Зразок посадової інструкції спеціаліста з кадрового діловодства

Зразок посадової інструкції складено з урахуванням профстандарту

1. Загальні положення

1.1. На посаду спеціаліста з кадрового діловодства приймається особа:

1) має середнє професійну освітуза програмами підготовки спеціалістів середньої ланки;

2) має додаткову професійну освіту за програмами професійної перепідготовки, програмами підвищення кваліфікації.

1.2. Фахівець з кадрового діловодства повинен знати:

1) нормативні правові акти Російської Федерації, що регулюють права та обов'язки державних органів, професійних спілокта інших представницьких органів працівників з надання облікової документації;

2) законодавство Російської Федерації щодо персональних даних;

3) порядок оформлення, ведення та зберігання документів з персоналу;

4) порядок обліку руху кадрів та складання встановленої звітності;

5) основи документообігу та документаційного забезпечення;

6) технології, методи та методики проведення аналізу та систематизації документів та інформації;

7) порядок розрахунку стажу, пільг, компенсацій, оформлення пенсій працівникам;

8) структуру організації;

9) основи архівного законодавства та нормативні правові акти Російської Федерації у частині ведення документації з персоналу;

10) локальні нормативні акти організації, що регулюють порядок оформлення розпорядчих та організаційних документів щодо персоналу;

11) норми етики та ділового спілкування;

12) базові основи інформатики, структурна побудова інформаційних систем та особливості роботи з ними;

13) трудове законодавство та інші акти, що містять норми трудового права;

14) правила внутрішнього трудового розпорядку;

15) вимоги охорони праці та правила пожежної безпеки;

16) ……… (інші вимоги до необхідних знань)

1.3. Фахівець з кадрового діловодства має вміти:

1) розробляти проекти організаційних та розпорядчих документівз персоналу;

2) оформляти кадрові документивідповідно до вимог трудового законодавства Російської Федерації та локальних нормативними актамиорганізації;

3) вести облік та реєстрацію документів в інформаційних системах та на матеріальних носіях;

4) організовувати зберігання документів відповідно до вимог трудового, архівного законодавства Російської Федерації та локальними нормативними актами організації;

5) аналізувати кадрові документи та переносити інформацію до баз даних та звітів;

6) виявляти помилки, неточності, виправлення та недостовірну інформацію у документах, визначати легітимність документів;

7) працювати з інформаційними системамита базами даних щодо ведення статистичної та звітної інформації з персоналу;

8) розробляти проекти кадрових документів;

9) розробляти план коригування встановленого порядку оформлення документів з персоналу та реалізовувати прийняті зміни;

10) контролювати присутність працівників на робочому місці;

11) оформляти облікові документи, що подаються до державних органів, професійних спілок та інших представницьких органів працівників;

12) аналізувати правила, процедури та порядок, що регулюють права та обов'язки державних органів та організації з питань обміну документацією з персоналу;

13) вести ділове листування;

14) дотримуватись норм етики ділового спілкування;

15) ……… (інші навички та вміння)

1.4. Фахівець з кадрового діловодства у своїй діяльності керується:

1) ……… (найменування установчого документа)

2) Положенням про ……… (найменування структурного підрозділу)

3) справжньою посадовою інструкцією;

4) ……… (найменування локальних нормативних актів, що регламентують трудові функції за посадою)

1.5. Спеціаліст з кадрового діловодства підпорядковується безпосередньо ……… (найменування посади керівника)

1.6. ……… (інші загальні положення)

2. Трудові функції

2.1. Документаційне забезпеченняроботи з персоналом:

1) ведення організаційної та розпорядчої документації з персоналу;

2) ведення документації з обліку та руху кадрів;

3) адміністрування процесів та документообігу з обліку та руху кадрів, подання документів з персоналу в державні органи.

2.2. ……… (інші функції)

3. Посадові обов'язки

3.1. Фахівець з кадрового діловодства виконує такі обов'язки:

3.1.1. У рамках трудової функції, зазначеної у пп. 1 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1) здійснює обробку та аналіз надходить документації з персоналу;

2) розробляє та оформлює документацію з персоналу (первинну, облікову, планову, соціального забезпечення, організаційну, розпорядчу);

3) здійснює реєстрацію, облік та поточне зберігання організаційної та розпорядчої документації з персоналу.

3.1.2. У рамках трудової функції, зазначеної у пп. 2 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1) здійснює підготовку проектів документів щодо процедур управління персоналом, обліку та руху персоналу;

2) здійснює організацію системи руху документів із персоналу;

3) проводить збирання та перевірку особистих документів працівників;

4) здійснює підготовку та оформлення на запит працівників та посадових осіб копій, виписок з кадрових документів, довідок, інформації про стаж, пільги, гарантії, компенсації та інших відомостей про працівників;

5) видає працівникові кадрові документи про нього трудової діяльності;

6) доводить до відома персоналу організаційні, розпорядчі та кадрові документи організації;

7) веде облік робочого дня працівників;

8) здійснює реєстрацію, облік, оперативне зберігання документів з персоналу, підготовку до здачі в архів.

3.1.3. У рамках трудової функції, зазначеної у пп. 3 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1) здійснює організацію документообігу з обліку та руху кадрів;

2) здійснює організацію документообігу за поданням документів з персоналу до державних органів;

3) виконує постановку на облік організації у державних органах;

4) здійснює підготовку:

На запит державних органів, професійних спілок та інших представницьких органів працівників оригіналів, виписок, копій документів;

Повідомлень, звітної та статистичної інформації з персоналу;

Інформація про укладення трудового чи цивільно-правового договору виконання робіт (надання послуг) з громадянином, замещавшим посади державної чи муніципальної служби, перелік яких встановлюється нормативними правовими актами Російської Федерації.

3.1.4. У межах своїх трудових функцій виконує доручення свого безпосереднього керівника.

3.1.5. ……… (інші обов'язки)

3.2. ……… (інші положення про посадові обов'язки)

4. Права

Спеціаліст з кадрового діловодства має право:

4.1. Брати участь в обговоренні проектів рішень, у нарадах щодо їх підготовки та виконання.

4.2. Запитувати у безпосереднього керівника роз'яснення та уточнення за даними дорученнями, виданими завданням.

4.3. Запитувати за дорученням безпосереднього керівника та отримувати від інших працівників організації необхідну інформацію, документи, необхідні для виконання доручення.

4.4. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва, що стосуються виконуваної ним функції, з документами, що визначають його права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання своїх трудових функцій.

4.5. Вносити на розгляд свого безпосереднього керівника пропозиції щодо організації праці у межах своїх трудових функцій.

4.6. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконуваних посадових обов'язків.

4.7. ……… (інші права)

5. Відповідальність

5.1. Спеціаліст з кадрового діловодства притягується до відповідальності:

За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавствомРосійської Федерації, законодавством про бухгалтерський облік;

За правопорушення та злочини, скоєні у процесі своєї діяльності, - у порядку, встановленому чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації;

За заподіяння шкоди організації - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України.

5.2. ……… (інші положення про відповідальність)

6. Заключні положення

6.1. Справжня посадова інструкція розроблена на основі Професійного стандарту, затвердженого Наказом Мінпраці України від 06.10.2015 N 691н, з урахуванням ……… (реквізити локальних нормативних актів організації)

6.2. Ознайомлення працівника із цією посадовою інструкцією здійснюється при прийомі на роботу (до підписання трудового договору). Факт ознайомлення працівника з цією посадовою інструкцією підтверджується ……… (підписом у листі ознайомлення, що є невід'ємною частиною цієї інструкції (у журналі ознайомлення з посадовими інструкціями); в екземплярі посадової інструкції, що зберігається у роботодавця; іншим способом)

6.3. ……… (інші заключні положення)

ЗАТВЕРДЖУЮ:

[Назва посади]

_______________________________

_______________________________

[Найменування організації]

_______________________________

_______________________/[П.І.Б.]/

«______» _______________ 20___ р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

Фахівця з кадрів

1. Загальні положення

1.1. Дана посадова інструкція визначає та регламентує повноваження, функціональні та посадові обов'язки, права та відповідальність спеціаліста з кадрів [Найменування організації у родовому відмінку] (далі — Компанія).

