Сьогодні 100% документів в офісі створюють в електронному вигляді, але й досі понад 80% з них роздруковують (для узгодження, ознайомлення, запуску в роботу). Хіба такий підхід може бути ефективним?

Здається, що використання електронного документообігу- Найрозумніша дія з боку осіб, які приймають рішення. Але бізнес-потреба в автоматизації формується далеко не миттєво. І лише отримавши ряд сигналів, керівництво дійшов висновку у тому, що підприємству потрібна спеціальна інформаційна система управління контентом (ECM-система). Саме тоді з'являється необхідність керувати інформацією на всіх стадіях її існування, доки вона не застаріває.

Що таке електронний документ, СЕД, ECM

Існує безліч визначень. Ми постараємося дати вам найзрозуміліші та ємніші.

Електронний документ- Набір інформації (текст, зображення, звукозапис), збережений на комп'ютері (файли Word, Excel і т.п.). Він супроводжується карткою з атрибутами — подібно до того, як книги в бібліотеці супроводжуються картотекою. За атрибутами (назва, автор, дата створення тощо) документ можна швидко знайти.

Workflow(Потік робіт) - послідовність дій співробітників у рамках певного бізнес-процесу. Прикладом такої послідовності є отримання документа, його реєстрація, розгляд та виконання документа, а бізнес-процесу — робота зі зверненнями громадян.

Електронний документооберт(ЕДО) - це спосіб організації роботи з документами, при якому основна маса документів використовується в електронному вигляді та зберігається централізовано.

Чи потрібна вам ECM-система

Щоб оцінити, чи потрібна СЕД або ECM-система, дайте відповідь на такі питання:

• Чи можете швидко знайти потрібний документ, розмовляючи телефоном з важливим партнером?
• вдасться точно сказати, які з виданих вами доручень на даний момент не виконані та прострочені?
• Ви впевнені, що швидкість узгодження документів створює позитивний імідж вашої організації?
• вас влаштовує обсяг паперів, які лежать на столі?
• Ви можете впевнено сказати, де зараз знаходиться документ, який відправили на погодження?

Переваги електронного документообігу

Прозорість бізнес-процесів. Завдяки системі можна відстежувати всі етапи діяльності організації. Бізнес-процеси стають абсолютно прозорими для керівництва, їх легко контролювати.

Вище виконавча дисципліна. За статистикою, 20% отриманих завдань не виконуються відповідальними за них працівниками. З повним контролемвсіх етапів робіт ECM-система впливає на виконавську дисципліну співробітників.

Нижче трудовитрати керівників та співробітників.Система скорочує час, який витрачають працівники на всі рутинні операції з документами: створення, пошук, узгодження тощо. Прискорюється документообіг. І як наслідок, швидше відбуваються всі процеси в організації.

Забезпечується конфіденційність інформації. Витік даних може спричинити мільйонні збитки організації. На відміну від традиційного паперового документообігу, ECM-система забезпечує доступ до документів строго відповідно до призначених прав користувачів. Усі дії над документом (читання, зміна, підписання) протоколюються.

Виконуються вимоги стандартів ISO 9000. Постановка менеджменту якості нині стала одним із пріоритетних завдань у російських компаніях. Серед вимог до системи управління якістю (СМЯ) є прозоро поставлений документообіг, а також інформаційна взаємодія між співробітниками.

Легко впроваджувати інновації та навчати новачків. Завдяки системі оповіщення, що побудована на базі ECM-системи, можна швидко довести нові правила роботи до всіх співробітників. Скорочуються терміни навчання нових працівників рахунок швидкого пошуку необхідної інформації (положень, інструкцій тощо.). Легко змінюються маршрути проходження та шаблони документів, після чого працівники автоматично починають працювати по-новому.

Розвиток корпоративної культури. Впровадження ECM-системи налагоджує та підтримує внутрішню політику компанії, що призводить до згуртування команди. У той самий час зростає відповідальність кожного співробітника якісне виконання виданого йому завдання.

Більше конкурентних переваг. ECM-система впливає на конкурентні переваги компанії перед іншими гравцями ринку. Підвищуються швидкість і якість обслуговування клієнтів рахунок швидкого руху інформаційних потоків і точного контролю всіх процесів. Робота навіть найбільшого підприємства стає мобільнішою і менше залежить від деяких «незамінних» співробітників.

Технології ECM

До управління корпоративним контентом можна підійти як із боку практики, і теорії.

Почнемо з останнього. Зверніть увагу на складові життєвого циклу, зазначені у канонічному визначенні з глосарію AIIM (Association for Information and Image Management):

• захоплення (Capture),
• управління (Manage),
• зберігання (Store),
• захист (Preserve),
• Доставка інформації (Deliver).

Керувати інформацією необхідно протягом усього її життєвого циклу: від створення чи надходження до організації, до доставки кінцевому споживачеві чи знищення після закінчення терміну зберігання.

Інформація пронизує всі процеси організації, вона створюється та обробляється в різних програмах і за допомогою різних додатків. Але тільки ECM-система наголошує на єдиному підході до управління даними, протягом усього їхнього життя.

З погляду бізнесу в життєвому цикліДокументом є важливі етапи, які безпосередньо впливають на бізнес-процеси, коли він бере участь у потоках робіт (workflow). Але з технічної точки зору вони не несуть вираженого смислового навантаження та позначені загальним терміном «управління документом».

Функціонал та класифікація СЕД та ECM-систем

На думку дослідницької компанії Gartner, до ECM можуть бути віднесені системи, що підтримують щонайменше 3 з 6 функцій:

• управління документами: виписка/повернення, контроль версій, безпека, угруповання документів тощо;
• спільна робота над спільними документами та підтримка проектних команд;
• сканування документів та управління образами паперових документів;
• управління записами для довгострокового архівного зберігання, автоматизації правил та нормативів зберігання, гарантування відповідності записів законодавству та регулюючим правилам;
• workflow для підтримки бізнес-процесів, маршрутизації контенту, призначення робочих завдань та станів, трасування маршрутів та контроль виконання;
• керування веб-контентом для автоматизації публікацій, керування динамічним контентом та взаємодією користувачів для цих завдань.

Детальніше з цією темою ви можете ознайомитись у рубриках розділу «Функціонал СЕД та ECM»:

Приклад бізнес-процесу в ECM-системі

Чого не варто чекати від ECM-системи

Нині комплексна автоматизація підприємств будується шляхом інтеграції кількох систем, кожна з яких вирішує певне коло завдань. Тому дуже важливо зрозуміти, що саме реалізовувати у межах кожної системи.

Розглянемо найпоширеніші вимоги бізнесу, реалізація яких у СЕД та ECM-системі має бути розумною.

Кадрове діловодство. Незважаючи на те, що воно безпосередньо пов'язане з документами, завдання цього напряму — не сам документообіг, а облік та управління кадрами.

Співробітнику потрібні різні вибірки з персоналу — за освітою, статтю, спеціальностями, датою прийому/звільнення тощо, для цього інформація повинна зберігатися у структурованому вигляді у базі даних, а не у вигляді окремих неструктурованих документів.

Створення кожного документа має відбиватися зміні стану персоналу, для автоматизації кадрового діловодства краще використовувати спеціалізовані системи управління персоналом, які можуть бути інтегровані з ECM-системою для зберігання неструктурованої інформації (резюме, фотографій, кадрових наказів і т.д.). Крім того, корисно автоматизувати у ECM-системі процеси узгодження цих документів.

Облік фінансових документів. Аналогічно ситуація зі структурованими фінансовими документами: рахунками-фактурами, накладними, актами виконаних робіт та інших.

Для ведення податкового та бухгалтерського обліку, які ґрунтуються на первинних документах, призначені спеціалізовані бухгалтерські системи, а також спеціалізовані модулі ERP-системи. ECM-система не може їх замінити, хоча сканування та організація електронного архіву скан-образів фінансових документів – це завдання СЕД. Необхідність впровадження подібних рішень зазвичай виникає за великої кількості документів та учасників бізнес-процесів, які працюватимуть з фінансовими документами як з документами СЕД з урахуванням прав доступу, електронного підпису тощо.

Крім того, тепер можна здійснювати обмін фінансовими документами (рахунками-фактурами, договорами, накладними та актами) з контрагентами в електронному вигляді. І зберігання таких документів у СЕД надасть додаткову перевагу. .

Аналіз та моделювання бізнес-процесів.

Як правило, для аналізу та моделювання процесів використовуються системи класу BPM(). Це спеціалізовані інструменти бізнес-аналітика підприємства чи зовнішньої консалтингової фірми. У бізнес-процесах, що моделюються, можуть бути дії, не пов'язані з документами, що виконуються вручну (наприклад, доставка документів кур'єром), зовнішніми суб'єктами (наприклад, постачальниками) або з підтримкою інших класів систем (ERP, CRM).

Класична СЕД може дати інформацію для аналізу бізнес-процесів (наприклад, у вигляді звітів про затримки виконання певних типів завдань). Але це лише невелика частина даних, необхідні повноцінного аналізу.

Є сенс інтегрувати СЕД із системами моделювання за довідковими даними, наприклад, видами документів чи оргструктурою.

Використання ECM-системи

Ефект від застосування

Оцінка результатів ECM-проекту нічим не відрізняється від аналізу ефективності ІТ-проекту, а останнє – від оцінки будь-якого проекту компанії.

Тут мотивом є зрілість технологій компанії, без якої підприємство просто не може вважатися ефективним. В інших випадках вигоди вважати практично неможливо, хоча необхідність запровадження сумнівів не викликає. А іноді підрахунок ефекту обходиться дорожче за саму технологію (як, наприклад, надання співробітникам необмеженого доступу до інтернету). У всіх перерахованих випадках увага приділяється швидше витратам на проект і потенціалу рішення, у тому числі тому, наскільки легко за допомогою впровадженої системи будуть вирішуватись інші завдання компанії.

СЕД та рішення на її основі далеко не завжди можна віднести до систем, щодо ефекту яких все зрозуміло. Традиційні методики аналізу ефективності використання активів до інформації не застосовні, як і формула «ставлення прибутку до загальним витратам є ефективність». Зумовлено це тим, що інформація є нематеріальним активом, що бере участь у виробництві спільно з матеріальними та трудовими ресурсами. Використання ECM-системи у своїй супроводжується зміною бізнес-процесів і трудовитрат. Витрати інформаційні системи, включаючи і ECM, здебільшого непрямі, обчислити які у одиницю продукції можна лише з допомогою деякої моделі економічного планування. І формалізувати часто досить складно.

Етапи впровадження ECM-системи

Вибір та придбання ECM-системи - це лише перший крок на шляху побудови електронного документообігу в організації. Перш ніж він запрацює і реально почне приносити ефект, має бути процес впровадження.

Впровадження ECM-системи зазвичай складається з наступних етапів:

• організація проекту, виділення персоналу (керівник проекту та робоча група);
• дослідження підприємства та проектування рішень щодо використання ECM-системи;
• налаштування та адаптація ECM-системи;
• навчання персоналу;
• дослідна експлуатація.

За будь-якого варіанта обов'язковими для успішного впровадження є такі правила:

• активну участь керівництва у процесі впровадження та використання ECM-системи;
• виділення та поглиблене навчання ключових співробітників для впровадження та підтримки ПЗ;
• організація навчання всіх користувачів та надання інструкцій щодо роботи з системою.

Проблеми та ризики впровадження ECM-системи

Багато в чому вони збігаються з проектами впровадження інших інформаційних систем та призводять до наступних негативних наслідків:

• порушуються строки та бюджет проекту;
• досягаються не всі поставлені цілі (система працює, але не в повному обсязі: менше/гірше, ніж було заплановано);
• повністю зривається використання (система реально не працює).

Специфіка ризиківпов'язана з тим, що більшу частину співробітників підприємства необхідно за короткий термін перевести на нові для них методи роботи (читання документів в електронному вигляді, отримання в електронному вигляді резолюцій і підписів керівництва і т.д.). До найбільш характерних ризиків впровадження ECM-системи слід зарахувати:

• консервативність користувачів; неприйняття нових методів роботи;
• низька комп'ютерна грамотність рядових користувачів та вищого керівництва;
• неструктурованість процесів (відсутність регламентів);
• недостатнє/невідповідне технічне оснащення;
• нечітке управління проектом.

Шляхи запобігання ризикамстандартні:

• детальне та попереднє проектування роботи ECM-системи на даному підприємстві;
• чіткі директиви та особистий приклад керівництва;
• навчання персоналу та оперативна підтримка у вирішенні проблем;
• поетапність застосування.

Достовірність та законність електронного документа

Сфера управління електронним контентом та безпаперова взаємодія в компаніях зараз активно розвивається. Змінюється і законодавство, якісь правила фіксуються в ньому після того, як устояли в житті, а якісь, навпаки, запроваджуються після ухвалення нових норм на рівні держави.

Визначення достовірності та юридичної значущості паперового документа – всім зрозуміла процедура: документ повинен мати необхідні підписи та печатки. Але як визначити вірогідність електронного документа?

Для цього створено електронний підпис (ЕП)- Реквізит електронного документа, призначений для його захисту від підробки. Ви можете ідентифікувати власника підпису та встановити відсутність змін в електронному документі після його підписання.

У найпростішому поданні механізм ЕП працює наступним чином:

• виділяється центр, що засвідчує (підрозділ або зовнішня організація), який за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення генерує так звані «сертифікати ключів» для кожного користувача;
• створюється ключ ЕП - це унікальна послідовність символів. Він складається із закритого ключа, який доступний лише своєму власнику і ним можна підписати документ ЕП, і відкритого ключа доступний усім, за його допомогою можна визначити, хто і коли підписав електронний документ.

