Ma az irodában található dokumentumok 100%-a itt készül elektronikus formában, de így is több mint 80%-a ki van nyomtatva (jóváhagyásra, megismertetésre, beindításra). Hatékony lehet egy ilyen megközelítés?

Úgy tűnik, hogy az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése a legésszerűbb lépés a döntéshozók részéről. Az automatizálás üzleti igénye azonban korántsem azonnali. És csak miután számos jelet kapott, a vezetés arra a következtetésre jut, hogy a vállalkozásnak speciális információs rendszerre van szüksége a tartalomkezeléshez (ECM-rendszer). Ekkor van szükség arra, hogy az információt annak létezésének minden szakaszában kezelni kell, amíg az elavulttá nem válik.

Mi az elektronikus dokumentum, EDMS, ECM

Sok definíció létezik. Igyekszünk a legérthetőbbet és legterjedelmesebbet nyújtani.

Elektronikus dokumentum- számítógépen tárolt információhalmaz (szöveg, kép, hangfelvétel) (Word, Excel fájlok stb.). Hozzá tartozik egy attribútumokkal ellátott kártya, ahogy a könyvtárban lévő könyvekhez egy iratszekrény. Attribútumok (cím, szerző, létrehozás dátuma stb.) alapján a dokumentum gyorsan megtalálható.

Munkafolyamat(munkafolyamat) - az alkalmazottak tevékenységeinek sorozata egy adott üzleti folyamaton belül. Ilyen sorrend például a dokumentum átvétele, nyilvántartásba vétele, a dokumentum mérlegelése és végrehajtása, az üzleti folyamat pedig a polgárok fellebbezéseivel való munka.

Elektronikus dokumentumkezelés(EDI) a dokumentumokkal való munkaszervezés olyan módja, amelyben a dokumentumok nagy része elektronikus formában kerül felhasználásra és központi tárolásra.

Szüksége van ECM rendszerre

Annak eldöntéséhez, hogy szükség van-e EDMS-re vagy ECM-rendszerre, válaszoljon a következő kérdésekre:

• gyorsan megtalálja a megfelelő dokumentumot, miközben egy fontos partnerrel beszél telefonon?
• pontosan meg lehet-e mondani, hogy az Ön által kiadott utasítások közül melyik nem készült el és jelenleg esedékes?
• Biztos abban, hogy a dokumentumok jóváhagyásának jelenlegi gyorsasága pozitív képet alakít ki szervezetéről?
• Elégedett az asztalán lévő papírok mennyiségével?
• Meg tudja magabiztosan megmondani, hol található jelenleg a jóváhagyásra elküldött dokumentum?

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Az üzleti folyamatok átláthatósága. A rendszernek köszönhetően nyomon követheti a szervezet tevékenységének minden szakaszát. Az üzleti folyamatok abszolút átláthatóvá válnak a menedzsment számára, könnyebben irányíthatók.

Magasabb teljesítményfegyelem. A statisztikák szerint a kapott feladatok 20%-át nem az ezekért felelős munkatársak végzik el. VAL VEL teljes felügyelet az ECM rendszer a munka minden szakaszában közvetlenül befolyásolja a dolgozók teljesítményfegyelmét.

Alacsonyabb munkaerőköltségek a vezetők és az alkalmazottak számára. A rendszer lecsökkenti azt az időt, amelyet az alkalmazottak szinte minden rutin műveletre fordítanak a dokumentumokkal: létrehozás, keresés, jóváhagyás stb. Felgyorsítja a dokumentumáramlást. Ennek eredményeként a szervezetben minden folyamat gyorsabban megy végbe.

Az információk bizalmas kezelése biztosított. Egy adatszivárgás több millió dollárba kerülhet egy szervezetnek. A hagyományos „papír” munkafolyamattól eltérően az ECM rendszer szigorúan a hozzárendelt felhasználói jogoknak megfelelően biztosít hozzáférést a dokumentumokhoz. A dokumentumon végzett összes művelet (olvasás, módosítás, aláírás) naplózásra kerül.

Megfelel az ISO 9000 szabványnak. A minőségirányítás beállítása mára az egyik kiemelt feladattá vált az orosz vállalatoknál. A minőségirányítási rendszer (QMS) követelményei között szerepel az átlátható dokumentumáramlás, valamint az alkalmazottak közötti információcsere.

Könnyen újíthat és képezhet újoncokat. Az ECM rendszerre épülő értesítési rendszernek köszönhetően gyorsan eljuttathatja az új munkaszabályokat minden dolgozóhoz. Az új munkatársak képzési ideje lecsökken a szükséges információk (szabályzatok, utasítások stb.) gyors felkutatása miatt. Könnyű az útvonalak és a dokumentumsablonok megváltoztatása, ami után az alkalmazottak automatikusan új módon kezdenek dolgozni.

Vállalati kultúra fejlesztése. Az ECM rendszer bevezetése kialakítja és fenntartja a vállalat belső politikáját, csapatépítéshez vezet. Ezzel párhuzamosan nő az egyes dolgozók felelőssége a rábízott feladat minőségi ellátásáért.

Több versenyelőny. Az ECM rendszer közvetlenül befolyásolja a vállalat versenyelőnyeit a többi piaci szereplővel szemben. Az információáramlás gyors mozgása és az összes folyamat precíz irányítása miatt nő az ügyfélszolgálat gyorsasága és minősége. A legnagyobb vállalkozások munkája is egyre mobilabbá válik, és kevésbé függ néhány „pótolhatatlan” alkalmazotttól.

ECM Technologies

A vállalati tartalomkezelés a gyakorlat és az elmélet oldaláról is megközelíthető.

Kezdjük az utolsóval. Ügyeljen az életciklus összetevőire, amelyeket az AIIM (Információ- és Képkezelési Szövetség) szószedetének kanonikus definíciója jelez:

• elfog (elfog),
• menedzsment (kezelés),
• tároló (üzlet),
• védelem (megőrzés),
• információszolgáltatás (Deliver).

Az információkat annak teljes életciklusa alatt kell kezelni: a létrehozástól vagy a szervezet általi átvételtől a végfelhasználóhoz való eljuttatásig vagy a tárolási idő lejártát követő megsemmisítésig.

Az információ a szervezet minden folyamatát áthatja, különböző szoftverekben, különböző alkalmazások segítségével jön létre és dolgozza fel. De csak egy ECM-rendszer összpontosít az adatkezelés egységes megközelítésére egész életük során.

Üzleti szempontból életciklus dokumentálja a fontos lépéseket, amelyek közvetlen hatással vannak az üzleti folyamatokra, amikor részt vesz a munkafolyamatokban (munkafolyamat). De technikai szempontból nem hordoznak kifejezett szemantikai terhelést, és a "dokumentumkezelés" általános kifejezéssel jelölik őket.

Az EDMS és ECM rendszerek funkcionalitása és osztályozása

A Gartner kutatócég szerint a 6 funkcióból legalább 3-at támogató rendszerek ECM-be sorolhatók:

• dokumentumkezelés: ki-/bejelentkezés, verzióellenőrzés, biztonság, dokumentumcsoportosítás stb.;
• közös dokumentumokon végzett együttműködés és a projektcsapatok támogatása;
• dokumentum szkennelés és papírdokumentum képkezelés;
• iratkezelés a hosszú távú archiválás érdekében, automatizálva a megőrzési szabályokat és előírásokat, biztosítva, hogy az iratok megfeleljenek a jogszabályoknak és előírásoknak;
• munkafolyamat az üzleti folyamatok támogatásához, a tartalom útválasztásához, a munkafeladatok és állapotok hozzárendeléséhez, az útvonalkövetéshez és a végrehajtás ellenőrzéséhez;
• webes tartalomkezelés a közzététel automatizálásához, dinamikus tartalomkezelés és felhasználói interakciókezelés ezekhez a feladatokhoz.

Erről a témáról az „EDMS és ECM funkciók” szakasz fejléceiben tudhat meg többet:

Példa üzleti folyamatra egy ECM rendszerben

Mit ne várjunk egy ECM rendszertől

Jelenleg a vállalkozások komplex automatizálása több rendszer integrálásával épül fel, amelyek mindegyike bizonyos feladatokat old meg. Ezért nagyon fontos megérteni, hogy pontosan mit kell megvalósítani az egyes rendszereken belül.

Vegye figyelembe a leggyakoribb üzleti követelményeket, amelyek megvalósítása az EDMS és az ECM rendszerben ésszerű legyen.

HR iratkezelés. Annak ellenére, hogy közvetlenül kapcsolódik a dokumentumokhoz, ennek a területnek a feladata nem maga a dokumentumáramlás, hanem a számvitel és a személyzeti menedzsment.

A munkavállalónak különféle személyzeti kiválasztásra van szüksége - végzettség, nem, szakterületek, a felvétel / elbocsátás dátuma stb. szerint, mert ezeket az információkat strukturált formában kell tárolni egy adatbázisban, nem pedig különálló, strukturálatlan dokumentumok formájában.

Az egyes dokumentumok létrehozásának tükröződnie kell a személyzeti állapot változásában, ezért a személyi nyilvántartások kezelésének automatizálása érdekében célszerű speciális, ECM rendszerrel integrálható személyzeti menedzsment rendszereket használni a strukturálatlan információk (önéletrajzok, fényképek) tárolására. , személyi rendelések stb.). Ezen túlmenően hasznos ezen dokumentumok jóváhagyási folyamatainak automatizálása az ECM rendszerben.

Pénzügyi bizonylatok elszámolása.Hasonló a helyzet a strukturált pénzügyi dokumentumokat: számlák, számlák, elvégzett munkák, stb.

Az adóigazgatáshoz ill könyvelés, amelyek elsődleges dokumentumokon alapulnak, speciális könyvelési rendszerek, valamint az ERP rendszer speciális moduljai. Az ECM rendszer ezeket nem tudja pótolni, bár a szkennelés és a pénzügyi dokumentumok szkennelt képeinek elektronikus archívumának szervezése az EDMS feladata. Az ilyen megoldások megvalósításának szükségessége általában akkor merül fel, ha nagyszámú dokumentum és üzleti folyamat résztvevője van, akik a pénzügyi dokumentumokkal ugyanúgy dolgoznak, mint az EDMS dokumentumokkal, figyelembe véve a hozzáférési jogokat, az elektronikus aláírást stb.

Ezen kívül most már lehetőség van a pénzügyi dokumentumok (számlák, szerződések, fuvarlevelek és okiratok) elektronikus formában történő cseréjére is. Az ilyen dokumentumok EDMS-ben való tárolása további előnyt jelent. .

Üzleti folyamatok elemzése, modellezése.

A folyamatok elemzésére és modellezésére általában a BPM osztály () rendszereit használják. Ezek speciális üzleti elemző eszközök egy vállalati vagy külső tanácsadó cég számára. A szimulált üzleti folyamatok tartalmazhatnak olyan műveleteket, amelyek nem kapcsolódnak dokumentumokhoz, kézzel (például dokumentumok futárral történő kézbesítése), külső entitásokkal (például beszállítókkal) vagy más rendszerosztályok (ERP, CRM) támogatásával.

A klasszikus EDMS információkkal szolgálhat az üzleti folyamatok elemzéséhez (például jelentések formájában bizonyos típusú feladatok végrehajtásának késéséről). De ez csak egy kis része a teljes elemzéshez szükséges adatoknak.

Célszerű az EDMS-t a referenciaadatok, például a dokumentumtípusok vagy a szervezeti struktúra modellező rendszereivel integrálni.

ECM rendszer bevezetése

Megvalósítási hatás

Az ECM projekt eredményeinek értékelése nem különbözik egy informatikai projekt hatékonyságának elemzésétől, az utóbbi pedig bármely vállalati projekt értékelésétől.

Itt az indíték a vállalat technológiáinak érettsége, amely nélkül a vállalkozás egyszerűen nem tekinthető hatékonynak. Más esetekben az előnyöket szinte lehetetlen kiszámítani, bár a megvalósítás szükségessége kétségtelen. És néha a hatás kiszámítása drágább, mint maga a technológia (például az alkalmazottak korlátlan internet-hozzáférésének biztosítása). Mindezekben az esetekben a hangsúly inkább a projekt költségén és a megoldásban rejlő lehetőségeken van, beleértve azt is, hogy a bevezetett rendszer milyen könnyen oldja meg a többi vállalati problémát.

Az EDMS és az arra épülő megoldások nem mindig tulajdoníthatók olyan rendszereknek, amelyek hatását illetően minden világos. Az eszközök felhasználásának hatékonyságának elemzésének hagyományos módszerei nem alkalmazhatók az információra, valamint a "haszon és az összköltség aránya a hatékonyság" képlet. Ez annak köszönhető, hogy az információ a termelésben részt vevő immateriális javak az anyagi és munkaerő-forrásokkal együtt. Az ECM rendszer bevezetése az üzleti folyamatok és a munkaerőköltségek változásával jár együtt. Az információs rendszerek, ezen belül az ECM költségei a legtöbb esetben közvetettek, melyek egységnyi kibocsátásra csak valamilyen gazdaságtervezési modell segítségével számolhatók. A formalizálás pedig gyakran meglehetősen nehéz.

Az ECM rendszer megvalósításának szakaszai

Az ECM rendszer kiválasztása és megvásárlása csak az első lépés az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiépítése felé a szervezetben. Mielőtt elkezdene működni, és valóban hatást fejt ki, lesz egy megvalósítási folyamat.

Az ECM rendszer megvalósítása általában abból áll következő lépések:

• a projekt szervezése, személyzet elosztása (projektvezető és munkacsoport);
• a vállalkozás kutatása és az ECM rendszer használatára vonatkozó megoldások tervezése;
• az ECM rendszer felállítása és adaptálása;
• kiképzés;
• próbaüzem.

Mindenesetre a következő szabályok kötelezőek a sikeres végrehajtáshoz:

• a menedzsment aktív részvétele az ECM rendszer bevezetésének és használatának folyamatában;
• kulcsfontosságú alkalmazottak kiosztása és mélyreható képzése szoftverek bevezetéséhez és támogatásához;
• képzés szervezése minden felhasználó számára, és utasításokat ad a rendszerrel való munkavégzésre vonatkozóan.

Az ECM rendszer bevezetésének problémái és kockázatai

Sok tekintetben egybeesnek mások megvalósítási projektjeivel információs rendszerekés vezessen a következőkhöz negatív következményei:

• megsértették a projekt határidejét és költségvetését;
• nem valósul meg minden cél (a rendszer működik, de nem teljes mértékben: kevesebb/rosszabb a tervezettnél);
• megvalósítása teljesen megszakad (a rendszer nem igazán működik).

Kockázati sajátosságok amiatt, hogy a vállalkozás dolgozóinak többségének szüksége van rá rövid időszakáttérni számukra teljesen új munkamódszerekre (dokumentumok elektronikus formában történő olvasása, vezetői állásfoglalások és aláírások fogadása elektronikus formában stb.). Az ECM-rendszer bevezetésének legjellemzőbb kockázatai a következők:

• a felhasználók konzervativizmusa, az új munkamódszerek elutasítása;
• a hétköznapi felhasználók és a felső vezetés alacsony számítógépes műveltsége;
• strukturálatlan folyamatok (szabályozás hiánya);
• elégtelen/nem megfelelő műszaki felszereltség;
• fuzzy projektmenedzsment.

A kockázatok megelőzésének módjai alapértelmezett:

• az ECM rendszer működésének részletes és előzetes tervezése egy adott vállalkozásnál;
• világos irányelvek és személyes vezetési példa;
• személyzet képzése és működési támogatása a problémák megoldásában;
• szakaszos végrehajtás.

Az elektronikus dokumentum megbízhatósága és jogszerűsége

Az elektronikus tartalomkezelés és a papírmentes interakció területe a vállalatoknál jelenleg aktívan fejlődik. A jogszabályok is változnak, bizonyos szabályokat az életben való letelepedés után rögzítenek, másokat pedig éppen ellenkezőleg, új normák állami szintű elfogadása után vezetnek be.

A papíralapú okirat hitelességének és jogi jelentőségének megállapítása mindenki számára egyértelmű eljárás: az iratnak rendelkeznie kell a szükséges aláírásokkal és pecsétekkel. De hogyan állapítható meg egy elektronikus dokumentum hitelessége?

Erre teremtve elektronikus aláírás (ES)- a hamisítás elleni védelmet szolgáló elektronikus dokumentum adatai. Azonosíthatja az aláírás tulajdonosát, valamint megállapíthatja, hogy az elektronikus dokumentumban az aláírást követően nem történt-e változás.