1.2. Спеціаліст з кадрів призначається на посаду та звільняється з посади у встановленому чинним трудовим законодавством порядку наказом керівника Компанії.

1.3. Фахівець з кадрів належить до категорії фахівців та підпорядковується безпосередньо [найменування посади безпосереднього керівника у давальному відмінку] Компанії.

1.4. На посаду спеціаліста з кадрів призначається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкову професійну освіту, спеціальну підготовку за встановленою програмою та стаж роботи за профілем не менше 2 років, у тому числі на даному підприємстві не менше 1 року.

1.5. Фахівець з кадрів повинен знати:

• законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріали щодо ведення документації з обліку та руху персоналу;
• трудове законодавство;
• структуру та штати підприємства;
• порядок оформлення, ведення та зберігання трудових книжокта особових справ працівників підприємства;
• порядок встановлення найменувань професій робітників та посад службовців, загального та безперервного стажу роботи, пільг, компенсацій, оформлення пенсій працівникам;
• порядок обліку руху кадрів та складання встановленої звітності;
• порядок ведення банку даних про персонал підприємства;
• основи діловодства;
• засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку;
• правила та норми охорони праці.

1.6. Фахівець з кадрів у своїй повсякденній діяльності керується:

• локальними актами та організаційно-розпорядчими документами Компанії;
• правилами внутрішнього трудового розпорядку;
• правилами охорони праці та техніки безпеки, забезпечення виробничої санітарії та протипожежного захисту;
• вказівками, наказами, рішеннями та дорученнями безпосереднього керівника;
• справжньою посадовою інструкцією.

1.7. У період тимчасової відсутності фахівця з кадрів його обов'язки покладаються на [найменування посади заступника].

2. Посадові обов'язки

Фахівець з кадрів здійснює такі трудові функції:

2.1. Виконує роботу з комплектування підприємства кадрами необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації.

2.2. Бере участь у роботі з підбору, відбору, розміщення кадрів.

2.3. Проводить вивчення та аналіз посадової та професійно-кваліфікаційної структури персоналу підприємства та його підрозділів, встановленої документації з обліку кадрів, пов'язаної з прийомом, перекладом, трудовою діяльністю та звільненням працівників, результатів атестації працівників та оцінки їх ділових якостейз метою визначення поточної та перспективної потреби у кадрах, підготовки пропозицій щодо заміщення вакантних посадта створення резерву на висування.

2.4. Бере участь у вивченні ринку праці для визначення джерел задоволення потреб у кадрах, встановлення та підтримки прямих зв'язків із навчальними закладами, контактів із підприємствами аналогічного профілю.

2.5. Інформує працівників підприємства про наявні вакансії.

2.6. Бере участь у розробці перспективних та поточних планів праці.

2.7. Здійснює контроль за розміщенням та розстановкою молодих фахівців та молодих робітників відповідно до отриманої в навчальному закладіпрофесією та спеціальністю, проведенням їх стажувань, бере участь у роботі з адаптації новоприйнятих працівників до виробничої діяльності.

2.8. Бере участь у підготовці пропозицій щодо розвитку персоналу, планування ділової кар'єри, навчання та підвищення кваліфікації кадрів, а також оцінки ефективності навчання.

2.9. Бере участь в організації роботи, методичному та інформаційне забезпеченнякваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій, оформлення їх рішень.

2.10. Аналізує стан трудової дисциплінита виконання працівниками підприємства правил внутрішнього трудового розпорядку, рух кадрів, бере участь у розробці заходів щодо зниження плинності та покращення трудової дисципліни.

2.11. Контролює своєчасне оформлення прийому, переведення та звільнення працівників, видачу довідок про їхню справжню та минулу трудову діяльність, дотримання правил зберігання та заповнення трудових книжок, підготовку документів для встановлення пільг та компенсацій, оформлення пенсій працівникам та іншої встановленої документації з кадрів, а також внесення відповідної інформації у банк даних про персонал підприємства.

2.12. Складає встановлену звітність.

У разі службової необхідності фахівець з кадрів може залучатися до виконання своїх посадових обов'язків понаднормово у порядку, передбаченому положеннями федерального законодавства про працю.

3. Права

Фахівець з кадрів має право:

3.1. Запитувати та отримувати необхідні матеріалита документи, що належать до питань своєї діяльності.

3.2. Залучати фахівців усіх структурних підрозділів Компанії на вирішення покладених нею обов'язків.

3.3. Знайомитись з проектами рішень керівництва Компанії щодо його діяльності.

3.4. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, передбаченими цією інструкцією.

3.5. Доповідати керівнику про всі виявлені порушення та недоліки у зв'язку з виконуваною роботою.

4. Відповідальність та оцінка діяльності

4.1. Фахівець з кадрів несе адміністративну, дисциплінарну і матеріальну (а окремих випадках, передбачених законодавством РФ, — і кримінальну) відповідальність за:

4.1.1. Невиконання чи неналежне виконання службових вказівок безпосереднього керівника.

4.1.2. Невиконання чи неналежне виконання своїх трудових функцій та доручених йому завдань.

4.1.3. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх у особистих цілях.

4.1.4. Недостовірна інформація про стан виконання дорученої йому роботи.

4.1.5. Невжиття заходів щодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежних та інших правил, що становлять загрозу діяльності підприємства та його працівникам.

4.1.6. Чи не забезпечення дотримання трудової дисципліни.

4.2. Оцінка роботи спеціаліста з кадрів здійснюється:

4.2.1. Безпосереднім керівником – регулярно, у процесі повсякденного здійснення працівником своїх трудових функцій.

4.2.2. Атестаційною комісієюпідприємства - періодично, але не рідше 1 разу на два роки на підставі документованих підсумків роботи за оціночний період.

4.3. Основним критерієм оцінки роботи спеціаліста з кадрів є якість, повнота та своєчасність виконання ним завдань, передбачених цією інструкцією.

5. Умови роботи

5.1. Режим роботи спеціаліста з кадрів визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених у Компанії.

5.2. У зв'язку з виробничою необхідністю фахівець з кадрів повинен виїжджати у службові відрядження (зокрема місцевого значення).

З інструкцією ознайомлено ___________/____________/ «__» _______ 20__ р.

Основна цінність будь-якого підприємства – це його кадри. Хоч би як продумував шляхи розвитку свого бізнесу сам власник, наскільки б вигідним і успішним він йому не здавався, без команди досвідчених професіоналів, які зможуть втілити всі задумані плани начальника в життя, нічого не вийде.

Найчастіше керівник, який вирішив покласти він обов'язки з підбору персоналу, і навіть, відкладаючи потім ведення всієї необхідної документації з кадрів, призводить до серйозної занедбаності в документах . А це, звичайно, призводить до серйозних штрафних санкцій від контролюючих служб.

Тому грамотна організація кадрового діловодства є дуже важливою складовою будь-якої компанії. Процес цей досить трудомісткий і потребує певного досвіду та знання чинного законодавства РФ.

Кадрове діловодство - це система управління кадрами, що забезпечує безперебійну роботу з документообігом підприємства, пов'язаного з персоналом, його переміщення всередині компанії, обліку робочого часу та .

Ще десять років тому кожна організація мала свій відділ кадрів і процес діловодства був досить стандартизований, який не вимагав творчого підходу від працівників цього відділу.

Сьогодні змінилося, співробітнику кадрового діловодства вже буде недостатньо лише аналітичного складу розуму. Кадровіку необхідно мати креативний і творчий підхід при підборі персоналу, як у HR-менеджера, грамотність та юридичну підкованість юриста, педантичність та скрупульозність у веденні справ бухгалтера, знання.

Найчастіше бухгалтер-юрист-HR-менеджер, це три професії сплітаються в одну – кадрового діловода.

Документи кадрового діловодства, ведення яких входять до обов'язків діловода:

Веде документообіг, продиктований Трудовим Кодексом РФ:

• формування особових справ працівників підприємства;
• оформлення довідок та заяв;
• підготовка кадрових наказів;
• розробка табеля та ;
• здавання періодичної звітності за єдиним соціальним податком;
• нарахування та розрахунок заробітної платита інше.

Грамотне укладання трудових договорів, посадових інструкцій та правил внутрішнього розпорядку.

Ведення документів пов'язаних із прийомом нових співробітників:

• розгляд анкет та резюме кандидатів;
• моніторинг ринку із заробітної плати;
• робота із списком вакансій підприємства;
• оформлення положень про прийом, звільнення працівників.

Облік документів з атестації та оцінки персоналу:

• оформлення оціночних бланків та положень;
• складання атестаційної характеристики працівників.

Відповідно до сучасного законодавства кадровик зобов'язаний піклуватися про нерозповсюдження персональних даних працівників, не повідомляти інформацію про них третіх осіб.

Як вести кадрове діловодство, щоб захистити компанію від проблем та штрафів

Вести кадрову діяльність можна кількома способами:

• Перший, самотужки, прийнявши на роботу співробітника саме для цієї мети.
• Другий, вдавшись до допомоги організацій, що спеціалізуються, на .

Обидва ці варіанти є прийнятними та мають свої переваги.

Щодо першого методу, заснувавши в організації відділ кадрів, його персонал зможе поєднувати ведення бухгалтерії, юриспруденції та обов'язки HR-менеджера, а також добре мати всю необхідну інформацію зсередини компанії.

Також, якщо штат не надто великий, керівник може взяти ці обов'язки на себе, заощадивши на оплаті спеціалізованих у цій сфері співробітників, але заплатити за це доведеться своїми нервами і часом.

Другий варіант, зараз набирає популярності все більше і є оптимальним, та й обійдеться така послуга компанії значно дешевше, ніж наймати співробітника на постійній основі.

Суть методу в тому, що досвідчені фахівці приходять до організації з тимчасовим аутсорсингом. Основне їх завдання: упорядкувати всі існуючі документи кадрового діловодства.

В результаті чого, в компанії упорядковується стос специфічної трудової документації, такі як:

• Накази про прийом, переміщення та звільнення співробітників.
• Різні акти, табелі облікового часу, графіки відпусток.
• Журнали обліку наказів, документація щодо ознайомлення працівників із розпорядженнями.
• Положення про навчання та атестацію співробітників, їх особисті картки, трудові тощо.

Велика актуальність такої роботи виникає, як правило, перед перевірками внаслідок сильної занедбаності діловодства або у зв'язку зі звільненням відповідального співробітника чи зміни керівника, а також у низці інших, не менш важливих ситуацій.

Помилки під час кадрового діловодства

Кадрове діловодство найважливіша складова організації, довіривши цю роботу людині недосвідченій, може спричинити низку допущених помилок, які, у свою чергу, можуть призвести до адміністративної та матеріальної відповідальностіпідприємства перед органами, що перевіряють.

Детальніше про помилки

1. Помилки під час видання наказів.Не дотримуються вимог до змісту розпорядження. Особливо це стосується наказів про прийом, переміщення чи звільнення працівника. Невірно вказуються умови прийому на роботу, характер роботи, забувають вказати інформацію про випробувальному терміні, з яким приймається кандидат

Допускаються помилки у відомостях при складанні наказу. Наприклад, помилки у ПІБ співробітника, у назві структурного підрозділу, у найменуванні посади, на яку приймається або з якої звільняється співробітник.

Недотримання вимог, згідно із законодавством, у формі наказу. Такий тип помилок пов'язаний із порушеннями в оформленні бланків встановленого зразка. Допущення порушень в оформленні та складі реквізитів.

«Важливо! Наказ, виданий, неуповноваженою особою, оформлений у невідповідності до вимог законодавства або складений на основі документів з порушенням нормативних правових актів, не має юридичної сили та є недійсним».

2. Помилки під час укладання трудових угод.Основною типовою помилкою в цьому випадку є укладення договору на основі неналежно оформлених документів або відсутність одного з них, який включений до переліку обов'язкових до пред'явлення.

Ще одна помилка, укладення трудового договору з громадянином, який не досяг або перевищив певного віку. До поширених помилок належить і оформлення громадянина, що надходить на роботу, без належного обліку стану здоров'я.

3.Помилки під час трудових книжок.При отриманні трудовий від майбутнього працівника, її серію та номер необхідно внести до книги обліку руху трудових книг, але цього правила далеко не всі підприємства слідують.

Не допускаються закреслення, неправильно внесених даних у вкладиші трудової. Неприпустиме внесення запису про роботу в розділі «відомості про нагороди», оформлення вкладки неналежним чином тощо.

Електронний кадровий документообіг в організації

Для спрощення організації кадрового діловодства багато підприємств уникають паперової тяганини і віддають перевагу системі. Переваги такої системи у роботі безперечні.

Миттєвий доступдо будь-якої необхідної інформації. У електронному документообігунабагато простіше і швидше знайти потрібний наказабо розпорядження, ніж звертатися до архіву і піднімати безліч паперів у пошуках необхідного документа.

Захист документів. Перебуваючи на сервері, документи надійно охороняються електронною системоюконтролю, а ось паперові носії можуть бути схильні до пожежі, затоплення або просто втраті.

Економія коштів на зберіганні. Відповідно до законодавства термін зберігання більшості документів становить 5 років. Велике підприємство змушене орендувати чи виділяти власні площі під архів, який вкрай незручний та займає багато місця.

Економія часу. А, щоб підписати одне розпорядження співробітнику відділу кадрів потрібно обійти всіх співробітників, чий підпис та ознайомлення необхідні у цьому наказі.

З появою електронного документообігу, все спростилося, з документом можуть працювати будь-яка кількість співробітників, що мають відношення до документа, ознайомившись зі становищем, працівник ставить свою задачу.

Зменшення помилок. Людський фактор ніхто не скасовував, складаючи всі документи вручну, мимоволі співробітник може припуститися помилки, що виключено при добре створеному електронному документообігу.

Підсумувавши вищесказане, хочеться відзначити важливість правильного ведення кадрового діловодства. Правильно підібраний колектив відділу кадрів буде надійним гарантом захисту своїх прав і зведення до нуля помилок при проведенні різних державних перевірок.

[Найменування посади] [Найменування організації]

Спеціаліст відділу кадрів

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність спеціаліста відділу кадрів [Найменування організації у родовому відмінку] (далі - Суспільство).

1.2. Спеціаліст відділу кадрів призначається на посаду та звільняється з посади у встановленому чинним трудовим законодавством порядку наказом керівника Товариства.

1.3. Спеціаліст відділу кадрів належить до категорії службовців і підпорядковується безпосередньо [найменування посади безпосереднього керівника в давальному відмінку] Товариства.

1.4. На посаду спеціаліста відділу кадрів призначається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкову професійну освіту, спеціальну підготовку за встановленою програмою та стаж роботи за профілем не менше 2 років, у тому числі на даному підприємстві не менше 1 року.

