У статті ми розповімо, як секретареві закласти основу майбутнього відділу кадрів та архіву документів з особового складу, як оформити свої обов'язки щодо ведення кадрового діловодства та дотриматися необхідного мінімуму норм трудового законодавства.

СЕКРЕТАР-КАДРОВИК: ПОКЛАДАННЯ ОБОВ'ЯЗКІВ

Відповідно до частини першої ст. 60.2 Трудового кодексу РФ покласти на працівника додаткові обов'язки, які не передбачені трудовим договором, можна тільки за додаткову оплату.

Не можна просто так ощасливити секретаря новими обов'язками. Їхнє покладання оформляється наказом. Причому ми рекомендуємо підготувати два накази. У першому (організаційному) необхідно призначити працівника відповідальним за ведення кадрового діловодства (Приклад 1).

У другому (за особовим складом) – покласти обов'язки, прописати розмір оплати та навести згоду працівника (Приклад 2). Ці накази містять персональні дані, але «вагові категорії» особистої інформації в них невідповідні: те, що працівник займається кадровим діловодством, таємницею не є (це навряд чи вдасться приховати від оточуючих), а ось розмір його винагороди – закрита персональна інформація, яку стороннім знати необов'язково. Обидва накази видаються одним днем.

ОБОВ'ЯЗКОВІ ДОКУМЕНТИ ПО КАДРАМ

Існують документи, які мають бути у кожної організації - будь-яка перевірка запросить в першу чергу. Якщо секретар тепер відповідає за кадрове діловодство, то забезпечити цей обов'язковий набір належить найкоротший термін. Наведемо перелік цих документів як таблиці з поясненнями. Нумерувати документи не будемо - ступінь їхньої обов'язковості однаковий і є найвищим.

Цей перелік не є вичерпним. Так, якщо основною діяльністю організації є виробництво, то, швидше за все, знадобиться розробити графік змінності, затвердити норми виробітку, перелік посад та професій шкідливими умовамипраці, робота в яких дає право на додаткову відпустку, і це далеко не все. Тільки розробляти ці документи повинен уже не секретар з покладеними на нього обов'язками кадровика, а ціла команда, яка включає економіста з праці та спеціаліста з охорони праці.

Чи може секретар розробити усі перелічені ЛНА самостійно? Мабуть, так. Але краще не самотужки, а в тандемі з головним бухгалтером чи керівником організації. Насамперед це стосується тих ЛНА, які встановлюють порядок оплати праці працівників.

ДОКУМЕНТИ З ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Роботодавець зобов'язаний забезпечувати безпеку особистої інформації працівників відповідно до Федерального закону № 152-ФЗ. Затвердити положення про персональні дані недостатньо.

Додатково необхідні:

Письмові дозволи працівників на обробку їх персональних даних;

Письмові зобов'язання працівників, які опрацьовують персональні дані колег, про їхнє нерозголошення;

Особливий режим зберігання документів, які мають персональні дані.

Якщо суворо дотримуватися букви закону, спочатку працівник повинен дати дозвіл на обробку власних персональних даних, а вже потім заяву про прийом на роботу. Справа ця добровільна, проте на практиці без дозволу оформити прийом на роботу не можна. Тому такий дозвіл надають усі співробітники організації без винятку. Встановленої форми для нього немає, але можна використовувати таку, як у прикладі 3.

Особисту інформацію колег, як правило, опрацьовує секретар, відповідальний за кадрове діловодство, та головний бухгалтер. Вони повинні дати зобов'язання не розголошувати інформацію про працівників (Приклад 4).

НАКАЗИ З ОСОБИСТОГО СКЛАДУ

Основний документ, в якому відображаються управлінчеські рішеннякерівника з особового складу, - наказ. Наказами оформляються прийоми та звільнення, відходи у відпустку та підвищення, покладання обов'язків та направлення у відрядження тощо. Тому наказам з особового складу відводиться центральне місце у відділі кадрів та в архіві.

Найпоширеніші види наказів з особового складу мають готові форми, які кадровику залишається лише заповнити:

Наказ про прийом працівника на роботу ( уніфікована форма№ Т-1 *);

Про переведення працівника в іншу роботу (форма № Т-5*);

Про надання відпустки працівнику (форма № Т-6*);

Про припинення (розірвання) трудового договору із працівником (звільнення) (форма № Т-8*);

Про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9*);

Про заохочення працівника (форма № Т-11*).

Більшість кадровиків Росії використовують уніфіковані форми: до них звикли самі кадровики, працівники та (що важливо) перевіряючі з державної інспекції праці (ГІТ). Рішення використовувати уніфіковані форми документів має бути зафіксовано у наказі (Приклад 5).

Розробку власних форм документів можна порівняти з винаходом велосипеда. Але якщо є бажання, то у розроблених формах має бути не менше інформації, ніж у затверджених Держкомстатом.

