Bir kuruluşun İK denetimi, tutarsızlıkları belirlemek için şirketin İK kayıtlarının incelenmesidir. Kullanılabilirliği kontrol ediliyor personel belgeleri ve uzmanlıkları.

"İK danışmanlığı ve denetim nasıl ilişkilidir?" sorusu ortaya çıkabilir. Görünüşe göre bu ve bu - personel servisine iş mevzuatının uygulanmasıyla ilgili sorunları çözmede yardımcı olmaktır. Ancak, bir kuruluşun personel danışmanlığı, kural olarak, personel belgelerinin denetiminin aksine, mevcut belgelerin kontrolü anlamına gelmez. Özünde, İK danışmanlığı ilgili konulardaki soruları yanıtlamakla ilgilidir. İK denetimi, İK danışmanlığını iptal etmez. Çoğu zaman tam tersi doğrudur. İK denetim hizmetine ek olarak İK danışmanlık hizmeti de bulunmaktadır.

Personel belgeleri tam veya seçici olarak kontrol edilebilir.

Tam denetim- Bu, tüm personel belgelerinin tam ve eksiksiz bir kontrolüdür. Böyle bir kontrolün sonucu şudur: tüm ihlallerin ve yanlışlıkların belirlenmesi ve bunların ortadan kaldırılması için ayrıntılı öneriler.

seçici denetim- Bu, yüksek riskli bir bölgenin personel belgelerinin ve ihlallerin en sık meydana geldiği belgelerin kontrolüdür. Bu kontrol, duruma genel bir bakış sağlar. Personel kayıtları ve personel kayıtlarını tutarken daha fazla dikkat edilmesi gereken risk alanlarının belirlenmesine yardımcı olur. Yüksek riskli bölümler, örneğin şunları içerir: iş ilişkileriİle yabancı vatandaşlar, maddi sorumluluk sözleşmelerinin imzalanması, işgücü korumasına ilişkin belgelerin hazırlanması, çalışanlarla uzlaşma prosedürü vb.

İK dokümantasyon denetimi, kuruluşun kendi kaynakları (iç denetim) veya bir üçüncü taraf kuruluşun (dış) yardımıyla düzenlenebilir.

İç denetim, genellikle İK belgelerinin hacminin büyük olmadığı küçük kuruluşlarla ilgilidir. Bu tür bir denetim, iş mevzuatına hakim ve personel belgelerini düzenleme becerisine sahip bir şirket çalışanı tarafından yapılabilir. Bu bir avukat veya insan kaynakları yöneticisi olabilir.

İç denetim sonuçlarına göre rapor düzenlenemez ve ortaya çıkan ihlaller çalışma modunda düzeltilir.

Dış denetim, bu tür denetimlerde uzmanlaşmış üçüncü taraf şirketlerin davet edilmesini içerir. Sanatçıların herhangi bir lisansa sahip olmaları gerekmemektedir (örneğin, yasal bir denetim yapmaları gerektiği gibi). Böyle bir denetim ile önemli olan personel dokümantasyonunun yandan görünümü olacaktır. Müfettişler, tespit edilen ihlaller hakkında bir rapor hazırlayacak. İhlallerin maliyet tahminini (cezaların miktarı) ve ayrıca ihlallerin ortadan kaldırılması ve gelecekte önlenmesi için tavsiyeler vereceklerdir.

Mevzuat, personel kayıtları yönetimi denetimi için prosedür, zamanlama ve ihtiyaç belirlememektedir. Bu nedenle, ego, mevcut personel dokümantasyon durumunun gerekli standartlara uygunluk derecesini değerlendirmek gerektiğinde herhangi bir zamanda gerçekleştirilebilir. Ancak, gelecekte yapılan hataların sorumluluğuyla ilgili soruları ortadan kaldırmak, kovuşturmayı önlemek için bir denetim yapılmasının istendiği durumlar vardır.

Örneğin, bir personel denetimi yapılması tavsiye edilir:

• personel kayıtları yönetimini sürdürmekten sorumlu bir personel çalışanını değiştirirken;
• çalışanlardan daha fazla şikayet vakası varsa, işten çıkarılma, izin verilmesi vb.
• çalışanlar iş müfettişliğine şikayet etmekle tehdit ederse (özellikle işten çıkarılan çalışanlar);
• örgütün başkanını değiştirirken;
• işçilerin toplu işten çıkarılmasıyla;
• personel kayıtlarını tutma prosedürünü düzenleyen mevzuatı değiştirirken;
• kuruluşun devlet iş müfettişliği tarafından teftiş edilmesi planlanıyorsa;
• diğer bazı durumlarda.

Personel denetiminin aşamaları

İK belgelerinin denetimi genellikle müşterinin ofisinde gerçekleştirilir. Kontrol sırasında kişisel verilerle ilgili belgeler analiz edilir, birçok belge örneğin çalışma kitapları gibi özel kasalarda (dolaplarda) saklanmalıdır. Bu nedenle, müşteri kendi bölgesi dışında bir denetim yapmak isterse, doğrulama için personel belgelerinin asıllarını sağlamak zor olacaktır.

Aşama 1: organizasyonel

Bu aşamada gereklidir:

• müşterinin personel belgelerini hangi amaçla kontrol etmesi gerektiğini öğrenin (iç kontrol veya doğrulama için hazırlık);
• denetimin zamanlamasını belirler. Esas olarak çalışan sayısına ve faaliyet türüne bağlıdırlar. Süreler birkaç günden birkaç aya kadar değişebilir;
• personel belgelerinin denetimini yapmak için bir emir verin.

Aşama 2: Doğrulanacak belgelerin listesi üzerinde anlaşmaya varmak

Her kuruluşta olması gereken tek bir belge listesi kanunla oluşturulmamıştır. Çeşitli yasal düzenlemeler, belirli dergileri, emirleri ve diğer belgeleri koruma ihtiyacına atıfta bulunur. Şirketin hangi sektöre ait olduğuna bağlı olarak, yasal düzenlemelere uygun olarak kuruluşta olması gereken belgelerin bir listesini hazırlamak gerekir.

Zorunlu belgeler şunları içerir:

• onay siparişi ile personel masası (T-3);
• iş sözleşmeleri ve maddi sorumluluk anlaşmaları;
• işe alma, başka bir işe transfer, izin verme, iş sözleşmesinin feshi ve diğer personel emirleri hakkında emirler (talimatlar);
• kişisel kartlar (form N T-2);
• tatil programı;
• çalışanlara tatilin başlangıç ​​zamanı hakkında bilgi vermek;
• vardiya programları (vardiyalı çalışma durumunda);
• zaman çizelgeleri;
• dahili işgücü düzenlemeleri (PVTP);
• çalışanın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yönetmelik ve kişisel verilerin işlenmesine ilişkin makbuzlar;
• çalışma kitapları;
• çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe kitabı (ekler) (10.10.2003 tarih ve 69 sayılı Rusya Çalışma Bakanlığı Kararnamesi'nin 3 No'lu Ek);
• çalışma kitaplarının formlarının muhasebeleştirilmesi için gelir ve gider defteri (10.10.2003 N 69 tarihli Rusya Çalışma Bakanlığı Kararnamesi Ek N 2);
• iş tanımları;
• yerel düzenlemeler (ücret düzenlemeleri, ikramiye düzenlemeleri, iş gezileri düzenlemeleri vb.);
• işgücü korumasına ilişkin yerel yasalar (işçiliğin korunmasına ilişkin talimat, tanıtım talimatının kayıt günlüğü (GOST 12.0.004-90), ticari sırlara ilişkin düzenlemeler);
• çalışma koşullarının özel bir değerlendirmesinin sonuçları (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 212. Maddesi, 28 Aralık 2013 tarihli Federal Yasa N 426-FZ).

Bu, gerekli personel belgelerinin tam listesi değildir. Kişisel işleri, tatilleri, iş gezilerine göndermek, sakatlık sayfalarını kaydetmek, sertifika vermek, askeri kayıt durumunu kontrol etmek, zorunlu tıbbi muayeneden geçen çalışanları vb. Kaydetmek için dergiler tutmak mümkündür.

Aşama 3: Belgeleri kontrol etme ve analiz etme

Başlangıç ​​olarak, personel belgelerinin mevcudiyeti kontrol edilir. Daha sonra sunulan belgeler yasal gereklilikler açısından incelenir. Tüm belgeler, yetkili bir kişinin imzaları, onay vizeleri, kayıt numaraları, çalışanın siparişe aşinalık işaretleri, yürütme işaretleri için kontrol edilmelidir.

Belgelerin birbirine bağlanmasına çok dikkat edilir, örneğin iş sözleşmelerinde, pozisyon ve maaş, onaylanmış personel tablosuna ve işe alma sırasına, vb. uygun olmalıdır.

Çalışma kitaplarını kontrol ederken, tüm çalışma kitaplarının çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin hareketi için muhasebe defterine kayıtlı olup olmadığını doğrulamak gerekir. Çalışma defterlerindeki kayıtlar ilgili sıra esas alınarak yapılmalıdır, silinti, lekelenme yapılamaz. Tüm kayıtlar, çalışanın N T-2 formunun kişisel kartında çoğaltılmalı ve çalışanın imzasıyla onaylanmalıdır. Çalışma kitaplarını ve eklerini yanmaz bir kasada saklamanız gerekir.

İş güvenliği ile ilgili belgeleri kontrol ederken, ilk brifing ve periyodik brifingler hakkında çalışanların imzalarını kontrol etmek gerekir.

Beri özel değerlendirme emek, işçiler aşina olmalıdır, çalışma koşulları iş sözleşmesine girilir (bu gerekli koşul emek). İşyerleri tanımlarsa zararlı faktörler, ardından rapor şunları gösterir: ek garantiler bu tür yerlerde çalışan işçiler için, örneğin: ek izin, zararlılık için ek ödeme, daha kısa çalışma saatleri vb. Bu durumda işverenin bu teminatları sağlayıp sağlamadığının kontrol edilmesi gerekmektedir.

Aşama 4: İK denetim raporunun hazırlanması

Mevzuat, personel belgelerinin denetimine ilişkin raporun şeklini oluşturmamaktadır. Rapor, doğrudan personel denetimini yürüten kuruluş tarafından geliştirilen ücretsiz biçimde düzenlenir. Personel kayıt yönetiminin mevcut durumu, tespit edilen eksiklikler, bunları ortadan kaldırmak için önerilen önlemler hakkındaki verileri yansıtmalı ve denetim hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını belirlemelidir.

Rapor hazırlanırken müşterinin istekleri, raporda tam olarak ne görmek istediği, hangi nüansların genel olarak açıklanabileceği ve hangilerinin ayrıntılı olarak anlatılabileceği dikkate alınır. Rapor ayrıca ihlal edilen maddeleri ve ceza maddelerini boyutlarla birlikte gösterebilir. olası para cezası.

İK belgelerinin denetimi işverene nasıl fayda sağlayacaktır?

Uygulamanın gösterdiği gibi, şirketler genellikle İK yönetimine yeterince dikkat etmiyorlar. Personel belgelerini hazırlama sorumluluğu genellikle bu alanda uzman olmayan (sekreter, muhasebeci, ekonomist) çalışanlara verilir ve ana iş işlevlerinde iş yükleri nedeniyle personel sorunlarına her zaman gereken özeni gösteremezler.

İK belgelerinin denetiminin şirket üzerinde büyük bir olumlu etkisi vardır. Yapıldıktan sonra, şirket başkanı personel belgelerinin hangi durumda olduğu konusunda netleşir. Tüm belgeler mevzuattaki en son değişikliklere uygun olarak düzenleniyor mu? Ve hangi belgelerin oluşturulması veya değiştirilmesi gerekiyor. Bu, çalışanların yönetime olan güvenini artırır.

Buna karşılık, şirket başkanı, iç organizasyonun etkinliğini değerlendirebileceği nesnel veriler alır. personel servisi, bir sonraki denetimde iş kanunu ihlali nedeniyle para cezası tahakkuk ettirilmemesini önleyici tedbirleri almak.

Bu sadece şirket sahibine para kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda sorumlu bir işveren olarak itibarını da korur.

Birçok kuruluşta personel belgelerinin iç denetimini yapma uygulamasının gösterdiği gibi, işverenler için işlerin durumu nadiren tamamen ideal olduğu için böyle bir prosedür gereklidir. Makale, İK hizmetleri çalışanlarının ve avukatların, Rusya Federasyonu çalışma mevzuatı normları tarafından belirlenen talimatların ve yasakların ihlali durumunda ortaya çıkabilecek riskleri doğrulamalarına yardımcı olacaktır.

Rusya Federasyonu'nda, bir iç personel denetimi (muhasebe denetiminin aksine) yürütme prosedürünü düzenleyen düzenleyici yasal düzenlemeler yoktur. Bu bağlamda, bazı soruları ele almak gerekir:

İç İK denetimi nedir?

Bu, yerel düzenlemelerin (LNA) ve işverenin personel belgelerinin uygulanmasının yasal ve büro doğruluğunun teşhisi, önerilerde bulunulması ve gerekirse personel belgelerindeki hataları ortadan kaldırmak için çalışma yapılması da dahil olmak üzere bir dizi önlemdir.

Bir iç İK denetiminin amacı nedir?

Etkinliğin amacı, personel departmanının faaliyetlerini iyileştirmek ve işveren için olası riskleri en aza indirmektir. Dışarıdan denetimden geçme sürecinde işverenin maruz kalabileceği risklerin takibi Devlet kurumları ve/veya ortaya çıkan çözümü iş uyuşmazlıklarıçalışanlarla iç İK denetiminin en önemli yönlerinden biridir.

Dahili İK denetimi ne zaman yapılır?

1. Personel kayıt yönetimini sürdürmekten sorumlu çalışanı değiştirirken (bundan sonra - KDP): işten çıkarma, başka bir pozisyona / başka bir bölüme transfer.
2. gelen siparişin alınması üzerine iş teftişi Yaklaşan planlı denetim hakkında.
3. Rahatsız olan çalışanın işten çıkarılmasından sonra bir doğrulama tehdidi varsa: zamanında ödeme yapılmaması veya geç ödeme yapılması ücretler, ikramiye, işverenin inisiyatifiyle işten çıkarma vb. Bu durumda, planlanmamış bir personel denetimi yapılması önerilir.

NOT

Bir iç personel denetimi, yaklaşan planlı denetime ilişkin denetim makamının emirlerini beklemeden gerçekleştirilebilir. Yeni Yıl tatillerinden sonra, Rusya Federasyonu Başsavcılığının veya Rusya Federasyonu'nun ilgili kurucu kuruluşunun savcılığının web sitesinde bir yıl için konsolide bir denetim planı yayınlanır ve konuların denetimi için bir plan yapılır. Devlet Çalışma Müfettişliği web sitesinde yayınlandı. Bu bilgiler, kuruluşun / bireysel girişimcinin doğrulamaya tabi olup olmadığını öğrenmenize ve buna önceden hazırlanmanıza olanak tanır.

Ne tür iç İK denetimi vardır?

1. Dolu (kontrol odasının tüm alanları için).
2. Seçici.

Seçici denetim kontrolleri:

• kontrol odasının ayrı bölümleri;
• veya bireysel çalışanlar için belgeler;
• veya tüm yönleriyle personel işi temsili bir belge örneği kullanarak.

Dahili bir İK denetimi için en uygun zaman çerçevesi nedir?

Cevap, işverenin ne tür bir denetim yapmak istediğine bağlıdır: tam veya seçici.

Uygulamanın gösterdiği gibi, vergi müfettişliği, Rusya FSS'si ve PFR, faaliyetlerinin son üç yılında işvereni kontrol ettiğinden, son üç yılda bir iç personel denetimi yapılması tavsiye edilir.

en uygun zamanlama tamamlayınız iç personel denetimi 7 ila 14 iş günüdür; seçici- 5 ila 7 iş günü arasında. Bu, denetim raporunun hazırlandığı ve işverene sunulduğu zamanı içerir.

NOT

Personel hakkında yanlış yürütülen belgeler daha sonra işvereni idari para cezasına çarptırmanın nedeni olabilir.

Doğrulama raporunu aldıktan sonra işveren ne yapmalıdır?

Kontrol odasından sorumlu çalışandan çok sayıda hata ortaya çıkması durumunda, bunlara neden izin verildiğini ve çalışanın bunun ne gibi sonuçlara yol açabileceğini anlayıp anlamadığını öğrenmek gerekir. İşveren aşağıdaki kararlardan birini vermelidir:

• personel departmanının bir çalışanını çalışmaya göndermek;
• hataları düzeltme şansı verin ve belirli bir süre için yenilerine izin verip vermediğini kontrol edin;
• başka bir işe transfer;
• bir çalışanla ayrılmak.

İç İK Denetimini Kimler Yapmalıdır?

İçin düzenli iç personel denetimi yapılırsa özel bir birim oluşturulabilir veya bu işi kadrolu bir avukata emanet edebilirsiniz (sadece uzmanlaşmış iş mevzuatına ilişkindir ve esas olarak ekonomik sözleşmeye dayalı faaliyetlerde bulunmaz). İşveren, düzenli olarak bir iç personel denetimi yapmak amacıyla bir iç kontrol hizmetinin oluşturulmasına karar verirse, uygun belgelerin geliştirilmesi gerekir: düzenlemeler, emirler, vb.

Bir kereİK denetimleri ya yeni bir vaka alıcısı tarafından ya da harici uzmanların katılımıyla gerçekleştirilir.

Bir uzmanla veya personel denetimi konusunda uzmanlaşmış bir kuruluşla hizmetlerin sağlanması için bir anlaşma yapabilirsiniz.

İç personel denetimi, tercihen hukuk eğitimi almış, personel sektöründe deneyimli ve düzenleyici otoritelerin denetimlerinden geçme konusunda deneyimli bir kişi tarafından gerçekleştirilmelidir.

Dahili bir İK denetimi yapmaya nasıl başlanır?

İşverende LNA'nın mevcudiyetini (yokluğunu) ve düzenleyici gerekliliklere uygunluğunu kontrol etmek gerekir. Örgütsel ve yasal biçim ve mülkiyet biçimi ne olursa olsun, herhangi bir işveren bir LNA'ya sahip olmalıdır.

BUNLARIN YA DA BAŞKA LNA'LARIN OLMAMASINDAN KAYNAKLANAN RİSKLER

Ücretlendirme Yönetmeliği

Bu belge, işverenin LNA'sı tarafından gerekli değildir. Ücretleri hesaplamak için çalışanlarla iş sözleşmeleri ve ilgili siparişler (işe alma, başka bir işe geçiş vb.) yeterlidir.

Ancak, Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 135'i, belirli bir işverenin ücret sistemlerinin toplu sözleşmeler, sözleşmeler veya LNA.

Sonuç olarak, ücretlendirme sistemi (tamamen maaş gibi basit bir sistem bile) toplu sözleşmede veya LNA'da görünmelidir: PVTP ("İşçilerin Ücreti" bölümünde) veya bağımsız bir Yönetmelik (ücret sistemi daha fazla olduğunda). karmaşık).

huzurunda ikramiye ücret sistemiÇalışanların ücret ve ikramiyelerine ilişkin yönetmelik aşağıdakileri düzenleyen bir belgedir:

• ücret sisteminin oluşum ilkeleri;
• emek için parasal ücret hesaplama prosedürü;
• emeğin değerlendirilmesi için kriterler ve prosedür.

İşçilerin ücretleri hakkında konuşurken, dikkat etmelisiniz. maaş bordrosu.

Bu belgenin formu her işveren tarafından hatasız olarak onaylanmalıdır.

Şundan alıntı: İş Kanunu Rusya Federasyonu

Madde 136 Ücretlerin ödenme şekli, yeri ve şartları

Ücretleri öderken, işveren her çalışana aşağıdakileri yazılı olarak bildirmekle yükümlüdür:

1) ilgili dönem için kendisine ödenmesi gereken ücretlerin kurucu kısımlarında;

2) işveren tarafından belirlenen sürenin ihlali için parasal tazminat, sırasıyla ücretlerin ödenmesi, tatil ücreti, işten çıkarılma ödemeleri ve (veya) çalışana yapılan diğer ödemeler de dahil olmak üzere, çalışana tahakkuk eden diğer tutarlar hakkında;

3) yapılan kesintilerin tutarı ve gerekçeleri;

4) ödenecek toplam para miktarı hakkında.

Maaş bordrosunun şekli, yerel düzenlemelerin kabulü için bu Kanunun 372. Maddesinde belirtilen şekilde çalışanların temsil organının görüşü dikkate alınarak işveren tarafından onaylanır.

Çalışanlara maaş bordrosu düzenleme prosedürü yasal olarak oluşturulmamıştır. Rusya Federasyonu İş Kanunu, çalışanın makbuz için imzalaması gerekip gerekmediğini doğrudan söylemez. Ancak, çalışanlara maaş bordrosu verildiğine dair yazılı bir kanıt olmadan, işverenin yükümlülüğün yerine getirildiğini kanıtlaması zor olacaktır.

Bir çalışana bir maaş bordrosu düzenlenmemesi veya verilmemesi durumunda (aynı zamanda maaş bordrosu formunun onaylanması emrinin olmaması), işveren Sanat uyarınca idari olarak sorumlu tutulabilir. Rusya Federasyonu İdari Kanunu'nun 5.27.

BİLGİNİZE

İK yönetiminden sorumlu kişinin görevi, yalnızca personelle ilgili belgeleri doğru bir şekilde hazırlamak değil, aynı zamanda iş mevzuatına uygun olarak LNA'yı geliştirmektir.

personel tablosu

Çalışan sayısını ve/veya personelini azaltmaya yönelik önlemlerin alınması durumunda ve ayrıca dikkate alındığında bireysel anlaşmazlıklar Sanatın 1. Kısmının 2. paragrafı uyarınca çalışanların işten çıkarılması durumunda çalışan ile işveren arasında. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 81'i, ana belgelerden biri personel tablosu - eski (olaylardan önce) ve yeni (değişti).

Personel tablosu, işverenin yapısını, kadrosunu ve kadrosunu resmileştirmek için kullanılır, çalışan pozisyonlarının bir listesini içermelidir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 15, 57. Maddeleri). Bir liste içerebilir yapısal birimler, işçilerin meslekleri, personel sayısı ve maaşları hakkında bilgiler, tarife oranları ve ödenekler. Personel tablosundaki değişiklikler, kuruluş başkanının veya onun yetkilendirdiği bir kişinin emriyle yapılır.

Arbitraj uygulaması

İşçi, işveren aleyhine, indirim prosedürünün yasa dışı olarak kabul edilmesi, işten zorunlu ayrılma süresi için ücret alınması ve manevi zararın tazmin edilmesi talebiyle mahkemeye gitti. İddiayı desteklemek için, personel indiriminin hayali olduğuna dikkat çekti. Mahkeme, işverenin personel tablosundaki değişikliklere ilişkin emirlerini inceledi ve indirim prosedürünün ve buna bağlı olarak personel tablosunu değiştirme emrinin yasa dışı olduğu sonucuna vardı. Personelin karşılaştırmalı analizi ve iş görevleri Kaldırılan ve oluşturulan alt bölümlerin çalışanları, belirtilen alt bölümün işlevsel bileşeninin değişmediğini, sadece adının değiştiğini göstermiştir. Davacının emek işlevleri aynı kaldı. Mahkeme, yukarıda belirtilenleri dikkate alarak, işçinin işten çıkarma prosedürünün resmi nitelikte olduğu yönündeki argümanlarını kabul etti ve davacı ile ilgili kısımda küçültme prosedürünü yasadışı ilan etti. Ödenmeyen ücretler ve manevi zarar tazminatı işçi lehine tahsil edilmiştir.

Smolensk Leninsky Bölge Mahkemesinin 23.05.2012 tarih ve 2-984 / 12 sayılı davaya ilişkin kararı

Çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yönetmelik

Her işveren, personeli üç çalışandan oluşsa bile, kişisel verileri işleme prosedürünü düzenleyen belgelere sahip olmalıdır.

2011 yılında Roskomnadzor, 954'ü planlanmış ve 789'u planlanmamış olmak üzere 1.743 denetim gerçekleştirdi. Kişisel veriler alanında, en yaygın olarak aşağıdaki yasa ihlalleri yaşandı:

• operatörün kişisel verilerin güvenliğini sağlamak ve bunlara yetkisiz erişimi engellemek için önlemler almaması;
• Kanunda öngörülmeyen hallerde, kişilerin rızası olmaksızın kişisel verilerin işlenmesi;
• Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bildirimde belirtilen bilgilerin tutarsızlığı, fiili faaliyet.

Dahili işgücü düzenlemeleri

Zorunlu LNA. Sanatın 3. Bölümü. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 189'u, çalışma takviminin iç çalışma takvimi kurallarına göre belirlendiğine göre. Buradan, PVTP eksikliği olarak görülecek iş kanunlarının ihlali ve işveren Sanat uyarınca idari olarak sorumlu tutulabilir. Rusya Federasyonu İdari Kanunu'nun 5.27.

Diğer belgeler

Tatil programı. hh göre. 1 ve 2 yemek kaşığı. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123'ü, ücretli izin verme önceliği, işveren tarafından onaylanan tatil programına göre yıllık olarak belirlenir; tatil programı zorunlu hem işveren hem de çalışan için.

Vardiya programı... İşveren vardiyalı çalışma başlattıysa, vardiya programı hatasız mevcut olmalıdır (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 103. Maddesi).

Zaman planı... İşverenin, her bir çalışanın fiilen çalıştığı zamanı takip etme yükümlülüğü, Sanatın 4. Kısmında belirtilmiştir. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 91'i. Çalışanların fiilen çalıştığı zaman, zaman çizelgesine kaydedilir.

İşçileri bir iş gezisine göndermeye ilişkin düzenlemeler (veya PVTP'deki ilgili bölüm)... Tüm meselelerin, Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından 13.10.2008 tarih ve 749 (29.07.2015 tarihinde değiştirildiği şekliyle) tarafından onaylanan iş gezilerine çalışanların gönderilmesine ilişkin ayrıntılara ilişkin Yönetmelik ve diğerleri tarafından çözüldüğü görülmektedir. -iş gezilerini düzenleyen yasalar.

Ancak, Sanatın 4. Kısmına göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 168'i, tüm devlet dışı işverenlerin, iş gezileriyle ilgili masrafların geri ödenmesi prosedürünü ve miktarını düzenleyen bir toplu sözleşme veya LNA'ya sahip olmaları gerekmektedir.

Bir iş gezisi sırasında çalışanların yaptığı masrafların geri ödenmesi, kuruluşa göre bir maliyet olarak kabul edilebilir. Vergi kodu RF, yalnızca toplu sözleşmede veya LNA'da belirtilmişse. Kuruluşun masraflarıyla ilgili bilgiler (örneğin evden havaalanına, havaalanından varış noktasına taksi ücretleri) iş seyahatini düzenleyen LNA'ya veya toplu sözleşmeye yansıtılmazsa, bu tutarlar geri ödenir. net kar organizasyonlarından.

İş gezici nitelikteyse veya dönüşümlü olarak yapılıyorsa, işveren uygun LNA'yı onaylamış olmalıdır. Örneğin: İşin seyahat niteliğine ilişkin düzenlemeler ve Döndürme yöntemine ilişkin düzenlemeler... Çalışanla yapılan iş sözleşmesinde, işin niteliğine ilişkin bilgiler de yansıtılır.

NOT

İşveren yerel birincil formları kullanıyorsa Muhasebe kayıtları, geliştirilen belge formları işverenin emriyle onaylanmalı ve Sanatta yansıtılan detayları içermelidir. 9 Federal yasa 06.12.2011 tarih ve 402-FZ "Muhasebe üzerine" (04.11.2014 tarihinde değiştirildiği gibi).

İK denetimi, İK yönetimi alanında nispeten yeni bir yöndür. Küçük yaşına rağmen, personel kayıt yönetimine özel önem veren ciddi şirketlerde bu yön yaygınlaştı. İK denetimi kavramı, İK hizmetlerine muhasebeden geldi ve İK belgelerinin bağımsız bir incelemesidir. İş önemli ve sorumlu olduğundan, yalnızca bu alanda geniş deneyime sahip uzmanlara bu prosedüre izin verilmelidir. Bu, denetim hizmetlerinin nasıl seçileceği, sitemizin bu konuda nasıl yardımcı olabileceği sorusunu gündeme getiriyor. Aşağıdaki cevapları öğrenin.

MTC'nin denetim hizmetine neler dahil edilmelidir?

KDP'nin denetim hizmetleri belirli bir eylem değil, bir işletmenin personel belgelerinin kapsamlı bir şekilde bağımsız olarak doğrulanmasını amaçlayan bir dizi önlemdir. Bu kompleks şunları içermelidir:

• belgelerin çalışma ve arşiv mevzuatına uygunluğunun kontrol edilmesi;
• gerekliliklere uygunluk için kuruluşun dahili yerel düzenlemelerini kontrol etmek;
• ciddi ihlallerin kaydedildiği tüm normal eylemlere bağlantılar sağlamak;
• bulunan ihlallerin nasıl düzeltileceği konusunda ayrıntılı önerilerde bulunmak;
• şirketteki personel doküman akışı ile bağımsız bir mevcut durum değerlendirmesi yapmak.

Ayrıca, bir şirketin İK kayıtlarının denetimi, İK kaydı sorunlarını düzeltmek için aşağıdaki eylemlerin önceliklendirilmesini içermelidir. Tüm ihlalleri hızlı bir şekilde tanımlamanıza ve bunların ortadan kaldırılması için öneriler almanıza ve tüm bunları tek bir ödeme için yapmanıza olanak tanıyan entegre bir yaklaşımdır.

Personel kayıtları yönetimi denetim türleri

Durumun ciddiyetine bağlı olarak, günümüzde mevcut olan iki denetim türünden birini seçmelisiniz:

Standart denetim. Bu, personel belgelerinin ve yönetmeliklerin denetimini gerçekleştirmeyi, ardından bir uzman değerlendirmesi yapmayı ve tespit edilen ihlallerin düzeltilmesi için önerilerde bulunmayı amaçlayan bir dizi önlemdir. Standart bir denetim, yasal gerekliliklere uygunluk için belgelerin mutabakatını, personel belgelerinin denetimini ve düzenlenmesi gereken belge ve eylemlerin işaretlendiği bir mutabakat tablosunun oluşturulmasını içerir.

Gelişmiş denetim. Bu, daha önce bahsedilen eylemlere ek olarak, tutarsızlıkların nedenlerinin bir analizini ve ayrıca ihlalleri düzeltme ihtiyacının göz ardı edilmesi durumunda ortaya çıkabilecek olası sonuçların bir listesinin oluşturulmasını içeren daha kapsamlı bir önlem setidir.

Elbette gelişmiş denetim tercih edilen hizmettir ve mümkünse tercih edilmelidir.

Denetim için nitelikli bir profesyonel nasıl seçilir?

Bu bölümde, personel üretiminin denetimi konusunda uzmanlardan geniş bir teklif yelpazesi bulabilirsiniz. Bir sanatçının doğru seçimini yapmak için aşağıdaki faktörlere dikkat edin:

Portföy - profesyonellik düzeyini ve hizmet sunumunun kalitesini belirlemek için kullanılabilir.

Personel kayıtlarının tutulması herhangi bir şirket için zorunludur ve birçok belgenin geliştirilmesini içerir. Tüm personel belgeleri kusursuz bir düzende olmalıdır, bu durumda şirket, devlet teftişleri, para cezaları, faaliyetlerin askıya alınması, diskalifiye, çalışanlarla iş anlaşmazlıkları gibi iş kanunlarının ihlali ile ilgili risklerden korkmaz. Ancak tüm işverenler, İK yönetiminin doğruluğuna ve İK belgelerinin kalitesine gerekli özeni göstermez, bunun sonucunda belgelerde bir karışıklık olur. Bir personel denetimi, personel kayıtlarının tutulmasındaki hataların belirlenmesine ve belgelerin sıraya konmasına yardımcı olacaktır.

İK denetimi, en aza indirmek için tüm zorunlu İK belgelerinin mevcudiyetinin kontrol edilmesini ve İK belgelerinin Rusya Federasyonu'nun mevcut mevzuatına uygunluğunun incelenmesini içeren İK kayıtları yönetimi sırasında geliştirilen İK iş akışı sisteminin değerlendirilmesi için bir prosedürdür. İş mevzuatına uygunluk kontrolleri ile ilgili ceza risklerinin yanı sıra iş uyuşmazlıkları ve çalışan şikayetleri riskleri.

İK denetimi aşağıdaki durumlarda yapılmalıdır:

• yaklaşan devlet denetimi ile;
• İK uzmanını değiştirirken;
• rahatsız çalışanın işten çıkarılmasından sonra kontrol tehdidi ile (ücretlerin ödenmemesi, zamanında ikramiye, işverenin inisiyatifiyle işten çıkarılma);
• şirket yönetimini değiştirirken;
• mevzuat değiştiğinde.

Personel denetimi bağımsız olarak gerçekleştirilebilir veya üçüncü taraf bir kuruluş tarafından yapılması kendisine emanet edilebilir. Personel denetimi yapan uzman şirketler var, hataları ve ihlalleri ve bunların ortadan kaldırılması için önerileri gösterecek ayrıntılı bir rapor kontrol edecek ve yazacaklar. Ancak hizmetleri pahalıdır, bu nedenle tüm yöneticiler bu tür şirketlere başvurmayı kabul etmez.

Bu durumda, personel belgelerinin denetimini kendi başınıza yapmanız yardımcı olacaktır. Bunu yapmak için denetime bir emir vermeniz, amaçlarını ve son tarihlerini belirlemeniz ve ayrıca personel denetimini yapacak kişileri kaydetmeniz gerekir.

Siparişin verilmesinden sonra personel denetiminin aşamalarının belirlenmesi gerekmektedir. Personel denetimi tanımından, ilk aşamanın tüm zorunlu personel belgelerinin mevcudiyetinin kontrol edilmesi, ikincisi ise personel belgelerinin yürürlükteki mevzuata uygunluğunun incelenmesi olduğu anlaşılmaktadır. Personel denetiminin her aşamasına daha yakından bakalım.

Zorunlu personel belgelerinin mevcudiyetinin kontrol edilmesi

İşveren, Rusya Federasyonu'nun çalışma mevzuatı tarafından belirlenen zorunlu personel belgelerinin bulunmamasından sorumludur, bu nedenle, bir personel denetimi yaparken, ilk adım bu tür belgelerin listesini belirlemek ve şirkette bulunabilirliğini kontrol etmektir.

Zorunlu İK belgeleri iki gruba ayrılabilir:

• organizasyonel ve yasal şekli ve faaliyet alanı ne olursa olsun tüm şirketler için zorunlu olan belgeler;
• belirli koşullar altında zorunlu hale gelen belgeler.

İlk grup, bağlayıcılığı iş mevzuatında belirtilen belgeleri, örneğin her işveren tarafından bağımsız olarak geliştirilen ve bu kuruluştaki çalışma koşullarını yansıtan yerel yönetmelikleri içerir. Bu gruba ait tüm belgelerin listesi tablo 1'de verilmiştir.

Tablo 1 Tüm işverenler için gerekli personel belgeleri

İkinci grup, kuruluşun özelliklerinden veya bu belgelere bir iş sözleşmesinde, yerel yönetmelikte veya diğer belgelerde atıfta bulunulduğunda, belirli koşulların varlığında zorunlu hale gelen belgeleri içerir. Bu tür belgelerin listesi Tablo 2'de verilmiştir.

Tablo 2 Belirli koşullarda zorunlu hale gelebilecek belgeler

Ayrıca, işverenler, zorunlu varlığı iş mevzuatında yer almayan diğer yerel düzenlemeleri onaylayabilir, ancak örneğin departmanlar, personel, sertifika vb. ile ilgili hükümler gibi işte önemli ölçüde yardımcı olabilirler.

Bir personel denetiminin ilk aşamasının son adımı, belgelerin uzlaştırılmasıdır - hangi belgelerin orada olduğu ve hangilerinin geliştirilmesi gerektiği. Kolaylık sağlamak için, mutabakat sonuçları bir tabloda özetlenebilir (tablo 3)

Tablo 3 Belgelerin mutabakatı

Belgelerin incelenmesi

Listeyi tanımladıktan sonra zorunlu belgeler, uygunluklarını kontrol etti, kayıtlarının doğruluğunu ve mevzuat gerekliliklerine uygunluğunu kontrol etmek gerekir.

Böylece bu aşamada personel belgelerinin içeriği kontrol edilir. Şirketin sahip olduğu tüm belgeleri kontrol edin.

Yerel yönetmelikleri incelerken, iş kanunlarına kıyasla çalışanların durumunu kötüleştirmediğinin kontrol edilmesi ve şirketin çalışma koşullarının açıklanması gerekmektedir. Tüm çalışanlar yerel düzenlemeler listenin altında. Yerel düzenlemeleri kontrol ederken, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun ilgili maddelerini kullanmak gerekir.

Her çalışan, kişisel verilerinin işlenmesi ve aktarılması için bir onay imzalamalıdır, eğer çalışanın talebi üzerine sertifika verilirse, çalışan her sertifika için kişisel verilerinin üçüncü bir tarafa aktarılması için yazılı bir onay yazmalıdır. .

Tatil programında sadece planlanan tatiller belirtilmemeli, gerçek tatillerde, tatil transferlerinde de notlar alınmalıdır. Çalışanlara tatilin başlama tarihi iki hafta önceden yazılı olarak bildirilmelidir.

Kuruluşun, siparişle onaylanan güncel bir personel tablosuna sahip olması gerekir, personel tablosunda değişiklik yapılması durumunda, personel tablosunda değişiklik yapılması için emir verilmelidir.

Zaman çizelgeleri her ay için olmalı, zaman çizelgeleri tüm çalışanlar hakkında bilgi göstermelidir (tatiller, hastalık izinleri, devamsızlık vb. hakkında).

bakmak idari belgeler, personel siparişlerinin ana faaliyet siparişlerinden ayrı tutulduğunun kontrol edilmesi gerekir. Şirket kullanmıyorsa tek tip formlar ancak kendi formlarını geliştirip kullanırsa, bu formların şirket başkanının emriyle onaylanması gerekir.

Çalışma kitaplarını denetlerken, çalışma kitaplarının bakımından sorumlu bir kişinin atanmasıyla ilgili ana faaliyet için bir emrin varlığını kontrol etmek gerekir. Çalışma kitaplarının ve eklerinin hareketini kaydetmek için tüm çalışma kitapları kitaba kaydedilmelidir, tüm kitaplar mevcut olmalıdır ve tüm girişler (resepsiyonlar, çeviriler, ödüller) bunlara girilmelidir, ekler çalışma kitaplarına dikilmelidir. İşveren, çalışma defterlerinin formlarını satın alıp, çalışma defterlerinin formlarını ve eklerini kaydetmek için gelir ve gider defterine kendisi ekler ve sabitlemelidir. Çalışma defterlerinin formları ve ekleri, gelir ve gider defteri tutan muhasebe departmanında tutulmalıdır, formların personel departmanına devri, hizmet notları veya çalışma defterlerinin bakımından sorumlu kişinin uygulamaları temelinde gerçekleştirilir. Yeni çalışma kitapları ve ekleri, başvuruları temelinde çalışanlara verilir.

Her çalışanla iş sözleşmesi yapılmalı, iş sözleşmesinin içeriği Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 57. maddesine uygun olmalıdır, yani iş sözleşmesi en azından bu maddede belirtilen bilgi ve koşulları içermelidir.

Çalışanların kişisel kartlarını doldurmanın doğruluğuna dikkat edin, güncel veriler içermelidir, kartlar her çalışan için olmalıdır. Kişisel kartta kodlar bulunmalı ve çalışan, giriş ve imza karşılığı transferlerle ilgili tüm bilgilere aşina olmalıdır.

Tüm personel dergileri, şirket başkanı tarafından numaralandırılmalı, dikilmeli ve mühürlenmeli ve imzalanmalıdır ve çalışma kitaplarının ve içlerindeki eklerin hareketini kaydetmek için kitap ve çalışma kitaplarının ve eklerinin formlarını muhasebeleştirmek için bir gelir ve gider defteri olmalıdır. bir mum mühür ile mühürlenir veya mühürlenir.

Personel denetimi sonuçlarının kaydı

Personel denetiminin sonuçlarına dayanarak, denetimi yapan kişiler denetim sonuçlarına ilişkin bir rapor düzenler. İK denetim raporu, tespit edilen hataları ve bu hataları ortadan kaldırmak için gerekli önlemleri gösterir, İK kayıtlarının durumu ve şirketin karşı karşıya olduğu riskler hakkında sonuçlar çıkarır.

Rapor iki bölüme ayrılabilir.

İlk blokta, şirket için zorunlu personel belgelerinin denetiminin sonuçlarını yazın (yerel düzenlemeler, temel faaliyetler için siparişler, personel, tatil programı, vb.).

İkinci blokta, her çalışanın durumuna ilişkin belgelerin kontrol sonuçlarını yazın (iş sözleşmesi, kişisel kart, yerel düzenlemelere aşinalık, çalışma kitabı).

Pratik örnek:

Şirketimizin müşterisine yaptığımız personel denetimi sonuçlarına göre, bazı personel kayıt ihlalleri ve risk durumları tespit edilmiştir:

• Zorunlu yerel düzenlemeler yoktur.
• Personel masasında herhangi bir belge bulunmamaktadır.
• Tatil programı yok.
• Zaman çizelgeleri yok.
• Zorunlu personel kayıtları yoktur.
• Personel kayıtlarının ana faaliyeti için herhangi bir emir yoktur.
• Personel için talimat yok.
• Kişisel çalışan kartları yoktur.
• Yerel yönetmeliklere aşinalık konusunda herhangi bir belge bulunmamaktadır.
• Kişisel verilerin işlenmesine ve aktarılmasına izin verilmemektedir.
• Düzgün dekore edilmemiş iş tanımlarıçalışanlara, ancak iş sözleşmesi iş tanımına atıfta bulunur.
• Şirketin sorumlu kişileri diskalifiye için doğrulanmamıştır.
• İçerikte iş sözleşmeleriörneğin: çalışanın pasaport verileri ve işverenin TIN'si yok, çalışanların zorunlu sigortası için bir koşul yok, ücretlerin ödeme sıklığı ve tarihleri ​​yazılmamış, işe başlama tarihi belirtilmemiştir.
• Çalışanların çalışma defterleri yanlış tutuluyor, yani: birçok çalışma kitabı giriş, nakil, defterlere yanlış girişler ile ilgili herhangi bir giriş yapılmamıştır.

Bu ihlalleri ortadan kaldırmak için personel denetiminin sonuçları hakkında ayrıntılı bir rapor yazdık ve her bir ihlalin düzeltilmesi için talimatlar verdik. Sonuç olarak, müşteri ayrıntılı önerileri izleyerek belgeleri hızlı bir şekilde sıraya koyar.

İK kayıtlarının ihlali ile ilişkili riskleri azaltmak için İK denetiminin en önemli araç olduğuna şüphe yoktur. Birçok yönetici, bir personel denetiminin herkes için gereksiz ve pahalı bir prosedür olduğuna inanır, ancak bu hatalı bir görüştür, çünkü bir personel denetimi yapmak, gerçek durumu belirlemeye, ihlalleri ve hataları belirlemeye yardımcı olacaktır. İş mevzuatındaki bireysel değişiklikler, doğru uygulamasının karmaşıklığı, iş müfettişliği ve diğer denetim organları tarafından işverenlerin teftiş sıklığının artması, işçilerin çalışma haklarının ihlali için artan sorumluluk, personel denetimine ihtiyaç olduğunu göstermektedir. Personel denetimi kendi başına gerçekleştirilebilir ve bu makale, yürütme prosedürünü açıklamaktadır.