Mikro işletmeler, personel kayıt yönetimini azaltma hakkına sahipken, diğer kuruluşların bunu sürdürmesi gerekir. İK iş akışı dolu. Hangi personel belgelerinin düzenlenmesi gerektiği ve hangilerinin belirli koşullar altında faydalı olacağı aşağıdaki tabloya bakınız.
İş Kanunu, işverenler için çalışan kişilerin emeğinin düzenlenmesinin özelliklerini belirleyen yeni bir kanunla desteklenmiştir - mikro işletmeler kategorisinde yer alan küçük işletmeler. Ocak 2017'den itibaren "micromab'lar" basitleştirilmiş bir İK iş akışı düzenleme hakkına sahip olacak !!!
Kuruluşun zorunlu personel belgelerinin listesi
| belge | Kanun | Depolama süresi | Not | |
| 1. | Kişisel verilerin korunması yönetmeliği | madde 8. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 86. Maddesi | Bir çalışanın kişisel verilerini alma, işleme ve saklama prosedürünü yansıtır. | |
| 2. | Toplu iş sözleşmesi | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 190. Maddesinin 2. Kısmı | Şirketin varlığının her zaman | Kabul, işten çıkarma, ödeme koşulları prosedürünü düzenler ücretler, çalışma modu vb. |
| 3. | İş kuralları | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 189. Maddesinin 4. Kısmı | Şirketin varlığının her zaman | Ek olarak hazırlanmış toplu iş sözleşmesi veya yokluğunda bağımsız bir belge olarak. |
| 4. | Ücretlendirmeye ilişkin düzenlemeler (primler ve maddi teşvikler) | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 21. Maddesi | Şirketin varlığının her zaman | Karmaşık ücret ve ikramiye sistemlerinin varlığında (zamana dayalı, saatlik, parça başı). |
| 5. | İşçilerin sertifikalandırılmasına ilişkin düzenlemeler | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 81. Maddesi | Şirketin varlığının her zaman | Belgelendirme durumunda |
| 6. | Tasdik komisyonu toplantı tutanağı | 15 yıl | Onay komisyonu tarafından verilen | |
| 7. | Eğitim sistemi ile ilgili düzenlemeler | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 196. Maddesi, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 197. Maddesi | Şirketin varlığının her zaman | Maliyetlerin ekonomik gerekliliğini haklı çıkarmak için eğitim durumunda. |
| 8. | Çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe kitabı (onlara ekler) | Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 10.10.03 tarih ve 69 sayılı Kararı. | Bir çalışma kitabının alınması ve verilmesi gerçeği tescil edilmiştir. | |
| 9. | Çalışma kitaplarının muhasebe formları için makbuz ve gider defteri (ekler) | Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 10.10.03 tarih ve 69 sayılı Kararı. | 50 yıl (şirketin tasfiyesi halinde Devlet Arşivlerine devredilir) | Çalışma kitaplarının ve eklerin boşluklarının verilmesi gerçeği tescil edilmiştir. |
| 10. | Ana faaliyet için siparişler | Şirketin varlığının her zaman | ||
| 11. | Gelen / giden belgelerin kaydı | Şirketin varlığının her zaman | İK departmanı tarafından alınan tüm belgeler kayıt altına alınır | |
| 12. | Seyahat sertifikalarının tescili dergisi | 5 yıl | Seyahat sertifikaları kayıtlıdır. | |
| 13. | Kitap sipariş edin | 06.10.2000 tarihli Rosarkhiv listesi | Sipariş saklama süresi | Ayrı olarak, istihdam, işten çıkarma, işten çıkarma, iç yer değiştirme vb. |
| 14. | İş tanımları | İşveren kararı ile oluşturulur. Çalışanlarla çatışmalardan kaçınmaya yardımcı olun. | ||
| 15. | Personel tablosu (form T-3) | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 57. Maddesi | 5 yıl | Her değişiklikte yeni bir kadro tablosu oluşturulur. |
| 16. | tatil programı | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123. Maddesi | 1 yıl | Her yılın sonunda düzenlenir ve yıl sonundan en geç 2 hafta önce şirket başkanı tarafından onaylanır. |
| 17. | İş sözleşmesi | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 16. Maddesi, 56. Maddesi, 57. Maddesi, 67. Maddesi | 75 yıl | Her çalışan ile bireysel olarak iş başvurusu esas alınarak sonuçlandırılır. |
| 18. | işe kabul sırası | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 68. Maddesi | 75 yıl | Bir çalışanın iş başvurusu ve bir iş sözleşmesi temelinde yayınlanmıştır. İşe giriş tarihinden itibaren 3 gün içinde bir çalışanla kaydolur. |
| 19. | İstihdam geçmişi | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 66. Maddesi | 50 yıl | 5 günden fazla çalışan her çalışan için verilir, işten çıkarıldığında elden verilir. |
| 20. | Çalışanın kişisel kartı (T-2 formu) | Rusya Goskomstat'ın 05 Ocak 2004 tarihli ve 1 No'lu Kararı | 75 yıl | Her çalışan için verilir, emek faaliyeti hakkında veriler içerir |
| 21. | çalışan anketi | 75 yıl | Çalışan verileri. Sınırlı sayıda çalışanın bilgiye erişimi vardır. | |
| 22. | özel iş | 75 yıl | Özel donanımlı bir odada saklanır. Bakımdan sorumlu bir kişi atanır. | |
| 23. | Transfer emri | Madde 72.1. Rusya Federasyonu İş Kanunu | 75 yıl | Başka bir işe geçme kuralı İş Yönetmeliğinde yer almaktadır. |
| 24. | İşten çıkarma emri | Bölüm 1, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 80. Maddesi, paragraf 6, Bölüm 1, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 81. Maddesi | 75 yıl | tarafından işten çıkarılma üzerine kendi başlarına bir çalışanın beyanına dayanarak. iş disiplini |
| 25. | Tatillerin, vardiyaların, cezaların, kısa süreli iş gezilerinin sağlanması için siparişler | 10/06/2000 tarihli Rosarkhiv listesinin 6. maddesi | 5 yıl | Başkanın emriyle verilir |
| 26. | Zaman planı | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 91. Maddesinin 3. Kısmı | 75 yıl | Çalışılan fiili saatler dikkate alınır |
| 27. | Maddi sorumluluk sözleşmesi | 5 yıl | Mali açıdan sorumlu bir kişi ile sonuçlandırılır | |
| 28. | Vardiya programı | 5 yıl | Vardiyalı çalışma durumunda. | |
| 29. | Tehlikeli üretimde çalışan işçilerin listesi | 75 yaşında. | Zararlı üretim varsa (Tercihli aylığın hesaplanması için) | |
| 30. | Tercihli emekli maaşıyla emekli olan çalışanların listesi | 50 yıl | Tercihli emekli maaşı hesaplamak için | |
| 31 | Güvenlik talimatları | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 212, 225. Maddeleri | Sürekli | |
| belge | Mevzuata bağlantı | Hangi durumlarda verilir |
| Genel belgeler | ||
| Dahili işgücü düzenlemeleri | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 189'u | mutlaka |
| personel tablosu | mutlaka | |
| Çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe kitabı ve bunlara ekler | Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 10.10.2003 tarih ve 69 sayılı Kararı. | mutlaka |
| Personel tablosuna uygun olarak her pozisyon için görev tanımları | Birleşik tarife ve yeterlilik referans kitabı | Zorunlu ise iş görevleri iş sözleşmelerinde düzenlenmemiştir |
| Çalışanların kişisel verileri yönetmeliği | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 86'sı | mutlaka |
| Çalışanların ücretlendirilmesine ilişkin düzenlemeler | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun VI. Bölümü | |
| Çalışanlar için ikramiye ve maddi teşviklere ilişkin düzenlemeler | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun VI. Bölümü | Ücret konuları iş sözleşmelerinde düzenlenmiyorsa zorunludur |
| İş güvenliği yönetmelikleri | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun X Bölümü | Gerekli değil |
| Mesleğe göre iş güvenliği talimatları | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun X Bölümü | mutlaka |
| Brifing Günlüğü (Okuma Talimatları) | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun X Bölümü | mutlaka |
| Zorunlu tıbbi muayeneden geçen çalışanların günlüğü | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 69'u | Onsekiz yaşın altındaki kişiler ve ayrıca Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda öngörülen durumlarda diğer kişiler ve diğer Federal yasalar |
| tatil programı | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123'ü, Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 05.01.2004 tarih ve 1 Sayılı Kararı. | mutlaka |
| Ticari sır düzenlemesi | 29 Temmuz 2004 tarihli 98-FZ sayılı Federal Kanun "Ticari Sırlar Hakkında" | İş sözleşmesinde çalışanın ticari sır saklaması gerektiği belirtilmişse zorunludur |
| Toplu iş sözleşmesi | Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 7. Bölümü | İsteğe bağlı, tarafların anlaşmasıyla sonuçlandırıldı |
| Bireysel belgeler | ||
| İş sözleşmesi | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 16, 56, 67'si | mutlaka |
| işe kabul sırası | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 68'i, Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 05.01.2004 tarih ve 1 Sayılı Kararı. | mutlaka |
| Çalışanın kişisel kartı | 05.01.2004 tarihli Rusya Goskomstat No. 1 Kararı. | mutlaka |
| İstihdam geçmişi | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 66'sı, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 04.16.2003 No. 225 "Çalışma Kitapları Üzerine" Kararnamesi, Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 10.10.2003 No. 69 Kararı | mutlaka |
| Tam sorumluluk anlaşmaları | Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 31 Aralık 2003 tarih ve 85 Sayılı Kararnamesi'nin 2 No'lu ve 4 No'lu Ekleri | Tam sorumluluk tesis edilmesi halinde zorunlu |
| Bir çalışana izin verilmesi emri | 05.01.2004 tarihli Rusya Goskomstat No. 1 Kararı. | mutlaka |
| İşçinin ücretsiz izin başvurusu | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 128'i | mutlaka |
| Zaman çizelgesi ve maaş bordrosu | 05.01.2004 tarihli Rusya Goskomstat No. 1 Kararı. | mutlaka |
| Vardiya programı | Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 103'ü | Vardiyalı işiniz varsa zorunludur |
İK belgelerinin kurtarılması
Şu anda yeni bir İK yöneticisi beklenebilir: yeni iş birçok sürpriz var ve hepsi hoş olmayabilir. Doğrulama için kuruluşun yukarıdaki listedeki belgelerin yarısına bile sahip olmadığı ortaya çıkabilir / Elbette tüm bu belgelerin bir günde geliştirilmesi, yürütülmesi ve uygulanması neredeyse imkansızdır. Vurgulamak gerekiyor bu listede En önemli ve öncelikli pozisyonlar ve tasarımlarına devam edin.
Bir personel tablosu, tatil programı hazırlayarak başlayın. Hatta Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda belirtilen şartları ihlal etmesine izin verin.
Ardından, çalışanlarla iş sözleşmelerinin mevcudiyetini, kabul ve transfer siparişlerinin kayıtlarının varlığını ve doğruluğunu, çalışma kitaplarına girişleri kontrol etmeniz gerekir.
