Проект застосування СЕД не обмежується вибором і купівлею софту. Можна знайти чудову систему, але при цьому організувати провальне використання. Продукт буде встановлений в організації, але не використовуватиметься на повну силу, буде незручний користувачам або не принесе очікуваної вигоди.

Досвід вітчизняних та зарубіжних проектів впровадження систем документообігу в організаціях показує, що замовники СЕД щоразу роблять одні й самі помилки, які призводять, у кращому сценарії, до неефективного використання СЕД, а в гіршому - до її марності або до того, що проект Використання зупиняється на половині шляху.

Ми спробували зібрати найпоширеніші помилки та скласти список того, що не потрібно робити для успішного переходу на ЕДО.

Експерти, постачальники, консультанти, які займаються питаннями впровадження електронного документообігу, чи не хором стверджують, що одним із перших кроків у цьому процесі є організація робочої групищодо впровадження системи. До робочої групи рекомендують залучати як осіб з боку компанії-вендора, так і з боку організації-замовника.

Камінь спотикання, на який може натрапити проект на даному етапі – «семибоярщина» у робочій групі з боку замовника. У компанії, що впроваджує електронний документообіг, може бути кілька підрозділів (або відділів), і в кожному з них – свої люди, зацікавлені у впровадженні безпаперового документообігу та управління бізнес-процесами.

Кожен із ініціаторів, зрозуміло, матиме своє бачення того, для чого потрібен електронний документообіг, і як система має використовуватися. Якщо при цьому всі учасники робочої групи мають рівні повноваження в організації активності щодо впровадження СЕД, то може виникнути ситуація, в якій кожен ініціатор «тягне ковдру на себе».

І тут проект може зав'язнути, у разі, на стадії обговорення. У менш вдалих сценаріях – тоді, коли кожен із ініціаторів віддав уже розпорядження, розвинув якусь активність щодо впровадження СЕД у своєму підрозділі, витратив гроші. Виникає плутанина, організаційна та фінансова, і проект згортають, щоб не допустити подальших втрат.

Важливо забезпечити такий баланс сил, щоб робоча група з боку Замовника мала одного відповідального керівника. електронного документообігу- менеджер проекту, за яким залишатиметься останнє авторитетне слово у питаннях стратегії впровадження СЕД. Безумовно, пропозиції решти учасників можуть і повинні враховуватись. Але відповідальність за успішне ведення проекту має взяти хтось один.

Порахувати, скільки коштує система електронного документообігу, нескладно. Будь-який вендор, що поважає себе, запропонує вам калькулятор впровадження, на якому можна приблизно прикинути вартість ліцензій в залежності від редакції системи, кількості користувачів, наявності додаткових модулів і так далі.

Насправді, вартість технічних засобівзабезпечення електронного документообігу непорівнянна з вартістю людських та тимчасових ресурсів, які потрібні для успішного впровадження. Крім вартості самих ліцензій, до бюджету проекту входить планування, консультування, налаштування, тестування, встановлення, навчання та подальша підтримка системи - підводна частина бюджетного айсберга, про яку не підозрюєш, доки не зіткнешся віч-на-віч.

• Як правило, при розрахунку бюджету та плануванні впровадження найчастіше забувають врахувати: вартість оновлення апаратного забезпечення для забезпечення оптимальної продуктивності системи (купівля серверів, робота ІТ-відділу тощо);
• вартість та час праці робочої групи щодо впровадження СЕД;
• людські, тимчасові та фінансові витрати на оцифрування та введення документів у СЕД; вартість навчання користувачів та адміністраторів.

Краще почати з невеликого проекту і коректно розпланувати його за грошима і жорстко - за термінами, ніж намагатися автоматизувати відразу все, і в результаті з'ясувати, що на це не вистачає коштів або часу.

Недовіра до підрядників і прагнення зробити все самостійно - цвях, яким було забито не одну труну проекту впровадження. Трапляється, що замовник переоцінює власні сили та сили своїх фахівців у впевненості, що він сам знає, «як краще» запровадити електронний документообіг.

Зрозуміло, успішні приклади самостійного впровадження системи електронного документообігу є, та їх чимало – ми самі щиро пишаємося історією успіху одного такого клієнта. Однак у більшості випадків успішний проектвпровадження СЕД - результат співробітництва та взаєморозуміння між замовником та вендором.

Частина впровадження СЕД на підприємствах руйнується через те, що замовник переконаний у своїй експертизі, недооцінює ризики електронного документообігу та відмовляється від допомоги професіоналів із впровадження ЕДО. У цьому випадку, якщо проект раптово буксує, організація залишається з проблемою віч-на-віч, і не знає, як її вирішувати.

Інша частина проектів страждає, тому що замовник намагається самостійно вигадати способи реалізації своїх завдань і нав'язати їх фахівцям підрядника при постановці технічного завдання. Замість "що треба зробити", клієнт намагається сам пояснити "як треба зробити", що при нестачі спеціалізованих знань ні до чого конструктивного не призводить. Добре, якщо вдається домовитись.

Важливо тверезо оцінювати власні можливості та не відмовлятися від співпраці, коли це необхідно. Крім того, чесний та адекватний діалог між замовником та виконавцем допомагає уникнути зайвих суперечок та прискорює реалізацію проекту впровадження.

У Мережі ходить відомий жарт про «ти ж програміст»: деякі люди вважають, що якщо людина заробляє написанням програм, то вона за умовчанням має вміти вирішувати проблеми з будь-якою технікою, від комп'ютера до електрочайника. Що насправді зовсім не так, і якщо навіть програміст по душевній доброті візьме лагодити вам чайник, не факт, що він зробить це добре. Тому що це робота майстра з побутової техніки.

Деякі замовники псують собі використання електронного документообігу, вибираючи інтегратора за тим самим принципом «ти ж програміст». Замовник припускає, що й компанія-інтегратор впроваджує системи автоматизації бухгалтерського обліку, і «до купи» ще й СЕД, вона однаково добре розуміється і на тому, й у іншому. Що насправді, знову ж таки, зовсім не так.

Інтегратор, який успішно автоматизував вашу бухгалтерію, звичайно, може взятися і за документообіг, але в результаті може виявитися, що процес впровадження електронного документообігу йде вже занадто довго, а в результаті виходить не те, що потрібно. Подібна історія сталася в одного великого замовника нашої СЕД ТЕЗ - проект буксував доти, поки керівництво не прийняло рішення змінити інтегратора.

Довіряючи автоматизацію іншим людям, важливо вибирати спеціалістів у своїй справі. У питанні запровадження СЕД це компанії, які займаються розробкою СЕД, або їх сертифіковані партнери.

Цей привід для провалу проекту чатує на замовників, які вирішують замінити застарілу СЕД. У компанії вже була система, вона виконувала якісь завдання, і в результаті виникає велика спокуса організувати роботу нової системи за образом та подобою попередньої.

Причому досить часто трапляється так, що зі старої СЕД в нову в першу чергу хочеться перенести не актуальні бізнес-процеси компанії, а якісь дрібні звичні речі - розташування елементів інтерфейсу, специфічну (функцію, що не має відношення до функціонування бізнесу), функціональність старої платформи, і інше. Це досить безглузде заняття - на звикання до нового інтерфейсу витрачається значно менше часу, ніж відтворення старого.

Більш фундаментальна проблема – перенесення в нову СЕД неефективних бізнес-процесів із старої. Небажання оптимізувати процеси роботи з документами призводить до того, що зі старої системи до нової прийде цілий «хвіст» проблем електронного документообігу, які заважали організації раніше. Ось на реорганізацію та обмірковування того, як зробити роботу з документами швидше та краще, час витратити можна і потрібно.

Цей пункт досить спірний і є яблуком розбрату між прихильниками різних підходів до розробки СЕД – «коробкового» та платформного. Різниця між ними по суті полягає в тому, що «коробкові» продукти адаптуються під користувача в основному за рахунок наданих розробником налаштувань і конфігураційних файлів, а другі - в основному за рахунок програмування. Перший спосіб простіше, але менш гнучкий, другий - складніший, але відкриває широкі можливості адаптації системи під потреби організації.

Експерти галузі з «коробкового» боку стверджують, що кастомізацією системи не варто захоплюватися. Як аргументи наводиться висока вартість впровадження та підтримки кінцевого продукту, а також проблеми з оновленням системи – унікальна функціональність може викликати проблеми сумісності при переході на нові версії «коробкової» системи.

Ми, як представники платформного підходу, зрозуміло, вважаємо (і спостерігаємо на реальних прикладах впроваджень СЕД ТЕЗ), що вигода від кастомізації перевищує вартість її проведення. Витрати створення одного нового модуля системи окупаються з допомогою маси чинників - наприклад, прискорення роботи підприємства з допомогою оптимізації процесу роботи з документами, чи виведення з експлуатації застарілих систем, які виконували функції, реалізовані у новому модулі.

Щодо проблем з оновленням, то для сучасної платформи СЕД їх практично не існує – механізми створення розширень платформи, на основі яких створюється нова функціональність, дозволяють оновлювати функціональність платформи без втрати сумісності з «дописаною» функціональністю. Цей принцип є одним із фундаментальних у побудові платформної СЕД. Але будьте уважні при виборі системи, далеко не всі платформи СЕД мають такі переваги.

Таким чином, якщо обрана СЕД не розрахована на гнучку кастомізацію, краще їй не захоплюватися - можна дійсно провалити проект. Однак, якщо продукт дозволяє кастомізувати себе максимально, дивно цим не користуватися.

Один із найвірніших способів знизити ефективність системи - замкнути її використання всередині відділу діловодства. Так, основна функція СЕД - автоматизувати паперовий документообіг, але з документами працюють не тільки одні діловоди - потоки документів тільки завершують свій шлях на полицях архіву.

Існуючі СЕД успішно автоматизують контрольно-облікову функцію канцелярії, прискорюють обробку документів - сканування, реєстрацію, пошук, передачу, друк тощо, зменшують втрату документів, проте процеси створення самих документів (створення, погодження, затвердження) залишаться за кадром, якщо обмежити область дії системи лише відділом ДОП.

Не охоплені залишаться і процеси, які йдуть за підсумками затвердження документа - виставлення завдань співробітникам та контроль за їх виконанням. Тим часом, сучасні СЕД містять функціональність, що сприяє прийняттю управлінських рішеньі контролю за їх виконанням - ця функціональність входить у стандартний пакет будь-якої СЕД, і якщо її не використовувати, на неї випадуть даремно витрачені кошти.

Системи документообігу вже давно вийшли за межі автоматизації роботи діловода. Для максимально ефективного використанняСЕД працювати в системі повинні всі учасники електронного документообігу - від ініціатора, який створює першу чернетку, до співробітників архіву.

Ось кілька характерних скарг користувачів на неефективну СЕД: «вона не пов'язана з системою, яка потрібна мені для роботи»; "вона не інтегрована з електронною поштою, а я майже все роблю по e-mail"; «через неї неможливо нічого розшарувати»; "Вона не пов'язана з Word / Excel, а я в ньому працюю".

З розумом проведена інтеграція завжди корисна та сприяє підвищенню продуктивності. Більшість сучасних систем будуються на сервісно-орієнтованій архітектурі, що дозволяє інтегрувати їх з іншими додатками в ІТ-інфраструктурі організації. СЕД не виняток.

До складу систем електронного документообігу в більшості випадків за умовчанням входить інтеграція з електронною поштою та офісними програмами, як окрема послуга - інтеграція з обліковими системами, як унікальне рішення - інтеграція з системами бізнес-продуктивності, такими як ERP, та іншими системами автоматизації бізнесу .

Системи автоматизації бізнесу підтримують експорт даних у формати Word/Excel/PDF, які можуть завантажуватися в СЕД для ознайомлення чи архівації. Завдяки цьому сучасна системадокументообігу цілком може виконувати роль єдиного репозиторію документів організації.

Резюме: Не варто ізолювати систему від загальної ІТ-інфраструктури організації - інтегроване рішення буде зручнішим для використання співробітниками поза відділом ДОП.

Людям, які все життя працювали лише з паперовими документами, буває дуже складно пояснити, що СЕД дозволить їм працювати швидше та ефективніше. Керівництво організації може бути обома руками за автоматизацію документообігу, воно може вибрати СЕД, укласти договір, навіть встановити систему в організації - але користувачі її ігноруватимуть.

Нерідко трапляється так, що після закінчення проекту з'ясовується – співробітники не розуміють, навіщо їм взагалі поставили СЕД. І якщо працюють у ній, то лише «з-під палиці» керівника. Фактично, проект виявляється провалений - і причина цього те, що керівництво не перейнялося тим, щоб забезпечити прийняття системи користувачами.

Прийняття нового програмного інструменту кінцевим користувачем – це проблема, яку важко вирішити силою переконання. Набагато ефективніше поставити користувача в таке становище, в якому він сам усвідомлює, що нова системайому потрібна.

З одного боку, необхідно зробити так, щоб СЕД була доступною і необхідною в роботі критичної маси співробітників компанії. З іншого боку – у системі має бути доступна критична маса документів, необхідних співробітникам.

Якщо не виконується будь-яка з цих умов, страждає загальний відсоток використання СЕД по компанії. Крім того, не слід забувати про те, що до непідготовленого користувача система має бути максимально доброзичливою - зрештою, у його колишньому світі йому ще не доводилося порівнювати традиційний та електронний документообіг.

Цей пункт безпосередньо випливає із попереднього. Поставивши співробітників віч-на-віч із СЕД, важливо не допустити такої ситуації, в якій їм доведеться самостійно боротися з невідомою досі програмою. Навіть блискуче впроваджена в технологічному плані СЕД не буде ефективною, поки користувачі не отримають адекватного навчання.

Насправді, це справедливо для будь-якої програми, навіть найзвичнішої. Більшість користувачів, які щодня працюють із клієнтом електронної пошти або Word/Excel, не знають 90% функціональності цих програм. Що вже казати про масштабну систему для роботи з документами?

Якщо ви розраховуєте оптимізувати діловодство та покращити продуктивність співробітників за допомогою впровадження електронного документообігу, виразно не варто приносити в жертву від 25% до 95% можливостей системи документообігу, про які користувачі просто не знатимуть, тому що ви заощадили на навчанні.

Крім того, співробітники мають властивість залишати компанію, а на їх місце приходять нові. Тому курси СЕД - це час від часу повторюваний захід, котрій можна виділити окрему статтю витрат постійної основі.

Коли система переходить з тестової експлуатації в промислову, може запанувати сущий хаос - спочатку підлеглі, що ще не розібралися в системі, можуть намагатися ставити завдання начальникам, і так далі. Це абсолютно нормально, але краще, щоби цей етап не затягувався.

Для цього, як правило, запроваджується регламент роботи із системою документообігу, який у наказовому порядку доводиться до відома працівників. Деякі вендори (і ми в тому числі) безкоштовно пропонують типовий регламент роботи зі своєю СЕД у рамках пакету послуг із впровадження після укладання договору на впровадження системи електронного документообігу.

Типове положення про електронний документообіг в організації коротко визначає порядок роботи з основними функціями будь-якої СЕД - у нашому випадку, із завданнями, документами та канцелярією. За потреби його нескладно переписати «під себе» та своїх співробітників.

"Система вимагає робити все через веб-браузер/десктоп-клієнт, а я працюю зі смартфона або планшета", - ще одна поширена скарга співробітника на неефективно впроваджену СЕД.

Якщо співробітник, який звикли працювати з власного мобільного пристрою, не має доступу до загальної інформаціїв СЕД за допомогою звичного гаджета, то йому доводиться пересідати за ПК, що перетворює роботу із системою на зайві муки. Бізнес-процеси починають йти повільніше.

Від оперативності, з якою в роботу потрапляють дані, наприклад, заявки, договори чи протоколи, залежить швидкість виконання завдань. Крім того, якщо кожен співробітник матиме постійний доступ до даних, пов'язаних з роботою над проектом, це зробить більш ефективним його обговорення з керівниками та колегами на зборах.

Саме ці показники – швидкість та ефективність роботи – всі й намагаються підвищити, впроваджуючи електронний документообіг. Мобільність цьому сприяє, і її слід ігнорувати, підбираючи технічні і програмні засоби електронного документообігу.

Єдина постійна річ у світі - те, що він постійно змінюється. Змінюються очікування ринку від бізнесу, так само змінюються очікування користувачів від ІТ-систем.

Кожен новий реліз включає нову функціональність і поліпшення існуючих функцій, виправлення помилок.

Тому регулярно оновлювати систему необхідно, щоб підтримувати її безпомилкову роботу та отримувати вигоду від нових можливостей системи. Інакше через певний, можливо, значний час після завершення впровадження доведеться запускати новий проект- Замінювати морально застарілу систему на чергову нову СЕД.

Коли ви відкриваєте завісу, і всі піднімають келихи з шампанським, щоб привітати вас із успішним завершенням проекту впровадження СЕД, нікому й на думку не спадає, що цей чудовий момент може незабаром перетворитися на кошмар.

На наш досвід, переведення системи в дійсну експлуатацію - найбільш сумбурна і важка частина проекту. У процесі здійснення електронного документообігу у замовника постійно виникають різні нюанси, які постачальнику доводиться парирувати на льоту постійними оновленнями.

Тому важливо, щоб як мінімум у перші півроку-рік після впровадження системи вендор зобов'язався надавати вам виправлення помилок та зміни на вашу вимогу, а також підтримувати систему у стабільному стані. Продовження договору на підтримку також гарантує своєчасні оновлення – ці два пункти взаємопов'язані.

"Управління бізнес-процесами, в першу чергу, полягає не в технологіях, а в змінах", - стверджують аналітики Gartner Research.

Зміни - це те, чому природним чином чинить опір будь-яка людська істота. Впроваджуючи в організації щось нове, необхідно налаштуватись на те, що зміни - це щось, що відбувається постійно і приносить нові можливості.

У успішного проекту має бути чіткий план запровадження змін, і перший крок у ньому – пошук таких самих відкритих до змін однодумців серед співробітників, які зможуть рухати процес змін до організації.

Ваша команда має бути впевнена, що впровадження електронної системиуправління документообігом - це цінне придбання в організацію, і це зміна необхідно впровадити. Ще жоден проект не завершувався вдало без настрою на перемогу.

Робота з документами – невід'ємна частина діловодства будь-якої фірми. Система автоматизації документообігу (СЕД) допомагає вирішити низку проблем:

Для будівництва цієї роботи сьогодні широко використовуються системи електронного документообігу (СЕД).

СЕД– це розрахована на багато користувачів система, яка дозволяє оперативно здійснювати всі дії з документами:

• Прийом/створення.
• Обмін.
• Підпис.
• Виконання/надсилання.

Такі системи активно застосовуються, щоб організувати рух документів усередині компанії, а також обмінюватись ними з контрагентами. За допомогою СЕД забезпечується безперервність роботи з кожним документом, контроль за його поточним статусом, а також швидкий пошук по базі, навіть якщо є мінімум даних.

Існує 2 варіанти використання СЕД:

1. Клієнтські програми СЕД встановлюються на влаштування кожного співробітника компанії. Завдяки цьому всі отримують можливість створювати, приймати та надсилати документи, вносити до них зміни та ставити свій цифровий підпис. Документи при цьому зберігаються у загальній базі.
2. ПЗ встановлюється на сервер. Кожен співробітник отримує доступ до СЕД через веб-браузер із будь-якого пристрою.

При цьому в повному обсязі реалізовано функціональність BPMS, що дозволяє:

1. Готувати, погоджувати та затверджувати потрібні документиу межах кожного бізнес-процесу.
2. Готувати та проводити наради.
3. Створювати та відстежувати доручення для окремих співробітників.

Додатковими перевагами нашого продукту є широкі можливостіінтеграції, доступність через браузер та з мобільних пристроїв, та можливість здійснювати сканування та занесення до бази документів через камеру смартфона.

Рішення на базі Comindware Business Application Platform зручне для співробітників, не вимагає жодного встановлення спеціального програмного забезпеченняна комп'ютерах співробітників, ні додаткового навчання. Впровадження такої СЕД для організації допомагає з порівняно невеликими витратами на купівлю та налаштування продукту домогтися поставлених завдань у короткий термін.

Якщо вас цікавлять економічні та зручні рішення, замовте демонстрацію Comindware Business Application Platform.

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі, спеціаліст з партнерських відносин.

Процес впровадження, незалежно від сфери її діяльності організації, чисельності її персоналу та території присутності – складний багатоетапний процес.

За будь-якої стратегії проект проходить низку обов'язкових етапів.

Визначення цілей та стратегії

Впровадження СЕД завжди починається з виявлення проблем Замовника на дільницях діловодства та документообігу.

Стандартні проблеми – це

втрати документів,

суттєві витрати часу на їх проходження,

«непрозоре» та складне узгодження,

пошук інформації,

доставка службової кореспонденції до підрозділів,

низька виконавська дисципліна,

"непрозорість" виконання доручень і т.д.

Виявити ці «слабкі місця» зможе спеціальна експертна група, яка має бути створена керівником із числа працівників, які володіють інформацією про проходження документів. Це працівники

служби ДОП,

ІТ-підрозділи,

договірного відділу,

HR-фахівці,

а також службовці підрозділів, у яких утворюється значна частина документопотоку.

Ця група з розмежуванням сфер компетенції та відповідальності між її членами має працювати на всіх етапах запровадження СЕД.

Експерти ЕОС здатні виявити проблеми, які не завжди очевидні для штатних співробітників, а також, використовуючи досвід багатьох реалізованих проектів, запропонувати варіанти оптимізації роботи з документами та програмні рішення, що відповідають потребам замовника.

На цій же стадії формується попередня стратегія впровадження СЕД: послідовно проводитиметься автоматизація підрозділів та філій або одночасно, які процеси будуть охоплені в першу чергу, а також черговість формалізації за допомогою СЕД роботи з різними групамидокументів.

Обстеження документообігу

Після ухвалення рішення про впровадження системи електронного документообігу необхідно більш конкретно описати функціональні та технічні вимогидо СЕД та найголовніше вимоги до автоматизації бізнес-процесів організації.

В рамках обстеження чинного документообігу проводиться:

аналіз організаційної структури підприємства;

виявлення бізнес-процесів, пов'язаних із рухом документів;

уточнення схеми документообігу (групи документів, їх маршрути, правила реєстрації, права доступу тощо);

виявлення неефективних ділянок руху документів та підготовка пропозицій щодо їх оптимізації – реінжиніринг процесів (оформляється окремим договором);

аналіз технічної інфраструктури на предмет відповідності функціоналу системи, що впроваджується (можливості обладнання, локальної мережі, віддаленого доступуі т.д.), підготовка пропозицій щодо модернізації;

аудит наявних у замовника IT-систем (з метою оцінки необхідності інтеграції з СЕД, що впроваджується, або перенесення облікових даних з існуючих систем);

визначення пакету додаткових опцій, необхідних для розширення «коробкового» функціоналу системи, що впроваджується, оцінка необхідності індивідуальних доробок;

формування груп користувачів (за посадовим категоріямі правам в СЕД), оцінка їхньої кваліфікації з метою визначення потреби у навчанні.

Формування технічного завдання та укладання договору на впровадження СЕД

Результати обстеження документообігу формалізуються у технічному завданні, яке має містити:

вимоги до функціональності СЕД (з урахуванням різних категорійкористувачів), її технічним характеристикамта налаштувань;

опис ділянок автоматизації;

вимоги до обладнання, інфраструктури та операційних систем;

опис способів забезпечення безпеки;

перелік робіт та додаткових послуг(у тому числі навчання, розробка додаткових звітів, нормативних документіві т.д.)

У договорі, в який ТЗ входить складовою частиною, передбачаються графік робіт та їх вартість, а також обсяги та способи технічної підтримкисистеми, що впроваджує компанією.

Встановлення СЕД

Початку встановлення СЕД передує модернізація технічної інфраструктури, у тому числі придбання необхідного обладнання. Потім проводиться встановлення ПЗ на сервер та робочі місця користувачів, а також налаштування системи відповідно до організаційною структуроюкомпанії.

Досвідчена експлуатація СЕД та навчання користувачів

Етап навчання часто поєднується з початком експлуатації системи. Як правило, користувачі отримують базові знанняпо роботі в СЕД у групах, що формуються залежно від їхньої ролі в системі. Отримані знання закріплюються на робочих місцях за консультаційної підтримки фахівців, які впроваджували СЕД. Досвідчена експлуатація системи документообігу проводиться з метою виявлення прихованих відхилень від технічного завдання та неврахованих вимог. У разі виявлення проводиться відповідне коригування налаштувань СЕД.

Введення у промислову експлуатацію

Впровадження системи електронного документообігу завершується її введенням у промислову експлуатацію та підписанням акта про закінчення робіт. Після завершення проекту із впровадження СЕД фахівці ЕОС або компанії-партнера забезпечать висококваліфіковану технічну підтримку системи.

Чи залишилися питання щодо впровадження електронного документообігу? Залишіть заявку, і наші спеціалісти запропонують рішення під ваші вимоги, нададуть демо-версію та нададуть безкоштовну консультацію.

Розвиваючи зовнішній світ, додаючи до нього все більше гаджетів та інших помічників, ми постійно стикаємося з труднощами, повсюдно супутніми з нашими новими починаннями. Така ж ситуація і у випадку, коли відбувається впровадження електронного документообігу, який з кожним роком захоплює все більше компаній, які прагнуть перейти від аналогової системи документообігу (паперової форми) до цифрової (СЕД).

Застосування СЕД у світі

Документообіг є процес створення та подальшої обробки найважливіших для організації документів. Обробка включає:

• передачу;
• зберігання;
• зміна документації.

Система електронного документообігу створена у тому, щоб спростити класичну форму управління організацією. Основні засади СЕДО:

1. документ реєструється та ідентифікується один раз;
2. доступ до паперів можна отримати з кількох джерел, тим самим дозволяючи здійснювати оперативнішу обробку даних;
3. існування документа у системі є безперервним процесом;
4. управління всією інформацією у системі має бути узгодженим, таким чином виключається дублювання документів;
5. пошук документів у системі здійснюється за лічені хвилини, причому інформація про шукане може бути подана у мінімальному обсязі;
6. високий ступінь захищеності документів та оперативне керуванняпроцесами для підприємства.

На сьогоднішній день на ринках інформаційних послуг з'являється все більше компаній, що розповсюджують різні видиСЕД.

Проблеми, пов'язані з впровадженням інноваційних технологій

В основному проблеми впровадження електронного документообігу на всіх підприємствах практично однакові і більшість із них ґрунтуються на людському факторі. Вся проблема в тому, що якщо ви як керівник підприємства впроваджуєте СЕД лише в окремих структурних підрозділах, То результат від такого рішення буде лише негативним. Впроваджувати систему треба в усіх структурних одиницях організації задля досягнення повної взаємодії між підрозділами.

Кадрове питання

Позитивним моментом стане постійна роботаз кадрами. Щоб уникнути так званого відторгнення нововведень, які ви плануєте організувати на підприємстві, необхідно постійно навчати та перенавчати персонал. Так ви створите сприятливі умови для запровадження СЕД.

Основна проблема існуючих кадрових службкриється в тому, що багато співробітників бояться чогось нового, непізнаного. Консервативні переконання можуть не лише загальмувати процес адаптації до нових умов та технологій, а й зовсім його знищити.

Впровадження електронного документообігу має супроводжувати як успішний розвиток підприємства, а й створення комфортніших умов співробітникам. Адже саме люди – це основа будь-якого юридичного лиця, а не установчі документичи обладнання.

Уявіть, що вам необхідно змінити систему руху документів із звичайною на електронну. Такий перехід буде до душі не всім, оскільки люди роками напрацьовували певні професійні навички, а тепер їм потрібно все змінювати. Щоб вирішити цю проблему, керівник заздалегідь має провести роботу з персоналом. Це означає, що потрібно не лише поставити всіх перед фактом і на цьому закінчити, а розробити цілий план дій, у якому в хронологічній послідовності будуть розписані всі етапи формування та впровадження електронного документообігу. Декілька варіантів вирішення кадрових проблем:

• Одночасно перетворити щось, що з роботою великого чи малого підприємства, вдасться. СЕД також не можна запровадити за один день. Необхідно підготувати ґрунт для нововведення і заразом дізнатися, хто зі співробітників найбільш схильний до роботи в новому форматі. Саме такі люди зможуть допомогти тим, хто відстає. Як відомо, людям вивчати щось нове набагато простіше спільно, а не самотужки.
• Перехід зробити більш плавним зможе переключення працювати з електронною поштою. Таке рішення стане чудовим стартом для тих, хто не особливо хоче переходити на роботу з інформаційними технологіями. Електронна пошта має високий рівень юзабіліті, тому навіть найзатятіші прихильники паперу звикнуть до неї. Відразу після цього можна потихеньку впроваджувати всілякі інтернет-системи. Після електронки співробітникам буде набагато простіше шукати та розпізнавати інформацію, що знаходиться на внутрішніх серверах компанії. Незабаром ви помітите, що люди вже спокійно читають документи з моніторів та не бояться їх роздруковувати. Було б дуже добре, якби така пошта була частиною майбутньої системи електронного документообігу. На жаль, так буває не завжди, тому часто співробітникам, які звикли до однієї ЕДО, незабаром доводиться адаптуватися до іншої.

Вплив керівництва

Кожен менеджер повинен чітко розуміти, що поки він стоїть біля керма компанії, йому необхідно постійно освоювати щось нове та виявляти волю та витримку. Багато представників начальства не бажають підкорятися сучасним віянням через те, що їхнє покоління було виховано ще за часів СРСР. Замість того, щоб вивчати звіти, надіслані у електронному вигляді, вони віддають перевагу живому спілкуванню, щоразу викликаючи до себе співробітників.

Таких роботодавців з кожним роком стає дедалі менше. А деякі просто бояться, що після впровадження СЕД у них уже ніколи не вийде працювати в колишньому режимі через те, що їхня діяльність стане більш публічною. Кожна з цих ситуацій має свої характерні особливостіПроте рішення у них загальне – повна переоцінка цінностей керівника. Або він ламає себе і змінює організацію, або залишається на тому самому місці.

Умови та фактори, що не залежать від людини

До об'єктивних чинників, які впливають процес впровадження СЕД, відносять такі.

Нестабільна структура підприємства

Постійні зміни у самій структурі підприємства спричиняють величезну кількість негативних факторів.

Відсутність стандартної форми документообігу для підприємства у принципі

Юридичні особи на території нашої держави прийнято реєструвати та ставити на облік у відповідних інстанціях. Далі суб'єкт сам визначає, як організувати роботу. Коли документообіг взагалі не має місця на підприємстві, то це певною мірою плюс, тому що нікому зі співробітників компанії не знадобиться переучуватися та пристосовуватися до нових умов. Мінус – навчити співробітників вести класичний документообіг, на який буде витрачено чимало часу та сил, а далі – перевести цю саму систему в електронний формат.

Найпростішим і найвигіднішим рішенням стане лише поступовий планомірний перехід від паперу до електроніки. Наприклад, організуйте пробний проект, який має бути реалізований за допомогою електронної системи документообігу. Такий тест дасть загальне поняттяу тому, наскільки організація готова запровадження електронного документообігу.

Основні проблеми, що виникають у процесі впровадження системи

Які ж проблеми, які найчастіше зустрічаються на перших етапах застосування систем ЕДО?

Правила забезпечення електронних документів юридичною силою

Що написано пером, не вирубаєш сокирою. Цей вислів буде актуальним на багато століть, але переважно для паперових варіантів документів. Електронний формат обміну інформацією потребує високого рівня захисту.

На сьогоднішній день такий захист здатний забезпечити лише електронний підпис суб'єкта. Саме їй випала доля захищати найважливіші документивід зазіхань із зовнішнього боку. З її допомогою можна здійснювати безпечний обмін даними всередині організації. Запам'ятайте, що застосовувати ЕЦП можна тільки в тому випадку, якщо ви заздалегідь обговорили зі своїми контрагентами всі умови використання документів такого варіанту вашого підпису.

СЕД немає кінцевої мети повністю витіснити паперовий документообіг. Він просто допомагає полегшити життя працівників на підприємстві. Щоб уникнути проблем, пов'язаних з документами, які мають електронний підпис, не полінуйтеся по можливості зберігати ті документи, на яких стоять «живі» підписи та печатки.

Взаємодія з навколишнім світом

Всім тим, хто наважився перейти на СЕД, необхідно усвідомити, що ці нові системи в Росії з'явилися відносно недавно, тому не всі копанія перейшли на таку форму обороту документів усередині підприємства. А це означає, що деякий час ця система даватиме збої в роботі.

На даний момент у РФ електронний підпис можна безперешкодно застосовувати лише під час укладання дрібних угод на загальних підставах. Розробки законопроектів, що дозволяють застосовувати ЕЦП на всіх документах, незалежно від складності контракту, тривають до сьогодні.

Міграція деяких видів документів

Процес трансформації паперових документів в електронний формат – вельми трудомістка та фінансово витратна справа. А все через те, що оцифрування має бути ретельно сплановане. Уявіть, що хтось з неуважності або з інших причин при перенесенні даних з паперового документа до цифрового припуститься безліч грубих помилок. У такому разі не лише цей документ може залишитися забракованим, а й увесь проект. Краще зайвий раз перестрахуватись, ніж у майбутньому відповідати за свою недбалість.

Важливо: намагайтеся не викидати паперові варіанти ваших документів до того часу, поки труднощі більш-менш відступлять. На особливо значущі конференції, збори та симпозіуми керівництву варто брати обидва варіанти.

Електронний документообіг (ЕДО) - це система процесів обробки документів в електронному вигляді. Вона дозволяє скоротити витрати підприємства на папір та витратні матеріали, упорядкувати та прискорити рух документації, виключити їхню втрату. Процес впровадження складається з кількох етапів, що включають покупку програмного забезпечення, навчання персоналу та налагодження роботи програми. На ринку запропоновано як платні, так і безкоштовні СЕД.

Поява доступного високошвидкісного інтернету стала поштовхом для початку розробок перших систем електронного документообігу (СЕД). Спочатку їхньою метою була часткова автоматизація роботи з документацією. Довівши свою ефективність, електронний документообіг став упроваджуватися як у приватних організаціях, так і в державні структури. Сьогодні це комплексні рішення, що максимально автоматизують діяльність компанії, пов'язану з документообігом.

Електронний документообіг (ЕДО) – це автоматизована інформаційна система, що дозволяє раціонально та легко організувати створення, передачу, узгодження та затвердження документів в організації. Складовими ЕДО є:

• спеціалізоване програмне забезпечення;
• інтернет;
• електронна пошта – для оперативності зв'язку;
• локальна мережата ін.

СЕД можна використовувати як усередині компанії, і між кількома різними організаціями.

Довідка! Для використання СЕД лише усередині підприємства необхідно придбання лише спеціального програмного забезпечення та мережевого обладнання. Для ведення зовнішнього документообігу буде потрібний додатковий співробітник – оператор ЕДО.

Які проблеми вирішує ЕДО

Електронний документообіг вирішує такі завдання:

• забезпечення прозорості роботи компанії та ефективності управління, за рахунок автоматизованого контролю виконання завдань;
• оптимізація, автоматизація бізнес-процесів та механізмів виконання та контролю;
• підтримка вимог міжнародних стандартівякості;
• економія ресурсів шляхом скорочення витрат на картриджі, папір та інші матеріали;
• підтримка ефективного накопичення, управління та доступу до інформації. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок зберігання історії роботи працівника в організації;
• полегшення контролю над рухом документації;
• здійснення протоколювання діяльності;
• захищає від втрати документації;
• спрощення, здешевлення зберігання документів за рахунок електронного архіву.

Основні вимоги до електронного документообігу

Система автоматизації документообігу має відповідати основним вимогам:

• зручний інтерфейс та схема пошуку документів;
• грамотний контроль за виконанням документів та наявність системи їхньої маршрутизації;
• надійне зберігання;
• можливість створення аналітичних звітів;
• підтримка виконання канцелярських завдань;
• забезпечення повної інформаційної безпеки.

Сучасні СЕД забезпечені функцією обробки звернень клієнтів та іншими корисними інструментами, що дозволяють вирішувати завдання, необхідні для кожної конкретної організації.

Плюси та мінуси СДО

Електронний документообіг, порівняно з паперовим, має низку переваг:

• впорядкування діловодства – неможливо присвоїти однакові номери різним документам, т.к. вони формуються автоматично;
• наявність фільтрів - пошук файлів можливий за безліччю параметрів;
• відстеження етапу проходження документа. Будь-якої миті можна дізнатися, хто саме працює з документом, на якій стадії він знаходиться;
• документ неможливо втратити. Навіть якщо його видалили, завжди можливе відновлення;
• шаблони документів уніфіковані;
• максимально швидке опрацювання документації. Не потрібно носити документ із кабінету до кабінету для погодження. Це особливо зручно, якщо відділи організації розташовані у різних будинках;
• зберігаються всі версії документа – завжди можна простежити, хто і коли вносив до нього зміни;
• параметри та критерії розподілу прав доступу до документів, що настроюються;
• доступність документів цілодобово, у будь-якій точці світу, за наявності інтернету. Працівник може працювати з документацією, перебуваючи у відрядженні, відпустці або лікарняному;
• можливість планування роботи – після створення документа у програмі вказується необхідна дата його виконання;
• економія витратних матеріалів– не потрібна роздруківка більшості документів.

З мінусів можна виділити:

• дороге програмне забезпечення;
• витрати на навчання працівників;
• витрати часу на оцифрування вже існуючих документів.

Як підключити

Процедура впровадження СЕД має бути поступовою. Вона складається з кількох етапів:

1. Придбання програмного забезпечення та у разі потреби додаткової техніки.
2. Встановлення програми з наступним налаштуванням. Розподіл прав доступу, маршрутів руху документів тощо.
3. Навчання співробітників.
4. Перевірка та створення шляхів електронного зв'язку між співробітниками.
5. Залучення співробітника для координації роботи програми та вирішення технічних питань або укладання договору з аутсорсинговою компанією.
6. Оцифрування наявних паперових документів.

Чи є безкоштовні сервіси

Програми електронного документообігу переважно платні і коштують досить дорого. Однак, існують безкоштовні сервіси, наприклад, Alfresco та NauDoc. У цих системах передбачена як безкоштовна, і платна версія з великими функціональними можливостями. Важливо, що термін використання безкоштовної версії не обмежений.

Alfresco

СЕД Alfresco є лідером ринку систем електронного документообігу для підприємств великих розмірів. У Європі, Америці та Росії її успішно використовують багато корпорацій.

Важлива інформація! Основна відмінність – можливість роботи на будь-яких платформах та з базами даних, створеними у будь-яких програмах.

Переваги Alfresco:

• можлива кількість користувачів перевищує кілька десятків тисяч;
• обсяги документів, що зберігаються, не обмежені;
• встановлення додаткового програмного забезпечення на всі комп'ютери фірми не потрібне. Програма працює з допомогою мережі Інтернет, тобто. повністю web-доступна;
• найкращий, в порівнянні з іншими сервісами, інтерфейс;
• можливість працювати з мобільних пристроїв.

NauDoc

NauDoc - система ЕДО, розроблена компанією NAUMEN. Вона дає можливість керувати процедурою обробки документації, а також здійснювати контроль дисципліни виконання внаслідок одержуваних результатів про виконання поставлених завдань.

Наявність можливості контролю в NauDoc дозволяє давати завдання своїм співробітникам прямо в системі, вести за їх виконанням контроль, стежити за термінами виконання, надсилати документацію на погодження, а потім надсилати вже узгоджені документи іншим користувачам СЕД. Програма дозволяє настроїти маршрути для певного типу документів в автоматичному режимі.

Цілком дії в програмі проводяться за допомогою web-інтерфейсу. Це дає можливість увійти до системи у будь-якому куточку планети.

Переваги NauDoc:

• працює на будь-якій операційній системі;
• безкоштовна базова версія;
• безкоштовне навчання;
• повноцінний web-інтерфейс;
• відкритий код.

Інформація про основні послуги

Сьогодні на російському ринкупредставлені програми електронного документообігу між організаціями та всередині них. Критерії вибору системи:

• простота освоєння;
• функціональність;
• якість обліку російського законодавства;
• рівень технічної підтримки;
• ціна.

Справа

«Дело» – визнаний лідер у своєму сегменті в Росії та інших російськомовних державах. Її успішно використовують для документообігу та діловодства як найбільші корпорації та холдинги, так і підприємства малого бізнесу.

«Справа» – це:

• відстеження документації на всіх етапах їх переміщення;
• шаблони, простота та зручність у створенні проектів;
• функціональність та загальна налагодженість системи.

Ознайомитись з роботою системи «Дело» можна, подивившись відео:

Вартість системи залежить від системи управління базами даних, що використовується - Microsoft SQL Server або Oracle.

Таблиця 1. Вартість ліцензії СЕД «Дело».

Показник	Кількість робочих місць
	1-5	6-20	21-50	51-100
	СУБД Microsoft SQL Server
	9 500	9 000	8 500	8 000
	СУБД Oracle
Ціна на 1 робоче місце, руб.	13 400	12 900	12 500	11 900

Джерело: eos.ru

Довідка! Розрахунок здійснюється наростаючим результатом. Наприклад, вартість товару з СУБД Oracle для 40 робочих місць складе: 5*13 400+15*12 900+20*12 500=510 500 крб.

Логіка

До 2012 року відома сьогодні система «Логіка» називалася «Бос-Референт». Зміна назви не вплинула на якість сервісу. Він, як і раніше, надійний і функціональний. Підходить для будь-яких організацій.

«Логіка» – це:

• можливість конструювання складних маршрутів руху документів
• високий рівень захисту даних;
• легкість освоєння системи новачками;
• гнучка та легка в налаштування. Модифікація процесів опрацювання документації.

До мінусів програми можна віднести незручне розмежування прав доступу у разі високого рівня плинності кадрів.

1С: Документообіг

Найуніверсальніша система для управління документообігом організації. «1С: Документообіг» забезпечує надійне та централізоване зберігання документації будь-якого формату, забезпечує доступ до неї уповноважених співробітників.

Переваги системи:

• чітко працюючий алгоритм пошуку даних;
• оптимальне поєднання ціни та функціональних можливостей;
• система зберігання документів усіх форматів – від графічних та текстових до аудіо- та відеофайлів;
• підтримка інтеграції із зовнішніми додатками;
• широкі можливості масштабування, що дозволяє успішно застосовувати цей софт і на великих, і на маленьких підприємствах.

Мінусів лише два:

• складність навчання навіть досвідчених користувачів;
• найвищі системні вимоги.

Таблиця 2. Ціни СЕД на 50 робочих місць

франшиза	Ціна на 1 співробітника, руб.	Ціна за 50 співробітників, руб.
Alfresco Community Edition	0	0
NauDoc	0	0
Справа	9 500	437 500
Логіка	5 900	260 000
1С: Діловодство	4 568	228 400
Євфрат	7 300	295 000
EMC Documentum	Індивідуальна	Індивідуальна
CompanyMedia	6 000	300 000
DIRECTUM	8 400	378 000
OPTIMA-WorkFlow	–	75 000

Джерела: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Довідка! Ціна системи "1С: Документообіг" розрахована за умови, що компанія вже використовує програму "1С: Підприємство". В іншому випадку додасться ще вартість серверної ліцензії.

Не варто думати, що електронний документообіг – це гарантія миттєвого підвищення прибутковості фірми. Навпаки, його використання може спричинити серйозні витрати і, як наслідок, знизити прибуток. Не варто необдумано купувати ліцензію СЕД. Особливо це стосується невеликих компаній. Однак, у разі великих організацій, високої завантаженості співробітників, розширення бізнесу, електронний документообіг може суттєво знизити витрати підприємства, та його впровадження окупиться досить швидко.