При використанні ECM-системи всі "складності", з якими може зіткнутися користувач, ховаються. Користувач зазвичай повинен просто вибрати потрібну функцію: «Підписати документ» (документ, підписаний ЕП, буде одночасно закритий для змін) або «Отримати інформацію про підписи». Легітимність електронних документів визнається.

Побажання

Бажаємо успіхів у освоєнні нових знань, а наші матеріали завжди допоможуть вам у цьому.

Сьогодні більшість документів спочатку створюються в електронному вигляді. Ті ж, що потрапляють в організацію на папері, часто оцифровуються. Тому, коли ми говоримо про управління документообігом, то маємо на увазі не лише паперові документи, а й формалізацію руху електронних версій, тобто ЕДО.

Існують різні види, способи організації електронного документообігу – створення спільного файлового сховища сервері, використання внутрішньої пошти чи інших комунікаційних систем. Але це працює до певного рівня розв'язуваних завдань та масштабів діяльності компанії. Якщо йти далі, потрібно впроваджувати схему, яка дозволить упорядкувати роботу з паперовими документами, електронними. Це дозволяють зробити ЕДО різних видів.

Ціль електронного документообігу – ефективність!

Часи, коли використання СЕД могло бути даниною моді, пішли в минуле. Наразі організації, що переходять на ЕДО, насамперед думають про ефективність. Її підвищення можливе двома способами через збільшення результату, зменшення витрат. Сучасні СЕД використовують обидва ці способи.

Так, зниженню витрат сприяють:

• Скорочення витрат на папір (роздруківку, копіювання, пересилання та ін.).
• Скорочення непродуктивних витрат робочого дня працівників. За оцінками західних консалтингових компаній, частка часу виконання рутинних, непродуктивних операцій з документами може становити до 20-30% всього робочого дня (а практично – до 60-70%). Зменшити такі витрати – одне з найважливіших цілей застосування СЕД.

На результативність під час впровадження СЕД впливають:

• Прискорення інформаційних потоків (більш оперативна інформаційна підтримка менеджменту – вища за швидкість прийняття рішень).
• Зміна корпоративної культури (підвищення інформаційно-технологічної підготовленості персоналу, що сприяє кращому сприйняттю інновацій).

Основні завдання

Впроваджуючи ЕДО, організації найчастіше планують вирішити такі:

• підвищення ефективності управління шляхом автоматизації контролю за виконанням, більшої прозорості діяльності підрозділів, окремих співробітників;
• автоматизація бізнес-процесів з їхньою одночасною оптимізацією;
• забезпечення підтримки накопичення, управління та організації доступу до корпоративної інформації, знань;
• протоколювання діяльності компанії загалом, її окремих підрозділів, робочих груп, співробітників із використанням цієї інформації для підтримки прийняття рішень тощо;
• скорочення обороту паперових документів (з метою зниження витрат);
• спрощення, здешевлення зберігання документів, що використовуються у поточній діяльності, за рахунок створення оперативного електронного архіву.

Чинники, що впливають на вибір СЕД

Будь-яка організація, яка обирає СЕД, керується певними критеріями. На вибір впливають чинники, що характеризують саму організацію та її документообіг. Вони стосуються особливості організаційної структури, бізнес-процесів, вимог до документообігу, видів контенту, необхідного функціоналу системи, способів впровадження, підтримки, її розвитку, інтеграції тощо. Докладніше
Загальна класифікація

Будь-яка класифікація є умовною. Виділяють види систем електронного документообігу по функціоналу та розв'язуваним завданням, за масштабами підприємств, з архітектури тощо.

По функціоналу і вирішуваним завданням виділяють такі:

• Системи діловодства. Призначені для організацій із жорстко формалізованими правилами документообігу та вертикальним управлінням.
• Електронні архіви. Вони призначені підтримки руху документів, головна мета – організація зберігання та пошуку необхідних даних.
• Workflow-системи. У їхньому центрі – бізнес-процеси, які вони автоматизують, а документи та документообіг є засобом здійснення потоків робіт.
• ЕСМ-системи. Це комплекс управління корпоративним контентом, який реалізує відразу кілька функцій – управління: документами; образами документів (Document Imaging); записами; потоками робіт (Workflow); веб-контент (WCM); мультимедіаконтент (DAM); знаннями (Knowledge Management); колективною взаємодією (Collaboration).

Більшість СЕД, представлених над ринком, містять елементи відразу кількох видів СЕД.

Як вибрати «правильну» СЕД?

Отже, вибір системи документообігу – складний процес, який залежить багато від чого. Якщо це комерційна компанія, вирішальна вага має можливий економічний ефект від застосування. Якщо це державна установа, акцент робиться на підтримку всіх завдань, що вирішуються організацією, та особливостях цих завдань, пов'язаних зі специфікою діяльності. Врахувати всі фактори, щоб допомогти вам з вибором завжди готові фахівці нашої компанії. «АРХІВНА СПРАВА» – спеціалізована система автоматизації ведення відомчих паперових та електронних архівів.

Співробітники ЕОС допоможуть Вам із вибором СЕД під ваші завдання

Електронний документообіг (ЕДО)- Сукупність автоматизованих процесів по роботі з документами, представленими в електронному вигляді без використання паперових носіїв.

Електронні документи за затвердженими формами є складовими всіх бухгалтерських програм, але для того, щоб електронний документ був юридично визнаний, він має бути підписаний електронним підписом.

Види електронних документів

p align="justify"> Електронний документ, підписаний електронним підписом, може використовуватися, якщо законодавство РФ не містить прямої заборони на його використання.

Таким чином, договори, різні рахунки, заявки, звіти, заяви, а також товарні накладні, акти та рахунки-фактури можуть бути електронними документами.

Також електронні документи поділяються на неформалізовані документи та формалізовані документи.

Неформалізовані документи – листи, договори, довіреності, технічна документація та інша кореспонденція – вільні від жорсткого регулювання з боку держави.

Для формалізованих документів в окремих законодавчих актах прописані жорсткі вимоги до формату та регламенту передачі.

Формалізований документ - документ, створений за форматом ФНП.

Формалізовані документи впливають на правильність податкових розрахунків, тому дотримання всіх процедур передачі для них має важливе значення.

Формалізовані документи – це, наприклад, електронні рахунки-фактури.

Для деяких первинних документів ФНП Росії розробила рекомендований формат товарної накладної за формою ТОРГ-12 та Акту приймання-здачі (робіт) послуг.

Незважаючи на те, що для таких документів зазначено на рекомендований характер формату, саме в такому форматі компанії мають надсилати ці документи в електронному вигляді на вимогу податкової інспекції у разі необхідності підтвердження витрат з податку на прибуток.

Варіанти електронного документообігу

Існують два варіанти організації системи електронного документообігу. Перший - укласти з контрагентами угоду про електронний документообіг та обмінюватись документами, підписаними електронним підписом через електронну пошту. При цьому можна використовувати простий електронний підпис.

Другий варіант – організувати електронний документообіг через спецоператора.

При такому способі компанія приєднується до регламенту обміну електронними документами і може обмінюватися з контрагентами як формалізованими документами (для яких офіційно затвердила ФНС Росії формат), так і неформалізованими (договори, угоди, акти звірки і т.д.).

Основні функції системи електронного документообігу

Основними функціями системи електронного документообігу є:

реєстрація документів;

контроль за виконанням документів;

створення довідників та робота з ними;

контроль руху паперового та електронного документа, ведення історії роботи з документами;

створення та редагування реквізитів документів;

формування звітів з документообігу підприємства;

імпорт документів із файлової системи та Інтернету;

створення документа прямо із системи на основі шаблону (пряма інтеграція);

робота з версіями документа, складними багатокомпонентними та багатоформатними документами, вкладеннями;

електронне розповсюдження документів;

робота з документами у папках;

отримання документів за допомогою сканування та розпізнавання.

зменшенням витрат на доступ до інформації та опрацювання документів.

Переваги електронного документообігу

До основних переваг електронного документообігу можна віднести такі:

централізоване, структуроване та систематизоване зберігання документів в електронному архіві;

скорочення витрат на друк, поштове пересилання та зберігання паперових рахунків-фактур;

одноманітний підхід до процедур формування та опрацювання документа (реєстрація, погодження тощо);

скорочення часу на доставку, реєстрацію та погодження документів;

швидкість підписання документів;

можливість цілодобово в режимі online здійснювати будь-які операції з документами: пошук, завантаження, друк, звіряння, відхилення, а також відстежувати їх рух;

Швидкий пошук документів.

Конфіденційність обміну забезпечена шифруванням документів.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) забезпечує ідентифікацію підписувача та цілісність переданих документів.

Доставка електронних документів гарантується оператором документообігу.

Впровадження системи електронного документообігу

Щоб вести в дію систему електронного документообігу, необхідно:

розробити та затвердити порядок електронного документообігу;

призначити відповідальних за його ведення;

організувати електронний архів одержуваних та надісланих документів;

прописати в обліковій політиці правила створення, отримання та зберігання електронних документів, призначити відповідальних за формування та підписання електронних документів.

Кожен співробітник, який уповноважений підписувати електронні документи повинен мати електронний підпис.

Створивши систему електронного документообігу, організація може роздруковувати документи, а зберігати в електронному архіві.

У разі необхідності документи, що зберігаються в архіві, можна роздрукувати для перевіряльників, подати при цьому документ, підписаний електронними підписами сторін, завіривши їх належним чином.

ЕДО (електронний документообіг): подробиці для бухгалтера

• Вступаємо в епоху ЕДО

  Сервіс "1С-ЕДО". Переваги «1С-ЕДО» Сервіс «1С-ЕДО» є ​​найбільш вигідним... здійснюють поодинокі відвантаження через ЕДО, сервіс «1С-ЕДО» доступний без оплати. ... ідентифікатор учасника ЕДО». Створення профілю налаштувань ЕДО Профіль налаштувань ЕДО Після створення... приступати до «Налаштування ЕДО». Налаштування ЕДО У вікні потрібно... обміну документами по ЕДО Список налаштувань ЕДО У «Налаштуваннях ЕДО» відображаються відправлені... контролюючі органи. Архів ЕДО Використовуючи систему ЕДО, організації скорочують витрати.

• При зміні електронної адреси та оператора ЕДО потрібно повідомити податківців

  А кілька договорів із операторами ЕДО, тому для повідомлення з ними... . Якщо компанія вирішує змінити оператора ЕДО, зазвичай змінюється і електронний... -6/ [email protected]Про зміну оператора ЕДО потрібно також повідомити податківців Крім...

• 8 аргументів «за» підключення до електронного документообігу під час роботи з лізинговою компанією

  Який видається будь-яким акредитованим оператором ЕДО. – Операторів на ринку багато. ... як оригіналів. Сам процес ЕДО регулюється законами Російської Федерації та... та підтримки системи електронного документообігу (ЕДО) з лізингоодержувачами і є... якою видається будь-яким акредитованим оператором ЕДО. – Операторів на ринку багато… проста процедура. Зазвичай оператор ЕДО надає доступ до особистий кабінет... 2018 року фахівці оператори ЕДО прогнозують збільшення потоку юридично значущих...

• Як підготуватися до обов'язкового маркування товарів

  Підключитись до системи електронного документообігу (ЕДО). Отримати код GTIN - для... товарів. Підключитись до системи ЕДО. Зареєструватися в системі «Чесний... маркування, є електронний документообіг (ЕДО), який супроводжує товар підтвердженими... « Закупівлі » – « Поточні справи ЕДО ». Робоче місце ЕДО дозволяє контролювати роботу з передавальним документом. У рамках ЕДО номенклатура бази повинна бути зіставлена...

• Відповідальність за несвоєчасне подання податкової декларації

  Укласти з оператором електронного документообігу (ЕДО) договір про надання послуг із забезпечення ЕДО з податковим органом; або надати... повноваження щодо ЕДО з ІФНС уповноваженому представнику (посереднику...), який має договір з оператором ЕДО та кваліфікований сертифікат ключа перевірки...

• Особливості вибору системи подання електронної звітності

  Системи подання звітності в рамках ЕДО пропонуються декількома розробниками. Кожне програмне... ? Системи подання звітності в рамках ЕДО пропонуються декількома розробниками. Кожне програмне... послуги пропонують понад сотню операторів ЕДО. Кожен із них має статус... рішень, орієнтованих різні завдання ЭДО. Що стосується вибору оператора з...

Ще кілька років тому про системи електронного документообігу говорили як про світле майбутнє. Сьогодні вони вже активно використовуються на приватних та державних підприємствах. Але найголовніше, що попит постійно зростає на СЕД. електронного документообігу як і вона діє, розглянемо з прикладу діючих РФ систем.

Передумови

Щоб краще зрозуміти, як функціонує програма СЕД, потрібно розглянути базові поняття та завдання. Ключовими є чинники, яких залежить вибір тієї чи іншої системи.

Якщо організація може функціонувати за умов неформального управління, то потреба у документообігу відсутня. З появою бізнес-процесів виникає потреба у керуванні механізмом за допомогою впорядкованої документації. Якщо не займатися паперами вчасно, то вони почнуть накопичуватися та губитися.

Як альтернатива паперовим носіям використовується спеціальна схема зберігання файлів на сервері. Але вона працює недовго. Зі зростанням обсягів компанії збільшується потреба у зберіганні та синхронізації інформації.