A legegyszerűbb formájában az EP mechanizmus a következőképpen működik:

• egy hitelesítési központot (alrészleget vagy külső szervezetet) osztanak ki, amely speciális szoftver segítségével minden felhasználó számára úgynevezett „kulcstanúsítványokat” állít elő;
• létrejön egy ES kulcs – ez egy egyedi karaktersorozat. Ez egy privát kulcsból áll, amely csak a tulajdonosa számára érhető el, és ők írhatják alá az ES dokumentumot, valamint egy nyilvános kulcsból, amely mindenki számára elérhető, segítségével meghatározható, hogy ki és mikor írta alá az elektronikus dokumentumot.

ECM rendszer használatakor a felhasználó által esetlegesen felmerülő összes „nehézség” rejtve van. A felhasználónak általában egyszerűen ki kell választania a kívánt funkciót: „Aláírja a dokumentumot” (az ES által aláírt dokumentum egyidejűleg bezárul a módosítások miatt) vagy „Információ az aláírásokról”. legitimációját elektronikus dokumentumokat felismerik.

búcsúzó szó

Sok sikert kívánunk az új ismeretek elsajátításához, anyagaink ebben mindig segítségére lesznek.

Ma a legtöbb dokumentumot kezdetben elektronikusan hozzák létre. A papíron belépőket gyakran digitalizálják. Ezért amikor dokumentumkezelésről beszélünk, nem csak a papíralapú dokumentumokat kell szem előtt tartani, hanem az elektronikus változatok mozgásának formalizálását, vagyis az EDI-t is.

Az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésének különböző típusai, módjai léteznek - megosztott fájltároló létrehozása a szerveren, belső levelező vagy egyéb kommunikációs rendszerek használatával. De a megoldandó feladatok egy bizonyos szintjéig és a cég tevékenységének mértékéig működik. Továbbmenve be kell vezetnünk egy olyan rendszert, amely egyszerűsíti a papíralapú és az elektronikus dokumentumokkal való munkát. Ez lehetővé teszi különféle típusú EDI készítését.

Az elektronikus dokumentumkezelés célja a hatékonyság!

Azok az idők, amikor az EDMS bevezetése tisztelgés lehetett a divat előtt, elmúltak. Az EDI-re áttérő szervezetek most elsősorban a hatékonyságra gondolnak. Ennek növelése kétféleképpen lehetséges - az eredmény növekedésével, a költségek csökkenésével. A modern EDMS mindkét módszert alkalmazza.

Tehát a költségek csökkentése hozzájárul:

• Csökkentett papírköltség (nyomtatás, másolás, postázás stb.).
• Az alkalmazottak munkaidejével kapcsolatos improduktív kiadások csökkentése. Nyugati tanácsadó cégek szerint a dokumentumokkal kapcsolatos rutinszerű, eredménytelen műveletekre fordított idő aránya a teljes munkaidő 20-30%-a (a gyakorlatban pedig akár 60-70%) is lehet. Az ilyen költségek csökkentése az EDMS bevezetésének egyik legfontosabb célja.

Az EDMS megvalósításának hatékonyságát befolyásolják:

• Az információáramlás felgyorsítása (több operatív információs támogatás a menedzsment számára - nagyobb döntési sebesség).
• Vállalati kultúra megváltoztatása (a munkatársak informatikai felkészültségének javítása, az innovációk jobb megítéléséhez való hozzájárulás).

Fő célok

Az EDI bevezetésével a szervezetek leggyakrabban a következő feladatok megoldását tervezik:

• az irányítás hatékonyságának javítása a teljesítmény-ellenőrzés automatizálásával, az osztályok, az egyes alkalmazottak tevékenységének nagyobb átláthatósága;
• üzleti folyamatok automatizálása azok egyidejű optimalizálásával;
• támogatás biztosítása a vállalati információkhoz, tudásokhoz való hozzáférés felhalmozásához, kezeléséhez és megszervezéséhez;
• a vállalat egészének, egyes részlegeinek, munkacsoportjainak, az ezen információknak a döntéshozatal támogatására felhasználható munkavállalóinak, stb. tevékenységének rögzítése;
• a papíralapú dokumentumok forgalmának csökkentése (a költségek csökkentése érdekében);
• egyszerűsítés, a jelenlegi tevékenységek során használt dokumentumok tárolási költségeinek csökkentése működőképes elektronikus archívum létrehozásával.

Az EDMS kiválasztását befolyásoló tényezők

Minden olyan szervezetet, amely EDMS-t választ, bizonyos kritériumok vezérelnek. A választást olyan tényezők befolyásolják, amelyek magát a szervezetet és annak munkafolyamatát jellemzik. Ezek vonatkoznak a szervezeti struktúra jellemzőire, az üzleti folyamatokra, a dokumentumáramlással szemben támasztott meglévő követelményekre, a tartalom típusaira, a rendszer szükséges funkcionalitására, a megvalósítás módjaira, támogatására, fejlesztésére, integrációjára stb. Több
Általános besorolás

Minden besorolás feltételes. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek típusait a funkcionalitás és a megoldandó feladatok, a vállalkozások léptéke, az architektúra stb.

A funkcionalitás és a megoldandó feladatok szerint a következőket különböztetjük meg:

• Üzleti rendszerek. Olyan szervezetek számára készült, amelyek szigorúan formalizált munkafolyamat-szabályokkal és vertikális menedzsmenttel rendelkeznek.
• Elektronikus archívumok. Nem az iratok mozgását hivatottak támogatni, a fő cél a szükséges adatok tárolásának, visszakeresésének megszervezése.
• Munkafolyamat rendszerek. Középpontjukban az általuk automatizált üzleti folyamatok állnak, a dokumentumok és a munkafolyamatok pedig a munkafolyamatok végrehajtásának eszközei.
• ECM rendszerek. Ez egy vállalati tartalomkezelő komplexum, amely egyszerre több funkciót valósít meg - kezelés: dokumentumok; dokumentumok képei (Document Imaging); feljegyzések; munkafolyamatok (Workflow); webtartalom (WCM); multimédiás tartalom (DAM); tudás (Knowledge Management); kollektív interakció (Együttműködés).

A legtöbb EDMS a piacon egyszerre több típusú EDMS elemet tartalmaz.

Hogyan válasszuk ki a „megfelelő” EDMS-t?

Tehát a dokumentumkezelő rendszer kiválasztása egy összetett folyamat, amely sok mindentől függ. Ha kereskedelmi társaságról van szó, akkor a megvalósítás esetleges gazdasági hatása döntő súllyal bír. Ha ez egy közintézmény, akkor a hangsúly a szervezet által megoldott valamennyi feladat támogatásán van, és ezeknek a feladatoknak a tevékenység sajátosságaihoz kapcsolódó sajátosságait. Cégünk szakemberei mindig készen állnak arra, hogy minden olyan tényezőt figyelembe vegyenek, amelyek segítenek a választásban.Az „ARCHÍV ÜZLET” egy speciális rendszer a tanszéki papír- és elektronikus archívumok karbantartásának automatizálására.

Az EOS munkatársai segítenek Önnek a feladataihoz szükséges EDMS kiválasztásában

Elektronikus dokumentumkezelés (EDM)- automatizált folyamatok sorozata az elektronikus formában benyújtott dokumentumokkal való munkavégzéshez, papírhordozók használata nélkül.

A jóváhagyott nyomtatványok szerinti elektronikus bizonylatok minden számviteli program részét képezik, de ahhoz, hogy egy elektronikus dokumentumot jogilag elismerjenek, azt elektronikus aláírással kell aláírni.

Az elektronikus dokumentumok fajtái

Az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum akkor használható, ha az Orosz Föderáció jogszabályai nem tartalmaznak közvetlen tilalmat annak használatára.

Így lehetnek elektronikus dokumentumok a szerződések, a különféle számlák, kérelmek, jelentések, kimutatások, valamint a fuvarlevelek, okiratok, számlák is.

Ezenkívül az elektronikus dokumentumokat nem formalizált dokumentumokra és formalizált dokumentumokra osztják.

A nem hivatalos dokumentumok - levelek, szerződések, meghatalmazások, műszaki dokumentációk és egyéb levelezés - szigorú állami szabályozástól mentesek.

A formalizált dokumentumok esetében külön jogszabály ír elő szigorú követelményeket a formai és továbbítási szabályok tekintetében.

Formalizált dokumentum - a Szövetségi Adószolgálat formátuma szerint létrehozott dokumentum.

A formalizált dokumentumok közvetlenül befolyásolják az adószámítások helyességét, ezért fontos számukra az összes átutalási eljárás betartása.

A formalizált bizonylatok például az elektronikus számlák.

Egyes elsődleges dokumentumokhoz az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat kidolgozta a szállítólevél ajánlott formátumát TORG-12 formájában, valamint a szolgáltatások átvételéről és szállításáról szóló törvényt.

Annak ellenére, hogy az ilyen dokumentumoknál a formátum javasolt jellege feltüntetésre kerül, a társaságoknak az adófelügyelőség kérésére elektronikus úton kell ezeket a dokumentumokat megküldeni, ha szükséges a jövedelemadó-kiadások igazolása.

Elektronikus dokumentumkezelési lehetőségek

Két lehetőség van az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megszervezésére. Az első az elektronikus dokumentumkezelésről szóló megállapodás megkötése a szerződő felekkel és az elektronikus aláírással aláírt dokumentumok e-mailben történő cseréje. Ebben az esetben használhat egy egyszerű elektronikus aláírást.

A második lehetőség az elektronikus dokumentumkezelés megszervezése egy speciális operátoron keresztül.

Ezzel a módszerrel a vállalat csatlakozik az elektronikus dokumentumok cseréjére vonatkozó szabályokhoz, és mind a hivatalos dokumentumokat (amelyek formátumát az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat hivatalosan jóváhagyta), mind a nem hivatalos dokumentumokat (szerződések, megállapodások, egyeztetési aktusok) cserélheti az ügyfelekkel, stb.).

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer főbb funkciói

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer fő funkciói:

dokumentumok nyilvántartása;

a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;

könyvtárak létrehozása és munka velük;

papír és elektronikus dokumentumok mozgásának ellenőrzése, az iratokkal végzett munka történetének vezetése;

dokumentumok részleteinek létrehozása és szerkesztése;

jelentések készítése a vállalkozás dokumentumforgalmáról;

dokumentumok importálása a fájlrendszerből és az internetről;

dokumentum készítése közvetlenül a rendszerből sablon alapján (közvetlen integráció);

dokumentumváltozatokkal, összetett többkomponensű és többformátumú dokumentumokkal, mellékletekkel dolgozni;

dokumentumok elektronikus terjesztése;

mappákban lévő dokumentumokkal dolgozni;

dokumentumok fogadása szkenneléssel és felismeréssel.

az információhoz való hozzáférés és a dokumentumok feldolgozásának költségeinek csökkentése.

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Az elektronikus dokumentumkezelés fő előnyei a következők:

dokumentumok központi, strukturált és rendszerezett tárolása elektronikus archívumban;

a papíralapú számlák nyomtatási, postai és tárolási költségeinek csökkentése;

az iratképzési és -feldolgozási eljárások egységes megközelítése (nyilvántartás, jóváhagyás stb.);

a dokumentumok kézbesítésének, nyilvántartásának és jóváhagyásának idejének csökkentése;

a dokumentumok aláírásának sebessége;

képesség a dokumentumokkal online éjjel-nappal bármilyen művelet végrehajtására: keresés, letöltés, nyomtatás, ellenőrzés, elutasítás, valamint mozgásuk nyomon követése;

dokumentumok gyors keresése.

A csere titkosságát a dokumentumok titkosítása biztosítja.

Az elektronikus digitális aláírás (EDS) biztosítja az aláíró azonosítását és a továbbított dokumentumok sértetlenségét.

Az elektronikus dokumentumok kézbesítését a dokumentumkezelő üzemeltető garantálja.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiépítése

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer működtetéséhez:

kidolgozza és jóváhagyja az elektronikus dokumentumkezelés rendjét;

felelősséget jelöl ki a karbantartásáért;

elektronikus archívumot szervez a fogadott és elküldött dokumentumokról;

a számviteli politikában előírja az elektronikus bizonylatok létrehozásának, fogadásának és tárolásának szabályait, kijelöli az elektronikus bizonylatok kialakításáért és aláírásáért felelősöket.

Minden alkalmazottnak, aki jogosult elektronikus dokumentumok aláírására, rendelkeznie kell elektronikus aláírással.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer létrehozása után a szervezet nem nyomtathat dokumentumokat, hanem elektronikus archívumban tárolhatja azokat.

Az irattárban tárolt dokumentumok szükség esetén az ellenőrök számára kinyomtathatók, a felek elektronikus aláírásával aláírt, előzetesen hitelesítő dokumentum benyújtása mellett.

EDI (elektronikus dokumentumkezelés): részletek könyvelőnek

• Belépünk az EDI korszakába

  "1C-EDO" szolgáltatás. Az "1C-EDO" szolgáltatás előnyei Az "1C-EDO" szolgáltatás a legjövedelmezőbb ... egyszeri szállításokat végezhet az EDO-n keresztül, az "1C-EDO" szolgáltatás fizetés nélkül elérhető. ... az EDI résztvevő azonosítója”. EDI-beállítási profil létrehozása EDI-beállítási profil A létrehozása után... folytassa az "EDI beállítások"-val. EDI beállítások A megnyíló ablakban... EDI dokumentumokat kell cserélni EDI beállítások listája Az "EDI beállítások" az elküldött... vezérlő testeket jeleníti meg. EDI archívum Az EDI rendszer használatával a szervezetek csökkentik a költségeket...

• Az e-mail cím és az EDI kezelő megváltoztatásakor értesítenie kell az adóhatóságot

  És több szerződés is van EDI üzemeltetőkkel, szóval kommunikálni velük... . Ha egy cég úgy dönt, hogy EDI kezelőt vált, akkor főszabály szerint az elektronikus dokumentum is megváltozik... -6/ [e-mail védett] Az EDI kezelő változásáról az adóhatóságot is be kell jelenteni.

• 8 érv amellett, hogy lízingcéggel dolgozva kapcsolódjunk az elektronikus dokumentumkezeléshez

  Amelyet bármely akkreditált EDF üzemeltető állít ki. – Sok szolgáltató van a piacon. ... eredetiként. Magát az EDI folyamatot törvények szabályozzák Orosz Föderációés... és az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDM) támogatása bérlőkkel, és... amelyet bármely akkreditált EDF üzemeltető bocsát ki. - Sok szolgáltató van a piacon... egy egyszerű eljárás. Általában az EDI kezelő biztosítja a hozzáférést Személyes terület... 2018-ban az EDI-üzemeltetők szakemberei a jogilag jelentős...

• Hogyan készüljünk fel a kötelező termékcímkézésre

  Csatlakozzon az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez (EDM). Szerezzen GTIN kódot... termékekhez. Csatlakozzon az EDI rendszerhez. Regisztráljon az "Őszinte ... jelölés" rendszerben, egy elektronikus dokumentumkezelő (EDF), amely kíséri az árut visszaigazolt ... "Vásárlások" - "Aktuális EFA ügyek". Az EDI munkaállomás lehetővé teszi a munka vezérlését ... átviteli dokumentummal). Az EDI részeként az alapnómenklatúrát össze kell hasonlítani ... Az EDF formában lévő nómenklatúrát az azonos nevű gombra kattintva, vagy ...

• Az adóbevallás késedelmes benyújtásáért való felelősség

  Megállapodás megkötése az elektronikus dokumentumkezelés (EDF) üzemeltetőjével ... EDF adóhatósággal történő ellátására vonatkozó szolgáltatás nyújtásáról; vagy adjon... jogosultságot az EDI-hez az IFTS-hez egy olyan meghatalmazott képviselőnek (közvetítőnek...), aki szerződéssel rendelkezik az EDI kezelővel és minősített ellenőrző kulcs tanúsítvánnyal...

• Az elektronikus jelentési rendszer kiválasztásának jellemzői

  Az EDI jelentési rendszereket számos fejlesztő kínálja. Mindegyik szoftver... ? Az EDI jelentési rendszereket számos fejlesztő kínálja. Minden szoftver... szolgáltatást több mint száz EDI szolgáltató kínál. Mindegyikük ... különböző EDI feladatokra orientált megoldás státuszú. Ami az operátor kiválasztását illeti...

Néhány évvel ezelőtt az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekről még fényes jövőként beszéltek. Ma már aktívan használják magán- és állami vállalkozásokban. De a legfontosabb dolog az, hogy az EDMS iránti kereslet folyamatosan növekszik. elektronikus dokumentumkezelés és annak működése, megvizsgáljuk az Orosz Föderációban működő rendszerek példáját.

