Положення про фінансовий відділ. Приклад положення про фінансову службу на підприємстві громадського харчування Положення про фінансовий відділ державної установи

1. Загальні положення

1.1. Фінансово- економічний відділ(далі - Відділ) відповідно до наказу Федерального архівного агентства (далі - Росархів) від 22 червня 2016 р. № 70 «Про затвердження штатного розкладу Федерального архівного агентства» є структурним підрозділом у складі Управління державної політики та нормативно-правового регулювання (далі - Управління).

1.2. Відділ своєї діяльності керується Конституцією Російської Федерації, федеральними конституційними законами, федеральними законами, правовими актамиПрезидента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, організаційно-розпорядчими документами Росархіву, а також цим Положенням.

1.3. Відділ здійснює свою діяльність безпосередньо, а також у взаємодії у межах своїх повноважень з іншими підрозділами Росархіву, федеральними органами виконавчої влади, уповноваженими органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації у сфері архівної справи, органами місцевого самоврядування, громадськими об'єднаннямита іншими організаціями.

1.4. Положення про Відділ та штатна чисельність затверджуються наказами Росархіву.

2. Завдання Відділу

Основними завданнями Відділу є:

2.1. Підготовка пропозицій до документів стратегічного плануванняфедерального та відомчого рівнів.

2.2. Реалізація заходів Росархіву щодо здійснення державної фінансової, економічної та соціальної політикиу підвідомчих Росархіву федеральних державних установах.

2.3. Планування фінансових ресурсівна утримання апарату Росархіву та підвідомчих Росархіву федеральних державних установ, забезпечення їх фінансуванням.

2.4. Організація бухгалтерського облікута звітності у підвідомчих Росархіву федеральних державних установах, здійснення контрольно-ревізійної роботи відповідно до чинного законодавства.

2.5. Організація фінансово-економічної роботи у підвідомчих Росархіву федеральних державних установах, надання їм методичної допомоги.

2.6. Організація забезпечення безперебійної роботи автоматизованих робочих місць структурних підрозділів Росархіву.

3. Основні функції відділу

З метою виконання поставлених завдань на Відділ покладаються такі функції:

3.1. У взаємодії зі структурними підрозділамиРосархіву:

3.1.1. здійснює підготовку пропозицій до основних напрямів державної політики, нормативно-правового регулювання та контролю у сфері архівної справи та діловодства, документів стратегічного планування федерального та відомчого рівнів;

3.1.2. готує пропозиції до проектів законодавчих та інших нормативних правових актів з питань розвитку архівної справи, до проектів федеральних та галузевих програм, Основних напрямів та прогнозів розвитку архівної справи, розробляє проекти нормативних документівза профільним відділом напрямків;

3.1.3. бере участь у підготовці прогнозів розвитку у встановленій сфері;

3.1.4. забезпечує формування та узгодження в установленому порядку Плану інформатизації Росархіву на плановий період, а також звіту за попередній період;

3.1.5. бере участь у підготовці проекту щорічної підсумкової доповіді про діяльність Росархіву;

3.1.6. за дорученням Керівництва Росархіву готує за запитами Президента Російської Федерації, Уряду Російської Федерації, інших уповноважених міністерств та відомств статистичну, аналітичну та оперативну інформаціюза профільним відділом напрямків;

3.1.7. бере участь у проведенні комплексних та тематичних перевірок підвідомчих федеральних державних установ за профільним відділом напрямків;

3.1.8. організує розробку економічних нормативів, проведення аналізу трудовитрат у підвідомчих федеральних державних установах;

3.1.9. вносить на розгляд колегії Росархіву питання розвитку архівної справи та діяльності підвідомчих федеральних державних установ за профільним відділом напрямків;

3.1.10. готує пропозиції щодо вдосконалення системи оплати праці працівників підвідомчих федеральних державних установ; розробляє у межах компетенції Росархіву керівні матеріали та інструктивно-методичні листи щодо застосування діючих систем оплати праці;

3.1.11. бере участь у підготовці пропозицій щодо поліпшення умов праці працівників підвідомчих федеральних державних установ, їх соціальної захищеності, підготовки пропозицій про заохочення працівників федеральних архівних установ;

3.1.12. розробляє питання діяльності підвідомчих федеральних державних установ щодо залучення позабюджетних коштів відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, організує розробку методичних документів з питань вартості робіт та послуг, що надаються ними юридичним та фізичним особам;

3.1.13. бере участь у роботі з оптимізації переліку платних робіт та послуг, що виконуються (надаються) федеральними архівними установами, уніфікації прейскурантів.

3.1.14. організує роботу з проведення конкурсів та торгів в апараті Росархіву, здійснює методичну допомогу у підготовці конкурсів та торгів у підвідомчих федеральних державних установах;

3.1.15. бере участь у підготовці та проведенні конференцій, нарад, семінарів, засідань науково-методичних рад архівних установ федеральних округів;

3.1.16. бере участь спільно з Відділом державної службита нагород у підборі кадрів відділу.

3.2. Розробляє у порядку пропозиції до проекту федерального бюджету Російської Федерації про витрати утримання апарату Росархіва, підвідомчих федеральних державних установ.

3.3. Готує на затвердження керівництву Росархіву кошторис витрат та штатний розпис апарату Росархіву, забезпечує їхнє виконання.

3.4. Готує затвердження керівництву Росархіву кошторису витрат (зміни до них) утримання підвідомчих федеральних державних установ, здійснює їх фінансування.

3.5. Розглядає питання підготовки відповідної документації та фінансування капітального та поточного ремонтів у підвідомчих федеральних державних установах, здійснює реалізацію інвестиційних програм.

3.6. Здійснює контроль за правильним та економним витрачанням коштів відповідно до виділених асигнувань та їх цільового призначення за затвердженими кошторисами видатків по бюджету з урахуванням внесених до них в установленому порядку змін, проводить аналіз фінансово- господарської діяльностіпідвідомчих федеральних державних установ, готує пропозиції щодо її вдосконалення.

3.7. Складає зведений бухгалтерський звіт по підвідомчим федеральним державним установам та бухгалтерський звіт з апарату Росархіву для подання до Міністерства фінансів Російської Федерації в установленому порядку.

3.8. Складає зведені звіти про надходження коштів із федерального бюджету, про виконання кошторису витрат установ, що фінансуються з федерального бюджету, про використання асигнувань на виконання федеральних цільових програм, проведення торгів на закупівлю товарів, робіт і послуг для державних потреб, інші бухгалтерські та статистичні звіти.

3.9. Здійснює контроль за збереженням основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів та інших матеріальних цінностейу місцях їх зберігання та експлуатації, організує проведення інвентаризації грошових коштів, розрахунків та матеріальних цінностей апарату Росархіву

3.10. Забезпечує організацію обліку коштів обчислювальної технікиу структурних підрозділах Росархіву та підвідомчих федеральних державних установах.

3.11. Здійснює моніторинг інформаційної та телекомунікаційної інфраструктури та програмних продуктів, підвідомчих Росархіву установ, підготовку пропозицій щодо їх модернізації, включаючи підготовку відповідних довідок та висновків.

3.12. Визначає специфікацію засобів обчислювальної техніки та скануючого обладнання, що придбаваються для забезпечення апарату Росархіву та підвідомчих федеральних державних установ.

3.13.Здійснює контроль за справжністю ліцензійних програмних продуктів.

3.14. Реалізує необхідні заходи безперебійної роботи автоматизованих робочих місць структурних підрозділів Росархіва.

3.15. Вирішує технічні питання щодо використання та підключення Росархіву до зовнішніх інформаційних ресурсів.

3.16. Надає технічну допомогу структурним підрозділам Росархіву, пов'язану з переходом на надання державних послуг(функцій) в електронному вигляді.

3.18. Консультує державних службовців Росархіву, працівників підвідомчих федеральних державних установ, розглядає заяви, скарги та пропозиції громадян щодо профільного відділу напрямків, вживає заходів до усунення недоліків.

3.19. Готує інформацію для офіційного сайту Росархіву з профільних відділів напрямків роботи, здійснює її актуалізацію.

3.20. Веде в установленому порядку діловодство та забезпечує зберігання документів Відділу, здійснює їх передачу на архівне зберігання.

4. Права Відділу

Відділ під час виконання функцій має право:

4.1. Запитувати та одержувати від структурних підрозділів Росархіву, підвідомчих федеральних державних установ, уповноважених органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації у сфері архівної справи матеріали, необхідні для виконання функцій, покладених на Відділ.

4.2. Скликати в установленому порядку наради представників структурних підрозділів Росархіву, підвідомчих федеральних державних установ для обговорення питань, що входять до компетенції Відділу.

4.3. Здійснювати в установленому порядку ділові зв'язки з федеральними органами виконавчої влади, органами виконавчої суб'єктів Російської Федерації, Радою директорів федеральних архівів, Російським товариством істориків-архівістів, науковими, громадськими та іншими організаціями з питань, що входять до компетенції Відділу.

