З 1 січня 2013 року форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документаціїне є обов'язковими до застосування. Водночас обов'язковими до застосування продовжують залишатися форми документів, які використовуються як первинні облікові документи, встановлені уповноваженими органами відповідно та на підставі інших федеральних законів(Наприклад, касові документи) (інформація Мінфіну Росії N ПЗ-10/2012).

Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати"

Табель обліку

робочого часу та розрахунку оплати праці

Табель обліку робочого часу

Застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) невідпрацьованого кожним працівником організації, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку оплати праці, а також для складання статистичної звітності з праці. При роздільному веденні обліку робочого дня та розрахунку з персоналом з праці допускається застосування розділу 1 "Облік робочого дня" табеля формою N Т-12 як самостійного документа без заповнення розділу 2 "Розрахунок з персоналом з праці". Форма N Т-13 застосовується обліку робочого дня.

Складаються в одному примірнику уповноваженою на це особою, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, передаються до бухгалтерії.

Відмітки в Табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.).

Для відображення щоденних витрат робочого часу протягом місяця кожного працівника в табелі відведено:

у формі N Т-13 (графа 4) - чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне число граф (15 та 16).

У формах N Т-12 та N Т-13 (у графах 4, 6) верхній рядок застосовується для позначення умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а нижній - для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідним кодам витрат робочого дня на кожну дату. При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.

При заповненні граф 5 та 7 табеля за формою N Т-12 у верхніх рядках проставляється кількість відпрацьованих днів, у нижніх рядках – кількість годин, відпрацьованих кожним працівником за обліковий період.

Витрати робочого часу враховуються в Табелі або методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу, або шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годинників тощо). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язків тощо), у Табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.

При складанні табеля за формою N Т-12 у розділі 2 на один для всіх працівників вид оплати та кореспондуючий рахунок заповнюються графами 18 - 22, та при розрахунку різних за кожним працівником видів оплати та кореспондуючих рахунків заповнюються графи з 18 - 34.

Положення

Відкрити у форматі Word

1. Загальні положення

1.1. Це Положення вводиться з метою систематизації процесу збору та обробки інформації про витрати робочого часу працівниками підприємства.

1.2. Для ведення табельного обліку робочого дня у підрозділах підприємства наказом директора призначаються відповідальні особи у складі співробітників цих підрозділів.

1.3. У посадові обов'язкипрацівників, відповідальних за табельний облік, вводяться функції: контроль фактичного часу перебування співробітників підрозділу на роботі та ведення табельного обліку з відповідальністю за правильне відображення в табелі робочого часу працівників та своєчасність подання табеля на розрахунок.

1.4. Для виконання обов'язків працівник, відповідальний за табельний облік:

1.4.1. веде облік штатного складу працівників підрозділу;

1.4.2. на підставі документів (наказів з особового складу та загальних питань) вносить до списку зміни, пов'язані з прийомом, звільненням, переміщенням, зміною графіка роботи, розрядів, наданням відпусток тощо;

1.4.3. здійснює контроль своєчасності явки на роботу та звільнення з роботи, знаходження на робочому місці співробітників з повідомленням керівника підрозділу про неявки, запізнення, передчасні догляди та причини, що їх викликали;

1.4.4. контролює своєчасність надання та правильність оформлення документів, що підтверджують право співробітників на відсутність на робочому місці: листків про тимчасову непрацездатність, довідок щодо догляду за хворими, підписаних керівником звільнюючих та інших;

1.4.5. готує списки співробітників для видання наказів про роботу у вихідні та неробочі святкові дні.

1.5. У разі неможливості тимчасово виконувати обов'язки щодо ведення табельного обліку призначеним співробітником, керівник підрозділу своїм розпорядженням на цей період призначає відповідального виконавця і ставить у відомість Департамент з управління персоналом та режиму.

1.6. Усі співробітники, в обов'язки яких покладено ведення табельного обліку, обов'язково знайомляться з цим Положенням під розпис.

2. Визначення

Заповнюємо табель обліку робочого часу правильно

Працівники категорії А мають право вільного виходу (входу) за межі підприємства у робочий час. Перелік посад, що належать до категорії А, визначається Додатком 1 до цього Положення (розробляється Департаментом з управління персоналом та режимом та затверджується директором підприємства за погодженням з Радою директорів).

2.2. Працівники категорії Б– працівники, які мають право залишити територію підприємства протягом робочої зміни, лише надавши виправдувальні документи (звільнювальну, повістку, підписану керівником заяви тощо).

Заяви працівників на надання адміністративної відпустки звільняються візуються керівниками департаментів, цехів, служб.

2.3. Журнал обліку відсутніх працівників– документ, що відображає прізвище, ім'я, по батькові працівника, його посаду, підрозділ, належність до ТОВ, дату, поточний (з ___ до ___) та загальний (у годинах) час, причину відсутності на робочому місці. Персональні відомості про працівника, а також дату та час відсутності працівника фіксуються співробітниками служби охорони на прохідній. Щомісяця відомості з журналу перевіряються працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік, які перевіряють дані з журналу з наявними документами та, за необхідності, з'ясовують справжні причини відсутності працівників на робочому місці. У разі неподання в установленому порядку підтверджуючих документів причиною відсутності вважається самовільний відхід з робочого місця (запізнення – на початку зміни). Якщо працівник був відсутній понад 4 години поспіль, і документи, що підтверджують його право на відсутність, у встановленому порядку не надано, працівникові проставляється прогул і робочий день оплаті не підлягає. Прогул оформляється у порядку, встановленому трудовим законодавством. Правила ведення журналу обліку відсутніх працівників розробляються Департаментом з управління персоналом спільно із службою охорони та затверджуються директором підприємства.

3. Правила заповнення табеля

3.1. Табель обліку робочого часу ведеться в електронному та паперовому варіантах.

3.2. Електронний варіант табеля вводиться працівниками, відповідальними за табельний облік, до бази даних 1С з урахуванням таких вимог:

3.2.1. У табелі обліку робочого дня введення даних проводиться з розбивкою щодня.

3.2.2. Усі види робочого часу (загальний відпрацьований час, відпрацьовані нічні, понаднормовий годинник) зазначаються в єдиному табелі для кожного підрозділу.

3.2.3. Найменування підрозділу в табелі обліку робочого часу зазначається у графі «коментар».

3.2.4. У графі «дата» табеля обліку робочого дня вказується останнє число звітного місяця.

3.2.5. Табель, внесений до електронної бази 1С, проводиться безпосередньо працівником, який вносив дані.

3.3. Крім цього, працівники, відповідальні за табельний облік, заповнюють табель у форматі Excel згідно з Додатком 2 та роздруковують його на папері. Підписаний табель передається до бухгалтерії на зберігання.

3.4. Табель містить підпис працівника, відповідального за його ведення, (у нижньому лівому кутку), візу безпосереднього керівника цього працівника (у нижньому правому кутку) та візу керівника відповідного Департаменту, служби, цеху (нижче за підпис працівника, відповідального ведення табеля). Підпис відповідального працівника та візи керівників містять: найменування посади, П.І.Б., підпис, дату підписання, телефон та E-mail підписала.

3.5.1. Дані про співробітників вносяться в табель у суворій відповідності до виконання штатного розкладу підрозділу.

3.5.2. У разі, якщо фактичне місце роботи співробітника знаходиться в іншому підрозділі, запис у табелі робиться відповідальним за ведення табеля підрозділу, до штату якого включений цей співробітник, але за поданням керівника, у чиєму безпосередньому підпорядкуванні він працює. У цьому випадку безпосередній керівник своїм підписом (нижче за підпис відповідального за ведення табеля з розшифровкою та датою) засвідчує правильність заповнення табеля на своїх підлеглих. Наприклад:

- місцем роботи контролера ВТК є Цех № 1. Табель на нього складається табельником ДКК за поданням майстра зміни, в якій працює цей контролер. Майстер розписується в табелі нижче за підпис табельника ДКК.

- Фактичним місцем роботи прибиральниці господарського відділу є склад комплектації. Табель подається господарським відділом за погодженням із завідувачем складом комплектації.

3.5.3. У разі, якщо провадиться переведення (переміщення) співробітника в інший підрозділ протягом календарного місяця (пізніше першого числа), на нього оформляється окремий табельза відпрацьований час, який подається одночасно із заявою про переведення. У табелі проставляється годинник роботи за останній робочий день (включно) у цьому підрозділі, а з дати переведення (переміщення) проставляється «Х». У підсумковий табель місяця за підрозділом цей співробітник не включається. У новому підрозділі табель оформляється із дня фактичного переходу, але після оформлення наказу. Попередніми днями проставляється «Х».

