Пояснювальна записка- Документ, що обґрунтовує причини допущеного тим чи іншим співробітником порушення. Пишеться вона зазвичай або в добровільному порядку, або на запит керівника в тих випадках, коли співробітник підприємства в чомусь завинив (запізнився або взагалі не прийшов на роботу, з'явився в нетверезому вигляді, не виконав дане йому доручення і т.п.).

ФАЙЛИ

Навіщо потрібна пояснювальна записка

Як правило, порушення, які вимагають пояснення з боку працівника, є досить серйозними і можуть призвести до дисциплінарного стягнення, аж до звільнення. Щоб цього уникнути та чесно розібратися у ситуації, грамотний керівник просить надати письмові пояснення.

Пояснювальна записка може убезпечити співробітника в спірних ситуаціяхпри розбіжностях із роботодавцем, а також може набути статусу доказового документа у разі звернення будь-якої зі сторін до судової інстанції.

Кому адресувати пояснювальну

Найчастіше пояснювальну записку пишуть на ім'я директора підприємства. Але якщо компанія дуже велика, її слід писати безпосередньому керівництву (начальнику цеху, бригадиру, керівнику відділу тощо.). Зазвичай посаду людини, на чиє саме ім'я потрібно писати записку, регулюється «Правилами внутрішнього розпорядку», які мають бути у кожній організації.

Коли писати пояснювальну

Для написання пояснювальної записки встановлено певні терміни: трохи більше двох робочих днів із моменту інциденту. Саме тому роботодавець, складаючи письмову вимогу про надання пояснень, має поставити дату – звіт вестиметься саме з неї. Якщо встановлений час пояснювальна записка нічого очікувати написана, роботодавець вправі застосувати до підлеглого будь-які заходи стягнення, адекватні провину у межах закону.

Слід пам'ятати про те, що за одне порушення може бути застосоване лише одне дисциплінарне покаранняі пізніше, як за місяць після встановлення факту допущеного порушення (факт встановлюється також письмово, шляхом складання та реєстрації спеціального акта).

Правила складання пояснювальної записки

Пояснювальна записка пишеться у вільному вигляді. У ній обов'язково мають бути зазначені такі дані:

• відомості про підприємство,
• інформація про керівника і співробітника, що провинився,
• дата провини,
• пояснення.

Чим переконливіше буде основна частина, тим краще для працівника, як аргументи найкраще наводити доводи, що мають будь-які письмове підтвердження (наприклад при запізненні на роботу – довідку з медичної установи, або чек з автосервісу з датою та часом проведеного ремонту тощо) .п.). Також позитивну роль грає каяття в скоєному порушенні (якщо в ньому є пряма вина співробітника) і обіцянка надалі виправитися і не допускати подібних помилок.

У випадку, якщо працівник не бачить за собою жодної провини, це теж потрібно відобразити у пояснювальній з наведенням усіх необхідних доказів її відсутності.

Писати пояснювальну можна як від руки, так і друкувати на комп'ютері. Перший варіант краще і саме так вимагають оформляти документ досвідчені фахівці кадрових відділів та юристи. У будь-якому випадку, пояснювальна має бути засвідчена «живим» підписомспівробітника з обов'язковою «живою» ж розшифровкою.

Пояснювальну записку потрібно писати у двох примірниках, один із яких необхідно передати роботодавцю, а другий залишити у себе, але тільки після того, як роботодавець поставить на обох копіях відмітку про те, що пояснювальні були отримані.

Інструкція з написання пояснювальної записки

Пояснювальна записка з погляду норм і правил діловодства має цілком стандартну структуру і має викликати великих труднощів під час написання

У «шапці» документа правому верхньому куті необхідно вписати відомості про адресат.

1. Спочатку тут вказується посада співробітника, на ім'я якого вона складається (директор, генеральний директор, начальник відділу, керівник групи тощо).
2. Потім пишеться повна назва організації, із зазначенням її організаційно правового статусу(ІП, ТОВ, ЗОА, ВАТ), а також прізвище, ім'я, по батькові адресата.
3. Після цього точно також оформляються дані про працівника (посада, назва компанії, прізвище, ім'я, по батькові).
4. Далі вказується населений пункт, де зареєстровано підприємства, і навіть дата написання заяви.

Потім у центрі рядка необхідно написати найменування документа з коротким позначенням його суті (у разі «про запізненні працювати»).

Друга частина є основною. Тут потрібно обов'язково привести лише факти та причини провиниПри цьому слід постаратися дати коректне пояснення з чіткими формулюваннями та приведенням аргументів. Якщо є письмовий доказ невинності співробітника, це слід зазначити. Багато і дуже докладно писати не треба - ніхто не читатиме кілька сторінок тексту, більше того, таке пояснення може викликати негативну реакцію з боку роботодавця.

Заява потрібна підписатиз обов'язковою розшифровкою підпису та передати його або секретареві, або особисто на руки безпосередньому керівнику.

Застосування пояснювальних органів регулюється законодавчо. Наприклад, ФЗ № 90 (у 57-й статті) та Трудовий кодекс (у статтях 192-193) фіксують права роботодавця та порядок запиту пояснювальної записки у працівника, якщо той порушив правила компанії, знехтував своїми обов'язками або трудовою дисципліною. У статті 37 Конституції України за громадянином «визнається право на індивідуальні та колективні трудові спори з використанням встановлених федеральним закономспособів їх вирішення», отже, право співробітника шукати правди та використовувати пояснювальні записки працівника у спорах встановлено головними державними документами.

Шаблони оголошувальних записок: завантажити зразки

Ми підготували кілька шаблонів пояснювальних записок від працівників, які можна завантажити нижче.

Коли працівник нехтував своїми обов'язками, прописаними у трудовому договорі, то роботодавець за законом може застосувати до нього дисциплінарні стягнення наступних рівнів:

• Усне зауваження за незначні провини.
• Догана (усна або на папері – залежить від обставин та тяжкості порушення).
• Звільнення працівника з дотриманням норм Трудового кодексута інших нормативно-правових актів у сфері трудових відносин.

Проте директор не може одразу використати ці методи стягнень, спочатку він має взяти пояснювальну з працівника, яка містить пояснення до інциденту, причини такого вчинку та умови, в яких було скоєно порушення дисциплінарних норм. Пояснювач може надавати письмово або в усній формі.

Обов'язкова письмова відповідь потрібна зазвичай у найскладніших або найважчих випадках, коли необхідно розібратися в тому, наскільки поважні причинипривели трудящегося до того чи іншого провини. Кожен такий випадок потребує ретельного аналізу та індивідуального підходу, тому вимога пояснювальної з працівника є виправданим кроком. Цей папір може принести ясність, додати деталей у картину події, а також демонструє начальству позицію співробітника та його готовність аналізувати та домовлятися.

На вимогу керівництва працівник зобов'язаний надати записку протягом двох днів, інакше згідно із законом готується спеціальний акт про її неподання. Цей акт не перешкоджає покаранню, що відповідає провини.

• Запізнення на роботу: 4 ефективні методи боротьби та 30 виправдань

Коли необхідне надання пояснювальним працівником

У зв'язку з тим, що працівник, підписавши трудовий договір з підприємством, взяв на себе певні обов'язки (зокрема обов'язок дотримуватися трудову дисциплінуі норми, встановлені локальними актами), він повинен описати в пояснювальній причині та події, що підштовхнули його до порушення. Зазвичай усі провини зводяться до кількох видів:

• Тимчасова (або протягом усього дня) відсутність в офісі без пред'явлення документів, що дозволяють це (таким документом може бути, наприклад, прикладна до пояснювальної від працівника довідка з медичного закладу, що підтверджує хворобу співробітника).
• Відмова від виконання запропонованих трудових функцій або неналежне до них відношення (наприклад, у ситуації, коли співробітник працює, але робить це абияк, що призводить до негативних результатів для компанії).
• Запізнення (причини можуть бути неповажними або цілком задовільними, що потрібно вказати у пояснювальній записці від працівника).
• Шкода, завдана корпоративній власності внаслідок недбалого ставлення працівника.
• Перебування на роботі під дією наркотиків, алкоголю або будь-яких токсичних речовин тощо, що є нехтуванням обов'язком дотримуватися норм охорони праці.
• Невиконане завдання керівника, яке є прямим обов'язком співробітника.
• Приховування або спотворення інформації, що надається начальству, про реальну діяльність компанії, що призводить до порушень економічної діяльностіпідприємства.
• Відхилення від норм безпеки життєдіяльності людини, які у організації.

У кожному випадку можуть бути пом'якшувальні обставини, тому дуже важливо надавати керівнику пояснювальну від працівника і, по можливості, додавати до неї офіційні документи.

«Не прийшов на роботу, тому що не було натхнення»: ТОП безглуздих пояснювальних

Редакція журналу "Комерційний директор" зібрала найкумедніші пояснювальні співробітниківі відобразила їх як плакатів. Роздрукуйте їх та повісьте їх у себе в офісі.

Хто має право вимагати пояснювальну з працівника

Актуальні закони та положення Російської Федерації у сфері трудових відносин встановлюють, що вимога пояснювальної з працівника є правом лише роботодавця, тобто керівника підприємства чи особи, офіційно уповноваженого виконувати функції керівника.

Ця вимога є важливою частиною дисциплінарної відповідальності на території роботодавця, до якої повинні бути включені всі працівники.

Пояснювальна від працівника є добрим інструментом для з'ясування обставин інциденту та причин порушення. Завдяки ознайомленню з цим документом роботодавець отримує можливість ухвалити виважене та аргументоване рішення про відповідне покарання.

Як оформляється запит пояснювальної у працівника

Перше, до чого ми звертаємося, щоб зрозуміти порядок вирішення будь-якого завдання у трудових відносинах, - Трудовий кодекс РФ. У 193-й статті знаходимо вказівку: «…роботодавець має зажадати від працівника письмове пояснення». І це все, що сказано про формат вимоги пояснювальної у працівника. Тобто воно має бути, а усне чи письмове – невідоме.

Найчастіше у ситуаціях, потенційно конфліктних та важких, керівник складає письмову вимогу пояснювальної з працівника. Це робиться для того, щоб у разі надмірно різкої реакції підлеглого або навіть у судовому процесі мати можливість документально підтвердити, що було дотримано всіх формальних процедур, вивчено всі нюанси, а рішення про дисциплінарне стягнення було прийнято без будь-яких відхилень від літери закону.

Трудовий кодекс і супутні акти не встановлюють також форму запиту пояснювальної від працівника, тому у різних компаніях вона виглядає по-різному. Найчастіше сам вид документа визначається кадровиком (наприклад, повідомлення чи лист). Найкраще все-таки вважати це вимогою, тому що на початку 193-ї статті йдеться про те, щоб «вимагати» пояснювальну від працівника. Таке буквоїдство також допоможе у разі серйозного розгляду, коли перевірка може вважати неточність помилкою.

Тепер уточнимо деякі терміни складання документів та прийняття рішень.

По-перше, частина 3-ї тієї ж статті говорить, що покарання за провину працівника має бути призначено не пізніше ніж через місяць після того, як буде відзначено порушення. Момент, коли було виявлено провину, встановлюється не вимогою пояснювальної з працівника, а окремим актом, який слід скласти того ж дня.

Вимога є точкою відліку для іншого терміну: письмова пояснювальна від працівника має бути пред'явлена ​​компанії протягом двох робочих днів після передачі вимоги. Тут організації стикаються ще з одним бюрократичним завданням: мало скласти та пред'явити запит, потрібно ще й довести факт його вручення працівникові. Для цього роблять поля під пояснювальною, одне з них – для підпису працівника, що підтверджує отримання паперу, друге – для підпису свідків, які можуть підтвердити відмову адресата виконати умови.

Оскільки часто виникають питання, коли закінчується дводенний термін пред'явлення пояснювальної від працівника, уточнимо цей пункт. Наприклад, співробітник прогуляв роботу 1 вересня 2016 р. та не подав медичну довідку. Свідки підтвердили порушення, і в цей же час було підготовлено акт, який фіксує провину. Наступної доби, 2-го числа порушнику вручили вимогу пояснювальної з працівника. Далі має два дні на підготовку відповіді:

• 3 вересня – 1-й день;
• 4 вересня – 2-й день;
• 5 вересня роботодавець має право готувати папери про неподання пояснювальним працівником.

Зверніть увагу, що, якщо запит передають у п'ятницю, що провинився, то наступні вихідні в розрахунок не йдуть - першим і другим днем ​​для подачі пояснювальної від працівника будуть понеділок і вівторок.

Щоб уникнути плутанини і не спантеличити співробітника, який прагне чесно вирішити ситуацію, що склалася, просто вказуйте в вимогі крайній термін надання пояснювальним працівником. Також варто відразу прописати, кому слід адресувати пояснювальну і кому передати по готовності (оскільки адресат і перший одержувач часто виявляються різними людьми, наприклад, Генеральним директором та кадровиком).

Не треба боятися пояснювальної від працівника та уникати її написання. Навпаки, якщо у співробітника досить вагомі причини, а роботодавець – адекватний і розважливий управлінець, цей документ стане частиною захисту того, хто провинився. При такому розкладі не потрібно навіть чекати вимоги пояснювальної з працівника, варто одразу ж писати керівництву та прикладати всі доступні докази своєї невинності. Підходять не лише документи з десятком печаток, а й копії новин, що підтверджують, що на дорозі, якою працівник добирається до підприємства, вранці цього дня була велика аварія. Коли проблема полягає у конфлікті персоналу, то якісна пояснювальна може схилити начальство на той чи інший бік.

• Покарання працівника як метод дисциплінарного контролю

Якщо працівник відмовляється писати пояснювальну

Право відмовитися у співробітника є, оскільки пояснювальна записка є прямим або непрямим підтвердженням його провини у ситуації, що склалася. Однак найчастіше краще надати папери, щоб відвести від себе загрозу найтяжчих стягнень, наприклад, звільнення чи великих штрафів.

Коли вимога пояснювальної з працівника отримано провинившимся, він зобов'язаний відповісти на такий лист, навіть якщо не має наміру готувати необхідну записку керівництву. Про своє рішення співробітник зобов'язаний сповістити роботодавця, але важливо розуміти, що відмова працівника писати пояснювальну не є правопорушенням чи черговим порушенням трудової дисципліни.

На чиє ім'я пишеться пояснювальна від працівника та у якому вигляді

Відповіді на ці питання насамперед перебувають у Правилах внутрішнього розпорядку організації. Зазвичай там зазначено, що співробітник підпорядковується Генеральному директору та прямому керівнику. Це визначає адресата пояснювальної записки від працівника – її слід у такому разі писати на ім'я Генерального директора або начальника відділу.

Внутрішні документи компанії також можуть встановлювати інші варіанти ієрархії. Допустимо, існує робоча група, що складається з співробітників різних відділів, тоді локальні акти можуть вказувати, що начальником цієї конкретної групи стає один з менеджерів. У такому разі пояснювальна від працівника буде написана на його ім'я. Але вимагати її правомірно лише тому випадку, якщо зафіксовано порушення, пов'язані з діяльністю цієї групи.

Отже, якщо правила підприємства не передбачають зворотного, то ніхто, крім безпосереднього керівника, немає права виставляти вимогу пояснювальної з працівника, який є його прямим підлеглим.

Крім локальних документів, це право може видавати Генеральний директор, делегуючи обов'язки наказом по підприємству. В складних випадкахможе бути сформована спеціальна комісія з розслідування події, і в ній призначено голову, уповноваженого збирати пояснювальні від працівників та приймати рішення.

Трудове законодавство не встановлює, яким чином має бути написано пояснювальне, проте передбачливі фахівці з кадрів просять співробітників писати пояснення від руки. Під час серйозної суперечки ця обставина може довести, що роботодавець не змушував підписати готовий надрукований документ, а використав пояснювальну від працівника, написану ним самим.

Текст повинен містити щонайменше такі рукописні елементи: посада співробітника, його ПІБ, особистий підпис.

Не варто писати від руки лише розчерк, тому що в крайньому випадку графологічній експертизі може не вдасться однозначно визначити авторство підпису. А кілька слів уже збільшують шанс конкретного висновку спеціалістів.

• Система роботи з персоналом, яка збільшить показники виторгу

Пояснювальна від працівника: зразок заповнення

Цей документ складається за декількома простим правилам. По-перше, пишеться пояснювальна в офіційно-діловому стилі. Форма починається з шапки, в якій вказують адресата (зазвичай це Генеральний директор) та автора записки.

Нижче посередині сторінки пишуть назву документа – "Пояснювальна записка". Після цього складається основний текст пояснювальної від працівника, що містить відомості про інцидент та його причини.

Пояснювальна від працівника обов'язково включає детальний опис обставин, за яких було скоєно порушення, а також причин бездіяльності, якщо воно виявилося фатальним.

У записку слід внести:

• Оцінку працівником власних вчинків та рішень, що призвели до провини, до зривів у робочому процесі або недостатньо якісного виконання своїх трудових функцій.
• Доречну аргументацію у пояснювальній від працівника.
• Чи визнає працівник себе винним чи невинним у тому, що трапилося.
• Обставини, у яких було скоєно порушення.
• Ставлення працівника до результатів своїх дій чи бездіяльності, які негативно позначилися на підприємстві.
• Його позицію щодо того, що роботодавець має намір притягнути його до відповідальності та накласти те чи інше дисциплінарне стягнення.

Ще один структурний елемент, допустимий в пояснювальній записці, це програми. Вони оформляються списком після основної частини та підшиваються до документа.

Розглянемо ще кілька зразків пояснювальної записки працівника (документи для завантаження в додатку до статті).

1) Пояснювальна від працівника за прогул.

2) Пояснювальна від працівника, що супроводжує лікарняний листу зв'язку з отриманою травмою.

3) Записка про причини нехтування трудовими обов'язками.

• Укладання трудового договору: як правильно оформити трудові відносини із працівником

Смішні, але реальні пояснювальні від працівників, які вічно спізнюються

• Пробки

Є кілька причин моїх запізнень. По-перше, я приїжджаю в офіс на машині, а дорога - небезпечне місце, де ризик заради 10 робочих хвилин є вершиною ідіотизму, тому я не намагаюся лихо об'їхати пробку.

По-друге, я не курю на відміну від більшості співробітників нашої компанії. Тому замість п'яти 10-хвилинних перекурів у мене є 50 хвилин робочого часу, поки всі займаються чим завгодно. У цей час я ПРАЦЮЮ!

Третє, що я уточню в цій пояснювальній від працівника, я відповідальний співробітник і змирився з тим, що хоча б двічі на місяць доводиться засиджуватися в офісі до 11 години ночі (поки будівля не закриється) і ПРАЦЮВАТИ! Це відбувається тому, що любителі перекурів накопичують за місяць 16 годин штовхання балди, внаслідок чого не справляються зі своїми прямими обов'язками та підводять інших.

Отже, заощаджуючи 16 годин на походах покурити і переробляючи по вісім годин, я ПРАЦЮЮ на 24 години більше за інших членів нашої команди. При цьому мої запізнення загалом забирають максимум дві години щомісяця.

Якщо компанія не бачить, що мої запізнення все ще є економічно вигідним вкладенням у працівника, то ви можете звільнити мене та найняти іншого, більш пунктуального спеціаліста. Бажаю вам, щоб він курив і, незважаючи на своєчасний початок робочого дня, крав у підприємства два дні роботи.

• Пояснювальна від працівника на тему: нетверезий вигляд

Присягаюся, я не пив.

• Пояснювальна від працівника, який проспав

Зізнаюся, що сьогодні я прийшов із шестигодинним запізненням, бо вчора пізно повернувся із дегустації на заводі винно-горілчаних виробів. До другої години дня я намагався згадати, де працюю, поки мама мені не розповіла.

Запевняю вас, більше такого не станеться, бо робоча адреса та номер таксі тепер подряпані на моєму холодильнику.

• Пояснювальна від працівника за сімейними обставинами

Вчора я запізнився на роботу, тому що моїй дитині перед виходом у дитячий садокпотрібно сходити по нужді. Оскільки час виходу з дому і дороги до садка і роботи було точно розраховано, я затримався рівно на час тієї самої потреби. Ці причини можна класифікувати як обставини непереборної сили, які ніяк не може вплинути моє бажання з'явитися вчасно.

• Пояснювальна записка новачка

Я працюю у вас у компанії лише два дні. Сьогодні понеділок, а вихідні були непростими, бо зранку я приїхав на метро на своє колишнє місце роботи. І лише обличчя директора дало зрозуміти, що я не там, де маю бути.

• Банальна причина

У п'ятницю я прийшов на робоче місцена п'ять годин пізніше, оскільки був упевнений, що сьогодні субота.

Що має зробити роботодавець, як працівник напише пояснювальну

Пояснювальна від працівника – це документ, який вимагає реєстрації (необхідно зафіксувати номер вхідного паперу та дату отримання).

Щоб уникнути неправомірних дій начальства, співробітнику слід обов'язково зареєструвати свою записку у двох примірниках у секретаря або в канцелярії підприємства, щоб один варіант зберегти у себе.

За такого розкладу ніхто не зможе послатися на статтю 193 Трудового кодексу та заявити, що пояснювальна від працівника не була вчасно (не пізніше ніж через два дні з моменту передачі вимоги) представлена ​​керівництву.

На підставі всіх зібраних відомостей про правопорушення або халатну бездіяльність працівника призначається міра дисциплінарної відповідальності. Це рішення приймає лише роботодавець, тобто генеральний директор і оформляє його як резолюцію.

Усі документи, що виконують рішення про покарання, готуються на підставі цієї резолюції керівництва.

І.А. Коссов, к.ю.н., РДГУ

• юридичне закріплення права працівника на пояснення
• порядок повідомлення працівника про надання пояснення
• документаційне оформлення пояснення
• акт про ненадання пояснення

Обов'язок роботодавця зажадати від працівника письмове пояснення у зв'язку з досконалим дисциплінарним провиною визначається законом як невід'ємна складова частина процедури притягнення працівника до дисциплінарної ответственности.

Чому ж законодавець надає такого важливого значення цьому документу? Насамперед, пояснення покликане сприяти встановленню істини. Зміст документа відбиває погляд працівника на те, що сталося, його ставлення до провини та її наслідків. Якщо працівник визнає себе винним у скоєному правопорушенні, то поясненні він має можливість як викласти наявні факти, а й висловити, наприклад, своє каяття у скоєному, обіцяти роботодавцю не повторювати надалі подібних провин і т.п. У той самий час, коли працівник вважає, що він не здійснив дисциплінарного провини, він також має можливість навести пояснення власні докази і надати необхідні докази. Буває й те, що аналіз змісту пояснення допомагає роботодавцю як зняти претензії до працівника, а й визначити справжнього правопорушника. Таким чином, пояснення працівника сприяє об'єктивній оцінці роботодавцем ситуації, що склалася, дозволяє виявити всі обставини скоєння дисциплінарного проступку і, у разі необхідності, правильно вибрати міру дисциплінарного впливу на працівника.

Обов'язок роботодавця до застосування дисциплінарного стягнення зажадати від працівника письмове пояснення встановлено частиною першою ст. 193 Трудового кодексу Російської Федерації (далі – ТК РФ). Там же законодавцем встановлені терміни, що відводяться працівнику для написання та подання пояснення. два робочі дні.

Виходячи з того, що законодавець відводить на підготовку пояснення чітко визначений термін, роботодавцю необхідно документально зафіксувати дату, коли він запропонував працівникові надати пояснення. Законодавець не вимагає від роботодавця вчинення подібної дії. Однак такий документ буде корисним: по-перше, зазначена в ньому дата стане відправною точкою терміну, що відводиться працівнику, на підготовку пояснення, а по-друге, буде документальне підтвердження того, що працівнику було роз'яснено його право на пояснення.

Повідомлення працівника про необхідність надати письмове пояснення оформляється, як правило, на бланку листа і підписується тим представником роботодавця, який має право застосування дисциплінарних стягнень (найчастіше, керівником організації, але в ряді випадків це може зробити й інша особа, якій делеговані такі повноваження) .
Воно може виглядати так:
Бланк листа
Інженеру ІІІ категорії
А.В. Авксентьєву
Про надання
письмового пояснення

У зв'язку з неналежним виконанням Вами трудових обов'язків, що виразилося у відсутності 16.01.2012 р. на робочому місці з 13.00 до 18.00 години, прошу Вас надати до 18.00 години 19.01.2012 р. в Дирекцію з управлінню персонал. 36) письмове пояснення за цим фактом.

Директор (підпис)Ю.В. Майоров

Повідомлення отримав 17 січня 2012 р.
Інженер ІІІ категорії (підпис)А.В. Авксентьєв

Виникає питання, а як вчинити, якщо працівник відмовився одержати такий документ? Як потім підтвердити, що вимога на дачу пояснення була доведена до його відомості і як довести, що саме з такої дати почалося протягом дводенного терміну, відведеного на надання пояснення? Законодавець відповіді на це запитання нам не дає. Але, здається, щоб уникнути виникнення юридичних проблем у майбутньому, роботодавцю необхідно зробити певні кроки. Наприклад, вручати працівникові повідомлення не одноосібно, а комісійно (наприклад, у присутності його безпосереднього начальника та представника профспілкового комітету або одного з незацікавлених у результаті справи працівників організації, якщо працівник не є членом профспілки або профспілкова організаціяу роботодавця відсутня), попередньо зачитавши зміст повідомлення всім присутнім уголос. У разі відмови працівника отримати повідомлення є необхідним скласти акт, який і підпишуть присутні, тим самим підтвердивши дотримання роботодавцем положень частини першої ст. 193 ТК РФ.
Трудове законодавство прямо не регламентує, як якого документа має бути оформлене пояснення. Значить у разі необхідно застосовувати існуючі правила діловодства.
Найчастіше пояснення оформляється у вигляді пояснювальної записки - документа, що пояснює причини будь-якої події, факту, вчинку .
Для того, щоб роботодавцю отримати корисний з погляду змісту документ, важливо, щоб у пояснювальній записці працівник докладно виклав усі обставини вчинених ним дій чи бездіяльності та вказав:

• розцінює він сам поведінка як протиправне, тобто. його дії чи бездіяльність з'явилися невиконанням чи неналежним виконанням трудових обов'язків, працівникові доцільно навести доводи, що підтверджують власну позицію;
• Чи визнає він свою провину?
• що послужило, на його думку, причиною (причинами) вчинення ним дисциплінарної провини?
• яке його ставлення до скоєного провини та до тих негативних наслідків, які в результаті виникли у роботодавця?
• чи має він якусь думку щодо його можливого притягнення роботодавцем до дисциплінарної відповідальності?

Пояснювальна записка обов'язково має містити такі реквізити, як:
1) Найменування структурного підрозділу (вказується найменування структурного підрозділу, у якому працює автор пояснювальної записки).
2) Вид документа ( Пояснювальна записка).
3) Адресат. Оскільки відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ пояснення потрібно роботодавцем, те й адресатом пояснювальної записки має бути та посадова особа, яка в силу статуту або іншого документа (наприклад, довіреності) є представником роботодавця, який має право застосування дисциплінарних стягнень. За загальним правилом це керівник організації – директор, генеральний директор, голова правління тощо. У разі делегування повноважень нижчестоящій посадовій особі (наприклад, заступнику керівника організації по роботі з персоналом) пояснення адресується йому.
4) Дата (вказується дата складання пояснювальної записки).

5) Заголовок до тексту (наприклад, Про причину відсутності на роботі або Про причину невиконання розпорядження начальника Управління).

6) Текст. Він пишеться в спокійному і рівному стилі, без надміру яскравого емоційного забарвлення (хоча певна частка емоцій працівника в ньому все ж таки повинна бути присутня). Текст повинен відрізнятися лаконічністю, чіткістю, простотою викладу та ясністю формулювань. Необхідно уникати художньої краси, пишномовності фраз і зайвої публіцистичності . Важливим факторомє і логічна послідовність тексту, щоб адресат записки правильно і без проблем зрозумів, що хотів сказати автор.

7) Підпис (оформляється із зазначенням посади, особистого підпису та його розшифрування:, ініціалів та прізвища працівника).
Пояснювальна записка може виглядати так:

Управління збуту Директору
Пояснювальна записка Ю.В. Майорову
17.01.2012

16 січня 2012 р. під час обідньої перервио 13 год. 05 хв. я поїхав додому обідати. Коли я вже повертався з дому на роботу, то на подвір'ї будинку зустрів сусіда по під'їзду, який сказав, що його син повернувся з армії і запросив мене до себе додому відсвяткувати зустріч. Я відмовлявся, пояснюючи, що мені треба їхати на роботу. Але зрештою сусід умовив мене зайти на 10 хвилин, і ми вирушили до його квартири. Проте наше святкування тривало. Я вирішив уже не повертатися на роботу, бо був у нетверезому стані. Дзвонити на роботу навмисне не став, подумавши, що дзвінок одразу видасть мою відсутність, а так його можуть і не помітити.

Свою провину я повністю усвідомлюю і запевняю Вас, що такі порушення більше ніколи не повторяться. Однак прошу врахувати, що моя відсутність на роботі не спричинила жодних негативних наслідківдля нашого керування.

Прошу також врахувати, що протягом минулого року я двічі заохочувався за високі показники у праці – у травні я був нагороджений Почесною грамотою, а у грудні за підсумками роботи за рік мені було видано грошову премію.

ІнженерІІІ категорії (підпис) А.В. Авксентьєв

Якщо після закінчення відведеного терміну пояснення працівником не надано, то відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ роботодавець зобов'язаний скласти відповідний акт.

Трудовим законодавством не визначається, хто саме з посадових осіб організації та у які терміни складає акт, і чи необхідно з ним знайомити працівника. Це визначається локальному рівні з урахуванням існуючих правил діловодства.

Акт - документ, що становить група осіб, він підтверджує встановлені ними факти чи події. Тому необхідно, щоб такий акт складався колегіально. Доцільно залучити до процедури його складання тих самих осіб, що були присутні при повідомленні працівника про необхідність надати пояснення, оскільки вони знають про факт повідомлення працівника та встановленого терміну. Але водночас присутнім особам слід пояснити, що у разі виникнення трудового спору вони можуть бути викликані в юрисдикційні органидля надання пояснень з питань, пов'язаних із цим актом.
Акт оформляється за традиційною для актів схемою і може виглядати так:

Загальний бланк
АКТ

20.11.2012

Про ненадання працівником письмового пояснення у зв'язку зі скоєнням дисциплінарного проступку

Мною, начальником Управління кадрів М.О. Уралова, у присутності начальника Відділу № 13 А.М. Алексєєва та економіста ІІ категорії Відділу № 10 Ю.І. Зайковий складено цей акт про наступне:

17.01.2012 р. інженеру Відділу №13 П.П. Коровину відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ було запропоновано надати до 19.01.2012 р. письмове пояснення у зв'язку з скоєнням ним дисциплінарної провини, що виразилася у відсутності на робочому місці протягом п'яти годин поспіль. У встановлений термін письмове пояснення П.П. Коровіним надано не було. Він повідомив присутнім, що нібито вже один раз усно розповів колегам про причини своєї відсутності і більше нічого писати не збирається.

Цей акт складено у двох примірниках: перший екземпляр – до Управління кадрів; другий екземпляр – П.П. Коровини.

(підпис)М.А. Уралова
(підпис)А.М. Алексєєв
(підпис)Ю.І. Зайкова

Примірник акта отримав:
(підпис)П.П. Коровін

Законодавець не передбачає ознайомлення із актом самого працівника. Але незважаючи на це, роботодавцю все ж таки варто зробити таку спробу. І насамперед це рекомендується зробити для того, щоб, щоб уникнути всякого роду непорозумінь, якомога докладніше тримати працівника в курсі виробництва з інкримінованого йому дисциплінарного провини. А складання такого акта є одним з етапів цього провадження, і працівник повинен про це знати.
Однак, якщо працівник хоч і з пропуском встановленого терміну, але все ж таки надав роботодавцю письмове пояснення, як вчинити роботодавцю? Чи повинен він обов'язково врахувати його, чи таке пояснення не є юридично значущим документом? Законодавець прямої відповіді це питання не дає. Але з аналізу змісту частини першої ст. 193 ТК РФ можна припустити таке. Якщо працівник стверджує, що перепустка встановленого терміну була викликана поважною причиною, то, безсумнівно, має бути проведена відповідна перевірка. У разі, коли поважність причини перепустки підтвердиться, письмове пояснення має бути прийняте роботодавцем так, ніби воно надано без перепустки терміну. Коли ж пропуск терміну не обумовлений поважною причиною, роботодавець має право не приймати пояснення. У той же час, щоб уникнути можливих негативних юридичних наслідків у майбутньому, роботодавцю все ж таки рекомендується ознайомитися зі змістом документа, оскільки там може виявитися важлива для нього інформація, яка сприятиме, наприклад, правильному вибору дисциплінарного стягнення або вирішенню питання необхідності залучення даного працівника до дисциплінарної відповідальності загалом.

Важливо звернути увагу на те, що ненадання працівником пояснення, яке нехай навіть виразилося у категоричній відмові, не повинно розцінюватися як нова дисциплінарна провина. Адже пояснення розглядається законодавцем не як обов'язок працівника, а як його право. Відмова ж від реалізації права не тягне за собою застосування заходів юридичної відповідальності. Але законодавець встановив певні гарантії для роботодавця у разі відмови працівника від реалізації свого права на пояснення. У силу частини другої ст. 193 ТК РФ відсутність у роботодавця цього документа, підтверджена відповідним актом, не буде перешкодою для застосування до працівника дисциплінарного стягнення.

Кузнєцова Т.В. Кадрове діловодство (традиційні та автоматизовані технології): підручник для вузів. - М: Видавничий будинок МЕІ, 2011. С. 172.

Шугріна О.С. Техніка юридичного листа. - М: Видавництво «Дело», 2000. С. 50.

Бикова Т.А., В'ялова Л.М., Санкіна Л.В. Діловодство: Підручник. - 3-тє вид. перер. та дод. / За заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М: Інфра-М, 2012. С. 165.

Там же. С.165-167.

21 Бер 2013 17:16

Обов'язок роботодавця зажадати від працівника письмове пояснення у зв'язку з досконалим дисциплінарним провиною визначається законом як невід'ємна складова частина процедури. Чому ж законодавець надає такого важливого значення цьому документу? Насамперед пояснення покликане сприяти встановленню істини. Зміст документа відбиває погляд працівника на те, що сталося, його ставлення до провини та її наслідків. Якщо працівник визнає себе винним у скоєному правопорушенні, то поясненні в нього є можливість не тільки викласти наявні факти, а й висловити, наприклад, своє каяття у скоєному, обіцяти роботодавцю не повторювати надалі подібних провин і т.п. У той самий час, коли працівник вважає, що він не здійснив дисциплінарного провини, він також має можливість навести пояснення власні докази і подати необхідні докази. Буває й те, що аналіз змісту пояснення допомагає роботодавцю як зняти претензії до працівника, а й визначити справжнього правопорушника. Таким чином, пояснення працівника сприяє об'єктивній оцінці роботодавцем ситуації, що склалася, дозволяє виявити всі обставини скоєння дисциплінарного проступку і, у разі необхідності, правильно вибрати міру дисциплінарного впливу на працівника.
Обов'язок роботодавця до застосування дисциплінарного стягнення зажадати від працівника письмового пояснення встановлено ч. 1 ст. 193 Російської Федерації (далі – ТК РФ). Там же законодавцем встановлені терміни, що відводяться працівнику для написання та подання пояснення. два робочі дні.
Виходячи з того, що законодавець відводить на підготовку пояснення чітко визначений термін, роботодавцю необхідно документально зафіксувати дату, коли він запропонував працівникові надати пояснення. Законодавець не вимагає від роботодавця вчинення подібної дії. Однак такий документ буде корисним: по-перше, зазначена в ньому дата стане відправною точкою терміну, що відводиться працівнику, на підготовку пояснення, а по-друге, буде документальне підтвердження того, що працівнику було роз'яснено його право на пояснення.
Повідомлення працівника про необхідність надати письмове пояснення оформляється, як правило, на бланку листа і підписується тим представником роботодавця, який має право застосування дисциплінарних стягнень (найчастіше, керівником організації, але в ряді випадків це може зробити й інша особа, якій делеговані такі повноваження) .
Воно може виглядати так:

Про надання
письмового пояснення

У зв'язку з неналежним виконанням Вами трудових обов'язків, що виразилося у відсутності 16.01.2012 на робочому місці з 13.00 до 18.00 години, прошу Вас представити до 18.00 години 19.01.2012 у Дирекцію з управління персоналом (3 ). за цим фактом.

Директор (підпис) Ю.В. Майоров

Повідомлення отримав 17 січня 2012 р.
Інженер ІІІ категорії (підпис) О.В. Авксентьєв

Виникає питання: а як вчинити, якщо працівник відмовився одержати такий документ? Як потім підтвердити, що вимога про надання пояснення була доведена до його відомості і як довести, що саме з такої дати почалося протягом дводенного терміну, відведеного на надання пояснення? Законодавець відповіді це питання нам дає. Але, здається, щоб уникнути виникнення юридичних проблем у майбутньому, роботодавцю необхідно зробити певні кроки. Наприклад, вручати працівникові повідомлення не одноосібно, а комісійно (наприклад, у присутності його безпосереднього начальника та представника профспілкового комітету або одного з незацікавлених у результаті справи працівників організації, якщо працівник не є членом профспілки або профспілкова організація у роботодавця відсутня), попередньо зачитавши зміст повідомлення всім присутнім уголос. У разі відмови працівника отримати повідомлення є необхідним скласти акт, який і підпишуть присутні, тим самим підтвердивши дотримання роботодавцем положень ч. 1 ст. 193 ТК РФ.
Трудове законодавство прямо не регламентує, як якого документа має бути оформлене пояснення. Отже, у разі необхідно застосовувати існуючі правила діловодства.
Найчастіше пояснення оформляється як пояснювальної записки- документа, що пояснює причини будь-якої події, факту, вчинку.

Щоб роботодавцю отримати корисний з погляду змісту документ, важливо, щоб у пояснювальній записці працівник докладно виклав усі обставини вчинених ним дій чи бездіяльності та вказав:
- чи розцінює він сам поведінка як протиправне, тобто. його дії чи бездіяльність з'явилися невиконанням чи неналежним виконанням трудових обов'язків, працівникові доцільно навести доводи, що підтверджують власну позицію;
- Чи визнає він свою провину;
- що послужило, на його думку, причиною (причинами) вчинення ним дисциплінарної провини;
- яке його ставлення до скоєного провини та до тих негативних наслідків, які в результаті виникли у роботодавця;
- чи має він будь-яку думку щодо його можливого притягнення роботодавцем до дисциплінарної відповідальності.
Пояснювальна записка обов'язково має містити такі реквізити, як:
1) найменування структурного підрозділу (зазначається найменування структурного підрозділу, у якому працює автор пояснювальної записки);
2) вид документа ( Пояснювальна записка);
3) адресат. Оскільки відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ пояснення потрібно роботодавцем, те й адресатом пояснювальної записки має бути та посадова особа, яка в силу статуту або іншого документа (наприклад, довіреності) є представником роботодавця, який має право застосування дисциплінарних стягнень. За загальним правилом це керівник організації – директор, генеральний директор, голова правління тощо. У разі делегування повноважень нижчестоящій посадовій особі (наприклад, заступнику керівника організації по роботі з персоналом) пояснення адресується йому.
4) дата (вказується дата складання пояснювальної записки);
5) заголовок до тексту (наприклад, "Про причину відсутності на роботі" або "Про причину невиконання розпорядження начальника Управління");
6) текст. Він пишеться в спокійному і рівному стилі, без надміру яскравого емоційного забарвлення (хоча певна частка емоцій працівника в ньому все ж таки повинна бути присутня). Текст повинен відрізнятися лаконічністю, чіткістю, простотою викладу та ясністю формулювань. Необхідно уникати художньої краси, пишномовності фраз і зайвої публіцистичності. Важливим чинником є ​​логічна послідовність тексту, щоб адресат записки вірно і без проблем зрозумів, що хотів сказати автор;
7) підпис (оформляється із зазначенням посади, особистого підпису та його розшифровки, ініціалів та прізвища працівника).

Пояснювальна записка може виглядати так:

Управління збуту

Директору Ю.В. Майорову

Пояснювальна записка

17.01.2012

16 січня 2012 р. під час обідньої перерви о 13 год. 05 хв. я поїхав додому обідати. Коли я вже повертався з дому на роботу, то на подвір'ї будинку зустрів сусіда по під'їзду, який сказав, що його син повернувся з армії і запросив мене до себе додому відсвяткувати зустріч. Я відмовлявся, пояснюючи, що мені треба їхати на роботу. Але зрештою сусід умовив мене зайти на 10 хвилин, і ми вирушили до його квартири. Проте наше святкування тривало. Я вирішив уже не повертатися на роботу, бо був у нетверезому стані. Дзвонити на роботу навмисне не став, подумавши, що дзвінок одразу видасть мою відсутність, а так його можуть і не помітити.
Свою провину я повністю усвідомлюю і запевняю Вас, що такі порушення більше ніколи не повторяться. Проте прошу врахувати, що моя відсутність на роботі не спричинила жодних негативних наслідків для нашого управління.
Прошу також врахувати, що протягом минулого року я двічі заохочувався за високі показники у праці – у травні я був нагороджений почесною грамотою, а у грудні за підсумками роботи за рік мені було видано грошову премію.

Якщо після закінчення відведеного терміну пояснення працівником не надано, то відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ роботодавець має скласти відповідний акт.
Трудовим законодавством не визначається, хто саме з посадових осіб організації та у які терміни складає акт, і чи необхідно з ним знайомити працівника. Це визначається локальному рівні з урахуванням існуючих правил діловодства.
Акт - документ, що становить група осіб, він підтверджує встановлені ними факти чи події. Тому необхідно, щоб такий акт складався колегіально. Доцільно залучити до процедури його складання тих самих осіб, що були присутні при повідомленні працівника про необхідність подати пояснення, оскільки вони знають про факт повідомлення працівника та встановленого терміну. Але водночас присутнім особам необхідно роз'яснити, що у разі виникнення трудового спору вони можуть бути викликані до юрисдикційних органів для надання пояснень з питань, пов'язаних із цим актом.

Акт оформляється за традиційною для актів схемою і може мати такий вигляд.

20.11.2012

Про неподання працівником
письмового пояснення у зв'язку
зі скоєнням дисциплінарного
провина

Мною, начальником Управління кадрів М.О. Уралової, у присутності начальника Відділу N 13 А.М. Алексєєва та економіста II категорії Відділу N 10 Ю.І. Зайковий складено цей акт про наступне:
17.01.2012 інженеру Відділу N 13 П.П. Коровину відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ було запропоновано подати до 19.01.2012 письмове пояснення у зв'язку зі скоєнням ним дисциплінарного проступку, що виразилося у відсутності на робочому місці протягом п'яти годин поспіль. У встановлений термін письмове пояснення П.П. Коровіним представлено був. Він повідомив присутнім, що нібито вже один раз усно розповів колегам про причини своєї відсутності і більше нічого не збирається писати.

Цей акт складено у двох примірниках:
перший екземпляр – в Управління кадрів;
другий примірник – П.П. Коровини.

(Підпис) М.А. Уралова
(Підпис) А.М. Алексєєв
(Підпис) Ю.І. Зайкова

Примірник акта отримав: (підпис) П.П. Коровін

Законодавець не передбачає ознайомлення із актом самого працівника. Але, незважаючи на це, роботодавцю все ж таки варто зробити таку спробу. І насамперед це рекомендується зробити для того, щоб, щоб уникнути всякого роду непорозумінь, якомога докладніше тримати працівника в курсі виробництва з інкримінованого йому дисциплінарного провини. А складання такого акта є одним з етапів цього провадження, і працівник повинен про це знати.
Однак, якщо працівник хоч і з пропуском встановленого терміну, але все ж таки представив роботодавцю письмове пояснення, як вчинити роботодавцю? Чи повинен він обов'язково врахувати його чи таке пояснення не є юридично значущим документом? Законодавець прямої відповіді це питання не дає. Але, виходячи з аналізу змісту ч. 1 ст. 193 ТК РФ можна припустити таке. Якщо працівник стверджує, що перепустка встановленого терміну була викликана поважною причиною, то, безсумнівно, має бути проведена відповідна перевірка. У разі, коли поважність причини пропуску підтвердиться, письмове пояснення має бути прийняте роботодавцем так, ніби воно представлене без пропуску терміну. Коли ж пропуск терміну не обумовлений поважною причиною, роботодавець має право не приймати пояснення. У той же час, щоб уникнути можливих негативних юридичних наслідків у майбутньому роботодавцю все ж таки рекомендується ознайомитися зі змістом документа, оскільки там може виявитися важлива для нього інформація, яка сприятиме, наприклад, правильному вибору дисциплінарного стягнення або вирішенню питання про необхідність залучення даного працівника до дисциплінарної. відповідальності взагалі.
Важливо звернути увагу на те, що неподання працівником пояснення, яке нехай навіть виразилося в категоричній відмові, не повинно розцінюватися як нова дисциплінарна провина. Адже пояснення розглядається законодавцем не як обов'язок працівника, а як його право. Відмова ж від реалізації права не тягне за собою застосування заходів юридичної відповідальності. Але законодавець встановив певні гарантії для роботодавця у разі відмови працівника від реалізації свого права на пояснення. У силу ч. 2 ст. 193 ТК РФ відсутність у роботодавця цього документа, підтверджена відповідним актом, не буде перешкодою для застосування до працівника дисциплінарного стягнення.

Письмове надання пояснень стає обов'язковим лише деяких випадках. Найпоширеніше – в оцінці поважності причин дисциплінарного проступку працівника (порушення працівником трудових, посадових обов'язків). Цього потребує процедура накладання дисциплінарного стягнення за ст. 193 Трудового кодексу (далі – ТК РФ), яке може вилитися не тільки у зауваження або догану, але й у звільнення. Все залежить від обставин, у яких потрібно розібратися. Пояснювальна записка у разі документує, доносить до керівництва позицію працівника, його бачення ситуації, його аргументи.

Фрагмент документа

Трудовий кодекс РФ. Стаття 193 "Порядок застосування дисциплінарних стягнень"

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець має зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, то складається відповідний акт.

Ненадання працівником пояснення є перешкодою до застосування дисциплінарного стягнення.

Дисциплінарне стягнення застосовується не пізніше одного місяця з дня виявлення провини, за винятком часу хвороби працівника, перебування його у відпустці, а також часу, необхідного на облік думки представницького органу працівників.

Дисциплінарне стягнення не може бути застосоване пізніше шести місяців з дня скоєння провини, а за результатами ревізії, перевірки фінансово-господарської діяльності або аудиторської перевірки – пізніше двох років з дня його скоєння. У зазначені терміни не включається час провадження у кримінальній справі.

За кожну дисциплінарну провину може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.

Наказ (розпорядження) роботодавця про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівнику під розпис протягом трьох робочих днів із дня його видання, крім часу відсутності працівника на работе. Якщо працівник відмовляється ознайомитись із зазначеним наказом (розпорядженням) під розпис, то складається відповідний акт.

Дисциплінарне стягнення може бути оскаржене працівником до державної інспекції праці та (або) органів з розгляду індивідуальних трудових спорів.

Але пояснювальні можуть складатися і з інших причин, хоча при цьому зберігається аспект "необхідності виправдатися" (адже в інших випадках використовуються службові та доповідні записки). Наприклад, у ході розслідування обставин заподіяння шкоди майну роботодавця та визначення його розміру за ст. 247 ТК РФ.

Вимога письмових пояснень

Отже, «до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець має зажадати від працівника письмове пояснення». Як бачите, закон не вказує точно, чи має вимога пояснень відбуватися в усному чи письмовому вигляді. В особливо складних випадках, коли і працівник, і роботодавець налаштовані дуже серйозно і мають намір йти, що називається, до переможного кінця, роботодавець повинен запитати у працівника пояснення письмово, щоб потім мати можливість підтвердити дотримання процедури, наказаної для накладання дисциплінарних стягнень статтею 193 ТК РФ (Приклад 1). Затвердженої форми цього кадрового документаніколи не існувало, тому в кожній організації його оформляють на свій лад. Навіть вид документа для цього використовують різний (повідомлення, вимога, лист та ін.), хоча коректніше називати його саме «вимогою», тому що в ч. 1 ст. 193 ТК РФ йдеться про те, що потрібно «зажадати» письмове пояснення. Повідомлення за змістом має інший відтінок - відбувається інформування і немає вимоги щось зробити. Лист – вихідний документ, який надсилається до сторонньої організації або фізичній особі, а працівник не така вже «чужа» людина.

Слід пам'ятати, що "дисциплінарне стягнення застосовується не пізніше одного місяця з дня виявлення провини" (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт його виявлення підтверджується актом, а чи не вимогою. Тому від дати виявлення (яка в ідеалі має збігтися з датою складання акта) і слід відраховувати цей місяць, а не від дати запиту письмових пояснень.

Від дати вимоги відраховується інший термін – 2 дні для надання письмового пояснення (див. Приклад 3). Тому важливо як оформити вимога, а й довести, що його було вручено працівникові чи він відмовився від його отримання. Для цього внизу листа можна відразу зробити відповідні заготовки (позначені цифрами 1 і 2 у Прикладі 1): якщо не оформляється перша (підпис про отримання вимоги), то оформляється друга (свідки підтверджують факт відмови працівника отримати цей документ, дана позначка позбавляє необхідності складати окремий акт із цього приводу).

Письмова вимога пояснень у працівника

Текст вимоги пояснень у працівника про причини відсутності на роботі та підпис

Розрахунок терміну для надання письмового пояснення причин дисциплінарної провини

Припустимо, робітник за недбалістю пошкодив майно роботодавця в понеділок 01.09.2014, тому були свідки і того ж дня було оформлено акт. 02.09.2014 робітнику висунули вимогу про надання письмових пояснень. Термін починаємо відраховувати з наступного дня:

• 03.09.2014 – 1-й день,
• 04.09.2014 – 2-й день (коли подання пояснювальної ще вважатиметься своєчасним),
• 05.09.2014 вже можна актувати факт ненадання пояснень.

Якби вимогу про надання письмових пояснень пред'явили працівникові у п'ятницю 05.09.2014, а субота та неділя у нього – вихідні дні (тобто у розрахунку 2-денного періоду не беруть участь), то термін своєчасного подання пояснювальної записки закінчиться лише у вівторок 09. .2014.

Щоб сумлінний працівник не заплутався у розрахунку даного терміну, краще одразу вказувати у вимогі конкретну дату, до якої пояснювальна записка має бути надана. Сюди можна додати і конкретний підрозділ/посадову особу, якій вона має бути віддана (див. другий абзац тексту вимоги з Прикладу 1). Адресат пояснювальної записки (на чиє ім'я вона складається, наприклад, генеральний директор) та особа, якій її слід передати (наприклад, секретар чи начальник кадрової служби), швидше за все, будуть різними людьми.

Якщо у працівника справді були поважні причини поведінки, яка не сподобалася роботодавцю, і загалом вони люди адекватні, то боятися пояснювальної записки не варто – вона стане на захист «обвинуваченого». Тоді й чекати на письмову вимогу від роботодавця не потрібно. На його усне побажання краще відразу скласти пояснювальну записку, доклавши до неї максимум доказів своєї правоти. Підійдуть не тільки офіційні документи, згодиться навіть роздруківка з новинного сайту про перебої в роботі гілки метро, ​​якою запізнився до роботи. Якщо є конфлікт між співробітниками, то грамотно складена пояснювальна може навіть «перетягнути» керівництво на бік її автора.

На чиє ім'я пишеться пояснювальна записка?

Щоб точно відповісти на це питання, потрібно заглянути до Правил внутрішнього трудового розпорядку, які повинні діяти в кожній організації. Швидше за все, там написано, що працівник підпорядковується своєму безпосередньому начальнику та генеральному директору. Тоді й пояснювальну в разі чого працівник писатиме на ім'я або свого начальника, або генерального директора.

Локальними нормативними актами може бути встановлена ​​інша ієрархія: наприклад, члени робочої групипідпорядковуються керівнику цієї групи, незважаючи на те, що представляють різні підрозділи. Керівник групи може попросити письмові пояснення лише у разі, якщо провина пов'язані з роботою групи.

Таким чином, служба безпеки, менеджер з корпоративної культури, начальник управління з персоналу не вправі вимагати пояснень від працівників інших відділів, що не підпорядковуються їм, якщо це прямо не прописано в локальних нормативні актиорганізації. Щоправда, відповідні повноваження цим та іншим посадовим особам ще можуть бути делеговані генеральним директоромнаказом (наприклад, голові комісії з розслідування конкретного інциденту). Див. підписи в Прикладах 1 і 2, зазначені знаком оклику.

Від руки чи на комп'ютері?

Закон не зобов'язує писати пояснювальні записки від руки, їх можна набирати на комп'ютері. Але досвідчені кадровики вимагають від працівників пояснень, написаних лише власноруч. У разі трудової суперечки це допоможе роботодавцю захиститися від неправомірних дій з боку працівника, який може заявити, що його «примусили» підписати вже складений кимось текст.

Мінімально необхідний склад рукописних елементів, написаний рукою працівника на пояснювальній записці, такий:

• посада,
• особистий розчерк та
• І.О. Прізвище.

Обмежитися лише рукописним особистим розчерком не можна, т.к. деякі підписи графологічна експертиза не в змозі однозначно ідентифікувати як такі, що належать певній особі. А за цілими словами (на посаді та прізвища) це вже однозначно можна буде зробити.

Реквізити пояснювальної записки

Форма пояснювальної записки щодо вільна. Ніхто не вимагає від працівника досконального знання стандартів оформлення документів, вистачить дотримання необхідного мінімуму.

Зверху у правій частині листа в стовпчик пишеться інформація про те, кому і ким адресована пояснювальна записка. Працівник має вказати своє структурний підрозділ, посада, а також повні прізвище, ім'я та по батькові. Назва виду документа - пояснювальна записка - пишеться по центру, через кілька рядків (зазвичай з великої літери або тільки великими літерами, як показано в Прикладі 4). У Прикладі 5 продемонстрований застарілий випадок, де найменування виду документа пишеться повністю дрібними літерами і потім встановлюється крапка, тобто. вся «шапка» як би могла бути прочитана єдиною пропозицією; такі варіанти оформлення раніше траплялися і в заяв.

«Шапка» пояснювальної записки

Застарілий варіант "шапки" пояснювальної записки

коректність формулювань та використання по можливості офіційно-ділового стилю викладу,

тільки точні дати, якщо потрібно – час,

факти та причини ситуації, що склалася.

Обставини бувають різними, і вимагати від працівника стислості у пояснювальній некоректно. Записка може займати кілька аркушів паперу, містити пряму мову і читатися як хороший детектив, а може й з одного рядка. Роботодавець немає права обмежувати співробітника у такому «творчості».

Ніхто не чекає від працівника до пояснювальних висновків та пропозицій, хоча й заборонити йому включити їх не вдасться.

Зміст пояснювальної записки визначає лише працівник, якому треба написати. Начальник немає права диктувати текст, говорити фрази типу «це – причина», вимагати переписати та іншими способами проводити зміст документа. У деяких організаціях йдуть ще далі та складають типові текстипояснювальних записок. Працівник має право вирішувати, використовувати їх чи писати пояснювальну самостійно. У його інтересах описати те, що сталося так, як він вважає правильним. Роботодавець, своєю чергою, зобов'язаний ознайомитися з будь-якими поясненнями працівника, подобаються вони йому чи ні.

Складання тексту пояснювальної записки часто викликає труднощі. Повторимо головне правило: події слід викласти так, як вони відбувалися.

Якщо вина працівника очевидна (запізнився, нагрубіянив клієнту, забув щось зробити), то заперечувати це і вигадувати якісь виправдання безглуздо. Доведеться писати так, як є:

Текст пояснювальної записки

Текст пояснювальної записки

Текст пояснювальної записки

Текст пояснювальної записки

Фрагмент тексту пояснювальної записки

Текст пояснювальної записки

Відмітка про наявність програми

Відмітка про наявність програми

Відмітка про наявність додатків

Пояснювальна складена. Що робити далі?

Роботодавець, отримавши пояснювальну записку, проставляє на ній реєстраційний номер документа, що входить, і – в обов'язковому порядку – дату прийому.

Відповідно до ст. 193 ТК РФ, яку ми посилалися спочатку, у працівника є 2 робочих дні те що, щоб написати пояснювальну записку. Якщо після закінчення цього часу пояснення працівником не надані, роботодавець має право скласти про це відповідний акт. Щоб підстрахуватися від неправомірних дій з боку роботодавця, працівникові краще зареєструвати свою пояснювальну записку в канцелярії або в секретаря з проставленням на документі відповідної позначки, після чого забрати копію пояснювальної з цією відміткою. Інший варіант: працівник може написати пояснювальну у 2 екземплярах, і один з них, після проставлення позначки про прийом, залишити у себе. Тоді ніхто не зможе сказати, що працівник не надав письмових пояснень у встановлений законом термін.

1 -1