Виникає дилема: використовувати для зберігання інформації старі паперові носії або СЕД. Що таке важливе можна отримати за допомогою електронної системи? Підвищити ефективність діяльності організації.

Економічний ефект

Ефективність роботи можна збільшити двома шляхами: зменшити витрати чи збільшити результат. Документи СЕД дозволяють досягти відразу двох цілей. Тобто використання системи дозволяє організації менше витрачати, але більше заробляти.

Зниження витрат здійснюється за рахунок скорочення витрат на папір, непродуктивних витрат часу, прискорення процесу обміну інформацією, зміни корпоративної культури.

Щоб оцінити ефективність, яку надає програма СЕД, необхідно прорахувати витрати робочого дня оформлення паперової документації. За оцінками консалтингових компаній, такі операції займають 20% робочого часу. У системі російської бюрократії цього йде і більше - 60 % часу. Впровадження СЕД дозволить знизити ці витрати щонайменше в 10 разів.

Діловодство та документообіг

Ці два терміни взаємопов'язані. Діловодство - це термін, що означає формальний набір правил роботи з документами. Деякі системи СЕДможна налаштовувати під правила діловодства, але й ті системи, виходячи з яких вже формується діловодство.

Документ є одиницею зберігання інформації у СЕД. Документообіг формується з різних джерел: інших систем, додатків, електронної пошти, але насамперед із відсканованих паперових носіїв. Тому сканери та інше обладнання є невід'ємною частиною СЕД. Система зберігає всі документи, веде їхню історію, забезпечує рух по організації, виконує з ними бізнес-процеси.

У такій базі є рішення, доручення та наказ СЕД. Через них здійснюється управління організацією. Будь-який документ забезпечується "довідкою". Набір полів у бланку залежить від типу документа. У зберігається у вигляді бази даних кожного поля такої картки.

Функції та завдання СЕД

Програма документообігу призначена для вирішення таких завдань:

• систематизації роботи з документами
• створення документів за шаблонами, їх реєстрації на зберігання;
• автоматизації обліку;
• класифікації документів

Розглянемо докладніше функції СЕД. Програма документообігу використовується для:

• створення карток.
• формування тексту документа;
• збереження даних у форматі pdf чи ms word;
• управління правами доступу користувачів;
• створення маршрутів;
• управління рухом документів;
• розсилки повідомлень, нагадувань;
• ведення журналів, довідників, класифікаторів;
• формування доручень;
• пошуку та підписання документів;
• формування звітів.

До загальносистемних функцій можна віднести:

• віддалену роботу з документами;
• використання СУБД для зберігання даних;
• одночасну роботу із СЕД;
• забезпечення безпеки через сертифікати, штрих-коди та персоналізацію.

Переваги і недоліки

Перехід на СЕД має більше переваг, ніж недоліків. Проте некоректно організований проект може знищити усі плюси автоматизації. Цілі впровадження СЕД мають бути досяжними. До переваг можна віднести:

• централізоване структуроване зберігання інформації;
• однаковий підхід до формування та обробки документів;
• використання шаблонів;
• пошук;
• аудит доступу.

До недоліків можна віднести високі початкові витрати та скрупульозну роботу з навчання користувачів.

Процеси обробки документів

У СЕД електронний документообіг проходить через низку етапів, у яких документу присвоюються певні характеристики. Обробка здійснюється як вручну, і автоматично. У другому випадку задаються:

• умови переходів між етапами;
• поділу маршруту;
• цикли обробки;
• запуск підпроцесів, таймерів, процедур обробки;
• задаються ролі користувачів.

Види обробок:

• Створення документа.
• Редагування.
• Перейменування.
• Переміщення.
• Збереження.
• Індексування.
• Видалення.

Витрати на СЕД

Документообіг повноцінно не може функціонувати без ліцензії, серверів, повноцінного налаштування та навчання всіх користувачів. Кожен із цих елементів вимагає великих грошових витрат. Крім того, не слід забувати про інтеграцію СЕД з іншими системами, оновлення баз та ПЗ, консультації служби техпідтримки та інші витрати на супровід.

Впровадження СЕД

Впровадження проекту може тривати кілька місяців. Процес залежить від кількості документаційних процесів, і від фінансових, організаційних і ресурсних можливостей. Впровадження здійснюється за таким алгоритмом:

• створення робочої групи, визначення керівника;
• визначення цілей та завдань;
• перевірка існуючих документаційних процесів;
• розробка технічного завдання;
• вибір СЕД;
• укладання договору використання СЕД;
• розробка та затвердження регламенту роботи;
• перевірка початкового заповнення довідників;
• попереднє випробування СЕД;
• навчання персоналу роботі;
• тестове використання СЕД;
• аналіз результатів тестової роботи;
• виправлення помилок;
• повноцінне використання СЕД.

Помилки застосування

Особливу увагу слід приділити тим процесам, у яких потрібна наявність паперового документа. Основна помилка – це дублювання паперового документа електронним. Це ускладнює роботу та викликає негативне ставлення до автоматизації. За виконання подвійної роботи ніхто не доплачує. Потрібно побудувати процеси автоматизації без дублювання. Друга помилка – непідготовленість кадрів. Найчастіше нові процеси сприймаються в багнети. Тому потрібно пояснити співробітникам, навіщо взагалі впроваджується СЕД, щоб вони свідомо підійшли до процесу навчання.

Технології зберігання документів

У СЕД електронний документообіг складається з атрибутів, на основі яких здійснюється пошук, класифікація, угруповання та побудова звітів. Іноді документ створюється за шаблоном, іноді шляхом перенесення даних з бази. Атрибути зберігаються у таблицях. Сам файл міститься в папку сховища, інформація з нього - до каталогу СУБД. Доступ до даних отримують лише користувачі системи СЕД.

Що таке потокове сканування?

Поточна обробка документів з наступним поміщенням їх зразків до архіву здійснюється з використанням сканерів. У процесі сканування можливе автоматичне створення штрих-коду на документі та його реєстрація в базі з наступним напрямом заданого маршруту.

Оптичне розпізнавання текстів

Ця система електронного документообігу СЕД перетворює електронний образ документа у форматі фотографії або jpeg на текстовий формат. При цьому використовується спеціальне програмне забезпечення у вигляді самостійної програми або інтегрованої ESCOM.BPM в СЕД. Що таке ESCOM.Bpm? Це програма з розпізнавання документів, набраних різними шрифтами. Варто зазначити, що самостійні додатки мають більше можливостей і розпізнають навіть рукописний текст.

Штрих-кодування

Ця технологія передбачає комплекс процедур зі створення та нанесення графічного штрих-коду на документ. Унікальний штрих-код створюється через сервер системи. Він також забезпечує ідентифікацію документа, його швидкий пошук у базі та розподіл у місцях зберігання. При реєстрації документа на етикетці друкується штрих-код відповідний ідентифікатору електронної картки. Він клеїться на паперовий варіант документа.

ЕЦП

Дозволяє переконатися в коректності документа та незмінності даних. Підписання здійснюється за допомогою криптопровайдера та програмного ключа – сертифіката. Останній є файлом у спеціальному форматі, який регенерується у центрі видачі ліцензії. Для збереження інформації слід зберігати сертифікат на смарт-картці або ключах I-Token. Вони захищені PIN-кодом. Якщо PIN буде введено кілька разів неправильно, сертифікат автоматично заблокується.

Повнотекстовий та атрибутний пошук

Атрибутний пошук здійснюється через спеціальну форму за декількома значеннями з полів карток. Наприклад, критерій Контрагент забезпечує пошук даних у полі Одержувач або Відправник. При цьому система порівнює введені критерії з даними у картках та заносить у результат ті картки, якими пройшли збіги. Пошук здійснюється з урахуванням точного чи часткового збігу.

Повнотекстовий пошук здійснюється за даними у самому документі, у тому числі за словоформами через вбудовані засоби СУБД, такі як MS SQL SERVER, ORACLE. Для повноцінного пошуку файли мають бути занесені до бази у форматі документа (doc), таблиці (xls), презентацій, повідомлення.

Електронний документообіг або ЕДО - сегмент інформаційних технологій (і, одночасно, масштабна сфера правовідносин), який можна віднести до тих, що найактивніше розвиваються в Росії та у світі. Ознайомимося з його сутністю, історією розвитку, а також найбільш популярними програмними продуктами, за допомогою яких може бути організований електронний документообіг в організації.

Електронний документообіг (ЕДО): що це таке — визначення за законом та суттю

Організація, яка планує брати участь в електронному документообігу, повинна знати насамперед те, що, власне, цей термін означає. Визначення поняття ЕДО можна знайти, аналізуючи положення законодавства - яке прямо чи опосередковано регулює правовідносини, характерні для сфер застосування ЕДО, або вивчивши популярні точки зору експертів.

Почнемо з пошуку цікавого для нас визначення з правової бази.

Слід зазначити, що електронний документообіг, з одного боку - особливо, у приватних організаціях (у державних і муніципальних структурах справи можуть бути інакше - але різниця не надто велика), не належить до сфер, які б суворо регламентувалися спеціальним законодавством. З іншого, ЕДО сам по собі є досить складною сферою правовідносин, у рамках якої у кожного з учасників таких правовідносин можуть виникати різні права та обов'язки - у свою чергу, цілком собі регульовані, і часто - дуже активно, на рівні нормативних актів (включаючи спеціальне законодавство).

Так чи інакше визначення поняття «електронний документообіг» однозначно не дано в російських нормативно-правових актах, прийнятих на федеральному рівні. Разом з тим, цей термін явно складається з двох складових:

1. Словосполучення «електронний документ».

Поняття електронного документа розкривається, зокрема, у положеннях статті 2 Закону "Про інформацію" від 27.07.2006 № 149-ФЗ (ПОСИЛКА). Там йдеться, що під таким документом слід розуміти документовану інформацію в електронній формі, призначену для розміщення або обробки на комп'ютерах, а також передачі між ними. У свою чергу, під «документованою інформацією» закон розуміє записану на матеріальний носій за допомогою документування інформацію, яка має реквізити, що дозволяють цю інформацію (чи її матеріальний носій) визначити.

У свою чергу, що таке «документування»? Не буде помилкою звернутися для розкриття значення даного слова до державних стандартів. Так, у ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ПОСИЛКА) сказано, що під документуванням слід розуміти «запис інформації на носії відповідно до встановлених правил». При цьому можуть бути застосовані різні засобидокументування - наприклад, комп'ютерна техніка, з допомогою якої здійснюється запис даних носії.

1. Слова «документообіг».

Воно зі зрозумілих причин старше першого словосполучення. Його визначення можна знайти в деяких нормативних актах, прийнятих ще в СРСР (притому, що багато хто з них зберігає юридичну силу досі). Так, у «Положенні про документи та документообіг у бухобліку», яке затверджено Мінфіном СРСР у 1983-му році (ПОСИЛКА), сказано, що документообіг – це рух (створення, отримання, обробка, архівування) первинних документів. Це визначення є цілком актуальним і сьогодні - оскільки цілком відповідає типовому циклу звернення документів на сучасному підприємстві.

Виходить, що ми, керуючись прямим прочитанням закону (і допустимим його трактуванням за принципом правової аналогії), можемо зробити висновок, що під «електронним документообігом» слід розуміти створення, отримання, обробку та архівування інформації, записаної на електронний носій за встановленими правилами.

Чи означає це, що обробка даних на комп'ютері, яка не відповідає (або частково відповідна) зазначеному визначенню, не може за жодних обставин вважатися «електронним документообігом»? Звичайно ж, ні - хоча б через те, що будь-який закон, навіть найсуворіший, допускає в ході правозастосовчої практики пристосувальне трактування його норм на користь покращення якості регулювання правовідносин у його юрисдикції.

Тому, на зазначені норми закону - зокрема, що встановлюють визначення понять «електронний документ» і «документообіг», ми маємо право орієнтуватися, але не зобов'язані у всіх випадках слідувати їм. Тим більше, що серед експертів поширені різні альтернативні трактування поняття ЕДО - як схожі на те, що ми вивели виходячи з норм закону, так і досить оригінальні.

Наприклад, популярний підхід, який передбачає, що «електронний документообіг» - це передача від одного комп'ютера (однієї логічної частини носія комп'ютера) до іншого (до іншої логічної частини) документів, які:

• мають юридичну силу, рівну тій, що характеризує аналогічні за призначенням електронні об'єкти документообігу;
• мають принципову схожість і спільність сфери застосування з аналогічними за призначенням не електронними об'єктами документообігу.

При цьому електронний документ може мати, в принципі, будь-яку форму - як уніфіковану, так і вільну (як і файловий формат такого документа - він може бути текстом, картинкою або, наприклад, відеороликом).

Таким чином, у визначенні ЕДО пропонується використовувати такі фрази як «аналогічна юридична сила» та «принципова схожість та спільність» — у контексті зіставлення електронних документів та не електронних. Як наслідок, передбачається, що об'єктом електронного документообігу може бути:

• документ, у якого є (принципово може бути утворений) не є електронним аналогом;
• документ, який може бути створений на підставі аналогового, що не є електронним (або, навпаки, може бути основою для створення не є електронним аналога).

Розглянутий підхід дозволяє «відсіяти» з-поміж об'єктів електронного документообігу, наприклад, такі типи інформації як системні файли, скрипти, хеш-таблиці (оскільки вони не мають аналогів, які є електронними - ні з погляду «спільності застосування», ні з точки зору юридичної сили) - навіть незважаючи на те, що вони можуть відповідати критеріям «електронного документа», закріпленим у федеральному законодавстві, що ми розглянули вище (і навіть підлягають «документообігу» відповідно до тих самих законних критеріїв).