1.5. Фахівець відділу кадрів повинен знати:

— законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріали щодо ведення документації з обліку та руху персоналу;

— структуру та штати підприємства;

— порядок оформлення, ведення та зберігання трудових книжок та особових справ працівників підприємства;

— порядок встановлення найменувань професій робітників та посад службовців, загального та безперервного стажу роботи, пільг, компенсацій, оформлення пенсій працівникам;

— порядок обліку руху кадрів та складання встановленої звітності;

- Порядок ведення банку даних про персонал підприємства;

- Основи діловодства; засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку;

- правила та норми охорони праці.

1.6. Спеціаліст відділу кадрів у своїй повсякденній діяльності керується:

- локальними актами та організаційно-розпорядчими документами Товариства;

- Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- правилами охорони праці та техніки безпеки, забезпечення виробничої санітарії та протипожежного захисту;

— вказівками, наказами, рішеннями та дорученнями безпосереднього керівника;

1.7. У період тимчасової відсутності спеціаліста відділу кадрів його обов'язки покладаються на [найменування посади заступника].

2. Функціональні обов'язки

Спеціаліст відділу кадрів здійснює такі трудові функції:

2.1. Веде облік особового складу підприємства, його підрозділів відповідно до уніфікованими формамипервинної облікової документації

2.2. Оформляє прийом, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень та наказів керівника підприємства, а також іншу встановлену документацію з кадрів.

2.3. Формує та веде особисті справи працівників, вносить до них зміни, пов'язані з трудовою діяльністю.

2.4. Підготовляє необхідні матеріали для кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій та подання працівників до заохочення та нагородження.

2.5. Заповнює, враховує та зберігає трудові книжки, здійснює підрахунок трудового стажу, видає довідки про справжню та минулу трудову діяльність працівників.

2.6. Здійснює записи у трудових книжках про заохочення та нагородження працюючих.

2.7. Вносить інформацію про кількісний, якісний склад працівників та її рух до банку даних про персонал підприємства, стежить за його своєчасним оновленням та поповненням. Веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням та дотриманням графіків чергових відпусток.

2.8. Оформляє картки пенсійного страхування, інші документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства та їхнім сім'ям, встановлення пільг та компенсацій.

2.9. Вивчає причини плинності кадрів, бере участь у розробці заходів щодо її зниження.

2.10. Підготовка документів після закінчення встановлених термінів поточного зберігання до здачі на зберігання до архіву.

2.11. Здійснює контроль за станом трудової дисципліни у підрозділах організації та дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.

2.12. Складає встановлену звітність.

2.13. Вживає необхідних заходів щодо забезпечення безпеки/нерозголошення комерційної таємниці Товариства, а також персональних відомостей про працівників Товариства.

У разі службової необхідності спеціаліст відділу кадрів може залучатися до виконання своїх обов'язків понаднормово у порядку, передбаченому положеннями федерального законодавства про працю.

Спеціаліст відділу кадрів має право:

3.1. Запитувати та отримувати необхідні матеріали та документи, що належать до питань діяльності спеціаліста відділу кадрів.

3.2. Вступати у взаємовідносини з підрозділами сторонніх установ та організацій для вирішення оперативних питань виробничої діяльності, що входять до компетенції інспектора з кадрів.

3.3. Представляти інтереси підприємства у сторонніх організаціях з питань, пов'язаних із його професійною діяльністю.

4. Відповідальність та оцінка діяльності

4.1. Спеціаліст відділу кадрів несе адміністративну, дисциплінарну та матеріальну (а в окремих випадках, передбачених законодавством РФ, - та кримінальну) відповідальність за:

4.1.1. Невиконання чи неналежне виконання службових вказівок безпосереднього керівника.

4.1.2. Невиконання чи неналежне виконання своїх трудових функцій та доручених йому завдань.

4.1.3. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх у особистих цілях.

4.1.4. Недостовірна інформація про стан виконання дорученої йому роботи.

4.1.5. Невжиття заходів щодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежних та інших правил, що становлять загрозу діяльності підприємства та його працівникам.

4.1.6. Незабезпечення дотримання трудової дисципліни.

4.2. Оцінка роботи спеціаліста відділу кадрів здійснюється:

4.2.1. Безпосереднім керівником – регулярно, у процесі повсякденного здійснення працівником своїх трудових функцій.

4.2.2. Атестаційною комісією підприємства - періодично, але не рідше 1 разу на два роки на підставі документованих підсумків роботи за оціночний період.

4.3. Основним критерієм оцінки роботи спеціаліста відділу кадрів є якість, повнота та своєчасність виконання ним завдань, передбачених цією інструкцією.

5. Умови роботи

5.1. Режим роботи спеціаліста відділу кадрів визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених у Товаристві.

5.2. У зв'язку з виробничою необхідністю спеціаліст відділу кадрів зобов'язаний виїжджати у службові відрядження (зокрема місцевого значення).

З інструкцією ознайомлено ___________/____________/ «__» _______ 20__ р.

Посадова інструкціяспеціаліста з кадрів (зразок заповнення)

спеціаліст з кадрів

1. Загальні положення

1.1. Фахівець з кадрів належить до категорії спеціалістів.

1.2. Фахівець з кадрів призначається на посаду та звільняється з посади наказом генерального директора(уповноваженої особи) на підставі укладеного трудового договору.

1.3. На посаду спеціаліста з кадрів призначається особа, яка має вищу професійну освіту за спеціальністю «Управління персоналом» або «Юриспруденція» та додаткову підготовку в галузі управління персоналом та діловодства без пред'явлення вимог до стажу роботи або має вищу професійну освіту з інших спеціальностей та досвід роботи в галузі управління персоналом (у кадровій службі/службі персоналу) не менше 3-х років.

1.4. Фахівець з кадрів повинен знати:

— Трудовий кодексРФ, інші нормативні правові акти, що містять норми трудового права та соціального права (соціального захисту);

- основи діловодства, законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріали з кадрового діловодства, правила ведення та зберігання документації, пов'язаної з кадрами та їх рухом, основні положення Державної системидокументаційне забезпечення;

- основи психології та організації праці; основи професіографії та профорієнтаційної роботи;

- Правила підрахунку страхового стажупрацівників;

— структуру та штати організації, її профіль, спеціалізацію та перспективи розвитку;

- Джерела укомплектування організації кадрами, системи та методи підбору персоналу;

- Основи трудової мотиваціїта системи оцінки персоналу, форми та методи навчання та підвищення кваліфікації кадрів;

— порядок формування та ведення банку даних про персонал підприємства; організацію табельного обліку;

- правила техніки безпеки, виробничої санітарії, охорони праці та протипожежної безпеки;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку та інші локальні нормативні акти організації.

1.5. Фахівець з кадрів має вміти:

- Працювати на персональному комп'ютері з використанням програм Word, Excel, 1С: Управління персоналом / Зарплата та кадри;

- користуватися офісною оргтехнікою: факсом, сканером, принтером, ксероксом та всіма засобами зв'язку, встановленими на робочому місці.

1.6. У своїй роботі фахівець з кадрів керується:

- Трудовим законодавством, нормативними правовими актами, методичними та іншими документами, що регламентують кадрове діловодство;

- Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації;

- Положення про відділ кадрів;

- Положення про персональні дані;

- Положення про кадрове діловодство;

- Наказами (розпорядженнями) генерального директора;

- Розпорядженнями начальника відділу кадрів;

- Справжньою посадовою інструкцією.

1.7. Фахівець із кадрів є штатною одиницею відділу кадрів і підпорядковується безпосередньо начальнику відділу кадрів.

1.8. Спеціаліст з кадрів виконує обов'язки начальника відділу кадрів у період тимчасової відсутності останнього (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність тощо) у порядку, передбаченому ст. 60.2 ТК РФ.

1.9. Режим роботи та відпочинку спеціаліста з кадрів встановлюється Правилами внутрішнього трудового розпорядку та трудовим договором.

2. Основні функції

2.1. Забезпечення укомплектування організації працівниками необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації.

2.2. Ведення кадрового облікута кадрового діловодства в організації.

2.3. Оцінка персоналу, організація навчання та підвищення кваліфікації кадрів, розробка та проведення мотиваційних заходів.

3. Посадові обов'язки

3.1. Для виконання функції щодо забезпечення укомплектування організації працівниками необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації спеціаліст з кадрів:

3.1.1. Здійснює пошук та підбір персоналу шляхом:

— складання та розміщення у ЗМІ та Інтернеті оголошень про вакансії;

- Проведення відбору резюме кандидатів, розміщених в Інтернеті;

- Проведення співбесіди з кандидатами з метою оцінки їх ділових якостей.

3.1.2. Оформляє прийом нових працівників.

3.1.3. Проводить адаптаційні заходи із новими працівниками.

3.2. Для виконання функції ведення кадрового обліку та кадрового діловодства в організації фахівець з кадрів:

— веде облік особового складу організації відповідно до уніфікованих форм первинної облікової документації;

— оформлює прийом, переведення, звільнення працівників, направлення у службові відрядження, надання відпусток, притягнення до дисциплінарної відповідальності;

— формує та веде особисті справи працівників, вносить до них зміни, пов'язані з трудовою діяльністю;

- Заповнює, враховує та зберігає трудові книжки;

- веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням та дотриманням графіків чергових відпусток;

— вносить інформацію про кількісний, якісний склад працівників та їх рух до банку даних про персонал підприємства, стежить за його своєчасним оновленням та поповненням;

— видає довідки про справжню та минулу трудову діяльність працівників;

- готує документи після закінчення встановлених термінів поточного зберігання до здачі на зберігання до архіву;

— веде облік, перевіряє правильність оформлення лицьової сторони листків тимчасової непрацездатності та проводить заповнення оборотної сторони щодо внесення відомостей про страховий варту для визначення розміру допомоги з тимчасової непрацездатності;

- Оформлює страхові свідоцтва державного пенсійного страхування;

- контролює своєчасне складання табелів робочого часу;

- Складає встановлену звітність;

- Забезпечує зберігання у відділі кадрів кадрової документації(трудові договори, накази з особового складу та їх підстави, журнали обліку тощо);

- готує документи після закінчення встановлених термінів поточного зберігання та здачі їх на зберігання до архіву;

- готує відомості для подачі в страхові компаніїдля оформлення та видачі працівникам полісів з обов'язкового та добровільного медичного страхування;

- Здійснює документаційне оформлення атестації персоналу та його навчання;

- Здійснює військовий облік.

3.3. Для виконання функції оцінки персоналу, організації навчання та підвищення кваліфікації кадрів, розробки та проведення мотиваційних заходів:

— бере участь у підготовці пропозицій щодо розвитку персоналу, планування ділової кар'єри, навчання та підвищення кваліфікації кадрів, а також оцінки ефективності навчання;

- бере участь в організації роботи, методичному та інформаційному забезпеченні кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій, оформленні їх рішень;

- аналізує стан трудової дисципліни та виконання працівниками підприємства правил внутрішнього трудового розпорядку;

— бере участь у розробці заходів щодо зниження плинності та покращення трудової дисципліни.

4. Права працівника

Фахівець з кадрів має право:

4.1. Знайомитись з проектами рішень керівництва організації щодо його діяльності.

4.2. З питань, що перебувають у його компетенції, вносити на розгляд начальника відділу кадрів пропозиції щодо покращення діяльності відділу кадрів та вдосконалення методів роботи, а також варіанти усунення наявних недоліків.

4.3. Запитувати та одержувати від керівників структурних підрозділів організації та працівників інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

4.4. Контролювати дотримання у структурних підрозділах організації трудового законодавства щодо працівників, а також Правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни працівниками. Доповідати начальнику відділу кадрів або вищому керівнику про виявлені порушення.

4.5. Вимагати від керівництва сприяння у виконанні своїх посадових прав та обов'язків.

4.7. Вступати у взаємовідносини з підрозділами сторонніх організацій на вирішення питань виробничої діяльності, що входить до компетенції фахівця з кадрів.

5. Відповідальність працівника

5.1. Спеціаліст з кадрів несе відповідальність за:

- Неналежне виконання (не в повному обсязі, неякісно) своїх посадових обов'язків;

- Заподіяння матеріальних збитківмайну роботодавця своїми діями (бездіяльністю);

— неприйняття оперативних заходів, включаючи своєчасне інформування керівництва, щодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки та інших правил, що становлять загрозу діяльності організації та її працівникам;

— неефективну організацію своєї роботи, несвоєчасне та некваліфіковане виконання наказів, розпоряджень та доручень керівництва, нормативно-правових актів щодо своєї діяльності;

- Розголошення персональних даних працівників;

- Недотримання Правил внутрішнього трудового розпорядку, протипожежної безпеки та техніки безпеки.

5.2. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, фахівець з кадрів несе відповідальність у межах та в порядку, визначених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.

5.3. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї діяльності - у межах та в порядку, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.

5.4. За заподіяння матеріальних збитків - у межах і в порядку, визначених чинним трудовим та цивільним законодавством Російської Федерації.

5.5. Спеціаліст з кадрів, який у зв'язку з виконанням трудових обов'язків отримав доступ до інформації, що становить комерційну таємницю, власниками якої є роботодавець та його контрагенти, у разі навмисного або необережного розголошення цієї інформації відповідає за законодавством Російської Федерації.

6. Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами

Фахівець з кадрів у процесі роботи взаємодіє:

6.1. З усіма структурними підрозділамиз питань отримання:

- Заявок на підбір персоналу;

— пояснювальних записоквід працівників організації;

- заяв та інших необхідних документіввід працівників.

6.1.1. З питань надання:

- копій або виписок із наказів, довідок, що стосуються трудової діяльності працівників.

6.2. З бухгалтерією з питань отримання:

— матеріалів для видачі довідок працівникам про роботу в організації, займаній посаді та розмір заробітної плати.

6.2.1. З питань надання:

- копій наказів про прийом, переведення, звільнення, надання відпусток, про покладання обов'язків та ін;

- Записок - розрахунків УФ Т-60 і Т-61;

- табелів обліку робочого часу;

- Листків тимчасової непрацездатності;

- Документів з оформлення відряджень.

6.3. З юридичним управлінням з питань отримання:

- Роз'яснень та консультацій з питань законодавства РФ та порядку його застосування.

6.3.1. З питань надання:

- Документів на запит.

6.4. З відділом технічної підтримки:

- З питань автоматизованої та технічної підтримки відділу кадрів.

Обов'язки кадровика

Повсякденні обов'язки кадровика регламентовані Мінпрацею РФ у постанові від 21.08.1998 р. У ньому детально зазначені зони відповідальності спеціаліста, межі субординації, розглянуто нормативно-правову базу, необхідну співробітнику відділу кадрів, порядок здачі та ведення документації. Єдиний кваліфікаційний довідник визначає 17 професій, які під час виконання службових обов'язків орієнтуються на посадову інструкцію кадрового працівника. Структура відділу, регулюючого діяльність співробітників, відбито у відповідному Положенні « Про відділ кадрів».

Спеціаліст відділу кадрів – посадові обов'язки

Посадовою інструкцією спеціаліста відділу кадрів встановлено порядок трудових взаємин, діапазон відповідальності, покладені на працівника функції, що висуваються щодо нього вимоги, необхідний рівень освіти та підпорядкованість. До фахівців зараховується особа з достатньою професійною підготовкою, освітою та досвідом не менше 12 місяців.

За розробку та зміст інструкції відповідає начальник кадрової служби, а затверджується керівником компанії. У ньому відображаються всі посадові обов'язки спеціаліста відділу кадрів. Їх склад, правила виконання, повноваження деталізовані розпорядчими актами підприємства, правилами внутрішнього розпорядку, федеральними та регіональними нормативами. Вони полягають у виконанні наступних завдань:

• документальне оформлення прийому та звільнення співробітників, перекладу персоналу на інші штатні одиниці згідно з нормами ТК РФ та розпорядженням керівництва;
• облік діяльності та зміни особистих даних працівників усіх рівнів – від директора до сторожа – відповідно до стандартів облікових документів із внесенням змін до інформаційних баз;
• збір даних для атестації та підвищення кваліфікації;
• розробка механізму заохочення та стягнення;
• складання та ведення особових справ, збір та обробка персональних даних;
• оформлення трудових книжок – внесення записів, реєстрація, облік та зберігання;
• формування виробничого стажу;
• моніторинг відпусток та контроль за виконанням графіка;
• своєчасний відбір документації для архіву та його оформлення;

Діяльність кадрового фахівцяпередбачає доступ до конфіденційних даних – особистих справ, комерційної таємниці. Якщо дії співробітника завдали майнової чи фінансової шкоди організації, вона буде притягнута до відповідальності за законодавчими нормами.

Фахівець з кадрів може виконувати свої посадові обов'язки понаднормово. Відповідно до ст. 152 ТК РФ понаднормова ставка встановлюється підприємством.

Інспектор з кадрів – посадові обов'язки

Як значиться в Єдиному кваліфікаційному довіднику, на посаду інспектора з кадрів розглядаються здобувачі із середньою освітою, наявність професійного стажу не має значення. Весь обсяг посадових обов'язків інспектора з кадрів визначено у внутрішній інструкції. До нього входить виконання діловодних завдань:

• документальне фіксування кадрових операцій, що відображають статус співробітника: прийнято, звільнено, переведено;
• створення та оновлення особових справ персоналу, внесення до них додаткових відомостей;
• заповнення, контроль та зберігання трудових книжок;
• обробка та розрахунок лікарняних листів;
• відстеження відпусток та виплати відпускної допомоги;
• обробка документів щодо призначення пенсії, компенсацій, субсидій;
• внесення інформації про зміни в якісному та кількісному складі колективу до бази даних компанії;
• виявлення причин «плинності» кадрів;
• архівування документів та їх передача на зберігання;

Крім діловодства обов'язки інспектора з кадрів передбачають і підбір співробітників на вакансії відповідно до професійними вимогамита рівнем комунікабельності. Кадровик розміщує оголошення в пресі, інтернет-порталах, передає заявку до центру зайнятості, проводить співбесіду. У його завдання входить не просто підібрати професіонала, а знайти людину, яка легко увійде до колективу і не стане джерелом конфліктів. Керівництвом може бути передбачено обов'язок інспектора з проведення конкурсу серед претендентів. Відбіркові заходи та контроль проходження перебувають у компетенції кадровика.

Посадові обов'язки начальника відділу кадрів

Керувати кадровиками може лише співробітник із дипломом про вищій освіті, який відпрацював на аналогічній посаді не менше 3-х років. Його кандидатура визначається лише керівником компанії. Керівна діяльність складає основі внутрішнього статуту підприємства, суворо рамках російського трудового і цивільного права і відповідно до посадової інструкцією кадрового працівника. Підзвітний керівник ОК лише вищому керівництву компанії.

У посадові обов'язки начальника відділу кадрів ставиться в провину наступне:

• розробка положення про кадрову політику;
• оцінка потреби організації у оновленні персоналу;
• управління штатом відповідно до повноважень та компетенції;
• методико-інформаційне забезпечення атестації, організація та аналіз її підсумків;
• налагодження процесів переведення, звільнення чи прийому персоналу;
• корекційна діяльність;
• регулярний моніторинг виконання спеціалістами відділу кадрів посадових обов'язків;
• контроль виконання наказів про нагородження та заохочення.

До посадових обов'язків кадровика-начальника входить реалізація заходів щодо встановлення робочої дисципліни, підвищення мотивації колективу. Керівник займається підготовкою, затвердженням службової інформації, призначеної директору. У компетенції начальства – консультації персоналу щодо поточних кадрових питань.

Про професійному рівнікерівника ОК свідчить знання трудового та цивільного законодавства РФ, методик оцінки працівників, структури підприємства, вимог до оформлення документів, нормативів пожежної безпеки та охорони праці.

Інструкція з обов'язками кадровика – начальника, інспектора чи фахівця – підписується претендентом на прийом на роботу. Документ складається для кожної категорії працівників за стандартним зразком.

Посадова інструкція Фахівця з кадрів

Посадова інструкція фахівця з кадрів

I. Загальні положення

2. На посада спеціаліста з кадрівпризначається особа, яка має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи.

3. Призначення на посаду спеціаліста з кадрів та звільнення від неї провадиться наказом директора підприємства за поданням начальника відділу кадрів.

4. Фахівець з кадрів повинен знати:

4.1. Законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріали з питань управління персоналом.

4.2. Трудове законодавство.

4.3. Структуру та штати підприємства, його профіль, спеціалізацію та перспективи розвитку.

4.4. Порядок визначення перспективної та поточної потреби у кадрах.

4.5. Джерела забезпечення підприємства кадрами.

4.6. Методи аналізу професійно-кваліфікаційної структури кадрів

4.7. Положення про проведення атестації та кваліфікаційних випробувань.

4.8. Порядок обрання (призначення) посаду.

4.9. Порядок оформлення, ведення та зберігання документації, пов'язаної з кадрами та їх рухом.

4.10. Порядок формування та ведення банку даних про персонал підприємства.

4.11. Порядок складання звітності з кадрів.

4.12. Основи психології та соціології праці.

4.13. Основи економіки, організації праці та управління.

4.14. правила внутрішнього трудового розпорядку.

4.15. Правила та норми охорони праці, техніки безпеки.

5. Фахівець з кадрів підпорядковується начальнику відділу кадрів.

6. На час відсутності спеціаліста з кадрів (відпустка, хвороба, відрядження тощо) його обов'язки виконує особа, призначена наказом директора підприємства, яка несе відповідальність за належне їх виконання.

ІІ. Посадові обов'язки

1. Виконує роботу з комплектування підприємства кадрами необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації.

2. Бере участь у роботі з підбору, відбору, розміщення кадрів.

3. Проводить вивчення та аналіз:

3.1. Посадової та професійно-кваліфікаційної структури персоналу підприємства та його підрозділів.

3.2. Встановлену документацію з обліку кадрів, пов'язану з прийомом, перекладом, трудовою діяльністю та звільненням працівників.

3.3. Результатів атестації працівників та оцінки їх ділових якостей з метою визначення поточної та перспективної потреби у кадрах, підготовки пропозицій щодо заміщення вакантних посад та створення резерву на висування.

4. Бере участь у вивченні ринку праці для визначення джерел задоволення потреб у кадрах, встановлення та підтримки прямих зв'язків із навчальними закладами, контактів із підприємствами аналогічного профілю.

5. Бере участь у розробці перспективних та поточних планів з праці.

6. Здійснює контроль за розміщенням та розстановкою молодих спеціалістів та молодих робітників відповідно до отриманої у навчальному закладі спеціальності та професії, проведення їх стажувань.

7. Бере участь у роботі з адаптації новоприйнятих працівників до виробничої діяльності.

8. Бере участь у підготовці пропозицій щодо розвитку персоналу, планування ділової кар'єри, навчання та підвищення кваліфікації кадрів, а також оцінки ефективності навчання.

9. Бере участь в організації роботи, методичному та інформаційному забезпеченні кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій, оформленні їх рішень.

10. Аналізує стан трудової дисципліни та виконання працівниками підприємства внутрішнього трудового розпорядку, рух кадрів, бере участь у розробці заходів щодо зниження плинності та покращення трудової дисципліни.

11.1. Своєчасне оформлення прийому, переведення та звільнення працівників.

11.2. Видання довідок про їхню справжню та минулу трудову діяльність.

11.3. Дотримання правил зберігання та заповнення трудових книжок.

11.4. Підготовку документів для встановлення пільг та компенсацій, оформлення пенсій працівникам та іншої встановленої документації з кадрів.

11.5. Внесення відповідної інформації до банку даних про персонал підприємства.

12. Складає встановлену звітність.

13. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

ІІІ. Права

1. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

2. З питань, що перебувають у його компетенції вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо покращення діяльності підприємства та вдосконалення форм та методів праці; зауваження щодо діяльності персоналу підприємства; варіанти усунення наявних у діяльності підприємства недоліків.

3. Запитувати особисто або за дорученням керівництва підприємства від керівників підрозділів підприємства та спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

4. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення завдань, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні — з дозволу керівника організації).

5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та прав.

IV. Відповідальність

1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.

2. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї діяльності, - у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.

3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.

Посадова інструкція провідного спеціаліста відділу кадрів

3.Повне найменування посади: провідний фахівець

4. Призначення та зняття з посади здійснюється Генеральним директором.

5.Виконавець цієї посади безпосередньо підпорядковується начальнику відділу.

6. Виконавця цієї посади на період відсутності заміщає спеціаліст (з відбору).

7.У своїй діяльності працівник керується такими правовими актами та нормативними документами:

Статут ТОВ «Колпіно»,

Правила внутрішнього трудового розпорядку,

Накази (вказівки) прямого керівництва,

Положення про відділ кадрів,

Кадрова політика та стратегія,

Концепція системи розвитку персоналу,

Положення про атестацію,

Інші нормативні документи кадрової служби.

1.Вимоги до кваліфікації:

Робота на цій посаді вимагає від працівника наступної кваліфікації:

Вища професійна освіта (напрямок "Управління персоналом", "Психологія", "Соціологія")

Стаж роботи у сфері роботи з персоналом не менше 2 років.

1.Виконавець цієї посади повинен знати:

Законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріали з управління персоналом.

Структуру та штати підприємства, його профіль, спеціалізацію та перспективи розвитку.

Кадрову політику та стратегію підприємства.

Принципи побудови системи керування персоналом.

Системи та методи оцінки персоналу.

Методи аналізу професійно – кваліфікаційної структури кадрів.

Можливості використання сучасних інформаційних технологійу роботі кадрових служб.

Передовий вітчизняний та зарубіжний досвідроботи із персоналом.

Основи соціології, психології, педагогіки та організації праці.

Основи роботи профорієнтації.

Основи економіки, організації виробництва та управління.

Засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку.

Правила та норми охорони праці.

Культуру праці та службову етику.

На виконавця цієї посади покладаються такі функції:

Розробка, організація та проведення аудиту (оцінки) персоналу.

Розробка, організація та проведення атестації персоналу.

Організація роботи кваліфікаційної комісії та проведення кваліфікаційних іспитів (для робочих спеціальностей ТОВ «Колпіно»).

Планування кар'єри співробітників ТОВ «Колпіно» та робота з кадровим резервом Фірми.

Провідний спеціаліст зобов'язаний:

1.Взаємодіяти з керівниками всіх підрозділів Фірми з питань атестації, оцінки персоналу, роботи з кадровим резервом.

2. Розробляти методики проведення атестації та кваліфікаційних іспитів (для робочих спеціальностей ТОВ «Колпіно»).

3.Вносити керівництву пропозиції щодо складу Атестаційної та Кваліфікаційної комісій ТОВ «Колпіно».

4.Складати та погоджувати списки співробітників ТОВ «Колпіно», які підлягають процедурам атестації та кваліфікаційних іспитів.

5.Складати та погоджувати графіки проведення атестації та кваліфікаційних іспитів у підрозділах Фірми.

6. Відстежувати терміни проведення атестації та кваліфікаційних іспитів.

7.Проводити інформаційно – консультативні семінари з питань проведення атестації та кваліфікаційних іспитів для начальників відділів та інших співробітників, залучених до процесу атестації та проведення іспитів.

8.Підготовляти керівництву пропозиції щодо можливих кадрових переміщень співробітників (за результатами проведення атестації та кваліфікаційних іспитів).

9.Підготовляти керівництву пропозиції щодо формування програм розвитку недостатніх компетенцій співробітників, необхідних для ефективної роботина посаді.

10.Інформувати керівництво Фірми про зміни у складі кадрового резервута здійснених кадрових переміщеннях (за результатами атестації та кваліфікаційних іспитів).

11.Формувати цільові методики оцінки персоналу на запити начальників відділів. Проводити оцінку.

12.Формувати та оновлювати методичну базу.

13.Інформувати керівництво про останні науково-практичні досягнення та нові програмні продукти в галузі оцінки та атестації персоналу, роботи з кадровим резервом.

14.Систематично проводити аналіз зворотного зв'язку за результатами реалізації заходів, що проводяться, вносити зміни до заходів, що проводяться.

15. Своєчасно відповідати на запити інших співробітників за направленням професійної діяльності, надавати необхідну інформацію у повному обсязі.

16. Об'єктивно ставитися до інших співробітників, оцінювати їх внесок у досягнення цілей Фірми за результатами їхньої роботи незалежно від особистих відносин.

17.Дотримуватись встановлених термінів виконання завдань та доручень.

18. Надавати допомогу колегам по роботі при вирішенні завдань їх діяльності у разі, якщо допомога може призвести до якісного покращення результатів діяльності.

19. Безперервно підвищувати свій професійний рівень.

Провідний спеціаліст має право:

1.Знайомитися з проектами рішень керівника відділу та керівника організації за напрямом діяльності.

2.Присутні на нарадах комітетів та робочих груп, інших зборах співробітників за напрямом діяльності.

3.Участь в обговоренні питань, пов'язаних із діяльністю кадрової служби.

4.Вносити на розгляд директора з персоналу та начальника відділу кадрів пропозиції щодо покращення діяльності відділу та Фірми та вдосконалення методів роботи; варіанти усунення наявних у діяльності підприємства недоліків.

5.Здійснювати взаємодію з працівниками всіх структурних підрозділів.

6. Запитувати особисто або за дорученням керівництва від інших структурних підрозділів інформацію та документи, необхідні для виконання посадових обов'язків.

7.З дозволу директора з персоналу чи начальника відділу кадрів залучати спеціалістів усіх структурних підрозділів до вирішення завдань за напрямом діяльності.

8.Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

9. Вимагати від директора з персоналу та начальника ОК сприяння у виконанні посадових обов'язків та реалізації прав, передбачених цією посадовою інструкцією.

10.Діяти від імені відділу кадрів та представляти його інтереси у взаєминах з іншими структурними підрозділами організації в межах своєї компетенції.

11. Представляти кадрову службуТОВ «Колпіно» у взаємовідносинах із зовнішніми організаціями за напрямом діяльності.

Провідний спеціаліст несе відповідальність за:

1.Нечеткое і невчасне виконання своїх посадових обов'язків - стягнення у межах, визначених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.

2. Правопорушення, вчинені в процесі здійснення своєї діяльності - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України

3.Заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.

4.Порушення трудової дисципліни та недотримання внутрішніх правилтрудовий діяльності – не більше, визначених внутрішніми нормативними документами фірми.

5.Некоректне ставлення до співробітників фірми – у межах, визначених директором з персоналу та начальником відділу кадрів.

6.Виконавець цієї посади в процесі роботи взаємодіє за напрямом діяльності зі співробітниками всіх структурних підрозділів.

2. Критерії ефективності та оцінки роботи начальника відділу кадрів

1.Повне та своєчасне формування списків кадрового резерву Фірми.