3.5.4. У разі звільнення на співробітника подається окремий табель, одночасно із заявою на звільнення (з доповідною запискою – у разі звільнення з ініціативи роботодавця). У табелі проставляється годинник роботи по останній робочий день (включно), а після дня звільнення проставляється «Х». У підсумковий табель місяця за підрозділом цей співробітник не включається.

3.5.5. Працівники, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною віком до 1,5 або 3 років, у табель не вносяться.

3.5.6. Список працівників складається в алфавітному порядку (за першими літерами прізвища).

3.5.7. У верхньому правому кутку табеля вказується місячна норма робочого часу відповідно до виробничого календаря.

3.5.8. Порядкова нумерація у графі 1 ведеться за ставками співробітників, внесених у табель (а не прізвище). Якщо працівник у цьому підрозділі працює на різних ставках, на нього виділяється стільки порядкових номерів, скільки ставок він займає.

3.5.9. У графі 2 арабськими цифрами(1, 2, 3) проставляється група інвалідності працівника. Для здорових працівників проставляється прочерк.

3.5.10. Прізвище, ім'я та по батькові записуються у графі 3 повністю. При цьому ретельно вивіряється написання прізвища, імені та по-батькові у разі розбіжності прийнятого називання співробітника та його документів. У разі зміни прізвища, імені, по-батькові нові дані вносяться в табель тільки після видання відділом кадрів відповідного наказу з особового складу підприємства.

3.5.11. У графі 4 (посада) вказується посада співробітника у суворій відповідності до штатним розкладом. У цій графі вказується кількість ставок (1, 0,5, 0,25 тощо.).

3.5.12. У графі 6 зазначається КТУ (коефіцієнт трудової участі), який визначається керівником відповідно до прийнятих на підприємстві правил.

3.5.13. Явки (неявки) зазначаються у графах 7-22. У графах 7-22 виділяються 4 рядки – по два на кожну половину місяця. Перший і третій рядки застосовуються для позначення умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а другий і четвертий — для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, з точністю до десятої частки) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату.

3.5.14. У графах 23 та 24 вказується відповідно загальна кількість днів та годин, відпрацьованих працівником у першу та другу половину місяця. Для цього у зазначених графах виділяються два рядки. У верхньому рядку вказується кількість днів (графа 23) та годин (графа 24), відпрацьованих працівником з 1 по 15 число місяця включно. У нижньому рядку вказується кількість днів та годин, відпрацьованих працівником з 16 по останнє число місяця включно.

3.5.15. У графі 25 проставляється загальна кількість днів (змін), відпрацьованих працівником протягом місяця. Кількість днів, що проставляються у графі 25, повинна дорівнювати сумі значень верхнього та нижнього рядків графи 23.

3.5.16. У графі 26 зазначається загальна кількість годин, відпрацьованих працівником протягом місяця. Кількість годин у графі 26 має дорівнювати сумі значень верхнього та нижнього рядків графи 24.

3.5.17. У графах 27 і 28 вказуються відповідно відпрацьований працівником понаднормовий годинник, що оплачується за півторною та за подвійною ставками. У разі, якщо працівник не відпрацював без поважної причини місячну норму робочого часу, понаднормовий годинник йому не проставляється.

3.5.18. У графі 29 вказується кількість годин, відпрацьованих працівником у нічний час. Відповідно до ТК РФ нічним часом вважається час, відпрацьований з 2200 до 600.

3.5.19. У графі 30 вказується кількість годин, відпрацьованих за місяць працівником у вихідні та неробочі святкові дні згідно з наказами директора.

3.5.20. У графі 31 зазначається кількість нічних змін, відпрацьованих працівником протягом місяця.

3.5.21. У графах 32-40 зазначається кількість днів неявок на роботу за їх видами.

3.5.22. У графі 41 зазначається загальна кількість днів неявок працівника. Значення графи 41 має дорівнювати сумі значень граф 32-40.

3.5.23. Робочий годинник працівникам, яким встановлений оклад, проставляється у суворій відповідності до графіка роботи (8 годин, 4, 2, 24, 12, 1,5 тощо). Співробітникам, яким встановлено часову тарифна ставка, проставляється фактично відпрацьований час з точністю до десятих частин години.

3.5.24. У передсвяткові днітривалість робочої зміни для працівників із повним робочим днем ​​скорочується на 1 годину. Для працівників, яким встановлено скорочений робочий день (7 годин на зміну або менше), тривалість зміни у передсвятковий день не скорочується. Для працівників, яким встановлено скорочений робочий день тривалістю понад сім годин, тривалість робочої зміни у передсвятковий день скорочується до 7 годин.

3.5.25. За потреби роботи у передсвятковий день повної робочої зміни (8 годин) видається наказ про організацію роботи у понаднормовий час. У цьому випадку працівникам проставляється у табелі час, відпрацьований за наказом. Наказ про організацію роботи у понаднормовий час готує відділ організації та оплати праці за вказівкою директора підприємства та направляється до відповідних підрозділів не пізніше ніж за один робочий день до зміни, зазначеної у наказі.

3.5.26. За необхідності організації роботи у вихідний чи неробочий святковий день видається відповідний наказ. Відпрацьований у неробочий святковий або вихідний день час вказується в табелі відповідно до наказу. Наказ про організацію роботи у вихідні (неробочі святкові) дні готує відділ організації та оплати праці за вказівкою директора підприємства.

3.5.27. Робота у вихідний (неробочий святковий) день провадиться відповідно до положення про оплату праці працівників ТОВ «ХХХХХ» у подвійному розмірі. За бажанням працівника, який працював у вихідний чи неробочий святковий день, йому може бути надано інший день відпочинку. У цьому випадку робота в неробочий день оплачується в одинарному розмірі, а день відпочинку не підлягає оплаті.

3.5.28. При збігу святкового і вихідного днів вихідний день переноситься наступного після святкового робочого дня відповідно до Трудового кодексу РФ.

3.5.29. Залучення працівників до понаднормової роботи, а також до роботи у вихідний (неробочий святковий) день допускається лише за письмовою згодою працівника у випадках, передбачених ТК РФ, та оформляється наказом. Роботи, які не оформлені належним чином, у табелі не відображаються та оплаті не підлягають.

3.5.30. Звітним періодом для обліку в табелі робочого дня встановлюється один календарний місяць (з першого до останнього число включно).

3.5.31. У разі виконання працівником трудових функцій на території підприємства (незалежно від виробничого майданчика) у табелі проставляється на кожен відпрацьований день кількість відпрацьованих годин відповідно до цього Положення.

3.5.32. У разі знаходження працівника не на території виробничих майданчиків підприємства або невиконання ним трудових функцій у табелі проставляється буквене позначення використання часу відповідно до Додатка 3.

3.5.33. У разі використання в один день декількох видів часу (наприклад, 6 годин роботи та 2 години простою), табель ведеться по одному працівникові у два рядки.

3.5.34. Відпустки (щорічні та адміністративні), лікарняні листи проставляються на всі календарні дні, включаючи вихідні (за винятком святкових днів).

3.6. Нарахування заробітної платиспівробітникам провадиться бухгалтерією підприємства на підставі табелів обліку робочого часу, внесених до електронної бази 1С працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік.

3.7. Дані про витрати робочого часу, що вносяться до електронної бази 1С, повинні відповідати даним табелям, що заповнюються згідно з Додатком 2.

3.8. У табелі не дозволяється жодних виправлень та додаткових позначок.

4. Порядок формування та подання табелів

4.1. Не рідше ніж один раз на тиждень працівник, відповідальний за табельний облік, збирає за своїм підрозділом дані про використання робочого часу

4.2. При виході працівників протягом робочої зміни службою охорони фіксується час виходу та повернення. Якщо працівник виходив за виробничої необхідності (немає звільнювальної, і працівник не належить до категорії А), час відсутності віднімається з балансу відпрацьованого часу.

4.3. Усі запізнення та передчасні відходи з роботи фіксуються службою охорони та віднімаються з балансу робочого часу. Виняток становлять працівники, які приходять на роботу пізніше або раніше, що йдуть за звільняльними, а також працівники, які належать до категорії А.

4.4. Як виняток окремим працівникам, які приїжджають працювати на громадському транспорті приміського чи міжміського сполучення, за заявою працівника і клопотання безпосереднього керівника, може зміщуватися час початку робочої міни. При цьому завізована керівником відповідного підрозділу (Департаменту, служби, цеху) заява працівника надсилається заступнику начальника Департаменту з управління персоналом, режиму та внутрішньому контролю, а копія – до служби охорони.