Перед суб'єктом документообігу - наприклад, комерційним підприємством, може не стояти завдання «відокремити», власне, електронний документ від чогось іншого електронного, що не можна вважати об'єктом ЕДО. Разом з тим, при встановленні в локальних нормативах правил електронного документообігу в організації такого підприємства, так чи інакше, доведеться поняття якимось чином закріпити в офіційному формулюванні. Без цього відповідальний за ЕДО працівник автоматично перестане за будь-що відповідати - через відсутність предмета такої відповідальності (і з нього не можна буде нічого запитати).

Таким чином, при встановленні локальних нормативів електронного документообігу в організації можна орієнтуватися, умовно кажучи, на один із двох підходів у визначенні терміна «електронний документообіг»:

• підхід, в основі якого – розкриття понять «електронний документ» та «документообіг» на рівні чинних нормативних актів;
• підхід, в основі якого - відокремлення об'єктів ЕДО від електронної інформації, яка не може бути віднесена до таких об'єктів через те, що у неї немає (не може бути утворено) «юридично рівних» (або мають «подібну сферу застосування») аналогів, які використовуються над електронному вигляді.

Відповідно, щоб уникнути ситуації, коли відповідальний за ЕДО працівник не нестиме відповідальність за обробку тих чи інших документів, підприємству слід обумовити в локальних нормативах, які саме документи вважатимуться об'єктом електронного документообігу в організації, а які - не будуть, виходячи з першого або другого критерію (чи іншого, що розроблено підприємством самостійно).

Корисно визначити те, навіщо фірмі ЕДО в принципі.

Яку користь приносить використання ЕДО на підприємстві

До найбільш очевидних переваг електронного документообігу в організації та в ІП - у порівнянні з паперовим, можна віднести:

1. Забезпечення відстеження операцій із документами.

Така «відстежуваність» може відрізнятися залежно від того, як представлений ЕДО. Але навіть якщо цей документообіг на рівні «скопіював-вставив» — то до кожного файлу так чи інакше за умовчанням приписуються атрибути, що відображають, зокрема:

• час їх створення;
• час редагування;
• час відкриття.

«Системний» ЕДО - здійснюваний за допомогою спеціалізованих програм - систем електронного документообігу (про них ми докладніше поговоримо далі), характеризується можливістю фіксувати на підставі електронних документів не тільки власне здійснення операцій з ними, а й господарські події, пов'язані з властивостями таких документів . Завдяки цій особливості бізнес стає прозорим для будь-яких зацікавлених осіб - власників, керівництва, потенційних інвесторів.

1. Підвищення ефективності обробки документів (і, як наслідок, покращення виробничих показників на підприємстві).

Електронний документ майже завжди заповнюється, відправляється (при необхідності – коригується, дублюється) набагато швидше, ніж паперовий. Можливо, цю перевагу електронного документообігу слід назвати ключовою. Контраргументами даної тези можуть бути, хіба що, періодичне виникнення технічних збоїв у системі ЕДО підприємства, а також поява проблем користувача характеру - коли той чи інший співробітник не знає, як правильно скористатися потрібною функцією ЕДО в певний момент. Справді, у подібних ситуаціях документообіг сильно «гальмується» — але за грамотної підготовки впровадження системи електронного документообігу в організації ймовірність їх виникнення буде мінімальною.

Співробітник компанії, що працює в рамках ЕДО, має всі шанси покращити свої виробничі показники - у порівнянні з тими, що спостерігалися б при паперовому документообігу. Скорочення часу роботи з документами дозволяє йому сконцентруватися на роботі.

Крім того, перевага, відображена в даному пункті, утворюється в тому числі і за рахунок «відстеження», про яку ми сказали вище: завдяки прозорості руху документів, керівництво має можливість контролювати роботу підлеглих, давати їй об'єктивну оцінку, стежити за якістю дотримання ним інструкцій і розпоряджень - і все це дуже оперативно.

1. Захист інформації за допомогою криптографії або обмеження доступу, резервного копіювання.

Доступ до електронних документів та їх змісту можуть бути виключно надійно захищені за допомогою цифрових технологій. При цьому можливе встановлення різних прав доступу до тих чи інших документів для певних категорій користувачів. Наявність необхідної кількості резервних копій об'єктів ЕДО, причому на розподілених носіях – важлива умова забезпечення загального високого рівня захисту даних.

Дані на папері можуть бути захищені одним-двома реально ефективними способами - і майже завжди це розміщення документів у сейфі (або іншому захищеному для вільного доступу місці). Безумовно, десь такий спосіб забезпечення безпеки даних і надійніший – але в переліку сучасних загроз конфіденційності інформації ті, що вимагають, умовно кажучи, застосування сейфу замість криптозахисту – займають далеко не перші місця.

1. Загальне прискорення бізнес-процесів (у частині внутрішніх комунікацій як мінімум, а при використанні ЕДО контрагентами – і в частині зовнішніх).

У межах електронного документообігу у створенні пошук необхідної інформації працівником чи менеджером здійснюється, зазвичай, незрівнянно швидше, порівняно з пошуком даних, записаних на паперові носії. У багатьох випадках він здійснюється за заданими алгоритмами з мінімальною участю людини - коли він отримує лише результат на свій запит, не виробляючи будь-яких суттєвих з погляду трудовитрат додаткових дій.

1. Можливість організації дистанційної роботиз документами (як у рівні взаємодії працівників друг з одним усередині корпорації, і у частині взаємодії з контрагентами).

Завдяки інтернету (та іншим типам інфраструктури для мережевих комунікацій) співробітники можуть працювати з ключовими документами не тільки на своєму робочому місці, а й дистанційно - хоча б з дому. При цьому завдяки технологіям шифрування забезпечується необхідна безпека доступу до документів.

1. Скорочення (зведення до мінімуму) витрат за забезпечення паперового документообігу- представлених:

• закупівлею самого паперу;
• закупівлею та обслуговуванням принтерів;
• закупівлею необхідного канцелярського приладдя;
• оплатою послуг транспортних компаній (при доставці паперу), IT-фахівців (при встановленні та обслуговуванні принтерів).

Документи, роздруковані на папері, підлягають розміщенню у спеціальному архіві – який елементарно займає місце (і потребує облаштування – наприклад, покупки металевого сейфа). Це прямі витрати - які припиняться під час перекладу відповідних документів на ЕДО.

Заощаджується й електроенергія, якщо принтери не використовуються. Хоча за електрикою теза спірна: забезпечення електронного документообігу в організації часто вимагає використання високопродуктивних серверів, маршрутизаторів, що постійно працюють, - які живляться від розетки. Сумарно вони споживають чимало енергії.

Корисно буде сказати і про очевидні недоліки ЕДО.

У чому полягають недоліки

До вузьких місць застосування ЕДО можна віднести:

1. Ризик перехоплення даних "хакерськими" способами.

Це саме той випадок, коли інформацію краще зберігати на папері у надійному місці. У міру поширення систем електронного документообігу в Росії та світі хакерами створюються дедалі витонченіші засоби отримання несанкціонованого доступу до електронних документів. Безумовно, завдяки засобам криптографії та антивірусного захисту можливість отримання сторонніми особами доступу до об'єктів ЕДО може бути зведена до мінімуму - але вона все одно залишиться.

1. Неможливість гарантованого встановлення факту здійснення людиною операції з документом.

Усі операції з електронним документом формально здійснює комп'ютер, а чи не людина. Той факт, що ПК опрацьовує документ саме за волею користувача, за умовчанням не вважається «доведеним»: тому має бути технічно бездоганне підтвердження. Яке в чистому вигляді провідним IT-фахівцям світу ще доведеться колись розробити, а поки що у необхідних випадках (наприклад, при судових суперечках між корпораціями) до уваги беруться різні непрямі підтвердження. Найрізноманітніші судові прецеденти показують, що застосування електронно-цифрового підпису - здавалося б, найнадійнішого інструмента посвідчення обробки документа людиною, належить до саме непрямих доказів.

Як наслідок, електронний документообіг практично не поширений (або застосовується в обмеженому спектрі функцій), зокрема:

• на початкових фазах кредитно-фінансових правовідносин — щоб не сталося так, що банк відкрив рахунок або видав кредит комп'ютерному вірусу (але іноді трапляється таке);
• у нотаріальних правовідносинах – коли нотаріусу бажано бачити перед собою людину, а не віртуального персонажа;
• у міграційних правовідносинах – коли прикордонник навряд чи погодиться випустити людину за кордон (або впустити її до країни), не бачачи її та її паперові документи.

1. Залежність суб'єкта документообігу від різних видів зовнішньої інфраструктури:

• зв'язку;
• сервісів, що займаються постачанням та обслуговуванням комп'ютерів;
• інформаційної безпеки у сенсі (куди можуть входити і постачальники ЕЦП і розробники антивірусів, оскільки й ті й інші створюють рішення, чи інакше, створені задля забезпечення захисту інформації).

Якщо в будь-якій із зазначених інфраструктур відбудеться збій, то документообіг може різко стати. А у випадку з використанням паперу суб'єкт документообігу надано «сам собі», і ні від кого, строго кажучи, технологічно не залежить (навіть якщо у нього зламається принтер, то він може за бажання написати потрібні документи від руки).

Фірмі, яка переконалася у перевагах впровадження електронного документообігу в організації (і яка взяла до уваги недоліки такого документообігу), належить це впровадження здійснити. Грубо кажучи, якщо у фірмі є хоча б один комп'ютер – на якому обробляється хоча б один виробничий документ, то можна вважати, що у неї є ЕДО – хоча б на «низовому» рівні.

Але цю тезу не варто сприймати всерйоз - оскільки реальне практичне застосування електронного документообігу в організації на сучасному етапі проводиться все ж таки на рівнях вище за те, при якому справа обмежується процедурою «скопіював-вставив». ЕДО сьогодні реалізується в ході експлуатації спеціальних програмних продуктів - систем електронного документообігу або СЕД (у ряді випадків доповнюваних функціоналом, який може перетворити програмний продукт на особливий тип платформи для управління документами - ECM).

Розглянемо докладніше, що є СЕД (і як співвідносяться з подібними ECM-системами) докладніше.

Що таке СЕД та чим вона відрізняється від ECM-системи

Вище ми розглянули кілька популярних визначень поняття «електронний документообіг». Головним його об'єктом є, що цілком очевидно, електронний документ – об'єкт, який може бути «створений, отриманий, оброблений, заархівований» (і багато чого ще – переліки операцій можуть бути набагато ширшими порівняно з тим, що наведено у радянському нормативному акті про документообіг бухгалтерської первинки).

Ключове завдання користувача, що здійснює документообіг - "створення, отримання, обробку, архівацію" (користуючись ємністю зазначених термінів, умовимося обмежуватися ними - при позначенні основних операцій в рамках ЕДО), полягає у веденні обліку зазначених операцій з документами. Він повинен знати, коли, ким (з якою метою, з яким результатом) той чи інший документ було «створено, отримано, оброблено, заархівовано».

Відповідний облік може вестись:

1. Самим користувачем вручну— з урахуванням тих можливостей, що передбачені операційною системою, яка обслуговує носій даних, за умовчанням, а також з урахуванням функціоналу програм, що використовуються (який може задіятися обмежено активно, помірно або дуже активно).

Наприклад, якщо індивідуальний підприємець веде дуже простий за структурою бізнес і працює з 1-2 контрагентами, може встановити (по суті, для себе) ряд простих правилобробки даних, що використовуються у бізнесі. Як варіант, він може із встановленою ним самим періодичністю:

• запитувати у контрагентів рахунки (або рахунки-фактури) електронною поштою;
• скачувати їх собі на «Робочий стіл», потім – підписувати за допомогою ЕЦП, і відправляти поштою контрагентам назад.

Виходить, що весь ЕДО підприємця зведеться буквально до кількох операцій - які не вимагають застосування якогось додаткового ПЗ: можна обійтися засобами Windows та сервера електронної пошти. Вони дозволяють вести цілком собі повноцінний облік «створення, отримання, обробки та архівації» документів, які використовуються ІП.

1. Спеціальною програмоюдокументообігуСЕД (набором програм) автоматично- у рамках системного алгоритму (відповідно, за обмежено активної, помірної або дуже активної участі користувача).

Такою програмою і буде ВЕД. Вона відповідно до заданих правил забезпечить своєчасний та коректний облік «створення, отримання, обробки та архівування» даних. Крім того, функціонал СЕД може передбачати опції, які допомагають користувачеві здійснювати операції, що підлягають обліку. Наприклад - що передбачають використання більш зручної порівняно з Провідником Windows, файлової програми.

При цьому конкретні СЕД можуть «спеціалізуватися» на певних операціях з електронними документами. Так, виділяють системи, пристосовані переважно:

• до обліку документів у рамках корпоративного діловодства;
• до обліку архівних документів;
• До обліку документів, пов'язаних з робочими потоками - Workflow.

Робочий потік - це нормальна для певної ділянки управління бізнесом послідовність дій людини - власника бізнесу, менеджера, рядового працівника. Отримання рахунків-фактур з e-mail, їх підписування ЕЦП та відправка контрагенту назад – частина Workflow ІП у прикладі вище. На великому підприємстві Workflow, очевидно, буде набагато складніше - і облік його операцій майже напевно вимагатиме використання СЕД.