Előfeltételek

Az EDMS program működésének jobb megértéséhez át kell tekinteni az alapvető fogalmakat és feladatokat. A kulcs azok a tényezők, amelyektől egy adott rendszer kiválasztása függ.

Ha a szervezet informális menedzsment körülményei között tud működni, akkor nincs szükség dokumentumkezelésre. Az üzleti folyamatok megjelenésével szükség van a mechanizmus rendezett dokumentáció segítségével történő kezelésére. Ha nem foglalkozik időben a papírokkal, akkor felhalmozódnak és elvesznek.

A papírhordozók alternatívájaként egy speciális sémát használnak a fájlok szerveren való tárolására. De ez sem működik sokáig. A vállalat volumenének növekedésével megnő az igény az információk tárolására és szinkronizálására.

Felmerül egy dilemma: régi papírhordozót vagy EDMS-t használjunk az információk tárolására. Ami olyan fontos, aminek köszönhetően megkaphatod elektronikus rendszer? Növelje a szervezet hatékonyságát.

Gazdasági hatás

A hatékonyságot kétféleképpen lehet növelni: csökkenteni a költségeket vagy növelni az eredményeket. Dokumentumok Az EDMS lehetővé teszi, hogy egyszerre két célt érjen el. Vagyis a rendszer bevezetése lehetővé teszi, hogy a szervezet kevesebbet költsön, de többet keressen.

A költségcsökkentés a papírköltség csökkentésével, az időveszteséggel, az információcsere folyamatának felgyorsításával, a vállalati kultúra megváltoztatásával valósul meg.

Az EDMS program hatékonyságának értékeléséhez ki kell számítania a papírmunkára fordított időt. A tanácsadó cégek becslése szerint az ilyen műveletek a munkaidő 20%-át teszik ki. Az orosz bürokrácia rendszerében ez még többet vesz igénybe - az idő 60%-át. Az EDMS bevezetése ezeket a költségeket legalább 10-szeresére csökkenti.

Irodai munka és dokumentumáramlás

Ez a két kifejezés összefügg egymással. A nyilvántartás egy olyan kifejezés, amely a dokumentumokkal való munkavégzés formális szabályrendszerére utal. Egyes EDMS rendszerek az irodai munkavégzés szabályaihoz szabhatók, de vannak olyanok is, amelyek alapján már alakul az irodai munka.

A dokumentum egy adattárolási egység az EDMS-ben. A dokumentumfolyamot különböző forrásokból alakítjuk ki: más rendszerekből, alkalmazásokból, e-mailekből, de mindenekelőtt beolvasott papírhordozókból. Ezért a szkennerek és egyéb berendezések az EDMS szerves részét képezik. A rendszer tárolja az összes dokumentumot, karbantartja azok történetét, biztosítja a szervezeten keresztüli mozgást, és üzleti folyamatokat hajt végre velük.

Egy ilyen adatbázisban található a SED határozata, utasítása és parancsa. Rajtuk keresztül irányítják a szervezetet. Bármely dokumentum "súgóval" együtt van ellátva. Az űrlap mezőinek készlete a dokumentum típusától függ. A B egy ilyen kártya minden egyes mezőjét adatbázisként tárolja.

Az EDMS funkciói és feladatai

A dokumentumkezelő program a következő feladatok megoldására készült:

• a dokumentumokkal végzett munka rendszerezése.
• sablonok szerinti dokumentumok készítése, nyilvántartása, tárolása;
• számviteli automatizálás;
• dokumentumok minősítése.

Tekintsük részletesebben a SED funkcióit. A munkafolyamat-program a következőkre használható:

• kártyák létrehozása.
• a dokumentum szövegének kialakítása;
• adatok mentése pdf vagy ms word formátumban;
• felhasználói hozzáférési jogok kezelése;
• útvonalak létrehozása;
• dokumentumfolyam-kezelés;
• értesítések, emlékeztetők küldése;
• naplók, névjegyzékek, osztályozók vezetése;
• utasítások kialakítása;
• dokumentumok keresése és aláírása;
• jelentések generálása.

Az általános rendszerfunkciók a következők:

• távmunka dokumentumokkal;
• DBMS használata adattároláshoz;
• egyidejű munka EDMS-sel;
• biztonság tanúsítványokkal, vonalkódokkal és személyre szabással.

Előnyök és hátrányok

Az EDMS-re való váltásnak több előnye van, mint hátránya. Egy rosszul szervezett projekt azonban tönkreteheti az automatizálás minden előnyét. Az EDMS megvalósításának céljainak elérhetőnek kell lenniük. Az előnyök közé tartozik:

• központosított strukturált információtárolás;
• a dokumentumok kialakításának és feldolgozásának ugyanaz a megközelítése;
• sablonok használata;
• keresés;
• hozzáférési audit.

A hátrányok közé tartozik a magas kezdeti költségek és a szigorú felhasználói képzés.

Dokumentumfeldolgozási folyamatok

Az EDMS-ben az elektronikus dokumentumkezelés több szakaszon megy keresztül, amelyek során bizonyos tulajdonságokat rendelnek a dokumentumhoz. A feldolgozás manuálisan és automatikusan történik. A második esetben állítsa be:

• szakaszok közötti átmeneti feltételek;
• útvonal elválasztása;
• feldolgozási ciklusok;
• részfolyamatok, időzítők, feldolgozási eljárások indítása;
• felhasználói szerepek vannak beállítva.

Feldolgozási típusok:

• Hozzon létre egy dokumentumot.
• Szerkesztés.
• Átnevezés.
• Mozog.
• Megőrzés.
• Indexelés.
• Eltávolítás.

EDMS költségek

A dokumentumfolyam nem tud teljes mértékben működni licenc, szerverek, teljes konfiguráció és az összes felhasználó képzése nélkül. Ezen elemek mindegyike nagy készpénzkiadást igényel. Emellett nem szabad megfeledkezni az EDMS más rendszerekkel való integrációjáról, az adatbázisok és szoftverek frissítéséről, a műszaki támogatási konzultációkról és egyéb karbantartási költségekről sem.

EDMS megvalósítása

A projekt megvalósítása több hónapig is eltarthat. A folyamat mind a dokumentációs folyamatok számától, mind a pénzügyi, szervezeti és erőforrás-képességektől függ. A megvalósítás a következő algoritmus szerint történik:

• munkacsoport létrehozása, vezető meghatározása;
• célok és célkitűzések meghatározása;
• meglévő dokumentációs folyamatok ellenőrzése;
• műszaki előírások kidolgozása;
• az EDMS kiválasztása;
• szerződés megkötése az EDMS megvalósítására;
• munkaszabályzat kidolgozása és jóváhagyása;
• a könyvtárak kezdeti tartalmának ellenőrzése;
• az EDMS előzetes tesztelése;
• személyzet képzése;
• az EDMS tesztelése;
• vizsgálati eredmények elemzése;
• hibajavítás;
• a SED teljes körű végrehajtása.

Megvalósítási hibák

Különös figyelmet kell fordítani azokra a folyamatokra, amelyek papíralapú dokumentumot igényelnek. A fő hiba a papíralapú dokumentum és az elektronikus dokumentum másolása. Ez megnehezíti a munkát, és negatív hozzáállást okoz az automatizáláshoz. Senki nem fizet külön a dupla munkáért. Szükséges az automatizálási folyamatok párhuzamos kiépítése. A második hiba a személyzet felkészületlensége. Leggyakrabban az új folyamatokat ellenségesen érzékelik. Ezért el kell magyarázni a dolgozóknak, hogy egyáltalán miért vezetnek be EDMS-t, hogy tudatosan közelítsék meg a tanulási folyamatot.

Dokumentumtárolási technológiák

Az EDMS-ben az elektronikus dokumentumkezelés attribútumokból áll, amelyek alapján keresés, osztályozás, csoportosítás és jelentéskészítés történik. Néha egy dokumentum sablon alapján készül, néha - adatok átvitelével az adatbázisból. Az attribútumok táblázatokban tárolódnak. Maga a fájl a tárolási mappába kerül, az abból származó információk a DBMS könyvtárba kerülnek. Az adatokhoz csak az EDMS rendszer felhasználói férhetnek hozzá.

Mi az inline szkennelés?

A dokumentumok soron belüli feldolgozása, majd a minták archívumban való elhelyezése szkennerek segítségével történik. A szkennelési folyamat során lehetőség van egy dokumentumon automatikusan vonalkódot létrehozni és az adatbázisban regisztrálni, egy meghatározott útvonalon haladva.

OCR

Ez az EDMS elektronikus dokumentumkezelő rendszer egy dokumentum elektronikus képét fotó vagy jpeg formátumban szöveges formátumba konvertálja. Ebben az esetben speciális szoftvert használnak önálló alkalmazás vagy az EDMS-be integrált ESCOM.BPM formájában. Mi az ESCOM.BPM? Ez egy program a gépelt dokumentumok felismerésére különböző betűtípusok. Érdemes azonban megjegyezni, hogy az önálló alkalmazások több funkcióval rendelkeznek, és még a kézzel írt szöveget is felismerik.

vonalkódolás

Ez a technológia egy sor eljárást biztosít grafikus vonalkód létrehozására és dokumentumra való alkalmazására. A rendszerszerveren keresztül egyedi vonalkód jön létre. Biztosítja továbbá az iratok azonosítását, gyors keresését az adatbázisban és a tárolóhelyeken történő elosztását. Dokumentum regisztrálásakor az elektronikus kártya azonosítójának megfelelő vonalkód kerül a címkére. A dokumentum papír változatához van ragasztva.

EDS

Lehetővé teszi a dokumentum helyességének és az adatok megváltoztathatatlanságának ellenőrzését. Az aláírás egy kriptográfiai szolgáltató és egy szoftverkulcs - egy tanúsítvány - segítségével történik. Ez utóbbi egy speciális formátumú fájl, amelyet a licenckiadó központban generálnak újra. Az információk biztonsága érdekében a tanúsítványt intelligens kártyán vagy I-Token kulcson kell tárolni. PIN kóddal védettek. Ha a PIN-kódot többször is helytelenül adja meg, a tanúsítvány automatikusan blokkolásra kerül.

Teljes szöveg és attribútum keresés

Az attribútumkeresés egy speciális űrlapon keresztül történik a kártyamezők több értékéhez. Például a "Fiók" feltétel a "Címzett" vagy a "Feladó" mezőben keres adatokat. Ezzel egyidejűleg a rendszer összehasonlítja a beírt kritériumokat a kártyákon lévő adatokkal, és beírja az eredménybe azokat a kártyákat, amelyek megfeleltek. A keresés a pontos vagy részleges egyezések figyelembevételével történik.

A teljes szöveges keresés a dokumentumban található adatok alapján történik, beleértve a szóalakot is a beépített DBMS-eszközökön keresztül, például MS SQL SERVER, ORACLE. A teljes értékű kereséshez fájlokat kell bevinni az adatbázisba dokumentum (doc), táblázat (xls), prezentáció, üzenet formátumban.

Az elektronikus dokumentumkezelés vagy EDI az információtechnológia szegmense (és egyben a jogviszonyok nagyszabású szférája), amely Oroszországban és a világon a legaktívabban fejlődő szegmensnek tulajdonítható. Ismerkedjünk meg a lényegével, a fejlődés történetével, valamint a legnépszerűbb szoftvertermékekkel, amelyek segítségével megszervezhető az elektronikus dokumentumkezelés egy szervezetben.

Elektronikus dokumentumkezelés (EDF): mi ez - törvényi meghatározás és tény

Az elektronikus dokumentumkezelésben részt venni kívánó szervezetnek mindenekelőtt tudnia kell, mit is jelent ez a kifejezés. Az EDI fogalmának definícióját az EDI alkalmazási területeire jellemző jogviszonyokat közvetve vagy közvetlenül szabályozó jogszabályi rendelkezések elemzésével, vagy a szakértők közkedvelt álláspontjának tanulmányozásával találhatjuk meg.

Kezdjük azzal, hogy megkeressük a számunkra érdekes definíciót a jogi keretek között.

Megjegyzendő, hogy az elektronikus dokumentumkezelés egyrészt, különösen a magánszervezeteknél (az állami és önkormányzati struktúrákban másként alakulhatnak a dolgok - de nem túl nagy a különbség), nem tartozik a szigorúan szabályozott területek közé. külön jogszabály alapján. Másrészt maga az EDI a jogviszonyok meglehetősen összetett területe, amelyen belül az ilyen jogviszonyok minden résztvevőjét különféle jogok és kötelezettségek illetik meg – viszont meglehetősen szabályozottan és gyakran nagyon aktívan. szintű szabályozás (beleértve a speciális jogszabályokat is).

Így vagy úgy, az "elektronikus dokumentumkezelés" fogalmának meghatározása nyilvánvalóan nem szerepel a szövetségi szinten elfogadott orosz szabályozási jogi aktusokban. Ez a kifejezés azonban nyilvánvalóan két összetevőből áll:

1. Az "elektronikus dokumentum" kifejezés.

Az elektronikus dokumentum fogalmát különösen az „Információról szóló törvény” 2006. július 27-i 149-FZ (LINK) 2. cikkének rendelkezései ismertetik. Azt mondja, hogy egy ilyen dokumentumot elektronikus formában dokumentált információnak kell tekinteni, amelyet számítógépen történő elhelyezésre vagy feldolgozásra, valamint azok közötti átvitelre szántak. A „dokumentált információ” alatt pedig a törvény tárgyi adathordozón rögzített információt értünk, olyan információ dokumentálásával, amely lehetővé teszi ez az információ(vagy annak anyaghordozóját) meghatározni.

Viszont mi az a "dokumentáció"? Nem hiba az állami szabványokra hivatkozni, hogy felfedjük e szó jelentését. Tehát a GOST R 7.0.8-2013 (LINK) azt mondja, hogy a dokumentációt úgy kell érteni, mint „információ rögzítését egy adathordozón a megállapított szabályoknak megfelelően”. Ebben az esetben alkalmazható különféle eszközökkel dokumentáció - például számítógépes berendezések, amelyek segítségével adathordozóra rögzítik az adatokat.

1. A "dokumentáció" szavak.

Nyilvánvaló okokból régebbi, mint az első mondat. Meghatározásai megtalálhatók néhány, a Szovjetunióban elfogadott normatív aktusban (annak ellenére, hogy ezek közül sok a mai napig jogilag érvényes). Tehát a Szovjetunió Pénzügyminisztériuma által 1983-ban jóváhagyott „Számviteli dokumentumokra és munkafolyamatokra vonatkozó szabályok” (LINK) azt mondják, hogy a munkafolyamat az elsődleges dokumentumok mozgatása (létrehozása, átvétele, feldolgozása, archiválása). Ez a meghatározás ma nagyon releváns - mivel teljesen összhangban van a dokumentumok forgalmának tipikus ciklusával modern vállalkozás.

Kiderül, hogy a jog közvetlen olvasása (és a joganalógia elve szerint megengedett értelmezése) alapján arra a következtetésre juthatunk, hogy "elektronikus dokumentumkezelés" alatt az elektronikus adathordozón rögzített információk létrehozását, átvételét, feldolgozását és archiválását kell érteni a megállapított szabályok szerint..

Ez azt jelenti, hogy olyan számítógépen végzett adatfeldolgozás, amely nem (vagy részben megfelel) a megadott definíciónak, semmilyen körülmények között nem tekinthető "elektronikus dokumentumkezelésnek"? Természetesen nem - legalábbis abból kifolyólag, hogy bármely jogszabály, még a legszigorúbb is, lehetővé teszi a jogalkalmazási gyakorlat során normáinak adaptív értelmezését a hatáskörébe tartozó jogviszonyok szabályozásának javítása érdekében.

Ezért jogunk van e törvényi normáktól vezérelni, különös tekintettel az „elektronikus okmány” és az „okmányfolyamat” fogalmak meghatározására, de nem kötelesek minden esetben követni azokat. Sőt, az EDI fogalmának különféle alternatív értelmezései széles körben elterjedtek a szakértők körében - egyrészt hasonlóak ahhoz, amit a törvényi normák alapján levezettünk, másrészt nagyon eredetiek.

Például egy népszerű megközelítés az, hogy az "elektronikus dokumentumkezelés" olyan dokumentumok átvitele egyik számítógépről (a számítógépes hordozó egyik logikai részéről) a másikra (egy másik logikai részre), amely:

• a hasonló célú, nem elektronikus dokumentumfolyam-objektumokra jellemző jogi erővel rendelkeznek;
• alapvető hasonlóságuk és hatókörük közös a céljukban hasonló, nem elektronikus dokumentumfolyamat-objektumokkal.

