Компанії повинні враховувати, скільки часу фактично відпрацьовують всі працівники підприємства протягом дня або зміни. І тому потрібне ведення табеля обліку робочого дня працівників. Цей документ складається за спеціальною формою. Кожна компанія та ІП мають заповнювати цю документацію. Користуватися для цього треба обліковими бланками Т-12 та Т-13, розробленими Держкомстатом. Заповнювати табель досить просто, але для цього повинні враховуватись деякі правила та вимоги, щоб звіт був коректним. Від його змісту залежить правильність розрахунку зарплати працівників підприємства.

Поняття документа

Спеціальну форму табелю було затверджено ще у 2004 році Держкомстатом. Ведення табелів обліку робочого часу в організаціях здійснюється працівниками кадрової службичи бухгалтерського відділу.

На підставі цієї форми керівництво підприємства може виконувати різні дії:

• враховувати весь відпрацьований час кожним працівником підприємства;
• контролювати дотримання дисципліни на робочому місці;
• відображати всі явки та неявки працівників на роботу;
• фіксувати факт запізнення кожного фахівця;
• мати відомості, що дозволяють визначити, наскільки повно було виконано роботу фахівцем у компанії;
• користуватись цією інформацією для грамотного нарахування зарплати;
• вносити дані до статистичних форм.

Найчастіше використовується цей документ працівниками бухгалтерського відділу, коли вони розраховують оптимальну зарплату, премії та надбавки іншим працівникам підприємства. Ведення табеля обліку робочого часу працівників для кадрової служби дозволяє контролювати явки та запізнення. Якщо виявляються порушення, то залучаються відповідні працівники підприємства до відповідальності, а також можуть застосовуватись різні види дисциплінарного стягнення.

Нюанси використання документа

У ПК міститься інформація про те, що кожна людина, офіційно працює в будь-якій компанії, може при звільненні вимагати табель обліку разом з іншими документами, до яких належить і трудова книжка. Ці відомості зазначаються у ст. 84.1 ПК.

З 2013 року керівники підприємства під час табеля обліку робочого часу працівників можуть не користуватися уніфікованими формами, оскільки вони були скасовані. Але зазвичай фахівці підприємства користуються цими документами. Зразок ведення табеля обліку робочого часу міститься нижче.

Допускається, щоб спеціалісти бухгалтерського відділу чи кадрової служби самостійно вносили до цього документа різні зміни. Вони залежать від специфіки роботи всього підприємства та наявної кількості працівників у штаті.

Бланк, запроваджений Держкомстатом, вважається зручним, тому його можна легко обробляти та змінювати. Нерідко він використовується без будь-яких змін.

Які форми є зручними?

Існує три форми документа, які вважаються простими у використанні. Вони легко можна внести різні коригування. Вибір залежить від напряму діяльності підприємства та кількості посад у компанії.

Ведення табеля обліку робочого часу може здійснюватися з використанням як основа трьох форм:

• Т-13. Зазвичай використовується цей бланк компаніями, в яких встановлюється на вході турнікет або інше обладнання, на підставі якого в автоматичному режимі фіксується, коли саме працює той чи інший фахівець. Заповнюється документація як ручним способом, і із застосуванням різних комп'ютерних програм.
• Т-12. Цей варіант представлений універсальним бланком. Він зазвичай заповнюється спеціалістами підприємства вручну. У ньому є додатковий розділ, куди можуть вносити відомості розмір оплати за виконану роботу.
• 0504421. Цей бланк вважається специфічним, оскільки застосовується лише бюджетними організаціями. Найактуальніший серед вчителів чи викладачів, які працюють у різних освітніх установах.

Кожен документ має свої особливості, тому заповнюється специфічним чином.

Хто наповнює табель?

Спеціально у компанії має призначатися конкретний відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу. Зазвичай при цьому вибирається працівник кадрової служби чи бухгалтерії. Для цього має спочатку видаватися наказ, на підставі якого фахівцю передаються відповідні повноваження.

На самому табелі повинні ставити підписи, відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу та керівник відділу кадрів. Не потрібно в компанії окремо виділяти посаду для такого співробітника, оскільки впоратися із завданням може кожна людина, яка наділяється керівництвом підприємства відповідними повноваженнями. Обов'язок ведення табеля обліку робочого дня передається виходячи з наказу. У ньому вказується, який саме працівник підприємства є відповідальним за ведення цього документа.

До трудового договору обраного спеціаліста треба внести окремий пункт. У ньому зазначається, що громадянин наділяється конкретними повноваженнями. Якщо цей процес не буде виконано, то фахівець може відмовитись від додаткової роботи.

Людина, обрана для ведення табеля обліку робочого часу, повинна вносити відомості протягом місяця, після чого документація передається керівнику відділу кадрів. Директор відділу звіряє інформацію з іншими джерелами, після чого підписує форму. Вона далі передається до бухгалтерії для розрахунку зарплати кожному співробітнику підприємства.

Правила заповнення

Співробітник підприємства, який отримує повноваження щодо заповнення цього документа, має розібратися у нюансах процесу внесення відомостей. Правила ведення табеля обліку робочого часу вважаються простими та понятими. Бажано спочатку в них добре розібратися, що дозволить зручно та легко працювати зі звітом. Від цього залежить продуктивність діяльності як кадрової служби, а й бухгалтерії. З правильно внесених даних працівники бухгалтерського відділу зможуть правильно розрахувати оплату праці кожного працівника підприємства.

До основних правил заповнення документа належить таке:

• спочатку правильно вибирається актуальна форма ведення табеля обліку робочого дня;
• заповнюється документ лише в одному примірнику;
• допускається при цьому вручну вносити дані чи користуватися комп'ютером;
• співробітник, що займається даним процесом, повинен мати відповідні повноваження, для чого попередньо роботодавцем видається наказ;
• готувати табель треба на початку нового місяця;
• до титульного листа вносяться відомості про назву компанії та наявні підрозділи;
• зазначається дата початку обліку;
• наприкінці місяця прописується дата закінчення звітування;
• основний лист табеля представлений таблицею, куди вносяться дані про кожного працівника організації, причому важливо вносити правильно всі прізвища, ніж запобігти плутанини чи помилок;
• обов'язково про кожного співробітника повинна бути достовірна інформація, а також прописується привласнений фахівцеві номер, який можна взяти в особистій справі;
• стовпці табеля представлені конкретними днями місяця;
• навпроти прізвищ є осередки, в які вносяться відомості про всі відпрацьовані години або зміни;
• якщо є вихідні або свята, треба вказувати цю інформацію спеціальними відмітками;
• відомості відповідальною особою повинні вноситися щодня, навіщо орієнтується фахівець на офіційні документи, яких ставляться різні накази, заяви, лікарняні листи чи розпорядження керівництва компанії;
• якщо фіксуються запізнення чи прогули, всі вони закріплюються спеціальними кодами, які з цифр і букв.

Скріплюється документ підписом керівника підприємства. Без цього підпису він не вважатиметься дійсним. Порядок ведення табеля обліку робочого часу вважається простим, тому впоратися із цим процесом може кожен працівник кадрової служби. Якщо виявляються помилки чи порушення, саме призначений фахівець відповідає за ці відомості.

Нюанси внесення різних відомостей

Заповнити цей документ насправді досить просто. Для цього треба тільки розібратися у призначенні кожного осередку. Відповідальні особи, наділені повноваженнями заповнення документації повинні добре вивчити склад документа. До особливостей процесу заповнення відносяться:

• допускається збільшувати кількість граф;
• вгорі відображаються коди витрат годинника, а знизу вказується, скільки фактично було відпрацьовано спеціалістом у конкретний день;
• у кожного працівника організації повинен бути особистий номер у табелі, який застосовується для розрахунку зарплати та вчинення інших дій;
• за сумісниками закріплюється два номери;
• вказувати потрібно як відпрацьовані дні, так і кількість годин, які були фактично відпрацьовані спеціалістом щодня;
• наприкінці кожного місяця табель передається до кадрової служби, причому фахівці даного відділу перевіряють правильність складання документа, а також слід переконатися, що пропущені працівниками робочі години не є прогулами;
• якщо звільняється якийсь фахівець, то з наступного місяця його номер не використовується під час заповнення табеля;
• вказувати потрібно дані про прогули, вихідні дні, а також про відгули, відпустки, відрядження або інші причини, з яких відсутня спеціаліст на робочому місці.

Якщо тривалість робочого дня вказується в годиннику, то не потрібно фіксувати неповний годинник.

Специфіка для бюджетних організацій

Підприємства, є бюджетними, користуються під час роботи інший формою. Вона називається №0504421. У цьому бланку є певні відмінності стандартної форми Т-12 або Т-13. Це пов'язано з тим, що у ньому відбиваються всі нюанси роботи саме бюджетної організації. У таблицю можна ввести різні коди, які вказують на вихідний під час навчання або навчальні відпустки.

До основних нюансів ведення табеля обліку робочого часу працівників у бюджетній сфері належить таке:

• в титульний лист важливо вписувати як найменування даного установи, а й привласнений цифровий код;
• якщо потрібно внести певні зміни до документа, то прописується код коригування;
• існують графи, куди треба вносити інформацію про проміжні результати.

При використанні даного бланку не потрібно прописувати додаткові розрахунки. Під час заповнення документа використовуються стандартні правила.

Які застосовуються кодові позначення?

При заповненні цього документа потрібно мати відомості про те, які саме коди повинні вноситися. Вони складаються з цифр та букв. На титульному аркуші цього звіту є розшифровка всіх кодів. Нерідко потрібно ввести додаткові коди, Навіщо випускається керівником підприємства спеціальне положення про ведення табеля обліку робочого часу.

До основних кодів, що використовуються під час заповнення цього табеля, відносяться:

• тривалість денної зміни – Я01;
• нічна робота – Н02;
• діяльність, яку доводиться вести працівникам у вихідні або святкові дні, - РВ03;
• виконання понаднормових завдань - С04;
• відправка спеціаліста у відрядження – К06;
• оформлення обов'язкової оплачуваної відпустки - ОТ9;
• надання спеціалісту додаткової оплачуваної відпустки - ОД10;
• перебування людини на лікарняному – Б19;
• оформлення тимчасової непрацездатності без оплати – Т20.

Зазвичай стандартних кодів, запроваджених законодавчо, вистачає грамотного заповнення документа.

Які часто помилки?

Існують деякі поширені порушення, що призводять до появи значних помилок у документі. До них відносяться:

• вказуються лише ініціали працівників, а при цьому відсутня інформація про посаду, яку вони займають;
• свята прописуються як робочі дні;
• у передсвятковий день немає, що скорочується робоча зміна однією годину.

Якщо в компанії працює громадянин за сумісництвом, потрібно багато уваги приділяти точної тривалості його робочого дня. Нерідко фахівці відправляються у відрядження, а за таких умов просто використовується код К06, тому не потрібно вказувати, скільки годин працює співробітник на день.

Як заповнюється при відрядній оплаті?

Досить часто підприємства користуються відрядною оплатою праці, що призводить до складнощів при заповненні табеля. Інструкція з ведення табеля обліку робочого часу для відрядників полягає в наступному:

• оплата праці залежить від обсягу виконаної роботи спеціалістом;
• у документі має враховуватись вироблення по кожному працівнику підприємства;
• допускається вимірювати працю в годиннику, наприклад, це потрібно в школах або інших освітніх закладах, тому в табелі слід прописувати час роботи;
• в інших ситуаціях використовується код Я01, тому не потрібно заповнювати останній рядок цієї документації;
• окремо оплачується робота у святкові дні, причому розмір оплати залежить від інформації, що міститься у колективному договорі.

Отже, навіть за наявності відрядної форми оплати праці заповнити табель досить легко.

Відповідальність за помилки

Конкретний спеціаліст компанії наділяється повноваженнями вести табель, навіщо роботодавець видає відповідний наказ. Він має добре розібратися у тому, як правильно заповнювати таблицю. Для спрощення процесу часто використовується спеціальна програма ведення табеля обліку робочого дня. До неї достатньо вносити в потрібні рядки актуальні дані, після чого документ друкується та підписується. За потреби досить просто внести різні зміни.

Якщо виявлятимуться помилки у цьому документі наглядовими державними органами, то компанія притягуватиметься до відповідальності. Найчастіше інспектор виявляє, що є розбіжності у відомостях, зазначених у табелі, із тими даними, які у первинних документах. Нерідко відомості про зарплату відрізняються від даних у розрахунковій документації.

Якщо встановлюється факт наявності порушень, то компанія притягується до адміністративної відповідальності, тому сплачує штраф у вигляді 5 тис. крб. При виявленні повної відсутності цього документа збільшується штраф до 50 тис. крб., причому стягується з керівника підприємства виходячи з положень ст. 5.27 КпАП. Для запобігання цій ситуації керівництво компанії має стежити за правильністю та своєчасністю складання табеля.

Висновок

Отже, ведення табеля обліку робочого дня працівників є обов'язковим кожної організації. Цей процесвиконується відповідальним спеціалістом, який наділяється відповідними повноваженнями за допомогою видання спеціального наказу керівником підприємства.

Важливо розібратися у правилах заповнення всіх осередків цього документа. Якщо в ньому є помилки або він зовсім відсутній у компанії, наглядові органи можуть притягнути компанію до адміністративної відповідальності. З відомостей з табеля проводиться розрахунок оплати праці спеціалістів. Оптимально для ведення документа користуватися спеціальними комп'ютерними програмами, що спрощують цей процес.

Дані робочого часу кожного співробітника необхідні правильного розрахунку його середнього заробітку. Тому роботодавець повинен вести облік робочого дня незалежно від застосовуваної системи оплати труда.

Роботодавець повинен вести облік часу, практично відпрацьованого кожним працівником (ст. 91 ТК РФ).

Організація має право або вести облік у формі, розробленій самостійно та затвердженою керівником організації, або, як і раніше, використовувати уніфіковану форму(Утв. Пост. Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1). При цьому, на нашу думку, другий варіант простіше та зручніше. В уніфікованій формі передбачені всі рядки та графи, необхідні для правильної організаціїобліку. Зупинимося докладніше порядку її заповнення.

Форму табеля N Т-12 (рис.1) застосовують при ручному обліку, N Т-13 (рис. 2) – при автоматизованому. Зазначимо, що форма N Т-12 складається з двох розділів: I – "Облік робочого часу" (продовження рис. 1) та II – "Розрахунок з персоналом з оплати праці" (продовження рис. 1). Перший розділ призначений безпосередньо для обліку часу, відпрацьованого співробітниками, другий – для відображення нарахування їм заробітної плати. У цьому організація вправі вести роздільний облік даних. У такій ситуації розділ II табелю не заповнюють.

Обидва табелі складають в одному екземплярі. При цьому робочий час враховують у табелі одним із двох способів: або методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, або методом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормового годинника тощо). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних обов'язків тощо), у табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень , а нижньому рядку графи залишаються порожніми.

На титульному листі табеля N Т-12 є умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу. Вони повинні використовуватись і при заповненні табеля за формою N Т-13 (продовження рис. 1).

Найчастіше табель подається в бухгалтерію один раз на місяць після його закінчення. Однак це не зовсім правильно. Справа в тому, що заробітна плата повинна видаватися працівнику не рідше ніж кожні півмісяця (аванс та остаточний розрахунок) (ст. 136 ТК РФ). При цьому аванс нараховують виходячи з фактично відпрацьованого співробітником часу, відображеного в табелі. Виходить, що стосовно працівників-почасників табель потрібно оформляти кожні півмісяця. Інакше правильно нарахувати аванс бухгалтерія не зможе.

Ведення табеля – обов'язок організації. Причому необхідний навіть за умови, що у організації застосовується відрядна форма оплати праці. З одного боку, при застосуванні цієї системи заробіток співробітника залежить від кількості відпрацьованого їм часу. Він визначається виходячи із встановлених розцінок на виконаний обсяг робіт у натуральних величинах. Проте незалежно від системи оплати праці, встановленої організації, тривалість робочого дня обмежена трудовим законодавством. Тому роботодавець має вести його облік. Трудовий кодекс робить ніяких винятків із цього правила (ст. 91 ТК РФ). Крім того, дані про робочий час, витрачений кожним співробітником організації, потрібні для правильного розрахунку його середнього заробітку та формування статистичної звітності.

При звільненні співробітника організація на його вимогу має оформити витяг з табеля обліку робочого дня. За трудовим законодавством роботодавець зобов'язаний у день припинення трудового договорувидати співробітнику трудову книжку та засвідчені копії інших документів, пов'язаних з його роботою (ст. 84.1 ТК РФ).

Їх представляють на прохання працівника. При цьому перелік цих документів Трудовий кодекс не встановлює. Табель безпосередньо пов'язаний із роботою співробітника. Отже, він має право вимагати його копію.

Однак у табелі є дані не тільки щодо того, хто звільняється, але й щодо інших працівників. Причому відомості, що у табелі, є їх персональними даними. Тому вони можуть передаватися іншим особам лише за їхньою згодою. Отже, у цій ситуації, ніж отримувати згоду інших працівників, організація вправі оформити виписку з аналізованого документа, де буде зазначена інформація лише з працівникові, який звільняється.

Особливості заповнення табеля в окремих ситуаціях

Законодавство недостатньо чітко регулює порядок заповнення уніфікованої форми табеля у різних ситуаціях, що відхиляються від нормальних. Тому бухгалтеру або табельнику доводиться самостійно вирішувати, що відображати в табелі у кожному окремому випадку.

Для обліку робочого дня організація може розробити власний бланк табеля, і вести його за уніфікованої формі. При цьому, розробляючи власний бланк, вона має право взяти за основу уніфіковану форму, доповнити її будь-якими реквізитами та видалити зайві дані. Головне, щоб згодом цю форму було затверджено керівником організації.

Робота понаднормово

Припустимо, табель заповнюється шляхом суцільної реєстрації явок і неявок. Співробітник організації працював понаднормово (10 годин замість встановлених 8). Який код за цей день проставлятиме в табелі: "Я" (тривалість роботи в денний час) або "С" (тривалість понаднормової роботи)?

У цьому випадку табель може бути введена додаткова графа. У існуючій графі ставлять код "Я", додаткової - "С". При цьому для зручності подальших підрахунків нормальну та понаднормову тривалістьчасу доцільно розділити та вказати у відповідних графах.

У той же час подібна проблема не виникне при реєстрації в табелі лише відхилень від нормальної тривалості робочого часу.

Робота у день відрядження

Співробітник за домовленістю з роботодавцем може вийти працювати у день повернення з відрядження. Виходить, що, з одного боку, його відрядження не закінчилося (код за табелем "К"), з іншого - він знаходиться вже на робочому місці (код за табелем "Я"). Зазначимо, що питання про явку працівника на роботу у день виїзду у відрядження та у день приїзду з відрядження вирішується за домовленістю з роботодавцем. Це передбачено Положенням про особливості управління працівників у службові відрядження (утв. пост. Уряди РФ від 13.10.2008 N 749).

Обов'язки виходити на робоче місцена день відрядження у співробітника немає. Однак за домовленістю з роботодавцем він може це зробити як на повний день, так і його частину. У разі організація зобов'язана йому оплатить:

День відрядження (таким вважається і день прибуття) із розрахунку середнього заробітку;

добові за цей день;

Відпрацьований годинник.

Відповідно, у табелі можуть бути проставлені коди, що позначають перебування співробітника у відрядженні та факт його виходу на роботу. При цьому в табелі потрібно вказати і кількість відпрацьованих годин. Припустимо, що у день повернення з відрядження співробітник відпрацював 4 години. У такій ситуації у відповідних графах табеля проставляються літерні коди "К" та "Я" та відпрацьований годинник - "4". Таким чином, бухгалтер відобразить факт знаходження співробітника у відрядженні, його роботи у цей день та кількість відпрацьованих годин.

У такому ж порядку табель може бути заповнений, якщо, наприклад, співробітник повернувся з відрядження після 00:00 (цей день вважається днем ​​відрядження) і вийшов у цей день на роботу.

Поїздка у відрядження та (або) повернення з неї у вихідні

За рішенням керівництва співробітник організації може бути направлений у службове відрядження у вихідний день (наприклад, у суботу чи неділю при п'ятиденному робочому тижні з двома вихідними днями). Крім того, він може повернутися з відрядження у вихідний день. Як вказав Верховний СудРФ, у разі заробіток особі нараховується відповідно до статтею 153 Трудового кодексу(Рішення ЗС РФ від 20.06.2002 N ГКПІ02-663). Ця стаття встановлює загальні правила, якими оплачують вихідні чи неробочі святкові дні.

Отже, за ці дні оплату співробітнику нараховують виходячи не з його середнього заробітку (як це передбачено для оплати днів відрядження), а тарифної ставкиабо окладу, збільшеного щонайменше вдвічі. У табелі обліку робочого часу у вихідні дні проставляються коди "К" та "РВ" із зазначенням часу в дорозі, який на них припадає ("К" - службове відрядження, "РВ" - тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні).

Робота у дні хвороби

Буває, що співробітник, перебуваючи на лікарняному, виходить на роботу. А після закриття листка пред'являє його до оплати. Зазначимо, що у цій ситуації його праця має бути оплачена роботодавцем. Проте за ці дні працівник не має права претендувати на оплату лікарняного. Адже допомога призначена для компенсації заробітку, втраченого під час хвороби. А в цьому випадку цього не сталося.

Тому у дні хвороби та невиходу на роботу співробітника в табелі проставляється код "Т" (непрацездатність). При виході його на роботу під час хвороби проставляється код "Я" із зазначенням фактично відпрацьованого годинника.

Робота під час відпустки з догляду за дитиною

Найчастіше співробітники організації, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, працюють в організації на умовах неповного робочого часу. У цій ситуації виникає питання, який літерний код має бути вказаний у табелі: "Я" (тривалість роботи в денний час) або "ОЖ" (відпустка для догляду за дитиною)?

У цьому випадку табель може бути заповнений так само, як і під час роботи в день відрядження. Тобто в ньому вказують коди "Я" та "ОЖ". При цьому в табелі наводять кількість годин, фактично відпрацьованих цим співробітником.

Зазначимо, що співробітниця має право перервати таку відпустку та вийти на роботу на повний день. З моменту виходу співробітниці на роботу в табелі вказують код "Я" (тривалість роботи в денний час) та кількість фактично відпрацьованих годин.

Робота у вихідні з наданням іншого дня відпочинку

По трудовому законодавству роботу у вихідний день оплачують не менше, ніж у подвійному розмірі. При цьому за бажанням працівника йому може бути надано інший день відпочинку. У такій ситуації робота у вихідний день оплачується у звичайному порядку, а день відпочинку оплаті не підлягає (ст. 153 ТК РФ).

При роботі у вихідний у табелі вказують код "РВ" (тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні), а також кількість годин, відпрацьованих працівником у вихідний (незалежно від того, як згодом він буде оплачений: у подвійному чи одинарному розмірі). Якщо працівнику надають додатковий день відпочинку, його відзначають кодом НВ (додаткові вихідні дні (без збереження заробітної плати)). Кількість робочих годин у цей день не наводить.

Облік днів донорства

У день здачі крові та її компонентів, а також у день пов'язаного з цим медичного обстеженняспівробітник має бути звільнений з роботи. При цьому за ним зберігається середній заробіток(Ст. 186 ТК РФ). Після кожного дня здачі крові йому надають додатковий день відпочинку. Цей день за бажанням співробітника може бути приєднаний до щорічної оплачуваної відпустки або використаний в інший час протягом року після дня здачі крові (ст. 186 ТК РФ).

Так як у день здавання крові працівник звільняється від роботи, а за цей день і за додатковий день відпочинку, що надається у зв'язку зі здаванням крові, зберігається середній заробіток, вони відзначаються у табелі кодами "Г" (день здавання крові) та "ОВ" ( додаткові вихідні дні (оплачувані). Кількість робочих годин у ці дні не вказують.

Якщо роботодавець не був заздалегідь повідомлений про причини неявки працівника у день здачі крові, у табелі ставлять код "ПН" (неявка з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)). Після отримання від працівника відповідної медичної довідки, цей код виправляють на код "ОВ".

Проходження медичного обстеження за напрямком військкомату

Організація зобов'язана звільнити співробітника з роботи у дні, що він виконував державні чи громадські обов'язки. При цьому за ним зберігається місце роботи та у деяких випадках середній заробіток. Дане правило застосовується за умови, що державні чи громадські обов'язки співробітник повинен виконувати у робочий час за Трудовим кодексом або іншими федеральними законами (ст. 170 ТК РФ). За законом про військову службу (Федеральний закон від 28.03.1998 N 53-ФЗ) на час медичного огляду (обстеження або лікування) громадян для вирішення питання про встановлення їх на військовий облік вони звільняються від роботи. У цьому цей час організація зобов'язана їм виплатити середній заробіток.

Відтак під час проходження медичного обстеження працівник виконував свої державні обов'язки. Цей період відзначається в табелі кодом "Г" (невиходи на час виконання державних або громадських обов'язків відповідно до законодавства).

Звільнення працівника

Працівник може звільнитися, наприклад, на початку чи середині місяця. Як у такій ситуації заповнювати ті графи табеля, які припадають на дати після його звільнення? Зазначимо, що табель необхідний обліку робочого часу, відпрацьованого кожним співробітником. Тому в останній день, коли співробітник був присутній на роботі, в табелі вказується код "Я" (тривалість роботи в денний час) та кількість відпрацьованих годин. У осередках за ті дні, коли людина більше не є працівником організації, літерних позначок не роблять. Вони також не вказують і кількість робочих годин. Після звільнення працівника у відповідних осередках табеля проставляють прочерки.

Думка

Наталія Левінська, експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ

Анна Кікінська, рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ

Допомога з тимчасової непрацездатності як різновид страхового забезпечення з обов'язкового соціального страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством покликаний компенсувати громадянам втрачений заробіток у зв'язку з настанням тимчасової непрацездатності (п. 1 ч. 1 ст. 1.2, п. 1 ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 1 ст.1.4 Федерального закону від 29.12.2006 N 255-ФЗ). Отже, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності за період, протягом якого заробіток не був втрачений, неможлива і суперечить законодавству. У цій ситуації ФСС Росії може визнати, що витрати на виплату страхового забезпечення не можуть проводитися за рахунок коштів фонду та, відповідно, не прийняти їх до заліку.

Думка

Тетяна Чашина, експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ

Іван Михайлов, рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ

При наданні відпустки для догляду за дитиною роботодавець зобов'язаний видати відповідний наказ (розпорядження). На його підставі робляться відповідні позначки в особистій картці працівника. Але якщо відхід у відпустку зафіксований наказом, то правильним видати і наказ про припинення такої відпустки. Наказ буде підставою для внесення до особистої картки відповідних позначок. Співробітник, який бажає перервати відпустку з догляду за дитиною, може заздалегідь письмовій форміпоінформувати про це роботодавця, хоча це необов'язково. І тут наказ про закінчення відпустки видається виходячи з заяви працівника.

Статті цього розділу

• Невикористані відпустки: ризики та варіанти вирішення питання

  Як відомо, відповідно до Трудового кодексу РФ, кожна компанія зобов'язана скласти графік відпусток не менше ніж за 2 тижні до нового року. Для HR-служб це складний проект, треба не лише узгодити план на наступний рік.

• З бала на корабель – легко. Як повернутися до роботи після відпустки

  Серед офісних співробітників є повір'я – якщо, повернувшись із відпустки, ви не можете згадати пароль від робочої пошти, отже, ви добре відпочили. Людина швидко звикає до розслабленого відпускного стану, і перші дні на робочому місці.

• Додатковий вихідний день у компанії

  Введення додаткового вихідного дня в компанії можливе за умови його оплати, оскільки він позбавляє працівників можливості працювати в день, що не є законом неробочим святковим або вихідним. У наказному порядку поміняти місцями робітник та вихідний…

• Заповнення лікарняного листа роботодавцем

  Для призначення та виплати допомоги з тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів співробітник пред'являє виданий медичною організацієюлисток непрацездатності, який роботодавцю необхідно вміти правильно заповнити, адже помилки при заповненні лікарняного листа можуть спричинити відмову у відшкодуванні допомоги.

• Чи «згорає» невикористану відпустку?

  Питання про те, чи «згоряє» невикористана відпусткаякщо його не відгуляти, залишається відкритим. Поки чиновники запевняють трудящих у тому, що невикористані відпустки не «згорять», суди в деяких регіонах відмовляють громадянам, які щойно звільнилися, у стягненні компенсації за невикористану відпустку через пропуск терміну звернення до суду.

• Компенсація за невикористану відпустку та проїзд до місця відпочинку: спірні питання

  Розглянемо топ-3 спірних питань, що стосуються компенсацій за невикористану відпустку та компенсацій проїзду до місця відпочинку та назад. Чи зобов'язаний роботодавець у разі звільнення виплачувати компенсацію за всі невикористані відпустки? Чи можна замінювати невикористану відпустку грошовою компенсацією?

• Відпустка по догляду за дитиною. Розбираємось із гарячими питаннями молодих мам

  Народження дитини та подальший догляд за нею хвилююча подія у житті кожної жінки. Крім маси турбот, пов'язаних з доглядом за дитиною, звичайно ж виникають питання про те, як побудувати відносини з роботодавцем на період відпустки. Вероніка Шатрова, експерт з трудового законодавства, директор і головний редактор "Системи Кадри", відповіла на низку палаючих питань молодих мам і поділилася корисними порадамиз питання оформлення відпустки для догляду за дитиною.

• Графік відпусток у питаннях та відповідях

  Законодавство вимагає затвердити документ не пізніше ніж за два тижні до нового календарного року. Тобто, до 17 грудня. Затверджений графік відпусток мають виконувати як співробітники, і роботодавці. Тому й у тих, і в…

• Штатний розклад та графік відпусток

  Штатний розклад та графік відпусток є чи не найпроблемнішими кадровими документами. З одного боку, без них не можна, з іншого боку - при їх оформленні виникає маса типових помилок.

• Дистанційна робота для вагітної жінки

  Співробітниця у зв'язку із вагітністю написала заяву про можливість переведення її на режим віддаленої роботи. Оформляти лікарняний листу зв'язку з вагітністю та пологами, а також відпустку з догляду за дитиною вона не планує. Під час виконання низки умов співробітниця може продовжити свою роботу.

• Перекладаємо працівників на гнучкий графік роботи. Як це зробити, щоб вони не стали працювати менше і гірше

  «За цей місяць два найкращі співробітники подали заяви про звільнення!» - Розповів HR-директору керівник служби маркетингу. Відділ персоналу з'ясував чому співробітники йдуть. Від них вимагають приходити на роботу до 9:30, за запізнення карають, але вони часто затримуються до ночі. Люди знайшли роботу із більш гнучким графіком. HR-директор запропонував гендиректору запровадити такий графік для працівників деяких підрозділів. Він сказав: Давайте спробуємо. Тільки показники не повинні знизитись!»

• Встановлюємо гнучкий графік роботи

  Встановлюючи гнучкий графік робочого часу, необхідно грамотно оформити кадрові документи. Які саме документи слід складати, залежить від того, чи працівник приймається спочатку на гнучкий графік, чи він вводиться для «старого» співробітника.

• Проблемні моменти при виході на пенсію

  Вихід на пенсію – досить проста і всім відома процедура. Але це лише на перший погляд. Чи потрібно пенсіонерові відпрацьовувати два тижні під час звільнення? Чи можна двічі вийти на пенсію і що при цьому має бути написано у трудовій книжці? Постараємося розібратися у цих питаннях.

• Облік робочого часу. Табель обліку

  За матеріалами книги-довідника "Зарплата та інші виплати працівникам" за редакцією В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/) Відповідно до статті 91 Трудового кодексу «роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником». До 1 січня 2013 року для обліку…

• Який час роботи вважатиметься неповним?

  Відповідь: Робочим є час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку та умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди, які ТК РФ, іншими федеральними законамита іншими нормативними правовими актамивіднесено до робочого часу.

• Нюанси надання відпустки без збереження заробітної плати

  Досить часто працівники звертаються до керівника установи із проханням про надання відпустки "за власний рахунок". Працівники між собою називають таку відпустку адміністративним, а трудовому законодавстві він називається відпусткою без збереження зарплати. Чи завжди керівництво зобов'язане надати таку відпустку працівнику, чи є обмеження щодо його тривалості, чи можна відкликати працівника з нього і як впливає дана відпустка на стаж для надання щорічної оплачуваної відпустки - розповімо у цій статті.

• Запитання, що виникають при встановленні неповного робочого часу

  За угодою між працівником та роботодавцем трудовим договором може бути встановлений неповний робочий час, а саме неповний робочий день або неповна робочий тиждень(Ст. 93 ТК РФ). У поданій статті розглянемо найцікавіші судові рішення щодо спорів щодо встановлення неповного робочого часу та оплати роботи у зазначеному режимі.

• Відгук працівника з відпустки

  Нерідко працівників через виробничу необхідність відкликають із щорічних оплачуваних відпусток. Чи правомірна подібна дія адміністрації? Кого не можна відкликати із відпустки? Як оформити цю процедуру? Відповіді на ці та інші питання ви знайдете у статті.

• Яка тривалість щорічної оплачуваної відпустки при 0,5 ставки працівника

  Чи має наша організація надавати суміснику щорічну оплачувану відпустку тривалістю 28 календарних днів, адже працює вона всього на 0,5 ставки

• Відпустка без збереження заробітної плати. Шпаргалка для кадровика

  Важко уявити організацію, у якій роботодавець будь-коли стикався з бажанням працівника взяти відпустку власним коштом (відпустка без збереження зарплати). У більшості випадків йдеться про відпустки, які надаються на прохання працівника та на розсуд роботодавця. Але у певних ситуаціях і окремих категорій працівників чинне законодавство встановлює обов'язок роботодавця з надання відпустки без збереження заробітку.

• Чи припустимо адміністративну відпустку?

  У період економічного спаду направлення працівників у неоплачувану відпустку стало поширеним способом зниження витрат на оплату праці. У статті обговоримо правомірність його застосування. За даними Міжнародної організації праці, у зв'язку з...

• Путівки за рахунок ФСС РФ

  У деяких випадках відпочинок або лікування може бути оплачено за рахунок коштів ФСС РФ.

• Простий - робота в організації тимчасово призупинена

  Керівництво може ухвалити рішення про тимчасове призупинення роботи в організації. Причини різні: поломка обладнання, перебої у постачанні сировини, аварія чи стихійне лихо. Але навіть у такій ситуації компанія зобов'язана вести облік та здавати податкову та бухгалтерську звітність.

• Робота під час відпустки для догляду за дитиною: прояснюємо ситуацію

  Трудовий кодекс законодавчо закріплює вирішення проблеми, що часто зустрічається в житті. Мати дитини або інші, які мають право на відпустку по догляду за дитиною особи, у ряді випадків мають можливість виконувати роботу вдома або працювати неповний робочий день. І хочуть цю можливість продати. Причин для цього чимало: необхідна додаткова матеріальна підтримка сім'ї, потрібно постійно підвищувати свою кваліфікацію, та й просто не хочеться надовго відриватися від колективу. Розглянемо, як це реалізується у трудовому законодавстві.

  Роструд докладно роз'яснив, що таке режим ненормованого робочого дня і як він має бути компенсований відповідно до чинної редакції Трудового кодексу.

  У нинішніх умовах переведення працівників на режим неповного робочого часу практикується компаніями досить часто. Проте сама процедура встановлення неповної зайнятості з погляду закону який завжди виконується бездоганно. Давайте розглянемо найпроблемніші ситуації, пов'язані зі зміною режиму роботи, про які розповіли наші читачі. Проаналізуємо помилки, закладені у цих ситуаціях, та підкажемо, як їх виправити.

• Переходимо на неповний робочий час

  Розбираємо процедуру запровадження нового режиму роботи
  Останнім часом через фінансові труднощі багато компаній хотіли б запровадити неповний робочий час. Однак це можливе лише за певних умов та з дотриманням процедури, встановленої Трудовим кодексом.
  У пропонованій статті ми розповімо про те, в якому порядку та за яких умов може вводитися неповний робочий час та які документи для цього потрібно оформити.

• Тривалість робочого дня (зміни)

  Робочий день – це встановлений законом час доби, що витрачається працювати. Тривалість роботи протягом доби, момент її початку та закінчення, перерви встановлюються правилами трудового розпорядку, а змінної роботи – ще й графіками змінності.

• Робочий час – що це?

  Робочий час– це час, протягом якого працівник за умовами трудового договору повинен виконувати свої трудові обов'язки, і навіть деякі інші періоди часу, які законодавство РФ відносить до робочого времени.

З наявних форм обліку підприємства можуть користуватися уніфікованими формами, затвердженими Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1.

Бланк графіка обліку за формою Т-12 (якщо облік ведеться вручну)

Бланк табеля обліку формою Т-13 (якщо облік ведеться автоматизовано)

У законодавстві не зазначено, хто із працівників компанії має займатися контролем робочого часу. Тому керівник може призначити відповідальним за роботу будь-якого підлеглого. Але зазвичай такі обов'язки покладають на працівників відділу кадрів та начальників підрозділів.

Правильно складений табель дозволяє визначити:

• скільки днів протягом місяця працівник працював (перебував у відпустці, на лікарняному);
• чи дотримувався він трудової дисципліни (запізнення, неявки).

На підставі цих даних надалі відбувається нарахування зарплати, різних видівкомпенсацій та виплат. Якщо у внутрішніх документах прописано покарання за регулярне порушення трудової дисципліни, Коректне заповнення табеля обліку робочого часу 0504421 (зразок заповнення нижче), Т-12 або Т-13 допоможе дізнатися, кого зі співробітників треба притягнути до відповідальності.

Де брати вимоги до оформлення форм

Перш ніж показати зразок заповнення табеля обліку робочого часу (форма 0504421 новий) пояснимо, які відомості туди треба вписувати. Усі необхідні спеціальні позначення містяться першій сторінці форми Т-12. Вони актуальні і для Т-13, а для форми 0504421 є позначення.

Які символи – літери чи цифри – ставити, вирішують у компанії самостійно. Це непринциповий момент. Але застосовують два способи написання даних у табелі:

• явки чи відсутність відзначають щодня - суцільне заповнення;
• вказують лише «відхилення» - запізнення, неявки, роботу у вихідні, простий. Такий спосіб застосовують і при сумованому обліку робочого часу.

Покрокова інструкція із заповнення табеля Т-12

Припустимо, в організації облік часу проводиться вручну та окремо від обліку розрахунку з персоналом з праці. Наша організація є комерційною, і керівник тяжіє до держкомстатівських форм. Покажемо, як заповнювати першу частину уніфікованої форми Т-12.

Блок 1

Заповнюємо першу сторінку табеля, яка містить відомості загального характеру про саму організацію, про звітний період, а також літерні та цифрові коди умовних позначень.

Крок 1. Вносимо відомості про найменування організації.

Крок 2. Вписуємо найменування відділу чи підрозділу організації. Якщо організації немає структурних підрозділів, залишаємо поле чистим.

Крок 3. Вносимо відповідний восьмизначний код.

Крок 4. Заносимо відомості, який період складено графік.

Крок 5. Привласнюємо порядковий номер та вказуємо дату складання.

Блок 2

Заповнюємо другу сторінку (рекомендуємо робити це відповідно до ). Теоретично дана сторінказаповнюється протягом звітного періоду, проте безпосередньо у процесі роботи можуть виникати ситуації, які відразу відобразити у графіку буде не зовсім коректно.

Наприклад, працівник К. не вийшов сьогодні на роботу та не попередив свого керівника про відсутність. Фактично на роботі він відсутній, але причина його відсутності невідома, і в табелі необхідно ввести літерний код ПН (неявка з нез'ясованих причин до з'ясування обставин). Припустимо, що завтра він вийде та пояснить причину своєї відсутності, отже, до графіка буде внесено зміни, і код ПН буде замінено на інший, залежно від причини відсутності.

А може статися, що працівник з'явиться на роботу перед здаванням графіка в бухгалтерію, тому рекомендується фактичний облік вести або олівцем, або в окремому документі, який можна десять разів переробити перед підсумковим внесенням відомостей безпосередньо в Т-12.

Крок 6. Привласнюємо перший порядковий номер.

Крок 7. Записуємо прізвище, ініціали та посаду конкретного працівника.

Крок 8. Вносимо табельний номер (можна подивитися у наказі про призначення або особисту картку працівника Т-2).

Крок 9. У стовпці явки та неявки за числами місяця вносимо відповідні відомості, у своїй дана інформаціявідображається у двох графах:

• у верхній графі вказується відповідний код (літерний чи цифровий, кому що подобається);
• у нижній графі вказується тривалість.

У прикладі – порядок ведення табеля для організації на п'ятиденці. Як правильно заповнити табель при шестиденному робочому графіку? Все те саме, але буде тільки один вихідний, а не два.

Крок 10. Вважаємо за кожною графою, скільки відпрацьовано днів та годин за першу половину місяця.

Крок 11. Вважаємо, скільки відпрацьовано за другу половину місяця.

Крок 12. Вважаємо, скільки днів і годин загалом відпрацьовано за місяць.

Крок 13. Проставляємо кількість днів відсутності або неявок, у тому числі з розшифровкою у відповідних колонках. Якщо таких днів не було, залишаємо порожні клітки.

Крок 14. Вписуємо кількість вихідних та святкових днів.

Крок 15. Звіряємо отримані цифри з виробничим календарем щодо відповідності . Якщо щось не збігається, шукаємо помилку або готуємось пояснювати керівництву причини.

Крок 16. Підписуємо самі, у керівника структурного підрозділу(за наявності), у працівника кадрової служби (якщо працівник кадрової служби та особа, відповідальна за заповнення графіка, — одна особа, підписуємо і там, і там) та несемо до бухгалтерії, де на підставі даних графіка працівникам будуть .

Заповнений зразок графіка обліку

Інструкція із заповнення форми Т-13

Між табелями Т-12 та Т-13 є кілька відмінностей, але загалом вони ідентичні та заповнюються за загальними правилами. Т-12 допускається вести лише обліку відпрацьованих годин, без розділу 2 «Розрахунок з персоналом з праці». Якщо підприємство користується формою Т-13, її треба заповнювати повністю, включаючи додаткові рядки нарахування заробітної плати.

Що писати у цій частині? Для її ведення знадобиться перелік цифрових кодів видів оплати праці, затверджених Наказом ФНП Росії від 10.09.2015 № ММВ-7-11/ Він великий, оскільки включає всі можливі види доходів громадян. Але для табеля обліку знадобиться лише кілька кодів, і вони представлені у таблиці.

Ведення форми Т-13 аналогічно порядку внесення записів до Т-12. Спочатку заповнюють шапку бланка, потім вписують відомості про працівників, вказують дані про відпрацьовані години та вихідні протягом місяця. Тобто перші 15 кроків інструкції треба повторити. За неявками протягом звітного періоду додатково відписуються у графах 10-13, вказуючи узагальнені дані.

Графи 7-9 наведено для вказівки:

• коду виду оплати (доходу);
• кореспондуючого рахунку;
• днів, що підлягають сплаті.

Коли всю потрібну інформацію вказано, підписуємо документ (останній крок).

Наповнений приклад форми Т-13

На прикладі видно, що кожного працівника можна вказати одночасно 8 різних видів кодів оплати. І тому графи 7-9 повторюються.

Щодо кореспондуючого рахунку, то його можна вказати лише 1 раз — над графами 7-9, якщо він один для всіх. Але якщо завжди вписувати його до графи 8, помилкою теж не порахують.

Як вести облік робочого часу держпідприємствам

Які програми використовують для ведення табелю

Щоб заповнювати табель в автоматичному режимі, необхідно або купити програму (але вносити до неї відомості все одно доведеться руками), або встановити комплекс програмного та технічного забезпечення, яке забезпечить в автоматичному режимі збирання, зберігання та обробку відомостей про наявність працівників на місцях, годинах їх приходу та догляду, періоду роботи та відпочинку співробітників тощо.

Подібні системи мають функції аналізу отриманої ними інформації, у зв'язку з чим дуже зручні, економлять багато часу для кадровиків та бухгалтерів. Роботодавці теж у захваті, оскільки будь-якої миті можуть подивитися, де працівник Петров, що робить, коли вчора пішов і т. д. Проте, крім суцільних переваг, ці системи мають один, але суттєвий недолік — варто впровадження таких програм дуже дорого.

Інструкція із заповнення

табеля обліку робочого часу
З метою реалізації вимог Трудового кодексу Російської Федерації Держкомстат РФ Постановою від 05.01.2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документаціїз обліку праці та її оплати» затвердив уніфіковану форму № Т-13 «Табель обліку робочого дня».

Табель обліку робочого часу (Форма № Т-13) застосовується контролю за дотриманням працівниками режиму робочого дня і нарахування зарплати. У структурних підрозділах табель складається 2 рази на місяць в одному примірнику уповноваженою на це особою, підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби та передається до бухгалтерії.

Розпорядженням по університету від 08.10.2009 р. № 58 «Про порядок подання табеля обліку робочого часу» керівники підрозділів зобов'язані представляти до відділу кадрів правильно заповнені на комп'ютері табелі (бажано на листах А-3) до 15 числа поточного місяця та на дату закінчення поточного місяця відповідно.

Бланк табеля розміщено на офіційному сайті МДМСУ у розділі «Я співробітник» - «Відділ кадрів» - «Табельний облік робочого часу» (файл – Шаблон табеля.).

Табель ведеться за абеткою.

Для відображення щоденних витрат робочого часу в табелі (графа 4) відведено 4 рядки (по два за кожну половину місяця). Верхній рядок застосовується для позначення умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а нижній – для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату. При заповненні першої половини місяця у стовпці верхнього рядка за перший день проставляється буквене умовне позначення (код), у стовпці під ним (другого рядка) – кількість годин та хвилин відпрацьованого часу. Аналогічно заповнюються другий та інші з 15 днів першої половини місяця. Так само заповнюється третій і четвертий рядки за період роботи у другій половині місяця. При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за робочим режимом. У 5-й та 6-й графах підсумовуються відпрацьовані дні та години за першу, другу половину місяця (5 графа) та місяць загалом (6 графа).

Графи 7, 9 заповнюються при залученні до роботи у нічну зміну, вихідні та святкові дні.

Якщо співробітник йде у відпустку, то в табелі обліку робочого часу вказуються святкові дні, тому що неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, не включаються до щорічної відпустки і не оплачуються.

Якщо працівник перебуває у відпустці, вихідні дні не відзначаються, оскільки вони входять у кількість календарних днів відпустки.

Якщо працівник знаходиться у відрядженні у вихідний або святковий день, у табелі проставляються дні його відрядження (оскільки ці дні будуть оплачені йому у підвищеному розмірі).

Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу (0,75; 0,5; 0,4; 0,25 ставки) або за межами нормальної тривалості робочого часу з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності, наказ про надання відпустки тощо).

Неявки працювати з різних причин фіксуються у графах 10-13 з обов'язковим проставленням кодів умовних позначень і часу.

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу наведені нижче:
Умовні позначення, що використовуються під час заповнення табеля
КІД

Літерний Цифровий
Тривалість роботи вдень Я 01

Тривалість роботи вночі Н 02

Тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні РВ 03

Тривалість понаднормової роботи З 04

Тривалість роботи вахтовим методом ВМ 05

Службове відрядження До 06

Підвищення кваліфікації з відривом від ПК 07

Підвищення кваліфікації з відривом від роботи на іншій території ПМ 08

Щорічна основна оплачувана відпустка ВІД 09

Щорічна додаткова оплачувана відпустка ОД 10

Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням із збереженням

середнього заробітку працівникам, які поєднують роботу з навчанням У 11

Скорочена тривалість робочого часу для учнів
без відриву від виробництва з частковим збереженням заробітної плати УР 12

Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням без збереження

заробітної плати УД 13

Відпустка по вагітності та пологах (відпустка у зв'язку з усиновленням
новонародженої дитини) Р 14

Відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років 15

Відпустка без збереження заробітної плати, що надається

працівнику з дозволу роботодавця ДО 16

Відпустка без збереження заробітної плати за умов,

передбачених чинним законодавством України ОЗ 17

Щорічна додаткова відпустка без збереження заробітної плати ДБ 18

Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених
кодом «Т» із призначенням допомоги згідно із законодавством Б 19

Тимчасова непрацездатність без призначення допомоги у випадках,
передбачених законодавством Т 20

Скорочена тривалість робочого часу проти нормальної тривалості робочого дня у випадках, передбачених

законодавством ЛЧ 21

Час вимушеного прогулу у разі визнання звільнення, переведення на іншу роботу або усунення від роботи незаконними

відновленням на колишній роботі ПВ 22

Невиходи на час виконання державних чи громадських
обов'язків згідно із законодавством Г 23

Прогули (відсутність на робочому місці без поважних причинв
протягом часу, встановленого законодавством) ПР 24

Тривалість роботи в режимі неповного робочого часу
ініціативи роботодавця у випадках, передбачених законодавством СР 25

Вихідні дні (щотижнева відпустка) та неробочі святкові дні У 26

Додаткові вихідні дні (оплачувані) ОВ 27

Додаткові вихідні дні (без збереження заробітної плати) НВ 28

Страйк (за умов та у порядку, передбачених законодавством) ЗБ 29

Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин) ПН 30

Час простою з вини роботодавця РП 31

Час простою через причини, що не залежать від роботодавця та працівника НП 32

Час простою з вини працівника ВП 33

Усунення від роботи (недопущення до роботи) з оплатою (допомогою)
відповідно до законодавства ПЗ 34

Усунення від роботи (недопущення до роботи) з причин,
передбаченим законодавством, без нарахування заробітної плати НБ 35

Час припинення роботи у разі затримки виплати заробітної плати НЗ 36

Контроль робочого часу є обов'язковим для всіх підприємств незалежно від форми власності та кількості найманих працівників. Вимога встановлено у ст. 91 ТК РФ.

Загальні питання заповнення

Для обліку відпрацьованого працівником часу ведеться табель, що входить до складу обов'язкових форм підприємства ведення кадрового обліку.

Табель – документ, який є підставою визначення кількості відпрацьованих працівником годин, дані якого застосовуються нарахування заробітної плати, відпускних.

Його відомості використовуються:

• Для нарахування заробітної плати відпускних працівників.
• Під час проведення перевірок різними зовнішніми органами контролю.
• Для отримання відомостей керівництво про дотримання працівниками режиму роботи. Особливої ​​важливості документ набуває при змінному графікуабо відрядною формою оплати праці.
• Формування статистичної звітності та підрахунку середньої облікової чисельності.

Дані заносяться на підставі наступних документів, що підтверджують:

1. Накази щодо організації про працевлаштування, відрядження, надання відпусток різних видів.
2. Листки непрацездатності.
3. Довідки та доповідні начальників відділів.
4. Інші ділові папери, прийняті внутрішнім документообігом

Користувачами інформації табеля облікового часу є працівники бухгалтерії, керівництво, зовнішні споживачі – податкова, трудова інспекціята інші інстанції. Форма складається в єдиному екземпляріта зберігається протягом 5 років у бухгалтерії як виправдувальний документ для нарахування заробітної плати. Цей термін відповідає періоду архівації загальних документів бухгалтерії. Для виробництв із особливими умовами праці застосовується термін 75 років. Тривалість зберігання обумовлена ​​??необхідністю підтвердження часу ведення робіт в особливих умов праці для дострокового виходу на пенсію.

Упорядкування даних доручається кадрового працівника підприємства з наступним затвердженням документа керівником. За відсутності кадрової служби в організаціях або ІП з малою чисельністю обов'язок ставиться в провину посадовій особі.

Відповідальні за складання особи вносяться до облікової політики підприємства. Неналежне виконання обов'язків веде до можливого покарання з боку керівництва відповідно до ст. 192 ТК РФ.

Підприємство може застосовувати різні методи заповнення табеля, Вибір яких компанія виробляє самостійно.

В обліку може застосовуватись:

• Метод суцільної реєстрації. Обліковий працівник вносить дані щодня. Спосіб застосовується за наявності в організації режиму робіт з різною кількістю годин – ковзного графіка, неповного дня працівників.
• Метод відхилень. До складу відхилень входять запізнення, нез'явлення з різних причин, переробки у святкові дні. Спосіб використовується компаніями з постійним годинним режимом праці.

Правила та зразок заповнення

На бланк кадрового обліку поширюються правила заповнення первинних документів. Записи мають бути достовірними, бланк мати необхідні реквізити підприємства, підрозділи, посадових осіб.

Заповнення документа має низку особливостей:

• Форма заповнюється в цілому підприємству чи його окремим підрозділам.
• Ведення обліку провадиться по кожному співробітнику окремо. Усі штатні одиниці мають унікальний номер. Ідентифікація працівника проводиться із зазначенням ПІБ та посади для виключення збігів серед однофамільців.
• Дані формуються за всіма співробітниками штатного розкладу. Також зазначаються працівники, які перебувають у декретній відпустці.

Документ після складання підписується відповідальною особою, працівником кадрової служби та затверджується начальником структурного підрозділу або підприємства.

Існують два види бланків– Т-12 та Т-13, які затверджені Держкомстатом. У одному підприємстві дозволяється застосування лише однієї з них, і навіть допускається самостійна розробка форми із збереженням всіх обов'язкових реквізитів. Одночасне використання різних видів заборонено.

• Форма Т-12використовується для ручного заповнення та складається з 2-х розділів, які дозволяють відзначати відпрацьований час та проводити нарахування заробітної плати. З використанням розрахунково-платіжних відомостей розділ з нарахуванням оплати праці не заповнювати.

• Форма Т-13застосовується для автоматичного наповнення бланка. У ній відображаються лише дані кадрового обліку часу явок та неявок з причинами відсутності.

Для простоти та доступності інформації табеля облікового часу всіма користувачами застосовуються умовні позначення, єдині всім документів. Перелік кодів та розшифровок наведено на титулі форми Т-12.

Основні коди, що використовуються в документі:

Код	Розшифровка
Я	явка та виконання трудових обов'язків у денний час
Н	явка та виконання обов'язків у нічний час
В	неробочі дні
РВ	виконання обов'язків у вихідні дні
До	відрядження
Б	неявка через тимчасову непрацездатність
ОЗ	відпустка без оплати середнього заробітку
ВІД	основна оплачувана відпустка
ПН	відсутність на роботі з нез'ясованих причин

Компанія має право запровадити самостійно розроблені позначення. Порядок застосування спеціальних символів закріплюється в облікової політики.

Періодичність складання табеля утверджується в обліковій політиці. Оптимальним варіантом є заповнення форми двічі на місяць для нарахування проміжної виплати - авансу та остаточного розрахунку з працівником з оплати праці за підсумками місяця.

Нюанси заповнення при змінному графіку роботи

Змінний графік роботипередбачає роботу в режимі з числом відвідувань, що переходить з місяця на місяць. Працівник з плаваючим графіком може відпрацьовувати чи перевищувати норму трудового часу, встановленого на місяць. Незначне відхилення у межах 2-х змін допускається. Важливо не допустити переробку за річною нормою робочого часу, що зобов'язує роботодавця оплачувати понаднормові.
При попаданні графіка на 2 дні в табелі вказується фактичний час перебування на робочому місці у клітині кожного з дат. Розбивка на дні дозволяє визначити нічний годинник для розрахунку оплат.

Зміни дані табеля вносяться у місяці виявлення помилки чи нестиковки. Це відбувається на підставі наказу керівника. Після його видання створюється документ, що коригує, дата якого відповідає дню виправлення. Виправлені відомості спричиняють перерахунок працівниками бухгалтерії заробітної плати та звітності.

Нормативні документи, що регламентують правила ведення табелю

Законодавством регулюється порядок табелювання працівників. Заповнення документа здійснюється з урахуванням вимог законів та актів щодо бухгалтерського облікущодо внесення обов'язкових реквізитів підприємства та співробітників.

Для побудови грамотного обліку використовуються положення:

• ТК РФ, зобов'язує підприємства нормувати робочий час.
• Законодавство про бухгалтерський облік. Регламентує можливість самостійної розробки форм первинних документів. Вказує, поряд із ПБО 22/2010, на порядок зміни помилкових даних.
• Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004р. за № 1, яким затверджено форми бланків табеля.

Відео: приклади заповнення форм Т-12 та Т-13

Переглянути зразки заповнення документа як у ручному, так і автоматичному режимі можна на наступних відео.
Загальні відомості та правила оформлення форми Т-12.

Створення та заповнення табеля у програмі 1С:Підприємство. Частина 1.