4.4. Давати в межах своєї компетенції роз'яснення юридичним та фізичним особам за профільним Відділом напрямків діяльності.

4.5. Надавати методичну допомогу уповноваженим органам виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації у сфері архівної справи, державним та муніципальним архівам в організації їх роботи з питань, що входять до компетенції Відділу.

5. Організація роботи Відділу

5.1. Структура та штатна чисельність Відділу затверджується наказом Росархіву відповідно до завдань та обсягу виконуваних робіт.

5.2. Відділ очолює начальник, який призначається та звільняється з посади в установленому порядку наказом Росархіву.

5.3. Начальник Відділу безпосередньо підпорядковується начальнику Управління, а з питань фінансового забезпеченнядіяльності Росархіву та підвідомчих Росархіву установ Керівнику.

5.4. Начальник Відділу у межах своєї компетенції:

5.4.1. організовує діяльність Відділу та несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, покладених на Відділ, стан службової та виконавчої дисципліни;

5.4.2. бере участь у роботі дорадчих органів Росархіву;

5.4.3. взаємодіє з іншими структурними підрозділами Росархіву;

5.4.4. розподіляє обов'язки між цивільними службовцями Відділу, вносить на затвердження їх посадові регламенти, пропозиції про розмір премії, заохочення, накладення стягнень;

5.4.5. представляє Росархів з усіх питань, що входять до компетенції Відділу;

5.4.6. здійснює інші функції та повноваження, що встановлюються Регламентом Росархіву.

5.5. Відділ здійснює свою діяльність на основі річних планів роботи Росархіву.

5.6. Відділ організує виконання покладених нею завдань як безпосередньо, і у взаємодії коїться з іншими структурними підрозділами Росархіву та інших федеральних органіввиконавчої, уповноваженими органами виконавчої суб'єктів Російської Федерації у сфері архівної справи, органами місцевого самоврядування, громадськими об'єднаннями та інші організаціями.

5.7. Громадянські службовці Відділу призначаються посаду і звільняються з посади наказом Росархіву у порядку, передбаченому федеральним законом від 27 липня 2004 р. № 79-ФЗ «Про державну цивільній службіРосійської Федерації".

5.8. Посадові обов'язки цивільних службовців Відділу визначаються їхніми посадовими регламентами. Громадянські службовці Відділу несуть персональну відповідальність за виконання покладених на них посадових обов'язків.

Дізнайтеся, якою може бути структура фінансової служби окремої компанії та холдингу, чи повинна до неї входити бухгалтерія, чи підпорядковуватися фінансовому директору бухгалтери, внутрішні аудитори та IT-фахівці. Завантажте положення про фінансовий департамент, щоб коректно сформулювати цілі, завдання та функції підрозділу.

У фінансовому відділі повинні працювати співробітники особливого способу мислення:

  1. Вони повинні бути здатні проаналізувати отриманий результат, знайти вузькі місця»і, навпаки, надто добре профінансовані процеси.
  2. Вони повинні вміти дивитися у майбутнє та планувати діяльність підприємства на кілька періодів уперед.
  3. Вони повинні знати через які ключові показники потрібно вести оперативний контроль.
  4. Кваліфікація фахівців фінансового відділу має дозволяти їм вести діалог з усіма підрозділами підприємства. Іншими словами, фінансист повинен бути здатний перекласти бізнес-процеси будь-якого підрозділу на мову грошей, оптимізувати їх і зробити зворотний переказ. Цього неможливо досягти, якщо фінансисти працюють у «вакуумі», вони повинні обов'язково мати доступ до нефінансової інформації та цікавитись нею.

Основний тренд сьогодні – спрощувати бізнес-процеси, звільняти співробітників від рутинних завдань та більше часу присвячувати аналізу та фінансовому контролю. Замість застарілих обов'язків з'являється новий функціонал у фінансовій службі.

Функції та завдання фінансового відділу

Визначитись з тим, скільки фахівців має працювати у фінансовому відділі підприємства, і які це мають бути фахівці, допоможе схема функцій та об'єктів фінансового відділу.

Функції/Об'єкти

Планування

Оперативна діяльність

Аналіз

Створення/розробка

Доходи і витрати

Бізнес планування

Погодження заявок на витрати, щоденна, щотижнева та щомісячна звітність

Грошові кошти

Бюджет руху коштів

Платіжний календар

Погодження заявок на виплати

Реєстри платежів

Залучення фінансування

План-фактний аналіз, виявлення неефективності

Положення, процедури, форми, програмне забезпечення

Оборотний капітал

План щодо оборотного капіталу

Контроль ДЗ та КЗ за термінами боргу

Термінові депозити

Структура оборотного капіталу, ліквідність

Положення, процедури, форми, програмне забезпечення

Податки

Податковий бюджет

Схеми оптимізації

Договори

Ведення портфеля договорів

Узгодження

Фінансові глави договорів

Капітальні вклади

Інвестиційний план

Погодження заявок на капіталовкладення

Аналіз основних фондів, амортизації

Фінансові вкладення

Пошук та планування кращих форм інвестування

Управління інвестиціями

Аналіз інвест-проектів

Інвестиційний портфель, регламенти, програмне забезпечення

Бізнес процеси

Розрахунок вартості бізнес-процесів

Контроль та оптимізація процесів у фінансах

Фінансові бізнес-процеси

Щоденна, щотижнева та щомісячна звітність

Розрахунок фактичних KPI, виплат

Система KPI

Список функцій та об'єктів настільки великий, що на перший погляд, здається, третину штатного розкладу потрібно віддати під фінансову службу. Але це не так. Див,

Як розрахувати оптимальну кількість співробітників фінансової служби

Якщо у фінансовій службі працівників надто мало, вони не справляються з обсягом робіт. Багато – простоюють та з'їдають гроші компанії. Щоб уникнути подібних проблем, визначте оптимальну кількість підлеглих.

Розглянемо послідовно кожен об'єкт фінансового відділу та функції щодо нього та визначимося, який співробітник повинен їх виконувати.

Перший блок фінансів компанії

Доходи і витрати

Фінансовий контролер. Людина, з якої починається фінансовий відділ. Той, кого першим наймають у фінансову службу, а зі зростанням її часто стає фінансовим директором.

У невеликих компаніях фінансовий контролер часто створює управлінський облік з нуля, розробляє документи, аналітики та процеси, якими має вестися облік. У середніх компаніях фінансові контролери активно беруть участь у подальшому вдосконаленні управлінського обліку, А щоденні рутинні завдання виконують підпорядковані ним фінансові аналітики.

У великих компаніяхфінансові контролери та фінансові аналітики працюють у виділених підрозділах – відділах фінансового контролюза напрямами діяльності: продуктами, регіонами, видами витрат, де займаються плануванням, обліком та аналізом у рамках свого напряму. Іноді виникає необхідність планування вивести в окрему функцію та створити плановий відділ, або відділ бюджетування.

Навіщо фінансовій службі система «персональних BI» та власний IT‑архітектор

Не всі компанії можуть дозволити собі дорогі ERP-системи, а використовувати розширену аналітику зараз потрібно вже практично всім. Альтернативне рішення – залишити дані у кількох інформаційних системах, впровадити систему «персонального BI» та ввести до штату IT‑архітектора.

Ціна

Функції з ціноутворення не дуже відрізняються від розрахунку доходів і витрат. Тому їх виконують або ті самі фінансові контролери, якщо підприємство невелике, або Відділи ціноутворення. Вся діяльність з ціноутворення та ведення цінової політикипроводиться спільно з Комерційним департаментом, тому що фінансисти можуть дати лише одне із доданків ціни – собівартість і прибуток, другий доданок – ринок, не в їхній компетенції.

Звітність (локальна, МСФЗ)

Ведення локальної звітності, звісно, ​​перебуває у зоні відповідальності бухгалтерії. Тоді як веденням звітності з МСФЗчасто займається фінансовий контролер, спеціаліст з МСФЗ, або цілі відділи МСФЗ.

Якщо підприємству з тієї чи іншої причини потрібен плановий пакет звітності, його теж можуть зробити фахівці відділу фінансового контролю на основі БДР, БДДС та інвестиційного бюджету.

Внутрішнім аудитом локальної бухгалтерської звітностіможна спантеличити фінансового контролера. Або створити відділ внутрішнього аудиту. Все залежить від масштабів, звісно. Аналіз ключових фінансових показників і написання аналітичних записок зазвичай виробляють ті самі фінансові контролери.

Коли зростають масштаби бізнесу, власники ставлять перед фінансовим директором завдання посилити контроль процесів. Іноді такі доручення засновники та керівництво не озвучують, просто встановлюють показники KPI для керівника фінансової служби, які неможливо виконати без чіткої системи внутрішнього контролю.

Управлінська звітність

Ведення управлінської звітності – це повністю зона відповідальності фінансового відділу. Відповідно, повний цикл від планування до аналізу отриманих результатів лежить на фінансових контролерах. Або за наявності виділеного підрозділу на співробітниках Відділу управлінської звітності.

Другий блок фінансів компанії

Грошові кошти

Якщо розрахунку доходів і витрат головним був фінансовий контролер, то управлінні коштами ключова постать – скарбник. Інструменти короткострокового планування ДС –, та середньострокового – перебувають у зоні його відповідальності. Щодня він погоджує заявки на оплату та формує реєстри платежів, стежить за вигідним розміщенням ДС на строкових депозитах.

У невеликих компаніях скарбником може бути той самий фінансовий контролер. Але таке поєднання ефективне тільки якщо компанія проводить не більше 30 операцій щодня і має добре автоматизовані бізнес-процеси у фінансах.

Добре працює спілка скарбника та бухгалтера на ділянці оплати для середніх підприємств, а для великих необхідно створювати відділ казначейства.

Оборотний капітал

Додаткові та суміжні функції

Податки

До функцій відділу фінансового контролю може входити зниження податкового навантаження шляхом розробки методів оптимізації та планування податкових схем. По суті це суміжна функція головного бухгалтера, але все залежить від розподілу обов'язків на підприємстві.

У великих холдингах доцільно створити позицію податкового консультанта чи відділ оподаткування.

Договори

У секторах бізнесу, заснованих на договірній діяльності з покупцями і постачальниками, вкрай важливо встановити контроль фінансових фахівців над новоукладеними договорами. З одного боку, це знизить кількість фінансових помилок під час укладання договору, таких як:

  1. Неправильний розрахунок сум та тарифів.
  2. Некоректний термін сплати.
  3. Відсутність індексації цін за довгостроковими договорами.
  4. Існування чи навпаки не включення штрафів.
  5. І т.д.

З іншого боку, це дозволить фінансистам включати нові договори у планування, знімати з них ключові дані, вести портфель договорів.

Капітальні вклади

На певному етапі розвитку для підприємства стає очевидним, що основними фондами потрібно керувати особливо ретельно, адже вартість їх величезна. І за допомогою грамотного управління можна заощадити суттєву суму на платежах, податках та звільнити кошти на оборотний капітал. Управлінням капітальними вкладеннями також займається відділ фінансового контролю чи спеціально виділений підрозділ.

Фінансові вкладення

Коли підприємство має вільні кошти або нерозподілений прибуток, які можуть приносити додатковий дохід, завданням фінансиста стає вигідне їхнє інвестування.

У невеликих обсягах із управлінням фінансовими вкладеннями справляється фінансовий директор. А коли обсяги зростають, доцільно виділити під управління Інвестиційного аналітика чи створити відділ інвестицій

Управління проектами без вкладень у ІТ-систему

Програма MyProject допоможе швидко розробити план проекту, розрахувати бюджет, натисканням однієї кнопки повідомити виконавців та відстежувати відхилення від плану в режимі реального часу.

Бізнес процеси

У процесно-орієнтованих компаніях завжди гостро постає питання: «Хто братиме участь у розробці процесів від компанії?» Завдяки своєму розуму, фінансисти зазвичай добре з цим справляються і їх охоче включають до різних проектних груп. Крім того, фінансисти за боргом служби мають бути в курсі основних бізнес-процесів, щоб знати, куди звертатися за інформацією.

KPI

Дуже поширена практика – призначати фінансовий відділ відповідальним за розрахунок KPI, особливо якщо вони не численні і не складні. У протилежному випадку це зона відповідальності виділеного підрозділу відділу KPI.

А ось розробку KPI не варто повністю делегувати фінансистам, тому що в результаті ви отримаєте хороші KPI для бізнесу, що стагнує, але ніяк не для бурхливого розвитку.

За що преміювати співробітників: набори KPI для підрозділів компанії

Редакція зібрала 17 наборів KPI для фінансової служби та інших підрозділів, регламенти, звіти про преміювання, довідки щодо виконання ключових показників. Завантажте та використовуйте у себе в компанії.

Структура фінансового департаменту

Структура фінансового відділу залежить від конкретних завдань розвитку компанії. У підрозділу є базові функції (бюджетування, управлінський облік, внутрішній контроль, складання фінансової звітності) і є додаткові. Останні можуть різнитися залежно пріоритетів поточного етапу розвитку підприємства.

Таблиця. Приклад структури та штату фінансової служби підприємства

Найменування структурних підрозділів та посад

Структурна чисельність

чинна

резервна

Фінансовий директор

Відділ фінансового контролінгу

Керівник відділу – спеціаліст з управлінського обліку

Фінансовий менеджер з бюджетування та планування

Фінансовий спеціаліст 2-ї категорії

Фінансовий аналітик

Казначейство

Керівник відділу – скарбник

Кредитний офіцер

Фінансовий спеціаліст 1-ї категорії

Контрольно-ревізійний відділ

Керівник відділу – головний аудитор

Відділ бухгалтерського обліку та звітності

Начальник відділу ( головний бухгалтер)

Заступник начальника

Бухгалтер

Бухгалтер-касир

Служба IT-супроводу

Керівник відділу

Програміст

Фінансовий блок

Ми розглянули більшість функцій фінансового відділу і сподіваємося, що стаття допоможе вам створити ефективний та не роздутий штатом відділ.

Фінансова робота здійснюється на підприємстві зусиллями спеціалістів фінансової служби. Ця служба є самостійним структурним підрозділом підприємства ВАТ «Електроприлад» та підпорядковується безпосередньо заступнику директора з економіки. Керівництво фінансової служби виглядає так: відділ очолює керівник фінансової служби, який призначається на посаду наказом директора підприємства. Керівник фінансової служби має одного заступника.

Склад та штатну чисельність фінансової служби затверджує директор підприємства виходячи з умов та особливостей діяльності підприємства за поданням керівника фінансової служби та за погодженням з відділом кадрів, відділом організації та оплати праці тощо. До складу відділу входять структурні підрозділи, групи спеціалістів. Керівник фінансової служби розподіляє обов'язки між співробітниками відділу та затверджує їх посадові інструкції.

Метою діяльності фінансового відділу є належна організація фінансового забезпечення підприємства.

Завдання фінансового відділу

  • 1. Реалізація мети діяльності фінансового відділу досягається у вигляді виконання ним комплексу завдань з організації фінансового забезпечення підприємства.
  • 2. Основними завданнями фінансового відділу є:
  • 2.1. Планування організації фінансового забезпечення підприємства
  • 2.2. Розробка та внесення в установленому порядку на розгляд директора підприємства проектів локальних нормативних актів, наказів, розпоряджень щодо організації фінансового забезпечення підприємства.
  • 2.3. Формування фінансової документації, підтримка її в актуальному стані в процесі зберігання, забезпечення її безпеки.
  • 2.4. Підтримка взаємодії, ведення інформаційного обміну з питань фінансового забезпечення з органами влади (управління) та іншими підприємствами, організаціями, установами.
  • 2.5. Здійснення контролю за належним виконанням підрозділами (посадовими особами) підприємства заходів фінансового забезпечення.
  • 2.6. Консультування посадових осіб підприємства щодо фінансового забезпечення підприємства.
  • 2.7. Підготовка звітності щодо фінансового забезпечення підприємства.

В інтересах належного провадження своєї діяльності фінансовий відділ наділяється відповідними повноваженнями: правами та обов'язками. Фінансовий відділ має право:

  • 1. Отримувати у порядку від органів влади (управління), інших підприємств (організацій, установ) інформацію, необхідну реалізації своїх повноважень.
  • 2. Надавати роз'яснення та рекомендації з питань фінансового забезпечення підприємства.
  • 3. Надавати посадовим особам підприємства обов'язкові для виконання вказівки з питань, що належать до компетенції відділу.
  • 4. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо питань, що належать до компетенції відділу.
  • 5. Вести листування з питань, що належать до компетенції відділу.
  • 6. Здійснювати взаємодію зі структурними підрозділами (посадовими особами) підприємства з питань, що належать до компетенції відділу.

ПОЛОЖЕННЯ

про фінансово-економічну службу

1. Загальні положення

1.1. Фінансово-економічна служба (далі – ФЕС), очолювана – начальником фінансово-економічної служби є структурним підрозділом департаменту освіти Адміністрації муніципальної освітимісто Салехард (далі -Департамент). До складу ФЕС входять два відділи – централізована бухгалтерія, очолювана головним бухгалтером та планово-економічний відділ, який очолює начальник відділу (додатки №№ 1, 2).

1.2. У своїй діяльності фінансово-економічна служба керується Конституцією Російської Федерації, федеральними конституційними законами, федеральними законами, указами Президента РФ, постановами Уряду РФ, Податковим кодексомРФ, Федеральним закономвід 21.11.96р. №129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», Бюджетним кодексом РФ, Трудовим кодексомРФ, іншими законодавчими та нормативними правовими актами РФ, постановами та розпорядженнями уряду РФ, Інструкцією з бюджетного обліку, затвердженої наказом Міністерства фінансів РФ від 30.12.08г. №148н, постановами та розпорядженнями Адміністрації ЯНАО, муніципальними правовими актами, Положенням про департамент освіти, цим положенням та іншими нормативними актами департаменту освіти, що стосуються діяльності освітніх установ.

2 . Основні завдання.

2.1. Основними завданнями фінансово-економічної служби є:

2.1.1. ефективне та цільове використаннябюджетних коштів;

2.1.2. розробка проектів поточних та перспективних фінансових планів, прогнозів бюджетів, економічних розрахунків до проекту бюджету;

2.1.3. ведення бухгалтерського обліку відповідно до вимог чинного законодавства, Інструкції з бюджетного обліку, затвердженої наказом Міністерства фінансів РФ від 30.12.08г. №148н та інших нормативних правових актів;

2.1.4. нарахування та виплата у встановлені терміни заробітної платипрацівникам;

2.1.5. своєчасне проведення розрахунків з постачальниками та підрядниками;

3. Функції.

3.1. Основними функціями фінансово-економічної служби є:

3.1.1. здійснення контролю за ефективним витрачанням коштів за затвердженими бюджетними кошторисами та кошторисами доходів та витрат за приносить дохід діяльності муніципальних освітніх установ, апарату управління та структурних підрозділів департаменту освіти;

3.1.2. здійснення контролю за збереженням коштів та матеріальних цінностей у місцях їх зберігання та експлуатації;

3.1.3. розробка положення про оплату праці працівників муніципальних навчальних закладів;

3.1.4. розробка положення про порядок справляння та використання батьківської плати у муніципальних дошкільних освітніх установахміста Салехарда;

3.1.5. розробка положення про оплату праці та матеріальне стимулювання працівників структурних підрозділів департаменту освіти;

3.1.6. складання штатних розкладів, тарифікації для муніципальних освітніх установ, апарату управління та структурних підрозділів департаменту освіти.

3.1.7. складання бюджетних кошторисіві кошторисів доходів і витрат на діяльність, що приносить дохід для муніципальних освітніх установ і структурних підрозділів департаменту освіти, після їх попереднього погодження з керівником установ, підрозділів;

3.1.8. складання періодичної статистичної звітності та одноразових звітів за формами та у встановлені строки;

3.1.9. формування заявок на розміщення муніципальних замовленьна постачання товарів, виконання робіт, надання послуг потреб муніципальних освітніх установ та структурних підрозділів департаменту освіти;

3.1.10. підготовка муніципальних контрактів та договорів на поставку товарів, виконання робіт, надання послуг для потреб муніципальних освітніх установ та структурних підрозділів департаменту освіти;

3.1.11. проведення юридичної експертизи, погодження муніципальних контрактів та договорів, складання додаткових угод, а за наявності необхідності протоколів розбіжностей до муніципальних контрактів та договорів, претензій, позовних заяв до арбітражного суду;

3.1.12. ведення реєстру муніципальних контрактів та цивільно-правових договорівза підсумками розміщення замовлення;

3.1.13. своєчасне надання відомостей про укладання, змін, припинення, виконання муніципальних контрактів до уповноваженого органу місцевого самоврядування на ведення реєстру контрактів;

3.1.14. здійснення бюджетного обліку відповідно до Інструкції з бюджетного обліку, затвердженої наказом Міністерства фінансів РФ від 30.12.08г. №148н;

3.1.15. здійснення нарахування та контроль за перерахуванням податків до бюджету;

3.1.16. складання та подання у встановлені терміни бухгалтерської звітності;

3.1.17. складання облікової політикидепартаменту освіти;

3.1.18. ведення обліку доходів та витрат за коштами, отриманими від підприємницької та іншої діяльності;

3.1.19. проводить економічний аналіз діяльності муніципальних освітніх установ та департаменту освіти;

3.1.20. здійснює контроль за:

3.1.21. складання інформацій на запити органів державної статистики, департаменту освіти ЯНАО, департаменту фінансів Адміністрації міста;

3.1.22. участь у проведенні нарад, семінарів, які проводяться керівництвом
департаменту освіти з керівниками підвідомчих освітніх установ в обговоренні питань господарсько- фінансової діяльностімуніципальних освітніх установ, питань оплати праці;

3.1.23. підготовка документів до подальшого зберігання,
використання та здачі в архів;

3.1.24. встановлення розрядів оплати праці службовцям та робітникам структурних
підрозділів департаменту освіти;

3.1.25. проведення інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, своєчасне визначення її результатів та відображення їх в обліку;

3.1.26. організація роботи матеріально відповідальних осіб з обліку та збереження цінностей, що знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні;

3.1.27. складання та подання в установленому порядку та у встановлені терміни бухгалтерської звітності;

4. Права та обов'язки.

4.1 Фінансово-економічна служба для вирішення поставлених завдань та виконання покладених функцій має право:

4.1.1. перевіряти первинні документи, що надійшли до фінансово-економічної служби, не приймати до обліку документи, що не відповідають встановленим вимогам;

4.1.2. запитувати та своєчасно отримувати від установ, що обслуговуються, необхідну для здійснення своїх функцій інформацію;

4.1.3. брати участь у роботі нарад, що належать до компетенції фінансово-економічної служби;

4.1.4. ставити перед начальником Департаменту питання щодо притягнення до відповідальності керівників освітніх установ у разі невиконання ними правомірних вимог фінансово-економічної служби;

4.2. Працівники фінансово-економічної служби зобов'язані:

4.2.1. Якісно виконувати функціональні обов'язки, відповідно до посадових інструкцій.

5. Відповідальність.

5.1. Фінансово-економічна служба відповідає:

5.1.1. за невиконання функцій, що віднесені до її компетенції;

5.1.2. за порушення прав громадян та організацій під час здійснення своєї діяльності.

5.2. Працівники фінансово-економічної служби відповідають за:

5.2.1. не надання або несвоєчасне подання бухгалтерської звітності до органів, що організовують виконання бюджету;

5.2.2. невиконання локальних нормативних актів департаменту освіти;

5.2.3. недостовірну інформацію про стан фінансових та не фінансових активівта зобов'язань у регістрах бухгалтерського обліку.

6. Взаємини. Зв'язки.

6.1. Для вирішення покладених завдань фінансово-економічна служба взаємодіє зі структурними підрозділами департаменту, освітніми установами, департаментом фінансів Адміністрації муніципальної освіти місто Салехард, із постачальниками та підрядниками.

7. Організація роботи.

7.1. Фінансово-економічну службу очолює начальник служби, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом начальника департаменту.

7.2. Працівники фінансово-економічної служби призначаються та звільняються з посади наказом начальника департаменту.

7.3.Фінансово-економічна служба у своїй діяльності підпорядковується начальнику департаменту.

7.4. Реорганізація та ліквідація фінансово-економічної служби здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

Додаток №1

ПОЛОЖЕННЯ

про централізовану бухгалтерію

1. Загальні положення

1.3. Централізована бухгалтерія є структурним підрозділом Департаменту освіти Адміністрації муніципальної освіти місто Салехард (далі – департамент).

1.4. У своїй діяльності централізована бухгалтерія керується Податковим кодексом РФ, Федеральним законом від 21.11.96 №129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», Бюджетним кодексом РФ, Трудовим кодексом РФ, іншими законодавчими та нормативними правовими актами РФ, постановами та розпорядженнями уряду РФ, Інструкцією з бюджетному обліку, затвердженої наказом Міністерства фінансів РФ від 30.12.08г. №148н, постановами та розпорядженнями Адміністрації ЯНАО, муніципальними правовими актами, Положенням про департамент освіти, цим положенням та іншими нормативними актами департаменту освіти, що стосуються діяльності освітніх установ.

2 . Основні завдання.

2.1. Основними завданнями централізованої бухгалтерії є:

  • ведення бухгалтерського обліку відповідно до вимог чинного законодавства, Інструкції з бюджетного обліку, затвердженої наказом Міністерства фінансів РФ від 30.12.08г. №148н та інших нормативних правових актів;
  • нарахування та виплата у встановлені строки заробітної плати працівникам;
  • своєчасне проведення розрахунків з постачальниками та підрядниками;
  • проведення інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, своєчасне визначення її результатів та відображення їх в обліку;
  • організація роботи матеріально відповідальних осіб з обліку та збереження цінностей, що знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні;
  • складання та подання в установленому порядку та у встановлені терміни бухгалтерської звітності;
  • оформлення бухгалтерських документів, відповідно до встановленого порядку, для передачі до архіву.

3. Функції.

3.1. Основними функціями централізованої бухгалтерії є:

  • організація обліку майна, зобов'язань та господарських операцій на основі натуральних вимірювачів у грошах шляхом суцільного, безперервного, документального та взаємопов'язаного їх відображення;
  • організація обліку основних засобів та амортизації;
  • організація обліку надходження та вибуття нематеріальних активів;
  • організація обліку надходження та вибуття матеріальних запасів;
  • організація обліку розрахунків із підзвітними особами;
  • організація обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками;
  • організація обліку розрахунків з праці, утримань із зарплати;
  • організація обліку коштів, правильності ведення касових операцій;
  • організація обліку розрахунків із платежів із бюджету з органами, організуючими виконання бюджету.
  • виконання функцій адміністратора за доходами, що надходять, до бюджету округу;
  • своєчасне нарахування та контроль за перерахуванням податків до бюджету;
  • складання та подання у встановлені терміни бухгалтерської звітності;
  • складання облікової політики департаменту освіти;
  • підготовка проектів специфікацій до муніципальних контрактів та договорів на постачання продуктів харчування;
  • надання установам, що обслуговуються, необхідної інформації, що входить до компетенції централізованої бухгалтерії.

4. Права та обов'язки.

4.1 Централізована бухгалтерія для вирішення поставлених завдань та виконання покладених функцій має право:

  • перевіряти первинні документи, що надійшли до централізованої, не приймати до обліку документи, що не відповідають встановленим вимогам;
  • запитувати та своєчасно отримувати від установ, що обслуговуються, необхідну для бухгалтерського обліку інформацію;
  • брати участь у роботі нарад, що належать до компетенції централізованої бухгалтерії;
  • ставити перед начальником Департаменту питання щодо притягнення до відповідальності керівників освітніх установ у разі невиконання ними правомірних вимог централізованої бухгалтерії.

4.2. Працівники централізованої бухгалтерії зобов'язані:

  • Якісно виконувати функціональні обов'язки відповідно до посадових інструкцій.

5. Відповідальність.

5.1. Централізована бухгалтерія відповідає:

  • за невиконання функцій, що віднесені до її компетенції;
  • за порушення прав громадян та організацій під час здійснення своєї діяльності.

5.2. Головний бухгалтер централізованої бухгалтерії несе відповідальність відповідно до посадової інструкції.

5.3. Працівники централізованої бухгалтерії відповідають за:

  • ненадання або несвоєчасне подання бухгалтерської звітності до органів, що організовують виконання бюджету;
  • невиконання локальних нормативних актів департаменту освіти;
  • недостовірну інформацію про стан фінансових та нефінансових активів та зобов'язань у регістрах бухгалтерського обліку.

6. Взаємини. Зв'язки.

6.1. Для вирішення покладених завдань централізована бухгалтерія взаємодіє зі структурними підрозділами Департаменту, освітніми установами, департаментом фінансів адміністрації муніципальної освіти місто Салехард, з постачальниками та підрядниками.

7. Організація роботи.

7.1. Централізовану бухгалтерію очолює головний бухгалтер, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом начальника Департаменту.

7.2. Працівники централізованої бухгалтерії призначаються та звільняються з посади наказом начальника Департаменту.

7.3. Централізована бухгалтерія у своїй діяльності підпорядковується заступнику начальника Департаменту.

7.4. Реорганізація та ліквідація централізованої бухгалтерії здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

Додаток №2

ПОЛОЖЕННЯ

опланово - економічному відділі

1 . загальні положення

1.1. Планово – економічний відділ (далі – відділ) є структурним підрозділом департаменту освіти Адміністрації м. Салехарда та підпорядковується безпосередньо заступнику начальника департаменту освіти з фінансово-економічної роботи.

1.2. Структуру та штат планово-економічного відділу затверджує начальник департаменту освіти з урахуванням обсягів роботи та особливостей фінансово-господарської діяльності.

1.3. До штатного складу планово-економічного відділу входять начальник відділу, заступник начальника відділу, заступник начальника відділу з договірної та претензійної роботи, три керівники групи, сім економістів, два юрисконсульти.

1.4. Працівники відділу призначається посаду і звільняється з посади наказом начальника департаменту освіти. Керівництво відділом здійснює начальник відділу.

1.5. Відділ у своїй діяльності керується: законодавством РФ, указами Президента РФ, постановами Уряду РФ, нормативно-правовими актами органів законодавчої та виконавчої влади ЯНАО, методичними матеріалами та інструктивними листами, що регламентують господарську та фінансово-економічну діяльність муніципальних освітніх установ (далі - установи постановами та розпорядженнями Адміністрації міста Салехарда, Положенням про департамент освіти Адміністрації м. Салехарда, наказами начальника департаменту освіти, цим Положенням.

2. Основні завдання відділу

2.1. Основними завданнями планово-економічного відділу є:

  • розробка проектів поточних та перспективних фінансових планів, прогнозів бюджетів, економічних розрахунків до проекту бюджету;
  • складання штатних розкладів та тарифікацій по установах та департаменту освіти;
  • оформлення звітної документації;
  • здійснення контролю за:

Дотримання установами трудового законодавства, постанов, розпоряджень вищих органів та інших нормативних актів з питань оплати праці;

Правильністю застосування в установах тарифних ставок, встановлення розрядів оплати праці та окладів;

Витратою асигнувань та виконанням кошторисів витрат за установами, за правильністю відображення витрат за кодами КЕСР та статтями витрат установ за рахунками, що пред'являються, відповідно до укладених договорів;

Своєчасним виконанням рішень, наказів, вказівок, доручень керівництва.

3. Функції відділу

Відповідно до покладених на нього завдань відділ здійснює такі функції:

3.1. Розробляє плани фінансово - господарської діяльності з 30 установ та структурних підрозділів департаменту освіти, у тому числі:

  • апарат департаменту;
  • муніципальні дошкільні навчальні заклади (МДОУ №№ 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 15, 17, 19, 20, 21, 22, Дитячий садок«Оленя»);
    • муніципальні загальноосвітні установи (МОУ ЗОШ № 1, 2, 3, 4, 6);
    • МОУ "Гімназія";
    • МОУ "Гімназія № 1";
    • Муніципальний загальноосвітній заклад «Вечірня (змінна) загальноосвітня школа;

Муніципальна освітня установа додаткової освітидітей "Станція юних натуралістів";

Муніципальний навчальний заклад додаткової освіти дітей «Центр технічної творчості»;

Муніципальний навчальний заклад додаткової освіти дітей «Центр дитячої творчості «Надія»;

  • Центр інформаційно-методичного та ресурсного забезпечення;
  • Господарська група;
  • Централізована бухгалтерія;
  • Планово-економічний відділ;
  • Відділ забезпечення діяльності філій ВНЗ;
  • МОУ «Міжшкільний навчальний комбінат»;

3.2. Розробляє положення про оплату праці працівників системи освіти, положення про порядок справляння та використання батьківської плати в муніципальних дошкільних освітніх закладах міста Салехарда, положення про оплату праці та матеріальне стимулювання працівників апарату управління, ц/бухгалтерії, ПЕО.

3.3. Підготовляє та складає за муніципальними дошкільними освітніми установами, муніципальними загальноосвітнім установам, установам додаткової освіти дітей, МОУ «МУК» та департаменту освіти:

  • тарифікації, штатні розклади;
  • проектно - кошторисну документацію в розрізі статей та підстатей відповідно до економічної класифікації видатків бюджетів Російської Федерації відповідно до укладених договорів, а також обґрунтувань та розрахунків до них (за рахунок бюджетних та позабюджетних коштів).

3.4. Виконує роботи зі складання штатних розкладів за 30 установами та структурними підрозділами департаменту освіти, за періодичною статистичною звітністю та одноразовими звітами за формами та у строки, встановлені офіційними органами.

3.5. Забезпечує доведення планових завдань підвідомчим установам з поквартальною розбивкою по кошторисних підрозділах КФСР та КЕСР, готує склепіння по кошторисних підрозділах КФСР та КЕСР та загалом по департаменту освіти з бюджетних та позабюджетних коштів (батьківська плата, платні послуги).

3.6. Готує розрахунки до договорів (муніципальних контрактів - далі МК) щодо комунальних послуг, надсилає заявки на розміщення муніципальних замовлень на поставку товарів, виконання робіт, надання послуг для потреб установ та департаменту освіти, погоджує договори, муніципальні контракти, що надаються організаціями, підрядниками, складає додаткові угоди, що складає за необхідності протоколи розбіжностей, претензії. Складає договори оренди та піднайму
житлових приміщень для проживання педагогів, які прибули до роботи в муніципальних освітніх установах. Складає та надсилає позовні заяви до Арбітражного суду.

3.7. Проводить економічні аналізидіяльності установ та департаменту освіти.

3.8. Щомісячно приймає від установ табеля обліку робочого часу працівників установ, накази з кадрів, перевіряє правильність складання та відповідність їх з тарифікаціями та штатними розкладами, підписує та надає ц/бухгалтерію для нарахування заробітної плати.

3.9. Розробляє поточні та перспективні проектипрограм розвитку освіти міста та пропозиції в цільові програмиЯНАО:

"Комплексна програма розвитку системи освіти на 2006-2010 роки";

«Програма реалізації національних проектіву галузі «Освіта» на території муніципальної освіти місто Салехард».

3.10. Контролює:

Дотримання установ трудового законодавства, постанов, розпоряджень уряду та інших нормативних актів з питань оплати праці;

Правильність встановлення установами тарифних ставок, розрядів оплати праці та окладів, доплат за наявності відхилень від нормальних умов праці тощо.

3.11. Своєчасно виконує рішення, накази, вказівки, доручення керівництва.

3.12. Складає та оформлює звітну документацію, відповіді на запити та інформацію, своєчасно її надає органам державної статистики, Департаменту освіти ЯНАО, Департаменту фінансів та ін.

3.13. Відображає витрати за кодами КЕСР і статтями витрат установ відповідно до рахунків, що пред'являються, відповідно до укладених договорів, муніципальних контрактів.

3.14. Вживає необхідних заходів щодо використання в роботі спеціалістами відділу сучасних технічних засобів.

3.15. Бере участь у проведенні нарад - семінарів, які проводять керівництво департаменту освіти з керівниками підвідомчих установ, в обговоренні питань господарсько-фінансової діяльності установ, питань оплати праці.

3.16. Розробляє пропозиції щодо соціальної захищеності працівників установ.

3.17. Готує проекти ухвал, розпоряджень Адміністрації міста з питань діяльності департаменту освіти.

3.18. Спільно з централізованою бухгалтерією здійснює керівництво та організацію роботи з обліку та аналізу результатів виконання кошторисів витрат установ у розрізі цільових статей.

3.19. Розробляє економічні стандарти, впровадження механізованої та автоматизованої обробки планової та облікової інформації.

3.20. Здійснює підготовку документів до подальшого зберігання та використання, а також розробляє номенклатуру справ, формування їх та здавання до архіву.

4 . Права та обов'язки

4.1. Відділ для вирішення покладених на нього завдань має право:

  • Представляти інтереси департаменту освіти у взаєминах з іншими структурними підрозділами департаменту та іншими організаціями з господарських та фінансово – економічних питань.
  • Запитувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів департаменту освіти інформацію (матеріали) з питань, що належать до компетенції відділу.
  • Вимагати від установ подання матеріалів (планів, звітів, довідок), необхідні здійснення роботи, що входить до компетенції планово - економічного відділу.
  • Представляти керівництву департаменту освіти пропозиції про накладення матеріальних та дисциплінарних стягненьна осіб, які допустили недоброякісне складання документів, несвоєчасну передачу їх для відображення у звітності, а також за недостовірність даних, що містяться в документах.
  • Залучати спеціалістів структурних підрозділів департаменту до участі у розробці планів фінансової діяльності, надання платних освітніх послуг установами.
  • Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
  • Самостійно вести листування зі структурними підрозділами департаменту освіти, установами, а також іншими організаціями з питань, що входять до компетенції відділу та не потребують рішення начальника департаменту освіти.

4.2. Працівники відділу зобов'язані:

  • Своєчасно та якісно виконувати поставлені цілі та завдання.
  • Якісно виконувати функціональні обов'язки.

5. Відповідальність

5.1. Всю повноту відповідальності за якість та своєчасність виконання покладених цим положенням на планово-економічний відділ завдань та функцій несе начальник відділу.

5.2. Відповідальність працівників відділу встановлюється чинним законодавством та посадовими інструкціями.

5.3. Начальник та інші працівники відділу несуть персональну відповідальність за відповідність оформлюваних ними документів законодавству Російської Федерації та Ямало-Ненецького автономного округу.

6. Взаємини. Зв'язки

У процесі виробничої діяльності планово-економічний відділ здійснює взаємодію:

6.1. З керівниками всіх структурних підрозділів департаменту освіти з питань фінансово – господарської діяльності установ, оплати праці працівників.

6.2. З відділом кадрів адміністративно-правового управління департаменту освіти з питань отримання наказів з особового складу табелів обліку робочого часу працівників департаменту освіти.

6.3. З секретарем з питань отримання копій наказів з основної діяльності, кореспонденції, яка надійшла на адресу відділу.

7 . Організація роботи

7.1. Планово-економічний відділ працює відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку департаменту освіти.

7.2. Реорганізація та ліквідація планово-економічного відділу проводиться на підставі наказу начальника департаменту освіти за погодженням з Адміністрацією міста Салехарда

Формування фінансового відділу для підприємства - відповідальне завдання. Функції фінансового відділу постійно розширюються і формуються з завдань, вирішувати які доведеться фінансовому директору.

Функції фінансової служби

  • Фінансовий контролінг - одна з основних функцій фінансового відділу, яка полягає у формуванні планів та контролю за їх виконанням. Виконання цієї функції пов'язане не лише з урахуванням та аналізом, а й контролю за виконанням бізнес-процесів підприємства
  • Казначейство. Управління грошима підприємства, формування платіжного календаря, контролю над станом взаєморозрахунків – усе це функції казначейства і недооцінити їх важливість неможливо.
  • Організація та ведення бухгалтерського та податкового обліку. Ця функція не потребує особливого роз'яснення.

Єдине, на чому хочеться загострити увагу – це розмежування функцій головного бухгалтера та фінансового директора. Відповідальність головного бухгалтера – ведення регламентованого та податкового обліку відповідно до вимог законодавства, своєчасне формування бухгалтерської та податкової звітності, відображення фактів господарської діяльності підприємства на регістрах бухгалтерського обліку. А функції фінансового директора полягають у плануванні діяльності компанії, його фінансового результату, в тому числі і в умовах законодавства, що постійно змінюється. Функція податкового планування – пряма відповідальність фінансового директора підприємства. Структура підпорядкування головного бухгалтера тема окремої розмови. З одного боку головний бухгалтер входить у зону відповідальності фінансового директора і має йому підпорядковуватися, з іншого, відповідно до закону «про бухгалтерський облік», головний бухгалтер підпорядковується безпосередньо генеральному директору організації. Найпростіший вихід у цій ситуації – двояке підпорядкування головного бухгалтера.

Слід розуміти, що у конкретній компанії функції фінансової служби можуть обмежувати завдання, які постають перед фінансовим директором у процесі організації фінансового відділу.

Структура фінансової служби

Після того, як визначено функції фінансового відділу, можна розпочинати формування його структури.

Структуру фінансового відділу можна представити наступною схемою:

При цьому підрозділи "Договірний відділ" та "IT відділ" не входять до складу ФЕО, але стратегічно підпорядковані фінансовому директору.

Найпростіше - виділити для реалізації кожної функції окрему службу.

Але ніхто не заважає дробити функцію на кілька служб або навпаки об'єднувати кілька функцій в одну службу.

Визначивши завдання та структуру фінансової служби, необхідно розпочинати розробку внутрішніх регламентів.

Регламенти фінансової служби

Регламенти фінансової служби – це набір положень, правил, інструкцій, що регламентують бізнес-процеси, власником яких є фінансовий директор, причому як базові (бюджетування, облік, залучення фінансування, проведення платежів; регламентуються відповідно до бюджетної, облікової, кредитної політики, порядку проведення платежів, складання фінансової звітності), і безпосередньо пов'язані з управлінням персоналом фінансової служби підприємства. Останні часто називають HR-процесами.

У процесі розробки, погодження та затвердження документів, що регламентують ці процеси, знімаються багато питань, пов'язаних із кількістю співробітників фінансової служби, з вимогами до їхньої кваліфікації, з фондом оплати праці. При зміні вимог до функціональних обов'язків співробітників з боку керівництва компанії регламентуючі документи, затверджені раніше, дозволять мінімізувати потенційні конфлікти, змінити штатну чисельність і переглянути заробітну плату.

Положення про фінансову службу підприємства

Сукупність завдань фінансового відділу, його регламенти та структура становлять основу для формування підсумкового документа – Положення про фінансову службу підприємства.

Це положення є внутрішнім регламентуючим документом, який має таку структуру:

  1. Організаційно-функціональна структура фінансової служби.Зазвичай організаційна структура є організаційну діаграму з виділенням відділів і описом їх функцій. Для цілей HR-планування корисно на діаграмі вивести інформацію про кількість штатних одиниць (існуючих та запланованих).
  2. Структурна та штатна чисельність фінансової служби.Як правило, дана інформаціяформується у вигляді таблиці з обов'язковим зазначенням назв відділів, посад, кількості діючих та вакантних штатних одиниць.
  3. Основні цілі та завдання фінансової служби.У даному розділірегламенту дається опис цілей, сформульованих з урахуванням стратегії розвитку компанії, та завдань, які необхідно вирішити для їх досягнення. Завдання визначаються кожному відділу.
  4. Матриця функції.Це таблиця, у якій по вертикалі розташовані функції фінансової служби, а по горизонталі – організаційні ланки, тобто керівники та ключові співробітники відділів служби. На перетині рядків і граф робиться позначка (хто відповідає). Матриця функцій дає уявлення про можливе завантаження відділів і дозволяє оптимально згрупувати функції підрозділів.
  5. Порядок взаємодії працівників фінансової служби.Зазвичай виділяють внутрішній порядок взаємодії – між окремими співробітниками та (або) структурними підрозділами компанії та зовнішній – з окремими особами (наприклад, особливо великими клієнтами) або державними (комерційними) організаціями. Порядок взаємодії розробляється з урахуванням організаційної структури компанії в цілому, функцій та завдань інших її підрозділів, сформованих принципів та традицій.
  6. Цей розділ докладно прописує процедуру подання апеляції або висловлення незгоди по ланцюжку «генеральний директор – фінансовий директор – керівник відділу – рядовий співробітник». Це стосується будь-яких питань і пропозицій (отримане завдання, рішення, невідповідна компенсація, заохочення або покарання), у тому числі інноваційних, які можуть виникнути і у співробітника, і в його безпосереднього керівника.
  7. Система показників, що дозволяють оцінити роботу фінансового директора та фінансової служби.
  8. Заключні положення.

Якщо керівником фінансової служби є фінансовий директор, то його діяльність регламентується посадовою інструкцією фінансового директора, а якщо фінансовий відділ виділено в окремий підрозділ, то при розробці посадової інструкції начальника фінансового відділу слід застосовувати загальні правила формування посадових інструкцій.

Детальна посадова інструкціявключає, як правило, такі пункти:

  1. загальні положення
  2. Вимоги до кваліфікаціїФормулюються вимоги до рівня освіти фахівця цієї позиції, а також описується набір умінь та навичок необхідних для виконання посадових обов'язків.
  3. Посадові обов'язки.Чим докладніше буде заповнено цей розділ, тим менше потім виникатиме питання у фахівця про необхідність виконання тих чи інших завдань. Отже, цей розділ має бути максимально повним викладом усіх можливих завдань, які виконує спеціаліст.
  4. Права спеціаліста.
  5. Відповідальність спеціаліста.

Варто зазначити, що ефективна діяльність фінансового відділу неможлива без якісної інформаційної системи.

Положення про казначейство

Значимість роботи відділу казначейства важко переоцінити. Саме ефективності функціонування цього підрозділу залежать своєчасність і коректність платежів, виконання бюджету руху коштів.

Формалізація регламентів роботи відділу – основа ефективного функціонування. Як наслідок необхідно розробити внутрішні регламенти роботи відділу.

Зразковий склад регламентів відділу казначейства:

  • Регламент формування бюджетів;
  • Регламент узгодження платежів;
  • Посадова інструкція керівника відділу казначейства;
  • Посадова інструкція спеціаліста відділу казначейства.

Усі ці регламенти описуються або входять у вигляді додатків до документа «Положення про казначейство».

Справжнє положення – внутрішній документ, що регламентує, який має наступну структуру:

  1. Організаційно-функціональна структура відділу казначейства.Зазвичай організаційна структура являє собою організаційну діаграму з виділенням посад та описом їх функцій. Для цілей HR-планування корисно на діаграмі вивести інформацію про кількість штатних одиниць (існуючих та запланованих).
  2. Структурна та штатна чисельність відділу казначейства.Як правило, дана інформація формується у вигляді таблиці з обов'язковим зазначенням назв, посад, кількості діючих та вакантних штатних одиниць.
  3. Основні цілі та завдання відділу казначейства.У цьому розділі регламенту дається опис цілей, сформульованих з урахуванням стратегії розвитку компанії, та завдань, які необхідно вирішити для їх досягнення.
  4. Порядок взаємодії працівників відділу казначейства.Зазвичай виділяють внутрішній порядок взаємодії між окремими співробітниками та (або) структурними підрозділами компанії та зовнішній – з окремими особами (наприклад, особливо великими клієнтами) або державними (комерційними) організаціями. Порядок взаємодії розробляється з урахуванням організаційної структури компанії в цілому, функцій та завдань інших її підрозділів, сформованих принципів та традицій.
  5. Порядок вирішення конфліктних ситуацій.Докладно прописується процедура подання апеляції або висловлення незгоди щодо ланцюжка «генеральний директор – фінансовий директор – керівник відділу – рядовий співробітник». Це стосується будь-яких питань і пропозицій (отримане завдання, рішення, невідповідна компенсація, заохочення або покарання), у тому числі інноваційних, які можуть виникнути і у співробітника, і в його безпосереднього керівника.
  6. Система показників, що дозволяють оцінити роботу керівника відділу та відділу казначейства.Цей розділ включає переліки та опис показників, під час виконання яких робота фінансового директора та його підлеглих визнається успішною. Показники мають бути конкретними та вимірними.
  7. Заключні положення.У цій частині закріплено порядок погодження та затвердження Положення, термін його дії, процедура внесення змін, ознайомлення працівників із Положенням та процедура його зберігання.

Обов'язки фінансового менеджера

Сьогодні фінансовий менеджментявляє собою систему принципів та методів розробки та реалізації управлінських рішень, пов'язаних з формуванням, розподілом та використанням фінансових ресурсів, обороту коштів. Як наслідок, роль фінансового менеджерау системі управління компанії може змінюватись в залежності від конкретних завдань, що стоять перед фінансовою службою.

Фінансовий менеджер, обов'язки якого зводяться до участі у діяльності казначейства та бюджетному процесі, контролю та аналізу діяльності підприємства, дослідженні застосовності тих чи інших фінансових інструментів, відіграє важливу роль у забезпеченні поточної діяльності та розвитку компанії.

Для ефективного вирішення різних завдань у поточній діяльності використовуються різні інструменти та регламенти, починаючи від електронних таблиць Excel, і закінчуючи сучасними спеціалізованими програмними продуктами з найширшим функціоналом, які дозволяють розширювати функціональність просто і безболісно для користувача.

Залежно від спеціалізації та діяльності список посадових обов'язків фінансового менеджера може змінюватися від функцій управління рухом грошових потоків до системи контролю фінансового стану компанії та здійснення функції управління взаємовідносинами з контрагентами. Відповідно посадова інструкція повинна включати повний список обов'язків і повноважень, що забезпечує повноту тієї функції, яку виконує конкретний фінансовий менеджер у цій організації.

Наводити конкретний приклад посадової інструкції немає сенсу, оскільки неможливо передбачити весь перелік обов'язків, як і неможливо описати весь спектр завдань управлінського обліку підприємства. У кожній конкретній компанії управлінський облік індивідуальний, і набір функцій співробітника, що забезпечує цей облік, індивідуальний у межах кожної компанії.

Однак, можна навести загальну структуру посадової інструкції. Загалом вона повинна складатися з наступних розділів:

  1. загальні положення- Опис документа, посада, ким призначається співробітник на дану позицію та інше.
  2. Вимоги до кваліфікації
  3. Посадові обов'язки.Цей розділ має бути максимально повним викладом всіх можливих завдань, які виконує фахівець.
  4. Критерії успішності виконання трудових обов'язків.Досить складний заповнення розділ, оскільки завжди можна сформулювати дані критерії. У цьому розділі є сенс описувати лише ті критерії, виконання яких можна проконтролювати та об'єктивно оцінити.
  5. Права спеціаліста.У розділі описуються обов'язки компанії перед фахівцем. Це своєчасна виплата заробітної плати, організація робочого місця та технологічної інфраструктури, дотримання санітарних норм тощо.
  6. Права та обов'язки керівника.Цей пункт доповнює попередній, у ньому містяться роз'яснення обов'язків та повноважень безпосереднього керівника спеціаліста.
  7. Відповідальність спеціаліста.Пункт, в якому описується те, за що відповідає безпосередньо співробітник та містить інформацію про можливі стягнення за невиконання посадових обов'язків.

Запорука якісної посадової інструкції фінансового менеджера – максимально чітке та повне прописування всіх пунктів, що зменшить можливість маневрів для несумлінних співробітників. Тільки така інструкція забезпечить ефективну роботуспівробітника, його взаємодія з керівником, з іншими співробітниками та підрозділами компанії, та діяльність компанії в цілому.

Обов'язки фінансового директора

Фінансовий директор не лише керує відповідною службою, а й керує грошовими потокамиПідприємства, формує інвестиційну політику, забезпечує найвище керівництво компанії оперативною та достовірною інформацією про рух коштів організації. Обов'язки цього керівника великою мірою залежить від специфіки як самого бізнесу, і особливостей системи управління компанією.

До обов'язків належать такі функції:

  • Організація управління рухом грошових ресурсів підприємства та регулювання відповідних відносин, що виникають між господарюючими суб'єктами в умовах ринку, з метою найбільш ефективного використання всіх видів ресурсів у процесі виробництва та реалізації продукції (робіт, послуг) та отримання максимального прибутку.
  • Забезпечення капіталостійкості підприємства з допомогою розробки грошовоутворюючої стратегії підприємства.
  • Управління бюджетним процесомкомпанії, участь у розробці проектів та фінансових планів компанії.
  • Контроль виконання підрозділами затверджених вищезазначених показників.
  • Вибір оптимальних джерел фінансування діяльності компанії, шляхом аналізу фінансового ринку та ефективності застосування того чи іншого джерела для окремих видівдіяльності.
  • Формування інвестиційної політики підприємства, проведення аналізу ефективності вкладень капіталу.
  • Проведення аналізу фінансово-господарську діяльність підприємства, розробка методик, вкладених у забезпечення ефективності діяльності підприємства (оптимізація товарообігу, підвищення рентабельності, управління витратами тощо.).
  • Здійснення обліку руху грошових коштів та складання звітності про результати стану діяльності відповідно до стандартів фінансового облікута звітності, достовірність фінансової інформації, контролює правильність складання та оформлення звітної документації, своєчасність її надання зовнішнім та внутрішнім користувачам.
  • Здійснення керівництва працівниками фінвідділу.

Від повноти інструкції залежатиме розуміння виконавцем своїх прав та обов'язків. Наявність інструкції дозволить уникнути проблемних ситуацій, пов'язаних із різними трактуваннями своїх обов'язків співробітником та його керівництвом. Посадова інструкція може включати наступні розділи:

  1. загальні положення- Опис документа, посада, ким призначається співробітник на дану позицію та ін.
  2. Вимоги до кваліфікаціїУ цьому розділі формулюються вимоги до рівня освіти спеціаліста даної позиції, а також описується набір умінь та навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків.
  3. Посадові обов'язки.Цей розділ має бути максимально повним викладом всіх можливих завдань, які виконує фахівець.
  4. Критерії успішності виконання трудових обов'язків.Досить складний заповнення розділ, оскільки завжди можна сформулювати дані критерії. Має сенс описувати лише ті критерії, виконання яких можна проконтролювати.
  5. Права спеціаліста.Описуються обов'язки компанії перед фахівцем. Це своєчасна виплата заробітної плати, організація робочого місця та технологічної інфраструктури, дотримання санітарних норм тощо.
  6. Права та обов'язки керівника.Цей пункт доповнює попередній. У ньому містяться роз'яснення обов'язків та повноважень безпосереднього керівника спеціаліста.
  7. Відповідальність спеціаліста.Пункт, в якому описується те, за що відповідає безпосередньо співробітник та містить інформацію про можливі стягнення за невиконання посадових обов'язків.

Наведемо як приклад один із варіантів посадової інструкції фіндиректора, але хочемо відзначити, що інструкцію для кожного керівника необхідно адаптувати під особливості діяльності підприємства.

Посадова інструкція фінансового директора

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

Прізвище І.Б. ________________

«________»_____________ ____ р.

1. Обов'язки фінансового директора. Загальні положення.

1. Ця посадова інструкція визначає посадові обов'язки, правничий та відповідальність фінансового директора.

1.1. Ця посада належить до категорії керівників.

1.2. Призначається лише наказом генерального директора.

1.3. Знаходиться у безпосередньому підпорядкуванні у генерального директора.

1.4. За його відсутності функціональні обов'язки виконуються керівником, уповноваженим виконання посадових обов'язків фінансового директора генеральним директором.

1.5. На посаду керівника цього напряму може бути призначено особу, яка має вищу економічну освіту, а також досвід роботи на керівних посадахщонайменше 5 років.

1.6. Фінансовий директор повинен знати:

  • законодавство РФ, Статут підприємства, нормативно-правові акти підприємства, і навіть інші нормативно-правові акти, регулюючі його;
  • техніку безпеки, правила пожежної безпеки, а також виробничої гігієни та санітарії, охорони праці, накази та інструкції керівництва, а також методичні рекомендаціїз організації своєї роботи;
  • методологію організації фінансово-господарської діяльності підприємства, а також складання планів, прогнозованих балансів, планування бюджетів, оформлення та розробки планів зі збуту та виробництва продукції, планування прибутків та збитків;
  • інструменти, порядок оцінки та аналізу фінансових активів, прогноз прибутковості та ризиків, порядок кредитування підприємства, пошуку коштів та інвестицій для позики;
  • прогнозування ефективності інвестицій та розподілу капіталоутворюючих ресурсів підприємства;
  • методи формування фінансової звітності, податкову систему Російської Федерації, а також порядок оформлення бухгалтерського та фінансового звіту.

1.7. За його відсутності обов'язки цього директора перекладаються на особу, уповноважену генеральним директором.

2. Посадові обов'язки фінансового директора

Посадова інструкція передбачає посадові обов'язки:

2.1. Управління грошовими ресурсами підприємства, а також перерозподіл бюджету з метою отримання максимальної ефективності виробництва, процесів збуту товарів та послуг, а також зниження витрат, визначення основних джерел фінансування виробництва та обслуговування на підприємстві;

2.2. Ведення переговорів, листування та необхідного документообігу з комерційними структурами, банками, кредитними та інвестиційними установами, а також різними третіми організаціями з метою виявлення потенційних джерел кредитування, фінансування, спільного фінансування та інвестування.

2.3. Проведення аналізу підприємства з погляду вищевказаного та економічного стану, аудит, вертикально-горизонтальний аналіз, тренд-аналіз, розрахунок фінансових коефіцієнтівта показників.

2.4. Дослідження всіх видів витрат підприємства, включаючи витрати на енергію, комунальні послуги, закупівлю сировини чи товарів, а також комісії, витрати транспорту та виробництва.

2.5. Розробка бізнес-плану підприємства спільно з іншими керівниками та співробітниками чи самостійно, а також забезпечення бюджетного планування, розподіл коштів бюджету, контроль за виконанням приписів бюджету.

2.6. Контроль над реалізацією планів та бюджету, витрачанням позикових та бюджетних коштів.

2.7. Аналіз основних показників підприємства: надходжень коштів на розрахунковий рахунок та готівковими платежами за всі види продуктів підприємства, доходи від власної фінансової діяльності підприємства, відсоткові нарахування за кредитами, виплата чи отримання дивідендів, витрати, пов'язані з інвестиціями та вкладеннями грошових ресурсів підприємства.

2.8. Розробка пропозицій щодо поліпшення продуктивності підприємства, зниження витрат підприємства, а також запобігання появі зайвих витрат і витрат, підвищенню ефективності політики спрямування.

2.9. Формування інвестиційної політики підприємства на основі вивчення стану ринку, аналізу попиту та пропозиції, ефективності інвестиційних вкладень, а також рентабельності та потенційних доходів від різних підприємств з урахуванням страхування ризиків, різних платіжних та політичних умов для інвестора.

2.10. Контроль над своєчасним отриманням коштів дохідних статей бюджету, і навіть оформленням у визначені терміни банківських і звітних операцій, оплату рахунків і відсоткові ставки за кредитами, над виплатою коштів працівникам рахунок заробітної плати, переведення податків у встановленому законодавством РФ порядке.

2.11. Розробка та визначення напрямів податкової політики підприємства.

2.12. Повне керівництво над розробкою різних документів фінансового та бухгалтерського обліку на підприємстві, включаючи не встановлені у нормативно-правовому порядку документи.

2.13. Контроль за складанням та оформленням звітної документації, а також підготовка фінансової звітності для керівництва та відповідних органів, попередня звірка документів із фактичним станом справ.

3. Права фінансового директора

Посадова інструкція гарантує йому права:

3.1. Вимагати від генерального директора забезпечення всіх умов ефективного виконання своїх службових обов'язків.

3.2. Пропонувати та вносити на розгляд колегії керівників пропозиції щодо покращення виробничого процесу, і навіть документообігу не більше своєї компетенції.

3.3. Виявляти недоліки виробничого процесу, і навіть, що входить у коло його обов'язків, діяльності підприємства міста і пропонувати керівництву способи та шляхи їх ліквідації чи предупреждения.

3.4. Підписувати та видавати накази, розпорядження та інші внутрішні документи підприємства у межах власної компетенції.

3.5. Отримувати необхідні документидля успішного виконання посадових обов'язків.

3.6. Подавати до заохочення чи стягнення співробітників у тих випадках, коли для заохочення та стягнення власних повноважень недостатньо.

3.8. Брати активну участь у розробці всіх відповідних документів, планів та інших документів, що належать до безпосередньої діяльності підприємства.

3.9. Узгоджувати та затверджувати посадові обов'язки підлеглих у межах своїх повноважень.

3.10. Займатися підвищенням своєї кваліфікації.

4. Відповідальність фінансового директора

Посадова інструкція визначає його відповідальність за:

4.1. Розголошення комерційної таємниці, передачу третім особам фінансової інформації, що спричинило за собою матеріальні та іміджеві втрати підприємства.

4.2. Невиконання чи халатне виконання своїх посадових обов'язків, як і бездіяльність при виявленні невиконання чи халатного виконання посадових зобов'язань підлеглими.

4.3. Заподіяння матеріальних збитківабо шкоди іміджу підприємства внаслідок виконання посадових обов'язків.

4.4. Порушення законів Російської Федерації, які були скоєні під час виконання посадових обов'язків.

4.5. Недотримання правил охорони праці, трудового розпорядку та дисципліни, правил виробничої гігієни та санітарії, правил пожежної безпеки та техніки безпеки на виробництві.

ПОГОДЖЕНО:

Генеральний
Директор: __(підпис)____ _______(ПІБ)___________

Начальник
юридичного відділу: __(підпис)____ _______(ПІБ)___________

З інструкцією ознайомлено: __(підпис)____ _______(ПІБ)___________