4.5. Дані про випадки запізнень, самовільних звільнень з роботи надсилаються службою охорони заступнику начальника Департаменту з управління персоналом, режиму та внутрішньому контролю не пізніше 1 числа місяця, наступного за звітним. Заступник начальника Департаменту з управління персоналом, режиму та внутрішнього контролю складає аналітичні записки про порушення працівниками режиму праці та відпочинку та до п'ятого числа місяця, наступного за звітним, направляє їх керівникам відповідних департаментів, цехів, служб.

4.6. Дані про використання робочого часу заносяться працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік до електронної бази 1С до 1700 третього числа місяця, наступного за звітним.

4.7. Працівники підрозділів, відповідальні за табельний облік, до 1700 першого числа місяця, наступного за звітним, заповнюють форму табеля згідно з Додатком 2, роздруковують їх і після перевірки та підпису відповідними посадовими особами передають на зберігання до бухгалтерії.

Як заповнювати табель обліку робочого часу?
Табель обліку робочого часу не тільки відображає кількість годин, відпрацьованих кожним співробітником, а й дозволяє щодня фіксувати інформацію про явки та неявки на роботу. Хтось із працівників захворів, хтось відсутній з нез'ясованих причин, а хтось пішов у відпустку. Давайте подивимося, як правильно відзначати всі ці випадки у табелі.

Табель обліку робочого дня повинні вести всі організації. Цей документ необхідний для того, щоб:

складати статистичну звітність з праці органів статистики.

Держкомстат Росії затвердив для табеля обліку робочого часу дві уніфіковані форми- Т-12 і Т-13 *. Відрізняються форми тим, що Т-12 є універсальним варіантом, а Т-13 ведеться, якщо в організації встановлено автоматична системаконтролю явок-неявок працювати (турнікет). При цьому дані заносяться у форму через комп'ютер. Найчастіше, звичайно, використовують форму Т-12, оскільки пропускні системи встановлені далеко не у всіх організаціях.

Табель складається в одному екземплярі. Наприкінці місяця заповнений табель мають підписати керівники структурних підрозділів та працівник кадрової служби. Потім документ надходить до бухгалтерії для розрахунку зарплати.

Хто веде табель

Раніше у багатьох організаціях була спеціальна посада – табельник. Наразі керівники вважають нераціональним тримати окрему штатну одиницю лише для реєстрації виходів та невиходів на роботу. Найчастіше обов'язок вести табель обліку робочого часу покладається на фахівця з кадрів, бухгалтера або керівників структурних підрозділів, крім їх основних функцій. Пам'ятайте, що цей обов'язок повинен бути закріплений у трудовому договоріі посадової інструкціїспівробітника чи покладено нею наказом директора організації.

Як відображати у табелі використання робочого часу

Форми Т-12 і Т-13 практично не відрізняються за складом реквізитів, тому ми розглядатимемо заповнення табеля на прикладі однієї форми — Т-12. А точніше її першого розділу, який називається "облік використання робочого часу". Зразок заповнення табеля наведено на стор.

Табель ведеться протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником.

Бланки табеля обліку робочого часу: правила та санкції

Зазначаються і проміжні результати (за першу та другу половину місяця). Явки і неявки працювати фіксуються шляхом суцільної реєстрації. Це означає, що за кожне число місяця у відповідному осередку проставляється якесь позначення — явка або неявка з певних причин (або за нез'ясованими обставинами). Однак допускається і не відзначати явки, а реєструвати лише відхилення від графіка роботи (неявки, запізнення тощо). Якщо за місяць відхилень не було, то в табелі буде відображено лише підсумкові дані про результати роботи за першу і другу половини місяця та загальний підсумок, а інші клітини залишаться порожніми.

Тепер давайте подивимося, як потрібно проставляти позначення в табелі.

У графах 4 та 6 форми Т-12 є два рядки. У верхньому рядку ставиться літерне позначення видів витрат робочого часу по кожному дню місяця (явка, відпустка, відрядження, лікарняний тощо). У нижній записується кількість годин за ними. Літерні позначення наведено на титульному листі форми Т-12. Наприклад, якщо працівник 13 червня прийшов на роботу і був присутній повний робочий день, то в табелі за червень у осередку з числом 13 навпроти прізвища співробітника ми поставимо "Я" та 8 робочих годин. Якщо у цей день він був у відрядженні, то потрібно поставити "К". А ось робочих годинників у вашій організації у нього в цей день не було, тому в нижньому рядку ставимо нуль. Для вихідних та свят теж є своє позначення. У верхньому рядку ставиться "в", а в нижньому - нулі.

Пам'ятайте: щоб проставити той чи інший код, у вас мають бути вагомі підстави. Скажімо, лікарняний ви можете відзначити в табелі, тільки якщо точно відомо, що співробітник має листок тимчасової непрацездатності. У таблиці на стор … наведено перелік документів з усіх випадків неявок та відхилень від встановленого режиму праці. Якщо ж у вас немає документів, що підтверджують причину відсутності працівника, то ви можете відзначити в табелі лише неявку з нез'ясованих причин (ПН).

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу, представлені на титульному листі форми Т-12, використовуються і у формі Т-13

Як підбивати підсумки

Наприкінці місяця потрібно порахувати загальну кількість відпрацьованих днів та годин. При цьому з розрахунку відпрацьованих днів виключаються вихідні, прогули, неявки з нез'ясованих причин, дні лікарняних, відряджень — загалом усі дні, коли працівник був відсутній на роботі. Щоб порахувати кількість відпрацьованих годин, треба просто скласти цифри у другому рядку граф 4 та 6, а результати занести до графи 5 (за першу половину місяця), графи 7 (за другу половину місяця) та графи 8-13 (загалом за місяць) .

Окремо треба порахувати кількість днів неявок та занести інформацію про них до граф 14-16. У графі 15 ставляться цифрові коди причин неявок (ці коди наведені на титульному аркуші форми, разом із літерними позначеннями). Наприклад, код чергової відпустки — 09, а неявки з нез'ясованих причин — 30. І нарешті необхідно визначити загальну кількість вихідних у кожного працівника за місяць і вписати його до графи 17.

Умовні позначення у табелі обліку робочого часу

Матеріал розміщено на сайті HRM.RU

Топ 10: Системи обліку робочого часу

Система обліку робочого часу для середнього та великого бізнесу. Автоматичний моніторинг робочого часу за комп'ютером, облік зустрічей та дзвінків. Діляє програми та сайти, з якими працює співробітник, на продуктивні та непродуктивні.

Yaware Time Tracker

Сервіс для ефективного моніторингу роботи працівників. Контроль запізнень, відходів раніше, ніж належить, відсутності співробітників на робочих місцях. Є мобільний додатокдля трекінгу виїзних співробітників.

Тайм Лікар

Онлайн програма обліку робочого часу. Відстежує роботу персоналу, а й надає розбивку у тому, скільки часу витрачається певні проекти (чи клієнтів). Існує зйомка скріншотів для моніторингу роботи співробітників.

Програма збирає інформацію про те, у яких програмах працював співробітник та скільки часу він провів на різних сайтах. Формуються звіти, в яких керівник може бачити ефективність роботи підлеглих та підрозділів як згідно з графіками робочого часу співробітників, так і за весь період без урахування графіків. Кейлоггер перехоплює всі натискання клавіш співробітників на робочих комп'ютерах.

Рішення для керування персоналом. Дозволяє не тільки контролювати діяльність ваших співробітників за комп'ютером, але й вимірювати їхню продуктивність. Облік робочого часу, запущених програм та відвіданих web-сайтів. Знімки екрану. Аналіз набраного тексту. Автоматичні оповіщення про порушення трудової дисципліни. Широкий спектр звітів по відділу та кожному співробітнику.

Система обліку робочого дня для некомп'ютерних компаній. Дозволяє зручно вести облік робочого часу за допомогою біометричного терміналу або Android-планшета, який можна встановити на вході.

Мій графік

Сервіс планування графіка роботи персоналу. Врахування запізнень, відгулів, лікарняних, відпусток. Складання графіка роботи одним натисканням. Облік робочого дня без устаткування. Ключові показники ефективності

Хмарна програма для обліку робочого часу. Складається з кількох програм, які можна самостійно (або в команді) використовувати в онлайн-інтерфейсі, планшеті або телефоні.

Великий брат

Система обліку робочого дня. Дозволяє відзначати час перебування на роботі, час обідньої перервита простоїв; контролює інтернет-трафік, будує звіти щодо використання робочого часу.

Система обліку робочого часу та контролю доступу з використанням біометрії та апаратних терміналів

Сервіс для автоматичного обліку та контролю робочого часу продавців та співробітників через розпізнавання осіб. Дозволяє фіксувати прихід та догляд, контролює присутність працівників на робочому місці, повідомляючи керівництво про проблеми дисципліни. Формує табель робочого часу з докладним звітом про відвідини та відпрацьований час.

ОФІСМЕТРИКА

Програма обліку робочого дня працівників в офісі. Фіксує початок та закінчення робочого дня, перерви на обід, паузи, перекури. Враховує роботу програм та відвідування сайтів. Вся статистика, зібрана програмою, представлена ​​у формі наочних звітів.

Особливості заповнення табеля обліку робочого часу

Безкоштовна персональна програма для обліку робочого часу

Хмарне рішення для моніторингу роботи працівників на ПК. Відстежує широкий перелік активностей використання програм, веб-серфінг, листування в Skype, email. Дозволяє в реальному режимі часу спостерігати за робочими столами комп'ютерів співробітників

1. Поняття та зміст табеля обліку робочого часу

У кожній організації Російської Федераціїобов'язково ведеться облік робочого дня.

Порядок оформлення табеля робочого часу

У великих організаціях і підприємствах створюється спеціальне структурне підрозділ (група, бюро, сектор та інших.) табельного обліку. У невеликих організаціях може бути введена окрема посада – табельник. В офісах, де використання такого працівника для ведення обліку робочого часу нераціонально, цю функцію доручають уповноваженій (призначеній наказом керівника) посадовій особі. Часто облік робочого дня стає обов'язком секретаря.

Робочим називається час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації та умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до законів та інших нормативних правових актів відносяться до робочого часу1.

Роботодавець повинен вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Ведення табеля обліку робочого дня організується з урахуванням специфіки роботи організації.

Облік використання робочого дня організується в целях:

— забезпечення контролю за своєчасною явкою робітників і службовців на роботу, виявлення тих, хто запізнився і не з'явився;

- контролю знаходження персоналу на робочих місцях у робочий час, а також своєчасного догляду та приходу працівників під час обідньої перерви;

- фіксування своєчасного звільнення працівників з роботи після закінчення робочого дня;

- Врахування фактично відпрацьованого часу, часу простою, хвороби, відпусток та інших форм використання робочого часу;

- Реєстрації прогулів.

При веденні табеля обліку використання робочого дня необхідно керуватися такими правилами:

1) Облік явки працювати і звільнення з неї ведеться з організації загалом чи окремо по структурним підрозділам.

2) Включення працівника в табель та виключення з нього провадиться на підставі первинних документів з обліку кадрів (наказ про прийом на роботу, трудовий договір).

3) Кожному працівнику присвоюється табельний номер, який проставляється у всіх документах з обліку праці та заробітної плати та зберігається за працівником за будь-яких переміщень всередині організації. У разі звільнення працівника його табельний номер, зазвичай, не присвоюється іншому працівникові протягом трьох лет2.

За підсумками даних з обліку робочого дня проводяться розрахунки оплати труда. Ці відомості використовуються для складання форм статистичної звітності.

Облік робочого дня ведеться щодня, результати фіксуються в уніфікованій формі табеля, розробленої органами статистики. Нині застосовуються форми затверджені постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 №1.

Обов'язок вести табель може бути прописаний у працівника у трудовому договорі, посадовій інструкції або покладений на нього окремим наказом щодо основної діяльності. За порушення зобов'язання щодо обліку робочого часу винні посадові особи несу адміністративну відповідальність, що накладається органами Федеральної інспекції праці.

Табель ведеться в одному екземплярі. Наприкінці місяця підраховується загальна кількість відпрацьованих працівником днів та годин. Табель підписують керівники структурних підрозділів (у невеликих організаціях – керівник організації) та працівник, який відповідає за ведення табеля. Підписаний документ передається до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати.

Табелі обліку робочого часу згідно зі ст. 281 Переліку типових управлінських документів, що утворюються у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, утв. Росархів 06.10.2000, зберігаються один рік.

Для обліку робочого дня використовуються уніфіковані форми Т-12 «Табель обліку робочого дня та розрахунку оплати праці» та Т-13 «Табель обліку робочого часу»3.

2. Заповнення табеля обліку робочого часу

Наповнення форми Т-12.Для заповнення форми табеля застосовуються встановлені літерні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу (див. додаток 1). Ці позначення розміщені на титульному аркуші форми Т-12, вони застосовуються при заповненні форми Т-13.

Важливо дотримуватись наступного правила заповнення табеля. Для кожної умовної позначки (крім позначки про нормальну тривалість робочого часу) потрібна наявність відповідних документів. Відмітки про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або поза нормальною тривалістю робочого часу за ініціативою працівника (або роботодавця), скороченою тривалістю робочого часу та ін. вносяться в табель тільки на підставі належним чином оформлених документів. Такими документами можуть бути, наприклад, листок непрацездатності, наказ про надання відпустки, наказ про відрядження та ін.

Якщо працівник не надає відповідних документів, у табелі зазначається літерний код «ПН» — відсутність працівника на робочому місці з нез'ясованих причин. Надалі при з'ясуванні причин неявки в табель можуть бути внесені виправлення. Якщо ж з'ясовується, що зафіксований прогул (наприклад, за доповідною запискою начальника структурного підрозділу), табель може бути документом – основою застосування дисциплінарних впливів чи звільнення працівника з відповідної статті Трудового Кодексу Російської Федерации.

У формі табеля Т-12 для відображення щоденних витрат робочого часу кожного працівника відведено дві графи – 4 і 6. Кожна графа розділена на два рядки. У верхніх рядках проставляються умовні позначення видів витрат робочого дня, у нижніх – фактично відпрацьоване кількість годин і минут4.

При заповненні форми Т-12 у верхніх рядках граф 5 та 7 проставляється кількість відпрацьованих днів, у нижніх рядках – кількість годин, відпрацьованих кожним працівником за обліковий період; у графі 5 – за першу половину місяця, у графі 7 – за другу.

Будь-яка організація має право застосовувати один із таких методів ведення табелю:

— у табелі відзначають як явки, і неявки працювати;

- У табелі відзначають лише відхилення (неявки, запізнення, понаднормовий годинник роботи та ін).

При використанні другого способу в табелі у графах 5 і 7 у верхньому рядку проставляються лише коди умовних позначень неявок на роботу (відпустки, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних та громадських обов'язків та ін.), а нижні рядки цих граф залишаються порожніми.

Якщо організація застосовує один для всіх працівників вид оплати та кореспондуючий рахунок, то при складанні табеля за формою Т-12 у розділі 2 не заповнюються графи 18 – 22. Якщо ж встановлені різні різних категорійпрацівників види оплати та кореспондуючі рахунки, то в табелі заповнюються графи 18 – 34.

Якщо співробітник йде у відпустку, то в табелі обліку робочого часу необхідно вказати святкові дні, тому що неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, не включаються до щорічної відпустки та не оплачуються5.

Якщо працівник перебуває у відпустці, немає необхідності відзначати вихідні дні, тому що вони входять у поняття «календарні дні відпустки».

Усунення працівника від роботи враховується у відповідній графі табеля шляхом проставлення часу відсутності на роботі, неявок на роботу.

Якщо працівник перебуває у відрядженні у вихідний чи святковий день, необхідно проставляти в табелі факт перебування у відрядженні, оскільки такі дні будуть оплачені йому у підвищеному розмірі.

Наповнення форми Т-13.Форма Т-13 "Табель обліку робочого часу" в невеликих організаціях, як правило, не використовується. Ця форма застосовується для обліку робочого часу за наявності в організації автоматизованого оброблення облікових даних (див. додаток 2).

Бланки табеля за формою Т-13 із частково заповненими реквізитами можуть бути створені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів належать: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, професія (посада), табельний номер, тобто дані, що містяться в довідниках щодо постійної інформації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки даних.

У формі Т-13 щоденні витрати робочого часу зазначаються у графі 4. Вона містить чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне місяцю число граф (15 та 16).

Якщо організація застосовує один (загальний для всіх працівників) вид оплати та кореспондуючий рахунок, у табелі форми Т-13 заповнюються реквізити «код виду оплати», «кореспондуючий рахунок» над таблицею з графами 7 – 9 та графа 9, без заповнення граф 7 та 9.

Якщо організація нараховує заробітну плату за кількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками, під час запису облікових даних заповнюються графи 7 – 9.

Якщо кількість видів оплати та кореспондуючих рахунків перевищує чотири, у формі Т-13 передбачено додатковий блок з ідентичними номерами граф для заповнення даних щодо видів оплати.

Двічі на місяць (за першу та другу половину місяця) проводиться підрахунок загальної кількості робочого часу – відпрацьованих днів та годин. Підрахунок проводиться підсумовуванням цифр у другому рядку граф 4 та 6 та внесенням результату до графи 5. Дані за другу половину місяця також виходять підсумовуванням граф 4 та 6, але результат вноситься до графи 7. У графах 8 – 13 проставляються дані обліку робочого часу в цілому за місяць.

