ФЕДЕРАЛЬНА ОСВІТАЛЬНА УСТАНОВА ВИЩОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ

«ПОВОЛЖСЬКА АКАДЕМІЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ імені П.А. Столипіна»

філія у м.Тольятті

Програма професійної освіти

за спеціальністю

080504 Державне та муніципальне управління

За дисципліною: " ТЕОРІЯ УПРАВЛІННЯ»

По темі: " КОМУНІКАЦІЇ ТА ІНФОРМАЦІЯ В УПРАВЛІННІ»

Виконав:

студент 2 курсу,

(денна форма навчання),

Групи Г-207

спеціальності 080504

Державне та муніципальне

управління

Берлізова Тетяна Володимирівна

______________________

Перевірив:

Завідуючий кафедри,

к.е.н., доцент

Грачов Віктор Степанович

______________________

Загальновідомо, що значення інформації та комунікації у всіх сферах людської діяльності на сучасному етапі постійно зростає, що пов'язано із змінами соціально – економічного характеру, появою нових досягненьв галузі техніки та технології, результатами наукових досліджень.

Інформація потрібна всім: керуючим структурам, колективам підприємств, громадським організаціям і т. д. Неможливо спиратися лише на інтуїцію, на свій життєвий та практичний досвід. Необхідно отримувати і освоювати всю інформацію, що розширюється, що допомагає вирішувати виникаючі питання.

Ця робота присвячена інформації та комунікацій - тому, у чому кожен бере участь щодня, але мало хто робить це досить узгоджено. Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Чи не все, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, потребує ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, ясно, що вони не зможуть працювати разом, формулювати цілі та досягати їх. Проте, як з'ясується далі, комунікації – це складний процес, що складається із взаємозалежних кроків. Кожен із цих кроків необхідний для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі. Кожен крок - це пункт, в якому, якщо ми будемо недбалими, і не думатимемо про те, що робимо, - сенс може бути втрачений.

Менеджмент - це самостійний вид діяльності, що професійно здійснюється, спрямованої на досягнення в ринкових умовах, намічених цілей шляхом раціонального використанняматеріальних та трудових ресурсів із застосуванням принципів, функцій та методів економічного механізму менеджменту.

Менеджмент - управління за умов ринку, ринкової економіки означає:

Орієнтацію фірми на попит та потреби ринку, на запити конкретних споживачів та організацію виробництва тих видів продукції, які мають попит і можуть принести фірмі намічений прибуток;

Постійне прагнення підвищення ефективності виробництва, отримання оптимальних результатів з меншими затратами;

Господарську самостійність, що забезпечує свободу прийняття рішень тим, хто відповідає за кінцеві результати діяльності фірми або її підрозділів;

Постійне коригування цілей та програм залежно від стану ринку;

виявлення кінцевого результату діяльності фірми або її господарсько-самостійних підрозділів на ринку в процесі обміну;

Необхідність використання сучасної інформаційної бази з комп'ютерною технікою для багатоваріантних розрахунків при прийнятті обґрунтованих та оптимальних рішень.

Терміни "менеджмент" та "менеджер" міцно увійшли до нашого словникового ужитку, замінивши колишні "управління", "управлінська діяльність", "керівник", "директор".

Термін "менеджмент" по суті є аналогом терміна "управління", його синонімом, проте не повною мірою. Термін "управління" набагато ширший, оскільки застосовується до різних видів людської діяльності (наприклад, керування автомобілем); до різних сфер діяльності (управління у неживій природі, у біологічних системах, управління державою); до органів управління (підрозділів у державних та громадських організаціях, а також на підприємствах та в об'єднаннях).

Термін "менеджмент" застосовується лише до управління соціально-економічними процесами на рівні фірми, що діє в ринкових умовах, хоча останнім часом його стали застосовувати у США та щодо непідприємницьких організацій.

Термін "менеджмент" (management)" американського походження і не перекладається іншою мовою дослівно. В англомовних країнах він вживається досить вільно і в різних значеннях, але завжди стосовно управління господарською діяльністю, тоді як інших значень використовуються інші слова. Наприклад, для позначення управління у неживій природі використовується термін "control"; Для державного або громадського управління - "управліннядержавою" або "державноюадміністрацією". Іноді до слова "management" додається слово "business" (businessmanagement), що підкреслює його приналежність до господарської сфери діяльності.

Розглядаючи суть поняття "менеджмент", важливо уточнити деякі положення, що входять до його визначення.

Менеджмент як самостійний вигляд професійної діяльності передбачає, що менеджер незалежний від власності на капітал фірми, де він працює. Він може володіти акціями фірми, а може й не мати їх, працюючи за наймом на посаді менеджера. Праця менеджера – це продуктивна праця, що виникає в умовах комбінування високотехнологічного виробництва з високим рівнем спеціалізації працівників Забезпечуючи зв'язок та єдність всього виробничого процесу, менеджмент об'єднує працівників різних спеціальностей: інженерів, проектувальників, маркетологів, економістів, статистиків, психологів, плановиків, бухгалтерів та ін., які працюють під керівництвом менеджера, керуючого підприємством, виробничим відділенням чи фірмою загалом.

Термін "менеджер" позначає належність конкретної особи до професійної діяльності як керуючого фірми незалежно від рівня управління, а також від професійної підготовки та практичного досвідуроботи. Професійний менеджмент як самостійний вид діяльності передбачає наявність як суб'єктацієї діяльності спеціаліста-менеджера та як об'єкта -господарську діяльність фірми загалом чи його конкретну сферу (виробництво, збут, фінанси, НДДКР та інших.).

Збільшені вимоги до управління обумовлені збільшенням обсягів підприємства, складністю технології, необхідністю володіння управлінськими навичками. У сучасних умовах усі рішення з фінансових, організаційних та економічних питань готуються та виробляються професіоналами в галузі організації управління, які здійснюють також спостереження та контроль за виконанням прийнятих рішень.

Під господарською діяльністюу визначенні менеджменту розуміється діяльність фірми:

У будь-якій галузі економіки: промисловості, торгівлі, будівництві, транспорті, банківській справі, страховій справі та ін;

У будь-якій сфері діяльності фірми: НДДКР, виробництво, збут, фінанси, якщо вона спрямована на отримання прибутку як кінцевого результату чи підприємницького доходу залежно від конкретних цілей діяльності фірми.

Таким чином, "менеджмент" відноситься тільки до тих категорій фірм або підприємств, що здійснюють свою діяльність з метою отримання прибутку (підприємницького доходу) незалежно від характеру такої діяльності. Менеджмент охоплює як діяльність промислових фірм, а й банків, страхових товариств, туристичних агентств, готелів, транспортних компанійта інших господарських одиниць, які виступають на ринку як самостійні економічні суб'єкти.

Опис

Мета курсової роботи - дослідження сутності комунікацій, а також того, що можна зробити, щоб ефективніше обмінюватися інформацією як серед менеджерів, так і за межами їхнього кола.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити низку завдань:
1) Вивчити сутність, елементи та етапи комунікаційного процесу в сучасному підприємстві
2) Проаналізувати систему комунікацій на основі фірми "Trade Master"
3) Дати пропозиції та рекомендації щодо вдосконалення комунікаційної політики підприємства

Вступ 3
1. Теоретичні основита характеристика комунікацій у діяльності сучасного менеджера 5
1.1 Комунікаційний процес: поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика
1.2 Види комунікацій 13
1.3 Комунікаційні бар'єри 17
1.4 Підвищення ефективності міжособистісної комунікації 23
2. Аналіз системи комунікацій управління фірми "Trade Master" 28
2.1 Організаційно-економічна характеристика підприємства 28
2.2 Аналіз техніко-економічних показників діяльності підприємства 31
2.3 Аналіз комунікативної політики фірми 33
3. Пропозиції та рекомендації щодо вдосконалення комунікативної політики підприємства 39
Висновок 42
Список використаної літератури 45

Робота складається з 1 файл

Федеральне агентство з освіти РФ

Державний освітній заклад

Вищої професійної освіти

"Казанський державний технологічний університет"

Нижньокамський хіміки-технологічний інститут

Факультет економіки та управління

Курсова робота

ПО ДИСЦИПЛІНІ "Менеджмент"

Тема: «Інформація та комунікації в управлінні організацією»

Студент групи __________________________ / /

(підпис)

Науковий керівник ____________________________/Є.С. Андрєєва/

(підпис)

Робота захищена _____________ з оцінкою _______________

м. Нижньокамськ 2013 р.

Вступ 3

1. Теоретичні основи та характеристика комунікацій у діяльності сучасного менеджера 5

1.1 Комунікаційний процес: поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика

1.2 Види комунікацій 13

1.3 Комунікаційні бар'єри 17

1.4 Підвищення ефективності міжособистісної комунікації 23

2. Аналіз системи комунікацій управління фірми "Trade Master" 28

2.1 Організаційно-економічна характеристика підприємства 28

2.2 Аналіз техніко-економічних показників діяльності підприємства 31

2.3 Аналіз комунікативної політики фірми 33

Висновок 42

Список використаної літератури 45

Вступ

За загальним визнанням, комунікації мають велике значення для успіху діяльності підприємств і є однією зі складних проблем менеджменту. Фактично це свого роду «кровоносна система» єдиного організму фірми. Ефективно працюючими керівниками вважають тих, хто ефективний у комунікаціях. Менеджери повинні досконало володіти мистецтвом комунікації, оскільки, образно кажучи, виконують роботу «чужими руками».

Роль комунікацій очевидна як у малих фірмах, і у потужних компаніях і корпораціях. Від ефективності комунікаційних зв'язків і взаємодій залежить майбутнє як підприємства, як господарюючого суб'єкта над ринком, але й людей, що працюють на даному підприємстві, але в глобальному рівні і добробут всієї країни загалом.

Досвід як російських, і зарубіжних компаній показує, що ефективність комунікацій залежить, насамперед, від психологічного настрою колективу. Там, де керівник використовує метод «батога і палиці», спостерігається нервозність та розрізненість колективу, а наслідком цього – погана продуктивність праці, висока плинність кадрів, відсутність ініціативності, постійні плітки, заздрість тощо. Всі ці факти не можуть призвести ні до чого іншого, крім згасання підприємства і, зрештою, навіть банкрутства.

Однак якщо керівник проводить збори в колективі, де обговорюються ті чи інші проблеми розвитку, застосовує методи заохочення за ініціативу, працю тощо, створює умови для вільного вираження своєї думки, нехай навіть не збігається з думкою керівництва, то в цьому випадку персоналу легко працювати цьому підприємстві. Люди усвідомлюють у разі свою значимість і намагаються використати весь свій потенціал та інтелект задля досягнення процвітання організації. На такому підприємстві співробітники впевнені у своєму майбутньому, у тому, що їхні проблеми можна відкрито обговорити на зборах, внести якісь ідеї, за які вони будуть винагороджені морально та матеріально. Таким підприємствам легше винести економічні та політичні кризи в країні, тому що у згуртованому колективі співробітники допомагатимуть один одному пережити труднощі.

Все це вже давно усвідомили зарубіжні та багато вітчизняних менеджерів. Але як досягти ефективних комунікацій? Як набути навичок та вміння керувати комунікативними процесами? - ось головні питання, що турбують сучасних російських керівників.

У рамках вищесказаного актуальність обраної теми наголошується на досвіді зарубіжних та вітчизняних керівників, їх зацікавленості у вивченні комунікаційних зв'язків та їх ефективному розвитку, адже одним із найважливіших факторів інтеграції управління є комунікація.

Оскільки нашій країні поява і становлення комунікацій (як і всього менеджменту) відбулося нещодавно (10 років – це невеликий період), то величезну роль подальшому їх розвитку грає правильний підхід до вивчення досвіду підприємств розвинених країн і сучасних російських підприємців.

У Росії комунікації зазнали докорінної зміни. Від адміністративно-командної системи країна різко перейшла до ринкових відносин. Якщо раніше управління підприємством в основному полягало в тому, що від керівництва до підлеглих надходили накази, які не можна було не уточнити, не обговорити, ініціативність каралася, а кмітливі працівники не могли просунутися по службі, то сьогодні керівники вважають за краще інший підхід до організації роботи з підлеглими . Ініціативність тепер вітається, проводяться загальні колективні збори, у яких обговорюються проблеми розвитку фірми, вислуховуються прохання, пропозиції підлеглих, застосовуються як моральні, а й матеріальні заохочення. Так, при командно-адміністративній системі були підприємства з налагодженими комунікаціями, але переважали в основному з розрізненими комунікативними потоками, без зворотного зв'язку і т.д. Так і зараз існують фірми, де організація керівництва знаходиться на низькому рівні, помилково збудовані комунікації.

Мета курсової роботи - дослідження сутності комунікацій, а також того, що можна зробити, щоб ефективніше обмінюватися інформацією як серед менеджерів, так і за межами їхнього кола.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити низку завдань:

1) Вивчити сутність, елементи та етапи комунікаційного процесу в сучасному підприємстві

2) Проаналізувати систему комунікацій на основі фірми "Trade Master"

Об'єктом даної курсової є комунікація як поведінкова активність суб'єктів, а предметом – вміле використання ефективних комунікацій менеджерами задля досягнення цілей організації.

1. Теоретичні основи та характеристика комунікацій у діяльності сучасного менеджера

1.1 Комунікаційний процес: поняття, основні елементи, етапи, їхня характеристика

Комунікації - це обмін інформацією, на основі якого керівник отримує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень та доводить прийняті рішення до працівників організації. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть бути помилковими, люди можуть неправильно розуміти, чого хоче від них керівництво, або, нарешті, від цього можуть страждати міжособистісні стосунки. Ефективністю комунікацій часто визначають якість рішень та те, як вони насправді будуть реалізовані.

Інформація - це лише зовнішній прояв комунікації, її результат. Інформація грає центральну роль комунікаційному існуванні людини і постає як засіб комунікації.

У процесі комунікації інформація передається від суб'єкта до іншого. Суб'єктами можуть бути окремі особи, групи і навіть цілі організації.

У першому випадку комунікація носить міжособистісний характер і здійснюється шляхом передачі ідей, фактів, думок, натяків, відчуттів чи сприйняттів, почуттів та стосунків від однієї особи до іншої в усній чи будь-якій іншій формі (писемно, жести, поза, тон голосу, час передачі, недомовленість тощо) з метою отримання у відповідь бажаної реакції.

Комунікація та інформація різні, але пов'язані між собою поняття. Комунікація включає і те, що передається, і те, як це «що» передається. Для того щоб комунікація відбулася, потрібна наявність, як мінімум, двох людей.

Комунікація висуває вимоги до кожного з учасників управлінського взаємодії. Так, кожен з учасників повинен мати всі здібності: бачити, чути, сприймати, сприймати запах і смак. Ефективна комунікація вимагає від кожної із сторін певних навичок та умінь, а також наявності певного ступеня взаємного розуміння.

Термін «комунікація» походить від латинського «communis», що означає «загальне»: передає інформацію намагається встановити «спільність» з тими, хто отримує інформацію. Звідси комунікація можна визначити як передача непросто інформації, а значення чи сенсу з допомогою символів.

Ефективна міжособистісна комунікація з низки причин дуже важлива успіху в управлінні. По-перше, вирішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей (начальник з підлеглим, підлеглі один з одним) у межах різних подій.

По-друге, міжособистісна комунікація, можливо, є найкращим способом обговорення та вирішення питань, що характеризують невизначеністю та двозначністю.

Менеджери витрачають на комунікації 50-90% свого часу. Це може здатися неймовірним, але, якщо врахувати, що менеджеру доводиться спілкуватися, виконуючи ролі міжособового спілкування, інформаційні ролі та ролі, пов'язані з прийняттям рішень, а також для виконання всіх управлінських функцій, все стає на свої місця. Саме оскільки комунікації є невід'ємною частиною всіх основних видів діяльності менеджера, їх називають сполучним процесом.

Всі три основні рольові установки менеджерів і всі чотири основні управлінські функції націлені на формулювання організаційних цілей та їх досягнення, і рівень реалізації цих цілей, як правило, безпосередньо залежить від якості комунікацій. Отже, ефективні комунікації просто необхідні успіху, як окремого працівника, і організації загалом.

Однак, хоча найважливіша роль комунікацій в успіху організацій визнається всіма, опитування показують, що, на думку 73% американських, 63% англійських та 85% японських менеджерів, саме неефективні комунікації сьогодні стають основним бар'єром на шляху до досягнення організаційних цілей. Ще одне опитування майже 250 тисяч працівників із двох тисяч компаній виявило, що комунікації - одна з найсерйозніших проблем організацій. Розібравшись у суті комунікацій на особистісному та організаційному рівнях, можна навчитися знижувати ймовірність неефективного спілкування та стати ефективнішим менеджером. Ефективний менеджер – це менеджер, який ефективний саме у сфері комунікацій. Такий управлінець знайомий з природою комунікаційного процесу, має відмінні навички усного та письмового спілкування і розуміє, як на якість комунікацій впливає середовище.

Основне завдання менеджменту – отримання прибутку, що залежить від уміння менеджера управляти справами. Можна побачити зв'язок між комунікацією, інформацією та вмінням менеджера працювати. Відомо, що обмін інформацією в організаціях не завжди такий ефективний, як слід. Насправді люди спілкуються між собою менш ефективно, ніж це здається.

Цей факт чудово проілюструвало дослідження Р. Лайкерта, який проаналізував діяльність бригадирів та їх підлеглих одного з підприємств комунального обслуговування.

У той час як 85% бригадирів вважали, що їхні підлеглі можуть вільно обговорювати важливі ділові проблеми, лише 5% зізналися, що це дійсно роблять. У ході іншого дослідження менеджер відділу повідомив, що дав інструкції та доніс до підлеглих рішення щодо 165 конкретних моментів. Однак, за відомостями підлеглих, вони знали лише про 84 його розпорядження. Ще один дослідник проаналізував діяльність каліфорнійської компанії у сфері охорони здоров'я та виявив серйозні розбіжності щодо оцінки ефективності комунікацій представниками менеджменту вищого, середнього та нижчого рівнів.

Крім того, часто передане повідомлення неправильно розуміється його одержувачем, що є ознакою неефективних комунікацій. Дж. Майнер, видатний дослідник у сфері менеджменту, вважає, що всього 50% контактів в організації призводять до взаєморозуміння сторін. І, як правило, причиною цього є нездатність людей врахувати той факт, що комунікації є обміном.

У результаті обміну активну роль грають обидві сторони. Наприклад, якщо ви, будучи менеджером, розповідаєте підлеглому про зміну його робочого завдання, це лише початок процесу обміну. Щоб комунікації були ефективними, ваш співрозмовник має продемонструвати, що зрозумів своє завдання та те, яких результатів ви від нього очікуєте. Комунікації ефективні лише за умови, що одна сторона пропонує інформацію, а інша її правильно сприймає, а для цього до цього процесу потрібно ставитися з великою увагою.

Міністерство освіти і науки Російської Федерації

Федеральна державна бюджетна освітня установа

Вищої та професійної освіти

«Магнітогорський державний технічний університет

ім. Г.І. Носова»

Кафедра Державного та муніципального управління

та управління персоналом

КУРСОВА РОБОТА

За дисципліною: Основи теорії управління

Роль комунікацій в управлінні

Виконавець: Карімова Аліна Ільдарівна

Керівник: Ріттер Ірина Володимирівна

Магнітогорськ, 2014

ВСТУП

Комунікації грають велику роль процесі управління. Вони виступають сполучним процесом, необхідним реалізації менеджером управлінських дій. Майже 80% робочого часу менеджерів витрачається на спілкування, враховуючи, що доводиться спілкуватися, виконуючи ролі міжособистісного спілкування, інформаційні ролі та ролі, пов'язані з прийняттям рішень, а також виконання всіх управлінських функцій. Якість обміну інформацією прямо впливає на ступінь реалізації цілей організації. Обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, саме тому ця тема є найбільш актуальною на сьогоднішній день.

Часто необґрунтовано припускають, що ефективна система комунікацій формується «сама собою», як тільки на групу виконавців покладається якесь спільне завдання. У багатьох випадках навіть активні, цілеспрямовані спроби створення сприятливого клімату для комунікацій не дають бажаного результату. Згідно з соціологічними опитуваннями, 73% американських, 63% англійських, 85% японських керівників вважають погані комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їхніх організацій. Неефективні комунікації - одна з головних причин виникнення проблем управління. У свою чергу, ефективність комунікацій повністю залежить від ефективності працюючого керівника, від його управлінських навичок.

Для цього керівнику необхідно:

Знати механізм розвитку комунікаційних процесів, характер впливу зовнішніх умов на досягнуті результати.

Мати навички, необхідні для ефективного обміну інформацією.

У складних ситуаціях може знадобитися навіть спеціальний співробітник організації, якого слід покласти обов'язки вивчати і вдосконалювати системи комунікацій у організації.

Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Чи не все, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, потребує ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, ясно, що вони не зможуть працювати разом, формулювати цілі та досягати їх.

Об'єктом дослідження є аналіз комунікаційної системи підприємства ВАТ «Башкіренерго». Предметом дослідження є комунікації в управлінні у ВАТ «Башкіренерго». Метою курсової є вивчення комунікацій у сфері управління.

Для досягнення поставленої мети у роботі необхідно вирішити такі завдання:

˗ дати визначення комунікацій, показати їхню природу та складність;

˗ розглянути значення комунікацій в організації;

˗ розкрити зміст комунікаційного процесу та розглянути бар'єри, що перешкоджають комунікаціям;

˗ розглянути різні види комунікацій;

˗ виявити методи вдосконалення комунікацій в організації;

˗ охарактеризувати діяльність підприємства ВАТ «Башкиренерго»;

˗ виявити аналіз удосконалення комунікацій на підприємстві ВАТ «Башкіренерго».

У курсовій використовуються такі методи: аналіз, опис, прогнозування, порівняння.

Таким чином, комунікація – це складний процес, що складається із взаємозалежних кроків. Кожен із цих кроків необхідний для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі. Кожен крок - це пункт, в якому, якщо ми будемо недбалими, і не думатимемо про те, що робимо - сенс може бути втрачений.

1. КОМУНІКАЦІЇ В ОРГАНІЗАЦІЇ

1 Сутність, проблеми та роль комунікації

Більшість свого повсякденного життя людина проводить у організаціях: школах, на фірмах тощо. Ми живемо у суспільстві, що складається з організацій. Майже кожен із нас - член однієї чи кількох організацій, у яких саме комунікація пожвавлює організаційну структуру.

Комунікація – це:

передача інформації (ідей, образів, оцінок, установок) від особи до особи;

взаємодія, за допомогою якої інформація передається та приймається; процес передачі та прийому інформації;

лінія чи канал, що з'єднують учасників обміну інформацією.

Управління організації здійснюється через людей. Одним з найважливіших інструментів управління в руках менеджера є інформація, що знаходиться в його розпорядженні. Використовуючи та передаючи цю інформацію, а також одержуючи зворотні сигнали, він організовує, керує та мотивує підлеглих. Багато що залежить від його здатності передавати інформацію таким чином, щоб досягалося найбільш адекватне сприйняття її тими, кому вона призначена.

Вирізняють такі особливості комунікацій для людей:

можливість взаємного впливу партнерів друг на друга у вигляді системи знаків (вербальні і невербальні комунікації);

комунікативний вплив лише за наявності єдиної або схожої системи кодифікації та декодифікації у комунікатора (людини, яка спрямовує інформацію) та реципієнта (людини, яка приймає її);

Можливість виникнення комунікативних бар'єрів.

На думку Віханського О.С. термін «комунікація» походить від латів. "communis", що означає "загальне": передає інформацію намагається встановити "спільність" з тим, хто отримує інформацію. Звідси комунікація можна визначити як передача непросто інформації, а значення чи сенсу з допомогою символів.

Термін «комунікації» швидко став загальноприйнятим, проте його поширення зовсім не означало, що комунікації перетворилися на одну з найважливіших складових соціальних досліджень. Тільки розвиток різних концепцій організацій надав актуальність проблемам, пов'язаних із побудовою та функціонуванням комунікаційних мереж.

Ефективна міжособистісна комунікація з низки причин важлива успіху у управлінні. По-перше, вирішення багатьох управлінських завдань будуються на безпосередній взаємодії людей (начальника з підлеглим, підлеглий з іншим підлеглим) у межах різних подій. По-друге, міжособова комунікація, є найкращим способомобговорення та вирішення питань, що характеризуються невизначеністю двозначністю.

Говорячи про роль комунікації в організації, слід зазначити, що формування комунікаційних мереж та створення умов для успішного функціонування комунікацій в організації становлять одне з найважливіших завдань управління. Дійсно, обмін інформацією включений як найважливіша ланка у всі основні види діяльності організації, отже, якщо комунікаційні зв'язки (як внутрішні, і зовнішні) немає чи діють, це негативно позначається функціонуванні всієї організації.

Це пояснюється низкою причин:

керівникам підрозділів організації доводиться витрачати багато часу на пошук необхідної інформації та її обробку;

відбувається дублювання інформації, оскільки та сама інформація надходить у підрозділ організації та її керівництву з різних джерел;

в одних підрозділах та в одних керівників відчувається нестача інформації, тоді як в інших підрозділах може статися інформаційне навантаження;

працівники організації мало обізнані про її діяльність, плани, орієнтацію та положення у зовнішньому середовищі, що негативно позначається на процесах інтеграції, точному виконанні розпоряджень керівництва тощо.

У зв'язку з цим однією з основних цілей управління в організації є створення системи комунікації, її запуск та контроль над нормальним функціонуванням. Здійснення комунікацій у деяких випадках пов'язане із значними труднощами:

Якщо двоє людей значно розходяться в думках з якогось питання, усвідомити це дозволяє лише встановлення двосторонніх комунікацій. Оприлюднення різних точок зору часто призводить до формування полярних поглядів, коли сторони займають екстремальні позиції. Під впливом загрози потенційних проблем, неминучі при програші, учасники дискусії нерідко «відкидають» логіку та раціональність і переходять до захисної аргументації: наголошують на особистих якостях «противника», вибірково використовують факти, що мають, прагнуть тримати себе в руках і придушити негативні емоції. Захисна аргументація дозволяє уникнути ризику та проявів некомпетентності, проте основна причина її використання - бажання контролювати ситуацію та прагнення взяти гору, що призводить до зниження ефективності комунікацій. Друга можлива проблема – когнітивний (пізнавальний) дисонанс, тобто внутрішній конфлікт та занепокоєння, що виникають у тих випадках, коли люди отримують інформацію, несумісну з їхніми системами цінностей, раніше прийнятими рішеннями або іншими відомими їм даними. Оскільки його виникнення викликає почуття дискомфорту, людина прагне позбутися або, принаймні, зменшити його. Можливо, він намагатиметься отримати нові комунікаційні входи, змінити інтерпретацію одержуваних даних або вирішити, чи внести корективи до системи цінностей. Можливо, індивід просто відмовиться повірити дисонуючий інформації або проігнорує її. При вступі в контакт відправник повинен виявляти особливу обережність, оскільки комунікації є як потужною формою саморозкриття перед іншими людьми, і джерелом можливої ​​оцінки комунікатора оточуючими. У ході комунікації ми не тільки відкриваємо щось іншим людям (зміст), але поки що ми передаємо повідомлення (говоримо), одержувачі виносять нам певну оцінку. Цей аспект комунікації спонукає відправника замислитися збереженні особи, тобто. він прагне запобігти критичні висловлювання на свою адресу з боку інших людей. Негативні оцінки наражають на небезпеку, насамперед почуття власної гідності індивіда. Іноді «критик» сам жалкує, висловивши щось, що суперечить нашому уявленню про себе. Хоча такі «зухвалі жалю» повідомлення часто передаються ненавмисно, вони зазвичай викликають важкі почуття в одержувача, створюють напруженість у відносинах, іноді призводять до їхнього розриву. До «що викликають жаль» повідомлення відносяться, наприклад. Грубі вербальні помилки, особисті випади, стереотипні висловлювання, що ганяють репутацію, саркастична критика або небезпечна інформація. Дуже часто такі повідомлення передаються під час емоційної конфронтації. Проблеми, пов'язані зі створенням ефективно діючих комунікацій, можна розділити на дві основні групи: проблеми структурних комунікацій та проблеми, що виникають у ході міжособистісного спілкування.

Таким чином, говорячи про роль комунікації в організації, слід зазначити, що формування комунікаційних мереж та створення умов для успішного функціонування комунікацій в організації складають одне з найважливіших завдань управління, але також ми зустріли проблеми, що виникають і перешкоджають процесу комунікації.

2 Процес комунікації у створенні

Організація - стійка система, спільно працюючих індивідів на основі ієрархії рангів та поділу праці для досягнення спільних цілей. Комунікація є життєво важливою системою організації: якщо якимось чином ліквідувати потоки повідомлень у створенні, вона припинить своє існування. Комунікація пронизує всі види діяльності організації, це важливий робочий інструмент задля забезпечення сприйняття індивідами своїх організаційних ролей й у інтеграції організаційних підрозділів. З позиції теорії відкритих систем організація представляється розвиненою мережею каналів комунікації, які спроектовані для збору, систематизації та аналізу інформації про зовнішнє середовище, а також передачі перероблених повідомлень назад у середу. Комунікація - це сполучні нитки, що поєднують взаємозалежні частини організації. Щойно комунікація зупиняється, організаційна діяльність припиняє своє існування. Замість неї знову виникає нескоординована діяльність індивідів. Комунікація не лише істотним елементом внутрішнього функціонування організації, але грає життєво важливу роль обміні інформацією між організацією і середовищем. Система комунікації служить засобом включення організацій у зовнішнє середовище. Комунікації в організаціях та між організацією та її середовищем, разом становлять те, що називається організаційною комунікацією. Слід зазначити те, що комунікаційний процес в організації, як правило, є впорядкованим та обумовленим певною регламентацією та передбачуваністю. Основу процесу управління становить взаємодію між елементами управлінської структури - підрозділами, посадами, окремими особами, що здійснюється за допомогою комунікаційних каналів, що з'єднують їх, створюваних у процесі особистих контактів, обміну документами, функціонування електронних засобів, зв'язку і т.д. Основна мета комунікативного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування. Проте сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування. Щоб краще зрозуміти процес обміну інформацією та умови його ефективності, розглянемо основні елементи та етапи комунікаційного процесу. Можна виділити чотири основні компоненти моделі комунікації: джерело, повідомлення, канал та одержувач. Оскільки ці компоненти присутні майже в будь-якому акті комунікації, цю просту модель комунікації часто називають ІСКП.

Джерело – це творець повідомлення. На ньому лежить основна обов'язковість щодо підготовки повідомлення. Їм можуть бути індивіди або групи спільно працюючих індивідів, а також громадський інститут чи організація.

Повідомлення – це стимул, який джерело передає одержувачу. Саме задля цього здійснюється акт комунікації, і в цьому акті передається певна ідея. Повідомлення складаються із символів, що мають певне значення для джерела та одержувача. У цьому повідомлення кодуються чи декодуються.

Кодування - це переклад вже осмисленої ідеї на повідомлення, пристосоване передачі; полягає у перетворенні сенсу ідеї на символи, а декодування - це переведення отриманих стимулів у конкретну інтерпретацію переданого повідомлення. Таким чином, одержувачі декодують повідомлення шляхом перетворення символів значення. Щоб надати значення символам індивіди класифікують явища за категоріями і дають їм найменування - коди.

Багато повідомлень передаються у вигляді символів мови. Однак символи можуть бути і невербальними: жести, міміка, інші рухи тіла або графічні зображення.

Канал - це засіб, з якого повідомлення передається від джерела до одержувачу, шлях фізичної передачі повідомлення. Канали можна розділити на:

Канали засобів масової інформації- це засоби передачі повідомлень, як газети, журнали, радіо і телебачення, які дозволяють джерелу доставити інформацію багатьом одержувачам.

p align="justify"> Міжособистісні канали - це такі канали, які використовуються при безпосередньому обміні повідомленнями між одним джерелом і одним одержувачем.

Одержувач – найважливіший елемент комунікаційного процесу. Як було показано (рис. 1.), комунікація - це односпрямований потік повідомлень від джерела до одержувачу. Одержувач так само виробляє інформацію та повідомлення для джерела, і така взаємодія є необхідною умовоюдля успішності комунікації.

Зворотній зв'язок - це реакція одержувача повідомлення джерела. Джерело може врахувати зворотний зв'язок у разі зміни наступних повідомлень. Отже, зворотний зв'язок робить комунікацію динамічно двостороннім процесом. Зворотний зв'язок може розглядатися як повідомлення джерела, що містять дані про ефективність та попередній акт комунікації. Позитивний зворотний зв'язок інформує джерело про те, що бажаного результату повідомлення було досягнуто. Негативний зворотний зв'язок інформує джерело у тому, що бажаний результат повідомлення досягнуто був. У цьому сенсі негативний зворотний погано впливає ставлення між джерелом і одержувачем і може породити з-поміж них конфлікт.

З погляду підвищення ефективності комунікації негативний зворотний зв'язок має більше значення, ніж позитивний. Існує низка факторів, що знижують ефективність спілкування, які дістали назву бар'єри міжособистісних комунікацій. Бар'єри комунікацій - це психологічні перешкоди по дорозі адекватної передачі між партерами зі спілкування. У результаті комунікації можуть бути різні бар'єри. Наявність комунікацій, що чітко діють, в організаціях сприяє вирішенню багатьох проблем, зокрема координації діяльності окремих структурних одиниць в організації щодо загальної мети.

Основна проблема комунікацій між елементами організаційної структури обумовлена ​​невизначеністю у відносинах між окремими структурними одиницями організації. У разі невизначеності можуть посилюватися такі основні види бар'єрів у комунікаційних процесах:

Спотворення повідомлень - явище, у якому структурні одиниці організації надходить інформація, не адекватна реальної ситуації. Спотворення в комунікаційних мережах призводить до значного уповільнення темпів робіт в організації. Прийняття рішення та його реалізація повинні починатися одночасно: зрозуміти, як слід виконувати роботу, не менш важливе, ніж ухвалення рішення про те, що слід робити. Але спотворення інформації не дозволяє приступати до негайної реалізації рішення, оскільки воно ґрунтується на невірних передумовах. У зв'язку з цим доводиться повертатися до цієї ситуації, повторювати повідомлення. Крім того, спотворення інформації призводять до неправильної постановки цілей, що негайно позначається на інших компонентах організації.

Ненавмисні спотворення, що виникають через брак інформації, неясності ситуації чи труднощів у міжособистісних контактах.

Свідомі спотворення, які надають велику небезпеку при прийнятті рішень в організації та постановці цілей: у цьому випадку проміжна ланка в комунікаційному ланцюжку не узгоджена із змістом повідомлення та прагне змінити характер його впливу.

Фільтрування інформації у повідомленні, коли відсікається непотрібна на даний момент інформація, залишається лише суть. Інформаційні навантаження можливі у випадках, коли члени організації не в змозі ефективно реагувати на всю необхідну їм інформацію та відсівають певну її частину, на їхню думку, найменш важливу. Однак можлива ситуація, коли саме ця частина інформації буде особливо необхідною для забезпечення нормального функціонування організації або її підрозділів.

Недоліки у структурі організації надають суттєве негативний впливна функціонування комунікаційних мереж. Найпоширенішим із таких недоліків слід визнати невдалу конфігурацію - існування великої кількості рівнів управління, коли інформація при проходженні рівня до рівня втрачається чи спотворюється. Це особливо притаманно висхідних комунікаційних потоків (знизу вгору, від підлеглих до керівників).

Іншим важливим структурним недоліком є ​​відсутність стійких горизонтальних зв'язків між окремими підрозділами організації, наприклад, коли керівництво організації допускає лише вертикальні зв'язки, а комунікації між підрозділами одного рівня вважаються незначними та непотрібними.

Ще одним істотним недоліком слід визнати наявність конфліктів між окремими групами та підрозділами організації. Найчастіше конфлікти закладено у самій структурі організації. Підрозділи або окремі керівники, які перебувають у стані конфлікту, можуть не тільки сприяти розриву комунікаційних зв'язків усередині організації, а й використовувати комунікаційні мережі для досягнення власних цілей у боротьбі з іншими підрозділами.

Висока ступінь просторової диференціації створює перепони проходження інформації з певним комунікаційним каналам з віддаленості окремих структури одиниць організації. Насамперед це стосується каналів контролю та зворотного зв'язку, а також каналів, якими передається друкована інформація (документи, наукова або технологічна літератураі т.д.). Як наслідок, може виникнути взаємна недовіра між членами організації, знижується ефективність взаємодії.

На шляху міжособистісних комунікацій також зустрічаються бар'єри. Комунікаціям часто перешкоджає нерозуміння один одного членами комунікаційного процесу. Причини виникнення проблем комунікації через нерозуміння полягають у наступному:

Відмінності у сприйнятті повідомлення та його основний ідеї та концепції, що відбувається в силу:

неправильного кодування повідомлення керівниками без урахування культури та установок членів організації (повідомлення написане або передане незрозумілою мовою, містить багато слів, що належать іншій субкультурі, або спеціальних термінів, обрана сфера діяльності або знання, маловідома членам організації тощо);

конфлікту між сферами компетенції, основами суджень відправника та одержувача інформації (структурний конфлікт такого роду може призвести до виборчого сприйняття інформації її одержувачем залежно від власних інтересів та потреб та ігнорування інтересів відправника);

різних соціальних установок членів організацій, різних структур цінностей.

Семантичні бар'єри, що виникають через погано формульованих повідомлень, які можуть призводити до втрати інформації при передачі одержувачем, особливо багато таких проблем породжується в багатонаціональному середовищі.

Семантика - це наука, що вивчає способи використання слів і значення, що їм віддаються. Оскільки слова (символи) можуть для різних людей мати різні значення, те, що хотів повідомити відправник, не завжди буде інтерпретовано і зрозуміло одержувачем. Семантичні варіації часто призводять до непорозуміння, оскільки в багатьох досить складно зрозуміти, яке значення було надано символу відправника. Символи немає вихідного фіксованого значення. Їх значення людина розуміє, виходячи зі свого досвіду, і він варіюється залежно від контексту, тобто. ситуації, у якій використано символ. І оскільки у кожного є свій досвід, а кожен комунікаційний контакт тією чи іншою мірою відрізняється від інших, ніколи не можна бути впевненим, що одержувач надав цьому символу те саме значення, що й ви.

Невербальні міжособистісні перепони. До них відносяться будь-які символи, крім слів. Найчастіше невербальна передача здійснюється одночасно з вербальною і може посилювати чи змінювати сенс слів. Зоровий контакт, посмішка або насуплені брови напружений вираз обличчя – це приклади невербальних комунікацій.

Незадовільний зворотний зв'язок (наприклад, через невміння слухати).

Для того, щоб уникнути втрат, що виникають через недоліки міжособистісного спілкування, можна використовувати такі прийоми:

попередня підготовка до передачі повідомлення; наприклад, роз'яснення основних положень, зміст повідомлення;

зняття семантичних бар'єрів шляхом виключення двозначності, багатозначності понять;

постійна увага до невербальної символічної комунікації – тону подачі повідомлення, жестів, міміки тощо;

прояв апатії та відкритості при спілкуванні та передачі повідомлень;

встановлення зворотний зв'язок, навіщо слід: ставити питання одержувачу інформації про змісті повідомлення та ступеня його сприйняття; оцінювати невербальну реакцію одержувачів повідомлення, особливу увагу звертати на жести, позу та міміку, що вказують на замішання або нерозуміння; створити атмосферу довіри, доброзичливості та готовності обговорити проблеми з урахуванням інтересів та потреб одержувача інформаційних повідомлень.

Роблячи висновок, загалом можна сказати, що найефективніше використання комунікацій залежить від таких найважливіших факторів, як професіоналізм керівників, структура організації та її характеристики, наявність стійких міжособистісних відносин між членами організації, культура підлеглих, становище організації у зовнішньому середовищі (закритість та відкритість) , компетентність працівників

3 Види комунікацій у створенні

Комунікації, що здійснюються в організаціях, можуть бути класифіковані за низкою ознак (табл. 1)

Таблиця 1. Класифікація комунікацій у створенні

Ознака класифікації Види комунікацій Суб'єкт та засоби комунікацій Комунікації за допомогою технічних засобів, інформаційні технологіїМіжособистісні Форма спілкування Вербальні Невербальні Канали спілкування Формальні Неформальні Організаційна ознака (просторового розташування каналів) За суб'єктами та засобами комунікації прийнято виділяти:

Комунікації, що здійснюються за допомогою технічних засобів інформаційних технологій, у сучасних умовах набувають найважливішого значення. Здійснюються за допомогою електронної пошти, телекомунікаційних систем, управлінських інформаційних технологій (УІВ).

Міжособистісні комунікації - комунікації, здійснювані для людей у ​​ситуаціях «віч-на-віч» й у групах з допомогою слів і несловесних засобів спілкування. Саме вони представляють велику значущість для вивчення організаційної поведінки.

На міжособистісні комунікації впливають різні чинники (рис.1).

Рис.1 - Чинники, що впливають міжособистісні комунікації

комунікація управління вербальний

Комунікації за формою спілкування:

Вербальні комунікації - комунікації, здійснювані з допомогою мовлення як системи кодування.

Більшість робочого часу менеджери витрачають на особисте спілкування коїться з іншими індивідами. Достоїнствами усних комунікацій є швидкість, спонтанність та можливість широкого використанняневербальних сигналів одночасно зі словами.

Невербальні комунікації - повідомлення, надіслані відправником без використання мовлення як системи кодування, наприклад за допомогою жестів, міміки, поз, погляду, манер. Вони виступають як засоби комунікації в тій мірі, в якій їх зміст може бути інтерпретований іншими.

З допомогою вербальних комунікацій передається інформація. Невербальні комунікації передають ставлення до партнера за повідомленням.

Формальні комунікації дозволяють упорядковувати та обмежувати інформаційні потоки.

Вони визначаються існуючими регламентами:

Організаційними (наприклад, схемою організаційної структури);

Функціональними (наприклад, положення про відділи та служби, що містить розділ «Взаємозв'язок між підрозділами»).

Формальні комунікативні канали широко застосовують у організаціях, мають ієрархічну структуру управління.

Неформальні комунікації - соціальні взаємодіїміж людьми, що відображають висловлювання людської потреби у спілкуванні. Вони доповнюють формальні комунікації.

Залежно від просторового розташування каналів та спрямованості спілкування прийнято поділяти на:

Нисхідні організаційні комунікації - є потік інформації від вищих рівнів керівництва до нижніх (керівник - підлеглі). Це найочевидніший вид організаційних комунікацій. Комунікації між керівником та підлеглими пов'язані з проясненням завдань, пріоритетів та очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; з обговоренням проблем ефективності роботи; досягнення визнання та винагороди з метою мотивації; вдосконаленням та розвитком здібностей підлеглих; зі збиранням інформації про назріваючу або реально існуючу проблему; оповіщенням підлеглого про майбутню зміну; а також отриманням відомостей про ідеї, удосконалення та пропозиції.

Висхідні організаційні комунікації виконують також функцію постачання менеджерів інформацією про те, що відбувається на нижчих рівнях. Завдяки ним менеджери дізнаються про поточні та потенційні проблеми та передбачають коригувальні заходи. Висхідні комунікації, зазвичай, здійснюються у вигляді звітів, пропозицій і пояснювальних записок.

Горизонтальні комунікації - комунікації, створені задля координацію та інтеграцію діяльності співробітників різних відділів і підрозділів однією і тієї ж рівнях ієрархії задля досягнення цілей організації; сприяє підвищенню ефективності використання всіх видів ресурсів організації.

Діагональні комунікації - комунікації, які здійснюються працівниками відділів та підрозділів різних рівнів ієрархії. Вони застосовуються у випадках, коли комунікації працівників організації іншими способами утруднені.

Електронні комунікації. Електронна пошта (email) є комунікативною комп'ютерною системою.

2. ВДОСКОНАЛЕННЯ СИСТЕМИ КОМУНІКАЦІЙ НА ПРИКЛАДІ ВАТ «БАШКІРЕНЕРГО»

1 Соціально-економічна характеристика організації ВАТ «Башкиренерго»

Башкирське відкрите акціонерне товариствоенергетики та електрифікації «Башкіренерго» (ВАТ «Башкіренерго») засновано Державним комітетомРеспубліки Башкортостан з управління державною власністю 30 жовтня 1992 року. Сфера його діяльності - виробництво електричної та теплової енергії; ремонт та технічне обслуговування енергетичного обладнання.

ВАТ «Башкіренерго» - одна з найбільших регіональних енергетичних систем Росії. Встановлена ​​електрична потужність становить 4295 МВт, встановлена ​​теплова потужність - 13141 Гкал/год.

У складі генеруючих потужностей енергосистеми Республіки Башкортостан - одна державна районна електрична станція (ГРЕС), десять теплоелектроцентралей (ТЕЦ), у тому числі газопоршнева Зауральська ТЕЦ, дві гідроелектростанції (ГЕС), п'ять газотурбінних установок, шість газопоршневих агрегатів, одна вітер .

Загальна кількість побутових споживачів на 01.07.2010 року становить 1191452.

Говорячи конкретніше про систему комунікації на даному підприємстві, слід зазначити, що згідно з дослідженнями, керівник витрачає від 50 до 90% всього часу на комунікації. Це здається не ймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісні відносини, інформаційному обміні та процесах прийняття рішень, не кажучи про управлінських функціяхпланування, організації, мотивації та контролю. Саме оскільки обмін інформації вбудований у всі основні види управлінської діяльності, комунікації є сполучним процесом.

Комунікаційний процес - це процес взаємодії між різними суб'єктами комунікації, у якому здійснюється процес обміну інформації.

Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, є предметом спілкування, тобто. повідомлення. У процесі обміну інформацією можна виділити чотири сполучні компоненти:

відправник, особа, що генерують ідеї або збирають інформацію та передають її;

повідомлення, інформація, що закодована відповідними символами;

канал, засіб передачі;

одержувач, особа, якій призначено інформацію.

На кшталт організаційних структур ВАТ «Башкиренерго» є лінійну структуру управління (рис 2.).

Рис.2 - Схема лінійної організаційної структури управління

Це одна із найпростіших організаційних структур управління. На чолі кожного структурного підрозділу перебуває керівник - одноначальник, наділений усіма повноваженнями та здійснює одноосібне керівництво підлеглими йому працівниками та зосереджує у своїх руках усі функції управління.

Кожен підлеглий має одного керівника, якого по одному одноразовому каналу проходять всі команди управління, у разі управлінські ланки відповідають результати всієї діяльності керованих об'єктів.

Для аналізу роботи комунікаційних каналів на досліджуваному підприємстві необхідно знати, які переваги та недоліки притаманні цій організаційній структурі управління.

Переваги:

єдність та чіткість розпорядження;

узгодженість дій та виконань;

чітко виражена відповідальність;

оперативність у прийнятті рішень;

особиста відповідальність керівників за кінцеві результати діяльності підрозділу.

Недоліки:

високі вимоги до керівника, який має бути підготовлений всебічно, щоб забезпечити ефективне керівництво на всіх рівнях управління;

відсутність ланок із планування та підготовки рішень;

перевантаження інформацією, безліч контактів підлеглих, вищими та змінними структурами;

скрутні зв'язки між інстанціями;

концентрація влади у керуючій верхівці.

У цій структурі комунікацій рішення, що передається з одного кінця на інший, стають відомими всім виконавцям і обговорюються. Весь зв'язок у такій комунікації однаковий, а командний стиль керівництва відсутній. Така структура відносин швидко розпадається, якщо порушується зв'язок між двома учасниками комунікації.

2 Аналіз комунікацій ВАТ «Башкіренерго»

ТОВ «Башкирські розподільні електричні мережі» продовжує найкращі традиції, що склалися у ВАТ «Башкиренерго». Зокрема, велика увага приділяється фізичній культурі та спорту. Залученню енергетиків до здорового способу життя сприяли як корпоративні заходи, так і ті, що проходили під знаком оголошених Указами Президента Республіки Башкортостан: Року здоров'я, Року спорту та здорового способу життя, Року профілактики наркоманії, алкоголізму та тютюнопаління, Року благополучного дитинства та зміцнення сімейних цінностей, Року підтримки та розвитку молодіжних ініціатив, Року охорони навколишнього середовища. Все це покращує комунікаційний процес у компанії. Співробітники краще впізнають один одного завдяки таким заходам та покращуються відносини, що необхідно у їхній спільній роботі. В умовах ринкової економіки одним із вирішальних факторів ефективності та конкурентоспроможності підприємства (ВАТ «Башкіренерго») є забезпечення високого кадрового потенціалу. І найбільш продуктивним способом досягнення цього є розробка та реалізація кадрової політики, що є складовою стратегічно орієнтованої політики організації. Ми розуміємо, що вкладення в роботу з людьми – найефективніші інвестиції у наш бізнес на тривалий термін.

Головна мета кадрової політики компанії - це залучення, розвиток та утримання висококваліфікованих та ефективних управлінців та фахівців, здатних збільшити вартість бізнесу за рахунок професійного та ефективного управлінняактивами підприємства. Основний принцип кадрової політики компанії - підтримання ефективного функціонування та динаміки розвитку за рахунок збереження та розвитку оптимального кадрового складузгуртованої, відповідальної, високорозвиненої, високопродуктивної команди, необхідної для вирішення поставлених завдань.

Концепція кадрової політики суспільства включає такі напрями роботи:

побудова ефективної структури управління компанією на основі оптимізації бізнес-процесів та раціонального розподілу робочого функціоналу за підрозділами та рівнями управління;

своєчасне забезпечення компанії персоналом необхідної кваліфікації, необхідним для вирішення бізнес-завдань;

забезпечення націленості персоналу на високу результативність роботи, що сприяє досягненню поставленої мети;

вдосконалення соціально-трудових відносин;

Встановлення соціальних гарантій та контроль за їх дотриманням;

Створення умов для набуття професійних навичок персоналу, необхідних для успішного вирішення бізнес-завдань, створення умов для професійного зростання та самореалізації працівників через систему професійної підготовки та підвищення кваліфікації працівників;

Зростання продуктивності праці шляхом удосконалення системи матеріального та нематеріального стимулювання та соціального забезпеченняпрацівників, а також забезпечення безпечних умов праці.

Досягнення сталого зростання компанії неможливе без професійної та узгодженої роботи всього колективу, тому у стратегії розвитку енергосистеми велика увага приділяється персоналу.

Керівництво успішно вирішує завдання щодо досягнення високого рівня відповідальності працівників та ефективності їх трудової діяльності. У ВАТ «Башкиренерго» ведеться цілеспрямована робота з оформлення оптимальної структури персоналу та його розвитку, що здійснюється за такими основними напрямками:

забезпечення товариства кваліфікованими кадрами;

мотивація праці; підвищення задоволеності працею всіх категорій персоналу;

формування корпоративної свідомості;

створення умов для ефективного використання навичок, знань та досвіду працівників;

професійна підготовка та підвищення кваліфікації співробітників.

Проаналізуємо діяльність суспільства, з погляду забезпеченості на підприємстві трудовими ресурсами, Руху робочої сили, якісного складу, а також використання трудових ресурсів на підприємстві.

Почнемо аналіз із забезпеченості підприємства трудовими ресурсами, який розраховується порівнянням фактичної кількості працівників за категоріями та професіями із плановою потребою, оформимо його в таблицю 2.

Таблиця 2. - Забезпеченість товариства трудовими ресурсами за 2011 – 2012 рр.

Категорії працівниківПланФактЗабезпеченістьСередньооблікова чисельність виробничого персоналу140115801,79У тому числі з них:˜ фахівці2382840,46˗ керівники238237˗0,01Інженерно˗технічні працівники та службовці92510

Як показує таблиця 2 забезпеченість фахівцями, порівняно факту з планом, зростає на 46 осіб ( питома вагаза планом = 17%, за фактом = 18%), забезпеченість інженерно-технічними працівниками та службовцями збільшилася на 134 особи (питома вага за планом склала 66%, за фактом 67%). Зростання чисельності на підприємстві енергосистеми у 2011 р. обумовлене передачею муніципальних об'єктів енергетики до складу енергосистеми. Забезпеченість керівниками трохи зменшилася (на 1 чол.), це позначилося роботі підприємства.

Проведемо аналіз руху робочої сили, розрахувавши необхідні коефіцієнти. Аналіз динаміки проводиться за індексом стабільності персоналу; динаміці зайнятості; динаміці чисельного складу, коефіцієнту плинності кадрів, причин звільнення працівників. При аналізі застосовуються ряд показників. Найбільшого поширення набули: коефіцієнт динаміки числа зайнятих, коефіцієнт обороту прийому працівників, коефіцієнт плинності кадрів, коефіцієнт постійного складу (табл. 3).

Таблиця 3. - Рух робочої сили в підприємстві

Показники20112012ВідхиленняКількість промислововиробничого персоналу на початок року16806189582152Прийнято на роботу23601756˗604Вибуло208172˗36в тому числі:˗ по власним бажанням 6753˗14˗ звільнено за порушення трудової дисципліни 141119˗22Кількість персоналу на кінець року18958205421584Середньооблікова чисельність персоналу15801712132Коефіцієнт обороту з прийому працівників1,491,03˗0,46Коефіцієнт текучесті кадрів0,000000

До пр.0 = 2360/1580 = 1,49 (1)

- Коефіцієнт обороту з прийому працівників у 2011 р.

До пр.1 = 1756/1712 = 1,03 (2)

До пр.1. - Коефіцієнт обороту щодо прийому працівників у 2012 р.

К тк.0 = 208/1580 = 0,13 (3)

К тк.0 - Коефіцієнт плинності кадрів у 2011 р.

К тк.1 = 172/1712 = 0,10 (4)

К тк.1 - Коефіцієнт плинності кадрів у 2012 р.

До пс.0 = 18958/1580 = 12(5)

До пс.0 - Коефіцієнт сталості складу персоналу ВАТ «Башкіренерго» у 2011р.

До пс.1 = 20542/1712 = 12(6)

Коефіцієнт сталості складу персоналу ВАТ «Башкиренерго» у 2012 р.

До чз.0 = 2360 ˗ 208 / 16806 = 0,13 (7)

К чз.0 – Коефіцієнт динаміки числа зайнятих працівників 2011 р.

До чз.1 = 1756 ˗ 172 / 18958 = 0,08 (8)

До чз.1 – Коефіцієнт динаміки числа зайнятих працівників у 2012 р.

Як показує таблиця 3, чисельність прийнятих на роботу в аналізованому періоді зменшилася (на 604 чол.), як і вибулих за власним бажанням (14 чол.) і порушення трудовий дисципліни (22 чол.). Це свідчить про задоволеність підприємства у поточних кадрах та самих працівників в умовах трудової діяльності. На основі показників таблиці були розраховані коефіцієнти обороту з прийому на роботу (0,46), результат якого показує зниження прийому нових працівників, плинності кадрів (0,03), зменшення цього коефіцієнта свідчить про те, що у сторін меншою мірою виникають претензії та розбіжності з приводу якості виконаних обов'язків, динаміки числа зайнятих (0,05). Коефіцієнт постійного складу не змінився, це благотворно позначиться на роботі. Таким чином, рух робочої сили та результати коефіцієнтів перебувають у нормі.

Діяльність ВАТ «Башкіренерго» насамперед орієнтована на підвищення ефективності виробництва та розподілу електричної та теплової енергії, надійне та безперебійне забезпечення енергією всіх споживачів Республіки Башкортостан. Водночас в енергокомпанії проводиться активна соціальна політика, спрямовану створення сприятливих умов підвищення ефективності та продуктивність праці персоналу, повноцінного відпочинку працюючих і членів їхнім родинам.

Ефективна система соціального захисту, запроваджена у ВАТ «Башкиренерго», відіграє важливу роль у справі залучення в енергокомпанію висококваліфікованих фахівців, сприяє скороченню плинності кадрів і є однією зі складових успішної виробничо-господарської діяльності.

З метою покращення якісного складу персоналу ВАТ «Башкіренерго» продовжує тісне співробітництво з провідними енергетичними вищими навчальними закладами країни. У 2011 році за цільовим напрямком було прийнято 110 молодих спеціалістів, які закінчили вузи з енергетичних спеціальностей, а також 78 випускників Уфімського паливноенергетичного коледжу.

За цільовим направленням на навчання з енергетичних спеціальностей у Казанський державний енергетичний університет на заочну форму навчання (бюджетну) направлено 18 керівників та спеціалістів. У КДЕУ на денну бюджетну форму навчання направлено 10, а до Уфимського державного авіаційного технічного університету -17 випускників середніх загальноосвітніх шкіл.

На курсах підвищення кваліфікації в установах додаткової професійної освіти, Інституті підвищення кваліфікації (ІПК) держслужбовців у м. Москві, Петербурзькому енергетичному ІПК та його філіях пройшли навчання 165 осіб, у ННОУ УТК Башкиренерго – 4144 особи. У 2011 році навчено 226 осіб із числа оперативного персоналу. Передекзаменаційну підготовку та атестацію в УТК пройшов 1371 спеціаліст та керівник. Витрати на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів з ННОУ УТК у 2206 році склали 13 млн. 541 тис. рублів.

3. ОСНОВНІ НАПРЯМКИ ВДОСКОНАЛЕННЯ КОМУНІКАЦІЙ У ВАТ «БАШКІРЕНЕРГО»

1 Проблеми енергетичної компанії

Зазначимо дві важливі комунікаційні проблеми, що існують усередині цієї організації ВАТ «Башкіренерго»

Головним джерелом інформації собі співробітники вважають свого безпосереднього керівника. Не одержуючи від нього відомостей у достатньому обсязі, вони шукають інші джерела, що призводить до народження чуток, що спотворюють реальну ситуацію;

Умови співробітництва та взаємодії у колективі повинні характеризуватись:

впевненістю один в одному та довірою між керівником та співробітником;

вільним рухом інформації як вгору, так і вниз ієрархічною структурою, а також налагодженими горизонтальними каналами комунікації;

задоволенням членів колективу своїм статусом, що забезпечує їх активну участь у діяльності компанії;

постійним співробітництвом у роботі без боротьби та інтриг;

добрим психологічним кліматом;

позитивними здобутками підприємства на ринку;

оптимістичними оцінками майбутнього підприємства.

Основні PR˗принципи для внутрішніх взаємозв'язків визначаються рядом суттєвих положень:

визнання позитивного внеску працівників у успіхи підприємства;

заохочення, схвалення. Усі дослідження у сфері комунікаційного менеджменту доводять, що найважливішими стимуляторами є гроші, і навіть різні привілеї, надані співробітникам. Крім них існує ще такий важливий факторяк проста похвала;

свобода висловлювання співробітниками власної думки з усіх питань управління, включаючи обґрунтовану критику керівництва;

стирання граней між менеджментом та звичайними співробітниками щодо привілеїв;

пріоритет внутрішніх комунікацій над зовнішніми Найгірше, що може статися з компанією - коли її співробітники дізнаються про погані новини з інформаційного випуску по телебаченню;

безпосереднє та опосередковане залучення співробітників у процес управління, виявляючи та враховуючи їх думки, позиції, а також представлені ними ідеї;

поінформованість про плани організації. Співробітники будь-якої компанії завжди прагнуть знати, в якому напрямку рухається їхня організація і яка їхня реальна роль у цьому процесі;

обов'язкове виконання обіцянок, наданих керівництвом компанії;

задоволення потреб співробітників у персональній увазі; бейджі дозволяють їм звертатися один до одного на ім'я. Колеги швидше дізнаються один про одного, що сприяє формуванню сприятливого психологічного клімату в компанії.

Таким чином, ми переглянули дві важливі проблеми в організації ВАТ «Башкіренерго». У наступному параграфі ми постараємося знайти шляхи усунення цих проблем

Існують різні способи вдосконалення комунікаційних процесів в організації. Регулювання інформаційних потоків. Керівники всіх рівнях організації повинні представляти потреби у інформації своїх начальників, колег і підлеглих. Для цього необхідно оцінювати якісну та кількісну сторони інформаційних потреб в організації. Менеджеру необхідно визначити, що таке «надто багато» та «надто мало» в інформаційних обмінах. Інформаційні потреби значною мірою залежать від цілей керівника, прийнятих ним рішень та характеру показників оцінки результатів його роботи, а також його відділу та підлеглих. Управлінські дії. В організаціях працівниками керівної ланки проводяться щотижневі зустрічі (наради, планерки, збори та ін.), на яких обговорюються та прояснюються нові плани, варіанти стратегій, цілей та завдань, а також проміжні результати. Системи зворотний зв'язок. Зворотний зв'язок є складовою контрольно-управлінської інформаційної бази організації. Опитування працівників - з варіантів системи зворотного зв'язку, які проводяться з метою отримання інформації від керівників та робітників з великого переліку питань: чи чітко доведено до них цілі їхньої діяльності; з якими потенційними чи реальними проблемами вони стикаються чи можуть зіткнутися; чи отримують вони точну та своєчасну інформацію, необхідну їм для роботи; чи відкритий їх керівник для пропозицій та ін.

Система збору речень. Метою збору пропозицій є полегшення надходження інформації нагору. Усі працівники отримують у своїй можливість генерувати ідеї, що стосуються вдосконалення будь-якого аспекту діяльності організації. Це, у свою чергу, сприяє зниженню рівня фільтрації або ігнорування ідей по дорозі знизу вгору. Способи організації системи різноманітні - виділити окрему телефонну лінію, через яку працівники отримують можливість анонімно дзвонити та ставити питання про призначення та просування на посаді. Іноді на лінії працюють менеджери, які тут же відповідають на запитання. Відповіді надсилаються або безпосередньо працівникам (якщо питання не анонімне), або друкуються в інформаційному бюлетені фірми.

Інформаційні технології. Система електронної пошти сприяє вдосконаленню обміну інформацією організаціях. Електронна пошта дає працівникам можливість надсилати письмові повідомлення будь-якій людині в організації. Це значно зменшує потік телефонних розмов.

Поряд із використанням офіційних каналів комунікацій працівники організації задовольняють свою потребу у порадах та підтримці шляхом взаємного консультування. Консультація між особами одному рівні нерідко має важливі наслідки для організації; постійне звернення один до одного за порадою збільшує впевненість у власних рішеннях. Як показує досвід, повна залежність від керівників у отриманні інформації та консультуванні є обмеженням і здебільшого його можна уникнути. Очевидно, кожен керівник має бути зацікавлений у циркуляції потоків інформації у всіх трьох напрямках – вгору, вниз та по горизонталі. Комунікації (зрозуміло, у різному обсязі) по кожному із трьох напрямків здійснюються одночасно.

Сприйняття працівниками будь-якої комунікації визначається багатьма організаційними та особистісними факторами. Зміна в уявленнях працівника може бути викликана зміною інформації, що отримується, або робочого оточення. На сприйняття також впливає досвід. У чинній організації накази вищого керівника фільтруються, та був сприймаються.

ВИСНОВОК

Значення комунікації у бізнесі на етапі розвитку постійно зростає. Це пов'язано з тим, що підприємствам, організаціям, їх керівнику і співробітникам необхідно отримувати і освоювати інформацію, що розширюється, що допомагає вирішувати виникаючі питання.

Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Чи не все, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, потребує ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, ясно, що вони не зможуть працювати разом, формулювати цілі та досягати їх. Комунікації – це складний процес, що складається із взаємозалежних кроків.

Комунікація - це обмін інформацією, з урахуванням якого керівник отримує інформацію, необхідну прийняття ефективних рішень, і доводить прийняті рішення до співробітників організації.

Процес комунікацій складається з етапів: відправлення повідомлення, передача повідомлення, отримання повідомлення та зворотний зв'язок. Найважливішими елементамипроцесу комунікацій є відправник, повідомлення, канали передачі, одержувач та зворотний зв'язок. Саме наявність зворотний зв'язок робить процес комунікації двостороннім. Присутність всіх цих елементів потрібна для здійснення ефективного спілкування.

Класифікація комунікацій необхідна виділення різних їх з метою подальшого аналізу та вдосконалення. Комунікації в організації можуть класифікуватися за низкою ознак: за суб'єктом та засобами комунікацій, за формою спілкування, каналом спілкування, за їх просторовим становищем, за спрямованістю спілкування.

Дорогою ефективних комунікацій можуть бути різні бар'єри. Знаючи можливі бар'єри, менеджери повинні намагатися запобігати їх виникненню або ж шукати та планувати ефективні шляхи їх подолання.

Найважливішим засобом ефективного спілкування виступає активне слухання, тому менеджери повинні вчитися опановувати це важливе мистецтво.

Для організації ефективних комунікацій у групі, в організації необхідно правильно будувати та використовувати комунікаційні мережі.

До основних способів удосконалення інформаційного обміну в організації відносяться: регулювання інформаційних потоків, управлінські дії, використання систем зворотного зв'язку, використання систем збору пропозицій, використання інформаційних бюлетенів, використання сучасних інформаційних технологій та світових інформаційних ресурсів.

В даний час виникла потреба впровадження нових систем, які виконували б функції як загальносвітової, так і локальної мережіорганізації.

Прогрес наростає стрімкими темпами, отже важко уявити собі, що у найближчому майбутньому. Але факт очевидний: зі старою формою ведення справ фірми покінчено. Багато видів звітів, баланси, внутрішня документація зараз створюється у паперовому вигляді лише для того, щоб дублювати електронну форму.

Поки що однозначно не вирішено проблему інформаційної безпеки, це продовжуватиме практикуватися. Але багато угод вже зараз укладаються не виходячи з офісу, ведуться рахунки, укладаються договори.

Оскільки комунікації є однією з найважливіших складових управління, керівнику необхідно намагатися стежити за комунікаційним процесом, виявляти проблеми на кожному його етапі та намагатися усувати їх з метою підвищити ефективність передачі та сприйняття інформації.

Роблячи висновок про досліджувану компанію, варто зазначити, що в останні рокиОдночасно зі зростанням ролі маркетингу збільшилася роль маркетингових комунікацій. В даний час ці два поняття стали невід'ємними один від одного, так як сучасний маркетинг вимагає набагато більшого, ніж створити товар, що задовольняє потреби клієнта, призначити на нього відповідну ціну і забезпечити його доступність для цільових споживачів. Фірмам необхідно здійснювати комунікацію зі своїми клієнтами, інформувати про свої товари, робити їх придбання вигідним.

У практичній честі роботи було розглянуто варіанти вдосконалення комунікацій для підприємства ВАТ «Башкиренерго». Було проведено аналіз комунікацій з прикладу ВАТ «Башкиренерго» досліджено характеристика об'єкта, виявлено шляхи вдосконалення системи комунікації. Подано переваги та недоліки даного підприємства.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛОВ

1.Албастова Л.М., Ігнатов В.Г. Теорія управління: Підручник//. Ростов на Дону: Вид: Март, 2006.

.Романов А.А., Панько О.В. Маркетингові комунікації. - М.: Ексмо, 2006 2. Аржаних Є.В. Наукова робота: розробка комплексу маркетингових комунікацій на прикладі готельного комплексу Holiday Inn Moscow - с.5463, Москва, 2005

.Абчук, В.А. Менеджмент: Підручник/А.В. Абчук//. СПб: Союз, 2002. 348с.

.Басовський, Л.Є. Менеджмент: підручник/под.ред. Басовський Л.Є.// - М.: ІНФРАМ, 2003.216с.

.Булигін, А.В. Ефективний менеджмент: Навчальний посібник/А.В. Булигін//. - М: Фінпрес, 2000. - 1056 с.

.Виханський, О.С. Менеджмент: підручник для вузів. / Под ред. Віханський О.С., Наумов А.І. ˗ М., вид. «Гадаріки», 2001. 528с.

.Виханський, О.С. Менеджмент: підручник для вузів. / Под ред. Віханський О.С., Наумов А.І. ˗ М., вид. «Гадаріки», 2004. – 530с.

.Волков, Ю.Г., Добреньков В.І., Нечипуренко В.М., Попов А.В. Соціологія: Підручник / За ред. проф. Ю.Г. Волкова. - Вид. 2, іспр. та дод. – М.: Гардаріки, 2000. – 512 с.

.Гібсон, Дж.Л. та ін. Організації: поведінка, структура, процеси: Пер. з англ. //8?е вид. - М., 2000 280с.

.Глухів, В.В. Менеджмент: підручник - 2-е вид., Випр. та дод. / Під. ред. Глухов В.В. СПб.: вид. Лань, 2002. – 528с.

.Добротвірський, І.Л. Менеджмент. Ефективні технології: Вчений посібник. - М., 2002 401с.

.Іванов, А.П. Менеджмент: підручник/под.ред. Іванов А.П. СПб: Михайлов, 2002 320с.

.Кібанов, А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Етика ділових відносин: Підручник / Под ред. А Я. Кібанова. - М.: ІНФРАМ, 2004. - 328 с. - (Серія « Вища освіта»)

.Кабушкін, Н.І. Основи менеджменту: Навчальний посібник/под.ред. Кабушкін Н.І.5 видання, стереотип. Мн.: Нове знання, 2002 336с

.Коргова, М.А. Менеджмент: Навчальний посібник/під. ред. Коргова М.А. Ростов - на Дону: Фенікс, 2008. - 378с.

.Корольов Ю.Б. Управління АПК: підручник/ под.ред. Корольов Ю.Б., Мозлоєв В.З., Мефед А.В. - М.: Колос, 2002376с.

.Корольов Ю.Б. Управління АПК: підручник/ под.ред. Корольов Ю.Б., Коротнєв В.Д., Кочетова Г.М., Никіфорова О.М. - М: Колос, 2003-304с.

.Крошельов О.М. Основи менеджменту: підручник/под.ред. Крошельов А.М., Шванников Н.М. – М.: Іспит, 2007 – 365с.

.Кришова О.М. Менеджмент: Навчальний посібник/під. ред. Кришова Е.Н. М.: ФОРУМ: ІНФРАМ, 2005 - 258с.

.Латфулліна Г.Р. Організаційна поведінка: Підручник для вишів. 2-е вид., Дод. і перераб./ Під ред. Г.Р.Латфулліна, О.Н.Громовий. - СПб.: Пітер, 2008 - 464с.: іл.

.Мескон, Альберт, Хедоурі. Основи менеджменту. 3-е вид., Дод. І перероб. М., 2008.

.НьюстромДж.В., Девіс К. Організаційна поведінка: Пер.с англ. / За ред. Ю.М.Каптуревського. – СПб.,2000.

.Литвинов Ф.І. Моделювання управлінських структур підприємства/под.ред. Литвинов Ф.І.//Менеджмент в Росії і закордоном. 2008. № 2 с.9196.

1. Поняття та характеристика комунікацій.

2. Удосконалення організаційних комунікацій.

3. Поняття інформації, її значення у процесі управління.

Поняття та характеристика комунікацій

Менеджмент - це процес, який забезпечує виконання людьми певних дій, і основою цього є комунікації.

Проблема ефективних комунікацій - одна з ключових у діяльності керівників, оскільки за їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, виражені різними символами та мають певне смислове навантаження.

Комунікації- це обмін інформацією, основі якої керівник отримує дані, необхідні прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.

Ефективна комунікація(тобто така, що призводить до бажаного типу поведінки адресата) має 4 стадії:

1. Забезпечення уваги адресата(Забезпечення готовності адресата до прийняття інформації). Процес комунікації може перерватися вже на першій стадії, якщо відправник не може подолати конкуренцію повідомлень, під якою розуміють одночасний вплив на адресата кількох джерел інформації.

2. Забезпечення розуміння суті повідомлення. Багато комунікацій на цій стадії зазнають краху, тому менеджер, використовуючи канали зворотного зв'язку, повинен переконатися у розумінні підлеглими суті повідомлення.

3. Визнання.Цей етап передбачає забезпечення готовності адресата підкорятися (виконати те, що вимагається від нього у зв'язку з отриманим повідомленням).

4. Дія.Це останній етап ефективної комунікації. Він передбачає виконання адресатом певних дій на основі повідомлених вимог. Найбільш ефективним способом реалізації цього етапу є переконання підлеглих у наявності зв'язку між цілями організації та потребами працівників.

Комунікація- це процес обміну інформацією, включаючи суб'єкти комунікації (відправника та одержувача), спосіб комунікації та об'єкт комунікації (передану інформацію).

Комунікаційні потреби організаціїзалежить від:

Характеристик довкілля організації (її динамічності, складності, невизначеності)

завдань, розв'язуваних організацією (наприклад, якщо ставиться завдання випустити якісно новий товар, захопити нові ринки збуту, здійснити модернізацію виробництва, диверсифікацію діяльності, то потреба у комунікаціях різко зростає);

Основних показників організації - масштабів, структури, сфери діяльності, характеру продукції (послуг), ступеня диверсифікації, позиції у галузі тощо.

Засоби комунікаціївключають технічні засоби зв'язку (телефон, телефакс, телелекс, пошту, електронну пошту), а також службові записки, звіти, довідкові та рекламні матеріали.

Класифікація комунікаційздійснюється в залежності від:

засобів комунікації;

Цілей і завдань, які вирішуються у процесі комунікацій;

Суб'єктів комунікації (зовнішніх та внутрішніх).

♦ комунікації між організацією та її зовнішнім середовищем (зовнішні комунікації)

♦ комунікації між рівнями та підрозділами організації (внутрішні комунікації). До них відносяться комунікації по висхідній, між різними відділами, керівник-підпілля, комунікації між керівником та працюючою групою, неформальні комунікації.

Зовнішні комунікації- це обмін інформацією між організацією та її зовнішнім середовищем. Будь-яка організація існує не ізольовано, а у взаємодії зі своїм зовнішнім середовищем. Від того, які фактори цього середовища (споживачі, конкуренти, органи державного регулювання, тощо) мають найбільший вплив на роботу організації та її результати залежать характер та способи її комунікацій (рис. 17.1).

Рис. 17.1. Суб'єкти зовнішніх комунікацій організації

Внутрішні комунікації- це інформаційні обміни, які здійснюються між елементами організації. Усередині організації обміни інформацією відбуваються між рівнями керівництва (вертикальні комунікації) та між підрозділами (горизонтальні комунікації) (рис. 17.2). Комунікації між рівнямив організаціях включають:

комунікації між різними відділами(підрозділами) - організації потребують горизонтальних комунікаціях. Оскільки організація - це система взаємозалежних елементів, керівництво має домагатися, щоб спеціальні елементи працювали спільно, просуваючи організацію у потрібному напрямку. Додаткові послуги від комунікацій по горизонталі полягають у формуванні рівноправних відносин – важливої ​​складової задоволеності працівників організації;

комунікації керівник - підлеглийнайбільш очевидний компонент комунікації в організації. Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником та підлеглим пов'язані з проявом завдань, пріоритетів та очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; обговорення проблем ефективності роботи; досягненням визнання та винагороди з метою мотивації;

комунікації між керівником та робочою групою- Дозволяють керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні інформацією беруть участь усі члени групи, кожен має можливість розмірковувати про нові завдання та пріоритети відділу, про те, як слід працювати разом.

Рис. 17.2. Суб'єкти внутрішніх комунікацій організації

Внутрішні комунікації поділяються на два типи комунікацій: формальні та неформальні .

Формальні комунікаціїпередбачені організаційною структурою. Під формальними комунікаціями розуміють інформаційний обмін, який здійснюється між елементами організації. Вони поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.

До вертикальних комунікаційналежать комунікації згори донизу і знизу догори, тобто інформація передається зверху від керівництва до підлеглих. Таким чином, працівникам організації повідомляють про нові стратегічні та тактичні цілі, конкретні завдання на певний період, зміни правил, інструкцій

Якщо організація складається з кількох підрозділів, яким необхідно узгоджувати свої дії, це викликає у них необхідність обмінюватися між собою інформацією. Таким чином, виникає потреба у горизонтальних комунікаціях. Ці комунікації здійснюються між особами, що є одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацією забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президентами з маркетингу, фінансів, провадження).

Діагональні комунікаціїздійснюються між особами, що знаходяться на різних рівнях ієрархії (наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, коли штабні служби керують виконанням певних функцій). Такі комунікації характерні також для зв'язків між лінійними підрозділами, якщо один з них є головним у певній функції.

Комунікації поділяються на два великі класи: усні та письмові.

Усні комунікаціїздійснюються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов тощо, у яких розмовна мова використовують передачі сенсу. Головна перевага усних комунікацій полягає в тому, що вони забезпечують негайний зворотний зв'язок та взаємний обмін у формі словесних питань або усних договорів, висловлювання особи та жестів. Усні комунікації (все, що потрібно робити відправнику - це розмовляти) - це телефонні розмови, публічні виступи, наради тощо. Позитивним аспектом таких комунікацій є економія часу, забезпечення глибшого порозуміння.

Письмові комунікації- це записки, листи, звіти, записи тощо. З допомогою можна вирішити багато проблем, пов'язані з усними комунікаціями.

Один із найбільших недоліків письмових комунікацій, що вони затримують зворотний зв'язок та взаємообмін. Коли один менеджер надсилає іншому листи, це лист треба написати чи продиктувати, надрукувати, відправити, розкрити і прочитати. Якщо ж у листі буде незрозуміла інформація, можна витратити кілька днів, щоб з'ясувати її. Звичайно, письмові комунікації мають деякі переваги. Вони є достовірними: постійно реєструють взаємні відносини. Відправник може використовувати час для збору та обробки інформації.

Комунікаційний процес- це обмін інформацією між двома чи більшою кількістю людей.

Основні функції комунікаційного процесуперебувають у досягненні соціальної спільності за збереження індивідуальності кожного з її елементів.

Основна мета комунікаційного процесу- Забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто. повідомлень. Проте, сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, які брали участь в обміні.

p align="justify"> Процес комунікації представляє процес руху інформації в ланцюг "відправник - канал - одержувач".

У процесі обміну інформацією можна виділити вісім базових елементів :

1. Відправник- передавач, що генерує ідеї або збирає інформацію та передає її. Їм може бути індивід або група людей, що працюють разом.

При обміні інформацією відправник та одержувач проходять кілька взаємопов'язаних етапів: зародження ідеї, кодування та вибір каналу, передача, декодування. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї чи відбору інформації.

2. Кодування- це процес перетворення ідей у ​​символи, зображення, малюнки, форми, звуки, мова тощо. Тобто, перш ніж передавати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації, жести (мова тіла) та надати ідеї хорошу "упаковку". Таке кодування перетворює ідею на повідомлення.

3. Повідомлення- це сукупність символів, власне інформація, що закодована за допомогою символів і передається одержувачу. Саме задля цього здійснюється акт комунікації. Багато повідомлень передається у вигляді символів мови. Однак символи можуть бути і невербальними, наприклад, графічні зображення, жести, міміка та інші рухи тіла.

4. Канали передачі -засоби, за допомогою яких сигнал надсилається від відправника до отримувача. Дивани поділяються на засоби масової інформації та міжособистісні дивани. Відправник повинен вибрати канал: передача мовлення та письмові матеріали, електронні засоби зв'язку, електронна пошта, відеострічки та відеоконференції.

5. Декодування- процес, за допомогою якого одержувач повідомлення переводить отримані символи у конкретну інформацію та інтерпретує її значення.

6. Одержувач- цільова аудиторія або особа, якій призначається інформація та яка її інтерпретує.

7. Відгук- сукупність реакції обмежувача повідомлення після ознайомлення з його змістом. Можна спостерігати три основні типи результатів комунікації: зміни знань одержувача, зміна установок одержувача, зміни поведінки одержувача повідомлення.

З погляду керівника, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, проводячи дії, на які чекав відправник.

8. Зворотній зв'язок- частина відгуку одержувача, який надходить відправнику. Характеризує ступінь розуміння чи нерозуміння інформації. Зворотній зв'язок може бути вербальний та невербальний (усмішка, кивок, рукостискання, негативний жест тощо).

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Вступ

У суспільстві однієї з ключових проблемє комунікації. У організаціях ця проблема обертається тим, що немає розуміння того, що комунікації це не просто обмін інформацією, а динамічний міжособистісний процес обміну поведінкою. З усіх організаційних процесів комунікації, мабуть, займають центральне, стрижневе місце, оскільки є основою життєдіяльності організації. Ухвалення рішення часто визначають як вибір між двома або більше альтернативами. Однак насправді це процес збирання та обробки інформації, розробки альтернатив та вибору однієї з них, і найголовніше - це виконання рішення. Без останнього даний процесвзагалі немає сенсу. Управлінський взаємодія здійснюється у організації різних рівнях, і кожному їх мають місце конфлікти. Конфлікти розглядаються сьогодні як джерело індивідуального та організаційного розвитку, оскільки під час вирішення конфлікту народжується нова ситуація. Парадокс у тому, що з наявності конфлікту судять про зрілості індивіда, групи та організації. Конфлікт – це життєво важливе насіння, з якого виростає успіх.

Метою курсової є визначення місця інформації та комунікації в управлінні організацією.

Завдання роботи - з'ясувати, як саме інформація сприяє нормальному функціонуванню фірми, яку роль грає в управлінні, як за допомогою комунікації ефективно працювати менеджеру.

Об'єктом курсової роботи є інформація, що у процесі управління та комунікації.

1. Загальні поняття інформації та інформаційного обміну

1.1 Поняття інформації

Під інформацією розуміються відомості про навколишній світ, які мають форму символів як доступних, зрозумілих людині, так і вимагають аналізу, осмислення, розшифровки.

Інформація - це відображення у свідомості людини навколишнього світу, зафіксоване будь-яким способом і тому має властивість відтворюваності, що використовується як засіб комунікації людей, пізнання та усвідомлення світу, накопичення та збереження знань.

В управлінській діяльності інформація являє собою сукупність відомостей про стан керуючої та керованої підсистем, а також довкілля. Однак у практиці управління організацією інформація розуміється спрощено, як:

· Сукупність відомостей про стан керуючої, керованої систем та зовнішнього оточення їх функціонування;

· Нові відомості про стан цих об'єктів управління;

· Відомості, що знижують рівень невизначеності та ризику щодо майбутнього тощо.

У сучасних умовах господарювання та управління організацією важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає у збиранні та переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Організації зберігають та обробляють величезні обсяги даних, які можуть бути перетворені на корисну інформацію. Ефективність її використання залежить від можливості організації збирати первинні дані, які забезпечують менеджерів необхідної їм информацией. На малюнку 1 представлений процес перетворення за допомогою інформаційної системи (ІВ) первинних даних в управлінську інформацію.

Рисунок 1- Перетворення даних на інформацію за допомогою ІС

1.2 Властивості інформації

Якість інформації визначається відповідно до чотирьох основних критеріїв:

1) Надійність (точність).Якщо розклад руху поїздів зміниться хоча б на 10%, більшість пасажирів сприймуть старий розклад як ненадійний. Якщо працівники виявлять помилки в інформації, що міститься в документі, вони будуть з недовірою ставитися до всіх отриманих з її допомогою даних.

2) Своєчасність.Цінність має лише своєчасно отримана інформація. Менеджер, відповідальний виконання бюджету, потребує оперативної інформації про рівень витрат, що дозволяє йому адекватно реагувати на небажані зміни.

3) Необхідний обсяг.Багато менеджерів страждають від надлишку інформації, оскільки не в змозі розглянути та використати великі її масиви. Можливо, це означає, що невдало вибрати формат перетворення даних на управлінську інформацію.

4) Значимість.Багато що залежить від завдань та відповідальності конкретного співробітника. Менеджеру, відповідальному за виробництво, необхідна інформація про обсяги виробництва, показники простою обладнання; менеджеру вищої ланки потрібні узагальнені дані.

Щоб оцінити критерій значимості, звернімося до таблиці 1, у якому представлені розбіжності у інформаційних потребах менеджерів вищої ланки і керівників відділів, відповідальних поточну роботу організації (Gorry and Skott-Morton,1971) :

Таблиця 1 - Відмінності в інформаційних потребах менеджерів вищої ланки та керівників відділів

Менеджери вищої ланки	Керівники відділів
Узагальнені дані	Вузькоспеціалізована інформація
Аналіз тенденцій, плани на майбутнє	Статистичні данні
Внутрішня та зовнішня інформація	Переважно внутрішні дані
Переважно якісна інформація	Головним чином кількісна інформація
Потреби варіюються залежно від необхідності ухвалення конкретних рішень	Щоденні дані

1.3. Інформаційний обмін

У діяльності великих фірм передача інформації є неодмінним першорядним чинником нормального функціонування фірми. При цьому набуває особливого значення забезпечення оперативності та достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутрішньофірмова інформаційна системаінформації вирішує завдання організації технологічного процесуі має виробничий характер.

За допомогою інформації здійснюються циклічно повторювані стадії процесу управління - отримання, переробки відомостей про стан

керованого об'єкта та передачі йому керуючих команд. Отже, за допомогою інформації реалізується зв'язок між суб'єктом та об'єктом та між керуючою та керованою частинами загальної системиуправління.

В ході спільної діяльностілюди обмінюються різними уявленнями, ідеями, поглядами, пропозиціями, знаннями, установками. Усе це можна як інформацію, а сам процес комунікації представити як процес обміну інформацією. Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, ми називаємо комунікації сполучним процесом. А одним з найважливіших інструментів управління в руках менеджера є інформація, що знаходиться в його розпорядженні. Використовуючи та передаючи цю інформацію, а також одержуючи зворотні сигнали, він організовує, керує та мотивує підлеглих. Тому багато залежить від його здатності передавати інформацію таким чином, щоб досягалося найбільш адекватне сприйняття даної інформації тими, кому вона призначена.

Комунікація - це обмін інформацією, з урахуванням якого керівник отримує інформацію, необхідну прийняття ефективних рішень, і доводить прийняті рішення до співробітників організації. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть бути помилковими, люди можуть невірно розуміти чого хоче від них керівництво, або, нарешті, від цього можуть страждати міжособистісні стосунки. Ефективністю комунікацій часто визначається якість рішень та те, як вони насправді будуть реалізовані.

Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Чи не все, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, потребує ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, вони не зможуть працювати разом, формулювати цілі та досягати їх. Проте комунікації – це складний процес, що складається із взаємозалежних кроків. Кожен із цих кроків дуже потрібен для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі. Кожен крок - це пункт, в якому, якщо ми будемо недбалими, і не думатимемо про те, що робимо, сенс може бути втрачений.

Згідно з дослідженнями керівник від 50 до 90% всього часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі у міжособистісних відносинах, інформаційному обміні та процесах прийняття рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації та контролю.

Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, ми називаємо комунікації сполучним процесом. Оскільки керівник виконує три свої ролі та здійснює чотири основні функції, для того, щоб сформулювати цілі організації та досягти їх, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей.

Це означає, що для успіху індивідів та організацій потрібні ефективні комунікації. Неефективні комунікації - одне з головних сфер виникнення проблем. Глибоко осмислюючи комунікації на рівні особистості та організації, ми повинні вчитися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій та ставати кращими, ефективнішими менеджерами. Керівники, що ефективно працюють, - це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони представляють суть комунікаційного процесу, мають добре розвинене вміння усного та письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.

Здійснюються комунікації шляхом передачі ідей, фактів, думок, відчуттів чи сприйнятті, почуттів та стосунків від однієї особи іншій в усній чи будь-якій іншій формі з метою отримання у відповідь бажаної реакції.

При розгляді комунікаційного процесу необхідно враховувати, що в умовах людського спілкування важливим є не тільки те, як інформація передається, а й те, як формується, уточнюється, розвивається. Комунікація та інформація різні, але пов'язані між собою речі. Комунікація включає і те, що передається, і те, як це «що» передається.

Для того щоб комунікація відбулася, потрібна, як мінімум, наявність двох людей. Тому кожен з учасників повинен мати всі або деякі здібності: бачити, чути, відчувати, сприймати запах і смак.

Ефективна комунікація вимагає від кожної із сторін певних навичок та умінь. Спілкування треба розглядати як як відправлення і прийом інформації, оскільки маємо справу з ставленням двох індивідів, кожен із яких є активним суб'єктом - взаємне інформування їх передбачає налагодження спільної діяльності. Тож у комунікативному процесі відбувається як рух інформації, а й активний обмін нею.

У специфічно людському обміні інформацією особливу роль для кожного учасника спілкування грає значущість інформації, тому що люди не просто обмінюються словами, а прагнуть при цьому виробити спільне значення. А це можливо за умови, що інформація не лише прийнята, а й зрозуміла, осмислена.

2.Семіотика та її розділи

комунікація менеджмент управління

Семіотика - це наука, що досліджує способи передачі інформації, властивості знаків та знакових систем у людському суспільстві (головним чином природні та штучні мови, а також деякі явища культури, системи міфів, ритуалів), природі (комунікація у тваринному світі) або у самій людині ( зорове та слухове сприйняття та ін.). Іншими словами, семіотика – це теорія знаків та знакових систем.

Виділяються три розділи семіотики:

§ синтактика (або синтаксис, від грец. syntaxis- побудова, порядок) - вивчає закономірності побудови знакових систем безвідносно їх інтерпретації, тобто співвідношення знаків друг з одним;

§ семантика (від грец. semantikos- те, що позначає) - вивчає відношення між знаком та його змістом;

§ прагматика (від грец. pragmatos- дію) - вивчає відносини знаків із їх відправниками, одержувачами та контекстом знакової діяльності.

У сучасній науці виділяють кілька напрямків семіотичних досліджень.

Перший напрямок - біологічна семіотика, або біосеміотика.

Цей напрямок займається вивченням систем сигналізації (комунікації) тварин, включаючи нижчих тварин і комах, тобто досліджує системи, що ґрунтуються на природних знаках, або знаках, так чи інакше важливих для існування самого організму, тобто біологічно суттєвих (біологічно релевантних).

Другий напрямок – етносеміотика, яка вивчає «неявний рівень» людської культури. Навіть коли окремим об'єктом спостереження для етносеміотики виступає щось цілком відчутне, наприклад, фольклорна весільна пісня або змова, точка зору семіотики на цей предмет відрізняється від точки зору; науки про фольклорі: семіотика вивчає його як частина таких знакових систем даного суспільства, сенс та роль яких самими членами суспільства не зізнається.

Етносеміотика - молода наука, що швидко розвивається, в ній немає ще загальновизнаних узагальнюючих теорій. За кордоном, особливо в США, проводиться велика кількість окремих конкретних досліджень у рамках етнографії (названої там «культурною та соціальною антропологією»).

Зупинимося на приватних дослідженнях, які у культурної та соціальної антропології, взявши як типового приклад дослідження людських поз, які може бути частиною знакових систем. В рамках культурної та соціальної антропології дослідження поз може проводитися з різних боків.

З одного боку, пози можуть вивчатися з погляду фізіології людського організму (так само можна вивчати плач, сміх, фізіологічні відправлення тощо), це так звана етологічна точка зору. Опис поз важливо для інженерної психології, що полягає у вивченні людини в контакті з машиною: реакції та поведінка людини, розміщення людини перед машиною або верстатом, конструкція рукояток, пультів управління тощо; знання типових поз для даної національності є важливим при плануванні квартир, меблів і т. д.; для психіатрії: психіатричне спостереження над позами, у свою чергу, може пролити світло на фізичну поведінку здорової людини.

З іншого боку, пози можуть вивчатися як положення людського тіла, типові для цієї культури. Це етнологічний погляд. Загальна кількість різних стійких положень, які здатна прийняти людське тіло, близько 1000. Але з них через культурну традицію кожного племені та народу деякі забороняються (табуюються), а інші закріплюються. Тому вивчення поз обов'язково має бути порівняльним, міжкультурним. Щоб визначити, чи значуща яка-небудь поза, наприклад, поза сидіння за їжею, тобто чи має вона етнологічне значення, потрібно порівняти пози сидіння за їжею в різних культурах, наприклад у індіанців Північної Америки та аборигенів Нової Зеландії. Якщо пози виявляться стійко різними, всі вони - факт культури.

Після цього може бути складено каталог етнологічних поз (рисунок 2). Після виділення найдрібніших, елементарних одиниць просторової поведінки людини – поз та складання каталогів – починається глибинне культурно-етнографічне їх вивчення, яке може проводитися за такими лініями:

а) взаємозв'язок поз з іншими знаковими та незнайомими системами культури: одяг, планування житла тощо;

б) культурно-історична традиція – стійкість деяких поз протягом тривалих періодів існування народів.

Такі пози передаються за традицією та зберігаються протягом тривалих періодів часу. Передбачається, що вони можуть служити, подібно до форм мови та предметів матеріальної культури, для встановлення найдавніших пересувань і контактів племен. Так, поза третьому ряду зверху, четверта колонка ліворуч, характерна населення островів Самоа у Тихому океані, очевидно, свідчить про опосередковані контакти з Індією, де вона пов'язані з релігійними звичаями.

Рисунок 2 - Частина каталогу поз, значимих з етнологічного погляду (за Г. Хьюзу)

Третій напрямок - лінгвосеміотика- орієнтується вивчення природного мови з його стилістикою.

Природна звукова мова людей є найповнішою і найдосконалішою з усіх систем зв'язку, що існують у відомому людині світі. Інші, штучні, створені людиною, системи та мови (наприклад, лист, сигналізація прапорцями, азбука Морзе, азбука Брайля для сліпих, штучні мови типу есперанто або волапюк, інформаційно-логічні мови та ін.) втілюють лише деякі з властивостей природної мови. Ці системи можуть значно посилювати мову і перевершувати його в якомусь одному або декількох відносинах, але одночасно поступатися йому в інших, так само, як телефон, телебачення, радіо (взагалі будь-яке знаряддя, будь-який інструмент) посилюють деякі властивості окремих органів людини.

Лінгвосеміотика досліджує інші суміжні знакові системи, які:

§ функціонують паралельно з мовою (наприклад, жести та міміка, що супроводжують мову);

§ компенсують мову (наприклад, виразна, стилістична інтонація; друкарські шрифти);

§ видозмінюють її функції та її знаковий характер (наприклад, художня мова).

В останні роки у зв'язку з бурхливим розвитком моделювання природної мови та появою різних типів штучних мов (інформаційних, інформаційно-логічних, як програмування тощо) розширився і об'єкт лінгвосеміотики.

Четвертий напрямок абстрактна семіотика- Вивчає лише найбільш загальні властивості і відносини, що характеризують знакові системи, незалежно від їх матеріального втілення (Р. Карнап за кордоном; В.Б. Бірюков, Д.П. Горський, А.А. Зінов'єв, В.В. Мартинов та ін. ., СРСР). У межах цього напряму створюється найабстрактніша, логіко-математична теорія знакових систем.

Предметом загальної семіотики є порівняння, зіставлення та узагальнення результатів приватних семіотик; розгляд того, як абстрактні мовні відносини виявляються у різних знакових системах; формулювання загальних семіотичних законів, що при цьому з'ясовуються; вирішення гносеологічних питань тощо.

3.Вимірювання інформації. Ентропія

3.1 Роль інформації в управлінні

Суть і роль інформації в управлінні найкраще вказує на зв'язок поняття інформація з поняттям ентропія. Свого часу М.Вінер висловив дуальність ентропія - інформаціянаступним чином: «Як кількість інформації в системі є міра організованості системи, так само ентропія є міра дезорганізованості системи; одне одно іншому, взятому зі зворотним знаком». Управління у системі залежить від наявної інформації. З усієї різноманітності визначень інформації найбільш фундаментальним є те, що постулюється теорією інформації та пов'язане з кількістю інформації:

Інформація – зняття невизначеності. При цьому невизначеність знижується на кількість інформації, яка була отримана в процесі вибору або прийняття рішення з наявного числа альтернатив;

Однак у менеджменті інформація є також засобом комунікації (інформація передається у формі повідомлення, що містить відомості про зміну змінних).

Інформація протидіє тенденціям системи до дезорганізації та зростання ентропії, а кількість інформації в системі є мірою організованості системи (рис. 3.1.).

Слід розрізняти такі поняття, як дані та інформація. Дані – первинні відомості (сигнали) про зміну змінних (ступінь агрегації низька);

Проміжні відомості, отримані внаслідок накопичення та агрегації первинних даних, що інформують про динаміку змін;

Заключні відомості (високий ступінь накопичення та агрегації), що безпосередньо використовуються в процесі прийняття рішень.

3.2 Кількісні заходи інформації

Структурні заходи застосовуються вимірювання лише дискретної інформації. Основою використовуваних структурних заходів є інформаційні елементи (кванти), під якими розуміють неподільні частини інформації.

Структурні заходи поділяються на геометричні, комбінаторні та адитивні заходи інформації.

Геометрична міравизначає кількість інформації як значення довжини, площі або обсягу геометричної моделі повідомлення, віднесене до кількості квантів, що містяться в ньому. Геометричним методом визначають потенційну, тобто максимально можливу кількість інформації в заданих структурних габаритах. Цю кількість називають інформаційною ємністю.

Кількість інформації під час використання комбінаторного заходуобчислюється як кількість комбінацій, яку можна становити з інформаційних елементів. Цим заходом вимірюється потенційна структурна різноманітність інформаційних комплексів. Комбінаторний захід доцільно використовувати тоді, коли потрібно оцінити можливості передачі різної інформації за допомогою алфавітно-цифрових елементів.

Перш ніж говорити про адитивну міру інформації, введемо поняття глибини h і довжини слова.

Глибиною hСлова називають кількість різних елементів (знаків), які у прийнятому алфавіті.

Довжиною lСлова називають кількість знаків, необхідних та достатніх для представлення заданого набору слів елементами даного алфавіту.

Глибина слова відповідає підставі, а довжина слова – розрядності системи числення чи кодування.

Загальна кількість слів, яка може бути представлена ​​кодами довжиною l та глибиною h, визначається виразом

Це означає, що інформаційна ємність q за такого способу оцінювання експоненційно залежить від довжини слова l. Тому застосування цього заходу практично становить велике незручність.

Для забезпечення можливості складання кількості інформації при складанні слів та пропорційності кількості інформації довжині слова Хартлі ввів адитивний логарифмічний захід інформації

I = log 2 h l = l log 2h.

Одиницею виміру інформації при застосуванні адитивної міри служить біт, т. е. кількість інформації, що міститься у слові глибиною h = 2 і завдовжки l= 1. Якщо інформація надходить від різних джерел, то при оцінюванні кількості інформації адитивним заходом справедливо

де I(A1, A2, …, An) – загальна кількість інформації від джерел A1, A2, …, An;

I(Ai), i = 1(1)n - кількість інформації від джерела Ai, виміряне адитивним заходом.

Визначення кількості інформації за допомогою статистичних заходів вимагає залучення імовірнісного підходу. При такому підході інформація розглядається як повідомлення про результат випадкових подій, реалізації випадкових величин і функцій, а кількість інформації залежить від апріорних ймовірностей цих подій, величин, функцій. Статистичні та структурні заходи інформації не дозволяють оцінити змістовність інформації, оскільки вони не враховують сенсу повідомлення та цінності його для адресата. Семантичні заходи дають змогу уникнути цього недоліку.

3.3 Кількість інформації як міра організованості системи

Кількість інформації використовується для вираження ступеня організованості системи на основі виміру ступеня невизначеності (формула 3.1):

К = -log2 p i (3.1.),

де р i - ймовірність вибору i-тої альтернативи;

Ілюстрація цієї формули наводиться нижче на малюнку 3.2. Поняття кількості інформації інтерпретується нижче через зниження невизначеності при виборі з 8 альтернатив. При цьому невизначеність знизилася на 3 біти або на ту кількість інформації, яка була отримана в результаті вибору з 8 альтернатив.

К = -log2 pi = -log 218 = 3 біта.

де К – кількість інформації;

р i - ймовірність вибору i-тої альтернативи;

Рисунок 4 - Три такти вибору та зниження невизначеності на три біти при виборі з восьми варіантів.

4. Комунікаційні мережі організації

Управління організацією здійснюється через людей. Одним з найважливіших інструментів управління для менеджера є напрямок їм сигналівабо посланьсвоїм підлеглим про їхню поведінку, необхідну для досягнення організаційних цілей. Використовуючи це та отримуючи від підлеглих зворотний зв'язок, менеджер організує, мотивує та керує підлеглими. Багато що залежить від здатності менеджера ефективно передавати та отримувати такі сигнали та послання, щоб досягалося їх найбільш адекватне сприйняття тими, кому вони призначені. Багато менеджерів розуміють важливість цієї проблеми та приділяють цьому велику увагу.

У процесі комунікації сигнали чи послання про поведінку передаються від суб'єкта до іншого і назад. Суб'єктами можуть виступати окремі особи, групи та організації загалом.

У першому випадку комунікація носить міжособовийхарактер. Вона здійснюється шляхом передачі ідей, фактів, думок, натяків, відчуттів чи сприйняттів, почуттів та стосунків від однієї особи іншій у вербальної(усній або письмовій) формі, а також у невербальною(Пози, жести, тон голосу, час передачі тощо) формі з метою отримання бажаної відповіді.

У другому та третьому випадках йдеться про організаційноїкомунікації, тобто. про те як, ким і коли надсилаються сигнали в контексті груп та організації (наради, презентації, інструкції та процедури, ділова документація, накази та розпорядження, плани тощо) та як організовано отримання зворотного зв'язку (спостереження, звіти, оцінка та т.п.). Існуючі організації комунікаційні зв'язку відбивають її дійсну структуру, і завданням вищого керівництва у разі є приведення у відповідність те й другое.

Розбіжність між затвердженою структурою та існуючим в організації процесом комунікації суттєво знижує ефективність її діяльності.

Необхідно відзначити, що комунікація та інформація -це різні (два поняття, які часто плутають), але пов'язані між собою поняття. Інформація - це природна і змістовна частина сигналу або послання, що посилається або отримується, що дає можливість надати їм певну значимість. Простіше кажучи, інформація – це внутрішня інтерпретація зовнішніх подій. Наприклад, крик від страху є така інтерпретація інформації, яка може навіть бути виміряна в децибелах.

Комунікація включає і те, щопередається, і те, якце «що» передається. Щоб комунікація відбулася у міжособистісному варіанті, необхідно, як мінімум, наявність двох людей.

Комунікація висуває вимоги до кожного з учасників управлінського взаємодії. Так, кожен з учасників повинен мати всі або деякі здібності: бачити, чути, відчувати, сприймати запах, смак і т.п. Ефективна комунікація вимагає від кожної із сторін певних навичок та умінь, а також наявності певного ступеня взаємного розуміння.

Термін «комунікація» походить від латинського «communis», що означає «загальне»: передає сигнали або послання намагається встановити «спільність» з тими, хто їх отримує.

Звідси комунікація можна визначити як передача непросто інформації, а значення чи сенсу з допомогою символів. Ефективна міжособистісна комунікація з низки причин дуже важлива успіху в управлінні. По-перше, вирішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей (начальник з підлеглим, підлеглі один з одним) у межах різних подій.

По-друге, міжособистісна комунікація, можливо, є найкращим способом обговорення та вирішення питань, що характеризуються невизначеністю та двозначністю.

Комунікаційна мережа - це поєднання певним чином що у комунікаційному процесі індивідів з допомогою інформаційних потоків (рисунок 5). У разі розглядаються не індивіди як такі, а відносини комунікації між індивідами. Комунікаційна мережа включає потоки послань чи сигналів між двома чи більше індивідами. Комунікаційна мережа концентрується на вироблених організації зразках цих потоків, а чи не тому, чи вдалося передати значення чи сенс послання. Однак комунікаційна мережа може впливати на скорочення або збільшення розриву між надісланим та отриманим значенням.

Мережа, що створюється керівником, складається з вертикальних, горизонтальних і діагональних зв'язків. Вертикальні зв'язкибудуються лінією керівництва від начальника до підлеглим. Горизонтальні зв'язкуздійснюються між рівними за рівнями індивідами чи частинами організації: між заступниками, між начальниками відділів, між підлеглими. Діагональні зв'язки- Це зв'язки з іншими начальниками та іншими підлеглими. Мережа цих зв'язків створює реальну структуру організації. Завдання формальної організаційної структури у тому, щоб надати комунікаційним потокам правильне направление. Розміри підрозділів організації обмежують можливості розвитку комунікаційної мережі. Якщо розмір групи збільшується в арифметичній прогресії, кількість можливих комунікаційних відносин зростає по експоненті. Звідси комунікаційна мережа групи з 12 людина різноманітніша і складніша, ніж групи з трьох людина.

Залежно від того, як побудовані комунікаційні мережі, діяльність групи може відрізнятись більшою чи меншою ефективністю.

ЗОВНІШНЯ КОМУНІКАЦІЙНА МЕРЕЖА

Рисунок 5 – Міжособова комунікаційна мережа керівника групи в організації

Існують усталені зразки комунікаційних мереж для груп однієї і тієї ж чи різної чисельності (рисунок 6). У мережах типу «кружок» члени групи можуть комунікувати лише з тими, хто розташований поруч із ними. У мережах типу «колесо» представлено формальну, централізовану ієрархію влади, при якій підлеглі комунікують один з одним через свого начальника. Об'єктивною основою такої ситуації є те, що особа, яка перебуває у центрі «колеса», має більше комунікаційних зв'язків, ніж інші члени групи. Він отримує більше послань, частіше визнається іншими членами групи як особа, яка виконує лідерські функції, більше надає соціальний вплив на інших членів групи, зазвичай несе велику відповідальність за передачу інформації, від неї більше, ніж від інших, очікується остаточне вирішення проблеми.

Аналогічна картина спостерігається у мережах типу "Y". Такі мережі називаються централізованими і можуть бути ефективними, якщо вирішуються найпростіші проблеми. Інший тип владної ієрархії представляють мережі типу «ланцюжок», у яких виникають горизонтальні зв'язки - елемент децентралізації. "Всеканальні" мережі представляють повністю децентралізовані групи. Зазвичай це потрібно, коли потрібна участь усіх у вирішенні складних проблем. Такий підхід називають ще відкритими комунікаціями.

Знання типів комунікаційних мереж особливо важливе для розуміння відносин влади та контролю в організації. Відомо, що приховування чи централізація інформації підтримують владні відносини. Характер взаємозалежності робіт і людей групи чи організації визначатиме тип ефективнішої комунікаційної мережі. Проста взаємозалежність припускає використання централізованих мереж. Складна взаємозалежність потребує "командного" підходу до побудови комунікаційних мереж. Однак складна мережа може і не вирішити просте завдання.

Рисунок 6 - Зразки комунікаційних мереж у групах

5.Технологія управління як інформаційний процес

Технологією називається будь-який засіб перетворення вихідних матеріалів отримання бажаних результатів. Оскільки предметом і відповідно вихідним матеріалом управлінської праці виступає інформація, то технологію менеджменту, наприклад, можна визначити як комплекс методів обробки управлінської інформації з метою вироблення, прийняття та реалізації управлінських рішень.

Технологія управління відбиває зміст управління, характеризується процесами руху та обробки інформації та визначається складом і порядком виконання управлінських робіт, у ході яких ця інформація перетворюється та впливає на керований об'єкт. Звідси випливає основне призначення технології управління - встановлення раціональної схеми взаємодії структурних підрозділів та окремих виконавців у процесі управління.

Технологію управління визначають як систему операцій та процедур, що виконуються керівниками, спеціалістами та технічними виконавцями у певній послідовності з використанням необхідних для цього методів та технічних засобів.

Метою технології управління є оптимізація управлінського процесу, раціоналізація його шляхом виключення таких видів діяльності та операцій, які не є необхідними для досягнення результату.

Основна функція технології управління полягає у забезпеченні наукового та функціонального взаємозв'язку процесів управління з конкретними управлінськими технологіями, що сприяють реалізації функцій управління. У зв'язку з цим важливо формувати мислення нового типу менеджерів, орієнтація його на випереджальну аналітичну та інноваційну діяльність.

Розробка технології управління передбачає визначення кількості, послідовності та характеру операцій, що становлять процес управління, розробку або підбір для кожної операції відповідних способів, прийомів та технічних засобів, виявлення оптимальних умов перебігу процесу переведення об'єкта системи з вихідного стану в бажане.

Чітке функціонування органу управління вимагає розчленування процесу управління на операції, а ефективна організаціяуправління – належного комбінування операцій. Кожну операцію необхідно пов'язати з попередніми операціями цього циклу управління. Виконання операції має бути пов'язане із виконанням інших операцій. Поняття « технологія управління» тісно пов'язане з процесом алгоритмізації операцій у межах тих чи інших функцій системи, що управляє.

У ролі алгоритму (процедури) процесу управління виступає розпорядження, що визначає зміст та послідовність дій у якомусь інформаційному чи організаційному процесі. Його алгоритм є правилами послідовного здійснення певних, пов'язаних один з одним операцій, на які цей процес може бути розкладений, і які повинні бути реалізовані для досягнення бажаної мети. Процедуру можна з'ясувати, як систему послідовно реалізованих розпоряджень про виконання певному порядку операцій, які призводять до вирішення управлінських завдань.

Схематично технологія управління може бути представлена ​​у вигляді інформаційної та організаційної взаємодії трьох основних циклів або процесів, у рамках яких виконуються різні операції та процедури.

1. Інформаційний процес: пошук, збирання, передача, обробка та зберігання різних видів інформації. Тут зайняті переважно творчі виконавці та фахівці.

2. Логіко-мисленнєвий, або процес вироблення та прийняття управлінських рішень: дослідження, обробка, розрахунки, прогнози, вироблення рішень. Тут зайняті, в основному, фахівці та керівні працівники організації.

3. Організаційний процесабо організаційний вплив на об'єкт управління для реалізації управлінських рішень: підбір та розстановка кадрів, доведення завдань до виконавців, оперативне планування, Організація праці, координація, контроль за виконанням та ін.

Істотними моментами в управлінській технології є дослідження та опис раціональних шляхів реалізації процесів управління за допомогою відповідних операцій та процедур. Тим не менш, описати алгоритми функціонування систем управління та визначити всю сукупність методів виконання та впорядкування інформаційних перетворень та організаційних взаємодій, що становлять процес управління, дуже складно, і сформулювати однозначно не вдається.

Нині є кілька підходів до формування управлінської технології. Оскільки технологія управління визначається складом управлінських робіт, відповідно її побудова може здійснюватися залежно від цього, який підхід до розуміння управління взято за основу, чи яким стилем управління характеризується діяльність керівних працівників підприємства.

Найбільш розробленим і простим є традиційний, класичний функціональний підхід, в основі якого лежить розуміння управління як процесу виконання певних функцій. Тут технологію управління можна визначити як регламентацію раціональних процедур та способів роботи з інформацією у процесі реалізації функцій управління. Суть функціонального підходу у тому, що у кожному ієрархічному рівні систем управління виділяються щодо відокремлені ділянки управлінських робіт чи функцій, кожному з яких будується певний набір процедур. Надалі виділяються підфункції та відповідні їм блоки процедур, які деталізуються до рівня операції; визначаються види документів, необхідні технічні засоби та ін.

Такий підхід до технологізації процесів управління застосовний для підприємств, що працюють стабільно, в середовищі, що мало змінюється. Так, в організації може існувати технологія планування, технологія контролю або з урахуванням спеціальних функцій управління технологія управління розробкою нового виробу, технологія маркетингових дослідженьі т.д.

Найбільш підходящим в умовах зовнішнього середовища, що змінюється, є ситуаційний підхід, суть якого полягає в обґрунтуванні алгоритму вибору процедури на основі врахування ознак тієї чи іншої ситуації або проблеми. При ситуаційному підході технологію управління визначають як послідовність дій щодо вибору доцільних процедур та виконання вхідних до них інформаційних перетворень та організаційних впливів. Схема управлінської технології включає:

· Діагноз проблеми та визначення шляхів її вирішення;

· Виявлення факторів, що впливають на рішення;

· Вироблення та оцінку альтернатив;

· Розробку тактики реалізації намічених шляхів розвитку.

І, нарешті, підхід до управління з погляду прийняття рішень дозволяє розглядати технологію управління як певну послідовність дій, що використовуються при постановці цілей підприємства та розробці механізмів їх досягнення. При цьому виділяють два етапи:

1. вироблення цілей та стратегії розвитку підприємства;

2. формування технології прийняття та реалізації управлінських рішень.

Ефективність технології управління - це кінцевий результат, що виражається не тільки в економії часу і витрат, але і в забезпеченні стійкості і виживання організації в зовнішньому середовищі, що змінюється.

До критеріїв ефективності технології управління відносяться:

· Простота (технологія управління не повинна бути надмірно ускладненою, містити проміжні етапи або операції);

· Гнучкість (адаптація до умов, що змінюються);

· Надійність (наявність деякого запасу міцності, дублюючого механізму);

· Економічність (технологія може бути ефективною, але не економічною);

· Зручність експлуатації (прекрасно розроблена технологія виявиться марною, якщо вона незручна для людей, яким доведеться працювати).

Особливе місце у технології управління сьогодні займають техніка керування.

Техніка управління - це сукупність матеріальних засобів (оргтехніка, засоби зв'язку, обчислювальна техніка тощо), що дозволяють знизити трудомісткість управлінських робіт, терміни їх виконання, а також підвищить якість прийнятих рішень.

Розумові можливості окремого індивідуума мають межу, використання оперативної та довготривалої пам'яті обчислювальних машин дає змогу розширити інтелектуальні можливості фахівців для вирішення управлінських проблем. Розвиток засобів автоматизації сприяє поглибленню інформаційного характеру управлінської праці, а невід'ємною частиною технології управління сьогодні стають комп'ютеризовані системні технології.

На шляху комунікацій існують перешкоди, які можна розділити на дві групи: ті, що існують на індивідуальному рівні, та ті, що «виростають» на організаційному рівні.

Джерелами комунікативних бар'єрів виступають як індивіди, і організації загалом (таблиця 2).

Індивідуальні бар'єри, по-перше, можуть бути пов'язані з відмінностями в емоціях та типах сприйняття. Наприклад, якщо людина схильна розділяти людей на групи (класи), її думку буде важко змінити. Якщо людина жорстко визначає свою позицію до початку дискусії, можливості досягнення успіху в комунікації різко зменшуються. Більше того, люди з різним минулим або рівнем знань, як правило, по-різному інтерпретують ту саму інформацію.

По-друге, проблема може полягати у неправильному виборі каналу чи засоби комунікації. Наприклад, коли повідомлення має емоційне забарвлення, доцільно передавати його особисто, під час зустрічі, а чи не у листі. Письмові повідомлення краще підходять для рутинних повідомлень, але вони не забезпечують швидкого зворотного зв'язку. Крім того, письмові повідомлення недоцільно використовувати для передачі множинних інформаційних сигналів.

По-третє, комунікативні проблеми часто пов'язані з семантичними відмінностями.

Семантика- це сенс слів та контекст, у якому вони використовуються. Слово «ефективність» для директора фабрики може означати досягнення високих обсягів виробництва, а спеціаліста з людських ресурсів - задоволення працівників. У багатьох звичайних в англійській мові слів є в середньому 28 різних значень. Отже, успішні комунікації передбачають ретельний підбір слів, які мають точно відображати ваші думки.

По-четверте, одержувач може неправильно зрозуміти відправника, якщо той каже одне, а невербальними повідомленнями вказує зовсім інше. Якщо вираз обличчя людини не відповідає його словам, у комунікаціях будуть присутні «шум» та невизначеність. Інтонації, жести, дії - все це не повинно суперечити вголос, що вимовляється.

Таблиця 2 - Комунікативні бар'єри та способи їх подолання

	Як їх долати
Індивідуальні
Бар'єри між людьми	Активне сприйняття
Канали та засоби передачі інформації	Вибір адекватного каналу
Семантика	Знання поглядів співрозмовника
Невідповідність інформаційних сигналів	Управління, засноване на виходах у народ
Організаційні
Відмінності у статусі та рівні влади	Атмосфера довіри
Потреби та цілі відділів	Розвиток та використання формальних каналів
Невідповідність комунікативної мережі робочим завданням	Зміна структури організації та групи
Дефіцит формальних каналів	Стимулювання використання множинних як формальних, так і неформальних каналів

Організаційні бар'єри пов'язані з чинниками, властивими організації загалом. Насамперед, це проблема різного статусу та рівня повноважень. Наприклад, якби ви були співробітником першої лінії, повідомили б ви менеджеру про будь-яку проблему, якщо ваше звернення створить у менеджера негативне враження про вашу роботу? З іншого боку, наділені владою менеджери, нерідко сприймають рядових співробітників як нездатних до несерйозних думок та вчинків індивідів.

Значний вплив на комунікації надають розбіжності у цілях та потребах відділів. Кожен із них має свої проблеми. Для виробничого відділу головне - показники продуктивності, його працівники є досить далекими від інтересів працівників служби маркетингу.

Третя проблема у тому, що комунікативні потоки можуть відповідати завданню команди чи організації. Якщо під час нестандартних завдань застосовується централізована структура комунікацій, обмін інформацією між працівниками буде явно недостатнім. Організація, відділ чи команда максимально ефективні лише тоді, коли обсяг комунікацій між працівниками відповідає поставленому завданню.

Негативний вплив на ефективність комунікацій надає відсутність організації формальних каналів. У компанії завжди повинні бути адекватні поточній ситуації висхідні, низхідні та горизонтальні комунікації у різних формах: опитування працівників, політика відкритих дверей, інформаційні листи, записки, спеціальні команди, навіть започаткування спеціальних «сполучних» посад. Відсутність формальних каналів означає відсутність організації комунікацій як таких.

Для подолання комунікативних бар'єрів менеджмент має створити таку організаційну структуру, яка стимулюватиме позитивні, ефективні комунікації, що потребує як індивідуальних навичок, так і організаційних дій.

Найбільш важливою індивідуальною навичкою є вміння слухати. Слухати активно - значить, ставити запитання, виявляти інтерес і час від часу перефразувати те, що сказав співрозмовник, щоб переконатися, що ви його правильно зрозуміли. Слухати активно – значить, забезпечувати зворотний зв'язок із відправником повідомлення.

По-друге, для передачі власних повідомлень необхідно вибирати відповідні канали. Складне повідомлення вимагає використання ємного комунікативного каналу (телефон, особиста бесіда), рутинні послання та дані можуть передаватися у вигляді записок, листів або електронною поштою.

По-третє, і відправник, і одержувач мають намагатися зрозуміти точку зору іншої сторони. При отриманні інформації менеджери повинні виявляти особливу увагу, що дозволить їм розпізнати наявність у співрозмовника будь-яких упереджень, уточнити те, що було зрозуміло неправильно, скоригувати власне повідомлення. Коли ми правильно оцінюємо погляди співрозмовників, ми точніше тлумачимо семантичний сенс переданих слів, відчуттів і взагалі ставимося до них об'єктивніше.

І, нарешті, керування, засноване на виходах у народ. Менеджер повинен періодично залишати свій офіс та самостійно перевіряти стан комунікативних каналів у фірмі. Коли менеджер бачить все на власні очі, зустрічається з людьми, він отримує набагато повніше уявлення про організацію, отримує можливість безпосередньо донести до співробітників важливі ідеї та цінності.

Атмосфера довіри та відкритості в організації спонукає співробітників до чесного спілкування один з одним, коли співробітники безбоязно передають нагору як хороші, так і погані новини. Для створення такої атмосфери необхідні умови розвитку між особистісних якостейпрацівників.

По-друге, менеджери повинні розробити і використовувати формальні канали комунікації, причому у всіх напрямах. У компанії Scandinavian Design для контакту з працівниками використовуються два різні інформаційні листи. На заводі Packard Electric, що належить General Motors, працівники мають доступ до всієї інформації про компанію: фінансові відомості, плани на майбутнє, оцінки якості, показники діяльності. У Bank of America використовуються спеціальні програми із залученням працівників до висловлювання ідей та зворотного зв'язку. Можуть застосовуватися й інші методи: пряме поштове розсилання, дошки оголошень, опитування.

По-третє, менеджери повинні стимулювати одночасне використання кількох каналів комунікації, формальних та неформальних. До таких множинних каналів відносяться письмові директиви, дискусії віч-на-віч, «виходи в народ» і «виноградна лоза». Наприклад, на тому ж заводі GM щомісяця видається газета, менеджери регулярно проводять зустрічі з робочими командами, для передачі новин використовується електронний дисплей у кафетерії. Надсилання повідомлень через кілька каналів одночасно підвищує шанси на те, що вони будуть отримані та правильно зрозумілі.

По-четверте, структура організації має відповідати потребам у комунікаціях. Наприклад, у Casino/Holiday Inn (Лас-Вегас) функціонує спеціальна команда з комунікацій (як частина організаційної структури). До її складу входять представники кожного відділу. Команда займається терміновими проблемами компанії, покликана допомогти менеджерам оцінювати проблеми не тільки в рамках інтересів їх відділів. До вирішення проблем команда залучає всіх, хто може допомогти. Якщо організації існує дефіцит горизонтальних каналів комунікацій, у ній можуть бути створені подібні команди, інші групи «швидкого реагування», введені посади менеджерів-інтеграторів, матричні структури. Організаційна структура, Крім іншого, повинна відображати і потреби в інформації. Якщо відділ чи команда виконують складні нестандартні завдання, необхідна децентралізація структур, що дозволяє інтенсифікувати дискусії та залучити співробітників до управління.

Висновок

У цій роботі ми розглянули поняття інформації та значення комунікацій для ефективної діяльності менеджера організації. Без знань та спеціальних навичок неможливе управління людьми; на цьому шляху можуть зустрітися різні бар'єри, які ми висвітлили у п.5 роботи.

Талановиті керівники зацікавлені в тому, щоб підтримувати контакти з працівниками та покупцями та у формуванні напряму діяльності своїх компаній. І такі контакти повинні здійснюватися безперервно, а значить, керівники повинні мати розвинені навички міжособистісного спілкування. Ті, хто не знайомий з управлінською діяльністю, як правило, вражаються тому, скільки енергії вкладають у комунікації менеджери, що досягли успіху.

На мою думку, інформація займає центральне місце в управлінні організацією. Інформацію, що надходить ззовні та циркулює всередині фірми, керівник та провідні менеджери акумулюють, аналізують та в результаті формують правильну стратегію роботи. "Хто володіє інформацією, той володіє світом", - так висловлювався Вінстон Черчілль.

Ми визначили комунікації як процес, у ході якого дві чи більше людей обмінюються і усвідомлюють одержувану інформацію, мета якого полягає у мотивуванні певного поведінки чи на нього.

Ефективна діяльність менеджера передбачає чітке розмежування понять поділу та проголошення. Менеджер, який нікого не слухає, подібний до продавця вживаних машин, який заявляє: «Я-то продаю, - це вони не хочуть купувати». Управлінські комунікації – вулиця з двостороннім рухом, яка потребує вміння слухати та інших форм зворотного зв'язку. Знання, отримані менеджерами з особистого спілкування з працівниками, формують їхнє розуміння життя підприємства. Я вважаю, що з цими знаннями, менеджери у процесі комунікації здатні впливати на свідомість підлеглих, і навіть ефективно працювати з покупцями.

Тому дуже важливо підтримувати здоровий корпоративний дух в організації за допомогою регулярних зустрічей, тренінгів, спільних заходів співробітників різних відділів. Адже лише злагоджена робота всіх частин одного цілого здатна призвести до успішного функціонування організації.

Список використаної літератури

1 Бодді Д., Пейтон Р. Основи менеджменту/За ред. Ю.М. Каптуревський. - СПб: Пітер, 1999.

2 Віханський О.С., Наумов А.І. Менеджмент. – М.: Гардарика, 2001. – 528 с.

Подібні документи

Сутність комунікації та визначення її значення у процесі управлінської діяльності менеджера. Різновиди комунікації та її основні етапи реалізації, ступеня протиріч. Шляхи взаємозв'язку комунікації та інформації в управлінні персоналом.

реферат, доданий 28.05.2010


Поняття, елементи, зміст, класифікація, типи та форми комунікації. Інформація, як основний елемент комунікативних систем. Характеристика основних етапів комунікаційного процесу. Аналіз інформаційних технологій та комунікацій в управлінні.

курсова робота , доданий 01.06.2010


Специфіка комунікації: визначення, концепція, моделі. Різновид та функціональні особливості комунікації в управлінні. Специфіка перебігу формальних та неформальних процесів спілкування в організації. Взаємодія індивідів у створенні.

дипломна робота , доданий 16.06.2017


Менеджер, його місце та роль в управлінні організацією. Загальна характеристикаТОВ "П'ЯАТ-3", особливості особистісних якостей менеджера в управлінні. Головні вади менеджера-флегматика. Основні складові у структурі індивідуальної діяльності.

курсова робота , доданий 08.11.2013


Комунікативна складова спілкування. Формування ділової культури у західних країнах та у Росії. Особливості вербальних та невербальних міжособистісного спілкування. Ефективність комунікаційних процесів під управлінням, заповіді успішної комунікації.

реферат, доданий 21.01.2011


Сутність, проблеми та роль комунікації. Особливості процесу комунікації у створенні. Рекомендації щодо вдосконалення комунікації у ВАТ "Башкиренерго". Взаємодія між елементами управлінської структури. Вербальна та невербальна комунікація.

курсова робота , доданий 05.11.2014


Вивчення поняття та особливостей комунікації як процесу. Розгляд принципів, етапів та змісту процесу комунікації в управлінні персоналом. Розгляд шляхів підвищення ефективності комунікацій у процесі керування людськими ресурсами.

курсова робота , доданий 24.05.2015


Визначення поняття інформації як основної умови конкурентної спроможності організації. Основні види управлінської інформації, її джерела та етапи обміну даними. Використання локальних комп'ютерних систем для роботи з даними та методи їх захисту.

реферат, доданий 19.02.2012


Ознаки класифікації інформації. Комунікації як процес передачі від джерела до одержувача з метою зміни його знань установок чи поведінки. Перешкоди міжособистісних комунікацій (мікробар'єри). Шляхи покращення системи комунікації.

презентація , доданий 12.03.2014


Поняття комунікацій, їх роль менеджменті. Зміст комунікаційного процесу, його етапи. Характеристика ТОВ "Volga marketing family". Дослідження комунікаційного процесу під управлінням організацією. Рекомендації щодо комунікації всередині організації.