Посадові інструкції з урахуванням профстандартів 2016-2017

Зразок посадової інструкції спеціаліста з кадрового діловодства

Зразок посадової інструкції складено з урахуванням профстандарту Фахівець з управління персоналом

1. Загальні положення

1.1. На посаду спеціаліста з кадрового діловодства приймається особа:

1) має середню професійну освіту за програмами підготовки фахівців середньої ланки;

2) має додаткову професійну освіту за програмами професійної перепідготовки, програмами підвищення кваліфікації.

1.2. Фахівець з кадрового діловодства повинен знати:

1) нормативні правові акти Російської Федерації, що регулюють права та обов'язки державних органів, професійних спілок та інших представницьких органів працівників з надання облікової документації;

2) законодавство Російської Федерації щодо персональних даних;

3) порядок оформлення, ведення та зберігання документів з персоналу;

4) порядок обліку руху кадрів та складання встановленої звітності;

5) основи документообігу та документаційного забезпечення;

6) технології, методи та методики проведення аналізу та систематизації документів та інформації;

7) порядок розрахунку стажу, пільг, компенсацій, оформлення пенсій працівникам;

8) структуру організації;

9) основи архівного законодавства та нормативні правові акти Російської Федерації у частині ведення документації з персоналу;

10) локальні нормативні акти організації, що регулюють порядок оформлення розпорядчих та організаційних документів щодо персоналу;

11) норми етики та ділового спілкування;

12) базові основи інформатики, структурна побудова інформаційних систем та особливості роботи з ними;

13) трудове законодавство та інші акти, що містять норми трудового права;

14) правила внутрішнього трудового розпорядку;

15) вимоги охорони праці та правила пожежної безпеки;

16) ……… (інші вимоги до необхідних знань)

1.3. Фахівець з кадрового діловодства має вміти:

1) розробляти проекти організаційних та розпорядчих документів щодо персоналу;

2) оформляти кадрові документи відповідно до вимог трудового законодавства Російської Федерації та локальними нормативними актами організації;

3) вести облік та реєстрацію документів в інформаційних системах та на матеріальних носіях;

4) організовувати зберігання документів відповідно до вимог трудового, архівного законодавства Російської Федерації та локальними нормативними актами організації;

5) аналізувати кадрові документи та переносити інформацію до баз даних та звітів;

6) виявляти помилки, неточності, виправлення та недостовірну інформацію у документах, визначати легітимність документів;

7) працювати з інформаційними системами та базами даних щодо ведення статистичної та звітної інформації з персоналу;

8) розробляти проекти кадрових документів;

9) розробляти план коригування встановленого порядку оформлення документів з персоналу та реалізовувати прийняті зміни;

10) контролювати присутність працівників на робочому місці;

11) оформляти облікові документи, що подаються до державних органів, професійних спілок та інших представницьких органів працівників;

12) аналізувати правила, процедури та порядок, що регулюють права та обов'язки державних органів та організації з питань обміну документацією з персоналу;

13) вести ділове листування;

14) дотримуватись норм етики ділового спілкування;

15) ……… (інші навички та вміння)

1.4. Фахівець з кадрового діловодства у своїй діяльності керується:

1) ……… (найменування установчого документа)

2) Положенням про ……… (найменування структурного підрозділу)

3) справжньою посадовою інструкцією;

4) ……… (найменування локальних нормативних актів, що регламентують трудові функції за посадою)

1.5. Спеціаліст з кадрового діловодства підпорядковується безпосередньо ……… (найменування посади керівника)

1.6. ……… (інші загальні положення)

2. Трудові функції

2.1. Документаційне забезпечення роботи з персоналом:

1) ведення організаційної та розпорядчої документації з персоналу;

2) ведення документації з обліку та руху кадрів;

3) адміністрування процесів та документообігу з обліку та руху кадрів, подання документів з персоналу в державні органи.

2.2. ……… (інші функції)

3. Посадові обов'язки

3.1. Фахівець з кадрового діловодства виконує такі обов'язки:

3.1.1. У рамках трудової функції, зазначеної у пп. 1 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1) здійснює обробку та аналіз надходить документації з персоналу;

2) розробляє та оформляє документацію з персоналу (первинну, облікову, планову, із соціального забезпечення, організаційну, розпорядчу);

3) здійснює реєстрацію, облік та поточне зберігання організаційної та розпорядчої документації з персоналу.

3.1.2. У рамках трудової функції, зазначеної у пп. 2 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1) здійснює підготовку проектів документів щодо процедур управління персоналом, обліку та руху персоналу;

2) здійснює організацію системи руху документів із персоналу;

3) проводить збирання та перевірку особистих документів працівників;

4) здійснює підготовку та оформлення на запит працівників та посадових осіб копій, виписок з кадрових документів, довідок, інформації про стаж, пільги, гарантії, компенсації та інших відомостей про працівників;

5) видає працівникові кадрові документи про його трудову діяльність;

6) доводить до відома персоналу організаційні, розпорядчі та кадрові документи організації;

7) веде облік робочого дня працівників;

8) здійснює реєстрацію, облік, оперативне зберігання документів з персоналу, підготовку до здачі в архів.

3.1.3. У рамках трудової функції, зазначеної у пп. 3 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1) здійснює організацію документообігу з обліку та руху кадрів;

2) здійснює організацію документообігу за поданням документів з персоналу до державних органів;

3) виконує постановку на облік організації у державних органах;

4) здійснює підготовку:

На запит державних органів, професійних спілок та інших представницьких органів працівників оригіналів, виписок, копій документів;

Повідомлень, звітної та статистичної інформації з персоналу;

Інформація про укладення трудового чи цивільно-правового договору виконання робіт (надання послуг) з громадянином, замещавшим посади державної чи муніципальної служби, перелік яких встановлюється нормативними правовими актами Російської Федерації.

3.1.4. У межах своїх трудових функцій виконує доручення свого безпосереднього керівника.

3.1.5. ……… (інші обов'язки)

3.2. ……… (інші положення про посадові обов'язки)

4. Права

Спеціаліст з кадрового діловодства має право:

4.1. Брати участь в обговоренні проектів рішень, у нарадах щодо їх підготовки та виконання.

4.2. Запитувати у безпосереднього керівника роз'яснення та уточнення за даними дорученнями, виданими завданням.

4.3. Запитувати за дорученням безпосереднього керівника та отримувати від інших працівників організації необхідну інформацію, документи, необхідні для виконання доручення.

4.4. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва, що стосуються виконуваної ним функції, з документами, що визначають його права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання своїх трудових функцій.

4.5. Вносити на розгляд свого безпосереднього керівника пропозиції щодо організації праці у межах своїх трудових функцій.

4.6. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконуваних посадових обов'язків.

4.7. ……… (інші права)

5. Відповідальність

5.1. Спеціаліст з кадрового діловодства притягується до відповідальності:

За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України, законодавством про бухгалтерський облік;

За правопорушення та злочини, скоєні у процесі своєї діяльності, - у порядку, встановленому чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації;

За заподіяння шкоди організації - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України.

5.2. ……… (інші положення про відповідальність)

6. Заключні положення

6.1. Ця посадова інструкція розроблена на основі Професійного стандарту "Спеціаліст з управління персоналом", затвердженого Наказом Мінпраці України від 06.10.2015 N 691н, з урахуванням ……… (реквізити локальних нормативних актів організації)

6.2. Ознайомлення працівника із справжньою посадовою інструкцією здійснюється при прийомі на роботу (до підписання трудового договору). Факт ознайомлення працівника з цією посадовою інструкцією підтверджується ……… (підписом у листі ознайомлення, що є невід'ємною частиною цієї інструкції (у журналі ознайомлення з посадовими інструкціями); в екземплярі посадової інструкції, що зберігається у роботодавця; іншим способом)

6.3. ……… (інші заключні положення)