Табелі обліку робочого дня зберігаються один рік у тому підрозділі (у того співробітника), де ведеться облік робочого часу.

бібліографічний список

1. Андрєєва, В. І. Приклад заповнення табеля обліку робочого часу / В. І. Андрєєва / / Довідник кадровика. - 2006. - №2. - С.72 - 73.

2. Митрофанова, У. У. Табель обліку робочого дня/ У. У. Митрофанова// Довідник кадровика. - 2004. - №11. - С.63 - 67.

3. Санкіна, Л. В. Табель обліку робочого часу / Л. В. Санкіна / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - №8. - С. 36 - 39.

4. Трудовий кодексРосійської Федерації. - М.: Проспект, 2008. - 208 с.

Додаток 1

Сторінки: наступна →

Табель обліку відпрацьованого часу є не просто документом з фіксацією робочого годинника, але й підставою для нарахування зарплати, розмір якої залежить від літерного позначення того чи іншого періоду.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питаньале кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Також саме табель є документом, в якому, по суті, відображається все трудове життя колективу - від та відпусток до понаднормових та . Саме тому важливо знати, як правильно його заповнити, щоб не порушити ні норми закону, ні права трудівників.

Що це за документ?

Відповідно до норм, закріплених у ст.91 ТК РФ, роботодавець зобов'язаний вести облік відпрацьованих годин на кожного співробітника, а також облік усіх періодів, протягом яких за працівником зберігалося його робоче місце. І на підставі п.2 Постанови Держкомстату №1 облік зобов'язані вести у всіх установах незалежно від форми власності у вигляді заповнення встановленої форми табеля.

Табель є уніфікованою формою первинної облікової документації, бланк якого затверджений законом, а саме тією ж Постановою Держкомстату № 1.

Обговорений документ призначений для фіксації всіх видів праці та відпочинку, а також інших періодів на підставі розпорядчих документів та з моменту працевлаштування працівника.

Навіщо потрібен?

Насамперед, табель обліку призначений для щоденної фіксації присутності чи відсутності працівників на робочих місцях, і навіть щомісячного підсумовування відпрацьованого часу, відповідно до якого і розраховується за розрахунковий період. Адже співробітники не тільки відпрацьовують належну кількість годин кожну зміну, а й прямують у відрядження, хворіють, використовують як , так і .

Також працівники можуть бути залучені до роботи в законний вихідний або відпрацювати понаднормово, можуть бути відсторонені від роботи або переведені на , що призведе до зміни кількості встановленої норми робочих годин, яку потрібно відобразити для правильного .

Якщо за фактично відпрацьований годинник оплата обчислюється відповідно до окладної системи або погодинної, то для оплати відпусток та лікарняних передбачено вже . А в табелі якраз і відображаються всі періоди шляхом застосування буквеного позначення та кількості відпрацьованих годин для фактичного обчислення оплати праці та норми виробітку.

Форма та їх відмінність

Табель обліку є табличний варіант обліку з графами, що відповідають дням місяця та підсумовуванням відпрацьованої кількості годин з розрахунку на облікову чисельність колективу. Обговорений документ містить 17 або 13 вертикальних граф, а горизонтальні призначені для кожного працівника із зазначенням його прізвища та ініціалів, посади та табельного номера, що присвоюється під час працевлаштування.

Як правило, табель ведеться на кожен відділ або цех окремо, адже при великому штаті зробити облік саме за окремо взятими структурними підрозділами простіше, враховуючи, що фахівець, відповідальний за ведення табеля, ознайомлений з усіма лікарняними або іншими ситуаціями, які повинні бути відображені в табелі.

Наразі Постановою Держкомстату №1 затверджено 2 форми табелю, а саме:

• Т-12;
• Т-13.

Дві ці таблиці мають мало відмінностей, але порядок їх заповнення відрізняється.

Форма Т-12 призначена для ведення вручну, а форма Т-13 передбачає можливість внесення даних до електронному виглядіз наступним розрахунком оплати праці відразу ж, у той час як у Т-12 відображення нарахувань здійснюватиметься в інших документах.

Т-12

Табель форми Т-12, як правило, має 17 затверджених вертикальних граф, призначених для:

• відмітки явки на робоче місце кожного працівника;
• відсутності на робочому місці відповідно до буквеного коду;
• кількості відпрацьованих годин за першу та другу половину місяця з підсумковою сумою;
• кількості відпрацьованих днів протягом місяця;
• кількості днів не явки на підприємство із зазначенням коду та годин;
• кількості вихідних чи святкових.

Табель Т-12 ведеться вручну та заповнюється відповідальною особою щодня, а за два дні до закінчення розрахункового періоду здається на перевірку до бухгалтерії для перевірки даних та нарахування зарплати.

Т-13

Табель форми Т-13 має 13 вертикальних граф, призначених крім перерахованих вище для внесення даних про нарахування оплати праці, а саме:

• код оплати;
• кореспондуючого рахунку відповідно до кількості відпрацьованих годин та виду кодування відсутності на робочому місці.

Документ форми Т-13 ведеться в електронному вигляді, як правило, у форматі Ексель з використанням спеціальних програм, які розраховуються автоматично. До обумовленої форми має доступ кілька співробітників, які внесенням та підрахунком підсумків та займаються.

Як заповнювати табель обліку робочого часу?

Табель обліку ведеться щодня. Як правило, дані вносяться після наряду, за результатами перевірки наявності працівників на робочих місцях та на підставі наказів, що підтверджують законну підставу відсутності чи поважність причини. У середині місяця табель передається в бухгалтерію для звірки даних для , але потім обумовлений документ повертається виконавцю для подальшої фіксації даних.

В останній день місяця табель закривається, виводяться всі підсумкові суми - кількість робочих днів на місяць, відпрацьований годинник та інші дані - і табель передається до бухгалтерії для нарахування оплати за місяць. Однак через те, що на підставі ст.136 ТК РФ звітним періодом для нарахування оплати праці може бути не 1-е та 31-е відповідно, а, припустимо, 5-те та 25-те, табель здається саме в обумовлені числа, але це в ідеалі.

Для того щоб нарахувати зарплату співробітникам при невеликому штаті, бухгалтерії потрібно як мінімум один робочий день, а якщо підприємство має великий штат і певну специфіку, яка передбачає доплати та надбавки, часу для розрахунків потрібно більше.

Тому табелі обліку відпрацьованого годинника передаються до бухгалтерії раніше - як мінімум на кілька робочих днів із зазначенням даних, які ще не мали місця.

Такий спосіб внесення відпрацьованих годин на перед у ряді випадків призводить до деяких складнощів. Зокрема, працівник може захворіти або попросити 1 день адміністративної відпустки у разі виникнення сімейних проблем, які потребують термінового вирішення. Адже зарплата вже нарахована, і на підставі табеля, до якого внесено такі дані.

У подібній ситуації передбачено окрему процедуру, яка передбачає внесення змін до розрахунків на підставі коригувального табеля, до якого прикладається Пояснювальна записказ обґрунтуванням коригування та подальшого з додатком копій аркуша непрацездатності або наказу про адміністративну відпустку.

Загальні правила ведення

Як правило, табель має кілька сторінок:

• На першій передбачено графи для внесення загальних даних, зокрема, найменування підприємства, яке має повністю відповідати установчих документів, потім вказується назва структурного підрозділу, номер документа, фактична дата складання та період звітності.
• На другій і третій сторінках передбачена таблиця для внесення даних про відпрацьований годинник працівниками, які перебувають у штаті. Дані про кожного з працівників переносяться в табель з особистої картки, щоб уникнути помилок, а також вказується табельний номер, який присвоюється кожному працівникові при працевлаштуванні.
• І четверта сторінка призначена для розрахунку оплати праці, що заповнюється вже бухгалтерією після отримання табеля наприкінці звітного періоду.

Інструкція із заповнення

З огляду на те, що з 2013 року умовні позначення, затверджені Постановою Держкомстату №1, мають рекомендаційний характер, кожен роботодавець вільний розробити спрощений бланк табелю з урахуванням особливостей специфіки підприємства, у такий спосіб виключивши частину підстав для буквеного обліку, який на підприємстві не присутній.

Оскільки для правильного заповнення табеля крім буквенного коду існує ряд правил заповнення обумовленого документа, бажано створити ще й Положення чи Інструкцію з висвітленням всіх нюансів і підстав для внесення тих чи інших даних.

Хто підписує?

Табель обліку має декілька рядків наприкінці таблиць для підписів цього документа відповідальними особами, які заповнюють табель та відповідають за достовірність відображених даних.

Зокрема, мають бути підписи начальника відділу, працівника кадрів та особи, яка табель та веде.