Ugyanakkor az elektronikus dokumentumnak elvileg bármilyen formája lehet - egységes és szabad is (valamint az ilyen dokumentum fájlformátuma - lehet szöveg, kép vagy például videó).

Így az EDI definíciójában olyan kifejezések használata javasolt, mint a „hasonló jogi erő” és az „alapvető hasonlóság és általánosság” – az elektronikus dokumentumok és a nem elektronikus dokumentumok összehasonlítása során. Ennek eredményeként feltételezzük, hogy az elektronikus dokumentumkezelés tárgya lehet:

• olyan dokumentum, amelynek van (elvileg létrehozható) nem elektronikus megfelelője;
• nem elektronikus megfelelője alapján létrehozható (vagy éppen ellenkezőleg, alapja lehet nem elektronikus példány létrehozásának) bizonylat.

A megfontolt megközelítés lehetővé teszi, hogy az elektronikus dokumentumkezelés tárgyai közül "kiszűrjük" például az olyan típusú információkat, mint a rendszerfájlok, szkriptek, hash táblák (mivel ezeknek nincs nem elektronikus analógja - lényegében sem). "általános hatály" szempontjából sem a jogerő szempontjából) - még akkor is, ha megfelelhetnek az "elektronikus dokumentum" szövetségi törvényben rögzített kritériumainak, amelyekről fentebb már beszéltünk (sőt még a " dokumentumáramlás” ugyanazon jogi kritériumok szerint).

Előfordulhat, hogy a dokumentumforgalom tárgya előtt - például egy kereskedelmi vállalkozás - egyáltalán nincs feladat „elszigetelni”, sőt, egy elektronikus dokumentumot valami más elektronikustól, amely nem tekinthető EDI objektumnak. Ugyanakkor egy szervezetben az elektronikus dokumentumkezelés szabályainak helyi szabályozásban történő rögzítésekor egy ilyen vállalkozásnak valamilyen módon rögzítenie kell ezt a fogalmat a hivatalos megfogalmazásban. Enélkül az EDF-ért felelős alkalmazott automatikusan megszűnik semmiért - a felelősség alanya hiánya miatt (és nem lehet tőle kérni semmit).

Így egy szervezetben az elektronikus dokumentumkezelésre vonatkozó helyi szabványok kialakításakor az „elektronikus dokumentumkezelés” fogalmának meghatározásakor viszonylagosan két megközelítés egyikére lehet összpontosítani:

• az "elektronikus dokumentum" és a "dokumentumfolyam" fogalmának a meglévő szabályozás szintjén történő közzétételén alapuló megközelítés;
• olyan megközelítés, amely az EDI objektumok elválasztásán alapul az elektronikus információktól, amelyek nem minősíthetők ilyen objektumnak, mivel nem rendelkeznek (nem alakíthatók ki) „jogilag egyenlő” (vagy „hasonló hatókörű”) analógokkal, amelyek nem használt elektronikusan.

Ennek megfelelően annak elkerülése érdekében, hogy az EDI-ért felelős munkatárs ne legyen felelős bizonyos dokumentumok feldolgozásáért, a vállalkozásnak helyi szabályozásban kell meghatároznia, hogy mely dokumentumok minősülnek az elektronikus dokumentumkezelés tárgyának a szervezetben, és melyek azok. az első vagy a második (vagy a vállalkozás által önállóan kidolgozott) kritérium alapján nem.

Hasznos lesz meghatározni, hogy a vállalatnak elvileg miért van szüksége EDI-re.

Milyen előnyökkel jár az EDI vállalati bevezetése?

A szervezetek és egyéni vállalkozók elektronikus dokumentumkezelésének legnyilvánvalóbb előnyei - a papíralapúhoz képest - a következők:

1. A tranzakciók nyomon követhetőségének biztosítása bizonylatokkal.

Ez a „nyomon követhetőség” az EFA bemutatásának módjától függően változhat. De még akkor is, ha ez egy „másolt-beillesztett” szintű munkafolyamat, akkor így vagy úgy, alapértelmezés szerint minden fájlhoz attribútumok vannak hozzárendelve, amelyek különösen a következőket tükrözik:

• létrehozásuk ideje;
• szerkesztési idő;
• nyitvatartási idő.

A "rendszeres" EDI - speciális programok - elektronikus dokumentumkezelő rendszerek segítségével (a továbbiakban részletesebben beszélünk róluk) - az jellemzi, hogy nem csak tranzakciókat rögzíthet elektronikus dokumentumok alapján. velük, hanem az ilyen dokumentumok tulajdonságaival kapcsolatos üzleti események is . Ennek a funkciónak köszönhetően az üzlet átláthatóvá válik minden érdekelt fél – tulajdonosok, menedzsment, potenciális befektetők – számára.

1. A dokumentumfeldolgozás hatékonyságának növelése (és ennek eredményeként a vállalkozás teljesítményének javítása) .

Egy elektronikus dokumentumot szinte mindig sokkal gyorsabban töltenek ki, küldenek ki (szükség esetén javítanak, sokszorosítanak), mint egy papíralapút. Talán kulcsfontosságúnak kellene nevezni az elektronikus dokumentumkezelés ezen előnyét. A tézis ellenérvei talán a vállalat EDI rendszerében előforduló technikai hibák időszakos előfordulása, valamint a felhasználói problémák megjelenése - amikor egyik vagy másik alkalmazott nem tudja, hogyan kell megfelelően használni a kívánt EDI funkciót egy bizonyos pillanat. Valóban, ilyen helyzetekben a munkafolyamat nagymértékben "lelassul" - de megfelelő felkészüléssel az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésére a szervezetben, előfordulásuk valószínűsége minimális lesz.

Az EDI keretein belül dolgozó cég munkatársának minden esélye megvan arra, hogy teljesítménymutatóit javítsa - összehasonlítva a papírmunka során megfigyelhetőekkel. A dokumentumokkal való munkaidő csökkentése lehetővé teszi számára, hogy a fő munkára koncentráljon.

Ezen túlmenően a vizsgált bekezdésben tükröződő előny többek között a fentebb említett „követhetőségből” adódik: az iratok mozgásának átláthatósága miatt a vezetés képes ellenőrizni a beosztottak munkáját. , objektív értékelést adni, és ellenőrizni az utasításoknak és előírásoknak való megfelelés minőségét – és mindezt nagyon gyorsan.

1. Információk védelme titkosítással vagy hozzáférés korlátozással, biztonsági mentés.

Az elektronikus dokumentumokhoz és azok tartalmához való hozzáférés kivételesen biztonságosan védhető digitális technológiák. Ugyanakkor lehetőség van bizonyos dokumentumokhoz különböző hozzáférési jogok megállapítására bizonyos felhasználói kategóriák számára. Az EDI objektumok szükséges számú biztonsági másolatának megléte, valamint az elosztott adathordozókon fontos feltétele az általánosan magas szintű adatvédelem biztosításának.

A papíron lévő adatok egy-két igazán hatékony módon védhetők – és ez szinte mindig a dokumentumok széfbe (vagy másikba) szabad hozzáférés hely). Természetesen valahol az adatbiztonság biztosításának ez a módja megbízhatóbb – de az információk bizalmasságát fenyegető modern veszélyek listáján messze nem az első helyen szerepelnek azok, amelyek relatíve a kriptovédelem helyett széf használatát kívánják meg.

1. Az üzleti folyamatok általános felgyorsítása (legalábbis a belső kommunikáció tekintetében, illetve a partnerek EDI-használata esetén - külsőleg is).

A szervezetben az elektronikus dokumentumkezelés keretein belül általában összehasonlíthatatlanul gyorsabban keresi a munkavállaló vagy a vezető a szükséges információkat, mint a papíron rögzített adatok keresése. Sok esetben meghatározott algoritmusok szerint hajtják végre minimális emberi részvétellel - amikor csak a kérésére kapja meg az eredményt, anélkül, hogy bármilyen további, a munkaerőköltség szempontjából jelentős műveletet végrehajtana.

1. Szervezési lehetőség távmunka dokumentumokkal (mind az alkalmazottak vállalaton belüli interakciójának szintjén, mind a vállalkozókkal való interakció szempontjából).

Az internetnek (és a hálózati kommunikáció más infrastruktúrájának) köszönhetően az alkalmazottak nem csak a munkahelyükön, hanem távolról is dolgozhatnak a kulcsfontosságú dokumentumokkal - legalábbis otthonról. Ugyanakkor a titkosítási technológiáknak köszönhetően biztosított a dokumentumokhoz való hozzáférés szükséges biztonsága.

1. A papírmunka költségeinek csökkentése (minimalizálása).- bemutatták:

• magának a papírnak a megvásárlása;
• nyomtatók vásárlása és karbantartása;
• a szükséges irodaszerek beszerzése;
• szállítási cégek (papírszállítás), IT-szakemberek (nyomtatók telepítése és karbantartása) szolgáltatásainak fizetése.

A papírra nyomtatott dokumentumokat speciális archívumban kell elhelyezni - ami egyszerűen helyet foglal (és elrendezést igényel - például fémszéf vásárlása). Ezek közvetlen költségek – amelyek megszűnnek, amikor a vonatkozó dokumentumokat EDI-be fordítják.

Energia takarítható meg akkor is, ha a nyomtatót nem használják. Bár a tézis vitatható az elektromosságról: az elektronikus dokumentumkezelés biztosításához egy szervezetben gyakran nagy teljesítményű szerverek, folyamatosan futó routerek szükségesek - melyeket konnektorból táplálnak. Összességében sok energiát fogyasztanak.

Hasznos lesz elmondani az EDI nyilvánvaló hiányosságait.

Mik a hátrányai

Az EDI használatának néhány szűk keresztmetszete a következők:

1. Az adatok „hacker” módszerekkel történő elfogásának kockázata.

Pontosan ez az a helyzet, amikor jobb, ha papíron, biztonságos helyen tároljuk az információkat. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek elterjedésével Oroszországban és a világon a hackerek egyre kifinomultabb eszközöket hoznak létre az elektronikus dokumentumokhoz való jogosulatlan hozzáféréshez. Természetesen a kriptográfiai és vírusvédelmi eszközöknek köszönhetően minimálisra csökkenthető annak a valószínűsége, hogy illetéktelenek hozzáférjenek az EDI objektumokhoz – de ez így is marad.

1. Annak a ténynek a garantált megállapításának lehetetlensége, hogy egy személy dokumentummal végzett műveletet.

Az elektronikus dokumentumokkal végzett összes műveletet formálisan számítógép végzi, nem személy. Az a tény, hogy a PC pontosan a felhasználó akarata szerint dolgozza fel a dokumentumot, alapértelmezés szerint nem tekinthető „bizonyítottnak”: ennek műszakilag kifogástalan megerősítésnek kell lennie. Amit tiszta formájában még ki kell alakítani a világ vezető informatikusainak, de egyelőre a szükséges esetekben (például cégek közötti peres eljárásokban) figyelembe veszik a különféle közvetett megerősítéseket. Számos bírósági precedens azt mutatja, hogy az elektronikus digitális aláírás használata, amely a legmegbízhatóbb eszköznek tűnik egy dokumentum egy személy általi feldolgozásának igazolására, a közvetett bizonyítékok közé tartozik.

Ennek eredményeként az elektronikus dokumentumkezelés gyakorlatilag nem elterjedt (vagy korlátozott számú funkcióban használatos), különösen:

• a hitel- és pénzügyi jogviszonyok kezdeti szakaszában - nehogy kiderüljön, hogy a bank számlát nyitott vagy kölcsönt adott ki számítógépes vírusnak (de néha ez megtörténik);
• közjegyzői jogviszonyokban - ha kívánatos, hogy a közjegyző egy személyt lásson maga előtt, és ne egy virtuális szereplőt;
• migrációs jogviszonyban - amikor a határőr valószínűtlen, hogy beleegyezzen abba, hogy egy személyt külföldre engedjen (vagy beengedjen az országba) anélkül, hogy látná őt és papírdokumentumait.

1. A dokumentumfolyamat tárgyának függősége a különböző típusú külső infrastruktúrától:

• kommunikáció;
• Számítógépek szállításával és karbantartásával kapcsolatos szolgáltatások;
• tág értelemben vett információbiztonság (amelybe beletartozhatnak az EDS-szállítók és a vírusirtó fejlesztők is, hiszen mindketten ilyen vagy olyan megoldásokat hoznak létre az információvédelem biztosítására).

Ha ezen infrastruktúrák bármelyike ​​meghibásodik, a munkafolyamat meredeken emelkedhet. A papírfelhasználásnál pedig a munkafolyamat tárgyát „magára” hagyják, és szigorúan véve technológiailag nem függ senkitől (még ha elromlik is a nyomtatója, ha akarja, megírhatja a szükséges dokumentumokat kéz).

A vállalatnak, meggyőződve az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének előnyeiről a szervezetben (és figyelembe véve a dokumentumkezelés hátrányait), ezt a megvalósítást meg kell valósítania. Nagyjából, ha egy cég rendelkezik legalább egy számítógéppel - amelyen legalább egy gyártási dokumentumot dolgoznak fel, akkor feltételezhetjük, hogy rendelkezik EDI-vel - legalábbis "alulról" szinten.

De ezt a tézist nem szabad komolyan venni – hiszen az elektronikus dokumentumkezelés tényleges gyakorlati alkalmazása egy szervezetben a jelenlegi szakaszban mégis magasabb szinten zajlik, mint amelyen az ügy a „copy-paste” eljárásra korlátozódik. Az EDI-t ma speciális szoftvertermékek - elektronikus dokumentumkezelő rendszerek vagy EDMS - működése során valósítják meg (egyes esetekben kiegészítve olyan funkcionalitással, amely együttesen egy szoftverterméket egy speciális dokumentumkezelő platformmá - ECM - tud alakítani).

Nézzük meg közelebbről, mi is az EDMS (és hogyan hasonlítható össze a hasonló ECM rendszerekkel) részletesebben.

Mi az EDMS és miben különbözik az ECM rendszertől

A fentiekben az "elektronikus dokumentumkezelés" fogalmának számos népszerű definícióját megvizsgáltuk. Fő tárgya nyilvánvalóan egy elektronikus dokumentum - egy olyan objektum, amely "létrehozható, fogadható, feldolgozható, archiválható" (és még sok más - a műveletek listája sokkal szélesebb lehet ahhoz képest, amit a szovjet szabályozási törvény tartalmaz). elsődleges számviteli bizonylatok).

Kulcsfeladat a munkafolyamatot - "létrehozás, fogadás, feldolgozás, archiválás" (jelen feltételek kapacitását kihasználva, vállaljuk, hogy azokra korlátozzuk magunkat - az EDF keretein belüli fő műveletek kijelölésekor) végző felhasználó köteles ezekről nyilvántartást vezetni. dokumentumokkal végzett műveletek. Tudnia kell, mikor, ki (milyen célból, milyen eredménnyel) „létrehozta, megkapta, feldolgozta, archiválta” ezt vagy azt a dokumentumot.

Megfelelő könyvelés vezethető:

1. A felhasználó által manuálisan- figyelembe véve azokat a képességeket, amelyeket az adathordozót kiszolgáló operációs rendszer alapértelmezés szerint biztosít, valamint figyelembe véve az általa használt programok funkcionalitását (melyek korlátozott aktivitással, közepesen vagy nagyon aktívan használhatók) .

Például, ha egy egyéni vállalkozó egy nagyon egyszerű felépítésű vállalkozást vezet, és 1-2 partnerrel dolgozik, akkor beállíthat (sőt, magának) számos egyszerű szabályok az üzleti életben használt adatok feldolgozása. Alternatív megoldásként a saját maga által meghatározott időközönként:

• számlákat (vagy számlákat) kérni a szerződő felektől e-mailben;
• töltse le őket az „Asztalra”, majd EDS-en keresztül írja alá, és küldje vissza postai úton a partnereknek.

Kiderült, hogy egy vállalkozó teljes EDI-je szó szerint néhány olyan műveletre redukálódik, amelyekhez nincs szükség semmilyen további szoftverre: a Windows-eszközökkel és az e-mail-szerverrel meg lehet boldogulni. Lehetővé teszik az egyéni vállalkozók által használt dokumentumok "létrehozásának, átvételének, feldolgozásának és archiválásának" teljes körű elszámolását.

1. speciális programdokumentumfolyamatSED (programkészlet) automatikusan- a rendszeralgoritmus keretein belül (illetve korlátozott aktív, mérsékelt vagy nagyon aktív felhasználói részvétellel).

Ilyen program lesz az EDMS. A megadott szabályoknak megfelelően gondoskodik az adatok "létrehozásának, átvételének, feldolgozásának és archiválásának" időben történő és korrekt elszámolásáról. Ezenkívül az EIKR funkcionalitása olyan lehetőségeket is biztosíthat, amelyek segítik a felhasználót az elszámolandó tranzakciók végrehajtásában. Például - olyan fájlprogram használatát javasolja, amely kényelmesebb a Windows Intézőhöz képest.

Ugyanakkor bizonyos EDMS-ek „szakosodhatnak”. bizonyos műveletek elektronikus dokumentumokkal, tehát vannak olyan rendszerek, amelyek elsősorban:

• vállalati irodai munka keretében a bizonylatok könyvelésére;
• a levéltári dokumentumok könyvelésére;
• a munkafolyamatokhoz kapcsolódó bizonylatok könyveléséhez - Munkafolyamat.

A munkafolyamat egy személy, egy cégtulajdonos, egy menedzser, egy hétköznapi dolgozó műveleteinek sorozata, amely az üzletvezetés egy bizonyos területén szokásos. A számlák e-mailből történő fogadása, EDS-sel történő aláírása és visszaküldése a partnernek a fenti példában szereplő IP-munkafolyamat része. Egy nagyvállalatnál a Workflow nyilvánvalóan sokkal összetettebb lesz – és az azt alkotó műveletek elszámolása szinte bizonyosan EDMS-t igényel.

Természetesen léteznek különféle univerzális dokumentumkezelő programok (EDMS), amelyek minden változatban támogatják a fenti műveleteket. Ugyanakkor sok esetben az EDMS fejlesztők olyan funkciókkal egészítik ki programjaikat, amelyek a következőket biztosítják:

• elektronikus dokumentumok gyűjtésének (felhalmozásának), tárolásának és továbbításának automatizálása;
• az iratok vállalaton belüli és azon kívüli mozgásához szükséges biztonsági szint;
• szükség esetén - dokumentumok létrehozása, szerkesztése, javítása belső eszközökkel;
• több felhasználó együttműködése egy dokumentummal.

A fentiek közül egy vagy több funkció jelenlétében (annak ellenére, hogy ezek listája a gyakorlatban sokkal szélesebb lehet), az univerzális (bizonyos esetekben nagyon speciális) EDMS elnyeri egy funkcionálisabb megoldás - ECM - jellemzőit. Egyre több ilyen megoldás található a modern szoftverek piacán az EDI szervezésére, ezért néha az EDMS orosz rövidítést a külföldi ECM-mel azonosítják. Sok esetben itt nem lesz hiba – azonban a SED és az ECM közötti alapvető különbséget még látni kell.

Az EDMS (megjegyzendő, hogy a külföldi forrásokban az EDMS rövidítésnek felel meg) főként csak a dokumentumokkal végzett műveletek elszámolását szolgálja (néha - segítség azok kitöltésében). Az ECM nem csak könyvelés, hanem:

• sok esetben - segítség a megbízásukban;
• nagyszámú tipikus EDMS funkció egyidejűleg;
• további funkciók (de így vagy úgy, közvetlenül vagy közvetve az EDI-hez kapcsolódóan).

Akárhogy is, egy tipikus ECM-rendszer a következőket kínálja:

• dokumentumok bevitele, formálása, importálása;
• dokumentumok nyilvántartása;
• adatfelismerés;
• dokumentumindexelés;
• a szükséges adatok felkutatásának biztosítása;
• dokumentumok hálózati cseréjének biztosítása;
• olyan további adatok cseréjének biztosítása, amelyek nem rendelkeznek dokumentálásra utaló jelekkel (például üzenetek és fájlok egy vállalati chatben);
• a dokumentumok tartalmának védelme és az azokhoz való hozzáférés;
• dokumentumok kiadása, exportálása.

Hogyan működik egy tipikus EDMS, amely támogatja a megadott funkcionalitást (teljes mértékben vagy bizonyos kombinációkban)? Az elektronikus dokumentumkezelés egy vállalkozásban főszabály szerint egy elektronikus dokumentum körforgása egy tipikus cikluson belül, amely szakaszokból áll, amelyek a dokumentumkezelést jellemző, számunkra ismert tipikus műveletek tartalma alapján határozhatók meg..

Olyan szakaszokról fogunk beszélni, mint:

1. Dokumentum regisztráció(létrehozta, megkapta).

A dokumentum létrehozásakor az EIKR hozzárendeli a megadott azonosítót (vagy alapértelmezés szerint beolvassa a fájlhoz rendelt azonosítókat). Ezt követően ezt az azonosítót használva a rendszer nyomon követi a dokumentum további feldolgozási módját (valamint megállapítja, hogy nem kerül feldolgozásra - ha valóban az).

1. A feldolgozást tükröző tranzakciók elszámolása(szerkesztés, továbbítás, közzététel) - a fent említett azonosító használatával.

Ha az EDMS funkcionalitása lehetőséget ad a dokumentumok közvetlen feldolgozására (ebben az esetben jogos az ECM-rendszer funkcionalitásáról beszélni), akkor az azonosítókra vonatkozó információk szinkronizálhatók az ezen opciók használatának tényét tükröző rekordokkal.

1. Dokumentumarchiválás elszámolása.

Azaz - hosszú távú tárolásra szolgáló médiumra költözik (azonban biztosítva a gyors hozzáférés lehetőségét). Hasonlóképpen, archiválási lehetőségeket biztosíthat az EDMS (valószínűleg egy ECM rendszer). Ebben az esetben használatukat is rögzítik.

Most - bővebben arról, hogy milyen megoldások vannak az EDMS szegmensben, mely szegmensekbe vannak besorolva

Mik azok az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek EDMS: termékosztályozás

A szakértők az EDI rendszerek következő fő típusait különböztetik meg:

1. Dokumentumkezelést biztosító rendszerek az üzleti folyamatok optimalizálása érdekében.

Az ilyen rendszereket úgy alakították ki, hogy az üzletvezetésben részt vevő egyes dokumentumok teljes körforgását hajtsák végre. Az „optimalizáló” megoldás fő jellemzője, hogy bármely termelési telephelyen képes egy üzleti folyamat dokumentációját biztosítani, ha azt a vállalaton belüli dokumentumáramlási szabályok megkövetelik.

1. Általános vállalati EDMS.

Ezek univerzális megoldások, amelyek bármilyen iparágban használhatók, ugyanakkor nem mindig biztosítják az üzleti folyamatok elszámolásának szükséges lokalizációját. Általában kis tartományban bemutatott EDI objektumok feldolgozására tervezték.

1. Nagyon speciális rendszerek.

Például - Munkafolyamat-kezelő rendszerek. Céljuk a vállalati alkalmazottak által a különféle folyamatokban használt fájlelosztási útvonalak legmagasabb optimalizálása. Általában hatékonyabbak, mint az EDMS, amelyben a munkafolyamat-kezelés csak az egyik funkció a többi mellett (és nem mindig alapvető).

Ugyanakkor az egyes ilyen típusú megoldások keretein belül az EDMS-re jellemző funkciók sokféle kombinációját találhatja meg (ennek eredményeként néha rendkívül nehéz meghatározni a határt az egyes terméktípusok között).

Az EDMS fenti besorolása nem az egyetlen a gyakoriak között. Vannak mások is. Például olyan, amely magában foglalja az EDI-rendszerek felosztását az EDI-objektumazonosító feldolgozásának módja szerint.

A helyzet az, hogy bármely elektronikus dokumentumkezelő rendszer keretein belül a fent említett EDI objektumazonosítók - attribútumainak feldolgozása történik (amelyek segítségével nyomon követhetők az objektummal végzett műveletek). A gyakorlatban a modern EDMS-ben az EDI-objektumok azonosítóit és magukat a fájlokat általában elosztják - speciális könyvtárakban. Ez az alapvető különbség az EDMS és a hagyományos számítógépes fájlrendszer között - amelyben általában nincs külső azonosító csatolva a fájlokhoz (csak alapvető belső azonosítók vannak, amelyek maguknak a fájloknak a részét képezik - például fájlszerkesztési időazonosítók, ill. mások, amelyek a fentiekben figyelembe vett, „alulról építkező” szintű bizonylatokkal végzett tranzakciók elszámolásában szerepelnek).

Így magának az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek a hatékonysága nagymértékben, ha nem is döntően függ a címtárkezelő infrastruktúra hatékonyságától, ahol az EDMS objektumainak számító fájlok azonosítóit tárolják. A figyelembe vett fájlok típusától, számától és a hozzájuk intézett kérések intenzitásától függően (amelyek cél szerint is osztályozhatók - fájlok olvasása, szerkesztése, másolása) az optimális könyvtártípus kerül kiválasztásra.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek modern fejlesztői két alapelvet kínálnak az ilyen katalógusok (és ennek megfelelően az attribútumok feldolgozási módja szerint osztályozott kétféle EDMS) működésének biztosítására:

• belső adatbázis használata a programban, amely az EDMS fő munkamodulja;
• külső - és ráadásul sok esetben szabványosított, univerzális (gyakran nyílt forráskódú, ezért a versenytársak számára elérhető) adatbázis használata.

A viszonylag kis mennyiségű dokumentum forgalmát biztosító elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben előfordulhat, hogy az adatbázis teljesen hiányzik: az azonosítók a számítógép szokásos mappáiba kerülnek (de a hatékony hozzáférés meg van szervezve). Valójában ez a harmadik módja az attribútumok kezelésének. De ha használják, akkor az EDI rendszer sokkal nehezebb lesz:

• a felhasználók azonosítókhoz való hozzáférésének korlátozása;
• biztosítják a szükséges adatfeldolgozási sebességet.

Ugyanakkor az adatbázisok használatának megvalósítása az EDMS-ben olyan eljárás, amely jelentősen megnöveli a rendszer fejlesztésének költségeit. A végfelhasználó számára - különösen, ha tevékenysége nem jár jelentős mennyiségű dokumentum feldolgozásával, az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásánál (a meglévő platform használatának folytatása mellett) jelentős lehet a költségtényező.

Most arról, hogy az EDS bevezetése milyen konkrét feladatokat old meg (és arról, hogy az EDI rendszerek milyen esetekben nem befolyásolják észrevehetően az üzleti hatékonyságot).

Milyen feladatokat old meg az EDMS és melyeket nem

A SED használatának legnagyobb gyakorlati előnye a következőkkel kapcsolatos problémák megoldása során követhető:

1. A kívánt dokumentum keresésének optimalizálásával.

Feltételezhető, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi a dokumentumok gyorsabb megtalálását, mint a Windows Intézőben (vagy az e-mail kliens beépített keresőjében - mint az általunk vizsgált Vállalkozói munkafolyamat példáiban). ). A dokumentumok gyors keresését kísérheti, hogy az EDMS elektronikus dokumentumkezelő programjában lehetőség van annak azonnali megtekintésére, szerkesztésére, elküldésére (továbbítására) a címzettnek (valószínűleg ebben az esetben egy termékről beszélünk az ECM szegmens).

1. Az érdeklődésre számot tartó dokumentumok állapotának ellenőrzésével.

Ez a funkció mindenekelőtt a vállalkozás vezetőjének lesz érdekes: ő, aki elküldte egyiket vagy másikat adminisztratív dokumentum beosztott alkalmazottja, képes lesz nyomon követni a megbízás teljesítését az elektronikus dokumentumkezelő rendszer segítségével (a teljesítési késedelmet rögzíteni). Lehetőségként tartsa meg a beosztott munkatárs visszajelzését is (ha az EDMS-nek van ilyen funkciója - annak ellenére, hogy ez olyanokhoz is hozzárendelhető, amelyek funkcionalitás szempontjából közelebb hozzák az EDMS-t az ECM rendszerekhez).

Az Explorernek és a levelezőnek nyilvánvalóan nincsenek ilyen funkciói (és ha igen, akkor általában nem skálázódnak túl jól a szintre nagy üzlet).

1. Az intenzív fluktuációval járó dokumentumok figyelembevétele, valamint az ilyen forgalom gyakorlati megvalósítása közvetlenül - az EDI-objektumok cseréjére vonatkozó eljárások szabványosításával, opcióként, közös interfészek használatával, ha az intenzitás a dolgozók termelékenységétől függ.

Tehát, ha az IP és a partner kicseréli a számlákat, és relatíve mindegyik saját levelezőprogramját használja, akkor a munkafolyamat sebessége kisebb lesz, mint ha az IP és a partner használja közös rendszer elektronikus dokumentumkezelés: benne a számlakézbesítési procedúra azonnali lenne.

1. Az időigényes papíralapú könyvelési eljárások számának csökkentésével.

A papíralapú dokumentumokat rendszeres időközönként leltározni kell, le kell írni - és minden „kézi”. Ha az ilyen dokumentumokat elektronikus formába konvertálják, a „karbantartásuk” ideje jelentősen lecsökken, sőt, minimálisra csökken.

1. A dokumentum jelenlegi helyének megállapításával.

Ez a funkció általában korrelál a vezérlő funkcióval - de valamivel tágabb, mivel egy olyan dokumentum azonnali észlelését jelenti, amelyet nemcsak végrehajtásra továbbítanak, hanem elvileg el is helyezik valahová. Szinte lehetetlen elveszíteni az EDMS-ben indexelt dokumentumot, feltéve, hogy megfelelően működik.

Viszont az EDMS nem lesz túl hatékony a kapcsolódó problémák megoldásában:

1. Az iratok mozgási módjának változásával, megválasztásával.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer valójában az EDI objektumok „nagy és kényelmes” állománya, azonban nem nézegetője, nem szerkesztője, és nem fogadási és küldési eszköze. Ezen problémák mindegyikének megoldásához bizonyos fajták szoftver. Az EDMS programnak lényegében nem mindegy, hogy milyen fájl kerül a "fájlszekrénybe" - szöveg, videó, kép. Mindegyikük egyetlen séma szerint lesz hozzárendelve attribútumokhoz, amelyeknek köszönhetően ez lesz lehetséges megoldás azokat a feladatokat, amelyek megoldására az EDMS elsősorban.

Az ECM-rendszerek azonban – az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek funkcionálisabb fajtája – jól alkalmazhatók az ilyen problémák megoldására.

1. Dokumentumok frissítésével (szinkronizálás, koordináció)..

Ez a funkció közel áll az elsőhöz - és az információáramlás kialakításának egyik forrása lehet, tükrözve a dokumentummozgási útvonalak megválasztásának sajátosságait. Ugyanakkor ez magában foglalja a fájlok közvetlen szerkesztését - igaz, figyelembe véve az útvonalakat. A dokumentumokat a felhasználó manuálisan vagy automatikus algoritmusok alapján frissítheti. EDMS - ECM formájában, gyakran támogatja az első frissítési módszert, de ritkán a másodikat.

A dokumentumok automatikus frissítése magában foglalja az algoritmusok alkalmazását, amelyek sok esetben úgy vannak kialakítva, hogy biztosítsák a különböző fájlok egyidejű feldolgozását, aminek eredményeként más kapcsolódó fájlokon is módosíthatók. Például, ha a figyelembe veendő bizonylat egy bérszámfejtés, akkor mivel a bérszámfejtést befolyásoló számviteli bizonylatokban (például jelenléti ívben) megváltoznak az adatok, azt módosítani kell. Az EDMS (és általában az ECM-rendszerek is) általában nem rendelkeznek elegendő teljesítménnyel egy ilyen beállításhoz automatikusan - azonban képes nyomon követni ennek a beállításnak a sorrendjét (valamint a hozzáférés tényeit fájlok, amelyek alapján készült).

Vegye figyelembe, hogy bizonyos esetekben az elektronikus dokumentumkezelő rendszer jelentősen felgyorsíthatja a jogi eljárásokat – amelyeket azért hoztak létre, hogy a felelős munkatársak koordinálják a különböző dokumentumok változásait. Tehát, ha a vállalkozás elfogadja, hogy a bérszámfejtést a főkönyvelő írja alá a főigazgatóval egyetértésben, akkor az EDMS-ben speciális eszközök biztosíthatók a megállapodott dokumentum azonnali elküldésére a könyvelőtől a vezetőnek (és fordítva). ).

1. Dokumentummozgás szimulációval(például mozgásuk azonos optimális útvonalának kialakítása érdekében).

Az EDMS tiszta formájukban dolgozik a dokumentumokkal – anélkül, hogy megvizsgálná, milyen mértékben célszerű azokat az aktuális útvonalon elküldeni. Nem veszik figyelembe a dokumentumok kézbesítésének módját – például a helyi hálózaton, az interneten vagy a fizikai adathordozón keresztül történő fogadást és küldést.

A dokumentumok mozgásának modellezésével kapcsolatos problémák megoldására speciális BPM-megoldásokat alkalmaznak. A bennük megvalósított modellező algoritmusok ugyanakkor lehetővé tehetik az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek regisztereiből történő elemzéshez szükséges adatok beszerzését. Így lehetséges a BPM és az EDMS integrálása – de csak az első típusú platform működésének biztosítására.

Meg kell jegyezni, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek tömeges bevezetése viszonylag új (és néha „kevéssé tanulmányozott”) technológiai irányzatnak számít Oroszország számára. Még mindig nagyon sok vállalkozás van - ráadásul méretükben nagyon eltérő, beleértve a nagyvállalati szegmenst képviselőket is, amelyek nem, vagy olyan megszorításokkal vezették be az EDMS-t, amelyek nem adnak okot az ilyen rendszerek használatának fontosságáról beszélni. egy gazdálkodó szervezet általános iratfolyamában.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek újdonsága Oroszországban azonban önmagában tévedés, amint azt különböző történelmi tények is bizonyítják. Megtévesztő az is, hogy a nyugati országokban az ilyen rendszerek haladó szinten vannak, míg Oroszországban, akárcsak a volt Szovjetunió többi országában, „keveset tanulmányozott”, lemaradt rést jelentenek. Bizonyítékként - egy kis történelmi utalás az EDMS piac fejlődésére hazánkban.

EDI rendszerek fejlődése a Szovjetunióban és az Orosz Föderációban: történelmi háttér

A dokumentumkezelés megszervezésének első lépései hazánkban és a világban gyakorlatilag egybeestek a számítógépek és a dokumentumok cseréjét biztosító eszközök - az elektronikus adathordozók, majd a számítógépes hálózatok - megjelenésével. A Szovjetunióban a számítógépes hálózatokat főként katonai célokra használták, de a polgári projektek a 60-as és 70-es években kezdtek megjelenni. Közéjük tartozott a Sirena-1 és Sirena-2 automatizált rendszerek, amelyekkel repülőjegyeket foglaltak le hálózatba kapcsolt számítógépekről a szovjet városok százaiban található Aeroflot jegyirodákban. Az ACS "Express" a feladatok sajátosságait tekintve hasonló – de csak a vasúti jegyek foglalásához igazodó – projekt lett.

A repülőjegyek és vonatjegyek mindkét esetben az elektronikus dokumentumkezelés tárgyává váltak. Pontosabban fogalmazva, az ACS adatbázisba az előírt módon bevitt elektronikus formátumaik jogilag egyenértékűek a Szovjetunió személyszállítási iparának „számítógépesítésének” megkezdése előtt használt papír légi és vasúti nyilvántartások nyilvántartásaival.

Az 1980-as években a szovjet kutatók aktívabban érdeklődtek az elektronikus dokumentumkezelés más üzleti szegmensekre való kiterjesztése iránt. Először is - az irodai munka területén. Az első lépések ebbe az irányba a legfelsőbb hatóságok – elsősorban az SZKP Központi Bizottsága – dokumentumkezelési infrastruktúrájának korszerűsítése során történtek. Továbbá hasonló elvek szerint az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése más nagyhatalmi struktúrákban is megtörtént.

Ugyanakkor az irodai munkában használt szovjet EDI rendszerek lényegében kísérleti jellegűek voltak. Nem rendelkeztek általánosan elfogadott formátummal a felhasznált dokumentumokhoz, a listák és az ilyen dokumentumok rögzítésére használt szoftver használatának eljárása nem volt szabványos. Az EDI szervezésében a szovjet tapasztalatokat használó orosz vállalkozások is gazdálkodtak helyi szabályokat elektronikus dokumentumokkal dolgozzon – gyakran eltér a vállalkozók által használt dokumentumoktól.

Az első teljes értékű elektronikus dokumentumkezelő rendszereket gyakran maguk az orosz vállalatok fejlesztették ki. Az ilyen szoftverek létrehozására fordított nagy erőfeszítések gyakran eredménytelennek bizonyultak az EDMS gyors skálázásának nagy lehetőségeinek hiánya miatt: a párhuzamos gyártóhelyeken, a fióktelepeken és a leányvállalatokban az üzleti folyamatok nem voltak megfelelően kompatibilisek az EDMS sajátosságaival. fejszervezésre tervezték.

Ennek eredményeként az EDT gyakorlati alkalmazása tovább orosz vállalkozások elég sokáig indokolatlanul költséges (elsősorban a megfelelő szoftverek megvalósításának költségét tekintve) eljárásnak tartották, és sokan inkább papíron tartották a munkafolyamatot.

Az 1990-es évek elején azonban orosz piac független EDMS-szállítók kezdtek megjelenni - az univerzális szoftvertermékek fejlesztésére szakosodtak. Megjegyzendő, hogy ezek a termékek az orosz - nagyrészt szovjet vonásokat örökölt - dokumentumok vállalaton belüli (és azon kívüli) mozgásának sajátosságait figyelembe véve készültek. Mégpedig a belső vállalati dokumentumok túlnyomóan vertikális irányultságú mozgásának figyelembevételével (a felettestől a beosztottig és fordítva). Ezzel szemben a nyugati termékeket egy horizontális munkafolyamathoz igazították (amely ráadásul nem vette figyelembe, hogy a dokumentumok nyilvántartásba vételével, jóváhagyásával, végrehajtásának ellenőrzésével kapcsolatos eljárásokon menjenek keresztül). Ennek eredményeként az orosz megoldások iránti kereslet nőtt, és az IT-ipar megfelelő szegmense gyors fejlődésnek indult.

A 90-es évek közepén rendszeresen tartottak szakmai konferenciákat - az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek fejlesztői és legnagyobb fogyasztói részvételével. Megvitatták az ilyen rendszerek bevezetésének különféle árnyalatait orosz szervezetek- állami és önkormányzati, valamint magánvállalkozásokhoz kapcsolódóan.

A piaci szereplők és a költségvetési kapcsolatok számára nyilvánvalóvá váltak az EDMS bevezetésének előnyei:

• a dokumentumok átfutási idejének csökkentése;
• a papír és egyéb írószerek, nyomtatók és karbantartásuk költségeinek csökkentése;
• a dokumentumok tárolási költségeinek csökkentése (archiválás, leltározás);
• sok esetben - a dokumentumok biztonsági szintjének növelése (még azokban az időszakokban is, amikor az EDS segítségével történő kriptográfiai adatvédelem alkalmazása nem volt elterjedt, például jelszóval védett RAR archívumok használhatók).

Fokozatosan az EDMS megoldások sorában kezdett kiemelkedni a termékterület, amely nemcsak a szervezeten belüli, hanem a független gazdasági társaságok (opcióként ellenőrzött és ellenőrző személyek) közötti elektronikus dokumentumkezelést is lehetővé tette. beleértve a magáncégek közötti jogviszonyokban és kormányzati szervek). Így kezdett kialakulni a mai értelemben vett elektronikus dokumentumkezelés - mint a papíron készülő dokumentumokkal jogilag egyenértékű dokumentumok cseréjét biztosító eszköz.

Világossá vált, hogy az elektronikus dokumentumok jogérvényességének biztosításának leghatékonyabb módja a digitális aláírás használata – amelyet jogilag egyenértékűnek kell tekinteni a személy által papíron elhelyezett aláírással. A 2000-es évek elején lépték életbe Oroszországban az EDS használatát szabályozó első szövetségi szabályozást. A szövetségi jogszabályok szintjén 3 típusú elektronikus aláírást hoztak létre - egyszerű, továbbfejlesztett és továbbfejlesztett minősített.

Az egyszerű elektronikus aláírás használatakor a dokumentumok jogi jelentősége akkor biztosított, ha az ilyen alkalmazásra vonatkozó eljárást külön megállapodásban állapítja meg az iratforgalomban részt vevő valamennyi fél, annak ellenére, hogy az ilyen megállapodás rendelkezései nem ütközhetnek a szerződésben foglaltakkal. szövetségi törvényhozás. Ugyanez a szabály vonatkozik a továbbfejlesztett EDS-re is - azonban maga is előnyösebb lehet az egyszerűnél a fokozott biztonság miatt (amit általában az ilyen EDS szállítója biztosít - és ezért a megállapodás főszabály szerint háromoldalú - az EFA két fele és a szállító ).

A továbbfejlesztett minősített EDS használata viszont (minden esetben speciális kompetenciaszintű beszállítók által kifejlesztett) garantálja az általa aláírt bármely dokumentum jogi jelentőségét, függetlenül attól, hogy a jelen EDS felhasználói kötöttek-e bármilyen megállapodást. egymás között vagy sem. Már önmagában az a tény is elegendő, hogy mindkét fél EDI-ben használja – amelyek egymástól függetlenül megállapodást kötnek az EDS szolgáltatóval.

A modern elektronikus dokumentumkezelésben általános jelenség az elektronikus aláírás használata. Az EDS a legtöbb olyan jogviszonyban alkalmazható, amely magánszemélyeket és jogalanyok. Bár természetesen rengeteg kivétel van e szabály alól: eddig lehetetlen például az Orosz Föderáció állampolgárának teljesen elektronikus útlevelét megszerezni, vagy elektronikus jogok, vagy munkakönyv(bár a jogok és a munkafüzetek tekintetében a közeljövőben jelentős újítások várhatók az elektronikus formában való használatra való alkalmasság biztosítása, illetve jogi jelentőségük megőrzése terén).

Miért használják az elektronikus dokumentumkezelést Oroszországban?

Figyelembe véve az EDS használatának sajátosságait és az EDI-ben használt alkalmazásszoftver-termékek műszaki lehetőségeit, Oroszországban az elektronikus dokumentumkezelés több fő szegmense fejlődött ki:

1. EDI a polgárok és a kormányzati szervek között.

Az ilyen interakció legegyszerűbb példája a dokumentumok elküldése az állami szerveknek az állami szolgálatok webhelyén (és a különböző osztályok kapcsolódó webhelyein - például a Szövetségi Adószolgálaton) keresztül. Az a polgár, aki speciális EDS-szel rendelkezik, jogilag jelentős – azaz a papíralapú kérelmeket, dokumentumokat, nyilatkozatokat – elküldi az érdekelt testületnek, és onnan válaszul ugyanilyen jelentős jogi dokumentumokat kap.

1. EDI gazdálkodó szervezetek között - egyéni vállalkozók, jogi személyek.

A gazdálkodó szervezetek elektronikus úton cserélhetnek szerződéseket, számlákat, számlákat, átadás-átvételi igazolásokat, egyeztetéseket és egyéb, az üzleti életben felhasznált jogilag jelentős dokumentumokat.

1. EDI üzleti szervezetek és kormányzati szervek között.

Általános szabály, hogy az elektronikus dokumentumkezelés ezen szegmense olyan jogviszonyokat tartalmaz, amelyek a gazdálkodó egységek jelenléte miatt bizonyos kötelezettségeket vállalnak az állami szervek felé. Két fő ilyen kötelezettség létezik: beszámolási kötelezettség (adókról, ingatlanokról, pénzügyi tranzakciókról), valamint a törvényben előírt díjak befizetése a költségvetésbe.

Sok esetben az EDI használata az állami szervekkel együttműködő gazdálkodó szervezet számára törvényben meghatározott kötelezettség. Tehát az áfabevallást csak elektronikus formában kell benyújtania. Egyéb nyilatkozatok - elektronikus formában, ha a munkáltatóként eljáró gazdálkodó szervezet létszámára vonatkozó mutatókat túllépik.

1. EDI kormányhivatalok között (kormányhivatalokon belül).

Itt lehet leginkább elektronikus dokumentumkezelést végezni különböző célokra- az osztályok dolgozóinak munkavégzése során az aktuális adatcsere mechanizmusaként, az alacsonyabb rendű hatóságok tevékenységének alacsonyabb szintű ellenőrzésének módjaként, a különböző hatóságok közötti szerződéses jogviszonyok megvalósításának eszközeként.

1. EDI a polgárok és az üzleti szervezetek között.

Az ilyen elektronikus dokumentumáramlásra példa a távmunkára vonatkozó munkaszerződés megkötése az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 312.3. cikkével összhangban. Lényeges rész személyi dokumentumok ebben az esetben a munkáltató és a munkavállaló EDI rendszerekkel történő interakciója során készül.

Az államközi kapcsolatok fejlődésével az elektronikus dokumentumkezelés alkalmazása fokozatosan nemzetközi szintre kerül. Így belátható időn belül várhatóan olyan minősített aláírások jelennek meg, amelyek az EAEU-országokban azonos jogerővel bírnak. Hasonló kezdeményezéseket hajtanak végre Délkelet-Ázsia országaiban.

Hazánkban az EDI szegmensek sokfélesége mellett létezik az elektronikus dokumentumkezelés országos infrastruktúrája, amely általánosságban egységes elvek szerint működik. Ilyen vagy olyan módon részt vesz a dokumentumáramlás biztosításakor a fenti szegmensek bármelyikében - ismerkedjünk meg részletesebben szolgáltatásaival.

Hogyan van elrendezve az EDI infrastruktúra

Tehát tudjuk, hogy az elektronikus dokumentumkezelés be modern forma elképzelhetetlen digitális aláírás nélkül. Ezzel azt mondhatjuk, hogy alkalmazása nélkül - modern formájában - a gyakorlatban megvalósíthatatlan. Ugyanakkor nem lehet azt mondani, hogy az elektronikus formában történő dokumentumok cseréjének kulcsfontosságú feltétele az EDS. Tehát elméletileg lehetséges legalizálni ugyanazon jelszóval védett RAR archívumok használatát - amelyek sok esetben nem védik rosszabbul az adatokat, mint a legerősebb EDS.

Ennek ellenére az EDI működésének fő technikai feltétele nem az EDS (amely mással helyettesíthető, amely biztosítja a dokumentumok jogi jelentőségét), hanem az elektronikus dokumentumok cseréjére szolgáló csatornák megléte. Az ilyen csatornák működése három szinten biztosított:

1. Infrastruktúra szint- amelyen biztosított a feladó (címzett) fizikai hozzáférése a dokumentumcsere csatornához.

Ez egy fizikai kapcsolat az internethez vagy egy másik hálózathoz, amely valamilyen okból alternatívaként használható. Például - ha a katonai osztályok közötti adatátvitelről beszélünk.

De általában ez természetesen az internet. Így az EDI csatorna „infrastruktúra” szintű működéséért elsősorban az a szolgáltató felelős, amelyhez az EDI résztvevő kapcsolódik. Alapértelmezés szerint bármely orosz szolgáltató hozzáférést biztosít bármely internetes oldalhoz. Ezért az elektronikus dokumentumkezelés megszervezése szempontjából nincs különbség, hogy melyik szolgáltatón keresztül dolgozzon.

1. Átjáró szint- amelyen speciális hardver és szoftver segítségével a kialakult adattípusok gyakorlati vétele és továbbítása történik „infrastruktúra” szinten biztosított fizikai csatornákon.

Az „átjáróért” viszont már nem a szolgáltató felel – amely már teljesítette azt a feladatát, hogy „infrastruktúrát” biztosítson az elektronikus dokumentumkezelésben érdekelt feleknek. A főszereplő itt az EDI felhasználó. A munkafolyamat optimalizálása érdekében használhatja a számunkra jól ismert EDI rendszereket. Szolgáltatóikat gyakran "elektronikus dokumentumkezelőknek" nevezik.

Az EDI kezelő feladata az eredeti dokumentum átvétele a feladótól és változatlan formában történő átadása a címzettnek. Az előírt esetekben - a dokumentum jogerős biztosításával (EDS-vel történő hitelesítéssel - amelyet maga az elektronikus dokumentumkezelő üzemeltető vagy egy megbízható hitelesítő központ is kiállíthat).

1. Roaming szint- amelyen több független EDI infrastruktúra összekapcsolása és kölcsönös kompatibilitása biztosított.

A különböző beszállítóktól (üzemeltetőktől) származó elektronikus dokumentumkezelő rendszerek formálisan és valójában teljesen függetlenek lehetnek egymástól. Ennek eredményeként a jogszabályi követelményeknek maradéktalanul megfelelő munkafolyamat általában csak olyan felhasználók között valósítható meg, akik egy szolgáltató szolgáltatásait veszik igénybe.

Ugyanakkor az EDI függetlensége ellenére munkájuk közös elvekre és szabványokra épülhet. Ennek köszönhetően a különböző EDI szolgáltatók kölcsönösen integrálhatják infrastruktúráikat. Ennek köszönhetően mindegyikük jogilag jelentős elektronikus dokumentumáramlást tud majd biztosítani nemcsak felhasználói között, hanem felhasználóik és a másik szolgáltatóval szerződést kötöttek között is.

Így kialakul az EDI „roamingja” – „lefedettségi területének” bővítése a különböző szolgáltatók elektronikus dokumentumkezelési infrastruktúráinak integrálásával. Ha a nemzeti elektronikus dokumentumkezelő rendszerek integrációjáról beszélünk, akkor már államközi szinten is "roamingról" beszélünk.

Ugyanakkor a „roaming” jogviszonyok kialakulását nagyszámú akadály jelenléte jellemzi – mint pl.

• az üzemeltetőnek a hardver- és szoftver-infrastruktúrájába való további beruházásának szükségessége annak biztosítása érdekében, hogy kompatibilis legyen egy másik üzemeltető infrastruktúrájával;
• növeli annak kockázatát, hogy az ügyfelek másik szolgáltatóra váltanak – amely a "roaming" formájában megvalósuló partnerség minden előnyével együtt valószínűleg versenytárs.

Az üzemeltetők közötti "roaming" megállapodások megkötésének alternatívája lehet mindegyikük fellebbezése egy speciális közvetítőhöz - egy barangolási központhoz. Minden EDI szolgáltató esetében azonos feltételekkel integrálja infrastruktúráit (és ennek megfelelően hasonló eredményt fog elérni, mint amit az üzemeltetők infrastruktúráinak közvetlen integrációjával lehetne elérni). Ugyanakkor az elektronikus dokumentumkezelés üzemeltetőinek nem kell tartaniuk attól a kockázattól, hogy az ügyfelek egy versenytárshoz áramlanak.

Feltételezések szerint a roaming központ fejlett technikai felszereltséggel és nagy anyagi lehetőségekkel rendelkezik majd – hiszen a különböző szolgáltatók integrációja rendkívül tőkeigényes eljárás. Így a gyakorlatban elsősorban a legnagyobb vállalatok válhatnak ilyen központokká - ráadásul közvetlenül a kommunikációs iparhoz kapcsolódnak (hiszen a központnak mindenekelőtt erre az ágazatra jellemző kompetenciákra lesz szüksége).

Ezek a tulajdonságok határozzák meg a Rostelecom roamingközpontjának vezető pozícióját az orosz kommunikációs piacon. A legnagyobb távközlési szolgáltató rendelkezik minden szükséges pénzügyi lehetőséggel és infrastruktúrával, hogy biztosítsa a különböző szolgáltatók integrációját – összesen több mint 30 közülük csatlakozik a Rostelecomhoz. További jelentős orosz roaming központok a Softechno és a NIIAS.

Megjegyzendő, hogy az elektronikus dokumentumkezelő szolgáltatók közötti roaming jogviszonyok terén az egyik várható trend az „üzemeltetői” roaming központok kialakulása – vagyis olyanok, amelyek nemcsak egyes szolgáltatók infrastruktúráinak integrálására jönnek létre, hanem más szolgáltatók kérésére integrációs szolgáltatásokat is nyújtani.

Figyelembe véve az oroszországi EDI piac fejlődésének jellemzőit, megismerkedünk az ezen a piacon fennálló jogviszonyokat szabályozó jogszabályok sajátosságaival.

Milyen szabályozások érintik az elektronikus dokumentumkezelés megszervezését a vállalkozásban

Miután eldöntötte, hogy pontosan mit kell „megfordítani” elektronikusan - minden olyan adatot, amely megfelel a szövetségi törvénynek és a GOST-nak, vagy olyan adatot, amely jogi alapon és terjedelemben nem felel meg a nem elektronikus adatoknak, a vállalat belső szabályokat vezet be az elektronikus dokumentumkezelésre. . Ezeket a hatályos szabályozás figyelembevételével kell elkészíteni - vagyis legalább ne mondjon ellent (vagy megfeleljen az ilyen szabályozás bizonyos rendelkezéseinek).

A fő szabályozási aktus, amelyet követni kell egy szervezetben az elektronikus dokumentumkezelés végrehajtása során, a 2006. július 27-i N 149-FZ (LINK) szövetségi törvény az „Információról, információtechnológiáról és információvédelemről”. Ebben az esetben rendelkezései nemcsak az „elektronikus dokumentumkezelés” fogalmának meghatározásához fontosak, hanem olyan szabályokat is tartalmaznak, amelyek meghatározzák különösen a két különböző gazdálkodó szervezet között kicserélt elektronikus dokumentumok jogállását.

Tehát, ha a dokumentumot EDS-vel írják alá, akkor a 149. számú szövetségi törvény értelmében azt ugyanolyan jogi erejűnek kell tekinteni, mint azt, amelyet egy gazdálkodó szervezet képviselőjének szokásos aláírása írt volna alá - ha az aláírás a törvényben vagy szerződésben előírt módon történt.

Ami a törvényt illeti, az EDS használatát szabályozó fő normatív aktus az „Elektronikus aláírásról” szóló törvény, 2011. április 6-án kelt 63-FZ (LINK). Így ennek megfelelően minden minősített továbbfejlesztett EDS által aláírt dokumentumot jogilag egyenlőnek ismernek el a papíralapúval - a jogviszonyok megfelelő területén. Ugyanakkor a 64-FZ törvény lehetővé teszi az EDI résztvevői számára, hogy önállóan megállapodjanak az alternatív aláírások használatáról – egyszerű és közönséges továbbfejlesztett. Azaz - nemcsak a törvény, hanem a szerződés normáit is alkalmazni kell.

Egy másik fontos szabályozási aktus az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésében a „Személyes adatokról” szóló törvény, 2006. július 27-i 152-FZ (LINK). Az EDI keretében kezelt adatok nem minden típusa személyes (közvetlenül vagy közvetve magánszemélyhez kapcsolódó), de jelentős részük ilyen jellegű. A személyes adatok áramlását a törvény nagyon szigorúan szabályozza (miközben szinte nincs helye „megállapodásnak” a 152-FZ törvény normáinak alkalmazására vonatkozóan). A személyes adatokra vonatkozó jogszabályok fő feladata azok védelmének biztosítása (az adatokhoz való hozzáférés titkossága). Ha más típusú adatokról beszélünk, amelyekre különleges védelmi követelmények vonatkoznak - a személyes adatokkal együtt, ezek közé tartoznak különösen:

• államtitok (amelyhez való hozzáférést az 1993. július 21-i 5485-1. sz. törvény szabályozza);
• üzleti titok (2004. július 29-i 98-FZ törvény).

Az EDF keretében alkalmazható főbb állami szabványok a következők:

• GOST R 6.30-2003 (követelményeket állapít meg a dokumentumok részleteire vonatkozóan);
• GOST R 7.0.8-2013 (a munkafolyamat megszervezésében használt kifejezések különféle definícióit tartalmazza);
• GOST ISO 15489-1-2007 (meghatározza a dokumentumok kezelésének eljárását);
• GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (követelményeket állapít meg az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekre vonatkozóan);
• GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (kritériumokat állapít meg az elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzésének biztosítására).

Számos hivatalos tanácsadó forrás létezik, amelyek kiegészítik a szövetségi jogszabályokat. Nem normatívak, de de facto aktívan használják a magán- és állami vállalatok mint iránymutatás az elektronikus dokumentumkezelés megszervezéséhez. Ezek a források a következők:

• Állami rendszer dokumentációs támogatás menedzsment (a Szovjetunió Főlevéltárának Kollégiuma vezette be 1988-ban);
• A szabványos kezelési dokumentumok listája, amely feltünteti tárolásuk feltételeit (Oroszország Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i 558. sz. rendelete);
• Össz-orosz osztályozó gazdálkodási dokumentáció (az oroszországi állami szabvány 1993. december 30-i 299. számú rendeletével jóváhagyva).

Megállapítható, hogy számos iparági szövetségi szabályozás tartalmaz olyan rendelkezéseket, amelyek közvetlenül vagy közvetve kapcsolódnak az elektronikus dokumentumkezeléshez kapcsolódó jogviszonyokhoz. Példák az ilyen szabályozásokra:

• Oroszország Pénzügyminisztériumának 2011. április 25-i 50n számú rendelete (meghatározza az elektronikus számlák használatára vonatkozó eljárást);
• a Polgári Törvénykönyv (amely elvileg rendelkezik az elektronikus dokumentumok használatáról - elsősorban szerződéskötés céljából);
• Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyve, az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve (beleértve az elektronikus dokumentumkezelés területén elkövetett jogsértésekre vonatkozó közigazgatási vagy büntetőjogi szankciókat meghatározó rendelkezéseket);
• Az Orosz Föderáció választottbírósági eljárási kódexe, az Orosz Föderáció büntetőeljárási törvénykönyve, az Orosz Föderáció polgári perrendtartásának törvénykönyve (amelyek meghatározzák az elektronikus dokumentumok bírósági bizonyítékként való felhasználásának eljárását);
• Adó- és Vámkódex (határozza meg az alkalmazás követelményeit elektronikus jelentéstétel);
• A „Számvitelről” szóló, 2011.12.06.-i 402-FZ számú törvény (lehetővé teszi az elsődleges elektronikus dokumentumok használatának lehetőségét és a rájuk vonatkozó követelményeket);
• A levéltári ügyekről szóló, 2004. október 22-i 125-FZ törvény (meghatározza a levéltári dokumentumokkal való munkavégzés eljárását, beleértve az EDI keretében használt dokumentumokat is).

Így a gyakorlatban egy elektronikus dokumentumkezelést megvalósító vállalkozásnak szükség lehet az EDF-hez közvetlenül vagy közvetve kapcsolódó szabályozások különféle kombinációinak tanulmányozására. A szabályozási keretek ismerete segít minimalizálni a jogsértések kockázatát, amelyek kellemetlen jogi következményekkel járhatnak a szervezet számára.

Mi a felelősség a jogsértésekért

Mint fentebb már megállapítottuk, az EDI általában nem a legálisan szabályozott terület. Ennek keretein belül azonban nem folytathatók le a legszélesebb körben teljesen szabályozott jogviszonyok - beleértve azokat is, amelyeket az elektronikus dokumentumkezelés megszervezése tekintetében a résztvevőkkel szemben támasztott szigorú követelmények jelenléte jellemez.

De mit sérthet meg pontosan egy olyan szervezet, amely megvalósította az EDF-et? Például - a következőket:

1. Biztosítsa a megfelelő tárolást(és az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 13.25. cikke értelmében szankciót kaphat – LINK):

• értékpapírok (amelyekre jogi személyek számára legfeljebb 300 000 rubel bírságot szabnak ki);
• biztosítási tevékenységgel kapcsolatos (bírság 200 000 rubelig);
• hitelszövetkezet tevékenységével kapcsolatos (50 000 rubelig terjedő bírság);
• mások - amelyekre speciális tárolási eljárást hoztak létre (legfeljebb 500 rubel a szervezet tisztviselőjénként).

Ezek a jogsértések akkor fordulhatnak elő, ha a szervezet figyelmen kívül hagyja a 125-FZ törvény normáit vagy például az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 558. számú végzését (opcióként írja le a dokumentumot a tárolási idő lejárta előtt). időszak).

1. Megszegni a számvitelben használt dokumentumokkal való munkavégzés szabályait(és az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 15.11. cikke értelmében szankciót kap – LINK).

A számviteli jogszabályok főbb rendelkezéseit, amelyek rögzítik az elsődleges nyilvántartások tárolási feltételeit, a 402-FZ törvény 29. cikke rögzíti. Ezenkívül ez a normatív aktus összhangban van az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 558. számú rendeletével is (például a könyvelőnek különös figyelmet kell fordítania a Lista 4.1. szakaszában megadott számviteli bizonylatok eltarthatóságára).

1. Megsérti a személyes adatok kezelésére vonatkozó eljárást(és az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 13.11. cikke szerinti szankciót kap – LINK).

Itt a szabálysértővel szemben közigazgatási intézkedések széles köre alkalmazható. Például:

• 50 000 rubelig terjedő pénzbírság (most és tovább - jogi személy számára) - ha a személyes adatok illegális vagy helytelen feldolgozása történt;
• 75 000 rubelig terjedő pénzbírság - ha nem kérik az egyén írásbeli hozzájárulását a személyes adatok feldolgozásához;
• 30 000 rubelig terjedő pénzbírság - ha a szervezet nem alakított ki és nem tett közzé titoktartási politikát a nyilvánosság számára.

Az állami és kereskedelmi titkok nyilvánosságra hozatala ahhoz a tényhez vezethet, hogy a szervezetet 5000 rubel pénzbírsággal sújtják (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.14. cikke - LINK). Az államtitok bizonyos körülmények között történő nyilvánosságra hozatala bűncselekménynek minősül az Art. Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyvének 283. §-a, amely előírja az olyan intézkedések alkalmazását a bűnös személlyel szemben, mint:

• letartóztatás 4-6 hónapig;
• 4 évig terjedő szabadságvesztés 3 évig terjedő eltiltással vagy anélkül.

1. Személyes haszonszerzés céljából rejtsen el bizonyos dokumentumokat(és az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyvének 325. cikke alapján szankciót kap - LINK).

Egy ilyen vétségért büntetőjogi felelősség mint:

• 200 000 rubelig terjedő pénzbírság (vagy a bűnös személy fizetése legfeljebb 1,5 évig);
• kötelező munkavégzés 480 óráig;
• korrekciós munka 2 évig;
• kényszermunka 1 évig;
• letartóztatás 4 hónapig;
• 1 év szabadságvesztés.

1. Hanyagolja el az elsődleges adó- vagy számviteli dokumentumok elkészítésének szükségességét(és szankciót kap az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke alapján - LINK).

Ebben az esetben fix durva jogsértés számviteli és adózási szabályokat. Emiatt a cég 30 000 rubelig terjedő pénzbírsággal sújtható.

Az EDI helytelen megszervezésére vonatkozó szigorú szankciók ellenére egyre több vállalkozás törekszik az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésére az üzletvezetés egyik vagy másik szintjén. Az ilyen törekvések nem véletlenek: az EDI bevezetése számos előnnyel jár, ezeket a fentiekben is figyelembe vettük.

Videó - tranzakciók elektronikus dokumentumkezeléssel és a bírói gyakorlat elemzésével:

Vizsgáljuk meg részletesebben, hogyan valósul meg egy ilyen megvalósítás a gyakorlatban – miután megállapodtunk abban, hogy az elektronikus dokumentumkezelés kezelése az EDMS-en keresztül történik.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése egy szervezetben

Az EDMS bevezetése egy szervezetben a következő szakaszok részeként valósul meg:

1. EDI-rendszerrel megoldandó feladatok listájának összeállítása.

Az ilyen feladatok körének meghatározásának általános módszere a szervezet jelenlegi munkafolyamatának legnyilvánvalóbb problémáinak azonosítása. Például ezek lehetnek problémák:

• a dokumentum állapotának nyomon követésével (amikor nem világos, hogy a címzett megkapta-e, és elkezdett-e vele dolgozni);
• a szükséges dokumentumok felkutatásával (ha elvesznek vagy elfogadhatatlanul hosszú ideig keresik);
• a papírmunka sebességével.

1. Konkrét program kiválasztása elektronikus dokumentumkezelés szervezésére- Az EDMS megoldására hivatott feladatok alapján, melyek megvalósítását tervezik.

Ennek során figyelembe veszi:

• mennyire lesz költséghatékony egy adott program megvalósítása (az beszerzési költségek és a várható eredmények tekintetében);
• az EDI tervezett intenzitása a szervezetben (az EDI milyen mélyen lesz beépítve az üzleti folyamatokba) és a kiválasztott EDMS milyen mértékben képes ilyen intenzitást biztosítani;
• várható kapcsolódó telepítési költségek konkrét rendszer elektronikus dokumentumkezelés (például számítástechnikai eszközök jellemzőinek javítása vagy újak beszerzése - szükség esetén a dolgozók betanítása - szükség esetén).

Nagy szervezetekben a munkafolyamat jelenlegi struktúrájának előzetes felmérése - papíron, vagy EDI-vel bemutatható, amely nem alkot rendszert (mint az egyéni vállalkozó, aki postai úton fogadja és küldi ki a számlákat - csak a nagyobb léptékben). Egy ilyen felmérés fő célja a dokumentumok szervezeten belüli mozgásának jellemző módjainak meghatározása. Ezután az összegyűjtött információk a szűkített listáról továbbíthatók az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek szállítóihoz - így mindegyikük értékeli, hogy az általuk kínált termék hogyan felel meg a vevő igényeinek.

Optimális, ha a kiválasztott EDI programnak van egy ingyenes tesztverziója, amellyel ezeknek a problémáknak a megoldását „próbálhatja”, és ha az eredmény nem felel meg a vállalkozásnak, próbáljon ki egy másik terméket (lehetőleg demó verzióval is).

És ha nincs ingyenes verzió (vagy az általa támogatott funkcionalitás nem elegendő az elektronikus dokumentumkezelő rendszer működésének minőségi teszteléséhez konkrét problémák megoldása során), akkor megpróbálhatja egyeztetni a szállítóval az EDI teljes verziójának biztosítását. rendszer.

1. EDMS beszerzése, telepítése, dolgozói betanítás gyakorlati felhasználása során.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének ezen szakasza egy szervezetben egyrészt technikailag rendkívül nehéz lehet - mivel a gyakorlatban az EDMS disztribúciók telepítése során számos árnyalat lehet, figyelembe véve a vállalat jelenlegi jellemzőit. számítástechnikai infrastruktúra. Másrészt az EDMS bevezetésének utolsó szakasza általában nem jár jelentős szervezési nehézségekkel, mivel ezek többsége már a rendszer korábbi szakaszaiban megoldódott (figyelembe vett és prioritásként kezelt). végrehajtás.

A gyakorlatban két fél vesz részt egy szervezet elektronikus dokumentumkezelő rendszerének megvalósításában:

• maga a vállalkozás (amelyet a vezetők és a nekik alárendelt felelős szakemberek képviselnek);
• az EDMS rendszer beszállítói (és azok partnerei vagy kivitelezői - akikre átruházható például az EDI rendszer megrendelői oldali telepítésének funkciója, ha azt maga a szállító valamilyen okból nem végzi el).

A fő információforrás, amely alapján az EDMS megvalósításában résztvevők interakcióját végzik, az ügyféltől kapott feladatmeghatározás. Feltárja igényeinek lényegét az elektronikus dokumentumkezelés szervezetben történő bevezetése tekintetében, és ennek eredményeként meghatározásra kerül a telepített szoftver funkcionalitására vonatkozó követelmények listája. Figyelemre méltó, hogy az ilyen feladatmeghatározásnak van egy állami szabványa, amelyet az ügyfél (sok esetben nagyon kívánatos) használhat az elektronikus dokumentumkezelő rendszer szállítójával való kapcsolatfelvétel során. A GOST 34.603-89-ről beszélünk, amely meghatározza a TOR-ra vonatkozó követelményeket az ellátáshoz automatizált rendszer- míg a SED speciális esetnek tekinthető.

Az EDI infrastruktúra gazdálkodó szervezet általi fejlesztésének következő lépése a vállalatközi dokumentumáramlás kiépítése. Nézzük meg, hogyan valósítható meg ez a gyakorlatban.

Elektronikus dokumentumkezelés szervezetek között és egyáltalán miért van rá szükség

Az EDI bevezetése két vagy több gazdálkodó szervezet részvételével a következő fő feladatok megoldását jelenti:

1. Minden vállalat egy munkacsoportot hoz létre, amely a vállalatközi EDI bevezetésével foglalkozik.

Általában az ilyenekben munkacsoport magában foglalja a vezérigazgatót, a vezető jogászt, a cég illetékes informatikusait, dokumentummenedzserét.

1. A vállalatközi EDMS bevezetésének várható eredményének meghatározása az EDI leendő felei által.

Egy ilyen eredmény a feladatok csak egy szűk körének megoldását jelentheti – például azokat, amelyek csak a számlák EDMS-en keresztül történő elfogadásával és továbbításával kapcsolatosak, vagy az EDI-kérdések szélesebb lefedettsége (például a a szerződéskötés, az egyeztető okirat aláírása, a különböző számviteli bizonylatok átvétele és továbbítása a felek részvételével).

1. Az EDI-n keresztül elfogadott és továbbított dokumentumok listáinak összeállítása.

Ugyanakkor a műszaki megvalósíthatóság, a jogszerűség ill gazdasági hatékonyság fogadásuk és továbbításuk elektronikus formában.

1. Vállalatközi EDI szervezéséhez speciális szoftvertermékek kiválasztása.

1. Az EDI szervezéséhez kiválasztott szoftvertermékek bevezetésének műszaki megvalósíthatóságának biztosítása, a dolgozók előképzésének lebonyolítása.

De vajon megéri-e két együttműködő cégnek ilyen erőfeszítést tenni? Az EDMS bevezetésének költségei jelentősek lehetnek – meg kell győződnie arról, hogy a szükséges gazdasági hatást kísérik.. A legfontosabb tudnivalók egy vállalatközi elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének tervezésekor a következők:

1. A vállalatközi EDMS minél költséghatékonyabb, minél több cég rendelkezik:

• stabilan ismétlődő interakciós helyek;
• a felhasznált dokumentumok nómenklatúrájának listái;
• hasonló kompetenciákkal rendelkező partnerszervezetekkel együttműködő alkalmazottak és pozíciók.

1. A vállalatközi EDI bevezetése kényszerű lehet (annak ellenére, hogy egy ilyen megvalósítás elmulasztása esetén a vállalatnak jelentős költségei vagy elmaradt nyereségei lehetnek).

Így ha egy partner elektronikus kereskedési résztvevővé válik, akkor szinte biztos, hogy átfogó belső EDI-t fog megvalósítani, és elsősorban azokkal a partnerekkel fog dolgozni, amelyek hasonló infrastruktúrával rendelkeznek. Ha pedig nincs, akkor megtagadhatják az együttműködést.

1. A vállalatközi elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének gyakorlati gazdasági hatása, amint azt a szakértők megjegyzik, sok esetben legkorábban hat hónappal vagy egy évvel a bevezetést követően jelentkezik.

A hatás „lassulása” okai egyaránt lehetnek szervezeti (amikor például a felelős szakembereknek nincs felhatalmazása az EDI használatára - amiatt, hogy elfelejtették kiadni a meghatalmazást), mind pedig technikaiak (amikor, például egy vállalatnak van egy helyi hálózata a szükségesnél kisebb sávszélességgel, figyelembe véve egy olyan partnertől érkező forgalom intenzitását, amelynek hálózata nagyobb áteresztőképesség).

1. Ha mindkét szerződő fél új az EDI bevezetésében a kölcsönös iratok cseréjére, akkor érdemes fokozatosan integrálni.

Ugyanakkor sok esetben célszerű olyan egységekkel kezdeni, amelyek a "keresők" közé tartoznak - vagyis értékesítési részlegekkel, szervizekkel. Ők, mint senki más, időben megérzik a megtakarítást a papírmunkán, és a felszabaduló munkaidőt nagy valószínűséggel új értékesítésekre fordítják.

1. A vállalatközi EDI sikeres megvalósításának egyik kulcstényezője, hogy biztosítsák az egyes vállalkozások felelős munkatársainak kölcsönös megértését a vállalatok által használt elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyes funkcióinak alkalmazását illetően.

Például, ha az egyik cég alkalmazottja számlát küld egy másik szervezetben dolgozó kollégájának, akkor a másodiknak nem lesz gondja a kézhezvétel visszaigazolásával. A legjobb mód hogy a felek interakciója megfeleljen ennek a kritériumnak - egységes felületek bevezetése a számlák fogadására és küldésére. Ha az egyik félnek kérdései vannak a dokumentumok feldolgozásával kapcsolatban, akkor a másik válaszolni tud rájuk – annak ellenére, hogy mindkét fél megközelítőleg ugyanazt fogja látni a képernyőn.

Most ismerkedjünk meg az EDI szervezésére szolgáló népszerű szoftvertermékekkel és azok áraival (és vegyük figyelembe a megvalósítás becsült kapcsolódó költségeit is).

Milyen EDMS dokumentumkezelő programokat mutatnak be az orosz piacon: néhányuk áttekintése és mennyibe kerülnek

Az EDMS szegmens megoldásainak orosz piacának sajátosságait az jellemzi, hogy a legnépszerűbbek általában a kész - "dobozos" termékek, vagy bármely népszerű platform alapján készült termékek. A nyugaton elterjedt, egyedi gyártású EDMS-ekre Oroszországban még nincs jelentős kereslet, bár biztosan létezik. Magát az EDMS dokumentumkezelő szoftverek piacát is több mint 90%-ban az orosz fejlesztések képviselik, ami nem meglepő: egy nyugati EDI-szállító számára nehéz lehet termékét a nálunk kialakult dokumentumkezelési hagyományokhoz igazítani.

Ha egy vállalkozás megoldja egy átfogó belső vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének problémáját egy szervezetben, akkor egy teljesen működőképes speciális termék beszerzéséről beszélünk, amelyet az orosz piac egyik vezető márkája bocsát ki. Ezek a termékek a következők:

1. "CASE"

Sok szakértő ezt a terméket az egyik legfunkcionálisabb és technológiailag legfejlettebb terméknek tartja a piacon. Ezeket a jellemzőket megerősíti a különböző méretű vállalkozások – a nagyüzemektől a kisvállalkozásokig – folyamatosan magas kereslete a megfelelő termék iránt.

Az EDMS "DELO" (LINK) az egyik olyan platform, amely lehetővé teszi a munkafolyamat legrészletesebb megvalósítását: szinte bármilyen adatforrásról képes nyilvántartást vezetni. A szakemberek a rendszer hátrányának a viszonylag bonyolult felületet nevezik: bizonyos esetekben nagyon sok időt vesz igénybe annak elsajátítása (alkalmazottak betanítása).

Videó - áttekintés a "DELO" EDMS lehetőségeiről:

Licencköltség: körülbelül 11-13 ezer rubel 1 munkahelyenként Oracle DBMS használata esetén, körülbelül 7-9 ezer rubel Microsoft SQL Server használata esetén.

2. "A SED logikája"

A Logic EDMS (LINK) fő előnyei a következők:

• kiváló alkalmazkodóképesség az EDI biztosításához olyan szervezetekben, ahol többszintű koordinációs mechanizmusokat fogadtak el az EDI objektumokhoz;
• az EDI objektumok magas szintű védelmének biztosítása a jogosulatlan hozzáférés ellen;
• nagyszámú lehetőség a szoftver rugalmas konfigurálására a felhasználó igényei alapján.

Videó - példa egy bejövő dokumentum regisztrálására a "Logic EDMS"-ben:

A szakértőktől a programra érkező panaszok elsősorban a felületét tekintve nyomon követhetők: néha archaikusnak is nevezik.

Licencköltség: 5-6 ezer rubel 1 munkahelyre.

3. "E1 EUFRATS"

Az "E1 Euphrates" (LINK) technológiailag is az egyik legfejlettebb, és ez látható abból, hogy az EDMS fejlesztői számos innovatív funkciót vezettek be – amelyekkel nem minden versenytárs rendelkezik. Ezek közé tartozik a Nika saját nagy teljesítményű DBMS-ének használata, amely gyakorlatilag nem marad el a célfüggvények tekintetében az Oracle-nél és a Microsoft SQL-nél. A program felhasználóbarát felülettel, valamint hatékony rendszerrel rendelkezik az adathozzáférési jogosultságok elhatárolására.

Videó - ismerkedés az "E1 Eufrátesz" EDMS-sel:

A szakértők fő panasza ezzel az EDMS-rel kapcsolatban a számítógép teljesítményével kapcsolatos követelményekre vonatkozik: a régi PC-ken a program „lelassul”.

Licencköltség: 5-7 ezer rubel 1 munkahelyenként.

4. 1C: 8. munkafolyamat

Az 1C termék: A 8. munkafolyamat (LINK) optimális lesz egy olyan gazdasági egység számára, amely hozzászokott az 1C vonal más szoftvermegoldásaihoz - mivel az 1C: Enterprise platform alapján készült. A szóban forgó termék univerzális: különböző méretű állami és magánvállalkozások számára egyaránt sikeresen használható. Az 1C vonal programjai azok közé tartoznak, amelyek a legrugalmasabban illeszthetők az adott felhasználó igényeihez, ez alól az 1C: Document Management 8 megoldás sem kivétel.

Videó - ismerkedés az 1C munkájával: Dokumentumkezelés:

Licencköltség: körülbelül 77 ezer rubel 10 felhasználó számára (PROF verzió).

Ha a cég már rendelkezik licenccel az alapprogramhoz - 1C: Enterprise, akkor konfigurációként ráépíthető az 1C: Document Management 8 termék. Költsége körülbelül 36 000 rubel lesz a PRO verzió esetében.

5. DIRECTUM

Ez a DIRECTUM megoldás (LINK) egyike azoknak, amelyek a funkcionalitást tekintve megfelelnek a legtöbb kritériumnak, ami lehetővé teszi, hogy a terméket ECM platformnak nevezzük. Tehát a funkcionalitása magában foglalja a strukturálatlan dokumentumok létrehozását és szerkesztését - szövegek, táblázatok, képek, videók, munkafolyamattal való munka.

Videó — A DIRECTUM alapvető funkciói:

Ismét a komplex felület a program szakértői kritikájának egyik fő tárgya. A termék külső Microsoft-platformoktól való függősége is megfigyelhető.

Az engedély költsége: 7 ezer rubeltől. 1 munkára.

Természetesen a fenti árak tájékoztató jellegűek. A gyakorlatban az EDMS bevezetésének költsége jóval magasabb lehet az általunk fontolóra vett programok több esetben szükséges kiegészítő funkcionalitás beszerzése miatt.

Az EDMS ára szervermódosítás esetén (amikor a fő modulokat a vállalati hálózat fő számítógépére telepítik, és felhasználói számítógépek érik el) szinte mindig jóval magasabbak, mint a munkahelyi licenceké.

6. EDO Contour Diadoc és VLSI

Lehetséges, hogy egy vállalkozásnak egyáltalán nem kell átfogó EDI-t bevezetnie, hanem csak az egyes dokumentumcsere-folyamatok szintjén. Például a csekély számban képviselt szerződő felekkel folytatott kapcsolattartás során alkalmazott fő egyeztetési eljárások tekintetében.

Videó - ismerkedés az EDO Konturral.Diadoc:

Ebben az esetben a Kontur.Diadoc (LINK) vagy a VLIS (LINK) beszállítók EDMS-megoldásai lesznek az optimálisak. Tökéletesen alkalmasak szerződések, számlák, cselekmények „kézi” cseréjére két gazdálkodó szervezet között, valamint az állami szervek elektronikus jelentésének biztosítására..

Videó - ismerkedés az EDO VLSI-vel:

Az ilyen felhőalapú EDMS-hez való hozzáférés költsége az előfizetés által biztosított dokumentumok fogadására és küldésére szolgáló konkrét szolgáltatásoktól függ. A felhőmegoldások alapvető funkcióit sok esetben ingyen biztosítják az ügyfélnek. Vannak egyszerűen olcsó lehetőségek is: például a Kontur.Diadoc „Minimális” tarifájával (LINK) a felhasználó 100 elektronikus dokumentumot utalhat át a szállítónak 900 rubelért, és ingyenesen fogadhatja a beérkező dokumentumokat.

A legtöbb esetben hasonlóan a használathoz mobil kommunikáció, az ilyen EDI-rendszerek felhasználói ingyenesen kapják meg a bejövő dokumentumokat, és csak a kimenő elektronikus dokumentumok elküldéséért fizetnek - dokumentumonként átlagosan 5-8 rubelt.

Összegzés

Az elektronikus dokumentumkezelés a jogviszonyok rendkívül széles területe. Ez hatással lehet a különböző személyek interakciójára egy gazdasági egységen belül, gazdasági egységek között, állampolgárok és szervezetek és kormányzati szervek között, valamint kormányzati szervek között.

A legegyszerűbb - "alulról építkező", elektronikus dokumentumkezelés minden PC-felhasználó számára elérhető. Minden fájl olyan attribútumokat tartalmaz, amelyek a vele végzett különféle műveletek végrehajtásának idejét tükrözik - ezen adatok szerint ezeknek a műveleteknek a dinamikája (legalábbis manuálisan) figyelembe vehető.

Egyre elterjedtebb azonban az EDI speciális elektronikus dokumentumkezelő rendszerekkel történő megszervezése. A megoldandó funkcióktól és feladatoktól függően nagyon eltérőek lehetnek.

Modern formájában az EDI rendszerint egy vagy másik típusú elektronikus aláírással hitelesített dokumentumok elfogadását és elküldését jelenti. Az EDI gazdálkodó szervezet általi használatát törvény írja elő - ahogy az áfa-bevallás is történik.

Videó - elektronikus dokumentumkezelés a digitális gazdaság küszöbén: