

У яких випадках СЕД не допоможе?

Ми розуміємо, що чарівних пігулок не буває. СЕД – не панацея, це лише зручний інструмент зі своїм призначенням. Молотком не прикрутиш гайку, а СЕД не допоможе вам у вирішенні деяких важливих завдань.

Справа в тому, що ця електронна система«заточена» на роботу із неструктурованою інформацією. Тому займатися за допомогою СЕД кадровим діловодствомабо податковим/бухгалтерським обліком безглуздо. Наприклад, під час роботи з кадрами не обійтися без структурованих вибірок з персоналу (за спеціальностями, датами прийому та звільнення, освітою, кваліфікацією). Зберігатися такі вибірки мають у базі даних, але не у вигляді хаотичного «хмари». Те саме стосується фінансових актів: накладні, рахунки-фактури та інші папери повинні бути чітко структуровані. А для цього потрібні спеціалізовані бухгалтерські системи (тобто вужчі та специфічні інструменти). При аналізі та моделюванні бізнес-процесів на СЕД спиратися тим більше не варто.

Види СЕД

Існує кілька класифікацій – за загальною та спеціальною функціональністю, технологією управління контентом, компонентами... Але вся ця теорія має значення тільки для розробників. Адже вам потрібні практичні рішення, а не технічні списки? У такому випадку звернемо увагу на найбільш актуальне - кількість функцій, що реалізуються. За цим параметром серед СЕД виділяють такі види:

• системи діловодства;
• електронні архіви;
• workflow-системи;
• комплексні чи ECM-системи.

Кожен наступний рівень масштабніший і крутіший за попередній.

Як вибрати?

Головний мінус розробників автоматичних системдокументообігу – відсталість. З описів найчастіше мало що можна зрозуміти, промоматеріалів мало, розбиратися складно... Прийде запастися терпінням і перевірити кілька СЕД за шестиступінчастим алгоритмом.

А якщо конкретніше?

Не можна сказати, яка саме СЕД із представлених на ринку краще і чому. Це все-таки софт, і розробники регулярно вносять до нього зміни та доповнення. Система, яка була неефективною сьогодні, завтра виглядатиме дуже навіть непогано в порівнянні з конкурентами, що «накосячили» (і навпаки). Універсальних рішень немає, і вам все одно доведеться тестувати системи за кожним із шести перерахованих параметрів.

До найбільших і відомих СЕД належать такі:

• Verdox;
• Optima Workflow;
• DocsVision;
• ТЕЗА;
• МОТИВ;
• 1С-Документообіг;
• Directum;
• СПРАВА;
• WSS Docs;
• E1 Євфрат;
• БОС-Референт;
• DocLogix.

На момент написання статті останні 5 з них виглядають відверто недопрацьованими – слабкий функціонал, надто складне та заморочене управління. Серед решти виділити лідера не вийде. Свої плюси та мінуси є у кожної системи електронного документообігу.

Так, займатися порівняльним аналізом доведеться довго, і це справа нудна. Але все ж таки не пошкодуйте часу. Пам'ятайте, що вам не потрібне універсальне рішення, а більше функцій – не означає краще. Шукайте систему, яка ідеально підійде для вирішення завдань, пов'язаних з діяльністю вашої компанії. Якщо потрібно, не обмежуйтесь вивченням сайтів розробників. Зателефонуйте за вказаними телефонами, скиньте повідомлення у службу підтримки та попросіть зв'язатися з вами по скайпу або іншим зручним способом. Цю CRM-систему можна підібрати за півгодини, з СЕД таке не пройде.

Додаткові та архівні матеріали

Успішне існування розробників ПЗ на ринку ІТ-продуктів та послуг практично неможливе без наявності розвиненої партнерської мережі. Партнери допомагають знижувати витрати процесів маркетингу та продажу, організують комунікацію між виробником та споживачами програмних продуктів, надають додаткові сервіси (у тому числі, щодо розвитку функціональності базового ПЗ та навчання замовників), вирішують проблему географічної повноти бізнесу. TAdviser підготував огляд та рейтинг партнерських програм російських вендорів СЕД/ЕСМ-продуктів ().

Російський ринокСЕД змінюється за змінами у підходах і потребах бізнесу. У фокусі не просто налаштований рух документів та зручні для сприйняття інтерфейси, але в першу чергу – ефективність процесів. Якість їх автоматизації відображають, у тому числі, workflow-движки. Workflow дозволяє прискорити рутинні процеси і завдання, що повторюються, підвищуючи в результаті продуктивність і вирішуючи як операційні, так і стратегічні завданняменеджменту. Проаналізувати актуальні можливості російських системелектронного документообігу в частині автоматизації процесів можна за підсумками опитування постачальників, проведеного TAdviser.