Є, очевидно, різні універсальні програми документообігу (СЕД) - підтримують зазначені вище операції переважають у всіх різновидах. При цьому в багатьох випадках розробники СЕД доповнюють свої програми функціоналом, який забезпечує:

• автоматизацію збору (накопичення), зберігання та передачі електронних документів;
• необхідний рівень безпеки руху документів усередині компанії та за її межами;
• у необхідних випадках - створення, редагування та виправлення документів внутрішніми засобами;
• спільну роботу кількох користувачів із одним документом.

За наявності однієї або кількох функцій із зазначених вище (при тому, що їх перелік на практиці може бути набагато ширшим) універсальна (у ряді випадків - вузькоспеціалізована) СЕД набуває ознак більш функціонального рішення - ECM. На ринку сучасного програмного забезпечення для організації ЕДО таких рішень стає все більше, і тому іноді російська абревіатура СЕД ототожнюється з іноземною ECM. У багатьох випадках тут не буде жодної помилки - проте принципову різницю між СЕД і ECM все ж таки потрібно бачити.

СЕД (зазначимо, що у іноземних джерелах їй відповідає абревіатура EDMS) - це, переважно, лише облік операцій із документами (іноді - допомогу у тому скоєнні). ECM – це не лише облік, а й:

• у багатьох випадках - допомога у їх скоєнні;
• велика кількість типових для СЕД функцій одночасно;
• додаткові функції (але, однак, прямо чи опосередковано пов'язані з ЭДО).

Так чи інакше, типова ECM-система забезпечує:

• введення, формування, імпортування документів;
• реєстрацію документів;
• розпізнавання даних;
• індексацію документів;
• забезпечення пошуку необхідних даних;
• забезпечення мережного обміну документами;
• забезпечення обміну додатковими даними, що не мають ознак документованих (наприклад, повідомлень та файлів у корпоративному чаті);
• захист вмісту документів та доступу до них;
• виведення, експорт документів.

Як працює типова СЕД, що підтримує вказаний функціонал (повністю чи певних поєднаннях)? Як правило, електронний документообіг на підприємстві полягає в обороті електронного документа в рамках типового циклу, що складається з етапів, що можуть бути визначені, виходячи зі змісту знайомих нам типових операцій, що характеризують документообіг.

Йтиметься про такі етапи як:

1. Реєстрація документа(Створеного, отриманого).

Під час створення документа СЕД надає йому встановлений ідентифікатор (чи зчитує ті, що присвоєно файлу за промовчанням). Згодом за допомогою цього ідентифікатора система відстежує те, яким чином документ обробляється далі (як і встановлює той факт, що він не обробляється - якщо це так і є насправді).

1. Облік операцій, що відбивають обробку(Редагування, передачу, опублікування) документа - з використанням ідентифікатора, про який було сказано вище.

У випадку, якщо функціонал СЕД передбачає опції для здійснення обробки документів безпосередньо (у цьому випадку правомірно говорити про функціонал ECM-системи), то відомості щодо ідентифікаторів можуть бути синхронізовані із записами, що відображають факт застосування даних опцій.

1. Облік архівації документів.

Тобто – переміщення на носій для довготривалого зберігання (при забезпеченні, однак, можливості швидкого доступу до нього). Аналогічно, засоби архівації можуть бути передбачені СЕД (скоріше за все, ECM-системою). У цьому випадку ведеться облік їх використання.

Тепер - докладніше про те, якими бувають рішення у сегменті СЕД, на які сегменти класифікуються

Якими бувають системи електронного документообігу СЕД: класифікація продуктів

Експерти виділяють такі основні типи систем ЕДО:

1. Системи, що забезпечують документообіг з метою оптимізації бізнес-процесів.

Такі системи розраховані здійснення повного циклу обороту кожного документа, задіяного під управлінням бизнесом. Головна ознака «оптимізує» рішення - пристосованість до забезпечення документування бізнес-процесу на будь-якій ділянці виробництва, якщо того вимагають правила документообігу, що склалися у фірмі.

1. Загальнокорпоративні СЕД.

Є універсальними, пристосованими до застосування в будь-якій галузі рішеннями - при цьому не завжди забезпечують необхідну локалізацію обліку бізнес-процесів. Як правило, розраховані на обробку об'єктів ЕДО, представлених у невеликій номенклатурі.

1. Вузькоспеціалізовані системи.

Наприклад – системи менеджменту Workflow. Призначені вони задля досягнення найвищої оптимізації шляхів розподілу файлів, використовуваних працівниками корпорації у різних процесах. Як правило, ефективніші в порівнянні з СЕД, у яких менеджмент Workflow – лише одна з функцій нарівні з іншими (і не завжди базова).

При цьому, в рамках кожного із зазначених типів рішень можна виявити різні поєднання функцій, характерних для СЕД (як наслідок, іноді вкрай складно встановити кордон між конкретними різновидами продуктів).

Наведена вище класифікація СЕД - не єдина серед поширених. Є й інші. Наприклад - та, що передбачає розподіл систем ЕДО за критерієм способу обробки ідентифікатора об'єкта ЕДО.

Справа в тому, що в рамках будь-якої системи електронного документообігу здійснюється розглянута нами вище обробка ідентифікаторів об'єкта ЕДО – його атрибутів (за якими можна відстежити операції з об'єктом). Насправді ідентифікатори об'єктів ЕДО в сучасних СЕД і самі файли зберігаються, зазвичай, розподілено - у спеціальних каталогах. У цьому принципова відмінність СЕД від звичайної комп'ютерної файлової системи - в якій до файлів у загальному випадку не додається будь-яких зовнішніх ідентифікаторів (є лише базові внутрішні, що входять до складу самих файлів - наприклад, ідентифікатори часу редагування файлу та інші, які входять до розглянутий нами вище облік операцій із документами на «низовому» рівні).

Таким чином, від ефективності інфраструктури управління каталогами, де зберігаються ідентифікатори файлів, що є об'єктами СЕД, значною, якщо не визначальною мірою залежить ефективність самої системи електронного документообігу. Залежно від типів файлів, що враховуються, їх кількості та інтенсивності запитів до них (які також можуть бути класифіковані за цілями - прочитання, редагування, копіювання файлів) вибирається оптимальний тип каталогу.

Сучасні розробники систем електронного документообігу пропонують два основних принципи забезпечення функціонування таких каталогів (і, відповідно, два типи СЕД, що класифікуються за критерієм способу обробки атрибутів):

• використання внутрішньої бази даних у програмі, яка є основним робочим модулем СЕД;
• використання зовнішньої - і до того ж, у часто стандартизованої, універсальної бази даних (часто - з відкритим кодом, і тому доступної конкурентів).

У системах електронного документообігу, призначених для забезпечення обороту порівняно невеликого обсягу документів база даних може бути зовсім відсутнім: ідентифікатори розміщуються у звичайних папках на комп'ютері (але при цьому організується ефективний доступ до них). Фактично, це третій спосіб керування атрибутами. Але якщо застосовується саме він, то системі ЕДО буде набагато складніше:

• забезпечити обмеження доступу користувачів до ідентифікаторів;
• забезпечити необхідну швидкість обробки даних.

Разом з тим, реалізація використання баз даних у СЕД – процедура, яка значно збільшує собівартість розробки системи. Для кінцевого користувача - особливо, якщо в його діяльності не передбачається опрацювання значного обсягу документів, фактор вартості може бути суттєвим при виборі системи електронного документообігу (прийняття рішення про продовження користування наявною платформою).

Тепер - про те, які саме завдання дозволить вирішити використання СЕД (і про те, в яких випадках системи ЕДО не впливають помітно на ефективність бізнесу).

Які завдання вирішує СЕД, а які ні

Найбільшу практичну користь від застосування СЕДможна простежити під час вирішення завдань, пов'язаних:

1. З оптимізацією пошуку потрібного документа.

Передбачається, що система електронного документообігу дозволить знайти документ швидше, ніж під час пошуку через Провідник Windows (або вбудовану пошукову систему поштового клієнта - як у випадку з розглянутими нами прикладами Workflow підприємця). Швидкий пошук документів може супроводжуватися наявністю у програмі електронного документообігу СЕД опцій для його оперативного перегляду, редагування, відправки (пересилання) адресату (скоріше за все, у цьому випадку мова йтиме про продукт у сегменті ECM).

1. З контролем над статусом цікавих документів.

Ця функція буде цікава, перш за все, керівнику підприємства: він, відправивши той чи інший розпорядчий документпідлеглому працівнику, зможе за допомогою системи електронного документообігу відстежувати виконання розпорядження (фіксувати прострочення такого виконання). Як варіант - також тримати зворотний зв'язок з підлеглим працівником (якщо у СЕД така функція є - при тому, що її також можна віднести до тих, що наближають по функціоналу СЕД до ECM-систем).

Провідник і «поштовик» подібних функцій, очевидно, не мають (а якщо й мають, то вони, як правило, не надто добре масштабуються на рівень великого бізнесу).

1. З урахуванням документів при інтенсивному обороті, а також безпосередньо з здійсненням такого обороту на практиці - за рахунок стандартизації процедур обміну об'єктами ЕДО, як варіант з використанням єдиних інтерфейсів, якщо інтенсивність залежить від продуктивності праці працівників.

Так, якщо ІП та контрагент обмінюються рахунками фактурами і кожен із них, умовно кажучи, використовує свою поштову програму, то швидкість документообігу буде нижчою, ніж якби ІП та контрагент використовували загальну системуелектронного документообігу: у ній процедура доставки рахунка-фактури була б миттєвою.

1. Зі зниженням кількості трудомістких процедур обліку паперової документації.

Періодично паперові документи потрібно інвентаризувати, списувати – і все «вручну». При переведенні таких документів в електронну форму час на їхнє «обслуговування» значно скоротиться, фактично зведеться до мінімуму.

1. Із встановленням поточного місцезнаходження документа.

Ця функція, загалом, корелює з контрольної - але дещо ширше, оскільки передбачає оперативне виявлення документа, як переданого виконання, а й у принципі де-небудь розміщеного. Втратити документ, проіндексований у СЕД, практично неможливо за умови, що вона коректно працює.

У свою чергу, СЕД буде не надто ефективною при вирішенні завдань, пов'язаних:

1. Зі зміною та вибором шляху руху документів.

Система електронного документообігу – це по суті, «велика та зручна» картотека об'єктів ЕДО, проте, не в'ювер, не редактор, і не засіб їхнього прийому-розсилки. Для вирішення кожного з таких завдань застосовуються окремі видипрограмного забезпечення. Програмі СЕД по суті все одно, що за файл пущений в картотеку - текст, відео, картинка. Кожному з них буде надано за єдиною схемою атрибути, завдяки яким стає можливим рішеннятих завдань, які СЕД покликані вирішувати насамперед.

Однак, ECM-системи - більш функціональний різновид систем електронного документообігу, цілком можуть бути пристосовані до вирішення подібних завдань.

1. З оновленням (синхронізацією, погодженням) документів.

Ця функція близька першої - і може бути одним із джерелом формування інформаційного потоку, що відображає специфіку вибору шляхів руху документів. Разом з тим вона передбачає безпосередньо редагування файлів - нехай і з урахуванням їх маршрутів. Оновлення документів може бути здійснено вручну користувачем або на підставі автоматичного алгоритму. СЕД - як ECM, часто підтримує перший спосіб оновлення, але рідко - другий.

Автоматичне оновлення документів передбачає застосування алгоритмів, які у багатьох випадках покликані забезпечувати одночасну обробку різних файлів, за результатами якої можуть бути внесені зміни до інших пов'язаних із ними файлів. Наприклад, якщо документ, що враховується, - зарплатна відомість, то в міру зміни даних у тих облікових документах, які впливають на розрахунок зарплати (наприклад, табеля відвідувань) вона повинна коригуватися. СЕД (і, як правило, ECM-системи теж), як правило, не має достатньої продуктивності для такого коригування автоматично - проте, здатна простежити послідовність даного коригування (як і фактів звернення до файлів, на підставі яких вона зроблена).

Зазначимо, що у деяких випадках система електронного документообігу може значно прискорити юридичні процедури - встановлені з метою узгодження зміни документів відповідальними працівниками. Так, якщо на підприємстві прийнято, що зарплатну відомість візує головний бухгалтер за погодженням з генеральним директором, то в СЕД можуть бути передбачені спеціальні інструменти для оперативного відправлення узгодженого документа від бухгалтера до керівника (і назад).

1. З моделюванням руху документів(Наприклад, з метою встановлення того ж оптимального маршруту їх руху).

СЕД працює з документами в чистому вигляді - ніяк не аналізуючи те, якою мірою доцільно направляти їх за поточним маршрутом. Не береться до уваги і спосіб доставки документів - як прийом-відправка через локальну мережу, інтернет або фізичні носії.

Для вирішення завдань, пов'язаних з моделюванням руху документів, застосовуються спеціальні BPM-рішення. При цьому реалізовані в них алгоритми моделювання можуть передбачати отримання даних для аналізу з реєстрів систем електронного документообігу. Таким чином, можлива інтеграція BPM і СЕД - але лише для забезпечення функціонування платформи першого типу.

Зазначимо, що масове впровадження систем електронного документообігу вважається відносно новим (а іноді й маловивченим) для Росії технологічним трендом. Як і раніше, величезна кількість підприємств - причому, найрізноманітніших за масштабами, у тому числі і сегментів великого бізнесу, що не представляють, не впровадили СЕД або впровадили його з обмеженнями, які не дають приводу говорити про велику значущість застосування таких систем у загальному документообігу господарюючого суб'єкта.

Проте, новизна як таких систем електронного документообігу у Росії - це помилка, що свідчать різні історичні факти. Як і хибна думка - те, що в західних країнах такі системи знаходяться на передовому рівні, а в Росії, як і в інших країнах колишнього СРСР - «маловивчена», ніша, що відстає. На доказ - невелике історичне посилання на розвиток ринку СЕД нашій країні.

Розвиток систем ЕДО в СРСР та РФ: історична довідка

Перші кроки в організації документообігу в нашій країні та світі практично збіглися з появою, власне, комп'ютерів та засобів для забезпечення обміну документами – електронних носіїв, а потім і комп'ютерних мереж. У СРСР комп'ютерні мережі переважно використовувалися у військових цілях, але в 60-х і 70-х роках почали з'являтися і цивільні проекти. Серед них - автоматизовані системи Сирена-1 і Сирена-2, які використовувалися для бронювання авіаквитків із пов'язаних у мережу комп'ютерів на касах Аерофлоту, які розташовувалися в сотнях радянських міст. Аналогічним за специфікою поставлених завдань проектом стала АСУ «Експрес» – але лише пристосована до резервування залізничних квитків.

В обох випадках об'єктом електронного документообігу ставали таким чином квитки на літаки та на потяги. Якщо точніше, їх електронні формати, що заносилися в установленому порядку до бази даних АСУ – рівноцінні юридично записам у паперових авіатранспортних та залізничних регістрах, які застосовувалися до початку комп'ютеризації індустрії пасажирського транспорту СРСР.

У 80-х роках радянські дослідники стали більш активно цікавитись проблематикою розширення електронного документообігу на інші господарські сегменти. Насамперед - на область діловодства. Перші кроки в цьому напрямі були здійснені в ході модернізації інфраструктури документообігу вищих органів влади – насамперед ЦК КПРС. Далі за аналогічними принципами відбулося впровадження електронного документообігу та інших найбільших владних структурах.

Разом з тим, радянські системи ЕДО, які використовуються у діловодстві, по суті, були експериментальними. Вони не мали загальноприйнятих форматів використовуваних документів, не були стандартизовані переліки та порядок застосування програмного забезпечення, що використовується для обліку таких документів. Організації ЕДО, які використовували радянський досвід, вже російські підприємства також обходилися локальними правилами роботи з електронними документами - часто несхожими на ті, що застосовувалися контрагентами.

Перші повноцінні системи електронного документообігу часто розроблялися силами російських підприємств. Великі зусилля, витрачені при створенні таких програмних засобів, часто виявлялися неефективними через відсутність великого потенціалу для швидкого масштабування СЕД: на паралельних ділянках виробництва, у філіях та на дочірніх підприємствах бізнес-процеси не були сумісними зі специфікою СЕД, розробленою для головної організації.

Як наслідок, практичне застосування ЕДО на російських підприємствах протягом досить довгого часу вважалося невиправдано дорогою (передусім, з погляду витрат на впровадження відповідного ПЗ) процедурою, і багато з них воліли зберігати документообіг на папері.

Водночас, уже на початку 90-х років на російському ринкустали з'являтися незалежні постачальники СЕД, що спеціалізувалися на розробці універсальних програмних продуктів. Можна відзначити, що ці продукти створювалися з урахуванням російської - багато в чому успадкованої радянськими ознаками, специфіки руху документів усередині підприємства (і за його межами). А саме – з урахуванням переважно вертикально орієнтованого руху внутрішньокорпоративних документів (від начальства до підлеглих та назад). У той час як західні продукти, навпаки, були пристосовані до горизонтального документообігу (до того ж, що не враховував, необхідність проходження документами процедур, пов'язаних з їх реєстрацією, погодженням, контролем виконання). Як наслідок, російські рішення стали більш популярними, і відповідний сегмент IT-індустрії почав розвиватися швидкими темпами.

У середині 90-х на регулярній основі проводилися професійні конференції – за участю розробників та найбільших споживачів систем електронного документообігу. Там обговорювалися найрізноманітніші нюанси впровадження таких систем у російських організаціях- як державних і муніципальних, і які стосуються приватного бізнесу.

Учасникам ринку та бюджетних відносин стали очевидні переваги впровадження СЕД:

• скорочення часу обігу документів;
• зниження витрат на купівлю паперу та іншої канцелярії, принтерів та їх обслуговування;
• скорочення витрат за зберігання документів (архівування, інвентаризацію);
• у багатьох випадках - підвищення рівня захищеності документів (навіть у ті періоди, коли не було поширене застосування криптозахисту даних за допомогою ЕЦП, могли застосовуватися, наприклад, запаролені RAR-архіви).

Поступово у спектрі рішень СЕД стала виділятися область продуктів, пристосованих до забезпечення електронного документообігу усередині організації, а й між незалежними господарюючими суб'єктами (як варіант, контрольованими і контролюючими особами - зокрема у правовідносинах між приватними фірмами і державними органами). Так почав розвиватись електронний документообіг у сучасному розумінні – як інструмент забезпечення обміну документами, які юридично рівнозначні аналогічним, що складалися б на папері.

Стало зрозуміло, що найефективнішим способом забезпечення юридичної значущості електронних документів буде задіяння електронно-цифрового підпису - який має вважатися юридично рівноцінним тим, що проставляється людиною на папері. На початку 2000-х років у Росії вводяться у дію перші федеральні нормативні акти, що регламентують застосування ЕЦП. На рівні федерального законодавства було встановлено 3 види електронного підпису - простий, посилений і посилений кваліфікований.

При застосуванні простого електронного підпису юридична значущість документів забезпечується, якщо порядок такого застосування в окремій угоді встановили всі сторони документообігу - при тому, що положення такої угоди не повинні суперечити нормам федерального законодавства. Щодо посиленої ЕЦП діє те саме правило - однак, вона сама по собі може бути краще простий через підвищену захищеність (яку в загальному випадку забезпечує постачальник такої ЕЦП - і тому угода, як правило, виходить тристороння - між двома сторонами ЕДО і постачальником ).

У свою чергу застосування посиленої кваліфікованої ЕЦП (у всіх випадках розроблюваної постачальниками з особливим рівнем компетенцій) гарантує юридичну значущість будь-якого документа, який їй підписаний - незалежно від того, чи уклали користувачі даної ЕЦП будь-яку угоду між собою чи ні. Достатньо самого факту її використання в ЕДО кожної із сторін - які незалежно один від одного укладають договір із постачальником ЕЦП.

У сучасному електронному документообігу застосування електронних підписів – явище загальнопоширене. ЕЦП застосовні у більшості правовідносин за участю фізичних та юридичних осіб. Хоча, безумовно, є безліч винятків із цього правила: поки що не можна, наприклад, отримати повністю електронний паспорт громадянина РФ, або електронні права, або трудову книжку(хоча щодо прав і трудкнижки найближчим часом очікуються помітні нововведення щодо забезпечення їх пристосованості до використання в електронному вигляді, і до того ж за збереження їх юридичної значимості).

Для чого використовується електронний документообіг у Росії

З урахуванням специфіки застосування ЕЦП та технічних можливостей прикладних програмних продуктів, що використовуються при ЕДО, у Росії склалося кілька основних сегментів електронного документообігу:

1. ЕДО між громадянами та державними органами.

Найпростіший приклад такої взаємодії – відправлення до державних органів документів через сайт Держпослуги (і пов'язані з ним сайти різних відомств – наприклад, ФНП). Громадянин, що має спеціальну ЕЦП, відправляє в орган, що цікавить юридично значущі - тобто, аналогічні паперовим, запити, документи, заяви - і отримує звідти настільки ж значущі юридично документи у відповідь.

1. ЕДО між суб'єктами господарювання - ІП, юридичними особами.

Суб'єкти господарювання можуть обмінюватися в електронному вигляді договорами, рахунками, рахунками-фактурами, актами прийому-передачі, звірки та іншими юридично значущими документами, які використовуються в бізнесі.

1. ЕДО між господарюючими суб'єктами та державними органами.

Як правило, даний сегмент електронного документообігу містить правовідносини, що виникають через наявність у суб'єктів господарювання тих чи інших зобов'язань перед державними органами. Основних таких зобов'язань два - звітність (з податків, майна, фінансових операцій) та сплата передбачених законом зборів до бюджету.

У багатьох випадках застосування ЕДО для суб'єкта господарювання, що взаємодіє з державними органами - зобов'язання, встановлене законом. Так, здавати податкові декларації з ПДВ потрібно лише в електронному вигляді. Інші декларації - в електронному вигляді, якщо перевищено показники за чисельністю штату суб'єкта господарювання, який виступає роботодавцем.

1. ЕДО між державними органами (усередині державних органів).

Тут електронний документообіг може здійснюватися в самих різних цілях- як механізм поточного обміну даними при виконанні роботи співробітників відомств, як спосіб контролю діяльності нижчестоящих органів влади, як інструмент для здійснення договірних правовідносин між різними органами.

1. ЕДО між громадянами та господарюючими суб'єктами.

Приклад такого електронного документообігу - укладання трудового договору виконання віддаленої роботи відповідно до статтею 312.3 ТК РФ. Значна частина кадрових документіву випадку оформляється в ході взаємодії між роботодавцем і працівником з використанням систем ЕДО.

З розвитком міждержавних відносин застосування електронного документообігу поступово виходить і міжнародний рівень. Так, у найближчому майбутньому очікується поява кваліфікованих підписів, які мають однакову юридичну силу в країнах ЄАЕС. Подібні ініціативи реалізуються у країнах Південно-Східної Азії.

При всьому різноманітті сегментів ЕДО в нашій країні діє національна інфраструктура електронного документообігу, що функціонує, в цілому, за єдиними принципами. Вона задіюється тим чи іншим чином при забезпеченні документообігу у будь-якому із зазначених вище сегментів – ознайомимося з її особливостями докладніше.

Як влаштовано інфраструктуру ЕДО

Отже, ми знаємо, що електронний документообіг у сучасному виглядінемислимий без електронно-цифрового підпису. Це дозволяє говорити про те, що без її застосування він – у сучасному вигляді, нереалізований на практиці. Разом з тим, не можна говорити про те, що саме ЕЦП є ключовою умовою забезпечення обміну документами в електронному вигляді. Так, теоретично, можна узаконити застосування тих же запаролених RAR-архівів - які в багатьох випадках захистять дані не гірші за найпотужнішу ЕЦП.

Все ж таки головна технічна умова функціонування ЕДО - це не ЕЦП (яка може бути замінена чимось іншим, що забезпечує юридичну значущість документів), а наявність, власне, каналів обміну електронними документами. Робота таких каналів забезпечується на трьох рівнях:

1. Рівень «інфраструктура»- На якому забезпечується фізичний доступ відправника (отримувача) до каналу обміну документами.

Тобто - фізичне підключення до інтернету чи іншої мережі - яка може з тих чи інших причин використовуватися як альтернатива йому. Наприклад, якщо йдеться про передачу даних між військовими відомствами.

Але загалом це, звичайно, інтернет. Таким чином, за функціонування каналу ЕДО на рівні «інфраструктура» відповідає насамперед провайдер, до якого підключено учасника ЕДО. За промовчанням будь-який російський провайдер забезпечує доступ до будь-якого сайту інтернету. Тому для організації електронного документообігу немає жодної різниці, через якого провайдера працювати.

1. Рівень "шлюз"— на якому за допомогою спеціальних апаратних та програмних засобів здійснюються практичні прийом-передача встановлених типів даних фізичними каналами, які надані на рівні «інфраструктура».

У свою чергу, за «шлюз» відповідає вже не провайдер – який вже виконав своє завдання щодо надання «інфраструктури» зацікавленим в електронному документообігу сторонам. Головна дійова особа тут – користувач ЕДО. Він може з метою оптимізації документообігу задіяти знайомі нам системи ЕДО. Їхні постачальники часто називаються «операторами електронного документообігу».

Завдання оператора ЕДО - прийняти вихідний документ від відправника та передати його у незмінному вигляді одержувачу. У передбачених випадках – забезпечивши документу юридичну силу (за рахунок завірення його ЕЦП – яка може бути оформлена самим оператором електронного документообігу або довіреним центром, що посвідчує).

1. Рівень «роумінг»— на якому забезпечується взаємозв'язок та взаємна сумісність кількох незалежних інфраструктур ЕДО.

Системи електронного документообігу від різних постачальників (операторів) формально і можуть бути цілком незалежні друг від друга. Як наслідок, документообіг, який повною мірою відповідає юридичним вимогам, може бути в загальному випадку здійснений лише між користувачами, які користуються послугами одного оператора.

Разом з тим, незважаючи на незалежність ЕДО, їхня робота може базуватися на єдиних принципах та стандартах. Завдяки цьому різні оператори ЕДО можуть здійснювати взаємну інтеграцію своїх інфраструктур. Як наслідок, кожен із них зможе забезпечувати юридично значущий електронний документообіг не лише між своїми користувачами, а й між своїми користувачами та тими, що уклали договір з іншим оператором.

Утворюється таким чином «роумінг» ЕДО – розширення його «зони покриття» за рахунок інтеграції інфраструктур електронного документообігу від різних операторів. Якщо говорити про інтеграцію національних систем електронного документообігу, то йтиметься про «роумінг» уже на міждержавному рівні.

