Ми живемо в нестабільному світі, що постійно змінюється. Швидко змінюються сучасні технології, і так само швидко змінюється економічна обстановка, що позначається на роботі підприємств. Якісь із них ростуть і розвиваються за рахунок відкриття нових філій, відділів. Інші – за рахунок запровадження нових, досконаліших технологій, що призводить до зниження кількості робочих місць, вивільнення окремих посад. Наслідком цього є скорочення посади штатному розкладічи чисельності штатних одиниць.

Скорочення посади у штатному розкладі проводиться за зниження робочих місць

Зрозуміло, не всі співробітники будуть згодні зі звільненням, тому роботодавець повинен стежити за тим, щоб адміністрацією суворо дотримувалися покрокової процедури затвердження нового штатного розкладу при скороченні штату та виключення посад із старого.

Скорочення чисельності чи штату

Одна з підстав для можливості розірвати трудовий договір, ініційоване роботодавцем, – це зміна штатного розкладу та відповідне йому скорочення чисельності та штату. До проведення скорочення керівництво та кадрова службаповинні визначити, чи скорочуватиметься лише чисельність чи штат посад.

Скороченням чисельності називають зменшення кількості штатних одиниць з певної конкретної посади. Скорочення штату – повне видалення штатного розкладу посади.

Дотримання процедури звільнення

Здійснюючи зміну штатного розкладу при скороченні співробітників, дуже важливо оформити документи та провести всі процедури правильно. Процес скорочення посади (посад) включає кілька заходів:

Створення комісії зі скорочення штатів

Після рішення про необхідність скорочення потрібно залучити до участі у цьому громадськість компанії. При цьому наказом директора створюється комісія, яка складається з працівників підприємства. Ця комісія визначає правомірність скорочення посади та наявність у конкретних співробітників переважного права бути залишеними у колективі. Ухвалене комісією рішення оформляється протоколом.

Стаття 179 ТК перераховує категорії працівників, які мають переважне право перед іншими співробітниками для залишення їх на роботі. До них відносяться:

• працівники, у сім'ях яких не менше двох непрацездатних членів)
• працівники, у сім'ях яких немає інших осіб, які мають заробіток)
• співробітники, які отримали на цьому підприємстві каліцтво, якесь профзахворювання)
• інваліди ВВВ та інших бойових дій)
• співробітники, які підвищують кваліфікацію без відриву від виробництва.

Крім цього, статтею 261 ТК РФ забороняється звільнення зі скорочення посади:

• жінок з дітьми віком до 3 років)
• вагітних жінок)
• одиноких матерів із дітьми до 14 років (або дітей-інвалідів – до 18 років))
• інших осіб, які здійснюють виховання таких дітей за відсутності матері.

Наказ про скорочення

Спочатку керівник підприємства видає наказ, у якому зазначається, які посади підлягають скороченню. Потім має бути виданий наказ про затвердження штатного розпису через скорочення співробітників.

Повідомлення співробітників та пропозиція вакансій

Про подальше звільнення, яке спричиняє зміну штатного розкладу при скороченні штату, співробітників потрібно повідомити щонайменше за два місяці до самого звільнення. Причому зробити це слід індивідуально та під розпис. У випадку, якщо співробітник відмовиться розписатися в отриманні повідомлення, потрібно при двох-трьох свідках скласти акт, що підтверджує факт повідомлення про звільнення.

Співробітникам потрібно запропонувати наявні на підприємстві вакантні місця. Робиться це не раз, а періодично з моменту повідомлення про звільнення. Пропонувати працівникам потрібно всі вакансії, які можуть з'явитись у компанії після повідомлення про скорочення посад. Зазвичай повідомлення про вакансію у штатному розкладі при скороченні штатів відбувається тричі:

• при повідомленні про скорочення посади,
• через місяць після цього,
• передостаннього робочого дня.

Співробітникам потрібно пропонувати не лише посади та вакансії, які відповідають їхній нинішній кваліфікації, а й такі, що знаходяться нижче або менше оплачуються. Роботодавець повинен пропонувати всі вакансії, які відповідають цим вимогам та перебувають у цій місцевості. Вакансії з інших місцевостей потрібно пропонувати лише якщо це обумовлено у трудовому чи колективному договорі.

Коли відбувається зміна штатного розкладу при скороченні штату та чисельності, адміністрація компанії та роботодавець не повинні розміщувати оголошення про пошук нових співробітників саме на ці посади. Крім того, бажано не вводити ці посади назад до штатного розкладу як мінімум протягом півроку після скорочення. Інакше скорочений співробітник може у судовому порядку довести, що фактично скорочення штату не відбулося, оскаржити звільнення та повернутися на роботу.

Тимчасові вакансії

Вакансією називається посада, яка передбачена за штатним розписом та на виконання роботи, за якою не укладався трудовий договір. Виходячи з цього, посада, зайнята працівником, який перебуває у тривалій відпустці (у зв'язку з вагітністю, пологами, доглядом за дитиною) або переведеним на іншу посаду тимчасово, не є вакантною. Отже, роботодавець при скороченні зобов'язаний пропонувати співробітникам, що скорочуються, постійні вакансії.

Водночас і прямої заборони на пропозицію вакансій тимчасового характеру у законодавстві немає. При переведенні співробітників з посади, що скорочується, на посаду, вільну на час відсутності постійного співробітника, з ними повинен укладатися терміновий трудовий договір.

Повідомлення служби зайнятості

Роботодавець не зобов'язаний запроваджувати новий штатний розпис при скороченні чисельності та штату

Роботодавець повинен у письмовій форміі не пізніше двох місяців до звільнення, яке викликає виключення посади зі штатного розкладу при скороченні, повідомити про це службу зайнятості. Якщо скорочення посади в штаті компанії призведе до масових звільнень, то повідомляти службу зайнятості необхідно за три місяці до цього.

Повідомлення органам служби зайнятості має містити посаду, професію, спеціальність та вимоги до кваліфікації. Також для кожного окремого співробітника повідомляють умови оплати праці.

Виплати зі скорочення

Виключення посади зі штату передбачає виплату компенсації звільненим співробітникам, які не погодилися на вакансії і не залишилися на підприємстві на інших посадах. Цим працівникам виплачується вихідна допомога, що дорівнює середньомісячному заробітку. Такі самі за розміром суми виплачуються щомісяця під час пошуку звільненою людиною роботи (трохи більше 2 місяців, а північних регіонах – трохи більше 3). Розірвання трудових договорів підтверджується виданим наказом, до трудових книжок мають бути внесені записи про «звільнення зі скорочення штату працівників підприємства».

В останній робочий день із звільненим працівником провадиться остаточний розрахунок, видається трудова книжка. Усі свої подальші відносини працівник, посаду якого скорочено зі штатного розкладу, будує виключно з територіальним органом служби зайнятості. До обов'язків цієї організації входять працевлаштування громадян, виплата їм допомоги з безробіття, забезпечення допомогою з тимчасової непрацездатності, можливість перенавчання тощо.

Звільнення раніше за два місяці

Якщо працівник, який потрапив до категорії скорочуваних, виявить бажання звільнитися раніше двох місяців після повідомлення про скорочення, то для цього є два варіанти:

1. Співробітник пише згоду на звільнення достроково. Передбачається виплата додаткової компенсації. Її розмір визначається часом, що залишився до закінчення двомісячного періоду.
2. Співробітник звільняється за власним бажанням. В цьому випадку жодних компенсацій від роботодавця йому не належить.

Підготовка документів для суду

Виключення посади зі штатного розпису при скороченні несе певні наслідки

Працівник, який не погоджується з прийнятим адміністрацією рішенням, може оскаржити законність виключення посади зі штатного розкладу в день звільнення співробітника, звернувшись до судових органів.

Насамперед скорочення посади повинно мати місце насправді. Цей факт має підтвердити поданий суду штатний розпис до процедури скорочення та новий штатний розпис при скороченні чисельності та штату після його завершення.

Водночас закон не зобов'язує роботодавця під час проведення дії щодо скорочення чисельності/штату вводити новий штатний розпис. Правомірно просто наказом внести зміни до існуючого.

Судова практика передбачає, що право визначати штат посад та чисельність працівників належить адміністрації та роботодавцю. Однак, незважаючи на відсутність вимоги до роботодавця доводити обґрунтованість прийнятого рішенняпро скорочення посад зі штатного розкладу, рекомендується все ж таки скласти техніко-економічне обґрунтування. Існування цього документа посилить у суді позицію роботодавця та спростує доводи працівника про надуманість скорочення його посади.

• Кадрове діловодство

Ключові слова:

1 -1

Підприємство є живим організмом, тому потребує коригування розкладу та графіка роботи. Не є винятком такий документ, як штатний розпис. Необхідність внесення до нього поправок (перейменування посади, додавання чи скорочення) пов'язані з низкою причин: реорганізацією структури, зміною фонду оплати праці, модернізацією чи спадом виробництва. У цьому є свій порядок дій та типові зразкинаказів.

Штатний розклад – основа діяльності підприємства

Саме внесення змін до штатного розкладу є відправною точкою для здійснення конкретних перетворень на підприємстві. Йдеться не лише про зміни у графіку роботи, адже за будь-яких змін у системі дуже важливо враховувати продуктивність і результативність працівників - ці показники не повинні бути нижчими за попередні за аналогічний період.

Керівництво компанії може уникнути неприємних ситуацій, зокрема трудових спорів, претензій з боку контролюючих органів, якщо віднесеться з відповідальністю до процесу оформлення змін у штаті.

Коли змінюється штатний розпис, видається відповідний наказ.

На яких підставах змінюють штатний розпис

Зміни до штатного розкладу вносять у таких випадках:

1. Перетворення (модифікація) компанії, що потребує виключення деяких посад чи запровадження нових.
2. Зменшення масштабів діяльності, коли виникає потреба у скороченні чисельності штатних співробітників.
3. Розвиток бізнесу, що спричиняє набір нових працівників.
4. Підвищення чи зниження фонду зарплати.
5. Реорганізаційні процеси для підприємства.
6. Коригування найменувань посад.

Цей список не обмежений представленими випадками, але саме ці зустрічаються на практиці найчастіше.

Чи існують винятки та обмеження згідно із законом

Пред'явлені Трудовим кодексом регламентуючі вимоги стосуються причин, через які можуть бути змінені якість та чисельність штату.

Щодо обмежень, якщо вони не суперечать основним вимогам статутних документів підприємства (рід діяльності, сфера виробництва товарів або надання послуг, технологія виготовлення тощо), кожне підприємство має право вносити будь-які коригування та зміни в плані ситуації.

Хто має складати штатний розпис та вносити зміни

У законодавстві немає чіткої свідчення про те, хто має займатися штатним розкладом. Так чи інакше брати участь у комплектації кадрового складуможуть усі. Навіть рядові співробітники мають право подавати клопотання про необхідність скасування та запровадження ставок, переведення на іншу посаду. Технічно складає штатний розпис той, на кого керівництво поклало такий обов'язок.Зазвичай це кадровик, економіст чи бухгалтер. У невеликих підприємствахштатним розкладом займається сам засновник.

Як правильно внести зміни до штатного розкладу

Порядок дій та оформлення наказу дещо відрізнятимуться залежно від того, чому вносяться зміни.

Збільшення та зменшення окладу

Першоосновою приведення у правове поле підвищення окладів співробітників компанії є видання відповідного наказу, в якому мають бути зазначені:

1. Перелік посад, за якими проводитиметься підвищення окладу.
2. Розміри нових окладів (конкретно з кожної посади).
3. Точна дата внесення змін.

Обидві сторони трудових відносинпідписують угоду до трудового договору щодо підвищення окладу, виходячи з чого видається наказ. Багато керівників використовують уніфіковану форму, але трудове законодавство дозволяє складати цей документ у вільній формі, прийнятній для цього підприємства, з урахуванням його специфіки.

Усі питання щодо оплати є однією з основ трудових відносин. Роботодавець повинен надавати цьому важливого значення, особливо щодо виконання законних вимог. Виходячи з цього, після документального оформленняпідвищення окладів співробітникам слід внести відповідні корективи до трудового контракту. Ті, кого торкнулися зміни, мають бути ознайомлені із наказом, підтвердивши це своїм підписом.

У разі зменшення окладу, звісно, ​​відносини суб'єктів значно ускладнюються. Законним може вважатися зменшення оплати без згоди працівника у випадках, спричинених конкретними технологічними чи економічними причинами. Хоча це не є втішним фактором для працівника, який підлягає скороченню.

Непоодинокі випадки, коли керівник веде себе некоректно, пропонуючи у примусовому тоні укласти додатковий трудовий договір про зниження розміру зарплати. Причому робить це, перевищуючи свої повноваження та користуючись службовим становищем. Якщо працівник не погоджується, керівник дозволяє собі загрожувати погіршенням умов роботи чи навіть звільненням. Такі випадки однозначно розцінюються як порушення трудового законодавства та, природно, є причиною для подання позову до суду. Такі моменти посилюють трудові суперечки і доводять до такого рівня, коли по-іншому впоратися з ними неможливо.

Реорганізація компанії та оптимізація штату: введення, виведення та заміна посад

У штатний розпис у період реорганізації вводяться нові посади та виключаються ті, які не становлять інтересу для підприємства. З новими посадами питання зрозуміле, адже охочих їх зайняти зараз достатньо. А ось із скороченими чи виведеними за штат робітниками все значно складніше.

Скорочення штату та ліквідація відділів

Адміністрація підприємства має підготувати службову записку про майбутнє скорочення протягом двох місяців до події. Звільненому працівникові виплачується вихідна допомога - середньомісячний заробіток протягом двох місяців з моменту припинення трудових відносин.

У наказі про скорочення чисельності трудового колективу необхідно зазначити такі дані:

1. Список посад, що скорочуються.
2. Точна дата скорочення.

Дуже важливим моментом, який мають враховувати роботодавці, є категорії працівників, які не підлягають скороченню.

При перейменуванні посад керівник також повинен повідомити про це працівника письмово за 2 місяці до внесення змін (ст.74 ТК РФ).

Наявність вакансій є безболісним виходом при скороченні, адже роботодавцю не доведеться відчувати зайві негативні емоції, коли він змушений позбавляти людину роботи. Якщо під скорочення потрапляють незайняті посади, складається акт, виходячи з якого вносяться зміни.

Відео: консультація юриста щодо звільнення зі скорочення; категорії осіб, яких не можуть скоротити

Введення нових штатних одиниць та відділів

Наказ про введення нових посад містить таку інформацію:

1. Назва посади. Якщо вводиться цілий відділ, вказується його назва та перелік посад.
2. Точна дата набрання чинності змінами.

У разі момент видання наказу збігається з моментом штатних нововведень.Це можливо тому, що ці зміни не позначаються на долі співробітників підприємства. З нововведеннями знайомлять насамперед кадровиків, які займатимуться розробкою посадових інструкцій.

Порядок дій під час перейменування посади

Нове найменування посади часто відбувається у сфері трудових відносин, у виробничих та адміністративних процесах. Наприклад, можна згадати, що в недалекому минулому в торгівлі була дуже поширеною посада товарознавця. Зараз навряд чи залишилася така інтерпретація, їй змінилося поняття «менеджер».

Так от при перейменуванні посади зміна відбувається, як кажуть, без зайвих рухів. Видається наказ за тим самим принципом, як і при введенні нової штатної одиниці, з тією різницею, що в документі має вказуватися попередня назва посади, а потім нова.

У ситуації, коли на посаді працює співробітник, зміна найменування проводиться за його відома та згоди. Досвідчений керівник завжди порозуміється з підлеглими і зуміє дохідливо пояснити причину змін і грунтовно аргументує. Якщо трансформації викликані серйозними технологічними та організаційними факторами, роботодавець має право зробити зміни навіть без згоди працівника (ст. 74 ТК РФ). Далі обидві сторони підписують угоду щодо модифікації назви посади. Після цього видається відповідний наказ. Кадровик вносить інформацію до особистої картки та трудову книжкуспівробітника.

Методика внесення змін до штатного розкладу

Перш ніж внести зміни, начальник відділу чи іншого структурного підрозділуготує на ім'я керівника компанії доповідну записку з детальним обґрунтуванням та економічними розрахунками.

Правила складання наказу

Наказ видається виходячи з ст. 74 ТК РФ, як правило, він називається «Про внесення змін до штатного розкладу» або «Про часткове…». Констатуюча частина заповнюється аргументацією лише на рівні даного підприємства, уточнюються нюанси змін.

На фірмовому бланку керівник видає наказ. Текст цього документа складається з двох частин: констатації та розпорядження. Перша частина - законна підстава та причина, друга - конкретні зміни із зазначенням термінів та відповідальних за виконання.

Якщо компанія є складну структуруз великим штатом назви посад можуть повторюватися. Тому у наказі необхідно вказувати не лише посаду, а й конкретний структурний підрозділ.

Повідомлення співробітників

Вміст наказу документа має бути доведений до всіх штатних співробітників, яких стосуються нововведення. Вони повинні уважно ознайомитися з ним, прийняти до відома і розписатися на звороті.

Якщо співробітнику знадобиться витяг з розкладу, він видається на підставі ст. 62 ТК РФ. Витяг містить відомості про виплати з конкретної посади. Керуючись ст. 88 ТК РФ, інформація про оклади інших працівників у виписці не вказується.

У яких випадках потрібне затвердження нового розкладу

При часткових, незначних корекціях зміни вносяться до окремих граф діючого документа. За суттєвих модифікацій виникає необхідність розробки нового розкладу штату співробітників.

Зазвичай штатний розклад складається на рік.Якщо потрібно перейменувати посаду або запровадити нову в середині року, до штатного розкладу вносяться зміни наказом. Кількість повторних змін законом не обмежується. А оформити новий штатний розклад можна буде наступного року.

Обґрунтування змін: службова записка

Керівництво підприємства готує службовий лист, звернений до співробітників.Воно містить шанобливе поводження та докладне пояснення необхідності внесення змін, особливо якщо це стосується скорочення. У записці пропонуються варіанти виходу із ситуації. Це може бути пропозиція обійняти іншу посаду.

Якщо подальше скорочення викликано серйозними технологічними обставинами, роботодавець має право скоротити посаду без згоди співробітника. Однак цей факт не виключає вимоги до написання керівником службової записки. У цьому випадку він повинен виявити повагу та такт, особливо стосовно працівників, які сумлінно виконували свої обов'язки. Тут має місце людський фактор, коли співробітник отримує моральну травму через втрату роботи. Саме прояв делікатності не дозволить посилити і без того скрутне становище людини, а отже, не викличе в ньому протесту і не змусить його йти на крайній крок - подання позову до суду.

Внесення змін до штатного розпису має мати насамперед обґрунтований характер. Інформація має бути доведена до відома співробітників, а особа, на яку покладено обов'язок виконання контролю, має звітувати про результати виконаної роботи. Роботодавець повинен володіти основами юридичної грамоти та не допускати зайвих трудових суперечок, адже існують вразливіші категорії працівників, які застраховані від потрапляння до списку скорочених.

Наймач може розірвати трудовий договір у разі скорочення штату організації(Ст.42 ТК РФ). Це дуже поширений вид припинення трудових відносин із співробітниками, збереження яких у штаті організації з якихось причин є недоцільним. Скороченням штату організації є повне виключення деяких посад із робочого штатного розкладу.

Спосіб цей досить витратний у фінансовому та часовому відношенні, але кадрові служби часто вдаються до нього, оскільки він задовольняє інтереси роботодавця та працівника.

Стаття 42 ТК України. Порядок розробки проекту колективного договору та укладання колективного договору

Порядок розробки проекту колективного договору та укладання колективного договору визначається сторонами відповідно до цього Кодексу та інших федеральних законів.

Як зафіксувати зміни?

Зафіксувати кадрові зміни можна двома методами:

1. Підготувати розпорядження, яке затверджує запровадження нового штатного документа.
2. Випустити наказ про внесення поправок до існуючого розкладу.

Уніфікованої форми таких наказів немає і кадрова служба роботодавця самостійно їх розробляє.

Регламент внесення змін, які необхідно відобразити в штатному розкладі, залежить від їх кількості. При великій кількості кадрових змін, що стосуються як посад, а й структурних підрозділів, краще створити новий розклад. Якщо ж зміни поодинокі, краще буде внести зміни до чинного штатного документа.

Про те, як оформити наказ про зміну в штатному розкладі, можна дізнатися у .

Керівництво організації на власний розсуд визначає штатну чисельність та склад посад у структурі організації. Законодавство не зобов'язує доводити причину скорочення. Але у разі судового розгляду великим плюсом для роботодавця будуть надані докази необхідності звільнення працівників.

Документи, що супроводжують процедуру та їх зміст

Важливо правильно, без порушення встановленого порядку дотриматися процедури скорочення працівників. Необхідними документами будуть повідомлення, службова записка та наказ. Розкажемо докладніше про їхнє складання.

До обов'язку роботодавця входить попередження у письмовій формі працівника про скорочення. Уніфікована форма цього документа законодавством не передбачено, кадрова служба складає його самостійно. Повідомлення складають у двох примірниках – роботодавцю та працівнику.

УВАГА!У разі відмови співробітника від підпису повідомлення складається акт, який потрібно підколоти до повідомлення.

Адміністрація підприємства повинна до звільнення працівника письмово пропонувати йому наявні вакансії, які підходять за кваліфікацією та станом здоров'я. За кожною такою пропозицією необхідно складати акт.

Закон встановлює різні терміни для повідомлення працівників, що скорочуються.:

1. Співробітники, які виконують роботу на підставі безстрокового трудового контракту, Попереджаються за 2 місяці до розірвання договору (ст.180 ТК РФ).
2. Працюючі по термінового договору- За 3 дні ст.292 ТК РФ.
3. Залучені до виконання робіт, що мають сезонний характер - за 7 днів (ст.296 ТК РФ).

Неправильно оформлене повідомлення про переривання трудових відносин може викликати суперечки та конфлікти. Тому роботодавцю потрібно враховувати всі нюанси під час заповнення цього документа.

Стаття 292 ТК України. Розірвання трудового договору

Працівник, який уклав трудовий договір на строк до двох місяців, зобов'язаний у письмовій формі попередити роботодавця за три календарні дні про дострокове розірвання трудового договору.

Роботодавець зобов'язаний попередити працівника, який уклав трудовий договір терміном до двох місяців, про майбутнє звільнення у зв'язку з ліквідацією організації, скороченням чисельності або штату працівників у письмовій формі під розпис не менше ніж за три календарні дні.

Працівнику, який уклав трудовий договір терміном до двох місяців, вихідна допомога при звільненні не виплачується, якщо інше встановлено федеральними законами, колективним договоромчи трудовим договором.

При скороченні штату перед наймачем стоїть гостре завдання вибору співробітників, із переважним правом залишення робочому місці. У такому разі керівником структурного підрозділу складається службова записка з підтвердженням вищої кваліфікації та продуктивністю праці конкретного співробітника.

Наказ

Кадрова служба видає у таких ситуаціях два накази:

1. Наказ про скорочення посад.
2. Наказ про звільнення працівників.

Форму розпорядження про скорочення законодавчо не закріплено. Розробляється роботодавцем самостійно.

1. Найменування організації.
2. Назва, номер та дата документа.
3. Короткий зміст.
4. Причини, які вплинули скорочення штату.
5. Список працівників, які під скорочення чи найменування посад (також вказується кількість одиниць).
6. Дата затвердження.
7. Вказівка ​​відповідальних осіб за виконанням наказу.
8. Підпис керівника та відповідальної особи.

• в письмовому вигляді.

  Іноді об'єктивною необхідністю роботодавця стає виключити зі штату однієї чи кількох працівників організації. Сприяти цьому можуть бути різні причини. У цих випадках роботодавець вдається до скорочення штату організації, що допомагає оптимізувати робочий процес.

  Проте слід пам'ятати, що процедура скорочення працівників пов'язана з багатьма психологічними та юридичними труднощами. Необхідно грамотно оформляти все необхідні документита дотримуватись термінів, необхідних законодавством.

  Чи не знайшли відповіді на своє запитання? Дізнайтесь, як вирішити саме Вашу проблему – зателефонуйте прямо зараз:

Скорочення чисельності чи штату працівників компанії – одне з підстав розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця. Перед тим, як приступати до самої процедури, слід уточнити, чи це скорочення чисельності чи все-таки штату (). У трудове законодавствоофіційного роз'яснення цих понять немає. На нашу думку, основна різниця полягає у наступному. При скороченні чисельності зменшується кількість штатних одиниць з конкретної посади, хоча посада не скасовується. А ось при скороченні штату зі штатного розкладу повністю виключається певна посада.

Алгоритм звільнення працівника як із скороченні чисельності, і при скороченні штату працівників, загальний – розберемо його покроково.

Крок 1. Видати наказ про скорочення чисельності чи штату

Прийнявши рішення про скорочення чисельності чи штату, керівник організації має оформити відповідний наказ. Спеціальної форми наказу законом не передбачено. Головне, відобразити в ньому причину і дату майбутнього скорочення, а також відзначити посади, що скорочуються. Цим самим або окремим наказом слід затвердити новий штатний розклад.

Крок 2. Врахувати переважне право на залишення на роботі

Переважне правона залишення на роботі при скороченні чисельності чи штату працівників надається тим співробітникам, чиї показники продуктивності праці та кваліфікації вищі, ніж у інших ().

При рівній продуктивності праці та кваліфікації перевага надається:

• сімейним працівникам – за наявності у них двох або більше утриманців;
• особам, у сім'ї яких немає інших працівників із самостійним заробітком;
• працівникам, які у період роботи у цій організації трудове каліцтво чи професійне захворювання;
• інвалідам Великої Вітчизняної війни та інвалідам бойових дій із захисту Вітчизни;
• працівникам, які підвищують свою кваліфікацію за направленням роботодавця без відриву від роботи.

Крім того, не можуть бути звільнені за скороченням штату вагітні співробітниці, жінки, які мають дітей віком до трьох років, самотні матері, які виховують дитину віком до 14 років/дитину-інваліда до 18 років ().

Крок 3. Повідомити працівника про скорочення

Про майбутнє звільнення у зв'язку із скороченням чисельності чи штату працівника потрібно попередити персонально та під розпис не менше ніж за два місяці до звільнення ( ). З цього правила є кілька винятків – так, співробітника, який уклав трудового договору терміном до двох місяців, про звільнення потрібно попередити щонайменше ніж за три календарні дні, а зайнятого на сезонних роботах, – щонайменше як сім календарних днів ( , ). Також трудовий договір може бути розірваний і до закінчення строку попередження про звільнення – за письмовою згодою працівника ().

Якщо працівник відмовляється ставити відмітку про отримання повідомлення, необхідно скласти відповідний акт у присутності не менше двох свідків – цей документ стане підтвердженням факту повідомлення працівника про звільнення.

Крок 4. Запропонувати працівникові вакантні посади

Працівнику, який потрапляє під скорочення, необхідно запропонувати наявні у роботодавця вакантні посади, на які він може бути переведений (). Перерахувати їх можна як у повідомленні про скорочення, так і в окремому документі.

Повідомляти співробітника про вакансії потрібно неодноразово - відділ кадрів зобов'язаний пропонувати кожну відповідну вакантну посаду, яка з'являється в компанії аж до останнього дня роботи.

При цьому вакансія не обов'язково повинна передбачати роботу, що відповідає кваліфікації працівника, – допускається пропонувати і вакантну посаду або нижчеоплачувану роботу (). Більше того, роботодавець має право запропонувати звільненому співробітнику тимчасово обійняти посаду працівника, який перебуває у відпустці для догляду за дитиною ().

Якщо він погоджується однією із запропонованих вакансій, його переводять іншу посаду ( , ). Звільнення у разі не проводиться.

Крок 5. Повідомити про майбутнє скорочення профспілки та службу зайнятості

У письмовій формі пізніше як по два місяці до звільнення роботодавець повинен повідомити про скорочення чисельності чи штату співробітників профспілку, і навіть службу зайнятості ( , п. 2 ст. 25 Закону РФ від 19 квітня 1991 р. № 1032-1 " " ). Якщо ж рішення про скорочення може призвести до масового звільнення, зробити це потрібно не пізніш як за три місяці.

У повідомленні, що направляється до профспілки, зазначаються П. І. О. працівників, що підпадають під скорочення, а також найменування їх професій, посад або спеціальностей.

У зверненні до служби зайнятості слід вказати посаду, професію, спеціальність та кваліфікаційні вимогидо кожного з працівників, що скорочуються, та умови оплати їх праці.

До кожного повідомлення слід додати:

• копію наказу про скорочення чисельності (штату) працівників організації;
• проект наказу про звільнення працівників організації;
• проект штатного розкладу організації.

Крок 6. Видати наказ про звільнення (форма № Т-8 або Т-8а)

Якщо працівник не погодився на жодну із запропонованих вакансій, в останній день його роботи відділ кадрів оформлює наказ про припинення трудового договору ( або ). Формулювання причини звільнення може бути таке: "Скорочення чисельності (штату) працівників організації,".

З цим наказом працівника слід ознайомити під розпис у день звільнення ().

Крок 7. Оформити довідку про суму заробітку за два календарні роки, що передували звільненню

До останнього дняроботи співробітника бухгалтерія повинна оформити довідку про суму його заробітку за два календарні роки, що передували звільненню. Відповідну затверджено.

Крок 8. Оформити документ, що містить відомості, що були направлені до ПФР за період роботи співробітника

В останній день роботи бухгалтерія також видати співробітнику документ, який містить відомості, надіслані до ПФР за період роботи працівника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального законувід 1 квітня 1996 р. № 27-ФЗ "").

Спеціальних форм передачі таких відомостей працівникові не передбачено, тому орієнтуватися слід на форми, затверджені ПФР для подання відповідних відомостей відомству. Наприклад, форма СЗВ-М(), розділ 6 форми РСВ-1 ПФР() та ін.

Крок 9. Внести запис до особистої картки (форма № Т-2)

Перед звільненням працівника відповідний запис вноситься відділом кадрів до його особистої картки ().

В "Підставі припинення трудового договору (звільнення)" потрібно прописати причину звільнення: "Скорочення чисельності (штату) працівників організації,".

У рядку "Дата звільнення" – вказати останній день роботи.

Потім слід внести реквізити наказу про припинення трудового договору – його дату та номер.

Після цього працівник та співробітник відділу кадрів запевняють інформацію про звільнення своїми підписами.

Крок 10. Оформити записку-розрахунок про припинення дії трудового договору (контракту) із працівником (форма № Т-61)

В останній день роботи відділ кадрів разом із бухгалтерією заповнюють записку-розрахунок про припинення трудового договору із співробітником (). На лицьовій стороні співробітник відділу кадрів вказує загальні відомостіпро працівника, а також інформацію про звільнення та факт розірвання трудового договору. А на зворотному боці бухгалтер розраховує суму належної працівникувиплати.

Знайомити співробітника із запискою-розрахунком роботодавець не зобов'язаний.

Крок 11. Зробити з працівником розрахунок

В останній день роботи бухгалтер має видати співробітнику заробітну плату за відпрацьований час, компенсацію за невикористану відпустку, якщо йому належить, і зробити інші виплати ( , ). Працівнику також має бути виплачено вихідну допомогу у розмірі середнього місячного заробітку (). Крім того, за працівником зберігається середній місячний заробіток на період працевлаштування, але не понад два місяці з дня звільнення. А якщо співробітник звільняється з організації, розташованої в одному з районів Крайньої Півночі, – не більше трьох місяців.

Якщо трудовий договір розривається за згодою з працівником до закінчення строку попередження про звільнення, йому виплачується додаткова компенсація у розмірі середнього заробітку, обчисленого пропорційно до часу, що залишився до закінчення зазначеного строку ().

У разі, коли працівник у день звільнення не працював, відповідні суми мають бути виплачені йому пізніше наступного дня після пред'явлення їм вимоги про розрахунку.

Крок 12. Зробити запис у трудову книжку та видати її

Трудова книжка також видається співробітнику в останній день його роботи.

Крок 13. Підготувати та видати працівникові на його прохання засвідчені копії інших документів, пов'язаних з роботою

За письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний видати йому засвідчені належним чином копії документів, пов'язаних з роботою (). заробітної плати- Довідку про доходи фізичної особиі довідку про середній заробіток за останні три місяці, яка необхідна для отримання та ін. ().

Катерина Добрикова ,
редактор-експерт порталу

Документи

Проведення скорочення чисельності чи штату працівників вимагає оформлення великої кількості паперів, багато з яких складаються у довільній формі. Але їхнє правильне та своєчасне оформлення зведе до мінімуму претензії працівників, наприклад, щодо того, що роботодавець не вчасно вручив їм попередження про скорочення та не запропонував наявні вакантні посади. І навіть якщо вони поскаржаться до трудінспекції чи суду, ці документи допоможуть роботодавцю довести свою правоту.

Які документи та в які терміни треба оформити

КРОК 1. Оформлюємо рішення про скорочення

Для цього треба оформити наказ:

• <или>про зміну штатного розкладу, якщо з нього виключаються якісь посади (скорочення штату);
• <или>про скорочення чисельності працівників, якщо зменшується кількість працівників за всіма або деякими посадами (скорочення чисельності).

Але часто ці заходи проводяться одночасно, тоді все об'єднується в одному наказі. Цим же наказом є сенс затвердити комісію з числа співробітників організації, яка займатиметься:

• складанням списку працівників, що підлягають скороченню;
• підбором вакансій для тих, що скорочуються;
• врученням їм повідомлень про майбутнє скорочення.

Ось приклад такого наказу.

НАКАЗ № 11

м Москва

Про зміну штатного розпису та скорочення чисельності працівників

У зв'язку із закриттям магазину за адресою: 1-а Прядильна вулиця, буд. 3,

НАКАЗУЮ:

1. Внести зміни до штатного розкладу від 01.02.2010, виключивши з нього такі штатні посади:
- товарознавець – 1 од.;
- маркетолог – 1 од.

2. Скоротити чисельність працівників за такими посадами:
- менеджер з продажу – на 1 од.;
- продавець – на 2 од.

3. Зміни до штатного розкладу від 01.02.2010 набирають чинності з 01.06.2013.

4. Для проведення заходів щодо скорочення штату та чисельності працівників сформувати комісію у складі:
- голову комісії І.М. Білоусової – інспектора з кадрів;
- Членів комісії:
– О.І. Васильєвої – бухгалтера;
- І.І. Ковальової - менеджера з продажу.

5. Доручити комісії:
- підготувати список працівників, які підлягають скороченню;
- підготувати повідомлення для територіального органузайнятості про майбутнє скорочення;
- підготувати пропозиції щодо надання працівникам іншої роботи з урахуванням наявних вакансій;
- повідомити працівників про подальше розірвання трудових договорів та наданих їм у зв'язку з цим права та гарантії.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на голову комісії І.М. Білоусову.

КРОК 2. Надсилаємо повідомлення до органу зайнятості

Увага

Підприємець повідомляє орган зайнятості не пізніше ніж за 2 тижні до звільнення працівників.

Повідомити про скорочення органу зайнятості треба, навіть якщо ви скорочуєте всього одного працівника. Повідомлення треба надіслати до передбачуваної дати звільнення працівника ст. 82 ТК РФ; п. 2 ст. 25 Закону від 19.04.91 № 1032-1:

• <если>скорочення не призведе до масового звільнення - не пізніше як за 2 місяці;
• <если>скорочення призведе до масового звільнення - не пізніше як за 3 місяці.

Затвердженої форми сповіщення немає. Можна скласти його так.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Світанок»

129111, м. Москва,
вул. Халтуринська, б. 11,
стор 1, тел.: 1111111

Керівнику
Центру зайнятості населення
Східного адміністративного
округи м. Москви

Вих. №18 від 27.03.2013

ПОВІДОМЛЕННЯ

Цим повідомляємо про звільнення 31.05.2013 на підставі, передбаченій п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодексуРФ (скорочення чисельності чи штату працівників), наступних працівників ТОВ «Світанок»:

Підстава: наказ від 25.03.2013 № 11

КРОК 3. Вручаємо повідомлення працівникові

Кожного працівника, що скорочується, треба попередити про майбутнє звільнення письмово і під розпис. Вручити повідомлення треба:

• <или>не пізніше ніж за 7 календарних днів, якщо це сезонний робітник ст. 296 ТК РФ;
• <или>не пізніше ніж за 3 календарні дні, якщо з працівником укладено трудовий договір на строк до 2 місяців ст. 292 ТК РФ;
• <или>не пізніше ніж за 2 місяці - решті працівника м ст. 180 ТК РФ.

РОЗКАЗУЄМО КЕРІВНИКУ

Щоб не порушити строки повідомлення органу зайнятості,треба визначити, чи буде звільнення масовим. Для цього потрібно заглянути у галузеву, територіальну чи регіональну угоду між профспілками та роботодавцями та ст. 82 ТК РФ.
Якщо в угодах нічого про це не сказано, то масовим вважається звільнення зі скорочення п. 1 Положення, затв. Постановою Уряду від 05.02.93 №99:

• <или>50 та більше осіб за 30 днів;
• <или>200 і більше людей за 60 днів;
• <или>500 і більше людей за 90 днів.

У цьому повідомленні будь-якому працівнику, що скорочується (у тому числі сезонному і тимчасовому) обов'язково треба запропонувати підходящу роботуу вашій організації в тому ж населеному пунктіякщо вона є на момент вручення повідомлення. Придатною вважається я ст. 81 ТК РФ:

• <или>вакантна посада (робота), що відповідає кваліфікації працівника та стану здоров'я;
• <или>вакантна нижчестояща посада (нижчеоплачувана робота), яку працівник може виконувати з урахуванням кваліфікації та стану здоров'я.

Пропонувати вакансії в інших місцевостях роботодавець зобов'язаний, тільки якщо це передбачено угодами, колективним або трудовим договором. ст. 81 ТК РФ.

Якщо ж підходящі вакансії з'являтимуться у період із дня попередження працівника і до його звільнення, їх теж треба йому пропонувати.

Повідомлення про майбутнє скорочення потрібно скласти у двох примірниках, один із яких вручається працівнику, а інший за його підписом про отримання повідомлення зберігається в особовій справі працівника.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Світанок»

Продавцю Абрамової Ользі Миколаївні

ПОВІДОМЛЕННЯ

Шановна Ольга Миколаївна,

відповідно до ст. 180 Трудового кодексу РФ повідомляємо Вас про те, що у зв'язку з скороченням чисельності працівників, що проводиться, на підставі наказу генерального директораТОВ «Світанок» від 25.03.2013 № 11 «Про зміну штатного розкладу та скорочення чисельності працівників» штатна одиниця, що займається Вами, за посадою продавця підлягає скороченню з 01.06.2013.

Пропонуємо Вам переведення на іншу роботу за посадою комірника з окладом у розмірі 10 000 руб. Інших відповідних вакансій у нашій організації нині немає. Інформуємо Вас, що при Вашій відмові від перекладу на запропоновану Вам роботу комірника, а також при відмові від перекладу на інші вакантні посади (роботи), які будуть Вам запропоновані за їх наявності у період до 31.05.2013 з урахуванням Вашої кваліфікації та стану здоров'я, трудовий договір з Вами буде розірвано 31.05.2013 за п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (скорочення чисельності чи штату працівників організації).

При звільненні відповідно до п. 2 ст. 81 Трудового кодексу Російської ФедераціїВам буде виплачено вихідну допомогу у розмірі середнього місячного заробітку, а також буде збережено середній місячний заробіток на період працевлаштування відповідно до ст. 178 Трудового кодексу РФ, але не понад 2 місяці з дня звільнення (з заліком вихідної допомоги). Протягом 3-го місяця з дня звільнення середній заробітокбуде виплачено за рішенням органу служби зайнятості населення за умови, якщо у двотижневий строк після звільнення Ви звернетеся до цього органу та не будете ним працевлаштовані.

За згодою працівника на переклад статті 66, 72, 72.1 ТК РФ; п. 4 Правил, затв. Постановою Уряду від 16.04.2003 № 225:

• оформляєте додаткову угоду до його трудового договору про переведення на іншу постійну роботу;
• видаєте наказ про переведення працівника в іншу роботу. За основу можна взяти уніфіковану форму № Т-5 чи Т-5а;
• вносите запис про переведення у трудову книжку працівника;
• відображаєте інформацію про переклад у розділі «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» особистої картки працівника, де він має розписатися.

Якщо на момент вручення повідомлення працівникові в організації немає відповідних вакансій, то замість пропозиції про переведення в повідомленні зазначається таке.

Інформуємо Вас про відсутність у ТОВ «Світанок» на даний час вакантних посад, відповідних Вашої кваліфікації, та нижчеоплачуваних посад, роботу за якими Ви можете виконувати з урахуванням наявної у Вас кваліфікації та стану здоров'я. При появі у Товаристві таких вакансій у період до 31 травня 2013 р. вони будуть Вам запропоновані у письмовій формі.

КРОК 4. Оформлюємо угоду про дострокове звільнення

Про виплати, які належить працівникові при звільненні зі скорочення, читайте:

Якщо працівник не заперечує, то з ним можна розірвати трудовий договір до закінчення строку попередження про звільнення з виплатою додаткової компенсації. ст. 180 ТК РФ.

Оформити угоду можна так.

Угода про розірвання трудового договору до закінчення строку попередження про звільнення у зв'язку із скороченням чисельності працівників

м Москва

Товариство з обмеженою відповідальністю «Світанок», іменоване надалі «Роботодавець», в особі генерального директора Пономарьова Олексія Івановича, чинного на підставі Статуту, з одного боку, та Іванова Поліна Іванівна, яка обіймає посаду продавця, іменована надалі «Робітник», з іншого сторони, які уклали угоду про нижченаведене.

У зв'язку з скороченням чисельності та штату працівників, що проводиться (наказ генерального директора ТОВ «Світанок» від 25.03.2013 № 11) штатна одиниця, що займається Працівником, за посадою продавця підлягає скороченню з 01.06.2013, про що Працівника було письмово повідомлено під розпис2.

Сторони домовилися розірвати 01.04.2013 трудовий договір між Роботодавцем та Працівником від 01.03.2010 № 10 ТД.

У разі звільнення відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодексу РФ Працівнику буде виплачено вихідну допомогу у розмірі середнього місячного заробітку, збережено середній місячний заробіток на період працевлаштування відповідно до ст. 178 Трудового кодексу РФ, а також виплачено додаткову компенсацію за звільнення до закінчення терміну попередження про звільнення у розмірі двох середніх місячних заробітків (ст. 180 ТК РФ).

Продавець

П.І. Іванова

Зазначимо, що для роботодавця дострокове звільнення зі скорочення не завжди вигідне. Адже якщо протягом терміну попередження ви не зможете забезпечити співробітника, що скорочується, роботою з економічних, технологічних або організаційних причин, то можна оформити на цей час простої ст. 72.2 ТК РФ. А він за відсутності вини роботодавця оплачується у розмірі 2/3 окладу або тарифної ставки ст. 157 ТК РФ.

А додаткова компенсація за дострокове звільнення розраховується виходячи із середнього заробітку, а він, як правило, більший за оклад або тарифної ставки, який отримає працівник за роботу протягом строку попередження

КРОК 5. Оформляємо наказ про звільнення працівників, що скорочуються.

За основу можна взяти уніфіковану форму № Т-8 чи Т-8а.

Наказ треба скласти пізніше дня звільнення.

Не забудьте ознайомити працівника під розпис із цим наказом. А якщо він відмовиться, зробіть на наказі відмітку про це (наприклад, «Ознайомитись під розпис із наказом відмовився») ст. 84.1 ТК РФ.

КРОК 6. Оформляємо запис про звільнення у трудовій книжці та особисту картку працівника

У день звільнення працівникові треба видати трудову книжку із записом про звільнення та ст. 84.1 ТК РФ.

Підставу та дату звільнення, а також дату та номер наказу про звільнення треба відобразити у заключному розділі особистої картки працівника, де він також має розписатися.

Якщо в організації є профспілка

У цьому випадку додатково необхідно:

• повідомити профспілку про скорочення в ті ж терміни і за тією самою формою, що й орган зайнятості (див. крок 2), навіть у разі, якщо під скорочення потрапили працівники, які не перебувають у профспілці. Обов'язково зафіксуйте дату отримання цього повідомлення профспілкою, оскільки не можна почати попереджати працівників про звільнення (див. крок 3) раніше цієї дати ст. 82 ТК РФ;
• направити до профспілки проект наказу про звільнення зі скорочення, якщо працівник перебуває у профспілці або є членом комісії з трудовим суперечкам, додавши до нього копію наказу про зміну штатного розпису або скорочення чисельності (див. крок 1) статті 82, 171 ТК РФ. На те, щоб встигнути звільнити такого працівника, у вас є місяць (за винятком періодів тимчасової непрацездатності працівника, перебування його у відпустці та інші періоди відсутності працівника, коли за ним зберігається місце роботи (посада)) з дня отримання думки профкому. ст. 373 ТК РФ. А на отримання його думки у вас піде максимум 10 робочих днів. ст. 373 ТК РФ:

7 робочих днів з дня отримання проекту наказу дано профспілці на те, щоб вона могла письмово висловити свою думку;

3 робочі дні потрібно закласти на проведення спільних консультацій з профспілкою, якщо вона не згодна зі звільненням працівника. Їхній результат треба оформити протоколом.

Тобто проект наказу треба направити до профкому не раніше ніж за місяць і не пізніше ніж за 10 робочих днів до запланованої дати звільнення співробітника, що скорочується. ст. 373 ТК РФ.

Зауважимо, що наявність заперечень з боку профспілки та недосягнення згоди під час проведення спільних консультацій не перешкоджає звільненню працівника – члена профспілки. Однак таке звільнення працівник або профспілка протягом 10 днів може оскаржити до трудінспекції, яка у разі визнання звільнення незаконним може відновити звільненого співробітника на роботі з оплатою вимушеного прогулу. ст. 373 ТК РФ.

Дотримання наведеного порядку звільнення - одна з гарантій від можливого відновлення співробітника на роботі та штрафу трудінспекції з формальних підстав, тобто через відсутність того чи іншого папірця або його дефекту.