У ході дослідження TAdviser було опитано 12 розробників систем електронного документообігу про можливості запропонованих ними workflow-движків (модулів, що відповідають за маршрутизацію документів) у рамках: ініціації процесів, запуску процесів, руху маршрутами та розробки маршрутів. Системи оцінювалися за 35 параметрами, з урахуванням рівня реалізації функціоналу та за фактом його використання замовниками ().

Система документообігу підприємства вбирає у собі безліч специфічних організаційних, структурних і виробничих особливостей, фірмових установок, корпоративних стандартів і вимог, певних процедур взаємодії між службами та виконавцями тощо.
| | |

Впровадження систем електронного документообігу (ВЕД) дозволяє значно підвищити ефективність та корпоративну культуру роботи з документами на підприємствах будь-якої форми власності, а також у державних установах.
| | | | |

Базова термінологія(ГОСТ Р 7.0.8-2013)

• Документ- Зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати
• Електронний документ - документ, інформація якого представлена ​​в електронній формі.
• Електронний документообіг-Документообігз використанням автоматизованої інформаційної системи(Системи електронного документообігу).

Обов'язковий елемент «цифрової» інфраструктури сучасного підприємствачи організації — це система документообігу. Роботу із зовнішніми та внутрішніми документами відносять до найбільш складноорганізованої, трудомісткої та «проблемної» ділянки діяльності підприємств. Електронні рішення дають можливість суттєво спростити та оптимізувати її.

Використання спеціалізованих систем є актуальним як для компаній комерційного сектору, так і для державних установ. Першим вони відкривають перспективи щодо підвищення прибутковості, віддачі від роботи, а для других будуть ефективним вирішенням завдань з оптимізації потоків інформації та паперів, міжвідомчої взаємодії та роботи з .

Система електронного документообігу (СЕД) – необхідність, а не опція. Більшість сьогоднішніх компаній створюють офісні папери в цифровому виглядіПроте, через недосконалість процесів обміну інформацією співробітники змушені роздруковувати їх, передавати у «фізичному» вигляді і втрачати час і сили на непотрібну рутину. Неефективний формат буває важко змінити - для цього необхідно автоматизувати діяльність фірми комплексно, але результат перевищить усі очікування. Грамотно організована СЕД або ЕСМ-система (система управління контентом організацій) допоможе налагодити управління інформацією та потоками документів на всіх рівнях та стадіях існування.

Загальні відомості про елементи та структуру СЕД

Спочатку створюючись як інструмент традиційного діловодства та його автоматизації, сьогодні СЕД розвинулися у багатофункціональні, комплексні продукти. Система електронного документообігу — це рішення, яке:

• забезпечує процес створення та переміщення внутрішньофірмової документації в електронному вигляді;
• обробляє кореспонденцію, що надходить, і зовнішні нормативно-розпорядчі документи;
• спрощує контроль за документопотоками;
• допомагає ефективно управляти відносинами з партнерами, клієнтами тощо.

У компанії СЕД забезпечує роботу з усіма документами в електронній формі – будь-яким набором інформації, збереженим чи переданим на ПК. Їх необхідно супроводжувати атрибутами на своєрідних картках, які ідентифікують одиницю.

Документообіг в електронній формі - це спосіб централізовано організувати роботу з паперами, де більшість регістрів та операцій представлені в електронному вигляді. Відповідно, система, що керує ним, є рішенням з інструментарієм для здійснення всіх процедур зі створення, зміни, пошуку документів і підтримки взаємодії між співробітниками компанії.

Іноді її називають EDMS (Electronic Document Management System) або вищезгаданою ЄСМ, але ці терміни дещо ширші, ніж СЕД — до останньої необхідно додати засоби забезпечення збереження інформації, введення паперових документів у цифрове середовище, обробки мультимедійного контенту тощо. Система електронного документообігу базується на потоках робіт - Workflow, що є діями співробітників у межах виділеного бізнес-процесу.

Переваги СЕД

Існуюча базова структура СЕД зарекомендувала себе як дієвий, ефективний механізм, який зручний для підприємств та установ будь-якого масштабу. Ринок СЕД активно розвивається, так як і державний сектор (активний споживач) та бізнес-структури зацікавлені у програмних продуктах, що спрощують документообіг. Також розвитку систем сприяє розширення сфери застосування електронних підписів та збільшена увага до питань безпеки інформації. Ефективно вирішувати їх можна за допомогою якісних та продуманих програм.

Сучасна система документообігу має безліч переваг — вона:

• забезпечує прозорість документопотоку та всіх бізнес-процесів компанії — всі дії та переміщення паперів можна відстежити та контролювати;
• підвищує дисципліну праці та виконання завдань – прозорі системи зручні для фіксації результатів та факту відгуку на вимогу;
• скорочує тимчасові витрати на щоденну рутинну працю — не потрібно довго шукати, погоджувати папери, обіг їх прискорюється;
• захищає інформацію від витоку, забезпечуючи безпеку даних та суворе розмежування прав доступу;
• ґрунтується на принципах, обумовлених у стандартах якості ISO;
• легко впроваджується серед співробітників - за умови грамотно організованої системи навчання персоналу;
• дає підприємству конкурентні переваги, допомагає підтримувати та розвивати внутрішньокорпоративну культуру тощо.

Система електронного документообігу (СЕД) включає, зокрема, управління нормативними регістрами. Тому її робота має бути організована відповідно до вимог законодавства.

Стандарти та правова база для СЕД

Конкретних стандартів чи законів для електронних бізнес-систем у вітчизняному правовому полі небагато, і під час розробки СЕД її творці орієнтуються різноманітні нормативні документидля "класичного" діловодства. Серед основних нормативно-регулюючих актів слід назвати:

• федеральне законодавство про електронний цифровий підпис (1-ФЗ від 10.01.2002), про інформацію та її захист (149-ФЗ), про персональні дані (152 та 363-ФЗ) і так далі;
• Постанови федерального та регіональних урядів, галузеві правила та вимоги;
• ДСТУ з діловодства, архівів, систем розпорядчої документації - Р 51141-98, Р 6.30-2003 та інші.

Іноді нормативні актисуперечать одне одному, а правила мають рекомендаційний характер, і розробники намагаються робити СЕД компанії максимально адаптивною та гнучкою. Також потрібно враховувати правила, що постійно змінюються, по роботі з електронними підписами, «поєднання» системи з юридично значущим документообігом. Необхідно, щоб усі офіційні електронні папери організації були легітимними, достовірність їх легко визначалася. Все це потрібно передбачити під час вибору СЕД для корпоративного використання.

Функціональні можливості СЕД

Щоб систему електронного документообігу можна було назвати повноцінною, у ній має бути реалізовано багато функцій. До основних їх відносять:

• управління документацією - введення та реєстрація, повсякденна робота, контроль потоків;
• зв'язок із паперовим документообігом;
• організований пошук та отримання даних та документів - швидкий, відповідно до рівня допуску;
• відстеження актуальності документації (особливо, зовнішньої, вхідної) та архівування застарілих документів;
• підтримка належного рівня інформаційної безпеки;
• простий, прозорий, інтуїтивно зрозумілий зв'язок програми та кінцевих користувачів.

Система електронного документообігу має бути оснащена зручними інструментами налаштування, локалізації, добре масштабуватись. Важливо, щоб розробник передбачив можливості організації єдиної СЕД у географічно віддалених один від одного підрозділах компанії. У системі необхідно організувати впорядкований електронний обмін інформацією між ієрархічними рівнями, і навіть грамотно запровадити їх у реальному підприємстві.

Впровадження СЕД та оцінка її ефективності

Компанія Docsvision пропонує якісні та сучасні програмні продукти для вирішення завдань щодо організації та підтримки електронного документообігу. Наша відмінність — комплексний підхід: разом із самим продуктом ми надаємо весь спектр підтримки щодо впровадження рішень, навчання персоналу та сервісного обслуговування СЕД. Впровадження системи на підприємстві — важливий етап, на ньому відбувається остаточне «шліфування» системи та налаштування її під потреби замовника. Зазвичай використання складається з:

• дослідження поточної ситуації у компанії, створення плану впровадження;
• перенесення спроектованого продукту на реальні потужності підприємства - система СЕД адаптується під них;
• тестування працездатності настроєного продукту;
• навчання керівництва та персоналу – методом «шокової терапії» або поступово;
• експлуатація та коригування в її процесі, масштабування, вирішення поточних завдань.

Система документообігу має бути ефективною та окупити вкладення до неї. Для оцінки ефективності СЕД можна використовувати методики розрахунку для IT-проектів та, в принципі, будь-яких нематеріальних активів. Необхідно враховувати, наскільки активно до роботи залучалися сторонні експерти, якою є віддача від їх втручання, які перспективи щодо подальшої прибутковості. Можна зіткнутися із ситуацією, коли розрахунок ефективності обійдеться замовнику дорожче, ніж сама СЕД, але робити це потрібно.

Варто врахувати, що традиційні методики оцінки недостатньо точно визначають результат — приділяють увагу витратам на купівлю та впровадження, не враховуючи оптимізацію роботи різних відділів, прискорення оборотності документів, спрощення прийняття рішень. Потрібно оцінювати ефективність СЕД у комплексі, згодом після її впровадження, і тоді результати приємно порадують замовників.

Вибрати оптимальну редакцію Docsvision, ознайомитись із вартістю модулів та варіантами ліцензування можна на сторінці

Не секрет, що успішне ведення будь-якого бізнесу в першу чергу залежить від того, як працює механізм упорядкування документації. Адже робота з паперовою тяганиною хоч і не приносить задоволення, але є важливою ланкою в управлінні компанією.

До того ж, документацією слід займатися своєчасно, інакше вона почне накопичуватися і губитися. Для того, щоб уникнути можливих втрат, було введено систему електронного документообігу.

У цій статті ми розповімо: Що таке СЕД? Які вона має види, переваги та недоліки?

З розвитком інтернету час товстих папок, і запорошених архівів пішло далеко в минуле. Наразі процес роботи з документами повністю автоматизований. Необхідні папери можна знайти в один клік, а архівація відбувається взагалі без участі людини. Такі можливості підприємствам відкриває СЕД.

Система електронного документообігу (СЕД) – це спеціальне програмне забезпечення, завдяки якому відбувається обробка документів в електронному вигляді. Іншими словами, завдяки СЕД можлива передача документів між співробітниками, видача індивідуальних завдань, архівація тощо.

Напевно, багато організацій вміють створювати електронні документи, зберігати і передавати їх. Проте просто електронний формат не матиме жодної юридичної сили. Для того щоб електронний папір набув ваги, важливо, щоб він був підписаний обома сторонами. У цьому випадку документи мають бути скріплені спеціальним електронним підписом.

Отже, СЕД можна розділити на два види:

1. Документообіг усередині компанії між співробітниками;
2. Документообіг між різними підприємствами та організаціями у вигляді спеціальних каналів зв'язку.

Для використання СЕД всередині організації потрібне спеціальне програмне забезпечення. Зазвичай таку програму називають платформою ЕДО. Крім того, для безперебійної роботи такого програмного забезпечення потрібно додаткове обладнання. Наприклад, сервери, мережні канали та інше.

Оператор електронного документообігу знадобиться у разі, якщо необхідна робота з паперами між двома різними фірмами. Такий оператор стане добрим помічником. Адже він вміє доставляти повідомлення, перевіряє, у якому форматі документи пересилаються, вимагає та контролює проставлення електронного підпису, зберігає та архівує папери самостійно тощо.

Таким чином, СЕД – це «кровоносна система» всього бізнесу. Вона значною мірою економить час, і, безсумнівно, позитивно позначається роботі організації загалом. Але чи завжди від такого виду обробки інформації є користь? І чи здатна СЕД завдати шкоди бізнесу? Щоб відповісти на ці питання, потрібно розглянути позитивні та негативні сторони електронного документообігу.

Плюси та мінуси ЕДО

Як і будь-який інший процес ЕДО має як плюси, і мінуси. Основні параметри представлені у таблиці нижче.

Переваги

Недоліки

Упорядкування. Система автоматично проставляє номери документам, що позбавляє всіляких помилок. Відстеження. Будь-коли можна дізнатися, хто працює з документом Безпека. Співробітник не зможе втратити чи зіпсувати електронний документ Відновлення. Видалений документ можна у будь-який момент відновити Збереження часових ресурсів. Електронний вид документа потрапляє кожному співробітнику за лічені секунди, незважаючи на місця їх знаходження. Зручно працювати. За потреби співробітник може змінювати вихідну версію документа. ЕДО дозволяє відновити кожну з них. Крім того, можна відстежити прізвища тих фахівців, які працювали над папером. Доступність. Система ЕДО працює у режимі 24/7. Більше того, при підключенні до неї за допомогою інтернету співробітник може в будь-який час працювати з документацією, навіть якщо він знаходиться в лікарні, або у відпустці. Планування. Система дає можливість фахівцю запланувати перебіг роботи з паперами. Можна встановити дату, час виконання, а також черговість. І в потрібний момент програма сама підкаже співробітнику необхідність виконання його роботи. Зручний пошук. Програма розроблена таким чином, що вона дає змогу знайти необхідний документне лише за назвою, а й за ключовим словом. Економія паперу. Немає необхідності роздруковувати документацію, зшивати її в папки і робити опис. Вся інформація зберігається в електронному вигляді, і будь-якої миті потрібний документ можна вивести на паперовий носій.

Грошові витрати. Створення ЕДО вимагатиме певних фінансових витрат. Гроші потрібні на ПЗ та обладнання. Величина витрат залежатиме від кількості підключених працівників. У середньому ця сума становитиме близько 100 000 рублів (*). Відразу користуватися СЕД — не вийде. Після придбання установка, впровадження та налагодження програми займає багато часу, а також спеціальних навичок. Навчання персоналу. Для того, щоб правильно користуватися СЕД, всі задіяні співробітники повинні пройти спеціальне навчання. Забезпечення безпеки. Для збереження інформації керівники компанії повинні приділити особливу увагу безпеці. А саме випустити електронний підпис, Визначити хто з співробітників, і який доступ до паперів буде мати, а також потрібно захистити програму від проникнення з-за. Потрібен адміністратор СЕД. У штаті організації має бути людина, яка буде здатна вирішувати поточні завдання по роботі в СЕД. А саме налагоджувати роботу сервера, допомагати користувачам, стежити за функціонуванням системи. Потрібне постійне резервне копіювання. З метою збереження інформації, користувачі повинні постійно зберігати документи. У деяких випадках потрібне існування електронного та паперового документа. Якщо, наприклад, у партнера не встановлена ​​СЕД, то при роботі з ним документація має бути як в електронному, так і паперовому вигляді.

Реальна вартість ведення електронного документообігу для малого бізнесу

(*) Якщо фірма невелика, і підписувати документи збирається особисто власник бізнесу (або сам ІП), то витрати будуть мінімальними. Вони складаються з купівлі електронного цифрового підпису – 1500 рублів та доступу до сервісу електронного документообігу – від 100 рублів.

Для невеликих обсягів наша редакція рекомендує сервіс «Контур.Діадок». Якщо вибрати тариф « Універсальний«, то витрати становитимуть лише 9 рублів за відправлений документ. Якщо порівнювати з пересиланням оригіналів документів поштою, то тут надсилання одного рекомендованого листавсередині області становитиме мінімум 50 рублів. Різниця очевидна:

Усім новим користувачам система надає 50 вітальних бонусних пересилок електронних документів.

Як очевидно з таблиці, попри позитивні боку, СЕД має і негативні моменти. В основному вони зводяться до матеріальних витрат, які виявляється, можуть бути не маленькими.

Компанія понесе значні витрати не тільки на встановлення програмного забезпечення, а й на покупку потрібного обладнання, Але й має прийняти до штату працівника, без спеціальних навичок якого система електронного документообігу просто не працюватиме. Такому співробітнику також потрібно платити зарплату. А це ще одна стаття у видатках.

Але не варто забувати, що витрачені зусилля надалі окупляться, і фірми, які працюють із СЕД, лише виграють. Адже вони заощаджуватимуть не лише на часі обробки інформації, а й значно скоротять витрати на оплату послуг, наприклад, архіваріуса. Плюс до всього іншого електронного архіву не потрібно додаткового приміщення, придбання додаткової канцелярії та інших моментів.

Що таке система електронного документообігу?

Як правило, це система електронного документообігу (ЕДО), в якій можна формувати, надсилати, отримувати та підписувати електронні документи. Вони рівносильні паперовим із власноручним підписом. Щоб вести електронний документообіг, потрібний сертифікат електронного підпису.

Інтерфейс зазвичай складається з 2-3 вкладок, серед яких контрагенти (ваші партнери та клієнти, що беруть участь в ЕДО) і основна вкладка - Документи. У цій вкладці в розділах Вхідні та Вихідні будуть надіслані вами та прийняті документи.

Види ЕДО

Безперечно, при впровадженні електронного документообігу організації наголошують саме на ефективності. Складно сказати, який вид ЕДО для певної організації буде найбільш ефективним. Все залежить від напряму діяльності підприємства та від його бізнес-процесів.

Однак існує загальна кваліфікація ЕДО з функціональності, технології управління, складових компонентів і т.д. У зв'язку з цим можна назвати основні види СЕД:

• Система діловодства. Такий вид призначений для ведення діловодства підприємства. Причому робота проводиться у всіх прийнятих правилам з вертикальним управлінням, тобто. від начальника до підлеглого;
• Електронні архіви. Головна мета такої системи – це організація роботи із зберігання документації. Крім іншого, програма дозволяє користувачеві легко знайти необхідний папір. Однак передача документації у такій системі буде неможлива;
• Workflow-системи. Такий вид системи широко поширений серед користувачів завдяки тому, що її Головна задача- Це організація та автоматизація бізнес процесів. З таким програмним забезпеченням легко вести бізнес, а документообіг – це лише привід для існування робочих моментів;
• ЄСМ-системи. ПЗ дозволяє користувачеві внести новизну до системи управління організацією. За допомогою комплексних систем, можливо, керувати: документами, підписами, потоками робіт, знаннями співробітників та інше. Даний вид ЕДО буде значно дорожчим, адже він пропонує користувачеві розширений функціонал.

Варто зазначити, що кожен вид СЕД стає найбільш масштабним за попередній, і дає більше можливостей користувачам. Однак для того, щоб оцінити всю користь електронного документообігу, необхідно правильно зробити вибір.

Як правильно вибрати СЕД

Як зазначалося, вибір СЕД – це складний процес, який потребує особливої ​​уваги. До того ж керівництву фірми потрібно врахувати величезну кількість вирішальних чинників, як-от напрям діяльності підприємства, штат співробітників, тощо.

Наприклад, для комерційної організаціїбуде правильно встановити СЕД як між співробітниками, і між партнерами. Тільки так підприємство зможе отримати необхідний економічний зиск.

Для державної установикраще наголосити на специфіці його роботи, і приділити більшу увагу саме створенню електронних архівів. А також потрібно навчити співробітників для роботи з ними.

При виборі тієї чи іншої СЕД важливо враховувати, чи відповідає система заявленим вимогам. До таких відносяться:

• Повнота функціональності;
• Зручність використання;
• З якою швидкістю ця система впровадиться у робочий процес;
• Наявність налаштувань, причому вони мають бути гнучкими;
• Чи є у системі можливість розширення функціоналу;
• Чи можливо підігнати СЕД під існуюче програмне забезпечення підприємства;
• Легкість адаптації;
• Наявність технічної підтримки. Важливо, щоб така допомога була на високому рівні;
• Репутація виробника і т.д.

Зважаючи на цей факт, користувачеві слід дотримуватися таких дій:

1. Вивчити функціонал. Необхідно приділити особливу увагу главі "Можливості". Важливо, щоб виробник конкретно вказав список завдань, що виконуються програмою. Якщо конкретики немає, варто відмовитися від такої системи СЕД;
2. Наявність тематичних презентацій. Важливо, щоб програма містила демонстраційний матеріал, тим самим пояснювала користувачеві, як користуватися функціоналом;
3. Вивчити скріншоти. Так керівник зможе переконатися насправді, чи простий функціонал, і чи має він заявлені вимоги;
4. Обов'язково вивчіть відгуки реальних користувачів. Найкращий варіант – це перегляд відеороликів на ютубі;
5. Багато виробників пропонують керівникам безкоштовні пробні версії. Так користувач зможе зрозуміти чи підходить обраний продукт чи ні;
6. Щодо вартості товару, то очевидно, що цей пункт не може не хвилювати покупця. Важко визначити, якою має бути реальна вартість СЕД, проте варто вивчити, з чого складається та чи інша цифра. Тому докладне вивчення прейскуранту допоможе покупцеві уникнути непередбачених витрат та витрат.

Варто пам'ятати, що зробити правильний вибір допоможе лише фахівець. Тому вибір та встановлення СЕД має проводитися лише під пильною увагою людини, яка володіє спеціальними навичками.

Через дорожнечу, далеко не всі організації в нашій країні працюють із СЕД. На сьогоднішній момент поки що лише великі фірми роблять обробку паперів в електронному вигляді. Але все змінюється, і цілком імовірно, що найближчим часом оціниться необхідність роботи за допомогою СЕД, і багато фірм зможуть дозволити собі вести електронний бізнес. А отже, стануть найбільш ефективними та успішними!