Разом з тим розвиток «роумінгових» правовідносин характеризується наявністю великої кількості перешкод - таких як, наприклад:

• необхідність додаткового інвестування оператором у свою апаратно-програмну інфраструктуру з метою забезпечення її сумісності з інфраструктурою іншого оператора;
• збільшення ризику переходу клієнтів до іншого оператора - який, за всіх переваг партнерства у вигляді «роумінгу», тим не менш, швидше за все, буде конкурентом.

Альтернативою укладання «роумінгових» договорів операторів один з одним може бути звернення кожного з них до спеціалізованого посередника - роумінгового центру. Він - на однакових умовах для кожного оператора ЕДО, здійснить інтеграцію їх інфраструктур (і, відповідно, буде отримано результат, аналогічний тому, що було б досягнуто за прямої інтеграції інфраструктур операторів). При цьому операторам електронного документообігу не потрібно турбуватися про ризик перетікання клієнтів до конкурента.

Передбачається, що роумінговий центр матиме передове технічне оснащення та великі фінансові можливості - оскільки інтеграція різних операторів є вкрай капіталомісткою процедурою. Таким чином, на практиці подібними центрами можуть ставати, головним чином, найбільші корпорації - причому безпосередньо пов'язані з галуззю комунікацій (оскільки, в першу чергу, центру знадобляться компетенції, характерні для цієї галузі).

Ці особливості зумовлюють лідируючі позиції роумінгового центру від «Ростелекому» на російському ринку комунікацій. Найбільший оператор зв'язку має всі необхідні фінансові можливості та інфраструктуру для забезпечення інтеграції різних операторів - всього їх до "Ростелекому" підключено понад 30. Інші найбільші російські роумінгові центри - "Софтехно" та НДІАС.

Зазначимо, що одним із очікуваних трендів у галузі роумінгових правовідносин між операторами електронного документообігу є формування «операторських» роумінгових центрів - тобто тих, що засновуються не лише з метою інтеграції інфраструктур тих чи інших операторів, а й з метою надання послуг з інтеграції запит будь-яких інших операторів.

Розглянувши особливості розвитку ринку ЕДО у Росії, ознайомимося зі специфікою законодавства, що регулює правовідносини цьому ринку.

Які нормативні акти впливають на організацію електронного документообігу для підприємства

Визначившись з тим, що саме «обертається» електронним способом - будь-які дані, що відповідаю ФЗ та ГОСТам або будь-які ті, що не мають відповідності не електронним даним за юридичними ознаками та сферою застосування, компанія вводить внутрішні правила електронного документообігу. Вони мають складатися з урахуванням чинних нормативних актів - тобто, як мінімум, не суперечити їм (або відповідати окремим положенням таких нормативних актів).

Головний нормативний акт, яким слід керуватися при здійсненні електронного документообігу в організації - Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» від 27.07.2006 N 149-ФЗ (ПОСИЛКА). У цьому випадку його положення мають значення не лише як джерела визначення поняття «електронний документообіг», а й як такі, що містять норми, які встановлюють, зокрема, юридичний статус електронних документів, якими обмінюються два різні господарюючі суб'єкти.

Так, у разі, якщо документ буде підписано ЕЦП, то він відповідно до ФЗ № 149 повинен розглядатися як такий, що має рівну юридичну силу з тим, який був би підписаний звичайним підписом представника суб'єкта господарювання - у разі, якщо таке підписання здійснено у порядку, встановленому законом чи договором.

Щодо закону, то основний нормативний акт, який регулює застосування ЕЦП – це Закон «Про електронний підпис» від 06.04.2011 № 63-ФЗ (ПОСИЛКА). Так, відповідно до нього будь-який документ, підписаний кваліфікованою посиленою ЕЦП, визнається юридично рівним паперовому - у відповідній галузі правовідносин. Разом з тим, Закон № 64-ФЗ дає учасникам ЕДО самостійно домовитися про застосування альтернативних підписів - простий та звичайний посилений. Тобто – застосувати норми не лише закону, а й договору.

Інший важливий нормативний акт при організації електронного документообігу – Закон «Про персональні дані» від 27.07.2006 № 152-ФЗ (ПОСИЛКА). Не всі типи даних, оброблюваних у межах ЕДО - персональні (прямо чи опосередковано які стосуються фізосіб), але значної частини їх до них належить. Оборот персональних даних дуже суворо регулюється законом (у той час як «договору» щодо застосування норм Закону № 152-ФЗ майже немає місця). Основне завдання законодавства про персональні дані - забезпечення їх захисту (конфіденційності доступу до них). Якщо говорити про інші види даних, щодо яких встановлені особливі вимоги щодо захисту - поряд з персональними даними, до них належать, зокрема:

• державна таємниця (доступ до якої регулюється Законом від 21.07.1993 р. № 5485-1);
• комерційна таємниця (Закон від 29.07.2004 № 98-ФЗ).

До основних державних стандартів, які можуть застосовуватися в рамках ЕДО, можна віднести:

• ГОСТ Р 6.30-2003 (встановлює вимоги до реквізитів документів);
• ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.8-2013 (містить різні визначення за термінами, що застосовуються при організації документообігу);
• ДСТУ ISO 15489-1-2007 (встановлює порядок управління документами);
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (встановлює вимоги до систем електронного документообігу);
• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (встановлює критерії забезпечення тривалого збереження електронних документів).

Існує велика кількість офіційних джерел рекомендаційного характеру, які доповнюють федеральне законодавство. Вони не нормативні, але де-факто активно використовуються приватними та державними підприємствамияк керівні при організації електронного документообігу. До таких джерел входять:

• Державна система документаційного забезпеченняуправління (введена Колегією Главархіву СРСР 1988 року);
• Перелік типових управлінських документів із зазначенням термінів їх зберігання (наказ Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558);
• Загальноросійський класифікаторуправлінської документації (затверджено постановою Держстандарту Росії від 30.12.1993 № 299).

Можна відзначити, що у багатьох загальногалузевих федеральних нормативних актах є положення, які прямо чи опосередковано належать до правовідносин, які мають відношення до електронного документообігу. Приклади таких нормативних актів:

• наказ Мінфіну Росії від 25.04.2011 № 50н (встановлює порядок застосування електронних рахунків-фактур);
• Цивільний Кодекс (у якому в принципі передбачено використання електронних документів – насамперед, з метою укладання договорів);
• КоАП РФ, КК РФ (що включають положення, що визначають адміністративні чи кримінальні заходи покарання правопорушення у сфері ЕДО);
• АПК РФ, КПК РФ, ЦПК РФ (які визначають порядок застосування електронних документів як докази в суді);
• Податковий та Митний Кодекси (встановлюють вимоги до застосування електронної звітності);
• Закон «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ (встановлює можливість застосування електронних первинних документів та вимог до них);
• Закон "Про архівну справу" від 22.10.2004 № 125-ФЗ (встановлює порядок роботи з архівними документами, у тому числі використовуваними в рамках ЕДО).

Таким чином, на практиці підприємству, що впроваджує електронний документообіг, може знадобитися вивчити різні поєднання нормативних актів - прямо чи опосередковано мають відношення до ЕДО. Знання нормативної бази дозволить мінімізувати ризики вчинення порушень, які можуть призвести до неприємних для організації правових наслідків.

Яка відповідальність передбачена за порушення

Як ми вже встановили вище, ЕДО - не найрегульованіша законом сфера в цілому. Проте, у межах що неспроможні здійснюватися цілком собі регульовані правовідносини у найширшому спектрі - зокрема ті, які характеризуються наявністю суворих вимог до учасників у частині організації електронного документообігу.

Але що може порушити організація, яка впровадила в себе ЕДО? Наприклад - наступне:

1. Забезпечити неправильне зберігання(і отримати санкцію за ст. 13.25 КпАП РФ - ПОСИЛАННЯ):

• цінних паперів (за що передбачено штраф на юросіб до 300 000 рублів);
• що належать до страхової діяльності (штраф до 200 000 рублів);
• що належать до діяльності кредитного кооперативу (штраф до 50 000 рублів);
• інших - якими встановлено спеціальний порядок зберігання (до 500 рублів на посадову особу організації).

Зазначені порушення можуть бути, якщо організація знехтує нормами Закону № 125-ФЗ або, наприклад, наказу Мінкультури РФ № 558 (як варіант, спише документ до закінчення терміну його зберігання).

1. Порушити правила роботи з документами, які використовуються у бухобліку(і одержати санкцію за ст. 15.11 КоАП РФ - ПОСИЛАННЯ).

Основні положення бухгалтерського законодавства, що закріплюють термін зберігання первинки, закріплені у статті 29 Закону № 402-ФЗ. З іншого боку, даний нормативний акт корелює і з наказом Мінкультури РФ № 558 (так, бухгалтеру слід звернути особливу увагу до термінів зберігання бухгалтерських документів, наведених у розділі 4.1 Переліку).

1. Порушити порядок обробки персональних даних(і одержати санкцію за ст. 13.11 КоАП РФ - ПОСИЛАННЯ).

До порушника тут може бути застосовано широкий спектр адміністративних заходів. Наприклад:

• штраф до 50 000 рублів (зараз і далі - на юрособу) - якщо зроблена неправомірна або некоректна обробка персональних даних;
• штраф до 75 000 рублів - якщо не запрошено письмову згоду фізособи на обробку персональних даних;
• штраф до 30 000 рублів - якщо організація не сформувала і виклала у відкритий доступ політику конфіденційності.

Розголошення державної та комерційної таємниці може призвести до того, що організацію оштрафують на 5000 рублів (ст. 13.14 КоАП РФ - ПОСИЛАННЯ). Розголошення державної таємниці за певних обставин визнається кримінальним діянням відповідно до ст. 283 КК РФ, яка передбачає застосування щодо винної особи таких заходів як:

• арешт на 4-6 місяців;
• тюремне ув'язнення до 4 років із дискваліфікацією до 3 років або без неї.

1. Приховати ті чи інші документи з корисливою метою(і одержати санкцію за ст. 325 КК РФ - ПОСИЛАННЯ).

За подібне правопорушення передбачено кримінальна відповідальністьу вигляді:

• штрафу до 200 000 рублів (чи зарплати винної особи у період до 1,5 років);
• обов'язкових робіт до 480 годин;
• виправні роботи до 2 років;
• примусових робіт до 1 року;
• арешту на 4 місяці;
• тюремного ув'язнення на 1 рік.

1. Нехтувати необхідністю складання первинних податкових чи бухгалтерських документів(і одержати санкцію за ст. 120 НК РФ - ПОСИЛАННЯ).

У цьому випадку фіксується грубе порушенняправил бухгалтерського та податкового обліку. За це фірму можуть оштрафувати у сумі до 30 000 рублів.

Незважаючи на наявність суворих санкцій за неправильну організацію ЕДО, все більше підприємств прагне запровадити електронний документообіг на тому чи іншому рівні управління бізнесом. Такі устремління не випадкові: впровадження ЕДО має багато переваг, і ми розглянули їх вище.

Відео - угоди із застосуванням електронного документообігу та аналіз судової практики:

Розглянемо докладніше, яким чином таке впровадження здійснюється на практиці – умовившись, що управління електронним документообігом здійснюватиметься саме за допомогою СЕД.

Як впровадити систему електронного документообігу в організації

Використання СЕД в організації здійснюється в рамках наступних етапів:

1. Встановлення переліку завдань, які передбачається вирішувати за допомогою систем ЕДО.

Поширений метод встановлення кола таких завдань – виявлення найбільш явних проблем у поточному документообігу організації. Наприклад, це можуть бути проблеми:

• з відстеженням статусу документа (коли незрозуміло, чи отримав його адресат та чи розпочав роботу з ним);
• з пошуком необхідних документів (коли вони губляться чи шукаються неприйнятно довго);
• зі швидкістю документообігу.

1. Вибір конкретної програми для організації електронного документообігу- з тих завдань, що покликана вирішити СЕД, яку планується впровадити.

При цьому враховується:

• те, наскільки економічно вигідним буде впровадження конкретної програми (з погляду витрат на її придбання та очікуваних результатів);
• планована інтенсивність ЕДО в організації (те, наскільки глибоко ЕДО буде впроваджено в бізнес-процеси) і те, якою мірою вибираються СЕД здатні таку інтенсивність забезпечити;
• очікувані супутні витрати на встановлення конкретної системи електронного документообігу (наприклад, на поліпшення характеристик комп'ютерної техніки або на закупівлю нової - якщо це необхідно, навчання працівників - якщо воно потрібно).

У великих організаціях може бути здійснено попереднє обстеження поточної структури документообігу - паперового, або представленого ЕДО, що не утворює систему (як у випадку з ІП, який приймає та відправляє рахунки-фактури поштою - тільки у більших масштабах). Головна мета такого обстеження – встановлення типових шляхів руху документів усередині організації. Потім зібрана інформація може бути передана постачальникам систем електронного документообігу із шорт-листа - щоб кожен із них оцінив, наскільки запропонований ними продукт відповідає потребам замовника.

Оптимально, якщо обрана програма для ЕДО матиме тестову безкоштовну версію, за допомогою якої можна буде «відрепетирувати» вирішення даних завдань, і, якщо результат не влаштує підприємство, спробувати інший продукт (бажано, що також має демо-версію).

А якщо безкоштовної версії немає (або підтримуваного нею функціонала недостатньо для якісного тестування роботи системи електронного документообігу під час вирішення конкретних завдань), то з постачальником можна спробувати домовитись про надання повноцінної версії системи ЕДО.

1. Купівля та інсталяція СЕД, навчання працівниківу ході практичного її використання.

Цей етап впровадження системи електронного документообігу в організації, з одного боку, може бути вкрай складним технічно - оскільки на практиці може виникати велика кількість нюансів, пов'язаних із встановленням дистрибутивів СЕД з урахуванням поточних особливостей обчислювальної інфраструктури підприємства. З іншого - як правило, фінальна ділянка впровадження СЕД не передбачає суттєвих організаційних складнощів, оскільки основна їх частина вирішена (прийнята до уваги та взята до пріоритету) вже на попередніх етапах впровадження системи.

На практиці у впровадженні системи електронного документообігу в організації беруть участь таким чином дві сторони:

• саме підприємство (в особі керівників та підлеглих їм відповідальних фахівців);
• постачальники системи СЕД (та його партнери чи підрядники - яким то, можливо делегована, наприклад, функція установки системи ЕДО за замовника, якщо її виконує сам постачальник по будь-яким причинами).

Головне інформаційне джерело, з урахуванням якого здійснюється взаємодія учасників застосування СЕД - це технічне завдання від замовника. У ньому розкривається суть його потреб у частині впровадження електронного документообігу в організації і, як наслідок, визначається перелік вимог до функціонала програмного забезпечення, що встановлюється. Примітно, що такі техзавдання мають державний стандарт, і його можна (у багатьох випадках - навіть вкрай бажано) задіяти замовнику при взаємодії з постачальником системи електронного документообігу. Йдеться про ГОСТ 34.603-89, який встановлює вимоги до ТЗ на постачання автоматизованої системи- тоді як СЕД вважатимуться її окремим випадком.

Наступний крок у розвитку суб'єктом господарювання інфраструктури ЕДО - вибудовування міжкорпоративного документообігу. Розглянемо, як це може бути зроблено на практиці.

Електронний документообіг між організаціями та навіщо він взагалі потрібен

Впровадження ЕДО за участю двох і більше суб'єктів господарювання передбачає вирішення наступних основних завдань:

1. Формування кожним підприємством робочої групи, яка займатиметься розгортанням міжкорпоративного ЕДО.

Загалом у таку робочу групувходять генеральний директор, головний юрист, компетентні ІТ-фахівці фірми, документознавець.

1. Визначення майбутніми сторонами ЕДО очікуваного результату застосування міжкорпоративної СЕД.

Такий результат може припускати рішення лише вузького кола завдань - наприклад, пов'язаних лише з прийомом-передачею через СЕД рахунків-фактур, або характеризуватись ширшим охопленням проблематики ЕДО (наприклад, що відображає особливості процедур укладання договорів, підписання актів звірок, приймання-передачі різної бухгалтерської документації) за участю сторін).

1. Встановлення переліків документів, які прийматимуться та передаватимуться по ЕДО.

При цьому, до уваги береться технічна можливість, легальність та економічна ефективністьїх приймання-передачі в електронному вигляді.

1. Вибір конкретних програмних продуктів організації міжкорпоративного ЭДО.

1. Забезпечення технічної можливості запровадження вибраних програмних продуктів в організацію ЕДО, проведення попереднього навчання співробітників.

Але чи варто двом фірмам, які співпрацюють, робити подібні зусилля? Витрати від застосування СЕД можуть бути значними - потрібно переконатися, що вони супроводжуватимуться необхідним економічним ефектом. Ключове, що потрібно знати під час планування впровадження міжкорпоративної системи електронного документообігу - таке:

1. Міжкорпоративна СЕД тим паче рентабельна економічно, що більше фірм:

• стабільно повторюваних ділянок взаємодії;
• переліки номенклатур документів, що використовуються;
• співробітників та посад, що взаємодіють з колегами з партнерських організацій, що мають аналогічні компетенції.

1. Впровадження міжкорпоративного ЕДО може бути вимушеним (при тому, що у разі нездійснення такого впровадження у фірми можуть з'явитися значні за обсягом витрати або недоотриманий прибуток).

Так, якщо контрагент стає учасником електронних торгів, то він практично напевно впровадить комплексний внутрішній ЕДО і воліє працювати, переважно, з тими контрагентами, які мають аналогічну інфраструктуру. А якщо вони її не мають – може відмовитись співпрацювати.

1. Практичний економічний ефект від впровадження міжкорпоративного електронного документообігу, як зазначають експерти, настає у багатьох випадках не раніше ніж за півроку чи рік після такого впровадження.

Причини «гальмування» ефекту можуть бути як організаційними (коли, наприклад, у відповідальних фахівців не виявляється повноважень на використання ЕДО - через те, що їм забули оформити довіреності), так і технічними (коли, наприклад, у однієї фірми локальна мережа виявляється з меншою пропускною спроможністю, ніж потрібно з урахуванням інтенсивності трафіку від контрагента з мережею, що має більш високу пропускну спроможність).

1. Якщо обидва контрагента - новачки у частині впровадження ЕДО для взаємного обміну документами, то інтеграцію має сенс поступово.

При цьому почати в багатьох випадках доцільно з підрозділів, які належать до «заробляючих» — тобто відділів продажів, сервісних підрозділів. Вони як ніхто інший відчують економію часу на документообігу і напевно направлять робочий годинник, що вивільнився, на новий продаж.

1. Один із ключових факторів успішного впровадження міжкорпоративного ЕДО – забезпечення взаєморозуміння відповідальних працівників кожного з підприємств щодо застосування тих чи інших функцій системи електронного документообігу, яка використовується корпораціями.

Наприклад, якщо співробітник однієї фірми надсилає своєму колезі в іншій організації рахунок-фактуру, то у другого не повинно бути жодних проблем з підтвердженням її отримання. Кращий спосібзабезпечити відповідність взаємодії сторін даному критерію - запровадити уніфіковані інтерфейси прийому-відправлення рахунків-фактур. Якщо в однієї сторони будуть питання з обробки документів, то інша зможе дати відповіді на них - при тому, що обидві сторони бачитимуть на екрані приблизно те саме.

Ознайомимося тепер з популярними програмними продуктами для організації ЕДО та цінами на них (і врахуємо також можливі супутні витрати на їх впровадження).

Які програми документообігу СЕД представлені на російському ринку: огляд деяких із них і скільки вони коштують

Специфіка російського ринку рішень у сегменті СЕД характеризується тим, що найбільш затребуваними з них стають, як правило, готові - «коробкові», продукти, або ті, що створені на базі будь-якої популярної платформи. Замовні СЕД – поширені на Заході, в Росії поки що не мають значного попиту, хоча він, безумовно, є. Сам собою ринок програм документообігу СЕД більш, ніж на 90% представлений саме російськими розробками, що не дивно: західному постачальнику систем ЕДО буває складно адаптувати свій продукт до традицій документообігу, які склалися в нашій країні.

У разі, якщо підприємство вирішує завдання щодо впровадження всеосяжної внутрішньокорпоративної системи електронного документообігу в організації, то йтиметься про придбання повнофункціонального спеціалізованого продукту, випущеного одним із лідерів на російському ринку брендів. До таких продуктів относятся:

1. «СПРАВА»

Даний продукт багато експертів відносять до найбільш функціональних і технологічних на ринку. Подібні характеристики підтверджуються стабільно високим попитом на відповідний продукт з боку бізнесів різних масштабів - від великих холдингів до малих підприємств.

СЕД «СПРАВА» (ПОСИЛКА) належить до платформ, дозволяють реалізувати найбільшу деталізацію документообігу: у ній можна облік практично будь-яких джерел даних. Мінусом системи експерти називають відносно складний інтерфейс: на те, щоб його освоїти (навчити співробітників йому), часом потрібно багато часу.

Відео - огляд можливостей СЕД «СПРАВА»:

Вартість ліцензії: близько 11-13 тис. рублів на 1 робоче місце при використанні СУБД Oracle, близько 7-9 тис. рублів за використання Microsoft SQL Server.

2. «Логіка СЕД»

До основних переваг «Логіка СЕД» (ПОСИЛКА) можна віднести:

• відмінну пристосованість до забезпечення ЕДО в організаціях, де щодо об'єктів ЕДО прийнято багаторівневі механізми узгодження;
• забезпечення високого рівня захисту об'єктів ЕДО від несанкціонованого доступу;
• наявність великої кількості можливостей для гнучкого налаштування ПЗ виходячи з потреб користувача.

Відео - приклад реєстрації вхідного документа в Логіка СЕД:

Нарікання з боку експертів до програми простежуються, головним чином, у частині її інтерфейсу: його іноді називають архаїчним.

Вартість ліцензії: 5-6 тис. рублів за 1 робоче місце.

3. «Е1 ЄВФРАТ»

«Е1 ЄВФРАТ» (ПОСИЛКА) також належить до найтехнологічніших, і це простежується у частині впровадження розробниками даної СЕД багатьох інноваційних функцій - які є далеко в усіх конкурентів. У тому числі - використання своєї потужної СУБД «Ніка», мало поступається у частині цільових функцій Oracle і Microsoft SQL. Програма має зручний інтерфейс та ефективну систему розмежування прав доступу до даних.

Відео - знайомство з СЕД «Е1 ЄВФРАТ»:

Головна скарга експертів на цю СЕД зводиться до її вимогливості до продуктивності комп'ютера: на старих ПК програма «гальмує».

Вартість ліцензії: 5-7 тис. рублів на 1 робоче місце.

4. 1С: Документообіг 8

Продукт 1С: Документообіг 8 (ПОСИЛКА) буде оптимальним для суб'єкта господарювання, який звик використовувати інші програмні рішення лінійки 1С - оскільки розроблений на базі платформи 1С: Підприємство. Цей продукт універсальний: може успішно застосовуватися як державними, так і приватними підприємствами різного масштабу. Програми лінійки 1С належать до тих, які можна найбільш гнучко підлаштовувати під потреби конкретного користувача, і рішення 1С: Документообіг 8 - не виняток.

Відео - знайомство з роботою 1С: Документообіг:

Вартість ліцензії: близько 77 тис. рублів на 10 користувачів (версія ПРОФ).

Якщо фірма вже має ліцензію на базову програму - 1С:Підприємство, то продукт 1С:Документооборот 8 то, можливо надбудований з неї як конфигурации. Її вартість становитиме близько 36 000 рублів для версії ПРОФ.

5. DIRECTUM

Дане рішення DIRECTUM (ПОСИЛКА) відноситься до тих, які за функціоналом відповідають більшості критеріїв, що дозволяють назвати продукт ECM-платформою. Так, у її функціонал входить створення та редагування неструктурованих документів – текстів, таблиць, малюнків, відео, робота з Workflow.

Відео - базові можливості DIRECTUM:

До основних об'єктів критики експертів до програми, знову ж таки, належить складний інтерфейс. Також зазначається залежність продукту від зовнішніх платформ Microsoft.

Вартість ліцензії: від 7 тис. руб. за 1 робоче місце.

Безумовно, всі наведені вище ціни - орієнтовні. На практиці вартість впровадження СЕД може бути значно більшою через необхідне у багатьох випадках придбання додаткового функціоналу розглянутих нами програм.

Розцінки на СЕД в серверній модифікації (коли основні модулі ставляться на головний комп'ютер корпоративної мережі, і до них організується доступ з боку комп'ютерів) практично завжди набагато вище, ніж ліцензії на робоче місце.

6. ЕДО Контур.Діадок та НВІС

Можливо, що підприємству зовсім не потрібно вводити комплексний ЕДО, а лише на рівні окремих процесів обміну документами. Наприклад - у частині основних погоджувальних процедур при взаємодії з контрагентами, які представлені у невеликій кількості.

Відео - знайомство з ЕДО Контур.

У цьому випадку оптимальними будуть рішення СЕД від таких постачальників як Контур.Діадок (ПОСИЛКА) або НВІС (ПОСИЛКА). Вони відмінно адаптовані для «ручного» обміну двох суб'єктів господарювання договорами, рахунками, актами, надання електронної звітності до державних органів.

Відео - знайомство з ЕДО НВІС:

Вартість доступу до таких хмарних СЕД залежить від конкретного набору послуг з приймання та надсилання документів, передбачених підпискою. У багатьох випадках базові функції хмарного рішення надаються клієнту безкоштовно. Є й просто дешеві варіанти: наприклад, за тарифом «Мінімальний» (ПОСИЛКА) від Контур. Діадок користувачеві доступна передача 100 електронних документів постачальнику за 900 рублів, а отримання вхідних документів – безкоштовно.

У більшості випадків, за аналогією з використанням мобільного зв'язку, користувачі таких систем ЕДО отримують вхідні документи безкоштовно і оплачують лише надсилання вихідних електронних документів - в середньому від 5 до 8 рублів за документ.

Резюме

Електронний документообіг - дуже широка сфера правовідносин. Вона може зачіпати взаємодію різних осіб усередині суб'єкта господарювання, між суб'єктами господарювання, між громадянами та організаціями та державними органами, між державними органами.

Найпростіший - «низовий», електронний документообіг доступний будь-якому користувачеві ПК. Кожен файл містить атрибути, що відображають час здійснення різних операцій з ним - за цими даними можна враховувати динаміку здійснення цих операцій (хоча б вручну).

Проте все більш поширена організація ЕДО з використанням спеціальних систем електронного документообігу. Вони можуть сильно відрізнятися залежно від функцій і завдань.

У сучасному вигляді ЕДО, як правило, передбачає прийом-відправлення документів, засвідчених тим чи іншим різновидом електронного підпису. Застосування ЕДО суб'єктом господарювання може наказувати закон - як у випадку з податковою звітністю з ПДВ.

Відео - електронний документообіг на порозі цифрової економіки: