A mikrovállalkozásoknak jogában áll csökkenteni a személyi nyilvántartások kezelését, míg a többi szervezetnek kötelessége a nyilvántartást HR munkafolyamat teljesen. Hogy mely személyi dokumentumokat kell elkészíteni, és melyek lesznek hasznosak bizonyos feltételek mellett, lásd az alábbi táblázatot.
A Munka Törvénykönyve kiegészült egy új törvénykönyvvel, amely meghatározza a munkáltatóknál - a mikrovállalkozások kategóriájába tartozó kisvállalkozások - dolgozók munkaügyi szabályozásának sajátosságait. 2017 januárjától a "mikromabok" jogosultak egyszerűsített HR munkafolyamat szervezésére !!!
A szervezet kötelező személyi dokumentumainak listája
| Dokumentum | Törvény | Tárolási időszak | jegyzet | |
| 1. | Személyes adatok védelméről szóló rendelet | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86. cikkének 8. 1. cikke | A munkavállaló személyes adatainak fogadásának, feldolgozásának és tárolásának eljárását tükrözi. | |
| 2. | Kollektív megállapodás | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 190. cikkének 2. része | A cég fennállásának teljes idejében | Szabályozza a felvételi, elbocsátási rendet, a fizetési feltételeket bérek, üzemmód, stb. |
| 3. | Munkaügyi szabályok | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 189. cikkének 4. része | A cég fennállásának teljes idejében | mellékleteként elkészítve kollektív megállapodás, vagy ennek hiányában önálló dokumentumként. |
| 4. | Javadalmazási szabályok (prémiumok és anyagi ösztönzők) | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 21. cikke | A cég fennállásának teljes idejében | Komplex javadalmazási és bónuszrendszerek (időalapú, órabéres, darabmunka) esetén. |
| 5. | A munkavállalók bizonyítványának szabályozása | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 81. cikke | A cég fennállásának teljes idejében | Minősítés esetén |
| 6. | Az igazoló bizottság ülésének jegyzőkönyve | 15 év | A hitelesítő bizottság állítja ki | |
| 7. | A képzési rendszerre vonatkozó előírások | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 196. cikke, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 197. cikke | A cég fennállásának teljes idejében | Képzés esetén a költségek gazdasági szükségességének igazolása érdekében. |
| 8. | A munkakönyvek mozgásának elszámolási könyve (beillesztések) | Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 69. sz. határozata, kelt 2003.10.10. | A munkakönyv átvételének és kiadásának ténye nyilvántartott. | |
| 9. | Nyugta és költségkönyv a munkakönyvek számviteli formáihoz (betétlapok) | Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 69. sz. határozata, kelt 2003.10.10. | 50 év (a cég felszámolása esetén az Állami Levéltárba kerül) | A munkafüzetek és betétlapok kibocsátásának ténye be van jegyezve. |
| 10. | Megrendelések a fő tevékenységhez | A cég fennállásának teljes idejében | ||
| 11. | Bejövő / kimenő dokumentumok nyilvántartása | A cég fennállásának teljes idejében | A HR osztályhoz beérkezett összes dokumentumot nyilvántartásba veszik | |
| 12. | Az utazási igazolványok nyilvántartási naplója | 5 év | Az utazási igazolványokat nyilvántartásba veszik | |
| 13. | Rendelési könyvek | Rosarkhiv lista 2000.10.06 | Rendelés tárolási ideje | Külön könyvet vezetnek a foglalkoztatási, elbocsátási, belső elmozdulás stb. |
| 14. | Munkaköri leírások | A munkáltató döntése alapján alakult ki. Segítsen elkerülni a konfliktusokat az alkalmazottakkal. | ||
| 15. | Személyzeti asztal (T-3 forma) | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke | 5 év | Minden változtatással új létszámtáblázat alakul ki. |
| 16. | Nyaralás menetrendje | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke | 1 év | Minden év végén elkészítve, a cégvezető által legkésőbb év vége előtt 2 héttel jóváhagyva. |
| 17. | Munkaszerződés | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 16. cikke, 56. cikke, 57. cikke, 67. cikke | 75 év | Munkaköri jelentkezés alapján minden munkavállalóval egyénileg kötik meg. |
| 18. | A munkába való átvétel sorrendje | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke | 75 év | Megjelenik a munkavállaló munkavállalási kérelme és munkaszerződés alapján. A munkába lépéstől számított 3 napon belül jelentkezik egy alkalmazottnál. |
| 19. | Foglalkoztatási előzmények | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 66. cikke | 50 év | Minden 5 napot meghaladó munkaviszonyban álló munkavállalóra kiállítják, elbocsátáskor pedig kéznél adják ki. |
| 20. | Munkavállalói személyi igazolvány (T-2 forma) | Az oroszországi Goskomstat 2004. január 5-i 1. sz. határozata | 75 év | Alkalmazottonként kiállítva, a munkaügyi tevékenységre vonatkozó adatokat tartalmazza |
| 21. | Munkavállalói kérdőív | 75 év | Alkalmazotti adatok. Az információkhoz korlátozott számú alkalmazott fér hozzá. | |
| 22. | Magánvállalkozás | 75 év | Speciálisan felszerelt helyiségben tárolva. Kijelölik a karbantartásért felelős személyt. | |
| 23. | Átutalási megbízás | cikk 72.1. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve | 75 év | A másik munkakörbe való áthelyezés szabályát a Munkaügyi Szabályzat rögzíti. |
| 24. | Elbocsátási végzés | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 1. része, 80. cikke, 6. bekezdés, 1. rész, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 81. cikke | 75 év | Elbocsátásakor a maguktól munkavállaló nyilatkozata alapján. munkafegyelem |
| 25. | Szabadság, műszak, kötbér, rövid távú üzleti utak biztosításának elrendelése | A 2000. 10. 06-i Rosarkhiv lista 6. cikke | 5 év | A vezető utasítására adták ki |
| 26. | Jelenléti ív | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 91. cikkének 3. része | 75 év | A ténylegesen ledolgozott órákat veszik figyelembe |
| 27. | Anyagi felelősségi megállapodás | 5 év | Pénzügyileg felelős személlyel kötik | |
| 28. | Műszaki menetrend | 5 év | Műszakos munkavégzés esetén. | |
| 29. | A veszélyes termelésben dolgozó munkavállalók listája | 75 éves. | Káros termelés esetén (kedvezményes nyugdíj kiszámításához) | |
| 30. | A kedvezményes nyugdíjba vonuló munkavállalók listája | 50 év | Kedvezményes nyugdíj kiszámításához | |
| 31 | Biztonsági utasítások | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212., 225. cikke | Állandóan | |
| Dokumentum | Link a jogszabályokhoz | Milyen esetekben kerül kiadásra |
| Általános dokumentumok | ||
| Belső munkaügyi szabályzat | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 189 | Szükségszerűen |
| Személyzeti asztal | Szükségszerűen | |
| Munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve | Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 69. sz., 2003.10.10-i határozata. | Szükségszerűen |
| Munkaköri leírások az egyes pozíciókhoz a létszámtáblázatnak megfelelően | Egységes tarifa- és minősítési kézikönyv | Kötelező, ha munkaköri kötelességek munkaszerződésekben nem szabályozzák |
| rendelet a munkavállalók személyes adatairól | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86 | Szükségszerűen |
| A munkavállalók javadalmazásáról szóló szabályzat | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének VI | |
| A munkavállalók jutalmazására és anyagi ösztönzésére vonatkozó előírások | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének VI | Kötelező, ha a javadalmazási kérdéseket a munkaszerződés nem szabályozza |
| Munkavédelmi előírások | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének X. szakasza | Nem szükséges |
| Munkavédelmi utasítások szakmánként | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének X. szakasza | Szükségszerűen |
| Tájékoztató napló (Olvasási útmutató) | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének X. szakasza | Szükségszerűen |
| A kötelező orvosi vizsgálaton átesett alkalmazottak naplója | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 69. cikke | Tizennyolc év alatti személyek, valamint más személyek az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében meghatározott esetekben és egyéb szövetségi törvények |
| Nyaralás menetrendje | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke, az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 1. sz., 2004.01.05-i határozata. | Szükségszerűen |
| Kereskedelmi titok szabályozása | A kereskedelmi titkokról szóló, 2004. július 29-i 98-FZ szövetségi törvény | Kötelező, ha a munkaszerződés előírja, hogy a munkavállaló köteles üzleti titkot megőrizni |
| Kollektív megállapodás | Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 7. fejezete | Nem kötelező, a felek megállapodása alapján kötik |
| Egyedi dokumentumok | ||
| Munkaszerződés | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 16., 56., 67. cikke | Szükségszerűen |
| A munkába való átvétel sorrendje | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke, az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004.01.05-i 1. számú határozata. | Szükségszerűen |
| Munkavállalói személyi igazolvány | Az oroszországi Goskomstat 1. sz. határozata, kelt 2004.01.05. | Szükségszerűen |
| Foglalkoztatási előzmények | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 66. cikke, az Orosz Föderáció kormányának 2003.16.04-i 225. számú, „A munkakönyvekről” szóló rendelete, az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i 69. sz. | Szükségszerűen |
| Teljes felelősségi megállapodások | Az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 2003. december 31-i 85. sz. rendeletének 2. és 4. számú melléklete | A teljes felelősség megállapítása esetén kötelező |
| Parancs a munkavállaló szabadságának kiadásáról | Az oroszországi Goskomstat 1. sz. határozata, kelt 2004.01.05. | Szükségszerűen |
| A munkavállaló fizetés nélküli szabadság iránti kérelme | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 128 | Szükségszerűen |
| Munkaidő és bérszámfejtés | Az oroszországi Goskomstat 1. sz. határozata, kelt 2004.01.05. | Szükségszerűen |
| Műszaki menetrend | Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 103. cikke | Műszakos munka esetén kötelező |
HR dokumentáció visszaszerzése
Új HR vezetőre lehet számítani új Munka sok meglepetés ér, és nem mindegyik lehet kellemes. Ellenőrzés céljából kiderülhet, hogy a szervezet a fenti listán szereplő dokumentumok felével sem rendelkezik / Természetesen ezeket a dokumentumokat szinte lehetetlen egy nap alatt kidolgozni, végrehajtani és megvalósítani. Ki kell emelni ezen a listán A legfontosabbés elsőbbségi pozíciókat, és folytassa a tervezésükkel.
Kezdje a létszámtáblázat, a nyaralás ütemezésének elkészítésével. Még akkor is, ha ez megsérti az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében meghatározott feltételeket.
Ezután ellenőriznie kell a munkavállalókkal kötött munkaszerződések elérhetőségét, a felvételi és átadási parancsok nyilvántartásának meglétét és helyességét, a munkakönyvek bejegyzéseit.
Vezessen naplót a munkaszerződések nyilvántartásáról, a szervezete alkalmazottainak felvételére, áthelyezésére, elbocsátására vonatkozó parancsok naplóját.
Készítsen munkakönyvet.
Ezután a T-2 nyomtatvány személyi kártyáit kell rendbe tenni.
Az okirat keltezve van a teljesítés időpontjával, de az irat szövegében például egy T-2 nyomtatványú igazolványon feltüntetik a valós (a szóban forgó esetben korábbi) átvétel dátumát, pl. pontosan az a dátum, amikor a munkavállalót felvették vagy más pozícióba helyezték át. Az átvétel és átutalás időpontjának meghatározásakor igénybe veheti a könyvelési osztály segítségét, és kérheti az alkalmazottak személyes számláit az időpontok egyeztetéséhez, pontosításához.
Nagyon fontos, hogy a jelenlegi munkát ne vezesse be!
Az újonnan felvett, áthelyezett vagy elbocsátott munkavállalók számára dokumentumokat kell elkészíteni az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve által szigorúan meghatározott határidőn belül és az összes irodai munkaszabály betartásával.
A következő lépés a helyi szabályozás kidolgozása, végrehajtása és végrehajtása legyen.
Ne feledje, hogy ez komoly, nagyon felelősségteljes és időigényes munka, mert ezek a dokumentumok normákat tartalmaznak Munkatörvény(Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 8. cikke).
A munkaköri leírások minőségi kidolgozása és végrehajtása még csekély létszámmal sem lehetséges három nap alatt.
A dolgok rendbetétele a szervezet személyi dokumentációjában, legyen nagyon óvatos a személyzeti dokumentumok megsemmisítésével.
Különösen az olyan személyzeti dokumentumokra, mint:
munkaszerződések, felvételi, áthelyezési, elbocsátási parancsok,
1-2 nyomtatványú személyi kártyák, alkalmazottak személyes számlái,
személyi akták és regisztrációs lapok – 75 éves tárolási idővel rendelkeznek.
Az át nem vett munkafüzeteket, valamint a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétlapok nyilvántartását 50 évig tároljuk.
A személyi dokumentumok tárolási idejét a Rosarchiv által 2000.06.10-én jóváhagyott (2003.10.27-i módosítással) a szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetői dokumentumok listája határozza meg, feltüntetve a tárolási időszakokat. A Listában meghatározott összes dokumentumot be kell nyújtani az archívumnak.
A számviteli dokumentációk csoportja a személyzeti számvitel funkcióját látja el, és a kezdeti regisztráció és a személyzet összetételére és mozgására vonatkozó szükséges információk későbbi feldolgozása során szerzett személyes adatok gyűjtője.
A számviteli dokumentációban az alkalmazottakra vonatkozó számviteli adatok nyilvántartásának és felhalmozásának sorrendje szempontjából két alcsoportot lehet megkülönböztetni:
1) elsődleges számviteli bizonylatok;
2) származtatott (másodlagos) számviteli bizonylatok.
Elsődleges számviteli bizonylatok kezdeti információkat tartalmaznak, és az alkalmazottak által a felvételkor megadott személyes dokumentumok alapján töltődnek ki.
Ide tartoznak: személyi akta, személyi nyilvántartási ív, személyi nyilvántartási ív kiegészítése.
Magánvállalkozás.
Személyes akta - a munkavállaló személyes adatait és a munkatevékenységével kapcsolatos egyéb információkat tartalmazó dokumentumok összessége.
A személyi dosszié nem szükséges a személyi dokumentáció részeként.
Általában a személyes ügyeket különféle módon intézik kormányzati szervek, és a magánvállalkozási szektorban - az alkalmazottakból, szakemberekből, anyagilag felelős személyekből álló vezetői csapatban. A munkáltatónak a modern személyzeti irodai munka körülményei között joga van önállóan dönteni a személyi akták létrehozásának szükségességéről. Ugyanakkor a munkáltató választásától függetlenül minden munkavállalóra vonatkozóan minden szükséges személyes adat megjelenik a személyi kártyán (T-2 számú egységes formanyomtatvány).
A személyi iratokkal való munkavégzés rendjét a jogalkotó nem szabályozza, amellyel kapcsolatban a munkáltatók önállóan döntenek kialakításuk és kezelésük kérdéseiről.
Kivételt képeznek a köztisztviselők személyi aktái.
A szövetségi köztisztviselők személyi aktájának kezelését az elnöki rendelet szabályozza Orosz Föderáció 1998. június 1-jén kelt 640. sz. "Az Orosz Föderációban kormányzati tisztséget betöltő személyek személyes ügyeinek a Szövetségi Állami Szolgálat kinevezése és kormányzati tisztségei útján történő fenntartására vonatkozó eljárásról".
Az Orosz Föderáció állami köztisztviselőinek személyes aktáinak kezelését az Orosz Föderáció elnökének 2005. május 30-i 609. számú rendelete szabályozza „Az orosz állam köztisztviselőinek személyes adataira vonatkozó rendelet jóváhagyásáról”. Föderáció és a személyes aktáinak kezelése."
A munkavégzésre irányuló végzés kiadását követően személyi akta készül. Kezdetben a felvételi eljárást formalizáló dokumentumokat egy személyes aktába csoportosítják, majd - az összes fő dokumentumot, amely a munkavállalónak a munkáltatónál való foglalkoztatása során keletkezik.
A személyzeti iratkezelésre vonatkozó előírások elemzése, és mindenekelőtt a Rosarchiv által 2000. október 6-án jóváhagyott „A szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időt megjelölő szabványos vezetési dokumentumok jegyzéke” 337. pontja alapján megállapítható, hogy megállapította, hogy a személyes akta a következő dokumentumokat tartalmazza:
Ø a személyi aktában elérhető dokumentumok belső leltárát;
Ø kérdőív vagy személyi adatlap a személyzeti nyilvántartásokról;
Ø önéletrajz vagy önéletrajz;
Ø végzettséget igazoló dokumentumok másolatai;
Ø a pozíciót igazoló dokumentumok másolata (törvényben meghatározott esetekben);
Ø munkavállalási kérelem;
Ø a személyzeti nyilvántartásokról szóló személyi lap kiegészítése;
Ø a foglalkoztatási, áthelyezési, elbocsátási végzések másolatai (vagy kivonatai);
Ø ehhez a munkavállalóhoz kapcsolódó igazolások és egyéb dokumentumok.
A 6.2.10. Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2005. november 8-i, 536. sz. rendelete "Az irodai munkára vonatkozó szabványos utasításokról szövetségi szervek végrehajtó hatalom ”a személyes aktákban található dokumentumokat időrendi sorrendbe kell rendezni, amint hozzáférhetővé válnak.
A személyi aktában rendelkezésre álló belső iratleltárnak tartalmaznia kell az ügy iratainak sorszámát, tárgymutatóit, dátumát, címét és az ügy azon lapjainak számát, amelyeken az egyes iratok találhatók. A személyi akta és belső leltárának lapjait külön számozzuk.
A személyi akta dokumentumainak belső leltárát a készítő írja alá, feltüntetve az aláírás visszafejtését, a leltár helyzetét és összeállításának dátumát.
A személyi nyilvántartási lap a munkavállaló életrajzi adatait, végzettségét, a foglalkoztatás kezdetétől számított korábbi munkáit, a családi állapotot és egyebeket tartalmazza.
A munkavállaló maga tölti ki a személyes adatlapot az állásra jelentkezésekor. Kitöltésénél a következő dokumentumokat kell használni:
Ø útlevél;
Ø munkakönyv;
Ø katonai igazolvány;
Ø oktatási okmány (oklevél, bizonyítvány, bizonyítvány, bizonyítvány, bizonyítvány), a Felsőfokú dokumentumai Tanúsító Bizottság(VAK) tudományos fokozat adományozásáról és tudományos cím (oklevél és bizonyítvány) adományozásáról;
Ø létező találmányok dokumentumai.
„Kérdőív” - a „Személyi adatlaphoz hasonló dokumentum”, amelyet időnként állásra jelentkezéskor használnak. A kérdőívet a személyi ívtől eltérően nem csak a felvételiző írja alá, hanem a HR szakember is.
Néha a felvett alkalmazotttól önéletrajzot vagy önéletrajzot kérnek.
A személyi akta kialakításakor a társadalmilag jelentős tényeket igazoló dokumentumok másolatait helyezik el benne (iskolai végzettséget igazoló dokumentumok - bizonyítvány, oklevél, bizonyítvány, gyermek születési anyakönyvi kivonata, válási anyakönyvi kivonat stb.). Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a dokumentumok másolatán kívül meg kell győződnie arról, hogy a vonatkozó dokumentumok eredeti példányai is megvannak.
A beosztást igazoló dokumentumok másolatát a vezetők személyi aktájába kell helyezni (az igazgatósági vagy a társaság alapítói üléséről készült jegyzőkönyv másolata, jegyzőkönyv másolata Általános találkozó részvényesek).
Ha a felvételkor jellemzők, ajánlólevelek benyújtásakor a munkavállaló felvételi kérelmet állított ki, akkor azokat is be kell iktatni a munkavállaló személyi aktájába.
A munkavállalóval kötött munkaszerződések bekerülhetnek a személyi aktákba, illetve külön aktákká alakíthatók.
A személyes akta olyan dokumentumokat tartalmazhat, mint például a találmányok listája, tudományos közlemények stb.
A személyi nyilvántartó lap melléklete a személyi nyilvántartó ívhez képest másodlagos bizonylat, csak a munkaügyi tevékenységben bekövetkezett változásokat rögzíti, ill. magánélet munkavállaló. Ez a dokumentum a következőket tartalmazza: a munkavállaló neve és a változtatások, kiegészítések végrehajtására szolgáló szakaszok. Általában egy ilyen dokumentumot táblázat formájában állítanak össze.
Az első részben a munkavégzésről, az áthelyezésekről, a beosztás, a szervezeti egység elnevezésének változásáról stb. vonatkozó információk kerülnek rögzítésre a személyi megrendelés dátumára és számára hivatkozva.
A második rész a munkavállaló szakmai és magánéletében bekövetkezett változásokra vonatkozó adatokat tartalmazza (például változás családi állapot, állandó regisztráció helye), oktatásban, továbbképzésben, idegennyelv-tudásban és hasonlókban.
A személyes adatok módosítása és kiegészítése a személyzetre vonatkozó megrendelések és az alkalmazottak által benyújtott dokumentumok (házassági anyakönyvi kivonat, oklevél stb.) alapján történik. A munkavállaló szóbeli nyilatkozata nem alapja ezeknek a változtatásoknak. Az új dokumentumok a módosításokkal, kiegészítésekkel együtt a korábban iktatott dokumentumokkal együtt egy személyi aktába kerülnek.
A szervezetek személyzeti szolgálatainak munkavégzése során a személyi aktába beiktatják a más munkakörbe való áthelyezésről, elbocsátásról, ösztönzésről, fegyelmi büntetés kiszabásáról és feloldásáról, névváltoztatásról, valamint a végzésekről (vagy azok kivonatairól) a másolatokat, ill. mások. Mindezeket az információkat azonban a „Személyi adatlap melléklete” tartalmazza. E tekintetben javasolható, hogy ezeket a dokumentumokat ne vegyék be személyes aktába.
A lakóhelyről származó egészségügyi igazolások, kitérő lapok és hasonlók nem szerepeltethetők a személyi aktákban, mivel az azokból származó információk átkerülnek a "Személyi nyilvántartások személyi ívének mellékletébe". Szükség esetén önálló fájlokká formálják és három évig tárolják.
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve (a továbbiakban: az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve) 65. cikke értelmében tilos olyan dokumentumokat követelni a kérelmezőtől, amelyekről az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve nem rendelkezik. törvény állásra jelentkezéskor.
A személyes aktához kapcsolódó összes dokumentum, amint elérhetővé válik, mappába kerül. A tok lapjait a tok kialakítása során sorszámozzuk. Új irat személyi aktába kerülésekor először az ügy leltárába kerülnek az arra vonatkozó adatok, majd az irat lapjai sorszámozásra kerülnek, és csak ezt követően kerül sor az irat iktatására.
A személyi akta borítóját, valamint az állandó tárolási fájlok fedelét a GOST 17914-72 „Hosszú távú tárolási fájlok borítója” szabványban meghatározott formában készítik el és hajtják végre. Típusok, fajták, technikai követelmények"(A Szovjetunió Állami Szabványügyi Bizottságának 1972. július 17-i 1411. sz. rendelete vezette be).
A személyi akta borítóján fel kell tüntetni a szervezet teljes nevét, az ügy címét, a munkavállaló vezeték-, utónevét, családnevét névelőben, az ügy tárgymutatóját, az ügyirat sorszámát. eset (általában a személyzet száma).
Ezen a számon a személyes ügyek számviteli könyvében (naplójában) egy személyi aktát tartanak nyilván, amely a következő oszlopokat tartalmazza: sorszám, vezetéknév, keresztnév, a munkavállaló családneve, a nyilvántartásba vétel dátuma. eset és a törlés dátuma.
A személyes iratokat páncélszekrényben, fémszekrényekben vagy speciális helyiségekben tárolják biztonságuk érdekében, szigorú jelentési dokumentumokként, a munkakönyvektől elkülönítve. Tárolásukért a személyi nyilvántartást vezető személyek felelősek.
A személyes akták részét képező dokumentumokkal történő munkavégzés során szem előtt kell tartani, hogy azok a munkavállaló személyes adataira vonatkoznak, a hatályos jogszabályoknak megfelelően védettek.
Az alkalmazottak személyes adataihoz való jogosulatlan hozzáférés korlátozása érdekében a személyes iratok nyilvántartásával, létrehozásával, karbantartásával és tárolásával kapcsolatos összes műveletet a személyzeti osztály egy alkalmazottjának kell elvégeznie, aki személyesen felelős az aktákban található dokumentumok biztonságáért és az adatokhoz való hozzáférésért. más alkalmazottak aktái. A személyes iratok kialakítására és karbantartására szolgáló dokumentumokat a dokumentációs folyamatért felelős munkatárs aláírása ellenében adja át neki az átadási naplóban. munkaügyi kapcsolatok alkalmazottal.
A munkáltató utasításában kell megállapítani a munkavállalók személyi aktáinak kiadásának, megismerésének rendjét, valamint a személyi iratok felhasználására jogosultak körét, ez a munkavállalók személyes adatairól szóló rendeletben is megtehető. Ha az iratot személyi aktából eltávolítják, az ügy leltárba bejegyzést kell készíteni, megjelölve az intézkedés indokát (végzés, vezetői engedély) és az irat új helyét. A 3.2.3. A Szovjetunió Fő Levéltári Igazgatóságának 1988. május 25-i 33. sz. Állami rendszer a menedzsment dokumentációs támogatása. Alapvető rendelkezések. Az iratok és a dokumentációt támogató szolgáltatások általános követelményei ", a lefoglalandó iratról másolat készül, amelyet a lefoglalt irat helyéhez csatolnak. A leltárban szereplő jelölést és a másolatot a személyzeti osztály dolgozója aláírásával igazolja.
Személyes dolgok nem adták ki a munkások kezébe, akikre felszámolják. A munkavállalónak joga van csak a személyi aktájával megismerkedni a személyzeti osztály helyiségeiben. Az ügy leltárában rögzítésre kerül a személyi aktával való megismerkedés ténye is.
Ideiglenes használatra kiállított személyi aktával történő munkavégzés során tilos a korábban tett bejegyzéseken bármilyen javítást végrehajtani, abban új bejegyzést készíteni, ott lévő személyes aktából dokumentumokat kivonni vagy abba újakat elhelyezni, és az abban foglalt bizalmas információkat nyilvánosságra hozni. A személyes fájlok módosítását csak azok kezeléséért felelős személyek hajthatják végre.
Az ügy visszaküldésekor gondosan ellenőrzik az iratok biztonságát, sérülésmentességét, egyéb iratok bekerülését az ügybe, vagy iratok pótlását.
A személyzeti osztály helyiségeiben csak a dolgozó alkalmazottak személyi iratait tárolják. A személyes iratok sorba rendezhetők számsorrendben vagy az alkalmazottak nevének betűrendjében.
Az alkalmazott elbocsátása után a személyes aktáját eltávolítják a mappából, és archívumba helyezés céljából elkészítik. Az elbocsátott alkalmazottak személyes aktáit a Rosarkhiv által 2000. október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetői dokumentumok listája, a megőrzési időszakok jegyzéke szerint" 75 évig tárolják. A vezetők személyes iratait állandóan őrzik. Tároláshoz zárható fém széfeket, szekrényeket használnak az iratok teljes biztonsága érdekében.
Munkavállalói személyi igazolvány.
A személyi igazolványt (T-2 számú nyomtatvány) minden kategóriájú munkavállaló számára kitöltik, ideértve az ideiglenes és idénymunkásokat, a fő- és részmunkaidős munkavállalókat is. A személyi kártya a személyzet nyilvántartásának fő dokumentuma.
Ezt a munkavállaló ennél a munkáltatónál fennálló teljes időtartama alatt lefolytatják, a felvételtől kezdve, és csak elbocsátáskor zárják le. részére felvett dolgozóknak polgári szerződések, személyi kártyákat nem őriznek meg.
A T-2 számú személyi igazolvány a kötelező személyi okmányok csoportjába tartozik. A személyi kártya formája egységes, és a munkaerő elszámolására és fizetésére vonatkozó elsődleges számviteli dokumentáció rendszerére vonatkozik, amelyet az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i 1. számú „A jóváhagyásról szóló rendelete” hagyott jóvá. egységes formák a munkaügyi elszámolás és a díjazás elsődleges számviteli dokumentációja”.
A munkaügyi tevékenység egyes területeinek sajátosságaival összefüggésben az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i 1. számú, „A munkaügyi elszámolás és a javadalmazás elsődleges számviteli dokumentációjának egységes formáinak jóváhagyásáról” szóló határozata további kettőt jóváhagyott. számviteli nyomtatványok: Т-2ГС (МС) és Т-4 sz.
Az állami (önkormányzati) alkalmazott személyi igazolványa (T-2GS (MS) nyomtatvány) a közszolgálatban állami (önkormányzati) beosztást betöltő személyek nyilvántartására szolgál. A T-2 számú formanyomtatvány helyett hajtják végre, és hasonló tartalommal rendelkezik.
A tudományos, tudományos és pedagógiai dolgozó regisztrációs igazolványát (T-4 számú nyomtatvány) a T-2 számú nyomtatvánnyal párhuzamosan kell kitölteni tudományos, kutatási, tudományos és termelő szervezetekben, oktatási és egyéb tevékenységet folytató intézményekben, szervezetekben. az oktatás, a tudomány és a tudományos dolgozók számvitelének technológiai területén. Kitöltése a vonatkozó dokumentumok (doktori és kandidátusi oklevél, docensi és professzori bizonyítvány stb.), valamint a munkavállaló által magáról adott adatok alapján történik.
A személyi kártya jelentősége abban rejlik, hogy a munkakönyv elvesztésekor ez az egyetlen dokumentum, amely közvetlenül megerősíti a munkavállaló munkatapasztalatát.
Ne keverje össze a T-2 számú személyi igazolványt olyan dokumentumokkal, mint például a személyi adatlap vagy a kérdőív, amelyek egy személyi akta részét képezik. Ezeket a dokumentumokat a munkavállaló maga tölti ki, bármilyen formában elkészíti, és hiányozhat, ha a munkáltató nem rendelkezik jóváhagyott eljárással a személyes iratok kezelésére.
Személyi igazolványt csak a személyzeti szolgálat szakembere tölt ki minden felvett személyre, foglalkoztatási megbízás (utasítás) alapján (T-1 vagy T-1a számú nyomtatvány). A személyes kártyákat a széfben tárolják, külön indexet alkotva az alkalmazottak nevének betűrendben.
A személyi kártya kitöltésekor a munkavállaló által a felvétel során bemutatott alábbi dokumentumokból származó információkat használnak fel (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 65. cikkével összhangban):
Útlevelek;
oktatási dokumentum, szakképzettségről vagy speciális ismeretek elérhetőségéről - speciális ismereteket vagy speciális képzettséget igénylő munkára történő jelentkezéskor;
Munkakönyv (részmunkaidős munkavállalók számára - a munkakönyv másolatai);
Állami nyugdíjbiztosítás biztosítási igazolása;
adóhatósági regisztrációról szóló igazolás;
Katonai regisztrációs okmányok (katonai szolgálatra kötelezettek számára).
A személyi kártya kitöltésekor további információkat is felhasználnak, amelyeket a munkavállaló ad meg.
Jegyzet!
Egyes esetekben a munkavégzés sajátosságait figyelembe véve a munkáltató a munkaszerződés megkötésekor (a munkavállaló beleegyezésével) további dokumentumok bemutatását is előírhatja. Ebben az esetben a kiegészítő dokumentumok listáját a munkáltató nem állítja össze önállóan, és azok rendelkezésre bocsátásának szükségességét közvetlenül egy szabályozási aktusnak kell megállapítania: az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, más szövetségi törvények, az Orosz Föderáció elnökének rendeletei. Orosz Föderáció és az Orosz Föderáció kormányának határozatai.
Minden más esetben tilos a munkára jelentkezőtől a jogszabályban foglaltakon túl további iratokat követelni.
Ilyen kiegészítő dokumentumok általában a következők: gyermek születési anyakönyvi kivonata, házassági anyakönyvi kivonat, nő terhességi anyakönyvi kivonata, rokkantságról, a csernobili katasztrófával összefüggésben a sugárterhelési zónában való tartózkodásról szóló okmányok és mások.
De a munkáltatónak nincs joga a munkára jelentkezőtől ezeknek a dokumentumoknak a hiánytalan átadását követelni. Ugyanakkor ezen dokumentumok rendelkezésre bocsátása magának a munkavállalónak az érdekét szolgálja, mivel ellenkező esetben a munkáltató nem tud a munkavállaló számára törvényben előírt juttatásokat és garanciákat biztosítani.
A T-2 számú személyi igazolvány egységes nyomtatványa négy lapból áll, és a következő részeket tartalmazza:
én." Általános információ»;
II. "A katonai regisztrációval kapcsolatos információk";
III. „Toborzás és áthelyezés más munkakörbe”;
IV. „Tanúsítvány”;
V. „Felsőfokú képzés”;
VI. „Szakmai átképzés”;
Vii. „Díjak (ösztönzők), kitüntető címek”;
VIII. "Vakáció";
IX. „Szociális juttatások, amelyekre a munkavállaló a törvény szerint jogosult”;
X. „További információk”;
XI. "A munkaszerződés megszüntetésének (felmondásának) okai."
Az I. „Általános információk” részben a munkavállalóra vonatkozó adatok megadásakor a következő szabályokat kell követni:
1. A vezetéknév, név, apanév az útlevél alapján kerül feltüntetésre, és teljes és olvasható formában szerepel.
Ugyanakkor az információs kódolási zónákat az összoroszországi osztályozók szerint kell kitölteni: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.
Jegyzet.
OKATO - "A közigazgatási-területi felosztás tárgyainak összoroszországi osztályozója" OK 019-95, jóváhagyva az Orosz Föderáció állami szabványának 1995. július 31-i 413. sz. határozatával;
OKIN - „A lakosságra vonatkozó információk összoroszországi osztályozója. OK 018-95 "jóváhagyta az Orosz Föderáció Gosstandartjának 1995. július 31-i 412. sz. határozata;
OKSO - „A szakterületek össz-oroszországi osztályozója végzettség szerint. OK 009-2003 "jóváhagyta az Orosz Föderáció Gosstandartjának 2003. szeptember 30-i 276. sz. határozata;
OKPDTR - Az Orosz Föderáció Gosstandartjának 1994. december 26-i, 367. sz. határozata "A munkavállalói szakmák, alkalmazotti beosztások és tarifakategóriák OK 016-94 össz-oroszországi osztályozójának elfogadásáról és végrehajtásáról".
2. A születési időt és helyet útlevél vagy más személyazonosító okmány alapján állapítják meg, és teljes egészében rögzítik, például: "1964. december 12.". Ennek megfelelően a kód jelzése a következő: 1964.12.12.
3. Az állampolgárságot csökkentés nélkül rögzítik. Az állampolgárság rögzítése és kódolása az OKIN-nek megfelelően történik, ezek a következők lehetnek:
· Az Orosz Föderáció állampolgára - 1;
· Az Orosz Föderáció és egy külföldi állam állampolgára - 2 (kettős állampolgárság esetén fel van tüntetve, hogy melyik állampolgárságú állam);
· Külföldi állampolgár (melyik állam van feltüntetve) - 3;
· Hontalan személy – 4.
4. A T-2 számú nyomtatvány I. rovatának 5. "Idegen nyelv ismerete" pontjának kitöltésekor a nyelvtudás mértéke a következőképpen kerül feltüntetésre: "Folyékonyan beszélek" (OKIN - 3 szerinti kód), "Olvasok és meg tudom magyarázni magam" (OKIN - 2 szerinti kód) , "Szótárral olvasok és fordítok" (OKIN kód - 1).
5. Az oktatással kapcsolatos minden információ (képzettség, irány vagy szak) egy oktatási dokumentum alapján kerül megállapításra.
Az oktatás rögzítése és kódolása OKIN és OKSO szerint történik.
Az OKIN szerint az oktatás kódolása a következő:
· Alapfokú (általános) oktatás - 02;
· Alapfokú általános műveltség - 03;
· Középfokú (teljes) általános iskolai végzettség - 07;
· Alapfokú szakképzés - 10;
· Középfokú szakképzés - 11;
Befejezetlen felsőoktatás - 15;
· Felsőoktatás - 18;
· Posztgraduális képzés - 19.
Három felsőfokú végzettséget szerzett oktatási intézmény hiányos (hiányos) felsőfokú szakmai végzettséggel rendelkező személyekre vonatkozik.
A T-2 számú formanyomtatványon két oszlopblokk az oktatással kapcsolatos információk kitöltésére szolgál a második oktatási intézmény végére vonatkozó információk feltüntetésére.
6. A szakmát (fő) a létszámtáblázat és az alkalmazási rend (rendelet) alapján hiánytalanul feltüntetjük. Egy másik szakma - a második végzettség, szakma megszerzését igazoló dokumentumok alapján. Kódolásuk a munkavállalói szakmák, alkalmazotti beosztások és bérosztályok összoroszországi OK-016-94 osztályozója szerint történik, amelyet az Orosz Föderáció 367. számú állami szabványának 1994. december 26-i határozata hagyott jóvá. a munkavállalói szakmák, munkavállalói beosztások és bérosztályok összoroszországi osztályozójának OK-016-94 (a továbbiakban - OKPDTR) elfogadása és végrehajtása.
7. A munkatapasztalat (általános, folyamatos, szolgálati idő után járó jutalomra jogosító, e munkáltató által megállapított egyéb juttatásokra jogosító) a munkavállaló munkakönyvében szereplő bejegyzések és (vagy) a vonatkozó hosszt igazoló egyéb dokumentumok alapján kerül kiszámításra. szolgálati idő, napokban, hónapokban, években feltüntetve.
8. A házasság állapotát az alábbiak szerint rögzítjük és kódoljuk lehetséges értékek OKIN szerint:
· Soha nem volt (nem volt) házas - 1;
· Bejegyzett házasságban él - 2;
· Nem bejegyzett házasságban él - 3;
· Özvegy (özvegy) - 4;
· Elvált (elvált) - 5;
Elfogyott (elfogyott) - 6.
9. A családba csak a rokonsági fok megjelölésével rendelkező családtagok tartoznak.
A hatályos jogszabály nem tartalmazza általános koncepció"Család", azonban az Orosz Föderáció Családi Törvénykönyve 2. cikkében és az 1142. cikkben foglalt normák elemzése alapján. Polgári törvénykönyv Az Orosz Föderációban a családtagok közé tartoznak: házastársak, szülők és gyermekek (beleértve az örökbefogadó szülőket és az örökbefogadott gyermekeket).
10. Az útlevél adatait szigorúan az útlevéllel összhangban kell feltüntetni.
11. A lakóhely (útlevél szerinti) az útlevél alapján kerül feltüntetésre, a tényleges - a munkavállaló szerint. A lakóhely kódját az OKATO határozza meg.
Azok a dokumentumok, amelyek alapján a II. „A katonai nyilvántartásba vételről szóló tájékoztató” rész kitöltésre kerül:
· Katonai igazolvány (vagy katonai igazolványért cserébe kiállított ideiglenes bizonyítvány) - raktáron lévő állampolgárok számára;
· A sorkatonai szolgálatra kötelezett állampolgár igazolása - sorkatonai állampolgárok részére.
A raktáron lévő állampolgárok munkaerő-elszámolására és fizetésére vonatkozó elsődleges elszámolási űrlapok használatára és kitöltésére vonatkozó utasítások szerint:
3. tétel „Összetétel (profil)” – rövidítés nélkül kitöltve (például „parancsnokság”, „orvosi” vagy „katonák”, „tengerészek” és hasonlók);
4. pont "A VUS teljes kódjának megjelölése" - írja le a teljes megnevezést (hat számjegy, például "021101" vagy hat számjegy és egy alfabetikus karakter, például "113194A");
5. pont "Katonai szolgálatra alkalmas kategória" - betűkkel írva: A (katonai szolgálatra alkalmas), B (katonai szolgálatra alkalmas kisebb korlátozásokkal), C (katonai szolgálatra korlátozott) vagy G (katonai szolgálatra átmenetileg alkalmatlan) ... A katonai igazolvány megfelelő paragrafusaiban szereplő bejegyzések hiányában az "A" kategória a következőkkel egészül ki:
a 7. pontban a „Katonai nyilvántartásban szerepel” szöveget kell kitölteni (egyszerű ceruzával):
a) sor - mozgósítási parancs és (vagy) a mozgósítási parancs kiadására és visszavonására vonatkozó bélyegző megléte esetén;
b) sor - a mozgósítás idejére és háborús időre a szervezet mögé foglalt állampolgárok számára.
Hadköteles állampolgárok számára:
2. pont "Katonai rendfokozat" - a "sorköteles" bejegyzés kerül;
5. pont "Katonai szolgálatra alkalmas kategória" - betűkkel írva: A (katonai szolgálatra alkalmas), B (katonai szolgálatra alkalmas kisebb korlátozásokkal), C (katonai szolgálatra korlátozott), G (átmenetileg katonai szolgálatra alkalmatlan) vagy D (nem alkalmas katonai szolgálatra). A sorkatonai szolgálatra kötelezett állampolgár bizonyítványába tett bejegyzés alapján töltik ki.
Az Útmutatóban külön nem meghatározott tételek kitöltése a felsorolt dokumentumokból származó információk alapján történik.
A tartalékos tartózkodási korhatárt betöltött állampolgár vagy egészségügyi okokból katonai szolgálatra alkalmatlannak nyilvánított állampolgár személyi igazolványának II. szakaszának 8. bekezdésében a szabad sorban a „katonaságtól eltávolítva” jelölést kell tenni. életkor szerinti regisztráció” vagy „egészségügyi okokból eltávolítva a katonai nyilvántartásból”.
A T-2 számú nyomtatvány második oldalának alján található II. „Katonai nyilvántartásba vételre vonatkozó információk” pont kitöltése után a személyügyi szolgálat munkatársának személyes aláírásával kell igazolnia a feltüntetett adatokat, az aláírás helyének megjelölésével és az aláírás visszafejtésével. . A munkavállaló a T-2 számú nyomtatvány második oldalát is aláírja, és feltünteti a kitöltésének dátumát. A munkavállaló személyes aláírását tartalmazó sor aláírásminta, amely alapján munkabér kifizetésére kerül sor.
Jegyzet!
Amikor a munkavállalóra vonatkozó adatok megváltoznak, a megfelelő személyes adatok bekerülnek a személyi kártyájába (például a családi állapot, a lakóhely, az iskolai végzettség, a továbbképzés, az idegennyelv-ismeret változása stb.), amelyeket a személyzeti szolgálat munkatársa aláírásával igazol. A változtatások és kiegészítések a személyzetre vonatkozó megrendelések és az alkalmazottak által biztosított dokumentumok (házassági anyakönyvi kivonat, oklevél stb.) alapján történnek. A munkavállaló szóbeli nyilatkozata nem alapja ezeknek a változtatásoknak, kivéve a jelentéktelen adatot (például telefonszámra vonatkozóan).
A legfontosabbak a III. „Felvétel és áthelyezés” és a XI. „A munkaszerződés megszűnésének (elbocsátás) okai” című szakaszban található információk.
Ezekbe a rovatokba való bejegyzés a foglalkoztatásra vonatkozó megbízás (utasítás) (T-1 és T-1a számú nyomtatvány) és a másik munkakörbe történő áthelyezési utasítás (utasítás) (T-5 számú nyomtatvány) és egy végzés (utasítás) a munkavállalóval kötött munkaszerződés megszüntetésére (felmondásra) (T-8, T-8a számú nyomtatványok).
Ezeket az adatokat különös gondossággal kell kitölteni, mivel gyakran ezek szolgálnak alapul a munkavállaló szolgálati idejének igazolásához.
A "Toborzás és más munkakörbe áthelyezés" rovatba beírja az információt, hogy a munkavállaló a szervezetben dolgozik, és meg kell felelnie a munkakönyv bejegyzéseinek, megismételve a dátumot, a felvételi, áthelyezési megbízás számát, a beosztás, szerkezeti egység megnevezése. Ezen túlmenően a személyi igazolvány III. rovatában minden bejegyzés végén a munkavállaló aláírásával el kell látni, hogy ismeri a munkakönyvébe tett bejegyzést.
A XI „A munkaszerződés megszűnésének (elbocsátás) indokai” című személyi kártya utolsó szakaszát a személyzeti szolgálat alkalmazottja tölti ki a munkavállalóval fennálló munkaviszony megszűnésekor. A munkaszerződés megszüntetésének (elbocsátásának) alapja az elbocsátás okának megfogalmazása az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének vonatkozó cikke alapján, amely teljes mértékben megismétli a munkavállaló munkakönyvébe való bejegyzést. A felmondás időpontja a munkavállaló utolsó munkanapja. A jelen rovat kitöltésének alapjául szolgáló megrendelés kellékei (dátum és szám) szintén a munkafüzetbe való bejegyzéssel szigorúan fel vannak tüntetve. Az elbocsátási nyilvántartást a személyzeti szolgálat munkatársa és a munkavállaló aláírásával hitelesíti.
A továbbképzésre és a szakmai átképzésre vonatkozó adatok rögzítése a munkavállaló által benyújtott, illetve a személyzeti képzési osztálytól kapott dokumentumok (bizonyítvány, bizonyítvány) alapján történik.
A VII. szakasz "Díjak (ösztönzők), tiszteletbeli címek" kitöltésekor fel kell tüntetni a munkavállalóra alkalmazott ösztönzők típusait (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 191. cikkével és a helyi szabályozással összhangban), és meg kell adni. díjakat és kitüntető címeket fel kell sorolni.
szakasz VIII. A munkavállalónak az adott munkáltatónál való munkavégzés ideje alatt biztosított mindenféle szabadság „szabadság” nyilvántartása. A bejegyzés alapja a szabadság kiadására vonatkozó végzés.
A IX. pont meghatározza azokat a szociális ellátásokat, amelyekre a munkavállaló a jogszabály szerint jogosult.
A „További információk” rovatban a munkáltató döntése alapján szabad sorokat lehet kitölteni adatokkal. Például a felső- és középfokú szakképzési intézmények részidős (esti), részidős, külső tagozatán tanulókról rögzítenek adatokat (az oktatási intézmény neve, a beiratkozás időpontja oktatási intézményés vége) vagy dolgozó fogyatékos személyről (az Orvosi és Szociális Szakértői Bizottság (továbbiakban - MSEC) igazolása alapján), rokkantsági csoport, rokkantsági fok és megállapításának időpontja, MSEC következtetés a munkavégzés feltételeiről és jellegéről ).
Az elbocsátott munkavállalók személyi igazolványai ábécé sorrendben önálló vállalkozássá alakulnak. Mielőtt az ügyet benyújtaná az archívumnak, minden kártyát a Rosarkhiv követelményeinek megfelelően kell elkészíteni, és 75 évig az archívumban kell tárolni.
Másodlagos számviteli bizonylatok a származékos termékek az elsődleges számviteli bizonylatok forrásinformációin alapulnak. A dokumentumok ezen alcsoportjának létrehozásának fő céljai:
Az információk teljességének, megbízhatóságának és dinamizmusának biztosítása a személyzettel végzett munka során;
Személyzeti dokumentumok operatív tárolásának biztosítása;
A személyi dokumentumok hatékony keresésének biztosítása.
Másodlagos számviteli bizonylatok a következők: a munkavállaló személyi igazolványa (T-2, T-2GS (MS), T-4 számú egységes nyomtatványok), a munkaidő és a személyzettel történő elszámolások rögzítésére szolgáló dokumentáció és a számviteli adatok különböző nyilvántartási űrlapjai .
A regisztrációs űrlapokat a személyzeti nyilvántartás rögzítésére vezetik.
A következő típusú regisztrációs űrlapok léteznek:
Regisztrációs és ellenőrző kártyák (RCC);
Regisztrációs naplók (könyvek);
Képernyőformák (számítástechnika felhasználásával).
Egyes folyóiratok és könyvek esetében az űrlapokat a hivatalos szervek hagyják jóvá. Például a munkafüzetek mozgásának nyilvántartására szolgáló könyv formáját és a hozzájuk tartozó betéteket az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. számú, „A munka kitöltésére vonatkozó utasítások jóváhagyásáról” szóló rendelete hagyta jóvá. könyvek". De a legtöbb forma kidolgozása a munkáltató belátása szerint történik.
A Rosarkhiv által 2000. október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetői dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időszakokat" a következő alapvető elszámolási formákat és tárolási időszakokat határozta meg:
| Cikkszám | A dokumentum típusa | A dokumentumok tárolási ideje<*> | jegyzet |
| SZEMÉLYZETI TÁMOGATÁS |
|||
| Munkavállalók átvétele, átadása (áthelyezése), elbocsátása |
|||
| Könyvek, folyóiratok, számviteli kártyák: | Elbocsátás után |
||
| a) dolgozók átvétele, áthelyezése (áthelyezése), elbocsátása | |||
| b) üzleti útra küldött munkavállalók | |||
| c) katonai szolgálatra kötelezett | |||
| d) vakáció | |||
| e) személyi akták, személyi igazolványok, munkaszerződések (szerződések), munkaszerződések | |||
| f) munkafüzetek és ezekhez csatolt mellékletek kiadása | |||
| g) munkabérről, szolgálati időről, munkavégzés helyéről szóló igazolások kiadása | |||
| h) utazási igazolványok kiállítása | |||
A helyi szintű munkaszervezés sajátosságait figyelembe véve a következők is kialakíthatók:
Részmunkaidős munkavállalók nyilvántartása;
Az ösztönzők és büntetések nyilvántartása;
Tanulási szabadságra, fizetés nélküli szabadságra és egyebekre vonatkozó megrendelések nyilvántartási naplója;
Betegszabadság nyilvántartás és így tovább.
A Szovjetunió Fő Levéltári Igazgatóságának 1988. május 25-én kelt, 33. számú „A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációs szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények „A regisztrációhoz minden olyan dokumentum szükséges, amely könyvelést, végrehajtást és referenciacélú felhasználást (adminisztratív, tervezési, beszámolási, számviteli, számviteli, pénzügyi és egyéb) igényel, mind a szervezeten belül létrehozott és felhasznált, mind a címre küldött egyéb szervezetek; felettes, beosztott és egyéb szervezetektől és személyektől. Mind a hagyományos géppel (kézzel írt) dokumentumok, mind alapok hoztak létre számítástechnika (géppel olvasható, géppel olvasható) (3.2.1.2. pont. A Szovjetunió Főlevéltári Igazgatóságának 1988. május 25-i 33. sz. rendelete "A menedzsment dokumentumtámogatásának állami rendszere. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációra vonatkozó általános követelmények támogatás").
Azt is megmagyarázza, hogy:
« dokumentumok nyilvántartása - ez egy dokumentum létrehozásának vagy átvételének tényének rögzítése index elhelyezésével, majd a dokumentumra vonatkozó szükséges információk regisztrációs lapokon történő rögzítésével».
Az iratmutató a nyilvántartott irattömbön belüli sorszámból áll, amely a keresési feladatok alapján kiegészül az ügyek nómenklatúrájára, a levelezők, végrehajtók osztályozóira és egyebekre vonatkozó indexekkel.
Az irat tárgymutatójában az alkotórészeinek következő (vagy fordított) sorrendje figyelhető meg: sorszám, tárgymutató az ügyek nómenklatúrája szerint, index az alkalmazott osztályozó szerint. Az index alkotórészeit perjel választja el egymástól.
Jegyzet!
A bizonylatok könyvelésének fő célja, hogy jogi erőt adjon nekik, és duplikáljon információkat.
A számviteli űrlapokon szereplő információk megkettőzése növeli a biztonság szintjét és megkönnyíti a megtalálást szükséges dokumentumokat.
A nyilvántartási számmal és regisztrációs dátummal ellátott bizonylat elszámolása jogerőt (bizonyítékot) ad, ami a munkavállalóval való munkaügyi vita esetén lehet fontos.
Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériuma 2005. november 8-án kelt, 536. számú, „A szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka mintautasításairól” szóló rendelete dokumentumainak nyilvántartásba vételére vonatkozó rendelkezések elemzése alapján a következő szabályokat kell alkalmazni: a dokumentumok nyilvántartása és indexelése javasolható:
1. Az iratok egyszeri nyilvántartásba vétele: beérkező - az átvétel napján, létrejött - az aláírás vagy jóváhagyás napján.
2. Ha egy névre szóló dokumentumot egyik alosztályból a másikba helyeznek át, akkor azt nem veszik újra.
3. A dokumentumok nyilvántartásba vétele csoporton belül történik, a dokumentum típusának megnevezésétől, a szerzőtől és a dokumentum tartalmától függően (például a főtevékenységre vonatkozó megbízások, a személyzetre vonatkozó utasítások, aktusok, javaslatok, nyilatkozatok stb. külön vannak regisztrálva).
4. Az egyes regisztrált csoportokon belül a dokumentumokhoz sorszámot rendelnek.
5. Az irat nyilvántartásba vételének helyét az irodai munkára vonatkozó utasítások vagy más helyi normatív aktusok rögzítik.
6. Megállapításra kerül a regisztrációs adatok következő kötelező összetétele: szerző (levelező), dokumentumtípus megnevezése; az irat kelte, iratmutató (beérkező iratok esetén az iratbeérkezés dátuma és tárgymutatója), a szöveg vagy annak összegzése címe, határozat (végrehajtó, a végzés tartalma, szerző, dátum), az irat teljesítésének határideje, a végrehajtáson jelzés Az irat (a lényegi határozat rövid jegyzőkönyve, a tényleges végrehajtás időpontja és az irat-válasz tárgymutatója) és az 1. sz.
Jegyzet.
A 3.2.1.4. bekezdéssel összhangban. A Szovjetunió Fő Levéltári Igazgatóságának 1988. május 25-i 33. számú rendelete „A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációt támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények "a kötelező adatok összetétele szükség esetén kiegészíthető egyéb adatokkal: előadóművészek, az előadói elismervény a dokumentum átvételéről, a végrehajtás előrehaladásáról, pályázatokról és egyebekről. A regisztrációs lapok adatainak elrendezésének, valamint a regisztrációs és ellenőrző kártyák hátoldalának felhasználásának sorrendjét a munkáltató önállóan határozza meg.
A számviteli napló (könyv) utolsó oldalának kitöltése után a záró dátum és a napló a borítójára kerül, (a könyv) irattárba adásra kerül sor. A fő regisztrációs űrlapoknál, mint már említettük, a Rosarkhiv állította be a megőrzési időszakokat, a többi esetében a munkáltató önállóan határozza meg a megőrzési időszakot.
A munkaidő-nyilvántartás dokumentálása és a megfelelő munkabér kiszámítása során létrejön a munkaidő-nyilvántartás és a személyzettel való elszámolás dokumentációs csoportja.
Ez a dokumentumcsoport az Orosz Föderáció Goskomstatjának 2004. január 5-i 1. számú, „A munkaügyi elszámolás és javadalmazás elsődleges számviteli dokumentációjának egységes formáinak jóváhagyásáról” szóló rendelete által jóváhagyott egységes formanyomtatványokból áll. Részlet.
Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikke szerint munkaidő - ez az az idő, amely alatt a munkavállalónak a szervezet belső munkaügyi szabályzata és a munkaszerződés feltételei szerint munkaköri feladatokat kell ellátnia, valamint egyéb olyan időtartamok, amelyek a Munka Törvénykönyve szerint Az Orosz Föderáció, más szövetségi törvények és az Orosz Föderáció egyéb szabályozó jogi aktusai a munkaidőre vonatkoznak.
A jogalkotó az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott idő nyilvántartásának kötelezettségét rója a munkáltatóra.
A munkaidő-felhasználás elszámolása az alábbi célokból szükséges:
· A munkafegyelem ellenőrzésének biztosítása a munkaidő-felhasználás tekintetében (időben történő munkában való jelenlét, a késve érkezők és a meg nem jelenők azonosítása; a személyzet munkaidő alatti munkahelyi jelenlétének figyelemmel kísérése, valamint a munkavállalók időben történő távozásának rögzítése munkából);
· A ténylegesen ledolgozott idő, állásidő, betegség, szabadság és egyéb munkaidő felhasználási formák elszámolása, amely a bérszámítás alapja;
· Munkaügyi statisztikai jelentések készítése.
Az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott és (vagy) le nem dolgozott idő elszámolására a következőket kell használni: Munkaidő elszámolási és díjazás számítási táblázat (T-12 sz. formanyomtatvány) és Munkaidő elszámolási táblázat (számú űrlap) T-13).
E bizonylatok elkészítésének sajátossága abból adódik, hogy ezek az elsődleges számviteli bizonylatok, amelyek alapján vezetik őket.
A hatályos jogszabályoknak megfelelően elkészített munkaidő-nyilvántartási bizonylatok hiánya, valamint az elsődleges számviteli bizonylatokban a kötelező adatok bármelyikének hiánya a munkaerőköltség indokolatlan beszámításának minősülhet a csökkentő költségek összetételébe. az adóalap, amely a szervezetet a 3. részben meghatározott felelősségre vonja Adószám Orosz Föderáció.
A munkaidő-nyilvántartás vezetésekor tanácsos a következő szabályokat betartani:
· A munkaidő-felhasználás elszámolása a szervezet egészére vagy a szervezeti egységekre külön-külön is elvégezhető;
· A munkavállaló Munkaidő-nyilvántartásba történő felvétele és az abból való kizárás a munkáltató erre vonatkozó utasítása (utasítása) alapján történik;
· A munkaidő-nyilvántartást egy példányban készítik, a szerkezeti egység vezetője, a személyzeti szolgálat munkatársa aláírja és átadja a számviteli osztálynak.
· A Táblázatban a munkavállaló vagy a munkáltató kezdeményezésére történő munkából való meg nem jelenés, részmunkaidős, illetve rendes munkaidőn kívüli indokok, csökkentett munkaidő és egyéb okokra vonatkozó megjegyzések csak megfelelően elkészített dokumentumok alapján készülnek. Ilyen okmányok a keresőképtelenségi bizonyítványok, az állami vagy közfeladatok teljesítését igazoló igazolások, az egyszerű munkavégzésre vonatkozó írásbeli figyelmeztetés, a munkakörök összevonása iránti kérelem, a munkavállaló írásbeli hozzájárulása a törvényben meghatározott esetekben túlórázásához, és egyéb dokumentumokat.
A T-12-es és a T-13-as nyomtatványok kitöltésekor a következő egyezményeket kell alkalmazni:
Részben fizetett szülői szabadság
Gyermekgondozónak adott fizetés nélküli szabadság
Az adminisztráció engedélyével alkalmazott fizetés nélküli szabadság
Fizetés nélküli szabadság a törvényben meghatározott esetekben
Átmeneti keresőképtelenség (kivéve a "T" kódban meghatározott eseteket) és ápolási és karantén szabadság, keresőképtelenségi bizonyítvánnyal kiállítva
Fizetetlen keresőképtelenség törvényben meghatározott esetekben (házi sérülés, ápolás és karantén miatt, egészségügyi intézmény igazolása stb.)
Munkaidő-csökkentés a munkavállalók és a munkavállalók számára a munkanap megállapított időtartamához képest, törvényben meghatározott esetekben
Az állásidő nem a munkavállaló hibája
Napközbeni hiányzás a bérek megőrzésével törvényben meghatározott esetekben (állami vagy közfeladatok ellátása, veszélyhelyzetek elhárítása, természeti csapások következményeinek elhárítása)
Távollét (a munkahelyről való, alapos indok nélküli távollét a teljes munkanap (műszak) időtartama alatt, függetlenül annak időtartamától, valamint a munkahelyről alapos ok nélkül való távolmaradás a munkavégzés ideje alatt egymás után több mint négy órát. nap (műszak)), közigazgatási szabálysértés miatti letartóztatás, orvosi kijózanító intézetben való tartózkodás, jogellenesnek minősített sztrájk és egyéb indokolatlan okból való távolmaradás)
Ledolgozatlan munkaidő az adminisztráció által kezdeményezett részmunkaidő miatt
Hétvégén (heti pihenéshez) és ünnepnapokon
Sztrájk (a törvényben előírt feltételekkel és módon)
Megmagyarázhatatlan okból történő megjelenés elmulasztása (a körülmények tisztázásáig)
Az elsődleges dokumentumok elkészítésével kapcsolatos kérdésekről további részleteket a CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" szerzőinek "Elsődleges dokumentumok" című könyvében talál.
A HR adminisztrációval kapcsolatos kérdésekről bővebben a BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC „HR adminisztráció” című könyvében olvashat.
A cég HR osztályát a HR-felügyelő, azaz HR-felügyelő vagy HR-es irányítja. A Munkaügyi Minisztérium 1998. augusztus 21-i rendelete részletesen vázolta napi feladatait. Ugyanakkor szakosodott egységes címtár végzettség szerint mintegy 15 szakmát jelöl meg, a személyzeti referens munkaköri leírása alapján. Világosan meghatározza a személyzettel való interakció határait, a fő felelősségeket, követelményeket és funkciókat, valamint a dokumentáció vezetésének szabályait és eljárását. Annak ellenére, hogy ez a fő és alapvető feladata, a munkatársak irányításában más feladatok megoldásában is részt vehet. Minden attól függ, hogy milyen követelményeket támaszt a szakember számára ez vagy az a szervezet, amelyben munkáját végzi.
A személyzeti tisztviselő munkaköri követelményei
A személyzeti tisztet a személyzeti osztály szakemberének, személyzeti felügyelőnek, személyzeti osztályvezetőnek nevezhetjük, valamint valamilyen szinten további tucatnyi szakmát társíthatunk ehhez a névhez. De annak ellenére, hogy a személyi dokumentumokkal való munka általános hangsúlyt fektet, vannak jelentős különbségek. Vessünk egy pillantást rájuk.
Ellési szakemberrel szemben támasztott követelmények
A személyzeti osztályon dolgozó szakember munkaköri leírását a személyügyi szolgálat vezetője dolgozza ki. És már jóváhagyta a szervezet felső vezetése. Egyértelműen meghatározza a szakember feladatait, hatáskörét, funkcióit, meghatározza a szervezet belső szabályzatait. Szakember az lehet, akinek elegendő szakképzés, egy éves munkatapasztalat és a szükséges végzettség.
Mivel ez a szakterület hozzáférést biztosít bizalmas információkhoz, a munkavállaló felelős a tetteiért. Abban az esetben pedig, ha tettei kárt okoztak a cégnek, a vonatkozó jogszabályok szerint ő felel.
A HR szakember az alábbi feladatokat oldja meg:
- A személyzet felvételekor vagy elbocsátásakor a dokumentáció nyilvántartása, más személyzeti egységbe történő áthelyezése a munka törvénykönyvének és a vezetői rendnek megfelelően.
- Minden szinten dolgozó alkalmazottak munkavégzési elszámolása, esetleges adatmódosítása a dokumentált szabványoknak megfelelően, ezen változtatások elvégzése a személyi adatbázisokban.
- Adatgyűjtés minősítés vagy szakmai fejlődés céljából.
- A jutalmazás és büntetés mechanizmusának kezelése.
- Az alkalmazottak személyes iratainak kezelése, személyes adatok gyűjtése.
- Munkakönyvek és szerződések nyilvántartása.
- Ütemterv kidolgozása és végrehajtásának nyomon követése.
- A szabadságolási időszakok meghatározása, végrehajtásuk figyelemmel kísérése.
- Dokumentáció karbantartása az archívum számára.
A személyzeti ellenőrrel szemben támasztott követelmények
A munkaköri feladatok közé tartozik:
- Munkavállalók felvételéről, elbocsátásáról, pozícióváltásról nyilvántartás vezetése.
- Személyes állományok vezetése, változtatások és kiegészítő adatok készítése.
- Munkakönyvek nyilvántartása és tárolása.
- Munka a betegszabadságokkal, a szabadságokkal és az ellátásokkal. Megfelelésük ellenőrzése.
- Nyugdíjak, munkaügyi juttatások és kompenzációk kiszámításához szükséges dokumentumok feldolgozása.
- Személyi adatok módosítása az adatbázisban.
- Leleplező lehetséges problémákat a csapatban és a személyzet "forgalmának" okairól.
- Az archívum használata.
Első ránézésre alig van különbség a „HR-felügyelő” és a „HR-szakember” szakma között. De azok: erre a posztra középfokú végzettségű személyt is fel lehet venni. A szolgálati idő nem tartozik a fő követelmények közé, és előfordulhat, hogy egyáltalán nem veszik figyelembe.
Az ellenőr feladatai közé tartozik az emelt szintű szakmai követelményeknek megfelelő személyi állomány kiválasztása a nyitott álláshelyekre.
A személyzeti osztály vezetőjével szemben támasztott követelmények
Vezetői munkakör betöltésére csak felsőfokú végzettség és legalább három éves, hasonló munkakörben szerzett munkatapasztalat esetén van lehetőség. Vezetői tisztségre vezető megbízás alapján neveznek ki személyt. Ezt követően közvetlenül csak a cégvezetőnek tartozik elszámolással. Tevékenységét szigorúan a szervezet belső alapszabályának keretei között végzi, munka törvénykönyve, polgári jogi és egyéb szabályozó dokumentumokat, a munkaköri leírás alapján.
Munkaköri feladatok:
- A megfelelőség fejlesztése és ellenőrzése személyzeti politika szervezetek.
- A dolgozó állomány frissítésének szükségességének figyelemmel kísérése.
- A személyzeti egységek irányítása a meglévő jogosultság szerint.
- Tanúsítás lebonyolítása, eredményeinek elemzése.
- A már meglévő elbocsátási, toborzási vagy személyzeti más pozíciókba való áthelyezési mechanizmusok fejlesztése.
- A személyzet közötti interakció rendszerének fejlesztése.
- Feladataik teljesítésének ellenőrzése a személyzeti osztály személyzete által.
- A díjak és ösztönzők végrehajtásának nyomon követése.
- Intézkedések végrehajtása a munkafegyelem megteremtésére, a munkavállalók közvetlen munkatevékenységük iránti motivációjának növelésére.
A HR-menedzser előkészíti és felülvizsgálja a felső vezetés védett információkat. Szintén az ő hatáskörébe tartozik a beosztásának megfelelő konzultációk lefolytatása. A személyzeti osztály vezetőjének magas szintű képzettségét bizonyítja az Orosz Föderáció szabályozási jogi dokumentumainak ismerete, a személyzet munkájának értékelésére szolgáló különféle módszerek, a szervezet felépítésének megértése, a kitöltési követelmények ismerete. a dokumentáció, a meglévő munkaügyi előírások ki- és feldolgozása. Az utasítás, amely meghatározza a személyzeti osztály vezetőjének, az ellenőrnek és a személyzettel való munkavégzéssel kapcsolatos szakembernek az összes feladatát, kategóriánként minta alapján készül. És feliratkozik az állásra jelentkezés folyamatában.
Ahhoz, hogy személyügyi tisztként elhelyezkedhessen, a következőkre van szüksége:
- Adja meg az összes szükséges dokumentumot, a választott pozíciótól függően, beleértve: a szükséges végzettség meglétét igazoló oklevelet, munkatapasztalatot igazoló dokumentumokat stb.
- A minta szerint kitöltött pályázat.
Az általános minta szerint munkaköri leírás, a személyzeti tiszt szakember. Kinevezése vagy elbocsátása a közvetlen felettes javaslatára a szervezet zseniális igazgatójának utasítása alapján történik.
A cikkben korábban megvizsgáltuk az egyes lehetséges pozíciókra jelentkezők követelményeit. Kategóriától függően (ellenőr, szakember vagy felügyelő) a felvételkor a közvetlen vezető ellenőrzi azok betartását.
Abban az esetben, ha a személyzeti tiszt átmenetileg nem tudja ellátni feladatait, akkor azokat egy őt helyettesítő személy látja el.
A HR-esnek tudnia kell a következőket:
- A munkafolyamattal, a munkavállalók személyi aktáinak vezetésével és kezelésével, a nyugdíjak kiadásával, a munkakönyvek vezetésével és a munkaszerződés megkötésével bármilyen módon összefüggő jogi és jogszabályi dokumentumok.
- A vállalat felépítése és a személyzet azon belüli interakciójának módjai.
- Alkalmazandó munkaügyi jogszabályok.
- A személyzettel való munkavégzés és a jelentéstétel szabályai.
- A munkavállalók személyes adatainak kezelésének szabályai.
- A nyugdíjak, szabadságok, juttatások felhalmozásának, kompenzációnak stb.
A jogszabályoknak, magáról a közvetlen szervezet személyzeti osztályáról szóló Szabályzatnak, alapszabályának, belső szabályzatainak, vezetői utasításainak és munkaköri leírásainak, a személyzeti referens tevékenységének megfelelően történik.
A szervezet a MUN 1998. augusztus 21-i rendeletében előírt, meglévő és megállapított alapfeladataival és jogaival összhangban munkaköri leírást készít. Tartalmazhat további elemeket a feldolgozási vagy szabadságolási feltételekről, ütemezésről, további követelményekről és egyéb fontos feltételekről.
Az utasítás kidolgozását a szervezet felső vezetése, helyettesei vagy a személyzeti tisztviselők közvetlen felettesei végzik. Ennek során ügyvédekkel egyeztetik, aláírják és hatályba lép.
Íme egy példa egy minta munkaköri leírásra, amely alapul szolgálhat egy szervezet számára:
Amint az az utasításokból látható, a személyzeti szakembernek nem csak a dolgozók kiválasztásában és elhelyezésében kell részt vennie, hanem más tevékenységekkel is.
Ugyanilyen fontos szempont, amelyet az utasításban fel kell tüntetni, a munkavállaló jogai.
És ugyanilyen fontos rész a szakember felelőssége, hiszen átlagosan dolgozik a személyes ügyekkel és bizalmas információkkal rendelkezik.
Humánerőforrás-szakértői jogok
Az utasítás összeállításánál ez egy fontos pont, amit semmiképpen sem lehet kihagyni. Annak ellenére, hogy az Orosz Föderáció jogszabályai nem írják elő az elkészített munkaköri leírás jóváhagyását a személyzet védelmét szolgáló képviselőtestületekkel, a jóváhagyásra általában a jogi osztálynál kerül sor, hogy elkerüljék a munkavállalók jogainak megsértését. .
A személyzeti tisztet az alábbi jogok illetik meg:
- Megismerni a meglévő dokumentációt és a cég vezetőinek a tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó döntéseit.
- Hozzáférhet azokhoz az információkhoz, amelyek a munkaköri feladatai ellátásához szükségesek.
- Javaslatot tenni a tevékenysége végzésével közvetlenül összefüggő munkavégzés és feltételek javítására.
- A feladatok ellátásához szükséges technikai és információs feltételek teljes színvonalú megszervezését kapja meg.
A HR-szakértő felelőssége
A személyzeti tiszt az oroszországi jogszabályok szerint felelős közvetlen kötelezettségeinek megsértéséért:
- Azonnali feladataik nem vagy nem megfelelő minőségű teljesítése esetén.
- A szervezet utasításainak, utasításainak, a munkaügyi szabályzatnak és a kellő fegyelemnek a megszegése esetén.
- Az üzleti titok megsértése vagy a személyzet személyes adatainak nyilvánosságra hozatala esetén.
A társaság vezetője, illetve a HR osztály vezetője, akinek feladata a HR osztály tevékenységének szabályozása, szintén felelősségre vonható:
- A munkavállalókkal kötött hivatalos szerződések hiánya.
- Személyes fájlok hiánya.
- Kidolgozott nyaralási ütemterv hiánya.
- Munkavédelmi dokumentáció hiánya.
A szakma jellemzői, amellyel a személyzeti tiszt szembesül
A személyzeti tiszt, feladatai széles körű felsorolása ellenére, elsősorban egy adott szervezet dokumentációjának karbantartásával foglalkozik. Ezek parancsok, munkaszerződések, szabályzatok, alkalmazotti nyilatkozatok, katonai nyilvántartások, nyugdíj, kedvezmény stb.
Milyen sajátosságai vannak az ezt a pozíciót betöltő szakembernek?
A pozitívumok közé tartozik:
- Munkaügyi rezsim. Ritka esetekben túlterheltség léphet fel. Alapvetően ez egy szabványos menetrend fix szokásos hétvégékkel (szombat és vasárnap), valamint munkaszüneti napokkal az ünnepnapokon. A munka leggyakrabban 9:00-18:00 között van, beleértve az ebédszünetet.
- Stabil szociális csomag, mely minden szükséges befizetést tartalmaz.
Kis szervezetekben a munkavállalók jogai sérülhetnek, nincs szociális csomag, hatósági regisztráció. Ezért állásra jelentkezéskor csak azokat a megbízható cégeket részesítse előnyben, amelyek gondoskodnak alkalmazottairól.
- Papírmunka nagy mobilitás nélkül.
- Lehetőség a karrier növekedésére és a magas bérekre.
- Irodai munka.
A negatívak közé tartoznak a következők:
- A közvetlen feladatokon túl nagy mennyiségű, a szakterülethez nem mindig közvetlenül kapcsolódó további.
- Találkozás az alkalmazottak és a felettesek között. Ez hátrány lehet, ha negatív helyzeteket kell megoldania.
- Egyesek számára az irodában végzett papírmunka mínusznak tűnik.
- Monoton.
- Lehetséges nézeteltérések kialakulása a számviteli osztállyal folytatott munka során.
- Felelősség a felvett munkavállaló hűtlensége esetén.
A személyzeti osztály dolgozója folyamatosan új emberekkel találkozik, kommunikációs készségekkel kell rendelkeznie, képesnek kell lennie az embereket és a munkájukat megszervezni, barátságosnak lennie, ugyanakkor rendelkeznie kell a korszerű személyzetértékelési módszerekkel. Rendelkeznie kell a kölcsönös megértés készségeivel, és munkáját a kölcsönös együttműködésre kell alapoznia. Ezenkívül a személyzeti tiszt tevékenysége során folyamatosan találkozik külső szervezetekkel. Például a Nyugdíjpénztár, Állami Munkaügyi Felügyelőség és mások).
A szakember kompetenciája ezen a területen a technológia és az automatizálás készségétől is függ.
Következtetés
Összegezve elmondható, hogy a személyügyi tiszti szakma jelentős és fontos a jelenben modern világ... Nemcsak munkaerő toborzással foglalkozik a céghez, hanem nagy mennyiségű dokumentációval is. Alapvetően ez a munka kapcsolódik hozzá: archívum, személyi akták vezetése, alkalmazottak felvételének, elbocsátásának és más beosztásba költözésének dokumentálása, katonai nyilvántartásba vétel, nyugdíjak, szabadságok és menetrendek nyilvántartása. Ez a szakma azoknak való, akik szeretik az inaktív munkát egy hangulatos irodában.
Ennek ellenére a személyzeti osztályon elhelyezkedő szakember beosztása a következő készségeket feltételezi: kommunikációs készség, jóindulat, szervezőkészség, jó jogszabályok ismerete, amely így vagy úgy a munkaügyi kirendeltségi munkához kapcsolódik.
A HR osztályon is választható állások közül: ellenőr, szakember és vezető. Mindegyik felvállalja a saját szintjét bizonyos készségekben és tulajdonságokban. Például csak az a pályázó lehet főnök, aki felsőfokú végzettséggel és hasonló pozícióban szerzett tapasztalattal rendelkezik. Tapasztalat nélkül felügyelő lehet, majd feljebb léphet a karrierlétrán.
Mint minden más szakterületen, a személyzeti tiszt számára is létezik egy kialakított munkaköri leírás sablon, amely alapján a különböző szervezetek jóváhagyják a sajátjukat. Ugyanakkor további feltételeket jelölnek meg a cég részletétől, a szakmával szemben támasztott követelményektől és kötelezettségektől függően. Ezekben a munkavállaló minden joga, felelőssége és együttműködési feltételei is szerepelnek.
Ebben a videóban megismerkedhet a személyzeti szakember szakma sajátosságaival, és esetleg tanulhat valami újat, amit a cikk nem tárgyalt:
Jelenleg valószínűleg egyetlen más szakmának sincs olyan elnevezési spektruma, mint a személyzeti tiszti szakma. Az Egységes Képesítési Kézikönyvben tizenhét olyan munkakört találhatunk, amelyek így vagy úgy kapcsolódnak a személyi munkához. Ez a körülmény arra készteti az embert, hogy elgondolkodjunk ezeknek a pozícióknak az egymáshoz viszonyított különbségeiről, mindegyik funkcionális terhelhetőségéről. Az a kérdés, hogy egy rendes HR-felügyelő mit írjon elő magának a munkaköri leírásban, ma különösen aktuális és akut. Igyekszünk a lehető legrészletesebben mérlegelni ennek az alkalmazottnak a felelősségét.
A HR osztály értéke
Sok szervezetvezető még mindig úgy gondolja, hogy a személyzeti osztály kinevezése szűken fókuszált, csak az irodai munkához kapcsolódik. Mára azonban hazánk a Nyugatot követve hozzálátott a személyügyi szolgálat humánerőforrás-gazdálkodással foglalkozó alosztálygá történő átalakításához, mert a személyzeti referens a legfontosabb láncszem a munkavállaló és a munkáltató között.
Jelenleg a humánerőforrás szakember elsősorban vezető, ugyanez mondható el egy ilyen humánerőforrás-felügyelői pozícióról is, akinek manapság gyakran nem csak a nyilvántartások feldolgozása és vezetése a feladata. Ez különösen igaz a kis cégekre, ahol a HR-felügyelő feladata lehet a toborzás, a képzés és sok más feladat is.
A káderek száma
A személyzetirányítási szolgálat elnevezése és részlegeinek száma a vállalkozás méretétől, hagyományaitól és a tevékenység sajátosságaitól függ. Ugyanakkor figyelembe kell venni a szervezet méretét, a vállalkozás irányát, a vállalkozás stratégiai céljait, fejlődési szakaszát, az alkalmazottak számát és a kiemelt feladatokat a személyzettel való munka során.
Nagy szervezetekben a HR osztály több osztályt is magában foglalhat. Például bérszámfejtési osztály, foglalkoztatási osztály, képzési és fejlesztési osztály, irodai és számviteli osztály. Kis szervezetekben csak egy szakember tudja ellátni a személyzeti szolgálat összes funkcióját - egy személyzeti ellenőr, akinek a feladatai közé tartozik a funkciók minimális listája: HR adminisztráció és toborzás.
Szolgáltatási szakemberek
A HR osztályok vagy szolgáltatások vezetője általában középvezető: egy szolgáltatás, a HR igazgatónak beszámoló osztály vezetője. Az osztályok kisebb egységekre - csoportokra vagy szektorokra - oszthatók, amelyek élén a szolgálatok vezetőinek beszámoló vezetők állnak.
A középvállalkozásoknál (alkalmazotti létszám 100-1000 fő) a személyi szolgálat elrendezése leggyakrabban ilyen alkalmazottak jelenlétét feltételezi:
- irodai szakember;
- munkajogi szakember;
- toborzó szakember;
- fejlesztési és képzési menedzser,
- tréner vagy képzési vezető;
- juttatásokért és kompenzációért felelős menedzser;
- céges rendezvények menedzsere.
Kisebb szervezetekben (legfeljebb 100 fő) ezeknek a dolgozóknak szinte minden funkciója a személyzeti ellenőr feladata.
A személyzeti tiszttel szemben támasztott követelmények
Természetesen a fenti pozíciók mindegyike nem kombinálható egyetlen szakemberrel - a személyzeti osztály felügyelőjével. Ennek a munkatársnak a feladatai elsősorban a HR adminisztrációhoz kapcsolódnak. Ezért, amikor potenciális jelöltet alkalmaznak erre a pozícióra, viszonylag alacsony szakmai követelményeket támasztanak.
A képesítési kézikönyv tájékoztat arról, hogy a személyzeti ellenőrnek középfokú szakirányú végzettséggel (ebben az esetben a munkatapasztalata nem számít) vagy középfokú végzettséggel kell rendelkeznie (ehhez speciális képzettség és legalább három év szakmai gyakorlat szükséges).
Humánerőforrás tiszt: feladatkörök
Tehát ennek a szakembernek a feladatai a következők:
- nyilvántartás vezetése a vállalkozás személyi állományáról;
- különböző személyzeti műveletek nyilvántartása (felvétel, áthelyezés, elbocsátás);
- az alkalmazottak személyes aktáinak nyilvántartása, karbantartása, azok módosítása;
- könyvelés, tárolás és munkakönyvek kitöltése;
- szolgálati időről szóló nyilvántartás;
- az alkalmazottak (múltbeli és jelenlegi) munkaügyi tevékenységéről szóló igazolások nyilvántartásba vétele;
- nyugdíjbiztosítási kártyák és egyéb okmányok nyilvántartása, amelyek a munkavállalók és családjaik nyugdíjának, kompenzációjának és juttatásának kijelöléséhez szükségesek;
- a szabadságok biztosításának elszámolása, a szabadságolási ütemtervek összeállításának és betartásának ellenőrzése.
Személyzet toborzás
A humánerőforrás-felügyelő feladatai gyakran magukban foglalják a megüresedett pozíciókra történő munkaerő-toborzást. Ez a munka a megüresedett állásokkal kapcsolatos információk különböző forrásokban történő elhelyezésével kapcsolatos, ideértve a munkaügyi szolgálattal való együttműködést, időpont egyeztetést és interjúkat a pályázónak az üresedés természetéről, a munkakörülményekről és a bérek mértékéről szóló magyarázattal. , a pályázó általános szintjének meghatározása betöltetlen állás, tapasztalata és professzionalizmusa.
A humánerőforrás-felügyelő feladatai gyakran a lebonyolítást foglalják magukban versenyképes kiválasztás megüresedett helyére jelentkező szakemberek között. A személyzeti tisztviselő intézkedéseket dolgoz ki a személyzet kiválasztására, és figyelemmel kíséri a leendő alkalmazottak áthaladását a velük munkaszerződés megkötésekor megállapított teszteken.
A személyzeti ellenőr további funkcionális feladatai
Van néhány további funkció, amelyekre leggyakrabban ún személyzeti munka... Milyen egyéb feladatokat kell megoldania a HR-felügyelőnek? A felelősség a következőket foglalhatja magában:
- kiképzés szükséges anyagokat tanúsítás, minősítés, versenybíróság, alkalmazottak kitüntetés és ösztönzés céljából történő bemutatása;
- a személyzet fluktuációjának okainak vizsgálata, az azt csökkentő intézkedések kidolgozása és végrehajtása;
- dokumentumok előkészítése az archívumnak történő benyújtásra;
- a munkafegyelem ellenőrzése;
- továbbképzések és szakmai átképzések szervezése;
- vizsgák szervezése a képesítések megerősítésére;
- a személyes és üzleti tulajdonságok az alkalmazottak motiválása a szakmai előmenetelre;
- szolgálati igazolások nyilvántartása és kiállítása;
- a személyi tartalék kialakítása és hatékony felhasználása.
Katonai regisztráció
Sok munkáltató ezt hiszi funkcionális felelősségek A HR-felügyelők közé tartozik a vállalat alkalmazottainak katonai nyilvántartása. Az Orosz Föderáció Kormányának 2006. november 27-i 719. számú, „A katonai nyilvántartásba vételről szóló rendelet jóváhagyásáról” szóló rendelete szerint az e tevékenységet folytató alkalmazottak számának egyenesen arányosnak kell lennie a hatálya alá tartozó alkalmazottak számával. bejegyzés.
Különösen egy olyan vállalkozásnál, ahol ötszáznál kevesebb polgár szerepel a katonai nyilvántartásban, egy alkalmazott együttesen látja el ezeket a feladatokat. Így a személyügyi ellenőr olyan szervezetben foglalkozhat, ahol a katonai névjegyzékben szereplő személyek száma nem haladja meg az ötszáz főt. katonai regisztráció, de csak belső kombináció feltételével. Nagyobb számú regisztrációköteles személy esetén pedig külön személyzeti egységet kell elkülöníteni ezekre a célokra.
HR-munka válsághelyzetben
Az elmúlt évben a vállalkozások vezetése szembesült a pénzügyi válság szomorú körülményeivel, amikor csökkenteni kell az áruk és szolgáltatások termelési volumenét, csökkenteni kell saját költségeiket, többek között a létszám csökkentésével. Ennek fényében egyre nagyobb szükség van arra, hogy a kádermunkások rendelkezzenek a főállású pszichológus képességeivel, akik kénytelenek kezelni a csapat érzelmi hátterét és vigasztaló szavakat találni, például azáltal, hogy átadják kollégáiknak az elbocsátásról szóló értesítést. .
A HR részleg szerepe az érték növekedésével nő emberi Erőforrások hogy a szervezet pénzügyi sikereket érjen el. E tekintetben a személyzeti tisztek hagyományos feladatai nem tűnnek el. A személyzeti szolgálatok feladata továbbra is a HR adminisztráció, a javadalmazás, a toborzás és a szakemberek képzése. Ugyanakkor a személyzeti osztály a vállalat illetékes vezetésének szerves része. Sok sikert a munkához!