İş sözleşmelerinin kayıt günlüklerini, kuruluşunuzun çalışanlarının kabulü, devri, işten çıkarılması için bir sipariş günlüğü tutun.
Bir iş kayıt defteri yürütün.
Daha sonra T-2 formunun kişisel kartlarını sıraya koymak gerekir.
Belge, yürütme zamanına göre tarihlendirilir, ancak belgenin metninde, örneğin, T-2 formunun bir kartı, gerçek (söz konusu durumda, daha erken) makbuz tarihi belirtilir, yani. tam olarak çalışanın işe alındığı veya başka bir pozisyona transfer edildiği tarih. Kabul ve devir tarihlerini belirlerken muhasebe departmanının yardımına başvurabilir ve tarihlerin uzlaştırılması ve netleştirilmesi için çalışanların kişisel hesaplarını talep edebilirsiniz.
Mevcut işi çalıştırmamak çok önemli!
Yeni işe alınan, transfer edilen veya işten çıkarılan çalışanlar için, Rusya Federasyonu İş Kanunu tarafından kesin olarak belirlenen süreler içinde ve tüm ofis çalışma kurallarına uygun olarak belgeler hazırlayın.
Bir sonraki adım, yerel yönetmeliklerin hazırlanması, yürütülmesi ve uygulanması olmalıdır.
Bunun ciddi, çok sorumlu ve zaman alıcı bir iş olduğunu unutmayın, çünkü bu belgeler normlar içerir. İş hukuku(Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 8. Maddesi).
Küçük bir işçi kadrosuyla bile iş tanımlarını üç günde niteliksel olarak geliştirmek ve uygulamak imkansızdır.
Kuruluşun personel belgelerinde işleri düzene sokmak, personel belgelerini yok etme konusunda çok dikkatli olun.
Özellikle aşağıdaki gibi personelle ilgili belgelere:
iş sözleşmeleri, kabul, nakil, işten çıkarma emirleri,
1-2 formundaki kişisel kartlar, çalışanların kişisel hesapları,
kişisel dosyalar ve kayıt formları - 75 yıllık bir saklama süresine sahiptir.
Sahipsiz çalışma kitapları ve çalışma kitaplarını ve bunlara ekleri kaydetme kitabı 50 yıl boyunca saklanır.
Personel belgeleri için saklama süreleri, Rosaarchiv tarafından 10/06/2000 tarihinde onaylanan (10/27/2003 tarihinde değiştirildiği şekliyle) kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi ile belirlenir. Listede belirtilen tüm belgeler arşive gönderilmelidir.
Muhasebe belgeleri grubu, personel muhasebesi işlevini yerine getirir ve ilk kayıt ve daha sonra personelin bileşimi ve hareketi hakkında gerekli bilgilerin işlenmesi sırasında elde edilen kişisel verilerin toplayıcısıdır.
Muhasebe belgelerinde çalışanlarla ilgili muhasebe verilerinin kayıt ve biriktirme sırası açısından, iki alt grup ayırt edilebilir:
1) birincil muhasebe belgeleri;
2) türev (ikincil) muhasebe belgeleri.
Birincil muhasebe belgeleri başlangıç bilgilerini içerir ve işe alım sırasında çalışanlar tarafından sağlanan kişisel belgeler temelinde doldurulur.
Bunlar şunları içerir: bir kişisel dosya, bir kişisel personel kayıt sayfası, bir kişisel personel kayıt sayfasına ek.
Özel iş.
Kişisel dosya - bir çalışanın kişisel verilerini ve iş faaliyetleriyle ilgili diğer bilgileri içeren bir dizi belge.
Personel belgelerinin bir parçası olarak kişisel bir dosya gerekli değildir.
Kural olarak, kişisel işler çeşitli şekillerde yürütülür. devlet organları, ve özel iş sektöründe - çalışanların, uzmanların, maddi olarak sorumlu kişilerin yönetim ekibinde. Modern personel ofis çalışması koşullarında işveren, kişisel dosya oluşturma ihtiyacına bağımsız olarak karar verme hakkına sahiptir. Aynı zamanda, işverenin seçimine bakılmaksızın, her çalışan için gerekli tüm kişisel veriler kişisel karta yansıtılır (birleşik form No. T-2).
Kişisel dosyalarla çalışma prosedürü, işverenlerin oluşum ve yönetim konularına bağımsız olarak karar vermeleriyle bağlantılı olarak yasa koyucu tarafından düzenlenmemiştir.
İstisna, memurların kişisel dosyalarıdır.
Federal memurların kişisel dosyalarının yönetimi Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ile düzenlenir. Rusya Federasyonu 1 Haziran 1998 tarihli ve 640 sayılı "Rusya Federasyonu'nda devlet görevlerinde bulunan kişilerin kişisel işlerinin Federal Devlet Hizmetinin atanması ve hükümet pozisyonları şeklinde sürdürülmesi prosedürü hakkında".
Rusya Federasyonu devlet memurlarının kişisel dosyalarının yönetimi, 30 Mayıs 2005 tarih ve 609 sayılı Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnamesi ile düzenlenmektedir. Federasyon ve kişisel dosyalarının yürütülmesi."
İstihdam emrinin verilmesinden sonra kişisel bir dosya hazırlanır. Başlangıçta, işe alma prosedürünü resmileştiren belgeler kişisel bir dosyada ve daha sonra - çalışanın bu işverenle çalıştığı süre boyunca ortaya çıkan tüm ana belgelerde gruplandırılır.
Personel kayıt yönetimine ilişkin düzenlemelerin analizine ve hepsinden önemlisi, Rosaarchiv tarafından 6 Ekim 2000'de onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama süresini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi"nin 337. paragrafına dayanarak, kişisel dosyanın aşağıdaki belgeleri içerdiği sonucuna varmıştır:
Ø kişisel dosyada bulunan belgelerin dahili envanteri;
Ø personel kayıtları hakkında anket veya kişisel sayfa;
Ø otobiyografi veya özgeçmiş;
Ø eğitim belgelerinin kopyaları;
Ø pozisyonu teyit eden belgelerin kopyaları (yasaların öngördüğü durumlarda);
Ø iş başvurusu;
Ø personel kayıtları kişisel sayfasına ek olarak;
Ø istihdam, transfer, işten çıkarma emirlerinin kopyaları (veya onlardan alıntılar);
Ø Bu çalışanla ilgili sertifikalar ve diğer belgeler.
Madde 6.2.10'a göre. Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 8 Kasım 2005 tarihli ve 536 sayılı "Büro çalışmaları için standart talimatlar hakkında federal organlar Kişisel dosyalarda yer alan yürütme yetkisi” belgeleri, kullanıma sunuldukça kronolojik sıraya göre düzenlenmelidir.
Kişisel bir dosyada bulunan belgelerin dahili envanteri, davadaki belgelerin seri numaraları, dizinleri, tarihleri, başlıkları ve her bir belgenin bulunduğu davanın sayfalarının numaraları hakkında bilgi içermelidir. Kişisel dosyanın sayfaları ve dahili envanteri ayrı ayrı numaralandırılmıştır.
Kişisel bir dosyanın belgelerinin dahili bir envanteri, derleyici tarafından imzanın şifresinin çözülmesini, envanterin derlenme tarihini ve konumunu belirten imzalanır.
Personel kayıtları için kişisel bir kayıt sayfası, çalışan, eğitimi, istihdamın başlangıcından önceki işleri, medeni durumu ve daha fazlası hakkında biyografik bilgileri içerir.
Bir işe başvururken çalışanın kendisi kişisel bir formu elle doldurur. Doldururken aşağıdaki belgeler kullanılır:
Ø pasaport;
Ø çalışma kitabı;
Ø askeri kimlik;
Ø eğitim belgesi (diploma, sertifika, sertifika, sertifika, sertifika), Yüksek Belgeler Belgelendirme Komisyonu(VAK) akademik derece ve akademik unvan verilmesi (diploma ve sertifika);
Ø mevcut buluşlarla ilgili belgeler.
"Anket" - bazen bir işe başvururken kullanılan "Personel kayıtları için kişisel sayfa" ya benzer bir belge. Kişisel bir sayfadan farklı olarak, anket yalnızca işe alınan kişi tarafından değil, aynı zamanda İK uzmanı tarafından da imzalanır.
Bazen işe alınan bir çalışandan bir Otobiyografi veya Özgeçmiş sunması istenir.
Kişisel bir dosya oluştururken, içine sosyal açıdan önemli gerçekleri doğrulayan belgelerin kopyaları yerleştirilir (eğitim belgeleri - sertifika, diploma, sertifika, çocuğun doğum belgesi, boşanma belgesi vb.). Unutulmamalıdır ki, belgelerin birer nüshası yanında, ilgili belgelerin asıllarının da yanınızda olduğundan emin olmalısınız.
Pozisyonu teyit eden belgelerin suretleri yöneticilerin özlük dosyalarına konulur (Yönetim Kurulu veya şirket kurucularının toplantı tutanağının bir sureti, tutanağın bir sureti Genel toplantı hissedarlar).
İşe alım sırasında, özellikler veya tavsiye mektupları sunulduysa, çalışan istihdam başvurusunda bulunduysa, bunlar da çalışanın kişisel dosyasında dosyalanır.
Bir çalışanla yapılan iş sözleşmeleri, kişisel dosya belgelerine dahil edilebilir veya ayrı dosyalar halinde oluşturulabilir.
Kişisel bir dosya, buluş listeleri, bilimsel makaleler ve daha fazlası gibi belgeleri içerebilir.
Kişisel personel kayıt sayfasına ek, kişisel personel kayıt sayfasına ilişkin ikincil bir belgedir, yalnızca işgücü faaliyetinde meydana gelen değişiklikleri kaydeder ve Kişisel hayatçalışan. Bu belge şunları içerir: çalışanın adı ve değişiklik ve eklemelerin yapılması amaçlanan bölümler. Kural olarak, böyle bir belge tablo şeklinde hazırlanır.
Birinci bölümde, personele ilişkin siparişin tarih ve numarası referans alınarak işe ilişkin bilgiler, nakiller, pozisyon adındaki değişiklikler, yapı birimi vb. bilgiler işlenir.
İkinci bölüm, çalışanın mesleki ve kişisel yaşamındaki değişikliklere ilişkin verileri içerir (örneğin, bir değişiklik Medeni hal, kalıcı kayıt yeri), eğitimde, sürekli eğitimde, yabancı dil bilgisinde vb.
Kişisel verilerde değişiklik ve eklemeler, personel talimatı ve çalışanlar tarafından sağlanan belgeler (evlilik cüzdanı, diploma vb.) esas alınarak yapılır. Bir çalışanın sözlü beyanı bu değişiklikleri yapmak için bir temel değildir. Değişiklik ve ilaveler yapılan yeni belgeler, daha önce dosyalanmış olanlarla birlikte bir kişisel dosyaya konur.
Kuruluşların personel hizmetlerinin çalışmalarının pratiğinde, başka bir işe transfer, işten çıkarma, teşvikler, disiplin cezaları uygulama ve kaldırma, isim değiştirme ve değiştirme ile ilgili siparişlerin (veya onlardan alıntıların) kopyalarını kişisel dosyaya dahil etmek gelenekseldir. diğerleri. Ancak, tüm bu bilgiler "Kişisel kayıt formunun ekinde" yer almaktadır. Bu bağlamda, bu belgelerin kişisel bir dosyaya dahil edilmemesi tavsiye edilebilir.
İkamet yerinden sağlık sertifikaları, baypas sayfaları ve benzerleri kişisel dosyalara dahil edilmeyebilir, çünkü onlardan gelen bilgiler "Personel kayıtlarında kişisel sayfa ekine" aktarılır. Gerekirse bağımsız dosyalara dönüştürülür ve üç yıl süreyle saklanır.
Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun (bundan böyle Rusya Federasyonu İş Kanunu olarak anılacaktır) 65. maddesi uyarınca, başvuru sahibinden talep edilmesinin yasak olduğu unutulmamalıdır. İş başvurusunda bulunurken yasa.
Kişisel bir dosyayla ilgili tüm belgeler, kullanıma sunuldukça bir klasöre dosyalanır. Davanın sayfaları, davanın oluşturulması sürecinde numaralandırılmıştır. Kişisel dosyaya yeni bir belge konulduğunda, öncelikle dosyanın envanterine bu belgeye ilişkin veriler girilir, ardından belgenin sayfaları numaralandırılır ve ancak bundan sonra belge dosyalanır.
Kişisel bir dosyanın kapağı ve kalıcı depolama dosyalarının kapağı, GOST 17914-72 “Uzun süreli depolama dosyalarının kapağı” tarafından oluşturulan biçimde hazırlanır ve yürütülür. Türler, çeşitler, teknik gereksinimler"(17 Temmuz 1972 tarih ve 1411 sayılı SSCB Devlet Standartları Komitesi Kararnamesi ile tanıtıldı).
Kişisel bir dosyanın kapağında, aşağıdakiler tam olarak belirtilir: kuruluşun adı, davanın adı, soyadı, adı, aday davada çalışanın himayesi, davanın indeksi, vakanın sıra numarası (kural olarak, personel numarası).
Bu numara altında, aşağıdaki sütunları sağlayan "Kişisel işler için muhasebe defterine (Dergi)" bir kişisel dosya kaydedilir: seri numarası, soyadı, adı, çalışanın soyadı, davanın kaydedilme tarihi ve kayıt silme tarihi.
Kişisel dosyalar, çalışma kitaplarından ayrı olarak, sıkı raporlama belgeleri olarak, güvenliklerini sağlamak için kasa, metal dolaplar veya özel odalarda saklanır. Bunların saklanmasına ilişkin sorumluluk, personel kayıtlarını tutan kişilere aittir.
Kişisel dosyaların bir parçası olan belgelerle çalışırken, bir çalışanın mevcut mevzuata göre korunan kişisel verilerine atıfta bulundukları unutulmamalıdır.
Çalışanların kişisel verilerine yetkisiz erişimi sınırlamak için, kişisel dosyaların kaydı, oluşturulması, bakımı ve saklanması ile ilgili tüm işlemler, dosyalardaki belgelerin güvenliğinden kişisel olarak sorumlu olan personel departmanının bir çalışanı tarafından gerçekleştirilmelidir. diğer çalışanların dosyalarına erişim. Kişisel dosyaların oluşturulması ve bakımı için belgeler, evrak işlemlerinden sorumlu çalışan tarafından transfer günlüğünde imza karşılığı teslim edilir. iş ilişkileri bir çalışanla.
İşverenin emri, çalışanların kişisel dosyalarını ve kişisel dosyaları kullanmasına izin verilen kişilerin çemberini yayınlama, tanıma prosedürünü belirlemelidir; bu, çalışanların kişisel verileri hakkında Yönetmelikte de yapılabilir. Kişisel dosyadan bir belge çıkarılırsa, dava envanterine böyle bir eylemin gerekçelerini (emir, başkan izni) ve belgenin yeni yerini belirten bir giriş yapılır. 3.2.3 maddesine göre. SSCB Ana Arşiv İdaresi'nin 25 Mayıs 1988 tarihli ve 33 sayılı Emri " Devlet sistemi yönetimin dokümantasyon desteği. Temel hükümler. Belge ve Belge Destek Hizmetleri Genel Şartları ", el konulacak belgenin bulunduğu yere iliştirilen belgeden bir nüshası yapılır. Envanterdeki işaret ve bir kopya, personel departmanı çalışanının imzası ile onaylanır.
Kişisel şeyler yayınlanmadıüzerlerine sarıldığı işçilerin ellerine. Çalışan, yalnızca personel departmanının tesislerinde kişisel dosyasıyla tanışma hakkına sahiptir. Kişisel dosyaya aşinalık gerçeği de davanın envanterine kaydedilir.
Geçici kullanım için düzenlenmiş bir kişisel dosya ile çalışırken, daha önce yapılmış kayıtlarda herhangi bir düzeltme yapmak, yeni kayıtlar yapmak, oradaki bir kişisel dosyadan belge çıkarmak veya yenilerini yerleştirmek ve içerdiği gizli bilgileri ifşa etmek yasaktır. Kişisel dosyalarda değişiklikler sadece yönetiminden sorumlu kişiler tarafından yapılır.
Çanta iade edilirken evrakların güvenliği, hasar olup olmadığı, çantaya başka evrakların konması veya evrakların ikame edilip edilmediği dikkatlice kontrol edilir.
Personel departmanı bünyesinde sadece çalışan çalışanların özlük dosyaları saklanmaktadır. Kişisel dosyalar, çalışan isimlerinin sayısal veya alfabetik sırasına göre düzenlenebilir.
Çalışanın işten çıkarılmasından sonra, kişisel dosyası klasörden çıkarılır ve arşiv deposuna transfer edilmek üzere düzenlenir. Rosarkhiv tarafından 6 Ekim 2000'de onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi" uyarınca işten çıkarılan işçilerin kişisel dosyaları 75 yıl boyunca saklanır. Yöneticilerin özlük dosyaları kalıcı olarak tutulur. Depolama için, kilitlenebilir metal kasalar, evrakların tam güvenliğini sağlamak için dolaplar kullanılmaktadır.
Çalışanın kişisel kartı.
Kişisel kart (form No. T-2), geçici ve mevsimlik işçiler, asıl ve yarı zamanlı işçiler de dahil olmak üzere tüm kategorilerdeki işçiler için doldurulur. Kişisel kart, personel kaydı için ana belgedir.
İşe alımdan başlayarak, çalışanın bu işverenle çalıştığı tüm süre boyunca yürütülür ve yalnızca işten çıkarılma durumunda kapatılır. için işe alınan işçiler için sivil sözleşmeler, kişisel kartlar tutulmaz.
Kişisel kart numarası T-2, zorunlu personel belgeleri grubuna aittir. Kişisel bir kart formu birleştirilmiştir ve Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli ve 1 No'lu Kararnamesi ile onaylanan emek ve ödemenin muhasebeleştirilmesi için birincil muhasebe belgeleri sistemine atıfta bulunur. birleşik formlar emek muhasebesi ve ücretlendirme için birincil muhasebe belgeleri ”.
İşgücü faaliyetinin belirli alanlarının özellikleriyle bağlantılı olarak, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli ve 1 No'lu Kararı "İşgücü muhasebesi ve ücretlendirme için birleşik birincil muhasebe belgelerinin onaylanması üzerine" iki tane daha onayladı. muhasebe formları: No. Т-2ГС (МС) ve No. Т-4.
Bir devlet (belediye) çalışanının kişisel kartı (form No. T-2GS (MS)), kamu hizmetinde devlet (belediye) pozisyonlarına sahip kişileri kaydetmek için kullanılır. Form No. T-2 yerine yürütülür ve benzer bir içeriğe sahiptir.
Bilimsel, bilimsel ve pedagojik bir çalışanın kayıt kartı (form No. T-4), bilim, araştırma, bilim ve üretim kuruluşlarında, eğitim ve diğer kurum ve kuruluşlarda T-2 No'lu form ile paralel olarak doldurulur. bilim çalışanlarının muhasebesi için eğitim, bilim ve teknoloji alanındaki faaliyetler. İlgili belgelere (doktor ve bilim adayı diploması, doçent ve profesör sertifikası vb.) ve çalışanın kendisi hakkında verdiği bilgilere dayanarak doldurulur.
Kişisel bir kartın önemi, bir çalışma kitabı kaybolduğunda, çalışanın iş deneyimini doğrudan doğrulayan tek belge olması gerçeğinde yatmaktadır.
T-2 kişisel kart numarasını, örneğin kişisel bir dosyanın parçası olan kişisel kayıt sayfası veya anket gibi belgelerle karıştırmayın. Bu belgeler çalışanın kendisi tarafından doldurulur, herhangi bir biçimde düzenlenir ve işverenin kişisel dosyaları işlemek için onaylanmış bir prosedürü yoksa mevcut olmayabilir.
Kişisel bir kart, istihdam emri (talimat) temelinde (form No. T-1 veya No. T-1a) işe alınan tüm kişiler için yalnızca bir personel servisi uzmanı tarafından doldurulur. Kişisel kartlar kasada tutulur ve çalışanların isimleri alfabetik olarak ayrı bir dizin oluşturur.
Kişisel bir kartı doldururken, bir çalışan tarafından işe alınırken sunulan aşağıdaki belgelerden bilgiler kullanılır (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 65. Maddesine göre):
Pasaportlar;
Eğitim belgesi, özel bilgilerin nitelikleri veya mevcudiyeti hakkında - özel bilgi veya özel eğitim gerektiren bir işe başvururken;
Çalışma kitabı (yarı zamanlı çalışanlar için - çalışma kitabının kopyaları);
Devlet emeklilik sigortasının sigorta sertifikası;
Vergi dairesine kayıt belgesi;
Askerlik sicil belgeleri (Askerlik yükümlülüğü olanlar için).
Kişisel bir kart doldururken, çalışan tarafından sağlanan ek bilgiler de kullanılır.
Not!
Bazı durumlarda, işin özelliklerini dikkate alarak, işveren bir iş sözleşmesi imzalarken (çalışanın rızasıyla) ek belgelerin sunulmasını isteyebilir. Bu durumda, ek belgelerin listesi işveren tarafından bağımsız olarak oluşturulmamıştır ve bunların sağlanmasına duyulan ihtiyaç doğrudan düzenleyici bir yasa ile belirlenmelidir: Rusya Federasyonu İş Kanunu, diğer federal yasalar, Cumhurbaşkanı kararnameleri. Rusya Federasyonu ve Rusya Federasyonu Hükümeti Kararları.
Diğer tüm durumlarda, iş başvurusunda bulunan kişiden kanunla sağlananlara ek olarak herhangi bir ek belge talep edilmesi yasaktır.
Kural olarak, bu tür ek belgeler şunları içerir: bir çocuğun doğum belgesi, bir evlilik belgesi, bir kadının hamilelik belgesi, engellilik belgeleri, Çernobil kazasıyla bağlantılı olarak radyasyona maruz kalma bölgesinde bulunma ve diğerleri.
Ancak işveren, işe başvuran kişiden bu belgelerin eksiksiz olarak sağlanmasını talep etme hakkına sahip değildir. Aynı zamanda, bu belgelerin sağlanması çalışanın kendi yararınadır, aksi takdirde işveren, çalışana yasaların öngördüğü fayda ve garantileri sağlayamaz.
T-2 numaralı kişisel kartın birleşik formu dört sayfadan oluşur ve aşağıdaki bölümleri içerir:
BEN. " Genel bilgi»;
II. "Askeri kayıt hakkında bilgi";
III. “İşe alım ve başka bir işe transfer”;
IV. "Tasdik";
V. "İleri eğitim";
VI. "Profesyonel yeniden eğitim";
vii. "Ödüller (teşvikler), fahri unvanlar";
VIII. "Tatil";
IX. "Çalışanın kanuna göre hak kazandığı sosyal yardımlar";
X. "Ek Bilgi";
XI. "İş sözleşmesinin feshi (işten çıkarma) için gerekçeler."
I. Kısım'da "Genel bilgiler" bölümünde çalışanla ilgili bilgiler belirtilirken aşağıdaki kurallara uyulmalıdır:
1. Soyadı, adı, soyadı pasaport bazında belirtilir ve tam ve okunaklı olarak kaydedilir.
Aynı zamanda, bilgi kodlama bölgeleri, tüm Rus sınıflandırıcılarına göre doldurulmalıdır: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.
Not.
OKATO - "İdari-Bölgesel Bölüm Nesnelerinin Tüm Rusya Sınıflandırıcısı" OK 019-95, 31 Temmuz 1995 tarih ve 413 sayılı Rusya Federasyonu Devlet Standardı Kararı ile onaylandı;
OKIN - “Nüfus hakkında tüm Rusya bilgi sınıflandırıcısı. OK 018-95 "Rusya Federasyonu Gosstandart'ın 31 Temmuz 1995 tarih ve 412 sayılı Kararı ile onaylanmıştır;
OKSO - “Eğitime göre tüm Rusya uzmanlık sınıflandırıcısı. OK 009-2003 "30 Eylül 2003 tarih ve 276-st sayılı Rusya Federasyonu Gosstandart Kararı ile onaylanmıştır;
OKPDTR - 26 Aralık 1994 tarih ve 367 sayılı Rusya Federasyonu Gosstandart Kararı "Tüm Rus işçi meslekleri, çalışan pozisyonları ve tarife kategorileri OK 016-94'ün kabulü ve uygulanması hakkında".
2. Doğum tarihi ve yeri bir pasaport veya başka bir kimlik belgesi temelinde belirlenir ve tam olarak kaydedilir, örneğin: "12 Aralık 1964". Buna göre, kod şu şekilde belirtilir: 12/12/1964.
3. Vatandaşlık, indirim yapılmadan kaydedilir. Vatandaşlığın kaydı ve kodlaması OKIN'e göre yapılır, bunlar aşağıdaki gibi olabilir:
· Rusya Federasyonu Vatandaşı - 1;
· Rusya Federasyonu vatandaşı ve yabancı bir devlet - 2 (çifte vatandaşlık durumunda hangi vatandaşlığın olduğu belirtilir);
· Yabancı uyruklu (hangi eyalet belirtilir) - 3;
· Vatansız kişi - 4.
4. T-2 numaralı formun I bölümünün "Yabancı dil bilgisi" 5. paragrafını tamamlarken dil bilgisinin derecesi şu şekilde belirtilir: "Akıcı konuşuyorum" (OKIN - 3'e göre kod), " Okur ve kendimi açıklayabilirim" (OKIN - 2'ye göre kod), "Sözlükle okur ve çeviririm" (OKIN kodu - 1).
5. Eğitimle ilgili tüm bilgiler (yeterlilik, yön veya uzmanlık), eğitimle ilgili bir belge temelinde belirlenir.
Eğitim OKIN ve OKSO'ya göre kaydedilir ve kodlanır.
OKIN'e göre eğitim şu şekilde kodlanmıştır:
· İlk (genel) eğitim - 02;
· Temel genel eğitim - 03;
· Ortaöğretim (tam) genel eğitim - 07;
· İlk mesleki eğitim - 10;
· Orta mesleki eğitim - 11;
eksik Yüksek öğretim - 15;
· Yüksek öğrenim - 18;
· Lisansüstü eğitim - 19.
Üç yüksek dersten mezun Eğitim kurumu eksik (tamamlanmamış) yüksek mesleki eğitime sahip kişilere atıfta bulunur.
Eğitimle ilgili bilgileri doldurmak için iki sütun bloğu, ikinci eğitim kurumunun sonu hakkındaki bilgileri belirtmek için T-2 No'lu formda tasarlanmıştır.
6. Meslek (ana), kadro tablosu ve istihdam emri (kararname) temelinde tam olarak belirtilir. Başka bir meslek - ikinci bir eğitim, uzmanlık kazanıldığını doğrulayan belgeler temelinde. 26 Aralık 1994 tarih ve 367 sayılı Rusya Federasyonu Devlet Standardı Kararı ile onaylanan, Tüm Rusya İşçi Meslekleri, Çalışan Pozisyonları ve Ücret Dereceleri Sınıflandırıcısı OK-016-94'e göre kodlanmıştır. Tüm Rusya İşçi Meslekleri Sınıflandırıcısının, Çalışan Pozisyonlarının ve Ücret Derecelerinin Kabulü ve Uygulanması OK-016-94 "(bundan sonra - OKPDTR).
7. İş deneyimi (genel, sürekli, kıdem ikramiyesi hakkı verilmesi, bu işveren tarafından belirlenen diğer menfaatlere hak verilmesi), çalışanın çalışma defterindeki girişler ve (veya) ilgili uzunluğu teyit eden diğer belgeler temelinde hesaplanır. gün, ay, yıl olarak belirtilen hizmet süresi.
8. Evliliğin durumu aşağıdakilere göre kaydedilir ve kodlanır olası değerler OKIN'e göre:
· Hiç evlenmedim (evlenmedi) - 1;
· Kayıtlı bir evliliği var - 2;
· Kayıt dışı bir evlilik içinde mi - 3;
· Dul (dul) - 4;
· Boşanmış (boşanmış) - 5;
Tükendi (tükendi) - 6.
9. Aile, yalnızca akrabalık derecesini gösteren aile üyelerini içerir.
Mevcut mevzuat içermiyor Genel kavram Bununla birlikte, "Aile", Rusya Federasyonu Aile Kanunu'nun 2. Maddesi ve 1142. Madde normlarının analizine dayanmaktadır. Medeni Kanun Rusya Federasyonu'nda aile üyeleri şunları içerir: eşler, ebeveynler ve çocuklar (evlat edinen ebeveynler ve evlat edinilen çocuklar dahil).
10. Pasaport verileri, pasaporta tam olarak uygun olarak belirtilir.
11. İkamet yeri (pasaporta göre) pasaport bazında, asıl olan - çalışana göre belirtilir. İkamet kodu OKATO tarafından belirlenir.
II. Bölüm "Askeri kayıt hakkında bilgi" esas alınarak tamamlanan belgeler şunlardır:
· Askeri kimlik (veya askeri kimlik karşılığında verilen geçici sertifika) - stokta bulunan vatandaşlar için;
· Askerlik hizmetine tabi olan bir vatandaşın belgesi - zorunlu askerliğe tabi vatandaşlar için.
Stokta bulunan vatandaşlar için işgücü muhasebesi ve ödeme için birincil muhasebe formlarının kullanılması ve doldurulması talimatlarına göre:
madde 3 "Kompozisyon (profil)" - kısaltma olmadan doldurulur (örneğin, "komuta", "tıbbi" veya "askerler", "denizciler" ve benzerleri);
madde 4 "VUS'un tam kod tanımı" - tam tanımı yazın (altı basamak, örneğin "021101" veya altı basamak ve bir alfabetik karakter, örneğin "113194A");
Madde 5 "Askerliğe uygunluk kategorisi" - harflerle yazılmıştır: A (askerlik hizmetine uygun), B (küçük kısıtlamalarla askerlik hizmetine uygun), C (askerlik hizmeti için sınırlı) veya G (geçici olarak askerlik hizmetine uygun değil) ... Askeri kimliğin ilgili paragraflarında giriş olmaması durumunda, "A" kategorisi iliştirilir:
7. paragrafta "Askeri sicilde mi" doldurulur (basit bir kalemle):
a) satırı - bir seferberlik emri ve (veya) seferberlik emirlerinin verilmesi ve geri çekilmesine ilişkin bir damga bulunması durumunda;
satır b) - seferberlik süresi ve savaş zamanı için örgütün arkasında yer alan vatandaşlar için.
Zorunlu askerliğe tabi vatandaşlar için:
nokta 2 "Askeri rütbe" - "zorunlu askerliğe tabi" girişi yapılır;
madde 5 "Askerliğe uygunluk kategorisi" - harflerle yazılmıştır: A (askerlik hizmetine uygun), B (küçük kısıtlamalarla askerlik hizmetine uygun), C (askerlik hizmeti için sınırlı), G (geçici olarak askerlik hizmetine uygun değil) veya D (askerlik hizmetine uygun değil). Askerlik hizmeti için zorunlu askerliğe tabi bir vatandaşın sertifikasına giriş temelinde doldurulur.
Talimatlarda özel olarak belirtilmeyen kalemlerin doldurulması, listelenen belgelerdeki bilgiler temelinde yapılır.
Rezervde azami kalış yaşına ulaşmış bir vatandaşın veya sağlık nedenleriyle askerlik hizmetine uygun olmadığı tanınan bir vatandaşın kişisel kartının II. Bölümünün 8. paragrafında, "askerlikten kaldırıldı" ücretsiz satırında bir işaret yapılır. yaşa göre tescil" veya "sağlık nedeniyle askerlik kaydından kaldırılmıştır".
T-2 numaralı formun ikinci sayfasının altındaki II. "Askeri kayıt hakkında bilgi" bölümünü tamamladıktan sonra, personel servisi çalışanı belirtilen verileri imzanın konumunu ve şifresinin çözülmesini gösteren kişisel imzasıyla onaylamalıdır. . Çalışan ayrıca Form No. T-2'nin ikinci sayfasını da imzalar ve doldurulduğu tarihi yazar. Çalışanın kişisel imzasını içeren satır, kendisine ücret ödenecek olan örnek bir imzadır.
Not!
Çalışanla ilgili bilgiler değiştiğinde, ilgili kişisel veriler kişisel kartına girilir (örneğin, medeni durum, ikamet yeri, eğitim, ileri eğitim, yabancı dil bilgisi vb.), bir personel servis çalışanının imzası ile onaylanmıştır. Personel siparişleri ve çalışanlar tarafından sağlanan belgeler (evlilik cüzdanı, diploma vb.) bazında değişiklik ve eklemeler yapılır. Bir çalışanın sözlü beyanı, önemsiz veriler (örneğin, bir telefon numarası ile ilgili) dışında, bu değişiklikleri yapmak için bir temel değildir.
En önemlileri Bölüm III "İşe alım ve başka bir işe transferler" ve XI "İş sözleşmesinin feshi (işten çıkarma) gerekçeleri"ndeki bilgilerdir.
Bu bölümlerdeki girişler, istihdam emri (talimat) (form No. T-1 ve T-1a) ve başka bir işe transfer emri (talimat) (form No. T-5) ve çalışanla iş sözleşmesinin feshi (fesih) için emir (talimat) (form No. T-8, T-8a).
Bu bilgiler, genellikle çalışanın hizmet süresinin teyidi için temel teşkil ettiğinden, özel bir dikkatle doldurulmalıdır.
"İşe alım ve başka bir işe transferler" bölümünde, çalışan kuruluşta çalışırken bilgileri girer ve çalışma defterindeki girişlere karşılık gelmesi, tarihin tekrarlanması, kabul sırasının numarası, çalışanın devri, pozisyonun adı, yapısal birim. Ayrıca, kişisel kartın III. bölümündeki her girişin sonunda, çalışma defterinde yapılan girişe aşina olduğu çalışanın imzası iliştirilir.
Kişisel kartın XI "İş sözleşmesinin feshi (işten çıkarma) gerekçeleri" son bölümü, bir çalışanla iş ilişkisinin sona ermesi üzerine personel hizmeti çalışanı tarafından doldurulur. İş sözleşmesinin feshi (işten çıkarma), Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun çalışanın çalışma kitabına girişi tamamen tekrarlayan ilgili maddesi temelinde işten çıkarılma nedeninin ifadesidir. İşten çıkarılma tarihi, çalışanın işe başladığı son gündür. Bu bölümü doldurmanın temeli olan siparişin (tarih ve numara) gereklilikleri de çalışma kitabındaki girişe tam olarak uygun olarak belirtilmiştir. İşten çıkarma kayıtları, personel servisi çalışanı ve çalışanın imzası ile onaylanır.
İleri eğitim ve mesleki yeniden eğitim ile ilgili veriler, çalışan tarafından sunulan veya personel eğitim departmanından alınan belgeler (sertifika, sertifika) temelinde kaydedilir.
VII "Ödüller (teşvikler), fahri unvanlar" bölümünü doldururken, çalışana uygulanan teşvik türlerini (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 191. Maddesi ve yerel yönetmelikler uyarınca) belirtmek ve ayrıca belirtmek gerekir. ödüller ve onursal unvanlar listelenmelidir.
Bölüm VIII. Verilen işverenle çalışma süresi boyunca çalışana verilen her türlü tatilin "tatil" kayıtları. Giriş yapmanın temeli, tatil verme emirleridir.
Bölüm IX, çalışanın kanuna göre hak kazandığı sosyal yardımları belirtir.
"Ek Bilgiler" bölümünde, işverenin takdirine bağlı olarak ücretsiz hatlar verilerle doldurulabilir. Örneğin, öğrenciler hakkında yarı zamanlı (akşam), yarı zamanlı, yüksek ve orta mesleki eğitim kurumlarının dış bölümleri (eğitim kurumunun adı, okula kayıt tarihleri) kaydedilir. Eğitim kurumu ve sonu) veya çalışan bir engelli hakkında (Tıbbi ve Sosyal Uzman Komisyonundan (bundan sonra - MSEC olarak anılacaktır) alınan bir sertifikaya dayanarak), engelli grubu, engellilik derecesi ve kuruluş tarihi, işin koşulları ve doğası hakkında MSEC sonucu ).
İşten çıkarılan çalışanların kişisel kartları alfabetik olarak bağımsız bir işletmeye dönüştürülür. Arşive dosya göndermeden önce tüm kartların Rosarkhiv gerekliliklerine uygun olarak düzenlenmesi ve 75 yıl boyunca arşivde saklanması gerekmektedir.
İkincil muhasebe belgeleri türevler, birincil muhasebe belgelerinin kaynak bilgilerine dayanır. Bu belge alt grubunu oluşturmanın ana hedefleri:
Personel ile yapılan çalışmalarda bilgilerin eksiksizliğini, güvenilirliğini ve dinamizmini sağlamak;
Personel belgelerinin operasyonel depolanmasını sağlamak;
Personel belgelerinin etkin bir şekilde aranmasını sağlamak.
İkincil muhasebe belgeleri şunları içerir: bir çalışanın kişisel kartı (birleşik formlar No. T-2, No. T-2GS (MS), No. T-4), çalışma saatlerini ve personel ile yerleşimleri kaydetmek için belgeler ve çeşitli muhasebe bilgileri kayıt formları .
Personel kayıtlarını kaydetmek için kayıt formları tutulur.
Aşağıdaki kayıt formu türleri vardır:
Kayıt ve kontrol kartları (RCC);
Kayıt günlükleri (kitaplar);
Ekran formları (bilgisayar teknolojisi kullanılarak).
Bazı dergi ve kitaplar için formlar resmi kurumlar tarafından onaylanır. Örneğin, çalışma kitaplarının ve eklerinin hareketini kaydetme kitabının formu, Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı'nın 10 Ekim 2003 tarih ve 69 sayılı "İş doldurma talimatlarının onaylanması üzerine" Kararı ile onaylanmıştır. kitabın". Ancak çoğu form işverenin takdirine bağlı olarak geliştirilir.
6 Ekim 2000 tarihinde Rosarkhiv tarafından onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi", aşağıdaki temel muhasebe formlarını ve saklama sürelerini belirledi:
| Makale numarası | Belge türü | Belge saklama süresi<*> | Not |
| PERSONEL DESTEĞİ |
|||
| Kabul, transfer (transfer), çalışanların işten çıkarılması |
|||
| Kitaplar, dergiler, muhasebe kartları: | işten çıkarıldıktan sonra |
||
| a) İşçilerin kabulü, yer değiştirmesi (transfer), işten çıkarılması | |||
| b) İş gezilerine gönderilen işçiler | |||
| c) Askerlik hizmetinden sorumlu olmak | |||
| d) tatiller | |||
| e) kişisel dosyalar, kişisel kartlar, iş sözleşmeleri (sözleşmeler), iş sözleşmeleri | |||
| f) çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin verilmesi | |||
| g) ücret belgelerinin verilmesi, hizmet süresi, çalışma yeri | |||
| h) seyahat sertifikalarının düzenlenmesi | |||
Yerel düzeyde emek organizasyonunun özellikleri dikkate alınarak, aşağıdakiler de oluşturulabilir:
Yarı zamanlı çalışanların kaydı;
Teşvik ve cezaların kaydı;
Eğitim izni, ücretsiz izin ve daha fazlasına ilişkin siparişlerin kayıt günlüğü;
Hastalık izni kaydı ve daha fazlası.
SSCB Ana Arşiv İdaresi'nin 25 Mayıs 1988 tarihli ve 33 sayılı “Devlet yönetim için belgeleme desteği sistemi” emrine uygun olarak. Temel hükümler. Belgeler ve belgeleme hizmetleri için genel şartlar "kayıt, muhasebe, yürütme ve referans amaçlı kullanım (idari, planlama, raporlama, muhasebe, muhasebe, finans ve diğerleri) gerektiren, hem kuruluş içinde oluşturulan hem de kullanılan ve gönderilen tüm belgelere tabidir. diğer kuruluşlar; üst, alt ve diğer kurum ve kişilerden gelenler. Hem geleneksel daktiloyla yazılmış (el yazısıyla yazılmış) belgeler hem de fonlar tarafından yaratıldı bilgisayar teknolojisi (makine tarafından okunabilir, makine tarafından okunabilir) (madde 3.2.1.2. SSCB Ana Arşiv İdaresi'nin 25 Mayıs 1988 tarihli Emri No. 33 "Yönetim için devlet belgesel destek sistemi. Temel hükümler. Belgeler ve belgeler için genel şartlar destek Hizmetleri").
Şunu da açıklıyor:
« belgelerin kaydı - bu, üzerine bir indeks koyarak bir belgenin oluşturulması veya alınması gerçeğinin sabitlenmesi ve ardından belgeyle ilgili gerekli bilgilerin kayıt formlarına kaydedilmesidir.».
Belge dizini, arama görevlerine dayalı olarak, vakaların isimlendirilmesi, muhabirlerin, uygulayıcıların ve diğerlerinin sınıflandırıcıları için endekslerle desteklenen kayıtlı belge dizisi içindeki bir seri numarasından oluşur.
Belgenin dizininde, kurucu bölümlerinin aşağıdaki (veya ters) sırası gözlenir: seri kayıt numarası, vakaların isimlendirilmesine göre dizin, kullanılan sınıflandırıcıya göre dizin. Endeksi oluşturan parçalar, bir eğik çizgi ile birbirinden ayrılır.
Not!
Belge muhasebesinin temel amacı, onlara yasal güç ve mükerrer bilgi vermektir.
Muhasebe formlarında bilgilerin çoğaltılması, güvenlik seviyesini arttırır ve bulunmasını kolaylaştırır. gerekli belgeler.
Kayıt numarası ve kayıt tarihi olan belgenin muhasebeleştirilmesi, ona bir çalışanla iş anlaşmazlığı olması durumunda önemli olabilecek yasal bir güç (kanıt) verir.
8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı Emri'nin belgelerinin tesciline ilişkin hükümlerin analizine dayanarak, "Federal yürütme organlarında ofis çalışmaları için model talimatlar hakkında", aşağıdaki kurallar belgelerin kaydı ve indekslenmesi önerilebilir:
1. Belgeler bir kez kaydedilir: gelen - alındığı gün, yaratıldığı - imza veya onay günü.
2. Tescil edilmiş bir belge bir alt bölümden diğerine transfer edildiğinde, yeniden tescil edilmez.
3. Belgelerin kaydı, belge türünün adına, yazarına ve belgenin içeriğine bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir (örneğin, ana faaliyet siparişleri, personel siparişleri, eylemler, teklifler, açıklamalar ve diğerleri). ayrı olarak kaydedilir).
4. Seri kayıt numaraları, kayıtlı her grup içindeki belgelere atanır.
5. Belgenin tescil yeri, ofis işleri veya diğer yerel normatif yasalar için talimatlarda belirlenir.
6. Kayıt detaylarının aşağıdaki zorunlu bileşimi oluşturulmuştur: yazar (muhabir), belge türünün adı; belgenin tarihi, belge indeksi (gelen belgeler için belge makbuzunun tarihi ve dizini), metnin başlığı veya özeti, karar (yürütücü, siparişin içeriği, yazar, tarih), belge yürütme için son tarih, yürütme işareti belgenin (esas olarak kararın kısa kaydı, fiili yürütme tarihi ve belge-cevap endeksi) ve dava No.
Not.
Paragraf 3.2.1.4 uyarınca. SSCB Ana Arşiv İdaresi'nin 25 Mayıs 1988 tarihli ve 33 sayılı "Devlet yönetim için belgeleme desteği sistemi. Temel hükümler. Belgeler ve Belge Destek Hizmetleri için Genel Gereksinimler "gerekirse, gerekli ayrıntıların bileşimi diğer ayrıntılarla desteklenebilir: icracılar, icracının belgeyi alırken makbuzu, icranın ilerleyişi, uygulamalar ve diğerleri. Kayıt formlarındaki detayların düzenlenme sırası ve kayıt ve kontrol kartlarının arka yüzünün kullanımı işveren tarafından bağımsız olarak belirlenir.
Muhasebe yevmiye defterinin (kitap) son sayfası doldurulduktan sonra, bitiş tarihi ve yevmiye defteri kapağına konulur, (kitap) arşivde dosyalanmak üzere düzenlenir. Ana kayıt formları için, daha önce de belirttiğimiz gibi, Rosarkhiv saklama sürelerini belirlemiştir, geri kalanı için işveren saklama süresini bağımsız olarak belirler.
Çalışma saatlerinin kaydının belgelenmesi ve iş için karşılık gelen ücretin hesaplanması sürecinde, çalışma saatlerini ve personelle yapılan yerleşimleri kaydetmek için bir grup belge oluşturulur.
Bu belge grubu, 5 Ocak 2004 tarihli ve 1 No'lu Rusya Federasyonu Goskomstat Kararnamesi tarafından onaylanan birleştirilmiş formlardan oluşmaktadır. detay.
Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 91. maddesine göre çalışma zamanı - bu, çalışanın, kuruluşun iç çalışma düzenlemelerine ve iş sözleşmesinin şartlarına uygun olarak, çalışma görevlerini ve ayrıca İş Kanunu'na uygun olarak diğer zaman dilimlerini yerine getirmesi gereken zamandır. Rusya Federasyonu, diğer federal yasalar ve Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri çalışma saatlerine atıfta bulunur.
Kanun koyucu, işverene, her bir çalışanın fiilen çalıştığı zamanın kaydını tutma yükümlülüğünü yüklemektedir.
Çalışma süresinin kullanımının muhasebeleştirilmesi aşağıdaki amaçlar için gereklidir:
· Çalışma zamanının kullanımı açısından iş disiplini üzerinde kontrolün sağlanması (işe zamanında gelme, geç gelen ve gelmeyenlerin belirlenmesi, mesai saatleri içinde işyerlerinde personelin varlığının izlenmesi ve çalışanların zamanında çıkışlarının kayıt altına alınması) işten);
· Fiili olarak çalışılan zamanın, kesintilerin, hastalık, tatiller ve ücretlerin hesaplanmasında esas alınan çalışma süresinin diğer kullanım biçimlerinin muhasebeleştirilmesi;
· Doğum ile ilgili istatistiksel raporların hazırlanması.
Her çalışan tarafından fiilen çalışılan ve (veya) çalışılmayan zamanı hesaba katmak için aşağıdakiler kullanılır: Çalışma saatlerinin muhasebeleştirilmesi ve ücretin hesaplanması tablosu (form No. T-12) ve Çalışma saatlerinin muhasebe tablosu (form No. .T-13).
Bu belgelerin yürütülmesinin özelliği, tutuldukları temel muhasebe belgeleri olmaları gerçeğinden kaynaklanmaktadır.
Mevcut mevzuata uygun olarak hazırlanan çalışma süresinin muhasebesine ilişkin belgelerin olmaması ve birincil muhasebe belgelerinde zorunlu ayrıntılardan herhangi birinin bulunmaması, işçilik maliyetlerinin maliyetlerin bileşimine haksız bir şekilde dahil edilmesi olarak nitelendirilebilir. 3. bölümde belirtilen yükümlülüğe kuruluşun dahil olmasına yol açacak olan vergi matrahını azaltan Vergi kodu Rusya Federasyonu.
Zaman Çizelgesini korurken, aşağıdaki kurallara uyulması tavsiye edilir:
· Çalışma süresinin kullanımının muhasebeleştirilmesi, kuruluş için bir bütün olarak veya yapısal bölümler için ayrı ayrı yapılabilir;
· Bir çalışanın Zaman Çizelgesi'ne dahil edilmesi ve çıkarılması, işverenin ilgili talimatı (talimat) temelinde gerçekleştirilir;
· Zaman çizelgesi bir nüsha halinde düzenlenir, yapısal birim başkanı, personel servisi çalışanı tarafından imzalanır ve muhasebe departmanına aktarılır.
· Çalışanın veya işverenin inisiyatifiyle işe, yarı zamanlı çalışmaya veya normal çalışma saatleri dışında gelmeme, azaltılmış çalışma saatleri ve diğerleri hakkında Tablodaki notlar, yalnızca uygun şekilde hazırlanmış belgeler temelinde yapılır. Bu tür belgeler, iş göremezlik belgeleri, devlet veya kamu görevlerini yerine getirme belgeleri, basit bir yazılı uyarı, bir iş kombinasyonu için başvuru, çalışanın kanunla öngörülen hallerde fazla çalışma için yazılı rızası ve diğer belgelerdir. .
T-12 ve No. T-13 numaralı formları doldururken aşağıdaki kurallar kullanılır:
Kısmi Ücretli Ebeveyn İzni
Çocuk bakıcısına verilen ücretsiz izin
İdarenin izni ile bir çalışana verilen ücretsiz izin
Kanunun öngördüğü hallerde ücretsiz izin
Geçici iş göremezlik ("T" kodunda belirtilen durumlar hariç) ve iş göremezlik sertifikaları ile düzenlenmiş bakım ve karantina izni
Kanunla öngörülen hallerde ücretsiz iş göremezlik (aile içi yaralanma, bakım ve karantina nedeniyle, sağlık kurumlarının sertifikaları ile verilen vb.)
Kanunla öngörülen hallerde, işçiler ve çalışanlar için çalışma gününün belirlenen süresine göre çalışma saatlerinin azaltılması
Kesinti süresi çalışanın hatası değil
Kanunun öngördüğü durumlarda ücretlerin korunması ile gün içinde devamsızlık (devlet veya kamu görevlerinin yerine getirilmesi, olağanüstü hallerin ortadan kaldırılması, doğal afetlerin sonuçlarının ortadan kaldırılması)
Devamsızlık (süresi ne olursa olsun, tüm çalışma günü (vardiya) boyunca geçerli bir sebep olmaksızın işyerinde bulunmama ve ayrıca çalışma sırasında arka arkaya dört saatten fazla haklı bir sebep olmaksızın işyerinde bulunmama durumunda) gün (vardiya)), idari suçlar nedeniyle idari tutuklama, tıbbi bir ayılma merkezinde kalma, yasadışı olarak kabul edilen grevler ve haksız nedenlerle diğer devamsızlıklar)
İdare tarafından başlatılan yarı zamanlı çalışma nedeniyle çalışılamayan saatler
Hafta sonları (haftalık dinlenme için) ve tatiller
Grev (yasanın öngördüğü koşullarda ve şekilde)
Açıklanamayan nedenlerle gelmeme (durumlar netleşene kadar)
Birincil belgelerin hazırlanmasıyla ilgili konular hakkında daha fazla ayrıntı için CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Birincil belgeler" yazarlarının kitabında bulabilirsiniz.
Personel kayıtları yönetimi ile ilgili konular hakkında daha fazla ayrıntı için BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC “Personel kayıtları yönetimi” yazarlarının kitabında bulabilirsiniz.
Şirketin İK departmanı, İK müfettişi, diğer bir deyişle İK müfettişi veya İK görevlisi tarafından yönetilmektedir. 21 Ağustos 1998 tarihli Çalışma Bakanlığı kararnamesi, günlük görevlerini ayrıntılı olarak özetledi. Aynı zamanda uzmanlaşmış birleşik dizin niteliklere göre, bir personel memurunun iş tanımının rehberliğinde yaklaşık 15 meslek belirtir. Personelle etkileşimin sınırlarını, ana sorumlulukları, gereksinimleri ve işlevleri ve ayrıca belgelerin korunmasına ilişkin kural ve prosedürleri açıkça tanımlar. Bu onun ana ve temel görevi olmasına rağmen, çalışanların yönetimindeki diğer görevlerin çözümüne de katılabilir. Her şey, bu veya çalışmalarını yürüttüğü kuruluş tarafından uzmana ileri sürülen gereksinimlere bağlıdır.
Personel memuru için iş gereksinimleri
Bir personel memuru, personel departmanında uzman, personel müfettişi, personel departmanı başkanı olarak adlandırılabilir ve bir dereceye kadar bu adla bir düzine daha mesleği ilişkilendirebilir. Ancak personel belgeleriyle çalışmaya genel odaklanmaya rağmen, önemli farklılıklar var. Onlara bir göz atalım.
Bir buzağılama uzmanı için gereksinimler
Personel departmanındaki bir uzmanın görev tanımı, personel servisi başkanı tarafından geliştirilmiştir. Ve zaten organizasyonun üst yönetimi tarafından onaylanmıştır. Bir uzmanın görevlerini, yetkilerini, işlevlerini açıkça belirtir, kuruluşun iç düzenlemelerini belirtir. Bir uzman, yeterli bilgiye sahip bir kişi olabilir. mesleki Eğitim, bir yıllık iş tecrübesi ve gerekli eğitim.
Bu uzmanlık, gizli bilgilere erişim sağladığından, eylemlerinden çalışan sorumludur. Ve eylemlerinin şirkete zarar vermesi durumunda, yürürlükteki yasalara göre sorumlu olacaktır.
İK uzmanı aşağıdaki görevleri çözer:
- Personeli işe alırken veya işten çıkarırken belgelerin kaydı, iş kanunu ve yöneticilerin sırasına göre diğer personel birimlerine aktarılması.
- İşlerin muhasebeleştirilmesi ve her seviyedeki çalışanın her türlü verisinin belgesel standartlarına uygun olarak değiştirilmesi ve bu değişikliklerin personel veri tabanlarında yapılması.
- Sertifikasyon veya mesleki gelişim için veri toplama.
- Ödül ve ceza mekanizmasının yönetimi.
- Çalışanların kişisel dosyalarının tutulması, kişisel bilgilerin toplanması.
- Çalışma kitaplarının ve sözleşmelerin kaydı.
- Bir programın geliştirilmesi ve uygulanmasının izlenmesi.
- Tatil sürelerinin belirlenmesi ve uygulanmasının izlenmesi.
- Arşiv için belgelerin bakımı.
Personel müfettişi için şartlar
İş sorumlulukları şunları içerir:
- Çalışanları işe alma ve işten çıkarma, pozisyon değiştirme ile ilgili kayıt tutma.
- Personelin kişisel dosyalarının tutulması, değişiklik ve ek verilerin yapılması.
- Çalışma kitaplarının kaydı ve saklanması.
- Hastalık izni, tatil ve sosyal yardımlarla çalışmak. Uyumlarının izlenmesi.
- Emekli maaşları, işgücü yardımları ve tazminatları hesaplamak için belgelerin işlenmesi.
- Veritabanındaki personel verilerinde değişiklik yapmak.
- ifşa olası problemler takımda ve personelin "ciro" nedenleri.
- Arşivle çalışmak.
İlk bakışta, “İK müfettişi” uzmanlığı ile “İK uzmanı” mesleği arasında çok az fark vardır. Ancak bunlar: orta öğretime sahip bir kişi bu pozisyona kabul edilebilir. Kıdem, temel gereksinimlerden biri değildir ve hiç dikkate alınmayabilir.
Bir müfettişin görevleri, ileri mesleki gerekliliklere uygun olarak açık pozisyonlar için personel seçimini içerir.
Personel departmanı başkanı için şartlar
Bir yönetici pozisyonunda bulunmak, ancak en az üç yıl boyunca benzer bir pozisyonda yüksek öğreniminiz ve iş deneyiminiz varsa mümkündür. Üst düzey bir yöneticinin emriyle bir kişi şef pozisyonuna atanır. Bundan sonra doğrudan yalnızca şirketin başkanına karşı sorumlu olmaya devam eder. Faaliyetlerini kesinlikle organizasyonun iç tüzüğü çerçevesinde yürütür, iş kanunu, medeni hukuk ve diğer düzenleyici belgeler, iş tanımına göre.
İş sorumlulukları:
- Uyumluluğun geliştirilmesi ve izlenmesi personel politikası kuruluşlar.
- Çalışan personelin güncellenmesi ihtiyacının izlenmesi.
- Mevcut yetkiye göre personel birimlerinin yönetimi.
- Belgelendirme ve sonuçlarının analizini yapmak.
- Personelin işten çıkarılması, işe alınması veya başka pozisyonlara taşınması için halihazırda mevcut mekanizmaların iyileştirilmesi.
- Personel arasındaki etkileşim sisteminin iyileştirilmesi.
- Personel departmanı personeli tarafından görevlerinin yerine getirilmesinin kontrolü.
- Ödül ve teşviklerin uygulanmasının izlenmesi.
- İş disiplini oluşturmak için önlemlerin uygulanması, çalışanların doğrudan iş faaliyetlerine yönelik motivasyon düzeylerini artırmak.
İK yöneticisi, üst yönetim için özel bilgileri hazırlar ve gözden geçirir. Ayrıca istişareleri pozisyonunun yönüne göre yapmak da onun yetkisindedir. Personel departmanı başkanının yüksek düzeyde eğitimi, Rusya Federasyonu'nun düzenleyici ve yasal belgeleri hakkındaki bilgisi, personelin çalışmalarını değerlendirmek için çeşitli yöntemler, organizasyonun yapısının anlaşılması, gereksinimlerin bilgisi ile kanıtlanmaktadır. belgelerin doldurulması ve işlenmesi, mevcut çalışma standartları. Personel dairesi başkanı, müfettiş ve personelle çalışma uzmanının tüm görevlerini belirten talimat, her kategori için bir örneğe göre hazırlanmıştır. Ve bir iş başvurusu sürecinde abone olur.
Personel memuru olarak iş bulabilmek için şunları yapmalısınız:
- Seçilen pozisyona bağlı olarak, aşağıdakiler dahil olmak üzere gerekli tüm belgeleri sağlayın: gerekli eğitimin mevcut olduğunu onaylayan bir diploma, iş deneyimini onaylayan belgeler, vb.
- Örneğe göre tamamlanmış uygulama.
Genel desene göre iş tanımı, personel memuru uzmandır. Görevinden atanması veya görevden alınması, organizasyonun dahi direktörünün emriyle, en üst düzey amirinin önerisi üzerine gerçekleşir.
Makalenin başlarında, olası her pozisyon için adayların gereksinimlerini inceledik. Kategoriye bağlı olarak (müfettiş, uzman veya süpervizör), işe alınırken, acil süpervizör uygunluklarını izler.
Personel memurunun görevlerini geçici olarak yerine getiremeyecek durumda olması durumunda yerine başkası tarafından yapılır.
İK görevlisi aşağıdakileri bilmelidir:
- Çalışma süreci, çalışanların özlük dosyalarının tutulması ve yönetilmesi, emekli maaşlarının düzenlenmesi, çalışma defterlerinin tutulması ve iş sözleşmelerinin akdedilmesi süreci ile ilgili her türlü yasal ve yasal belgeler.
- Şirketin yapısı ve içindeki personelin etkileşim yolları.
- Uygulanabilir çalışma mevzuatı.
- Personelle çalışma ve raporlama kuralları.
- Çalışanların kişisel verilerini saklama kuralları.
- Emekli maaşlarını, tatilleri, fayda tahakkuklarını, tazminatları vb.
Mevzuata uygun olarak, doğrudan örgütün personel departmanına ilişkin Yönetmelik, tüzükleri, iç düzenlemeleri, yönetim emirleri ve görev tanımları, bir personel memurunun faaliyetleri yürütülür.
21 Ağustos 1998 tarihli Çalışma Bakanlığı Kararnamesi'nde öngörülen mevcut ve yerleşik temel görev ve haklara uygun olarak, örgüt, tutulan pozisyonlar için bir görev tanımı düzenler. İşleme veya tatil koşullarına, programa, ek gereksinimlere ve diğer önemli koşullara ilişkin ek öğeleri içerebilir.
Talimatın geliştirilmesi, kuruluşun üst yönetimi, yardımcıları veya personel memurlarının acil amirleri tarafından gerçekleştirilir. Bu süreçte avukatlar ile mutabık kalınarak imzalanır ve yürürlüğe girer.
Bir kuruluş için temel olarak kullanılabilecek örnek bir iş tanımı örneği:
Talimatlardan da görebileceğiniz gibi, bir personel uzmanı yalnızca işçilerin seçimi ve yerleştirilmesiyle değil, aynı zamanda diğer faaliyetlerle de meşgul olmalıdır.
Talimatlarda belirtilmesi gereken eşit derecede önemli bir nokta, çalışanın haklarıdır.
Ve eşit derecede önemli bir bölüm, bir uzmanın sorumluluğundadır, çünkü kişisel işlerle vasat bir şekilde çalışır ve gizli bilgilere sahiptir.
İnsan Kaynakları Uzmanı Hakları
Bir talimat hazırlarken, bu kesinlikle ihmal edilemeyecek önemli bir noktadır. Personelin korunması için temsilci organlarla hazırlanan iş tanımının onaylanması Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından sağlanmamasına rağmen, çalışanların haklarının ihlal edilmesini önlemek için onay genellikle hukuk departmanı ile gerçekleşir. .
Personel memuru aşağıdaki haklara sahiptir:
- Şirket liderlerinin doğrudan faaliyetleriyle ilgili mevcut belgeleri ve kararları hakkında bilgi sahibi olmak.
- İş görevlerinin yerine getirilmesi için gerekli olan bilgilere erişebilir.
- Faaliyetlerinin yürütülmesi ile doğrudan ilgili iş ve koşulların iyileştirilmesi için önerilerde bulunmak.
- Görevlerin yerine getirilmesi için tamamen yüksek kaliteli teknik ve bilgilendirici koşullar organizasyonu alın.
İK uzmanının sorumluluğu
Personel memuru, doğrudan görevlerinin ihlali nedeniyle Rusya mevzuatına göre sorumludur:
- Acil görevlerinin yerine getirilmemesi veya kalitesiz bir şekilde yerine getirilmesi durumunda.
- Kuruluşun talimat ve emirlerinin ihlali durumunda, iş yönetmelikleri ve gerekli disiplin.
- Ticari sırların ihlali veya personelin kişisel verilerinin ifşası halinde.
Görevi İK departmanının faaliyetlerini düzenlemek olan şirket başkanı veya İK departmanı başkanı aşağıdakilerden de sorumlu tutulabilir:
- Çalışanlarla resmi sözleşmelerin olmaması.
- Kişisel dosya eksikliği.
- Hazırlanmış bir tatil programının olmaması.
- Emek korumasına ilişkin belge eksikliği.
Personel memurunun karşılaştığı mesleğin özellikleri
Personel memuru, görevlerinin kapsamlı listesine rağmen, öncelikle belirli bir kuruluştaki belgelerin bakımıyla ilgilenmektedir. Bunlar emirler, iş sözleşmeleri, yönetmelikler, çalışanların beyanları, askeri kayıtlar, emeklilik, tercihli vb.
Bu pozisyonu tutan uzmanın özellikleri nelerdir?
Olumlu olanlar şunları içerir:
- Çalışma rejimi. Nadir durumlarda, fazla çalışma meydana gelebilir. Temel olarak, bu sabit normal hafta sonları (Cumartesi ve Pazar) ve resmi tatillerde çalışma dışı günler içeren standart bir programdır. Çoğu zaman, çalışma, öğle yemeği molası da dahil olmak üzere 9: 00-18: 00 arasındadır.
- Gerekli tüm ödemeleri içeren istikrarlı bir sosyal paket.
Küçük kuruluşlarda çalışanların hakları ihlal edilebilir, sosyal paket veya resmi kayıt yoktur. Bu nedenle iş başvurusu yaparken sadece çalışanlarıyla ilgilenen güvenilir firmaları tercih etmelisiniz.
- Fazla hareket kabiliyeti olmayan evrak işleri.
- Kariyer gelişimi ve yüksek ücretler için fırsat.
- Ofis işi.
Negatif olanlar şunları içerir:
- Doğrudan sorumluluklara ek olarak, her zaman doğrudan uzmanlıkla ilgili olmayan büyük miktarda ek sorumluluklar.
- Çalışanlar ve üstler arasında bulma. Olumsuz durumları çözmeniz gerektiğinde bu bir dezavantaj olabilir.
- Bazıları için ofisteki evrak işleri bir eksi gibi görünecek.
- Monoton.
- Muhasebe departmanı ile yapılan çalışmalarda olası anlaşmazlıkların ortaya çıkması.
- İşe alınan çalışanın dürüst olmaması durumunda sorumluluk.
Personel departmanının bir çalışanı sürekli olarak yeni insanlarla tanışır ve iletişim becerilerine sahip olmalı, insanları ve çalışmalarını organize edebilmeli, arkadaş canlısı olmalı ve aynı zamanda personeli değerlendirmek için modern yöntemlere sahip olmalıdır. Karşılıklı anlayış becerilerine sahip olmalı ve çalışmalarını karşılıklı işbirliğine dayandırmalıdır. Ayrıca personel memuru, faaliyetlerinde sürekli olarak üçüncü taraf kuruluşlarla etkileşimlerle karşılaşmaktadır. Emekli Sandığı, Devlet Çalışma Müfettişliği ve diğerleri gibi).
Bir uzmanın bu alandaki yetkinliği, aynı zamanda teknoloji ve otomasyonu kullanma becerisine de bağlıdır.
Çözüm
Özetle, personel memurunun mesleğinin mevcut durumda önemli ve önemli olduğunu söyleyebiliriz. modern dünya... Sadece şirket için personel alımıyla değil, aynı zamanda çok sayıda belgeyle de ilgilenir. Temel olarak, bu çalışma onunla bağlantılıdır: bir arşivin tutulması, kişisel dosyalar, çalışanların diğer pozisyonlara kabulü, işten çıkarılması ve taşınması, askeri kayıt, emekli maaşlarının kaydı, tatiller ve programlar. Bu meslek, rahat bir ofiste hareketsiz çalışmayı sevenler için uygundur.
Buna rağmen, bir uzmanın personel departmanındaki konumu aşağıdaki becerileri ifade eder: iletişim becerileri, yardımseverlik, organizasyon becerileri, şu ya da bu şekilde işçi ofis işi ile ilgili olan iyi mevzuat bilgisi.
İK departmanı ayrıca bir boş pozisyon seçeneğine sahiptir: müfettiş, uzman ve şef. Her biri kendi belirli beceri ve niteliklerini üstlenir. Örneğin, yalnızca yüksek öğrenim görmüş ve benzer bir pozisyonda deneyime sahip bir aday patron olabilir. Deneyim olmadan bir müfettiş olabilir ve ardından kariyer basamaklarını tırmanabilirsiniz.
Diğer herhangi bir uzmanlığa gelince, bir personel memuru için, çeşitli kuruluşların kendilerinin onayladığı iş tanımları için yerleşik bir şablon vardır. Aynı zamanda şirketin detayına, mesleğin gerekliliklerine ve yükümlülüklere bağlı olarak ek koşulları belirtirler. Ayrıca çalışanın tüm hakları, sorumluluğu ve işbirliği koşulları da bunlarda belirtilmiştir.
Bu videoda, bir personel uzmanı mesleğinin özelliklerini tanıyabilir ve muhtemelen kendiniz için makalede tartışılmayan yeni bir şey öğrenebilirsiniz:
Şu anda, muhtemelen başka hiçbir meslek, bir personel memurunun mesleği kadar geniş bir isim yelpazesine sahip değildir. Birleşik Yeterlilik El Kitabında, bir şekilde personel işi ile ilgili olan on yedi pozisyon bulabilirsiniz. Bu durum, bu konumlar arasındaki farkları, her birinin işlevsel yükü hakkında düşündürür. Sıradan bir İK müfettişinin iş tanımında kendisine ne yazması gerektiği sorusu bugün özellikle alakalı ve akut. Bu çalışanın sorumluluklarını mümkün olduğunca ayrıntılı olarak ele almaya çalışacağız.
İK departmanının değeri
Birçok kuruluş başkanı, hala personel departmanının atanmasının, yalnızca ofis işleri ile ilişkili olarak dar odaklı olduğuna inanmaktadır. Ancak bugün ülkemiz, Batı'yı takip ederek, işçi ve işveren arasındaki en önemli bağın personel memuru olması nedeniyle, personel hizmetini insan kaynakları yönetimi ile uğraşan bir alt dal haline dönüştürmeye başlamıştır.
Şu anda, bir insan kaynakları uzmanı öncelikle bir yöneticidir, aynısı, bugün görevleri genellikle yalnızca kayıtları işlemeyi ve tutmayı içermeyen bir insan kaynakları müfettişi gibi bir pozisyon için de söylenebilir. Bu, özellikle İK müfettişinin işe alım, eğitim ve diğer birçok işlevden sorumlu olabileceği küçük şirketler için geçerlidir.
kadro sayısı
Personel yönetimi hizmetinin bölümlerinin adları ve sayısı, işletmenin büyüklüğüne, geleneklerine ve faaliyetin özelliklerine bağlıdır. Aynı zamanda organizasyonun büyüklüğü, işin yönü, işletmenin stratejik hedefleri, gelişim aşaması, çalışan sayısı ve personel ile çalışmada öncelikli görevler dikkate alınmalıdır.
Büyük organizasyonlarda, İK departmanı birkaç departman içerebilir. Örneğin, bordro departmanı, istihdam departmanı, eğitim ve geliştirme departmanı, ofis ve muhasebe departmanı. Küçük kuruluşlarda, personel hizmetinin tüm işlevlerini yalnızca bir uzman yerine getirebilir - görevleri aslında asgari bir işlev listesi içermesi gereken bir personel müfettişi: İK yönetimi ve işe alım.
servis uzmanları
İK departmanlarının veya hizmetlerinin başkanı genellikle bir orta yöneticidir: bir hizmet başkanı, İK direktörüne rapor veren bir departman. Departmanlar, hizmet şeflerine rapor veren yöneticiler tarafından yönetilen daha küçük birimlere - gruplara veya sektörlere ayrılabilir.
Orta ölçekli işletmelerde (çalışan sayısı 100-1000 kişidir), personel hizmetinin düzenlenmesi çoğunlukla bu tür çalışanların varlığını gerektirir:
- büro uzmanı;
- iş hukuku uzmanı;
- işe alım uzmanı;
- geliştirme ve eğitim müdürü,
- eğitmen veya eğitim yöneticisi;
- fayda ve tazminat yöneticisi;
- kurumsal etkinlik yöneticisi.
Daha küçük kuruluşlarda (çalışan sayısı 100 kişiye kadar), bu çalışanların hemen hemen tüm işlevleri bir personel müfettişinin görevleridir.
personel memuru için aranan şartlar
Tabii ki, yukarıdaki pozisyonların tümü tek bir uzman - personel departmanı müfettişi - tarafından birleştirilemez. Bu çalışanın görevleri öncelikle İK yönetimi ile ilgilidir. Bu nedenle, bu pozisyon için potansiyel bir adayı işe alırken, nispeten düşük profesyonel gereksinimler uygulanır.
Yeterlilik el kitabı, personel müfettişinin bir orta dereceli uzmanlık eğitimi (bu durumda, iş tecrübesi önemli değildir) veya orta öğretim (bu, özel eğitim ve en az üç yıllık mesleki deneyim gerektirir) olması gerektiğini bildirir.
İnsan Kaynakları Sorumlusu: sorumluluklar
Dolayısıyla, bu uzmanın işlevleri aşağıdaki gibidir:
- işletme personelinin kayıtlarını tutmak;
- çeşitli personel operasyonlarının kaydı (kabul, transfer, işten çıkarma);
- çalışanların kişisel dosyalarının kaydı ve bakımı, bunlarda değişiklik yapılması;
- muhasebe, depolama ve çalışma kitaplarının doldurulması;
- kıdem kaydı;
- çalışanların iş faaliyeti sertifikalarının kaydı (geçmiş ve şimdiki);
- emeklilik sigortası kartlarının ve çalışanlara ve ailelerine emekli maaşı atanması, tazminat ve yardımlar için gerekli diğer belgelerin kaydı;
- tatillerin sağlanmasının muhasebeleştirilmesi, tatil programlarının nasıl hazırlandığı ve takip edildiği üzerinde kontrol.
Personel alımı
Bir insan kaynakları müfettişinin sorumlulukları genellikle boş pozisyonlar için personel alımını içerir. Bu çalışma, istihdam servisi ile bu konuda işbirliği, randevu ve başvuru sahibine boşluğun niteliği, çalışma koşulları ve ücret düzeyi hakkında bir açıklama içeren görüşmeler de dahil olmak üzere, mevcut boş pozisyon hakkında çeşitli kaynaklara bilgi yerleştirilmesi ile ilgilidir. , başvuru sahibinin genel seviyesinin belirlenmesi boş pozisyon, tecrübesi ve profesyonellik derecesi.
Çoğu zaman, bir insan kaynakları müfettişinin görevleri, rekabetçi seçim boş bir koltuk için başvuran uzmanlar arasında. Personel memuru, personel seçimi için önlemler geliştirir ve onlarla bir iş sözleşmesi imzalanırken oluşturulan testlerin gelecekteki çalışanlarının geçişini izler.
Personel denetçisinin ek işlevsel sorumlulukları
En sık olarak adlandırılan bazı ek işlevler vardır. personel işi... İK müfettişi başka hangi görevleri çözmelidir? Sorumluluklar şunları içerebilir:
- Eğitim gerekli malzemeler tasdik, yeterlilik, rekabet komisyonları, çalışanların ödül ve teşvikler için sunulması;
- personel devir hızının nedenlerinin incelenmesi, azaltılması için önlemlerin geliştirilmesi ve uygulanması;
- arşive sunulmak üzere belgelerin hazırlanması;
- emek disiplini üzerinde kontrol;
- ileri eğitim ve profesyonel yeniden eğitim organizasyonu;
- nitelikleri doğrulamak için sınavların organizasyonu;
- kişisel değerlendirme için bir sistemin geliştirilmesi ve iş nitelikleriçalışanları kariyer gelişimi için motive etmek;
- hizmet sertifikalarının tescili ve verilmesi;
- personel rezervinin oluşturulması ve etkin kullanımı.
askeri kayıt
Birçok işveren buna inanıyor fonksiyonel sorumluluklarİK müfettişleri, işletme çalışanlarının askeri kaydını içerir. 27 Kasım 2006 tarih ve 719 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi'ne göre, "Askeri Tescil Yönetmeliğinin onaylanması üzerine", bu faaliyette bulunan çalışan sayısı, ilgili çalışan sayısı ile doğru orantılı olmalıdır. kayıt.
Özellikle askeri sicilde beş yüzden az vatandaşın bulunduğu bir işletmede, bir çalışan bu işlevleri bir arada yerine getirir. Böylece, askerlik sicilindeki kişi sayısının beş yüzü geçmediği bir kuruluşta personel müfettişi görev yapabilir. askeri kayıt, ancak yalnızca dahili kombinasyon şartıyla. Ve kayda tabi daha fazla sayıda insanla, bu amaçlar için ayrı bir personel birimi tahsis edilmelidir.
Bir krizde İK çalışması
Geçen yıl, işletmelerin yönetimi, mal ve hizmet üretim hacmini azaltmak, personel sayısını azaltmak da dahil olmak üzere kendi maliyetlerini azaltmak gerektiğinde, mali krizin üzücü koşullarıyla karşı karşıya kaldı. Bu arka plana karşı, kadro çalışanlarının, örneğin meslektaşlarına işten çıkarılma bildirimlerini vererek, takımdaki duygusal arka planı yönetmek ve teselli kelimeleri bulmak zorunda kalan tam zamanlı psikologların niteliklerine sahip olmalarına artan bir ihtiyaç vardır. .
Değer arttıkça İK departmanının rolü artar insan kaynakları Kuruluşun finansal başarıya ulaşması için. Bu bağlamda personel memurlarının geleneksel görevleri ortadan kalkmıyor. Personel hizmetleri, İK yönetimi, ücretlendirme, işe alım ve uzmanların eğitiminden sorumlu olmaya devam etmektedir. Bununla birlikte, aynı zamanda, personel departmanı, işletmenin yetkin yönetiminin ayrılmaz bir unsurudur. İyi şanslar!