Уніфікованих форм наказів із лишком вистачить секретареві-кадровику для оформлення стандартних кадрових дій. Але бувають інші накази з особового складу: вони складаються формою наказів з основний діяльності і жодної уніфікованої форми немає. Наприклад, наказ про покладання обов'язків щодо ведення кадрового діловодства (див. приклад 2). А ще може бути наказ про зміну прізвища, встановлення надбавки, відкликання або перенесення відпустки. Ці документи, складені за формою наказу з основної діяльності, залишаються наказами з особового складу: містять персональні дані та зберігаються протягом термінів, встановлених для наказів з особового складу.

Зберігання наказів з особового складу. Накази з особового складу з першого дня існування організації повинні бути відокремлені від наказів щодо основної діяльності. Це зумовлено, по-перше, різними термінами зберігання. Відповідно до п. «а» ст. 19 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, в ред. від 16.02.2016; далі – Перелік 2010) накази щодо основної діяльності зберігаються постійно. Накази з особового складу - 5 років (п. «б» (2) Переліку 2010) або 50 років (п. 2 ст. 22.1 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації», в ред. від 18.06.2017; Федеральний закон№ 125-ФЗ).

По-друге, при ліквідації організації накази з особового складу передадуть державне зберігання. Імовірність того, що накази з основної діяльності зацікавлять Архівний фонд Російської Федерації, дуже невелика, тому їх, швидше за все, знищать.

Нюанси формування справ. Накази з особового складу формуються до справ протягом календарного року. Справ має бути як мінімум два: перше - з терміном зберігання 5, друге - 50 років. У майбутньому, коли наказів з особового складу побільшає, кількість справ також збільшиться. Наприклад, сформуються окремі справи: «Накази про надання щорічних оплачуваних відпусток», «Накази про прийом, звільнення, переведення працівників», «Накази про надання відпустки для догляду за дитиною» тощо. Однак у перші роки роботи організації асортимент тем наказів зазвичай дуже різноманітний, тому можна обійтися і двома справами:

Справа 1 - накази про надання щорічних оплачуваних відпусток, учнівських відпусток, дисциплінарних стягненнях, про короткострокові відрядження (термін зберігання - 5 років);

Справа 2 - накази про прийом, переведення, звільнення, преміювання, надання відпустки для догляду за дитиною, відпустки без збереження заробітної плати(Термін зберігання - 50 років).

ТРУДОВІ ДОГОВОРИ, ОСОБИСТІ КАРТКИ, ТРУДОВІ КНИЖКИ

Трудові договори працівників, їхні особисті картки та трудові книжки є настільними документами кадровика. Ми не говорили про них у розділі « Обов'язкові документипо кадрах», тому що це не локальні нормативні акти, а документи, які належать до кожного працівника персонально. Усі вони обов'язкові:

Трудовий договір – відповідно до ст. 56 ТК РФ;

Трудова книжка – відповідно до Правил ведення трудових книжок;

Особиста картка працівника - необхідність її ведення вказує п. 12 Правил ведення трудових книжок.

Особиста картка (уніфікована форма № Т-2) заводиться одночасно із надходженням працівника до організації. До неї вносяться анкетні дані працівника, всі відомості про його пересування в організації, відпустки, нагородження тощо.

Трудовий договір, особиста картка та трудова книжка є чинними документами протягом усього періоду роботи співробітника в організації. Якщо працівник працює в організації 20 років, його трудовий договір, трудова книжка та особиста картка протягом 20 років є перехідними справами. Закриваються діловодством вони лише після звільнення працівника.

Поки ці три документи діють, вони знаходяться у кадровика і зберігаються так, як і належить зберігатися документам, що містять персональні дані (про це нижче).

Закриті діловодством трудові договори та особисті картки вирушають на зберігання до архіву за особовим складом. Трудові книжки під час звільнення повертаються працівникам. Звичайно, бувають і винятки, коли з різних причин працівник, який звільнився, не забрав свою трудову книжку- Іноді таке трапляється. Слід пам'ятати, що трудова книжка - документ, що підлягає поверненню, та працівник (або його родичі) теоретично може зажадати її протягом усього терміну зберігання цього документа, а термін становить 50 років (п. 2 ст. 22.1 Федерального закону № 125-ФЗ) . Тому забуті трудові книжки в жодному разі не зшиваються між собою.

Нюанси формування справ. Трудові договори та особисті картки в архіві утворюють справи, які так і називаються – «Трудові договори звільнених працівників» та «Особисті картки звільнених працівників». Ці відносини формуються у тому однаково: спочатку за роками звільнення, та був за алфавітом прізвищ колишніх працівників.

АРХІВ ДОКУМЕНТІВ З ОСОБИСТОГО СКЛАДУ: ЗАКЛАДУЄМО ФУНДАМЕНТ

Відповідно до ст. 17 Федерального закону № 125-ФЗ організація повинна зберігати документи з особового складу. Поки секретар лише додатково виконує обов'язки кадровика, звичайно, повною мірою архів за особовим складом вести не зможе. Згодом, коли організація доросте до відділу кадрів, цим займуться фахівці. Але до того часу секретареві доведеться дотримуватися обов'язкового мінімуму вимог:

Забезпечувати особливий режим зберігання для завершених у діловодстві документів з особового складу (це є основа майбутнього архіву);

Формувати справи за роками відповідно до термінів зберігання;

Складати річні розділи описів справ з особового складу.

• Дотримуємося особливого режиму зберігання документів, що містять персональні дані Особливий режим має на увазі виключення доступу до них сторонніх осіб. Якщо кожен метр офісного простору на вагу золота, а сам архів ще невеликий, функції сховища може взяти на себе звичайну металеву шафу, що замикається на ключ. Коштує цей предмет меблювання недорого, місця займає небагато, а зі своїми завданнями справляється чудово. У ньому слід зберігати і діючі документи з кадрів, зокрема трудові книжки, оскільки це документ суворої звітності(П. 42 Правил ведення трудових книжок). Ключів від шафи має бути кілька: один - у секретаря, інший, наприклад, головний бухгалтер.
• Формуємо справи за роками. Про формування справ за роками відповідно до термінів зберігання ми говорили вище. Так само формуються відносини з наказами з особового складу та документами звільнених працівників (трудові договори та особисті картки).
• Складаємо опис справ з особового складу. Що стосується опису справ за особовим складом, то вести його зобов'язує п. 4.12 Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 (526). Вони пропонують і форму цього документа (додаток № 15) (Приклад 6). Правила заповнення опису справ щодо особового складу доступно описані у пп. 8.1-8.4 розділу 8 «Складання та оформлення опису» Методичних рекомендацій«Упорядкування управлінських документів постійного зберігання та з особового складу»2. Викладемо їх коротко:

Річний розділ опису минулого року складається щорічно;

Усі річні розділи опису становлять один опис справ за особовим складом;

Нумерація справ в описі наскрізна та проходить через усі річні розділи із запису № 1 за записом № 9999 (якщо річний розділ за 2015 рік закінчився на № 13, то річний розділ опису за 2016 рік починається з № 14);

Кожна одиниця зберігання вноситься до опису під власним порядковим номером; одиниця зберігання – 1 том; у томі має бути не більше 250 аркушів документів;

Кожен річний розділ опису справ затверджується генеральним директором.

1 ст. 27 Федерального закону від 29.12.2012 № 273-ФЗ «Про освіту в Російській Федерації» Як визначити необхідну кількість працівників кадрової служби? У нормативних правових актахвідповіді це питання немає.

Для визначення необхідної кількості фахівців роботодавцю необхідно організувати роботу з нормування праці. При цьому можна використовувати міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування та обліку кадрів, утв.

постановою Мінпраці СРСР від 14.11.1991 № 781, які були розроблені для визначення витрат робочого часу на роботи з комплектування та обліку кадрів, табельного та військового обліку та рекомендувалися для встановлення нормованих завдань, а також обґрунтування необхідної чисельності працівників, зайнятих цими роботами.

Єдине, необхідно коригувати відомості про тимчасові витрати на ті чи інші операції, зазначені у цьому документі, оскільки з 1991р.

Кадрова служба в організації

Іноді діловодство та охорона праці бувають виведені в окремі структурні одиниці, які не підпорядковуються директору з персоналу.

Такий документ не є обов'язковим - але наявність його допоможе структурувати роботу відділу: позначити розв'язувані завдання, функції, права та обов'язки фахівців, їх взаємодію всередині відділу, а також правила комунікації з іншими підрозділами підприємства.

Після затвердження Положення керівником організації воно стає локальним нормативним актом - своєрідною посадовою інструкцією для всього відділу.

Підійти до складання Положення потрібно з усією відповідальністю: адже надалі ефективність роботи відділу оцінюватиметься, виходячи з того, наскільки добре виконуються завдання, сформульовані в цьому документі.

Проконсультуємо з питань обліку, податків та права.

Відповідає керівник організації.

Усі співробітники відділу повинні ознайомитись із змістом Положення та поставити підпис. Цікаво порівняти 2 документи: Положення про відділ кадрів та Положення про відділ персоналу.

Керівник організації є представником роботодавця у трудових відносинах із працівниками (). Одночасно він виконує функцію одноосібного виконавчого органу. У межах цих статусів він керує поточною діяльністю організації (у т. ч. кадровим діловодством) та приймає кадрові рішення: затверджує штат, оформляє прийом, переклад, звільнення, заохочення працівників, притягнення їх до дисциплінарної відповідальності, видає накази та дає вказівки, обов'язкові для виконання.

Підтвердження: При цьому керівник може делегувати частину своїх повноважень іншому працівникові організації – своїм наказом (розпорядженням) призначити відповідальну особу (див.). Так, керівник відповідно до законодавства може, наприклад, начальник відділу кадрів, секретар, бухгалтер, а також.

Але якщо він нікому не передав ці повноваження, то повинен сам вести трудові книжки та військовий облік. Це правило за аналогією можна застосувати і до інших процедур кадрового діловодства, оскільки загальних положеньіз цього приводу законодавство не містить. Підтвердження: п. , Правил, утв.

Постановою Уряду РФ № 225 від 16 квітня 2003 р., утв. Постановою Уряду РФ № 719 від 27 листопада 2006

Керівник організації буде відповідальним за кадрове діловодство і в тому випадку, якщо воно (аутстаффінг), оскільки за таким договором виконавець та замовник діють у рамках цивільно-правового договору.

Тобто керівник організації немає права призначати відповідальних осіб із числа працівників, наданих виконавцем. Висновок: якщо керівник організації не поклав повноваження щодо ведення кадрового діловодства (оформлення кадрових документів) на іншого працівника (працівників) організації, він сам відповідає за його ведення.

Оскільки документообіг передбачає великий обсяг роботи, на цю ділянку, як правило, призначається окремий спеціаліст (фахівці) або.

Постановка кадрового діловодства 6 Кадрові документи Кадрові документи Кадрові документи Кадрові документи Кадрові документи Кадрові документи Правила складання, зберігання та аудиту кадрових документів 7 Кадрові документи Кадрові документи Кадрові документи Кадрові документи Кадрові документи Кадрові документи

Чи потрібно видавати наказ, у якому йдеться про те, що головний бухгалтер виконує функції кадровика?

У цьому випадку формулювання у наказі може бути, наприклад, таким: «З метою упорядкувати роботу з трудовими книжками та на виконання п. 45 Правил ведення та зберігання трудових книжок покладаю на себе обов'язки щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок», або він може передати ці повноваження іншому співробітнику (у разі головному бухгалтеру) про призначення відповідального. Такий порядок передбачено у пункті 45 постанови Уряду РФ від 16 квітня 2003 р.

№ 225. Отже, навіть за відсутності у штаті фахівця з кадрів, керівник організації вправі покласти обов'язок працювати з трудовими книжками на головного бухгалтера видавши наказ (зразок див. нижче). При цьому при оформленні трудових головний бухгалтер повинен проставляти свій підпис і вказуючи свою посаду відповідно до трудового договору (тобто головного бухгалтера). 2. Якщо відповідь прописати це посадової інструкції, то організації немає посадових інструкцій і планується робити, т.к.

Кого призначити відповідальним за кадрове діловодство?

11 січня о 17:01 КАДРОВИК ПРИЙНЯТИЙ В ОРГАНІЗАЦІЮ ТОВ «Квітка», дана організаціяуклала договори на ведення кадрового облікуз ТОВ «Волошка», ТОВ «Ромашка» та ТОВ «Кульбаба» кого призначити відповідальним за ведення трудових книжок і т.д. З повагою Світлна Зберегти зміни Скасувати Ваше повідомлення Опублікувати Рейтинг: 7991 11 січня о 17:08 Доброго дня! фізична особа. Усе це вказується у договорі.

За такого підходу потрібні згоди від працівників на обробку їх персональних даних третьою стороною. Додати посилання на статтю кодексу Виберіть кодекс Трудовий кодексДодати посилання на офіційний документ Зберегти зміни Скасувати Найкраща відповідь! відзначити відповідь як краща 0 Коментар на відповідь користувача Текст коментаря Опублікувати коментар Скасування 11 Січня 2019 11 Січня 2019 11 Січня 2019 11 Січня 2019 у Кадровій Раді для публікації відповіді.

Відповідь на запитання користувача в Кадровій Раді для опублікування відповіді. Або опублікуйте відповідь як гість: e-mail: підпис: Текст відповіді Додати посилання на статтю кодексу Оберіть кодекс Конституція Арбітражний процесуальний кодекс Бюджетний кодекс Водний кодекс Повітряний кодекс Містобудівний кодекс Цивільний кодексЦивільний кодекс Земельний кодекс Кодекс внутрішнього водного транспорту Кодекс про адміністративні правопорушення Кодекс торгового мореплавання Лісовий кодекс Податковий кодексСімейний кодекс Митний кодекс Трудовий кодекс Кримінально-виконавчий кодекс Кримінально-процесуальний кодекс Кримінальний кодекс Додати посилання на офіційний документ Знайти Надіслати відповідь Задайте питання експертам У вас є питання?

Задайте його експерту та отримайте відповідь у кадровій раді Закрити скасування Так Ні

Якщо секретар ще й кадровик

Тільки розробляти ці документи повинен уже не секретар з покладеними на нього обов'язками кадровика, а ціла команда, яка включає економіста з праці та спеціаліста з охорони праці. Чи може секретар розробити усі перелічені ЛНА самостійно?

Мабуть, так. Але краще не самотужки, а в тандемі з головним бухгалтером чи керівником організації.

Насамперед це стосується тих ЛНА, які встановлюють порядок оплати праці працівників. Роботодавець зобов'язаний забезпечувати безпеку особистої інформації працівників відповідно до Федерального закону № 152-ФЗ.

Затвердити положення про персональні дані недостатньо. Додатково необхідні: письмові дозволи працівників на опрацювання їх персональних даних; письмові зобов'язання працівників, які опрацьовують персональні дані колег, про їх нерозголошення; особливий режим зберігання документів, які мають персональні дані.

Відділ кадрів

Структура відділу кадрів підприємства та його чисельність визначається директором кожної компанії залежно від загальної кількості персоналу та особливостей діяльності.

У невеликих компаніях (до 100 працівників) достатньо одного чи двох працівників служби персоналу.

У той самий час, на малих підприємствах окремого співробітника може бути, і тоді така робота виконується головним бухгалтером чи генеральним директором.

В організаціях середніх розмірів (від 100 співробітників до 500 осіб) доцільно створити кадрову службу персоналу із трьох-чотирьох кадрових фахівцівНа великих підприємствах, де працює 500 і більше людей, відділ кадрів може налічувати від 7 до 10 працівників. Для ефективного виконання своїх функцій кадрової службі необхідно постійно тісно взаємодіяти з іншими відділами підприємства: взаємодіє з бухгалтерією організації для вирішення питань, пов'язаних з оплатою праці.

Немає кадровика, хто веде кадри

Може бути включено до ПВТР, і тоді окремого документа не потрібно.

Співробітники повинні бути з ним ознайомлені.

1. Відповідні накази. Про прийом працювати, про затвердження розрахункового листка, ПВТР, ПЗПД тощо. Тобто всі дії пов'язані з кадрами повинні здійснюватися на підставі наказів/розпоряджень керівника (або іншої уповноваженої особи). Існують затверджені форми деяких наказів (наприклад, прийом працювати).
2. Документи, що підтверджують повноваження. Довіреності у разі, коли підписує кадрові документине керівник, а спеціально уповноважена цього особа.
3. На цьому мінімальний перелік необхідних кадрових документів можна завершити.

Саме тому на кожному великому підприємстві, де кількість працівників досить велика, зазвичай формується кадровий відділ. Його працівники зобов'язані здійснювати оформлення документації відповідно до встановлених норм.

Як призначити відповідального за кадрове діловодство?

Міністерство праці не дає точної назви посади спеціаліста з кадрів. Це може бути і менеджер з персоналу, і начальник відділу кадрів, і кадровик, і навіть табельник.

Права та обов'язки співробітника закріплюються у посадовій інструкції. Там обов'язково наголошують, який обсяг роботи виконуватиме кадровий працівник, за які процеси в офісі та на виробництві відповідатиме, які заходи покарання можуть бути застосовані у разі неякісного виконання роботи. Інструкцію та формулювання у ній розробляє керівник організації, якого-небудь зразка тут немає.

Обов'язково обговоріть з юристом організації чи незалежним експертом усі пункти майбутньої інструкції. Не повинно бути двозначностей, подвійного тлумачення пунктів чи надто розмитих формулювань.

Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу» затверджено Постановою Держстандарту Російської Федерації від 31 липня 1995 № 413; ОКІН - «Загальноросійський класифікатор інформації про населення. ОК 018-95» затверджений Постановою Держстандарту Російської Федерації від 31 липня 1995 № 412; ОКСО - «ОК 009-2003. Загальноросійський класифікатор спеціальностей з освіти» затверджено Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 вересня 2003 № 276-ст; ОКПДТР - Постанова Держстандарту Російської Федерації від 26 грудня 1994 року № 367 «Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікаторапрофесій робітників, посад службовців та тарифних розрядів. Але ми подаємо заявку на іноземну робочу силу(Узбекистан) до Центру зайнятості населення.

Правил всіх записів, внесених у трудову книжку за час роботи в організації, повинні бути засвідчені підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печаткою організації. Відповідно до п. Для виходу із ситуації поширеним варіантом є призначення особи, що несе відповідальність за всю роботу з ТК шляхом видання відповідного наказу, завіреного керівником.

Зазначимо, що роботодавець має право призначити відповідальним за це питання будь-якого свого співробітника, але найчастіше такі повноваження лягають на плечі кадровика, бухгалтера чи секретаря. Як же тоді звільнитися? Ідеальним варіантом стане внесення запису особисто керівником.

Хто може вносити запис до трудової книжки

Керівник (посадова особа) організації, який раніше вже притягувався до відповідальності за частиною 1 статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, може бути дискваліфікований терміном від одного року до трьох років (ч. 2 ст. 5.27 КпАП РФ). Зберігання трудових книжок Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в сейфі, що не згорає.

Якщо такої можливості немає - то в шафі, що замикається на ключ. Бланки видавайте особі, яка відповідає за ведення трудових книжок за його заявкою, складеною у довільній формі.
Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, з додатком прибуткового ордера.

Трудова книжка, хто робить у ній запис?

Увага

Закриваємо блок записів у трудовій книжці під час звільнення працівника

• Засвідчення запису про звільнення у трудовій книжці: тонкощі та підводні камені
• Хто підписує трудові книжки, якщо немає кадровика
• Якщо в організації немає кадровика, хто заповнює трудові книжки.

Трудові книжки. засвідчення записів про звільнення. Важливо Перший аспект даного пункту, на якому варто зупинитися – яким саме печаткою слід завіряти подібний запис? Раніше можна було вибирати із двох варіантів:

• Друк чинної організації(Підприємства);
• друк відділу кадрів (служби).

Але з 2008 року правила були дещо трансформовані.


До ряду внесених поправок увійшло й розпорядження Роструда про заміну частини фрази п. 35 «…друком організації (кадрової служби)…» на «друком роботодавця».

Хто ставить підпис у трудовій книжці при звільненні, якщо немає відділу кадрів

На відміну від наказу, запис у трудовій має містити інформацію про те, куди, ким і коли людина була прийнята на роботу. Решту подробиць потрібно опускати, оскільки це також може стати причиною визнання запису недійсним.

Інфо

Частково вирішити проблему роботодавцю допоможе використання спеціального штампу, відбиток якого може повністю замінювати найменування організації та її скорочення, що може бути заміною ручного внесення. Також є можливість виправити помилку, визнавши запис недійсним та додавши до трудової нової інформації з новим порядковим номером.


Робиться це відповідно до вимог про визнання запису недійсним, які повністю описані в Трудовому кодексі РФ та Правилах ведення та оформлення трудових книжок.

Хто підписує трудові книжки, якщо немає кадровика

Представником же роботодавця є сам керівник організації (директор), крім випадків, передбачених законом, подібно до зазначеного вище. Таким чином, право підпису у трудових книжках має або сам керівник організації, або працівник, призначений відповідальним за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок (Дивіться також відповіді фахівців Роструда на питання N 1, питання N 2, питання N 3). Відповідно, оскільки в даній ситуації особа, відповідальна за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок, в організації відсутня, ці обов'язки виконує керівник організації.
ТК РФ передбачає обов'язок роботодавця вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів, у разі, коли робота у цього роботодавця є для працівника основною. Порядок заповнення трудових книжок врегульований Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 (далі - Правила), і навіть Інструкцією із заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69 «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок. Важливо Відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, яку призначає наказ (розпорядження) роботодавця.

Хто вносить записи до трудової книжки, якщо немає кадрового працівника

Відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, яку призначає наказ (розпорядження) роботодавця. Представником же роботодавця є сам керівник організації (директор), крім випадків, передбачених законом, подібно до зазначеного вище. Таким чином, право підпису у трудових книжках має або сам керівник організації, або працівник, призначений відповідальним за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок (Дивіться також відповіді фахівців Роструда на питання N 1, питання N 2, питання N 3). Відповідно, оскільки в даній ситуації особа, відповідальна за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок, в організації відсутня, ці обов'язки виконує керівник організації.

Вирішити такі проблеми звичайно, можна, але це може вимагати багато сил, часу та грошей. Найбільш поширена помилка у тому, що кадровий працівник, головний бухгалтер чи сам директор підприємства при внесенні запису використовує скорочення.

Такий запис вважається недійсним, оскільки у правилах ведення та оформлення трудових книжок Російської Федерації та у Трудовому кодексі це суворо забороняється. Саме тому при ознайомленні із записом працівник повинен звернути увагу на даний нюанс і повідомити роботодавця.

Важливо

Дуже часто кадровики неправильно тлумачать вимоги щодо точності внесення інформації до трудової книжки. Кожен запис до трудового документа має вноситися виходячи з наказу.


І хоча інструкція ведення трудових книжок потребує точності відображення даних із наказу, звідти потрібно брати винятково найважливішу інформацію.
Влаштовуючись працювати, людина укладає з роботодавцем трудовий договір, після чого на підприємстві видається указ про прийняття на роботу нового співробітника. Для отримання трудової книжки необхідно опрацювати щонайменше 5 днів. Але хто робить записи у трудовій книжці, знають не всі. Хто записує записи? Записи до трудової книжки може зробити виключно уповноважений на це співробітник підприємства або приватного підприємця. Найчастіше сюди відносять:
• директора компанії)
• головного бухгалтера)
• співробітник кадрової служби.

Перший і другий випадки характерні для тих підприємств, які відрізняються своїми малими розмірами і не мають відділу кадрів.
Ні! Ви порушите Федеральний закон від 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред.від 04.06.2011) «Увага Про персональні дані» та Постанову Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 «Про трудову книжку». Але працівник може дати роботодавцю письмову згоду на видачу копії трудової книжки дружині чи довіреність, яку можна оформити у стаціонарі медичного закладу.

Запитання. Чи має право працівник кадрової служби відповісти на запитання начальника служби: ким оформлений підлеглий йому працівник та яка у нього зарплата? Відповідь. Звичайно. Дивне питання як прийом на роботу цього працівника пройшов без участі його безпосереднього начальника? Запитання.

Новини компанії Отже, у цьому випадку запис до трудової книжки інспектора відділу кадрів про звільнення керівник організації має внести самостійно. Обґрунтування висновку: Частина третя ст.

Необхідний на будь-якому підприємстві незалежно від форми власності, діяльності та кількості працівників. Для його грамотного та кваліфікованого ведення потрібно добре орієнтуватися у трудове право, відстежувати зміни у законодавстві та мати навички у сфері кадрового діловодства.

Що таке облік кадрів і для чого він потрібний?

Невід'ємною частиною діяльності кожної компанії кадровий облік. Він являє собою регламентовану законодавством роботу з реєстрації, обліку та моніторингу руху працівників організації.

Кадрова діяльність передбачає оформлення:

• прийому працівників;
• звільнення;
• горизонтальних (переведення між підрозділами) та вертикальних (наприклад, кар'єрне зростання) пересувань;
• відряджень;
• лікарняних листів;
• табеля робочого часу;
• відпусток (будь-якого виду - щорічного, без утримання, у зв'язку з вагітністю та ін.);
• особистих карток кожного співробітника тощо.

А також до обліку кадрів належить:

• ведення військового обліку;
• регламентація трудових відносин;
• створення та реєстрація різних (наприклад, про прийом на роботу, заохочення працівника тощо);
• організація праці та інші моменти.

Вся документація оформляється лише згідно з необхідними нормами та правилами. Деякі форми уніфіковані, інші встановлюються самому підприємстві.

Грамотна організація кадрового обліку вирішує багато проблем та завдання компанії. Звичайно, нюансів існує тисячі, але є основні моменти, які можуть бути застосовані до кожного підприємства.

Як організувати та кому доручити ведення кадрового обліку?

Способів організації обліку є кілька. Все залежить тільки від особливостей підприємства та від того, який вибір зробить керівник. Найпоширеніші варіанти:

Створити цілий кадровий відділ, якщо у компанії працює багато народу

А коли штат маленький, то можна найняти одного фахівця. Переваги цього у тому, робота організовується керівником оскільки йому подобається і регулюється, і контролюється з його власним принципам.

Мінуси теж існують: важко перевірити професіоналізм фахівця, що приймається, тому є ризик, що на роботу буде прийнятий не зовсім компетентний кадровик.

Доведеться витрачати час та гроші на навчання чи шукати іншого співробітника.

Переваги цього варіанта організації обліку в тому, що якщо людину порекомендували, то (можливо) вона справді справляється з роботою, тобто вона була перевірена у справі. Звичайно, з таким кадровиком потрібно обговорювати умови роботи, щоб вони влаштовували обидві сторони.

Доручити кадрову справу бухгалтеру або хорошому секретареві

Плюси: Це заощаджує час та гроші. Тобто немає необхідності підбирати кадровика, і відсутні витрати на ведення обліку.

Недоліки: головна проблема при виборі такого способу - це те, що співробітники виконують додаткову роботу після основної, що призводить до помилок, промахів, пробілів та елементарної відсутності необхідних документів. І, звичайно, тут важливими є професійні знання з теми кадрового обліку. І якщо в того ж секретаря вони є, то ризик ускладнень у цьому випадку зводиться до мінімуму. І навпаки.

Довірити кадровий облік аутсорсингової організації

Добре: вся кадрова діяльність лягає на плечі аутсорсингової компанії, яка перебирає таку відповідальність на підставі договору. Крім того, що за кадровим питаннямнадається постійна, безперервна допомога, вибір такого способу суттєво скорочує витрати.

Мінуси: потрібно вибрати серйозну компанію, що добре зарекомендувала себе, а також необхідно налагодити взаємодію, створити концепцію роботи зі спеціалістами, які будуть працювати поза офісом.
Керівнику залишилося тільки вибрати найбільш зручний та підходящий для нього спосіб ведення кадрового обліку, зваживши всі «за» та «проти» кожного методу.

Посадові функції кадрового працівника

На кадровика накладаються відповідно до інструкції та трудової угоди такі обов'язки:

Це неповний перелік обов'язків кадрового працівника, вимоги наведені зразкові. Їх може бути більше перерахованого (або менше), але загалом саме цими навичками та вміннями треба мати кадрового фахівця.

Кадровий облік: які документи потрібні?

У нормі кожному підприємстві необхідна наявність таких видів документів, що стосуються особового складу:

• розпорядчі (накази особисті та виробничі);
• що підтверджують трудову діяльність;
• інформаційно-розрахункові;
• внутрішнє листування;
• журнали контролю та реєстрації.

Деякі кадрові документи обов'язково мають бути на підприємстві. До них відносяться:
ПВТР (правила внутрішнього трудового розпорядку);

Усі документи зберігаються певну кількість років. Регламентуються:

• статтею чи розділом Трудового кодексу;
• постановою Держкомстату;
• Федеральним Законом та іншими положеннями.

Якщо чогось (інструкції, наказу і т. д.) немає, то потрібно буде цей факт виправити. Взагалі, один із принципів роботи кадровика – своєчасність. Вона дуже полегшує трудові будні і навіть надає юридичної чинності деяким актам. Це насправді дуже важливо – не запускати поточні справи. Інакше вони мають звичай наростати, як снігова куля.

Організація обліку кадрів: як вести, з чого почати?

Влаштувавшись на нове місце кадровиком для початку необхідно провести ревізію обов'язкової документації. Якщо виявиться (а так буває), що деякі важливі папери з переліку відсутні, їх необхідно відновити. За один день провести таку роботу, звісно, ​​не вдасться.

Тому слід виділити найважливіші позиції та розпочати з них. Перевірити на наявність та грамотність в оформленні (а якщо потрібно виправити або скласти новий документ): штатний розклад, графік відпусток, трудові договори, накази, записи у трудових.

Завести журнали обліку трудових договорів, наказів з персоналу. Створити. Розібратися в особистих картках (Т-2). Здійснити роботу з локальними нормативними актами.
Головне – вчасно оформляти всі поточні документи. Працювати, спираючись на Трудовий кодекс та правила діловодства. І не знищувати папери за особовим складом. Час їх зберігання затверджено Росархівом (Перелік ... від 06.10.2000).

Усі документи обліку необхідні прозорості трудових відносин. Кадрова система встановлює норми та принципи, які забезпечують стабільністю працівників організації, а адміністрації створюють зручні умови для .

Автоматизація обліку – 1С: переваги роботи з програмою

Вести кадровий облік, тим більше великої компанії- це неймовірно відповідальна та величезна за своїм обсягом робота. Адже тут помилки неприпустимі! Але на сьогоднішній день існує спосіб автоматизувати діяльність кадровиків, що дозволяє значно полегшити та спростити роботу відділу, налагодити діяльність, суттєво знизивши ризик появи помилок.

За допомогою програми 1С можна вести облік згідно із законодавчими вимогами. У основі забезпечується надійне зберігання необхідної інформації з працівникам. У міру її накопичення з'являється можливість побудови різних звітів, які можуть допомогти в аналізі роботи та розробці нових напрямів. Наприклад, звіти можуть бути такі:

• показник плинності кадрів;
• статистика з персоналу;
• рух працівників тощо.

Програма допомагає вирішувати практично всі проблеми та завдання обліку кадрів. Керівник підприємства, завдяки 1С, має можливість отримувати відомості про стан справ у даному відділі, проводити аналіз та приймати правильні управлінські рішення. А також автоматизація дозволяє синхронізувати діяльність кількох служб компанії (бухгалтерія, кадри, розрахунковий відділ), що покращує ефективність роботи, а також створює всі умови для вчасних виплат зарплат.

Висновок

Отже, підбивши підсумки, можна відзначити таке:

• Кадровий облік є найважливішою частиною будь-якого підприємства.
• Для організації ведення обліку є кілька способів. Вибір керівника.
• Посадові обов'язки кадрового працівника визначаються інструкцією та трудовим договором.
• Існує список документів, що стосуються кадрової роботи, які обов'язково повинні бути присутніми у кожній компанії. І розпочинати свою трудову діяльність у відділі кадрів слід із перевірки саме цих документів.
• Вести облік набагато простіше, якщо його автоматизовано.

Кадровий облік - це стрижень для нормальної та ефективної роботибудь-якого підприємства. Тому до його відання треба підійти з усією відповідальністю.

Рубрика «Приватна ситуація»

І.В. Савіна, юрист

СТРУКТУРА КАДРОВОЇ СЛУЖБИ

Кадрова служба організації може складатися з управління, відділу, сектора, бюро, групи спеціалістів або одного фахівця.

При визначенні чисельності працівників кадрової служби комерційної організації слід керуватися міжгалузевими нормативами чисельності працівників кадрових службкоммерческих организаций1 (далі - Міжгалузеві нормативи).

Відповідно до п. 1 Міжгалузевих нормативів Збірник «Міжгалузеві нормативи чисельності працівників кадрових служб комерційних організацій» призначений для розрахунку чисельності працівників кадрових служб, які здійснюють роботу з комплектування та підбору кадрів необхідних професій, посад, спеціальностей та кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів, ведення встановленої документації
з обліку кадрів, пов'язаних з прийомом, перекладом, трудовою діяльністюта звільненням працівників у комерційних організаціях, а також табельників по табельному облікута чергових бюро перепусток.

Виходячи з п. 17 Міжгалузевих нормативів, стосовно кожної функції управління визначається перелік структурних підрозділів і посад, що належать до неї. Цим переліком рекомендується керуватися при віднесенні службовців до функцій управління, наведених у таблиці 1.

Таблиця 1

* Перелік посад представлений без категорій та похідних слів «провідний», «старший» тощо.

Відповідно до п. 15 Міжгалузевих нормативів організація праці працівників, зайнятих комплектуванням кадрів, підготовкою та перепідготовкою кадрів, табельників, чергових бюро перепусток, регламентується посадовими інструкціями, розробленими відповідно до Єдиного кваліфікаційним довідникомпосад службовців (ЕКСД, том 1, Мн. НДІ праці, 2004) та затвердженими наймачем.

Цей матеріал публікується частково. Повністю матеріал можна прочитати в журналі «Відділ кадрів» № 3 (194), березень 2017 р.