A szervezet személyi auditja a vállalat személyi nyilvántartásokhoz kapcsolódó dokumentációjának ellenőrzése, hogy azonosítsa az abban található ellentmondásokat. Elérhetőség ellenőrzése személyi dokumentumokés szakértelmük.

Felmerülhet a kérdés: „Hogyan viszonyul a HR-tanácsadás és az audit?”. Úgy tűnik, ez is, ez is segítség a személyzeti szolgálatnak a munkaügyi jogszabályok alkalmazásával kapcsolatos kérdések megoldásában. De a szervezet személyzeti tanácsadása, ellentétben a személyi dokumentumok ellenőrzésével, általában nem foglalja magában a meglévő dokumentáció ellenőrzését. Valójában a személyzeti tanácsadás a releváns témákkal kapcsolatos kérdések megválaszolásáról szól. A HR audit nem helyettesíti a HR tanácsadást. Sokszor még az ellenkezőjét is. A HR audit szolgáltatáson kívül HR tanácsadó szolgáltatás működik.

A személyi dokumentáció teljes egészében vagy szelektíven ellenőrizhető.

Teljes audit- Ez az összes személyi dokumentum ellenőrzése, és teljes egészében. Az ilyen ellenőrzés eredménye: az összes jogsértés és pontatlanság azonosítása és részletes ajánlások azok megszüntetésére.

Szelektív audit- ez a magas kockázatú zóna személyzeti dokumentumainak és a leggyakrabban megsértő dokumentumok ellenőrzése. Ez az ellenőrzés általános képet ad az állapotról személyi nyilvántartásokés segít azonosítani azokat a kockázati területeket, amelyekre nagyobb figyelmet kell fordítani a személyzeti nyilvántartások vezetésekor. A magas kockázatú szegmensek közé tartozik például: vámkezelés munkaügyi kapcsolatok val vel külföldi állampolgárok, a felelősségre vonatkozó megállapodások megkötése, a munkavédelmi dokumentumok elkészítése, a munkavállalókkal való elszámolások rendje stb.

A személyi dokumentáció auditálása megszervezhető a szervezet saját forrásaiból (belső ellenőrzés), vagy külső szervezet segítségével (külső).

A belső ellenőrzés általában olyan kis szervezeteknél releváns, ahol a személyzeti dokumentáció mennyisége nem nagy. Az ilyen ellenőrzést a vállalat olyan alkalmazottja végezheti el, aki jól ismeri a munkajogot, és rendelkezik a személyzeti dokumentumok elkészítésének készségével. Lehet ügyvéd vagy emberi erőforrás menedzser.

A belső ellenőrzés eredménye alapján jegyzőkönyv nem készíthető, a feltárt jogsértéseket munkamódban korrigálják.

A külső audit az ilyen auditokra szakosodott harmadik fél cégek meghívását jelenti. A fellépőknek nem kell semmilyen licenccel rendelkezniük (mint például a kötelező audithoz). Egy ilyen audit során a személyzeti dokumentáció kívülről is megtekinthető, ami fontos. A feltárt jogsértésekről az ellenőrök jegyzőkönyvet készítenek. Értékelést adnak a jogsértésekről (a szankciók mértékéről), valamint javaslatokat tesznek a jogsértések megszüntetésére és a jövőbeni megelőzésre.

A jogszabály nem rögzíti a személyi iratkezelés ellenőrzésének eljárását, feltételeit és szükségességét. Ezért az ego bármikor elvégezhető, amikor fel kell mérni, hogy a személyzeti dokumentáció jelenlegi állapota megfelel-e a szükséges szabványoknak. Vannak azonban olyan esetek, amikor az elkövetett hibákért való felelősséggel kapcsolatos kérdések jövőbeni kiküszöbölése, a felelősség megelőzése érdekében célszerű ellenőrzést végezni.

Például tanácsos személyi auditot végezni:

• a személyi nyilvántartások kezeléséért felelős személyzeti tisztviselő megváltoztatásakor;
• ha gyakoribbá váltak az alkalmazottak panaszai, elbocsátáskor, szabadságkor stb.
• ha a munkavállalók panasszal fenyegetőznek a munkaügyi felügyelőségnél (különösen az elbocsátott munkavállalók);
• a szervezet vezetőjének megváltoztatásakor;
• a munkavállalók tömeges elbocsátása esetén;
• a személyi nyilvántartások vezetésének rendjét szabályozó jogszabályok megváltoztatásakor;
• ha a szervezetet az állami munkaügyi felügyelőség ellenőrzésére tervezi;
• néhány más esetben.

A személyzeti audit szakaszai

A személyzeti dokumentáció auditálása általában az ügyfél irodájában történik. A személyes adatokkal kapcsolatos dokumentumok ellenőrzésekor sok dokumentumot speciális széfekben (tokokban), például munkafüzetekben kell tárolni. Ezért, ha az ügyfél a területén kívül kíván auditot végezni, nehéz lesz ellenőrzés céljából átadni a személyzeti dokumentáció eredeti példányait.

1. szakasz: szervezési

Ebben a lépésben a következőket kell tennie:

• tájékozódjon arról, hogy az ügyfélnek milyen célból kell ellenőriznie a személyi dokumentumokat (belső ellenőrzés vagy ellenőrzésre való felkészülés);
• határozza meg az ellenőrzés időpontját. Főleg az alkalmazottak számától, valamint a tevékenység típusától függenek. A feltételek néhány naptól több hónapig változhatnak;
• elrendeli a személyi dokumentáció ellenőrzését.

2. szakasz: az ellenőrizendő dokumentumok listájának jóváhagyása

Törvény nem állapít meg egyetlen listát azokról a dokumentumokról, amelyeknek minden szervezetben szerepelniük kell. Különféle jogi aktusok tartalmaznak utalásokat egyes naplók, megrendelések és egyéb dokumentumok vezetésének szükségességére. Attól függően, hogy a vállalat melyik iparághoz tartozik, össze kell állítani egy listát azokról a dokumentumokról, amelyeknek a jogi aktusoknak megfelelően a szervezetben kell lenniük.

A kötelező dokumentumok a következők:

• létszámtáblázat (T-3) jóváhagyási megbízással;
• munkaszerződések és felelősségi szerződések;
• a felvételről, más munkakörbe való áthelyezésről, szabadság kiadásáról, munkaszerződés felbontásáról szóló utasítások (utasítások) és egyéb személyi utasítások;
• személyi kártyák (N T-2 nyomtatvány);
• szabadság ütemezése;
• a munkavállalók értesítése a szabadság kezdetének időpontjáról;
• műszakbeosztások (műszakos munka esetén);
• jelenléti ív;
• belső munkaügyi szabályzat (PWTR);
• rendelet a munkavállaló személyes adatainak védelméről és a személyes adatok kezeléséről szóló bizonylatokról;
• munkakönyvek;
• a munkakönyvek mozgásának elszámolási könyve (beillesztett részei) (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i rendeletének N 3. melléklete, N 69);
• bevételi és kiadási könyv a munkakönyvek formáinak könyveléséhez (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i rendeletének N 2. melléklete, N 69);
• munkaköri leírások;
• helyi előírások (javadalmazási szabályzat, jutalmak szabályozása, üzleti utakra vonatkozó szabályozás stb.);
• helyi munkavédelmi törvények (munkavédelmi utasítás, bevezető tájékoztató nyilvántartási napló (GOST 12.0.004-90), üzleti titokról szóló rendelet);
• a munkakörülmények speciális értékelésének eredményei (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke, 2013. december 28-i szövetségi törvény N 426-FZ).

Ez nem a szükséges személyzeti dokumentumok teljes listája. Lehetőség van személyes ügyek, nyaralások nyilvántartására, üzleti útra küldésre, rokkantsági igazolások nyilvántartására, igazolások kiállítására, katonai nyilvántartások állapotának ellenőrzésére, alkalmazottak kötelező orvosi vizsgálatának elvégzésére stb.

3. szakasz: dokumentumok ellenőrzése és elemzése

Először is ellenőrizni kell a személyi dokumentumok elérhetőségét. Ezt követően a benyújtott dokumentumokat a jogszabályi követelmények szempontjából elemzik. Minden dokumentumot ellenőrizni kell egy felhatalmazott személy aláírása, jóváhagyási vízumok, regisztrációs számok, a megbízás megismerésekor alkalmazott alkalmazotti jelzések, végrehajtási jelek megléte szempontjából.

Nagy figyelmet fordítanak a dokumentumok összekapcsolására, például a munkaszerződésekben a beosztásnak és a fizetésnek meg kell felelnie a jóváhagyott létszámtáblázatnak és a foglalkoztatási sorrendnek stb.

A munkafüzetek ellenőrzésekor ellenőrizni kell, hogy minden munkafüzet be van-e regisztrálva a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásának elszámolási könyvébe. A munkafüzetekbe bejegyzéseket erre vonatkozó rendelések alapján kell megtenni, törlés, blot nem lehet. Minden bejegyzést a munkavállaló N T-2 számú személyi igazolványán kell sokszorosítani, és a munkavállaló aláírásával igazolni. Tárolja a munkafüzeteket és a hozzájuk tartozó betéteket tűzálló széfben.

A munkavédelmi dokumentumok ellenőrzésekor ellenőrizni kell a munkavállalók aláírását a kezdeti tájékoztatáson és az időszakos tájékoztatókon.

Mivel a speciális értékelés munkavégzést, a munkavállalókat meg kell ismertetni, a munkafeltételeket a munkaszerződés tartalmazza (ez szükséges feltétel munkaerő). Ha találnak munkahelyeket káros tényezők, akkor a jelentés jelzi további garanciák az ilyen helyeken dolgozó alkalmazottaknak pl.: pótszabadság, ártalmas pótlék, csökkentett munkaidő stb. Ebben az esetben ellenőrizni kell, hogy a munkáltató biztosítja-e ezeket a garanciákat.

4. szakasz: HR audit jelentés készítése

A jogszabály nem határozza meg a személyi dokumentáció ellenőrzéséről szóló jegyzőkönyv formáját. A jelentést szabad formában, közvetlenül a személyi ellenőrzést végző szervezet dolgozza ki. Tükröznie kell a személyi nyilvántartások kezelésének jelenlegi helyzetére, a feltárt hiányosságokra, a kiküszöbölésükre javasolt intézkedésekre vonatkozó adatokat, valamint meg kell állapítani, hogy az ellenőrzés céljai megvalósultak-e.

A riport összeállításánál figyelembe veszik a megrendelő kívánságait, hogy pontosan mit szeretne látni a jelentésben, milyen árnyalatokat lehet általánosságban leírni, és melyeket részletesen. A feljelentésben méretekkel is jelezheti a megsértett cikkeket és a büntetési tételeket lehetséges bírság.

Milyen előnyökkel jár a HR dokumentáció auditálása a munkáltató számára?

Amint azt a gyakorlat mutatja, a társaságok személyzeti iratkezelésére gyakran nem fordítanak kellő figyelmet. A személyi okmányok elkészítésének kötelezettsége gyakran olyan munkavállalókat terhel, akik nem e területen jártasak (titkár, könyvelő, közgazdász), és fő munkaköri leterheltsége miatt nem mindig tudnak kellő figyelmet fordítani a személyi kérdésekre.

A személyi dokumentáció auditálása nagy pozitív hatással van a vállalatra. Ennek elvégzése után a cégvezető számára világossá válik, hogy milyen állapotban van a személyi dokumentáció. Valamennyi dokumentum a jogszabályokban elfogadott legutóbbi változásokkal összhangban készült-e. És milyen dokumentumokat kell létrehozni vagy véglegesíteni. Ez növeli az alkalmazottak vezetésbe vetett bizalmát.

A cégvezető viszont objektív adatokat kap, amelyek alapján értékelni tudja a belső munkavégzés eredményességét. személyzeti szolgáltatás megelőző intézkedéseket tegyen a munkajog megsértése miatti bírság felhalmozódásának elkerülése érdekében a következő ellenőrzés során.

Ezzel nem csak pénzt takarít meg a cég tulajdonosa, hanem megőrzi felelősségteljes munkáltatói hírnevét is.

Amint azt számos szervezetben a személyi dokumentumok belső ellenőrzésének gyakorlata mutatja, ilyen eljárásra van szükség, mivel a munkáltatók helyzete ritkán teljesen ideális. A cikk segít a személyzeti tisztviselőknek és az ügyvédeknek igazolni azokat a kockázatokat, amelyek az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályai által megállapított előírások és tilalmak megsértése esetén merülhetnek fel.

Az Orosz Föderációban nincsenek olyan szabályozási jogi aktusok, amelyek szabályoznák a belső személyzeti ellenőrzés elvégzésének eljárását (szemben a számviteli ellenőrzéssel). Ezzel kapcsolatban néhány kérdéssel kell foglalkozni:

Mi az a belső HR audit?

Ez egy olyan intézkedéscsomag, amely magában foglalja a helyi előírások (LNA) és a munkáltatói személyzeti dokumentumok elkészítésének jogi és elírási helyességének diagnosztizálását, ajánlások megfogalmazását és szükség esetén a személyi dokumentumok hibáinak kiküszöbölésére irányuló munkák elvégzését.

Mi a célja a belső HR auditnak?

A rendezvény célja a személyügyi szolgálat tevékenységének fejlesztése, a munkáltató esetleges kockázatainak minimalizálása. Figyelemmel kíséri azokat a kockázatokat, amelyeknek a munkáltató ki lehet téve az ellenőrzésen való áthaladás során kormányzati szervekés/vagy a felmerülés megoldása munkaügyi viták az alkalmazottakkal való kapcsolattartás a belső HR-audit egyik legfontosabb szempontja.

Mikor történik belső HR audit?

1. A személyi nyilvántartás vezetéséért felelős alkalmazott (a továbbiakban - KDP) megváltoztatásakor: elbocsátás, áthelyezés más pozícióba / másik egységbe.
2. Megrendelés kézhezvétele után munkaügyi felügyelőség a közelgő tervezett ellenőrzésről.
3. Ha a sértett munkavállaló elbocsátását követően fennáll az igazolás veszélye: fizetés elmulasztása vagy késedelmes fizetés bérek, prémiumok, munkáltatói kezdeményezésre történő elbocsátás stb. Ebben az esetben javasolt a nem tervezett személyi audit lefolytatása.

JEGYZET

A belső személyzeti audit anélkül is elvégezhető, hogy meg kell várni a felügyeleti hatóság utasításait a közelgő ütemezett ellenőrzésről. Az újévi ünnepek után az Orosz Föderáció Legfőbb Ügyészségének vagy az Orosz Föderációt alkotó megfelelő szerve ügyészségének honlapján közzéteszik az éves ellenőrzések összefoglaló tervét, és az alanyok ellenőrzési tervét közzétették az Állami Munkaügyi Főfelügyelőség honlapján. Ez az információ lehetővé teszi, hogy megtudja, hogy a szervezet/egyéni vállalkozó alá esik-e a tesztnek, és előre felkészülhet rá.

Milyen típusú belső HR auditok léteznek?

1. Teljes (a KDP minden területére).
2. Szelektív.

A szelektív audit során a következőket ellenőrzik:

• a KDP külön szakaszai;
• vagy az egyes alkalmazottakra vonatkozó dokumentumok;
• vagy minden szempontból személyzeti munka reprezentatív dokumentumminta felhasználásával.

Mi az optimális időkeret egy belső HR auditra?

A válasz attól függ, hogy a munkáltató milyen ellenőrzést kíván végezni: teljes körű vagy szelektív.

Célszerű belső személyzeti ellenőrzést végezni az elmúlt három év során, mivel amint a gyakorlat azt mutatja, az adófelügyelet, az orosz FSS és az Orosz Föderáció Nyugdíjpénztára ellenőrzi a munkáltatót tevékenységük elmúlt három évében.

Az optimális időzítés teljes a belső személyzeti ellenőrzés 7-14 munkanap; szelektív- 5-7 munkanap. Ez magában foglalja azt az időpontot is, amikor az ellenőrzési jegyzőkönyvet összeállították és benyújtották a munkáltatónak.

JEGYZET

A személyzetre vonatkozó, helytelenül elkészített dokumentumok utólag adminisztratív bírságot vonhatnak maguk után a munkáltatóra.

Mit kell tennie a munkáltatónak az ellenőrzési jelentés kézhezvétele után?

Ha számos hibát találnak a KDP-ért felelős munkavállalónál, meg kell találni, hogy miért követték el azokat, és megérti-e a munkavállaló, hogy ez milyen következményekkel járhat. A munkáltatónak a következő döntések egyikét kell meghoznia:

• személyzeti tisztet küldeni tanulni;
• adjon lehetőséget a hibák kijavítására, és egy bizonyos időn belül ellenőrizze, hogy nem enged-e be újakat;
• áthelyezés másik munkahelyre;
• válasszon a munkavállalóval.

Kinek kell belső HR auditot végeznie?

Mert szabályos létrehozható egy speciális egység a belső személyzeti audit lefolytatására, vagy megbízhatja ezt a munkát egy alkalmazott ügyvédre (csak akkor, ha specializálódik a munkajogról, és nem elsősorban gazdasági és szerződéses tevékenységet folytat). Ha a munkáltató úgy dönt, hogy a rendszeres belső személyi ellenőrzés céljából belső ellenőrzési szolgálatot hoz létre, akkor szükséges a vonatkozó dokumentumok kidolgozása: rendelet, rend stb.

Egyszer A személyi ellenőrzést vagy új ügyintéző, vagy külső szakemberek bevonásával végzik.

Szolgáltatásnyújtásra vonatkozó szerződést köthet szakemberrel vagy személyi audit lefolytatására szakosodott szervezettel.

A belső HR-ellenőrzést olyan személynek kell végeznie, aki rendelkezik tapasztalattal a HR területen, és jártas a hatósági ellenőrzések átadásában, lehetőleg jogi végzettséggel.

Hogyan kezdjünk el egy belső HR auditot?

Ellenőrizni kell az LNA jelenlétét (hiányát) a munkáltatótól és a jogszabályi követelményeknek való megfelelést. A jogi formától és a tulajdon formájától függetlenül minden munkáltatónak rendelkeznie kell LNA-val.

BÁRMELY LNA HIÁNYÁBÓL FELDŐDŐ KOCKÁZATOK

A bérekre vonatkozó rendeletek

Ez a dokumentum nem kötelező a munkáltató LNA számára. A bérek kiszámításához elegendő a munkavállalókkal kötött munkaszerződések és a vonatkozó utasítások (felvételről, más munkára való áthelyezésről stb.).

Azonban az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 135. cikke előírja, hogy az adott munkáltató bérrendszerét vagy kollektív szerződések, megállapodások, vagy LNA.

Következésképpen a javadalmazási rendszernek (akár olyan egyszerű, mint egy tisztán fizetési rendszer) a kollektív szerződésben meg kell jelennie vagy az LNA: PWTR-ben (a munkavállalók javadalmazása szakaszban), vagy egy önálló rendeletben (ha bonyolultabb a javadalmazási rendszer) .

Jelenlétében bónusz fizetési rendszer A munkavállalók javadalmazásáról és prémiumáról szóló rendelet az alábbiakat szabályozza:

• a javadalmazási rendszer kialakításának elvei;
• a munkavégzés pénzbeli díjazásának kiszámítási eljárása;
• a munka értékelésének kritériumai és eljárása.

Az alkalmazottak javadalmazása során oda kell figyelni fizetési szelvények.

Ennek a dokumentumnak a formáját minden munkáltatónak feltétlenül jóvá kell hagynia.

Kivonat a Munka Törvénykönyve Orosz Föderáció

136. cikk. A munkabér kifizetésének rendje, helye és feltételei

A munkabér kifizetésekor a munkáltató köteles minden munkavállalót írásban értesíteni:

1) a tárgyidőszakra neki járó munkabér összetevőiről;

2) a munkavállalónak felhalmozott egyéb összegek összegéről, ideértve a meghatározott határidő munkáltató általi megsértése miatti pénzbeli kompenzációt, a munkabér kifizetését, a szabadság kifizetését, az elbocsátás utáni kifizetéseket és (vagy) a munkavállalót megillető egyéb kifizetéseket;

3) a levonások összegéről és indokairól;

4) a fizetendő teljes összegről.

A fizetési szelvény formáját a munkáltató hagyja jóvá, figyelembe véve a munkavállalók képviselő-testületének véleményét az e kódex 372. cikkében előírt módon a helyi szabályozás elfogadására.

A munkavállalók fizetési lapjainak kiállításának rendjét törvény nem határozza meg. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve közvetlenül nem mondja ki, hogy a munkavállalónak alá kell-e írnia az átvételt. A munkavállalóknak szóló bérszelvények kiállításának írásos bizonyítéka nélkül azonban a munkáltató nehezen tudja igazolni a kötelezettség teljesítését.

A munkavállaló fizetési szelvényének hiányában vagy elmulasztása esetén (valamint a bérlap formáját jóváhagyó végzés hiányában) a munkáltató a Kbt. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27.

JEGYZET

A személyi nyilvántartások kezeléséért felelős személy feladata, hogy ne csak a személyi állományra vonatkozó dokumentumokat helyesen tudja elkészíteni, hanem az LNA-t a munkajognak megfelelően kidolgozza.

személyi állomány

Az alkalmazottak számának és/vagy létszámának csökkentésére irányuló intézkedések végrehajtása esetén, valamint mérlegeléskor egyéni viták 1. rész (2) bekezdése szerinti munkavállalói felmondás esetén a munkavállaló és a munkáltató között. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 81. cikke szerint az egyik fő dokumentum a személyzeti táblázat - a régi (az események előtt) és az új (módosítva).

A személyzeti táblázatot a munkáltató szerkezetének, személyzetének és személyzetének formalizálására használják, és szükségszerűen tartalmaznia kell a munkavállalók pozícióinak listáját (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 15. és 57. cikke). Tartalmazhat listát szerkezeti felosztások, a munkavállalók szakmái, az alkalmazotti egységek számára és a fizetésekre vonatkozó információk, tarifákés juttatások. A létszámjegyzék módosítása a szervezet vezetője vagy az általa megbízott személy utasítására történik.

Arbitrázs gyakorlat

A munkavállaló pert indított a munkáltatóval szemben a csökkentési eljárás jogellenesnek elismerése, a kényszerű távollét idejére járó munkabér és a nem vagyoni kár megtérítése iránt. Állításának alátámasztására rámutatott a képzeletbeli létszámleépítésre. A bíróság megvizsgálta a munkáltató létszámtáblázat-módosítási rendelkezéseit, és arra a következtetésre jutott, hogy a létszámleépítési eljárás és ennek megfelelően a létszámtáblázat módosítására vonatkozó végzés jogellenes. Összehasonlító elemzés a létszám és hivatalos feladatokat A megszűnt és létrehozott részlegek dolgozói kimutatták, hogy a meghatározott divízió funkcionális komponense nem változott, csak a neve változott. A felperes munkaügyi funkciói változatlanok maradtak. A fentiekre tekintettel a bíróság egyetértett a munkavállaló érvelésével, miszerint a csökkentési eljárás formai jellegű volt, és a felperes szempontjából a csökkentési eljárást jogellenesnek minősítette. A munkavállaló javára az alulfizetett munkabér és a nem vagyoni kár megtérítése behajtásra került.

A szmolenszki Leninszkij Kerületi Bíróság 2012. május 23-i határozata a 2-984/12.

rendelet a munkavállalók személyes adatainak védelméről

Minden munkáltatónak rendelkeznie kell a személyes adatok kezelését szabályozó dokumentumokkal, még akkor is, ha az alkalmazottai három főből állnak.

2011 során a Roszkomnadzor 1743 ellenőrzést hajtott végre, ebből 954 ütemezett, 789 pedig nem tervezett ellenőrzést. A személyes adatok területén a következő jogsértések fordultak elő leggyakrabban:

• az üzemeltető elmulasztása a személyes adatok biztonságának biztosítására és az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés kizárására irányuló intézkedések meghozatalára;
• a személyes adatok törvényben nem rögzített esetekben történő kezelése az alanyok hozzájárulása nélkül;
• a személyes adatok kezeléséről szóló közleményben meghatározott információk és a tényleges tevékenység közötti eltérés.

Belső munkaügyi szabályzat

Kötelező LNA. cikk 3. része Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189. cikke, amely szerint a munkarendet a belső munkaügyi szabályzat határozza meg. Ennélfogva, PWTR hiánya ként fogják kezelni munkajog megsértése alapján a munkáltató közigazgatási felelősségre vonható. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27.

Egyéb dokumentumok

Nyaralás ütemezése. ch. 1. és 2. cikk Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 123. cikke szerint a fizetett szabadságok kiadásának sorrendjét évente határozzák meg a munkáltató által jóváhagyott szabadságolási ütemterv szerint; nyaralás menetrendje kötelező a munkáltató és a munkavállaló számára egyaránt.

műszakbeosztás. Ha a munkáltató műszakos munkarendet vezetett be, akkor a műszakbeosztást hibátlanul rendelkezésre kell állnia (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 103. cikke).

Jelenléti ív. A munkáltatónak az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott munkaidejéről való nyilvántartási kötelezettségét a Ptk. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 91. cikke. Az alkalmazottak tényleges ledolgozott idejét a munkaidő-nyilvántartás rögzíti.

Az alkalmazottak üzleti útra küldésének szabályzata (vagy a PVTR vonatkozó része). Úgy tűnik, hogy minden kérdést az Orosz Föderáció kormányának 2008. október 13-i 749. számú rendelete (a 2015. július 29-én módosított) az alkalmazottak üzleti utakra küldésének sajátosságairól szóló szabályzat szabályoz. az üzleti utakat szabályozó egyéb szabályzatok száma.

Az Art. 4. része szerint azonban Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 168. cikke értelmében minden nem állami munkáltatónak kollektív szerződéssel vagy LNA-val kell rendelkeznie, amely szabályozza az üzleti utakkal kapcsolatos költségek megtérítésének eljárását és összegét.

Az üzleti út során felmerülő költségek megtérítése a szervezet kiadásaként fogadható el adószám RF, csak akkor, ha azt a kollektív szerződés vagy az LNA előírja. Ha a szervezet költségeivel kapcsolatos információk (például taxi viteldíj otthonról a repülőtérre, a repülőtérről a célállomásra) nem szerepelnek az utazási LNA-ban vagy a kollektív szerződésben, akkor ezeket az összegeket a nettó nyereségből térítik meg. szervezetek .

A munkáltatónak rendelkeznie kell a megfelelő LNA-val, ha a munka utazási jellegű vagy rotációs alapon történik. Például: A munka utazási jellegére vonatkozó előírásokés A rotációs módszerre vonatkozó előírások. A munkavállalóval kötött munkaszerződésben a munka jellegére vonatkozó információk is megjelennek.

JEGYZET

Ha a munkáltató helyi alapképzési formákat alkalmaz számviteli dokumentáció, a kidolgozott okmányformákat a munkáltató végzésével jóvá kell hagyni, és tartalmaznia kell a Kbt. kilenc szövetségi törvény 2011.12.06-án kelt 402-FZ „A számvitelről” (2014.11.04-i módosítás).

A személyzeti audit viszonylag új irány a személyzeti menedzsment területén. Fiatal kora ellenére ez az irány általánossá vált azoknál a komoly cégeknél, amelyek kiemelt figyelmet fordítanak a személyi iratkezelésre. A személyi audit koncepciója a számviteli részlegről érkezett a HR szolgáltatásokhoz, és a személyi dokumentumok független ellenőrzése. Csak az ezen a területen nagy tapasztalattal rendelkező szakembereket szabad engedélyezni ehhez az eljáráshoz, mivel a munka fontos és felelősségteljes. Ez felveti azt a kérdést, hogy hogyan válasszunk könyvvizsgálati szolgáltatásokat, weboldalunk miben tud ebben segíteni. Tudja meg a válaszokat alább.

Mit kell tartalmaznia a KDP audit szolgáltatásnak?

A KDP audit szolgáltatásai nem egy konkrét művelet, hanem tevékenységek egész sora, amelyek célja az üzleti személyzet dokumentációjának alapos független ellenőrzése. Ennek a komplexumnak a következőket kell tartalmaznia:

• dokumentumok ellenőrzése a munkaügyi és levéltári jogszabályoknak való megfelelés érdekében;
• a szervezet belső helyi szabályzatainak ellenőrzése a követelmények betartására;
• linkek biztosítása minden szokásos cselekményhez, amelyek szerint a súlyos jogsértéseket rögzítik;
• részletes ajánlások adása a megállapított jogsértések kijavítására vonatkozóan;
• az aktuális helyzet független értékelésének lefolytatása a vállalati személyi dokumentumáramlással.

Ezenkívül a vállalat HR-nyilvántartásainak auditálása során prioritásként kell kezelni a következő műveleteket a HR-nyilvántartásokkal kapcsolatos problémák megoldása érdekében. Ez egy integrált megközelítés, amely lehetővé teszi az összes jogsértés gyors azonosítását és ajánlások fogadását azok megszüntetésére, és mindezt egyetlen fizetés ellenében.

A HR audit típusai

A helyzet súlyosságától függően a jelenleg létező kétféle ellenőrzés egyikét kell választani:

standard audit. Ez egy olyan intézkedéscsomag, amelynek célja a személyzeti dokumentáció és szabályzat ellenőrzése, majd szakértői értékelés, valamint javaslatok megfogalmazása a feltárt jogsértések kijavítására. A standard audit magában foglalja a dokumentumok jogi követelményeknek való megfelelésének ellenőrzését, a személyzeti dokumentumok ellenőrzését, valamint egy egyeztető táblázat kialakítását, amelyben rögzítik a javítandó dokumentumokat és aktusokat.

Haladó audit. Ez egy kiterjedtebb intézkedéscsomag, amely a fent említett intézkedéseken kívül magában foglalja az ellentmondások okainak elemzését, valamint a lehetséges következmények listájának összeállítását, amelyek akkor fordulnak elő, ha figyelmen kívül hagyják a jogsértések kijavításának szükségességét. .

Természetesen a haladó auditálás előnyben részesített szolgáltatás, és lehetőség szerint ezt kell választani.

Hogyan válasszunk képzett könyvvizsgálót?

Ebben a rovatban a HR audit szakértők javaslatainak széles skáláját találja. A művész helyes kiválasztásához ügyeljen a következő tényezőkre:

Portfólió - segítségével meghatározható a professzionalizmus szintje és a nyújtott szolgáltatások minősége.

A személyzeti nyilvántartások vezetése minden vállalat számára kötelező, és számos dokumentum kidolgozásával jár. Minden személyi okmánynak tökéletesnek kell lennie, ebben az esetben a cég nem fél a munkajog megsértésével járó kockázatoktól, mint például az állami ellenőrzések, pénzbírságok, tevékenység felfüggesztése, eltiltás, munkaügyi viták a munkavállalókkal. De nem minden munkáltató fordít kellő figyelmet a személyi nyilvántartások kezelésének helyességére és a személyi dokumentumok minőségére, aminek következtében a dokumentumokban rendetlenség van. A személyzeti audit lefolytatása segít azonosítani a személyi nyilvántartás vezetésében lévő hibákat és rendbe tenni a dokumentumokat.

A HR-audit a HR-nyilvántartás során kialakított HR-dokumentumkezelési rendszer értékelési eljárása, amely magában foglalja az összes kötelező HR-dokumentum rendelkezésre állásának ellenőrzését, valamint a HR-dokumentációnak az Orosz Föderáció hatályos jogszabályainak való megfelelőségének ellenőrzését annak érdekében, hogy minimalizálja a megfelelőségi ellenőrzések elvégzésével járó szankciók kockázatát, a munkaügyi jogszabályokat, valamint a munkaügyi viták és munkavállalói panaszok kockázatát.

A HR auditot az alábbi esetekben kell elvégezni:

• a közelgő állami ellenőrzés során;
• HR-szakértő váltáskor;
• a sértett munkavállaló elbocsátása utáni ellenőrzés fenyegetésével (bérek, prémiumok fizetésének elmulasztása, elbocsátás a munkáltató kezdeményezésére);
• a vállalat vezetésének megváltoztatásakor;
• amikor jogszabály változik.

Személyi auditot végezhet önállóan, vagy megbízhat egy harmadik fél szervezetre. Vannak szakosodott cégek, amelyek személyzeti auditot végeznek, ellenőrzik és részletes jelentést írnak, amely jelzi a hibákat és a jogsértéseket, valamint javaslatokat tesz azok kiküszöbölésére. Szolgáltatásaik azonban drágák, ezért nem minden menedzser vállalja, hogy ilyen cégekhez fordul.

Ebben az esetben a személyi dokumentáció önálló ellenőrzése segít. Ehhez el kell rendelnie az ellenőrzést, meg kell határoznia annak céljait és ütemezését, valamint regisztrálnia kell a személyi ellenőrzést végző személyeket.

A megbízás kiadását követően szükséges meghatározni a személyi ellenőrzés szakaszait. A személyi audit definíciójából az következik, hogy az első lépés az összes kötelező személyi okmány elérhetőségének ellenőrzése, a második pedig a személyi dokumentáció hatályos jogszabályoknak való megfelelőségének vizsgálata. Tekintsük részletesebben a személyzeti audit egyes szakaszait.

A kötelező személyi dokumentumok elérhetőségének ellenőrzése

A munkáltató felelős az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályai által meghatározott kötelező személyzeti dokumentumok hiányáért, ezért a személyi ellenőrzés során az első lépés az ilyen dokumentumok listájának meghatározása és a vállalaton belüli elérhetőségük ellenőrzése.

A kötelező személyzeti dokumentumok két csoportra oszthatók:

• olyan dokumentumok, amelyek jogi formától és tevékenységi körtől függetlenül minden cég számára kötelezőek;
• bizonyos feltételek mellett kötelezővé váló dokumentumok.

Az első csoportba azok a dokumentumok tartoznak, amelyek kötelezettségét munkaügyi jogszabályok írják elő, például helyi előírások, amelyeket minden munkáltató önállóan dolgoz ki, és amelyek tükrözik az adott szervezet munkakörülményeit. Az ebbe a csoportba tartozó összes dokumentum listája az 1. táblázatban található.

1. táblázat Minden Munkaadó számára kötelező HR dokumentumok

A második csoportba azok a dokumentumok tartoznak, amelyek bizonyos feltételek mellett kötelezővé válnak, amelyek a szervezet sajátosságaiból fakadhatnak, vagy ha ezekre a dokumentumokra munkaszerződés, helyi rendelet vagy egyéb dokumentumok hivatkoznak. Az ilyen dokumentumok listája a 2. táblázatban található.

2. táblázat Bizonyos feltételek mellett kötelezővé váló dokumentumok

A munkáltatók jóváhagyhatnak más helyi szabályozást is, amelyek kötelező meglétét a munkaügyi jogszabályok nem rögzítik, de a munkavégzést jelentősen segíthetik, például osztályokra, személyi állományra, bizonyítványra stb.

A személyi audit első szakaszának utolsó lépése a dokumentumok ellenőrzése – mely dokumentumok állnak rendelkezésre és melyeket kell fejleszteni. A kényelem kedvéért az egyeztetési eredmények táblázatban foglalhatók össze (3. táblázat)

3. táblázat Dokumentumok egyeztetése

Iratok vizsgálata

Miután meghatároztuk a listát kötelező érvényű dokumentumok, ellenőrizte meglétüket, ellenőrizni kell a végrehajtásuk helyességét, valamint a jogszabályi előírások betartását.

Így ebben a szakaszban a személyi dokumentumok tartalmát ellenőrzik. Ellenőrizze a cég összes dokumentumát.

A helyi szabályozás áttekintése során ellenőrizni kell, hogy azok nem rontják-e a munkavállalók helyzetét a munkajoghoz képest, és nyilvánosságra kell hozni a vállalat munkakörülményeit. Minden alkalmazottnak ismernie kell a helyi előírások festés alatt. A helyi szabályozások ellenőrzésekor az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének vonatkozó cikkeit kell használni.

Személyes adatainak feldolgozásához és továbbításához minden munkavállalóval hozzájárulást kell aláírni, ha a munkavállaló kérésére igazolást állítanak ki, akkor minden egyes igazoláshoz a munkavállalónak írásbeli hozzájárulását kell írnia személyes adatainak továbbításához. harmadik fél.

Az üdülési ütemtervben ne csak a tervezett szabadságokat kell feltüntetni, hanem a tényleges szabadságokról, a szabadságok átadásáról is fel kell jegyezni. A munkavállalókat két héttel írásban értesíteni kell a szabadság kezdetének időpontjáról.

A szervezetnek naprakész létszámtáblázattal kell rendelkeznie, amelyet végzéssel hagynak jóvá, ha a létszámtáblázaton változás történik, akkor a létszámtáblázat módosítására utasítást kell adni.

A munkaidő-nyilvántartások minden hónapra vonatkozzanak, a munkaidő-nyilvántartásokon minden alkalmazottról információt kell feltüntetni (szabadság, betegnapok, hiányzások stb.).

Keresztül nézni adminisztratív dokumentumokat, ellenőrizni kell, hogy a személyzetre vonatkozó megrendeléseket a fő tevékenységre vonatkozó megrendelésektől elkülönítve tárolják. Ha a cég nem használja egységes formák dokumentumokat, de saját formanyomtatványokat dolgozott ki és használ, akkor ezeket az okmányformákat a cégvezető utasításával kell jóváhagyni.

A munkafüzetek ellenőrzésekor ellenőrizni kell a főtevékenységre vonatkozó megbízás meglétét a munkakönyvek vezetéséért felelős személy kinevezésére. Minden munkafüzetet be kell jegyezni a munkafüzetek és a benne lévő betétek mozgásának elszámolási könyvébe, minden könyvnek elérhetőnek kell lennie és minden bejegyzést (átvétel, átutalás, díjazás) meg kell tenni, a betéteket be kell varrni a munkakönyvekbe. . A munkáltatónak magának kell beszereznie a munkafüzet- és betétlapokat, és rögzítenie kell a bevételi és kiadási könyvben a munkafüzetek és a bennük lévő betétlapok elszámolásához. A munkafüzeteket, betétlapokat a bevételi és kiadási könyvet vezető számviteli osztályon kell tárolni, a nyomtatványok személyügyi osztályra történő átadása a munkakönyvek vezetéséért felelős személy szolgálati feljegyzései vagy kérelmei alapján történik. Az új munkafüzeteket és betétlapokat a munkavállalók kérelme alapján állítják ki.

Minden munkavállalóval munkaszerződést kell kötni, a munkaszerződés tartalmának meg kell felelnie az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikkének, vagyis a munkaszerződésnek tartalmaznia kell legalább az ebben a cikkben előírt információkat és feltételeket.

Ügyeljen a dolgozók személyi igazolványainak kitöltésének helyességére, azoknak naprakész adatokat kell tartalmazniuk, a kártyáknak munkavállalónként kell lenniük. A kódokat a személyi kártyán fel kell tüntetni, és a munkavállalót aláírás ellenében meg kell ismerni a beléptetéssel és az átutalással kapcsolatos minden információval.

Minden személyi naplót számozni, összevarrva és a cégvezető pecsétjével és aláírásával le kell zárni, valamint a munkakönyvek és az azokban lévő betétlapok mozgatásának elszámolási könyvét, valamint a munkakönyvi formák könyveléséhez szükséges bevételi és kiadási könyvet. a bennük lévő betéteket pedig lezárják vagy viaszpecséttel lezárják.

Személyi audit eredményének elkészítése

A személyi ellenőrzés eredményei alapján az ellenőrzést végzők az ellenőrzés eredményéről jegyzőkönyvet készítenek. A HR audit jelentés bemutatja a feltárt hibákat és a hibák kiküszöbölésére szükséges intézkedéseket, következtetéseket von le a személyi nyilvántartások állapotáról és a vállalatot fenyegető kockázatokról.

A jelentés két blokkra osztható.

Az első blokkban mutassa be a társaság kötelező személyi dokumentumok (helyi szabályozások, alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések, létszám, szabadságok ütemezése stb.) ellenőrzésének eredményeit.

A második blokkban írja le az egyes munkavállalók esetére vonatkozó dokumentumok (munkaszerződés, személyi igazolvány, helyi előírások megismerése, munkakönyv) ellenőrzésének eredményét.

Példa a gyakorlatból:

A társaságunk ügyfelénél lefolytatott személyi audit eredménye alapján egyedi személyi nyilvántartási jogsértéseket és kockázati helyzeteket állapítottunk meg:

• Nincsenek kötelező helyi előírások.
• Személyzeti dokumentumok nincsenek.
• Nincs vakációs menetrend.
• Nincsenek munkaidő-nyilvántartások.
• Nincsenek kötelező HR nyilvántartások.
• A személyi nyilvántartás fő tevékenységeire nincs megrendelés.
• Személyi megrendelés nincs.
• Nincsenek személyes alkalmazotti kártyák.
• Nincsenek dokumentumok a helyi előírások megismerésére.
• A személyes adatok feldolgozásához és továbbításához nincs hozzájárulás.
• Nincs megfelelően formázva munkaköri leírások munkavállalókra, bár a munkaszerződés a munkaköri leírásra hivatkozik.
• A Társaság felelős személyeit nem ellenőrizték kizárásra.
• Tartalom munkaszerződések hibákat követtek el, mint például: hiányoznak a munkavállaló útlevéladatai és a munkáltató TIN-száma, nincs feltétele a munkavállalók kötelező biztosításának, nincs meghatározva a bérfizetés gyakorisága és időpontja, a munkavégzés kezdő időpontja nincs feltüntetve.
• Az alkalmazottak munkakönyveit helytelenül vezetik, nevezetesen: sokban munkakönyv felvételi nyilvántartások, átutalások nem történnek, a könyvelések hibásan kerülnek bejegyzésre.

Ezen jogsértések kiküszöbölése érdekében részletes jelentést írtunk a személyi ellenőrzés eredményéről, és utasításokat adtunk az egyes jogsértések kijavítására. Ennek eredményeként az ügyfél a részletes ajánlásokat követve gyorsan rendbe tette a dokumentumokat.

Kétségtelen, hogy a HR audit a legfontosabb eszköz a HR nyilvántartások megsértésével járó kockázatok csökkentésére. Sok vezető úgy véli, hogy a személyzeti audit szükségtelen és költséges eljárás bárki számára, de ez téves vélemény, mivel a személyzeti audit segít meghatározni a dolgok valós állapotát, azonosítani a jogsértéseket és hibákat. A munkajogi szabályozás sajátos változásai, helyes alkalmazásának összetettsége, a munkáltatók munkaügyi felügyelősége és más szabályozó szervek általi megnövekedett gyakorisága, a munkavállalók munkajogainak megsértése miatti felelősség szigorítása jelzi a személyi ellenőrzés szükségességét. A személyzeti auditot önállóan is elvégezheti, és ez a cikk ismerteti az elvégzésének eljárását.