А оскільки на великих підприємствах, проводити облік відпрацьованого часу кільком працівникам досить складно, вводитися спеціальна штатна одиниця табельника чи нормувальника, який знає, як вести табель і які аспекти би мало бути враховані.

Позначення

Норми Наказу Держкомстату № 1, якими було затверджено літерні позначення до 2013 року, були обов'язковими для дотримання всіма підприємствами, проте після обумовленої дати ці правила були віднесені до рекомендаційних. А оскільки довгі роки умовними позначеннями користувалися та оцінили їх зручність та об'єктивність, все залишилося, як і раніше.

У обумовленому нормативному акті передбачено розділ, який затверджує буквений код кожному за підстави присутності чи відсутності співробітників для підприємства.

Так, у робочий день кожного співробітника ставиться код: «Я», а під ним вказується кількість відпрацьованих годин. Якщо ж працівник перебуває у законній відпустці, проставляється: «ВІД» і нульовий годинник, оскільки працівник фактично відсутній.

А враховуючи, що підстав для відсутності або виконання обов'язків в особливих умовах на підприємстві досить багато розроблено спеціальну таблицю, що передбачає буквений код, що складається з 36 найменувань усіх випадків, обумовлених у ТК РФ чи інших нормативних актах.

Зразок заповнення на 2019 рік

Наприклад, заповнення табеля за робочий тижденьбуде виглядати так:

1	2	3	4	5	6	7
Я	Я	До	Я	Я	У	У
8	8	8	8	8	0	0

Завантажити заповнений бланк табеля з умовними позначеннями можна на нашому сайті:

Особливості оформлення

Враховуючи особливості праці на кожному підприємстві, табулювання робочого часу в розрізі різних ситуацій мають наступний порядок відображення.

Нічний годинник

Відповідно до ст.96 ТК РФ роботою в нічний годинник вважається період з 10 вечора до 6 ранку.

Отже, якщо працівник має 12-годинну зміну і приступає до роботи о 8-й вечора, в табелі цей період відображається так:

П.І.Б.	12.09.2016	13.09.2016
Сомов П.Б., сторож	Я	Я
	2	2
	Н	Н
	2	6

Понаднормова робота

Дні відсутності працівника у зв'язку з виконанням службового завдання в табелі мають буквений код – К, годинник же виставляється відповідно до зміни, тобто 8. Якщо дні відрядження збігаються з вихідними днями, у табелі замість коду «В» проставляється код «К» та години перебування у відрядженні.

Відпустка

Правові основи відпусток обумовлені у главі № 19 ТК РФ, відповідно до якої передбачені наступні видивідпусток з літерним позначенням у табелі:

• основна відпустка - ВІД;
• всі види - ОД;
• учнівська відпустка з оплатою - У;
• учнівська відпустка без оплати – УД;
• - ОЖ;
• адміністративна відпустка – ДО;
• пільгова адміністративна відпустка – ДБ.

Враховуючи, що в період перебування у відпустці будь-якого виду співробітник не працює, годинник у табелі вказується нульовий.

Відсутність працівника з невідомої причини

У ряді випадків працівник може бути відсутнім на підприємстві з не з'ясованих причин або у зв'язку з обставинами, які не підтверджені документально.

Наприклад, при захворюванні лікарняний видається лише після одужання, а це як мінімум 5 днів. Без лікарняного лише на підставі дзвінка співробітника вказати, що працівник хворіє не можна, адже існує ймовірність, що лікарняний не буде наданий або буде неоплачуваним.

Також працівник може виконувати державні чи громадські обов'язки, які будуть підтверджені документально вже після закінчення роботи. І співробітник просто може не вийти на роботу через сімейні проблеми, але не зателефонувати.

У подібній ситуації в табелі вказується код «ПН» і годинник праці вказується нульовий.

Робота у дні хвороби

У порядку норм, викладених у ст.76 ТК РФ, керівник підприємства зобов'язаний усунути трудівника від роботи за наявності медичних протипоказань. Тобто якщо працівнику було оформлено лікарняний лист, залучати до виконання безпосередніх обов'язків заборонено законом. Однак за виробничою потребою за негласною згодою керівництва співробітників все ж таки відкликають із лікарняного в порушенні норм закону, компенсуючи подібну працю наданням негласних та оплачуваних відгулів.

Офіційно ж у табелі факт присутності трудівника на робочому місці в табелі не зазначається, оскільки подібні дії є прямим порушенням законодавства і, отже, документувати порушення ніхто не запобігає штрафним санкціям.

Тому незалежно від того, чи перебуває працівник у лікарні чи на підприємстві, за наявності лікарняного листа в табелі проставляється код «Б». Якщо відповідно до закону, а саме ст.9 ФЗ №255 допомога співробітнику не належить, у табелі ставиться позначка: «Т».

Усунення від роботи

Усунути від роботи працівника можуть з багатьох причин, які обумовлені в ст.76 ТК РФ, проте якщо відсторонення відбулося з вини працівника і оплата за цей період не передбачено, у табелі відображається код: «НБ».

Якщо ж причиною усунення була вина роботодавця і працівник у порядку закону має право на оплату за цей день, зазначається код «АЛЕ».

Простий

В силу економічних проблемна підприємствах присутні як періоди безперервної праці, а й простої, які у порядку ст.157 ТК РФ підлягають оплаті, а й у розмірі залежить від деяких причин.

Зокрема:

• простий з вини керівництва оплачується у розмірі 23 середнього денного заробітку і має буквений код – РП;
• простий з вини працівника не оплачується та кодується як «ВП»;
• Найпростіший за незалежними від сторін обставинам оплачується у вигляді 2\3 окладу і відбивається як «НП».

Однак, враховуючи, що навіть за простої працівники можуть перебувати на підприємстві за розпорядженням керівництва, годинник праці все ж таки відзначається відповідно до перебування на території установи.

Донорство

Порядок забору крові, а також пільги, що надаються у зв'язку з донорством, регламентуються нормами ст.186 ТК РФ відповідно до яких за донором зберігається середній заробіток, відповідно в табелі проставляється код «Г», оскільки здавання крові належить до громадських обов'язків.

Якщо працівник у день забору крові виходить на роботу, табель заповнюється таким чином:

Проходження медобстеження

На підставі ст.185 ТК РФ співробітник має право на середній заробіток за день проходження медичного обстеження, відповідно в табелі сьогодні відбивається кодом «МО».

А оскільки в затвердженій уніфікованій формі Т-12 цей код не значиться, керівництво підприємства має право затвердити дане позначення в Положенні про ведення табеля.

Сумісництво

Порядок роботи сумісників закріплений у розділі 44 ТК РФ, відповідно до якої затверджено обмеження протяжності праці даної категорії працівників та умови їх трудової діяльності.

Виходячи з норм трудового законодавствасумісник є окремою штатною одиницею незалежно від того, чи працює він у порядку або . Отже, при обліку в табелі відпрацьованих годин на сумісника ведеться окремий рядок.

Важливі нюанси

Зазвичай, табель заповнюється у першій половині дня, відзначаючи фактичне присутність чи відсутність працівників для підприємства, бо режим праці в деяких із співробітників може бути різним, для заповнення використовуються графіки змін, щоб бачити повну картину. Ще одним важливим нюансом при заповненні табеля є відсутність працівника по поважних причин, але без документів, що підтверджують.

Наприклад, працівник може хворіти протягом тижня і бути відсутнім на підприємстві, а так лікарняний лист видається тільки після закінчення лікування, письмових підстав для відмітки про хворобу ще не буде. У такій ситуації табель проставляється відмітка про відсутність з подальшим коригуванням внесених даних вже після надання листка непрацездатності.

Також важливим аспектом при заповненні табеля є розпорядчі документи, тобто накази, у яких відбиваються дані про відсутність працівників чи зміни у графіці праці. Саме на підставі отриманих даних у табель і вносяться ті чи інші дані відповідно до буквеного коду, передбаченого для різних ситуацій та затвердженого тим самим Наказом Держкомстату № 1.

Відповідальні обличчя

Як правило, за заповнення табеля відповідає особа в основні обов'язки якого входить ведення цього документа або особа, якій доручено облік відпрацьованого часу на підставі наказу по підприємству в порядку розширення зон обслуговування.

Проте крім відповідальної особи, за дані, відображені в табелі, несуть відповідальність ще низка осіб, зокрема начальник структурного підрозділу, який підписує табель та кадровий працівник, які і накази для відпусток оформляє, і дані звіряє, і підпис свій ставить.

Відповідальність за незаповнення чи помилки ведення

У разі, якщо в табелі сталася помилка, законом допускається оформлення коригувального табеля, що дозволяє відрегулювати різні нюанси, описані вище, тобто ті ж таки лікарняні або адміністративні відпустки. Але якщо помилку допущено у зв'язку з банальною неуважністю, причому неодноразово, або у разі негативних наслідків, керівництво компанії має право застосувати до недбайливого співробітника дисциплінарне стягнення, причому догану можна поставити як нормировщику, а й усім особам, які відповідальні його ведення і перевірку відбитих даних.

Якщо ж на підприємстві зовсім не ведеться табель, і при перевірці контролюючими органами цей факт буде виявлено на роботодавця чекає штраф:

• за порушення норм ст.9 ФЗ №402 про обов'язкове відання первинного облікута порушення правил оподаткування у порядку ст.120 НК РФ у розмірі 10 тис. рублів;
• порушення трудового законодавства, у частині не надання належних пільг і гарантій пов'язані з тими самими нічними чи понаднормовими роботами, які неможливо відобразити без табеля порядку ст.5.27 КоАП РФ у вигляді коливається від тридцяти до п'ятдесяти тисяч.

Порядок обліку

Навіть якщо на підприємстві ведеться електронний табель із застосуванням форми Т-13, у роздрукованому вигляді цей документ теж має бути присутнім, адже здійснити розрахунок за допомогою комп'ютерних програмдосить просто, а ось провести контроль, порівняння відображених даних та зберігання обумовленого документа в електронному вигляді не завжди зручно.

Також слід враховувати той факт, що електронні базиданих можуть зникнути, адже світло можуть відключити або на комп'ютері з'явитися вірус. Саме тому дані обліку завжди слід дублювати у двох варіантах рукописному чи роздрукованому та електронному.

Скільки де зберігається?

Відповідно до п.586 Наказу Мінкультури № 558 табелі обліку повинні зберігатися в бухгалтерії або в архівній кімнаті, оскільки цей документ є підставою для розрахунку та нарахування оплати праці, при цьому термін зберігання табеля становить 5 років.

У разі, якщо на підприємстві присутні шкідливі умови, і відповідно працівникам нараховуються належні надбавки, табель зберігається протягом 75 років у зв'язку з тим, що трудівникам надано право на отримання пенсії достроково, період якої визначається на підставі фактично відпрацьованого часу в певних умовах за мінусом лікарняних та відпусток, які якраз і відображаються у документ.

Кому й у яких випадках може знадобитися витяг з документа?

З ст.62 ТК РФ кожен співробітник під час трудової діяльності чи звільненні має право вимагати копії документів, у яких відбито їх діяльність, дана норма поширюється і табель обліку. Оскільки табель ведеться на цех або відділ і з урахуванням того, що підприємство зобов'язане відповідно до норм ФЗ №152 зберігати персональні дані і не поширювати їх без дозволу власника, оформляється виписка тільки на одного співробітника.

Будь-які підприємства, які використовують працю найманого персоналу, повинні враховувати відпрацьований співробітниками час. На цій підставі бухгалтерія розраховує належну їм зарплату та допомогу. Відпрацьований час відображається у спеціальному документі – табелі обліку робочого часу. Розкажемо, які існують нюанси щодо його ведення та як правильно його заповнювати.

Табель обліку робочого часу – це один із видів первинної документації бухобліку, який фіксує:

• вид часу виконання трудових функцій, що відпрацьовує співробітник;
• його тривалість (у годинах та днях).

Функції табеля:

• відмітка про фактичну зайнятість співробітника з кожного виду робочого дня;
• контроль персоналу;
• адекватне нарахування зарплат та деяких пільг;
• доказ за відповідних трудових спорах;
• розрахунок переробки;
• підставу правомірності звільнення внаслідок прогулу;
• податкове обґрунтування витрат за фонд заробітної плати;
• основа для складання звітів до контролюючих органів.

Чи може ТОВ чи ІП працювати без табеля обліку

Закон вимагає від роботодавців обов'язкового ведення такого табеля, незалежно від правової формиїх організації. Якщо компанії працюють наймані службовці, їм потрібно виплачувати зарплату, з якої до бюджету відраховуються податки. Щоб перевірити обґрунтованість нарахування зарплат, податкова поцікавиться наявністю цього документа та його змістом.

Якщо у ТОВ чи ІП працюють співробітники, а табель обліку робочого часу не заповнюється або містить помилки, податкова може визнати витрати на їхню зарплату документально необґрунтованими. Це означає, що ці витрати роботодавця не знизять базу податку на прибуток.

Важливо!Роботодавцю, який не переймається обліком робочого часу або веде табель з порушеннями, загрожують санкції з боку органів контролю. Директор може бути оштрафований на 1000 - 5000 руб., А організаціям можуть виписати штраф на суму до 50 тис. руб. (Ст. 52.7 КпАП РФ).

Як враховується робочий час співробітника

Робочий час – це проміжок дня чи ночі, протягом якого співробітник зобов'язаний займатися виконанням своїх трудових функцій чи час, прирівняний до такого по оплате. Тривалість цього періоду (робочий день або зміна) та регулярність його повторення (режим або графік) повинні бути обов'язково зафіксовані у трудовому договорі як умови праці.

У табелі обліку відзначаються різні різновиди часу, пов'язаного з трудовими функціями:

• денне;
• нічний;
• у вихідні та святкові дні;
• понаднормова;
• вахта;
• підвищення кваліфікації поза виробництвом;
• оплачувані відпустки;
• лікарняні;
• вимушений прогул;
• страйк;
• простий та ін.

Принципи ведення табеля

Табельник зобов'язаний дотримуватися законодавчо прийнятих правил, а також регламент, закріплений у внутрішніх нормативних актах підприємства:

1. Цей документ може вестись по кожному підрозділу окремо або по всій організації.
2. У табель вноситься кількість відпрацьованих працівником годинника по кожному виду робочого часу відповідно до присвоєного коду.
3. Крім часу зайнятості, відзначається також кількість годин, коли співробітник не виконував роботу, хоча повинен був це робити (прогули, страйки, простої).
4. Співробітники потрапляють у табель або виключаються з нього після оформлення відповідної кадрової документації– наказу про працевлаштування чи звільнення, трудового договору.
5. При включенні в табель нового працівника він отримує табельний номер, який є унікальним та стане його кодом у кадровій документації. Номер буде актуальним протягом усього часу роботи на даного роботодавця. Від зміни посади табельний номер не змінюється. Після звільнення такий номер не повинен нікому присвоюватися протягом 3 років.
6. Заздалегідь заповнювати табель категорично заборонено – у документі відображається час. відпрацьований за фактом.

Чи правомірно застосовувати електронні системи контролю?

Багато організацій, особливо численні, використовують для полегшення обліку роботи персоналу електронні системиконтролю та/або спостереження за працівниками. Різні функції цих систем дозволяють фіксувати час приходу та догляду співробітників, деякі – їх переміщення територією, іноді – заняття на робочому місці.

Підставою для фіксації присутності співробітника на роботі може бути реєстрація їх за різними показниками, передбаченими тією чи іншою системою обліку та контролю:

• пред'явлення електронних перепусток-карток;
• зчитування відбитків пальців;
• сканування сітківки ока;
• відеофіксація за допомогою камер та ін.

Святкові дні випали на час відпустки

Якщо у відпускника в період його відпочинку випали дні, які в інших співробітників були неробочими через свята, табельник ставить у відповідних осередках букву В («Вихідний»). Ці дні не входять до відпускного часу. Звичайні вихідні (не святкові) позначаються буквами ВІД (Відпустка), оскільки їх враховують у кількості днів відпустки.

Співробітник захворів під час відпустки

Трудовий Кодекс дозволяє продовжувати відпустку на час вимушеної непрацездатності або переносити ці дні на інший час. Ось чому важливо точно внести позначення в табелі, скільки днів у відпочинку співробітник прохворів. Природно, хвороба має бути документально оформлена листком.

Табельник вважає, скільки днів співробітник відпочивав здоровим і зазначає їх кодом ВІД («Відпустка»). Потім дати, на які видавався лікарняний лист, відповідно позначаються «Б». Якщо відпустка після хвороби тривала, ці дні знову відзначаються «ВІД», як і час, на який він був продовжений або перенесений на компенсацію лікарняного.

Відрядження випало на вихідні

Якщо співробітник змушений провести вихідні дні у службовому відрядженні, це створює труднощі у табелюванні. Дати вимушеної праці у від'їзді, що випали на вихідні, при заповненні табеля позначають не буквою В («Вихідний»), а кодом К («Відрядження»), незалежно від того, чи був зайнятий у цей день відряджений або відпочивав.

Трудове законодавство зобов'язує роботодавців вести облік відпрацьованого працівниками часу. Враховувати відпрацьований годинник повинні організації незалежно від юридичного статусу та індивідуальні підприємці. Спеціально для цього Держкомстатом розроблено та затверджено форми Табеля обліку робочого часу N Т-12 та N Т-13.

Наведемо інструкцію із заповнення, яка допоможе правильно відобразити дані та використовувати табель раціонально.

Навіщо потрібен табель обліку робочого дня

Табель обліку робочого часу, затверджений ухвалою Держкомстату від 05.01.2004 № 1, допомагає кадровій службіта бухгалтерії підприємства:

• враховувати час, відпрацьований чи невідпрацьований найманим працівником;
• контролювати дотримання графіка робочого дня (явки, неявки, запізнення);
• мати офіційні відомості про відпрацьований кожним працівником час для розрахунку зарплати або складання статистичної звітності.

Бухгалтеру він допоможе підтвердити правомірність нарахування чи ненарахування сум зарплати та компенсацій кожному працівникові. Кадровику - відстежити явку і в разі потреби обґрунтувати стягнення, накладене на працівника.

Табель обліку робочого часу відноситься до форм документів, які видаються працівникові під час звільнення разом з трудовою книжкоюна його запит (ст. 84.1 НК РФ).

Варто зазначити, що уніфіковані форми табелів N Т-12 та N Т-13 з 1 січня 2013 р. не є обов'язковими для застосування. Однак облік вести роботодавці зобов'язані (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Організації та ІП можуть використовувати інші способи контролю часу перебування працівників на робочих місцях. Але за фактом формат бланка, розроблений Держкомстатом, досить зручний і продовжує застосовуватися.

Хто веде табель в організації

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинних облікових документів:

• табель робочого часу на 2019 рік складає та веде уповноважена особа;
• підписують документ керівник підрозділу та працівник кадрової служби;
• після чого він передається до бухгалтерії.

Як бачимо, правила не встановлюють посаду працівника, який веде табель обліку використання робочого дня. Керівництво вправі призначити будь-якого виконання цього завдання. Для цього видається наказ із зазначенням посади та прізвища відповідальної особи. Якщо наказ про призначення такого працівника не випущено, то обов'язок вести облік має бути прописаний у трудовому договорі. Інакше вимагати від працівника ведення обліку неправомірно. У великих організаціях у кожному відділі призначається такий працівник. Він заповнює протягом місяця бланк, віддає на підпис начальнику відділу, який у свою чергу, перевіривши дані, передає форму кадровику. Співробітник відділу кадрів звіряє інформацію, заповнює її основі необхідні своєї роботи документи, підписує табель і передає бухгалтеру.

У маленьких фірмах такий довгий ланцюжок не дотримується - табель обліку веде кадровий працівник, а потім одразу передає до бухгалтерії.

Чим відрізняються форми N Т-12 та N Т-13 Табеля обліку робочого часу

Відрізняються дві затверджені форми тем, одна з них (Т-13) використовується в установах та фірмах, де встановлений спеціальний турнікет — автоматична система, яка контролює явку працівників. А форма Т-12 вважається універсальною та містить, крім того, додатковий Розділ 2. У ньому можна відображати розрахунки з працівниками з оплати праці. Але якщо фірма веде розрахунки з персоналом як окремий виглядобліку, розділ 2 просто залишається пустим.

Заповнення табеля робочого часу

Застосовуються два способи заповнення табеля:

• суцільне заповнення - щодня відзначаються всі явки та неявки;
• заповнення за відхиленнями - відзначаються лише запізнення, неявки.

Наведемо для прикладу інструкцію із заповнення форми Т-13 методом суцільного заповнення.

Крок 1 - назва організації та структурного підрозділу

Вгорі вписують назву фірми (ПІБ ІП) та найменування структурної одиниці. Це може бути відділ продажу, відділ маркетингу, виробничий відділ тощо.

Крок 2 - код по ОКПО

ОКПО - загальноросійський класифікаторпідприємств та організацій. Міститься у базах Росстату, складається з:

• 8 цифр для юросіб;
• 10 цифр для ІП.

Крок 3 – номер документа та дата складання

• Номер документу надається по порядку.
• Датою складання зазвичай проставляється останній день звітного місяця.

Крок 4 - звітний період

Табель обліку робочого часу здають за місяць - період з першого по останнє число серпня у нашому випадку.

Крок 5 - інформація про працівника

Для кожного співробітника відділу заповнюється окремий рядок.

• Порядковий номер у табелі.
• Прізвище та посаду працівника.

• Табельний номер присвоюється кожному працівнику та використовується у всіх внутрішніх документах обліку. Зберігається за співробітником на весь час роботи в організації та не передається іншій людині ще кілька років після звільнення.

Крок 6 - відомості про явки та кількість годин

Для заповнення інформації про явки та неявки співробітників використовують скорочені умовні позначення. Їхній список ви знайдете в кінці статті в окремому пункті. У прикладі для працівника Петрова А.А. використано 4 скорочення:

• Я - явка (у разі явки в нижньому осередку записують кількість відпрацьованих годин);
• У вихідний;
• К - відрядження;
• ВІД - відпустка.

Крок 7 - підсумкова кількість днів та годин за місяць

• У 5-й графі вказують кількість відпрацьованих днів та годин за кожні півмісяця.

• У 6-й графі — підсумкова кількість днів та годин на місяць.

Крок 8 – відомості для нарахування зарплати

Код виду оплати визначає певний вид грошової виплати, зашифрований цифрами. Повний список кодів дивіться наприкінці статті. У прикладі використані:

• 2000 - зарплата (оплата праці);
• 2012 - відпускні.

• Кореспондуючий рахунок - бухгалтерський рахунок, з якого списуються витрати на зазначений вид оплати праці. У нашому випадку рахунок списання зарплати, виплат на відрядження і відпускних один і той же.

• У стовпці 9 вказується кількість опрацьованих днів або годин за кожним видом оплати праці. У нашому випадку до верхнього осередку внесено дні явки та відрядження, у нижній — дні перебування у відпустці.

Якщо до всіх працівників протягом місяця застосуємо один вид оплати праці (зарплата), то код виду оплати та номер рахунку пишуть зверху, графи 7 та 8 залишають порожніми, вказуючи лише відпрацьовані дні або години у графі 9. Ось таким чином:

Крок 9 — відомості про причини та час неявки

Графи 10-12 містять код причини неявки та кількість годин відсутності. У прикладі працівник був відсутній 13 днів:

• 3 дні - у зв'язку з відрядженням;
• 10 днів був у відпустці.

Крок 10 - підписи відповідальних осіб

Табель обліку підписують наприкінці місяця:

• співробітник, відповідальний за ведення;
• керівник відділу;
• кадровий працівник.

Як відзначати відпустку в табелі робочого часу

Перед тим, як відзначати відпустку в табелі обліку робочого часу, важливо знати наступні моменти:

• який саме вид відпустки проставляти;
• період відпустки - з якого за скільки відпочиває працівник;
• яким методом заповнюється табель - суцільним або реєструються лише відхилення.

Різні види відпустки позначаються в табелі такими скороченнями:

	чергова оплачувана відпустка
	додатковий оплачуваний
	адміністративний (без збереження ЗП)
	навчальний із збережемо ЗП
	навчальний без відриву від виробництва (скорочений день)
	навчальний без збереження ЗП
	у зв'язку з вагітністю та пологами
	з догляду за дитиною до 3 років
	без збереження ЗП у передбачених законом випадках
	додатковий без збереження ЗП

З використанням обох методів заповнення табеля умовне позначення відпустки проставляється кожен день відсутності працівника. Просто під час використання суцільного методу інші дні заповнюються явками (умовний код «Я»), а за методу обліку відхилень — залишаються порожніми.

Інші позначення та коди в табелі

Наведемо літерні позначення, які у табелі обліку робочого дня як таблиць.

Присутність на робочому місці:

Відсутність на робочому місці:

	тимчасова непрацездатність (лікарняний) із виплатою допомоги
	тимчасова непрацездатність без виплати допомоги
	скорочений робочий день у передбачених законом випадках
	вимушений прогул під час незаконного усунення (звільнення)
	неявка у зв'язку з виконанням державних (суспільних) обов'язків
	прогул без поважних причин
	режим неповного робочого часу
	вихідні та святкові неробочі дні
	додатковий оплачуваний вихідний
	додатковий неоплачуваний вихідний
	страйк
	нез'ясована причина неявки
	простий з вини роботодавця
	простий з незалежних ні від кого причин
	простий з вини працівника
	усунення від роботи (оплачуване)
	усунення без збереження ЗП
	призупинення роботи при затримці ЗП

Наведемо тільки основні цифрові коди видів оплати праці(Повний перелік - у Наказі ФНП Росії від 13.10.2006 N САЕ-3-04/ [email protected]):

Заповнений зразок табеля робочого часу